Dopyty (Demands) – dopytové konanie u dodávateľov

Prehľad

Modul Dopyty (dopytové konanie, RFQ, dopyt na dodávateľa) slúži na evidenciu dopytov, ktoré vaša firma posiela dodávateľom. V dopyte vypíšete položky, o ktoré máte záujem, a doklad vytlačíte alebo odošlete e-mailom priamo z aplikácie. Dopyt je možné založiť ručne, skopírovať z existujúceho dopytu, previesť z ponuky alebo z prijatej objednávky, prípadne vznikne automaticky z prijatého e-mailu. Z vybaveného dopytu je možné rovno vytvoriť vydanú objednávku dodávateľovi.

Kľúčové funkcie modulu Dopyty

Evidencia dopytov rozdelených do skupín (stredísk) s vlastným číslovaním
Položky dopytu ručné, z modulu Výrobky alebo zo Skladu s automatickým doplnením údajov
Tlač dopytu a odoslanie e-mailom zákazníkovi či dodávateľovi priamo z detailu
Prevod dopytu na vydanú objednávku
Vznik dopytu z ponuky, z prijatej objednávky alebo automaticky z e-mailu
Poznámky s automatickým záznamom histórie zmien

Prístup a nastavenie

Modul Dopyty si najprv otvoríte z hlavného menu a spoznáte, ako funguje rozdelenie do skupín dopytov. V tejto časti nájdete, kadiaľ sa do modulu dostanete, ako sú dopyty rozdelené do skupín, čo všetko sa dá nastaviť na jednotlivých záložkách Nastavenia modulu (skupiny, údaje pre tlačivá, číslovanie a predvolené hodnoty) a aké úrovne oprávnenia sa používateľom v jednotlivých skupinách dopytov prideľujú.

Ako sa dostať do modulu Dopyty

Modul Dopyty otvoríte z hlavného menu položkou Dopyty. Hore na obrazovke sa zobrazí pruh so skupinami dopytov – vidíte len tie skupiny, ku ktorým máte pridelené aspoň právo ich prezerať. Ak nemáte prístup k žiadnej skupine, modul zobrazí hlásenie, že nemáte oprávnenie, a zvyšok obrazovky sa nenačíta.

Skupiny dopytov v module Dopyty

Dopyty sú v module rozdelené do skupín, zvyčajne podľa stredísk alebo oddelení firmy. Skupiny sa zobrazujú ako klikateľné dlaždice pod nadpisom modulu, aktívna skupina je zvýraznená. Každá skupina má vlastný formát číslovania dopytov, vlastné fakturačné údaje pre tlačivo a vlastný zoznam používateľov s prideleným prístupom. Skupiny sa zakladajú a upravujú v Nastavení modulu Dopyty.

Nastavenie modulu Dopyty

Nastavenie modulu Dopyty otvoríte odkazom Nastavenie vedľa nadpisu na hlavnej obrazovke – odkaz sa zobrazí len používateľom so správcovským prístupom k modulu (globálny administrátor firmy alebo používateľ, ktorému bola správa modulu výslovne pridelená). Nastavenie sa delí na záložky, jedna záložka pre každú skupinu dopytov, a na úvodnú záložku pre správu samotných skupín.

Správa skupín v nastavení modulu Dopyty

Na úvodnej záložke nastavenia Práva používateľa / skupiny dopytov zakladáte nové skupiny tlačidlom Vytvoriť skupinu – vyplníte len jej názov. Pri každej existujúcej skupine je možné tlačidlom Upraviť názov názov zmeniť a tlačidlom Zmazať skupinu ju po potvrdení odstrániť vrátane všetkých nastavení, ktoré k nej patria.

Údaje pre tlačové zostavy dopytov

Pre každú skupinu dopytov nastavíte údaje, ktoré sa prepíšu do vytlačeného alebo e-mailom odoslaného dopytu: názov odberateľa, ulicu, mesto, PSČ, štát, IČO a DIČ (pri IČO je možné použiť tlačidlo na automatické načítanie údajov z registra ARES), logo na dokladoch a až tri bankové účty v rôznych menách (číslo účtu, mena účtu, názov banky, IBAN, SWIFT). Do vytlačeného dopytu sa automaticky doplní ten bankový účet, ktorého mena zodpovedá mene dopytu. Bez vyplnenia sa príslušné údaje do dokladu jednoducho nedoplnia.

Číslovanie a predvolené hodnoty dopytov

Formát automatického číslovania dopytov nastavíte pomocou prefixu, roku (dve alebo štyri číslice), sufixu, počtu číslic poradového čísla a hodnoty, od ktorej sa má číslovať – napríklad kombinácia prefixu „NV", roku a sufixu dá číslo v tvare NV2019SCH0001. Ďalej je možné pri skupine nastaviť predvolený text, ktorý sa predvyplní nad položkami a pod položkami nového dopytu (dá sa upraviť pri konkrétnom dopyte), predvolenú sadzbu DPH pre novo pridávané položky a odkiaľ sa má pri položke pridanej z Výrobkov prevziať poznámka a colný kód (z internej poznámky výrobku, alebo z niektorého jeho voliteľného poľa). Bez nastavenia zostávajú tieto polia pri založení novej položky prázdne.

Oprávnenia a prístupové práva v module Dopyty

Prístup k dopytom sa prideľuje samostatne pre každú skupinu dopytov a pre každého používateľa zvlášť, na piatich úrovniach. Modul nerozlišuje nadriadených a podriadených – práva sa prideľujú každému používateľovi individuálne na záložke danej skupiny v Nastavení modulu.

Úroveň prístupu	Čo môže používateľ
Bez prístupu	Skupinu dopytov vôbec nevidí, ani v pruhu skupín na hlavnej obrazovke
Vidí dopyty	Prezerá dopyty danej skupiny, nič nezakladá ani neupravuje
Vidí a môže vytvárať nové a upravovať svoje	Zakladá nové dopyty, upravuje dopyty skupiny, spravuje ich položky, pridáva poznámky, tlačí a odosiela e-mailom, nahráva interné prílohy
Vidí a môže upravovať a vytvárať všetko	Rovnaké možnosti ako predchádzajúca úroveň
Vidí, upravuje, vytvára a môže mazať všetko	Navyše môže mazať jednotlivé dopyty a zobraziť zoznam Zmazané

Používateľské rozhranie

Modul Dopyty zobrazuje po výbere skupiny hlavnú obrazovku so zoznamom dopytov, filtrom a prepínačom aktívnych záznamov. Táto časť popisuje rozloženie hlavnej obrazovky modulu Dopyty, možnosti filtrovania a vyhľadávania dopytov v zozname a jednotlivé stavy, ktorými dopyt počas svojej existencie prechádza – od platného, cez prešlý, až po prevedený do objednávky alebo zmazaný.

Hlavná obrazovka modulu Dopyty

Po výbere skupiny dopytov sa zobrazí skladací panel Filter (v predvolenom stave zbalený), lišta nad tabuľkou s výberom roka, prepínačom Všetko / Iba aktívne, tlačidlom Vytvoriť dopyt a tlačidlom Zmazané, a pod ňou tabuľka dopytov so stĺpcami Číslo dopytu, Názov, Názov zákazky, Firma, Cena bez DPH, Vytvorená, Vytvoril, Platný do a Akcia. Tabuľka podporuje radenie, vyhľadávanie a export do Excelu a tlač priamo z hlavičky tabuľky. Stĺpec Akcia ponúka pri každom riadku ikonu na otvorenie detailu, ceruzku na úpravu, tlačidlo Kopírovať a krížik na zmazanie záznamu – posledné tri podľa prideleného oprávnenia.

Filtrovanie a vyhľadávanie dopytov

V module Dopyty slúži na zúženie zoznamu panel Filter nad tabuľkou; ak má nastavenú nejakú hodnotu, jeho nadpis sa zvýrazní červeno tučne, aby bolo vidieť, že zoznam nie je kompletný.

V názve: hľadanie v názve dopytu
Dátum zadania: rozsah od–do podľa dátumu vytvorenia dopytu
Založil: výber používateľa, ktorý dopyt vytvoril (ponúka len tých, ktorí v danej skupine nejaký dopyt založili)
Firma: výber firmy z modulu CRM

Vyhľadávanie spustíte tlačidlom Vyhľadať, nastavené hodnoty zrušíte tlačidlom Zrušiť. Prepínač Iba aktívne nad tabuľkou navyše skryje dopyty, ktorým už uplynul dátum Platný do.

Stavy dopytu a ich význam

Dopyt v module Dopyty nemá jeden centrálny príznak stavu ako napríklad úloha alebo objednávka – jeho aktuálnu situáciu spoznáte podľa kombinácie nižšie uvedených ukazovateľov.

Stav	Ako sa prejaví	Ako vznikne
Platný	Zahŕňa ho prepínač Iba aktívne	Automaticky, kým neuplynie dátum Platný do
Prešlý / po platnosti	Zostáva plne viditeľný a editovateľný, len ho nezahrnie filter Iba aktívne	Automaticky uplynutím dátumu Platný do
Prevedený do objednávky	V detaile sa zobrazí pole Prevedené do objednávky s odkazom	Vytvorením vydanej objednávky z dopytu
Vznikol z ponuky / z prijatej objednávky / z e-mailu	V detaile je odkaz na zdrojový doklad; pri dopytoch z e-mailu má názov predponu [Email]	Založením z ponuky alebo prijatej objednávky, prípadne automatickým stiahnutím e-mailu
Zmazaný (v koši)	Zmizne z bežného zoznamu, dostupný len cez Zmazané	Potvrdením zmazania záznamu

Zobrazenie detailu dopytu

Detail dopytu v module Dopyty otvoríte kliknutím na číslo alebo názov dopytu v zozname, prípadne na ikonu lupy/oka pri riadku. Hore je lišta tlačidiel s voľbou Tlač & E-mail a – ak je zapnutý modul Objednávky – tlačidlom Vytvoriť vydanú objednávku. V sekcii Základné údaje nájdete polia Firma, Kontaktná osoba a Zákazka ako preklikávateľné odkazy do modulov CRM a Zákazky, ďalej menu, platnosť do a internú poznámku. Ak dopyt vznikol z prijatej objednávky alebo z ponuky, zobrazí sa odkaz na zdrojový doklad; ak už bol prevedený na vydanú objednávku, zobrazí sa odkaz na vzniknutú objednávku v poli Prevedené do objednávky. Pod základnými údajmi nasledujú sekcie Položky dopytu, Poznámky a prehľad súvisiacich dokladov.

Súvisiace doklady v detaile dopytu

V detaile dopytu v module Dopyty sa zobrazuje aj prehľad súvisiacich dokladov, ak je dopyt priradený k zákazke z modulu Zákazky. Podľa zákazky a na ňu nadväzujúcich objednávok a ponúk modul dohľadá a zobrazí vystavené faktúry, prijaté faktúry, dodacie listy a bankové platby, ak k nim existuje väzba. Prehľad využíva rovnaký zobrazovací blok ako v detaile zákazky alebo objednávky, takže sa v detaile dopytu správa rovnako.

Základné operácie

Modul Dopyty umožňuje so záznamami dopytov pracovať štyrmi základnými postupmi, ktoré používateľ so zodpovedajúcim oprávnením použije najčastejšie. Táto časť popisuje, ako v module Dopyty založiť nový dopyt, ako upraviť existujúci dopyt, ako ho rýchlo skopírovať pre podobný prípad a ako dopyt, ktorý už nepotrebujete, zmazať do koša.

Postup: Vytvorenie nového dopytu

Nový dopyt v module Dopyty založíte v konkrétnej skupine dopytov.

Na hlavnej obrazovke v dlaždiciach vyberte skupinu dopytov a kliknite na Vytvoriť dopyt.
Vyplňte polia:
- Názov: krátky názov dopytu
- Zákazka: voliteľný výber zákazky z modulu Zákazky
- Firma: voliteľný výber firmy z modulu CRM
- Kontaktná osoba: konkrétny kontakt pri vybranej firme z CRM
- Mena: po výbere firmy sa doplní automaticky podľa jej nastavenia
- Platný do: dátum platnosti, prednastavený 14 dní dopredu
- Interná poznámka/popis: voľný text
Voliteľne nahrajte Prílohy (sú vidieť aj v tlači pre zákazníka) a Interné prílohy (len pre internú potrebu) – najviac 60 súborov a najviac 100 MB na jeden súbor v každom poli.
Kliknite na Uložiť.

Dopyt sa založí, automaticky dostane poradové číslo podľa formátu nastaveného pre danú skupinu a otvorí sa jeho detail. Žiadne z polí nie je formulárom vynútene povinné.

Postup: Úprava dopytu

Existujúci dopyt v module Dopyty upravíte z jeho detailu alebo priamo zo zoznamu.

V detaile dopytu alebo v riadku tabuľky kliknite na ceruzku / Upraviť.
Upravte rovnaké polia ako pri zakladaní dopytu.
Kliknite na Uložiť.

Uložením sa prepíšu aj doteraz nahrané prílohy – ak ste v dialógu prílohu odobrali alebo pridali, stará väzba sa nahradí novou.

Postup: Kopírovanie dopytu

Kopírovanie v module Dopyty urýchli založenie podobného dopytu, pretože predvyplní formulár z existujúceho záznamu.

V zozname dopytov kliknite na ikonu Kopírovať pri príslušnom riadku.
Otvorí sa formulár predvyplnený z pôvodného dopytu. Ak pôvodný dopyt vznikol z prijatej objednávky alebo z ponuky, začiarknite voľby Prepojenie na prijatú objednávku z kopírovaných alebo Prepojenie na ponuku z kopírovaných, ak má aj kópia zostať naviazaná na rovnaký zdrojový doklad.
Kliknite na Uložiť.

Do nového dopytu sa automaticky skopírujú všetky položky pôvodného dopytu, prílohy sa nekopírujú.

Postup: Zmazanie dopytu

Zmazanie dopytu v module Dopyty vyžaduje najvyššiu úroveň oprávnenia v skupine.

V detaile dopytu alebo v zozname kliknite na krížik Zmazať záznam.
Potvrďte v dialógovom okne Zmazať? – Naozaj chcete zmazať tento záznam?.

Zmazaný dopyt zmizne z bežného zoznamu a nájdete ho v zozname Zmazané, dostupnom z hlavnej obrazovky modulu.

Práca s položkami dopytu

Modul Dopyty vedie pri každom dopyte vlastnú tabuľku položiek, o ktoré v dopyte žiadate. Táto časť vysvetľuje, ako v module Dopyty pridať položku ručne, výberom z modulu Výrobky alebo zo skladu, ako jednotlivé hodnoty položky priamo v tabuľke upravovať a ako položkám hromadne nastaviť zľavu alebo ich z dopytu odstrániť.

Pridanie položky do dopytu

Položky dopytu spravujete v module Dopyty priamo v detaile dopytu, v sekcii Položky dopytu. Položku je možné pridať tromi spôsobmi podľa toho, odkiaľ údaje o tovare alebo službe pochádzajú – ručne, z modulu Výrobky, alebo priamo zo skladu.

Ručná (voľná) položka

V module Dopyty kliknite v pätičke tabuľky položiek na tlačidlo Pridať riadok voľnej položky. Vloží sa prázdny riadok, do ktorého ručne vyplníte kód, názov, množstvo, cenu za jednotku a ďalšie údaje priamo v tabuľke položiek.

Položka z modulu Výrobky

Ak je v module Dopyty zapnutý modul Výrobky, kliknite v pätičke tabuľky položiek na tlačidlo Pridať z výrobkov a vyberte konkrétny výrobok a množstvo. Kód, názov, cena, hmotnosť, popis a colný kód sa doplnia automaticky podľa nastavenia skupiny dopytov; ak má výrobok hlavný výkres alebo obrázok, priloží sa automaticky aj ako príloha dopytu.

Položka zo skladu

Ak je v module Dopyty zapnutý modul Sklad, pridajte položku tlačidlom, ktoré sa v pätičke tabuľky položiek generuje podľa nastavených skladov. Vyberiete skladovú položku – kód sa pritom sám našepkáva – a množstvo; zobrazí sa dostupné množstvo na sklade. Cena, hmotnosť a popis sa doplnia zo skladovej karty alebo výrobku.

Úprava hodnôt pridanej položky

V module Dopyty je možné pri pridanej položke v tabuľke priamo upravovať kód, názov, množstvo, jednotku, cenu za jednotku, zľavu v percentách, sadzbu DPH, colný kód a poznámku. Každá zmena sa uloží ihneď po opustení poľa a sumy – celkom bez DPH, DPH a s DPH – sa v tú chvíľu prepočítajú za položku aj za celý dopyt.

Text nad položkami a pod položkami dopytu

Dopyt v module Dopyty obsahuje aj dve textové polia, ktoré sa vytlačia nad tabuľkou položiek a pod ňou. Pri založení nového dopytu sa do nich automaticky predvyplní predvolený text nastavený pre danú skupinu dopytov v Nastavení modulu, pri konkrétnom dopyte ho potom možno ďalej upraviť. Bez nastaveného predvoleného textu zostávajú polia pri založení prázdne.

Hromadná úprava cien a mazanie položiek

V detaile dopytu, v sekcii Položky dopytu, kliknite na Upraviť ceny a zadajte zľavu v percentách – nastaví sa hromadne všetkým položkám dopytu naraz. Ak sa zadá zľava vyššia ako 100 %, systém ju sám obmedzí na 100 %. Jednotlivú položku zmažete krížikom pri riadku po potvrdení, všetky položky naraz tlačidlom Zmazať všetky položky, tiež po potvrdení.

Pokročilé funkcie

Modul Dopyty ponúka okrem základnej evidencie aj funkcie pre celý životný cyklus dopytu: poznámky s automatickým záznamom histórie, tlač a odoslanie dokladu e-mailom, vznik dopytu z ponuky alebo z prijatej objednávky, prevod hotového dopytu na vydanú objednávku a automatické založenie dopytu z prichádzajúceho e-mailu. Jednotlivé postupy nájdete v podsekciách nižšie.

Pridanie poznámky k dopytu

V detaile dopytu v sekcii Poznámky kliknite na Pridať poznámku, napíšte text a uložte. Poznámka sa zobrazí v tabuľke s dátumom, autorom a prípadnými prílohami. Modul do poznámok automaticky zapisuje aj systémové zmeny – pridanie alebo zmazanie položky, úpravu ceny, odoslanie e-mailom a podobne – takže história dopytu zostáva na jednom mieste.

Postup: Tlač a odoslanie dopytu e-mailom

Dopyt v module Dopyty vytlačíte alebo odošlete zákazníkovi či dodávateľovi priamo z detailu.

V detaile dopytu kliknite na Tlač & E-mail.
Zvoľte, čo má zostava obsahovať – základná tlač je vždy zahrnutá, voliteľne pridajte + Poznámky, + Obrázky, + Prílohy k e-mailu (po začiarknutí vyberiete konkrétne nahrané prílohy na odoslanie).
Vyberte jazykovú verziu tlačiva.
Vyplňte Odoslať na (viac adries oddeľte bodkočiarkou, alebo začiarknite evidované e-maily firmy zákazníka z CRM), Predmet (prednastavený ako „Dopyt vydaný [číslo]") a Text správy.

Tlačidlo Tlač len vygeneruje a otvorí PDF bez odoslania e-mailu. Tlačidlo Tlač & E-mail navyše odošle správu so zvolenými prílohami na zadané adresy a skrytú kópiu na adresu prihláseného používateľa; odoslanie sa zaznamená do poznámok dopytu. Neplatná e-mailová adresa sa pri odosielaní potichu preskočí, systém na to používateľa neupozorní – formát zadaných adries je preto dobré skontrolovať vopred.

Obsah tlačového dokumentu (PDF) dopytu

Vytlačený dopyt z modulu Dopyty obsahuje fakturačné údaje odosielateľa a logo nastavené pre danú skupinu v Nastavení modulu, bankové spojenie zodpovedajúce mene dopytu, základné údaje dopytu (číslo, názov, firmu, kontaktnú osobu, dátum a platnosť), text nad položkami, tabuľku položiek s kódom, názvom, množstvom, cenou, zľavou a sadzbou DPH, a text pod položkami. Ak pri tlači začiarknete voľbu + Poznámky alebo + Obrázky, pridajú sa do dokumentu aj poznámky dopytu, respektíve obrázky položiek.

Vytvorenie dopytu z ponuky

Nový dopyt v module Dopyty je možné založiť aj z existujúcej ponuky v module Ponuky.

V detaile ponuky zvoľte vytvorenie dopytu.
V dialógovom okne vyberte Skupinu dopytov (povinné pole) a doplňte alebo upravte názov, zákazku, firmu, kontaktnú osobu, menu, dátum vystavenia, platnosť do, internú poznámku a prílohy.
V tabuľke položiek ponuky odškrtnite tie, ktoré sa do dopytu nemajú prevziať – v predvolenom stave sú začiarknuté všetky.
Kliknite na Vytvoriť.

Vznikne nový dopyt so zvolenými položkami a do poznámok oboch dokladov sa zapíše vzájomný odkaz. Bez vybratej skupiny dopytov sa zobrazí hlásenie „Nemáte založenú/Vybranú skupinu dopytov!" a formulár odoslanie nedovolí.

Vytvorenie dopytu z prijatej objednávky

Dopyt v module Dopyty je možné založiť aj z existujúcej prijatej objednávky v module Prijaté objednávky, postupom obdobným ako pri ponuke. Navyše je možné pri každej položke upraviť počet kusov, ktorý sa má do dopytu previesť, v poli Ks do obj. Položky, pri ktorých už bolo do dopytov prevedené celé objednané množstvo, sú v tabuľke zelene podfarbené.

Vytvorenie vydanej objednávky z dopytu

Z vybaveného dopytu v module Dopyty je možné rovno založiť vydanú objednávku dodávateľovi. V detaile dopytu kliknite na tlačidlo Vytvoriť vydanú objednávku (dostupné len so zapnutým modulom Objednávky) – otvorí sa dialógové okno na založenie vydanej objednávky na základe dopytu. Vzniknutú objednávku potom detail dopytu zobrazuje v poli Prevedené do objednávky; jeden dopyt môže mať naviazaných aj viac objednávok.

Automatické založenie dopytu z e-mailu

Modul Dopyty vie aj automaticky založiť nový dopyt z prichádzajúceho e-mailu na projektovú adresu priradenú ku konkrétnej skupine dopytov. Predmet e-mailu sa stane názvom dopytu s predponou „[Email]", telo e-mailu sa uloží ako interná poznámka a originálna správa aj všetky jej prílohy sa priložia k dopytu. Odosielateľovi systém automaticky odošle potvrdzujúcu odpoveď a vybraní používatelia skupiny dostanú upozornenie na nový dopyt.

Integrácia s ďalšími modulmi

CRM: firma a kontaktná osoba dopytu sa vyberajú z modulu CRM; z detailu dopytu je možné prekliknúť priamo na detail firmy aj kontaktu. Pri odosielaní dopytu e-mailom je možné začiarknuť e-mailové adresy evidované pri danej firme v CRM.
Zákazky: dopyt môže byť priradený ku konkrétnej zákazke a z jej detailu je možné prekliknúť na detail zákazky. Podľa zákazky sa v detaile dopytu zároveň dohľadávajú a zobrazujú súvisiace doklady – vystavené faktúry, prijaté faktúry, dodacie listy a bankové platby, ak k nim existuje väzba.
Výrobky: položky dopytu je možné pridávať výberom konkrétneho výrobku; cena, hmotnosť, popis, colný kód a prípadne obrázok či výkres sa doplnia automaticky podľa nastavenia skupiny. Pri takejto položke sa v detaile zobrazí odkaz späť na výrobok.
Sklad: ak je modul zapnutý, položky dopytu je možné pridať aj priamo zo skladu; pri položke sa potom zobrazuje, z ktorého skladu pochádza. Ak je Sklad zapnutý, ale položka na sklad napojená nie je, zobrazí sa pri nej upozornenie.
Ponuky: nový dopyt môže vzniknúť prevedením vybraných položiek z existujúcej ponuky; do poznámok oboch dokladov sa zapíše vzájomný odkaz.
Prijaté objednávky: dopyt je možné obdobne založiť aj z existujúcej prijatej objednávky, s možnosťou upraviť prevádzané množstvo pri každej položke.
Vydané objednávky: z hotového dopytu je možné rovno vytvoriť vydanú objednávku; detail dopytu potom zobrazuje odkaz na vzniknutú objednávku.
Súbory: prílohy dopytu, verejné aj interné, využívajú zdieľanú správu súborov, vrátane možnosti vytvoriť súbor priamo cez online editor.
Zmazané (kôš): zmazané dopyty sa presúvajú do spoločného zoznamu Zmazané, odkiaľ je s dostatočným oprávnením možné ich dohľadať.

Riešenie problémov

Modul Dopyty občas vyvolá otázky ohľadom prístupových práv, automaticky vzniknutých dopytov z e-mailu alebo odosielania dokladov e-mailom zákazníkom. V tejto časti nájdete odpovede na časté otázky k modulu Dopyty aj praktické tipy, ako so zoznamom dopytov a jeho položkami pracovať efektívnejšie.

Chybové hlásenia v module Dopyty

Modul Dopyty zobrazí používateľovi tieto hlásenia, keď zadanie alebo akcia nie sú v poriadku.

Hlásenie	Kedy nastane	Čo má používateľ urobiť
„Nemáte založenú/Vybranú skupinu dopytov!"	Pri vytváraní dopytu z ponuky, ak nie je vybraná skupina dopytov	Vybrať skupinu dopytov v poli Skupina dopytov
„Môžete nahrať maximálne 60 súborov."	Pri pokuse nahrať viac než 60 súborov do jedného poľa príloh	Nahrať menej súborov, zvyšok nahrať dodatočne
„Zmazať? – Naozaj chcete zmazať tento záznam?"	Pred každým zmazaním dopytu, položky alebo skupiny	Potvrdiť Áno, alebo zrušiť Nie
Zľava sa automaticky obmedzí na 100 %	Ak sa pri položke zadá zľava vyššia ako 100 %	Nie je potrebné nič robiť, systém hodnotu sám opraví
Formulár nedovolí odoslanie	V dialógovom okne Vytvorenie dopytu z ponuky bez vybranej skupiny dopytov	Vybrať skupinu dopytov pred odoslaním formulára
Adresát dopyt e-mailom nedostal, bez chybového hlásenia	Zadaná e-mailová adresa pri odosielaní dopytu mala neplatný formát	Skontrolovať formát adresy v poli Odoslať na a odoslať znova
Formulár alebo dialógové okno sa vôbec neotvorí, alebo sa akcia neprevedie	Používateľ nemá v danej skupine dopytov dostatočné oprávnenie na danú akciu	Požiadať správcu modulu Dopyty o pridelenie potrebného oprávnenia

Časté otázky k modulu Dopyty

Otázka: Prečo v module Dopyty nevidím žiadnu skupinu ani tlačidlo Vytvoriť dopyt?

Riešenie: Nemáte pridelené oprávnenie k žiadnej skupine dopytov alebo je vaše oprávnenie len na úrovni prezerania. Požiadajte správcu modulu Dopyty o pridelenie potrebnej úrovne prístupu v Nastavení modulu.

Otázka: Čo znamená predpona „[Email]" v názve dopytu?

Riešenie: Dopyt vznikol automaticky z e-mailu, ktorý prišiel na projektovú adresu priradenú danej skupine dopytov – predmet e-mailu sa stal názvom dopytu a telo správy internou poznámkou.

Otázka: Prečo zákazník tvrdí, že dopyt e-mailom nedostal?

Riešenie: Neplatnú e-mailovú adresu systém pri odosielaní potichu preskočí bez upozornenia. Skontrolujte formát zadanej adresy v poli Odoslať na a odošlite dopyt znova.

Otázka: Ako zmažem celú skupinu dopytov, nie len jeden dopyt?

Riešenie: Zmazanie celej skupiny sa robí len v Nastavení modulu Dopyty tlačidlom Zmazať skupinu, na rozdiel od zmazania jednotlivého dopytu, ktoré je dostupné priamo z detailu alebo zo zoznamu.

Tipy pre efektívnu prácu v module Dopyty

Tip: Pre opakovane podobné dopyty použite v zozname ikonu Kopírovať namiesto ručného zakladania od začiatku – skopírujú sa aj všetky položky.
Tip: Nechajte prepínač Iba aktívne zapnutý, aby vám v zozname neprekážali dopyty s prešlým dátumom platnosti.
Tip: Ak pridávate položky z Výrobkov alebo zo Skladu namiesto ručného zápisu, ušetríte čas – kód, cena, hmotnosť aj popis sa doplnia automaticky a obmedzíte riziko preklepu.
Poznámka: Polia dopytu nie sú formulárom vynútené ako povinné (okrem skupiny dopytov pri vytváraní z ponuky) – napriek tomu odporúčame vždy vyplniť aspoň Názov a Firmu, aby sa v zozname aj vo Filtri dal dopyt ľahko dohľadať.

Wiki - eIntranet.net