Rezerwacje

Przegląd

Moduł Rezerwacje służy do rezerwacji majątku firmowego, takiego jak sale konferencyjne, pojazdy, sprzęt techniczny lub inne zasoby współdzielone. Każdy element dostępny do rezerwacji (obiekt) posiada własne ustawienia pojemności, ograniczeń czasowych oraz praw dostępu dla poszczególnych użytkowników. System zapobiega podwójnej rezerwacji tego samego obiektu na nakładające się przedziały czasowe.

Kluczowe funkcje

• Zarządzanie rezerwacjami majątku firmowego (pomieszczenia, pojazdy, sprzęt i inne obiekty)
• Widok kalendarza rezerwacji za pomocą FullCalendar (widok miesięczny i tygodniowy)
• Opcjonalne scalenie wielu obiektów w jeden kalendarz przeglądowy
• Rezerwacje cykliczne z wyborem dni tygodnia i daty zakończenia powtarzania
• Automatyczna kontrola nakładania się – nie można utworzyć dwóch rezerwacji na ten sam obiekt w tym samym czasie
• Powiadomienia e-mail przy tworzeniu lub modyfikacji rezerwacji
• Szczegółowe prawa dostępu: kto może przeglądać, rezerwować i anulować rezerwacje innych
• Nazwy nadrzędne (kategorie) do grupowania wielu obiektów w grupy

Dostęp i ustawienia

Jak uzyskać dostęp do modułu Rezerwacje

Ścieżka nawigacji do modułu Rezerwacje: Menu główne → Rezerwacje

Po otwarciu modułu wyświetlane są karty z dostępnymi obiektami do rezerwacji. Widoczne są tylko karty obiektów, do których przypisano Państwu prawa dostępu. Jeśli obiekty są podzielone na grupy (nazwy nadrzędne), najpierw należy wybrać grupę, a następnie konkretny obiekt.

Ustawienia modułu Rezerwacje

Konfiguracja modułu Rezerwacje jest dostępna w Ustawienia → Rezerwacje. Ustawienia może zmieniać tylko administrator lub użytkownik z uprawnieniami administratora modułu Rezerwacje.

W ustawieniach można:

• Tworzyć, edytować i usuwać obiekty do rezerwacji
• Ustawić scalony kalendarz przeglądowy ze wszystkich obiektów (kalendarz przecięć)
• Nadać kalendarzowi przecięć własną nazwę
• Zarządzać prawami dostępu do każdego obiektu osobno
• Ustawić odbiorców powiadomień e-mail dla każdego obiektu

Procedura: Tworzenie nowego obiektu do rezerwacji

Obiekt do rezerwacji (na przykład sala konferencyjna lub pojazd) tworzy się w ustawieniach modułu Rezerwacje. Należy postępować następująco:

1. Przejdź do Ustawienia → Rezerwacje
2. Kliknij przycisk Dodaj
3. Wypełnij wymagane pola:
   • Nazwa: Unikalna nazwa obiektu (np. „Sala konferencyjna A", „Ford Transit")
   • Pojemność: Maksymalna liczba jednoczesnych rezerwacji obiektu (zwykle 1)
   • Rezerwacja od (godz.): Najwcześniejsza godzina, od której można rezerwować obiekt (np. 7)
   • Rezerwacja do (godz.): Najpóźniejsza godzina, do której można rezerwować obiekt (np. 22)
4. Opcjonalnie wypełnij:
   • Nazwa nadrzędna: Nazwa grupy do grupowania wielu obiektów (np. „Flota pojazdów", „Sale konferencyjne")
   • Opis: Dodatkowe informacje wyświetlane użytkownikom przy tworzeniu rezerwacji
   • Uwaga przed nazwiskiem: Zaznacz, jeśli chcesz wyświetlać uwagę rezerwacji przed nazwiskiem użytkownika w kalendarzu
   • Kolor tekstu w kalendarzu zbiorczym: Kolor tekstu zdarzenia w kalendarzu przecięć
   • Kolor tła w kalendarzu zbiorczym: Kolor tła zdarzenia w kalendarzu przecięć
5. Kliknij Zapisz

Wskazówka: Nazwa nadrzędna służy do logicznego grupowania obiektów. Jeśli przypisujesz tę samą nazwę nadrzędną wielu obiektom, będą one wyświetlane w module Rezerwacje pod wspólną kartą grupy.

Ustawianie minimalnego czasu rezerwacji

W przeglądzie ustawień obiektów można dla każdego obiektu wprowadzić minimalny czas rezerwacji bezpośrednio w tabeli. W kolumnie Min. czas rezerwacji (godzin) kliknij pole przy danym obiekcie, wprowadź liczbę godzin i potwierdź zmianę. Wartość zostanie zapisana automatycznie.

Kalendarz przecięć wszystkich obiektów

W ustawieniach modułu Rezerwacje można włączyć scalony kalendarz przeglądowy. Kalendarz ten wyświetla rezerwacje wielu obiektów jednocześnie w jednym widoku, ale służy wyłącznie do odczytu – nie można z niego dodawać nowych rezerwacji.

Procedura: W ustawieniach zaznacz opcję Wygeneruj kalendarz wstępny jako przecięcie wszystkich kalendarzy (tylko do odczytu). Następnie wypełnij Nazwę kalendarza wstępnego (np. „Przegląd wszystkich rezerwacji"). Dla każdego obiektu, który ma być częścią kalendarza przecięć, zaznacz w tabeli pole w kolumnie W kalendarzu przecięć wstępnym.

Uprawnienia i prawa dostępu do modułu Rezerwacje

Prawa dostępu w module Rezerwacje są ustawiane indywidualnie dla każdego obiektu rezerwacji. Administrator przypisuje prawa za pomocą przycisku Wybierz użytkowników w odpowiedniej kolumnie tabeli ustawień.

Uprawnienie	Opis
Może przeglądać rezerwacje	Użytkownik widzi istniejące rezerwacje obiektu, ale nie może dodawać nowych. Można ustawić dla wszystkich lub konkretnych użytkowników.
Może rezerwować	Użytkownik może tworzyć nowe rezerwacje obiektu. Może edytować i anulować tylko własne rezerwacje. Można ustawić dla wszystkich lub konkretnych użytkowników.
Może anulować rezerwacje każdego	Użytkownik może edytować i usuwać rezerwacje innych użytkowników. Odpowiednie dla administratorów lub recepcji. Można ustawić dla wszystkich lub konkretnych użytkowników.

Uwaga: Użytkownicy widzą w module Rezerwacje tylko te karty obiektów, do których mają przypisane co najmniej jedno z powyższych uprawnień.

Ustawianie powiadomień e-mail dla obiektu

Dla każdego obiektu można ustawić, którzy użytkownicy będą otrzymywać powiadomienia e-mail przy tworzeniu lub modyfikacji rezerwacji. Należy postępować następująco:

1. Przejdź do Ustawienia → Rezerwacje
2. W wierszu żądanego obiektu kliknij przycisk Wybierz użytkowników w kolumnie Wysyłanie informacji o rezerwacji e-mailem
3. Zaznacz użytkowników, którzy mają otrzymywać powiadomienia
4. Do zbiorczego zaznaczania użyj przycisków Zaznacz wszystko lub Odznacz wszystko
5. Kliknij Zapisz

Wybrani użytkownicy otrzymają wiadomość e-mail przy każdym utworzeniu lub modyfikacji rezerwacji danego obiektu. Wiadomość e-mail zawiera informacje o osobie, która utworzyła rezerwację, nazwę obiektu, datę i godzinę od/do oraz ewentualne uwagi.

Interfejs użytkownika

Ekran główny modułu Rezerwacje

Ekran główny modułu Rezerwacje składa się z dwóch części. W górnej części znajdują się karty (górny panel) z nazwami dostępnych obiektów rezerwacji. Jeśli obiekty są pogrupowane za pomocą nazw nadrzędnych, najpierw wyświetlane są karty grup, a po wybraniu grupy – karty poszczególnych obiektów w danej grupie.

W dolnej części, po wybraniu konkretnego obiektu (lub kalendarza przecięć), wyświetlany jest kalendarz lub tabela z listą rezerwacji. Domyślnym widokiem jest widok kalendarza.

Przełączanie widoków: kalendarz i lista

W module Rezerwacje można przełączać się między dwoma widokami:

• Kalendarz: Interaktywny widok FullCalendar z widokiem miesięcznym lub tygodniowym. Umożliwia bezpośrednie kliknięcie na dzień lub zaznaczenie zakresu czasowego w celu utworzenia rezerwacji.
• Lista: Widok tabelaryczny wszystkich rezerwacji z możliwością sortowania, filtrowania i eksportu do formatu Excel lub drukowania.

Widok kalendarza FullCalendar

Widok kalendarza w module Rezerwacje wykorzystuje komponent FullCalendar i oferuje następujące możliwości:

• Widok miesięczny: Przegląd całego miesiąca z rezerwacjami wyświetlanymi jako kolorowe bloki
• Widok tygodniowy: Szczegółowy widok godzinowy z dokładnymi czasami rezerwacji
• Nawigacja po okresach: Przyciski strzałek lewo/prawo do nawigacji po okresach, przycisk Dzisiaj do powrotu do bieżącej daty
• Dymek ze szczegółami: Najechanie myszą na rezerwację wyświetla szczegóły (uwaga, data i godzina, nazwa obiektu, nazwisko użytkownika)

Widok tabelaryczny rezerwacji

Tabela z listą rezerwacji w module Rezerwacje wyświetla wszystkie wpisy z możliwością szybkiego wyszukiwania i sortowania. Dostępne funkcje:

• Wyszukiwanie: Pole tekstowe do filtrowania wpisów według dowolnego pola
• Sortowanie: Kliknięcie na nagłówek kolumny sortuje wpisy rosnąco lub malejąco
• Eksport do Excela: Przycisk Excel eksportuje aktualnie wyświetlane wpisy do pliku XLSX
• Drukowanie: Przycisk Drukuj otwiera wersję tabeli do druku
• Wpisów na stronie: Można ustawić 10, 25, 50, 100 lub wszystkie wpisy

Podstawowe operacje

Procedura: Tworzenie nowej rezerwacji

Nową rezerwację w module Rezerwacje można utworzyć z widoku kalendarza, bezpośrednio wybierając datę lub zakres czasowy. Aby utworzyć rezerwację, należy posiadać uprawnienie do rezerwacji danego obiektu.

1. Otwórz moduł Rezerwacje
2. Kliknij kartę żądanego obiektu (np. „Sala konferencyjna A")
3. W widoku kalendarza kliknij żądany dzień lub przeciągnij, aby zaznaczyć zakres czasowy (na komputerze stacjonarnym)
4. Na urządzeniu mobilnym dotknij konkretny dzień, aby otworzyć formularz
5. W oknie dialogowym sprawdź lub zmodyfikuj:
   • Od (data): Data rozpoczęcia rezerwacji
   • Do (data): Data zakończenia rezerwacji (dla rezerwacji wielodniowych)
   • Godzina od: Godzina rozpoczęcia rezerwacji (wybór co 5 minut)
   • Godzina do: Godzina zakończenia rezerwacji (wybór co 5 minut)
   • Uwaga: Opcjonalny opis lub powód rezerwacji
6. Kliknij Zapisz

Wskazówka: System automatycznie sprawdza nakładanie się z istniejącymi rezerwacjami. Jeśli żądany termin jest już zajęty, wyświetlone zostanie ostrzeżenie i rezerwacja nie będzie mogła zostać zapisana.

Uwaga: W oknie dialogowym wyświetlane są informacje o obiekcie: pojemność, ograniczenia czasowe rezerwacji i ewentualny opis. Informacje te służą jako wskazówka przy wprowadzaniu terminu.

Procedura: Edycja istniejącej rezerwacji

Rezerwację w module Rezerwacje może edytować użytkownik, który ją utworzył, lub użytkownik z uprawnieniem do anulowania rezerwacji każdego.

1. Znajdź rezerwację w widoku kalendarza (kliknij kolorowy blok) lub w widoku tabelarycznym (kliknij ikonę ołówka)
2. W oknie dialogowym zmodyfikuj żądane dane: datę, godzinę lub uwagę
3. Kliknij Zapisz

Po zapisaniu modyfikacji automatycznie wysyłane są powiadomienia e-mail do użytkowników ustawionych jako odbiorcy powiadomień dla danego obiektu.

Procedura: Anulowanie (usunięcie) rezerwacji

Rezerwację w module Rezerwacje może anulować użytkownik, który ją utworzył, lub użytkownik z uprawnieniem do anulowania rezerwacji każdego.

1. W widoku kalendarza najedź myszą na rezerwację – pojawią się ikony akcji
2. Kliknij ikonę Usuń (czerwony krzyżyk)
3. Potwierdź usunięcie w oknie dialogowym, klikając Tak

Alternatywnie można usunąć rezerwację w widoku tabelarycznym, klikając ikonę usunięcia w odpowiednim wierszu.

Wyszukiwanie i filtrowanie rezerwacji

W widoku tabelarycznym modułu Rezerwacje można wyszukiwać rezerwacje za pomocą:

• Wyszukiwanie tekstowe: Pole wyszukiwania filtruje wpisy według nazwiska użytkownika, uwagi lub daty
• Sortowanie według kolumn: Kliknięcie na nagłówek kolumny sortuje wpisy
• Liczba wyświetlanych wpisów: Wybierając liczbę wpisów na stronę, można wyświetlić więcej lub mniej wyników jednocześnie

W widoku kalendarza można przeglądać różne okresy za pomocą przycisków nawigacji. Przełączanie między widokiem miesięcznym a tygodniowym umożliwia przeglądanie rezerwacji na różnych poziomach szczegółowości.

Funkcje zaawansowane

Procedura: Tworzenie rezerwacji cyklicznej

Moduł Rezerwacje umożliwia tworzenie serii cyklicznych rezerwacji w wybrane dni tygodnia. Cykliczność można ustawić tylko podczas tworzenia nowej rezerwacji, nie podczas edycji istniejącej.

1. Otwórz formularz tworzenia nowej rezerwacji (klikając na dzień w kalendarzu)
2. Wypełnij datę i godzinę pierwszej rezerwacji w serii
3. W sekcji Powtarzaj co zaznacz dni tygodnia, w które rezerwacja ma się powtarzać (poniedziałek, wtorek, środa, czwartek, piątek, sobota, niedziela)
4. W polu Powtarzaj do wprowadź datę zakończenia serii powtórzeń
5. Kliknij Zapisz

Uwaga: System automatycznie tworzy osobne wpisy rezerwacji dla każdego wybranego dnia tygodnia w zakresie od daty pierwszej rezerwacji do podanej daty zakończenia. Maksymalna długość powtarzania jest ograniczona do 4 lat w przyszłość.

Procedura: Anulowanie całej serii rezerwacji cyklicznych

Jeśli chcesz anulować całą serię rezerwacji cyklicznych w module Rezerwacje, można to zrobić jednocześnie.

1. Znajdź dowolną rezerwację z danej serii w kalendarzu
2. Najedź myszą na rezerwację – pojawią się ikony akcji
3. Kliknij ikonę Usuń serię (okrąg z krzyżykiem)
4. Potwierdź usunięcie całej serii w oknie dialogowym

Wskazówka: Ikona usunięcia serii (okrąg z krzyżykiem) wyświetlana jest tylko przy rezerwacjach będących częścią serii cyklicznej. Aby usunąć tylko jedną rezerwację z serii, użyj standardowej ikony usunięcia (czerwony krzyżyk).

Kalendarz przecięć (przeglądowy) wszystkich obiektów

Jeśli kalendarz przecięć jest włączony w ustawieniach modułu Rezerwacje, pojawia się w module jako pierwsza karta (z ikoną grupy) pod ustawioną nazwą. Widok ten wyświetla rezerwacje wszystkich obiektów jednocześnie w jednym kalendarzu – każdy obiekt jest wyróżniony kolorem.

Kalendarz przecięć służy wyłącznie do odczytu. Z tego widoku nie można dodawać nowych rezerwacji. Służy do szybkiego przeglądu dostępności wszystkich obiektów jednocześnie.

Kontrola nakładania się rezerwacji

Moduł Rezerwacje automatycznie sprawdza, czy żądany termin koliduje z istniejącą rezerwacją. Sprawdzenie odbywa się na bieżąco przy zmianie daty lub godziny w oknie dialogowym – system wyświetla ostrzeżenie jeszcze przed kliknięciem Zapisz.

Jeśli obiekt w żądanym terminie jest już zarezerwowany, wyświetlany jest komunikat o błędzie: „Obiekt jest już zarezerwowany na podany termin; nie udało się dokonać rezerwacji."

Wyświetlanie szczegółów rezerwacji (dymek)

W widoku kalendarza modułu Rezerwacje można wyświetlić szczegóły dowolnej rezerwacji, najeżdżając myszą na kolorowy blok rezerwacji. Dymek wyświetla:

• Uwagę (powód rezerwacji)
• Datę i godzinę od – do
• Nazwę obiektu
• Nazwisko użytkownika, który utworzył rezerwację

Integracja z innymi modułami

• Pracownicy: Podczas rezerwacji wyświetlane jest nazwisko zalogowanego użytkownika jako twórcy rezerwacji. Prawa dostępu przypisywane są konkretnym użytkownikom z listy pracowników.
• E-mail: Moduł wysyła automatyczne powiadomienia e-mail do wybranych użytkowników przy tworzeniu lub modyfikacji rezerwacji. Powiadomienie zawiera tabelę ze szczegółami rezerwacji.

Rozwiązywanie problemów

Najczęściej zadawane pytania dotyczące modułu Rezerwacje

Pytanie: Nie widzę żadnych kart obiektów w module Rezerwacje.

Rozwiązanie: Karty obiektów wyświetlane są tylko użytkownikom, którym przypisano prawa dostępu (prawo do przeglądania, rezerwowania lub anulowania rezerwacji). Poproś administratora systemu o przypisanie praw do wymaganych obiektów w Ustawienia → Rezerwacje.

Pytanie: Podczas zapisywania rezerwacji wyświetlany jest komunikat o błędzie dotyczący zajętego terminu.

Rozwiązanie: W żądanym terminie istnieje już inna rezerwacja danego obiektu. Wybierz inny termin lub sprawdź w kalendarzu, kiedy obiekt jest wolny. System wyświetla ostrzeżenia o nakładaniu się na bieżąco przy wprowadzaniu daty i godziny.

Pytanie: Nie mogę edytować ani usunąć rezerwacji innego użytkownika.

Rozwiązanie: Edycję i usuwanie rezerwacji innych użytkowników mogą wykonywać tylko użytkownicy z uprawnieniem Może anulować rezerwacje każdego. Uprawnienie to jest ustawiane przez administratora w Ustawienia → Rezerwacje dla każdego obiektu osobno.

Pytanie: Karta kalendarza przecięć nie jest wyświetlana.

Rozwiązanie: Kalendarz przecięć musi zostać włączony w ustawieniach. Przejdź do Ustawienia → Rezerwacje i zaznacz opcję Wygeneruj kalendarz wstępny jako przecięcie wszystkich kalendarzy. Upewnij się również, że co najmniej przy jednym obiekcie zaznaczona jest opcja W kalendarzu przecięć wstępnym.

Pytanie: Nie mogę ustawić cykliczności dla istniejącej rezerwacji.

Rozwiązanie: Ustawienia cykliczności są dostępne tylko podczas tworzenia nowej rezerwacji. Jeśli potrzebujesz serii cyklicznej, usuń istniejącą rezerwację i utwórz nową z ustawieniami cykliczności.

Wskazówki dotyczące efektywnej pracy z modułem Rezerwacje

• Wskazówka: Aby szybko utworzyć rezerwację na konkretny dzień, kliknij bezpośrednio na dzień w kalendarzu miesięcznym – formularz zostanie wypełniony wybraną datą.
• Wskazówka: W tygodniowym widoku kalendarza można zaznaczyć dokładny zakres czasowy, przeciągając myszą – formularz zostanie wypełniony dokładną godziną początkową i końcową.
• Wskazówka: Kolory obiektów w kalendarzu przecięć ustawia się w Ustawienia → Rezerwacje za pomocą selektora kolorów w ustawieniach obiektu.
• Wskazówka: Do regularnych tygodniowych spotkań wykorzystaj funkcję cykliczności – jednym zapisem możesz utworzyć rezerwacje na cały semestr lub rok.
• Wskazówka: Najechanie myszą na rezerwację w kalendarzu wyświetla szybki podgląd bez konieczności otwierania formularza.
• Wskazówka: Nazwy nadrzędne (grupy obiektów) wykorzystaj w przypadku, gdy firma zarządza wieloma obiektami – możesz je przejrzyściej podzielić, np. na „Flotę pojazdów" i „Sale konferencyjne".