Ausgangsrechnungen

Überblick

Das Modul Ausgangsrechnungen ist ein umfassendes Werkzeug für die Erstellung, Erfassung und Verwaltung aller Arten von Steuerbelegen und Rechnungen, die Ihr Unternehmen für Kunden ausstellt. Das System unterstützt den gesamten Fakturierungszyklus von der Erstellung der Rechnung über den Versand an den Kunden bis hin zur Erfassung von Zahlungen und der Verknüpfung mit Bankkonten.

Hauptfunktionen

• Erstellung von regulären Steuerbelegen, Rechnungen, Anzahlungsrechnungen und Proforma-Rechnungen
• Verwaltung mehrerer Rechnungsstellen mit unabhängigen Einstellungen und Nummerierungen
• Automatische wiederkehrende Rechnungsstellung für regelmäßige Zahlungen
• Druck von Rechnungen im PDF-Format mit QR-Code für die Zahlung
• Versand von Rechnungen per E-Mail oder Datennachricht (ISDS)
• Export in Buchhaltungssysteme (Pohoda XML, ISDOC)
• Automatischer Zahlungsabgleich von Bankauszügen
• Erfassung von bezahlten und unbezahlten Rechnungen
• Verknüpfung mit CRM, Aufträgen und Lager
• Unterstützung mehrerer Währungen und Sprachversionen

Für wen das Modul bestimmt ist

Das Modul wird insbesondere von Mitarbeitern der Finanzabteilung, Buchhaltern, Vertriebsmitarbeitern und allen genutzt, die im Unternehmen Rechnungen an Kunden ausstellen. Dank flexibler Einstellungen der Zugriffsrechte können Sie festlegen, wer Rechnungen nur einsehen darf, wer sie erstellen kann und wer berechtigt ist, sie zu löschen.

Zugriff und Einstellungen

So gelangen Sie zum Modul

Navigationspfad: Hauptmenü → Ausgangsrechnungen

Nach dem Öffnen des Moduls wird eine Liste der Rechnungsstellen (Rechnungsgruppen) angezeigt, auf die Sie Zugriff haben. Durch Klicken auf die einzelnen Rechnungsstellen zeigen Sie die Rechnungen der jeweiligen Stelle an.

Moduleinstellungen

Die Moduleinstellungen sind für Benutzer mit Administratorrechten zugänglich über:

Einstellungen → Ausgangsrechnungen

Rechnungsstellen (Rechnungsgruppen)

Rechnungsstellen sind eigenständige Fakturierungsgruppen, die es ermöglichen, Rechnungen mit unterschiedlichen Einstellungen auszustellen. Jede Rechnungsstelle hat eigene:

• Namen der Rechnungsstelle (z. B. "Reguläre Rechnungen", "Anzahlungsrechnungen", "Proformas")
• Rechnungstyp (Steuerbeleg, Rechnung, Anzahlungsrechnung, Proforma-Rechnung, Beleg zur Anzahlung, Gutschrift)
• Nummernkreis mit eigenem Präfix und Nummerierungsstil
• Bankkonten für Zahlungen
• Standardtexte über und unter den Posten
• Einstellungen für MwSt., Währungen und Sprachen
• Benutzerrechte (wer darf lesen, schreiben, löschen)

Um Rechnungen ausstellen zu können, muss mindestens eine aktive Rechnungsstelle mit den entsprechenden Rechten angelegt sein.

Basiseinstellungen der Rechnungsstelle

Beim Erstellen oder Bearbeiten einer Rechnungsstelle können Sie Folgendes festlegen:

• Name der Rechnungsstelle: Beschreibender Name zur Orientierung
• Aktiv: Ob die Rechnungsstelle aktiv ist und im Modul angezeigt wird
• Typ der Ausgangsrechnung: Bestimmt die Art der ausgestellten Belege
  • Steuerbeleg, Rechnung
  • Anzahlungsrechnung
  • Proforma-Rechnung
  • Steuerbeleg zur gezahlten Anzahlung
  • Gutschrift
• Nummern-Präfix: Text vor der Rechnungsnummer (z. B. "2025")
• Kontonummer: Bankkonten für den Zahlungseingang (mehrere Konten möglich)
• Standard-Fälligkeit: Anzahl der Tage bis zur Fälligkeit der Rechnung
• Standard-Konstantsymbol, MwSt.-Gliederung, Kontierung: Für die Anbindung an Buchhaltungssysteme

Benutzerrechte

Für jede Rechnungsstelle legen Sie fest, welche Benutzer welche Rechte haben:

Berechtigung	Beschreibung
Anzeigen	Der Benutzer sieht die Rechnungen, kann sie aber weder bearbeiten noch neue erstellen
Bearbeiten	Der Benutzer kann neue Rechnungen erstellen und bestehende bearbeiten
Löschen	Der Benutzer kann Rechnungen löschen (in den Papierkorb verschieben)
Administration	Vollzugriff, einschließlich der Einsicht in gelöschte Rechnungen

Benutzeroberfläche

Hauptbildschirm

Nach dem Öffnen des Moduls sehen Sie im oberen Bereich eine Leiste mit den Rechnungsstellen. Jede Rechnungsstelle wird als Tab mit einem Ordnersymbol und dem Namen dargestellt. Durch Klicken auf eine Rechnungsstelle zeigen Sie die Rechnungen dieser Stelle an.

Zusätzlich wird der Tab Statistiken angezeigt, der einen Überblick über ausgestellte Rechnungen, Zahlungen und Forderungen bietet.

Filter und Suche

Über der Rechnungstabelle befindet sich ein ausklappbarer Filter, der es ermöglicht, gewünschte Rechnungen schnell nach verschiedenen Kriterien zu finden:

• Betrag höher als / niedriger als: Filtern nach dem Rechnungswert
• Empfänger: Auswahl einer bestimmten Firma
• Ausstellungsdatum: Zeitraum von - bis
• Leistungsdatum (DUZP): Zeitraum von - bis
• Bezahlt / Unbezahlt: Zahlungsstatus der Rechnung
• Wiederkehrend: Rechnungen mit eingestellter automatischer Wiederholung
• Im Postentext: Suche nach Text innerhalb der Rechnungsposten
• MwSt. des Postens: Filtern nach MwSt.-Satz

Schnellwahlschalter für Zeiträume

Unter dem Filter befinden sich Schaltflächen für den Schnellzugriff:

• Alle / Bezahlt / Unbezahlt: Schnellfilter nach Zahlungsstatus
• Jahr: Dropdown-Menü zur Auswahl des Jahres basierend auf dem Leistungsdatum

Rechnungstabelle

Die Haupttabelle zeigt eine Liste der Rechnungen mit folgenden Spalten:

• Belegnummer: Eindeutige Rechnungsnummer
• Variables Symbol: Zur Identifizierung von Zahlungen
• Bestellnummer: Bestellnummer des Kunden
• Ausstellungsdatum: Wann die Rechnung erstellt wurde
• Leistungsdatum: Datum der steuerpflichtigen Leistung
• Fälligkeitsdatum: Bis wann die Rechnung bezahlt sein muss
• Empfänger: Name des Kunden
• Gesamt ohne MwSt.: Bemessungsgrundlage
• MwSt.: Höhe der Mehrwertsteuer
• Gesamt mit MwSt.: Endbetrag zur Zahlung
• Bezahlt: Bisher beglichener Betrag
• Währung: Währung der Rechnung
• Status: Bezahlt / Unbezahlt

Durch Klicken auf eine Rechnungszeile öffnen Sie die Rechnungsdetails mit vollständigen Informationen.

Grundlegende Operationen

Erstellung einer neuen Rechnung

1. Wählen Sie die Rechnungsstelle aus, indem Sie auf den Tab mit ihrem Namen klicken
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen im rechten oberen Bereich des Bildschirms
3. Es öffnet sich ein Dialogfenster zur Rechnungserstellung
4. Füllen Sie den Rechnungskopf aus:
   • Ausstellungsdatum: Automatisch mit dem heutigen Datum vorbefüllt
   • Leistungsdatum: Datum der steuerpflichtigen Leistung
   • Fälligkeitsdatum: Automatisch basierend auf den Einstellungen der Rechnungsstelle berechnet
   • Belegnummer: Automatisch gemäß dem Nummernkreis generiert
   • Variables Symbol: Von der Belegnummer abgeleitet
   • Konstantsymbol, MwSt.-Gliederung, Kontierung: Für Buchhaltungssysteme
   • Zahlungsart: Banküberweisung, Bar, Karte
   • Kontonummer: Auswahl aus den in der Rechnungsstelle definierten Konten
   • Währung: CZK, EUR, USD und weitere
5. Geben Sie den Empfänger an:
   • Aus CRM wählen: Daten aus dem CRM-Modul laden
   • Aus früher erstellten Rechnungen wählen: Schnellauswahl aus vorherigen Rechnungen
   • Neu eingeben: Manuelles Ausfüllen der Empfängerdaten
6. Bei der Auswahl aus dem CRM oder dem Laden per Identifikationsnummer (IČ) werden automatisch ausgefüllt:
   • Firmenname
   • IČ und USt-IdNr. (DIČ)
   • Adresse (Straße, Stadt, PLZ, Staat)
   • E-Mail und Telefon
7. Wenn der Empfänger keine USt-IdNr. hat, markieren Sie Nicht-USt-Zahler
8. Geben Sie die Rechnungsposten ein:
   • Klicken Sie auf Posten hinzufügen
   • Postencode: Interne Bezeichnung
   • Postenname: Beschreibung der Dienstleistung oder des Produkts
   • Menge: Anzahl der Einheiten
   • Maßeinheit: Stk, Std, m, m2, kg usw.
   • Einzelpreis ohne MwSt.: Preis pro Einheit
   • MwSt.-Satz: 0%, 12%, 21%
   • Rabatt: Prozentsatz oder Rabattbetrag
   • Notiz: Ergänzende Informationen zum Posten
9. Posten können auch aus dem Lager geladen werden, indem Sie einen Lagerartikel auswählen
10. Zur Verknüpfung mit einem Auftrag wählen Sie die Auftragsnummer (falls Sie das Modul Aufträge nutzen)
11. Füllen Sie die optionalen Felder Text über den Posten und Text unter den Posten aus
12. Überprüfen Sie die berechneten Gesamtbeträge im rechten Teil des Dialogs
13. Klicken Sie auf Speichern

Bearbeitung einer Rechnung

1. Klicken Sie in der Rechnungstabelle auf die Rechnung, die Sie bearbeiten möchten
2. Die Rechnungsdetails werden geöffnet
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten im rechten oberen Bereich
4. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen im Dialogfenster vor
5. Speichern Sie durch Klicken auf Speichern

Hinweis: Rechnungen können nur so lange bearbeitet werden, bis sie an den Empfänger gesendet oder verbucht wurden. Nach dem Versand wird empfohlen, Änderungen mittels Korrekturbelegen oder Gutschriften vorzunehmen.

Kopieren einer Rechnung

Um eine neue Rechnung auf Basis einer bestehenden zu erstellen:

1. Öffnen Sie die Rechnungsdetails
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Kopieren
3. Es öffnet sich ein Formular mit vorbefüllten Daten
4. Es werden automatisch eine neue Rechnungsnummer und das aktuelle Datum generiert
5. Passen Sie die erforderlichen Daten an und speichern Sie

Rechnungsdruck als PDF

1. Öffnen Sie die Rechnungsdetails
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Drucken
3. Wählen Sie das Drucklayout:
   • Basis: Standardformat der Rechnung
   • + EAN: Zeigt EAN-Codes der Posten aus dem Lager an
   • + Notizen: Enthält die Notizen zu den Posten
   • + Bilder: Fügt Produktbilder hinzu
4. Wählen Sie die Sprachversion (falls in der Rechnungsstelle aktiviert)
5. Klicken Sie auf Drucken
6. Das PDF öffnet sich in einem neuen Fenster, von wo aus Sie es herunterladen oder drucken können

Die Rechnung enthält einen QR-Code für die Zahlung, der den Kunden die Begleichung durch Scannen in ihrer mobilen Banking-App erleichtert.

Versand der Rechnung per E-Mail

1. Öffnen Sie die Rechnungsdetails
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche E-Mail
3. Überprüfen oder korrigieren Sie die E-Mail-Adresse des Empfängers
4. Wenn der Empfänger im CRM hinterlegt ist, können Sie weitere E-Mail-Adressen aus der Kontaktliste wählen
5. Wählen Sie die Druckvariante (Basis, mit Notizen, mit Bildern)
6. Sie können + Anhänge in E-Mail markieren und Dateien auswählen, die an die Rechnung angehängt sind
7. Wählen Sie die Sprachversion der Rechnung
8. Überprüfen oder bearbeiten Sie Betreff und Text der E-Mail
9. Fügen Sie bei Bedarf weitere Anhänge per Drag & Drop hinzu
10. Klicken Sie auf Senden

Die E-Mail wird von der Adresse robot@eintranet.net mit Ihrer Antwortadresse versendet. Eine Blindkopie (BCC) wird zur Dokumentation automatisch auch an Sie gesendet.

Erfassung der Rechnungszahlung

1. Öffnen Sie die Rechnungsdetails
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Bezahlt
3. Geben Sie im Dialogfenster Folgendes ein:
   • Betrag: Gezahlter Betrag (auch Teilzahlungen möglich)
   • Zahlungsdatum: Wann die Zahlung eingegangen ist
   • Notiz: Zum Beispiel die Banktransaktionsnummer
4. Klicken Sie auf Speichern

Das System berechnet automatisch, ob die Rechnung vollständig bezahlt ist, und aktualisiert den Status. Bei vollständiger Bezahlung wird die Rechnung in die Kategorie der bezahlten Rechnungen verschoben.

Löschen einer Rechnung

1. Öffnen Sie die Rechnungsdetails
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen
3. Bestätigen Sie das Löschen im Dialogfenster durch Klicken auf Ja

Eine gelöschte Rechnung wird in den Papierkorb verschoben, von wo aus ein Administrator sie wiederherstellen oder dauerhaft löschen kann. Um gelöschte Rechnungen anzuzeigen, klicken Sie auf die Schaltfläche Gelöscht im Hauptmenü des Moduls.

Erweiterte Funktionen

Anzahlungsrechnungen und Steuerbelege zur Anzahlung

Das System unterstützt die Erstellung von Anzahlungsrechnungen und anschließenden Steuerbelegen zur gezahlten Anzahlung gemäß der Gesetzgebung:

Ausstellung einer Anzahlungsrechnung

1. Erstellen Sie eine Rechnungsstelle vom Typ Anzahlungsrechnung
2. Stellen Sie die Rechnung auf herkömmliche Weise aus
3. Die Anzahlungsrechnung enthält die MwSt. gemäß dem gewählten Modus
4. Nach Zahlung der Anzahlung erfassen Sie den Eingang über die Schaltfläche Bezahlt

Ausstellung eines Steuerbelegs zur gezahlten Anzahlung

1. Öffnen Sie die Details der Anzahlungsrechnung, die bezahlt wurde
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Steuerbeleg ausstellen
3. Wählen Sie eine Rechnungsstelle vom Typ Steuerbeleg zur gezahlten Anzahlung
4. Das System füllt die Daten automatisch aus der Anzahlungsrechnung aus
5. Passen Sie die Höhe der gezahlten Anzahlung an, falls diese nur teilweise beglichen wurde
6. Speichern Sie den Beleg

Abzug der Anzahlung von der Endrechnung

1. Stellen Sie eine reguläre Rechnung für die gelieferten Waren oder Dienstleistungen aus
2. Gehen Sie in den Rechnungsdetails zum Bereich der Posten
3. Klicken Sie auf das Symbol Anzahlungsabzug hinzufügen
4. Wählen Sie die Anzahlungsrechnung aus, die Sie abziehen möchten
5. Das System fügt automatisch einen negativen Posten mit dem Anzahlungsbetrag hinzu
6. Der resultierende Zahlbetrag reduziert sich um die bereits geleistete Anzahlung

Gutschriften und Stornierungen

Verwenden Sie Gutschriften, um fehlerhaft ausgestellte Rechnungen zu korrigieren oder Warenrücksendungen zu bearbeiten:

1. Erstellen Sie eine Rechnungsstelle vom Typ Gutschrift
2. Stellen Sie die Gutschrift mit Bezug auf die ursprüngliche Rechnung aus
3. Geben Sie Posten mit negativen oder positiven Werten ein (je nach Einstellung der Rechnungsstelle)
4. Geben Sie im Feld Text über den Posten den Bezug zur ursprünglichen Rechnung an

QR-Code für die Zahlung

Alle gedruckten Rechnungen enthalten automatisch einen QR-Code für die Zahlung nach dem SPAYD-Standard. Der QR-Code enthält:

• Kontonummer des Empfängers
• Zahlbetrag
• Variables Symbol
• Währung der Zahlung
• Nachricht für den Empfänger

Der Kunde kann den QR-Code mit einer mobilen Banking-App scannen, woraufhin die Zahlung automatisch mit allen erforderlichen Daten vorausgefüllt wird.

Export in Buchhaltungssysteme

Das Modul ermöglicht den Export von Rechnungen in Buchhaltungsprogramme im XML-Format:

Export nach Pohoda XML

1. Klicken Sie im Modul Ausgangsrechnungen auf die Schaltfläche Export/Import
2. Wählen Sie Export nach XML/ISDOC
3. Wählen Sie das Format PohodaXML
4. Geben Sie die ID der Rechnungsstelle in Pohoda an (falls Sie dort Kostenstellen verwenden)
5. Wählen Sie den Zeitraum basierend auf dem Leistungsdatum (DUZP)
6. Klicken Sie auf Exportieren
7. Es wird eine XML-Datei heruntergeladen, die Sie in das Programm Pohoda importieren können

Export nach ISDOC

1. Öffnen Sie den Export auf dieselbe Weise wie bei Pohoda
2. Wählen Sie das Format ISDOC
3. Stellen Sie den Exportzeitraum ein
4. Exportieren Sie die Datei

ISDOC ist ein Standardformat für elektronische Rechnungen in der Tschechischen Republik, das von den meisten Buchhaltungssystemen (Money S3, ABRA, Helios und andere) unterstützt wird.

Automatische wiederkehrende Rechnungsstellung

Für regelmäßige monatliche oder wöchentliche Zahlungen können Sie eine automatische Wiederholung einrichten:

1. Erstellen Sie eine Musterrechnung mit den gewünschten Posten und Texten
2. Klicken Sie in den Rechnungsdetails auf das Symbol Wiederholung (oder im Menü auf die drei Punkte)
3. Stellen Sie die Wiederholungsparameter ein:
   • Wiederholen: Ja
   • Wiederholen alle:
     • Woche - wählen Sie den Wochentag
     • Monat - erster Tag im Monat (Montag, Dienstag...)
     • Monat - ein bestimmter Tag (z. B. der 10. Tag des Monats)
     • In ausgewählten Monaten des Jahres
   • Beleg erstellen am Tag: Welcher Tag in der Woche oder im Monat
   • Nach Erstellung automatisch per E-Mail senden: Geben Sie die E-Mail-Adresse für den automatischen Versand ein
4. Speichern Sie die Einstellungen

Makros für automatische Rechnungen

In den Texten von wiederkehrenden Rechnungen können Sie Makros verwenden, die automatisch durch aktuelle Werte ersetzt werden:

• Ausstellungsdatum:
  • {IssueDate} - vollständiges Ausstellungsdatum
  • {IssueMonth} - Ausstellungsmonat (Zahl)
  • {IssueDay} - Ausstellungstag
  • {IssueYear} - Ausstellungsjahr
• Fälligkeitsdatum:
  • {DueDate} - vollständiges Fälligkeitsdatum
  • {DueMonth}, {DueDay}, {DueYear}
• Leistungsdatum:
  • {TaxDate} - vollständiges Leistungsdatum
  • {TaxMonth}, {TaxDay}, {TaxYear}
• Identifikation:
  • {DocNumber} - Belegnummer
  • {VarSym} - Variables Symbol

Anwendungsbeispiel: Schreiben Sie in das Feld "Text über den Posten" den Text "Service für {IssueMonth}/{IssueYear}". Beim Drucken ändert sich der Text zu "Service für 2/2025".

Reverse-Charge-Verfahren (Přenesená daňová povinnost)

Für Rechnungen im Reverse-Charge-Verfahren (z. B. beim Verkauf von Bauleistungen oder Metallabfällen):

1. Markieren Sie beim Erstellen der Rechnung Reverse-Charge-Verfahren
2. Wählen Sie den entsprechenden Leistungscode für Reverse-Charge je nach Transaktionsart
3. Es wird keine MwSt. berechnet, aber auf der Rechnung wird der Hinweis angebracht, dass der Kunde die Steuer schuldet
4. Beim Drucken erscheint der entsprechende Text zum Reverse-Charge-Modus

Rechnungsanhänge

Sie können zwei Arten von Anhängen an eine Rechnung anfügen:

• Interne Anhänge: Nur für Mitarbeiter des Unternehmens sichtbar, werden nicht an den Kunden gesendet
• Anhänge: Normale Anhänge, die gemeinsam mit der Rechnung an den Kunden gesendet werden können

Anhang hinzufügen

1. Öffnen Sie die Rechnungsdetails
2. Klicken Sie im Bereich Anhänge auf das Plus-Symbol
3. Wählen Sie die hochzuladenden Dateien aus
4. Die Dateien werden hochgeladen und in der Liste angezeigt

Beim Versand der Rechnung per E-Mail können Sie auswählen, welche Anhänge zusammen mit der PDF-Rechnung gesendet werden sollen.

Integration mit anderen Modulen

Verknüpfung mit dem Modul CRM

Das Modul Ausgangsrechnungen ist eng mit dem Modul CRM verzahnt:

• Laden von Empfängern: Beim Erstellen einer Rechnung können Sie eine Firma aus dem CRM auswählen, und alle Daten werden automatisch übernommen
• E-Mail-Adressen: Beim Versenden der Rechnung werden alle Kontakt-E-Mail-Adressen aus dem CRM angeboten
• Warnung zur Zahlungsmoral: Wenn für einen Empfänger im CRM ein schlechter Zahlungstyp eingestellt ist, wird eine Warnung angezeigt
• Rechnungshistorie: Im CRM sehen Sie eine Liste aller Rechnungen, die für den jeweiligen Empfänger ausgestellt wurden

Verknüpfung mit dem Modul Aufträge

Wenn Sie das Modul Aufträge (Verträge) nutzen:

• Beim Erstellen einer Rechnung können Sie den Auftrag auswählen, zu dem die Rechnung gehört
• In den Auftragsdetails sehen Sie eine Liste aller ausgestellten Rechnungen
• Sie können die Abrechnung einzelner Projekte verfolgen

Verknüpfung mit dem Lager

Beim Erstellen von Rechnungsposten können Sie:

• Posten direkt aus dem Lager auswählen
• Das System ergänzt automatisch Code, Name, Einheit und Preis
• Beim Speichern der Rechnung wird die Menge automatisch vom Lager abgezogen (falls aktiviert)
• In den Rechnungsdetails sehen Sie ein Lagersymbol bei Posten, die aus dem Lager stammen

Automatischer Abgleich mit Bankauszügen

Das Modul Ausgangsrechnungen arbeitet mit dem Modul Bankauszüge zusammen:

1. Importieren Sie den Kontoauszug (manuell oder automatisch über eine API)
2. Das System gleicht eingehende Zahlungen automatisch anhand des Variablen Symbols mit den Rechnungen ab
3. Bei abgeglichenen Rechnungen wird die Zahlung automatisch erfasst
4. Rechnungen werden als bezahlt markiert und in die entsprechende Kategorie verschoben

Zahlungsimport von der Bank

1. Klicken Sie im Modul Ausgangsrechnungen auf Export/Import
2. Wählen Sie Bank API Import und wählen Sie Ihr Bankkonto
3. Das System lädt die Transaktionen von der Bank herunter
4. Zahlungen werden automatisch anhand des Variablen Symbols den Rechnungen zugeordnet
5. Es wird eine Liste der zugeordneten und nicht zugeordneten Zahlungen angezeigt

Versand per Datennachricht (ISDS)

Wenn Sie das Modul Datennachrichten aktiviert haben:

1. Klicken Sie in den Rechnungsdetails auf die Schaltfläche Datennachricht
2. Das System prüft, ob der Empfänger über ein Datenpostfach verfügt
3. Wählen Sie die Druckvariante der Rechnung
4. Die Rechnung wird als Anhang der Datennachricht versendet

Statistiken und Berichte

Statistiken anzeigen

1. Klicken Sie im oberen Teil des Moduls auf den Tab Statistiken
2. Es werden grafische Auswertungen angezeigt:
   • Gesamtumsatz in den einzelnen Monaten
   • Verhältnis von bezahlten zu unbezahlten Rechnungen
   • Top-Empfänger nach Umsatz
   • Umsatzentwicklung über die Zeit

Summen nach Währung

Unter dem Filter in der Haupttabelle wird eine zusammenfassende Übersicht der gefilterten Rechnungen angezeigt:

• Gesamtbetrag ohne MwSt.
• Gesamtbetrag MwSt.
• Gesamtbetrag mit MwSt.
• Summen aufgeteilt nach Währungen (CZK, EUR, USD...)

Fehlerbehebung

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Frage: Ich kann keine Rechnung ausstellen, die Schaltfläche "Hinzufügen" ist inaktiv.

Antwort: Sie haben keine ausreichenden Rechte zum Ausstellen von Rechnungen in der gewählten Rechnungsstelle. Kontaktieren Sie den Systemadministrator, damit er Ihnen das Bearbeitungsrecht für Rechnungen zuweist.

Frage: Wie korrigiere ich eine fehlerhaft ausgestellte Rechnung?

Antwort: Wenn die Rechnung noch nicht an den Empfänger gesendet wurde, können Sie sie über die Schaltfläche "Bearbeiten" ändern. Wenn sie bereits versendet wurde, muss ein Korrekturbeleg oder eine Gutschrift ausgestellt werden. Löschen Sie die ursprüngliche Rechnung nicht, sondern stornieren Sie sie durch eine Gutschrift.

Frage: Wie richte ich den automatischen Versand von Mahnungen ein?

Antwort: In den Einstellungen der Rechnungsstelle können Sie die automatische Prüfung überfälliger Rechnungen aktivieren und eine Mahnungsvorlage festlegen. Das System prüft dann täglich automatisch unbezahlte Rechnungen und versendet Mahnungen an die angegebenen E-Mail-Adressen.

Frage: Warum wird eine Rechnung nicht automatisch mit einer Bankzahlung abgeglichen?

Antwort: Der automatische Abgleich erfolgt über das Variable Symbol. Prüfen Sie, ob die Zahlung bei der Bank das korrekte Variable Symbol enthält, das mit der Rechnungsnummer übereinstimmt. Falls nicht, können Sie die Zahlung im Modul Bankauszüge manuell zuordnen.

Frage: Wie stelle ich eine Rechnung in einer Fremdwährung aus?

Antwort: Wählen Sie beim Erstellen der Rechnung im Feld "Währung" die gewünschte Währung aus (EUR, USD usw.). Geben Sie die Preise in dieser Währung ein. Auf der gedruckten Rechnung werden sowohl die Beträge in Fremdwährung als auch die Umrechnung in CZK zum Kurs der tschechischen Nationalbank (ČNB) angezeigt.

Frage: Kann ich mehrere Nummernkreise für Rechnungen haben?

Antwort: Ja, jede Rechnungsstelle hat einen eigenen Nummernkreis. Erstellen Sie mehrere Rechnungsstellen und stellen Sie in jeder ein anderes Präfix und eine andere Nummerierung ein.

Frage: Wie stelle ich eine Anzahlungsrechnung und dann den Endbeleg aus?

Antwort:

1. Erstellen Sie eine Rechnungsstelle vom Typ Anzahlungsrechnung und stellen Sie dort die Anzahlung aus.
2. Markieren Sie die Anzahlung nach Erhalt als bezahlt.
3. Klicken Sie in den Details der Anzahlungsrechnung auf "Steuerbeleg ausstellen".
4. Fügen Sie bei der Erstellung der Endrechnung den Anzahlungsabzug als negativen Posten hinzu.

Frage: Der QR-Code auf der Rechnung funktioniert beim Scannen nicht.

Antwort: Prüfen Sie, ob auf der Rechnung Bankkonto, Variables Symbol und Betrag korrekt ausgefüllt sind. Der QR-Code wird nach dem SPAYD-Standard generiert, den alle tschechischen Banken unterstützen. Falls das Problem weiterhin besteht, versuchen Sie, die Rechnung in einer höheren Qualität zu drucken.

Tipps für effizientes Arbeiten

• Kopierfunktion nutzen: Wenn Sie ähnliche Rechnungen ausstellen, verwenden Sie die Funktion "Kopieren", anstatt von vorn zu beginnen.
• Standardtexte festlegen: Geben Sie in den Einstellungen der Rechnungsstelle Standardtexte ein, die automatisch in neue Rechnungen übernommen werden.
• CRM nutzen: Halten Sie die Empfängerdaten im CRM aktuell, um Zeit bei der Rechnungserstellung zu sparen.
• Laufend abgleichen: Importieren Sie regelmäßig Bankauszüge und gleichen Sie Zahlungen ab, um den Überblick über Forderungen zu behalten.
• Wiederholungen einrichten: Nutzen Sie die automatische Wiederholung für regelmäßige monatliche Rechnungen.
• Filter verwenden: Nutzen Sie Filter nach Betrag, Datum oder Empfänger, um Rechnungen schnell zu finden.
• Regelmäßig exportieren: Exportieren Sie Rechnungen immer für einen abgeschlossenen Zeitraum (Monat, Quartal) in das Buchhaltungssystem.
• Vor dem Senden prüfen: Kontrollieren Sie immer die PDF-Vorschau, bevor Sie sie an den Kunden senden.
• Notizen erfassen: Nutzen Sie das Notizfeld, um wichtige Informationen zur Rechnung festzuhalten.
• Statistiken im Blick behalten: Prüfen Sie regelmäßig die Statistiken für einen Überblick über die finanzielle Gesundheit des Unternehmens.

Empfohlene Arbeitsabläufe

Monatsabschluss der Rechnungen

1. Prüfen Sie am Monatsende alle ausgestellten Rechnungen.
2. Importieren Sie Bankauszüge und gleichen Sie Zahlungen ab.
3. Markieren Sie Rechnungen, die unbezahlt geblieben sind.
4. Exportieren Sie die Rechnungen in das Buchhaltungssystem.
5. Drucken oder exportieren Sie eine Übersicht für den Buchhalter.
6. Versenden Sie Mahnungen für überfällige Rechnungen.

Kontrolle vor dem Rechnungsversand

1. Prüfen Sie die Richtigkeit der Empfängerdaten (insbesondere die USt-IdNr.).
2. Überprüfen Sie Ausstellungsdatum, Leistungsdatum und Fälligkeit.
3. Kontrollieren Sie Posten, Mengen und Preise.
4. Überprüfen Sie die Korrektheit der MwSt.-Berechnung.
5. Prüfen Sie Bankkonto und Variables Symbol.
6. Sehen Sie sich die PDF-Vorschau vor dem Versand an.
7. Stellen Sie sicher, dass die E-Mail-Adresse des Empfängers korrekt ist.