Rezervace

Přehled

Modul Rezervace slouží k rezervaci firemního majetku, jako jsou zasedací místnosti, vozidla, technika nebo jiné sdílené prostředky. Každá položka k rezervaci (objekt) má vlastní nastavení kapacity, časových omezení a přístupových práv pro jednotlivé uživatele. Systém zabraňuje dvojí rezervaci téhož objektu na překrývající se časový úsek.

Klíčové funkce

Evidence rezervací firemního majetku (místnosti, vozidla, technika a jiné objekty)
Kalendářové zobrazení rezervací pomocí FullCalendar (měsíční a týdenní pohled)
Volitelné sloučení více objektů do jednoho přehledového kalendáře
Opakující se rezervace s výběrem dní v týdnu a data ukončení opakování
Automatická kontrola překryvů - nelze vytvořit dvě rezervace na stejný objekt ve stejný čas
E-mailové notifikace při vytvoření nebo úpravě rezervace
Granulární přístupová práva: kdo smí vidět, rezervovat a rušit rezervace ostatních
Nadřazené názvy (kategorie) pro seskupení více objektů do skupin

Přístup a nastavení

Jak se dostat do modulu Rezervace

Navigační cesta do modulu Rezervace: Hlavní menu → Rezervace

Po otevření modulu se zobrazí záložky s dostupnými objekty k rezervaci. Záložky vidíte pouze pro objekty, ke kterým máte přiřazena přístupová práva. Pokud jsou objekty rozděleny do skupin (nadřazených názvů), nejprve vyberte skupinu a poté konkrétní objekt.

Nastavení modulu Rezervace

Konfigurace modulu Rezervace je dostupná přes Nastavení → Rezervace. Nastavení smí měnit pouze správce (administrátor) nebo uživatel s oprávněním správce modulu Rezervace.

V nastavení lze:

Vytvářet, upravovat a mazat objekty k rezervaci
Nastavit sloučený přehledový kalendář ze všech objektů (průnikový kalendář)
Pojmenovat průnikový kalendář vlastním názvem
Spravovat přístupová práva pro každý objekt samostatně
Nastavit příjemce e-mailových notifikací pro každý objekt

Postup: Vytvoření nového objektu k rezervaci

Objekt k rezervaci (například zasedací místnost nebo vozidlo) se vytváří v nastavení modulu Rezervace. Postupujte následovně:

Přejděte do Nastavení → Rezervace
Klikněte na tlačítko Přidat
Vyplňte povinná pole:
- Název: Jednoznačný název objektu (např. "Zasedací místnost A", "Ford Transit")
- Kapacita: Maximální počet souběžných rezervací objektu (obvykle 1)
- Rezervace od (hod): Nejdřívější hodina, od které lze objekt rezervovat (např. 7)
- Rezervace do (hod): Nejpozdější hodina, do které lze objekt rezervovat (např. 22)
Volitelně vyplňte:
- Nadřazený název: Název skupiny pro seskupení více objektů (např. "Vozový park", "Zasedací místnosti")
- Popis: Doplňující informace zobrazované uživatelům při vytváření rezervace
- Poznámka před jménem: Zaškrtněte, pokud chcete v kalendáři zobrazovat poznámku rezervace před jménem uživatele
- Barva textu v kalendáři všech: Barva textu události v průnikovém kalendáři
- Barva pozadí v kalendáři všech: Barva pozadí události v průnikovém kalendáři
Klikněte na Uložit

Tip: Nadřazený název slouží k logickému seskupení objektů. Pokud zadáte stejný nadřazený název více objektům, budou v modulu Rezervace zobrazeny pod společnou záložkou skupiny.

Nastavení minimální doby rezervace

V přehledu nastavení objektů lze pro každý objekt přímo v tabulce zadat minimální dobu rezervace. V sloupci Min. doba rezervace (hodin) klikněte na pole u daného objektu, zadejte počet hodin a potvrďte změnu. Hodnota se uloží automaticky.

Průnikový kalendář všech objektů

V nastavení modulu Rezervace lze zapnout sloučený přehledový kalendář. Tento kalendář zobrazuje rezervace více objektů najednou v jednom pohledu, ale slouží pouze ke čtení - nelze z něj přidávat nové rezervace.

Postup: V nastavení zaškrtněte volbu Vygenerovat úvodní kalendář jako průnik všech kalendářů (jen pro čtení). Poté vyplňte Název úvodního kalendáře (např. "Přehled všech rezervací"). Pro každý objekt, který má být součástí průnikového kalendáře, zaškrtněte v tabulce ve sloupci V úvodním průnikovém kalendáři.

Oprávnění a přístupová práva k modulu Rezervace

Přístupová práva v modulu Rezervace jsou nastavována individuálně pro každý objekt k rezervaci. Správce přiřazuje práva přes tlačítko Vybrat uživatele v příslušném sloupci tabulky nastavení.

Oprávnění	Popis
Smí vidět rezervace	Uživatel vidí existující rezervace objektu, ale nemůže přidávat nové. Lze nastavit pro všechny nebo konkrétní uživatele.
Smí rezervovat	Uživatel může vytvářet nové rezervace objektu. Může upravovat a rušit pouze vlastní rezervace. Lze nastavit pro všechny nebo konkrétní uživatele.
Smí rušit rezervace komukoliv	Uživatel může upravovat a mazat rezervace ostatních uživatelů. Vhodné pro správce nebo recepci. Lze nastavit pro všechny nebo konkrétní uživatele.

Poznámka: Uživatelé vidí v modulu Rezervace pouze ty záložky objektů, ke kterým mají přiřazeno alespoň jedno z výše uvedených oprávnění.

Nastavení e-mailových notifikací pro objekt

Pro každý objekt lze nastavit, kteří uživatelé budou dostávat e-mailové upozornění při vytvoření nebo úpravě rezervace. Postupujte následovně:

Přejděte do Nastavení → Rezervace
V řádku požadovaného objektu klikněte na tlačítko Vybrat uživatele ve sloupci Informaci o rezervaci zaslat e-mailem
Označte uživatele, kteří mají dostávat notifikace
Pro hromadný výběr použijte tlačítka Vybrat vše nebo Zrušit vše
Klikněte na Uložit

Vybraní uživatelé obdrží e-mail při každém novém vytvoření i úpravě rezervace daného objektu. E-mail obsahuje informace o osobě, která rezervaci vytvořila, název objektu, datum a čas od/do a případnou poznámku.

Uživatelské rozhraní

Hlavní obrazovka modulu Rezervace

Hlavní obrazovka modulu Rezervace se skládá ze dvou částí. V horní části jsou záložky (toppanel) s názvy dostupných objektů k rezervaci. Pokud jsou objekty seskupeny do skupin pomocí nadřazených názvů, nejprve se zobrazí záložky skupin a po výběru skupiny se zobrazí záložky jednotlivých objektů v dané skupině.

V dolní části se po výběru konkrétního objektu (nebo průnikového kalendáře) zobrazí kalend kalendář nebo tabulka se seznamem rezervací. Výchozí zobrazení je kalendářové.

Přepínání zobrazení: kalendář a seznam

V modulu Rezervace lze přepínat mezi dvěma zobrazeními:

Kalendář: Interaktivní FullCalendar zobrazení s měsíčním nebo týdenním pohledem. Umožňuje přímo kliknout na den nebo označit časový úsek pro vytvoření rezervace.
Seznam: Tabulkové zobrazení všech rezervací s možností řazení, filtrování a exportu do formátu Excel nebo tisku.

Kalendářové zobrazení FullCalendar

Kalendářové zobrazení v modulu Rezervace používá komponentu FullCalendar a nabízí tyto možnosti:

Měsíční pohled: Přehled celého měsíce se zobrazenými rezervacemi jako barevné bloky
Týdenní pohled: Detailní zobrazení po hodinách s přesnými časy rezervací
Přepínání období: Tlačítka šipek vlevo/vpravo pro pohyb po období, tlačítko Dnes pro návrat na aktuální datum
Tooltip s detailem: Přejetím myší nad rezervací se zobrazí detail (poznámka, datum a čas, název objektu, jméno uživatele)

Tabulkové zobrazení rezervací

Tabulka se seznamem rezervací v modulu Rezervace zobrazuje všechny záznamy s možností rychlého prohledávání a řazení. Dostupné funkce:

Vyhledávání: Textové pole pro filtrování záznamů podle libovolného pole
Řazení: Kliknutím na záhlaví sloupce seřadíte záznamy vzestupně nebo sestupně
Export do Excelu: Tlačítko Excel exportuje aktuálně zobrazené záznamy do souboru XLSX
Tisk: Tlačítko Tisk otevře tiskovou verzi tabulky
Počet záznamů na stránku: Lze nastavit 10, 25, 50, 100 nebo všechny záznamy

Základní operace

Postup: Vytvoření nové rezervace

Novou rezervaci v modulu Rezervace lze vytvořit z kalendářového zobrazení přímým výběrem data nebo časového úseku. Pro vytvoření rezervace musíte mít oprávnění k rezervaci daného objektu.

Otevřete modul Rezervace
Klikněte na záložku požadovaného objektu (např. "Zasedací místnost A")
V kalendářovém zobrazení klikněte na požadovaný den nebo tažením označte časový rozsah (na stolním počítači)
Na mobilním zařízení klikněte na konkrétní den pro otevření formuláře
V dialogovém okně zkontrolujte nebo upravte:
- Od (datum): Datum začátku rezervace
- Do (datum): Datum konce rezervace (pro vícedenní rezervace)
- Čas od: Čas začátku rezervace (výběr po 5 minutách)
- Čas do: Čas konce rezervace (výběr po 5 minutách)
- Poznámka: Volitelný popis nebo důvod rezervace
Klikněte na Uložit

Tip: Systém automaticky kontroluje překryv s existujícími rezervacemi. Pokud je zadaný termín již obsazen, zobrazí se upozornění a rezervaci nebude možné uložit.

Poznámka: V dialogovém okně jsou zobrazeny informace o objektu: kapacita, časové omezení rezervace a případný popis. Tyto informace slouží jako vodítko při zadávání termínu.

Postup: Úprava existující rezervace

Úpravu rezervace v modulu Rezervace může provést uživatel, který rezervaci vytvořil, nebo uživatel s oprávněním rušit rezervace komukoliv.

Vyhledejte rezervaci v kalendářovém zobrazení (klikněte na barevný blok) nebo v tabulkovém zobrazení (klikněte na ikonu tužky)
V dialogovém okně upravte požadované údaje: datum, čas nebo poznámku
Klikněte na Uložit

Po uložení úpravy jsou automaticky odesílány e-mailové notifikace uživatelům nastaveným jako příjemci upozornění pro daný objekt.

Postup: Zrušení (smazání) rezervace

Zrušení rezervace v modulu Rezervace může provést uživatel, který rezervaci vytvořil, nebo uživatel s oprávněním rušit rezervace komukoliv.

V kalendářovém zobrazení najeďte myší na rezervaci - zobrazí se ikony akcí
Klikněte na ikonu Smazat (červený křížek)
Potvrďte smazání v dialogovém okně kliknutím na Ano

Alternativně lze rezervaci smazat v tabulkovém zobrazení kliknutím na ikonu smazání v příslušném řádku.

Vyhledávání a filtrace rezervací

V tabulkovém zobrazení modulu Rezervace lze vyhledávat rezervace pomocí:

Textové vyhledávání: Pole pro hledání filtruje záznamy podle jména uživatele, poznámky nebo data
Řazení podle sloupců: Kliknutím na záhlaví sloupce seřadíte záznamy
Počet zobrazených záznamů: Výběrem počtu záznamů na stránku zobrazíte více nebo méně výsledků najednou

V kalendářovém zobrazení lze procházet různá období pomocí navigačních tlačítek. Přepínání mezi měsíčním a týdenním pohledem umožňuje prohlížení rezervací na různé úrovni detailu.

Pokročilé funkce

Postup: Vytvoření opakující se rezervace

Modul Rezervace umožňuje vytvořit sérii opakujících se rezervací na vybrané dny v týdnu. Opakování lze nastavit pouze při vytváření nové rezervace, ne při úpravě existující.

Otevřete formulář pro vytvoření nové rezervace (kliknutím na den v kalendáři)
Vyplňte datum a čas první rezervace v sérii
V sekci Opakovat každé zaškrtněte dny v týdnu, ve které se má rezervace opakovat (Pondělí, Úterý, Středa, Čtvrtek, Pátek, Sobota, Neděle)
V poli Opakovat do zadejte datum, ke kterému má série opakování skončit
Klikněte na Uložit

Poznámka: Systém automaticky vytvoří samostatné záznamy rezervací pro každý vybraný den v týdnu v rozsahu od data první rezervace do zadaného data ukončení. Maximální délka opakování je omezena na 4 roky do budoucnosti.

Postup: Zrušení celé řady opakujících se rezervací

Pokud chcete zrušit celou sérii opakujících se rezervací v modulu Rezervace, lze to provést najednou.

Vyhledejte libovolnou rezervaci z dané série v kalendáři
Najeďte myší na rezervaci - zobrazí se ikony akcí
Klikněte na ikonu Smazat řadu (kruh s křížkem)
Potvrďte smazání celé řady v dialogovém okně

Tip: Ikona pro smazání řady (kruh s křížkem) se zobrazí pouze u rezervací, které jsou součástí opakující se série. Pro smazání pouze jedné rezervace ze série použijte standardní ikonu smazání (červený křížek).

Průnikový (přehledový) kalendář všech objektů

Pokud je v nastavení modulu Rezervace zapnut průnikový kalendář, zobrazí se v modulu jako první záložka (s ikonou skupiny) pod nastaveným názvem. Tento pohled zobrazuje rezervace všech objektů zároveň v jednom kalendáři - každý objekt je odlišen barvou.

Průnikový kalendář slouží pouze ke čtení. Z tohoto pohledu nelze přidávat nové rezervace. Slouží k rychlému přehledu obsazenosti všech objektů najednou.

Kontrola překryvů rezervací

Modul Rezervace automaticky kontroluje, zda požadovaný termín nekoliduje s existující rezervací. Kontrola probíhá průběžně při změně data nebo času v dialogovém okně - systém zobrazí upozornění ještě před kliknutím na Uložit.

Pokud je objekt v požadovaném termínu již obsazen, zobrazí se chybová zpráva "Pro daný termín je již objekt zarezervován, rezervaci nebylo možné provést."

V kalendářovém zobrazení modulu Rezervace lze zobrazit detail libovolné rezervace přejetím myší přes barevný blok rezervace. Tooltip zobrazuje:

Poznámku (důvod rezervace)
Datum a čas od - do
Název objektu
Jméno uživatele, který rezervaci vytvořil

Integrace s dalšími moduly

Zaměstnanci: Při rezervaci se zobrazuje jméno přihlášeného uživatele jako tvůrce rezervace. Přístupová práva jsou přiřazována konkrétním uživatelům ze seznamu zaměstnanců.
E-mail: Modul odesílá automatické e-mailové notifikace vybraným uživatelům při vytvoření nebo úpravě rezervace. Notifikace obsahuje tabulku s detaily rezervace.

Řešení problémů

Časté dotazy k modulu Rezervace

Otázka: Nevidím žádné záložky s objekty v modulu Rezervace.

Řešení: Záložky objektů se zobrazují pouze uživatelům, kteří mají přiřazena přístupová práva (právo vidět, rezervovat nebo rušit rezervace). Požádejte správce systému o přiřazení práv k požadovaným objektům v Nastavení → Rezervace.

Otázka: Při ukládání rezervace se zobrazí chybová zpráva o obsazeném termínu.

Řešení: V požadovaném termínu již existuje jiná rezervace daného objektu. Zvolte jiný termín nebo se podívejte do kalendáře, kdy je objekt volný. Systém zobrazuje upozornění o překryvu průběžně při zadávání data a času.

Otázka: Nemohu upravit ani smazat rezervaci jiného uživatele.

Řešení: Úpravu a mazání rezervací ostatních uživatelů smí provádět pouze uživatelé s oprávněním Smí rušit rezervace komukoliv. Toto oprávnění nastavuje správce v Nastavení → Rezervace pro každý objekt zvlášť.

Otázka: Záložka průnikového kalendáře se nezobrazuje.

Řešení: Průnikový kalendář musí být zapnut v nastavení. Přejděte do Nastavení → Rezervace a zaškrtněte volbu Vygenerovat úvodní kalendář jako průnik všech kalendářů. Dále se ujistěte, že alespoň u jednoho objektu je zaškrtnuto V úvodním průnikovém kalendáři.

Otázka: Nelze nastavit opakování u existující rezervace.

Řešení: Nastavení opakování je dostupné pouze při vytváření nové rezervace. Pokud potřebujete opakující se sérii, smažte stávající rezervaci a vytvořte novou s nastavením opakování.

Tipy pro efektivní práci s modulem Rezervace

Tip: Pro rychlé vytvoření rezervace na konkrétní den klikněte přímo na den v měsíčním kalendáři - formulář se předvyplní zvoleným datem.
Tip: V týdenním pohledu kalendáře lze označit přesný časový rozsah tažením myši - formulář se předvyplní přesným časem od i do.
Tip: Barvy objektů v průnikovém kalendáři nastavíte v Nastavení → Rezervace pomocí výběru barvy v nastavení objektu.
Tip: Pro pravidelné týdenní schůzky využijte funkci opakování - jedním uložením vytvoříte rezervace na celé pololetí nebo rok.
Tip: Přejetím myší nad rezervací v kalendáři zobrazíte rychlý přehled bez nutnosti otevírat formulář.
Tip: Nadřazené názvy (skupiny objektů) využijte v případě, že firma spravuje mnoho objektů - přehledněji je rozdělíte například na "Vozový park" a "Zasedací místnosti".

Wiki - eIntranet.net