Zaměstnanci

Přehled

Modul Zaměstnanci (evidence uživatelů, personální evidence) slouží jako centrální seznam všech uživatelů systému eIntranet. Umožňuje evidovat kontaktní a pracovní údaje zaměstnanců, personální informace, organizační strukturu firmy a spravovat dokumenty k elektronickému podpisu. Modul pokrývá potřeby jak běžných zaměstnanců (nahlížení na kontakty, podpis smluv), tak personalistů a správců (správa personálních dat, šablony smluv, organizační diagram).

Klíčové funkce

Přehledný seznam všech zaměstnanců s kontaktními a pracovními údaji
Detail zaměstnance se záložkami pro základní údaje, personální informace a poznámky
Organizační diagram firmy se stromovou strukturou nadřízených a podřízených
Evidence citlivých personálních dat (rodné číslo, bydliště, zdravotní pojišťovna, vzdělání)
Správa poznámek a dokumentů přiřazených ke konkrétnímu zaměstnanci
Elektronické podepisování smluv a dokumentů zaměstnanci
Správa šablon smluv a jejich odesílání zaměstnancům k podpisu
Volitelná (vlastní) pole pro evidenci dalších firemních informací o zaměstnancích
Export seznamu zaměstnanců do Excelu a tisk

Přístup a nastavení

Jak se dostat do modulu Zaměstnanci

Navigační cesta do modulu Zaměstnanci: Hlavní menu → Zaměstnanci. Modul se zobrazí jako seznam zaměstnanců s přepínacím panelem záložek v horní části obrazovky.

Nastavení modulu Zaměstnanci

Konfigurace modulu Zaměstnanci je dostupná přes Nastavení → Uživatelé. V nastavení administrátor definuje:

Volitelná pole: Vlastní sloupce pro evidenci firemně specifických informací o zaměstnancích (například číslo průkazu, jazykové znalosti, certifikáty). Každé pole má název a nastavení přístupových práv pro čtení a zápis.
Organizační diagram: Zapnutí nebo vypnutí zobrazení organizačního diagramu a nastavení, zda se diagram zobrazuje zvlášť per firma (pro skupiny společností).
Zobrazení data narození: Volba, zda se datum narození zobrazuje v tabulkovém seznamu zaměstnanců.
Uživatelé: Přidávání nových zaměstnanců, nastavení přihlašovacích údajů a oprávnění k modulům.
Pozice: Správa dostupných pracovních pozic pro přiřazení zaměstnancům.

Oprávnění a přístupová práva k modulu Zaměstnanci

Přístup do modulu Zaměstnanci je řízen oprávněními nastaveným administrátorem v sekci Nastavení → Uživatelé → Oprávnění. Oprávnění určují, které záložky a funkce jsou dostupné.

Oprávnění	Popis
Zobrazení (základní)	Prohlížení seznamu zaměstnanců a základních údajů. Přístup k záložce Moje smlouvy k podpisu.
Zobrazení s organizačním diagramem	Navíc zobrazení záložky Organizační diagram firmy.
Editace	Úprava základních a personálních údajů zaměstnanců, přidávání poznámek a dokumentů, odesílání smluv k podpisu.
Administrace (správce modulu)	Plný přístup včetně mazání záznamů, správy šablon smluv a schvalování organizačního diagramu.
Personální záložka (detail)	Zobrazení a editace záložky Personální s citlivými osobními údaji (rodné číslo, bydliště, zdravotní pojišťovna apod.).
Editace vlastního profilu	Zaměstnanec může upravit vlastní základní a personální údaje, i bez obecného oprávnění k editaci ostatních.

Uživatelské rozhraní

Hlavní obrazovka a záložky modulu Zaměstnanci

Modul Zaměstnanci zobrazuje v horní části přepínací panel s dostupnými záložkami. Počet záložek závisí na oprávněních přihlášeného uživatele:

Seznam zaměstnanců: Tabulkový přehled všech zaměstnanců (výchozí záložka).
Organizační diagram: Stromová struktura firmy (zobrazuje se jen pokud je funkce zapnuta v nastavení a uživatel má dostatečná oprávnění).
Moje smlouvy k podpisu: Dokumenty určené přihlášenému zaměstnanci k elektronickému podpisu.
Smlouvy: Správa šablon a odeslaných smluv k podpisu (pouze pro správce s oprávněním pro personální záložku).

Filtry a vyhledávání v seznamu zaměstnanců

V modulu Zaměstnanci je v záložce Seznam zaměstnanců k dispozici vyhledávání a řazení v tabulce:

Textové vyhledávání: Vyhledávání podle příjmení, jména, e-mailu, pozice, střediska nebo libovolného zobrazeného sloupce. Pole vyhledávání je automaticky aktivní po otevření modulu.
Pokročilý filtr (SearchBuilder): Tlačítko pro sestavení kombinovaných podmínek filtrování.
Řazení sloupců: Kliknutím na záhlaví sloupce seřadíte tabulku vzestupně nebo sestupně.
Počet záznamů na stránku: Volba 10, 25, 50, 100 nebo Vše.
Viditelnost sloupců: Tlačítko Sloupce umožňuje skrýt nebo zobrazit jednotlivé sloupce tabulky. Nastavení se ukládá.

Sloupce v seznamu zaměstnanců

Tabulka v záložce Seznam zaměstnanců v modulu Zaměstnanci zobrazuje tyto standardní sloupce (volitelné sloupce závisí na nastavení firmy):

Sloupec	Popis
Příjmení Jméno	Celé jméno zaměstnance; kliknutím otevřete detail
E-mail	Pracovní e-mailová adresa
Datum narození	Zobrazuje se jen pokud je zapnuto v nastavení firmy
Mobil/Tel. (linka)	Telefonní kontakt
Kancelář	Označení pracovního místa nebo místnosti
Pozice	Pracovní pozice (funkce)
Osobní číslo	Interní číslo zaměstnance
Nadřízený	Jméno přímého nadřízeného
Středisko	Organizační středisko
Organizační jednotka	Oddělení nebo divize
Volitelná pole	Dodatečné sloupce definované v nastavení firmy (viditelné pouze oprávněným uživatelům)
Správce	Označení, zda je uživatel správce systému

Základní operace

Postup: Zobrazení detailu zaměstnance

V modulu Zaměstnanci klikněte na jméno zaměstnance v tabulce seznamu. Otevře se detail zaměstnance se záložkami základních údajů, personálních informací (pokud máte oprávnění k personální záložce) a poznámek nebo dokumentů.

Postup: Editace základních údajů zaměstnance

Základní údaje zaměstnance (jméno, kontakty, pracovní zařazení) lze upravit z detailu zaměstnance. Pro editaci potřebujete oprávnění k editaci zaměstnanců nebo oprávnění k editaci vlastního profilu.

Otevřete detail zaměstnance kliknutím na jeho jméno v seznamu.
V záložce Základní údaje klikněte na tlačítko Upravit.
V dialogovém okně upravte požadovaná pole:
- Jméno: Křestní jméno zaměstnance (povinné pole)
- Příjmení: Příjmení zaměstnance (povinné pole)
- E-mail: Pracovní e-mail (povinné pole, slouží také pro přihlášení do systému)
- Mobil: Mobilní telefon
- Telefon/Linka: Pevná linka nebo klapka
- Nadřízený: Výběr přímého nadřízeného ze seznamu zaměstnanců (lze vybrat i více nadřízených)
- Kancelář: Označení pracovního místa nebo místnosti
- Pozice: Pracovní pozice nebo funkce (lze zadat novou nebo vybrat ze stávajících pozic)
- Osobní číslo: Interní číslo zaměstnance
- Středisko: Organizační středisko
- Organizační jednotka: Oddělení nebo divize
- Volitelná pole: Další pole definovaná firemním nastavením (zobrazí se jen pokud máte oprávnění k jejich zápisu)
Klikněte na Uložit.

Tip: Správné nastavení nadřízeného u každého zaměstnance je klíčové pro správnou funkci schvalování docházkových žádostí, dovolených a dalších procesů v systému.

Postup: Úprava fotografie zaměstnance

V modulu Zaměstnanci lze ke každému zaměstnanci přiřadit profilovou fotografii. Fotografie se zobrazuje v detailu zaměstnance a v různých přehledech systému.

Otevřete detail zaměstnance.
V záložce Základní údaje klikněte na tlačítko Upravit foto (zobrazuje se pod fotografií nebo přednastavenou ikonou uživatele).
Na stránce úpravy fotografie nahrajte nový obrázek z vašeho počítače.
Případně ořízněte fotografii pomocí nástroje pro ořez.
Potvrďte uložení fotografie.

Postup: Přidání poznámky nebo dokumentu k zaměstnanci

V modulu Zaměstnanci lze ke každému zaměstnanci přidávat textové poznámky a přikládat soubory (dokumenty, smlouvy, certifikáty). Pro přidání poznámky potřebujete oprávnění k editaci.

Otevřete detail zaměstnance.
Přejděte na záložku Poznámky/Dokumenty.
Klikněte na tlačítko Přidat poznámku.
V dialogovém okně vyplňte:
- Název/Poznámka: Text poznámky nebo název dokumentu
- Přílohy: Přetáhněte soubory do pole pro nahrání (drag&drop) nebo klikněte pro výběr souborů z disku
- Interní: Zaškrtnutím označíte poznámku jako interní — interní poznámky vidí pouze zaměstnanec samotný, autor poznámky a uživatelé s oprávněním pro interní poznámky
Klikněte na Uložit.

Poznámka: Interní poznámky slouží k evidenci informací, které nemají být přístupné všem kolegům (např. hodnotící záznamy, disciplinární záznamy). Zaměstnanec vždy vidí interní poznámky vztahující se k jeho vlastní osobě.

Postup: Smazání poznámky zaměstnance

V záložce Poznámky/Dokumenty v detailu zaměstnance klikněte na ikonu Smazat (ikona X) u příslušné poznámky. Potvrďte smazání v dialogovém okně. Smazání poznámky vyžaduje oprávnění ke mazání poznámek zaměstnanců.

Pokročilé funkce

Organizační diagram firmy

Záložka Organizační diagram v modulu Zaměstnanci zobrazuje stromovou strukturu nadřízenosti a podřízenosti v organizaci. Struktura vychází ze zadaných nadřízených u každého zaměstnance v základních údajích.

Kliknutím na uzel (zaměstnance nebo nadřízeného) v diagramu rozbalíte nebo sbalíte jeho podřízené.
Tlačítko Rozbalit vše zobrazí celou organizační strukturu najednou.
Tlačítko Sbalit vše zobrazí pouze nejvyšší úroveň struktury.
Pokud firma používá více organizačních celků (skupiny společností), zobrazí se pro každý celek samostatná záložka organizačního diagramu.

Tip: Organizační diagram lze elektronicky schválit administrátorem. Po schválení se v patičce diagramu zobrazí jméno schvalovatele a datum schválení jako doklad o platnosti struktury.

Personální údaje zaměstnance

Záložka Personální v detailu zaměstnance obsahuje citlivé osobní informace. Záložka je přístupná pouze uživatelům s oprávněním pro personální záložku nebo zaměstnancům pro vlastní profil (pokud mají oprávnění editovat vlastní info). Personální záložka eviduje tyto informace:

Datum narození a Místo narození
Rodné příjmení a Stát narození
Pohlaví (lze zadat ručně nebo je odvozeno automaticky z rodného čísla)
Národnost a Státní příslušnost
Rodné číslo
Zdravotní pojišťovna (výběr ze seznamu pojišťoven)
Vzdělání (dle klasifikace KKOV: bez vzdělání, základní, SOU, SOU s maturitou, ÚSO, ÚSO s maturitou, VOŠ, bakalářské, magisterské, doktorské)
Předčasný starobní důchod a Důchod se sníženým věkem
Bydliště: ulice, město, PSČ, stát
Datová schránka: ID datové schránky fyzické osoby
Číslo účtu: Bankovní účet pro výplatu mzdy
Poznámka: Volný text pro personální poznámky

Postup: Editace personálních údajů zaměstnance

Pro editaci personálních údajů zaměstnance v modulu Zaměstnanci potřebujete oprávnění k personální záložce a oprávnění k editaci.

Otevřete detail zaměstnance.
Přejděte na záložku Personální.
Klikněte na tlačítko Upravit.
Vyplňte nebo aktualizujte požadovaná pole.
Klikněte na Uložit.

Poznámka: Pohlaví zaměstnance lze nechat nevyplněné — systém ho automaticky odvodí z rodného čísla (zobrazeného s poznámkou "odvozeno z RC").

Šablony smluv zaměstnanců

Záložka Smlouvy v modulu Zaměstnanci obsahuje správu šablon smluv a přehled odeslaných dokumentů k podpisu. Záložka je přístupná pouze správcům modulu s oprávněním pro správu smluv a personální záložku. Záložka Smlouvy se dělí na čtyři podzáložky:

Smlouvy k podpisu: Dokumenty čekající na podpis zaměstnancem (stavy Koncept, Odesláno, Zobrazeno)
Smlouvy podepsané: Přehled úspěšně elektronicky podepsaných dokumentů
Smlouvy zamítnuté: Dokumenty, které zaměstnanec odmítl podepsat
Šablony smluv: Správa vzorů dokumentů k opakovanému použití

Postup: Vytvoření nové šablony smlouvy

V modulu Zaměstnanci, záložka Smlouvy → podzáložka Šablony smluv lze vytvořit opakovaně použitelné vzory dokumentů.

Přejděte do záložky Smlouvy a vyberte podzáložku Šablony smluv.
Klikněte na tlačítko Přidat záznam.
Vyplňte:
- Typ smlouvy: Název šablony (povinné pole, např. "Pracovní smlouva HPP", "NDA dohoda")
- Poznámka: Volitelný popis nebo interní poznámka ke šabloně
- Soubory: Nahrajte soubory (PDF, Word) přetažením nebo výběrem — tyto soubory budou základem dokumentů odesílaných zaměstnancům k podpisu
Klikněte na Uložit.

Tip: Šablona může obsahovat více souborů najednou — všechny budou přiloženy ke smlouvě odeslané zaměstnanci.

Postup: Odeslání smlouvy zaměstnanci k podpisu

V modulu Zaměstnanci, záložka Smlouvy → podzáložka Smlouvy k podpisu lze odeslat dokument konkrétnímu zaměstnanci k elektronickému podpisu.

Přejděte do záložky Smlouvy a vyberte podzáložku Smlouvy k podpisu.
Klikněte na tlačítko Přidat smlouvu k podpisu.
Vyplňte:
- Zaměstnanec: Vyberte zaměstnance, který má dokument podepsat (povinné pole)
- Typ smlouvy: Vyberte šablonu ze seznamu (v závorce je uveden počet přiložených souborů šablony; povinné pole)
- Termín podpisu: Datum, do kdy má zaměstnanec podepsat (výchozí hodnota je 7 dní dopředu)
- Poznámka: Volitelná zpráva pro zaměstnance
Klikněte na Uložit. Systém vytvoří záznam smlouvy ve stavu Koncept.
Otevřete detail smlouvy kliknutím na záznam v tabulce.
V detailu smlouvy lze upravit přílohy — klikněte na Přidat v sekci Soubory a nahrajte dokumenty k podpisu.
Po přípravě příloh klikněte na tlačítko Odeslat pro odeslání smlouvy zaměstnanci.

Upozornění: Dokud není smlouva odeslána, má stav Koncept a zaměstnanec ji nevidí. Po odeslání se smlouva zobrazí zaměstnanci v záložce Moje smlouvy k podpisu a zaměstnanec obdrží notifikaci.

Detail smlouvy k podpisu v modulu Zaměstnanci

Detail smlouvy k podpisu zobrazuje úplné informace o průběhu podepisování. Obsahuje tyto sekce:

Základní informace: Zaměstnanec, typ smlouvy, stav, tvůrce záznamu, termín podpisu
Časová osa: Datum vytvoření, datum odeslání, datum zobrazení zaměstnancem, datum podpisu nebo zamítnutí
Poznámka od odesílatele: Zpráva správce pro zaměstnance
Poznámka od zaměstnance: Vyjádření zaměstnance (zejména u zamítnutých smluv)
Soubory: Přiložené dokumenty k podpisu (lze přidávat do stavu Odesláno)
Informace o podpisu: IP adresa, typ zařízení a obrázek vlastnoručního podpisu (po podepsání)

Stavy smlouvy k podpisu v modulu Zaměstnanci

Stav	Popis
Koncept	Smlouva vytvořena, ale ještě nebyla odeslána zaměstnanci; zaměstnanec ji nevidí
Odesláno	Smlouva odeslána zaměstnanci, čeká se na podpis
Zobrazeno	Zaměstnanec smlouvu otevřel a prohlédl, zatím nepodepsal
Podepsáno	Zaměstnanec smlouvu elektronicky podepsal
Zamítnuto	Zaměstnanec smlouvu odmítl podepsat (s udáním důvodu)
Vypršelo	Termín pro podpis uplynul bez akce zaměstnance
Zrušeno	Smlouva byla zrušena správcem (smazána z aktivních)

Postup: Elektronický podpis smlouvy zaměstnancem

Zaměstnanec podepisuje smlouvy v modulu Zaměstnanci v záložce Moje smlouvy k podpisu. Tato záložka je přístupná všem uživatelům se základním přístupem do modulu Zaměstnanci.

Přejděte do záložky Moje smlouvy k podpisu.
V tabulce vyhledejte smlouvu se stavem Odesláno a klikněte na ikonu akce (detail).
Prostudujte informace o smlouvě a stáhněte přiložené soubory k přečtení.
U každé přílohy zaškrtněte pole Potvrzuji přečtení souboru — potvrzení všech příloh je povinné.
Do podpisového plátna nakreslete vlastnoruční podpis myší, prstem nebo stylusem.
Zkontrolujte, že je vyplněno vaše jméno v poli Vaše jméno (předvyplněno automaticky).
Tlačítko Podepsat smlouvu se aktivuje automaticky po splnění všech podmínek — klikněte na něj.
Systém potvrdí úspěšné podepsání. Po potvrzení budete přesměrováni na přehled Moje smlouvy.

Upozornění: Pokud s obsahem smlouvy nesouhlasíte, klikněte na tlačítko Odmítnout. Zobrazí se okno pro zadání důvodu odmítnutí (minimálně 5 znaků je povinných). Odmítnutá smlouva se přesune do stavu Zamítnuto a správce je informován.

Poznámka: Systém zaznamenává IP adresu a typ zařízení při podpisu pro právní průkaznost. Podpis je uložen jako obrázek a je součástí záznamu smlouvy.

Export dat zaměstnanců

V záložce Seznam zaměstnanců v modulu Zaměstnanci jsou k dispozici tyto exporty:

Excel: Export celé tabulky (nebo aktuálně filtrovaných záznamů) do souboru XLSX. Klikněte na tlačítko Excel nad tabulkou.
Tisk: Tiskový přehled tabulky zaměstnanců. Klikněte na tlačítko Tisk.

Tip: Před exportem nastavte filtr nebo skryjte nepotřebné sloupce tlačítkem Sloupce, abyste v exportu měli pouze relevantní informace.

REGZEC – Registrace zaměstnance na ČSSZ

REGZEC (Registrace zaměstnanců) je formulář pro elektronické přihlašování, odhlašování a hlášení změn zaměstnanců na Českou správu sociálního zabezpečení (ČSSZ). Formulář je generován ve formátu XML podle schématu XSD verze 1.4 a odesílán prostřednictvím datové schránky (ISDS) přímo do datové schránky ČSSZ.

Záložka REGZEC je dostupná v detailu zaměstnance a zobrazuje se uživatelům s oprávněním k detailu zaměstnanců. Odesílání formuláře REGZEC vyžaduje oprávnění administrátora modulu Mzdy (Payroll, úroveň 10 a vyšší).

Záložka REGZEC v detailu zaměstnance

V detailu každého zaměstnance se zobrazuje záložka REGZEC s těmito informacemi:

Druh činnosti (relDetail): Typ pracovního vztahu – pracovní smlouva, jmenování, DPČ, DPP, člen družstva, společník/jednatel, člen kolektivního orgánu, pěstoun nebo ostatní.
Postavení v zaměstnání (relat): Podrobnější kategorizace – na dobu neurčitou/určitou, jmenovaní/volení, DPČ, DPP, příslušníci bezpečnostních sborů, vojáci, celníci, státní zaměstnanci, učni.
Malý zaměstnavatel (sme): Zaměstnavatel s průměrným měsíčním počtem zaměstnanců nižším než 26.
Pracovní režim (workmode): Jednosměnný, dvousměnný, třísměnný, nepřetržitý, turnusový, nerovnoměrný, pružný, konto pracovní doby nebo jiný.
Navazující zaměstnání (cont): Pracovní vztah bezprostředně navazuje na předchozí pracovní vztah u téhož zaměstnavatele.
Vedoucí pozice (position lead): Zaměstnanec je vedoucí zaměstnanec dle §11 zákoníku práce.
Místo uzavření smlouvy (contractplace): Obec, kde byla pracovní smlouva nebo dohoda uzavřena.
Město pracoviště / kód obce (municode): 6místný kód obce dle ČSÚ, kde zaměstnanec pracuje.
Klasifikace CZ-ISCO (prof clas): Kód profese podle mezinárodní klasifikace zaměstnání CZ-ISCO.

Editace REGZEC údajů

Údaje REGZEC lze editovat dvěma způsoby:

Individuální editace: Klikněte na tlačítko Upravit (ikona tužky) v záložce REGZEC detailu zaměstnance. Otevře se modální dialog s formulářem, kde lze upravit všechny REGZEC parametry pro konkrétního zaměstnance. Město pracoviště a klasifikaci CZ-ISCO vyhledáváte pomocí našeptávače (Select2).
Hromadná změna: Klikněte na tlačítko Hromadná změna (ikona uživatelů) v záložce REGZEC. Tento dialog umožňuje nastavit vybrané REGZEC parametry (malý zaměstnavatel, místo uzavření smlouvy, město pracoviště) hromadně pro všechny aktivní zaměstnance najednou. Zaškrtněte políčka u parametrů, které chcete změnit, vyplňte hodnoty a potvrďte.

Odeslání REGZEC na ČSSZ

Pro odeslání registrace zaměstnance na ČSSZ klikněte na tlačítko REGZEC - Registrace na ČSSZ (zelené tlačítko) v záložce REGZEC detailu zaměstnance. Otevře se modální dialog s kompletním formulářem pro odeslání.

Typy akcí REGZEC

Akce	Kód	Popis
Přihlášení	1	Registrace nového zaměstnance na ČSSZ – povinné při nástupu do zaměstnání.
Odhlášení	2	Odregistrace zaměstnance – povinné při ukončení pracovního poměru.
Změna údajů	3	Hlášení změny údajů u již registrovaného zaměstnance (např. změna adresy, pojišťovny).
Oprava přihlášení	4	Oprava dříve odeslaného přihlášení (chybné údaje).
Oprava odhlášení	5	Oprava dříve odeslaného odhlášení.
Storno přihlášení	6	Zrušení dříve odeslaného přihlášení.
Storno odhlášení	7	Zrušení dříve odeslaného odhlášení.

Postup odeslání

Otevřete detail zaměstnance a přejděte na záložku REGZEC.
Klikněte na tlačítko REGZEC - Registrace na ČSSZ.
V modálním dialogu zkontrolujte předvyplněné údaje:
- Typ akce – vyberte požadovanou akci (přihlášení, odhlášení, změna, oprava nebo storno).
- Osobní údaje – příjmení, jméno, rodné číslo, datum narození, pohlaví, státní příslušnost, rodné příjmení, stát narození, vzdělání (KKOV). Tyto údaje se načítají automaticky z karty zaměstnance a jsou jen pro čtení.
- Údaje o zaměstnavateli – IČO, variabilní symbol ČSSZ, kód OSSZ. Načítají se z nastavení mezd.
- Údaje o zaměstnání – druh činnosti, pracovní režim, datum nástupu/ukončení, typ smlouvy, CZ-ISCO klasifikace, město pracoviště. Načítají se z REGZEC konfigurace zaměstnance.
- Penzijní údaje – předčasný důchod, snížený věk pro důchod.
- Zdravotní pojišťovna – kód a název pojišťovny.
Systém automaticky validuje povinné údaje. Pokud některé chybí, zobrazí se varovné hlášení s výpisem chybějících polí. Chybějící údaje doplňte v kartě zaměstnance nebo v REGZEC konfiguraci a dialog znovu otevřete.
Vyberte ISDS připojení (datovou schránku) pro odeslání. Připojení musí být nakonfigurováno v nastavení mezd.
Klikněte na tlačítko Odeslat na ČSSZ. Systém vygeneruje XML dokument REGZEC a odešle ho prostřednictvím datové schránky do datové schránky ČSSZ.
Po úspěšném odeslání se záznam zobrazí v historii REGZEC podání.

Validace před odesláním

Systém před odesláním kontroluje následující povinné údaje:

Nastavení mezd (nutno doplnit v Nastavení → Mzdy): Kód okresu OSSZ (100–999), variabilní symbol ČSSZ (8–10 číslic).
Údaje zaměstnance: Rodné číslo, rodné příjmení, adresa bydliště, klasifikace CZ-ISCO, kód obce pracoviště, vzdělání KKOV.

Pokud chybí nastavení na úrovni mezd, zobrazí se červené upozornění s odkazem do nastavení. Pokud chybí údaje zaměstnance, zobrazí se seznam polí, která je nutné doplnit.

Historie REGZEC podání

Pod kartou REGZEC údajů se v záložce REGZEC zobrazuje tabulka Historie REGZEC podání na ČSSZ se všemi odeslanými REGZEC zprávami pro daného zaměstnance. Tabulka obsahuje:

Datum odeslání: Datum a čas vytvoření podání.
Typ akce: Barevný štítek s typem akce – zelený pro přihlášení, červený pro odhlášení, šedý pro ostatní akce.
Stav ISDS: Stav zprávy v datové schránce (odesláno, doručeno, přijato apod.).
Stav zpracování: Stav zpracování zprávy na straně ČSSZ.
Akce: Ikona obálky pro zobrazení detailu zprávy v modulu Datové schránky (ISDS).

Pokud pro zaměstnance dosud nebyly odeslány žádné REGZEC zprávy, zobrazí se informační hláška.

Předpoklady pro použití REGZEC

V Nastavení → Mzdy musí být vyplněn variabilní symbol ČSSZ a kód okresu OSSZ.
V nastavení mezd musí být nakonfigurováno ISDS připojení (datová schránka) pro odesílání na ČSSZ.
Uživatel musí mít oprávnění k modulu Mzdy (Payroll) na úrovni 10 nebo vyšší.
Uživatel musí mít oprávnění k vytváření zpráv v ISDS.
Zaměstnanec musí mít vyplněné základní personální údaje: rodné číslo, rodné příjmení, adresu bydliště, vzdělání (KKOV).
V záložce REGZEC zaměstnance musí být vyplněny: klasifikace CZ-ISCO a kód obce pracoviště.

Integrace s dalšími moduly

Docházka (WorkAttendance): Nadřízený nastavený v modulu Zaměstnanci automaticky schvaluje docházku podřízených. Evidence zaměstnanců určuje, kdo se zobrazuje v přehledech docházky.
Dovolené (Vacations): Nadřízený zadaný v modulu Zaměstnanci přijímá žádosti o dovolenou podřízených ke schválení. Organizační struktura určuje schvalovací tok.
Výplatní pásky (PaySlip): Personální údaje zaměstnance (číslo účtu, rodné číslo, zdravotní pojišťovna, vzdělání) jsou využívány při generování výplatních pásek a výkazů pro ČSSZ.
Datové schránky (ISDScz): ID datové schránky zadané v personálních údajích zaměstnance slouží pro zasílání dokumentů přes datové schránky fyzickým osobám.
Školení (Training): Pozice a organizační jednotka zaměstnance určují, která školení jsou pro něj relevantní nebo povinná.
Evidence majetku (PropertyRecords): Zaměstnanci jsou přiřazováni jako odpovědné osoby k majetkovým kartám; jejich jméno se přebírá z modulu Zaměstnanci.
Projekty, Úkoly: Zaměstnanci jsou přiřazováni k projektům a úkolům; jejich kontaktní informace z modulu Zaměstnanci se zobrazují v přehledech.
eNeschopenka: Propojení s evidencí pracovní neschopnosti využívá osobní data zaměstnance z personální záložky.

Řešení problémů

Časté dotazy

Otázka: Nevidím záložku Personální v detailu zaměstnance. Proč?

Řešení: V modulu Zaměstnanci je záložka Personální přístupná pouze uživatelům s oprávněním pro personální záložku. Pokud toto oprávnění nemáte, záložka se nezobrazuje. Požádejte administrátora o přidělení přístupu k personálním datům.

Otázka: Nemohu upravit údaje zaměstnance — tlačítko Upravit se nezobrazuje.

Řešení: Tlačítko Upravit se zobrazuje pouze uživatelům s oprávněním k editaci zaměstnanců. Výjimkou je editace vlastního profilu — pokud máte oprávnění "Editace vlastního profilu", můžete upravit pouze vlastní údaje. Kontaktujte administrátora pro přidělení příslušných oprávnění.

Otázka: Záložka Organizační diagram se mi nezobrazuje.

Řešení: Organizační diagram musí být zapnut v nastavení firmy a zároveň musíte mít oprávnění alespoň pro zobrazení seznamu zaměstnanců s přístupem k organizačnímu diagramu. Ověřte obojí u administrátora.

Otázka: Tlačítko Podepsat smlouvu je šedé a nelze na něj kliknout.

Řešení: Tlačítko se aktivuje až po splnění tří podmínek najednou: (1) musíte potvrdit přečtení všech přiložených souborů zaškrtnutím příslušných checkboxů, (2) musíte namalovat podpis do podpisového plátna a (3) musí být vyplněno vaše jméno v poli Vaše jméno. Zkontrolujte, zda jsou splněny všechny tři podmínky.

Otázka: Zaměstnanec nevidí odeslanou smlouvu k podpisu v záložce Moje smlouvy.

Řešení: Ověřte stav smlouvy v záložce Smlouvy k podpisu. Pokud je stav "Koncept", smlouva nebyla ještě odeslána — v detailu smlouvy klikněte na tlačítko Odeslat. Teprve po odeslání se smlouva zobrazí zaměstnanci.

Otázka: Chci zadat hodnotu do volitelného pole, ale pole se nezobrazuje v editačním formuláři zaměstnance.

Řešení: Volitelná pole mají vlastní nastavení přístupových práv pro čtení a zápis. Pokud pole nevidíte v editaci, nemáte oprávnění k jeho zápisu. Správce modulu může přidělit oprávnění k volitelným polím v Nastavení → Uživatelé.

Otázka: Záložka Smlouvy v modulu Zaměstnanci se nezobrazuje.

Řešení: Záložka Smlouvy je přístupná pouze uživatelům s oprávněním administrace modulu Zaměstnanci a zároveň s oprávněním pro personální záložku (detail). Pokud ani jedno z oprávnění nemáte, záložka se nezobrazí. Kontaktujte administrátora systému.

Otázka: Podpis smlouvy na mobilním zařízení se špatně kreslí.

Řešení: Otočte zařízení do vodorovné polohy pro větší plochu podpisového plátna. Používejte prst nebo stylus, nikoliv nehty. Pokud se podpis nepovedl, klikněte na tlačítko Vymazat a zkuste znovu. Na některých zařízeních funguje lépe kreslení v pomalejším tempu.

Tipy pro efektivní práci

Tip: Pro rychlé nalezení zaměstnance využijte pole vyhledávání — vyhledávání prohledává všechny viditelné sloupce včetně e-mailu, pozice a střediska. Pole se automaticky aktivuje po otevření záložky.
Tip: Při zadávání pozice zaměstnance využijte funkci našeptávače — systém nabídne existující pozice. Konzistentní označení pozic usnadní filtrování a přiřazování školení.
Tip: Šablony smluv lze využít opakovaně — vytvořte šablony pro nejčastěji používané typy dokumentů (NDA, pracovní smlouvy, dohody DPP nebo DPČ) a při odesílání pouze vybírejte příslušnou šablonu.
Tip: V detailu smlouvy k podpisu sledujte pole Termín podpisu — pokud je zobrazeno červeně, termín byl překročen. Smlouvu lze znovu odeslat nebo prodloužit termín editací záznamu.
Tip: Sloupce v tabulce zaměstnanců lze skrýt tlačítkem Sloupce — nastavení se ukládá a při příštím přihlášení zůstane zachováno.
Tip: Pro nového zaměstnance nejprve vytvořte uživatelský účet v Nastavení → Uživatelé, poté doplňte personální údaje v modulu Zaměstnanci a odešlete mu pracovní smlouvu k elektronickému podpisu.

Wiki - eIntranet.net