Cestovní příkazy v2

Přehled modulu

Účel

Modul Cestovní příkazy v2 slouží k evidenci, schvalování a vyúčtování služebních cest zaměstnanců. Systém automatizuje celý proces od podání žádosti o pracovní cestu, přes schvalovací workflow, až po konečné vyúčtování a proplacení náhrad.

Klíčové funkce

• Vytváření a správa cestovních příkazů pro domácí i zahraniční cesty
• Vícestupňové schvalovací workflow s elektronickými podpisy
• Automatický výpočet náhrad (stravné, jízdné, kapesné)
• Evidence výdajů s podporou více měn a automatickými přepočty
• Generování QR kódů pro platby zaměstnancům
• Možnost připojování dokladů a poznámek
• Export do Excel a tisk cestovních příkazů
• Sledování stavu cestovních příkazů v reálném čase

Cílová skupina

Modul je určen pro:

• Zaměstnance - vyplňování základních údajů, zadávání výdajů a vyúčtování cest
• Nadřízené - schvalování žádostí o pracovní cesty a zpráv o výsledku
• Účetní - kontrola vyúčtování, schvalování náhrad a proplacení
• Administrátory - nastavení sazeb, schvalovatelů a celkového workflow

Nastavení a konfigurace

Nastavení modulu

Nastavení modulu naleznete v sekci Nastavení → Cestovní příkazy v2. V nastavení můžete konfigurovat následující oblasti:

Aktivní stavy workflow

Určete, které kroky schvalovacího procesu budou ve vaší společnosti aktivní. Můžete zapnout nebo vypnout:

• Podpis nadřízeného
• Podpis vedoucího nadřízeného (příkazce operace)
• Podpis ekonoma (správce rozpočtu)
• Zpráva o výsledku pracovní cesty

Dopravní prostředky

Definujte seznam dostupných dopravních prostředků pro vaši organizaci, například:

• Služební automobil
• Vlastní automobil
• Vlak
• Letadlo
• Autobus
• Jiné

Viditelnost polí

Zvolte, která pole budou v cestovním příkazu aktivní a zobrazená. Můžete skrýt pole, která vaše organizace nevyužívá, například:

• Bydliště
• Oddělení
• Pozice
• Telefon
• Číslo kreditní karty
• Pracovní doba od/do
• Počátek cesty, Konec cesty
• Určený dopravní prostředek
• Předpokládaná částka výdajů
• Povolená záloha a související pole

Sazby náhrad

Nastavte sazby náhrad podle platné legislativy a interních pravidel vaší společnosti:

Stravné domácí: Definujte částky stravného podle délky pracovní cesty v hodinách (například 5-12h, 12-18h, 18+h).

Stravné zahraniční: Nastavte sazby stravného pro jednotlivé země. Systém podporuje různé částky pro různé státy.

Jízdné: Zadejte sazbu náhrady za kilometr pro cesty vlastním vozidlem.

Kapesné zahraniční: Stanovte výši kapesného pro zahraniční cesty podle zemí.

Srážky za poskytnutá jídla: Určete procenta srážek ze stravného při poskytnutí jídel zdarma (snídaně, oběd, večeře).

Výchozí hodnoty pro uživatele

Pro každého zaměstnance můžete nastavit výchozí hodnoty, které se automaticky předvyplní při zakládání nového cestovního příkazu:

• Bydliště
• Oddělení
• Pozice
• Telefon
• Pracovní doba od/do
• Výchozí schvalovatel (nadřízený)

Vedoucí nadřízení a ekonomové

Určete, kteří uživatelé mohou vystupovat v roli vedoucích nadřízených (příkazců operace) a ekonomů (správců rozpočtu) pro schvalování cestovních příkazů.

Zaokrouhlování částek

Vyberte způsob zaokrouhlování konečných částek k proplacení:

• Zaokrouhlovat dolů
• Zaokrouhlovat nahoru
• Zaokrouhlovat matematicky

Uživatelská práva

Pro práci s modulem jsou k dispozici následující oprávnění:

Bez přístupu: Uživatel nemá přístup k modulu cestovních příkazů.

Zobrazení: Uživatel může zobrazit cestovní příkazy, ale nemůže je vytvářet ani upravovat.

Editace: Uživatel může vytvářet vlastní cestovní příkazy, vyplňovat výdaje a odeslat je ke schválení.

Schvalovatel: Uživatel může schvalovat cestovní příkazy jako nadřízený. Může také zobrazit cestovní příkazy svých podřízených.

Vedoucí schvalovatel: Uživatel má rozšířená oprávnění pro schvalování jako vedoucí nadřízený nebo ekonom (pokud jsou tyto role v nastavení aktivní).

Účetní cestovních příkazů: Speciální oprávnění pro účetní, kteří kontrolují a schvalují konečné vyúčtování cestovních příkazů a vyplácí náhrady.

Administrátor: Plný přístup včetně možnosti měnit stavy ručně, zobrazit zrušené cestovní příkazy a přistupovat k nastavení modulu.

Doporučené nastavení pro role

Role	Doporučené oprávnění	Popis
Běžný zaměstnanec	Editace	Může zakládat a vyplňovat vlastní cestovní příkazy
Vedoucí týmu	Schvalovatel	Schvaluje cestovní příkazy svých podřízených
Ředitel/Manažer	Vedoucí schvalovatel	Schvaluje jako vedoucí nadřízený nebo ekonom
Účetní	Účetní + Editace	Kontroluje vyúčtování, generuje platby
Systémový administrátor	Administrátor	Spravuje nastavení a řeší nestandardní situace

Uživatelské rozhraní

Hlavní obrazovka

Po otevření modulu se zobrazí přehled všech cestovních příkazů v podobě tabulky. Hlavní prvky obrazovky:

Tlačítka akcí v záhlaví:

• Založit cestovní příkaz - vytvoří nový domácí cestovní příkaz
• Založit cestovní příkaz zahraniční - vytvoří nový zahraniční cestovní příkaz
• Smazané - zobrazí zrušené cestovní příkazy (pouze pro administrátory)

Filtry podle typu:

• Všechny - zobrazí domácí i zahraniční cestovní příkazy
• Domácí - zobrazí pouze cestovní příkazy pro tuzemské cesty
• Zahraniční - zobrazí pouze cestovní příkazy pro zahraniční cesty

Filtry podle stavu: Pod filtry typu se zobrazují tlačítka pro jednotlivé stavy workflow s počtem cestovních příkazů v daném stavu. Můžete tak rychle filtrovat například jen cestovní příkazy čekající na schválení.

Tabulka cestovních příkazů

Tabulka obsahuje následující sloupce:

• Číslo - unikátní číslo cestovního příkazu ve formátu ROK/ČÍSLO
• Datum založení - kdy byl cestovní příkaz vytvořen
• Příjmení, jméno - zaměstnanec, který cestuje
• Oddělení - oddělení zaměstnance
• Datum prvního dne cesty - kdy cesta začíná
• Místo jednání - cílové místo cesty
• Konec cesty - datum - kdy cesta končí (pokud je pole aktivní v nastavení)
• Stav - aktuální stav cestovního příkazu
• Vyplaceno/Vyrovnáno - datum - kdy bylo vyúčtování proplaceno
• Typ - domácí nebo zahraniční
• Celková částka - celkové náklady cesty
• Proplatit (+)/Srazit (-) - částka k proplacení zaměstnanci (kladná) nebo k vrácení firmě (záporná)
• Akce - tlačítka pro zobrazení detailu, editaci nebo smazání

Navigace

Kliknutím na řádek v tabulce nebo na ikonu Detail v sloupci Akce se otevře detail cestovního příkazu. Zpět se vrátíte tlačítkem Zpět v záhlaví detailu nebo pomocí navigace v levém horním rohu.

Tlačítka DataTables

Nad tabulkou jsou k dispozici standardní nástroje pro práci s daty:

• Excel - exportuje aktuálně zobrazené cestovní příkazy do Excel souboru
• Tisk - vytiskne přehled cestovních příkazů
• Sloupce - umožňuje skrýt nebo zobrazit jednotlivé sloupce tabulky

Základní operace - Životní cyklus cestovního příkazu

Cestovní příkaz prochází během své existence několika stavy. Následující popis vysvětluje každý krok od založení po vyplacení.

Krok 1: Založení cestovního příkazu

Jak založit domácí cestovní příkaz

1. Na hlavní obrazovce modulu klikněte na tlačítko Založit cestovní příkaz
2. Otevře se dialogové okno s formulářem pro vyplnění základních údajů
3. Systém automaticky předvyplní údaje z vašeho uživatelského profilu (bydliště, oddělení, pozice, telefon, pracovní doba)
4. Vyplňte povinná pole označená hvězdičkou
5. Klikněte na tlačítko Uložit

Jak založit zahraniční cestovní příkaz

1. Na hlavní obrazovce modulu klikněte na tlačítko Založit cestovní příkaz zahraniční
2. Postup je stejný jako u domácího cestovního příkazu
3. Navíc vyplňte pole Měna pro vyplacení (výchozí je měna vaší země)
4. Zadejte Datum přepočtů kurzu (výchozí je aktuální datum)
5. Klikněte na tlačítko Uložit

Popis polí v základních údajích

Příjmení, jméno: Vyberte zaměstnance, který cestuje. Můžete vytvořit cestovní příkaz i pro jiného zaměstnance, pokud máte dostatečná oprávnění.

Bydliště: Adresa trvalého bydliště zaměstnance. Automaticky se předvyplní z profilu.

Oddělení: Organizační jednotka zaměstnance. Automaticky se předvyplní.

Pozice: Pracovní pozice zaměstnance. Automaticky se předvyplní.

Telefon: Kontaktní telefon zaměstnance. Automaticky se předvyplní.

Číslo kreditní karty: Číslo firemní kreditní karty, pokud ji zaměstnanec používá.

Pracovní doba od/do: Běžná pracovní doba zaměstnance. Automaticky se předvyplní.

Spolucestující: Vyberte další zaměstnance, kteří cestují společně. Můžete vybrat více osob.

Datum prvního dne cesty: Den, kdy pracovní cesta začíná. Povinné pole.

Počátek cesty - místo: Odkud zaměstnanec vyjíždí (například sídlo firmy).

Místo jednání: Cílové místo pracovní cesty. Povinné pole.

Účel cesty: Stručný popis účelu pracovní cesty (např. "Jednání s klientem", "Školení", "Montáž").

Konec cesty - místo: Kam se zaměstnanec vrací po skončení cesty.

Datum posledního dne cesty: Den, kdy pracovní cesta končí. Povinné pole.

Určený dopravní prostředek: Vyberte ze seznamu dostupných dopravních prostředků (služební auto, vlastní auto, vlak, letadlo atd.).

Předpokládaná částka výdajů: Odhadovaná výše nákladů na cestu včetně měny.

Povolená záloha: Částka zálohy, kterou zaměstnanec dostane před cestou, včetně měny.

Záloha vyplacena dne: Datum vyplacení zálohy zaměstnanci.

Pokladní doklad: Číslo pokladního dokladu o vyplacení zálohy.

Měna pro vyplacení (pouze zahraniční): Měna, ve které bude zaměstnanci vyplaceno konečné vyúčtování.

Datum přepočtů kurzu (pouze zahraniční): Datum, ke kterému se použijí směnné kurzy ČNB pro přepočty cizích měn.

Co je povinné vs. volitelné

Povinná pole jsou označena červenou hvězdičkou a nelze bez nich cestovní příkaz uložit:

• Příjmení, jméno
• Datum prvního dne cesty
• Datum posledního dne cesty
• Místo jednání
• Účel cesty
• Počátek cesty - místo

Všechna ostatní pole jsou volitelná a můžete je vyplnit později. Po uložení základních údajů se dostanete na detail cestovního příkazu.

Krok 2: Podpis a odeslání ke schválení

Po vyplnění základních údajů je cestovní příkaz ve stavu Založeno. Před odesláním ke schválení musí zaměstnanec cestovní příkaz podepsat.

Jak zaměstnanec podepíše cestovní příkaz

1. Otevřete detail cestovního příkazu
2. V sekci Základní údaje najděte pole Zaměstnanec s tlačítkem Podepsat
3. Klikněte na tlačítko Podepsat
4. Systém zaznamená váš elektronický podpis s datem a časem
5. Cestovní příkaz se přesune do stavu Podepsáno zaměstnancem

Jak odeslat cestovní příkaz nadřízenému ke schválení

1. Po podepsání se v sekci Základní údaje zobrazí tlačítko Odeslat ke schválení k pracovní cestě
2. Klikněte na toto tlačítko
3. V dialogu vyberte nadřízeného, který má cestovní příkaz schválit (výchozí nadřízený je předvyplněný)
4. Klikněte na tlačítko Odeslat
5. Nadřízený obdrží notifikaci o žádosti ke schválení
6. Cestovní příkaz se přesune do stavu Odesláno ke schválení

Krok 3: Schválení nadřízeným

Po odeslání cestovního příkazu ke schválení nadřízený obdrží notifikaci. Nadřízený může cestovní příkaz schválit nebo vrátit zaměstnanci k doplnění.

Jak nadřízený schvaluje cestovní příkaz

1. Nadřízený otevře detail cestovního příkazu (z notifikace nebo ze seznamu cestovních příkazů)
2. Zkontroluje vyplněné údaje
3. V sekci Základní údaje najde pole Podpis - Nadřízený s tlačítkem Podepsat
4. Klikněte na tlačítko Podepsat
5. Systém zaznamená elektronický podpis nadřízeného
6. Cestovní příkaz se přesune do dalšího stavu podle konfigurace

Možnost vrácení zpět k doplnění

Pokud nadřízený zjistí chyby nebo chybějící údaje:

1. Klikněte na tlačítko Vrátit k doplnění
2. Zadejte poznámku s vysvětlením, co je potřeba opravit nebo doplnit
3. Klikněte na tlačítko Odeslat
4. Zaměstnanec obdrží notifikaci s požadavkem na doplnění
5. Cestovní příkaz se vrátí do stavu Založeno nebo Podepsáno zaměstnancem
6. Po doplnění může zaměstnanec cestovní příkaz znovu odeslat ke schválení

Krok 4: Další schvalovací kola (volitelné)

Podle konfigurace modulu může být zapnuto další schvalování vedoucím nadřízeným a/nebo ekonomem.

Schválení vedoucím nadřízeným

Pokud je v nastavení aktivní pole Vedoucí nadřízený (příkazce operace):

1. Po schválení běžným nadřízeným se cestovní příkaz přesune do stavu Schválen, cesta povolena - nadřízený
2. Systém automaticky odešle cestovní příkaz vedoucímu nadřízenému (je definován v nastavení modulu)
3. Vedoucí nadřízený obdrží notifikaci
4. Postup schválení je stejný jako u běžného nadřízeného
5. Po podpisu vedoucího nadřízeného se cestovní příkaz přesune do dalšího stavu

Schválení ekonomem

Pokud je v nastavení aktivní pole Ekonom (správce rozpočtu):

1. Po schválení nadřízeným (nebo vedoucím nadřízeným) se cestovní příkaz odešle ekonomovi
2. Ekonom zkontroluje finanční stránku žádosti (zejména předpokládané výdaje a zálohu)
3. Po podpisu ekonoma se cestovní příkaz přesune do dalšího stavu

Po dokončení všech schvalovacích kroků se cestovní příkaz dostane do stavu Schválen k cestě a zaměstnanec může pracovní cestu uskutečnit.

Krok 5: Realizace pracovní cesty

Zaměstnanec provede pracovní cestu podle schváleného cestovního příkazu.

Co dělat během cesty

• Sbírejte všechny účtenky a doklady o výdajích (ubytování, doprava, stravování, parkovné atd.)
• Fotografujte účtenky mobilem nebo je uložte v elektronické podobě
• Zapisujte si základní údaje o cestě (časy odjezdů, příjezdů, místa, kde byla vykonávána práce)
• Evidujte si najeté kilometry, pokud cestujete vlastním vozidlem
• Poznamenávejte si poskytnutá jídla zdarma (snídaně, obědy, večeře)

Jak sbírat doklady

Doporučené postupy:

• Fotoaparát v mobilu: Vyfotografujte účtenky ihned po obdržení
• Mobilní aplikace: Použijte mobilní aplikaci eIntranet (pokud je dostupná)
• Poznámkový blok: Zapisujte si průběžně informace o cestě
• Složka na papírové doklady: Uchovávejte všechny originály účtenek

Krok 6: Zpráva o výsledku (volitelné)

Pokud je v nastavení aktivní pole Zpráva o výsledku pracovní cesty, zaměstnanec musí po návratu z cesty podat zprávu.

Jak podat zprávu o výsledku

1. Otevřete detail cestovního příkazu
2. V sekci Zpráva o výsledku pracovní cesty byla podána dne klikněte na tlačítko Upravit
3. Vyberte datum podání zprávy (obvykle aktuální datum)
4. Klikněte na tlačítko Uložit

Schválení zprávy

1. Po vyplnění data klikněte na tlačítko Odeslat ke schválení zprávy z pracovní cesty
2. Vyberte schvalovatele (obvykle nadřízeného)
3. Klikněte na tlačítko Odeslat
4. Schvalovatel obdrží notifikaci a může zprávu schválit svým podpisem v poli Se způsobem provedení souhlasí

Krok 7: Vyplnění výdajů

Po návratu z cesty je třeba vyúčtovat všechny výdaje. V sekci Vyúčtování nákladů pracovní cesty zadejte jednotlivé výdaje.

Jak přidávat výdaje

1. V detailu cestovního příkazu najděte sekci Vyúčtování nákladů pracovní cesty
2. Klikněte na tlačítko Přidat
3. Vyplňte formulář výdaje
4. Klikněte na tlačítko Uložit
5. Opakujte pro všechny výdaje

Pole ve formuláři výdaje

Datum: Datum, kdy výdaj vznikl.

Způsob platby: Vyberte, jak byl výdaj uhrazen:

• Hotovost z vlastních prostředků - zaměstnanec platil ze svých peněz, bude mu proplaceno
• Hotovost ze zálohy - zaměstnanec platil z obdržené zálohy, nebude dodatečně proplaceno
• Hotovost z kapesného - zaměstnanec platil z kapesného (zahraniční cesty), bude proplaceno
• Firemní karta - platba proběhla firemní kartou, nebude zaměstnanci proplaceno

Náklady/Popis: Stručný popis výdaje (např. "Ubytování hotel XY", "Jízdenka Praha-Brno", "Parkovné").

Částka: Výše výdaje jako číslo.

Měna: Měna, ve které byl výdaj uhrazen (CZK, EUR atd.).

Počet: Počet položek (obvykle 1, ale například u jízdenek můžete zadat 2 pro zpáteční cestu).

Automatický výpočet celkové částky

Systém automaticky vypočítá:

• Celkem za položku = Částka × Počet
• Celkem všechny výdaje = součet všech položek
• Přepočet cizích měn - výdaje v cizích měnách se automaticky přepočítají podle směnného kurzu ČNB k datu zadanému v poli "Datum přepočtů kurzu"

V tabulce výdajů se zobrazují jednotlivé položky s možností úpravy nebo smazání (pokud cestovní příkaz ještě není odeslán k finálnímu schválení).

Krok 8: Vyúčtování náhrad (automatické výpočty)

V sekci Výpočet nároku na stravné a náhrad zadejte údaje o jednotlivých dnech cesty. Systém automaticky vypočítá náhrady podle nastavených sazeb.

Pro tuzemské cesty

1. V detailu cestovního příkazu najděte sekci Výpočet nároku na stravné a náhrad
2. Klikněte na tlačítko Přidat
3. Vyplňte údaje pro jeden den cesty

Pole pro domácí cesty:

Datum: Den, za který zadáváte údaje.

Počátek: Čas, kdy zaměstnanec začal pracovní cestu (odchod z pracoviště nebo bydliště).

Místa: Místa, kde byla během dne vykonávána práce.

Konec: Čas, kdy zaměstnanec ukončil pracovní cestu (návrat na pracoviště nebo bydliště).

Dopravní prostředek: Vyberte použitý dopravní prostředek.

Vzdálenost v km: Celkový počet ujetých kilometrů (pokud relevantní).

SPZ: Registrační značka vozidla (zobrazí se podle vybraného dopravního prostředku).

Jídel zdarma: Zadejte, kolik jídel bylo poskytnuto zdarma. Můžete zadat:

• Počet jídel (0-4) - pokud systém používá jednoduchou evidenci
• Zaškrtnutím konkrétních jídel (Snídaně, Oběd, Večeře) - pokud systém používá detailní evidenci

Automatické výpočty pro domácí cesty:

Jízdné: Systém automaticky vypočítá jízdné podle najetých kilometrů a sazby za kilometr (pro vlastní vozidlo). Sazba je nastavena v konfiguraci modulu.

Stravné: Systém automaticky vypočítá stravné podle délky pracovní cesty:

• 5-12 hodin - základní sazba stravného
• 12-18 hodin - zvýšená sazba stravného
• Přes 18 hodin - maximální sazba stravného

Srážky za poskytnutá jídla: Systém automaticky srazí částku za každé poskytnuté jídlo zdarma podle nastavených procent.

Možnost ručně upravit celkovou částku: V posledním sloupci můžete ručně upravit vypočtenou celkovou částku, pokud je potřeba korekce.

Pro zahraniční cesty

Postup je podobný jako u domácích cest, ale s rozšířenými poli:

Datum: Den, za který zadáváte údaje.

Přejezd hranice tam: Čas, kdy zaměstnanec překročil státní hranici směrem do ciziny.

Stát, měna: Vyberte stát, ve kterém se zaměstnanec nacházel. U každého státu je zobrazena sazba stravného v cizí měně.

Přejezd hranice zpět: Čas, kdy zaměstnanec překročil státní hranici zpět do ČR (nebo do jiné země).

Dopravní prostředek: Vyberte použitý dopravní prostředek.

Vzdálenost v km: Celkový počet ujetých kilometrů.

Kapesné: Vyberte Ano/Ne, zda má být k náhradám přičteno kapesné.

Jídel zdarma: Stejně jako u domácích cest - zadejte počet nebo zaškrtněte konkrétní jídla.

Automatické výpočty pro zahraniční cesty:

Jízdné: Automatický výpočet podle vzdálenosti a sazby (stejně jako u domácích cest).

Stravné: Systém vypočítá stravné podle:

• Země pobytu (každá země má vlastní sazbu)
• Délky pobytu (doba mezi přejezdem hranice tam a zpět)
• Poskytnutých jídel zdarma (srážky podle procent pro danou zemi)

Kapesné: Pokud je zaškrtnuto Ano, systém automaticky přidá kapesné podle země a délky pobytu.

Přepočet do měny pro vyplacení: Všechny částky v cizích měnách se automaticky přepočítají do měny pro vyplacení podle směnného kurzu ČNB k datu zadanému v poli "Datum přepočtů kurzu".

Funkce "Kopírovat do dalšího dne"

U zahraničních cest můžete použít funkci kopírování, pokud má více dní podobné údaje:

1. U již vyplněného dne klikněte na ikonu Kopírovat do dalšího dne
2. Systém vytvoří nový záznam pro následující den s převzatými údaji
3. Můžete upravit pouze odlišné hodnoty (například časy přejezdu hranice)

Krok 9: Odeslání k finálnímu schválení

Po vyplnění všech výdajů a náhrad je třeba cestovní příkaz odeslat účetní ke kontrole a proplacení.

Kontrola konečného vyúčtování

Před odesláním zkontrolujte sekci Konečné vyúčtování nákladů pracovní cesty:

Celkem: Součet všech výdajů (sekce Vyúčtování nákladů) a náhrad (sekce Výpočet nároku na stravné).

Záloha: Povolená záloha z části Základní údaje.

Způsob platby: Výdaje zaplacené firemní kartou (nebudou proplaceny).

Bude sraženo: Částka, kterou zaměstnanec musí vrátit firmě (pokud čerpal více, než má nárok). Můžete ručně upravit.

Proplatí firma zaměstnanci: Konečná částka k vyplacení zaměstnanci. Systém ji automaticky vypočítá jako: Celkem - Záloha - Způsob platby - Bude sraženo. Můžete ji ručně upravit.

Podpis zaměstnance

1. Zkontrolujte správnost všech údajů
2. V sekci Konečné vyúčtování najděte pole Prohlašuji, že jsem všechny údaje uvedl úplně a správně. Podpis zaměstnance vyslaného na služební cestu.
3. Klikněte na tlačítko Podepsat
4. Systém zaznamená váš elektronický podpis

Odeslání účetní

1. Po podepsání se zobrazí tlačítko Odeslat ke schválení a proplacení nákladů pracovní cesty
2. Klikněte na toto tlačítko
3. V dialogu jsou zobrazeni dva výběry:

• Nadřízený (pokud je aktivní v nastavení) - vyberte nadřízeného, který má schválit vyúčtování. Po jeho schválení se vyúčtování automaticky odešle účetní.
• Účetní - vyberte účetní, který má vyúčtování zkontrolovat a proplatit. Pokud není nadřízený aktivní, cestovní příkaz se odešle přímo účetní.

4. Klikněte na tlačítko Odeslat
5. Cestovní příkaz se přesune do stavu Vyúčtování odesláno

Krok 10: Schválení a proplacení účetní

Účetní obdrží notifikaci o cestovním příkazu k proplacení. Účetní zkontroluje vyúčtování a schválí proplacení.

Kontrola účetní

1. Účetní otevře detail cestovního příkazu
2. Zkontroluje všechny výdaje a náhrady
3. Ověří přiložené doklady v záložce Poznámky
4. Zkontroluje výpočet konečné částky k proplacení
5. Pokud je vše v pořádku, přejde ke schválení

Schválení vyúčtování

1. V sekci Konečné vyúčtování najděte pole Zaměstnanec, který přezkoušel a upravil vyúčtování
2. Klikněte na tlačítko Podepsat
3. Systém zaznamená elektronický podpis účetní
4. Cestovní příkaz se přesune do stavu Vyúčtování schváleno

QR kód pro platbu

Po schválení účetní se automaticky vygeneruje QR kód pro platbu:

• QR kód obsahuje údaje o platbě (číslo účtu zaměstnance, částka, variabilní symbol)
• Účetní může QR kód naskenovat bankovní aplikací a platbu snadno provést
• Pokud účet zaměstnance není vyplněn nebo má chybný formát, QR kód se nevygeneruje a zobrazí se upozornění

Označení jako vyřízeno

1. Po proplacení částky zaměstnanci najděte pole Vyplaceno/Vyrovnáno - cestovní příkaz vyřízen
2. Klikněte na tlačítko Podepsat
3. Systém zaznamená elektronický podpis a datum vyplacení
4. Cestovní příkaz se přesune do stavu Vyřízeno
5. Cestovní příkaz je nyní dokončen

Pokročilé funkce

Kopírování cestovního příkazu

Pokud potřebujete vytvořit podobný cestovní příkaz (například opakující se měsíční cesta):

1. Otevřete detail existujícího cestovního příkazu
2. Poznámka: V analyzovaných souborech nebyla nalezena přímá funkce kopírování, ale můžete vytvořit nový cestovní příkaz a ručně přenést údaje
3. Alternativně použijte funkci Kopírovat do dalšího dne u náhrad na zahraniční cesty

Stornování cestovního příkazu

Pokud je třeba zrušit cestovní příkaz (například když se cesta neuskuteční):

Jak zrušit cestovní příkaz

1. Otevřete detail cestovního příkazu
2. Klikněte na tlačítko Zrušit (červené tlačítko v záhlaví sekce Základní údaje)
3. V dialogu zadejte důvod zrušení
4. Klikněte na tlačítko Zrušit cestovní příkaz
5. Cestovní příkaz bude označen jako zrušený a přestane se zobrazovat v běžném přehledu

Poznámka: Zrušený cestovní příkaz můžete zobrazit pouze s administrátorským oprávněním pomocí tlačítka Smazané v hlavním přehledu.

Export do Excelu

Můžete exportovat přehled cestovních příkazů do Excel souboru:

1. V hlavním přehledu cestovních příkazů nastavte požadované filtry (typ, stav)
2. Klikněte na tlačítko Excel nad tabulkou
3. Systém vygeneruje Excel soubor se všemi zobrazenými cestovními příkazy
4. Soubor se automaticky stáhne do vašeho počítače

Tisk cestovního příkazu

Můžete vytisknout cestovní příkaz nebo jeho přehled:

Tisk přehledu cestovních příkazů

1. V hlavním přehledu nastavte požadované filtry
2. Klikněte na tlačítko Tisk nad tabulkou
3. Otevře se náhled tisku
4. Vytiskněte pomocí tlačítka Tisk ve vašem prohlížeči

Tisk detailu cestovního příkazu

1. Otevřete detail cestovního příkazu
2. Klikněte na tlačítko Vytisknout v záhlaví sekce Základní údaje
3. Otevře se náhled tisku (skryjí se všechna tlačítka s třídou "no-print")
4. Vytiskněte pomocí funkce tisku vašeho prohlížeče (obvykle Ctrl+P)

Poznámky a připojené dokumenty

K cestovnímu příkazu můžete připojovat poznámky a soubory.

Jak přidávat poznámky

1. Otevřete detail cestovního příkazu
2. Přejděte na záložku Poznámky
3. Klikněte na tlačítko Přidat poznámku
4. Zadejte text poznámky
5. Volitelně připojte soubory (kliknutím na Vybrat soubory)
6. Klikněte na tlačítko Uložit

Typy poznámek

Ruční poznámky: Poznámky přidané uživateli ručně. Můžete je upravovat nebo mazat (pokud jste je vytvořili vy nebo máte dostatečná oprávnění).

Systémové poznámky: Automaticky generované poznámky o změnách stavu, podpisech, úpravách polí apod. Tyto poznámky nelze upravovat ani mazat.

Připojené soubory

Doporučuje se připojovat:

• Naskenované nebo vyfocené účtenky
• Jízdenky
• Faktury za ubytování
• Parkovací lístky
• Další doklady související s cestou

Změna stavu (pouze administrátoři)

Uživatelé s nejvyšším oprávněním (administrátoři) mohou ručně měnit stav cestovního příkazu. Tato funkce slouží k řešení nestandardních situací.

Jak změnit stav ručně

1. Otevřete detail cestovního příkazu
2. V sekci záhlaví s aktuálním stavem najděte rozbalovací menu Stav
3. Vyberte nový stav ze seznamu
4. Systém zobrazí potvrzovací dialog s upozorněním
5. Klikněte na tlačítko Ano
6. Stav bude změněn a systém zaznamená tuto akci v poznámkách

Upozornění: Ruční změna stavu může narušit běžný workflow. Používejte tuto funkci pouze v oprávněných případech (například při chybě v systému, nutnosti vrátit cestovní příkaz do předchozího stavu atd.).

Integrace s dalšími moduly

Propojené moduly

Modul Cestovní příkazy v2 je propojen s následujícími moduly systému eIntranet:

Modul Zaměstnanci

• Načítání údajů o zaměstnancích (jméno, bydliště, oddělení, pozice, telefon)
• Načítání čísla bankovního účtu pro generování QR kódů
• Předvyplňování polí při vytváření nového cestovního příkazu

Modul Uživatelé

• Oprávnění uživatelů (rights_CestakyV2, rights_CestakyV2_ucetni)
• Vztahy nadřízený-podřízený pro schvalovací workflow
• Notifikace uživatelům o akcích vyžadujících jejich pozornost
• Elektronické podpisy s uložením data a času

Směnné kurzy ČNB

• Automatické stahování denních směnných kurzů z ČNB
• Přepočet cizích měn na českou korunu nebo jinou měnu pro vyplacení
• Použití kurzu k datu uvedenému v poli "Datum přepočtů kurzu"

Modul Soubory

• Ukládání připojených dokumentů (účtenky, doklady)
• Evidence souborů v centrálním úložišti
• Zobrazování náhledů souborů a tlačítek pro stažení

Modul Měny

• Seznam dostupných měn pro zadávání výdajů
• Informace o zkratkách měn (CZK, EUR, USD atd.)

Modul Země

• Seznam zemí pro zahraniční cesty
• Přiřazení sazeb náhrad jednotlivým zemím
• Informace o měnách jednotlivých zemí

Datové toky mezi moduly

Vytvoření cestovního příkazu:

1. Systém načte údaje z modulu Zaměstnanci (bydliště, oddělení atd.)
2. Systém načte výchozí hodnoty z konfigurace uživatele
3. Předvyplní formulář a umožní uživateli údaje upravit

Schvalovací workflow:

1. Systém zjistí nadřízeného zaměstnance z modulu Uživatelé
2. Odešle notifikaci nadřízenému
3. Po schválení pokračuje podle konfigurace (vedoucí nadřízený, ekonom)

Výpočet náhrad:

1. Systém načte sazby z konfigurace podle roku a země
2. Vypočítá stravné, jízdné, kapesné
3. Pokud je potřeba, načte směnný kurz z modulu Směnné kurzy ČNB
4. Přepočítá částky do měny pro vyplacení

Proplacení:

1. Systém načte číslo účtu zaměstnance z modulu Zaměstnanci
2. Vygeneruje QR kód s platebními údaji
3. Účetní naskenuje QR kód a provede platbu
4. Účetní označí cestovní příkaz jako vyplacený

Závislosti na ostatních modulech

Co musí být nastaveno v jiných modulech:

• Modul Zaměstnanci: Vyplněné údaje o zaměstnancích (minimálně jméno, oddělení). Pro proplacení je nutné vyplnit číslo bankovního účtu.
• Modul Uživatelé: Nastavená práva pro práci s cestovními příkazy (rights_CestakyV2). Pro nadřízené nastavený vztah nadřízený-podřízený.
• Směnné kurzy ČNB: Pravidelně aktualizované směnné kurzy (obvykle denně automaticky). Pro ruční aktualizaci použijte funkci v modulu Směnné kurzy.
• Modul Země: Správně nastavené země s informacemi o měnách.

Tipy a triky

Rychlé vyplňování údajů

Výchozí hodnoty: Nastavte si výchozí hodnoty v konfiguraci uživatele (bydliště, oddělení, pozice atd.). Tyto hodnoty se budou automaticky předvyplňovat při vytváření nového cestovního příkazu.

Automatické načítání: Při změně pole "Příjmení, jméno" se automaticky načtou a předvyplní údaje vybraného zaměstnance.

Kopírování dnů: U zahraničních cest použijte funkci "Kopírovat do dalšího dne" u náhrad, pokud má více dní podobné údaje.

Kontrola před odesláním

Před odesláním cestovního příkazu ke schválení zkontrolujte:

• Správnost datumů (datum prvního a posledního dne cesty)
• Vyplnění povinných polí (místo jednání, účel cesty)
• Správnost předpokládané částky výdajů a zálohy
• Zda jste podepsali cestovní příkaz jako zaměstnanec

Před odesláním vyúčtování ke schválení zkontrolujte:

• Že jste zadali všechny výdaje a připojili doklady
• Že jste vyplnili údaje o náhradách pro všechny dny cesty
• Správnost způsobů platby (hotovost z vlastních prostředků, ze zálohy, firemní karta)
• Částku k proplacení v sekci Konečné vyúčtování
• Zda jste podepsali prohlášení o správnosti údajů

Výdaje a doklady

Jak evidovat výdaje: Zadávejte výdaje průběžně, nejlépe ještě během cesty. Využijte mobilní aplikaci nebo si poznamenávejte údaje do poznámkového bloku.

Fotit účtenky: Vyfotografujte účtenky ihned po obdržení. Ujistěte se, že fotka je čitelná a obsahuje všechny důležité údaje (datum, částku, popis).

Připojování dokladů: Připojte naskenované nebo vyfocené účtenky v záložce Poznámky. Můžete připojit více souborů najednou.

Způsoby platby: Správně vybírejte způsob platby:

• Pokud jste platili ze svých peněz - Hotovost z vlastních prostředků
• Pokud jste platili z obdržené zálohy - Hotovost ze zálohy
• Pokud jste platili firemní kartou - Firemní karta (nebude vám proplaceno)

Zahraniční cesty

Kopírování dnů: Pokud cestujete několik dní ve stejné zemi se stejným dopravním prostředkem, použijte funkci "Kopírovat do dalšího dne". Ušetříte čas a předejdete chybám.

Kurzy měn: Zkontrolujte nastavené datum přepočtů kurzu. Obvykle se používá datum prvního dne cesty. Systém automaticky použije kurz ČNB k tomuto datu.

Kapesné: U zahraničních cest nezapomeňte zaškrtnout pole Kapesné, pokud máte nárok. Systém automaticky vypočítá výši kapesného podle země.

Časy přejezdu hranice: Zaznamenejte si přesné časy přejezdu státní hranice tam i zpět. Podle těchto časů se počítá délka pobytu v cizině a výše náhrad.

Pro schvalovatele

Filtry: Použijte filtr podle stavu "Odesláno ke schválení" k rychlému zobrazení cestovních příkazů čekajících na vaše schválení.

Poznámky při vrácení: Pokud vracíte cestovní příkaz k doplnění, vždy zadejte poznámku s vysvětlením, co je potřeba opravit nebo doplnit. Poznámka se zobrazí zaměstnanci.

Kontrola náhrad: Před schválením zkontrolujte vypočtené náhrady. Systém počítá automaticky, ale může dojít k chybám v zadaných údajích (například špatný čas konce cesty).

Pro účetní

QR kódy: Po schválení vyúčtování se automaticky vygeneruje QR kód pro platbu. Naskenujte ho bankovní aplikací a platbu snadno provedete.

Kontrola dokladů: Vždy zkontrolujte připojené doklady v záložce Poznámky. Pokud některé doklady chybí, vraťte cestovní příkaz zaměstnanci k doplnění.

Ruční úprava částky: Pokud je potřeba opravit vypočtenou částku, můžete ručně upravit pole "Bude sraženo" nebo "Proplatí firma zaměstnanci" v sekci Konečné vyúčtování.

Označení jako vyplaceno: Nezapomeňte označit cestovní příkaz jako vyplacený po provedení platby. Tím se cestovní příkaz přesune do stavu Vyřízeno a bude archivován.

Časté problémy a jejich řešení

Nemohu odeslat cestovní příkaz ke schválení

Problém: Tlačítko "Odeslat ke schválení" je neaktivní (šedé).

Možné příčiny a řešení:

• Nepodepsáno zaměstnancem: Před odesláním ke schválení musíte podepsat cestovní příkaz jako zaměstnanec. Najděte pole "Zaměstnanec" a klikněte na tlačítko "Podepsat".
• Chybí povinná pole: Zkontrolujte, zda jsou vyplněna všechna povinná pole (označená hvězdičkou). Nejčastěji chybí datum prvního dne cesty, místo jednání nebo účel cesty.
• Cestovní příkaz je již ve vyšším stavu: Pokud je cestovní příkaz již ve stavu "Odesláno ke schválení" nebo vyšším, nemůžete ho znovu odeslat.

Výpočet stravného nebo jízdného je nesprávný

Problém: Systém vypočítal stravné nebo jízdné jinak, než očekávám.

Možné příčiny a řešení:

• Nesprávné časy: Zkontrolujte časy počátku a konce pracovní cesty. Stravné se počítá podle celkové délky cesty v hodinách.
• Poskytnutá jídla zdarma: Pokud jste zadali poskytnutá jídla zdarma, systém automaticky sráží částku za každé jídlo. Zkontrolujte, zda jste zadali správný počet nebo správně zaškrtli konkrétní jídla.
• Nesprávná sazba: Sazby náhrad se nastavují v konfiguraci modulu podle roku. Pokud se změnily zákonné sazby, je třeba je aktualizovat v nastavení. Kontaktujte administrátora.
• Zahraniční cesty - špatná země: U zahraničních cest zkontrolujte, zda je vybraná správná země. Každá země má jinou sazbu stravného.

Řešení: Pokud je výpočet stále nesprávný, můžete částku ručně upravit v poli "Celkem upraveno" u konkrétního dne.

Systém nezobrazuje některá pole

Problém: V cestovním příkazu chybí některá pole (například "Bydliště", "Číslo kreditní karty").

Možné příčiny a řešení:

• Pole je vypnuto v nastavení: V nastavení modulu lze zvolit, která pole se budou zobrazovat. Pokud pole chybí, kontaktujte administrátora s žádostí o zapnutí tohoto pole v nastavení modulu.
• Pole je podmíněné: Některá pole se zobrazují pouze v určitých situacích (například pole pro zahraniční cesty se zobrazují jen u zahraničních cestovních příkazů).

Nemohu přidat výdaje nebo náhrady

Problém: Tlačítko "Přidat" v sekci Vyúčtování nákladů nebo Výpočet nároku na stravné je neaktivní.

Možné příčiny a řešení:

• Cestovní příkaz není ve správném stavu: Výdaje a náhrady lze přidávat pouze pokud cestovní příkaz je ve stavu "Schválen k cestě" nebo vyšším (ale nižším než "Vyúčtování odesláno").
• Zaměstnanec již podepsal vyúčtování: Po podpisu zaměstnance v části Konečné vyúčtování nelze již přidávat ani upravovat výdaje a náhrady. Pokud je potřeba něco změnit, kontaktujte účetní nebo administrátora.
• Vyúčtování je již schváleno: Po schválení vyúčtování účetní nelze již nic měnit.

QR kód se negeneruje

Problém: Po schválení vyúčtování účetní se nezobrazuje QR kód pro platbu.

Možné příčiny a řešení:

• Chybí číslo účtu: Zkontrolujte, zda má zaměstnanec vyplněné číslo bankovního účtu v modulu Zaměstnanci. Bez čísla účtu nelze QR kód vygenerovat.
• Chybný formát čísla účtu: Číslo účtu musí být ve formátu "číslo-účtu/kód-banky" (například "123456789/0100") nebo "předčíslí-číslo-účtu/kód-banky". Pokud je formát nesprávný, systém zobrazí upozornění.
• Částka k proplacení je nula nebo záporná: Pokud není co platit, QR kód se negeneruje. Zkontrolujte pole "Proplatí firma zaměstnanci" v sekci Konečné vyúčtování.

Měnové přepočty nejsou správné

Problém: Výdaje v cizích měnách se přepočítávají nesprávně.

Možné příčiny a řešení:

• Chybné datum přepočtů kurzu: Zkontrolujte pole "Datum přepočtů kurzu" v části Základní údaje. Systém používá směnný kurz ČNB k tomuto datu.
• Chybějící směnný kurz: Pokud pro dané datum a měnu není v systému směnný kurz, přepočet se neprovede. Zkontrolujte modul Směnné kurzy ČNB a případně ručně načtěte kurzy pro požadované datum.
• Neaktuální kurzy: Systém automaticky stahuje kurzy ČNB denně. Pokud jsou kurzy zastaralé, zkontrolujte automatickou aktualizaci nebo ručně načtěte kurzy.

Řešení: Pokud problém přetrvává, kontaktujte administrátora nebo účetní pro kontrolu nastavení měnových kurzů.

---

Datum poslední aktualizace: 13.11.2025