Ausgangsrechnungen

Überblick

Das Modul Ausgangsrechnungen (ausgestellte Rechnungen, Steuerbelege, Vorauszahlungsrechnungen) dient der Erfassung und Ausstellung aller Arten von ausgehenden Steuerbelegen. Es ermöglicht die Ausstellung einer Rechnung, den Versand per E-Mail oder über eine Datenbox, die Erfassung von Zahlungen und den Export von Belegen in Buchhaltungssoftware. Das System ist in Kostenstellen gegliedert, die verschiedenen Rechnungsgruppen oder Belegarten entsprechen.

Hauptfunktionen

• Ausstellung und Bearbeitung von Rechnungen, Vorauszahlungsrechnungen, Gutschriften und Steuerbelegen für Vorauszahlungen
• Organisation in Kostenstellen (Rechnungsgruppen) mit unterschiedlichen Einstellungen und Benutzerberechtigungen
• Automatische Generierung der Belegnummer, des variablen Symbols und des Fälligkeitsdatums
• Drucken von Rechnungen als PDF und Herunterladen in den Formaten PDF, ISDOC oder ZIP
• Versand von Rechnungen per E-Mail oder über eine Datenbox (ISDS)
• Zahlungserfassung und automatischer Abgleich mit Kontoauszügen
• Export in die Buchhaltungssysteme Pohoda XML, ISDOC, Money S3
• Wiederkehrende Rechnungen mit automatischer Ausstellung und Textmakros
• Verwaltung von Einbehalten (Sicherungseinbehalte) bei Rechnungen
• Abzug von Vorauszahlungsrechnungen vom Steuerbeleg
• Fakturierungsstatistiken mit Periodenvergleich und Diagrammen
• Massenbuchung von Einnahmen- und Ausgabenkategorien (Steueraufzeichnungen)

Zugang und Einstellungen

Zugang zum Modul Ausgangsrechnungen

Navigationspfad zum Modul Ausgangsrechnungen: Hauptmenü → Ausgangsrechnungen

Nach dem Aufrufen des Moduls wird eine Übersicht der verfügbaren Kostenstellen (Rechnungsgruppen) angezeigt. Klicken Sie auf den Namen einer Kostenstelle, um die Rechnungen dieser Kostenstelle anzuzeigen. Die Registerkarte Statistiken ist rechts neben den Kostenstellen verfügbar.

Einstellungen des Moduls Ausgangsrechnungen

Die Modulkonfiguration ist über Einstellungen → Ausgangsrechnungen zugänglich. Nur Administratoren und Benutzer mit Moduladministrator-Berechtigungen haben Zugang zu den Einstellungen. Die Einstellungen umfassen die Verwaltung der Kostenstellen und deren detaillierte Konfiguration.

Kostenstellen (Rechnungsgruppen)

Die Kostenstellen im Modul Ausgangsrechnungen trennen verschiedene Gruppen von Rechnungen (z. B. nach Belegart oder Abteilung). Jede Kostenstelle hat eigene Nummerierungseinstellungen, Belegarten, Lieferanteninformationen und Benutzerberechtigungen. Eine neue Kostenstelle kann über die Schaltfläche Rechnungskostenstelle hinzufügen in den Einstellungen angelegt werden.

Die Kostenstelleneinstellungen enthalten folgende Registerkarten:

• Allgemeine Einstellungen: Kostenstellenname, Belegart, Umsatzsteuerpflichtiger, Präfix und Format der Belegnummer, Standard-Fälligkeitsdatum, Konstantsymbol, Vorkontierung, USt-Klassifizierung, Drucksprache und Druckvorlagen
• Kontonummern: Bankkonten des Lieferanten, die auf der Rechnung angezeigt werden, Kontowährung
• Lieferant - Info: Firmenname, Firmennummer, USt-IdNr., Adresse des Lieferanten – diese Angaben werden auf der Rechnung gedruckt
• E-Mail-Versand: Standard-Betreff und -Text beim Versand von Rechnungen per E-Mail
• Benutzerberechtigungen: Zuordnung von Benutzern zu Lese-, Schreib- oder Löschberechtigungen für Rechnungen in dieser Kostenstelle
• Rechnungsstil: Logo und grafische Anpassung der Druckvorlage
• Einbehalt-Einstellungen: Standardprozentsätze und Bedingungstexte für kurzfristige und langfristige Einbehalte

Belegarten im Modul Ausgangsrechnungen

Jeder Kostenstelle ist eine Belegart zugeordnet. Die Belegart bestimmt, welche Art von Rechnungen in der jeweiligen Kostenstelle ausgestellt wird, und beeinflusst die im Rechnungsdetail verfügbaren Funktionen.

Belegart	Beschreibung
Steuerbeleg, Rechnung	Standardmäßige Ausgangsrechnung mit USt
Vorauszahlungsrechnung	Rechnung mit Vorauszahlungsanforderung vor der Leistungserbringung; ermöglicht die Ausstellung eines Steuerbelegs für die Vorauszahlung
Gutschrift	Korrigierender Steuerbeleg zur Reduzierung der ursprünglichen Forderung
Steuerbeleg für gezahlte Vorauszahlung	Beleg, der nach Erhalt einer Vorauszahlung ausgestellt wird
Proforma	Unverbindliche Rechnung zur Information des Kunden
Rechnung ohne USt	Beleg für Nicht-Umsatzsteuerpflichtige oder für steuerfreie Leistungen

Berechtigungen und Zugriffsrechte für das Modul Ausgangsrechnungen

Zugriffsrechte werden für jede Kostenstelle separat festgelegt. Der Administrator ordnet Benutzer einer der drei Berechtigungsgruppen direkt in den Kostenstelleneinstellungen zu.

Berechtigung	Beschreibung
Lesen	Anzeige der Rechnungsliste und ihrer Details ohne Möglichkeit zur Erstellung oder Bearbeitung
Schreiben und Lesen	Erstellen neuer Rechnungen, Bearbeitung, Drucken, Versand per E-Mail, Zahlungserfassung und Kopieren
Schreiben, Lesen und Löschen	Vollzugriff einschließlich Löschen von Rechnungen und Export in XML/ISDOC; Zugriff auf die Übersicht gelöschter Datensätze

Benutzeroberfläche

Hauptbildschirm des Moduls Ausgangsrechnungen

Im Modul Ausgangsrechnungen wird nach dem Zugriff ein Panel mit Kostenstellen-Registerkarten angezeigt. Jede Kostenstelle entspricht einer Rechnungsgruppe. Durch Klicken auf eine Kostenstellen-Registerkarte wechseln Sie die Anzeige der Rechnungen für diese Kostenstelle. Die Registerkarte Statistiken zeigt grafische Übersichten der Fakturierung über alle Kostenstellen.

Unter den Kostenstellen-Registerkarten befindet sich ein ausklappbares Filterpanel und die Hauptrechnungstabelle mit Schaltflächen für grundlegende Operationen.

Filter und Suche in der Rechnungsliste

Das Modul Ausgangsrechnungen bietet zwei Suchmöglichkeiten:

• Schnellfilter-Schaltflächen: Über der Tabelle befinden sich die Schaltflächen Alle, Bezahlt, Unbezahlt für schnelles Umschalten des Status. Daneben befindet sich eine Jahresauswahl zur Filterung nach Steuerdatum.
• Erweiterter Filter: Ein ausklappbares Panel (gelber Rahmen) enthält Felder für Betrag höher als, Betrag niedriger als, Kunde, Ausstellungsdatum (von–bis), Steuerdatum (von–bis), Bezahlt/Unbezahlt, Wiederkehrend, Im Positionstext und USt der Position (für USt-Pflichtige). Für Steueraufzeichnungen sind die Filter Einnahmen-/Ausgabenkategorie und Positions-Einnahmen-/Ausgabenkategorie verfügbar. Klicken Sie nach dem Einstellen der Filter auf Suchen. Den Filter setzen Sie mit der Schaltfläche Abbrechen zurück.
• DataTables-Suchfeld: Das Feld Suchen rechts über der Tabelle ermöglicht eine Volltextsuche in den angezeigten Rechnungen, ohne den erweiterten Filter zu öffnen.

Tipp: Wenn der Filter aktiv ist (andere Werte als Standard enthält), wird der Name der Registerkarte Filter fett und rot angezeigt.

Rechnungstabelle und Gesamtsummen

Die Haupttabelle im Modul Ausgangsrechnungen enthält die Spalten: Belegnummer, Var. Sym., Best.-Nr., Ausstellungsdatum, Steuerdatum, Fälligkeitsdatum, Kunde, Gesamt ohne USt, Gesamt mit USt, Bezahlt, Offener Betrag und Aktionsschaltflächen. Durch Klicken auf den Pfeil neben einer Rechnungszeile wird das Detail mit einer Übersicht der Rechnungspositionen direkt in der Tabelle ausgeklappt.

Über der Tabelle werden Gesamtsummen für die aktuell gefilterten Rechnungen in allen verwendeten Währungen angezeigt: Gesamt ohne USt, Gesamt mit USt, bezahlt und unbezahlt. Zeilen bezahlter Rechnungen sind grün hervorgehoben, überfällige Rechnungen rot.

Die Tabelle unterstützt den Export nach Excel und das Drucken über Schaltflächen oben (Excel, Drucken). Die Spaltenauswahl ermöglicht die Schaltfläche Spaltensichtbarkeit.

Grundlegende Operationen

Vorgehensweise: Ausstellung einer neuen Ausgangsrechnung

Im Modul Ausgangsrechnungen stellen Sie eine neue Rechnung wie folgt aus. Wählen Sie zunächst die Kostenstelle (Registerkarte oben), in der Sie die Rechnung ausstellen möchten. Gehen Sie dann wie folgt vor:

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen (der Schaltflächenname enthält die Belegart der Kostenstelle, z. B. Hinzufügen - Steuerbeleg, Rechnung)
2. Füllen Sie im Dialogfenster die Registerkarte Kopfzeile aus:
   • Ausstellungsdatum: Datum der Belegausstellung (Standard ist das heutige Datum)
   • Steuerdatum: Datum der steuerpflichtigen Leistung
   • Fälligkeitsdatum: Automatisch berechnet aus dem Ausstellungsdatum und der Standard-Fälligkeitsfrist der Kostenstelle; kann manuell angepasst werden
   • Belegnummer: Automatisch generiert gemäß dem eingestellten Präfix und Format; kann manuell angepasst werden
   • Variables Symbol: Automatisch aus der Belegnummer abgeleitet; kann bearbeitet werden (max. 10 Zeichen)
   • Konstantsymbol: Standardwert aus den Kostenstelleneinstellungen
   • USt-Klassifizierung (nur für USt-Pflichtige): Bezeichnung für die Buchhaltungssoftware
   • Vorkontierung: Vorkontierungscode für die Buchhaltung
   • Zahlungsart: Überweisung, Barzahlung, Karte usw.
   • Kontonummer: Auswahl des Bankkontos aus den Kostenstelleneinstellungen
   • Währung: CZK oder Fremdwährung
   • Einnahmen-/Ausgabenkategorie (für Steueraufzeichnungen): Einnahmenkategorie
3. Füllen Sie den Abschnitt Kunde aus: Wählen Sie die Kundenquelle:
   • Aus CRM auswählen: Sucht einen Kontakt im CRM-Modul und füllt die Adressdaten automatisch aus
   • Aus zuvor erstellten Rechnungen auswählen: Verwendet einen Kunden aus einer bestehenden Rechnung
   • Neuen Kunden innerhalb der Rechnungen eingeben: Manuelle Eingabe eines neuen Kunden direkt im Formular
4. Fügen Sie in der Registerkarte Positionen Rechnungszeilen hinzu: Füllen Sie die Positionsbeschreibung, Menge, Preis und USt-Satz aus. Verwenden Sie die Schaltfläche Position hinzufügen, um eine neue Zeile hinzuzufügen.
5. Füllen Sie optional Text über den Positionen und Text unter den Positionen aus (werden auf der Druckvorlage angezeigt)
6. Klicken Sie auf Speichern

Tipp: Eine Rechnung kann auch aus einem Lagerausgabeschein erstellt werden – in diesem Fall werden der Kunde und die Positionen automatisch aus dem Ausgabeschein übernommen.

Vorgehensweise: Bearbeitung einer Ausgangsrechnung

Klicken Sie im Rechnungsdetail im Modul Ausgangsrechnungen auf die Schaltfläche Bearbeiten. Es öffnet sich dasselbe Formular wie bei der Rechnungserstellung. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor und klicken Sie auf Speichern.

Hinweis: Die Bearbeitung ist nur mit Schreibberechtigung möglich. Das Löschen einer Rechnung erfordert eine Löschberechtigung.

Vorgehensweise: Kopieren einer Ausgangsrechnung

Klicken Sie im Rechnungsdetail auf die Schaltfläche Kopieren. Das System öffnet ein neues Rechnungsformular, das mit den Daten der kopierten Rechnung vorausgefüllt ist. Belegnummer, variables Symbol und Datum werden automatisch auf aktuelle Werte gesetzt. Überprüfen Sie die Kontonummer – wenn die ursprüngliche Kontonummer nicht mehr in den Kostenstelleneinstellungen vorhanden ist, wird eine Warnung angezeigt. Klicken Sie auf Speichern.

Vorgehensweise: Löschen einer Ausgangsrechnung

Klicken Sie im Rechnungsdetail im Modul Ausgangsrechnungen auf die Schaltfläche Löschen. Bestätigen Sie das Löschen im Dialogfenster. Die gelöschte Rechnung wird in das Archiv gelöschter Datensätze verschoben, das über die Schaltfläche Gelöscht zugänglich ist (erfordert Löschberechtigung).

Hinweis: Wenn die Rechnung Verknüpfungen zu Lieferscheinpositionen enthält, werden diese Verknüpfungen durch das Löschen der Rechnung entfernt und die Positionen in den Lieferscheinen werden als nicht fakturiert markiert.

Detail der Ausgangsrechnung

Das Rechnungsdetail im Modul Ausgangsrechnungen zeigt vollständige Informationen zum Beleg, unterteilt in Abschnitte:

• Kopfzeile: Ausstellungsdatum, Steuerdatum, Fälligkeitsdatum, Belegnummer, variables Symbol, Konstantsymbol, USt-Klassifizierung, Vorkontierung, Zahlungsart, Kontonummer, Währung, Kategorie
• Kunde: Firmenname, Firmennummer, USt-IdNr., Adresse, E-Mail; der Kunde mit Barzahlung ist rot hervorgehoben
• Verknüpfungen: Auftrag (Verknüpfung mit dem Modul Aufträge), Bestellnummer des Kunden
• Text und Positionen: Text über den Positionen, Übersicht der Positionen mit Menge, Preis und USt, Text unter den Positionen
• Summen: Gesamtpreise ohne USt, USt-Bemessungsgrundlage nach Sätzen, Gesamt mit USt, bezahlt, offener Betrag
• Notizen und Anhänge: Interne Notizen und angehängte Dateien
• Einbehalte: Übersicht der mit der Rechnung verknüpften Sicherungseinbehalte (wenn die Funktion aktiviert ist)
• Vorauszahlungsabzüge: Zugeordnete Vorauszahlungsrechnungen oder Steuerbelege für Vorauszahlungen
• Zahlungen: Historie der erfassten Rechnungszahlungen
• Wiederholung: Einstellungen für die automatische wiederkehrende Ausstellung

In der Kopfzeile des Details stehen Aktionsschaltflächen zur Verfügung: Bearbeiten, Kopieren, Löschen, Bezahlt, Drucken, PDF herunterladen, E-Mail, Datennachricht und optional Steuerbeleg ausstellen (bei Vorauszahlungsrechnungen).

Vorgehensweise: Zahlungserfassung einer Ausgangsrechnung

Vorgehensweise: Die manuelle Zahlungserfassung einer Ausgangsrechnung erfolgt wie folgt:

1. Öffnen Sie das Rechnungsdetail im Modul Ausgangsrechnungen
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Bezahlt
3. Füllen Sie das Zahlungsdatum und den Betrag aus
4. Klicken Sie auf Speichern

Hinweis: Wenn das Modul Kontoauszüge aktiv ist und die Rechnung per Überweisung bezahlt wird, empfiehlt es sich, den Abgleich über das Modul Kontoauszüge durchzuführen und nicht manuell hier. Verwenden Sie die manuelle Zahlungserfassung nur in Ausnahmefällen (z. B. bei Barzahlung).

Vorgehensweise: Drucken einer Ausgangsrechnung

Klicken Sie im Rechnungsdetail im Modul Ausgangsrechnungen auf die Schaltfläche Drucken. Stellen Sie im Dialogfenster ein:

• Druckvorlage: Basis (immer), optional + EAN, + Notizen, + Bilder
• Sprachversion: Auswahl der Drucksprache (wenn die Sprachauswahl in den Kostenstelleneinstellungen aktiviert ist)

Klicken Sie auf Drucken. Die Rechnung wird in einem neuen Browserfenster als druckfähiges PDF geöffnet.

Vorgehensweise: Herunterladen einer Ausgangsrechnung als Datei

Klicken Sie im Rechnungsdetail im Modul Ausgangsrechnungen auf die Schaltfläche PDF herunterladen. Stellen Sie im Dialogfenster die Druckvorlage und Sprachversion ein und klicken Sie dann auf eines der Formate:

• .PDF: Herunterladen der Rechnung im PDF-Format
• .ISDOC: Herunterladen der Rechnung im elektronischen ISDOC-Format (für Buchhaltungssysteme)
• .ZIP: Herunterladen eines Pakets mit PDF und ISDOC

Vorgehensweise: Versand einer Ausgangsrechnung per E-Mail

Vorgehensweise zum Versand einer Ausgangsrechnung per E-Mail:

1. Öffnen Sie das Rechnungsdetail im Modul Ausgangsrechnungen
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche E-Mail
3. Füllen Sie die E-Mail-Adresse des Empfängers aus oder überprüfen Sie diese (vorausgefüllt vom Kunden); trennen Sie mehrere Adressen durch ein Komma ohne Leerzeichen
4. Aktivieren Sie optional weitere E-Mail-Adressen des Kunden aus dem CRM (falls verfügbar)
5. Wählen Sie die Druckvorlage: Basis + optional Notizen, Bilder, EAN, Anhänge zur E-Mail
6. Wenn Sie Anhänge zur E-Mail aktivieren, wird eine Liste der Rechnungsanhänge angezeigt – wählen Sie die gewünschten Anhänge aus
7. Stellen Sie die Sprachversion der Rechnung ein (wenn die Option in den Kostenstelleneinstellungen aktiviert ist)
8. Bearbeiten Sie den Betreff und den Text der E-Mail (Standardwerte sind in den Kostenstelleneinstellungen hinterlegt)
9. Laden Sie optional weitere Anhänge über die Drag-and-Drop-Zone hoch (max. 5 Dateien, max. 5 MB pro Datei)
10. Klicken Sie auf Senden

Hinweis: Die E-Mail wird Ihnen auch als Blindkopie an Ihre angemeldete E-Mail-Adresse gesendet. Die E-Mail wird von der Adresse robot@eintranet.net mit Ihrer Antwortadresse versendet.

Erweiterte Funktionen

Vorgehensweise: Versand einer Ausgangsrechnung an eine Datenbox (ISDS)

Für den Versand einer Ausgangsrechnung über eine Datenbox muss das Modul Datenboxen (ISDScz) aktiv sein. Gehen Sie wie folgt vor:

1. Öffnen Sie das Rechnungsdetail im Modul Ausgangsrechnungen
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Datennachricht
3. Stellen Sie optional die Druckvorlage und Sprachversion ein
4. Klicken Sie auf Generieren und an Datennachrichten senden

Die Rechnung wird als PDF generiert und als Nachrichtenanhang in das Modul Datenboxen (ISDScz) eingefügt. Der Versand der Nachricht aus der Datenbox wird dann im Modul ISDScz abgeschlossen.

Export von Ausgangsrechnungen in XML oder ISDOC

Der Export von Ausgangsrechnungen in Formate für Buchhaltungssoftware erfolgt wie folgt:

1. Klicken Sie im Modul Ausgangsrechnungen (in der Rechnungsübersicht der jeweiligen Kostenstelle) auf die Schaltfläche Export/Import
2. Wählen Sie Export in XML/ISDOC
3. Stellen Sie Buchhaltungssoftware/Format ein: PohodaXML, ISDOC oder Money S3
4. Geben Sie für das Format PohodaXML die Kostenstellen-ID in Pohoda ein
5. Stellen Sie den Rechnungsbereich über das Feld Rechnungen mit Steuerdatum zwischen ein (von–bis)
6. Klicken Sie auf Exportieren

Der Export erfordert eine Löschberechtigung (höchste Zugangsstufe). Die Datei wird in einem neuen Fenster zum Herunterladen geöffnet.

Vorgehensweise: Wiederkehrende Ausgangsrechnungen

Das Modul Ausgangsrechnungen ermöglicht die Einrichtung einer automatischen wiederkehrenden Rechnungsausstellung. Diese Funktion eignet sich für regelmäßige Zahlungen (z. B. monatliche Servicegebühren). Vorgehensweise:

1. Öffnen Sie das Detail der Rechnung, die wiederholt werden soll
2. Klicken Sie im Abschnitt Wiederholung (oder über die entsprechende Schaltfläche) auf das Symbol für die Wiederholungseinstellungen
3. Stellen Sie Wiederholen ein: Ja oder Nein
4. Wählen Sie die Häufigkeit: Wiederholen alle:
   • Woche – am ausgewählten Wochentag
   • Monat – erster Tag des Monats (ausgewählter Wochentag)
   • Monat – bestimmter Tag im Monat (z. B. der 10. Tag jedes Monats)
   • In ausgewählten Monaten des Jahres – Kombination aus Monat und Tag
5. Geben Sie optional eine E-Mail-Adresse für den automatischen Versand nach der Ausstellung ein
6. Klicken Sie auf Speichern

Hinweis: In den Textfeldern der Rechnung (Text über den Positionen, Text unter den Positionen, Positionstexte) können Makros verwendet werden, die beim Drucken automatisch durch aktuelle Werte ersetzt werden:

• {IssueDate}, {IssueMonth}, {IssueDay}, {IssueYear} – Ausstellungsdatum
• {DueDate}, {DueMonth}, {DueDay}, {DueYear} – Fälligkeitsdatum
• {TaxDate}, {TaxMonth}, {TaxDay}, {TaxYear} – Steuerdatum
• {DocNumber} – Belegnummer, {VarSym} – variables Symbol

Beispiel: Text über den Positionen Service für {IssueMonth}/{IssueYear} wird beim Drucken als Service für 3/2025 angezeigt.

Einbehalte (Sicherungseinbehalte) bei Ausgangsrechnungen

Einbehalte (Sicherungseinbehalte) ermöglichen es, einen Teil des fakturierten Betrags zurückzuhalten, der erst nach Erfüllung einer vereinbarten Bedingung zur Zahlung freigegeben wird (z. B. nach Übergabe des Werks oder Unterzeichnung eines Protokolls). Die Einbehaltfunktion muss zunächst in den Kostenstelleneinstellungen aktiviert werden.

Vorgehensweise: Hinzufügen eines Einbehalts zu einer Ausgangsrechnung

1. Öffnen Sie das Rechnungsdetail im Modul Ausgangsrechnungen
2. Klicken Sie im Abschnitt Einbehalte auf die Schaltfläche zum Hinzufügen eines Einbehalts
3. Wählen Sie den Einbehalttyp: Kurzfristig oder Langfristig (Standardwerte sind aus den Kostenstelleneinstellungen vorausgefüllt)
4. Geben Sie den Prozentsatz ein: Prozentsatz des Gesamtrechnungsbetrags inkl. USt (der Betrag wird automatisch berechnet)
5. Geben Sie die Freigabebedingung ein: Text, der beschreibt, wann der Einbehalt freigegeben wird
6. Geben Sie optional ein Freigabedatum und eine Notiz ein
7. Klicken Sie auf Speichern

Übersicht der Einbehalte bei Ausgangsrechnungen

Eine Übersicht aller Einbehalte in einer bestimmten Kostenstelle wird durch Klicken auf die Schaltfläche Einbehaltübersicht in der Kopfzeile der Rechnungsliste angezeigt. Die Übersicht ermöglicht die Filterung nach Status: Alle, Ausstehend, Freigegeben, Bezahlte Einbehalte. Ein Einbehalt kann aus der Liste freigegeben oder als bezahlt markiert werden.

Vorgehensweise: Abzug einer Vorauszahlungsrechnung von einer Ausgangsrechnung

Bei Rechnungen in einer Kostenstelle mit der Belegart Steuerbeleg, Rechnung können zuvor ausgestellte Vorauszahlungsrechnungen oder Steuerbelege für Vorauszahlungen abgezogen werden. Vorgehensweise:

1. Öffnen Sie das Rechnungsdetail (Typ: Steuerbeleg, Rechnung)
2. Klicken Sie im Abschnitt Vorauszahlungsabzug auf die entsprechende Schaltfläche (Vorauszahlungsrechnung abziehen oder Steuerbeleg für Vorauszahlung abziehen)
3. Wählen Sie aus der Liste die Vorauszahlungsrechnung oder den Steuerbeleg für denselben Kunden (Identifikation über Firmennummer), der noch nicht zugeordnet wurde
4. Klicken Sie auf Speichern

Hinweis: Die Liste zeigt nur nicht zugeordnete Belege aus allen Kostenstellen für denselben Kunden (nach Firmennummer) und in derselben Währung an.

Vorgehensweise: Ausstellung eines Steuerbelegs für eine Vorauszahlungsrechnung

Nach Bezahlung einer Vorauszahlungsrechnung kann aus dem Detail der Vorauszahlungsrechnung ein Steuerbeleg für die Vorauszahlung ausgestellt werden. Vorgehensweise:

1. Öffnen Sie das Detail der Vorauszahlungsrechnung (Typ: Vorauszahlungsrechnung)
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Steuerbeleg ausstellen
3. Wählen Sie die Kostenstelle mit der Belegart Steuerbeleg oder Steuerbeleg für gezahlte Vorauszahlung
4. Überprüfen und geben Sie den gezahlten Vorauszahlungsbetrag ein
5. Das Formular ist mit den Daten der Vorauszahlungsrechnung vorausgefüllt; ergänzen oder ändern Sie die Positionen
6. Klicken Sie auf Speichern

Import von Zahlungen über Bank-API

Das Modul Ausgangsrechnungen ermöglicht den Import von Zahlungen direkt über eine Bank-API (z. B. FIO Bank). Vorgehensweise:

1. Klicken Sie in der Rechnungsübersicht der Kostenstelle auf Export/Import → Bank-API-Import - [Bankname]
2. Das System lädt neue Bankbewegungen vom Bankkonto herunter (seit der letzten Überprüfung)
3. Der automatische Abgleich der heruntergeladenen Zahlungen mit Ausgangsrechnungen nach variablem Symbol wird gestartet
4. Das Abgleichergebnis wird in einem Dialogfenster angezeigt

Achtung: Die Bank-API-Prüfung kann höchstens einmal pro Minute durchgeführt werden, andernfalls kann die Bank den Zugang vorübergehend sperren. Für den automatischen laufenden Abgleich empfehlen wir die Nutzung des vollwertigen Moduls Kontoauszüge.

Statistiken der Ausgangsrechnungen

Die Statistiken des Moduls Ausgangsrechnungen werden durch Klicken auf die Registerkarte Statistiken (neben den Kostenstellen-Registerkarten) angezeigt. Die Statistiken zeigen:

• Fakturierungsdiagramme im Zeitverlauf mit der Möglichkeit, zwei Perioden zu vergleichen
• Fakturierungsübersicht nach Kunden
• Filterung nach Kostenstellen, Kunde, Produktgruppe und Zeitraum
• Optionaler Vergleichszeitraum (z. B. aktuelles Jahr vs. Vorjahr)

Massenbuchung von Einnahmen-/Ausgabenkategorien (Steueraufzeichnungen)

Für Kostenstellen mit aktiven Steueraufzeichnungen (doppelte/einfache Buchführung) steht eine Funktion zur Massenzuordnung von Einnahmen- und Ausgabenkategorien zu Rechnungen zur Verfügung. Vorgehensweise:

1. Klicken Sie in der Kopfzeile der Rechnungsübersicht auf die Schaltfläche Steueraufzeichnungen
2. Wählen Sie Massenbuchung – Einnahmen-/Ausgabenkategorie – vollständige Rechnungen oder – Positionen
3. Wählen Sie die Kategorie aus dem Verzeichnis
4. Aktivieren Sie optional Bereits gesetzte Kategorien überschreiben
5. Wählen Sie den Auswahlbereich: Alle Rechnungen, Nach Kunde oder Bestimmte Rechnungen aus der Liste auswählen
6. Klicken Sie auf Speichern

Tipp: Um Rechnungen ohne zugeordnete Kategorie einfach zu finden, verwenden Sie die Schaltfläche Rechnungen ohne gesetzte Kategorie im Menü Steueraufzeichnungen – der Filter wird automatisch gesetzt und diese Rechnungen werden angezeigt.

Integration mit anderen Modulen

• CRM (Kontaktverwaltung): Bei der Rechnungsausstellung kann der Kunde direkt aus dem CRM gesucht werden. Die Rechnung wird automatisch mit dem Firmeneintrag im CRM verknüpft. Bei einem Kunden, der für Barzahlung eingestellt ist, wird der Firmenname im Rechnungsdetail rot hervorgehoben.
• Kontoauszüge: Kontoauszüge gleichen eingegangene Zahlungen automatisch mit Ausgangsrechnungen nach variablem Symbol ab. Der Zahlungsstatus der Rechnung wird automatisch aktualisiert. Die manuelle Zahlungserfassung aus dem Modul Ausgangsrechnungen wird nur für Ausnahmefälle empfohlen, wenn das Modul Kontoauszüge aktiv ist.
• Datenboxen (ISDScz): Eine Ausgangsrechnung kann als Anhang einer Datennachricht über das Modul ISDScz versendet werden. Die Nachricht wird im Modul Ausgangsrechnungen vorbereitet und im Modul Datenboxen abgeschlossen.
• Aufträge: Eine Ausgangsrechnung kann mit einem Auftrag verknüpft werden. Im Rechnungsdetail wird ein Link zum entsprechenden Auftrag angezeigt.
• Lager: Eine Ausgangsrechnung kann direkt aus einem Lagerausgabeschein erstellt werden. Die Verknüpfung zum Ausgabeschein wird erfasst, und die Positionen des Ausgabescheins werden nach der Fakturierung als fakturiert markiert.
• Lieferscheine: Lieferscheinpositionen können fakturiert werden. Beim Löschen einer Rechnung wird die Verknüpfung zum Lieferschein entfernt und die Positionen kehren in den Status nicht fakturiert zurück.
• Buchhaltung: Für Kostenstellen mit konfigurierter Buchhaltungsverknüpfung stehen die Verbuchung der Ausgangsrechnung, die Massenzuordnung von Einnahmen- und Ausgabenkategorien (Steueraufzeichnungen) und eine Übersicht der verbuchten Belege zur Verfügung.

Fehlerbehebung

Häufig gestellte Fragen zum Modul Ausgangsrechnungen

Frage: Ich kann keine Rechnung ausstellen – die Schaltfläche Hinzufügen ist nicht verfügbar (ausgegraut).

Lösung: Die Schaltfläche Hinzufügen steht nur Benutzern mit der Berechtigung Schreiben und Lesen oder Schreiben, Lesen und Löschen in der jeweiligen Kostenstelle zur Verfügung. Wenn die Schaltfläche ausgegraut ist, haben Sie keine ausreichenden Zugriffsrechte. Wenden Sie sich an den Systemadministrator und fordern Sie die entsprechende Berechtigung für die jeweilige Kostenstelle an.

Frage: Wie ändere ich die Belegnummer einer ausgestellten Rechnung?

Lösung: Öffnen Sie das Rechnungsdetail, klicken Sie auf Bearbeiten und geben Sie die gewünschte Nummer im Feld Belegnummer ein. Vergessen Sie nicht, auch das Feld Variables Symbol zu überprüfen, das automatisch aus der Belegnummer abgeleitet wird. Speichern Sie die Änderungen.

Frage: Die Rechnung ist als bezahlt markiert, aber die Zahlung wurde nicht empfangen. Wie korrigiere ich den Status?

Lösung: Öffnen Sie das Rechnungsdetail und suchen Sie im Abschnitt Zahlungen die fehlerhafte Zahlung. Klicken Sie auf das Symbol zum Löschen der Zahlung, um den Eintrag zu entfernen. Das System berechnet den Rechnungsstatus automatisch auf unbezahlt um.

Frage: Wie zeige ich nur überfällige Rechnungen an?

Lösung: Verwenden Sie im Modul Ausgangsrechnungen den Filter: Stellen Sie Bezahlt/Unbezahlt auf Unbezahlt und sortieren Sie dann die Spalte Fälligkeitsdatum aufsteigend in der Tabelle. Überfällige Rechnungen sind zusätzlich mit einer roten Zeilenfarbe hervorgehoben.

Frage: Warum werden im Formular für eine neue Rechnung bei der Kundenauswahl keine CRM-Einträge angeboten?

Lösung: Das CRM-Modul muss aktiv sein und Sie müssen Zugriffsrechte dafür haben. Wenn das CRM-Modul nicht aktiv ist, wird die Option Aus CRM auswählen im Dropdown nicht angezeigt. Verwenden Sie alternativ die Option Aus zuvor erstellten Rechnungen auswählen oder Neuen Kunden innerhalb der Rechnungen eingeben.

Frage: Der Export in Pohoda XML funktioniert nicht – ein Zugriffsfehler wird angezeigt.

Lösung: Der Export in XML/ISDOC erfordert eine Löschberechtigung (höchste Zugangsstufe) in der jeweiligen Kostenstelle. Überprüfen Sie Ihre Zugriffsrechte in den Kostenstelleneinstellungen oder bitten Sie den Administrator, eine höhere Berechtigungsstufe zuzuweisen.

Tipps für effizientes Arbeiten mit dem Modul Ausgangsrechnungen

• Tipp: Richten Sie für regelmäßig wiederkehrende Rechnungen (z. B. monatliche Abonnements) die automatische Wiederholung ein und verwenden Sie die Makros {IssueMonth} und {IssueYear} im Rechnungstext für die dynamische Periodenangabe.
• Tipp: Verwenden Sie für einen schnellen Überblick über den Rechnungsstatus die farbliche Hervorhebung – grüne Zeilen sind bezahlte Rechnungen, rote Zeilen sind überfällig.
• Tipp: Wenn Sie wiederholt Rechnungen für denselben Kunden ausstellen, verwenden Sie die Funktion Kopieren – Sie sparen Zeit bei der manuellen Bearbeitung von Kundendaten und Positionen.
• Tipp: Verwenden Sie den Filter Jahr über der Tabelle zum schnellen Wechsel zwischen Geschäftsjahren, anstatt den Steuerdatumsbereich manuell zu bearbeiten.
• Tipp: Nutzen Sie für Steueraufzeichnungen die Massenbuchung von Einnahmen-/Ausgabenkategorien – setzen Sie Kategorien für alle Rechnungen eines Kunden auf einmal, indem Sie Nach Kunde wählen.
• Tipp: Die Gesamtsummen über der Tabelle werden bei jeder Filteränderung dynamisch neu berechnet und spiegeln die aktuell angezeigten Rechnungen wider.