Zaměstnanci

Přehled

Modul Zaměstnanci slouží k evidenci a správě zaměstnanců ve firmě. Umožňuje spravovat základní i detailní údaje o zaměstnancích, zobrazovat organizační strukturu firmy, přidávat interní poznámky a spravovat elektronické smlouvy k podpisu. Modul integruje procesy HR personalistiky s možností elektronického podpisu dokumentů a zajišťuje přehlednou evidenci všech pracovníků včetně jejich pracovních vztahů.

Klíčové funkce

• Evidence základních a detailních údajů zaměstnanců včetně fotografie
• Zobrazení organizační struktury firmy v interaktivním stromovém diagramu
• Správa šablon smluv a vytváření smluv k elektronickému podpisu
• Elektronické podepisování smluv zaměstnanci přes webové rozhraní
• Interní poznámky k zaměstnancům s možností příloh a omezením viditelnosti
• Export seznamu zaměstnanců do Excel
• Konfigurovatelná vlastní pole pro specifické údaje firmy
• Inline editace údajů přímo v tabulce seznamu

Cílová skupina

Modul je určen pro několik skupin uživatelů s různými oprávněními:

• HR personalisté a administrátoři: Plný přístup ke všem funkcím včetně správy smluv a interních poznámek
• Vedoucí pracovníci: Přístup k údajům podřízených zaměstnanců, možnost schvalovat organizační strukturu
• Běžní zaměstnanci: Zobrazení vlastních údajů, podepisování smluv, úprava vlastních kontaktních údajů

Přístup a nastavení

Jak se dostat do modulu

Navigační cesta: Hlavní menu → Zaměstnanci

Po otevření modulu se automaticky zobrazí záložka Seznam zaměstnanců. Další záložky jsou dostupné podle oprávnění přihlášeného uživatele.

Nastavení modulu

Cesta k nastavení: Nastavení → Uživatelé

V nastavení modulu můžete konfigurovat:

Uživatelé

• Přidání nových zaměstnanců do systému
• Nastavení uživatelského jména a hesla
• Přiřazení oprávnění k modulům
• Nastavení pracovních vztahů (nadřízený, pozice, středisko)

Pozice

• Správa pozic ve firmě
• Možnost přiřazení více pozic jednomu zaměstnanci

Obecná nastavení

• Zobrazování data narození v seznamu zaměstnanců
• Povolení organizačního diagramu
• Organizační diagram podle firem (pro skupiny společností)

Práva k modulu

• Nastavení oprávnění pro jednotlivé uživatele nebo skupiny
• Určení, kdo může vidět detailní údaje
• Konfigurce práv k interním poznámkám

Volitelná pole

• Definování vlastních polí specifických pro vaši firmu
• Různé typy polí: text, číslo, datum, výběr z možností, dlouhý text
• Nastavení viditelnosti vlastních polí

LDAP

• Integrace s Active Directory pro synchronizaci uživatelů
• Automatické načítání údajů ze služby LDAP

Uživatelská práva

Oprávnění	Popis
Zobrazení vlastních údajů	Zaměstnanec vidí pouze své údaje a může podepisovat smlouvy
Zobrazení seznamu	Zobrazení seznamu všech zaměstnanců s omezenými údaji
Editace údajů	Úprava základních údajů zaměstnanců a vytváření smluv k podpisu
Plná správa	Kompletní správa včetně mazání záznamů, interních poznámek a smluv
Zobrazení detailních údajů	Přístup k citlivým údajům jako datum narození, bankovní spojení
Úprava vlastních údajů	Možnost každého zaměstnance upravit své kontaktní údaje
Administrátor	Schvalování organizační struktury a plný přístup ke všem funkcím

Uživatelské rozhraní

Hlavní obrazovka

Hlavní obrazovka modulu obsahuje horní navigační panel se záložkami:

• Seznam zaměstnanců - Tabulkový přehled všech zaměstnanců (dostupné pro všechny uživatele)
• Organizační diagram - Stromové zobrazení struktury firmy (pouze pro uživatele s oprávněním k zobrazení seznamu)
• Mé smlouvy - Zobrazení smluv určených k podpisu přihlášeným uživatelem (dostupné pro všechny zaměstnance)
• Smlouvy - Správa elektronických smluv (pouze pro HR personalisty s oprávněním k plné správě)

Navigace mezi záložkami

Mezi záložkami přepínáte kliknutím na příslušnou záložku v horním navigačním panelu. Aktuálně aktivní záložka je zvýrazněna modrou barvou.

Tlačítka a akce

V modulu jsou k dispozici různá tlačítka podle aktuální záložky:

• Exporty: Excel, Tisk - umístěné nad tabulkou
• Filtry: Vyhledávání, Pokročilé filtry (SearchBuilder), Výběr sloupců
• Detail zaměstnance: Kliknutím na jméno v seznamu
• Přidat smlouvu: Zelené tlačítko s ikonou plus v záložce Smlouvy
• Rozbalit/Sbalit vše: Ovládání organizačního diagramu

Základní operace

Zobrazení seznamu zaměstnanců

V záložce Seznam zaměstnanců vidíte tabulku se základními údaji:

• Příjmení a jméno
• Email
• Telefon a mobil
• Kancelář
• Pozice
• Osobní číslo
• Nadřízený
• Středisko
• Organizační jednotka
• Vlastní pole (pokud jsou definována)

Vyhledávání a filtrování

1. Do pole Vyhledat v pravém horním rohu zadejte hledaný text
2. Tabulka se automaticky filtruje podle všech sloupců
3. Pro pokročilé filtrování klikněte na tlačítko SearchBuilder
4. Vytvořte si vlastní kombinace podmínek podle potřeby

Inline editace

Některá pole lze upravovat přímo v tabulce:

1. Klikněte na hodnotu, kterou chcete změnit
2. Zobrazí se editovací pole nebo výběr z možností
3. Zadejte novou hodnotu
4. Změna se automaticky uloží po opuštění pole

Export do Excel

1. Klikněte na tlačítko Excel nad tabulkou
2. Soubor s daty se automaticky stáhne do vašeho počítače
3. Export obsahuje všechny zobrazené záznamy podle aktuálního filtru

Tisk seznamu

1. Klikněte na tlačítko Tisk
2. Otevře se náhled tisku
3. Zkontrolujte náhled a klikněte na Tisk v dialogu prohlížeče

Detail zaměstnance

Zobrazení detailu

1. V seznamu zaměstnanců klikněte na jméno zaměstnance
2. Otevře se stránka s detailními údaji

Detail zaměstnance zobrazuje:

• Fotografie - profilová fotka zaměstnance
• Základní údaje: jméno, email, telefon, datum narození
• Pracovní údaje: kancelář, pozice, osobní číslo, nadřízený, středisko, organizační jednotka
• Bankovní spojení: číslo účtu pro mzdové převody
• Vlastní pole: specifická pole definovaná vaší firmou
• Poznámky a dokumenty: historie interních poznámek s přílohami

Úprava údajů zaměstnance

1. V detailu zaměstnance klikněte na tlačítko Upravit
2. Otevře se dialogové okno s editačním formulářem
3. Upravte požadované údaje
4. Klikněte na Uložit

Upravovat můžete:

• Základní údaje (jméno, příjmení, email, telefon)
• Datum narození
• Pracovní údaje (kancelář, pozice, osobní číslo)
• Nadřízený a organizační zařazení
• Bankovní spojení
• Vlastní pole
• Nastavení skrytí citlivých údajů před ostatními uživateli

Úprava fotografie

1. V detailu zaměstnance klikněte na tlačítko Upravit foto
2. Otevře se stránka pro nahrání fotografie
3. Vyberte fotografii z vašeho počítače
4. Případně ořízněte fotografii pomocí nástroje pro ořez
5. Klikněte na Uložit

Přidání poznámky

1. V detailu zaměstnance v sekci Poznámky klikněte na Přidat poznámku
2. Vyplňte text poznámky
3. Případně přidejte přílohy (dokumenty, soubory)
4. Zaškrtněte Interní, pokud má být poznámka viditelná jen pro vybrané osoby
5. Klikněte na Uložit

Poznámka: Interní poznámky jsou viditelné pouze pro:

• Autora poznámky
• Zaměstnance, kterého se poznámka týká
• Uživatele s oprávněním k zobrazení interních poznámek
• Nadřízené podle pozic definovaných v nastavení

Organizační diagram

Zobrazení organizační struktury

1. Přejděte do záložky Organizační diagram
2. Zobrazí se stromové schéma organizační struktury firmy
3. Na vrcholu je název firmy
4. Pod ním jsou zaměstnanci uspořádaní podle vztahů nadřízený-podřízený

Ovládání diagramu

• Rozbalení větve: Klikněte na jméno nadřízeného
• Sbalení větve: Klikněte znovu na jméno nadřízeného
• Rozbalit vše: Zelené tlačítko v záhlaví karty
• Sbalit vše: Červené tlačítko v záhlaví karty
• Posun diagramu: Uchopte a táhněte myší
• Přiblížení: Kolečkem myši nebo gestem na dotykové obrazovce

Schválení organizační struktury (pouze administrátor)

1. V organizačním diagramu zkontrolujte správnost struktury
2. V patičce karty klikněte na tlačítko Schválit organizační strukturu
3. Systém zaznamená datum a čas schválení včetně jména schvalovatele
4. Elektronicky schválená struktura je zobrazena v patičce diagramu

Pokročilé funkce

Elektronické smlouvy

Modul umožňuje kompletní workflow elektronických smluv od vytvoření šablony přes odeslání zaměstnanci až po elektronický podpis.

Správa šablon smluv (pouze HR personalisté)

Vytvoření šablony smlouvy

1. Přejděte do záložky Smlouvy
2. V podzáložce klikněte na Šablony smluv
3. Klikněte na tlačítko Přidat záznam
4. Vyplňte název šablony
5. Případně přidejte poznámku k šabloně
6. Nahrajte soubory šablony (Word dokumenty, PDF)
7. Klikněte na Uložit

Úprava šablony smlouvy

1. V seznamu šablon klikněte na ikonu Upravit
2. Upravte název nebo poznámku
3. Přidejte nebo odstraňte soubory šablony
4. Klikněte na Uložit

Odstranění šablony

1. V seznamu šablon klikněte na ikonu Smazat
2. Potvrďte odstranění v dialogovém okně

Vytvoření a odeslání smlouvy k podpisu

Vytvoření nové smlouvy

1. Přejděte do záložky Smlouvy
2. V podzáložce Smlouvy k podpisu klikněte na Přidat smlouvu k podpisu
3. Vyberte Typ smlouvy z existujících šablon
4. Vyberte Zaměstnance, který má smlouvu podepsat
5. Nastavte Termín podpisu (nepovinné)
6. Přidejte Poznámku pro zaměstnance (nepovinné)
7. Klikněte na Uložit

Po vytvoření je smlouva ve stavu Koncept.

Úprava příloh smlouvy

1. V seznamu smluv k podpisu klikněte na číslo smlouvy
2. Otevře se detail smlouvy
3. V sekci Přílohy klikněte na Přidat
4. Nahrajte dokumenty, které má zaměstnanec podepsat (Word, PDF)
5. Můžete přidávat více souborů najednou
6. Pro odstranění přílohy klikněte na ikonu koše u souboru

Tip: Přílohy můžete upravovat i po vytvoření smlouvy, dokud není odeslána.

Odeslání smlouvy zaměstnanci

1. V detailu smlouvy zkontrolujte všechny přílohy
2. Klikněte na tlačítko Odeslat
3. Zkontrolujte údaje v dialogu
4. Potvrďte odeslání

Po odeslání:

• Smlouva přejde do stavu Odesláno
• Zaměstnanec obdrží emailovou notifikaci s odkazem na podpis
• Smlouva se zobrazí zaměstnanci v záložce Mé smlouvy
• Přílohy již nelze měnit

Sledování stavu smluv

Smlouvy procházejí těmito stavy:

Stav	Popis	Barva
Koncept	Smlouva vytvořena, ale ještě neodeslána zaměstnanci	Šedá
Odesláno	Smlouva odeslána, zaměstnanec ji ještě neotevřel	Modrá
Zobrazeno	Zaměstnanec otevřel smlouvu, ale ještě nepodepsal	Světle modrá
Podepsáno	Zaměstnanec úspěšně podepsal smlouvu	Zelená
Zamítnuto	Zaměstnanec odmítl smlouvu podepsat	Červená
Zrušeno	Smlouva zrušena administrátorem	Šedá
Vypršelo	Překročen termín podpisu	Oranžová

Přehled smluv podle stavu

V záložce Smlouvy jsou k dispozici podzáložky:

• Smlouvy k podpisu: Všechny smlouvy ve stavu Koncept, Odesláno nebo Zobrazeno
• Smlouvy podepsané: Úspěšně podepsané smlouvy
• Smlouvy zamítnuté: Smlouvy odmítnuté zaměstnanci s uvedením důvodu
• Šablony smluv: Správa šablon pro vytváření nových smluv

Zrušení smlouvy

1. V seznamu smluv najděte smlouvu, kterou chcete zrušit
2. Klikněte na ikonu Zrušit požadavek
3. Potvrďte zrušení
4. Smlouva přejde do stavu Zrušeno a již nebude zaměstnanci dostupná

Znovu odeslání zamítnuté smlouvy

1. Přejděte do podzáložky Smlouvy zamítnuté
2. U zamítnuté smlouvy klikněte na ikonu Znovu odeslat
3. V dialogu zkontrolujte údaje
4. Případně upravte termín podpisu nebo poznámku
5. Klikněte na Odeslat
6. Smlouva se odešle znovu stejnému zaměstnanci

Podepisování smluv (pro zaměstnance)

Zobrazení smluv k podpisu

1. Přihlaste se do systému
2. Přejděte do modulu Zaměstnanci
3. Klikněte na záložku Mé smlouvy
4. Zobrazí se seznam všech smluv, které máte k podpisu

V seznamu vidíte:

• Číslo smlouvy
• Typ smlouvy
• Stav (Odesláno, Zobrazeno, Podepsáno, Zamítnuto)
• Datum odeslání
• Termín podpisu
• Datum podpisu (pokud již podepsáno)
• Přílohy
• Tlačítko pro otevření detailu

Otevření smlouvy

1. V seznamu Mé smlouvy klikněte na tlačítko Detail u požadované smlouvy
2. Otevře se stránka s detailem smlouvy
3. Smlouva automaticky přejde ze stavu Odesláno do stavu Zobrazeno

Přečtení příloh

Před podepsáním smlouvy musíte potvrdit přečtení všech příloh:

1. V sekci Přiložené dokumenty klikněte na odkaz každé přílohy
2. Přečtěte si obsah dokumentu
3. Po přečtení zaškrtněte Potvrzuję přečtení tohoto souboru u každé přílohy
4. Všechny přílohy musí být potvrzeny před možností podpisu

Poznámka: Zaškrtávací políčka se zobrazují zeleně po zaškrtnutí a červeně, pokud nejsou zaškrtnuté.

Podepsání smlouvy

1. Zkontrolujte, že jste přečetli a potvrdili všechny přílohy
2. V sekci Podepsat smlouvu se zobrazí vaše jméno (předvyplněné)
3. Do pole pro podpis nakreslete váš podpis myší, prstem nebo perem na dotykovém zařízení
4. Pokud se podpis nepovedl, klikněte na Vymazat a zkuste znovu
5. Po nakreslení podpisu se aktivuje zelené tlačítko Podepsat smlouvu
6. Klikněte na Podepsat smlouvu
7. Systém zobrazí potvrzení o úspěšném podpisu

Po podpisu:

• Smlouva přejde do stavu Podepsáno
• Zaznamená se datum a čas podpisu
• Uloží se IP adresa a informace o zařízení pro důkazní účely
• HR personalista vidí smlouvu v záložce Smlouvy podepsané
• Podpis již nelze změnit

Odmítnutí smlouvy

Pokud s obsahem smlouvy nesouhlasíte:

1. Klikněte na červené tlačítko Odmítnout smlouvu
2. V dialogovém okně zadejte důvod odmítnutí (povinné, minimálně 5 znaků)
3. Klikněte na Potvrdit odmítnutí
4. Smlouva přejde do stavu Zamítnuto

Po odmítnutí:

• HR personalista vidí důvod zamítnutí
• Smlouvu lze znovu odeslat po úpravě
• Odmítnutí nelze vzít zpět

Vlastní pole zaměstnanců

Pokud standardní pole nestačí pro specifické potřeby vaší firmy, můžete definovat vlastní pole.

Definování vlastního pole (pouze administrátor)

1. Přejděte do Nastavení → Uživatelé
2. Klikněte na záložku Volitelná pole
3. Pro každé pole nastavte:
   • Název pole: Popisek pole, který se zobrazí v seznamu a detailu
   • Typ pole: Text, Číslo, Datum, Výběr z možností, Dlouhý text
   • Povinné: Zda musí být pole vyplněno
   • Viditelnost: Kdo může pole vidět a upravovat
4. Klikněte na Uložit

Vyplnění vlastního pole

1. Otevřete detail zaměstnance
2. Klikněte na Upravit
3. Vlastní pole se zobrazí v dolní části formuláře
4. Vyplňte hodnoty podle typu pole
5. Uložte změny

Skrytí citlivých údajů

Zaměstnanci mohou skrýt své citlivé údaje před ostatními uživateli.

Nastavení skrytí

1. Otevřete svůj detail zaměstnance
2. Klikněte na Upravit
3. V sekci Skrýt pole před ostatními zaškrtněte pole, která chcete skrýt:
   • Email
   • Mobil
   • Datum narození
4. Klikněte na Uložit

Po aktivaci skrytí:

• Ostatní uživatelé uvidí místo údaje prázdné pole
• Vy a HR personalisté s plným oprávněním údaj stále vidíte
• Nastavení můžete kdykoliv změnit

Integrace s dalšími moduly

Nastavení - Uživatelé

Těsně propojeno s modulem Zaměstnanci. Zde se provádí:

• Přidání nových uživatelů do systému
• Nastavení uživatelského jména a hesla
• Přiřazení oprávnění k modulům
• Konfigurace vlastních polí
• Správa pozic

Docházka

Evidence pracovní doby se automaticky propojuje se zaměstnanci:

• Výběr zaměstnance při záznamu docházky
• Filtrování docházky podle zaměstnance
• Propojení nadřízený-podřízený pro schvalování

Dovolené

Správa dovolených zaměstnanců:

• Automatické načtení údajů zaměstnance
• Schvalovací workflow podle nadřízeného
• Kontrola nároků na dovolenou

Cestovní příkazy

Evidence služebních cest:

• Výběr zaměstnance pro cestovní příkaz
• Schvalování podle organizační struktury

Evidence majetku

Přiřazení majetku zaměstnancům:

• Sledování, kdo má jaký majetek přidělen
• Automatické načtení údajů z modulu Zaměstnanci

LDAP integrace

Synchronizace s Active Directory:

• Automatický import zaměstnanců z AD
• Synchronizace údajů (email, telefon, kancelář)
• Aktualizace organizační struktury

Řešení problémů

Časté dotazy

Nevidím záložku Smlouvy

Řešení: Záložka Smlouvy je dostupná pouze pro uživatele s oprávněním k plné správě modulu Zaměstnanci. Kontaktujte svého administrátora pro přidělení oprávnění.

Nemohu podepsat smlouvu - tlačítko je neaktivní

Řešení: Zkontrolujte, zda jste splnili všechny podmínky:

• Potvrdili jste přečtení všech příloh (zelená zaškrtávací políčka)
• Nakreslili jste podpis do pole pro podpis
• Pole s vaším jménem je vyplněno

Pokud i přesto tlačítko nefunguje, zkuste obnovit stránku a zkontrolovat podmínky znovu.

Smlouva má stav Vypršelo

Řešení: Smlouvu již nelze podepsat, protože byl překročen termín podpisu. Kontaktujte HR personalitu, která vám smlouvu odeslala. Může ji znovu odeslat s novým termínem.

Po kliknutí na jméno zaměstnance se nezobrazí detail

Řešení: Nemáte oprávnění k zobrazení detailních údajů. Máte pouze oprávnění k zobrazení seznamu. Pro přístup k detailům kontaktujte administrátora.

Chybí mi některé sloupce v tabulce

Řešení: Použijte tlačítko pro výběr sloupců nad tabulkou. Klikněte na něj a zaškrtněte sloupce, které chcete zobrazit.

Organizační diagram se špatně zobrazuje

Řešení:

• Zkuste použít tlačítko Sbalit vše a pak postupně rozbalit potřebné větve
• Diagram vyžaduje dostatek místa - zvětšete okno prohlížeče
• Použijte horizontální posuvník v dolní části karty
• Zkuste obnovit stránku

Nemohu upravit vlastní údaje

Řešení: Zkontrolujte, zda máte oprávnění k úpravě vlastních údajů. Toto oprávnění se nastavuje v administraci. Pokud oprávnění máte a přesto nemůžete upravovat, kontaktujte administrátora.

Podpis se špatně kreslí na mobilním zařízení

Řešení:

• Zkuste otočit zařízení do krajinného režimu pro větší plochu podpisu
• Používejte prst nebo stylus, nikoliv nehty
• Pokud se podpis nepovedl, použijte tlačítko Vymazat a zkuste znovu
• Na některých zařízeních funguje lépe kreslení v pomalejším tempu

Email s odkazem na podpis mi nepřišel

Řešení:

• Zkontrolujte složku spam/nevyžádaná pošta
• Ověřte, že máte v systému správně zadaný email
• Email může přijít s mírným zpožděním (několik minut)
• Smlouvu můžete podepsat i přímo v systému v záložce Mé smlouvy
• Pokud email stále nepřišel, kontaktujte HR personalitu

Interní poznámku vidí zaměstnanec, i když by neměl

Řešení: Zaměstnanec vidí své vlastní interní poznámky vždy. Pokud má vidět i poznámky ostatních, je pravděpodobně nastaven v seznamu uživatelů s oprávněním k zobrazení interních poznámek nebo je nadřízeným na pozici s tímto oprávněním. Zkontrolujte nastavení oprávnění.

Tipy pro efektivní práci

Pro HR personalisty

• Vytvořte si šablony smluv pro často používané typy smluv (pracovní smlouva, dodatky, dohody)
• Nastavte si rozumné termíny podpisu - doporučujeme minimálně 7 dní
• V poznámce ke smlouvě uveďte stručný popis a důležité body, které má zaměstnanec číst
• Pravidelně kontrolujte smlouvy ve stavu Zobrazeno - zaměstnanec možná potřebuje vysvětlení
• Využívejte interní poznámky k zaznamenávání důležitých informací o zaměstnancích
• Používejte vlastní pole pro specifické údaje vaší firmy (např. číslo kartičky, velikost oblečení)

Pro vedoucí pracovníky

• Pravidelně kontrolujte organizační diagram a dbejte na jeho aktuálnost
• Využívejte možnost zobrazit detail podřízeného přímo z diagramu kliknutím na jméno
• Interní poznámky využívejte pro zaznamenávání důležitých událostí (pochvaly, připomínky)
• Exportujte seznam podřízených do Excelu pro další zpracování (např. mzdové podklady)

Pro běžné zaměstnance

• Pravidelně kontrolujte záložku Mé smlouvy, zda nemáte něco k podpisu
• Pozorně si přečtěte všechny přílohy před podpisem smlouvy
• Pokud si nejste jistí obsahem smlouvy, kontaktujte HR před podpisem
• Aktualizujte své kontaktní údaje (telefon, email) v případě změny
• Využívajte možnost skrýt citlivé údaje, pokud nechcete sdílet email nebo mobil s ostatními

Klávesové zkratky

• Po otevření seznamu se automaticky aktivuje vyhledávací pole - můžete rovnou psát
• V tabulkách použijte šipky pro pohyb mezi záznamy
• Ctrl+P - Tisk aktuální stránky
• F5 - Obnovení stránky

Doporučené pracovní postupy

• Nový zaměstnanec:
  1. Přidejte uživatele v Nastavení → Uživatelé
  2. Vyplňte všechny povinné údaje
  3. Nastavte nadřízeného a pozici
  4. Nahrajte fotografii
  5. Vytvořte a odešlete pracovní smlouvu k podpisu
• Ukončení pracovního poměru:
  1. Označte uživatele jako neaktivního (v Nastavení → Uživatelé)
  2. Přidejte interní poznámku s datem ukončení a důvodem
  3. Zajistěte podpis výstupních dokumentů přes modul Smlouvy
• Změna pozice nebo nadřízeného:
  1. Upravte údaje v detailu zaměstnance
  2. Zkontrolujte organizační diagram
  3. Případně nechte schválit změněnou strukturu
  4. Přidejte poznámku s datem a důvodem změny