Formularze

Przegląd modułu

Moduł Formularze to elastyczne narzędzie do tworzenia niestandardowych formularzy dostosowanych do potrzeb Twojej organizacji. Umożliwia administratorom definiowanie struktur formularzy z różnymi typami pól i konfigurowanie, kto może je wypełniać i przeglądać. Zwykli użytkownicy następnie szybko wypełniają dane zgodnie z przygotowanymi szablonami.

Główne zalety modułu:

• Tworzenie nieograniczonej liczby niestandardowych formularzy bez programowania
• 19 różnych typów pól, w tym teksty, daty, pliki, listy lub zagnieżdżone tabele
• Elastyczny system praw dostępu na poziomie formularza i pojedynczych pól
• Automatyczne wysyłanie powiadomień e-mail po wypełnieniu lub zbliżających się terminach
• Eksport danych do Excela i drukowanie wypełnionych formularzy
• Historia zmian dla każdego rekordu
• Możliwość udostępniania formularzy osobom zewnętrznym za pomocą publicznego linku

Moduł jest przeznaczony dla wszystkich typów organizacji wymagających rejestrowania ustrukturyzowanych danych. Jest zazwyczaj używany do ankiet, list kontrolnych, ocen, protokołów, raportów lub rejestrowania określonych danych nieuwzględnionych w standardowych modułach systemu.

Ustawienia

Prawa dostępu użytkownika

Dostęp do modułu jest konfigurowany w sekcji Ustawienia - Formularze w zakładce Użytkownicy aplikacji. Dla każdego użytkownika możesz zdefiniować globalny poziom dostępu:

• Brak dostępu - użytkownik nie widzi modułu Formularze
• Zapis i odczyt tylko własnych - użytkownik widzi tylko formularze, które sam wypełnił
• Zapis i odczyt własnych i wybranych osób - użytkownik widzi swoje formularze i formularze wybranych współpracowników
• Zapis własnych i odczyt wszystkich - użytkownik może wypełnić nowy formularz i przeglądać wszystkie wypełnione formularze
• Zapis i odczyt wszystkich - użytkownik może wypełniać i edytować wszystkie formularze
• Zapis, odczyt, usuwanie i przywracanie wszystkich - pełne prawa administratora, w tym usuwanie rekordów

Dla poziomu dostępu Zapis i odczyt własnych i wybranych osób użyj przycisków Wybierz użytkowników do odczytu i Wybierz użytkowników do zapisu, aby określić konkretne osoby.

Tworzenie nowego formularza

Utwórz nowy formularz w sekcji Ustawienia - Formularze w zakładce Formularze, klikając przycisk Dodaj formularz. Wprowadź podstawowe informacje:

• Nazwa formularza - wewnętrzna nazwa do orientacji w systemie
• Aktywny - włącz lub wyłącz formularz dla użytkowników
• Szerokość okna dialogowego - zakres formularza podczas wypełniania (normalny, szeroki lub maksymalny)

Definicja pól formularza

Po utworzeniu formularza przejdź do jego ustawień, klikając ikonę ołówka na liście formularzy. W zakładce Pola zdefiniuj poszczególne pola formularza. Dla każdego pola ustaw:

• Nazwa pola - etykieta wyświetlana użytkownikom podczas wypełniania
• Typ pola - wybór spośród 19 dostępnych typów (tekst, liczba, data, plik i inne)
• Pole wymagane - czy musi być wypełnione przed zapisaniem
• Wyświetl w tabeli - czy wartość jest wyświetlana w kolumnach głównego przeglądu
• Funkcja - opcja automatycznego sumowania wartości numerycznych w przeglądzie
• Kto może wypełnić - ograniczenie widoczności pola tylko dla wybranych użytkowników

Dostępne typy pól obejmują jednowierszowe lub wielowierszowe pola tekstowe, liczby całkowite i dziesiętne, daty z opcjami powiadomień o terminie, pola wyboru, listy rozwijane z listami wartości, przesyłanie plików i zdjęć, linki do firm z CRM lub zamówień, wybór użytkownika, a nawet zagnieżdżone tabele z innych formularzy.

Określone prawa dla formularza

W zakładce Prawa możesz nadpisać globalne prawa dostępu dla konkretnego formularza. Ustaw poziom dostępu indywidualnie dla wybranych użytkowników lub całych grup. Te określone prawa mają pierwszeństwo przed ustawieniami globalnymi.

W sekcji Kto może przeglądać formularze według stanowisk określ, że użytkownik może przeglądać formularze wypełnione przez osoby z określonymi stanowiskami niezależnie od innych praw.

Automatyczne powiadomienia

W zakładce Powiadomienia skonfiguruj automatyczne wysyłanie wiadomości e-mail:

• Wyślij wypełnione na e-mail - wybierz użytkowników, którzy otrzymają powiadomienie po każdym wypełnieniu formularza
• Wyślij wypełnione do twórcy - czy autor formularza powinien otrzymać kopię wiadomości e-mail
• Zapisz i wyślij - dodaje przycisk do formularza dla opóźnionego wysyłania wiadomości e-mail zamiast automatycznego wysyłania

Interfejs użytkownika

Główny ekran modułu

Po otwarciu modułu Formularze na górze strony wyświetlany jest przegląd dostępnych typów formularzy w postaci folderów. Kliknij folder, aby wybrać typ formularza, a poniżej niego zostanie wyświetlona tabela ze wszystkimi wypełnionymi rekordami tego typu.

Tabela zawiera kolumny zgodnie z ustawieniami formularza - zazwyczaj ID rekordu, datę wypełnienia, autora i wybrane pola z formularza. Ostatnia kolumna zawiera ikony akcji, takich jak przeglądanie szczegółów, edycja, kopiowanie, drukowanie lub usuwanie.

Filtrowanie rekordów

Nad tabelą znajduje się filtr do zawężania wyświetlanych rekordów. Możesz filtrować według roku, daty wpisu i osoby, która wypełniła formularz. Otwórz lub zamknij filtr, klikając ikonę plus lub minus w nagłówku sekcji Filtr.

Użyj szybkiego wyszukiwania w wyświetlanych rekordach za pomocą pola Szukaj w prawym górnym rogu nad tabelą. System przeszukuje wszystkie kolumny tabeli w czasie rzeczywistym podczas pisania.

Przyciski akcji

W prawym górnym rogu nad tabelą znajdują się przyciski głównych akcji:

• Wprowadź nowy - otwiera okno dialogowe do wypełnienia nowego rekordu
• Edycja zbiorcza - umożliwia edycję wybranych pól w wielu rekordach jednocześnie
• Import z XLSX - przesyła dane z pliku Excela
• Usunięte - wyświetla kosz z usuniętymi rekordami do ewentualnego przywrócenia

Pole wyboru Wyświetl wszystkie pola formularza w tabeli dodaje wszystkie pola formularza do przeglądu niezależnie od ustawienia Wyświetl w tabeli dla poszczególnych pól.

Podstawowe operacje

Wypełnianie nowego formularza

Utwórz nowy rekord, klikając przycisk Wprowadź nowy. Otwiera się okno dialogowe z pustym formularzem. Wypełnij pola zgodnie z instrukcjami:

1. Wypełnij pola tekstowe, wpisując z klawiatury
2. Dla pól daty użyj kalendarza, klikając w pole
3. Zaznacz lub odznacz pola wyboru, klikając
4. Dla list rozwijanych wybierz wartość z listy rozwijanej
5. Prześlij pliki, przeciągając do wyznaczonego obszaru lub klikając i wybierając plik
6. Dla zagnieżdżonych tabel dodaj wiersze za pomocą przycisku Dodaj kolejny wiersz

Pola oznaczone gwiazdką są wymagane i muszą zostać wypełnione przed zapisaniem. System automatycznie podświetla na czerwono niewypełnione wymagane pola podczas próby zapisania.

Zapisz formularz za pomocą przycisku Zapisz lub Zapisz i wyślij w zależności od konfiguracji. Po zapisaniu okno dialogowe zamyka się, a nowy rekord pojawia się w tabeli przeglądowej.

Przeglądanie szczegółów rekordu

Wyświetl szczegóły wypełnionego formularza, klikając na ID rekordu w tabeli lub ikonę oka w ostatniej kolumnie. Otwiera się strona z pełnym przeglądem wszystkich wypełnionych danych.

Na górze szczegółów znajdują się przyciski do edycji, drukowania i ewentualnie usuwania rekordu zgodnie z Twoimi prawami dostępu. Przycisk Wstecz wraca do tabeli przeglądowej.

Poniżej wypełnionych danych znajdziesz sekcję Historia z zapisami wszystkich zmian formularza, w tym daty, autora zmiany i opisu dokonanych edycji.

Edycja istniejącego formularza

Edytuj rekord, klikając ikonę ołówka w tabeli lub przycisk Edytuj w szczegółach rekordu. Otwiera się to samo okno dialogowe co podczas wypełniania, ale z wstępnie wypełnionymi wartościami.

Edytuj niezbędne pola i zapisz za pomocą przycisku Zapisz. System automatycznie rejestruje dokonane zmiany w historii rekordu. Możesz edytować tylko rekordy, do których masz uprawnienia zgodnie z Twoimi prawami dostępu i ustawieniami formularza.

Kopiowanie rekordu

Szybkie utworzenie podobnego rekordu odbywa się za pomocą funkcji kopiowania. W szczegółach rekordu lub tabeli kliknij ikonę dwóch papierów. Otwiera się formularz z wstępnie wypełnionymi wartościami z oryginalnego rekordu z wyjątkiem automatycznie generowanych pól, takich jak numery sekwencyjne.

Edytuj niezbędne dane i zapisz jako nowy rekord. Oryginalny rekord pozostaje niezmieniony.

Usuwanie rekordu

Usuń rekord, klikając ikonę krzyżyka w tabeli lub przycisk Usuń w szczegółach rekordu. System wyświetla okno dialogowe potwierdzenia z pytaniem, czy naprawdę chcesz usunąć rekord.

Usunięte rekordy trafiają do kosza. Wyświetl je, klikając przycisk Usunięte nad tabelą. W koszu możesz trwale usunąć rekord lub przywrócić go, klikając ikonę strzałki wstecz.

Drukowanie formularza

Wydrukuj wypełniony formularz, klikając ikonę drukarki w tabeli lub przycisk Drukuj w szczegółach. Otwiera się nowe okno przeglądarki z wersją drukowaną formularza zoptymalizowaną do wydruku na papierze.

Użyj funkcji drukowania przeglądarki lub zapisz stronę jako PDF za pomocą wirtualnej drukarki PDF.

Funkcje zaawansowane

Zbiorcza edycja rekordów

Wprowadź zmiany w wielu rekordach jednocześnie za pomocą edycji zbiorczej. Najpierw w tabeli zaznacz pola wyboru dla rekordów, które chcesz edytować. Możesz użyć przycisku Wybierz wszystkie, aby wybrać wszystkie wyświetlane rekordy.

Kliknij przycisk Edycja zbiorcza nad tabelą. W oknie dialogowym wybierz pole, które chcesz zmienić, i wprowadź nową wartość. Wszystkie wybrane rekordy zostaną zaktualizowane do określonej wartości.

Importowanie danych z Excela

Masowe przesyłanie rekordów przez importowanie z pliku XLSX. Kliknij przycisk Import z XLSX. W oknie dialogowym prześlij przygotowany plik Excela, w którym pierwszy wiersz zawiera nazwy pól dokładnie pasujące do nazw w definicji formularza, a kolejne wiersze zawierają dane.

System przetwarza plik i tworzy rekordy dla każdego wiersza. Po zakończeniu importu wyświetlane jest podsumowanie z liczbą pomyślnie zaimportowanych rekordów.

Niestandardowy projekt formularza

Domyślnie pola formularza są wyświetlane pionowo w dwóch kolumnach. W ustawieniach formularza w zakładce Projekt możesz utworzyć niestandardowy układ pól w siatce za pomocą przeciągania i upuszczania.

Ta funkcja umożliwia tworzenie bardziej zwartych formularzy z wyraźniejszym układem odpowiadającym drukom formularzom lub specyfice Twojej organizacji.

Udostępnianie formularza osobom zewnętrznym

Możesz udostępnić formularz osobom bez konta systemowego za pomocą publicznego linku. W ustawieniach formularza w zakładce Udostępnianie znajdziesz adres URL, który możesz wysłać e-mailem lub opublikować na stronach internetowych.

Każdy, kto ma ten link, może wypełnić formularz bez logowania. Dane są zapisywane w systemie tak samo jak formularze wypełnione przez zalogowanych użytkowników. W przypadku formularzy wypełnionych w ten sposób jako autor jest wymieniony Formularz publiczny.

Zagnieżdżone tabele w formularzach

Typ pola Tabela - inny formularz umożliwia wstawienie zagnieżdżonej tabeli z powtarzającymi się rekordami do formularza. Jest zazwyczaj używany do pozycji faktur, elementów list kontrolnych lub wyliczania powiązanych danych.

Podczas wypełniania formularza dodaj wiersze do zagnieżdżonej tabeli za pomocą przycisku Dodaj kolejny wiersz. Każdy wiersz zawiera pola zgodnie z definicją zagnieżdżonego formularza. Możesz usunąć wiersze za pomocą przycisku Usuń wiersz.

Automatyczne powiadomienia o terminach

Dla typu pola Data z monitorowaniem terminu możesz ustawić automatyczne wysyłanie powiadomień przed zbliżającą się datą. Podczas wypełniania formularza dla takiego pola wprowadzasz datę, liczbę dni do wyprzedzającego powiadomienia i użytkowników, którzy powinni zostać powiadomieni.

System automatycznie wysyła powiadomienie e-mail określoną liczbę dni przed podaną datą do wybranych osób. Ta funkcja jest przydatna do rejestrowania przeglądów, wygasania dokumentów lub zaplanowanych wydarzeń.

Przepływy pracy

Scenariusz 1: Lista kontrolna konserwacji sprzętu

Firma musi rejestrować regularne przeglądy maszyn produkcyjnych. Administrator tworzy formularz Lista kontrolna maszyny z następującymi polami:

• Numer maszyny - wybór z listy
• Data przeglądu - data
• Technik - wybór użytkownika
• Punkty kontrolne - zagnieżdżona tabela z polami Nazwa przeglądu (tekst), Wynik (pole wyboru OK/NIE OK), Uwaga (tekst wielowierszowy)
• Następny przegląd - data z monitorowaniem terminu
• Dokumentacja fotograficzna - przesyłanie zdjęć
• Podpis osoby odpowiedzialnej - pole wymagane z wyborem użytkownika

Technicy wypełniają formularz dla każdej maszyny co miesiąc. Dzięki zagnieżdżonej tabeli mogą szybko odhaczać poszczególne punkty kontrolne. System przypomina im o kolejnym zaplanowanym przeglądzie e-mailem z tygodniowym wyprzedzeniem. Dokumentacja fotograficzna jest archiwizowana i dostępna w każdej chwili. Kierownik konserwacji ma dostęp do wszystkich rekordów i może śledzić historię przeglądów każdej maszyny.

Scenariusz 2: Ankieta satysfakcji pracowników

Dział HR chce przeprowadzić anonimową ankietę wśród pracowników. Tworzą formularz Ankieta satysfakcji z udostępnionym publicznym linkiem i polami:

• Dział - lista rozwijana z listą działów
• Lata w firmie - lista rozwijana z zakresami
• Satysfakcja z pracy - lista rozwijana od 1 do 5
• Satysfakcja z zarządzania - lista rozwijana od 1 do 5
• Satysfakcja z benefitów - lista rozwijana od 1 do 5
• Co najbardziej cenisz - tekst wielowierszowy
• Co byś zmienił - tekst wielowierszowy

HR wysyła publiczny link do wszystkich pracowników e-mailem. Pracownicy wypełniają formularz bez logowania, więc anonimowość jest zachowana. Po zamknięciu ankiety HR eksportuje dane do Excela do przetwarzania statystycznego. Dzięki wartościom numerycznym system może automatycznie obliczyć średnie wyniki satysfakcji.

Scenariusz 3: Rejestr obecności na szkoleniu firmowym

Koordynator szkoleń musi rejestrować obecność na sesjach szkoleniowych i zapewnić podpisane listy obecności. Tworzy formularz Lista obecności z polami:

• Nazwa szkolenia - tekst
• Data przeprowadzenia - data
• Instruktor - wybór użytkownika
• Uczestnicy - zagnieżdżona tabela z polami Nazwisko (tekst), Dział (tekst), Podpis (przesyłanie zdjęcia podpisu)
• Ocena instruktora - lista rozwijana od 1 do 5
• Uwagi - tekst wielowierszowy
• Certyfikat - przesyłanie certyfikatu PDF

Przed szkoleniem koordynator tworzy rekord z wstępnie wypełnioną nazwą i datą. Podczas szkolenia stopniowo dodaje uczestników za pomocą zagnieżdżonej tabeli. Każdy uczestnik podpisuje się na tablecie, a jego cyfrowy podpis jest przesyłany jako zdjęcie. Po zakończeniu przesyłany jest certyfikat PDF. Wszystkie te dokumenty są centralnie archiwizowane i dostępne w każdej chwili do ewentualnego audytu.

Rozwiązywanie problemów

Nie widzę formularza na liście

Jeśli nie widzisz określonego typu formularza w górnym przeglądzie folderów, sprawdź następujące:

• Czy masz prawa dostępu do modułu Formularze? Skontaktuj się z administratorem.
• Czy formularz jest aktywny? Administrator mógł tymczasowo wyłączyć formularz.
• Czy masz określone prawa do tego formularza? Nawet jeśli masz prawa globalne, administrator mógł ograniczyć dostęp do tego konkretnego formularza.

Nie mogę edytować wypełnionego formularza

Jeśli nie widzisz ikony ołówka do edycji w rekordzie lub przycisk Edytuj jest nieaktywny, prawdopodobnie nie masz uprawnień do edycji tego rekordu. Twoje prawa mogą być ograniczone do:

• Tylko własne rekordy - możesz edytować tylko formularze, które sam wypełniłeś
• Rekordy wybranych osób - możesz edytować tylko formularze określonych współpracowników
• Brak praw do edycji - możesz tylko przeglądać, ale nie edytować

Skontaktuj się z administratorem, aby rozszerzyć swoje prawa, jeśli musisz edytować więcej rekordów.

Nie widzę wszystkich pól formularza

Niektóre pola formularza mogą być ukryte z następujących powodów:

• Administrator ograniczył widoczność pola tylko dla wybranych użytkowników
• Twoje stanowisko lub grupa nie ma dostępu do tego pola
• Pole jest ustawione jako ukryte w bieżącej konfiguracji formularza

Jeśli potrzebujesz zobaczyć więcej pól, skonsultuj się z administratorem systemu.

Import z Excela nie powiódł się

Podczas importowania danych z pliku XLSX może wystąpić błąd z następujących powodów:

• Nazwy kolumn w pierwszym wierszu Excela nie pasują dokładnie do nazw pól w definicji formularza
• Dane w komórkach nie są w poprawnym formacie dla danego typu pola
• Brakuje wartości w polach wymaganych
• Plik nie jest w formacie XLSX lub jest uszkodzony

Sprawdź dane w pliku i upewnij się, że pasują do struktury formularza. Jeśli problemy się utrzymują, skontaktuj się z administratorem.

Powiadomienie e-mail nie dotarło

Jeśli nie otrzymałeś oczekiwanego powiadomienia e-mail po wypełnieniu formularza lub zbliżającym się terminie:

• Sprawdź folder spamu
• Sprawdź, czy masz poprawny adres e-mail w swoim profilu
• Upewnij się, że jesteś wymieniony w ustawieniach formularza jako odbiorca powiadomień
• W przypadku zbliżających się terminów sprawdź, czy data jest poprawnie wprowadzona i powiadomienie nie zostało już wysłane

Jeśli problem się utrzymuje, skontaktuj się z pomocą techniczną.

FAQ - Najczęściej zadawane pytania

Czy mogę utworzyć niestandardowy formularz bez pomocy administratora?

Nie, tworzenie nowych typów formularzy i definiowanie ich pól wymaga praw administratora. Zwykli użytkownicy mogą wypełniać tylko już utworzone formularze. Jeśli potrzebujesz nowego typu formularza, skontaktuj się z administratorem z prośbą o jego utworzenie.

Jak długo są przechowywane wypełnione formularze?

Wypełnione formularze są przechowywane w nieskończoność do ich wyraźnego usunięcia przez administratora lub upoważnioną osobę. Usunięte rekordy są przenoszone do kosza, skąd można je przywrócić lub trwale usunąć.

Czy mogę eksportować dane z formularzy?

Tak, możesz eksportować dane z tabeli przeglądowej za pomocą przycisku Excel nad tabelą. Eksport zawiera wszystkie wyświetlane kolumny i rekordy pasujące do aktualnie ustawionych filtrów. Plik jest pobierany w formacie XLSX.

Czy inni widzą moje formularze w trakcie wypełniania?

Nie, formularz jest wyświetlany innym użytkownikom dopiero po zapisaniu za pomocą przycisku Zapisz. Jeśli zamkniesz okno dialogowe bez zapisywania, żadne dane nie są zapisywane i nikt nie zobaczy formularza. Formularze w trakcie wypełniania nie mogą być zapisane jako wersje robocze.

Czy mogę zmienić już wypełniony formularz?

Tak, jeśli masz uprawnienia do edycji tego rekordu. Wszystkie zmiany są rejestrowane w historii formularza, w tym informacje o dacie zmiany, osobie, która dokonała zmiany i opisie zmienionych pól. Historia zmian jest częścią szczegółów każdego rekordu.

Skróty i terminy

• Formularz - typ lub szablon definiujący strukturę pól do rejestrowania danych
• Rekord - konkretna wypełniona instancja formularza z danymi
• Pole - pojedynczy element formularza do wprowadzania wartości (tekst, data, liczba itp.)
• Zagnieżdżona tabela - pole typu tabela umożliwiające wstawienie wielu wierszy podrzędnych rekordów
• Kosz - miejsce dla usuniętych rekordów przed ich trwałym usunięciem
• Prawa globalne - ogólne prawa dostępu użytkownika ważne dla wszystkich formularzy
• Prawa określone - prawa dostępu zdefiniowane indywidualnie dla konkretnego formularza
• Publiczny link - adres URL umożliwiający wypełnianie formularza bez logowania do systemu