Elektronické žiadosti (Requests2)

Prehľad modulu

Modul Elektronické žiadosti je flexibilný systém na vytváranie, schvaľovanie a správu rôznych typov firemných žiadostí. Umožňuje každej organizácii nastaviť vlastné typy žiadostí s konfigurovateľnými schvaľovacími procesmi podľa konkrétnych potrieb.

Účel modulu

Systém elektronických žiadostí digitalizuje a automatizuje proces podávania a schvaľovania rôznych typov firemných žiadostí. Eliminuje papierovú administratívu, zrýchľuje schvaľovací proces a zabezpečuje transparentnú auditnú stopu všetkých zmien a rozhodnutí.

Kľúčové funkcie

• Vytváranie vlastných typov žiadostí podľa potrieb organizácie (nákupné žiadosti, dovolenka, úprava mzdy, cestovné príkazy atď.)
• Konfigurovateľné schvaľovacie kolá s rôznymi schvaľovateľmi
• Vlastné formulárové polia v rôznych dátových typoch (text, číslo, dátum, súbory, výber používateľa, výber spoločnosti)
• Dynamický výber schvaľovateľa počas procesu
• Automatické e-mailové notifikácie všetkým účastníkom procesu
• Kompletná história zmien a rozhodnutí pre každú žiadosť
• Možnosť vrátiť žiadosť na doplnenie informácií
• Hromadné schvaľovanie viacerých žiadostí naraz
• Pokročilé filtrovanie a vyhľadávanie žiadostí
• Export dát do formátu Excel

Cieľové skupiny používateľov

• Žiadatelia - všetci zamestnanci, ktorí potrebujú podať žiadosť
• Vyplňovatelia formulárov - osoby oprávnené vyplňovať formulárové kolá
• Schvaľovatelia - osoby s oprávnením schváliť alebo zamietnuť žiadosti
• Manažéri - nadriadení s prehľadom všetkých žiadostí
• Administrátori - správcovia systému, ktorí môžu konfigurovať typy žiadostí

Koncept a terminológia

Typy žiadostí

Každá organizácia si vytvára vlastné typy žiadostí podľa svojich potrieb. Každý typ žiadosti má definovaný názov, popis a schvaľovací proces. Príklady typov žiadostí:

• Nákupná žiadosť
• Žiadosť o dovolenku
• Žiadosť o úpravu mzdy
• Cestovný príkaz
• Žiadosť o školenie
• Žiadosť o zmenu pracovnej doby

Schvaľovacie kolá

Každý typ žiadosti pozostáva z niekoľkých kôl, ktoré sa spracúvajú postupne zľava doprava. Existujú dva typy kôl:

Formulárové kolo - kolo, v ktorom sa zadávajú informácie do formulára. Vyplňovateľ zadáva požadované údaje. Po dokončení žiadosť automaticky postupuje do ďalšieho kola.

Schvaľovacie kolo - kolo, v ktorom určená osoba rozhoduje o schválení alebo zamietnutí žiadosti. Schvaľovateľ môže schváliť, zamietnuť alebo vrátiť žiadosť na doplnenie informácií.

Stavy žiadostí

Žiadosť môže byť v nasledujúcich stavoch:

• Čaká na dokončenie - žiadosť bola vytvorená a čaká na dokončenie formulárového kola
• Čaká na rozhodnutie - žiadosť čaká na rozhodnutie schvaľovateľa
• Schválená - žiadosť prešla všetkými schvaľovacími kolami a bola schválená
• Zamietnutá - žiadosť bola zamietnutá jedným zo schvaľovateľov
• Vrátená na doplnenie - žiadosť bola vrátená do predchádzajúceho kola na doplnenie informácií
• Dokončená - formulárové kolo bolo dokončené a žiadosť postupuje ďalej

Oprávnenia a roly

Pre každý typ žiadosti je možné definovať rôzne skupiny používateľov s rôznymi právami:

• Používatelia s úplným prehľadom - vidia všetky žiadosti tohto typu bez obmedzenia
• Schvaľovatelia - môžu schvaľovať žiadosti, rozsah ich prehľadu je nastavený podľa konfigurácie
• Správcovia typu žiadosti - môžu upravovať konfiguráciu typu žiadosti
• Administrátori - môžu mazať žiadosti

Pre schvaľovateľov je možné nastaviť rozsah viditeľnosti:

• Všetky - schvaľovatelia vidia všetky žiadosti tohto typu
• Priradené im na schválenie - vidia len žiadosti, ktoré aktuálne potrebujú schváliť
• Priradené im na schválenie a nimi schválené - vidia svoje aktuálne žiadosti a históriu schválených žiadostí

Používateľské rozhranie

Hlavná obrazovka modulu

Po otvorení modulu Elektronické žiadosti sa zobrazí hlavná obrazovka so základnými prvkami:

Horný panel s typmi žiadostí

V hornej časti stránky sú zobrazené karty pre jednotlivé typy žiadostí, ku ktorým máte prístup. Každá karta obsahuje:

• Ikonu priečinka
• Názov typu žiadosti
• Odznak s počtom aktívnych žiadostí

Kliknutím na kartu typu sa zobrazí zoznam žiadostí tohto typu. Aktívny typ je zvýraznený a má ikonu otvoreného priečinka.

Schéma priebehu žiadosti

Pod horným panelom je zbaliteľná sekcia Časti žiadosti - schéma priebehu. Táto sekcia vizuálne zobrazuje všetky kolá schvaľovacieho procesu:

• Modré kolá s ikonou ceruzky označujú formulárové kolá
• Zelené kolá s ikonou fajky označujú schvaľovacie kolá
• Šípky medzi kolami ukazujú smer postupu žiadosti
• Podržaním myši nad kolom sa zobrazia jeho podrobnosti

Sekciu môžete otvoriť alebo zavrieť kliknutím na ikonu plus alebo mínus v pravom hornom rohu.

Filter žiadostí

Pod schémou priebehu je zbaliteľná sekcia Filter. Táto sekcia umožňuje filtrovať žiadosti podľa nasledujúcich kritérií:

• Žiadateľ - výber osoby, ktorá podala žiadosť
• Schvaľovateľ - výber osoby, ktorá schválila žiadosť
• Podané - dátum podania žiadosti (od - do)
• Schválené/Zamietnuté - dátum rozhodnutia o žiadosti (od - do)

Po nastavení filtra kliknite na tlačidlo Hľadať. Na vymazanie filtra použite tlačidlo Vymazať. Ak je filter aktívny, názov sekcie je zobrazený červenou farbou.

Stavové tlačidlá

Nad tabuľkou žiadostí je skupina tlačidiel na rýchle filtrovanie podľa stavu:

• Všetky - zobrazí všetky žiadosti bez ohľadu na stav
• Čakajúce na dokončenie/doplnenie - žiadosti čakajúce na vyplnenie formulára
• Čakajúce na schválenie - žiadosti čakajúce na rozhodnutie schvaľovateľa
• Schválené - úspešne schválené žiadosti
• Zamietnuté - zamietnuté žiadosti

Každé tlačidlo zobrazuje počet žiadostí v danom stave v odznaku. Aktívny filter je zvýraznený zelenou farbou.

Tabuľka žiadostí

Hlavnou časťou obrazovky je tabuľka so zoznamom žiadostí. Tabuľka obsahuje nasledujúce stĺpce:

• ID - jedinečné číslo žiadosti, kliknutím sa otvorí detail
• Žiadosť podal - meno osoby, ktorá vytvorila žiadosť
• Dátum podania - dátum a čas vytvorenia žiadosti
• Stav - aktuálny stav žiadosti
• Aktuálny schvaľovateľ - osoba, ktorá aktuálne potrebuje schváliť alebo vyplniť žiadosť
• Vlastné polia - ďalšie stĺpce zodpovedajú poliam z prvého formulárového kola označeným na zobrazenie v tabuľke
• Akcie - tlačidlá na prácu so žiadosťou

Vyhľadávanie v tabuľke

V pravom hornom rohu tabuľky je pole Hľadať. Tu môžete zadať ľubovoľný text na rýchle vyhľadávanie v tabuľke. Vyhľadávanie funguje naprieč všetkými stĺpcami tabuľky.

Tlačidlá nad tabuľkou

• Excel - export viditeľných záznamov do súboru Excel
• Tlač - tlač aktuálneho zobrazenia tabuľky
• Pridať žiadosť - vytvorenie novej žiadosti, tlačidlo je aktívne len ak máte oprávnenie vyplniť prvé kolo
• Schváliť vybrané - hromadné schválenie označených žiadostí (zobrazené len ak je funkcia povolená)

Detail žiadosti

Po kliknutí na ID žiadosti v tabuľke sa otvorí detail žiadosti. Detail obsahuje nasledujúce sekcie:

Základné informácie

V hornej časti detailu sú zobrazené základné informácie o žiadosti:

• Podal - meno osoby, ktorá vytvorila žiadosť
• Dátum - dátum a čas podania žiadosti
• ID žiadosti - jedinečný identifikátor
• Počet kôl - celkový počet kôl schvaľovacieho procesu
• Stav - aktuálny stav žiadosti

Pod základnými informáciami sú zobrazené vybrané polia z prvého formulárového kola označené na zobrazenie v tabuľke.

História žiadosti

Sekcia História obsahuje kompletnú auditnú stopu všetkých akcií vykonaných na žiadosti. Pre každú akciu:

• Zaznamenal - meno osoby, ktorá vykonala akciu
• Dátum - dátum a čas akcie
• Zmena, poznámka - popis vykonanej akcie (vytvorenie, dokončenie, schválenie, zamietnutie, vrátenie)

Kolá žiadosti

Pod históriou nasledujú jednotlivé kolá žiadosti v poradí, ako sú definované. Každé kolo je zobrazené v samostatnej karte s nasledujúcimi informáciami:

Hlavička karty:

• Číslo kola
• Typ kola (formulárové alebo schvaľovacie)
• Názov kola
• Voliteľná poznámka kola
• Aktuálny stav kola

Obsah karty:

• Informácia o tom, kto vyplnil alebo rozhodol o kole
• Dátum dokončenia alebo rozhodnutia
• Vyplnené hodnoty všetkých formulárových polí
• Voliteľné poznámky na vrátenie alebo zamietnutie
• Pre schvaľovacie kolá: zoznam osôb oprávnených schvaľovať
• Akčné tlačidlá podľa typu kola a stavu

Aktuálne kolo je automaticky rozbalené, ostatné kolá sú zbalené. Kliknutím na ikonu plus alebo mínus v hlavičke karty môžete kolo rozbaliť alebo zbaliť.

Navigácia v detaile

V pravom hornom rohu detailu:

• Späť - návrat na hlavnú obrazovku so zoznamom žiadostí
• Tlač - tlač detailu žiadosti

Základné operácie

Vytvorenie novej žiadosti

Na vytvorenie novej žiadosti postupujte nasledovne:

1. Na hlavnej obrazovke modulu vyberte typ žiadosti kliknutím na príslušnú kartu v hornom paneli.
2. Kliknite na zelené tlačidlo Pridať žiadosť v pravom hornom rohu nad tabuľkou.
3. Otvorí sa modálne okno s formulárom prvého kola.
4. Vyplňte všetky povinné polia formulára. Povinné polia sú označené hviezdičkou.
5. Ak kolo umožňuje výber ďalších schvaľovateľov alebo vyplňovateľov, vyberte príslušnú osobu zo zoznamu.
6. Kliknite na zelené tlačidlo Uložiť.
7. Žiadosť je vytvorená a automaticky postupuje do ďalšieho kola.
8. Ak je nakonfigurované, systém odošle e-mailovú notifikáciu osobe, ktorá má spracovať ďalšie kolo.

Typy formulárových polí:

• Jednoriadkový text - krátky textový vstup na jednoduchý text
• Viacriadkový text - dlhší text s možnosťami formátovania (tučné písmo, odrážky, odkazy)
• Číslo - číselná hodnota
• Dátum - výber dátumu z kalendára
• Dátum od-do - výber časového obdobia z dvoch kalendárov
• Čas od-do - výber časového rozsahu počas dňa (5-minútové intervaly)
• Zaškrtávacie políčko - políčko áno alebo nie
• Zoznam - výber jednej možnosti z prednastavených hodnôt
• Súbor - nahrávanie príloh, až 20 súborov, maximálna veľkosť súboru 60 MB
• Používateľ eIntranetu - výber používateľa zo zoznamu zamestnancov
• Spoločnosť z modulu CRM - výber spoločnosti z databázy CRM

Vyplnenie formulára v ďalšom kole

Ak je žiadosť vo formulárovom kole a ste oprávnení ho vyplniť, postupujte nasledovne:

1. Otvorte detail žiadosti kliknutím na jej ID v tabuľke alebo pomocou odkazu v e-maili.
2. Nájdite svoje aktuálne kolo. Bude automaticky rozbalené a zvýraznené.
3. Kliknite na zelené tlačidlo Vyplniť/dokončiť formulár.
4. Otvorí sa modálne okno s formulárom kola.
5. Vyplňte všetky povinné polia.
6. Ak môžete vybrať ďalších schvaľovateľov, vyberte príslušnú osobu.
7. Kliknite na tlačidlo Uložiť.
8. Žiadosť je uložená a postupuje do ďalšieho kola.

Schválenie žiadosti

Ak ste schvaľovateľ a máte žiadosť na schválenie, postupujte nasledovne:

1. Otvorte detail žiadosti. Môžete použiť odkaz v e-mailovej notifikácii alebo nájsť žiadosť v zozname.
2. Skontrolujte vyplnené údaje vo všetkých kolách.
3. V aktuálnom schvaľovacom kole kliknite na zelené tlačidlo Schváliť.
4. Otvorí sa modálne okno na potvrdenie schválenia.
5. Môžete pridať voliteľnú poznámku k schváleniu.
6. Ak môžete vybrať ďalších schvaľovateľov pre nasledujúce kolo, vyberte príslušnú osobu.
7. Potvrďte schválenie.
8. Žiadosť postupuje do ďalšieho kola alebo je označená ako schválená, ak je toto posledné kolo.
9. Systém odošle e-mailové notifikácie podľa nastavení.

Zamietnutie žiadosti

Ak potrebujete žiadosť zamietnuť, postupujte nasledovne:

1. Otvorte detail žiadosti.
2. V aktuálnom schvaľovacom kole kliknite na červené tlačidlo Zamietnuť.
3. Otvorí sa modálne okno na zadanie dôvodu zamietnutia.
4. Zadajte povinnú poznámku vysvetľujúcu dôvod zamietnutia.
5. Potvrďte zamietnutie.
6. Žiadosť bude označená ako zamietnutá a schvaľovací proces končí.
7. Žiadateľ dostane e-mailovú notifikáciu s vašou poznámkou.

Vrátenie žiadosti na doplnenie

Ak žiadosť obsahuje neúplné alebo nesprávne informácie, môžete ju vrátiť na doplnenie:

1. Otvorte detail žiadosti.
2. V aktuálnom schvaľovacom kole kliknite na oranžové tlačidlo Vrátiť na doplnenie.
3. Otvorí sa modálne okno na výber kola, do ktorého sa má vrátiť.
4. Vyberte kolo, ktoré je potrebné doplniť.
5. Zadajte povinnú poznámku vysvetľujúcu, čo je potrebné pridať alebo opraviť.
6. Potvrďte vrátenie.
7. Žiadosť sa vráti do vybraného kola so stavom vrátená na doplnenie.
8. Osoba zodpovedná za toto kolo dostane e-mailovú notifikáciu s vašou poznámkou.
9. Po doplnení informácií žiadosť opäť prechádza všetkými kolami od bodu vrátenia.

Zmena schválenej žiadosti

Ak typ žiadosti umožňuje zmenu už schválených žiadostí, môžete ju znova upraviť:

1. Otvorte detail schválenej žiadosti.
2. Kliknite na červené tlačidlo Zmeniť žiadosť (znovu podať).
3. Otvorí sa formulár prvého kola s predvyplnenými hodnotami.
4. Upravte potrebné údaje.
5. Uložte zmeny.
6. Žiadosť znova prechádza celým schvaľovacím procesom od začiatku.

Vyhľadávanie žiadostí

Na rýchle vyhľadanie žiadosti máte niekoľko možností:

Rýchle vyhľadávanie:

1. V pravom hornom rohu tabuľky nájdite pole Hľadať.
2. Zadajte hľadaný text (môže to byť meno, číslo, dátum alebo akékoľvek iné údaje z tabuľky).
3. Tabuľka automaticky filtruje a zobrazí len zodpovedajúce záznamy.

Filtrovanie podľa kritérií:

1. Otvorte sekciu Filter kliknutím na ikonu plus.
2. Nastavte požadované kritériá (žiadateľ, schvaľovateľ, obdobie).
3. Kliknite na tlačidlo Hľadať.
4. Tabuľka zobrazí len žiadosti zodpovedajúce nastavenému filtru.
5. Na vymazanie filtra kliknite na tlačidlo Vymazať.

Filtrovanie podľa stavu:

1. Nad tabuľkou kliknite na jedno zo stavových tlačidiel.
2. Tabuľka zobrazí len žiadosti v danom stave.
3. Na zobrazenie všetkých žiadostí kliknite na tlačidlo Všetky.

Pokročilé funkcie

Export do formátu Excel

Zoznam žiadostí môžete exportovať do súboru Excel na ďalšie spracovanie:

1. Voliteľne nastavte filter alebo vyhľadávanie podľa vašich potrieb.
2. Nad tabuľkou kliknite na tlačidlo Excel.
3. Systém vygeneruje súbor XLSX obsahujúci všetky viditeľné záznamy.
4. Súbor sa automaticky stiahne do vášho počítača.
5. Export zahŕňa všetky stĺpce zobrazené v tabuľke.

Hromadné schvaľovanie

Ak je hromadné schvaľovanie povolené pre typ žiadosti, môžete schváliť viacero žiadostí naraz:

1. V tabuľke zaškrtnite políčka pri žiadostiach, ktoré chcete schváliť.
2. Pod tabuľkou sa zobrazí tlačidlo Schváliť vybrané.
3. Kliknite na toto tlačidlo.
4. Systém hromadne schváli všetky vybrané žiadosti.
5. Každá žiadosť postupuje do ďalšieho kola alebo je označená ako schválená.
6. Odošlú sa príslušné e-mailové notifikácie.

Poznámka: Hromadné schvaľovanie je dostupné len ak máte oprávnenie schvaľovať dané žiadosti a ak je táto funkcia povolená pre daný typ žiadosti.

Výber ďalšieho schvaľovateľa

Pri niektorých kolách môžete pri vyplňovaní alebo schvaľovaní určiť, kto spracuje nasledujúce kolo:

Výber jedného schvaľovateľa:

• V sekcii výberu ďalšieho používateľa sa zobrazí zoznam možných schvaľovateľov.
• Vyberte jednu osobu pomocou prepínača.
• Prvá osoba v zozname je predvolene vybraná.
• Výber je povinný, nemôžete pokračovať bez výberu.

Výber viacerých schvaľovateľov:

• V sekcii výberu ďalšieho používateľa sa zobrazí zoznam možných schvaľovateľov.
• Zaškrtnite jedného alebo viacerých používateľov pomocou zaškrtávacích políčok.
• Ak nevyberiete nikoho, žiadosť sa automaticky prepošle všetkým oprávneným schvaľovateľom.

Kópia pre ďalších používateľov:

• Pri niektorých kolách sa môže objaviť možnosť odoslať kópiu konkrétnemu používateľovi.
• Tento používateľ dostane notifikáciu, ale nemusí žiadosť aktívne spracovať.
• Podľa nastavení môže byť odoslanie kópie povinné alebo voliteľné.

Vizualizácia schvaľovacieho procesu

Schéma priebehu žiadosti poskytuje vizuálny prehľad celého schvaľovacieho procesu:

• Modré boxy s ikonou ceruzky predstavujú formulárové kolá, kde sa zadávajú údaje.
• Zelené boxy s ikonou fajky predstavujú schvaľovacie kolá, kde sa prijímajú rozhodnutia.
• Šípky medzi boxami ilustrujú postup žiadosti zľava doprava.
• Každý box obsahuje názov kola.
• Podržaním myši nad boxom sa zobrazí popis s podrobnými informáciami o kole.

Táto schéma vám pomáha rýchlo pochopiť, akými krokmi žiadosť prechádza a kde sa aktuálne nachádza.

E-mailové notifikácie

Systém automaticky odosiela e-mailové notifikácie v nasledujúcich situáciách:

Po preposlaní do ďalšieho kola:

• Osoba, ktorá má vyplniť alebo schváliť kolo, dostane notifikáciu.
• E-mail obsahuje ID žiadosti s priamym odkazom na detail.
• Zobrazí sa typ žiadosti a názov aktuálneho kola.

Po schválení:

• Podľa nastavení môže byť notifikácia odoslaná žiadateľovi.
• Podľa nastavení môže byť odoslaná aj schvaľovateľom.
• E-mail obsahuje informácie o schválení a voliteľnú poznámku schvaľovateľa.

Po zamietnutí:

• Žiadateľ dostane notifikáciu.
• E-mail obsahuje povinnú poznámku vysvetľujúcu dôvod zamietnutia.
• Podľa nastavení môže byť odoslaná aj schvaľovateľom.

Po vrátení na doplnenie:

• Osoba, ktorá má doplniť kolo, dostane notifikáciu.
• E-mail obsahuje poznámku vysvetľujúcu, čo je potrebné pridať alebo opraviť.

Obsah e-mailovej notifikácie:

• ID žiadosti s klikateľným odkazom na detail
• Typ žiadosti
• Meno žiadateľa
• Aktuálne schvaľovacie kolo
• Meno rozhodovateľa a jeho poznámky

Kompletná história žiadosti

Každá žiadosť má kompletnú auditnú stopu všetkých vykonaných akcií:

• Vytvorenie žiadosti - kto a kedy vytvoril žiadosť
• Dokončenie formulárového kola - kto a kedy vyplnil jednotlivé kolá
• Schválenie - kto a kedy schválil žiadosť vrátane poznámok
• Zamietnutie - kto a kedy zamietol žiadosť vrátane dôvodu
• Vrátenie na doplnenie - kto a kedy vrátil žiadosť vrátane dôvodu
• Zmeny údajov - všetky úpravy vykonané na žiadosti

História sa zobrazuje v detaile žiadosti v sekcii História v chronologickom poradí od najnovších akcií.

Integrácia s ostatnými modulmi

Prepojenie s modulmi eIntranetu

Modul Elektronické žiadosti je integrovaný s nasledujúcimi modulmi systému eIntranet:

Modul Používatelia:

• Výber schvaľovateľov a vyplňovateľov zo zoznamu zamestnancov
• Práva na žiadosti viazané na používateľské účty
• Automatické vyplňovanie mien a kontaktných údajov

Modul Skupiny používateľov a pozície:

• Schvaľovanie podľa pracovných pozícií a rolí
• Automatické priraďovanie schvaľovateľov podľa organizačnej štruktúry

Modul CRM:

• Výber spoločnosti z databázy CRM do formulárových polí
• Prepojenie žiadosti s konkrétnymi obchodnými partnermi
• Automatické dopĺňanie údajov o spoločnosti

Modul Súbory:

• Nahrávanie príloh k žiadostiam
• Ukladanie dokumentov súvisiacich so žiadosťou
• Správa verzií priložených súborov

E-mailový systém:

• Automatické odosielanie notifikácií všetkým účastníkom procesu
• Priame odkazy na žiadosti v e-mailoch
• Konfigurovateľné e-mailové šablóny

Toky dát v systéme

Žiadosť prechádza systémom nasledovne:

1. Vytvorenie žiadosti - žiadateľ vytvorí novú žiadosť vybraného typu
2. Vyplnenie prvého kola - vyplní sa formulár prvého kola
3. Automatický postup - systém automaticky prepošle žiadosť do druhého kola
4. Notifikácia - osoba zodpovedná za druhé kolo dostane e-mail
5. Spracovanie kola - postupne sa spracúvajú všetky definované kolá
6. Schválenie alebo zamietnutie - v poslednom schvaľovacom kole sa prijme konečné rozhodnutie
7. Ukončenie procesu - žiadosť dostane konečný stav schválená alebo zamietnutá

Počas procesu môže byť žiadosť vrátená do ktoréhokoľvek predchádzajúceho kola na doplnenie informácií. Po doplnení žiadosť opäť prechádza všetkými kolami od bodu vrátenia.

Systémové závislosti

Pre správnu funkciu modulu Elektronické žiadosti musia byť splnené nasledujúce požiadavky:

• E-mailový server - musí byť nakonfigurovaný na odosielanie notifikácií
• E-mailové adresy používateľov - všetci účastníci procesu musia mať vyplnenú e-mailovú adresu
• Konfigurácia typu žiadosti - administrátor musí vytvoriť aspoň jeden typ žiadosti s nakonfigurovanými kolami
• Modul CRM - ak formulár obsahuje pole na výber spoločnosti, modul CRM musí byť aktívny
• Oprávnenia používateľov - používatelia musia mať priradené správne oprávnenia na prácu so žiadosťami

Často kladené otázky a riešenie problémov

Nemôžem vytvoriť novú žiadosť

Ak je tlačidlo Pridať žiadosť neaktívne (sivé), skontrolujte nasledovné:

• Máte oprávnenie vyplniť prvé kolo tohto typu žiadosti?
• Je typ žiadosti aktívny?
• Má typ žiadosti správne nakonfigurované kolá?
• Kontaktujte administrátora systému na overenie vašich oprávnení.

Nevidím žiadnu žiadosť v zozname

Ak je tabuľka žiadostí prázdna, skontrolujte:

• Je v hornom paneli vybraný správny typ žiadosti?
• Nie je aktívny nejaký filter, ktorý obmedzuje zobrazenie?
• Máte oprávnenie vidieť žiadosti tohto typu?
• Existujú vôbec nejaké žiadosti tohto typu?

Nemôžem schváliť žiadosť

Ak je tlačidlo Schváliť neaktívne, skontrolujte:

• Ste oprávnení schvaľovať v tomto kole?
• Je žiadosť v správnom stave (čaká na rozhodnutie)?
• Je aktuálne kolo schvaľovacie alebo formulárové?
• Nie ste náhodou žiadateľom tejto žiadosti (podľa nastavení možno nemôžete schvaľovať vlastné žiadosti)?

Nedostávam e-mailové notifikácie

Ak nedostávate e-maily o žiadostiach, skontrolujte:

• Máte v systéme vyplnenú správnu e-mailovú adresu?
• Nie je e-mail v priečinku spam alebo nevyžiadaná pošta?
• Je odosielanie e-mailových notifikácií povolené pre typ žiadosti?
• Kontaktujte administrátora na overenie nastavení e-mailového servera.

Chcem upraviť už vyplnenú žiadosť

Ak potrebujete upraviť vyplnenú žiadosť:

• Ak ešte nie je schválená, môžete požiadať schvaľovateľa, aby ju vrátil na doplnenie.
• Ak už je schválená a typ žiadosti to umožňuje, použite tlačidlo Zmeniť žiadosť.
• Ak typ žiadosti neumožňuje zmeny po schválení, kontaktujte administrátora.

Neviem, v akom stave je žiadosť

Na zistenie aktuálneho stavu žiadosti:

• Otvorte detail žiadosti kliknutím na jej ID.
• V hornej časti detailu je zobrazený aktuálny stav.
• Otvorené kolo sa aktuálne spracúva.
• V histórii vidíte všetky vykonané akcie v chronologickom poradí.

Potrebujem vymazať žiadosť

Mazanie žiadostí je povolené len administrátorom:

• Bežní používatelia nemôžu mazať žiadosti.
• Namiesto mazania použite zamietnutie žiadosti s uvedením dôvodu.
• Ak žiadosť naozaj potrebuje byť vymazaná, kontaktujte administrátora.

Tipy na efektívnu prácu

Rýchle spracovanie čakajúcich žiadostí

• Použite stavové tlačidlo Čakajúce na schválenie na zobrazenie len žiadostí vyžadujúcich vašu akciu.
• Odznak s číslom na karte typu žiadosti ukazuje počet vašich aktívnych žiadostí.
• Spracúvajte žiadosti priebežne, neodkladajte ich na poslednú chvíľu.
• Použite hromadné schvaľovanie na rýchle spracovanie viacerých podobných žiadostí.

Správne vyplňovanie formulárov

• Pred odoslaním skontrolujte všetky vyplnené polia.
• Vyplňte údaje čo najpresnejšie, ušetríte čas pri schvaľovaní.
• Pri textových poliach s formátovaním používajte tučné písmo na zvýraznenie dôležitých informácií.
• Priložte relevantné prílohy ako podporu pre vašu žiadosť.

Efektívne schvaľovanie

• Pred rozhodnutím si prezrite všetky vyplnené kolá.
• Používajte poznámky na vysvetlenie vášho rozhodnutia.
• Ak sú informácie neúplné, vráťte žiadosť na doplnenie namiesto zamietnutia.
• Pri vracaní jasne opíšte, čo je potrebné pridať alebo opraviť.

Prehľad žiadostí

• Pravidelne kontrolujte sekciu Čakajúce na schválenie.
• Použite filtrovanie podľa dátumu na kontrolu starších žiadostí.
• Použite export do Excelu na vytváranie reportov a analýz.
• História žiadosti poskytuje kompletný prehľad celého procesu.

Bezpečnosť a súkromie

Ochrana dát

• Všetky žiadosti sú uložené v zabezpečenej databáze systému eIntranet.
• Prístup k žiadostiam je kontrolovaný prostredníctvom používateľských oprávnení.
• Každá akcia je zaznamenaná v histórii s identifikáciou autora.
• Priložené súbory sú uložené na zabezpečenom serveri.

Prístupové práva

• Každý používateľ vidí len žiadosti, na ktoré má oprávnenie.
• Schvaľovatelia vidia len relevantné žiadosti podľa nastavení viditeľnosti.
• Administrátori majú prístup ku všetkým žiadostiam na účely správy systému.
• Len oprávnení administrátori môžu mazať žiadosti.

Auditná stopa

• Systém zaznamenáva každú akciu vykonanú na žiadosti.
• História je nemenná a nemôže byť následne upravená.
• Každý záznam obsahuje dátum, čas a meno osoby, ktorá vykonala akciu.
• História slúži na prípadné kontroly a audity.

---

Dátum poslednej aktualizácie: 2025-11-11