Raporty danych (ISDS, skrzynka danych)
Przegląd
Moduł Raporty danych łączy eIntranet z systemem skrzynek danych (ISDS) i umożliwia odbieranie oraz wysyłanie urzędowej poczty elektronicznej bezpośrednio z aplikacji, bez konieczności osobnego logowania się do portalu skrzynki danych. Moduł potrafi pobrać wiadomości z dowolnej liczby firmowych skrzynek, przechowuje je bez ograniczenia czasowego i pozwala przekazywać je do rozwiązania konkretnym osobom lub grupom. Raporty danych funkcjonują więc jako centralna ewidencja korespondencji urzędowej, powiązana z innymi obszarami, takimi jak faktury otrzymane i wystawione czy ewidencja niezdolności do pracy.
Kluczowe funkcje modułu Raporty danych
- Pobieranie odebranych i wysłanych wiadomości z jednej lub kilku podłączonych skrzynek danych
- Tworzenie i wysyłanie nowej wiadomości danych, w tym gotowych wniosków CzechPOINT@home
- Odpowiadanie, przekazywanie dalej i wykorzystanie istniejącej wiadomości jako szablonu dla nowej
- Przekazywanie wiadomości do rozwiązania konkretnemu użytkownikowi lub grupie oraz śledzenie stanu realizacji
- Automatyczne przetwarzanie wiadomości przychodzących i wychodzących według własnych reguł
- Kolorowe tagi ułatwiające szybką orientację w wiadomościach
- Podsumowanie i propozycja rozwiązania odebranej wiadomości za pomocą sztucznej inteligencji
- Powiązanie z modułami Faktury otrzymane, Faktury wystawione, E‑Nieobecność i Poczta dokumentowa
Dla kogo przeznaczony jest moduł Raporty danych
Moduł Raporty danych wykorzystują przede wszystkim pracownicy odpowiedzialni za przyjmowanie i załatwianie korespondencji urzędowej – kancelarie, sekretariaty i asystentki kierownictwa, którzy segregują wiadomości danych i przekazują je dalej. Ponadto korzysta z niego dział księgowości i fakturowania przy przetwarzaniu faktur i innych dokumentów doręczonych skrzynką danych, dział personalny przy przetwarzaniu zawiadomień ČSSZ o niezdolności do pracy oraz administratorzy, którzy zarządzają połączeniami skrzynek, prawami użytkowników i regułami automatycznymi. Zakres tego, co konkretny użytkownik widzi w module Raporty danych i co może w nim zrobić, zależy od przydzielonych uprawnień – zobacz rozdział „Uprawnienia i prawa dostępu do modułu Raporty danych" poniżej.
Dostęp i ustawienia
Jak przejść do modułu Raporty danych
Moduł Raporty danych otwiera się z głównego menu aplikacji. Wyświetli się główny ekran z nagłówkiem „Raporty danych" i tabelą wiadomości podzieloną na zakładki według stanu. Jeśli zalogowany użytkownik ma uprawnienia do ustawień modułu, przy nagłówku pojawi się również odnośnik Ustawienia, który prowadzi bezpośrednio do konfiguracji modułu Raporty danych.
Ustawienia modułu Raporty danych
Konfiguracja modułu Raporty danych jest dostępna poprzez ścieżkę nawigacyjną Ustawienia → Raporty danych i jest podzielona na zakładki Prawa użytkownika, Ustawienia ogólne, Podłączone skrzynki, Reguły, Szablony i Tagi. Ostatnia zakładka Tagi wyświetla się tylko wtedy, gdy w Ustawieniach ogólnych włączone jest używanie kolorowych tagów. Poszczególne zakładki opisujemy szczegółowo w rozdziale „Ustawienia modułu Raporty danych" poniżej.
Uprawnienia i prawa dostępu do modułu Raporty danych
Dostęp do modułu Raporty danych jest stopniowany według przydzielonych uprawnień – użytkownik nie musi widzieć wszystkich wiadomości firmy ani mieć możliwości wykonywania wszystkich czynności. Uprawnienia ustawia się w zakładce Prawa użytkownika w ustawieniach modułu Raporty danych, osobno dla każdego użytkownika.
| Uprawnienie | Co umożliwia użytkownikowi |
|---|---|
| Brak dostępu | Użytkownik w ogóle nie widzi modułu Raporty danych. |
| Czytaj przydzielone do rozwiązania | Widzi tylko wiadomości, które zostały mu przydzielone do rozwiązania, wiadomości, w których jest wskazany do wiadomości, oraz własne utworzone lub wysłane wiadomości (zależnie od ustawień firmy). W zakładce Do wysłania widzi albo wszystkie oczekujące wiadomości, albo tylko te, które go dotyczą – zależnie od tego, czy ma także prawo wysyłania i czy w ustawieniach włączona jest opcja „do wiadomości". |
| Czytaj wszystko | Widzi wszystkie wiadomości danych firmy bez ograniczeń wynikających z przydziału do rozwiązania. |
| Tworzyć wiadomości | Może zakładać nowe wiadomości i zapisywać je jako szkic w stanie Do wysłania; widzi panel „Nowa wiadomość" na głównym ekranie. Bez prawa wysyłania jednak sam wiadomości nie wyśle. |
| Pobierać | Może uruchomić pobieranie nowych wiadomości ze skrzynki danych i widzi potrzebne do tego elementy sterujące na głównym ekranie. |
| Wysyłać | Może wysłać szkic wiadomości, zarówno pojedynczo, jak i zbiorczo, w tym szkic utworzony przez innego użytkownika. Bez tego prawa przycisk „Wyślij" pozostaje nieaktywny. |
| Tylko skrzynki | Ogranicza powyższe uprawnienia tylko do wybranych skrzynek danych (lub do opcji „Wszystkie – również dodane w przyszłości"); wiadomości z pozostałych skrzynek użytkownik w ogóle nie widzi ani nie może z nich wysyłać. |
Ustawienia modułu Raporty danych (zakładki Prawa użytkownika, Ustawienia ogólne, Podłączone skrzynki, Reguły, Szablony i Tagi) może otworzyć wyłącznie administrator aplikacji lub użytkownik, któremu dla tego konkretnego modułu została wyraźnie przydzielona rola administratora. Podobnie ręczna zmiana stanu wiadomości w szczegółach, poza standardowym przebiegiem pracy, jest dostępna tylko administratorowi aplikacji lub administratorowi modułu Raporty danych i służy przede wszystkim do testowania reguł. Edycję przedmiotu i załączników w szkicu może wykonać tylko osoba, która utworzyła wiadomość, jest jej rozwiązującym lub jest przy niej wskazana do wiadomości; termin realizacji może zmienić każdy, kto ma dostęp do modułu.
Interfejs użytkownika modułu Raporty danych
Główny ekran modułu Raporty danych
Po otwarciu modułu Raporty danych wyświetli się nagłówek „Raporty danych" oraz (jeśli użytkownik ma prawo do ustawień modułu) odnośnik Ustawienia. Jeśli którakolwiek z podłączonych skrzynek ma hasło, które już wygasło lub wygaśnie w ciągu najbliższych 14 dni, na samej górze pojawi się ostrzegawczy panel z informacją, których skrzynek i jakiej daty to dotyczy; ta lista aktualizuje się raz na 48 godzin. Jeśli akurat trwa planowana przerwa techniczna skrzynek danych, wyświetli się informacyjny panel z tekstem o przerwie i terminem Od–Do.
Pod filtrem znajduje się poziomy pasek paneli ze stanami wiadomości, każdy z ikoną i liczbą wiadomości w danym stanie: Odebrane, Rozwiązane, Zrealizowane, dalej (tylko z prawem tworzenia lub wysyłania wiadomości) Do wysłania, dalej Wysłane, a na końcu (tylko z prawem tworzenia wiadomości) panel Nowa wiadomość – kliknięcie na niego wyświetli zamiast tabeli formularz do założenia nowej wiadomości danych.
Nad tabelą wiadomości, w zakładkach Odebrane i Wysłane oraz tylko z prawem pobierania, znajduje się wiersz z wyborem skrzynki „Pobierz wiadomości z:", polem na hasło (wyświetla się tylko wtedy, gdy skrzynka nie ma trwale zapisanego hasła) i przyciskiem do pobrania wiadomości. Jeśli w ustawieniach włączone jest używanie kolorowych tagów, pod spodem wyświetli się przełącznik tagów „Wszystkie" oraz poszczególne tagi zdefiniowane w ustawieniach – kliknięcie na tag filtruje tabelę tylko do wiadomości z danym tagiem. W zakładce Do wysłania dodatkowo w prawym górnym rogu wyświetla się przycisk „Usunięte" (pokazuje kosz z usuniętymi szkicami) oraz, jeśli użytkownik ma prawo wysyłania, przycisk „Wyślij zaznaczone" do wysyłki zbiorczej.
Tabela wiadomości danych
Tabela wiadomości danych w module Raporty danych zawiera kolumny: Numer ISDS (lub „NIEWYSŁANO", ewentualnie „Zaplanowano: [data]" przy wiadomościach czekających na odroczone wysłanie), Od, Do kogo, Przedmiot (z ewentualnymi kolorowymi tagami pod tekstem), Dostarczono, Dostarczono, Pobrano, Termin do, oraz ostatnią kolumnę, która zmienia się w zależności od zakładki – w Zrealizowanych jest to „Rozwiązano", w Wysłanych „Wysłał", w Do wysłania „Przygotowano", w pozostałych „Rozwiązuje". W zakładkach, w których dozwolone jest zbiorcze zaznaczanie, dochodzi kolumna „Zaznacz" z polami wyboru. Kliknięcie na dowolną komórkę wiersza (poza polem wyboru) otwiera szczegóły wiadomości. W zakładkach Odebrane i Rozwiązane pod tabelą wyświetlają się przyciski „Przenieść zaznaczone do zakończonych" i „Zaznacz wszystko", który zaznacza od razu wszystkie pola wyboru w tabeli w celu zbiorczego przeniesienia do zrealizowanych.
Filtry i wyszukiwanie w module Raporty danych
Filtr w module Raporty danych to składana karta, domyślnie zwinięta, jeśli nie są w niej wprowadzone żadne wartości; nagłówek filtra zmienia kolor na czerwony, gdy tylko ustawiona jest przynajmniej jedna wartość. Filtr zawiera następujące pola:
- Odbiorca: wybór z zaewidencjonowanych odbiorców wiadomości danych
- Nadawca: wybór z zaewidencjonowanych nadawców wiadomości danych
- Data dostawy od–do: para pól daty z kalendarzem
- W pliku zawiera: wyszukiwanie pełnotekstowe w treści załączników wiadomości danych
- Przedmiot: wyszukiwanie w temacie wiadomości
Po ustawieniu kryteriów filtr uruchamia się przyciskiem „Szukaj"; przycisk „Anuluj" czyści ustawione wartości.
Podstawowe czynności w module Raporty danych
Procedura: Założenie i wysłanie nowej wiadomości danych
Nową wiadomość wychodzącą założysz w module Raporty danych w następujący sposób:
- Na głównym ekranie modułu Raporty danych kliknij panel Nowa wiadomość (wymaga prawa tworzenia wiadomości).
- Wybierz skrzynkę nadawczą w polu Od – dostępne są tylko skrzynki, do których zalogowany użytkownik ma prawo.
- Opcjonalnie wybierz gotowy Szablon – dostępne są wnioski CzechPOINT@home o wypis z Rejestru Handlowego, wypis z Rejestru Karnego osób prawnych oraz dwa rodzaje wypisu z Rejestru Karnego osób fizycznych (zwykły i do pracy z dziećmi). Po wybraniu szablonu wystarczy tylko wysłać wiadomość, system sam uzupełni adresata i załącznik z wnioskiem.
- W polu Do (adres z katalogu) wybierz odbiorcę. Jeśli nie ma go w podpowiedziach, kliknij ikonę lupy „Wyszukaj inny adres" (zobacz osobną sekcję poniżej).
- Wypełnij obowiązkowe pole Przedmiot. Kliknięciem na „Więcej elementów nagłówka" można uzupełnić nieobowiązkowe dane: numer referencyjny i sygnaturę odbiorcy oraz nadawcy, a także „Do rąk".
- Prześlij co najmniej jeden obowiązkowy załącznik do pola Załączniki – metodą przeciągnij i upuść albo przyciskiem do utworzenia nowego pliku bezpośrednio w edytorze. Jeśli w ustawieniach włączone jest pole tekstowe do odpowiedzi, zamiast załącznika można wpisać tekst, który automatycznie zostanie zamieniony na załącznik w formacie PDF.
- Opcjonalnie przyciskiem „Do wiadomości" (jeśli włączone w ustawieniach) wyświetlisz wybór użytkowników, którym po wysłaniu wiadomości zostanie przesłana informacja i którzy mogą przyjąć wiadomość do wiadomości lub dodać do niej notatkę.
- Opcjonalnie przyciskiem „Wyślij w terminie" (jeśli włączone w ustawieniach) wybierzesz odroczone wysłanie w podanej dacie i godzinie zamiast wysłania natychmiast.
- Wybierz jeden z dwóch przycisków na dole: „Przygotować do wysłania" zapisuje wiadomość jako szkic w stanie Do wysłania i automatycznie otwiera okno do wysłania powiadomienia użytkownikom z prawem wysyłania, natomiast „Wyślij" wysyła wiadomość od razu i wymaga prawa tworzenia oraz wysyłania wiadomości.
- Po pomyślnym wysłaniu wiadomości danych wyświetli się komunikat z przydzielonym numerem ISDS wiadomości.
Wskazówka: Pole „Typ wiadomości" (Komercyjna, Przedpłacona, Inicjująca, Odpowiedź) wyświetla się dodatkowo u niektórych adresatów i decyduje o sposobie doręczenia oraz odpłatności zgodnie z regułami systemu skrzynek danych.
Wyszukiwanie adresu w ogólnokrajowym katalogu skrzynek danych
Jeśli poszukiwany odbiorca wiadomości danych nie znajduje się w podpowiedziach pola „Do kogo", wyszukaj go ikoną lupy „Wyszukaj inny adres" w formularzu Nowa wiadomość. W polu „Zawiera w tytule" podaj co najmniej 6 znaków z nazwy szukanej skrzynki, opcjonalnie zawęzisz wyszukiwanie polem „Zakres wyszukiwania" do podstawowego typu skrzynki (bez podtypów) lub konkretnego typu. Znaleziony adres przyciskiem „Dodaj do książki adresowej" dodasz do wyboru odbiorców wiadomości danych. Adres, na który nie można wysyłać wiadomości, wyświetli się na liście na czerwono i nie da się go dodać.
Procedura: Odpowiedź, przekazanie dalej i wykorzystanie wiadomości jako szablonu
W szczegółach wiadomości danych moduł Raporty danych oferuje trzy sposoby nawiązania kolejną wiadomością do istniejącej wiadomości:
- Odpowiedź – dostępna w szczegółach odebranej wiadomości poza stanem Do wysłania; otwiera formularz nowej wiadomości z wypełnionym z góry nadawcą, adresatem, tematem („RE: …") oraz dołączonymi oryginalnymi plikami.
- Użyj jako szablon – dostępne przy wiadomościach w stanie Wysłane lub Do wysłania; wypełnia z góry nagłówek nowego szkicu (bez załączników) na podstawie wybranej wysłanej wiadomości.
- Przekaż – dostępne poza stanem Do wysłania; wypełnia z góry nadawcę, temat („FWD: …") i załączniki do przekazania wiadomości do innej skrzynki danych.
Procedura: Pobranie odebranych i wysłanych wiadomości ze skrzynki danych
- Na głównym ekranie modułu Raporty danych wybierz skrzynkę przy polu „Pobierz wiadomości z:".
- Jeśli skrzynka nie ma zapisanego hasła, wpisz je w wyświetlonym polu – przy polu znajduje się informacja, że hasło można trwale zapisać w ustawieniach modułu.
- Kliknij przycisk „Pobierz odebrane i wysłane wiadomości". Otworzy się okno z przebiegiem pobierania, które samo odświeża się co 10 sekund, dopóki pobieranie się nie zakończy; po zamknięciu okna strona wczyta się ponownie.
Uwaga: Jeśli pobieranie wiadomości w tle już trwa, wyświetli się komunikat, że proces zakończy się w ciągu 20 minut i trzeba poczekać.
Procedura: Zbiorcze wysłanie wiadomości oczekujących na wysłanie
- W zakładce Do wysłania zaznacz polem wyboru wiadomości, które chcesz wysłać.
- Kliknij przycisk „Wyślij zaznaczone" i potwierdź pytanie, czy na pewno chcesz wysłać zaznaczone wiadomości danych – zaplanowane wiadomości zostaną wysłane od razu.
- Wyświetli się podsumowanie: liczba wysłanych, liczba nieudanych i liczba pominiętych wiadomości, ewentualnie ostrzeżenie, że jednorazowo można wysłać tylko ograniczoną liczbę wiadomości, a resztę trzeba zaznaczyć i wysłać ponownie.
Po pomyślnym wysłaniu co najmniej jednej wiadomości użytkownik zostanie przełączony do zakładki Wysłane; jeśli żadna wiadomość nie zostanie wysłana, pozostanie w zakładce Do wysłania.
Procedura: Przekazanie wiadomości danych do rozwiązania
- W szczegółach wiadomości danych kliknij „Przekazać użytkownikowi" lub „Przekazać grupie do rozstrzygnięcia".
- Wybierz jednego lub więcej użytkowników (przy przekazaniu użytkownikowi) albo jedną grupę/stanowisko (przy przekazaniu grupie).
- Po zapisaniu wiadomość przechodzi do stanu Rozwiązane, a do wybranych użytkowników lub grupy przychodzi e-mail z informacją o przydzieleniu i odnośnikiem do wiadomości.
Dodanie notatki i załącznika do istniejącej wiadomości danych
Przycisk „Dodaj notatkę" w szczegółach wiadomości danych pozwala zapisać notatkę tekstową i opcjonalnie dołączyć do niej pliki; wpis pojawi się w tabeli Notatki w szczegółach wiadomości, w tym informacja, kto i kiedy zapisał notatkę. Przycisk „Dodaj załącznik" (wyświetla się tylko przy wiadomościach, które można jeszcze edytować – czyli w stanie Do wysłania u autora, rozwiązującego lub osoby wskazanej do wiadomości) dodaje do danej wiadomości kolejne pliki bez konieczności pisania notatki; do historii wiadomości automatycznie zapisuje się informacja o dodaniu z wykazem nazw plików.
Edycja przedmiotu, terminu realizacji i tagów wiadomości danych
Przy wiadomościach oczekujących na wysłanie, w których zalogowany użytkownik jest autorem, rozwiązującym lub jest przy wiadomości wskazany do wiadomości, można ikoną ołówka przy polu „Przedmiot" zmienić temat wiadomości danych. Przy polu „Termin do" można ikoną ołówka ustawić lub zmienić termin realizacji w dowolnym momencie, bez ograniczenia do stanu wiadomości. Jeśli w ustawieniach modułu Raporty danych włączone jest używanie tagów, przyciskiem „Tagi" w szczegółach wiadomości można przypisać lub usunąć kolorowe etykiety, wybierając spośród tagów założonych w ustawieniach. Do każdej takiej zmiany automatycznie zapisuje się wpis w notatkach wiadomości.
Procedura: Oznaczenie wiadomości danych jako zrealizowanej
W szczegółach wiadomości danych w stanie Odebrane lub Rozwiązane przycisk „Oznacz jako rozwiązane" przenosi wiadomość do stanu Zrealizowane. Na głównym ekranie w zakładkach Odebrane i Rozwiązane można też zaznaczyć więcej wierszy i przyciskiem „Przenieść zaznaczone do zakończonych" przenieść od razu więcej wiadomości danych.
Konwersja wiadomości danych do wersji drukowanej
W szczegółach wiadomości danych, w prawym panelu z akcjami, przycisk „Konwertuj na wersję drukowaną" tworzy dokument nadający się do wydrukowania i archiwizacji poza formą elektroniczną – wykorzystasz go, gdy potrzebujesz udokumentować wiadomość w formie papierowej, na przykład do kontroli lub do akt.
Usunięcie szkicu wiadomości danych
Wiadomość w stanie Do wysłania można trwale usunąć przyciskiem „Usuń" w szczegółach wiadomości. Usunięte szkice pozostają dostępne przez przycisk „Usunięte" w zakładce Do wysłania, skąd w razie potrzeby można je odnaleźć.
Stany wiadomości danych i przejścia między nimi
Wiadomość danych w module Raporty danych przechodzi przez pięć stanów, które odpowiadają zakładkom na głównym ekranie. Przejście między stanami odbywa się albo automatycznie, albo w wyniku działania użytkownika z odpowiednim uprawnieniem.
| Status | Co oznacza | Jak wiadomość do niego przechodzi |
|---|---|---|
| Odebrane | Nowa wiadomość pobrana ze skrzynki, jeszcze nikomu nieprzydzielona do rozwiązania. | Automatycznie przy pobraniu nowej wiadomości ze skrzynki, ewentualnie regułą automatyczną. |
| Rozwiązane | Wiadomość jest przydzielona do opracowania konkretnemu użytkownikowi lub grupie. | Przekazaniem „na rozwiązanie użytkownikowi" lub „na rozwiązanie grupie", ewentualnie regułą automatyczną. |
| Zrealizowane | Wiadomość została rozwiązana i zamknięta. | Kliknięciem „Oznacz jako rozwiązane", zbiorczym przeniesieniem zaznaczonych wiadomości, lub automatycznie przy przeniesieniu do faktur otrzymanych. |
| Do wysłania | Rozpoczęty szkic nowej wiadomości wychodzącej, czekający na wysłanie lub zaplanowany na późniejsze wysłanie. | Zapisaniem formularza Nowa wiadomość przyciskiem „Przygotować do wysłania" zamiast „Wyślij", lub regułą automatyczną typu „Automatyczna odpowiedź – do wysłania". |
| Wysłane | Wiadomość została pomyślnie wysłana do systemu skrzynek danych. | Wysłaniem szkicu przyciskiem „Wyślij" w formularzu, wysyłką zbiorczą lub wysłaniem szkicu ze szczegółów. |
Oprócz standardowego przebiegu istnieje administracyjna możliwość ręcznej zmiany stanu wiadomości na dowolny inny; jest ona używana wyjątkowo, na przykład przy testowaniu reguł automatycznych, i jest dostępna tylko administratorowi aplikacji lub modułu Raporty danych.
Sztuczna inteligencja w module Raporty danych
Podsumowanie i propozycja rozwiązania wiadomości danych za pomocą sztucznej inteligencji
Przy odebranych wiadomościach, jeśli w firmie włączony jest moduł czatów AI, w nagłówku karty szczegółów wiadomości wyświetla się przycisk „Podsumuj i zaproponuj rozwiązanie z Ai". Po kliknięciu sztuczna inteligencja generuje podsumowanie treści wiadomości danych, przegląd ważnych dat i terminów (z możliwością jednym kliknięciem ustawienia niektórych z nich jako terminu realizacji), propozycję, kto powinien rozwiązać wiadomość (z możliwością od razu przekazania do rozwiązania), listę kroków do realizacji oraz propozycję notatki wewnętrznej, którą można od razu zapisać. Funkcja zużywa firmowe kredyty AI; przy ich braku zamiast wyniku wyświetli się informacja o braku kredytów.
Wskazówka: Wynik podsumowania zapisywany jest w pamięci podręcznej, więc ponowne otwarcie okna nie liczy go od nowa i nie zużywa kolejnych kredytów. Nowe przeliczenie uruchomisz przyciskiem „Regeneruj", który jest niedostępny, jeśli firma nie ma do dyspozycji żadnych kredytów.
Ustawienia modułu Raporty danych
Ustawienia modułu Raporty danych są dostępne poprzez ścieżkę nawigacyjną Ustawienia → Raporty danych tylko administratorom aplikacji lub użytkownikom z rolą administratora dla tego modułu. Konfiguracja jest podzielona na sześć zakładek opisanych w poniższych podrozdziałach.
Ustawienia: Prawa użytkownika
Zakładka Prawa użytkownika w ustawieniach modułu Raporty danych zawiera tabelę wszystkich aktywnych użytkowników firmy. Dla każdego użytkownika można ustawić poziom dostępu (Brak dostępu / Czytaj przydzielone do rozwiązania / Czytaj wszystko), zaznaczyć prawa tworzenia, pobierania i wysyłania wiadomości danych, a przyciskiem „Wybierz skrzynki" otworzyć okno, w którym można ograniczyć użytkownika tylko do niektórych podłączonych skrzynek danych, albo pozostawić mu dostęp do wszystkich skrzynek, łącznie z przyszłymi.
Ustawienia: Ustawienia ogólne
Zakładka Ustawienia ogólne w module Raporty danych zawiera przełączniki, które zmieniają zachowanie formularza nowej wiadomości i jej przetwarzania w całej firmie.
| Opcja | Co włącza lub zmienia |
|---|---|
| Zezwól na dodawanie kolorowych tagów do wiadomości danych | Udostępnia kolorowe etykiety przy wiadomościach oraz zakładkę Tagi w ustawieniach modułu. |
| Wysłać informację po zapisaniu szkicu (Jednemu użytkownikowi / Wielu użytkownikom) | Określa, czy okno po zapisaniu szkicu pozwoli wybrać tylko jednego, czy więcej adresatów powiadomienia o wiadomości czekającej na wysłanie. |
| Zezwól na wysyłanie wiadomości do wielu odbiorców | W polu „Do kogo" formularza Nowa wiadomość można wybrać kilku adresatów naraz. |
| Zezwól na przekazywanie do wiadomości użytkownikom o wysłaniu wiadomości | Udostępnia przycisk i sekcję „Do wiadomości" w formularzu oraz w szczegółach wiadomości danych. |
| Automatycznie umieścić autora wiadomości wśród osób do wiadomości | Autor wiadomości automatycznie otrzyma informację o jej wysłaniu, nawet jeśli sam jej nie wysyła. |
| Wyślij w terminie | Udostępnia w formularzu opcję odroczonego wysłania wiadomości w podanej dacie i godzinie. |
| Załącznik z pola tekstowego | W formularzu nowej wiadomości pojawi się pole tekstowe, którego treść zostanie automatycznie zamieniona na załącznik w formacie PDF. |
| Powiadomienie o nierozwiązanej wiadomości po dniach | Po upływie podanej liczby dni od doręczenia wyśle e-mail do wszystkich użytkowników z prawem „Czytaj wszystko" o wiadomościach, które nadal są w stanie Odebrane lub Rozwiązane. Wartość 0 wyłącza powiadomienie. |
Ustawienia: Podłączone skrzynki
Zakładka Podłączone skrzynki w ustawieniach modułu Raporty danych pokazuje przegląd wszystkich podłączonych skrzynek danych firmy z nazwą, nazwą logowania, datą wygaśnięcia hasła, informacją o odbiorze pocztowych wiadomości danych, datą ostatniego pobrania oraz znacznikami automatycznego pobierania i aktywności. Nad tabelą znajduje się ostrzeżenie, że liczba aktywnych skrzynek nie może przekroczyć liczby opłaconych użytkowników (z aktualną liczbą obu wartości), oraz ostrzeżenie, że administrator otrzyma e-mail, gdy skrzynka nie była pobierana od 60 dni lub 7 dni przed wygaśnięciem nieodnowionego hasła.
Przycisk „Dodaj połączenie" otwiera okno do skonfigurowania nowej skrzynki (zobacz niżej), przycisk „Import wiadomości z ZFO" uruchamia ręczny import. Przy każdej skrzynce dostępne są ikony do odświeżenia nazwy z systemu ISDS, edycji i usunięcia – usunięcie jest nieodwracalne i usuwa też wszystkie wiadomości danej skrzynki zapisane w module.
Edycja lub utworzenie połączenia ze skrzynką danych
Okno dodania lub edycji podłączonej skrzynki w module Raporty danych zawiera następujące pola:
| Pole | Obowiązkowe | Opis |
|---|---|---|
| Nazwa skrzynki (do pobrania) | Tak, tylko przy edycji istniejącej | Własna nazwa skrzynki na potrzeby przeglądu na liście. |
| Twoja nazwa użytkownika do DS | Tak | Nazwa logowania do skrzynki danych – to nie jest ID skrzynki. |
| Zapisać hasło do DS | Nie | Czy hasło ma zostać trwale zapisane w formie zaszyfrowanej, aby nie trzeba było go podawać przed każdym pobraniem. |
| Twoje hasło do DS | Tak przy zakładaniu, w innym wypadku nieobowiązkowe | Hasło do weryfikacji i ustalenia nazwy skrzynki. Wielokrotnie błędnie podane hasło zablokuje skrzynkę na 24 godziny. |
| Aktywna | Nie | Czy skrzynka jest obecnie używana. |
| Pobierać automatycznie | Nie | Włącza automatyczne pobieranie wiadomości co 3 godziny; wymaga zapisanego hasła. |
| Nie pobierać w dni wolne od pracy / Nie pobierać w dni / Nie pobierać dzień przed dniem wolnym od pracy | Nie | Wyjątki od automatycznego pobierania według kalendarza lub konkretnych dni tygodnia. |
| Oznaczyć pobrane jako przeczytane | Nie | Oznacza pobraną wiadomość na portalu Moje datová schránka jako przeczytaną. |
| Przetwarzać e-Nieobecności | Nie | Włącza automatyczne przetwarzanie zawiadomień ČSSZ przy pobraniu wiadomości (zobacz rozdział o powiązaniu z modułem E‑Nieobecność). |
| Wysyłać imię i nazwisko użytkownika | Nie | Do pola „Jednostka organizacyjna nadawcy" wstawi imię i nazwisko użytkownika, który utworzył wiadomość; nadpisze ręczne uzupełnienie. |
| Po pobraniu wysłać kopię na e-mail użytkownikom | Nie | Wyśle kopię pobranej wiadomości wraz z załącznikami na e-mail wybranych użytkowników z dostępem do modułu. |
| Po pobraniu automatycznie ustawić rozwiązującego na | Nie | Automatycznie przydzieli nowo pobraną wiadomość wybranemu rozwiązującemu. |
Uwaga: Przy nazwie skrzynki oraz przy nazwie logowania w oknie dostępna jest ikona odświeżenia, która ponownie wczyta informacje z systemu ISDS.
Import wiadomości z ZFO
Okno Import wiadomości z ZFO w ustawieniach modułu Raporty danych służy do ręcznego uzupełnienia starszych wiadomości, które nie są dostępne do pobrania w systemie skrzynek danych. Wybierz Typ wiadomości – Odebrane (importowane są do stanu Zrealizowane) lub Wysłane (importowane są do stanu Wysłane) – i prześlij pliki w formacie ZFO do pola Załączniki, maksymalnie 50 plików i łącznie 60 MB. Potwierdzenia doręczenia importuj dopiero po odpowiadających im wiadomościach danych.
Ustawienia: Reguły
Zakładka Reguły w ustawieniach modułu Raporty danych służy do automatycznego przetwarzania wiadomości przychodzących i wychodzących. Dla każdej reguły można ustawić nazwę, aktywność (włączona lub wyłączona), kolejność oceniania, kierunek (Odbiór lub Wysłanie), do 5 warunków z możliwością nawiasowania i spójnikami „i"/„lub", oraz do 4 akcji. Pod edycją reguły zawsze wyświetla się czytelny zapis wynikowego warunku oraz ewentualne błędy, przez które reguła się nie uruchomi.
Przycisk „Utwórz nową regułę" zakłada pustą regułę – warunki i akcje uzupełnia się dopiero po jej założeniu. Karta „Wypróbuj reguły" pozwala podać numer ISDS konkretnej wiadomości i przyciskiem „Testuj" zweryfikować na niej działanie wszystkich aktywnych reguł bez rzeczywistego wysłania; jednak akcje, które coś wysyłają, zostaną wykonane naprawdę.
Ustawienia: Szablony
Zakładka Szablony w ustawieniach modułu Raporty danych służy do skonfigurowania szablonu e-maila używanego przy przekazywaniu wiadomości na e-mail, zarówno ręcznie, jak i za pomocą reguł. Szablon zawiera temat i treść z obsługą symboli zastępczych (data, temat, nadawca, odbiorca, numery referencyjne, tabela notatek, odnośnik do eIntranetu, stan, rozwiązujący itp.) oraz przełączniki, czy do e-maila ma zostać dołączony oryginalny załącznik, plik ZFO czy potwierdzenie nadania i doręczenia.
Ustawienia: Tagi
Zakładka Tagi w ustawieniach modułu Raporty danych wyświetla się tylko wtedy, gdy w Ustawieniach ogólnych włączone jest używanie kolorowych tagów. Zawiera przegląd etykiet z podglądem koloru, przycisk „Dodaj tag" oraz przy każdej etykiecie ikony edycji i usunięcia – usunąć tag może tylko administrator modułu.
Dodanie lub edycja tagu
Okno dodania tagu w module Raporty danych wymaga wypełnienia pola Tytuł (tekst etykiety) oraz wybrania Koloru tekstu i Koloru tła z oferowanej palety. To samo okno służy również do edycji istniejącego tagu – wystarczy kliknąć ikonę ołówka przy odpowiednim wierszu w przeglądzie tagów w ustawieniach modułu. Założone tagi są następnie dostępne przy każdej wiadomości danych w przycisku „Tagi" w jej szczegółach.
Ograniczenie praw użytkownika do skrzynek
Okno „Wybierz skrzynki", dostępne przyciskiem przy kolumnie Tylko skrzynki w zakładce Prawa użytkownika, pozwala ograniczyć konkretnego użytkownika modułu Raporty danych tylko do wybranych skrzynek danych. Dostępne jest pole wyboru „Wszystkie – również dodane w przyszłości" oraz pod nim pola wyboru poszczególnych aktywnych skrzynek firmy; bez ograniczenia użytkownik widzi wiadomości ze wszystkich skrzynek, do których ma dostęp zgodnie z pozostałymi uprawnieniami.
Funkcje zaawansowane i automatyka modułu Raporty danych
Regularne automatyczne pobieranie wiadomości
Przy skrzynkach z włączoną opcją „Pobierać automatycznie" moduł Raporty danych pobiera nowe wiadomości co 3 godziny, z możliwością wykluczenia weekendów, świąt, konkretnych dni tygodnia lub dnia przed świętem czy weekendem, zgodnie z ustawieniami danej skrzynki.
Powiadomienie o wygaśnięciu hasła i niepobieranej skrzynce
Moduł Raporty danych automatycznie pilnuje ważności haseł do podłączonych skrzynek oraz regularności ich pobierania. Do administratora przyjdzie e-mail 7 dni przed wygaśnięciem hasła do skrzynki, a także jeśli skrzynka nie była pobierana od 60 dni; na głównym ekranie dodatkowo wyświetla się ostrzegawczy panel o skrzynkach z hasłem, które wygaśnie w ciągu 14 dni.
E-maile o przydzieleniu do rozwiązania i o wiadomości czekającej na wysłanie
Przy przekazaniu wiadomości danych użytkownikowi lub grupie, czy to ręcznie, czy regułą automatyczną, odbiorca otrzyma e-mail z odnośnikiem do wiadomości. Po zapisaniu szkicu przyciskiem „Przygotować do wysłania" dodatkowo od razu zaproponowane zostanie wysłanie powiadomienia wybranym użytkownikom z prawem wysyłania – zobacz okno opisane poniżej.
Wysłanie powiadomienia o wiadomości czekającej na wysłanie
Zaraz po zapisaniu nowej wiadomości danych przyciskiem „Przygotować do wysłania" automatycznie otwiera się okno „Wyślij powiadomienie o wiadomości do wysłania" z listą użytkowników, którzy mają prawo wysłać wiadomość; zależnie od ustawień modułu można wybrać tylko jednego lub kilku z nich. Kliknięcie „Wyślij powiadomienie" spowoduje, że wybrani użytkownicy otrzymają e-mail z informacją, że wiadomość czeka na wysłanie, a do historii wiadomości zapisze się, komu wysłano powiadomienie.
Powiadomienie o długo nierozwiązanych wiadomościach danych
Jeśli w Ustawieniach ogólnych modułu Raporty danych podana jest liczba dni w opcji „Powiadomienie o nierozwiązanej wiadomości po dniach", użytkownicy z prawem „Czytaj wszystko" otrzymają e-mail o wiadomościach, które są nierozwiązane dłużej niż ustawiona liczba dni od doręczenia.
Reguły automatyczne do przetwarzania wiadomości
Dla każdej nowo pobranej lub wysłanej wiadomości danych moduł Raporty danych kolejno ocenia aktywne reguły w ustawionej kolejności; gdy tylko warunki reguły się zgadzają, wykonywane są jej akcje, a kolejne reguły nie są już sprawdzane. Dostępne akcje to: automatyczna odpowiedź z plikiem (albo od razu wysłać, albo tylko przygotować szkic), wysłanie kopii na e-mail, przekazanie kopii do innej skrzynki danych, przekazanie użytkownikowi lub na stanowisko (wiadomość jednocześnie przechodzi do Rozwiązanych i przychodzi e-mail) oraz ręczne ustawienie stanu. System ma zabezpieczenie przed nieskończonym zapętleniem – wiadomości z „FW:" w temacie nie są już dalej przetwarzane regułami – oraz przed nadmiernym powtarzaniem akcji na jednej wiadomości.
Automatyczne przetwarzanie potwierdzeń nadania i doręczenia
Po wysłaniu wiadomości danych moduł Raporty danych z opóźnieniem automatycznie dociąga potwierdzenie wysłania w formacie ZFO do nowo wysłanych wiadomości, bez konieczności ręcznego uruchamiania tego przez użytkownika. To potwierdzenie służy jako dowód, że wiadomość została pomyślnie doręczona do systemu skrzynek danych adresata, i zapisuje się przy wysłanej wiadomości razem z pozostałymi załącznikami.
Szablony CzechPOINT@home
Przy wysyłaniu nowej wiadomości danych z wybranym szablonem CzechPOINT@home system sam wygeneruje potrzebny załącznik z wnioskiem oraz uzupełni z góry adresata i temat wiadomości, więc wystarczy tylko wysłać wiadomość. Szablon wybiera się bezpośrednio w formularzu Nowa wiadomość w polu Szablon, a do wyboru są: wniosek o wypis z Rejestru Handlowego, wypis z Rejestru Karnego osób prawnych oraz dwa rodzaje wypisu z Rejestru Karnego osób fizycznych – zwykły i do pracy z dziećmi.
Integracja z innymi modułami
- Faktury wystawione: Ze szczegółów faktury wystawionej można wysłać fakturę skrzynką danych – zostanie założona nowa wiadomość danych z uzupełnionym z góry odbiorcą, wyszukanym według numeru IČ odbiorcy, tematem zawierającym numer faktury i dołączonymi plikami faktury.
- Faktury otrzymane: Przycisk „Otrzymywanie i przetwarzanie faktur" w szczegółach odebranej wiadomości danych zakłada nową fakturę otrzymaną, przenosi do niej załączniki wiadomości danych, wstawia do notatki faktury odnośnik zwrotny do pierwotnej wiadomości danych, uruchamia automatyczne wyodrębnienie danych faktury za pomocą sztucznej inteligencji i jednocześnie oznacza wiadomość danych jako zrealizowaną.
- E‑Nieobecność: Przy pobraniu (automatycznie, jeśli jest to włączone przy skrzynce opcją „Przetwarzać e-Nieobecności") lub ręcznie przyciskiem „Wczytaj do e-Nieobecności" system na podstawie załącznika zawiadomienia ČSSZ zakłada lub aktualizuje wpis o niezdolności do pracy pracownika i w module ewidencji czasu pracy w razie potrzeby wstecznie uzupełnia dni nieobecności.
- Poczta dokumentowa: Moduł Poczta dokumentowa potrafi ewidencjonować również wiadomości danych obok klasycznej poczty listowej i ma własne ustawienie domyślnego rozwiązującego dla tak przejmowanych wiadomości.
Przegląd pól w formularzach modułu Raporty danych
Poniższe tabele podsumowują pola obowiązkowe i nieobowiązkowe w poszczególnych formularzach i oknach modułu Raporty danych. Służą jako szybkie odniesienie do pól opisanych w procedurach powyżej.
Pola formularza Nowa wiadomość
| Pole | Obowiązkowe | Opis i ograniczenia |
|---|---|---|
| Od | Tak | Skrzynka nadawcza; oferuje tylko skrzynki, do których użytkownik ma prawo. |
| Szablon | Nie | Gotowy wniosek CzechPOINT@home, wybór spośród 4 zdefiniowanych szablonów, niektóre tylko dla osób fizycznych lub tylko dla osób prawnych jako nadawców. |
| Do (adres z katalogu) | Tak | Adresat wiadomości; kilku adresatów można podać tylko wtedy, gdy jest to dozwolone w Ustawieniach ogólnych. |
| Typ wiadomości | Nie, wyświetla się tylko u niektórych adresatów | Komercyjna, Przedpłacona (EPZ), Inicjująca lub Odpowiedź. |
| Przedmiot (temat) | Tak | Temat wiadomości, maksymalnie 250 znaków. |
| Numer odbiorcy / Id. odbiorcy / Do rąk / Nr kodu referencyjnego nadawcy / Id. nadawcy | Nie | Dodatkowa identyfikacja w nagłówku wiadomości; pole „Do rąk" ma maksymalnie 30 znaków. |
| Załączniki | Tak, jeśli nie wypełniono pola tekstowego | Pliki do wysłania tylko w jednym z formatów dozwolonych dla skrzynek danych, łącznie maksymalnie 20 MB i maksymalnie 60 plików. |
| Pole tekstowe do prostej odpowiedzi | Nie, wyświetla się tylko, jeśli włączone w ustawieniach | Tekst, z którego zostanie utworzony załącznik w formacie PDF. |
| Do wiadomości | Nie, tylko jeśli włączone w ustawieniach | Wybór użytkowników informowanych o wysłaniu; oferuje tylko użytkowników z dostępem do modułu i do danej skrzynki. |
| Wyślij w terminie / Data / Godzina | Nie, tylko jeśli włączone w ustawieniach | Opcja odroczonego wysłania i jego termin; podana godzina wysłania jest tylko orientacyjna. |
Pola pozostałych okien modułu Raporty danych
Oprócz formularza Nowa wiadomość moduł Raporty danych zawiera kilka mniejszych okien z własnymi polami, na przykład do edycji istniejącej wiadomości, przekazania do rozwiązania lub wyszukania adresu.
| Okno | Pole | Obowiązkowe |
|---|---|---|
| Edycja terminu, przedmiotu i tagów | Termin zakończenia | Tak |
| Edycja terminu, przedmiotu i tagów | Przedmiot (temat) | Tak |
| Edycja terminu, przedmiotu i tagów | Tagi | Tak, przynajmniej jeden, albo żaden w celu usunięcia |
| Przekazać użytkownikowi | Użytkownik | Tak, można wybrać także kilku |
| Przekazać grupie do rozstrzygnięcia | Grupa (stanowisko) | Tak, jedno stanowisko |
| Dodawanie notatki | Notatka (tekst sformatowany) | Nie |
| Dodawanie notatki | Załączniki | Nie |
| Dodaj załącznik | Załączniki | Tak |
| Wyszukanie adresu w książce adresowej | Zawiera w tytule | Tak, przynajmniej 6 znaków |
| Wyszukanie adresu w książce adresowej | Zakres wyszukiwania | Nie |
| Wyślij powiadomienie o wiadomości do wysłania | Do kogo | Tak, jeden lub kilku użytkowników z prawem wysyłania, zależnie od ustawień firmy |
Walidacja i komunikaty błędów w module Raporty danych
Moduł Raporty danych pilnuje pól obowiązkowych i stanu podłączonych skrzynek, a w razie problemu wyświetla konkretny komunikat. Poniższy przegląd pomoże szybko rozpoznać, co oznacza komunikat i jak rozwiązać sytuację.
| Komunikat | Kiedy występuje | Co zrobić |
|---|---|---|
| Nie masz prawa tworzyć wiadomości danych! | Wysłanie formularza Nowa wiadomość bez prawa tworzenia | Poprosić administratora o przydzielenie prawa w ustawieniach modułu. |
| Źle wybrany nadawca! | Nie wybrano skrzynki nadawczej | Wybrać skrzynkę w polu Od. |
| Tego szablonu mogą używać jako nadawcy tylko osoby prawne z numerem IČ wpisanym do OR! | Wybrano szablon dla osób prawnych, ale skrzynka nadawcza temu nie odpowiada | Wybrać właściwy typ szablonu lub inną skrzynkę nadawczą. |
| Tego szablonu mogą używać jako nadawcy tylko osoby fizyczne! | Wybrano szablon dla osób fizycznych przy innym typie skrzynki | Wybrać inny szablon lub skrzynkę. |
| Tego szablonu mogą używać jako nadawcy tylko osoby fizyczne z podaną datą urodzenia w systemie skrzynek danych! | Przy skrzynce osoby fizycznej brakuje daty urodzenia w systemie skrzynek danych | Uzupełnić dane bezpośrednio na portalu skrzynki danych. |
| Źle wybrany odbiorca! | Adresat nie został wybrany lub jest nieprawidłowy | Wybrać odbiorcę z książki adresowej. |
| Źle podany temat (przedmiot)! | Pole Przedmiot jest puste lub zawiera niedozwolone znaki | Poprawić temat wiadomości. |
| Źle podany załącznik! | Nie dołączono żadnego pliku ani nie wypełniono tekstu prostej odpowiedzi | Dołączyć przynajmniej jeden plik lub wypełnić tekst. |
| Załączniki te mają format, który nie jest obsługiwany przez skrzynki danych | Dołączony plik ma format, którego ISDS nie potrafi przyjąć | Dołączyć plik w dozwolonym formacie, zobacz pomoc przy formularzu. |
| Wiadomość została pomyślnie wysłana. ID wysłanej wiadomości to [numer]. | Pomyślne wysłanie | – |
| Nie masz prawa wysyłać wiadomości danych! | Wysłanie szkicu bez prawa wysyłania | Poprosić administratora o przydzielenie prawa. |
| Nie zaznaczyłeś żadnej wiadomości do wysłania. | Uruchomiono wysyłkę zbiorczą bez zaznaczenia wierszy | Zaznaczyć przynajmniej jedną wiadomość. |
| Jednorazowo można wysłać maksymalnie tę liczbę wiadomości, pozostałe zaznacz i wyślij ponownie. | Zaznaczono więcej wiadomości, niż można wysłać jednorazowo | Wysłać resztę w kolejnej partii. |
| Podana nazwa/hasło nie jest prawidłowe dla danej skrzynki danych! | Nieprawidłowe dane logowania przy pobieraniu | Poprawić dane logowania w ustawieniach, musi to zrobić administrator eIntranetu. |
| Wiadomości są już pobierane w tle, proszę czekać – proces zakończy się w ciągu 20 minut. | Pobieranie już trwa | Poczekać, aż się zakończy. |
| Nie wybrałeś skrzynki danych, z której chcesz pobrać wiadomości. | Nie wybrano skrzynki przy pobieraniu | Wybrać skrzynkę obok przycisku pobierania. |
| Musisz podać co najmniej 6 znaków | Wyszukiwanie w książce adresowej ze zbyt krótkim tekstem | Podać dłuższy tekst. |
| Możesz przesłać maksymalnie 60 plików. | Przekroczony limit liczby załączników | Zmniejszyć liczbę plików. |
| Nie udało się wczytać skrzynki, skrzynka nie jest aktywna! | Odświeżenie nazwy skrzynki przy nieaktywnej skrzynce | Aktywować skrzynkę w ustawieniach. |
| Nie masz uprawnień do wykonania tej czynności. | Próba usunięcia skrzynki lub tagu bez uprawnień administratora modułu | Poprosić administratora. |
Procedura: Wczytanie danych z e-Nieobecności do wiadomości danych
Przy odebranej wiadomości danych, której temat odpowiada zawiadomieniu ČSSZ o powstaniu, zakończeniu lub zmianie tymczasowej niezdolności do pracy, i jeśli włączony jest moduł E‑Nieobecność, w szczegółach wiadomości wyświetla się przycisk „Wczytaj do e-Nieobecności". Po kliknięciu system odnajduje pracownika według imienia, nazwiska i daty urodzenia podanych w załączniku i zakłada lub aktualizuje wpis o niezdolności do pracy; jeśli przy danej skrzynce włączone jest automatyczne przetwarzanie, to samo wykonuje się samoczynnie, bez ręcznego kliknięcia, zaraz po pobraniu wiadomości.
Procedura: Przeniesienie odebranej wiadomości danych do faktur otrzymanych
W szczegółach odebranej i jeszcze nierozwiązanej wiadomości danych, jeśli włączony jest moduł Faktury otrzymane, dostępny jest przycisk „Otrzymywanie i przetwarzanie faktur". Po kliknięciu system zakłada nową fakturę otrzymaną, przenosi do niej wszystkie załączniki wiadomości danych, wstawia do notatki faktury odnośnik zwrotny do pierwotnej wiadomości danych, uruchamia automatyczne wyodrębnienie danych faktury za pomocą sztucznej inteligencji i jednocześnie oznacza wiadomość danych jako zrealizowaną.
Przykład typowego przetwarzania wiadomości danych
Przykład: Dział księgowości otrzymuje skrzynką danych fakturę od dostawcy. Reguła automatyczna modułu Raporty danych na podstawie warunku dotyczącego nadawcy od razu przenosi wiadomość do stanu Rozwiązane i przekazuje ją konkretnej księgowej, do której przychodzi e-mail z odnośnikiem do wiadomości. Księgowa otwiera szczegóły wiadomości danych, sprawdza dołączony plik PDF faktury i klika przycisk „Otrzymywanie i przetwarzanie faktur". System zakłada nową fakturę otrzymaną, przenosi do niej załączniki, wstawia do notatki faktury odnośnik zwrotny do wiadomości danych, uruchamia automatyczne wyodrębnienie danych faktury za pomocą sztucznej inteligencji i od razu oznacza wiadomość danych jako zrealizowaną. Księgowa nie musi więc pobierać faktury i ręcznie przesyłać jej do modułu Faktury otrzymane.
Przykład: Sekretarka musi wysłać wypowiedzenie umowy najmu skrzynką danych. W module Raporty danych klika panel „Nowa wiadomość", wybiera firmową skrzynkę w polu Od, w polu „Do kogo" wyszukuje adresata za pomocą „Wyszukaj inny adres" według nazwy firmy, wypełnia Przedmiot, dołącza podpisany dokument jako załącznik i klika „Wyślij". Po wysłaniu otrzymuje potwierdzenie z przydzielonym numerem ISDS wiadomości, które służy jako dowód wysłania.
Rozwiązywanie problemów w module Raporty danych
Częste komunikaty błędów przy wysyłaniu wiadomości danych
Pytanie: Co oznacza komunikat „Nie masz prawa tworzyć wiadomości danych!"?
Rozwiązanie: Zalogowany użytkownik nie ma w module Raporty danych przydzielonego prawa tworzenia wiadomości. Poproś administratora o przydzielenie tego uprawnienia w zakładce Prawa użytkownika w ustawieniach modułu.
Pytanie: Dlaczego wyświetla się komunikat „Źle wybrany nadawca!" lub „Źle wybrany odbiorca!"?
Rozwiązanie: W formularzu Nowa wiadomość brakuje prawidłowego wyboru w polu Od lub w polu Do kogo. Wybierz skrzynkę nadawczą, do której masz prawo, a odbiorcę wybierz z książki adresowej, ewentualnie wyszukaj go przez „Wyszukaj inny adres".
Pytanie: Co zrobić, gdy pojawi się komunikat o szablonie CzechPOINT@home, że mogą go używać tylko osoby prawne lub tylko osoby fizyczne?
Rozwiązanie: Wybrany szablon nie pasuje do typu skrzynki nadawczej. Wybierz inny szablon albo w polu Od wybierz skrzynkę odpowiedniego typu (u osób fizycznych skrzynka musi mieć w systemie skrzynek danych podaną także datę urodzenia).
Pytanie: Dlaczego moduł odrzuca dołączony załącznik z komunikatem o nieobsługiwanym formacie?
Rozwiązanie: System skrzynek danych przyjmuje tylko ograniczony zestaw formatów plików. Dołącz plik w jednym z dozwolonych formatów, które są wypisane bezpośrednio przy formularzu.
Pytanie: Dlaczego nie da się wysłać wiadomości i wyświetla się ostrzeżenie o wygasłym haśle?
Rozwiązanie: Hasło do skrzynki nadawczej wygasło. Odnów je na portalu skrzynki danych i nowe hasło podaj w ustawieniach modułu Raporty danych, w zakładce Podłączone skrzynki.
Częste pytania dotyczące pobierania i zbiorczego wysyłania wiadomości
Pytanie: Dlaczego przy pobieraniu wyświetla się „Podana nazwa/hasło nie jest prawidłowe dla danej skrzynki danych!"?
Rozwiązanie: Dane logowania zapisane w ustawieniach skrzynki nie odpowiadają rzeczywistym danym do skrzynki danych. Poprawki musi dokonać administrator eIntranetu w zakładce Podłączone skrzynki.
Pytanie: Co oznacza komunikat „Wiadomości są już pobierane w tle, proszę czekać – proces zakończy się w ciągu 20 minut."?
Rozwiązanie: Pobieranie wiadomości z danej skrzynki już trwa od poprzedniego uruchomienia. Poczekaj, aż się zakończy, a następnie wczytaj stronę ponownie.
Pytanie: Dlaczego wysyłka zbiorcza zgłasza „Nie zaznaczyłeś żadnej wiadomości do wysłania."?
Rozwiązanie: Przed kliknięciem „Wyślij zaznaczone" trzeba w zakładce Do wysłania zaznaczyć przynajmniej jedną wiadomość w kolumnie Zaznacz.
Pytanie: Co oznacza ograniczenie „Jednorazowo można wysłać maksymalnie tę liczbę wiadomości, pozostałe zaznacz i wyślij ponownie"?
Rozwiązanie: Wysyłka zbiorcza ma techniczne ograniczenie liczby wiadomości w jednej partii. Wyślij pierwszą partię, a pozostałe zaznaczone wiadomości wyślij w kolejnej partii tym samym przyciskiem.
Pytanie: Dlaczego nie widzę w module Raporty danych wszystkich wiadomości firmy, mimo że widzi je kolega?
Rozwiązanie: Wyświetlane wiadomości zależą od przydzielonego uprawnienia. Z poziomem „Czytaj przydzielone do rozwiązania" zobaczysz tylko wiadomości przydzielone tobie do rozwiązania, wiadomości, w których jesteś do wiadomości, oraz własne wiadomości; wszystkie wiadomości firmy widzi tylko użytkownik z poziomem „Czytaj wszystko". Jeśli dodatkowo przy twoim koncie ustawione jest ograniczenie „Tylko skrzynki", nie zobaczysz nawet wiadomości z innych niż wybrane skrzynek. O zmianę uprawnień poproś administratora modułu.
Wskazówki dotyczące efektywnej pracy z wiadomościami danych
- Jeśli regularnie odpowiadasz na podobne wnioski, wykorzystaj przycisk „Użyj jako szablon" przy wcześniej wysłanej wiadomości, oszczędzisz sobie w ten sposób wypełnianie nagłówka.
- Zapisz trwale hasło do skrzynki danych w ustawieniach modułu, aby nie musieć podawać hasła przed każdym pobraniem i aby działało automatyczne pobieranie co 3 godziny.
- Ustaw kolorowe tagi dla typów wiadomości, które powtarzają się w firmie, ułatwi to szybką orientację w tabeli oraz filtrowanie jednym kliknięciem.
- Zanim zbiorczo wyślesz kilka wiadomości naraz, sprawdź w zakładce Do wysłania, czy wszystkie zaznaczone wiadomości mają wypełnione obowiązkowe załączniki i przedmiot – nieudane wiadomości system pominie przy wysyłce i zgłosi je w podsumowaniu.
- Dla powtarzającego się automatycznego przetwarzania wiadomości (na przykład przekazywania faktur na e-mail księgowej) ustaw w Regułach własne warunki, aby nie musieć robić tego ręcznie przy każdej wiadomości.
- Przed zbiorczą zmianą reguły użyj karty „Wypróbuj reguły" na konkretnej wiadomości, sprawdzisz w ten sposób działanie wszystkich aktywnych reguł bez ryzyka niechcianego wysłania.