Aufträge

Übersicht

Das Modul Aufträge (Auftragserfassung, Geschäftsfälle, Projekte) dient zur Erfassung von Firmenaufträgen von der Annahme bis zum Abschluss. Es ermöglicht die Überwachung des Status, der Prioritäten, der Fristen, der Finanzkennzahlen und der verantwortlichen Personen für jeden Auftrag. Führungskräfte und Auftragsmanager können Aufträge abschließen, Aufgaben zuweisen und Kosten sowie Erlöse verfolgen.

Hauptfunktionen

• Auftragserfassung mit Nummer, Bezeichnung, Unterauftrag und Beschreibung
• Zuordnung eines Kunden aus dem CRM oder der Kundenverwaltung
• Priorisierung von Aufträgen mit farblicher Hervorhebung der Zeilen
• Verfolgung von Auftrags- und Erledigungsfristen
• Finanzübersicht: Angebotspreis, vereinbarter Preis, fakturierter Betrag, Rohgewinn
• Verwaltung des verantwortlichen Teams: Auftragsmanager, Vertragsgarant, Angebotsbearbeiter
• Auftragsnotizen mit Typen und Anhängen
• Verknüpfung mit Aufgaben, Arbeitszeitnachweisen, Dokumenten und Rechnungen
• Import von Aufträgen aus einer Pohoda-XLSX-Datei
• Druck des Fertigungsbegleitscheins
• Auftragsabschluss mit Zugriffsrechten

Zugang und Einstellungen

So gelangen Sie zum Modul Aufträge

Navigationspfad zum Modul Aufträge: Hauptmenü → Aufträge. Das Modul zeigt eine Übersicht aller Aufträge an, die dem angemeldeten Benutzer zur Verfügung stehen.

Einstellungen des Moduls Aufträge

Die Konfiguration des Moduls Aufträge ist über Einstellungen → Aufträge verfügbar. Die Einstellungen sind für Moduladministratoren und Systemadministratoren zugänglich. In den Einstellungen können folgende Optionen konfiguriert werden:

• Angezeigte Spalten: Aktivierung oder Deaktivierung einzelner Auftragsfelder (Nummer, Bezeichnung, Unterauftrag, Firma, Fristen, Preise, Personalfelder usw.)
• Pflicht- und Eindeutigkeitsfelder: Kennzeichnung von Feldern als Pflichtfeld oder als eindeutig
• Auftragsprioritäten: Festlegung von Prioritätsbezeichnungen, Schriftfarben und Zeilenhintergrundfarben
• Notiztypen: Konfiguration von Notiztypen und Berechtigungen zum Hinzufügen und Anzeigen
• Benutzerdefinierte Felder (optionale Felder): Hinzufügen benutzerdefinierter Spalten mit verschiedenen Datentypen
• Auftragsnummerngenerierung: Präfix, zweites Präfix und Stellenanzahl der automatisch generierten Auftragsnummer
• Auftragsabschlussrechte: Aktivierung der Auftragsabschlussfunktion und Zuweisung von Berechtigungen
• Fakturierter Betrag aus Ausgangsrechnungen: Automatische Berechnung des fakturierten Betrags aus dem Modul Ausgangsrechnungen
• Standard-Stundensatz: Standardsatz für Auftragskostenberechnungen
• Benutzerberechtigungen: Festlegung der Zugriffsrechte für einzelne Benutzer

Benutzerdefinierte Auftragsfelder (optionale Spalten)

In den Einstellungen des Moduls Aufträge können benutzerdefinierte Felder (optionale Felder) hinzugefügt werden, die im Auftragsdetail und in der Übersichtstabelle angezeigt werden. Die verfügbaren benutzerdefinierten Feldtypen für Aufträge sind:

• Ja/Nein (Kontrollkästchen): Kontrollkästchen für binäre Werte
• Ganzzahl: Feld für ganze Zahlen
• Dezimalzahl: Feld für Dezimalzahlen
• Datum: Datumsauswahl
• Datum mit Fristüberwachung: Datum mit Benachrichtigung vor Fristablauf
• Datum mit Fristüberwachung – wen benachrichtigen: Datum mit konfigurierbarer Benachrichtigung für bestimmte Benutzer, individuell für jeden Datensatz festgelegt
• Liste – Auswahl (Auswahlfeld): Auswahl aus einer vordefinierten Werteliste
• Datei: Dateianhang
• Datei – Foto: Foto-Dateianhang
• Text – 1 Zeile: Einzeilige Texteingabe
• Text – mehrere Zeilen: Mehrzeilige Texteingabe
• eIntranet-Benutzer (nur Untergebene des angemeldeten Benutzers): Benutzerauswahl aus Untergebenen
• Auftrag (aus dem Modul Aufträge): Verknüpfung mit einem anderen Auftrag im System

Berechtigungen und Zugriffsrechte für das Modul Aufträge

Für den Zugang zum Modul Aufträge ist eine Berechtigungseinstellung erforderlich. Der Moduladministrator weist den einzelnen Benutzern in den Moduleinstellungen Zugriffsrechte zu.

Berechtigung	Beschreibung
Anzeige	Anzeigen der Auftragsliste und deren Details ohne Bearbeitungsmöglichkeit
Bearbeitung	Erstellen neuer Aufträge und Bearbeiten bestehender Datensätze
Import	Import von Aufträgen aus einer XLSX-Datei im Pohoda-Format
Löschen	Markierung von Aufträgen als gelöscht
Auftragsabschluss	Möglichkeit, Aufträge abzuschließen und wieder zu öffnen (erfordert Aktivierung der Funktion in den Einstellungen)
Kostenanzeige	Zugriff auf die Registerkarten Kosten und Erlöse im Auftragsdetail
Administration	Vollzugriff einschließlich gelöschter Datensätze und Moduleinstellungen

Hinweis: Das Recht zur Bearbeitung eines bestimmten Auftrags kann durch die Moduleinstellungen weiter eingeschränkt werden. Beispielsweise können nur der Auftragsmanager oder das verantwortliche Team den Auftrag bearbeiten, auch wenn sie über allgemeine Bearbeitungsberechtigungen verfügen.

Benutzeroberfläche des Moduls Aufträge

Hauptbildschirm der Auftragsliste

Der Hauptbildschirm des Moduls Aufträge zeigt eine Tabelle mit der Auftragsliste an. Im oberen Bereich befinden sich Umschalttasten zur Schnellfilterung: Nur aktive und Alle. Sind in den Einstellungen Preisfelder aktiv, wird auch ein Umschalter für die Währungsanzeige angezeigt: Mit Fremdwährungen oder Mit Umrechnung in CZK.

Oberhalb der Tabelle rechts befinden sich die Schaltflächen: Hinzufügen (neuer Auftrag), Import (Import aus Datei) und Gelöschte (Anzeige gelöschter Datensätze, nur für Administratoren).

Die Tabelle zeigt nur die in den Einstellungen aktivierten Spalten an. Zeilen mit eingestellter Prioritätshintergrundfarbe werden farblich hervorgehoben. Aus der Tabelle sind Export nach Excel, Druck und Spaltenauswahl verfügbar.

Filter und Auftragssuche

Im Modul Aufträge steht ein ausklappbares Filterpanel zur Verfügung. Aktive Filter werden durch fette rote Schrift hervorgehoben. Die verfügbaren Auftragsfilter sind:

• Aktiv: Filter Nur aktive oder Nur inaktive
• Auftragsnummer enthält: Textsuche in der Auftragsnummer
• Auftragsbezeichnung enthält: Textsuche in der Auftragsbezeichnung
• Unterauftragsbezeichnung enthält: Textsuche im Unterauftrag (wenn das Feld in den Einstellungen aktiv ist)
• Eingangsdatum: Datumsbereich des Auftragseingangs (von – bis)
• Erledigungsdatum: Datumsbereich der Erledigungsfrist (von – bis)
• Priorität: Filterung nach Auftragspriorität
• Kunde – Name enthält: Textsuche nach dem Kunden
• Kunde aus CRM: Auswahl einer bestimmten Firma aus dem CRM (wenn das Feld in den Einstellungen aktiv ist)
• Abgeschlossen: Filter Ja oder Nein für abgeschlossene Aufträge (wenn die Auftragsabschlussfunktion aktiv ist)
• In Notizen enthalten: Textsuche in Auftragsnotizen

Tipp: Einen Filter setzen Sie zurück, indem Sie auf die Schaltfläche Abbrechen klicken. Sie können auch das DataTables-Suchfeld direkt in der Tabelle verwenden, um schnell in allen Spalten gleichzeitig nach Text zu suchen.

Grundlegende Operationen im Modul Aufträge

Vorgehensweise: Erstellen eines neuen Auftrags

Einen neuen Auftrag im Modul Aufträge erstellen Sie wie folgt:

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen im rechten oberen Bereich des Moduls Aufträge
2. Füllen Sie das Auftragsformular aus. Die verfügbaren Felder hängen von den Moduleinstellungen ab:
   • Firma: Kunde aus der Kundenverwaltung, aus dem CRM (Firma, Filiale, Kontakt) oder manuelle Eingabe des Firmennamens
   • Auftragsnummer: Automatisch generierte Nummer gemäß dem konfigurierten Präfix, kann überschrieben werden. Ein Sternchen (*) kennzeichnet ein Pflichtfeld. Bei eingestellter Eindeutigkeit prüft das System, ob die Nummer bereits existiert
   • Auftragsbezeichnung: Bezeichnung des Auftrags (Pflicht- oder optionales Feld je nach Einstellung)
   • Unterauftragsbezeichnung: Optionale Spezifikation oder interne Bezeichnung des Auftrags
   • Eingegangen am: Auftragseingangsdatum (mit dem heutigen Datum vorausgefüllt)
   • Erledigen bis: Erledigungsfrist des Auftrags
   • Priorität: Prioritätsauswahl aus der konfigurierten Liste
   • Aktiv: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, um den Auftrag als aktiv zu markieren (Standardzustand bei Erstellung)
   • Auftraggeber: Firma aus dem CRM als Auftraggeber (wenn das Feld aktiv ist)
   • Angebotsbearbeiter: Benutzer, der für die Angebotsbearbeitung verantwortlich ist
   • Vertragsgarant: Benutzer als Vertragsgarant
   • Auftragsmanager: Hauptverantwortlicher Benutzer für den Auftrag
   • Verantwortliches Team für den Auftrag: Auswahl mehrerer Benutzer, die das Auftragsteam bilden
   • Lieferantenliste: Auswahl mehrerer Firmen aus dem CRM als Lieferanten
   • Realisierungsort: Textfeld für die Adresse oder Beschreibung des Realisierungsorts
   • Angebotspreis: Betrag mit Währungsauswahl
   • Vereinbarter Preis: Vertragspreis mit Währungsauswahl
   • Fakturiert: Fakturierter Betrag (bei Verknüpfung mit Ausgangsrechnungen wird er automatisch berechnet und das Feld ist nicht bearbeitbar)
   • Direkte Material- und Dienstleistungskosten (Plan): Geplante direkte Kosten mit Währungsauswahl
   • Anzahl geleisteter Stunden (Plan): Geplante Stundenanzahl
   • Datum der Baustellenübernahme: Datum der Übergabe des Realisierungsorts durch den Kunden
   • Datum der Auftragsübergabe (Plan): Geplantes Datum für die Übergabe des fertiggestellten Auftrags
   • Datum der Auftragsübergabe (tatsächlich): Tatsächliches Datum der Übergabe des fertiggestellten Auftrags
   • Garantie bis: Enddatum der Garantiezeit
   • Auftragsbeschreibung: Formatiertes Textfeld für eine detaillierte Auftragsbeschreibung
   • Anhänge: Datei-Upload per Drag and Drop
   • Benutzerdefinierte Spalten: Wenn benutzerdefinierte Felder konfiguriert sind, werden sie im Abschnitt Benutzerdefinierte Spalten angezeigt
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern

Tipp: Beim Kopieren eines Auftrags (Kopiersymbol in der Tabelle) öffnet sich ein vorausgefülltes Formular mit den Daten des ursprünglichen Auftrags. Ist das Modul Produkte aktiv, können Sie die Option Einschließlich Produkte kopieren aktivieren, um auch die zugeordneten Produkte zu kopieren.

Vorgehensweise: Anzeigen der Auftragsdetails

Öffnen Sie die Auftragsdetails im Modul Aufträge, indem Sie in der Übersichtstabelle auf den Auftragsnamen oder die Auftragsnummer klicken. Die Auftragsdetails sind in Registerkarten unterteilt:

• Grunddaten: Alle Auftragsinformationen, verknüpfte Belege, Beschreibung, Anhänge, Dokumente, Notizen und Aufgaben
• Kosten: Übersicht der Auftragskosten (Eingangsrechnungen, Kassabelege, Lagerausgänge) – verfügbar mit Berechtigung zur Kostenanzeige
• Erlöse: Übersicht der Auftragserlöse (Ausgangsrechnungen usw.) – verfügbar mit Berechtigung zur Kostenanzeige

In der Kopfzeile der Auftragsdetails wird eine Zusammenfassung Erlöse – Kosten = Gewinn (farblich gekennzeichnet) angezeigt. Ist der Auftrag abgeschlossen, wird ein rotes Etikett ABGESCHLOSSEN angezeigt. Mit der Schaltfläche Drucken drucken Sie die Auftragsdetails aus.

Vorgehensweise: Bearbeiten eines Auftrags

Um einen bestehenden Auftrag im Modul Aufträge zu bearbeiten, gehen Sie wie folgt vor:

1. Öffnen Sie die Auftragsdetails, indem Sie in der Übersichtstabelle auf den Namen oder die Nummer klicken
2. Klicken Sie auf die grüne Schaltfläche Bearbeiten in der Kopfzeile des Abschnitts Grunddaten
3. Ändern Sie die gewünschten Felder im Formular
4. Klicken Sie auf Speichern

Hinweis: Das Recht zur Bearbeitung eines bestimmten Auftrags kann durch die Moduleinstellungen eingeschränkt sein. Nur der Auftragsmanager oder Mitglieder des verantwortlichen Teams können den Auftrag bearbeiten, trotz allgemeiner Bearbeitungsberechtigungen.

Vorgehensweise: Abschließen und Wiedereröffnen eines Auftrags

Die Auftragsabschlussfunktion muss zunächst in den Einstellungen des Moduls Aufträge aktiviert werden. Das Abschließen eines Auftrags erfordert eine spezielle Abschlussberechtigung, die vom Moduladministrator zugewiesen wird.

1. Öffnen Sie die Auftragsdetails im Modul Aufträge
2. Zum Abschließen klicken Sie auf die rote Schaltfläche Abschließen – der abgeschlossene Auftrag wird mit einem roten Etikett ABGESCHLOSSEN markiert
3. Zum Wiedereröffnen eines abgeschlossenen Auftrags klicken Sie auf die grüne Schaltfläche Öffnen

Vorgehensweise: Löschen eines Auftrags

Das Löschen eines Auftrags im Modul Aufträge ist Benutzern mit Löschberechtigung vorbehalten.

1. Öffnen Sie die Auftragsdetails im Modul Aufträge
2. Klicken Sie auf die rote Schaltfläche Löschen in der rechten oberen Ecke der Detailkopfzeile
3. Bestätigen Sie das Löschen im Dialogfenster mit einem Klick auf Ja

Gelöschte Aufträge können über die Schaltfläche Gelöschte in der Hauptübersicht der Aufträge angezeigt werden. Diese Schaltfläche ist nur für Moduladministratoren zugänglich.

Erweiterte Funktionen des Moduls Aufträge

Vorgehensweise: Hinzufügen einer Notiz zu einem Auftrag

Im Modul Aufträge können Sie einem Auftrag Notizen hinzufügen (Kommunikationsaufzeichnungen, interne Vermerke, Auftragsfortschrittsberichte). Notizen werden in den Auftragsdetails im Abschnitt Notizen angezeigt.

1. Öffnen Sie die Auftragsdetails im Modul Aufträge
2. Klicken Sie im Abschnitt Notizen auf die Schaltfläche Hinzufügen
3. Füllen Sie das Notizformular aus:
   • Notiztyp: Auswahl aus konfigurierten Notiztypen (in den Moduleinstellungen konfiguriert)
   • Privat: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, um die Notiz als privat zu markieren – nur der Autor und optional ausgewählte Benutzer können sie sehen
   • Kann auch gesehen werden von: Wenn die Notiz privat ist, können bestimmte Benutzer ausgewählt werden, die sie sehen können
   • Auftragsbeschreibung: Notiztext mit Formatierungsmöglichkeiten
   • Anhänge: Dateien per Drag and Drop zur Notiz hochladen
4. Klicken Sie auf Speichern

Tipp: Notiztypen und Berechtigungen zum Hinzufügen und Anzeigen werden in den Einstellungen des Moduls Aufträge konfiguriert. Eine private Notiz ist nur für den Autor und die im Feld Kann auch gesehen werden von explizit ausgewählten Benutzer sichtbar.

Vorgehensweise: Hinzufügen eines Anhangs zu einem Auftrag

Anhänge (Dateien) zu einem Auftrag fügen Sie in den Auftragsdetails im Modul Aufträge im Abschnitt Anhänge hinzu.

1. Öffnen Sie die Auftragsdetails im Modul Aufträge
2. Klicken Sie im Abschnitt Anhänge auf die Schaltfläche Hinzufügen
3. Ziehen Sie Dateien in den angezeigten Bereich oder klicken Sie, um Dateien von Ihrem Computer auszuwählen
4. Klicken Sie auf Speichern

Anhänge werden direkt in den Auftragsdetails mit Download-Möglichkeit angezeigt. Benutzer mit Bearbeitungsberechtigung können Anhänge auch löschen.

Vorgehensweise: Hinzufügen von Produkten und Baugruppen zu einem Auftrag

Wenn das Modul Produkte im System aktiv ist, können Sie einem Auftrag im Modul Aufträge Produkte oder Baugruppen zuordnen. Produkte werden in den Auftragsdetails angezeigt.

1. Öffnen Sie die Auftragsdetails im Modul Aufträge
2. Klicken Sie im Produktabschnitt auf die Schaltfläche Produkt/Baugruppe hinzufügen
3. Wählen Sie ein Produkt/eine Baugruppe aus der Produktliste im System aus
4. Geben Sie die Stückzahl ein, die für den Auftrag benötigt wird
5. Das System zeigt eine Liste der Teilprodukte und Komponenten an, die für die Baugruppe benötigt werden
6. Klicken Sie auf Speichern

Hinweis: Bei Änderung der Stückzahl eines bereits zugeordneten Produkts müssen die zugehörigen Fertigungsaufgaben manuell aktualisiert werden.

Vorgehensweise: Erstellen von Fertigungsaufgaben aus Auftragsprodukten

Nach dem Hinzufügen eines Produkts zu einem Auftrag im Modul Aufträge können automatisch Aufgaben für die Fertigung einzelner Komponenten erstellt werden. Diese Funktion verknüpft das Modul Aufträge mit dem Modul Aufgaben.

1. Gehen Sie in den Auftragsdetails zum Abschnitt der zugeordneten Produkte
2. Klicken Sie beim gewünschten Produkt auf das Werkzeug-Symbol (Schraubenschlüssel)
3. Das System zeigt die Produktstruktur mit einer Liste der Teilkomponenten und deren benötigten Mengen an
4. Klicken Sie für jede Komponente, für die Sie eine Fertigungsaufgabe erstellen möchten, auf die entsprechende Schaltfläche
5. Füllen Sie die Aufgabenparameter aus (Bezeichnung, Bearbeiter, Frist)
6. Die Aufgabe wird erstellt und automatisch mit diesem Auftrag im Modul Aufgaben verknüpft

Hinweis: Erstellte Aufgaben werden in den Auftragsdetails im Abschnitt Aufgaben für diesen Auftrag angezeigt. Aufgaben aus der Produktstruktur sind als Fertigungsaufgaben aufgeführt und über einen Link zum Drucken des Fertigungsbegleitscheins zugänglich.

Vorgehensweise: Drucken eines Fertigungsbegleitscheins

Im Modul Aufträge können Sie einen Fertigungsbegleitschein für einen Auftrag drucken. Der Fertigungsbegleitschein ist für Fertigungswerkstätten bestimmt und enthält grundlegende Auftragsdaten, Produkte und Arbeitsgänge.

1. Klicken Sie in den Auftragsdetails auf das Drucksymbol neben der entsprechenden Fertigungsaufgabe
2. Es wird eine Seite mit dem Fertigungsbegleitschein mit Auftrags- und Produktübersicht angezeigt
3. Zum Drucken klicken Sie auf die Schaltfläche Drucken

Vorgehensweise: Import von Aufträgen aus einer Pohoda-XLSX-Datei

Das Modul Aufträge ermöglicht den Massenimport von Aufträgen aus einer Datei im Pohoda-XLSX-Format. Aus einer Datei können maximal 1.000 Aufträge importiert werden. Existiert bereits ein Auftrag mit derselben Nummer im System, wird er beim Import übersprungen und keine Duplikate erstellt.

1. Klicken Sie in der Hauptübersicht der Aufträge auf die Schaltfläche Import
2. Wählen Sie im Dialogfenster Dateiformat für den Import: Pohoda – XLSX
3. Ziehen Sie die XLSX-Datei in das Anhänge-Feld oder wählen Sie sie per Klick aus
4. Klicken Sie auf Speichern
5. Nach Abschluss des Imports zeigt das System die Anzahl der erfolgreich importierten Aufträge an

Hinweis: Der Auftragsimport steht nur Benutzern mit Auftragsbearbeitungsberechtigung zur Verfügung. Die Datei muss im XLSX-Format (Excel 2007 und neuer) vorliegen. Das ältere XLS-Format wird nicht unterstützt.

Vorgehensweise: Verknüpfung eines Auftrags mit Dokumenten aus dem Modul Dokumente

Im Modul Aufträge können Sie einen Auftrag mit Dokumenten oder Ordnern verknüpfen, die im Modul Dokumente gespeichert sind. Ist diese Funktion in den Einstellungen aktiv, werden in den Auftragsdetails zwei Abschnitte zur Dokumentenverknüpfung angezeigt:

• Verweis auf Dokumente im Modul Dokumente: Verknüpfung mit bestimmten versionierten Dokumenten
• Verweis auf Ordner im Modul Dokumente: Verknüpfung mit einem ganzen Dokumentenordner

Vorgehensweise zum Hinzufügen eines Verweises auf ein bestimmtes Dokument aus dem Modul Dokumente:

1. Klicken Sie in den Auftragsdetails auf die Schaltfläche Hinzufügen im Abschnitt Verweis auf Dokumente im Modul Dokumente
2. Wählen Sie einen Ordner mit dem Dokument aus dem Ordnerbaum des Moduls Dokumente
3. Wählen Sie ein bestimmtes Dokument aus der angezeigten Dokumentenliste im ausgewählten Ordner
4. Klicken Sie auf Speichern

Tipp: Die Verknüpfung mit Dokumenten ermöglicht es, einem Auftrag versionierte Dokumentation (Zeichnungen, Verträge, Zertifikate) zuzuordnen, ohne Dateien physisch zu kopieren. Das Entfernen der Verknüpfung löscht das Dokument nicht aus dem Modul Dokumente.

Datenexport im Modul Aufträge

Im Modul Aufträge ist ein Datenexport direkt aus der Übersichtstabelle über die Schaltfläche Excel (Export nach XLSX) verfügbar. Der Export umfasst alle sichtbaren Tabellenspalten mit vollständigen Auftragsdaten. Ebenfalls verfügbar sind die Schaltflächen Drucken (direkter Tabellendruck) und Spalten (Auswahl der angezeigten Spalten für Export und Druck).

Integration des Moduls Aufträge mit anderen Modulen

Integration Aufträge und CRM-Modul

Das Modul Aufträge integriert sich mit dem CRM-Modul (CRM – Kontaktverwaltung) bei der Zuordnung eines Kunden zu einem Auftrag. Ist das Feld Kunde aus CRM in den Auftragseinstellungen aktiv, kann eine Firma direkt aus der CRM-Datenbank ausgewählt werden. Einem Auftrag können darüber hinaus zugeordnet werden:

• Firmenfiliale (CRM): Bestimmte Filiale oder Adresse der Firma aus dem CRM
• Ansprechpartner (CRM): Bestimmter Kontakt aus der CRM-Firma
• Auftraggeber (CRM): Andere Firma aus dem CRM als Auftraggeber
• Lieferanten (CRM): Liste von Firmen aus dem CRM als Auftragslieferanten

In den Auftragsdetails werden verknüpfte CRM-Daten als anklickbare Links für den direkten Zugang zum Datensatz im CRM-Modul angezeigt.

Integration Aufträge und Aufgaben-Modul

Das Modul Aufträge ist eng mit dem Modul Aufgaben verknüpft. In den Auftragsdetails werden alle dem Auftrag zugeordneten Aufgaben angezeigt, unterteilt in Aufgabengruppen. Jede Aufgabengruppe hat eine separate Tabelle mit Übersicht (Bezeichnung, Status, Frist, Bearbeiter, Notizen).

• Eine neue Aufgabe für den Auftrag kann direkt aus den Auftragsdetails über die Schaltfläche Hinzufügen im Abschnitt Aufgaben für diesen Auftrag hinzugefügt werden
• Aufgaben sind in Gruppen organisiert (Standardgruppe und benannte Aufgabengruppen)
• Ist das Modul Produkte aktiv, können Fertigungsaufgaben automatisch aus der Produktstruktur generiert werden
• Der Auftragsmanager kann E-Mail-Benachrichtigungen über erfasste Arbeitszeitnachweise für den Auftrag erhalten

Tipp: Aufgabengruppen ermöglichen die Organisation von Auftragsaufgaben in logische Einheiten (z. B. Vorbereitung, Umsetzung, Übergabe). Die Aufgabengruppe legen Sie beim Erstellen oder Bearbeiten einer Aufgabe im Feld Aufgabengruppe fest.

Integration Aufträge und HelpDesk-Modul

Das Modul Aufträge kann mit dem HelpDesk-Modul verknüpft werden. Ein Auftrag kann einem HelpDesk-Ticket zugeordnet werden, wodurch die Nachverfolgbarkeit von Kundenanfragen im Kontext eines bestimmten Auftrags gewährleistet wird. Verknüpfte HelpDesk-Tickets werden in den Auftragsdetails im Abschnitt der zugehörigen Belege angezeigt.

Integration Aufträge mit weiteren Belegen

In den Auftragsdetails werden im Abschnitt Grunddaten alle automatisch verknüpften Belege aus anderen Systemmodulen angezeigt:

Modul	Verknüpfungsbeschreibung
Angebote	Kundenangebote, die für diesen Auftrag erstellt wurden
Eingangsbestellungen	Eingangsbestellungen vom Kunden zum Auftrag
Ausgangsbestellungen	An Lieferanten ausgegebene Bestellungen für den Auftrag
Lieferscheine	Für den Auftrag erstellte Lieferscheine
Ausgangsrechnungen	Dem Kunden für den Auftrag ausgestellte Rechnungen
Eingangsrechnungen	Von Lieferanten erhaltene Rechnungen für den Auftrag
Anfragen	Für den Auftrag erstellte Anfragen
Lager	Materialausgänge aus dem Lager für den Auftrag
Kasse	Dem Auftrag zugeordnete Kassabelege
Bankauszüge	Über Rechnungen des Auftrags verknüpfte Banktransaktionen
Arbeitszeitnachweise	Arbeitsstundenberichte der Mitarbeiter für den Auftrag
Dokumente	Verknüpfte Dokumente und Ordner aus dem Modul Dokumente

Fehlerbehebung im Modul Aufträge

Häufig gestellte Fragen zum Modul Aufträge

Frage: Die Schaltfläche Hinzufügen oder Import ist ausgegraut und kann nicht angeklickt werden.

Lösung: Sie haben keine Berechtigung zur Bearbeitung von Aufträgen. Bitten Sie den Administrator des Moduls Aufträge, das entsprechende Zugriffsrecht in den Moduleinstellungen zuzuweisen.

Frage: Das Feld Fakturiert kann nicht manuell bearbeitet werden; es ist ausgegraut.

Lösung: In den Einstellungen des Moduls Aufträge ist die Option zur automatischen Berechnung des fakturierten Betrags aus dem Modul Ausgangsrechnungen aktiviert. Der Wert wird automatisch aktualisiert, wenn sich die mit diesem Auftrag verknüpften Ausgangsrechnungen ändern, und kann nicht manuell eingegeben werden.

Frage: Die Auftragsnummer kann nicht gespeichert werden; das Feld hat einen roten Rahmen.

Lösung: In den Einstellungen des Moduls Aufträge ist eine Eindeutigkeitsbedingung für die Auftragsnummer festgelegt und die eingegebene Nummer existiert bereits im System. Geben Sie eine andere Auftragsnummer ein oder prüfen Sie, ob Sie einen doppelten Auftrag erstellen.

Frage: Die Schaltfläche Auftrag abschließen wird nicht angezeigt oder ist ausgegraut.

Lösung: Die Auftragsabschlussfunktion muss in den Einstellungen des Moduls Aufträge aktiv sein und Sie müssen zusätzlich über die Auftragsabschlussberechtigung verfügen. Wenden Sie sich an den Administrator des Moduls Aufträge.

Frage: Die Registerkarten Kosten und Erlöse in den Auftragsdetails sind nicht sichtbar.

Lösung: Für die Anzeige der Registerkarten Kosten und Erlöse ist die Berechtigung zur Anzeige der Auftragskosten erforderlich. Der Moduladministrator muss diese Berechtigung in den Zugriffsrechteeinstellungen des Moduls Aufträge zuweisen.

Frage: Der Import aus der XLSX-Datei meldet einen Dateiversionsfehler.

Lösung: Die Datei muss im XLSX-Format (Excel 2007 und neuer) gespeichert sein. Dateien im älteren XLS-Format werden nicht unterstützt. Öffnen Sie die Datei in Excel und speichern Sie sie erneut im XLSX-Format.

Frage: Ich kann einen Auftrag nicht bearbeiten, obwohl ich über allgemeine Bearbeitungsberechtigungen verfüge.

Lösung: In den Einstellungen des Moduls Aufträge kann die Bearbeitung auf den Auftragsmanager oder Mitglieder des verantwortlichen Teams beschränkt sein. Der Moduladministrator oder Auftragsmanager muss entweder die Rechteeinstellungen anpassen oder Sie dem verantwortlichen Team des Auftrags hinzufügen.

Tipps für effizientes Arbeiten mit dem Modul Aufträge

• Tipp: Farblich gekennzeichnete Zeilen in der Auftragstabelle zeigen die Priorität an. Legen Sie die Prioritätshintergrundfarben in den Moduleinstellungen fest, um bei der Arbeit mit einer großen Anzahl von Aufträgen eine schnelle visuelle Orientierung zu ermöglichen
• Tipp: Verwenden Sie den Filter In Notizen enthalten, um schnell einen Auftrag zu finden, bei dem ein bestimmter Text in der Kommunikation oder in internen Vermerken erfasst wurde
• Tipp: Der Umschalter Nur aktive / Alle ermöglicht ein schnelles Umschalten zwischen aktiven Aufträgen und einer vollständigen Übersicht, ohne das Filterpanel öffnen zu müssen
• Tipp: Um Preise verschiedener Aufträge in eine einzige Währung umzurechnen, verwenden Sie den Umschalter Mit Umrechnung in CZK. Die Wechselkurse werden gemäß den Systemeinstellungen geladen
• Tipp: Der Fertigungsbegleitschein eignet sich für Fertigungswerkstätten und enthält eine Auftrags- und Produktübersicht, die ohne überflüssige Oberflächenelemente zum Drucken bereit ist
• Tipp: Die Verknüpfung mit dem Modul Dokumente ermöglicht es, einem Auftrag versionierte Dokumente (Zeichnungen, Verträge, Zertifikate) zuzuordnen, ohne Dateien zu kopieren
• Tipp: Der Auftragsmanager kann Benachrichtigungen über neue Arbeitszeitnachweise direkt in den Auftragsdetails aktivieren, indem er die Option Benachrichtigungen über erfasste Arbeitszeiten an den Auftragsmanager senden aktiviert
• Tipp: Nutzen Sie die Auftragskopierfunktion, um schnell einen ähnlichen Auftrag zu erstellen. Eine neue Auftragsnummer wird automatisch generiert