Dokumenty

Przegląd

Moduł Dokumenty służy do zarządzania wszystkimi firmowymi dokumentami, plikami i instrukcjami w przejrzystej strukturze drzewiastej. Umożliwia zapisywanie dokumentów w folderach i podfolderach, zarządzanie ich wersjami, udostępnianie ich wewnętrznie i zewnętrznie oraz efektywne wyszukiwanie za pomocą zaawansowanych filtrów, w tym wyszukiwania pełnotekstowego w zawartości plików.

Kluczowe funkcje

Hierarchiczna struktura drzewiasta folderów i podfolderów
Automatyczne zarządzanie wersjami dokumentów z historią zmian
Zaawansowane wyszukiwanie, w tym wyszukiwanie pełnotekstowe w zawartości plików
Publiczne udostępnianie dokumentów dla osób spoza firmy za pomocą bezpiecznych linków
Wewnętrzne udostępnianie dokumentów między pracownikami
Własne kolumny do rozszerzenia informacji o dokumentach
Funkcja "Pracuję nad dokumentem" z opcjonalnym blokowaniem
Operacje masowe na dokumentach (przenoszenie, pobieranie)
Kosz na usunięte dokumenty z możliwością przywrócenia
Integracja z OnlyOffice do tworzenia i edycji dokumentów
REST API dla dostępu z aplikacji zewnętrznych
Automatyczne codzienne kopie zapasowe (taryfa extra)

Dostęp i ustawienia

Jak uzyskać dostęp do modułu

Ścieżka nawigacji: Menu główne → Dokumenty

Ustawienia modułu

Ścieżka do ustawień: Ustawienia → Dokumenty

Ogólne ustawienia modułu:

Zaproponuj utworzenie aktualności po dodaniu dokumentu - Po zapisaniu dokumentu wyświetli się możliwość utworzenia aktualności w module Aktualności
Wymagaj podania nazwy dokumentu - Pole nazwy dokumentu będzie obowiązkowe
Wymagaj dodania załącznika dokumentu - Nie można zapisać dokumentu bez przesłania pliku
Administrator może usunąć wersję dokumentu - Administrator aplikacji może usuwać poszczególne wersje dokumentów
Eksportuj listę dokumentów wraz z podfolderami - Umożliwia eksport wszystkich dokumentów, w tym dokumentów w podfolderach
Nie zezwalaj na edycję innym, gdy zaznaczono "Pracuję nad dokumentem" - Blokuje dokument dla innych użytkowników

Taryfa extra - codzienne kopie zapasowe:

Twórz codzienny eksport do ZIP - Każdego dnia tworzona jest kopia zapasowa wszystkich dokumentów
Adres URL do automatycznego pobierania - Link do automatycznego pobierania ostatniej kopii zapasowej

Uprawnienia użytkownika

Uprawnienia do folderów ustawia się w Ustawienia → Dokumenty w sekcji Prawa dostępu. Istnieją 4 poziomy uprawnień dostępu do każdego folderu:

Uprawnienie	Opis
Odczyt	Przeglądanie dokumentów w folderze, pobieranie plików
Zapis	Dodawanie nowych dokumentów i edycja istniejących wpisów
Przenoszenie/Usuwanie/Przywracanie	Przenoszenie dokumentów między folderami, usuwanie i przywracanie z usuniętych
Tworzenie/usuwanie podfolderów	Tworzenie nowych podfolderów, przenoszenie i usuwanie folderów

Dodatkowe uprawnienie:

Tworzenie linków do udostępniania poza firmą - Pozwolenie na tworzenie publicznych linków do udostępniania osobom spoza eIntranetu

Interfejs użytkownika

Ekran główny

Ekran modułu Dokumenty składa się z trzech głównych części:

Panel filtrów (na górze, zwijany) - Zaawansowane wyszukiwanie w dokumentach
Struktura drzewiasta folderów (po lewej) - Hierarchiczny widok wszystkich folderów z dokumentami
Lista dokumentów (po prawej) - Tabela z dokumentami w wybranym folderze

Filtry i wyszukiwanie

Panel filtrów umożliwia zaawansowane wyszukiwanie dokumentów według następujących kryteriów:

W nazwie dokumentu - Wyszukiwanie w nazwie dokumentu (pole tekstowe)
Data dodania - Okres dodania dokumentu (od - do)
W nazwie pliku - Wyszukiwanie w nazwie przesłanego pliku
Dodał - Filtr według użytkownika, który utworzył dokument
Typ pliku - Filtr według rozszerzenia pliku (pdf, docx, xlsx, itp.)
W tagu zawiera - Wyszukiwanie w przypisanych tagach
Szukaj w - Wybór między bieżącym folderem a wszystkimi folderami
W pliku zawiera - Wyszukiwanie pełnotekstowe w zawartości dokumentów
W opisie zawiera - Wyszukiwanie w tekście opisowym dokumentu

Po wprowadzeniu kryteriów kliknij przycisk Wyszukaj. Aktywne filtry są oznaczone na czerwono w nagłówku panelu filtrów.

Nawigacja drzewiasta folderów

Lewa strona ekranu wyświetla hierarchiczną strukturę folderów dokumentów w formie interaktywnego drzewa. Kliknięcie folderu wyświetla jego zawartość w prawej części ekranu.

Obsługa drzewa:

Zwiń wszystko - Zwija całe drzewo folderów (czerwony przycisk)
Rozwiń wszystko - Rozwija całe drzewo folderów (zielony przycisk)
Kliknięcie strzałki przy folderze rozwija/zwija jego podfoldery
Kliknięcie nazwy folderu wyświetla jego zawartość

Lista dokumentów

Tabela dokumentów wyświetla następujące kolumny:

Kolumna	Opis
ID	Unikalny identyfikator dokumentu
Nazwa	Nazwa dokumentu
Opis	Szczegółowy opis dokumentu wraz z tagami
Dodał	Imię i nazwisko użytkownika, który utworzył dokument
Dodano	Data i godzina utworzenia dokumentu
Wersji	Numer aktualnej wersji dokumentu
Załączniki	Przyciski do pobierania/podglądu załączonych plików
Własne kolumny	Ewentualne własne kolumny zdefiniowane dla danego folderu
Pracuje	Informacja o tym, kto pracuje nad dokumentem
Akcje	Ikony do operacji na dokumencie (wyświetl, edytuj, usuń, itp.)

Podstawowe operacje

Tworzenie nowego folderu

Przejdź do Ustawienia → Dokumenty
Kliknij przycisk Dodaj główny typ (folder)
Wypełnij:
- Nazwa - Nazwa folderu
- Opis - Opcjonalny opis przeznaczenia folderu
- Prawa dostępu - Ustaw uprawnienia dla poszczególnych użytkowników lub stanowisk
- Własne kolumny - Zdefiniuj ewentualne własne kolumny dla dokumentów w tym folderze
Kliknij Zapisz

Tworzenie podfolderu

W module Dokumenty wybierz folder, w którym chcesz utworzyć podfolder
Kliknij Foldery → Utwórz podfolder
Wypełnij dane tak samo jak dla głównego folderu
Kliknij Zapisz

Dodawanie dokumentu

Wybierz folder, do którego chcesz zapisać dokument
Kliknij Dokumenty → Dodaj dokument
W oknie dialogowym wypełnij:
- Nazwa - Nazwa dokumentu (obowiązkowa, jeśli ustawiono w konfiguracji)
- Opis - Szczegółowy opis dokumentu
- Załączniki - Przeciągnij pliki do obszaru Dropzone lub kliknij, aby wybrać pliki
- Własne kolumny - Wypełnij ewentualne własne kolumny zdefiniowane dla folderu
- Tagi - Przypisz tagi dla łatwiejszego wyszukiwania (opcjonalnie)
- Utwórz w aktualnościach - Zaznacz, aby utworzyć aktualność (jeśli włączono)
Kliknij Zapisz

Masowe dodawanie dokumentów

Ta funkcja umożliwia przesłanie wielu plików naraz, przy czym dla każdego pliku tworzony jest osobny wpis dokumentu.

Wybierz folder dla dokumentów
Kliknij Dokumenty → Dodaj masowo
Przeciągnij więcej plików do obszaru Dropzone (limit 40 plików)
Wypełnij wspólne własne kolumny dla wszystkich dokumentów (jeśli istnieją)
Kliknij Zapisz
System utworzy dla każdego pliku osobny dokument z nazwą według nazwy pliku

Edycja dokumentu

Na liście dokumentów kliknij ikonę ołówka przy żądanym dokumencie
Edytuj żądane dane
W razie potrzeby dodaj lub usuń załączniki
Kliknij Zapisz
System automatycznie utworzy nową wersję dokumentu (jeśli ustawiono tworzenie wersji przy każdej zmianie)

Przenoszenie dokumentu

Przenoszenie jednego dokumentu:

Kliknij ikonę strzałki przy dokumencie
W oknie dialogowym wybierz folder docelowy
Kliknij Przenieś

Przenoszenie wielu dokumentów naraz:

Zaznacz pola wyboru przy dokumentach, które chcesz przenieść
Kliknij Dokumenty → Przenieś zaznaczone
Wybierz folder docelowy
Kliknij Przenieś

Przenoszenie folderu

Wybierz folder, który chcesz przenieść
Kliknij Foldery → Przenieś ten folder
W oknie dialogowym wybierz nowy folder nadrzędny
Kliknij Przenieś

Usuwanie dokumentu

Kliknij ikonę krzyżyka przy dokumencie
Potwierdź usunięcie w oknie dialogowym przyciskiem Tak
Dokument zostanie przeniesiony do kosza (nie jest trwale usunięty)

Przywracanie usuniętego dokumentu

Kliknij Dokumenty → Usunięte
Na liście usuniętych dokumentów znajdź żądany dokument
Kliknij ikonę przywracania
Dokument zostanie zwrócony do pierwotnego folderu

Opróżnianie kosza

Przejdź do Ustawienia → Dokumenty
W sekcji parametrów ogólnych znajdź Opróżnij kosz z dokumentami
Kliknij przycisk Opróżnij kosz
Potwierdź akcję - wszystkie usunięte dokumenty zostaną trwale usunięte

Zaawansowane funkcje

Eksport danych

Eksport do Excela (bieżący folder):

Na liście dokumentów kliknij przycisk Excel (nad tabelą)
Plik zostanie automatycznie pobrany z danymi wyświetlonych dokumentów

Eksport wraz z podfolderami:

Wybierz folder
Kliknij Dokumenty → Eksport do Excela wraz z podfolderami
Plik zostanie pobrany ze wszystkimi dokumentami, w tym dokumentami w podfolderach

Pobieranie wybranych dokumentów:

Zaznacz pola wyboru przy dokumentach, które chcesz pobrać
Kliknij Dokumenty → Pobierz zaznaczone
Zostanie pobrany archiwum ZIP z wybranymi dokumentami

Codzienna kopia zapasowa ZIP dokumentów (tylko taryfa extra):

Przejdź do Ustawienia → Dokumenty
Zaznacz Twórz codzienny eksport do ZIP
Każdego dnia automatycznie tworzona jest kopia zapasowa wszystkich dokumentów
Kopię zapasową możesz pobrać, klikając link w ustawieniach
Do automatycznego pobierania użyj wyświetlonego adresu URL (wymaga UserName i Password)

Drukowanie:

Kliknij przycisk Print nad tabelą
Otworzy się podgląd wydruku z listą dokumentów
Wydrukuj za pomocą funkcji przeglądarki

Zarządzanie wersjami dokumentów

System automatycznie tworzy nowe wersje dokumentów przy każdej edycji. Zapewnia to kompletną historię zmian i możliwość powrotu do poprzednich wersji.

Wyświetlanie wszystkich wersji dokumentu:

Kliknij ID dokumentu lub ikonę oka na liście
Wyświetli się tabela ze wszystkimi wersjami dokumentu
Przy każdej wersji widzisz:
- Nazwę i opis w danej wersji
- Kto i kiedy utworzył wersję
- Numer wersji
- Załączniki w danej wersji

Ustawienia tworzenia wersji:

W Ustawienia → Dokumenty możesz dla każdego folderu ustawić Nowa wersja tylko przy zmianie pliku. Jeśli ta opcja jest włączona, nowa wersja tworzona jest tylko przy zmianie załączników, a nie przy edycji nazwy lub opisu.

Usuwanie wersji (tylko administrator):

W Ustawienia → Dokumenty zaznacz Administrator może usunąć wersję dokumentu
Administrator może następnie w przeglądzie wersji usuwać poszczególne wersje dokumentu

Publiczne udostępnianie dokumentów

Funkcja publicznego udostępniania umożliwia utworzenie bezpiecznego linku dla dostępu do dokumentu osobom spoza eIntranetu (bez konieczności logowania).

Na liście dokumentów kliknij ikonę linku zewnętrznego przy żądanym dokumencie
W oknie dialogowym ustaw:
- Link ważny do - Data, do kiedy link będzie aktywny (domyślnie +14 dni)
- Link do wersji dokumentu:
  - Zawsze ta wersja - Link będzie zawsze odwoływać się do aktualnej wersji (nawet po przyszłych edycjach)
  - Zawsze najnowsza wersja - Link będzie zawsze pokazywać ostatnią wersję dokumentu
- Dozwolona liczba wyświetleń/pobrań - Limit ile razy link może być użyty (0 = bez limitu)
Kliknij Utwórz link
System wyświetli bezpieczny URL - skopiuj go natychmiast, nie będzie ponownie wyświetlany
W oknie dialogowym wyświetli się również historia już utworzonych udostępnień (bez URL ze względów bezpieczeństwa)

Wewnętrzne udostępnianie dokumentów

Wewnętrzne udostępnianie tworzy link dostępny tylko dla zalogowanych użytkowników eIntranetu.

Kliknij ikonę linku wewnętrznego (kwadrat ze strzałką) przy dokumencie
System wyświetli adres URL linku
Skopiuj link i udostępnij go współpracownikom
Po kliknięciu linku użytkownik zostanie przeniesiony bezpośrednio do danego dokumentu

Własne kolumny

Własne kolumny umożliwiają rozszerzenie dokumentów o specyficzne informacje istotne dla Twojej firmy lub typu dokumentów.

Tworzenie własnych kolumn:

Przejdź do Ustawienia → Dokumenty
Kliknij przycisk Edytuj przy żądanym folderze
W sekcji Własne kolumny zdefiniuj nowe kolumny
Dla każdej kolumny ustaw:
- Nazwa kolumny - Etykieta pola
- Typ kolumny (pole wyboru, liczba, data, lista, firma CRM, umowa)
- Pole obowiązkowe - Czy musi być wypełnione
Kliknij Zapisz

Dostępne typy własnych kolumn:

Typ	Opis	Zastosowanie
Pole wyboru	Wartość Tak/Nie	Zatwierdzone, Zarchiwizowane
Liczba	Wartość liczbowa	Liczba stron, Numer wersji
Data	Data	Ważne do, Data rewizji
Lista	Wybór z predefiniowanych opcji	Kategoria, Status, Priorytet
Firma CRM	Odniesienie do firmy z CRM	Dostawca, Klient
Umowa	Odniesienie do umowy	Powiązana umowa

Własne kolumny wyświetlają się jako dodatkowe kolumny w tabeli dokumentów i jako pola w formularzu dodawania/edycji dokumentu.

Funkcja "Pracuję nad dokumentem"

Ta funkcja umożliwia oznaczenie dokumentu jako w trakcie opracowywania i opcjonalnie zablokowanie go dla innych użytkowników.

Oznaczenie dokumentu jako w trakcie opracowywania:

Na liście dokumentów znajdź kolumnę Pracuje
Kliknij zielony przycisk Będę pracować ja
Dokument zostanie oznaczony Twoim imieniem i nazwiskiem oraz datą
Przycisk zmieni kolor na pomarańczowy z Twoim imieniem i nazwiskiem

Anulowanie oznaczenia:

Kliknij pomarańczowy przycisk z Twoim imieniem i nazwiskiem
Oznaczenie zostanie usunięte

Blokowanie dokumentu:

W Ustawienia → Dokumenty zaznacz Nie zezwalaj na edycję innym, gdy zaznaczono "Pracuję nad dokumentem"
Po włączeniu tej funkcji:
- Inni użytkownicy (oprócz administratorów) nie mogą edytować dokumentu, nad którym ktoś pracuje
- Ikona ołówka do edycji będzie przy tych dokumentach nieaktywna

Zarządzanie koszem

Kosz służy jako tymczasowe miejsce przechowywania usuniętych dokumentów przed ich trwałym usunięciem.

Wyświetlanie kosza:

W module Dokumenty wybierz dowolny folder
Kliknij Dokumenty → Usunięte
Wyświetli się lista wszystkich usuniętych dokumentów

Przywracanie z kosza:

Na liście usuniętych dokumentów znajdź żądany dokument
Kliknij ikonę przywracania
Dokument zostanie zwrócony do pierwotnego folderu

Trwałe usunięcie - opróżnienie kosza:

Przejdź do Ustawienia → Dokumenty
Znajdź sekcję Opróżnij kosz z dokumentami
Wyświetli się liczba dokumentów do usunięcia (wraz z wersjami)
Kliknij przycisk Opróżnij kosz
Potwierdź akcję przyciskiem Tak
Wszystkie dokumenty w koszu zostaną trwale usunięte

REST API

REST API umożliwia dostęp do dokumentów z aplikacji zewnętrznych i systemów zautomatyzowanych.

Włączenie REST API:

Przejdź do Ustawienia → Dokumenty
Przejdź na zakładkę RestAPI
Zaznacz Włącz REST API

Użycie REST API:

1. Logowanie i uzyskanie tokena

Endpoint: https://twoja-domena.pl/RestAPI/Login

Parametry POST:

username - nazwa użytkownika
password - hasło użytkownika
RestAPIPassword - hasło wyświetlone w ustawieniach

2. Pobranie listy folderów

Endpoint: https://twoja-domena.pl/RestAPI/Get/[RESTAPIHash]/Documents_types/

3. Pobranie listy użytkowników

Endpoint: https://twoja-domena.pl/RestAPI/Get/[RESTAPIHash]/Users/

4. Dodanie dokumentu

Endpoint: https://twoja-domena.pl/RestAPI/Post/[RESTAPIHash]/Documents/

Parametry POST:

Documents_types_idDocuments_types - ID folderu
User_idUser - ID użytkownika
name - nazwa dokumentu
PublicShared - 0/1 (czy utworzyć publiczny link)
Attachments_arr - tablica nazw plików
Attachments_arr_Base64Content - tablica z zawartością plików w Base64

Szczegółową dokumentację API znajdziesz w Ustawienia → Dokumenty → zakładka RestAPI.

Codzienne kopie zapasowe (taryfa extra)

Funkcja codziennej kopii zapasowej tworzy każdego dnia kompletne archiwum wszystkich dokumentów w formacie ZIP.

Aktywacja codziennych kopii zapasowych:

Przejdź do Ustawienia → Dokumenty
Zaznacz Twórz codzienny eksport do ZIP
System zacznie każdego dnia automatycznie tworzyć kopie zapasowe

Pobieranie ostatniej kopii zapasowej:

W Ustawienia → Dokumenty znajdź sekcję Ostatnio utworzony
Kliknij wyświetlony link z nazwą pliku
Archiwum ZIP zostanie pobrane

Automatyczne pobieranie kopii zapasowych:

W ustawieniach wypełnij UserName i Password dla dostępu
Skopiuj wyświetlony adres URL do automatycznego pobierania
Ten URL użyj w swoim systemie kopii zapasowych lub skrypcie
Przy dostępie do URL użyj HTTP Basic Authentication z wypełnionym UserName i Password

Integracja z innymi modułami

OnlyOffice

Integracja z OnlyOffice umożliwia tworzenie i edycję dokumentów bezpośrednio w przeglądarce bez konieczności pobierania.

Tworzenie nowego dokumentu OnlyOffice:

W oknie dialogowym dodawania dokumentu kliknij przycisk przy polu Załączniki
Wybierz typ dokumentu (Dokument tekstowy, Arkusz kalkulacyjny, Prezentacja)
Otworzy się edytor OnlyOffice w nowym oknie
Utwórz zawartość dokumentu
Zamknij OnlyOffice - dokument zostanie automatycznie zapisany jako załącznik

Edycja istniejącego dokumentu:

Kliknij ikonę dokumentu na liście
Jeśli dokument jest w formacie obsługiwanym przez OnlyOffice (docx, xlsx, pptx), otworzy się w edytorze
Wprowadź zmiany
Zamknij edytor - zmiany zostaną zapisane jako nowa wersja dokumentu

REST API dla systemów zewnętrznych

REST API umożliwia połączenie z systemami zewnętrznymi do:

Automatycznego przesyłania dokumentów ze skanerów
Importu dokumentów z innych aplikacji
Synchronizacji z magazynami w chmurze
Tworzenia publicznych linków dla klientów

Moduł Aktualności

Jeśli włączona jest funkcja Zaproponuj utworzenie aktualności po dodaniu dokumentu, możesz przy zapisywaniu dokumentu zaznaczyć Utwórz w aktualnościach. System wtedy automatycznie utworzy aktualność z linkiem do nowego dokumentu.

Moduł CRM

Za pomocą własnej kolumny typu Firma CRM możesz powiązać dokumenty z firmami w module CRM. Umożliwia to szybkie znalezienie wszystkich dokumentów dotyczących określonej firmy.

Moduł Umowy

Własna kolumna typu Umowa łączy dokumenty z umowami. Możesz więc łatwo odnaleźć wszystkie dokumenty związane z konkretną umową.

Rozwiązywanie problemów

Często zadawane pytania

Pytanie: Nie mogę znaleźć folderu, który wcześniej widziałem.

Rozwiązanie: Sprawdź, czy masz uprawnienia dostępu do danego folderu. Foldery, do których nie masz uprawnień, nie są wyświetlane w drzewie. Skontaktuj się z administratorem systemu w celu przyznania uprawnień.

Pytanie: Nie mogę edytować dokumentu, mimo że mam uprawnienia do zapisu.

Rozwiązanie: Sprawdź kolumnę "Pracuje" - jeśli nad dokumentem pracuje inny użytkownik i włączone jest blokowanie, nie możesz edytować dokumentu. Poczekaj, aż współpracownik zakończy pracę, lub skontaktuj się z administratorem.

Pytanie: Przypadkowo usunąłem dokument, jak mogę go przywrócić?

Rozwiązanie: Kliknij Dokumenty → Usunięte, znajdź dokument i kliknij ikonę przywracania. Dokument zostanie zwrócony do pierwotnego folderu.

Pytanie: Wyszukiwanie pełnotekstowe nie znajduje dokumentu, mimo że wiem, że zawiera ten tekst.

Rozwiązanie: Wyszukiwanie pełnotekstowe działa tylko dla plików, które zostały zindeksowane przez system. Nowe pliki mogą być indeksowane z opóźnieniem. Spróbuj wyszukać później lub użyj innych kryteriów (nazwa pliku, nazwa dokumentu).

Pytanie: Nie mogę przesłać większego pliku.

Rozwiązanie: System ma limit rozmiaru pliku (zwykle 100 MB). W przypadku większych plików skontaktuj się z administratorem systemu, który może zwiększyć limit.

Pytanie: Jak mogę udostępnić dokument osobie spoza firmy?

Rozwiązanie: Użyj funkcji publicznego udostępniania (ikona linku zewnętrznego). Jeśli ikona nie jest dostępna, nie masz uprawnienia "Tworzenie linków do udostępniania poza firmą" - poproś administratora o przyznanie tego uprawnienia.

Pytanie: Publiczny link nie działa.

Rozwiązanie: Sprawdź, czy:

Nie upłynęła ważność linku (data ważności)
Nie został przekroczony limit liczby pobrań
Link został skopiowany w całości (wraz z hashem bezpieczeństwa na końcu)

Pytanie: Zgubiłem publiczny link, który utworzyłem.

Rozwiązanie: Ze względów bezpieczeństwa adres URL linku jest wyświetlany tylko raz podczas tworzenia. Musisz utworzyć nowy link. W oknie dialogowym publicznego udostępniania widzisz historię utworzonych linków (bez URL).

Pytanie: Nie mogę pobrać wielu dokumentów naraz.

Rozwiązanie: Zaznacz pola wyboru przy dokumentach, które chcesz pobrać, i kliknij Dokumenty → Pobierz zaznaczone. Wszystkie wybrane dokumenty zostaną pobrane jako jedno archiwum ZIP.

Wskazówki do efektywnej pracy

Używaj tagów - Przypisuj dokumentom trafne tagi dla szybszego wyszukiwania za pomocą filtra "W tagu zawiera"
Wypełniaj opis - Szczegółowy opis dokumentu pomoże innym szybko zrozumieć zawartość bez konieczności otwierania pliku
Organizuj foldery logicznie - Twórz hierarchiczną strukturę odpowiadającą procesom w Twojej firmie (np. Umowy → Dostawcy, Faktury → 2024)
Wykorzystuj własne kolumny - Definiuj własne kolumny dla specyficznych informacji (Ważne do, Numer rewizji, Zatwierdzone)
Regularnie sprawdzaj kosz - Od czasu do czasu sprawdź kosz i opróżnij go, aby zaoszczędzić miejsce
Ustawiaj uprawnienia ostrożnie - Przydzielaj uprawnienia zgodnie z zasadą minimalnych uprawnień - użytkownicy powinni mieć tylko te uprawnienia, których potrzebują
Używaj funkcji "Pracuję nad dokumentem" - Przy dłuższej pracy nad dokumentem oznacz go, aby współpracownicy wiedzieli, że wprowadzane są zmiany
Wykorzystuj operacje masowe - Do przenoszenia lub pobierania wielu dokumentów używaj pól wyboru i akcji masowych
Łącz filtry - Do precyzyjnego wyszukiwania łącz kilka filtrów naraz (np. typ pliku + data + autor)
Ustaw codzienne kopie zapasowe - Jeśli masz taryfę extra, aktywuj automatyczne codzienne kopie zapasowe dla zwiększenia bezpieczeństwa danych
Nazywaj dokumenty trafnie - Nawet jeśli nazwa nie jest obowiązkowa, trafna nazwa znacznie przyspiesza wyszukiwanie
Wykorzystuj wersje - Nie bój się edytować dokumentów - każda wersja jest zapisana i możesz do niej w każdej chwili wrócić

Wiki - eIntranet.net