Formuláre

Prehľad modulu

Modul Formuláre je flexibilný nástroj na vytváranie vlastných formulárov prispôsobených potrebám vašej organizácie. Umožňuje administrátorom definovať štruktúru formulárov s rôznymi typmi polí a nastaviť, kto ich môže vypĺňať a prezerať. Bežní používatelia potom rýchlo vyplnia údaje podľa vopred pripravených šablón.

Hlavné výhody modulu:

• Vytváranie neobmedzeného počtu vlastných formulárov bez programovania
• 19 rôznych typov polí vrátane textov, dátumov, súborov, zoznamov alebo vnorených tabuliek
• Flexibilný systém prístupových práv na úrovni formulára aj jednotlivých polí
• Automatické odosielanie e-mailových upozornení pri dokončení alebo blížiacom sa termíne
• Export údajov do Excelu a tlač vyplnených formulárov
• História zmien pre každý záznam
• Možnosť zdieľania formulárov s externými osobami pomocou verejného odkazu

Modul je navrhnutý pre všetky typy organizácií potrebujúcich zaznamenávať štruktúrované údaje. Typicky sa používa na prieskumy, kontrolné zoznamy, hodnotenia, protokoly, správy alebo zaznamenávanie špecifických údajov, ktoré nepokrývajú štandardné systémové moduly.

Nastavenia

Prístupové práva používateľov

Prístup k modulu sa nastavuje v sekcii Nastavenia - Formuláre v karte Používatelia aplikácie. Pre každého používateľa môžete definovať globálnu úroveň prístupu:

• Bez prístupu - používateľ nevidí modul Formuláre
• Zápis a čítanie len vlastných - používateľ vidí iba formuláre, ktoré vyplnil sám
• Zápis a čítanie vlastných a vybraných osôb - používateľ vidí svoje formuláre a formuláre vybraných kolegov
• Zápis vlastných a čítanie všetkých - používateľ môže vyplniť nový formulár a prezerať všetky vyplnené formuláre
• Zápis a čítanie všetkých - používateľ môže vypĺňať a upravovať všetky formuláre
• Zápis, čítanie, mazanie a obnova všetkých - plné administrátorské práva vrátane mazania záznamov

Pre úroveň prístupu Zápis a čítanie vlastných a vybraných osôb použite tlačidlá Vybrať používateľov pre čítanie a Vybrať používateľov pre zápis na určenie konkrétnych osôb.

Vytváranie nového formulára

Nový formulár vytvoríte v sekcii Nastavenia - Formuláre v karte Formuláre kliknutím na tlačidlo Pridať formulár. Zadajte základné informácie:

• Názov formulára - interný názov pre orientáciu v systéme
• Aktívny - zapnúť alebo vypnúť formulár pre používateľov
• Šírka dialogového okna - rozsah formulára pri vypĺňaní (normálna, široká alebo maximálna)

Definícia polí formulára

Po vytvorení formulára prejdite do jeho nastavení kliknutím na ikonu ceruzky v zozname formulárov. V karte Polia definujte jednotlivé polia formulára. Pre každé pole nastavte:

• Názov poľa - označenie zobrazené používateľom pri vypĺňaní
• Typ poľa - výber z 19 dostupných typov (text, číslo, dátum, súbor a ďalšie)
• Povinné pole - či musí byť vyplnené pred uložením
• Zobrazenie v tabuľke - či sa hodnota zobrazuje v stĺpcoch hlavného prehľadu
• Funkcia - možnosť automatického súčtu číselných hodnôt v prehľade
• Kto môže vypĺňať - obmedzenie viditeľnosti poľa len pre vybraných používateľov

Dostupné typy polí zahŕňajú jednoriadkové alebo viacriadkové textové polia, celé a desatinné čísla, dátumy s možnosťami upozornenia na termín, začiarkavacie políčka, výberové zoznamy s hodnotami, nahrávanie súborov a fotografií, odkazy na spoločnosti z CRM alebo objednávok, výber používateľa a dokonca vnorené tabuľky z iných formulárov.

Špecifické práva pre formulár

V karte Práva môžete prepísať globálne prístupové práva pre konkrétny formulár. Nastavte úroveň prístupu individuálne pre vybraných používateľov alebo celé skupiny. Tieto špecifické práva majú prednosť pred globálnymi nastaveniami.

V sekcii Kto môže prezerať formuláre podľa pozícií určte, že používateľ môže prezerať formuláre vyplnené osobami s určitými pozíciami bez ohľadu na iné práva.

Automatické upozornenia

V karte Upozornenia nakonfigurujte automatické odosielanie e-mailov:

• Odoslať vyplnený na e-mail - vyberte používateľov, ktorí dostanú upozornenie pri každom dokončení formulára
• Odoslať vyplnený vytvoriteľovi - či má autor formulára dostať kópiu e-mailu
• Uložiť a odoslať - pridá do formulára tlačidlo pre oneskorené odoslanie e-mailu namiesto automatického odosielania

Používateľské rozhranie

Hlavná obrazovka modulu

Po otvorení modulu Formuláre sa v hornej části stránky zobrazí prehľad dostupných typov formulárov ako priečinky. Kliknite na priečinok pre výber typu formulára a pod ním sa zobrazí tabuľka so všetkými vyplnenými záznamami daného typu.

Tabuľka obsahuje stĺpce podľa nastavenia formulára - typicky ID záznamu, dátum dokončenia, autor a vybrané polia z formulára. Posledný stĺpec obsahuje ikony pre akcie ako zobrazenie detailu, úprava, kopírovanie, tlač alebo mazanie.

Filtrovanie záznamov

Nad tabuľkou je filter pre zúženie zobrazených záznamov. Môžete filtrovať podľa roku, dátumu záznamu a osoby, ktorá formulár vyplnila. Filter otvorte alebo zatvorte kliknutím na ikonu plus alebo mínus v hlavičke sekcie Filter.

Použite rýchle vyhľadávanie v zobrazených záznamoch pomocou poľa Vyhľadávanie v pravom hornom rohu nad tabuľkou. Systém prehľadáva všetky stĺpce tabuľky v reálnom čase počas písania.

Tlačidlá akcií

V pravom hornom rohu nad tabuľkou sú tlačidlá pre hlavné akcie:

• Zadať nový - otvorí dialóg na vyplnenie nového záznamu
• Hromadná úprava - umožňuje úpravu vybraných polí v niekoľkých záznamoch naraz
• Import z XLSX - nahráva údaje z Excel súboru
• Odstránené - zobrazuje kôš s odstránenými záznamami pre možnú obnovu

Začiarkavacie políčko Zobraziť všetky polia formulára v tabuľke pridá do prehľadu všetky polia formulára bez ohľadu na nastavenie Zobrazenie v tabuľke pre jednotlivé polia.

Základné operácie

Vypĺňanie nového formulára

Nový záznam vytvoríte kliknutím na tlačidlo Zadať nový. Otvorí sa dialogové okno s prázdnym formulárom. Vyplňte polia podľa pokynov:

1. Vyplňte textové polia písaním z klávesnice
2. Pre polia s dátumom použite kalendár kliknutím do poľa
3. Začiarknite alebo zrušte začiarknutie začiarkavacích políčok kliknutím
4. Pre výberové zoznamy vyberte hodnotu z rozbaľovacieho zoznamu
5. Súbory nahrávajte pretiahnutím do určenej oblasti alebo kliknutím a výberom súboru
6. Pre vnorené tabuľky pridajte riadky tlačidlom Pridať ďalší riadok

Polia označené hviezdičkou sú povinné a musia byť vyplnené pred uložením. Systém automaticky zvýrazní nevyplnené povinné polia červenou farbou pri pokuse o uloženie.

Formulár uložte tlačidlom Uložiť alebo Uložiť a odoslať v závislosti od konfigurácie. Po uložení sa dialóg zatvorí a nový záznam sa objaví v tabuľke prehľadu.

Zobrazenie detailu záznamu

Detail vyplneného formulára zobrazíte kliknutím na ID záznamu v tabuľke alebo na ikonu oka v poslednom stĺpci. Otvorí sa stránka s úplným prehľadom všetkých vyplnených údajov.

V hornej časti detailu sú tlačidlá pre úpravu, tlač a prípadne mazanie záznamu podľa vašich prístupových práv. Tlačidlo Späť vás vráti do tabuľky prehľadu.

Pod vyplnenými údajmi nájdete sekciu História so záznamami o všetkých zmenách formulára vrátane dátumu, autora zmeny a popisu vykonaných úprav.

Úprava existujúceho formulára

Záznam upravíte kliknutím na ikonu ceruzky v tabuľke alebo tlačidlo Upraviť v detaile záznamu. Otvorí sa rovnaké dialogové okno ako pri vypĺňaní, ale s predvyplnenými hodnotami.

Upravte potrebné polia a uložte tlačidlom Uložiť. Systém automaticky zaznamená vykonané zmeny v histórii záznamu. Upravovať môžete iba záznamy, na ktoré máte oprávnenie podľa vašich prístupových práv a nastavení formulára.

Kopírovanie záznamu

Rýchle vytvorenie podobného záznamu sa vykonáva pomocou funkcie kopírovania. V detaile záznamu alebo v tabuľke kliknite na ikonu dvoch papierov. Otvorí sa formulár s predvyplnenými hodnotami z pôvodného záznamu okrem automaticky generovaných polí ako sú poradové čísla.

Upravte potrebné údaje a uložte ako nový záznam. Pôvodný záznam zostane nezmenený.

Mazanie záznamu

Záznam odstránite kliknutím na ikonu kríža v tabuľke alebo tlačidlo Odstrániť v detaile záznamu. Systém zobrazí potvrdzovací dialóg s otázkou, či skutočne chcete záznam odstrániť.

Odstránené záznamy sa presunú do koša. Zobrazíte ich kliknutím na tlačidlo Odstránené nad tabuľkou. V koši môžete záznam natrvalo odstrániť alebo ho obnoviť kliknutím na ikonu šípky späť.

Tlač formulára

Vyplnený formulár vytlačíte kliknutím na ikonu tlačiarne v tabuľke alebo tlačidlo Tlačiť v detaile. Otvorí sa nové okno prehliadača s tlačovou verziou formulára optimalizovanou pre papierový výstup.

Použite funkciu tlače vášho prehliadača alebo uložte stránku ako PDF pomocou virtuálnej PDF tlačiarne.

Pokročilé funkcie

Hromadná úprava záznamov

Zmeny vo viacerých záznamoch naraz vykonáte pomocou hromadnej úpravy. Najprv v tabuľke začiarknite začiarkavacie políčka pre záznamy, ktoré chcete upraviť. Môžete použiť tlačidlo Vybrať všetko pre výber všetkých zobrazených záznamov.

Kliknite na tlačidlo Hromadná úprava nad tabuľkou. V dialogovom okne vyberte pole, ktoré chcete zmeniť a zadajte novú hodnotu. Všetky vybrané záznamy budú aktualizované na zadanú hodnotu.

Import údajov z Excelu

Hromadné nahratie záznamov vykonáte importom zo súboru XLSX. Kliknite na tlačidlo Import z XLSX. V dialógu nahrajte pripravený Excel súbor, kde prvý riadok obsahuje názvy polí presne zodpovedajúce názvom v definícii formulára a nasledujúce riadky obsahujú údaje.

Systém spracuje súbor a vytvorí záznamy pre každý riadok. Po dokončení importu sa zobrazí zhrnutie s počtom úspešne importovaných záznamov.

Vlastný dizajn formulára

Predvolene sa polia formulára zobrazujú vertikálne v dvoch stĺpcoch. V nastaveniach formulára v karte Dizajn môžete vytvoriť vlastné rozloženie polí v mriežke pomocou pretiahnutia.

Táto funkcia umožňuje vytváranie kompaktnejších formulárov s prehľadnejším rozložením zodpovedajúcim tlačeným formulárom alebo špecifikám vašej organizácie.

Zdieľanie formulára s externými osobami

Formulár môžete sprístupniť osobám bez účtu v systéme pomocou verejného odkazu. V nastaveniach formulára v karte Zdieľanie nájdete URL adresu, ktorú môžete odoslať e-mailom alebo zverejniť na webových stránkach.

Ktokoľvek s týmto odkazom môže vyplniť formulár bez prihlásenia. Údaje sa uložia do systému rovnako ako formuláre vyplnené prihlásených používateľov. Pre takto vyplnené formuláre je ako autor uvedený Verejný formulár.

Vnorené tabuľky vo formulároch

Typ poľa Tabuľka - iný formulár umožňuje vkladanie vnorenej tabuľky s opakujúcimi sa záznamami do formulára. Typicky sa používa pre položky faktúry, položky kontrolného zoznamu alebo vymenúvanie súvisiacich údajov.

Pri vypĺňaní formulára pridajte riadky do vnorenej tabuľky tlačidlom Pridať ďalší riadok. Každý riadok obsahuje polia podľa definície vnoreného formulára. Riadky môžete odstrániť tlačidlom Odstrániť riadok.

Automatické upozornenia na termíny

Pre typ poľa Dátum s monitorovaním termínu môžete nastaviť automatické odosielanie upozornenia pred blížiacim sa dátumom. Pri vypĺňaní formulára pre takéto pole zadáte dátum, počet dní pre vopredné upozornenie a používateľov, ktorí majú byť upozornení.

Systém automaticky odošle e-mailové upozornenie uvedený počet dní pred stanoveným dátumom vybraným osobám. Táto funkcia je užitočná pre zaznamenávanie kontrol, exspirácie dokumentov alebo plánovaných udalostí.

Pracovné postupy

Scenár 1: Kontrolný zoznam údržby zariadení

Spoločnosť potrebuje zaznamenávať pravidelné kontroly výrobných strojov. Administrátor vytvorí formulár Kontrolný zoznam strojov s nasledujúcimi poľami:

• Číslo stroja - výber zo zoznamu
• Dátum kontroly - dátum
• Technik - výber používateľa
• Kontrolné body - vnorená tabuľka s poľami Názov kontroly (text), Výsledok (začiarkavacie políčko OK/NIE OK), Poznámka (viacriadkový text)
• Ďalšia kontrola - dátum s monitorovaním termínu
• Fotodokumentácia - nahratie fotografií
• Podpis zodpovednej osoby - povinné pole s výberom používateľa

Technici vypĺňajú formulár pre každý stroj každý mesiac. Vďaka vnorenej tabuľke môžu rýchlo začiarknuť jednotlivé kontrolné body. Systém im pripomenie ďalšiu plánovanú kontrolu e-mailom týždeň vopred. Fotodokumentácia je archivovaná a dostupná kedykoľvek. Vedúci údržby má prístup ku všetkým záznamom a môže sledovať históriu kontrol každého stroja.

Scenár 2: Prieskum spokojnosti zamestnancov

Personálne oddelenie chce vykonať anonymný prieskum medzi zamestnancami. Vytvoria formulár Prieskum spokojnosti so zdieľaným verejným odkazom a poľami:

• Oddelenie - výberový zoznam so zoznamom oddelení
• Roky v spoločnosti - výberový zoznam s rozsahmi
• Spokojnosť s prácou - výberový zoznam 1 až 5
• Spokojnosť s vedením - výberový zoznam 1 až 5
• Spokojnosť s benefitmi - výberový zoznam 1 až 5
• Čo si najviac ceníte - viacriadkový text
• Čo by ste zmenili - viacriadkový text

Personálne oddelenie odošle verejný odkaz všetkým zamestnancom e-mailom. Zamestnanci vypĺňajú formulár bez prihlásenia, takže anonymita je zachovaná. Po uzavretí prieskumu personálne oddelenie exportuje údaje do Excelu na štatistické spracovanie. Vďaka číselným hodnotám môže systém automaticky vypočítať priemerné skóre spokojnosti.

Scenár 3: Prezenčná listina na firemnom školení

Koordinátor školení potrebuje zaznamenávať účasť na školeniach a zabezpečiť podpísané prezenčné listiny. Vytvoria formulár Prezenčná listina s poľami:

• Názov školenia - text
• Dátum konania - dátum
• Lektor - výber používateľa
• Účastníci - vnorená tabuľka s poľami Meno (text), Oddelenie (text), Podpis (nahratie fotografie podpisu)
• Hodnotenie lektora - výberový zoznam 1 až 5
• Poznámky - viacriadkový text
• Certifikát - nahratie PDF certifikátu

Pred školením koordinátor vytvorí záznam s predvyplneným názvom a dátumom. Počas školenia postupne pridáva účastníkov pomocou vnorenej tabuľky. Každý účastník sa podpíše na tablete a jeho digitálny podpis sa nahráva ako fotografia. Po dokončení sa nahráva PDF certifikát. Všetky tieto dokumenty sú centrálne archivované a dostupné kedykoľvek pre prípadný audit.

Riešenie problémov

Nevidím formulár v zozname

Ak nevidíte určitý typ formulára v hornom prehľade priečinkov, skontrolujte nasledovné:

• Máte prístupové práva k modulu Formuláre? Kontaktujte administrátora.
• Je formulár aktívny? Administrátor mohol dočasne vypnúť formulár.
• Máte špecifické práva k tomuto formuláru? Aj keď máte globálne práva, administrátor mohol obmedziť prístup k tomuto konkrétnemu formuláru.

Nemôžem upraviť vyplnený formulár

Ak nevidíte ikonu ceruzky na úpravu záznamu alebo tlačidlo Upraviť je neaktívne, pravdepodobne nemáte oprávnenie upravovať tento záznam. Vaše práva môžu byť obmedzené na:

• Len vlastné záznamy - môžete upravovať iba formuláre, ktoré ste vyplnili sami
• Záznamy vybraných osôb - môžete upravovať iba formuláre určitých kolegov
• Žiadne práva na úpravu - môžete iba prezerať, ale nie upravovať

Kontaktujte administrátora pre rozšírenie vašich práv, ak potrebujete upravovať viac záznamov.

Nevidím všetky polia formulára

Niektoré polia formulára môžu byť skryté z nasledujúcich dôvodov:

• Administrátor obmedzil viditeľnosť poľa len pre vybraných používateľov
• Vaša pozícia alebo skupina nemá prístup k tomuto poľu
• Pole je nastavené ako skryté v aktuálnej konfigurácii formulára

Ak potrebujete vidieť viac polí, poraďte sa so správcom systému.

Import z Excelu zlyhal

Pri importe údajov zo súboru XLSX môže dôjsť k chybe z týchto dôvodov:

• Názvy stĺpcov v prvom riadku Excelu presne nezodpovedajú názvom polí v definícii formulára
• Údaje v bunkách nie sú v správnom formáte pre daný typ poľa
• Chýbajú hodnoty v povinných poliach
• Súbor nie je vo formáte XLSX alebo je poškodený

Skontrolujte údaje v súbore a uistite sa, že zodpovedajú štruktúre formulára. Ak problémy pretrvávajú, kontaktujte administrátora.

E-mailové upozornenie nedorazilo

Ak ste nedostali očakávané e-mailové upozornenie pri dokončení formulára alebo blížiacom sa termíne:

• Skontrolujte priečinok spam
• Overte, že máte správnu e-mailovú adresu vo svojom profile
• Uistite sa, že ste uvedení v nastaveniach formulára ako príjemcovia upozornení
• Pre blížiace sa termíny skontrolujte, že dátum je správne zadaný a upozornenie ešte nebolo odoslané

Ak problém pretrváva, kontaktujte technickú podporu.

FAQ - Často kladené otázky

Môžem vytvoriť vlastný formulár bez pomoci administrátora?

Nie, vytváranie nových typov formulárov a definovanie ich polí vyžaduje administrátorské práva. Bežní používatelia môžu iba vypĺňať už vytvorené formuláre. Ak potrebujete nový typ formulára, kontaktujte administrátora so žiadosťou o jeho vytvorenie.

Ako dlho sa uchovávajú vyplnené formuláre?

Vyplnené formuláre sa uchovávajú na neurčito až do ich explicitného odstránenia administrátorom alebo oprávnenou osobou. Odstránené záznamy sa presunú do koša, odkiaľ ich možno obnoviť alebo natrvalo odstrániť.

Môžem exportovať údaje z formulárov?

Áno, údaje z tabuľky prehľadu môžete exportovať pomocou tlačidla Excel nad tabuľkou. Export obsahuje všetky zobrazené stĺpce a záznamy zodpovedajúce aktuálne nastaveným filtrom. Súbor sa stiahne vo formáte XLSX.

Vidia ostatní moje rozpracované formuláre?

Nie, formulár sa zobrazí ostatným používateľom až po uložení tlačidlom Uložiť. Ak zatvoríte dialóg bez uloženia, žiadne údaje sa neuložia a nikto neuvidí formulár. Rozpracované formuláre nie je možné uložiť ako koncepty.

Môžem zmeniť už vyplnený formulár?

Áno, ak máte oprávnenie upravovať tento záznam. Všetky zmeny sú zaznamenané v histórii formulára vrátane informácií o dátume zmeny, osobe, ktorá zmenu vykonala a popisu zmenených polí. História zmien je súčasťou detailu každého záznamu.

Skratky a pojmy

• Formulár - typ alebo šablóna definujúca štruktúru polí pre zaznamenávanie údajov
• Záznam - konkrétna vyplnená inštancia formulára s údajmi
• Pole - jednotlivý prvok formulára na zadanie hodnoty (text, dátum, číslo, atď.)
• Vnorená tabuľka - typ poľa tabuľky umožňujúci vloženie viacerých riadkov podriadených záznamov
• Kôš - miesto pre odstránené záznamy pred ich trvalým odstránením
• Globálne práva - všeobecné prístupové práva používateľa platné pre všetky formuláre
• Špecifické práva - prístupové práva definované individuálne pre konkrétny formulár
• Verejný odkaz - URL adresa umožňujúca vyplnenie formulára bez prihlásenia do systému