Rezerwacje

Przegląd modułu

Moduł Rezerwacje to prosty i przejrzysty system do zarządzania rezerwacjami zasobów firmowych. Pozwala na ewidencjonowanie i zarządzanie rezerwacjami sal, sprzętu, pojazdów oraz innych zasobów organizacji. System oferuje przyjazny dla użytkownika widok kalendarza z możliwością szczegółowego ustawienia uprawnień dostępu i automatycznych powiadomień.

Kluczowe funkcje

• Tworzenie i zarządzanie obiektami rezerwacji (sale, pojazdy, sprzęt)
• Widok kalendarza oraz widok listy rezerwacji
• Trzy poziomy uprawnień użytkowników (podgląd, rezerwacja, zarządzanie)
• Wykrywanie konfliktów rezerwacji w czasie rzeczywistym
• Rezerwacje cykliczne z możliwością ustawienia dni tygodnia
• Kalendarz zbiorczy do wyświetlania wielu obiektów jednocześnie
• Hierarchiczne sortowanie obiektów na kategorie
• Powiadomienia e-mail o nowych i zmienionych rezerwacjach
• Eksport danych do formatów Excel i PDF
• Kolorystyczne rozróżnianie obiektów w kalendarzu

Grupa docelowa

Moduł jest przeznaczony dla:

• Zwykłych użytkowników, którzy potrzebują zarezerwować zasoby firmowe
• Opiekunów obiektów z uprawnieniami do zarządzania rezerwacjami i anulowania rezerwacji innych osób
• Administratorów systemu zajmujących się konfiguracją obiektów rezerwacji i uprawnień

Ustawienia i konfiguracja

Ustawienia obiektów rezerwacji

Administratorzy mogą tworzyć i konfigurować obiekty rezerwacji za pośrednictwem menu Nastavení (Ustawienia) w górnej części ekranu rezerwacji. Każdy obiekt można szczegółowo skonfigurować zgodnie ze specyficznymi wymaganiami organizacji.

Podstawowe parametry obiektu

Název objektu (Nazwa obiektu) – opisowa nazwa wyświetlana w kalendarzu i listach (np. "Sala konferencyjna A", "Samochód służbowy Skoda Octavia", "Projektor").

Nadřazený název (Nazwa nadrzędna) – opcjonalna kategoria do hierarchicznego sortowania obiektów. Obiekty o tej samej nazwie nadrzędnej zostaną zgrupowane pod jedną kategorią w górnym panelu (np. "Sale konferencyjne", "Pojazdy służbowe", "Wyposażenie techniczne"). Obiekty bez nazwy nadrzędnej zostaną wyświetlone w kategorii "Nieprzypisane".

Kapacita (Pojemność) – określa, ile jednoczesnych rezerwacji jest możliwych dla danego obiektu. Domyślna wartość to 1 (obiekt może być zarezerwowany tylko przez jedną osobę naraz). Wyższa wartość pozwala na więcej jednoczesnych rezerwacji, co jest przydatne np. dla parkingów lub współdzielonego wyposażenia.

Minimální doba rezervace (Minimalny czas rezerwacji) – określa najkrótszy możliwy czas rezerwacji w godzinach. Służy do zapewnienia, że rezerwacje będą tworzone w rozsądnych blokach czasowych.

Rezervace od (hod) i Rezervace do (hod) – zakres czasowy, w którym można rezerwować obiekt. Na przykład dla sali konferencyjnej można ustawić zakres 7:00 – 20:00, aby była dostępna tylko w godzinach pracy.

Popis/Poznámka (Opis/Uwaga) – tekst informacyjny wyświetlany użytkownikom podczas tworzenia rezerwacji. Można tu zamieścić instrukcje użytkowania obiektu, parametry techniczne lub inne ważne informacje.

Rozróżnienie kolorystyczne

Barva textu v kalendáři (Kolor tekstu w kalendarzu) i Barva pozadí v kalendáři (Kolor tła w kalendarzu) – ustawienia kolorów do wyświetlania rezerwacji w kalendarzu. Każdy obiekt może mieć własną kombinację kolorystyczną dla łatwej identyfikacji wizualnej. Kolory wprowadza się w formacie szesnastkowym (np. #FF5733 dla pomarańczowego).

Zobrazit poznámku před/po jménu uživatele (Pokaż uwagę przed/po nazwisku użytkownika) – określa kolejność wyświetlania informacji w kalendarzu. Można wybrać, czy uwaga do rezerwacji ma pojawić się przed imieniem i nazwiskiem użytkownika, czy po nich.

Kalendarz zbiorczy

Zahrnout do průnikového kalendáře (Uwzględnij w kalendarzu zbiorczym) – aktywacja tej opcji oznacza, że rezerwacje tego obiektu będą wyświetlane w kalendarzu zbiorczym "Wszystko", który pozwala na śledzenie wszystkich uwzględnionych obiektów jednocześnie w jednym przejrzystym widoku.

Uprawnienia użytkowników

System oferuje trzy poziomy uprawnień, które można ustawić dla każdego obiektu rezerwacji osobno. Dla każdego poziomu można wybrać "Wszyscy użytkownicy" lub wskazać konkretne osoby z listy.

Prawo do wyświetlania

Użytkownicy z prawem do wyświetlania mogą przeglądać rezerwacje danego obiektu w kalendarzu i listach, ale nie mogą tworzyć własnych rezerwacji ani edytować istniejących. To uprawnienie jest odpowiednie do celów informacyjnych, na przykład gdy pracownicy muszą widzieć, kiedy sala jest zajęta, ale nie mogą jej samodzielnie rezerwować.

Prawo do rezerwacji

Użytkownicy z prawem do rezerwacji mogą:

• Tworzyć nowe rezerwacje obiektu
• Edytować własne rezerwacje
• Anulować własne rezerwacje
• Przeglądać rezerwacje innych użytkowników

Jest to standardowe uprawnienie dla zwykłych użytkowników, którzy potrzebują rezerwować obiekt na własne potrzeby.

Prawo do anulowania rezerwacji innych osób

Użytkownicy z prawem do anulowania rezerwacji innych osób mają pełną władzę nad obiektem i mogą:

• Edytować dowolne rezerwacje, niezależnie od tego, kto je utworzył
• Anulować dowolne rezerwacje
• Usuwać całe serie rezerwacji cyklicznych
• Zarządzać obiektem jako administratorzy

To uprawnienie jest przeznaczone dla opiekunów obiektów lub kadry kierowniczej, którzy muszą koordynować wykorzystanie danego zasobu.

Powiadomienia e-mail

Dla każdego obiektu rezerwacji można ustawić listę użytkowników, którzy będą automatycznie informowani e-mailem o każdej nowej lub zmienionej rezerwacji. Funkcja ta jest użyteczna dla opiekunów obiektów, asystentów lub przełożonych, którzy muszą mieć podgląd na wykorzystanie danego zasobu.

Wiadomość e-mail z powiadomieniem zawiera:

• Informację o typie zdarzenia (utworzenie nowej rezerwacji lub edycja istniejącej)
• Nazwę obiektu
• Imię i nazwisko użytkownika, który utworzył rezerwację
• Datę i czas od-do
• Uwagę do rezerwacji

Kalendarz zbiorczy (Wszystko)

Kalendarz zbiorczy to specjalny widok umożliwiający śledzenie rezerwacji wielu obiektów jednocześnie w jednym kalendarzu. Funkcja ta jest przydatna do uzyskania ogólnego przeglądu wykorzystania wszystkich zasobów rezerwacyjnych.

Ustawienia kalendarza zbiorczego w konfiguracji systemu:

Aktivace průnikového kalendáře (Aktywacja kalendarza zbiorczego) – włączenie tej opcji spowoduje pojawienie się w górnym panelu przycisku do wyświetlania kalendarza zbiorczego.

Název průnikového kalendáře (Nazwa kalendarza zbiorczego) – można wybrać własną nazwę dla tego widoku (domyślnie "Vše" lub "All-in-One").

Výběr objektů (Wybór obiektów) – przy każdym obiekcie rezerwacji można zaznaczyć opcję "Zahrnout do průnikového kalendáře". Tylko obiekty z tą opcją będą wyświetlane w kalendarzu zbiorczym.

Barevné rozlišení (Rozróżnienie kolorystyczne) – każdy obiekt zachowuje swój własny kolor ustawień, dzięki czemu w kalendarzu zbiorczym można łatwo odróżnić, która rezerwacja należy do którego obiektu.

Kalendarz zbiorczy służy wyłącznie do odczytu – nie można w nim bezpośrednio tworzyć rezerwacji. Aby utworzyć rezerwację, należy przełączyć się na konkretny obiekt.

Interfejs użytkownika

Ekran główny

Ekran główny modułu Rezerwacje składa się z górnego panelu nawigacyjnego oraz obszaru wyświetlania kalendarza lub listy rezerwacji.

Górny panel nawigacyjny

Górny panel służy do wyboru obiektu lub kategorii, którą chcesz wyświetlić. Panel dostosowuje się do tego, czy obiekty są zorganizowane w kategorie za pomocą nazwy nadrzędnej.

Bez kategorii – jeśli obiekty nie mają nazwy nadrzędnej, panel wyświetla bezpośrednio wszystkie dostępne obiekty jako przyciski. Kliknięcie obiektu wyświetla jego kalendarz z rezerwacjami.

Z kategoriami – jeśli obiekty są zorganizowane w kategorie, panel ma dwa poziomy:

• Pierwszy poziom wyświetla kategorie (nazwy nadrzędne) jako przyciski
• Kliknięcie kategorii wyświetla drugi poziom z obiektami danej kategorii
• Jeśli istnieją obiekty bez kategorii, pojawi się przycisk "Nieprzypisane"
• Wizualna strzałka wskazuje, że znajdujesz się na drugim poziomie nawigacji

Kalendarz zbiorczy – jeśli jest aktywowany, pojawi się przycisk z ikoną grupy i nazwą kalendarza zbiorczego (np. "Wszystko"). Kliknięcie wyświetli wszystkie uwzględnione obiekty w jednym kalendarzu.

Przełączanie widoków

System oferuje dwa typy widoków rezerwacji, między którymi można się przełączać za pomocą przycisków w górnej części:

Widok kalendarza – wizualne przedstawienie rezerwacji w kalendarzu z możliwością przełączania między widokiem miesięcznym a tygodniowym.

Widok listy – tabelaryczny przegląd wszystkich rezerwacji z zaawansowanymi funkcjami wyszukiwania, sortowania i eksportu.

Widok kalendarza

Widok kalendarza wykorzystuje bibliotekę FullCalendar i zapewnia intuicyjny, wizualny przegląd rezerwacji.

Widoki kalendarza

Miesiąc – wyświetla cały miesiąc w jednym widoku. Rezerwacje są widoczne jako kolorowe bloki z czasem i nazwiskiem użytkownika. Ten widok jest odpowiedni do długofalowego planowania i uzyskania ogólnego obrazu.

Tydzień – wyświetla szczegóły jednego tygodnia z podziałem godzinowym. Rezerwacje są widoczne jako bloki czasowe na osi czasu, co pozwala dokładnie zobaczyć, kiedy obiekt jest zajęty. Ten widok jest odpowiedni do szczegółowego planowania i koordynacji.

Nawigacja w kalendarzu

Poprzedni – przycisk ze strzałką w lewo przesuwa widok do poprzedniego miesiąca lub tygodnia, zależnie od aktualnego widoku.

Dziś – przycisk przenosi kalendarz do aktualnej daty.

Następny – przycisk ze strzałką w prawo przesuwa widok do kolejnego miesiąca lub tygodnia.

Informacje o rezerwacji

Każda rezerwacja w kalendarzu wyświetla:

• Czas od-do w formacie GG:MM-GG:MM
• Imię i nazwisko użytkownika, który utworzył rezerwację
• Uwagę do rezerwacji (jeśli została wypełniona)
• Ikony akcji (jeśli posiadasz uprawnienia do edycji)

Tooltip (podpowiedź) – po najechaniu myszą na rezerwację wyświetla się tooltip ze szczegółowymi informacjami. Nie ma potrzeby klikania w rezerwację.

Ikony akcji

Jeśli posiadasz uprawnienia do edycji rezerwacji, po prawej stronie tekstu rezerwacji pojawią się następujące ikony:

Ikona ołówka – kliknięcie otwiera formularz edycji rezerwacji.

Ikona kosza – kliknięcie usuwa tę konkretną rezerwację. System poprosi o potwierdzenie.

Ikona kółka z krzyżykiem – pojawia się tylko przy rezerwacjach cyklicznych. Kliknięcie usuwa całą serię rezerwacji cyklicznych, które zostały utworzone razem.

Tworzenie rezerwacji z kalendarza

Nową rezerwację można utworzyć na dwa sposoby, zależnie od urządzenia:

Na komputerze – kliknij i przeciągnij przez zakres czasu, który chcesz zarezerwować. Po zwolnieniu przycisku myszy otworzy się formularz tworzenia rezerwacji z wstępnie wypełnionym czasem.

Na urządzeniu mobilnym – kliknij datę lub godzinę, w której chcesz utworzyć rezerwację. Otworzy się formularz z wstępnie wypełnionym początkiem rezerwacji.

Widok listy

Widok listy oferuje tabelaryczny przegląd wszystkich rezerwacji z zaawansowanymi funkcjami pracy z danymi.

Kolumny tabeli

Od (datum) – data i godzina rozpoczęcia rezerwacji w formacie DD.MM.RRRR GG:MM.

Do (datum) – data i godzina zakończenia rezerwacji w formacie DD.MM.RRRR GG:MM.

Objekt (Obiekt) – nazwa zarezerwowanego obiektu.

Vytvořil (Utworzył) – imię i nazwisko użytkownika, który utworzył rezerwację.

Poznámka (Uwaga) – uwaga do rezerwacji (jeśli została wypełniona).

Akce (Akcje) – przyciski do edycji i usuwania rezerwacji (jeśli posiadasz uprawnienia).

Funkcje tabeli

Wyszukiwanie pełnotekstowe – pole wyszukiwania w prawym górnym rogu pozwala wpisać dowolny tekst, a tabela jest natychmiast filtrowana według wszystkich kolumn. Możesz szukać według nazwiska, nazwy obiektu, daty lub uwagi.

Sortowanie – klikając nazwę kolumny, możesz sortować rekordy rosnąco lub malejąco. Strzałka obok nazwy kolumny wskazuje kierunek sortowania.

Stronicowanie – w lewej górnej części można wybrać liczbę wyświetlanych rekordów na stronę (10, 25, 50, 100 lub wszystkie). W dolnej części znajdują się przyciski nawigacji między stronami.

Eksport do Excel – przycisk Excel w górnej części tabeli wyeksportuje aktualnie wyświetlane rekordy (po zastosowaniu filtrów i wyszukiwania) do pliku Excel, który można pobrać.

Drukuj – przycisk Tisk (Drukuj) przygotowuje tabelę do druku ze zoptymalizowanym formatowaniem.

Ustawienia trwałe – system pamięta Twoje ustawienia tabeli (sortowanie, liczbę rekordów na stronę, filtr) nawet po wylogowaniu. Przy następnym zalogowaniu tabela wyświetli się z tymi samymi ustawieniami.

Podstawowe operacje

Tworzenie rezerwacji

Tworzenie nowej rezerwacji to prosty proces, który można wykonać z widoku kalendarza.

Krok 1: Wybór obiektu

W górnym panelu nawigacyjnym kliknij obiekt, który chcesz zarezerwować. Upewnij się, że widzisz kalendarz danego obiektu.

Krok 2: Wybór czasu

Na komputerze – w kalendarzu kliknij początek żądanego czasu i przeciągnij myszą do końca. Możesz też po prostu kliknąć konkretną datę lub godzinę.

Na urządzeniu mobilnym – kliknij datę lub godzinę, w której chcesz rozpocząć rezerwację.

Krok 3: Wypełnienie formularza

Otworzy się okno dialogowe z formularzem tworzenia rezerwacji. Formularz zawiera:

Panel informacyjny obiektu – w górnej części widoczne są informacje o obiekcie:

• Nazwa obiektu
• Pojemność (ile jednoczesnych rezerwacji jest możliwych)
• Dozwolony zakres czasowy rezerwacji
• Uwaga/opis obiektu z instrukcjami użytkowania

Pola formularza:

Objekt (Obiekt) – wyświetla nazwę obiektu i pojemność (tylko informacyjnie, nie można zmienić).

Vytvořil (Utworzył) – automatycznie wypełnione Twoje imię i nazwisko (nie można zmienić).

Od (datum) – data rozpoczęcia rezerwacji. Kliknięcie otwiera kalendarz wyboru daty. Jeśli wybrałeś czas w kalendarzu, pole jest wstępnie wypełnione.

Do (datum) – data zakończenia rezerwacji. Działa tak samo jak pole "Od".

Čas od (Czas od) – godzina rozpoczęcia rezerwacji. Wybierz z listy rozwijanej z krokiem 5-minutowym (00:00, 00:05, 00:10 itd.).

Čas do (Czas do) – godzina zakończenia rezerwacji. Wybierz z listy rozwijanej. Czas zakończenia musi być późniejszy niż czas rozpoczęcia.

Poznámka (Uwaga) – opcjonalne pole na uwagę do rezerwacji. Możesz podać cel rezerwacji, ważne informacje lub wskazówki dla innych użytkowników. Uwaga pojawi się w kalendarzu i w powiadomieniach e-mail.

Opakovat každé (Powtarzaj co) – pola wyboru dla dni tygodnia (poniedziałek do niedzieli). Jeśli chcesz utworzyć rezerwację cykliczną, zaznacz dni, w które rezerwacja ma się powtarzać. Na przykład zaznaczenie poniedziałku, środy i piątku utworzy rezerwację powtarzającą się w te dni.

Opakovat do (Powtarzaj do) – data, do której rezerwacja ma się powtarzać. Kliknięcie otwiera kalendarz, w którym wybierasz datę końcową. System utworzy osobne rezerwacje dla każdego wybranego dnia aż do tej daty.

Krok 4: Kontrola konfliktów

System automatycznie sprawdza, czy w podanym czasie nie istnieje już inna rezerwacja. Kontrola odbywa się:

• Natychmiast po otwarciu formularza z wstępnie wypełnionym czasem
• Przy każdej zmianie daty lub godziny

Jeśli zostanie wykryty konflikt, pojawi się czerwone ostrzeżenie: "Rezervaci na tento čas není možné vytvořit (je v kolizi s jinou rezervací)." (Nie można utworzyć rezerwacji w tym czasie – kolizja z inną rezerwacją).

W takim przypadku należy zmienić czas rezerwacji tak, aby nie kolidował z istniejącą. Jeśli obiekt ma pojemność większą niż 1, system sprawdza, czy nie została przekroczona maksymalna liczba jednoczesnych rezerwacji.

Krok 5: Zapisanie

Kliknij przycisk Uložit (Zapisz) w dolnej części formularza. Jeśli wszystko jest w porządku:

• Rezerwacja zostanie utworzona w bazie danych
• Pojawi się komunikat potwierdzający
• Kalendarz odświeży się i wyświetli nową rezerwację
• Powiadomienie e-mail zostanie wysłane do skonfigurowanych użytkowników

Jeśli ustawiono powtarzanie, system utworzy osobne rekordy dla każdego wybranego dnia aż do daty końcowej. Każda rezerwacja w serii jest osobna, ale są one powiązane wspólnym identyfikatorem, co umożliwia ich masowe usuwanie.

Edycja rezerwacji

Istniejące rezerwacje można edytować, o ile posiada się odpowiednie uprawnienia.

Otwieranie rezerwacji do edycji

Z kalendarza – kliknij bezpośrednio w rezerwację w kalendarzu. Otworzy się formularz z wstępnie wypełnionymi danymi.

Z ikony ołówka – jeśli posiadasz uprawnienia do edycji, najedź na rezerwację i kliknij ikonę ołówka, która pojawi się po prawej stronie.

Z listy – w widoku listy kliknij przycisk edycji w kolumnie Akce.

Uprawnienia do edycji

Uprawnienie do edycji rezerwacji zależy od Twojej roli i tego, czy jesteś właścicielem rezerwacji:

Własna rezerwacja z prawem do rezerwacji – jeśli to Ty utworzyłeś rezerwację i masz prawo do rezerwacji, możesz ją dowolnie edytować i usuwać.

Obca rezerwacja z prawem do rezerwacji – jeśli rezerwację utworzył ktoś inny, a Ty masz tylko prawo do rezerwacji (bez prawa do anulowania obcych rezerwacji), możesz ją tylko przeglądać. Wszystkie pola formularza są zablokowane i nie można ich edytować.

Obca rezerwacja z prawem do anulowania obcych rezerwacji – jeśli posiadasz to prawo, możesz edytować dowolną rezerwację, niezależnie od tego, kto ją utworzył.

Tylko prawo do wyświetlania – jeśli masz tylko prawo do wyświetlania, możesz otworzyć rezerwację, ale wszystkie pola będą zablokowane, a przycisk Uložit nieaktywny.

Wprowadzanie zmian

W otwartym formularzu można zmienić:

• Datę i godzinę rozpoczęcia rezerwacji
• Datę i godzinę zakończenia rezerwacji
• Uwagę do rezerwacji

Nie można zmienić:

• Obiektu (należy utworzyć nową rezerwację dla innego obiektu)
• Użytkownika, który utworzył rezerwację
• Ustawień powtarzania (dostępne tylko przy tworzeniu nowej rezerwacji)

System automatycznie sprawdza konflikty tak samo jak przy tworzeniu nowej rezerwacji. Jeśli zmienisz czas tak, że koliduje on z inną rezerwacją, pojawi się ostrzeżenie i zmiany nie zostaną zapisane.

Po kliknięciu przycisku Uložit zmiany zostaną zapisane, a powiadomienie e-mail zostanie wysłane z tematem "Upravena rezervace [Nazwa obiektu]".

Anulowanie rezerwacji

Rezerwację można anulować (usunąć) na kilka sposobów, zależnie od posiadanych uprawnień.

Usuwanie z kalendarza

Najedź myszą na rezerwację w kalendarzu. Jeśli masz uprawnienia do usuwania, po prawej stronie pojawi się ikona kosza. Kliknij ją. System wyświetli okno potwierdzenia z pytaniem "Opravdu chcete smazat tento záznam?" (Czy na pewno chcesz usunąć ten rekord?). Kliknij Ano (Tak), aby potwierdzić lub Ne (Nie), aby anulować.

Usuwanie z listy

W widoku listy kliknij przycisk Smazat (Usuń) w kolumnie Akce przy odpowiedniej rezerwacji. Potwierdzenie przebiega tak samo jak w przypadku kalendarza.

Uprawnienia do usuwania

Własna rezerwacja – jeśli to Ty utworzyłeś rezerwację, możesz ją usunąć niezależnie od poziomu uprawnień (wystarczy prawo do rezerwacji).

Obca rezerwacja – jeśli rezerwację utworzył ktoś inny, możesz ją usunąć tylko wtedy, gdy masz prawo do anulowania obcych rezerwacji.

Co się dzieje po usunięciu

Rezerwacja nie jest fizycznie usuwana z bazy danych, lecz zostaje oznaczona jako usunięta. Przestaje być widoczna w kalendarzu i na listach. Powiadomienie e-mail o usunięciu standardowo nie jest wysyłane.

Zaawansowane funkcje

Rezerwacje cykliczne

Rezerwacje cykliczne pozwalają na utworzenie serii rezerwacji za jednym razem, co jest przydatne przy regularnych wydarzeniach, takich jak cotygodniowe spotkania, szkolenia okresowe czy regularne korzystanie z zasobu.

Tworzenie rezerwacji cyklicznej

Podczas tworzenia nowej rezerwacji wypełnij standardowe pola (data, czas, uwaga), a następnie:

Krok 1 – w sekcji Opakovat každé zaznacz dni tygodnia, w które rezerwacja ma się powtarzać. Możesz wybrać dowolną kombinację dni:

• Na przykład zaznaczenie tylko poniedziałku utworzy rezerwację powtarzającą się w każdy poniedziałek
• Zaznaczenie poniedziałku, środy i piątku utworzy rezerwację trzy razy w tygodniu
• Zaznaczenie wszystkich dni utworzy rezerwację codzienną

Krok 2 – w polu Opakovat do wybierz datę końcową serii. System utworzy rezerwacje od pierwszej wybranej daty aż do tej daty końcowej.

Krok 3 – kliknij Uložit. System utworzy osobne rekordy dla każdego wybranego dnia aż do daty końcowej.

Jak działa cykliczność

Każda rezerwacja w serii jest osobnym rekordem w bazie danych z własnym unikalnym identyfikatorem. Oznacza to, że:

• Możesz edytować lub usuwać pojedyncze rezerwacje z serii niezależnie od pozostałych
• Zmiana jednej rezerwacji nie wpływa na inne w serii
• Rezerwacje są powiązane wspólnym identyfikatorem w polu "repeat", co umożliwia masowe usuwanie

Jeśli rezerwacja została już utworzona, podczas jej późniejszej edycji nie można ustawić cykliczności – jest ona dostępna tylko w momencie tworzenia nowej rezerwacji.

Przykład użycia

Chcesz zarezerwować salę konferencyjną na regularne spotkanie zespołu w każdy wtorek od 10:00 do 11:00 przez 3 miesiące:

• Utwórz nową rezerwację na pierwszy wtorek
• Ustaw czas od 10:00 do 11:00
• W sekcji "Opakovat každé" zaznacz tylko wtorek
• W polu "Opakovat do" wybierz datę za 3 miesiące
• Zapisz – system utworzy około 12-13 rezerwacji (liczba wtorków w ciągu 3 miesięcy)

Usuwanie serii rezerwacji cyklicznych

Jeśli musisz anulować całą serię rezerwacji cyklicznych naraz, możesz skorzystać z funkcji masowego usuwania.

Identyfikacja serii

Rezerwacje należące do tej samej serii (utworzone razem za pomocą funkcji powtarzania) rozpoznasz po ikonie kółka z krzyżykiem, która pojawia się obok ikony kosza.

Usuwanie całej serii

Najedź myszą na dowolną rezerwację z serii w kalendarzu. Kliknij ikonę kółka z krzyżykiem (nie ikonę kosza). System wyświetli okno potwierdzenia "Opravdu chcete smazat tento záznam?" – uwaga, to okno nie rozróżnia, czy usuwasz jedną rezerwację, czy całą serię, więc upewnij się, że klikasz właściwą ikonę.

Po potwierdzeniu kliknięciem Ano, wszystkie rezerwacje utworzone razem w jednej serii zostaną usunięte. Rezerwacje o innej dacie lub godzinie, które nie są częścią tej serii, zostaną zachowane.

Ważna uwaga

Funkcja masowego usuwania kasuje rezerwacje bez dodatkowego ostrzeżenia o liczbie zmienianych rekordów. Przed użyciem upewnij się, że chcesz usunąć całą serię. Jeśli musisz usunąć tylko niektóre rezerwacje z serii, użyj standardowej ikony kosza przy poszczególnych rezerwacjach.

Eksport danych

System oferuje możliwość eksportu danych do dalszego przetwarzania lub archiwizacji.

Eksport do Excel

W widoku listy kliknij przycisk Excel w górnej części tabeli. System wyeksportuje aktualnie wyświetlane rekordy do pliku Excel (.xlsx), który zostanie automatycznie pobrany na Twój komputer.

Eksport uwzględnia aktualne ustawienia tabeli:

• Jeśli użyłeś wyszukiwania, zostaną wyeksportowane tylko znalezione rekordy
• Jeśli użyłeś sortowania, rekordy zostaną wyeksportowane w tej samej kolejności
• Eksportowane są wszystkie kolumny tabeli, w tym dane ukryte

Wyeksportowany plik można otworzyć w Microsoft Excel, LibreOffice Calc lub innym arkuszu kalkulacyjnym w celu dalszej analizy, tworzenia raportów lub archiwizacji.

Drukowanie listy

Kliknij przycisk Tisk (Drukuj) w górnej części tabeli. Otworzy się nowe okno ze zoptymalizowaną wersją tabeli do druku:

• Tabela jest sformatowana pod arkusz A4
• Niepotrzebne elementy interfejsu użytkownika są usunięte
• Zachowana jest struktura i treść danych

W nowym oknie kliknij przycisk Tisk lub użyj skrótu klawiszowego Ctrl+P (Cmd+P na Macu), aby otworzyć okno dialogowe drukowania. Możesz wydrukować tabelę na drukarce lub zapisać ją jako PDF.

Kalendarz zbiorczy

Kalendarz zbiorczy to zaawansowana funkcja umożliwiająca wyświetlenie rezerwacji wielu obiektów jednocześnie w jednym kalendarzu.

Aktywacja kalendarza zbiorczego

Kalendarz zbiorczy musi zostać aktywowany przez administratora w ustawieniach systemu. Jeśli jest aktywny, w górnym panelu nawigacyjnym pojawi się przycisk z ikoną grupy i nazwą kalendarza (np. Wszystko lub All-in-One).

Wyświetlanie kalendarza zbiorczego

Kliknij przycisk kalendarza zbiorczego w górnym panelu. Kalendarz przełączy się w tryb wyświetlania wielu obiektów:

Rozróżnienie kolorystyczne – każda rezerwacja zachowuje kolor swojego obiektu zgodnie z ustawieniami. Dzięki temu można łatwo odróżnić, która rezerwacja należy do którego zasobu.

Legenda – pod górnym panelem pojawi się kolorowe oznaczenie obiektów uwzględnionych w kalendarzu zbiorczym.

Wszystkie funkcje kalendarza – kalendarz zbiorczy wspiera te same funkcje co widok standardowy:

• Przełączanie między widokiem miesięcznym a tygodniowym
• Nawigacja między miesiącami/tygodniami
• Tooltip ze szczegółami rezerwacji po najechaniu myszą
• Kliknięcie rezerwacji w celu wyświetlenia szczegółów

Ograniczenia kalendarza zbiorczego

Tylko do odczytu – w kalendarzu zbiorczym nie można bezpośrednio tworzyć rezerwacji. Aby utworzyć rezerwację, należy przełączyć się na konkretny obiekt, klikając jego przycisk w górnym panelu.

Filtrowanie według kategorii – jeśli obiekty są zorganizowane w kategorie, kalendarz zbiorczy wyświetli tylko obiekty z aktualnie wybranej kategorii. Aby zobaczyć wszystkie obiekty, wróć do pierwszego poziomu nawigacji.

Zastosowanie kalendarza zbiorczego

Kalendarz zbiorczy jest przydatny w następujących sytuacjach:

• Koordynacja wielu zasobów – widzisz obłożenie wszystkich sal lub pojazdów naraz
• Wyszukiwanie wolnego czasu – łatwo znajdziesz termin, w którym wiele zasobów jest wolnych jednocześnie
• Ogólny podgląd – uzyskasz obraz całkowitego wykorzystania zasobów rezerwacyjnych
• Planowanie wydarzeń – możesz planować wydarzenia wymagające koordynacji wielu zasobów

Porady i rozwiązywanie problemów

Najczęstsze problemy i rozwiązania

Problem: Nie mogę utworzyć rezerwacji, pojawia się czerwone ostrzeżenie o kolizji

Rozwiązanie: System wykrył, że w podanym czasie istnieje już inna rezerwacja. Sprawdź kalendarz i wybierz inny czas. Jeśli obiekt ma pojemność większą niż 1, być może przekroczono maksymalną liczbę jednoczesnych rezerwacji – spróbuj innej godziny lub użyj innego obiektu.

Problem: Nie mogę edytować cudzej rezerwacji

Rozwiązanie: Jeśli nie masz prawa do anulowania obcych rezerwacji, możesz edytować tylko własne. Skontaktuj się z opiekunem obiektu lub administratorem, jeśli musisz zmienić cudzą rezerwację. Ewentualnie poproś użytkownika, który ją utworzył, o wprowadzenie zmian.

Problem: Nie widzę niektórych obiektów w górnym panelu

Rozwiązanie: Widzisz tylko obiekty, do których masz dostęp (prawo do wyświetlania, rezerwacji lub anulowania obcych rezerwacji). Jeśli potrzebujesz dostępu do innych obiektów, skontaktuj się z administratorem systemu, który może przydzielić Ci odpowiednie uprawnienia.

Problem: Przycisk kalendarza zbiorczego nie wyświetla się

Rozwiązanie: Kalendarz zbiorczy musi zostać aktywowany przez administratora w ustawieniach systemu. Skontaktuj się z administratorem, jeśli potrzebujesz tej funkcji. Ponadto musi istnieć przynajmniej jeden obiekt z zaznaczoną opcją "Zahrnout do průnikového kalendáře".

Problem: Nie otrzymuję powiadomień e-mail o nowych rezerwacjach

Rozwiązanie: Powiadomienia e-mail są wysyłane tylko do użytkowników skonfigurowanych w ustawieniach obiektu w sekcji "E-mailová notifikace". Jeśli chcesz otrzymywać powiadomienia, skontaktuj się z opiekunem obiektu lub administratorem systemu, aby dodał Cię do listy odbiorców.

Problem: Rezerwacja cykliczna nie utworzyła się dla wszystkich dni

Rozwiązanie: Sprawdź, czy poprawnie wstawiłeś datę końcową w polu "Opakovat do". Data musi być w przyszłości i późniejsza niż pierwsza rezerwacja. System ogranicza również powtarzanie do maksymalnie 4 lat (126144000 sekund) ze względów bezpieczeństwa. Jeśli problem jest inny, sprawdź, czy w niektórych dniach nie występuje konflikt z istniejącą rezerwacją – w takim przypadku dany dzień zostanie pominięty.

Problem: Przez pomyłkę usunąłem rezerwację

Rozwiązanie: Usunięte rezerwacje nie są fizycznie usuwane z bazy danych, lecz oznaczane jako usunięte. Skontaktuj się z administratorem systemu, który może przywrócić rezerwację w bazie danych. Na przyszłość zalecamy uważne czytanie okien potwierdzenia przed usunięciem.

Porady dla efektywnego użytkowania

Używaj uwag – wypełnianie uwag do rezerwacji pomaga innym użytkownikom zrozumieć cel rezerwacji i unikać nieporozumień. Wpisz na przykład "Spotkanie z klientem XY" lub "Przygotowanie raportu rocznego".

Rezerwuj z wyprzedzeniem – rezerwuj zasoby z odpowiednim wyprzedzeniem, aby uniknąć konfliktów. Dotyczy to zwłaszcza często używanych obiektów, takich jak sale konferencyjne czy samochody służbowe.

Sprawdzaj kalendarz przed rezerwacją – przed utworzeniem rezerwacji zajrzyj do kalendarza, czy obiekt nie jest już zajęty. Możesz też użyć widoku tygodniowego, aby uzyskać dokładniejszy podgląd wolnych terminów.

Korzystaj z powtarzania – dla regularnych wydarzeń używaj funkcji powtarzania zamiast ręcznego tworzenia pojedynczych rezerwacji. Zaoszczędzisz czas i unikniesz błędów.

Anuluj niepotrzebne rezerwacje – jeśli wiesz, że nie skorzystasz z rezerwacji, anuluj ją w odpowiednim czasie. Pozwoli to innym użytkownikom na skorzystanie z danego zasobu.

Korzystaj z kalendarza zbiorczego – do koordynacji wielu zasobów lub wyszukiwania wolnego czasu dla wielu uczestników używaj kalendarza zbiorczego. Zyskasz szybki podgląd dostępności wszystkich uwzględnionych obiektów.

Eksportuj dane do raportowania – jeśli musisz przygotować zestawienie wykorzystania zasobów, skorzystaj z eksportu do Excel. Dane możesz dalej przetwarzać, tworząc wykresy lub statystyki.

Powiązana dokumentacja

Dalsze informacje znajdziesz w następujących sekcjach dokumentacji eIntranet:

• Kalendarz – moduł Rezerwacje jest połączony z modułem Kalendarz. Rezerwacje mogą być automatycznie wyświetlane w osobistym kalendarzu użytkowników.
• Uprawnienia użytkowników – szczegółowe informacje o systemie praw i ról użytkowników w eIntranet.
• Powiadomienia i e-maile – ustawienia i konfiguracja powiadomień e-mail w systemie.
• Eksport i druk – ogólne informacje o eksporcie danych i drukowaniu w eIntranet.
• Aplikacja mobilna – jak korzystać z rezerwacji w aplikacji mobilnej eIntranet.