Aufträge

Übersicht

Das Modul Aufträge dient der Erfassung und Verwaltung von Unternehmensaufträgen, Projekten und Bestellungen. Es ermöglicht eine komplette Auftragsverwaltung inklusive der Verknüpfung mit Kunden aus dem CRM, der Überwachung von Preisen und Kosten, der Zuweisung von verantwortlichen Personen, der Definition von Prioritäten und der Arbeit mit optional konfigurierbaren Parametern nach Unternehmensbedarf. Das Modul bietet einen umfassenden Überblick über den Status von Aufträgen, Kosten sowie zugehörigen Belegen und Dokumenten.

Hauptfunktionen

Erfassung von Aufträgen mit automatisch generierten Nummern oder manueller Eingabe
Verknüpfung mit Kunden aus dem CRM-Modul oder der Kundenkartei
Nachverfolgung von Angebots-, vereinbarten und fakturierten Preisen in verschiedenen Währungen
Zuweisung verantwortlicher Personen (Angebotsbearbeiter, Vertragsgarant, Auftragsmanager, Team)
Festlegung von Auftragsprioritäten mit farblicher Kennzeichnung
Erfassung von Auftragskosten mit Verknüpfung zu Einkauf und Lagerausgabescheinen
Verwaltung von Notizen zu Aufträgen mit Unterscheidung von Typen und Zugriffsrechten
Optionale Felder, die vollständig nach Unternehmensbedarf konfigurierbar sind
Verknüpfung mit Produkten, Aufgaben, Rechnungen und anderen Belegen
Datenexport nach Excel, Drucken und erweitertes Filtern

Zielgruppe

Das Modul ist für Projektmanager, Vertriebsmitarbeiter, Techniker, Teamleiter und das Management konzipiert, die eine lückenlose Auftragserfassung und einen Überblick über Status, Kosten und Erfüllung benötigen.

Zugriff und Einstellungen

So gelangen Sie zum Modul

Navigationspfad: Hauptmenü → Aufträge

Nach dem Öffnen des Moduls wird eine Übersichtstabelle aller Aufträge mit Filter- und Suchmöglichkeiten angezeigt.

Moduleinstellungen

Pfad zu den Einstellungen: Einstellungen → Aufträge (der Link ist für Benutzer mit Administratorrechten für dieses Modul direkt auf der Hauptseite des Moduls verfügbar)

Konfiguration der angezeigten Elemente

In den Moduleinstellungen legen Sie fest, welche Elemente bei den Aufträgen verwendet werden:

Auftragsnummer: Numerische Identifikation des Auftrags mit der Möglichkeit der automatischen Generierung
Auftragsbezeichnung: Hauptname des Projekts oder der Bestellung
Unterauftragsbezeichnung: Ergänzender Name für größere Projekte mit mehreren Teilen
Erstellungsdatum: Wann der Auftrag eingegangen ist
Erledigungsdatum: Termin für den Abschluss des Auftrags
Priorität: Einstellung der Wichtigkeit des Auftrags mit farblicher Kennzeichnung
Kunde: Verknüpfung zum Kunden aus dem CRM, der Kundenkartei oder manuelle Eingabe
Beschreibung: Detaillierte Textbeschreibung des Auftrags
Anhänge: Möglichkeit, Dateien zum Auftrag hochzuladen
Notizen: Interne Notizen mit verschiedenen Typen und Zugriffsrechten

Finanzielle Elemente

Angebotspreis: Im Angebot an den Kunden angegebener Betrag
Vereinbarter Preis: Mit dem Kunden vereinbarter Preis
Fakturiert: Gesamtsumme der ausgestellten Rechnungen
Direkte Material- und Leistungskosten (Plan): Geplante Kosten
Bruttogewinn: Automatisch berechnet als Angebotspreis minus direkte Kosten

Alle Preispositionen unterstützen verschiedene Währungen und die automatische Umrechnung zum Kurs der Nationalbank.

Personalbezogene Elemente

Besteller: Firma, die den Auftrag bestellt hat (Auswahl aus CRM)
Angebotsbearbeiter: Person, die das Angebot erstellt hat
Vertragsgarant: Für den Vertrag verantwortliche Person
Auftragsmanager: Hauptverantwortliche Person für die Durchführung
Verantwortliches Team: Mehrere am Projekt beteiligte Personen
Lieferantenliste: Firmen, die Material oder Dienstleistungen liefern (Auswahl aus CRM)

Datumselemente für Projekte

Datum der Baustellenübernahme: Für Bauaufträge
Datum der Auftragsübergabe (Plan): Geplanter Abschluss
Datum der Auftragsübergabe: Tatsächliche Übergabe
Garantiezeit bis: Ende der Gewährleistungsfrist

Automatische Generierung von Auftragsnummern

In den Einstellungen kann das Format der Auftragsnummern definiert werden:

Präfix: Text vor der Nummer (z. B. AUF)
Präfix2: Jahr - 4 Stellen (2026), 2 Stellen (26) oder nicht verwenden
Anzahl der Stellen: Anzahl der Nullen vor der laufenden Nummer (z. B. 4 = 0001)

Beispiel: Format AUF2026-0001, AUF2026-0002, usw.

Konfiguration der Prioritäten

Es können bis zu 7 Prioritätsstufen mit eigenen Namen und Farben eingestellt werden:

Name der Priorität (z. B. Sehr hoch, Hoch, Mittel, Niedrig)
Textfarbe und Hintergrundfarbe
Möglichkeit, die gesamte Zeile in der Tabelle entsprechend der Priorität einzufärben

Notiztypen

Das System unterstützt bis zu 15 Notiztypen mit folgenden Einstellungen:

Name des Notiztyps
Farbe und Icon zur Unterscheidung
Wer die Notizen sehen kann (alle oder ausgewählte Benutzer)
Wer Notizen eingeben kann
Wer Notizen bearbeiten kann

Der Standardtyp "Änderung" wird bei Auftragsbearbeitungen automatisch für den Audit Trail erstellt.

Optionale Felder

Im Bereich Optionale Felder können Sie bis zu 41 eigene Felder genau nach den Bedürfnissen Ihres Unternehmens erstellen. Für jedes Feld stellen Sie ein:

Feldname: Wie das Feld heißen soll
Feldtyp:
- Ja/Nein (Checkbox)
- Ganzzahl oder Dezimalzahl
- Datum oder Datum mit Terminüberwachung und Benachrichtigung
- Liste - Auswahl aus vordefinierten Werten
- Text - 1 Zeile oder mehrere Zeilen
- Datei oder Foto
- eIntranet-Benutzer
- Auftrag - Verknüpfung zu einem anderen Auftrag
Wer kann das Feld ausfüllen/sehen: Jeder oder ausgewählte Benutzer
Erforderlich: Pflichtfeld beim Erstellen eines Auftrags
In Tabelle anzeigen: Das Feld wird in der Auftragsübersichtstabelle angezeigt
Funktion: Z. B. Summenbildung für numerische Felder

Benutzerrechte

In den Moduleinstellungen legen Sie die Zugriffsrechte für einzelne Benutzer fest:

Rechtsstufe	Beschreibung
Kein Zugriff	Der Benutzer kann das Modul überhaupt nicht nutzen
Lesen, wo aufgeführt	Kann Aufträge einsehen, bei denen er als Bearbeiter, Garant, Manager oder Teammitglied aufgeführt ist
Lesen, wo aufgeführt, eigene bearbeiten und neue eingeben	Kann neue Aufträge anlegen und die bearbeiten, die er selbst erstellt hat
Alles lesen und alles bearbeiten	Sieht alle Aufträge und kann diese bearbeiten
Alles lesen, bearbeiten und löschen	Vollzugriff inklusive Löschen von Aufträgen

Zusätzliche Rechte:

Zugriff auf Auftragskosten: Kann Kosten einsehen und bearbeiten (Reiter Kosten)
Aufträge abschließen: Kann einen Auftrag als abgeschlossen markieren (sofern die Funktion in den Einstellungen aktiviert ist)

Benutzeroberfläche

Hauptbildschirm

Nach dem Öffnen des Moduls wird eine Übersichtstabelle mit allen Aufträgen angezeigt. In der Kopfzeile der Tabelle befinden sich Schaltflächen:

Nur Aktive / Alle: Schalter zum Filtern aktiver Aufträge
Mit Fremdwährungen / Mit Umrechnung in CZK: Schalter für die Preisanzeige (sofern Preiselemente aktiviert sind)
Hinzufügen: Erstellen eines neuen Auftrags (grüne Schaltfläche)
Import: Massenimport von Aufträgen (blaue Schaltfläche)
Gelöscht: Anzeige gelöschter Aufträge für Administratoren (rote Schaltfläche)

Auftragstabelle

Die Tabelle enthält Spalten gemäß der Modulkonfiguration. Standardmäßig werden angezeigt:

Auftragsnummer (anklickbar - öffnet die Detailansicht)
Auftragsbezeichnung
Erstellungsdatum und Erledigungstermin
Priorität (farblich markiert)
Kunde
Verantwortliche Personen (Bearbeiter, Garant, Manager, Team)
Preisangaben
Optionale Felder, die für die Tabellenanzeige markiert sind
Aktiv (Icon Ja/Nein)
Aktionen (Icons für Anzeige, Kopieren, Löschen)

In der Tabelle können Sie:

Sortieren: Durch Klicken auf die Spaltenüberschrift
Suchen: Das Feld "Suchen" oben rechts durchsucht alle Spalten
Exportieren: Die Schaltfläche Excel erstellt einen Export der gesamten Tabelle
Drucken: Druckversion der Tabelle
Spalten ein-/ausblenden: Schaltfläche zur Auswahl der angezeigten Spalten
Erweitertes Filtern: Schaltfläche zum Erstellen komplexer Filter

Filter und Suche

Das Filter-Panel (zu öffnen durch Klicken auf den Reiter Filter) bietet eine detaillierte Suche:

Aktiv: Nur aktive / Nur inaktive Aufträge
Auftragsnummer enthält: Suche in der Auftragsnummer
Bezeichnung enthält: Suche im Namen
Unterauftragsbezeichnung enthält: Suche in der Unterbezeichnung (falls aktiviert)
Erstellungsdatum: Zeitraum von - bis
Erledigungsdatum: Zeitraum von - bis
Priorität: Auswahl einer bestimmten Priorität
Kundenname enthält: Suche im Kundennamen
Kunde aus CRM: Auswahl einer spezifischen Firma aus dem CRM (falls aktiviert)
Abgeschlossen: Nein / Ja (falls die Abschlussfunktion aktiviert ist)
In Notizen enthalten: Volltextsuche in den Notizen

Nachdem Sie die Filter eingestellt haben, klicken Sie auf Suchen. Die Schaltfläche Abbrechen löscht alle Filter.

Grundlegende Operationen

Einen neuen Auftrag erstellen

Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen in der Kopfzeile der Tabelle
Ein Dialogfenster "Auftragserfassung" öffnet sich
Füllen Sie die Basisdaten aus:
- Firma: Wählen Sie einen Kunden aus der Liste oder geben Sie ihn manuell ein (je nach Einstellung)
  - Wenn die CRM-Verknüpfung aktiviert ist, wählen Sie Firmen aus dem CRM-Modul
  - Sie können auch eine spezifische Filiale und Kontaktperson auswählen
- Auftragsnummer: Wird automatisch mit der nächsten freien Nummer gefüllt, kann geändert werden
- Auftragsbezeichnung: Geben Sie einen aussagekräftigen Projektnamen ein
- Unterauftragsbezeichnung: Optional zur Gliederung größerer Projekte
- Eingegangen am: Datum der Auftragserteilung (mit heutigem Datum vorbefüllt)
- Erledigen bis: Fertigstellungstermin
- Priorität: Wählen Sie die Wichtigkeit des Auftrags
- Aktiv: Anhaken für einen aktiven Auftrag (standardmäßig aktiviert)
In weiteren Reitern können Sie ausfüllen:
- Personalangaben: Besteller, Angebotsbearbeiter, Garant, Manager, Team, Lieferanten
- Finanzangaben: Angebotspreis, vereinbarter Preis, fakturiert, direkte Kosten, Stundenanzahl
- Datumsangaben: Baustellenübernahme, Übergabe (Plan und Ist), Garantie
- Beschreibung und Anhänge: Textbeschreibung und Hochladen von Dateien
- Optionale Felder: Ihre eigenen definierten Felder
Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern
Der Auftrag wird erstellt und die Detailansicht wird angezeigt

Auftrag bearbeiten

Klicken Sie in der Auftragsübersichtstabelle auf das Icon Bearbeiten (Bleistift) beim gewünschten Auftrag, oder
Öffnen Sie die Auftragsdetails durch Klicken auf die Nummer oder Bezeichnung
Klicken Sie in der Detailansicht auf Bearbeiten im Reiter "Basisdaten"
Ändern Sie die benötigten Daten im Dialogfenster
Klicken Sie auf Speichern

Hinweis: Bei jeder Änderung am Auftrag wird automatisch eine Notiz vom Typ "Änderung" erstellt, die informiert, wer wann den Auftrag bearbeitet hat.

Auftrag kopieren

Klicken Sie in der Auftragstabelle auf das Icon Kopieren (Doppelblatt) beim Auftrag
Ein Formular mit den kopierten Daten öffnet sich
Passen Sie die Auftragsnummer und andere notwendige Daten an
Wenn Sie Produkte zum Auftrag aktiviert haben, können Sie "Inkl. Produkte kopieren" anhaken
Klicken Sie auf Speichern

Auftrag löschen

Klicken Sie in der Auftragstabelle auf das Icon Löschen (Papierkorb) beim gewünschten Auftrag, oder
Klicken Sie in der Detailansicht des Auftrags auf Löschen in der Kopfzeile
Bestätigen Sie das Löschen im Dialogfenster durch Klicken auf Ja
Der Auftrag wird in die gelöschten Datensätze verschoben

Hinweis: Gelöschte Aufträge können vom Administrator über die Schaltfläche Gelöscht eingesehen und gegebenenfalls wiederhergestellt werden.

Auftrag abschließen

Falls in den Einstellungen die Funktion zum Abschließen von Aufträgen aktiviert ist:

Öffnen Sie die Detailansicht des Auftrags
Klicken Sie im Reiter "Basisdaten" auf die Schaltfläche Abschließen
Der Auftrag wird als abgeschlossen markiert und in der Übersicht rot dargestellt
Ein abgeschlossener Auftrag kann über die Schaltfläche Öffnen wieder aktiviert werden

Hinweis: Abgeschlossene Aufträge können weiterhin bearbeitet werden; der Abschluss ist lediglich eine visuelle Kennzeichnung eines beendeten Projekts.

Auftragsdetails

Reiter Basisdaten

In den Auftragsdetails werden alle ausgefüllten Daten übersichtlich in Sektionen unterteilt angezeigt:

Identifikation: Nummer, Bezeichnung, Unterauftrag, Kunde, Daten, Priorität
Verantwortliche Personen: Besteller, Bearbeiter, Garant, Manager, Team, Lieferanten
Finanzdaten: Angebotspreis, vereinbarter Preis, fakturiert, Kosten, Bruttogewinn
Projekttermine: Übernahme, Übergabe (Plan und Ist), Garantie
Optionale Felder: Ihre eigenen Felder
Metadaten: Wer hat den Auftrag wann erstellt

Zugehörige Belege und Verknüpfungen

Die Detailansicht zeigt automatisch alle verknüpften Dokumente an:

Angebote: Erstellte Angebote, die mit diesem Auftrag verknüpft sind
Kundenbestellungen: Bestellungen vom Kunden
Anfragen: Material- oder Leistungsanfragen
Bestellungen: Versendete Bestellungen an Lieferanten
Lieferscheine: Warenabgänge an den Kunden
Ausgangsrechnungen: An den Kunden gestellte Rechnungen
Eingangsrechnungen: Rechnungen von Lieferanten
Lagerausgabescheine: Für den Auftrag ausgelagertes Material
Banktransaktionen: Zahlungen im Zusammenhang mit Rechnungen

Jeder Beleg wird mit einem Link zum schnellen Wechsel in dessen Detailansicht angezeigt.

Auftragsbeschreibung

In der Sektion Beschreibung können Sie eine detaillierte Textbeschreibung des Auftrags verwalten:

Klicken Sie auf Bearbeiten im Reiter "Beschreibung"
Ein Editor mit Textformatierung öffnet sich
Schreiben oder bearbeiten Sie die Auftragsbeschreibung
Speichern Sie durch Klicken auf Speichern

Anhänge

Verwalten Sie die zum Auftrag gehörenden Dateien:

Klicken Sie auf Hinzufügen im Reiter "Anhänge"
Ziehen Sie Dateien in den Dialog oder klicken Sie zur Auswahl
Sie können bis zu 60 Dateien mit einer Größe von jeweils bis zu 100 MB hochladen
Erstellen Sie gegebenenfalls ein neues Dokument direkt im OnlyOffice-Editor (falls verfügbar)
Download: Klicken Sie auf den Dateinamen
Löschen: Klicken Sie auf das Papierkorb-Icon bei der Datei

Auftragsnotizen

Notizen dienen der internen Kommunikation und der Dokumentation des Auftragsverlaufs:

Klicken Sie auf Notiz hinzufügen
Wählen Sie den Notiztyp (z. B. Allgemein, Technisch, Geschäftlich - je nach Einstellung)
Schreiben Sie den Notiztext
Fügen Sie optional Anhänge zur Notiz hinzu
Speichern Sie mit der Schaltfläche Speichern

Notizen werden chronologisch mit Informationen über Autor und Zeit angezeigt. Farbe und Icon der Notiz entsprechen ihrem Typ. Sie können nur Notizen bearbeiten, für die Sie gemäß den Einstellungen der Notiztypen berechtigt sind.

Links zu Dokumenten

Wenn Sie das Modul Dokumente verwenden, können Sie den Auftrag verknüpfen mit:

Bestimmten Dokumenten: Wählen Sie Dokumente aus dem Modul Dokumente aus
Dokumentenordnern: Verknüpfen Sie den Auftrag mit einem ganzen Ordner

Reiter Kosten

In diesem Reiter verfolgen Sie die tatsächlichen Kosten des Auftrags (nur für Benutzer mit der Berechtigung "Zugriff auf Auftragskosten" verfügbar):

Kostenübersicht

Die Tabelle zeigt alle Kostenpositionen:

Datum: Wann die Kosten entstanden sind
Kostentyp: Material, Dienstleistung, Arbeit, Transport, etc.
Beschreibung: Was gekauft oder ausgeführt wurde
Menge und Einheit
Einzelpreis
Gesamtpreis
MwSt.
Gesamt inkl. MwSt.
Lieferant: Wer die Leistung erbracht hat
Beleglink: Eingangsrechnung, Ausgabeschein, etc.

Kosten filtern

Sie können Kosten filtern nach:

Zeitraum: Datum von - bis
Nur Ausgewählte: Nur markierte Kosten anzeigen

Export und Druck von Kosten

Schaltfläche Excel: Export der Kosten in eine Tabelle
Schaltfläche Drucken: Druckvorschau

Automatisches Laden von Kosten

Kosten werden automatisch geladen aus:

Eingangsrechnungen: Mit diesem Auftrag verknüpfte Rechnungen
Lagerausgabescheinen: Ausgelagertes Material, bewertet zum Lagerpreis
Bestellungen: Versendete Bestellungen an Lieferanten
Zeiterfassung: Gearbeitete Stunden von Teammitgliedern (falls die Verknüpfung zur Zeiterfassung aktiviert ist)

Erweiterte Funktionen

Verknüpfung mit Produkten

Wenn Sie das Modul Produkte aktiviert haben, können Sie dem Auftrag Produkte (Erzeugnisse, Komponenten, Baugruppen) zuweisen:

Öffnen Sie die Detailansicht des Auftrags
Gehen Sie zur Sektion "Produkte zum Auftrag"
Klicken Sie auf Produkt hinzufügen
Wählen Sie das Produkt aus der Liste aus
Geben Sie die Stückzahl ein
Geben Sie optional die Lagermenge für dieses Produkt ein
Speichern Sie mit der Schaltfläche Speichern

Bei jedem Produkt können Sie:

Aufgaben für dessen Herstellung oder Montage erstellen
Den Lagerbestand der Stücke überwachen
Materialstücklisten generieren

Verknüpfung mit Aufgaben

Zu jedem Auftrag können Sie Aufgaben (tasks) erstellen:

Suchen Sie in der Detailansicht des Auftrags die Sektion "Aufgaben"
Klicken Sie auf Aufgabe hinzufügen
Füllen Sie Aufgabenname und Termin aus und weisen Sie eine verantwortliche Person zu
Speichern Sie die Aufgabe

Mit dem Auftrag verknüpfte Aufgaben werden in der Übersicht angezeigt und können nach Status (offen, erledigt, verspätet) gefiltert werden.

Import von Aufträgen

Für die Massenerfassung von Aufträgen nutzen Sie die Import-Funktion:

Klicken Sie auf die Schaltfläche Import in der Kopfzeile der Tabelle
Laden Sie die Excel-Beispieldatei herunter
Tragen Sie die Aufträge gemäß dem Muster in Excel ein
Laden Sie die ausgefüllte Datei hoch
Überprüfen Sie die Vorschau der importierten Daten
Bestätigen Sie den Import mit der Schaltfläche Importieren

Datenexport

Verfügbare Exportformate:

Excel: Export der aktuellen Tabellenauswahl in eine .xlsx Datei
- Behält die Formatierung von Zahlen und Daten bei
- Entfernt automatisch HTML-Tags
- Wandelt formatierte Beträge in Zahlen für die Weiterverarbeitung um
Drucken: Druckvorschau der Tabelle, optimiert für Papier
Kopieren: Kopieren der Daten in die Zwischenablage zum Einfügen in andere Anwendungen

Massenoperationen

Massenänderungen werden in der UI nicht direkt unterstützt, aber Sie können:

Daten nach Excel exportieren
Diese in Excel gesammelt bearbeiten
Über die Import-Funktion wieder zurückspielen

Verknüpfung mit der Fakturierung

Beim Erstellen einer Ausgangsrechnung können Sie:

Im Feld "Auftrag" den Auftrag aus der Liste auswählen
Die Rechnung wird automatisch mit dem Auftrag verknüpft
In der Detailansicht des Auftrags erscheint ein Link zur Rechnung
Der Rechnungsbetrag wird automatisch zum Feld "Fakturiert" addiert

Überwachung des Auftragsfortschritts

Nutzen Sie für eine effektive Fortschrittskontrolle:

Notizen: Protokollieren Sie laufend Änderungen, Entscheidungen und die Kommunikation mit dem Kunden
Aufgaben: Unterteilen Sie den Auftrag in Teilaufgaben mit Terminen
Kosten: Überwachen Sie laufend die tatsächlichen Kosten im Vergleich zum Plan
Daten: Aktualisieren Sie Termine bei Änderungen im Zeitplan
Status: Nutzen Sie optionale Felder zur Definition eigener Auftragsstati (z. B. Vorbereitung, In Produktion, Testen, Abgeschlossen)

Reporting und Analysen

Nutzen Sie für das Reporting:

Filter: Filtern Sie Aufträge nach Zeitraum, Priorität, Manager oder Kunde
Export nach Excel: Daten können in Pivot-Tabellen und Diagrammen weiterverarbeitet werden
Erweitertes Filtern: Die Schaltfläche "Erweiterte Suche" ermöglicht komplexe Abfragen mit mehreren Bedingungen
Optionale Felder mit Summenfunktion: Für numerische Felder wird automatisch die Summe der ausgewählten Aufträge berechnet

Integration mit anderen Modulen

CRM-Modul

Kundenauswahl aus den im CRM geführten Firmen
Automatisches Laden von Kontakten und Filialen des Kunden
Auswahl von Besteller und Lieferanten aus dem CRM
In der Firmendetailansicht im CRM werden alle ihre Aufträge angezeigt

Modul Fakturierung

Verknüpfung von Ausgangsrechnungen mit Aufträgen
Verknüpfung von Eingangsrechnungen mit den Auftragskosten
Automatische Summierung fakturierter Beträge
Zahlungsübersicht in der Detailansicht des Auftrags

Modul Lager

Mit dem Auftrag verknüpfte Lagerausgabescheine
Automatisches Laden von Materialkosten in den Reiter Kosten
Überwachung des Materialverbrauchs für den Auftrag

Modul Aufgaben

Erstellen von Aufgaben, die dem Auftrag zugewiesen sind
Übersicht aller Aufgaben in der Detailansicht des Auftrags
Filtern von Aufgaben nach Status
Drucken der Aufgabenliste für den Auftrag

Modul Produkte

Zuweisung von Produkten zum Auftrag mit Mengenangabe
Überwachung des Produktionsstatus für jedes Produkt
Generieren von Produktionsaufgaben aus den Produkten
Materialstücklisten für den Auftrag

Modul Zeiterfassung

Zuweisung geleisteter Arbeitsstunden zum Auftrag
Automatisches Laden von Personalkosten
Übersicht der geleisteten Arbeitszeit der Teammitglieder

Modul Dokumente

Verknüpfung des Auftrags mit Dokumenten (Verträge, Protokolle, Pläne)
Verknüpfung mit Dokumentenordnern
Schneller Zugriff auf die Auftragsdokumentation

Fehlerbehebung

Häufig gestellte Fragen

Frage: Ich kann keinen neuen Auftrag erstellen, die Schaltfläche Hinzufügen ist inaktiv

Lösung: Sie haben keine ausreichenden Berechtigungen. Sie benötigen das Recht "Lesen, wo aufgeführt, eigene bearbeiten und neue eingeben" oder höher. Kontaktieren Sie den Administrator für eine Rechteerweiterung.

Frage: Der Auftrag wird mir in der Übersicht nicht angezeigt, obwohl ich weiß, dass er existiert

Lösung: Prüfen Sie die Filtereinstellungen. Möglicherweise ist der Filter "Nur Aktive" aktiv und der Auftrag ist inaktiv, oder Sie haben einen Filter auf einen bestimmten Kunden gesetzt. Klicken Sie auf "Abbrechen" im Filter-Panel und versuchen Sie es erneut.

Frage: Ich kann den Auftrag nicht bearbeiten, die Schaltfläche Bearbeiten ist inaktiv

Lösung: Entweder haben Sie keine Berechtigung, diesen spezifischen Auftrag zu bearbeiten (Sie können nur eigene Aufträge bearbeiten, wenn Sie nicht das Recht "Alles lesen und alles bearbeiten" haben), oder der Auftrag ist abgeschlossen und Sie haben kein Recht, Aufträge zu schließen/zu öffnen.

Frage: Die Auftragsnummern werden nicht automatisch generiert

Lösung: Prüfen Sie in den Moduleinstellungen die Sektion "Auftragsnummern". Wenn alle Felder leer sind, werden keine Nummern generiert und Sie müssen diese manuell eingeben. Füllen Sie Präfix und Stellenanzahl aus, um die automatische Generierung zu aktivieren.

Frage: In den Auftragskosten werden die Eingangsrechnungen nicht angezeigt

Lösung: Stellen Sie sicher, dass Sie beim Erstellen der Eingangsrechnung diesen Auftrag im Feld "Auftrag" ausgewählt haben. Nur verknüpfte Rechnungen erscheinen in den Kosten. Falls Sie dies vergessen haben, öffnen Sie die Rechnung und ergänzen Sie das Feld Auftrag.

Frage: Ich kann den Reiter Kosten nicht sehen

Lösung: Die Berechtigung "Zugriff auf Auftragskosten" ist für Sie nicht aktiviert. Kontaktieren Sie den Administrator, um dieses Recht in den Moduleinstellungen zu erhalten.

Frage: Der Excel-Export funktioniert nicht oder ist leer

Lösung: Stellen Sie sicher, dass in der Tabelle Aufträge angezeigt werden. Wenn die Tabelle aufgrund von Filtern leer ist, wird auch der Export leer sein. Es werden nur sichtbare Zeilen exportiert.

Frage: Der Bruttogewinn wird nicht korrekt berechnet

Lösung: Der Bruttogewinn berechnet sich aus dem Angebotspreis minus direkte Material- und Leistungskosten (Plan). Prüfen Sie, ob beide Felder ausgefüllt sind und die gleiche Währung haben. Wenn Sie verschiedene Währungen nutzen, schalten Sie die Ansicht auf "Mit Umrechnung in CZK".

Frage: Prioritäten zeigen keine Farben in der Tabelle

Lösung: Prüfen Sie in den Moduleinstellungen die Sektion "Prioritäten bei Aufträgen". Für jede Priorität müssen Sie Name, Textfarbe und Hintergrundfarbe festlegen. Wenn Sie die gesamte Zeile einfärben möchten, aktivieren Sie die Checkbox "Gesamte Zeile mit Hintergrundfarbe hinterlegen".

Frage: Optionale Felder erscheinen nicht beim Erstellen eines Auftrags

Lösung: Prüfen Sie in den Moduleinstellungen unter dem Reiter "Optionale Felder", ob die Felder einen Namen und einen Typ haben. Leere Felder werden nicht angezeigt. Prüfen Sie auch die Spalte "Kann ausfüllen/Sehen" - wenn Sie dort nicht aufgeführt sind, sehen Sie das Feld nicht.

Fehlermeldungen

Fehler: "Diese Auftragsnummer existiert bereits"

Lösung: In den Moduleinstellungen ist das Feld "Auftragsnummer" als eindeutig markiert. Geben Sie eine andere Auftragsnummer ein, die noch nicht verwendet wurde.

Fehler: "Bitte füllen Sie alle Pflichtfelder aus"

Lösung: Einige Felder sind mit einem Sternchen (*) als Pflichtfelder markiert. Finden und füllen Sie diese aus. Oft sind dies die Auftragsnummer oder die Auftragsbezeichnung, oder optionale Felder, die in den Einstellungen als Pflichtfelder markiert wurden.

Tipps für effizientes Arbeiten

Filter nutzen: Verwenden Sie das Filter-Panel, um Aufträge schnell zu finden, anstatt die Tabelle manuell zu durchsuchen
Prioritäten setzen: Gut eingestellte Prioritäten mit auffälligen Farben helfen Ihnen, wichtige Aufträge schnell zu identifizieren
Notizen verwenden: Protokollieren Sie jegliche Kommunikation und Änderungen laufend in den Notizen – so erstellen Sie eine lückenlose Auftragshistorie
Belege verknüpfen: Wählen Sie beim Erstellen einer Rechnung, Bestellung oder eines Ausgabescheins immer den Auftrag aus – so erhalten Sie einen kompletten Überblick über alle zugehörigen Belege
Kosten laufend überwachen: Prüfen Sie regelmäßig den Reiter Kosten und vergleichen Sie Ist- und Planzahlen
Eigene Felder erstellen: Nutzen Sie optionale Felder zur Erfassung von Informationen, die spezifisch für Ihre Firma sind (z. B. Schadennummer, Referenznummer des Kunden, Genehmigungsstatus)
Regelmäßig exportieren: Erstellen Sie regelmäßige Export-Dateien für Management-Berichte oder zur Archivierung
Teamarbeit nutzen: Weisen Sie Aufträge Teams zu und nutzen Sie Notizen für die Kommunikation zwischen Teammitgliedern
Notiztypen einstellen: Erstellen Sie verschiedene Notiztypen für unterschiedliche Zwecke (technisch, geschäftlich, intern) mit verschiedenen Zugriffsrechten
Schnellsuche verwenden: Das Feld "Suchen" rechts über der Tabelle durchsucht alle Spalten – der schnellste Weg, einen Auftrag anhand eines beliebigen Textes zu finden

Performance-Optimierung

Wenn Sie Hunderte oder Tausende von Aufträgen haben, nutzen Sie Filter, um die angezeigten Datensätze einzugrenzen
Markieren Sie abgeschlossene Aufträge regelmäßig als inaktiv – das beschleunigt das Laden der Übersicht
Nutzen Sie die Funktion zum Abschließen von Aufträgen, um aktuelle Projekte von beendeten zu trennen
Speichern Sie große Anhänge lieber im Modul Dokumente und erstellen Sie nur einen Link zum Ordner – das beschleunigt das Laden der Auftragsdetails

Sicherheit und Datenschutz

Alle Änderungen am Auftrag werden automatisch in den Notizen vom Typ "Änderung" aufgezeichnet
Gelöschte Aufträge sind nicht unwiderruflich entfernt – der Administrator kann sie jederzeit wiederherstellen
Zugriffsrechte sind granular – Sie können einstellen, wer welche Aufträge und Notizen sieht
Alle Operationen werden zur Überprüfung im Systemlog protokolliert

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