Datennachrichten – ISDS, Datenbox

Übersicht

Das Modul Datennachrichten verbindet eIntranet mit dem System der Datenboxen (ISDS) und ermöglicht es, amtliche elektronische Post direkt aus der Anwendung zu empfangen und zu senden, ohne sich gesondert auf dem Portal der Datenbox anmelden zu müssen. Das Modul kann Nachrichten aus einer beliebigen Anzahl von Firmen-Datenboxen herunterladen, bewahrt sie ohne zeitliche Begrenzung auf und erlaubt es, sie zur Bearbeitung an bestimmte Personen oder Gruppen weiterzugeben. Datennachrichten fungieren so als zentrale Erfassung der amtlichen Korrespondenz, die mit weiteren Bereichen verknüpft ist, wie den eingegangenen und ausgestellten Rechnungen oder der Erfassung der Arbeitsunfähigkeit.

Wichtigste Funktionen des Moduls Datennachrichten

• Herunterladen von empfangenen und gesendeten Nachrichten aus einer oder mehreren verbundenen Datenboxen
• Erstellen und Senden einer neuen Datennachricht, einschließlich vorbereiteter CzechPOINT@home-Anträge
• Antworten, Weiterleiten und Verwenden einer bestehenden Nachricht als Vorlage für eine neue
• Übergabe der Nachricht zur Bearbeitung an einen bestimmten Benutzer oder eine Gruppe und Verfolgung des Bearbeitungsstatus
• Automatische Verarbeitung eingehender und ausgehender Nachrichten nach eigenen Regeln
• Farbige Tags zur schnellen Orientierung in den Nachrichten
• Zusammenfassung und Bearbeitungsvorschlag für eine empfangene Nachricht mithilfe künstlicher Intelligenz
• Verknüpfung mit den Modulen Erhaltene Rechnungen, Ausgestellte Rechnungen, E-Abwesenheit und Papierpost

Für wen ist das Modul Datennachrichten gedacht

Das Modul Datennachrichten nutzen vor allem Mitarbeiter, die mit der Entgegennahme und Bearbeitung der amtlichen Korrespondenz betraut sind – Poststellen, Sekretariate und Assistentinnen der Geschäftsführung, die Datennachrichten sortieren und weiterleiten. Außerdem nutzen es die Buchhaltungs- und Fakturierungsabteilung bei der Bearbeitung von Rechnungen und anderen per Datenbox zugestellten Belegen, die Personalabteilung bei der Bearbeitung von ČSSZ-Meldungen zur Arbeitsunfähigkeit sowie Administratoren, die die Verbindung der Datenboxen, die Benutzerrechte und die automatischen Regeln verwalten. Der Umfang dessen, was ein bestimmter Benutzer im Modul Datennachrichten sieht und darf, richtet sich nach den zugewiesenen Berechtigungen – siehe das Kapitel „Berechtigungen und Zugriffsrechte für das Modul Datennachrichten" weiter unten.

Zugriff und Einstellungen

So gelangen Sie in das Modul Datennachrichten

Das Modul Datennachrichten öffnen Sie über das Hauptmenü der Anwendung. Es erscheint der Hauptbildschirm mit der Überschrift „Datennachrichten" und einer Nachrichtentabelle, die in Registerkarten nach Status unterteilt ist. Verfügt der angemeldete Benutzer über die Berechtigung für die Einstellungen des Moduls, wird neben der Überschrift auch der Link Einstellungen angezeigt, der direkt zur Konfiguration des Moduls Datennachrichten führt.

Einstellungen des Moduls Datennachrichten

Die Konfiguration des Moduls Datennachrichten ist über den Navigationspfad Einstellungen → Datennachrichten erreichbar und ist in die Registerkarten Benutzerrechte, Allgemeine Einstellungen, Verbundene Datenboxen, Regeln, Vorlagen und Tags unterteilt. Die letzte Registerkarte Tags wird nur angezeigt, wenn in den Allgemeinen Einstellungen die Verwendung farbiger Tags aktiviert ist. Die einzelnen Registerkarten beschreiben wir ausführlich im Kapitel „Einstellungen des Moduls Datennachrichten" weiter unten.

Berechtigungen und Zugriffsrechte für das Modul Datennachrichten

Der Zugriff auf das Modul Datennachrichten ist nach den zugewiesenen Berechtigungen abgestuft – ein Benutzer muss weder alle Nachrichten der Firma sehen noch alle Aktionen ausführen dürfen. Die Berechtigungen werden in der Registerkarte Benutzerrechte in den Einstellungen des Moduls Datennachrichten separat für jeden Benutzer festgelegt.

Berechtigung	Was sie dem Benutzer ermöglicht
Kein Zugang	Der Benutzer sieht das Modul Datennachrichten überhaupt nicht.
Zugewiesene zur Bearbeitung lesen	Sieht nur Nachrichten, die ihm zur Bearbeitung zugewiesen wurden, Nachrichten, bei denen er zur Kenntnis angegeben ist, sowie seine eigenen erstellten oder gesendeten Nachrichten (je nach den Firmeneinstellungen). In der Registerkarte Zur Versendung sieht er entweder alle wartenden Nachrichten oder nur die, die ihn betreffen – je nachdem, ob er auch das Recht zum Senden hat und ob in den Einstellungen „Zur Kenntnis" aktiviert ist.
Alle lesen	Sieht alle Datennachrichten der Firma ohne Einschränkung nach Zuweisung zur Bearbeitung.
Nachrichten erstellen	Darf neue Nachrichten anlegen und sie als Entwurf im Status Zur Versendung speichern; sieht die Kachel „Neue Nachricht" auf dem Hauptbildschirm. Ohne das Recht zum Senden kann er die Nachricht aber nicht selbst versenden.
Herunterladen	Darf das Herunterladen neuer Nachrichten aus der Datenbox starten und sieht dazu die nötigen Bedienelemente auf dem Hauptbildschirm.
Senden	Darf den Entwurf einer Nachricht senden, sowohl einzeln als auch in Sammelaktion, einschließlich eines von einem anderen Benutzer erstellten Entwurfs. Ohne dieses Recht bleibt die Schaltfläche „Senden" nicht bearbeitbar.
Nur bestimmte Datenboxen	Beschränkt die oben genannten Berechtigungen nur auf ausgewählte Datenboxen (oder auf die Option „Alle – auch künftig hinzugefügte"); Nachrichten aus anderen Datenboxen sieht der Benutzer überhaupt nicht und kann aus ihnen auch nichts senden.

Die Einstellungen des Moduls Datennachrichten (Registerkarten Benutzerrechte, Allgemeine Einstellungen, Verbundene Datenboxen, Regeln, Vorlagen und Tags) darf nur der Administrator der Anwendung oder ein Benutzer öffnen, dem für dieses konkrete Modul ausdrücklich eine Administratorrolle zugewiesen wurde. Ebenso ist die manuelle Änderung des Status einer Nachricht im Detail, außerhalb des üblichen Arbeitsablaufs, nur dem Administrator der Anwendung oder dem Administrator des Moduls Datennachrichten zugänglich und dient vor allem dem Testen der Regeln. Die Bearbeitung von Betreff und Anhängen eines Entwurfs darf nur derjenige vornehmen, der die Nachricht erstellt hat, wer bei ihr als Bearbeiter eingetragen ist, oder wer bei ihr zur Kenntnis angegeben ist; die Bearbeitungsfrist darf jeder ändern, der Zugriff auf das Modul hat.

Benutzeroberfläche des Moduls Datennachrichten

Hauptbildschirm des Moduls Datennachrichten

Nach dem Öffnen des Moduls Datennachrichten erscheinen die Überschrift „Datennachrichten" und (sofern der Benutzer die Berechtigung für die Einstellungen des Moduls hat) der Link Einstellungen. Hat eine der verbundenen Datenboxen ein Passwort, das bereits abgelaufen ist oder in den nächsten 14 Tagen abläuft, wird oberhalb von allem ein Warnfeld mit dem Hinweis angezeigt, welche Datenboxen und zu welchem Datum das betrifft; diese Liste wird alle 48 Stunden aktualisiert. Findet gerade eine geplante Abschaltung des Systems der Datenboxen statt, wird ein Informationsfeld mit dem Text der Abschaltung und dem Zeitraum Von–Bis angezeigt.

Unter dem Filter befindet sich ein waagerechter Streifen mit Kacheln zu den Status der Nachrichten, jede mit einem Symbol und der Anzahl der Nachrichten im jeweiligen Status: Erhalten, In Bearbeitung, Erledigt, weiter (nur mit dem Recht, Nachrichten zu erstellen oder zu senden) Zur Versendung, weiter Gesendet, und schließlich (nur mit dem Recht, Nachrichten zu erstellen) die Kachel Neue Nachricht – ein Klick darauf zeigt anstelle der Tabelle das Formular zum Anlegen einer neuen Datennachricht an.

Über der Nachrichtentabelle befindet sich, in den Registerkarten Erhalten und Gesendet und nur mit dem Recht zum Herunterladen, eine Zeile mit der Auswahl der Datenbox „Nachrichten herunterladen von:", einem Passwortfeld (wird nur angezeigt, wenn für die Datenbox kein Passwort dauerhaft gespeichert ist) und einer Schaltfläche zum Herunterladen der Nachrichten. Ist in den Einstellungen die Verwendung farbiger Tags aktiviert, wird darunter der Umschalter der Tags „Alle" sowie die einzelnen in den Einstellungen definierten Tags angezeigt – ein Klick auf einen Tag filtert die Tabelle nur auf Nachrichten mit dem betreffenden Tag. In der Registerkarte Zur Versendung erscheint zusätzlich oben rechts die Schaltfläche „Gelöschte" (zeigt den Papierkorb mit den gelöschten Entwürfen an) und, sofern der Benutzer das Recht zum Senden hat, die Schaltfläche „Markierte senden" zum Sammelversand.

Tabelle der Datennachrichten

Die Tabelle der Datennachrichten im Modul Datennachrichten hat die Spalten: ISDS-Nummer (oder „NICHT GESENDET", gegebenenfalls „Geplant: [Datum]" bei Nachrichten, die auf einen verzögerten Versand warten), Von, Empfänger, Betreff (mit eventuellen farbigen Tags unter dem Text), Geliefert, Geliefert, Heruntergeladen, Bis, sowie eine letzte Spalte, die sich je nach Registerkarte ändert – bei Erledigt ist es „Gelöst", bei Gesendet „Gesendet", bei Zur Versendung „Vorbereitet", sonst „Bearbeiter". In den Registerkarten, in denen die Sammelmarkierung erlaubt ist, kommt die Spalte „Markieren" mit Kontrollkästchen hinzu. Ein Klick auf eine beliebige Zelle der Zeile (außer dem Kontrollkästchen) öffnet die Detailansicht der Nachricht. In den Registerkarten Erhalten und In Bearbeitung werden unter der Tabelle die Schaltflächen „Markierte in Erledigte verschieben" und „Alles markieren" angezeigt, die alle Kontrollkästchen in der Tabelle auf einmal für die Sammelverschiebung nach Erledigt markieren.

Filter und Suche im Modul Datennachrichten

Der Filter im Modul Datennachrichten ist eine ausklappbare Karte, die im Ausgangszustand eingeklappt ist, sofern darin keine Werte eingegeben sind; die Überschrift des Filters wird rot, sobald mindestens ein Wert gesetzt ist. Der Filter enthält folgende Felder:

• Empfänger: Auswahl aus den erfassten Empfängern von Datennachrichten
• Absender: Auswahl aus den erfassten Absendern von Datennachrichten
• Lieferdatum von–bis: zwei Datumsfelder mit Kalender
• In der Datei enthalten: Volltextsuche im Inhalt der Anhänge der Datennachricht
• Betreff: Suche im Betreff der Nachricht

Nach dem Festlegen der Kriterien wird der Filter mit der Schaltfläche „Suchen" gestartet; die Schaltfläche „Abbrechen" leert die eingestellten Werte.

Grundlegende Vorgänge im Modul Datennachrichten

Vorgehensweise: Anlegen und Senden einer neuen Datennachricht

Im Modul Datennachrichten legen Sie eine neue ausgehende Nachricht wie folgt an:

1. Klicken Sie auf dem Hauptbildschirm des Moduls Datennachrichten auf die Kachel Neue Nachricht (erfordert das Recht, Nachrichten zu erstellen).
2. Wählen Sie die absendende Datenbox im Feld Von – angeboten werden nur Datenboxen, auf die der angemeldete Benutzer ein Recht hat.
3. Wählen Sie optional eine vorbereitete Vorlage – zur Verfügung stehen CzechPOINT@home-Anträge auf einen Auszug aus dem Handelsregister, einen Auszug aus dem Strafregister für juristische Personen sowie zwei Arten von Auszügen aus dem Strafregister für natürliche Personen (üblich und für Tätigkeiten mit Kindern). Nach der Auswahl einer Vorlage genügt es, die Nachricht nur zu senden, das System füllt selbst den Empfänger und den Anhang mit dem Antrag aus.
4. Wählen Sie im Feld An (Adresse aus dem Verzeichnis) den Empfänger aus. Ist er in der Vorschlagsliste nicht enthalten, klicken Sie auf das Lupensymbol „Andere Adresse suchen" (siehe eigener Abschnitt weiter unten).
5. Füllen Sie das Pflichtfeld Betreff aus. Über „Mehr Kopfzeilen" lassen sich die optionalen Angaben Empfänger‑Referenznummer, Empfängerkennung, Absender‑Referenznummer, Absenderkennung und „Zu Händen" ergänzen.
6. Laden Sie mindestens einen erforderlichen Anhang in das Feld Anhänge hoch – per Ziehen mit der Maus oder über die Schaltfläche zum Erstellen einer neuen Datei direkt im Editor. Ist in den Einstellungen das Textfeld für die Antwort aktiviert, kann anstelle eines Anhangs ein Text eingegeben werden, der automatisch in einen Anhang im PDF-Format umgewandelt wird.
7. Optional zeigen Sie mit der Schaltfläche „Zur Kenntnis" (sofern in den Einstellungen aktiviert) die Auswahl der Benutzer an, denen nach dem Senden der Nachricht eine Information zugestellt wird und die die Nachricht zur Kenntnis nehmen oder eine Notiz dazu hinzufügen können.
8. Optional wählen Sie mit der Schaltfläche „Zeitversetzt senden" (sofern in den Einstellungen aktiviert) statt des sofortigen Versands einen verzögerten Versand zu einem angegebenen Datum und einer angegebenen Uhrzeit.
9. Wählen Sie eine der beiden Schaltflächen unten: „Zur Sendung vorbereiten" speichert die Nachricht als Entwurf im Status Zur Versendung und öffnet automatisch das Fenster zum Senden einer Benachrichtigung an Benutzer mit dem Recht zum Senden, während „Senden" die Nachricht sofort sendet und sowohl das Recht zum Erstellen als auch zum Senden von Nachrichten erfordert.
10. Nach dem erfolgreichen Senden der Datennachricht wird eine Meldung mit der zugewiesenen ISDS-Nummer der Nachricht angezeigt.

Tipp: Das Feld „Nachrichtentyp" (Kommerziell, Vorausbezahlt (EPZ), Initiierend, Antwort) wird bei manchen Adressaten zusätzlich angezeigt und steuert die Art der Zustellung und Gebührenberechnung nach den Regeln des Systems der Datenboxen.

Suche einer Adresse im landesweiten Verzeichnis der Datenboxen

Wenn der gesuchte Empfänger einer Datennachricht in der Vorschlagsliste des Feldes „An" nicht enthalten ist, suchen Sie ihn über das Lupensymbol „Andere Adresse suchen" im Formular Neue Nachricht. Geben Sie in das Feld „Titel enthält" mindestens 6 Zeichen aus dem Namen der gesuchten Datenbox ein; optional grenzen Sie die Suche über das Feld „Suchbereich" auf den grundlegenden Postfachtyp (ohne Untertypen) oder auf einen bestimmten Typ ein. Die gefundene Adresse fügen Sie mit der Schaltfläche „Zum Adressbuch hinzufügen" der Auswahl der Empfänger der Datennachricht hinzu. Eine Adresse, an die keine Nachrichten gesendet werden können, wird in der Liste rot angezeigt und kann nicht hinzugefügt werden.

Vorgehensweise: Antworten, Weiterleiten und Verwenden einer Nachricht als Vorlage

In der Detailansicht einer Datennachricht bietet das Modul Datennachrichten drei Möglichkeiten, an eine bestehende Nachricht mit einer weiteren Nachricht anzuknüpfen:

• Antworten – verfügbar in der Detailansicht einer empfangenen Nachricht außerhalb des Status Zur Versendung; öffnet das Formular einer neuen Nachricht mit vorausgefülltem Absender, Empfänger, Betreff („RE: …") sowie den beigefügten ursprünglichen Dateien.
• Als Vorlage verwenden – verfügbar bei Nachrichten im Status Gesendet oder Zur Versendung; füllt die Kopfzeile eines neuen Entwurfs (ohne Anhänge) anhand der ausgewählten gesendeten Nachricht vor.
• Weiterleiten – verfügbar außerhalb des Status Zur Versendung; füllt Absender, Betreff („FWD: …") und Anhänge vor, um die Nachricht an eine andere Datenbox weiterzuleiten.

Vorgehensweise: Herunterladen empfangener und gesendeter Nachrichten aus der Datenbox

1. Wählen Sie auf dem Hauptbildschirm des Moduls Datennachrichten die Datenbox beim Feld „Nachrichten herunterladen von:" aus.
2. Hat die Datenbox kein gespeichertes Passwort, geben Sie es in das angezeigte Feld ein – beim Feld befindet sich der Hinweis, dass das Passwort dauerhaft in den Einstellungen des Moduls gespeichert werden kann.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Empfangene und gesendete Nachrichten herunterladen". Es öffnet sich ein Fenster mit dem Fortschritt des Herunterladens, das sich alle 10 Sekunden selbst aktualisiert, bis der Download abgeschlossen ist; nach dem Schließen des Fensters wird die Seite neu geladen.

Hinweis: Läuft das Herunterladen der Nachrichten bereits im Hintergrund, wird eine Meldung angezeigt, dass der Vorgang innerhalb von 20 Minuten abgeschlossen wird und gewartet werden muss.

Vorgehensweise: Sammelversand von Nachrichten, die auf den Versand warten

1. Markieren Sie in der Registerkarte Zur Versendung mit dem Kontrollkästchen die Nachrichten, die Sie senden möchten.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Markierte senden" und bestätigen Sie die Nachfrage, ob Sie die markierten Datennachrichten wirklich senden möchten – geplante Nachrichten werden sofort gesendet.
3. Es wird eine Zusammenfassung angezeigt: Anzahl der gesendeten, Anzahl der fehlgeschlagenen und Anzahl der übersprungenen Nachrichten, gegebenenfalls der Hinweis, dass auf einmal nur eine begrenzte Anzahl von Nachrichten gesendet werden kann und der Rest markiert und erneut gesendet werden muss.

Nach dem erfolgreichen Senden mindestens einer Nachricht wechselt der Benutzer in die Registerkarte Gesendet; wird keine Nachricht gesendet, bleibt er in der Registerkarte Zur Versendung.

Vorgehensweise: Übergabe einer Datennachricht zur Bearbeitung

1. Klicken Sie in der Detailansicht der Datennachricht auf „Dem Nutzer zur Bearbeitung übergeben" oder „Übergabe an die Gruppe zur Bearbeitung".
2. Wählen Sie einen oder mehrere Benutzer (bei der Übergabe an einen Benutzer) oder eine Gruppe/Position (bei der Übergabe an eine Gruppe).
3. Nach dem Speichern wechselt die Nachricht in den Status In Bearbeitung, und die ausgewählten Benutzer oder die Gruppe erhalten eine E-Mail mit der Information über die Zuweisung und einem Link zur Nachricht.

Hinzufügen einer Notiz und eines Anhangs zu einer bestehenden Datennachricht

Die Schaltfläche „Notiz hinzufügen" in der Detailansicht der Datennachricht ermöglicht das Erfassen einer Textnotiz und optional das Anhängen von Dateien dazu; der Eintrag erscheint in der Tabelle Notizen in der Detailansicht der Nachricht, einschließlich der Angabe, wer und wann die Notiz erfasst hat. Die Schaltfläche „Fügen Sie einen Anhang hinzu" (wird nur bei Nachrichten angezeigt, die noch bearbeitet werden können – also im Status Zur Versendung beim Ersteller, beim Bearbeiter oder bei der zur Kenntnis angegebenen Person) fügt der betreffenden Nachricht weitere Dateien hinzu, ohne dass eine Notiz geschrieben werden muss; in die Historie der Nachricht wird automatisch die Information über die Hinzufügung mit der Aufzählung der Dateinamen eingetragen.

Bearbeiten von Betreff, Bearbeitungsfrist und Tags einer Datennachricht

Bei Nachrichten, die auf den Versand warten und bei denen der angemeldete Benutzer Ersteller oder Bearbeiter ist oder zur Kenntnis angegeben ist, kann über das Stiftsymbol beim Feld „Betreff" der Betreff der Datennachricht bearbeitet werden. Beim Feld „bis" kann über das Stiftsymbol die Bearbeitungsfrist jederzeit festgelegt oder geändert werden, ohne Einschränkung auf den Status der Nachricht. Ist im Modul Datennachrichten die Verwendung von Tags aktiviert, können über die Schaltfläche „Tags" in der Detailansicht der Nachricht farbige Etiketten aus den in den Einstellungen angelegten Tags zugewiesen oder entfernt werden. Zu jeder solchen Änderung wird automatisch ein Eintrag in den Notizen der Nachricht erfasst.

Vorgehensweise: Markieren einer Datennachricht als erledigt

In der Detailansicht einer Datennachricht im Status Erhalten oder In Bearbeitung verschiebt die Schaltfläche „Als erledigt markieren" die Nachricht in den Status Erledigt. Auf dem Hauptbildschirm können in den Registerkarten Erhalten und In Bearbeitung auch mehrere Zeilen angekreuzt und mit der Schaltfläche „Markierte in Erledigte verschieben" mehrere Datennachrichten auf einmal verschoben werden.

Konvertieren einer Datennachricht in die gedruckte Version

In der Detailansicht der Datennachricht erstellt im rechten Aktionsbereich die Schaltfläche „In die gedruckte Version konvertieren" ein Dokument, das sich zum Ausdrucken und zur Archivierung außerhalb der elektronischen Form eignet – Sie nutzen sie, wenn Sie die Nachricht in Papierform nachweisen müssen, zum Beispiel für eine Kontrolle oder für die Akte.

Löschen eines Entwurfs einer Datennachricht

Eine Nachricht im Status Zur Versendung kann mit der Schaltfläche „Löschen" in der Detailansicht der Nachricht dauerhaft gelöscht werden. Gelöschte Entwürfe bleiben über die Schaltfläche „Gelöschte" in der Registerkarte Zur Versendung verfügbar, von wo aus sie bei Bedarf wieder aufgefunden werden können.

Status einer Datennachricht und Übergänge zwischen ihnen

Eine Datennachricht durchläuft im Modul Datennachrichten fünf Status, die den Registerkarten auf dem Hauptbildschirm entsprechen. Der Übergang zwischen den Status erfolgt entweder automatisch oder durch eine Aktion des Benutzers mit der entsprechenden Berechtigung.

Status	Was er bedeutet	Wie die Nachricht in ihn gelangt
Erhalten	Eine neue, aus der Datenbox heruntergeladene Nachricht, die noch niemandem zur Bearbeitung zugewiesen ist.	Automatisch beim Herunterladen einer neuen Nachricht aus der Datenbox, gegebenenfalls durch eine automatische Regel.
In Bearbeitung	Die Nachricht ist einem bestimmten Benutzer oder einer Gruppe zur Bearbeitung zugewiesen.	Durch die Übergabe „an den Benutzer zur Bearbeitung" oder „an die Gruppe zur Bearbeitung", gegebenenfalls durch eine automatische Regel.
Erledigt	Die Nachricht wurde bearbeitet und abgeschlossen.	Durch Klick auf „Als erledigt markieren", durch Sammelverschiebung markierter Nachrichten oder automatisch bei der Übernahme in die erhaltenen Rechnungen.
Zur Versendung	Ein in Bearbeitung befindlicher Entwurf einer neuen ausgehenden Nachricht, der auf den Versand wartet oder für einen späteren Versand geplant ist.	Durch Speichern des Formulars Neue Nachricht mit der Schaltfläche „Zur Sendung vorbereiten" anstelle von „Senden", oder durch eine automatische Regel vom Typ „Automatische Antwort – zur Versendung".
Gesendet	Die Nachricht wurde erfolgreich an das System der Datenboxen gesendet.	Durch das Senden des Entwurfs mit der Schaltfläche „Senden" im Formular, durch Sammelversand oder durch das Senden des Entwurfs aus der Detailansicht.

Neben dem üblichen Ablauf gibt es für Administratoren die Möglichkeit, den Status einer Nachricht manuell auf einen beliebigen anderen zu ändern; dies wird nur ausnahmsweise genutzt, zum Beispiel beim Testen automatischer Regeln, und steht nur dem Administrator der Anwendung oder des Moduls Datennachrichten zur Verfügung.

Künstliche Intelligenz im Modul Datennachrichten

Zusammenfassung und Bearbeitungsvorschlag für eine Datennachricht mithilfe künstlicher Intelligenz

Bei empfangenen Nachrichten wird, sofern in der Firma das Modul KI-Chats aktiviert ist, in der Kopfzeile der Detailkarte der Nachricht die Schaltfläche „Mit KI zusammenfassen und Bearbeitung vorschlagen" angezeigt. Nach dem Klicken erzeugt die künstliche Intelligenz eine Zusammenfassung des Inhalts der Datennachricht, eine Übersicht wichtiger Daten und Fristen (mit der Möglichkeit, einige davon mit einem Klick als Bearbeitungsfrist festzulegen), einen Vorschlag, wer die Nachricht bearbeiten sollte (mit der Möglichkeit, sie direkt zur Bearbeitung zu übergeben), eine Liste der zur Erledigung nötigen Schritte sowie einen Vorschlag für eine interne Notiz, die direkt gespeichert werden kann. Die Funktion verbraucht firmeneigene KI-Guthaben; bei deren Mangel wird anstelle des Ergebnisses ein Hinweis auf den Mangel an Guthaben angezeigt.

Tipp: Das Ergebnis der Zusammenfassung wird im Zwischenspeicher abgelegt, sodass ein erneutes Öffnen des Dialogs es nicht neu berechnet und keine weiteren Guthaben verbraucht. Eine neue Berechnung starten Sie mit der Schaltfläche „Regenerieren", die nicht verfügbar ist, wenn der Firma kein Guthaben zur Verfügung steht.

Einstellungen des Moduls Datennachrichten

Die Einstellungen des Moduls Datennachrichten sind über den Navigationspfad Einstellungen → Datennachrichten nur für Administratoren der Anwendung oder Benutzer mit einer Administratorrolle für dieses Modul zugänglich. Die Konfiguration ist in sechs Registerkarten unterteilt, die in den folgenden Unterabschnitten beschrieben werden.

Einstellungen: Benutzerrechte

Die Registerkarte Benutzerrechte in den Einstellungen des Moduls Datennachrichten enthält eine Tabelle aller aktiven Benutzer der Firma. Bei jedem Benutzer kann die Zugriffsebene (Kein Zugang / Zugewiesene zur Bearbeitung lesen / Alle lesen) eingestellt, die Rechte zum Erstellen, Herunterladen und Senden von Datennachrichten angekreuzt sowie über die Schaltfläche „Datenboxen auswählen" ein Dialog geöffnet werden, in dem der Benutzer nur auf bestimmte verbundene Datenboxen beschränkt oder ihm der Zugriff auf alle Datenboxen einschließlich künftiger belassen werden kann.

Einstellungen: Allgemeine Einstellungen

Die Registerkarte Allgemeine Einstellungen im Modul Datennachrichten enthält Schalter, die das Verhalten des Formulars einer neuen Nachricht und deren Verarbeitung in der gesamten Firma verändern.

Option	Was sie aktiviert oder ändert
Das Hinzufügen farbiger Tags zu Datennachrichten erlauben	Schaltet farbige Etiketten bei Nachrichten sowie die Registerkarte Tags in den Einstellungen des Moduls frei.
Information beim Speichern des Entwurfs senden an (Einen Benutzer / Mehrere Benutzer)	Steuert, ob der Dialog nach dem Speichern des Entwurfs die Auswahl nur eines oder mehrerer Adressaten der Benachrichtigung über eine auf den Versand wartende Nachricht erlaubt.
Das Senden von Nachrichten an mehrere Empfänger erlauben	Im Feld „An" des Formulars Neue Nachricht lassen sich mehrere Adressaten auf einmal auswählen.
Das Setzen von Benutzern zur Kenntnis über den Versand einer Nachricht erlauben	Schaltet die Schaltfläche und den Bereich „Zur Kenntnis" im Formular sowie in der Detailansicht der Datennachricht frei.
Den Ersteller der Nachricht automatisch zu den Benutzern zur Kenntnis hinzufügen	Der Ersteller der Nachricht erhält automatisch eine Information über deren Versand, auch wenn er selbst nicht sendet.
Zeitversetzt senden	Schaltet im Formular die Option des verzögerten Versands der Nachricht zu einem angegebenen Datum und einer angegebenen Uhrzeit frei.
Anhang aus dem Textfeld	Im Formular der neuen Nachricht kommt ein Textfeld hinzu, dessen Inhalt automatisch in einen Anhang im PDF-Format umgewandelt wird.
Benachrichtigung über eine unbearbeitete Nachricht nach Tagen	Sendet nach der angegebenen Anzahl von Tagen seit dem Erhalt eine E-Mail an alle Benutzer mit dem Recht „Alle lesen" über Nachrichten, die sich noch im Status Erhalten oder In Bearbeitung befinden. Der Wert 0 schaltet die Benachrichtigung ab.

Einstellungen: Verbundene Datenboxen

Die Registerkarte Verbundene Datenboxen in den Einstellungen des Moduls Datennachrichten zeigt eine Übersicht aller verbundenen Datenboxen der Firma mit Name, Anmeldename, Ablaufdatum des Passworts, Information zum Empfang postalischer Datennachrichten, Datum des letzten Herunterladens sowie den Kennzeichen für automatisches Herunterladen und Aktivität. Über der Tabelle befindet sich der Hinweis, dass die Anzahl der aktiven Datenboxen die Anzahl der bezahlten Benutzer nicht überschreiten darf (mit der aktuellen Anzahl beider Werte), sowie der Hinweis, dass der Administrator eine E-Mail erhält, wenn eine Datenbox 60 Tage nicht heruntergeladen wurde oder 7 Tage vor Ablauf eines nicht erneuerten Passworts.

Die Schaltfläche „Verbindung hinzufügen" öffnet den Dialog zum Einrichten einer neuen Datenbox (siehe unten), die Schaltfläche „Nachrichten aus ZFO importieren" startet den manuellen Import. Bei jeder Datenbox stehen Symbole zum Aktualisieren des Namens aus dem ISDS-System, zum Bearbeiten und zum Löschen zur Verfügung – das Löschen ist unwiderruflich und löscht auch alle im Modul gespeicherten Nachrichten der betreffenden Datenbox.

Bearbeiten oder Anlegen einer Verbindung zu einer Datenbox

Der Dialog zum Hinzufügen oder Bearbeiten einer verbundenen Datenbox im Modul Datennachrichten enthält folgende Felder:

Feld	Pflichtfeld	Beschreibung
Name der Datenbox (zum Herunterladen)	Ja, nur beim Bearbeiten einer bestehenden	Eigene Bezeichnung der Datenbox für die Übersicht in der Liste.
Ihr Benutzername zur Datenbox	Ja	Anmeldename zur Datenbox – nicht zu verwechseln mit der ID der Datenbox.
Passwort zur Datenbox speichern	Nein	Ob das Passwort dauerhaft verschlüsselt gespeichert werden soll, damit es nicht vor jedem Herunterladen eingegeben werden muss.
Ihr Passwort zur Datenbox	Ja beim Anlegen, sonst optional	Passwort zur Überprüfung und Ermittlung des Namens der Datenbox. Ein wiederholt falsch eingegebenes Passwort sperrt die Datenbox für 24 Stunden.
Aktiv	Nein	Ob die Datenbox aktuell verwendet wird.
Automatisch herunterladen	Nein	Aktiviert das automatische Herunterladen von Nachrichten alle 3 Stunden; erfordert ein gespeichertes Passwort.
Nicht an arbeitsfreien Tagen herunterladen / Nicht an bestimmten Tagen herunterladen / Nicht am Tag vor einem arbeitsfreien Tag herunterladen	Nein	Ausnahmen vom automatischen Herunterladen nach Kalender oder bestimmten Wochentagen.
Heruntergeladene als gelesen markieren	Nein	Markiert die heruntergeladene Nachricht auf dem Portal Meine Datenbox als gelesen.
E-Abwesenheiten verarbeiten	Nein	Aktiviert die automatische Verarbeitung von ČSSZ-Meldungen beim Herunterladen der Nachricht (siehe Kapitel über die Verknüpfung mit E-Abwesenheit).
Benutzername senden	Nein	Trägt in die „Organisationseinheit des Absenders" den Namen des Benutzers ein, der die Nachricht erstellt hat; überschreibt eine manuelle Eingabe.
Nach dem Herunterladen eine Kopie per E-Mail an Benutzer senden	Nein	Sendet eine Kopie der heruntergeladenen Nachricht samt Anhängen an die E-Mail- Adresse ausgewählter Benutzer mit Zugriff auf das Modul.
Nach dem Herunterladen automatisch den Bearbeiter festlegen auf	Nein	Weist die neu heruntergeladene Nachricht automatisch dem ausgewählten Bearbeiter zu.

Hinweis: Sowohl beim Namen der Datenbox als auch beim Anmeldenamen steht im Dialog ein Aktualisierungssymbol zur Verfügung, das die Informationen erneut aus dem ISDS-System lädt.

Import von Nachrichten aus ZFO

Der Dialog Nachrichten aus ZFO importieren in den Einstellungen des Moduls Datennachrichten dient der manuellen Ergänzung älterer Nachrichten, die im System der Datenboxen nicht mehr zum Herunterladen verfügbar sind. Wählen Sie den Nachrichtentyp – Erhalten (werden in den Status Erledigt importiert) oder Gesendet (werden in den Status Gesendet importiert) – und laden Sie Dateien im ZFO-Format in das Feld Anhänge hoch, höchstens 50 Dateien und insgesamt 60 MB. Importieren Sie Zustellnachweise erst nach den entsprechenden Datennachrichten.

Einstellungen: Regeln

Die Registerkarte Regeln in den Einstellungen des Moduls Datennachrichten dient der automatischen Verarbeitung eingehender und ausgehender Nachrichten. Zu jeder Regel lassen sich Name, Aktivität (aktiviert oder deaktiviert), Auswertungsreihenfolge, Richtung (Empfang oder Versand), bis zu 5 Bedingungen mit der Möglichkeit der Klammerung und den Verknüpfungen „und"/„oder" sowie bis zu 4 Aktionen festlegen. Unter der Bearbeitung der Regel wird stets eine lesbare Darstellung der resultierenden Bedingung sowie eventueller Fehler angezeigt, wegen derer die Regel nicht ausgeführt wird.

Die Schaltfläche „Neue Regel erstellen" legt eine leere Regel an – Bedingungen und Aktionen werden erst nach ihrer Erstellung ergänzt. Die Karte „Regeln testen" ermöglicht die Eingabe der ISDS-Nummer einer konkreten Nachricht und mit der Schaltfläche „Testen" die Überprüfung des Verhaltens aller aktiven Regeln an ihr, ohne einen tatsächlichen Versand; bei Aktionen, die etwas versenden, werden diese aber tatsächlich ausgeführt.

Einstellungen: Vorlagen

Die Registerkarte Vorlagen in den Einstellungen des Moduls Datennachrichten dient der Einrichtung der E-Mail-Vorlage, die beim Weiterleiten von Nachrichten per E-Mail verwendet wird, sei es manuell oder über Regeln. Die Vorlage enthält Betreff und Text mit Unterstützung von Platzhaltern (Datum, Betreff, Absender, Empfänger, Aktenzeichen, Notiztabelle, Link zu eIntranet, Status, Bearbeiter usw.) sowie Schalter, ob dem E-Mail der ursprüngliche Anhang, die ZFO-Datei oder der Zustell- und Empfangsnachweis beigefügt werden soll.

Einstellungen: Tags

Die Registerkarte Tags wird in den Einstellungen des Moduls Datennachrichten nur angezeigt, wenn in den Allgemeinen Einstellungen die Verwendung farbiger Tags aktiviert ist. Sie enthält eine Übersicht der Etiketten mit Farbvorschau, die Schaltfläche „Tag hinzufügen" sowie bei jedem Etikett Symbole zum Bearbeiten und Löschen – einen Tag löschen darf nur der Administrator des Moduls.

Hinzufügen oder Bearbeiten eines Tags

Der Dialog zum Hinzufügen eines Tags im Modul Datennachrichten erfordert das Ausfüllen des Feldes Name (Text des Etiketts) sowie die Auswahl von Textfarbe und Hintergrundfarbe aus der angebotenen Palette. Derselbe Dialog wird auch zum Bearbeiten eines bestehenden Tags verwendet – es genügt, in der Übersicht der Tags in den Einstellungen des Moduls auf das Stiftsymbol bei der betreffenden Zeile zu klicken. Die angelegten Tags werden anschließend bei jeder Datennachricht über die Schaltfläche „Tags" in ihrer Detailansicht angeboten.

Einschränkung der Rechte eines Benutzers auf Datenboxen

Der Dialog „Datenboxen auswählen", der über die Schaltfläche bei der Spalte Nur bestimmte Datenboxen in der Registerkarte Benutzerrechte verfügbar ist, ermöglicht es, einen bestimmten Benutzer des Moduls Datennachrichten nur auf ausgewählte Datenboxen zu beschränken. Zur Verfügung steht das Kontrollkästchen „Alle – auch künftig hinzugefügte" und darunter die Kontrollkästchen der einzelnen aktiven Datenboxen der Firma; ohne Einschränkung sieht der Benutzer Nachrichten aus allen Datenboxen, auf die er gemäß seinen übrigen Berechtigungen Zugriff hat.

Erweiterte Funktionen und Automatisierung des Moduls Datennachrichten

Regelmäßiges automatisches Herunterladen von Nachrichten

Bei Datenboxen mit aktivierter Option „Automatisch herunterladen" lädt das Modul Datennachrichten alle 3 Stunden neue Nachrichten herunter, mit der Möglichkeit, Wochenenden, Feiertage, bestimmte Wochentage oder den Tag vor einem Feiertag beziehungsweise Wochenende gemäß den Einstellungen der jeweiligen Datenbox auszuschließen.

Hinweis auf ablaufendes Passwort und nicht heruntergeladene Datenbox

Das Modul Datennachrichten überwacht automatisch die Gültigkeit der Passwörter der verbundenen Datenboxen sowie die Regelmäßigkeit ihres Herunterladens. Der Administrator erhält eine E-Mail 7 Tage vor Ablauf des Passworts einer Datenbox sowie auch, wenn eine Datenbox 60 Tage nicht heruntergeladen wurde; auf dem Hauptbildschirm wird zudem ein Warnfeld zu Datenboxen mit einem Passwort angezeigt, das innerhalb von 14 Tagen abläuft.

E-Mails über die Zuweisung zur Bearbeitung und über eine auf den Versand wartende Nachricht

Bei der Übergabe einer Datennachricht an einen Benutzer oder eine Gruppe, sei es manuell oder durch eine automatische Regel, erhält der Empfänger eine E-Mail mit einem Link zur Nachricht. Nach dem Speichern des Entwurfs mit der Schaltfläche „Zur Sendung vorbereiten" wird zusätzlich sofort das Senden einer Benachrichtigung an ausgewählte Benutzer mit dem Recht zum Senden angeboten – siehe den unten beschriebenen Dialog.

Senden einer Benachrichtigung über eine zur Versendung wartende Nachricht

Unmittelbar nach dem Speichern einer neuen Datennachricht mit der Schaltfläche „Zur Sendung vorbereiten" öffnet sich automatisch der Dialog „Benachrichtigung über eine zu sendende Nachricht senden" mit der Liste der Benutzer, die das Recht haben, die Nachricht zu senden; je nach den Einstellungen des Moduls kann nur einer oder mehrere von ihnen ausgewählt werden. Durch Klick auf „Benachrichtigung senden" erhalten die ausgewählten Benutzer eine E-Mail mit der Information, dass die Nachricht auf den Versand wartet, und in die Historie der Nachricht wird eingetragen, wem die Benachrichtigung gesendet wurde.

Hinweis auf lange unbearbeitete Datennachrichten

Ist in den Allgemeinen Einstellungen des Moduls Datennachrichten bei der Option „Benachrichtigung über eine unbearbeitete Nachricht nach Tagen" eine Anzahl von Tagen eingetragen, erhalten Benutzer mit dem Recht „Alle lesen" eine E-Mail zu Nachrichten, die länger unerledigt sind, als die eingestellte Anzahl von Tagen seit dem Erhalt.

Automatische Regeln zur Verarbeitung von Nachrichten

Bei jeder neu heruntergeladenen oder gesendeten Datennachricht wertet das Modul Datennachrichten nacheinander die aktiven Regeln in der eingestellten Reihenfolge aus; sobald die Bedingungen einer Regel zutreffen, werden ihre Aktionen ausgeführt und weitere Regeln nicht mehr geprüft. Verfügbare Aktionen sind: automatische Antwort mit Datei (entweder sofort senden oder nur einen Entwurf vorbereiten), Senden einer Kopie per E-Mail, Weiterleiten einer Kopie an eine andere Datenbox, Übergabe an einen Benutzer oder eine Position (die Nachricht wechselt zugleich in den Status In Bearbeitung und es kommt eine E-Mail) sowie manuelles Festlegen des Status. Das System verfügt über einen Schutz gegen eine endlose Schleife – Nachrichten mit „FW:" im Betreff werden von den Regeln nicht mehr weiterverarbeitet – sowie gegen eine übermäßige Wiederholung von Aktionen an einer Nachricht.

Automatische Verarbeitung von Zustell- und Empfangsnachweisen

Nach dem Senden einer Datennachricht holt das Modul Datennachrichten mit Verzögerung automatisch die Bestätigung über den Versand im ZFO-Format zu den neu gesendeten Nachrichten nach, ohne dass der Benutzer dies manuell auslösen muss. Diese Bestätigung dient als Nachweis, dass die Nachricht erfolgreich in das System der Datenbox des Adressaten zugestellt wurde, und wird zusammen mit den übrigen Anhängen bei der gesendeten Nachricht gespeichert.

CzechPOINT@home-Vorlagen

Beim Senden einer neuen Datennachricht mit ausgewählter CzechPOINT@home-Vorlage erzeugt das System selbst den nötigen Anhang mit dem Antrag und füllt sowohl den Adressaten als auch den Betreff der Nachricht vor, sodass die Nachricht nur noch gesendet werden muss. Die Vorlage wird direkt im Formular Neue Nachricht im Feld Vorlage ausgewählt und bietet den Antrag auf einen Auszug aus dem Handelsregister, einen Auszug aus dem Strafregister für juristische Personen sowie zwei Arten von Auszügen aus dem Strafregister für natürliche Personen – üblich und für Tätigkeiten mit Kindern.

Integration mit weiteren Modulen

• Ausgestellte Rechnungen: Aus der Detailansicht einer ausgestellten Rechnung lässt sich die Rechnung per Datenbox versenden – es wird eine neue Datennachricht mit vorausgefülltem Empfänger, ermittelt anhand der IČ des Abnehmers, einem die Rechnungsnummer enthaltenden Betreff und den beigefügten Dateien der Rechnung angelegt.
• Erhaltene Rechnungen: Die Schaltfläche „Erhaltene und bearbeitete Rechnungen" in der Detailansicht einer empfangenen Datennachricht legt eine neue erhaltene Rechnung an, überträgt zu ihr die Anhänge der Datennachricht, fügt in die Notiz der Rechnung einen Rücklink auf die ursprüngliche Datennachricht ein, startet die automatische Datenerfassung der Rechnung mithilfe künstlicher Intelligenz und markiert die Datennachricht zugleich als erledigt.
• E-Abwesenheit: Beim Herunterladen (automatisch, sofern bei der Datenbox die Option „E-Abwesenheiten verarbeiten" aktiviert ist) oder manuell über die Schaltfläche „In E-Abwesenheiten laden" legt das System anhand des Anhangs der ČSSZ-Meldung einen Eintrag zur Arbeitsunfähigkeit des Mitarbeiters an oder aktualisiert ihn und ergänzt im Modul Anwesenheit gegebenenfalls rückwirkend die Abwesenheitstage.
• Papierpost: Das Modul Papierpost kann neben der klassischen Briefpost auch Datennachrichten erfassen und verfügt über eigene Einstellungen für den Standardbearbeiter der auf diese Weise übernommenen Nachrichten.

Übersicht der Felder in den Formularen des Moduls Datennachrichten

Die folgenden Tabellen fassen die Pflicht- und optionalen Felder in den einzelnen Formularen und Dialogen des Moduls Datennachrichten zusammen. Sie dienen als schnelle Referenz zu den in den obigen Vorgehensweisen beschriebenen Feldern.

Felder des Formulars Neue Nachricht

Feld	Pflichtfeld	Beschreibung und Einschränkungen
Von	Ja	Absendende Datenbox; angeboten werden nur Datenboxen, auf die der Benutzer ein Recht hat.
Vorlage	Nein	Vorausgefüllter CzechPOINT@home-Antrag, Auswahl aus 4 vordefinierten Vorlagen, manche nur für natürliche oder nur für juristische Personen als Absender.
An (Adresse aus dem Verzeichnis)	Ja	Adressat der Nachricht; mehrere Adressaten können nur angegeben werden, wenn dies in den Allgemeinen Einstellungen erlaubt ist.
Nachrichtentyp	Nein, wird nur bei manchen Adressaten angezeigt	Kommerziell, Vorausbezahlt (EPZ), Initiierend oder Antwort.
Betreff	Ja	Betreff der Nachricht, höchstens 250 Zeichen.
Empfänger‑Referenznummer / Empfängerkennung / Zu Händen / Absender‑Referenznummer / Absenderkennung	Nein	Ergänzende Angaben in der Kopfzeile der Nachricht; das Feld „Zu Händen" hat höchstens 30 Zeichen.
Anhänge	Ja, sofern das Textfeld nicht ausgefüllt ist	Zu sendende Dateien nur in einem der für Datenboxen zulässigen Formate, insgesamt höchstens 20 MB und höchstens 60 Dateien.
Textfeld für eine einfache Antwort	Nein, wird nur angezeigt, wenn in den Einstellungen aktiviert	Text, aus dem ein Anhang im PDF-Format erstellt wird.
Zur Kenntnis	Nein, nur wenn in den Einstellungen aktiviert	Auswahl der über den Versand informierten Benutzer; angeboten werden nur Benutzer mit Zugriff auf das Modul und auf die betreffende Datenbox.
Zeitversetzt senden / Datum / Uhrzeit	Nein, nur wenn in den Einstellungen aktiviert	Option des verzögerten Versands und dessen Zeitpunkt; die angegebene Uhrzeit des Versands ist nur ungefähr.

Felder weiterer Dialoge des Moduls Datennachrichten

Neben dem Formular Neue Nachricht enthält das Modul Datennachrichten mehrere kleinere Dialoge mit eigenen Feldern, zum Beispiel zum Bearbeiten einer bestehenden Nachricht, zur Übergabe zur Bearbeitung oder zur Adresssuche.

Dialog	Feld	Pflichtfeld
Bearbeiten von Frist, Betreff und Tags	Bearbeitungsfrist bis	Ja
Bearbeiten von Frist, Betreff und Tags	Betreff	Ja
Bearbeiten von Frist, Betreff und Tags	Tags	Ja, mindestens einer, oder keiner zum Entfernen
Übergabe zur Bearbeitung an einen Benutzer	Benutzer	Ja, es können auch mehrere ausgewählt werden
Übergabe zur Bearbeitung an eine Gruppe	Gruppe (Position)	Ja, eine Position
Hinzufügen einer Notiz	Notiz (formatierter Text)	Nein
Hinzufügen einer Notiz	Anhänge	Nein
Fügen Sie einen Anhang hinzu	Anhänge	Ja
Adresssuche im Verzeichnis	Titel enthält	Ja, mindestens 6 Zeichen
Adresssuche im Verzeichnis	Suchbereich	Nein
Benachrichtigung über eine zu sendende Nachricht senden	An	Ja, ein oder mehrere Benutzer mit dem Recht zum Senden gemäß den Firmeneinstellungen

Validierung und Fehlermeldungen im Modul Datennachrichten

Das Modul Datennachrichten überwacht die Pflichtfelder und den Status der verbundenen Datenboxen und zeigt bei einem Problem eine konkrete Meldung an. Die folgende Übersicht hilft dabei, schnell zu erkennen, was die Meldung bedeutet und wie die Situation zu lösen ist.

Meldung	Wann sie auftritt	Was zu tun ist
Sie haben nicht das Recht, Datennachrichten zu erstellen!	Absenden des Formulars Neue Nachricht ohne das Recht zum Erstellen	Den Administrator um Zuweisung des Rechts in den Einstellungen des Moduls bitten.
Falsch gewählter Absender!	Es ist keine absendende Datenbox ausgewählt	Eine Datenbox im Feld Von auswählen.
Diese Vorlage können nur juristische Personen als Absender mit einer im Handelsregister eingetragenen IČ verwenden!	Es wurde eine Vorlage für juristische Personen gewählt, aber die absendende Datenbox entspricht dem nicht	Den richtigen Vorlagentyp oder eine andere absendende Datenbox wählen.
Diese Vorlage können nur natürliche Personen als Absender verwenden!	Es wurde eine Vorlage für natürliche Personen bei einem anderen Datenboxtyp gewählt	Eine andere Vorlage oder Datenbox wählen.
Diese Vorlage können nur natürliche Personen als Absender verwenden, bei denen im System der Datenboxen ein Geburtsdatum hinterlegt ist!	Bei der Datenbox einer natürlichen Person fehlt das Geburtsdatum im System der Datenboxen	Die Angaben direkt auf dem Portal der Datenbox ergänzen.
Falsch gewählter Empfänger!	Der Adressat wurde nicht ausgewählt oder ist ungültig	Den Empfänger aus dem Verzeichnis auswählen.
Falsch eingegebener Betreff!	Das Feld Betreff ist leer oder enthält unzulässige Zeichen	Den Betreff der Nachricht korrigieren.
Kein gültiger Anhang angegeben!	Es ist weder eine Datei angehängt noch ein Text für die einfache Antwort ausgefüllt	Mindestens eine Datei anhängen oder den Text ausfüllen.
Diese Anhänge haben ein Format, das von den Datenboxen nicht unterstützt wird	Die angehängte Datei hat ein Format, das ISDS nicht annehmen kann	Eine Datei in einem zulässigen Format anhängen, siehe Hilfe beim Formular.
Die Nachricht wurde erfolgreich gesendet. Die ID der gesendeten Nachricht lautet [Nummer].	Erfolgreicher Versand	–
Sie haben nicht das Recht, Datennachrichten zu senden!	Senden eines Entwurfs ohne das Recht zum Senden	Den Administrator um Zuweisung des Rechts bitten.
Sie haben keine Nachricht zum Versenden ausgewählt.	Sammelversand ohne markierte Zeilen gestartet	Mindestens eine Nachricht markieren.
Es kann jeweils nur diese Anzahl an Nachrichten gleichzeitig gesendet werden, markieren Sie die restlichen und senden Sie sie erneut.	Es wurden mehr Nachrichten markiert, als auf einmal gesendet werden können	Den Rest in einem weiteren Durchgang senden.
Der eingegebene Benutzername/das Passwort ist für diese Datenbox nicht gültig!	Ungültige Anmeldedaten beim Herunterladen	Die Anmeldedaten in den Einstellungen korrigieren, dies muss der eIntranet-Administrator tun.
Die Nachrichten werden bereits im Hintergrund heruntergeladen, bitte warten Sie – der Vorgang wird innerhalb von 20 Minuten abgeschlossen.	Das Herunterladen läuft bereits	Warten, bis es abgeschlossen ist.
Sie haben keine Datenbox ausgewählt, aus der die Nachrichten heruntergeladen werden sollen.	Beim Herunterladen wurde keine Datenbox ausgewählt	Die Datenbox neben der Schaltfläche zum Herunterladen auswählen.
Sie müssen mindestens 6 Zeichen eingeben	Suche im Verzeichnis mit zu kurzem Text	Einen längeren Text eingeben.
Sie können maximal 60 Dateien hochladen.	Die Höchstzahl an Anhängen wurde überschritten	Die Anzahl der Dateien verringern.
Die Datenbox konnte nicht geladen werden, die Datenbox ist nicht aktiv!	Aktualisierung des Namens einer inaktiven Datenbox	Die Datenbox in den Einstellungen aktivieren.
Sie haben keine Berechtigung für diese Aktion.	Versuch, eine Datenbox oder einen Tag ohne Administratorrecht für das Modul zu löschen	Den Administrator bitten.

Vorgehensweise: Laden von Daten aus E-Abwesenheit in eine Datennachricht

Bei einer empfangenen Datennachricht, deren Betreff einer ČSSZ-Meldung über die Entstehung, Beendigung oder Änderung einer vorübergehenden Arbeitsunfähigkeit entspricht, und sofern das Modul E-Abwesenheit aktiviert ist, wird in der Detailansicht der Nachricht die Schaltfläche „In E-Abwesenheiten laden" angezeigt. Nach dem Klicken sucht das System den Mitarbeiter anhand von Vorname, Nachname und Geburtsdatum aus dem Anhang und legt einen Eintrag zur Arbeitsunfähigkeit an oder aktualisiert ihn; ist bei der betreffenden Datenbox die automatische Verarbeitung aktiviert, geschieht dasselbe automatisch auch ohne manuellen Klick, unmittelbar nach dem Herunterladen der Nachricht.

Vorgehensweise: Übernahme einer empfangenen Datennachricht in die erhaltenen Rechnungen

In der Detailansicht einer empfangenen und noch unerledigten Datennachricht steht, sofern das Modul Erhaltene Rechnungen aktiviert ist, die Schaltfläche „Erhaltene und bearbeitete Rechnungen" zur Verfügung. Nach dem Klicken legt das System eine neue erhaltene Rechnung an, überträgt zu ihr alle Anhänge der Datennachricht, fügt in die Notiz der Rechnung einen Link zurück auf die ursprüngliche Datennachricht ein, startet die automatische Datenerfassung der Rechnung mithilfe künstlicher Intelligenz und markiert die Datennachricht zugleich als erledigt.

Beispiel einer typischen Bearbeitung einer Datennachricht

Beispiel: Die Buchhaltungsabteilung erhält per Datenbox eine Rechnung von einem Lieferanten. Eine automatische Regel des Moduls Datennachrichten verschiebt die Nachricht anhand einer Bedingung zum Absender direkt in den Status In Bearbeitung und übergibt sie an eine bestimmte Buchhalterin, die eine E-Mail mit einem Link zur Nachricht erhält. Die Buchhalterin öffnet die Detailansicht der Datennachricht, prüft die angehängte PDF-Datei der Rechnung und klickt auf die Schaltfläche „Erhaltene und bearbeitete Rechnungen". Das System legt eine neue erhaltene Rechnung an, überträgt zu ihr die Anhänge, fügt in die Notiz der Rechnung einen Link zurück auf die Datennachricht ein, startet die automatische Datenerfassung der Rechnung mithilfe künstlicher Intelligenz und markiert die Datennachricht direkt als erledigt. Die Buchhalterin muss die Rechnung somit nicht herunterladen und manuell in das Modul Erhaltene Rechnungen hochladen.

Beispiel: Eine Sekretärin muss eine Kündigung eines Mietvertrags per Datenbox versenden. Im Modul Datennachrichten klickt sie auf die Kachel „Neue Nachricht", wählt im Feld Von die Firmen-Datenbox aus, sucht im Feld „An" über „Andere Adresse suchen" den Adressaten anhand des Firmennamens, füllt den Betreff aus, hängt das unterschriebene Dokument als Anhang an und klickt auf „Senden". Nach dem Versand erhält sie eine Bestätigung mit der zugewiesenen ISDS-Nummer der Nachricht, die als Nachweis über den Versand dient.

Problemlösung im Modul Datennachrichten

Häufige Fehlermeldungen beim Senden einer Datennachricht

Frage: Was bedeutet die Meldung „Sie haben nicht das Recht, Datennachrichten zu erstellen!"?

Lösung: Dem angemeldeten Benutzer ist im Modul Datennachrichten das Recht zum Erstellen von Nachrichten nicht zugewiesen. Bitten Sie den Administrator, Ihnen diese Berechtigung in der Registerkarte Benutzerrechte in den Einstellungen des Moduls zuzuweisen.

Frage: Warum wird die Meldung „Falsch gewählter Absender!" oder „Falsch gewählter Empfänger!" angezeigt?

Lösung: Im Formular Neue Nachricht fehlt eine gültige Auswahl im Feld Von oder im Feld An. Wählen Sie eine absendende Datenbox, auf die Sie ein Recht haben, und wählen Sie den Empfänger aus dem Verzeichnis oder suchen Sie ihn über „Andere Adresse suchen".

Frage: Was tun, wenn die Meldung zur CzechPOINT@home-Vorlage erscheint, dass sie nur juristische oder nur natürliche Personen verwenden können?

Lösung: Die gewählte Vorlage passt nicht zum Typ der absendenden Datenbox. Wählen Sie eine andere Vorlage, oder wählen Sie im Feld Von eine Datenbox des entsprechenden Typs (bei natürlichen Personen muss die Datenbox im System der Datenboxen auch das Geburtsdatum hinterlegt haben).

Frage: Warum lehnt das Modul einen angehängten Anhang mit der Meldung über ein nicht unterstütztes Format ab?

Lösung: Das System der Datenboxen akzeptiert nur eine begrenzte Menge an Dateiformaten. Hängen Sie eine Datei in einem der zulässigen Formate an, die direkt beim Formular aufgeführt sind.

Frage: Warum lässt sich die Nachricht nicht senden und es erscheint ein Hinweis auf ein abgelaufenes Passwort?

Lösung: Das Passwort zur absendenden Datenbox ist abgelaufen. Erneuern Sie es auf dem Portal der Datenbox und geben Sie das neue Passwort in den Einstellungen des Moduls Datennachrichten in der Registerkarte Verbundene Datenboxen ein.

Häufige Fragen zum Herunterladen und Sammelversand von Nachrichten

Frage: Warum erscheint beim Herunterladen „Der eingegebene Benutzername/das Passwort ist für diese Datenbox nicht gültig!"?

Lösung: Die in den Einstellungen der Datenbox gespeicherten Anmeldedaten stimmen nicht mit den tatsächlichen Daten zur Datenbox überein. Die Korrektur muss der eIntranet-Administrator in der Registerkarte Verbundene Datenboxen vornehmen.

Frage: Was bedeutet die Meldung „Die Nachrichten werden bereits im Hintergrund heruntergeladen, bitte warten Sie – der Vorgang wird innerhalb von 20 Minuten abgeschlossen."?

Lösung: Das Herunterladen der Nachrichten aus der betreffenden Datenbox läuft bereits aus einem vorherigen Start. Warten Sie, bis es abgeschlossen ist, und laden Sie die Seite anschließend neu.

Frage: Warum meldet der Sammelversand „Sie haben keine Nachricht zum Versenden ausgewählt."?

Lösung: Vor dem Klicken auf „Markierte senden" muss in der Registerkarte Zur Versendung mindestens eine Nachricht in der Spalte Markieren angekreuzt werden.

Frage: Was bedeutet die Einschränkung „Es kann jeweils nur diese Anzahl an Nachrichten gleichzeitig gesendet werden, markieren Sie die restlichen und senden Sie sie erneut"?

Lösung: Der Sammelversand hat eine technische Beschränkung der Anzahl der Nachrichten in einem Durchgang. Senden Sie den ersten Durchgang und senden Sie die restlichen markierten Nachrichten mit derselben Schaltfläche in einem weiteren Durchgang.

Frage: Warum sehe ich im Modul Datennachrichten nicht alle Nachrichten der Firma, obwohl ein Kollege sie sieht?

Lösung: Die angezeigten Nachrichten hängen von der zugewiesenen Berechtigung ab. Mit der Ebene „Zugewiesene zur Bearbeitung lesen" sehen Sie nur die Ihnen zur Bearbeitung zugewiesenen Nachrichten, Nachrichten, bei denen Sie zur Kenntnis angegeben sind, sowie eigene Nachrichten; alle Nachrichten der Firma sieht nur ein Benutzer mit der Ebene „Alle lesen". Ist bei Ihrem Konto zusätzlich die Einschränkung „Nur bestimmte Datenboxen" eingestellt, sehen Sie auch keine Nachrichten aus anderen als den ausgewählten Datenboxen. Bitten Sie den Administrator des Moduls um eine Änderung der Berechtigung.

Tipps für die effiziente Arbeit mit Datennachrichten

• Wenn Sie regelmäßig auf ähnliche Anträge antworten, nutzen Sie die Schaltfläche „Als Vorlage verwenden" bei einer zuvor gesendeten Nachricht, so sparen Sie sich das Ausfüllen der Kopfzeile.
• Speichern Sie das Passwort zur Datenbox dauerhaft in den Einstellungen des Moduls, damit Sie das Passwort nicht vor jedem Herunterladen eingeben müssen und damit das automatische Herunterladen alle 3 Stunden funktioniert.
• Richten Sie farbige Tags für Nachrichtentypen ein, die sich in der Firma wiederholen, das erleichtert die schnelle Orientierung in der Tabelle sowie das Filtern mit einem Klick.
• Bevor Sie mehrere Nachrichten auf einmal im Sammelversand senden, prüfen Sie in der Registerkarte Zur Versendung, ob bei allen markierten Nachrichten die Pflichtanhänge und der Betreff ausgefüllt sind – nicht erfolgreiche Nachrichten überspringt das System beim Versand und meldet sie in der Zusammenfassung.
• Für die wiederkehrende automatische Verarbeitung von Nachrichten (zum Beispiel das Weiterleiten von Rechnungen an die E-Mail-Adresse der Buchhaltung) legen Sie in den Regeln eigene Bedingungen fest, damit Sie das nicht bei jeder Nachricht manuell erledigen müssen.
• Verwenden Sie vor einer umfassenden Änderung einer Regel die Karte „Regeln testen" an einer konkreten Nachricht, so überprüfen Sie das Verhalten aller aktiven Regeln ohne das Risiko eines ungewollten Versands.