Cestovné príkazy v2 (cestovné náhrady, pracovné cesty, cestáky)

Prehľad

Modul Cestovné príkazy v2 (cestovné náhrady, pracovné cesty, tuzemské aj zahraničné cestáky) slúži na evidenciu a schvaľovanie pracovných ciest zamestnancov od ich založenia až po preplatenie. Zamestnanec si v module založí cestovný príkaz, nechá si schváliť vyslanie na cestu, po ceste zapíše výdavky a nárok na stravné a modul vykoná celé vyúčtovanie vrátane viacstupňového schvaľovania a vyplatenia. Cestovné príkazy sa vedú oddelene ako tuzemské a zahraničné, pretože sa u nich líši výpočet náhrad, sadzby stravného aj potrebné údaje.

Kľúčové funkcie

Založenie tuzemského alebo zahraničného cestovného príkazu s automatickým predvyplnením predvolených údajov zamestnanca
Viacstupňové elektronické schvaľovanie cesty aj záverečného vyúčtovania s podpismi jednotlivých rolí (zamestnanec, nadriadený, príkazca operácie, správca rozpočtu, účtovník)
Zápis drobných výdavkov a automatický výpočet nároku na stravné, vreckové a náhrady za použitie vozidla
Automatický prepočet cudzích mien kurzom ČNB a vygenerovanie QR platby na vyplatenie
Voliteľná správa o výsledku pracovnej cesty so schválením nadriadeným
Hromadné vytvorenie cestovného príkazu zo služobných jázd zaznamenaných v module GPS Lokácia
Podrobné nastavenie sadzieb stravného a náhrad podľa štátu a roka

Prístup a nastavenie

Skôr než začnete modul Cestovné príkazy v2 používať, potrebujete mať pridelené oprávnenie k modulu na svojej používateľskej karte a firma by mala mať v nastavení modulu vyplnené aktuálne sadzby stravného a zapnuté polia, ktoré sa majú vo formulári cestovného príkazu ponúkať. Nasledujúce sekcie popisujú, ako sa do modulu dostanete, aké úrovne prístupu existujú a čo všetko možno v nastavení modulu upraviť.

Ako sa dostať do modulu Cestovné príkazy v2

Navigačná cesta do modulu Cestovné príkazy v2: Hlavné menu → Cestovné príkazy v2. Používateľ s najvyššou úrovňou oprávnenia vidí pri nadpise modulu navyše odkaz Nastavenie, ktorým sa dostane do konfigurácie modulu.

Oprávnenia a prístupové práva k modulu Cestovné príkazy v2

Postup: prístup k modulu Cestovné príkazy v2 sa nastavuje na karte konkrétneho používateľa výberom jednej zo šiestich úrovní oprávnenia, od najnižšej po najvyššiu.

Oprávnenie (úroveň prístupu)	Čo používateľ smie
Bez prístupu	Modul Cestovné príkazy v2 sa používateľovi vôbec nezobrazí.
Čítanie/písanie vlastných	Vidí a upravuje len vlastné cestovné príkazy.
Čítanie/písanie vlastných a podriadených textov	Navyše smie nahliadať (bez možnosti úprav) do cestovných príkazov svojich podriadených a používateľov, u ktorých je nastavený ako predvolený schvaľovateľ.
Čítanie/zapisovanie vlastných a čítanie/zapisovanie podriadených	Ako predchádzajúca úroveň, navyše smie cestovné príkazy podriadených aj upravovať, kým nie sú v pokročilej fáze schvaľovania preplatenia.
Čítať/zadávať všetko	Vidí a upravuje cestovné príkazy všetkých zamestnancov firmy, kým nečakajú na schválenie na preplatenie.
Čítanie/zadávanie/vymazanie/obnovenie a zmena stavov pre všetko	Najvyššia úroveň: vidí a upravuje všetko bez obmedzenia stavom, ako jediný smie mazať cudzie záznamy, ručne meniť stav cestovného príkazu a rušiť vyplnené podpisy.

Nezávisle od úrovne vyššie možno používateľovi priznať samostatné zaškrtávacie oprávnenie Účtovník – umožňuje podpisovať kroky „Zamestnanec, ktorý skontroloval a upravil vyúčtovanie" a „Vyplatené/Vyrovnané – cestovný príkaz vybavený". Používateľ s týmto oprávnením sa ponúka vo výbere „Účtovník" pri odosielaní na schválenie. Pri každom používateľovi možno v nastavení tiež určiť jeho Predvoleného schvaľovateľa – konkrétnu osobu, ktorá sa mu automaticky predvyplní ako nadriadený pri odosielaní na schválenie a ktorá navyše smie (bez ohľadu na organizačnú hierarchiu) nahliadať, prípadne upravovať jeho cestovné príkazy podľa svojej úrovne práv. Pojem „Nadriadený" v module Cestovné príkazy v2 neznamená len osobu z organizačnej hierarchie, ale kohokoľvek s dostatočným oprávnením k modulu (úroveň „čítanie/zápis vlastných a podriadených" a vyššia) – ten sa ponúka vo výbere schvaľovateľa.

Nastavenie modulu Cestovné príkazy v2

Cesta k nastaveniu: Cestovné príkazy v2 → odkaz Nastavenie (viditeľný len s najvyšším oprávnením). Nastavenie modulu Cestovné príkazy v2 je rozdelené do štyroch záložiek popísaných nižšie – Práva používateľa, Všeobecné nastavenia, Nastavenia vrátenia peňazí podľa krajiny a Úprava prekladu. Bez správne vyplneného nastavenia nemožno cestovné príkazy zakladať ani vyúčtovávať, pretože formulár ponúka len tie polia a sadzby, ktoré má firma v nastavení zapnuté.

Nastavenie: Záložka Práva používateľa

Na záložke Práva používateľa sa pri každom používateľovi nastavuje úroveň prístupu k modulu Cestovné príkazy v2 a doplnkové voľby.

Voľba	Čo robí	Správanie bez nej
Úrovne práv	Nastaví používateľovi jednu zo šiestich úrovní prístupu k modulu.	Bez nastavenia nemá používateľ k modulu prístup.
Účtovník	Pridelí používateľovi právo schvaľovať a preplácať vyúčtovanie bez ohľadu na úroveň vyššie.	Používateľ nemôže podpisovať kroky vyplatenia.
Predvolené hodnoty (tlačidlo pri používateľovi)	Prednastaví používateľovi údaje (oddelenie, telefón, bydlisko, pracovný čas, čísla kariet, obvyklé miesto začiatku/konca/účelu cesty, obvyklý dopravný prostriedok, výšku povolenej zálohy), ktoré sa automaticky ponúknu pri založení nového cestovného príkazu.	Údaje sa musia vypĺňať ručne pri každom novom cestovnom príkaze.
Predvolený schvaľovateľ (tlačidlo pri používateľovi)	Určí osobu, ktorá sa automaticky predvyplní ako schvaľovateľ a má právo náhľadu/úpravy príkazov daného používateľa.	Predvyplní sa nadriadený z organizačnej hierarchie (ak existuje), inak sa musí vybrať ručne.
Získať od zamestnancov	Hromadne naplní predvolené hodnoty používateľov z modulu Zamestnanci (len ak je tento modul zapnutý).	Predvolené hodnoty sa musia zadávať ručne pri každom používateľovi.
Vedúci z hier. zamestnancov	Hromadne nastaví predvolených schvaľovateľov podľa organizačnej hierarchie zamestnancov a nadriadeným automaticky pridá právo schvaľovať, ak ho ešte nemali (len so zapnutým modulom Zamestnanci).	Predvolení schvaľovatelia sa musia nastavovať ručne.

Nastavenie: Záložka Všeobecné nastavenia

Na záložke Všeobecné nastavenia modulu Cestovné príkazy v2 sa zapínajú jednotlivé voliteľné polia formulára a nastavuje sa výpočtová a schvaľovacia logika. Zaškrtnutím poľa v sekcii „Základné údaje" (Rezidencia, Oddelenie, Telefón, Pracovný čas, Pozícia, Číslo kreditnej karty, Začiatok cesty, Miesto stretnutia, Účel cesty, Koniec cesty, Určené dopravné prostriedky, Odhadovaná výška výdavkov, Povolená záloha a ďalšie) sa dané pole zobrazí vo formulári cestovného príkazu; nezaškrtnuté pole sa vôbec neponúka ani nevyžaduje. Rovnako sa zaškrtávajú aj voliteľné kroky schvaľovania – Podpis nadriadeného, Podpis účtovníka, Odoslanie žiadosti o schválenie služobnej cesty, na schválenie príkazcovi operácie, na schválenie správcovi rozpočtu a na schválenie a preplatenie nákladov.

Voľba	Čo robí	Správanie bez nej
Účtovanie výdavkov na služobné cesty (prepínač)	Zapne celú sekciu na zápis drobných výdavkov.	Sekcia sa v cestovnom príkaze vôbec nezobrazí.
Výpočet nároku na stravu a príspevky (prepínač)	Zapne celú sekciu na výpočet stravného a náhrad.	Sekcia sa v cestovnom príkaze vôbec nezobrazí.
Počítajte domácu časť zahraničnej služobnej cesty	Pri zahraničnej ceste umožní zadať odchod a návrat z/do domácej krajiny a vypočíta tuzemské stravné za tuzemské úseky.	Celá zahraničná cesta sa počíta ako zahraničná, tuzemská časť sa osobitne nerieši.
Umožňuje vám zadať text správy o výsledku služobnej cesty	Zobrazí textové pole (max. 500 znakov) na popis výsledku cesty.	Pole sa neponúka.
Vytlačte text výsledkovej správy do cestovného poriadku	Do tlačovej zostavy sa vypíše celý text správy.	Do tlače sa uvedie len informácia, že správa je uložená v systéme.
Pri zápise poznámky umožniť vybrať, komu poslať informáciu e-mailom	Pri zápise poznámky (aj zrušení cestovného príkazu) sa ponúkne výber príjemcov e-mailového upozornenia.	Poznámka sa zapíše bez možnosti odoslať e-mail.
Príkazca operácie (hlavný nadriadený) / Správca rozpočtu (ekonóm)	Určuje, kto sa má automaticky žiadať o schválenie v danom voliteľnom kroku.	Bez vyplnenia nemá systém komu poslať e-mail, aj keď je krok zapnutý.
Zaokrúhľovanie celkovej sumy, ktorá sa má uhradiť	Voľba zaokrúhlenia výslednej sumy (bez zmeny / nadol / nahor / matematicky).	Suma sa nezaokrúhľuje.
Zaokrúhľovanie príspevkov na zahraničné stravy podľa dní	Zaokrúhli medzisúčet stravného na jednotlivých riadkoch.	Stravné zostáva na presných desatinách (zobrazuje sa so 4 desatinami).
Zaokrúhlovanie celkovej sumy na jednotlivé dni	Zaokrúhli stĺpec Celkom v tabuľke výpočtu nároku na jednotlivých riadkoch.	Suma zostáva nezaokrúhlená.
Použité dopravné prostriedky	Umožňuje premenovať alebo doplniť vlastné položky zoznamu dopravných prostriedkov ponúkaných vo formulároch.	Ponúka sa len predvolená pevná sada dopravných prostriedkov.

Nastavenie: Záložka Nastavenia vrátenia peňazí podľa krajiny

Na záložke Nastavenia vrátenia peňazí podľa krajiny modulu Cestovné príkazy v2 sa pridáva hlavná domovská krajina zamestnancov a pre ňu sa v prehľadnej „harmonike" podľa jednotlivých rokov nastavujú sadzby. Pri tuzemských cestovných príkazoch sa nastavuje predvolená mena náhrad, počet desatinných miest na zaokrúhľovanie, či sa krátenie stravného líši podľa druhu jedla, tabuľka sadzieb stravného podľa dĺžky cesty, sadzby náhrady za súkromné vozidlo (jednostopové aj dvojstopové) a ceny pohonných hmôt podľa druhu paliva, a tabuľka krátenia stravného podľa počtu a druhu poskytnutých jedál. Pri zahraničných cestovných príkazoch sa nastavuje spôsob výpočtu náhrad, tabuľka sadzieb a vreckového podľa jednotlivých štátov (tlačidlom Pridať štát) a tabuľka krátenia stravného podľa dĺžky cesty a poskytnutých jedál. Tlačidlo Nastavenia kopírovania vytvorí nastavenie pre nový rok skopírovaním z predchádzajúceho roka – po skopírovaní je vždy nutné hodnoty skontrolovať podľa aktuálnych pravidiel firmy. Tlačidlo Zmazať dané ročné nastavenie odstráni.

Nastavenie: Záložka Úprava prekladu - vlastný preklad

Záložka Úprava prekladu - vlastný preklad v nastavení modulu Cestovné príkazy v2 umožňuje firme prepísať vybrané systémové texty vlastným znením – konkrétne označenie roly „Nadriadený", popis podpisu nadriadeného a texty troch konkrétnych stavov schvaľovania.

Používateľské rozhranie

Rozhranie modulu Cestovné príkazy v2 tvorí hlavná obrazovka so zoznamom cestovných príkazov, z ktorej sa otvára detail konkrétneho cestovného príkazu s jednotlivými sekciami na schvaľovanie, náklady a vyúčtovanie. Nasledujúce sekcie popisujú hlavnú obrazovku, dostupné filtre a prehľad stavov, ktorými cestovný príkaz prechádza.

Hlavná obrazovka modulu Cestovné príkazy v2

Po otvorení modulu Cestovné príkazy v2 sa zobrazí nadpis „Cestovné príkazy v2" (s odkazom „Nastavenie" pre používateľa s najvyšším oprávnením) a karta so zoznamom cestovných príkazov. Nad tabuľkou sú tlačidlá Vytvorenie cestovného príkazu (vytvorí nový tuzemský cestovný príkaz), Vypracovanie cestovného príkazu do zahraničia (vytvorí nový zahraničný cestovný príkaz) a Zmazané (prepne na zoznam zmazaných cestovných príkazov, teda kôš).

Stĺpce tabuľky: Číslo, Dátum založenia, Priezvisko a meno (so skratkou krajiny pracoviska používateľa), Oddelenie, Dátum prvého dňa cesty, Miesto stretnutia, voliteľne Koniec cesty – dátum (len ak je pole zapnuté v nastavení), Stav, Vyplatené/Vyrovnané – dátum, Typ, Celková suma, Preplatiť (+) alebo Zraziť (-), a stĺpec Akcia. Pri jednotlivých riadkoch nájdete v akciách ikonu oka na otvorenie detailu, ikonu kopírovania na vytvorenie kópie cestovného príkazu (pri vlastnom príkaze len v stave „Založené", používateľ s najvyšším oprávnením môže kopírovať kedykoľvek) a ikonu zmazania na presun do koša (len používateľ s najvyšším oprávnením).

Filtre a vyhľadávanie cestovných príkazov

Hlavná obrazovka modulu Cestovné príkazy v2 ponúka dve skupiny prepínacích tlačidiel nad zoznamom. Prepínač typu cesty rozlišuje Všetky / Tuzemské / Zahraničné cestovné príkazy. Prepínač stavu ponúka voľbu Všetky a ďalej tlačidlo pre každý používaný stav (napr. „Založené", „Čaká sa na schválenie cesty" a pod.), pričom pri každom tlačidle je uvedené číslo s počtom záznamov v danom stave. Používateľ s obmedzeným oprávnením „Čítanie/písanie vlastných" vidí v zozname len vlastné cestovné príkazy; používateľ s právom vidieť aj podriadených vidí navyše príkazy svojich podriadených a príkazy používateľov, u ktorých je nastavený ako predvolený schvaľovateľ.

Stavy cestovného príkazu

Cestovný príkaz v module Cestovné príkazy v2 prechádza v priebehu schvaľovania a vyúčtovania radom stavov. Väčšina prechodov prebieha automaticky na základe podpisov jednotlivých rolí, používateľ s najvyšším oprávnením ale môže stav kedykoľvek zmeniť aj ručne výberom zo zoznamu v detaile cestovného príkazu (s upozornením, že o ručnej zmene stavu má informovať dotknutého používateľa) a pri každom vyplnenom podpise smie podpis aj zrušiť tlačidlom pri danom poli.

Stav	Čo znamená	Ako a kým nastane
Založené	Predvolený stav po založení, doklad možno voľne upravovať aj mazať.	Vytvorením nového cestovného príkazu vlastníkom (alebo administrátorom), alebo vrátením na doplnenie z neskoršej fázy.
Vrátené na doplnenie – k ceste	Schvaľovanie bolo začaté, ale podpis bol zrušený alebo odvolaný, doklad čaká na doplnenie.	Automaticky, keď chýba platný podpis zamestnanca a nadriadeného, ale stav bol predtým vyšší; ručne len používateľom s najvyšším oprávnením.
Čaká sa na schválenie cesty	Odoslané na schválenie nadriadenému, čaká sa na jeho podpis.	Zamestnanec (po vlastnom podpise) odošle dialóg „Odoslanie žiadosti o schválenie služobnej cesty".
Schválené, cesta povolená	Nadriadený (a prípadne ďalšie voliteľné role) schválil, možno začať zapisovať náklady a stravné.	Automaticky po podpise „Podpis – Nadriadený" a splnení všetkých zapnutých ďalších schválení.
Schválené, cesta povolená – príkazca operácie	Medzikrok, ak je zapnuté ďalšie schválenie hlavným nadriadeným (príkazcom operácie).	Automaticky po odoslaní na schválenie hlavnému nadriadenému.
Schválené, cesta povolená – správca rozpočtu	Medzikrok, ak je zapnuté schválenie správcom rozpočtu (ekonómom).	Automaticky po odoslaní na schválenie ekonómovi.
Vrátené na doplnenie – k preplateniu	Záverečné vyúčtovanie bolo vrátené zamestnancovi na opravu.	Zrušením podpisu „Zamestnanec, ktorý skontroloval a upravil vyúčtovanie" alebo tlačidlom „Vráťte sa späť na dokončenie".
Čaká sa na schválenie úhrady	Zamestnanec podpísal vyhlásenie o vyúčtovaní, čaká sa na kontrolu.	Podpisom vyhlásenia „Vyhlasujem, že som všetky údaje uviedol úplne a správne."
Schválené, čaká sa na úhradu	Vyúčtovanie skontrolované a odsúhlasené, čaká sa na platbu.	Podpisom „Zamestnanec, ktorý skontroloval a upravil vyúčtovanie" – vykoná účtovník, predvolený schvaľovateľ zamestnanca, alebo používateľ s najvyšším oprávnením.
Vybavené	Cestovný príkaz je kompletne vybavený a preplatený alebo vyrovnaný.	Podpisom „Vyplatené/Vyrovnané – cestovný príkaz vybavený"; smie len používateľ s právom Účtovník.
Odmietnuté	Nadriadený cestu pri prvom schvaľovaní zamietol.	Kliknutím na „Odmietnuť" v e-maile (len pri kroku schválenia nadriadeným, funguje aj bez prihlásenia) alebo ručne administrátorom.
Zrušené	Cestovný príkaz je zrušený, ďalej sa s ním nepracuje.	Uložením dialógu „Zrušiť"; nemožno pri už zaúčtovanom doklade.

Základné operácie

Táto sekcia popisuje kompletný životný cyklus cestovného príkazu v module Cestovné príkazy v2 – od založenia cez schválenie cesty, zápis nákladov a stravného, voliteľnú správu o výsledku cesty, až po záverečné vyúčtovanie a preplatenie, prípadne zrušenie cestovného príkazu.

Postup: Založenie cestovného príkazu

Na hlavnej obrazovke modulu Cestovné príkazy v2 kliknite na Vytvorenie cestovného príkazu (tuzemská cesta) alebo Vypracovanie cestovného príkazu do zahraničia (zahraničná cesta).
Vyberte zamestnanca, pre ktorého sa cestovný príkaz zakladá – predvolenou voľbou je prihlásený používateľ. Po výbere sa pri novom príkaze automaticky predvyplnia údaje z jeho predvolených hodnôt (bydlisko, oddelenie, telefón, pracovný čas a ďalšie, ak sú pri používateľovi nastavené v Nastavení modulu).
Vyplňte povinné polia: vždy dátum prvého a posledného dňa cesty, a ďalej (ak sú v Nastavení modulu zapnuté) bydlisko, začiatok cesty, miesto stretnutia, účel cesty a koniec cesty.
Pri zahraničnom cestovnom príkaze navyše zvolíte menu na vyplatenie a dátum prepočtu kurzu.
Uložením sa cestovný príkaz založí v stave „Založené" a dostane poradové číslo v rámci roka. Kým je v stave „Založené", môže ho vlastník aj naďalej upravovať alebo zmazať.

Tip: vopred vyplnené predvolené hodnoty a predvolený schvaľovateľ v Nastavení modulu výrazne zrýchlia zakladanie nových cestovných príkazov, pretože sa údaje nemusia zadávať vždy ručne.

Postup: Schválenie cesty (základné údaje)

V detaile cestovného príkazu v sekcii „Základné údaje" zamestnanec najprv klikne na Podpísať pri poli „Zamestnanec" – tým elektronicky podpíše, že údaje zodpovedajú.
Až po tomto podpise sa sprístupní tlačidlo Odoslanie žiadosti o schválenie služobnej cesty. Kliknutím sa otvorí dialógové okno, kde sa vyberie nadriadený (prípadne aj účtovník, ak je toto pole v Nastavení modulu zapnuté) a odošle sa e-mailom na schválenie. Stav cestovného príkazu sa zmení na „Čaká sa na schválenie cesty".
Nadriadený cestovný príkaz schváli buď prihlásením do aplikácie a kliknutím na Podpísať pri poli „Podpis – Nadriadený", alebo priamo z e-mailu tlačidlami Schváliť/Zamietnuť bez nutnosti prihlasovať sa – to platí len pre tento prvý krok schvaľovania.
Ak je to v Nastavení modulu zapnuté, nasledujú ďalšie voliteľné kroky schválenia – príkazcom operácie (hlavným nadriadeným) a/alebo správcom rozpočtu (ekonómom); systém o ne automaticky požiada e-mailom ihneď po predchádzajúcom schválení.
Po dokončení všetkých nastavených krokov schválenia sa stav zmení na „Schválené, cesta povolená" – až od tejto chvíle možno zapisovať riadky vyúčtovania nákladov a výpočtu stravného.

Poznámka: nadriadený alebo administrátor môže kedykoľvek v priebehu schvaľovania kliknúť na Vráťte sa späť na dokončenie – tým sa zrušia doterajšie podpisy a cestovný príkaz sa vráti zamestnancovi na opravu do stavu „Založené".

Zápis nákladov a stravného v priebehu a po ceste

V module Cestovné príkazy v2 možno do cestovného príkazu v stave „cesta povolená" postupne zapisovať drobné výdavky a nárok na stravné. Po každom pridaní, úprave alebo zmazaní riadku sa automaticky prepočíta celková suma v sekcii „Záverečné vyhlásenie o výdavkoch na misiu". Riadky možno zapisovať len dovtedy, kým zamestnanec nepodpíše vyhlásenie v záverečnom vyúčtovaní; pri zaúčtovanom doklade už vôbec nie.

Účtovanie výdavkov na služobné cesty (drobné výdavky)

V sekcii „Účtovanie výdavkov na služobné cesty" detailu cestovného príkazu možno tlačidlom Pridať zapisovať jednotlivé drobné výdavky hradené v hotovosti alebo kartou – dátum, spôsob platby (Hotovosť / Kartou / Kartou – firemná / Prevodom), popis nákladu, sumu a menu a počet kusov či jednotiek. Riadok možno neskôr upraviť ikonou ceruzky.

Výpočet nároku na stravu a príspevky

V sekcii „Výpočet nároku na stravu a príspevky" detailu cestovného príkazu možno tlačidlom Pridať zapísať jeden riadok za každý deň cesty – čas začiatku a konca, miesta, použitý dopravný prostriedok, počet poskytnutých jedál zdarma a vzdialenosť v kilometroch. Pri dopravnom prostriedku „Firemné vozidlo" sa doplní RegNum, pri „Súkromné auto" navyše typ vozidla, RegNum, spotreba, druh pohonných hmôt a cena podľa tankovania. Pri zahraničnej ceste sa navyše zadáva čas prekročenia hranice, štát a mena (s náhľadom sadzby) a voľba vreckového; ak je v Nastavení modulu zapnuté počítanie tuzemskej časti zahraničnej cesty, zobrazí sa v deň odchodu a návratu aj pole Odchod/Návrat z domovskej krajiny. Systém k riadku sám dopočíta cestovné vlastným vozidlom podľa spotreby a ceny pohonných hmôt, stravné a jeho krátenie podľa počtu jedál a dĺžky cesty. Pri zahraničných riadkoch možno ikonou kopírovania riadok skopírovať do ďalšieho dňa cesty.

Správa o výsledku pracovnej cesty

Sekcia „Správa o výsledku pracovnej cesty" v detaile cestovného príkazu je v module Cestovné príkazy v2 voliteľná – zobrazí sa len vtedy, ak je zapnutá v Nastavení modulu.

Tlačidlom Upraviť pri sekcii „Správa o misii bola predložená dňa" zadá zamestnanec dátum podania správy a prípadne jej text (max. 500 znakov, ak je textové pole v Nastavení modulu zapnuté).
Tlačidlom Odoslanie správ o služobných cestách na schválenie sa správa odošle vybranému nadriadenému, ktorý ju podpíše kliknutím na Podpísať pri poli „So spôsobom vykonania súhlasí".
Editácia tejto sekcie sa uzamkne, akonáhle cestovný príkaz dosiahne pokročilú fázu schvaľovania záverečného vyúčtovania, akonáhle je podpísané „So spôsobom vykonania súhlasí", alebo akonáhle je doklad zaúčtovaný.

Postup: Záverečné vyúčtovanie a preplatenie

Zamestnanec v sekcii „Záverečné vyhlásenie o výdavkoch na misiu" skontroluje predvyplnené sumy (Celkom, Záloha, odpočet platieb firemnou kartou), prípadne ručne upraví pole „Zrazené (zamestnanec ich vráti)" alebo „Preplatí spoločnosť zamestnancovi" a klikne na Podpísať pri vyhlásení „Vyhlasujem, že som všetky údaje uviedol úplne a správne." Stav sa zmení na „Čaká sa na schválenie úhrady".
Ak je v Nastavení modulu zapnuté tlačidlo Odoslanie žiadosti o schválenie a preplatenie cestovných výdavkov, vyberie sa navyše nadriadený (voliteľne) a účtovník, ktorým sa pošle e-mail.
Účtovník (alebo predvolený schvaľovateľ zamestnanca, prípadne administrátor) po kontrole klikne na Podpísať pri poli „Zamestnanec, ktorý skontroloval a upravil vyúčtovanie." Stav sa zmení na „Schválené, čaká sa na úhradu" a týmto podpisom sa zároveň zamkne zápis ďalších riadkov nákladov.
Po skutočnom vyplatení klikne účtovník na Podpísať pri poli „Vyplatené/Vyrovnané – cestovný príkaz vybavený." Stav sa zmení na „Vybavené". Ak má zamestnanec vo svojom profile vyplnené bankové spojenie v správnom formáte, systém automaticky vygeneruje QR kód platby na vyplatenie.
Administrátor (používateľ s najvyšším oprávnením) môže ktorýkoľvek z vyššie uvedených podpisov tlačidlom Vráťte sa späť na dokončenie alebo Zrušiť podpis odvolať a vrátiť doklad do predchádzajúcej fázy.

Zrušenie cestovného príkazu

V module Cestovné príkazy v2 možno rozpracovaný alebo neaktuálny cestovný príkaz zrušiť, bez toho aby sa mazal zo zoznamu.

V detaile cestovného príkazu kliknite na ikonu Zrušiť (krížik).
V dialógovom okne vyplňte poznámku k dôvodu zrušenia, prípadne priložte súbor a vyberte, komu sa má poslať e-mailové upozornenie (ak je táto možnosť v Nastavení modulu zapnutá).
Uložením sa cestovný príkaz prevedie do stavu „Zrušené". Zaúčtovaný doklad zrušiť nemožno.

Poznámky k cestovnému príkazu

Na záložke „Poznámky" detailu cestovného príkazu možno evidovať textovú komunikáciu a prílohy k danej ceste.

Tlačidlom Pridať poznámku zapíšete textovú poznámku a prípadne k nej priložíte súbory (dokumenty, doklady).
Voliteľne možno pri zápise zaškrtnúť, komu z osôb podieľajúcich sa na cestovnom príkaze (podpisujúcim) sa má poslať e-mailové upozornenie.

Poznámku smie upraviť len ten, kto ju ručne zapísal (alebo používateľ s najvyšším oprávnením), a len kým cestovný príkaz nedosiahne pokročilú fázu schvaľovania záverečného vyúčtovania. Poznámky, ktoré do histórie zapisuje samotný systém (napríklad o vykonaných podpisoch), upraviť nemožno.

Kopírovanie cestovného príkazu

V hlavnom zozname modulu Cestovné príkazy v2 kliknite pri riadku na ikonu Kopírovať. Vznikne nový cestovný príkaz s rovnakými údajmi aj riadkami vyúčtovania a stravného, ale bez podpisov a v stave „Založené", s novým poradovým číslom v aktuálnom roku. Vlastný cestovný príkaz možno kopírovať len v stave „Založené", používateľ s najvyšším oprávnením môže kopírovať kedykoľvek.

Mazanie a obnova cestovného príkazu

V hlavnom zozname modulu Cestovné príkazy v2 kliknite pri riadku na ikonu Zmazať – túto akciu smie vykonať len používateľ s najvyšším oprávnením. Zmazaný cestovný príkaz sa presunie do koša, ktorý zobrazíte tlačidlom Zmazané nad hlavnou tabuľkou.

Pokročilé funkcie

Okrem bežného zakladania a schvaľovania cestovných príkazov ponúka modul Cestovné príkazy v2 aj hromadné vytvorenie cestovných príkazov z evidovaných služobných jázd a rad automatických výpočtov, vďaka ktorým používateľ nemusí nič dopočítavať ručne.

Vytvorenie cestovného príkazu z knihy jázd (GPS Lokácia)

V Knihe jázd modulu GPS Lokácia možno na mape alebo v prehľade označiť služobné jazdy zaškrtnutím stĺpca „Zobraziť" a z nich hromadne vytvoriť nový cestovný príkaz v module Cestovné príkazy v2, alebo doplniť riadky do už existujúceho cestovného príkazu – ponúkajú sa len cestovné príkazy rovnakého typu (tuzemský/zahraničný), kam ešte možno zapisovať a ktoré patria používateľovi, ktorého jazdy sa spracúvajú. Systém z GPS dát sám zostaví jeden riadok vyúčtovania na každý deň, odvodí časy prekročenia štátnych hraníc, navštívené štáty aj najazdené kilometre. Súkromné jazdy sa do cestovného príkazu neprenášajú. Typ nového cestovného príkazu (tuzemský/zahraničný) sa určí automaticky podľa krajín, cez ktoré jazdy viedli. Ak v Knihe jázd nezaškrtnete žiadnu jazdu, zobrazí sa hláška „Nie je označená žiadna služobná jazda. Označte jazdy zaškrtnutím v stĺpci Zobraziť a akciu zopakujte."

Automatické výpočty a upozornenia

Modul Cestovné príkazy v2 vykonáva za používateľa rad výpočtov automaticky, aby nemusel nič dopočítavať sám.

Prepočet celkovej sumy: po každom pridaní, úprave alebo zmazaní riadku výdavkov alebo riadku výpočtu stravného systém automaticky prepočíta celkovú sumu vyúčtovania a rozdiel oproti povolenej zálohe (koľko sa má zamestnancovi preplatiť, alebo koľko má naopak vrátiť); výsledné sumy možno v záverečnom vyúčtovaní ručne prebiť.
Prepočet mien: ak je niektorá položka v inej mene, než v akej sa má cestovný príkaz vyplácať, systém ju automaticky prepočíta kurzom ČNB (krížovým kurzom cez CZK) k nastavenému dátumu prepočtu; ak nie je kurz k danému dňu k dispozícii, zobrazí sa pri danej mene upozornenie „Kurz ČNB k tomuto dňu nie je k dispozícii".
Prechody stavu podľa podpisov: stav cestovného príkazu sa po každom podpise alebo zrušení podpisu automaticky posunie alebo vráti, bez toho aby ho musel ktokoľvek nastavovať ručne.
E-mailové upozornenia: systém automaticky posiela e-mail pri odoslaní na schválenie, po každom podpise či schválení, pri zamietnutí aj pri vrátení na doplnenie – príjemcovia sú buď vybraní v dialógovom okne (nadriadený, účtovník), alebo automaticky dosadení podľa role (príkazca operácie, správca rozpočtu, používatelia s právom Účtovník).
Schválenie alebo zamietnutie priamo z e-mailu: pri prvom kroku schválenia (podpis nadriadeného) obsahuje e-mail tlačidlá na schválenie alebo zamietnutie, ktoré fungujú aj bez prihlásenia do aplikácie.
QR platba: pri dosiahnutí fázy vyplatenia systém automaticky vygeneruje QR kód platby na bankový účet zamestnanca, ak je v správnom formáte vyplnený v jeho profile.
Číslovanie: každý nový cestovný príkaz dostane automaticky poradové číslo v rámci aktuálneho roka.
Krátenie stravného: stravné a jeho krátenie podľa počtu a druhu poskytnutých jedál zdarma a podľa dĺžky cesty sa dopočítava automaticky podľa sadzieb nastavených v module, používateľ len zadáva vstupné údaje (časy, miesta, počet jedál).
Uzamknutie zaúčtovaného dokladu: akonáhle je cestovný príkaz zaúčtovaný do účtovníctva, všetky úpravy (aj zrušenie a odosielanie na schválenie) sú automaticky zablokované s odkazom na príslušné ustanovenie zákona o účtovníctve.

Validácia a chybové hlásenia

V module Cestovné príkazy v2 sa môžu pri práci s cestovným príkazom zobraziť nasledujúce hlásenia.

Hlásenie	Kedy nastane	Čo robiť
„Cestovný príkaz už bol zaúčtovaný. Podľa §16 zákona č. 563/1991 Sb. (český zákon o účtovníctve) nemožno zaúčtovaný doklad meniť."	Používateľ sa pokúsi upraviť, zrušiť alebo odoslať na schválenie cestovný príkaz, ktorý už bol zaúčtovaný v účtovníctve.	Doklad ďalej needitujte, prípadnú opravu riešte cez účtovníctvo.
„Riadok vyúčtovania nemožno uložiť - typ cestovného príkazu nezodpovedá použitému formuláru. Otvorte prosím cestovný príkaz znova."	Výnimočné ochranné hlásenie, ak by sa formulár pre tuzemský alebo zahraničný riadok dostal k inému typu cestovného príkazu, než pre ktorý je určený.	Zatvorte dialógové okno a znova otvorte cestovný príkaz.
„Nie je označená žiadna služobná jazda. Označte jazdy zaškrtnutím v stĺpci Zobraziť a akciu zopakujte."	Používateľ sa v module GPS Lokácia pokúsi vytvoriť cestovný príkaz z jázd bez toho, aby nejaké jazdy označil.	V Knihe jázd zaškrtnite požadované jazdy v stĺpci „Zobraziť" a akciu zopakujte.
„Môžete nahrať maximálne 60 súborov."	Pri prikladaní príloh k poznámke alebo k zrušeniu cestovného príkazu sa prekročí limit počtu súborov.	Znížte počet nahrávaných súborov.
„QR kód sa nedá vygenerovať - nesprávny formát účtu"	V záverečnom vyúčtovaní má zamestnanec v profile vyplnené číslo bankového účtu, ktoré nezodpovedá očakávanému formátu.	Opravte bankové spojenie v profile používateľa.
Upozornenie na prázdne povinné polia (napr. Dátum prvého/posledného dňa cesty, Miesto stretnutia, Účel cesty, Nadriadený, Účtovník)	Formulár nemožno odoslať, kým nie sú vyplnené polia označené ako povinné.	Doplňte chýbajúci údaj a formulár odošlite znova.
Upozornenie „Kurz ČNB k tomuto dňu nie je k dispozícii"	Pri niektorej z mien použitých v cestovnom príkaze chýba kurz ČNB k dátumu prepočtu.	Skontrolujte alebo upravte dátum prepočtu kurzu, prípadne kurz v module Kurzový lístok doplňte.

Integrácia s ďalšími modulmi

Modul Cestovné príkazy v2 čerpá údaje z niekoľkých ďalších modulov a naopak im odovzdáva informácie o pracovných cestách. Prehľad prepojení nájdete nižšie.

GPS Lokácia (Kniha jázd): z označených služobných jázd možno hromadne vytvoriť nový cestovný príkaz alebo doplniť riadky do existujúceho – systém sám odvodí dátumy, časy, štáty aj vzdialenosti (pozri sekciu „Vytvorenie cestovného príkazu z knihy jázd").
Zamestnanci: ak je tento modul zapnutý, umožňuje v Nastavení modulu Cestovné príkazy v2 hromadne načítať predvolené hodnoty používateľov (adresa, oddelenie, telefón a ďalšie) a predvolených schvaľovateľov podľa organizačnej hierarchie zamestnancov.
Používatelia: oprávnenie k modulu Cestovné príkazy v2 (úroveň prístupu a príznak „Účtovník") sa prideľuje na karte používateľa; bankové spojenie uložené v profile používateľa sa používa na automatické vygenerovanie QR platby pri vyplatení cestovného príkazu.
Účtovníctvo: akonáhle je cestovný príkaz zaúčtovaný, drží si odkaz na príslušný účtovný zápis a je ďalej needitovateľný; samotné zaúčtovanie je súčasťou účtovného modulu.
Kurzový lístok (ČNB): slúži na automatický prepočet cudzích mien použitých v cestovnom príkaze na menu, v ktorej sa má vyúčtovanie vyplatiť.
Správa súborov: prílohy pri poznámkach a pri zrušení cestovného príkazu sa ukladajú cez ten istý všeobecný systém správy dokumentov, aký sa používa aj v iných moduloch.

Riešenie problémov

V tejto sekcii nájdete odpovede na najčastejšie otázky k modulu Cestovné príkazy v2 a niekoľko tipov, ako s modulom pracovať efektívnejšie. Ak si nie ste istí, prečo cestovný príkaz nemožno upraviť, prečo sa nevypočítal kurz cudzej meny alebo prečo sa nevygenerovala QR platba, začnite práve tu.

Časté otázky

Otázka: Prečo nejde upraviť ani zrušiť starší cestovný príkaz?

Riešenie: Cestovný príkaz bol pravdepodobne už zaúčtovaný v účtovníctve. Zaúčtovaný doklad nemožno podľa zákona o účtovníctve meniť, drží si len odkaz na príslušný účtovný zápis – prípadnú opravu riešte cez účtovníctvo.

Otázka: Prečo sa pri zahraničnej ceste nepočíta kurz cudzej meny?

Riešenie: V module Kurzový lístok pravdepodobne chýba kurz ČNB k dátumu prepočtu nastavenému v cestovnom príkaze. Skontrolujte dátum prepočtu kurzu, prípadne kurz v Kurzovom lístku doplňte.

Otázka: Prečo sa pri vyplatení nevygeneroval QR kód platby?

Riešenie: Zamestnanec nemá v profile vyplnené bankové spojenie, alebo je zapísané v nesprávnom formáte. Opravte bankové spojenie v profile používateľa a QR kód sa pri ďalšom otvorení vygeneruje automaticky.

Otázka: Prečo nejde v Knihe jázd vytvoriť cestovný príkaz z GPS dát?

Riešenie: V module GPS Lokácia nie sú zaškrtnuté žiadne jazdy v stĺpci „Zobraziť". Označte požadované služobné jazdy a akciu zopakujte – súkromné jazdy sa do cestovného príkazu neprenášajú.

Otázka: Kto môže vidieť a upravovať cestovné príkazy iných zamestnancov?

Riešenie: Závisí od úrovne oprávnenia k modulu Cestovné príkazy v2 nastavenej na karte používateľa a od toho, či je daný používateľ nastavený ako predvolený schvaľovateľ. Vyššie úrovne oprávnenia umožňujú náhľad aj úpravu príkazov podriadených alebo všetkých zamestnancov firmy.

Tipy pre efektívnu prácu

Nastavte zamestnancom predvolené hodnoty a predvoleného schvaľovateľa v Nastavení modulu – nový cestovný príkaz sa potom založí s predvyplnenými údajmi a rovno správnym schvaľovateľom.
Ak máte zapnutý modul GPS Lokácia, využite tvorbu cestovného príkazu priamo z knihy jázd – ušetríte ručné prepisovanie dátumov, časov prekročenia hraníc aj najazdených kilometrov.
Sledujte na hlavnej obrazovke čísla pri prepínačoch stavov – rýchlo tak zistíte, koľko cestovných príkazov čaká práve na vaše schválenie alebo na preplatenie.
Pred odoslaním na schválenie skontrolujte, že máte vyplnené bankové spojenie v profile – urýchli to vyplatenie pomocou QR platby.
Sadzby stravného a náhrad podľa štátov aktualizujte na začiatku roka pomocou tlačidla Nastavenia kopírovania a rovno skontrolujte platnosť sadzieb podľa aktuálnych pravidiel firmy.

Wiki - eIntranet.net