Rezervace

Přehled modulu

Modul Rezervace představuje jednoduchý a přehledný systém pro správu rezervací firemního majetku. Umožňuje evidovat a spravovat rezervace místností, techniky, vozidel a dalších firemních zdrojů. Systém poskytuje uživatelsky přívětivé kalendářní zobrazení s možností detailního nastavení přístupových práv a automatických notifikací.

Klíčové funkce

• Vytváření a správa rezervačních objektů (místnosti, vozidla, technika)
• Kalendářní a seznamové zobrazení rezervací
• Tři úrovně uživatelských oprávnění (zobrazení, rezervace, správa)
• Detekce konfliktů rezervací v reálném čase
• Opakující se rezervace s možností nastavení dnů v týdnu
• Průnikový kalendář pro zobrazení více objektů současně
• Hierarchické třídění objektů do kategorií
• E-mailové notifikace o nových a změněných rezervacích
• Export dat do Excel a PDF
• Barevné rozlišení objektů v kalendáři

Cílová skupina

Modul je určen pro:

• Běžné uživatele, kteří potřebují rezervovat firemní zdroje
• Správce objektů s oprávněním řídit rezervace a rušit cizí rezervace
• Administrátory systému pro konfiguraci rezervačních objektů a oprávnění

Nastavení a konfigurace

Nastavení rezervačních objektů

Administrátoři mohou vytvářet a konfigurovat rezervační objekty prostřednictvím nabídky Nastavení v horní části obrazovky rezervací. Každý objekt lze podrobně nastavit podle specifických požadavků organizace.

Základní parametry objektu

Název objektu - Popisný název, který se zobrazuje v kalendáři a seznamech (například "Zasedací místnost A", "Firemní auto Škoda Octavia", "Projektor").

Nadřazený název - Volitelná kategorie pro hierarchické třídění objektů. Objekty se stejným nadřazeným názvem se seskupí pod jednu kategorii v horním panelu (například "Zasedací místnosti", "Firemní vozidla", "Technické vybavení"). Objekty bez nadřazeného názvu se zobrazí v kategorii "Nezařazené".

Kapacita - Určuje, kolik souběžných rezervací je možných pro daný objekt. Výchozí hodnota je 1 (objekt může být rezervován pouze jednou osobou najednou). Vyšší hodnota umožňuje více současných rezervací, což je vhodné například pro parkoviště nebo sdílený vybavení.

Minimální doba rezervace - Určuje nejkratší možnou dobu rezervace v hodinách. Slouží k zajištění, že rezervace budou vytvářeny v rozumných časových blocích.

Rezervace od (hod) a Rezervace do (hod) - Časový rozsah, ve kterém je možné objekt rezervovat. Například pro zasedací místnost můžete nastavit rozsah 7:00 - 20:00, aby byla dostupná pouze během pracovní doby.

Popis/Poznámka - Informační text, který se zobrazí uživatelům při vytváření rezervace. Můžete zde uvést pokyny pro použití objektu, technické parametry nebo jiné důležité informace.

Barevné rozlišení

Barva textu v kalendáři a Barva pozadí v kalendáři - Nastavení barev pro zobrazení rezervací v kalendáři. Každý objekt může mít vlastní barevnou kombinaci pro snadnou vizuální identifikaci. Barvy se zadávají v hexadecimálním formátu (například #FF5733 pro oranžovou).

Zobrazit poznámku před/po jménu uživatele - Určuje pořadí zobrazení informací v kalendáři. Můžete zvolit, zda se má poznámka k rezervaci zobrazit před jménem uživatele nebo až za ním.

Průnikový kalendář

Zahrnout do průnikového kalendáře - Aktivace této volby znamená, že rezervace tohoto objektu se budou zobrazovat v průnikovém kalendáři "Vše", který umožňuje sledovat všechny zahrnuté objekty současně v jednom přehledném zobrazení.

Uživatelská oprávnění

Systém nabízí tři úrovně oprávnění, které lze nastavit pro každý rezervační objekt samostatně. Pro každou úroveň můžete zvolit buď "Všichni uživatelé" nebo vybrat konkrétní uživatele ze seznamu.

Právo zobrazení

Uživatelé s právem zobrazení mohou prohlížet rezervace daného objektu v kalendáři a seznamech, ale nemohou vytvářet vlastní rezervace ani upravovat existující. Toto oprávnění je vhodné pro informační účely, například když zaměstnanci potřebují vidět, kdy je místnost obsazená, ale nemohou ji sami rezervovat.

Právo rezervace

Uživatelé s právem rezervace mohou:

• Vytvářet nové rezervace objektu
• Upravovat vlastní rezervace
• Rušit vlastní rezervace
• Prohlížet rezervace ostatních uživatelů

Toto je standardní oprávnění pro běžné uživatele, kteří potřebují objekt rezervovat pro vlastní potřebu.

Právo rušení cizích rezervací

Uživatelé s právem rušení cizích rezervací mají plnou správu nad objektem a mohou:

• Upravovat jakékoli rezervace bez ohledu na to, kdo je vytvořil
• Rušit jakékoli rezervace
• Mazat celé řady opakujících se rezervací
• Spravovat objekt jako správci

Toto oprávnění je určeno pro administrátory objektu nebo vedoucí pracovníky, kteří potřebují koordinovat využití daného zdroje.

E-mailová notifikace

Pro každý rezervační objekt můžete nastavit seznam uživatelů, kteří budou automaticky informováni e-mailem o každé nové nebo upravené rezervaci. Tato funkce je užitečná pro správce objektů, asistenty nebo vedoucí, kteří potřebují mít přehled o využití daného zdroje.

Notifikační e-mail obsahuje:

• Informaci o typu události (založena nová rezervace nebo upravena stávající)
• Název objektu
• Jméno uživatele, který rezervaci vytvořil
• Datum a čas od-do
• Poznámku k rezervaci

Průnikový kalendář (Vše)

Průnikový kalendář je speciální zobrazení, které umožňuje sledovat rezervace více objektů současně v jednom kalendáři. Tato funkce je užitečná pro celkový přehled o využití všech rezervačních zdrojů.

Nastavení průnikového kalendáře v konfiguraci systému:

Aktivace průnikového kalendáře - Zapnutím této volby se v horním panelu objeví tlačítko pro zobrazení průnikového kalendáře.

Název průnikového kalendáře - Můžete zvolit vlastní název pro toto zobrazení (výchozí je "Vše" nebo "All-in-One").

Výběr objektů - U každého rezervačního objektu můžete zaškrtnout volbu "Zahrnout do průnikového kalendáře". Pouze objekty s touto volbou se budou zobrazovat v průnikovém kalendáři.

Barevné rozlišení - Každý objekt si zachová vlastní barvu nastavení, takže v průnikovém kalendáři můžete snadno rozlišit, která rezervace patří kterému objektu.

Průnikový kalendář je pouze pro čtení - nemůžete v něm přímo vytvářet rezervace. Pokud potřebujete vytvořit rezervaci, musíte přepnout na konkrétní objekt.

Uživatelské rozhraní

Hlavní obrazovka

Hlavní obrazovka modulu Rezervace se skládá z horního navigačního panelu a oblasti pro zobrazení kalendáře nebo seznamu rezervací.

Horní navigační panel

Horní panel slouží k výběru objektu nebo kategorie, kterou chcete zobrazit. Panel se přizpůsobuje podle toho, zda jsou objekty organizovány do kategorií pomocí nadřazeného názvu.

Bez kategorií - Pokud objekty nemají nadřazený název, panel zobrazuje přímo všechny dostupné objekty jako tlačítka. Kliknutím na objekt se zobrazí jeho kalendář s rezervacemi.

S kategoriemi - Pokud jsou objekty organizovány do kategorií, panel má dvě úrovně:

• První úroveň zobrazuje kategorie (nadřazené názvy) jako tlačítka
• Kliknutím na kategorii se zobrazí druhá úroveň s objekty dané kategorie
• Pokud existují objekty bez kategorie, zobrazí se tlačítko "Nezařazené"
• Vizuální šipka označuje, že jste na druhé úrovni navigace

Průnikový kalendář - Pokud je aktivován, zobrazí se tlačítko s ikonou skupiny a názvem průnikového kalendáře (například "Vše"). Kliknutím zobrazíte všechny zahrnuté objekty v jednom kalendáři.

Přepínání zobrazení

Systém nabízí dva typy zobrazení rezervací, mezi kterými můžete přepínat pomocí tlačítek v horní části:

Kalendářní zobrazení - Vizuální zobrazení rezervací v kalendáři s možností přepínání mezi měsíčním a týdenním pohledem.

Seznamové zobrazení - Tabulkový přehled všech rezervací s pokročilými funkcemi vyhledávání, řazení a exportu.

Kalendářní zobrazení

Kalendářní zobrazení využívá knihovnu FullCalendar a poskytuje intuitivní vizuální přehled rezervací.

Pohledy kalendáře

Měsíc - Zobrazuje celý měsíc v jednom přehledu. Rezervace jsou zobrazeny jako barevné bloky s časem a jménem uživatele. Tento pohled je vhodný pro dlouhodobé plánování a získání celkového přehledu.

Týden - Zobrazuje detail jednoho týdne s hodinovým členěním. Rezervace jsou zobrazeny jako časové bloky na časové ose, což umožňuje přesně vidět, kdy je objekt obsazený. Tento pohled je vhodný pro detailní plánování a koordinaci.

Navigace v kalendáři

Předchozí - Tlačítko se šipkou doleva přesune zobrazení na předchozí měsíc nebo týden podle aktuálního pohledu.

Dnes - Tlačítko přesune kalendář na aktuální datum.

Další - Tlačítko se šipkou doprava přesune zobrazení na následující měsíc nebo týden.

Informace o rezervaci

Každá rezervace v kalendáři zobrazuje:

• Čas od-do ve formátu HH:MM-HH:MM
• Jméno uživatele, který rezervaci vytvořil
• Poznámku k rezervaci (pokud byla vyplněna)
• Akční ikony (pokud máte oprávnění k úpravám)

Tooltip (nápověda) - Při najetí myší na rezervaci se zobrazí tooltip s detailními informacemi o rezervaci. Není nutné na rezervaci klikat.

Akční ikony

Pokud máte oprávnění k úpravám rezervace, zobrazí se vpravo od textu rezervace následující ikony:

Ikona tužky - Kliknutím otevřete formulář pro úpravu rezervace.

Ikona koše - Kliknutím smažete tuto konkrétní rezervaci. Systém požádá o potvrzení.

Ikona kruhu s křížkem - Zobrazí se pouze u opakujících se rezervací. Kliknutím smažete celou řadu opakujících se rezervací, které byly vytvořeny společně.

Vytvoření rezervace z kalendáře

Novou rezervaci můžete vytvořit dvěma způsoby podle typu zařízení:

Na počítači - Klikněte a táhněte přes časový rozsah, který chcete rezervovat. Po uvolnění myši se otevře formulář pro vytvoření rezervace s předvyplněným časem.

Na mobilním zařízení - Klikněte na datum nebo čas, kdy chcete rezervaci vytvořit. Otevře se formulář s předvyplněným začátkem rezervace.

Seznamové zobrazení

Seznamové zobrazení nabízí tabulkový přehled všech rezervací s pokročilými funkcemi pro práci s daty.

Sloupce tabulky

Od (datum) - Datum a čas začátku rezervace ve formátu DD.MM.YYYY HH:MM.

Do (datum) - Datum a čas konce rezervace ve formátu DD.MM.YYYY HH:MM.

Objekt - Název rezervovaného objektu.

Vytvořil - Celé jméno uživatele, který rezervaci vytvořil.

Poznámka - Poznámka k rezervaci (pokud byla vyplněna).

Akce - Tlačítka pro úpravu a smazání rezervace (pokud máte oprávnění).

Funkce tabulky

Fulltextové vyhledávání - Vyhledávací pole v pravém horním rohu umožňuje zadávat libovolný text a tabulka se okamžitě filtruje podle všech sloupců. Můžete vyhledávat podle jména uživatele, názvu objektu, data nebo poznámky.

Řazení - Kliknutím na název sloupce můžete řadit záznamy vzestupně nebo sestupně. Šipka vedle názvu sloupce indikuje směr řazení.

Stránkování - V levé horní části můžete vybrat počet zobrazených záznamů na stránku (10, 25, 50, 100 nebo všechny). V dolní části jsou tlačítka pro navigaci mezi stránkami.

Export do Excel - Tlačítko Excel v horní části tabulky vyexportuje aktuálně zobrazené záznamy (po aplikaci filtrů a vyhledávání) do Excel souboru, který si můžete stáhnout.

Tisk - Tlačítko Tisk připraví tabulku pro tisk s optimalizovaným formátováním.

Persistentní nastavení - Systém si pamatuje vaše nastavení tabulky (řazení, počet záznamů na stránku, filtr) i po odhlášení. Při příštím přihlášení se tabulka zobrazí se stejným nastavením.

Základní operace

Vytvoření rezervace

Vytvoření nové rezervace je jednoduchý proces, který můžete provést z kalendářního zobrazení.

Krok 1: Výběr objektu

V horním navigačním panelu klikněte na objekt, který chcete rezervovat. Ujistěte se, že vidíte kalendář daného objektu.

Krok 2: Výběr času

Na počítači - V kalendáři klikněte na začátek požadovaného času a táhněte myší po konec. Můžete také jednoduše kliknout na konkrétní datum nebo čas.

Na mobilním zařízení - Klikněte na datum nebo čas, kdy chcete rezervaci začít.

Krok 3: Vyplnění formuláře

Otevře se dialogové okno s formulářem pro vytvoření rezervace. Formulář obsahuje:

Informační panel objektu - V horní části vidíte informace o objektu:

• Název objektu
• Kapacita (kolik souběžných rezervací je možných)
• Povolený časový rozsah rezervací
• Poznámka/popis objektu s pokyny pro použití

Pole formuláře:

Objekt - Zobrazení názvu objektu a kapacity (pouze pro informaci, nelze měnit).

Vytvořil - Automaticky vyplněné vaše jméno (nelze měnit).

Od (datum) - Datum začátku rezervace. Kliknutím otevřete kalendář pro výběr data. Pokud jste vybrali čas v kalendáři, pole je předvyplněno.

Do (datum) - Datum konce rezervace. Funguje stejně jako pole "Od (datum)".

Čas od - Čas začátku rezervace v hodinách a minutách. Vyberte z rozbalovacího seznamu s 5minutovým krokem (00:00, 00:05, 00:10 atd.).

Čas do - Čas konce rezervace. Vyberte z rozbalovacího seznamu. Čas konce musí být pozdější než čas začátku.

Poznámka - Volitelné pole pro poznámku k rezervaci. Můžete uvést účel rezervace, důležité informace nebo pokyny pro další uživatele. Poznámka se zobrazí v kalendáři a v e-mailových notifikacích.

Opakovat každé - Zaškrtávací pole pro dny v týdnu (pondělí až neděle). Pokud chcete vytvořit opakující se rezervaci, zaškrtněte dny, ve které se má rezervace opakovat. Například zaškrtnutím pondělí, středy a pátku vytvoříte rezervaci, která se bude opakovat vždy v tyto dny.

Opakovat do - Datum, do kterého se má rezervace opakovat. Kliknutím otevřete kalendář a vyberte koncové datum. Systém vytvoří samostatné rezervace pro každý vybraný den až do tohoto data.

Krok 4: Kontrola konfliktu

Systém automaticky kontroluje, zda v zadaném čase již neexistuje jiná rezervace. Kontrola probíhá:

• Ihned při otevření formuláře s předvyplněným časem
• Při každé změně data nebo času

Pokud detekuje konflikt, zobrazí se červené upozornění: "Rezervaci na tento čas není možné vytvořit (je v kolizi s jinou rezervací)."

V takovém případě upravte čas rezervace tak, aby nekolidoval s existující rezervací. Pokud má objekt kapacitu větší než 1, systém kontroluje, zda není překročen maximální počet souběžných rezervací.

Krok 5: Uložení

Klikněte na tlačítko Uložit v dolní části formuláře. Pokud je vše v pořádku:

• Rezervace se vytvoří v databázi
• Zobrazí se potvrzovací zpráva
• Kalendář se obnoví a zobrazí novou rezervaci
• E-mailová notifikace se odešle nakonfigurovaným uživatelům

Pokud jste nastavili opakování, systém vytvoří samostatné záznamy pro každý vybraný den až do koncového data. Každá rezervace v řadě je samostatná, ale jsou provázány společným identifikátorem pro možnost hromadného smazání.

Úprava rezervace

Existující rezervace můžete upravit, pokud máte příslušné oprávnění.

Otevření rezervace k úpravě

Z kalendáře - Klikněte přímo na rezervaci v kalendáři. Otevře se formulář s předvyplněnými údaji.

Z ikony tužky - Pokud máte oprávnění k úpravám, najeďte na rezervaci a klikněte na ikonu tužky, která se zobrazí vpravo.

Ze seznamu - V seznamovém zobrazení klikněte na tlačítko úpravy v sloupci Akce.

Oprávnění k úpravě

Oprávnění k úpravě rezervace závisí na vaší roli a vlastnictví rezervace:

Vlastní rezervace s právem rezervace - Pokud jste rezervaci vytvořili vy a máte právo rezervace, můžete ji libovolně upravovat a mazat.

Cizí rezervace s právem rezervace - Pokud rezervaci vytvořil někdo jiný a vy máte pouze právo rezervace (ne právo rušení cizích rezervací), můžete rezervaci pouze prohlížet. Všechna pole formuláře jsou zablokována a nelze je upravit.

Cizí rezervace s právem rušení cizích rezervací - Pokud máte právo rušení cizích rezervací, můžete upravovat jakoukoliv rezervaci bez ohledu na to, kdo ji vytvořil.

Pouze právo zobrazení - Pokud máte pouze právo zobrazení, můžete rezervaci otevřít, ale všechna pole jsou zablokována a tlačítko Uložit je neaktivní.

Provedení úprav

V otevřeném formuláři můžete změnit:

• Datum a čas začátku rezervace
• Datum a čas konce rezervace
• Poznámku k rezervaci

Nemůžete změnit:

• Objekt (musíte vytvořit novou rezervaci pro jiný objekt)
• Uživatele, který rezervaci vytvořil
• Nastavení opakování (je dostupné pouze při vytváření nové rezervace)

Systém automaticky kontroluje konflikty stejně jako při vytváření nové rezervace. Pokud upravíte čas tak, že koliduje s jinou rezervací, zobrazí se upozornění a neuložíte změny.

Po kliknutí na tlačítko Uložit se změny uloží a odešle se e-mailová notifikace s předmětem "Upravena rezervace [Název objektu]".

Zrušení rezervace

Rezervaci můžete zrušit (smazat) několika způsoby podle vašich oprávnění.

Smazání z kalendáře

Najeďte myší na rezervaci v kalendáři. Pokud máte oprávnění ke smazání, zobrazí se ikona koše vpravo. Klikněte na ikonu koše. Systém zobrazí potvrzovací dialog s otázkou "Opravdu chcete smazat tento záznam?" Klikněte na Ano pro potvrzení nebo Ne pro zrušení.

Smazání ze seznamu

V seznamovém zobrazení klikněte na tlačítko Smazat v sloupci Akce u příslušné rezervace. Potvrzení proběhne stejně jako z kalendáře.

Oprávnění ke smazání

Vlastní rezervace - Pokud jste rezervaci vytvořili vy, můžete ji smazat bez ohledu na to, jaké máte oprávnění (stačí právo rezervace).

Cizí rezervace - Pokud rezervaci vytvořil někdo jiný, můžete ji smazat pouze pokud máte právo rušení cizích rezervací.

Co se stane po smazání

Rezervace není fyzicky smazána z databáze, ale označena jako smazaná. V kalendáři a seznamech se již nezobrazuje. E-mailová notifikace o smazání se standardně neodesílá.

Pokročilé funkce

Opakující se rezervace

Opakující se rezervace umožňují vytvořit sérii rezervací s jedním zadáním, což je užitečné pro pravidelné akce jako týdenní schůzky, pravidelné školení nebo pravidelné využití zdroje.

Vytvoření opakující se rezervace

Při vytváření nové rezervace vyplňte standardní pole (datum, čas, poznámka) a poté:

Krok 1 - V sekci Opakovat každé zaškrtněte dny v týdnu, ve které se má rezervace opakovat. Můžete vybrat libovolnou kombinaci dnů:

• Například zaškrtnutí pouze pondělí vytvoří rezervaci opakující se každé pondělí
• Zaškrtnutí pondělí, středy a pátku vytvoří rezervaci třikrát týdně
• Zaškrtnutí všech dnů vytvoří denní rezervaci

Krok 2 - V poli Opakovat do vyberte datum, do kterého se má rezervace opakovat. Systém vytvoří rezervace od prvního vybraného data až do tohoto koncového data.

Krok 3 - Klikněte na Uložit. Systém vytvoří samostatné záznamy pro každý vybraný den až do koncového data.

Jak funguje opakování

Každá rezervace v řadě je samostatný záznam v databázi s vlastním unikátním identifikátorem. To znamená, že:

• Můžete upravovat nebo mazat jednotlivé rezervace ze série nezávisle
• Změna jedné rezervace neovlivní ostatní v sérii
• Rezervace jsou provázány společným identifikátorem v poli "repeat" pro možnost hromadného smazání

Pokud již rezervaci vytvoříte a poté ji upravujete, nelze nastavit opakování - opakování je dostupné pouze při vytváření nové rezervace.

Příklad použití

Chcete zarezervovat zasedací místnost pro pravidelnou týmovou schůzku každé úterý od 10:00 do 11:00 po dobu 3 měsíců:

• Vytvořte novou rezervaci na první úterý
• Nastavte čas od 10:00 do 11:00
• V sekci "Opakovat každé" zaškrtněte pouze úterý
• V poli "Opakovat do" vyberte datum za 3 měsíce
• Uložte - systém vytvoří přibližně 12-13 rezervací (počet úterků v 3 měsících)

Smazání řady opakujících se rezervací

Pokud potřebujete zrušit celou sériu opakujících se rezervací najednou, můžete použít funkci hromadného smazání.

Identifikace řady

Rezervace patřící do stejné řady (vytvořené společně s funkcí opakování) poznáte podle ikony kruhu s křížkem, která se zobrazí vedle ikony koše.

Smazání celé řady

Najeďte myší na jakoukoli rezervaci z řady v kalendáři. Klikněte na ikonu kruhu s křížkem (ne na ikonu koše). Systém zobrazí potvrzovací dialog "Opravdu chcete smazat tento záznam?" - pozor, tento dialog nerozlišuje, zda mažete jednu rezervaci nebo celou řadu, takže si ověřte, že klikáte na správnou ikonu.

Po potvrzení kliknutím na Ano se smažou všechny rezervace, které byly vytvořeny společně v jedné řadě. Rezervace s jiným datem nebo časem, které nejsou součástí řady, zůstanou zachovány.

Důležité upozornění

Funkce hromadného smazání maže rezervace bez dalšího upozornění na počet dotčených záznamů. Před použitím se ujistěte, že chcete smazat celou řadu. Pokud potřebujete smazat pouze některé rezervace z řady, použijte standardní ikonu koše u jednotlivých rezervací.

Export dat

Systém nabízí možnost exportu dat pro další zpracování nebo archivaci.

Export do Excel

V seznamovém zobrazení klikněte na tlačítko Excel v horní části tabulky. Systém vyexportuje aktuálně zobrazené záznamy do Excel souboru (.xlsx), který se automaticky stáhne do vašeho počítače.

Export respektuje aktuální nastavení tabulky:

• Pokud jste použili vyhledávání, exportují se pouze nalezené záznamy
• Pokud jste použili řazení, záznamy se exportují v tomto pořadí
• Exportují se všechny sloupce tabulky včetně skrytých údajů

Exportovaný soubor můžete otevřít v Microsoft Excel, LibreOffice Calc nebo jiném tabulkovém procesoru pro další analýzu, vytváření sestav nebo archivaci.

Tisk seznamu

Klikněte na tlačítko Tisk v horní části tabulky. Otevře se nové okno s optimalizovanou verzí tabulky pro tisk:

• Tabulka je formátována pro papír A4
• Odstraněny jsou nepotřebné prvky uživatelského rozhraní
• Zachována je struktura a obsah dat

V novém okně klikněte na tlačítko Tisk nebo použijte klávesovou zkratku Ctrl+P (Cmd+P na Mac) pro otevření dialogu tisku. Můžete vytisknout na tiskárně nebo uložit jako PDF.

Průnikový kalendář

Průnikový kalendář je pokročilá funkce, která umožňuje zobrazit rezervace více objektů současně v jednom kalendáři.

Aktivace průnikového kalendáře

Průnikový kalendář musí být aktivován administrátorem v nastavení systému. Pokud je aktivní, zobrazí se v horním navigačním panelu tlačítko s ikonou skupiny a názvem kalendáře (například Vše nebo All-in-One).

Zobrazení průnikového kalendáře

Klikněte na tlačítko průnikového kalendáře v horním panelu. Kalendář se přepne do režimu zobrazení více objektů:

Barevné rozlišení - Každá rezervace si zachová barvu svého objektu podle nastavení. Díky tomu můžete snadno rozlišit, která rezervace patří kterému objektu.

Legenda - Pod horním panelem se zobrazí barevné označení objektů, které jsou zahrnuty do průnikového kalendáře.

Všechny funkce kalendáře - Průnikový kalendář podporuje stejné funkce jako standardní zobrazení:

• Přepínání mezi měsíčním a týdenním pohledem
• Navigace mezi měsíci/týdny
• Tooltip s detaily rezervace při najetí myší
• Kliknutí na rezervaci pro zobrazení detailu

Omezení průnikového kalendáře

Pouze pro čtení - V průnikovém kalendáři nemůžete přímo vytvářet rezervace. Pokud potřebujete vytvořit rezervaci, musíte přepnout na konkrétní objekt kliknutím na jeho tlačítko v horním panelu.

Filtrování podle kategorie - Pokud jsou objekty organizovány do kategorií pomocí nadřazeného názvu, průnikový kalendář zobrazí pouze objekty z aktuálně vybrané kategorie. Pro zobrazení všech objektů se vraťte na první úroveň navigace.

Použití průnikového kalendáře

Průnikový kalendář je užitečný v následujících situacích:

• Koordinace více zdrojů - Vidíte obsazenost všech místností nebo vozidel najednou
• Vyhledání volného času - Snadno najdete čas, kdy je více zdrojů volných současně
• Celkový přehled - Získáte představu o celkovém využití rezervačních zdrojů
• Plánování akcí - Můžete plánovat akce vyžadující koordinaci více zdrojů

Tipy a řešení problémů

Nejčastější problémy a řešení

Problém: Nemohu vytvořit rezervaci, zobrazuje se červené upozornění o kolizi

Řešení: Systém detekoval, že v zadaném čase již existuje jiná rezervace. Zkontrolujte kalendář a vyberte jiný čas. Pokud má objekt kapacitu větší než 1, může být překročen maximální počet souběžných rezervací - zkuste jiný čas nebo použijte jiný objekt.

Problém: Nemohu upravit cizí rezervaci

Řešení: Pokud nemáte právo rušení cizích rezervací, můžete upravovat pouze vlastní rezervace. Kontaktujte správce objektu nebo administrátora, pokud potřebujete změnit cizí rezervaci. Případně můžete požádat uživatele, který rezervaci vytvořil, aby ji upravil.

Problém: Nevidím některé objekty v horním panelu

Řešení: Vidíte pouze objekty, ke kterým máte přístup (právo zobrazení, rezervace nebo rušení cizích rezervací). Pokud potřebujete přístup k dalším objektům, kontaktujte administrátora systému, který vám může přidělit příslušná oprávnění.

Problém: Tlačítko průnikového kalendáře se nezobrazuje

Řešení: Průnikový kalendář musí být aktivován administrátorem v nastavení systému. Kontaktujte administrátora, pokud tuto funkci potřebujete. Dále musí existovat alespoň jeden objekt s nastavenou volbou "Zahrnout do průnikového kalendáře".

Problém: Nedostávám e-mailové notifikace o nových rezervacích

Řešení: E-mailové notifikace jsou odesílány pouze uživatelům, kteří jsou nakonfigurováni v nastavení objektu v sekci "E-mailová notifikace". Pokud chcete dostávat notifikace, kontaktujte administrátora objektu nebo správce systému, aby vás přidal do seznamu příjemců.

Problém: Opakující se rezervace se nevytvořila pro všechny dny

Řešení: Zkontrolujte, zda jste správně nastavili koncové datum v poli "Opakovat do". Datum musí být v budoucnosti a později než první rezervace. Systém také omezuje opakování na maximálně 4 roky (126144000 sekund) z bezpečnostních důvodů. Pokud je problém jiný, zkontrolujte, zda v některých dnech nedochází ke konfliktu s existující rezervací - v takovém případě se daný den přeskočí.

Problém: Smazal jsem rezervaci omylem

Řešení: Smazané rezervace nejsou fyzicky odstraněny z databáze, ale označeny jako smazané. Kontaktujte administrátora systému, který může rezervaci obnovit v databázi. Pro budoucnost doporučujeme pečlivě číst potvrzovací dialogy před smazáním.

Tipy pro efektivní použití

Používejte poznámky - Vyplňování poznámek k rezervacím pomáhá ostatním uživatelům pochopit účel rezervace a vyhýbat se nedorozuměním. Uveďte například "Schůzka s klientem XY" nebo "Příprava výroční zprávy".

Rezervujte s předstihem - Rezervujte zdroje s dostatečným předstihem, abyste se vyhnuli konfliktům. To platí zejména pro často využívané objekty jako zasedací místnosti nebo služební vozidla.

Kontrolujte kalendář před rezervací - Před vytvořením rezervace se podívejte do kalendáře, zda není objekt již obsazený. Můžete také použít týdenní pohled pro detailnější přehled volných časů.

Využívejte opakování - Pro pravidelné akce používejte funkci opakování místo ručního vytváření jednotlivých rezervací. Ušetříte čas a vyhnete se chybám.

Rušte nepotřebné rezervace - Pokud víte, že rezervaci nevyužijete, zrušte ji včas. Umožníte tím ostatním uživatelům využít daný zdroj.

Používejte průnikový kalendář - Pro koordinaci více zdrojů nebo vyhledání volného času pro více účastníků používejte průnikový kalendář. Získáte rychlý přehled o dostupnosti všech zahrnutých objektů.

Exportujte data pro reporting - Pokud potřebujete vytvořit přehled o využití zdrojů, využijte export do Excel. Data můžete dále zpracovat a vytvořit grafy nebo statistiky.

Související dokumentace

Další informace naleznete v následujících sekcích dokumentace eIntranet:

• Kalendář - Modul Rezervace je propojen s modulem Kalendář. Rezervace mohou být automaticky zobrazeny v osobním kalendáři uživatelů.
• Uživatelská oprávnění - Detailní informace o systému uživatelských práv a rolí v eIntranet.
• Notifikace a e-maily - Nastavení a konfigurace e-mailových notifikací v systému.
• Export a tisk - Obecné informace o exportu dat a tisku v eIntranet.
• Mobilní aplikace - Jak používat rezervace v mobilní aplikaci eIntranet.