Cestovní příkazy v2

Přehled modulu

Modul Cestovní příkazy v2 slouží ke kompletní správě tuzemských i zahraničních služebních cest zaměstnanců. Systém pokrývá celý životní cyklus cestovního příkazu - od zadání základních údajů před cestou, přes schvalování nadřízenými, vyúčtování cestovních výdajů po návratu, až po finální vyrovnání a uzavření. Postup zadávání a zpracování odpovídá tištěným formulářům cestovních příkazů.

Klíčové funkce

• Zakládání tuzemských a zahraničních cestovních příkazů
• Vícestupňové schvalování cestovních příkazů (zaměstnanec, přímý nadřízený, vrcholový vedoucí, ekonom)
• Automatický výpočet stravného, jízdného a kapesného podle platných sazeb
• Evidence cestovních výdajů a náhrad (ubytování, doprava, stravné, ostatní výdaje)
• Podpora platby hotovostí, kartou, firemní kartou a platby zaměstnavatelem
• Automatický výpočet konečného vyúčtování (proplacení/vrácení částky)
• Elektronické podpisy jednotlivých částí cestovního příkazu
• Historie změn a poznámky k cestovnímu příkazu
• Export dat a tisk cestovních příkazů
• Podpora přepočtu měn pro zahraniční cesty

Cílová skupina

• Zaměstnanci - zadávání, vyúčtování a sledování vlastních cestovních příkazů
• Vedoucí pracovníci - schvalování cestovních příkazů podřízených
• Účetní - kontrola vyúčtování a vyplácení náhrad
• Administrátoři - nastavení sazeb, práv a komplexní správa modulu

Přístup a nastavení

Jak se dostat do modulu

Navigační cesta: Hlavní menu → Cestovní příkazy v2

Uživatelská práva

Modul Cestovní příkazy v2 používá granulární systém uživatelských práv:

Úroveň práv	Hodnota	Popis
Bez přístupu	0	Uživatel nemá přístup k modulu
Čtení svých	1	Zobrazení pouze vlastních cestovních příkazů
Čtení svých a podřízených	5	Zobrazení vlastních a cestovních příkazů podřízených zaměstnanců
Čtení a zápis	7	Úprava vlastních a cestovních příkazů podřízených
Čtení a zadávání vše	10	Prohlížení a vytváření všech cestovních příkazů ve firmě
Administrátor	15	Plný přístup včetně mazání a obnovování smazaných záznamů

Speciální oprávnění:

• Účetní - dodatečné právo pro uživatele, kteří mají kontrolovat vyúčtování a schvalovat konečné vyplacení. Nastavuje se samostatně nezávisle na základních právech.

Nastavení modulu

Cesta k nastavení: Nastavení → Cestovní příkazy v2

Uživatelská práva

Správa přístupových práv jednotlivých uživatelů k modulu cestovních příkazů.

Obecná nastavení

Konfigurace využívaných polí a funkcí modulu:

• Výběr polí pro Část 1 (Základní údaje před cestou)
• Výběr polí pro Část 2 (Zpráva o výsledku)
• Zapnutí/vypnutí Části 3 (Výdaje na pracovní cestu)
• Zapnutí/vypnutí Části 4 (Výdaje na stravné a náhrady)
• Nastavení schvalovatelů (přímý nadřízený, vrcholový vedoucí, ekonom)
• Definice dopravních prostředků
• Nastavení zaokrouhlování konečných částek

Nastavení náhraddle států

Správa zemí, pro které jsou evidovány sazby stravného a kapesného pro zahraniční cesty.

Nastavení náhrad pro jednotlivé země

Pro každou zemi a rok lze nastavit:

• Sazby stravného pro jednotlivé časové pásma (domácí cesty)
• Sazby kapesného (zahraniční cesty)
• Krácení stravného při poskytnutí stravy zaměstnavatelem
• Náhrady za použití soukromého vozidla (kilometrové sazby)
• Ceny pohonných hmot pro výpočet jízdného

Vlastní překlady

Možnost přizpůsobit názvy polí a textů dle potřeb organizace.

Výchozí hodnoty pro uživatele

Pro každého uživatele lze definovat výchozí hodnoty, které se automaticky předvyplní při zakládání nového cestovního příkazu:

• Oddělení
• Telefon
• Bydliště
• Pracovní doba (od-do)
• Číslo kreditní karty
• Počátek cesty (sídlo)
• Účel cesty
• Konec cesty (sídlo)
• Určený dopravní prostředek
• Povolená záloha
• Výchozí schvalovatel

Stavy cestovního příkazu

Cestovní příkaz prochází během svého životního cyklu různými stavy, které odpovídají aktuální fázi zpracování:

Stav	Kód	Popis
Rozpracován	0	Nový cestovní příkaz, který ještě nebyl odeslán ke schválení
Připraven k podpisu	1	Cestovní příkaz připraven k elektronickému podpisu zaměstnancem
Podepsán zaměstnancem	5	Zaměstnanec podepsal, čeká na podpis nadřízeného
Schválen nadřízeným	10	Přímý nadřízený schválil cestovní příkaz
Schválen vedoucím	15	Vrcholový vedoucí schválil (pokud je toto schvalování aktivní)
Schválen ekonomem	18	Ekonom schválil (pokud je toto schvalování aktivní)
Cesta probíhá/ukončena	20	Cestovní příkaz je plně schválen, lze vyúčtovat náklady po cestě
Vyúčtován zaměstnancem	25	Zaměstnanec dokončil vyúčtování výdajů
Zkontrolován	30	Nadřízený/účetní zkontroloval vyúčtování
Vyplaceno/vyrovnáno	35	Náhrada byla vyplacena nebo zaměstnanec vrátil přeplatek - cestovní příkaz je uzavřen
Zrušen	40	Cestovní příkaz byl zrušen

Uživatelské rozhraní

Hlavní obrazovka

Po otevření modulu se zobrazí přehled cestovních příkazů v tabulkovém formátu. Tabulka obsahuje následující sloupce:

• Číslo - číslo cestovního příkazu ve formátu Rok/Pořadové číslo
• Datum založení - kdy byl cestovní příkaz vytvořen
• Příjmení, jméno - jméno zaměstnance včetně kódu země
• Oddělení - oddělení zaměstnance
• Datum cesty od - začátek služební cesty
• Místo jednání - cíl služební cesty
• Stav - aktuální stav zpracování cestovního příkazu
• Vyplaceno/vyrovnáno datum - datum vyplacení náhrady
• Typ - Domácí nebo Zahraniční
• Celková částka - celkové náklady na cestu
• Proplatit/vrátit - částka k proplacení zaměstnanci nebo vrácení firmě
• Akce - tlačítka pro zobrazení detailu, kopírování nebo smazání

Filtry a vyhledávání

V horní části stránky jsou k dispozici filtry pro rychlé vyhledávání:

• Filtr typu cesty: Všechny / Domácí / Zahraniční
• Filtr podle stavu: Všechny / Rozpracován / Připraven k podpisu / Podepsán zaměstnancem / ... (všechny stavy)
• Textové vyhledávání: Vyhledávání v celé tabulce podle jakéhokoliv sloupce

U každého filtru stavu je zobrazený počet cestovních příkazů v daném stavu formou barevného odznaku.

Tlačítka na hlavní obrazovce

• Založit cestovní příkaz - vytvoření nového tuzemského cestovního příkazu
• Založit cestovní příkaz zahraniční - vytvoření nového zahraničního cestovního příkazu
• Smazané - zobrazení přehledu smazaných cestovních příkazů (pouze pro administrátory)
• Nastavení - přechod do nastavení modulu (pokud má uživatel oprávnění)

Základní operace

Vytvoření nového cestovního příkazu

Tuzemský cestovní příkaz

1. Klikněte na tlačítko Založit cestovní příkaz
2. Otevře se dialogové okno s formulářem
3. Vyplňte nebo zkontrolujte předvyplněné údaje:
   • Příjmení, jméno - výběr zaměstnance (předvyplněn přihlášený uživatel)
   • Bydliště - adresa bydliště zaměstnance
   • Oddělení - oddělení zaměstnance
   • Pozice - pracovní pozice
   • Telefon - kontaktní telefon
   • Číslo kreditní karty - číslo firemní nebo osobní platební karty
   • Pracovní doba od-do - obvyklá pracovní doba
   • Spolucestující - ostatní zaměstnanci cestující společně
   • Datum cesty od - začátek služební cesty (povinné)
   • Počátek cesty - místo, odkud cesta začíná
   • Místo jednání - cíl služební cesty (povinné)
   • Účel cesty - stručný popis účelu cesty
   • Konec cesty - místo ukončení cesty
   • Datum cesty do - konec služební cesty (povinné)
   • Určený dopravní prostředek - výběr z definovaných dopravních prostředků
   • Předpokládaná částka výdajů - odhad nákladů včetně měny
   • Povolená záloha - výše schválené zálohy před cestou včetně měny
   • Povolená záloha vyplacena dne - datum vyplacení zálohy
   • Povolená záloha - pokladní doklad - číslo dokladu o vyplacení
4. Klikněte na tlačítko Uložit
5. Cestovní příkaz je vytvořen ve stavu "Rozpracován"

Zahraniční cestovní příkaz

1. Klikněte na tlačítko Založit cestovní příkaz zahraniční
2. Postup je stejný jako u tuzemského, navíc vyplňte:
   • Měna pro vyplacení - výběr měny, ve které bude proplacení (CZK, EUR, USD...)
   • Datum kurzu - datum, ke kterému se použije kurz ČNB pro přepočet cizích měn
3. Klikněte na tlačítko Uložit

Odeslání cestovního příkazu ke schválení

1. Otevřete detail cestovního příkazu kliknutím na jeho číslo v přehledu
2. Zkontrolujte všechny vyplněné údaje
3. V části "Základní údaje" najděte tlačítko Odeslat ke schválení
4. Klikněte na toto tlačítko
5. Potvrďte odeslání v dialogovém okně
6. Cestovní příkaz změní stav na "Připraven k podpisu"
7. Elektronický podpis zaměstnance se automaticky vytvoří
8. Cestovní příkaz změní stav na "Podepsán zaměstnancem"
9. Zvolený nadřízený obdrží emailové upozornění

Schválení cestovního příkazu nadřízeným

1. Nadřízený otevře detail cestovního příkazu
2. Zkontroluje všechny údaje
3. V části "Základní údaje" pod podpisovým blokem "Nadřízený" klikne na tlačítko Podepsat
4. Elektronický podpis nadřízeného se vytvoří
5. Cestovní příkaz změní stav na "Schválen nadřízeným"
6. Pokud je aktivní další úroveň schvalování (vrcholový vedoucí, ekonom), postup se opakuje
7. Po dokončení všech schválení přechází cestovní příkaz do stavu "Cesta probíhá/ukončena"

Vrácení cestovního příkazu k doplnění

Pokud nadřízený najde v cestovním příkazu nesrovnalosti:

1. V detailu cestovního příkazu klikne na tlačítko Vrátit zpět k doplnění
2. Otevře se dialog pro zadání poznámky
3. Napište důvod vrácení a klikněte na Uložit
4. Cestovní příkaz se vrátí do stavu "Rozpracován"
5. Zaměstnanec obdrží emailové upozornění
6. Zaměstnanec provede úpravy a znovu odešle ke schválení

Pokročilé funkce

Vyúčtování cestovních výdajů (Část 3)

Po návratu ze služební cesty a po úplném schválení cestovního příkazu může zaměstnanec vyúčtovat veškeré výdaje:

Přidání výdaje

1. Otevřete detail cestovního příkazu
2. V sekci Výdaje na pracovní cestu klikněte na tlačítko Přidat
3. Vyplňte údaje o výdaji:
   • Datum - kdy byl výdaj uhrazen
   • Způsob platby - výběr z možností:
     • Hotovost zaměstnance
     • Karta zaměstnance
     • Firemní karta (tato částka se neproplatí)
     • Platil zaměstnavatel
   • Popis - co bylo zakoupeno
   • Částka - cena za jednotku včetně výběru měny
   • Počet - kolik kusů bylo zakoupeno
4. Klikněte na Uložit
5. Výdaj se přidá do tabulky a automaticky se započítá do celkové částky

Úprava nebo smazání výdaje

1. V tabulce výdajů klikněte na ikonu Upravit (tužka) u daného výdaje
2. Proveďte změny a uložte
3. Pro smazání klikněte na ikonu Smazat (křížek) a potvrďte

Vyúčtování stravného a jízdného (Část 4)

Tato část slouží k automatickému výpočtu náhrad za stravné a jízdné podle platných sazeb.

Tuzemský cestovní příkaz - přidání dne

1. V sekci Výdaje na stravné a náhrady klikněte na tlačítko Přidat
2. Vyplňte údaje o dni:
   • Datum - den, za který se vyúčtovává
   • Pracovní doba od - čas začátku práce/cesty
   • Místa - seznam navštívených míst během dne
   • Pracovní doba do - čas konce práce/cesty
   • Použitý dopravní prostředek - výběr z definovaných prostředků
   • Vzdálenost v km - počet ujetých kilometrů (pro výpočet jízdného u soukromého vozidla)
   • Poskytnutá jídla - zaškrtněte, která jídla byla poskytnuta (snídaně/oběd/večeře) - podle toho se krátí stravné
   • Jízdné - náklady na dopravu (vlakem, autobusem apod.)
   • SPZ vozidla - registrační značka použitého vozidla (pro soukromé auto)
   • Druh vozidla - osobní/nákladní
   • Spotřeba - spotřeba paliva na 100 km
   • Druh PHM - benzín/nafta/LPG atd.
   • Cena PHM - aktuální cena paliva
3. Klikněte na Uložit
4. Systém automaticky vypočítá:
   • Jízdné - podle ujetých kilometrů a sazeb pro soukromé vozidlo
   • Stravné - podle odpracovaných hodin a poskytnutých jídel
   • Celkem - součet jízdného a stravného

Zahraniční cestovní příkaz - přidání dne

1. V sekci Výdaje na stravné a náhrady klikněte na tlačítko Přidat
2. Vyplňte údaje obdobně jako u tuzemského, navíc:
   • Země - výběr země, ve které se daný den nacházíte
   • Čas odjezdu/příjezdu - přesný čas přechodu hranice (důležité pro výpočet kapesného)
   • Kapesné - automaticky vypočteno podle země a počtu hodin strávených v dané zemi
3. Klikněte na Uložit
4. U zahraničních cest se počítá:
   • Jízdné - podle ujetých kilometrů
   • Stravné - podle země a počtu hodin (kráceno o poskytnutá jídla)
   • Kapesné - podle země a počtu hodin
   • Celkem - součet všech náhrad přepočtený na měnu pro vyplacení

Úprava vypočtené částky

Pokud je potřeba ručně upravit automaticky vypočtenou náhradu:

1. V tabulce najděte sloupec Celkem upraveno
2. Klikněte do pole s částkou
3. Zadejte správnou částku
4. Hodnota se automaticky uloží po opuštění pole
5. Upravená částka se použije pro konečné vyúčtování místo automaticky vypočtené

Konečné vyúčtování (Část 5)

V této sekci se automaticky počítá konečný výsledek cestovního příkazu - zda firma dluží zaměstnanci nebo zaměstnanec vrací přeplatek.

Automatický výpočet

Systém počítá:

• Celková částka = Výdaje (Část 3) + Stravné a náhrady (Část 4)
• Záloha = Povolená záloha vyplacená před cestou
• Firemní karta = Výdaje uhrazené firemní kartou (neproplatí se)
• Bude sraženo/vrátí zaměstnanec = pokud záloha převyšuje skutečné náklady
• Proplatí firma zaměstnanci = pokud skutečné náklady převyšují záloh

Výpočet probíhá automaticky při každé změně výdajů nebo náhrad.

Ruční úprava konečné částky

1. V řádku Bude sraženo/vrátí zaměstnanec můžete ručně upravit částku, kterou má zaměstnanec vrátit
2. V řádku Proplatí firma zaměstnanci můžete ručně upravit částku, kterou firma vyplatí
3. Změny se automaticky uloží po opuštění pole

Dokončení vyúčtování zaměstnancem

1. Po vyplnění všech výdajů a náhrad klikněte na tlačítko Odeslat ke schválení v části Konečné vyúčtování
2. Elektronický podpis "Vyúčtování dokončil zaměstnanec" se vytvoří
3. Cestovní příkaz změní stav na "Vyúčtován zaměstnancem"
4. Nadřízený nebo účetní obdrží emailové upozornění

Kontrola vyúčtování

1. Nadřízený nebo účetní zkontroluje vyúčtování
2. Klikne na tlačítko Podepsat pod blokem "Zkontroloval"
3. Elektronický podpis kontrolujícího se vytvoří
4. Cestovní příkaz změní stav na "Zkontrolován"
5. Účetní obdrží informaci k vyplacení

Vyplacení náhrady

1. Účetní zkontroluje částku k vyplacení
2. Pro usnadnění platby je zobrazen QR kód s platebními údaji (pokud je vyplněno číslo účtu zaměstnance)
3. Po provedení platby klikne účetní na tlačítko Podepsat pod blokem "Vyplaceno"
4. Elektronický podpis "Vyplaceno" se vytvoří
5. Cestovní příkaz změní stav na "Vyplaceno/vyrovnáno"
6. Cestovní příkaz je uzavřen

Poznámky k cestovnímu příkazu

Přidání poznámky

1. V detailu cestovního příkazu přejděte na záložku Poznámky
2. Klikněte na tlačítko Přidat poznámku
3. V dialogovém okně zadejte text poznámky
4. Volitelně přiložte soubory
5. Klikněte na Uložit

Systémové poznámky

Systém automaticky vytváří poznámky při těchto událostech:

• Změna stavu cestovního příkazu
• Vytvoření elektronického podpisu
• Vrácení cestovního příkazu k doplnění
• Ruční úprava polí administrátorem

Úprava cestovního příkazu

Úprava základních údajů (Část 1)

1. Otevřete detail cestovního příkazu
2. V sekci "Základní údaje" klikněte na tlačítko Upravit
3. Proveďte potřebné změny
4. Klikněte na Uložit

Omezení: Základní údaje lze upravovat pouze do schválení cestovního příkazu (stav < 10) nebo pokud má uživatel administrátorská práva.

Změna stavu administrátorem

Administrátoři (právo = 15) mohou ručně změnit stav cestovního příkazu:

1. V detailu cestovního příkazu najděte řádek Stav
2. Vyberte nový stav z rozbalovacího seznamu
3. Potvrďte změnu v dialogovém okně
4. Stav se změní a je vytvořena poznámka o změně

Zrušení cestovního příkazu

1. Otevřete detail cestovního příkazu
2. Klikněte na tlačítko Zrušit vedle tlačítka "Upravit"
3. V dialogovém okně zadejte důvod zrušení
4. Klikněte na Potvrdit
5. Cestovní příkaz změní stav na "Zrušen"

Oprávnění k zrušení:

• Zaměstnanec může zrušit vlastní cestovní příkaz, pokud ještě nebyl schválen (stav < 10)
• Administrátoři mohou zrušit jakýkoliv cestovní příkaz kdykoliv

Kopírování cestovního příkazu

Pro opakující se služební cesty lze využít funkci kopírování:

1. V přehledu cestovních příkazů najděte cestovní příkaz, který chcete zkopírovat
2. V sloupci "Akce" klikněte na ikonu Kopírovat (dva listy papíru)
3. Systém vytvoří nový cestovní příkaz s předvyplněnými údaji z originálu
4. Nový cestovní příkaz má nové číslo a stav "Rozpracován"
5. Upravte data a ostatní údaje dle potřeby

Co se zkopíruje:

• Zaměstnanec
• Všechny základní údaje (oddělení, telefon, pracovní doba...)
• Typ cesty (tuzemská/zahraniční)
• Dopravní prostředek
• Místo jednání a účel cesty

Co se NEkopíruje:

• Data cesty (musí se zadat nová)
• Podpisy
• Výdaje a náhrady
• Poznámky
• Stav

Tisk cestovního příkazu

1. Otevřete detail cestovního příkazu
2. Klikněte na tlačítko Vytisknout
3. Zobrazí se náhled pro tisk v prohlížeči
4. Vytiskněte pomocí funkce prohlížeče nebo uložte jako PDF

Tiskový výstup obsahuje všechny části cestovního příkazu včetně elektronických podpisů.

Export dat

V přehledu cestovních příkazů jsou k dispozici tlačítka pro export:

• Excel - export zobrazených cestovních příkazů do souboru XLSX
• Tisk - tisk přehledové tabulky
• Sloupce - výběr zobrazovaných sloupců v tabulce

Integrace s dalšími moduly

Zaměstnanci

Modul je úzce propojen s modulem Zaměstnanci:

• Import výchozích hodnot (oddělení, telefon, pracovní doba) z modulu Zaměstnanci
• Import hierarchie nadřízených pro automatické nastavení schvalovatelů
• Zobrazení země zaměstnance v seznamu cestovních příkazů

Docházka

Propojení s modulem Docházka:

• Přenos informací o pracovní době z docházky
• Označení dnů na cestovním příkazu v docházce

Účetnictví

Vazba na účetní moduly:

• Přenos výdajů do modulu Přijaté faktury
• Evidence plateb náhrad v pokladně
• Export pro mzdové účetnictví

Správa souborů

U poznámek lze přiložit dokumenty:

• Naskenované účtenky
• Faktury za ubytování
• Jízdenky a palubní lístky
• Fotodokumentace

Řešení problémů

Časté dotazy

Otázka: Nemohu odeslat cestovní příkaz ke schválení, tlačítko je neaktivní.

Řešení: Tlačítko "Odeslat ke schválení" je aktivní pouze tehdy, když je cestovní příkaz ve stavu "Připraven k podpisu" nebo "Rozpracován". Zkontrolujte, zda jste vyplnili všechna povinná pole (datum od, datum do, místo jednání).

Otázka: Nemohu přidat výdaje ani stravné, tlačítka "Přidat" jsou neaktivní.

Řešení: Výdaje a náhrady lze přidávat pouze u plně schválených cestovních příkazů (stav >= 15). Pokud jste ještě neodeslali cestovní příkaz ke schválení nebo čeká na podpis nadřízeného, musíte nejdříve dokončit schvalovací proces.

Otázka: Systém počítá stravné nesprávně.

Řešení: Zkontrolujte nastavení sazeb stravného pro daný rok v Nastavení → Cestovní příkazy v2 → Nastavení pro CZ/jinou zemi. Ověřte, zda jsou správně nastaveny časové pásma a výše stravného. Také zkontrolujte, zda jste správně zaškrtli poskytnutá jídla - systém automaticky krátí stravné podle nastavených pravidel.

Otázka: Jak změním schvalovatele u konkrétního cestovního příkazu?

Řešení: Výchozího schvalovatele můžete změnit v Nastavení → Cestovní příkazy v2 → Uživatelská práva kliknutím na tlačítko "Výchozí schvalovatel" u konkrétního zaměstnance. Změna se projeví u nově vytvořených cestovních příkazů. U již existujících lze změnit schvalovatele pouze administrátor ručním přepsáním údaje.

Otázka: Mohu upravit již schválený cestovní příkaz?

Řešení: Základní údaje (Část 1) lze upravovat pouze do schválení cestovního příkazu. Po schválení můžete přidávat výdaje a náhrady (Část 3 a 4), ale základní údaje již ne. Administrátoři (právo 15) mohou upravit cestovní příkaz kdykoliv.

Otázka: Jak se počítá jízdné u použití soukromého vozidla?

Řešení: Jízdné se počítá dvěma způsoby:

• Paušální sazba - počet kilometrů × sazba na kilometr (nastavená v konfiguraci)
• Skutečná spotřeba - (počet kilometrů / 100) × spotřeba na 100 km × cena PHM

Způsob výpočtu závisí na nastavení v konfiguraci modulu.

Otázka: Co dělat, když se zahraniční cestovní příkaz netýká jedné země, ale více zemí?

Řešení: Pro každý den/část dne strávený v jiné zemi přidejte samostatný řádek v Části 4 (Výdaje na stravné a náhrady). Vyberte vždy příslušnou zemi a vyplňte čas příjezdu a odjezdu. Systém automaticky vypočte kapesné a stravné podle země a počtu hodin.

Otázka: Nemohu smazat cestovní příkaz.

Řešení: Cestovní příkaz může smazat pouze zaměstnanec, kterému náleží, a to pouze dokud není schválen (stav < 10), nebo administrátor s právem 15. Pokud je cestovní příkaz již schválen, použijte funkci "Zrušit" místo smazání.

Otázka: Jaký je rozdíl mezi "Firemní kartou" a "Kartou zaměstnance" ve způsobu platby?

Řešení:

• Karta zaměstnance - zaměstnanec platil svou osobní kartou, částka se mu proplatí
• Firemní karta - platba byla provedena firemní kartou, částka se NEproplatí zaměstnanci (firma již zaplatila)

Výdaje placené firemní kartou se nezapočítávají do konečného vyúčtování.

Otázka: Můžu vrátit cestovní příkaz k doplnění po vyúčtování?

Řešení: Ano, nadřízený nebo účetní může vrátit cestovní příkaz k doplnění i po vyúčtování zaměstnancem kliknutím na tlačítko "Vrátit zpět k doplnění" v sekci Konečné vyúčtování. Cestovní příkaz se vrátí do stavu "Cesta probíhá/ukončena" a zaměstnanec může provést úpravy.

Tipy pro efektivní práci

• Nastavte výchozí hodnoty - vyplňte si výchozí hodnoty v nastavení, ušetříte čas při zadávání každého cestovního příkazu
• Využívejte kopírování - pokud jezdíte opakovaně na stejná místa, zkopírujte předchozí cestovní příkaz a jen změňte data
• Přikládejte účtenky hned - k poznámkám můžete přiložit naskenované účtenky přímo během cesty z mobilního telefonu
• Vyúčtujte co nejdříve - vyúčtujte výdaje co nejdříve po návratu, dokud máte všechny informace čerstvé v paměti
• Kontrolujte automatické výpočty - systém automaticky počítá stravné a jízdné, ale vždy zkontrolujte vypočtené částky
• Používejte filtry - v přehledu využívejte filtry podle stavu a typu pro rychlé nalezení cestovních příkazů
• Sledujte stavy - barevné odznaky u stavů ukazují, kolik cestovních příkazů čeká na vaši akci
• Komunikujte poznámkami - při vrácení cestovního příkazu k doplnění vždy uveďte konkrétní důvod v poznámce

Chybová hlášení

Chyba: "Nemáte oprávnění k této operaci"

Příčina: Nedostatečná uživatelská práva

Řešení: Kontaktujte administrátora systému pro nastavení příslušných práv

Chyba: "Cestovní příkaz nelze uložit - vyplňte všechna povinná pole"

Příčina: Některé povinné pole není vyplněno

Řešení: Zkontrolujte, zda jsou vyplněna pole: Příjmení a jméno, Datum cesty od, Datum cesty do, Místo jednání

Chyba: "Pro toto období nemáte nastaveny sazby náhrad"

Příčina: V konfiguraci chybí sazby stravného a kapesného pro daný rok

Řešení: Administrátor musí doplnit sazby v Nastavení → Cestovní příkazy v2 → Nastavení pro CZ (nebo jinou zemi)

Chyba: "Datum kurzu není platné nebo chybí kurz ČNB"

Příčina: Pro zadané datum neexistuje kurzovní lístek ČNB

Řešení: Změňte datum kurzu na nejbližší pracovní den, pro který je kurz ČNB k dispozici