Arbeitsplan (Schichtplanung, Teamplan, Dienstplan)

Übersicht

Das Modul Arbeitsplan dient zur tagesgenauen Planung der Arbeit der Mitarbeiter. Die Führungskraft oder der Planer trägt zu jedem Mitarbeiter und Tag eine kurze Notiz ein (zum Beispiel die Art der Schicht, Homeoffice oder eine andere Information) und kann die Zelle farblich hervorheben. Die Mitarbeiter sind in Teams eingeteilt, für die jeder Benutzer eine eigene Zugriffsstufe hat – von der reinen Anzeige des eigenen Plans bis zur vollständigen Planung des gesamten Teams. Das Modul ist mit dem Modul Fahrzeugreservierung verknüpft, sodass für einen einzelnen Tag und Mitarbeiter direkt eine Fahrzeugreservierung angefordert werden kann.

Hauptfunktionen

• Übersichtliche Plantabelle nach Tagen und Mitarbeitern, unterteilt in Teams
• Eintragen einer Textnotiz und farbliche Kennzeichnung der Zelle für einen bestimmten Tag und Mitarbeiter
• Hinzufügen und Entfernen von Mitarbeitern aus dem Plan sowie deren automatische Ergänzung
• Versand eines Links zum Plan per E-Mail an ausgewählte Mitarbeiter
• Drucken des Plans für den gewählten Zeitraum
• Fahrzeugreservierung direkt aus der Planzelle heraus (Verknüpfung mit dem Modul Fahrzeugreservierung)

Zugriff und Einstellungen

Dieser Abschnitt beschreibt, wie Sie in das Modul Arbeitsplan gelangen, wie der Modulverwalter die einzelnen Teams anlegt und konfiguriert und welche Zugriffsstufen zum Plan eines Teams das Modul bei den einzelnen Benutzern unterscheidet.

So gelangen Sie in das Modul Arbeitsplan

Der Navigationspfad zum Modul Arbeitsplan lautet: Hauptmenü → Arbeitsplan. Wenn Sie berechtigt sind, die Einstellungen des Moduls zu verwalten, wird neben der Überschrift Arbeitsplan auch der Link Einstellungen angezeigt, über den Sie zur Verwaltung der Teams und ihrer Zugriffsrechte gelangen.

Einstellungen des Moduls Arbeitsplan

Die Einstellungen des Moduls Arbeitsplan stehen nur den Verwaltern dieses Moduls (oder dem allgemeinen Systemadministrator) über den Link Einstellungen auf dem Hauptbildschirm des Moduls zur Verfügung. Die Konfiguration gliedert sich in eine Registerkarte mit der Liste der Teams und in eine eigene Registerkarte für jedes einzelne Team, auf der dessen Verhalten und die Zugriffsrechte der Benutzer eingestellt werden.

Erstellen und Bearbeiten eines Teams

Vorgehensweise: Anlegen eines neuen Teams im Modul Arbeitsplan.

1. Klicken Sie in den Moduleinstellungen auf der Registerkarte Benutzerrechte / Teams auf die Schaltfläche Team erstellen.
2. Geben Sie den Namen des Teams ein.
3. Klicken Sie auf Speichern.

Ein neu erstelltes Team hat zunächst keinem Benutzer Zugriff zugewiesen – solange der Modulverwalter die Rechte nicht einstellt, ist das Team für alle Benutzer auf die Stufe Kein Zugang gesetzt. Den Namen eines bestehenden Teams ändern Sie über die Schaltfläche Name bearbeiten auf der Karte Allgemeine Einstellungen der jeweiligen Registerkarte, das gesamte Team löschen Sie über die Schaltfläche Team löschen nach Bestätigung der Sicherheitsabfrage – das Löschen ist unwiderruflich.

Allgemeine Einstellungen des Teams (Farben, Fahrzeugreservierung, mehrere Felder pro Tag)

Auf der Karte Allgemeine Einstellungen innerhalb der Registerkarte des jeweiligen Teams werden die einzelnen Optionen sofort nach der Änderung automatisch gespeichert, ohne eigene Schaltfläche Speichern.

Zugriffsrechte der Benutzer auf das Team

In den Einstellungen des Moduls Arbeitsplan legt der Modulverwalter in der Benutzertabelle auf der Registerkarte des jeweiligen Teams für jeden Mitarbeiter eine von vier Zugriffsstufen zu diesem Team fest (siehe Abschnitt Berechtigungen und Zugriffsrechte) sowie optional das Kontrollkästchen Mitarbeiter automatisch in den Plan aufnehmen, das bestimmt, wen das System selbstständig in einen leeren Plan des jeweiligen Teams einträgt. Die Einstellung kann zeilenweise oder gesammelt über die Schaltfläche Alles markieren über der jeweiligen Spalte vorgenommen werden.

Berechtigungen und Zugriffsrechte im Modul Arbeitsplan

Zugriff auf die Moduleinstellungen (Anlegen und Löschen von Teams, deren Konfiguration und Rechtevergabe) haben nur die Verwalter dieses Moduls oder der allgemeine Systemadministrator – andere Benutzer gelangen überhaupt nicht in die Einstellungen. Der Zugriff auf die einzelnen Teams wird für jeden Benutzer und jedes Team getrennt in vier Stufen eingestellt, von denen für das jeweilige Paar Benutzer-Team immer nur eine ausgewählt ist:

Benutzeroberfläche

Das Modul Arbeitsplan wird über einen einzigen Hauptbildschirm bedient, der aus dem Team-Umschalter, dem Filter für den angezeigten Zeitraum, dem Farbpanel zur Kennzeichnung der Zellen und der eigentlichen Plantabelle besteht. Die einzelnen Bildschirmelemente werden in den folgenden Unterabschnitten beschrieben.

Hauptbildschirm des Moduls Arbeitsplan

Der Hauptbildschirm des Moduls Arbeitsplan zeigt oben die Überschrift Arbeitsplan und darunter ein Panel mit Kacheln – eine Kachel für jedes Team, zu dem der angemeldete Benutzer mindestens einen Zugriff hat. Durch Klicken auf eine Kachel wird das Team ausgewählt und hervorgehoben, unter dem Panel wird sein Plan angezeigt. Hat der Benutzer zu keinem Team Zugriff, erscheint ein Hinweis, dass er zu keinem Arbeitsplan Zugriff hat und dass er den Verwalter um Zugriff bitten soll.

Filter und Suche im Modul Arbeitsplan

Nach der Auswahl eines Teams werden über der Plantabelle die Bedienelemente für den jeweiligen Zeitraum angezeigt:

• Planungsdatum: zwei Felder zur Eingabe des Datums „von" und „bis", bestimmt den angezeigten Zeitraum. Der Bereich ist auf höchstens 50 Tage begrenzt.
• Einschließlich freier Tage: Kontrollkästchen, das steuert, ob in den Spalten auch Wochenenden und Feiertage angezeigt werden oder nur Arbeitstage.

Im Panel über der Tabelle befinden sich außerdem die Schaltflächen Mitarbeiter hinzufügen und Per E-Mail senden (beide nur für Benutzer mit der Zugriffsstufe Planung) sowie der Link Drucken, der die Druckversion des Plans in einem neuen Browser-Tab öffnet.

Farbpanel im Modul Arbeitsplan

Das Farbpanel wird im Modul Arbeitsplan nur angezeigt, wenn beim ausgewählten Team in den Einstellungen die Option Farben verwenden aktiviert ist. Es enthält die Kachel Löschen (weiß, leere Farbe) und eine Kachel für jede benannte vordefinierte Farbe aus den Team-Einstellungen. Die Kacheln können mit der Maus in eine beliebige Zelle der Plantabelle gezogen werden, wodurch der Zelle eine Hintergrundfarbe zugewiesen wird, gegebenenfalls auch Text gemäß den Einstellungen der jeweiligen Farbe. Das Panel ist nur für Benutzer mit der Zugriffsstufe Planung sichtbar.

Plantabelle

Die Plantabelle im Modul Arbeitsplan hat als erste Spalte Mitarbeiter mit dem Namen (Link zu dessen Detailansicht) und bei Benutzern mit der Stufe Planung auch ein Symbol zum Entfernen des Mitarbeiters aus dem Plan. Die weiteren Spalten stellen die einzelnen Tage des gewählten Zeitraums dar. Eine Zeile hat jeder Mitarbeiter, der im jeweiligen Zeitraum einen Eintrag im Plan hat oder auf automatisches Hinzufügen eingestellt ist. Die Zelle eines Tages enthält ein Textfeld mit einer Notiz (nur mit dem Recht Planung bearbeitbar), gegebenenfalls einen farbigen Hintergrund, gegebenenfalls ein Etikett mit einer bestätigten Fahrzeugreservierung und gegebenenfalls eine Schaltfläche zur Fahrzeugreservierung. Die Tabelle hat eine fixierte erste Spalte und scrollt horizontal wie vertikal, wenn es mehr Mitarbeiter oder Tage gibt.

Grundlegende Vorgänge

Die folgenden Vorgehensweisen beschreiben die tägliche Arbeit mit dem Modul Arbeitsplan – Auswahl von Team und Zeitraum, Eintragen von Notizen in die Zellen, deren farbliche Kennzeichnung sowie das Hinzufügen bzw. Entfernen von Mitarbeitern aus dem Plan des jeweiligen Teams.

Vorgehensweise: Auswahl des Teams und Einstellen des Zeitraums im Modul Arbeitsplan

1. Klicken Sie auf dem Hauptbildschirm des Moduls Arbeitsplan auf die Kachel des gewünschten Teams.
2. Stellen Sie im Feld Planungsdatum das Datum „von" und „bis" ein. Bei einem Zeitraum von mehr als 50 Tagen verkürzt das System das Datum „bis" automatisch.
3. Aktivieren Sie optional Einschließlich freier Tage, wenn Sie auch Wochenenden und Feiertage sehen möchten.

Vorgehensweise: Eintragen einer Notiz in eine Planzelle

Die Notiz zu einem einzelnen Tag und Mitarbeiter trägt im Modul Arbeitsplan ein Benutzer mit der Zugriffsstufe Planung ein.

1. Klicken Sie in das Textfeld in der Zelle des Mitarbeiters und Tages.
2. Geben Sie den Text ein und klicken Sie außerhalb des Feldes – die Notiz wird automatisch gespeichert.

Vorgehensweise: Farbliche Kennzeichnung einer Planzelle

Das Einfärben einer Zelle ist im Modul Arbeitsplan nur mit der Zugriffsstufe Planung verfügbar und nur, wenn beim Team die Option Farben verwenden aktiviert ist.

1. Ziehen Sie mit der Maus eine Farbkachel aus dem Farbpanel über der Tabelle in die Zielzelle.
2. Die Zelle wird eingefärbt; ist bei der Farbe die Option Auch Text einfügen aktiviert, wird zusätzlich ihr Name in das Textfeld eingefügt.
3. Durch Ziehen der Kachel Löschen wird die Farbe der Zelle wieder auf Weiß zurückgesetzt.

Vorgehensweise: Hinzufügen eines Mitarbeiters zum Plan

1. Klicken Sie auf dem Hauptbildschirm des Moduls Arbeitsplan auf Mitarbeiter hinzufügen.
2. Wählen Sie im Feld Mitarbeiter (Pflichtfeld, es können mehrere Personen ausgewählt werden) einen oder mehrere Mitarbeiter aus – angeboten werden nur diejenigen, die zum Team mindestens einen Zugriff haben und im aktuell gewählten Zeitraum noch nicht im Plan eingetragen sind.
3. Klicken Sie auf Speichern. Für jeden ausgewählten Mitarbeiter werden für den gesamten gewählten Zeitraum leere Zellen angelegt.

Vorgehensweise: Entfernen eines Mitarbeiters aus dem Plan

1. Klicken Sie beim Namen des Mitarbeiters in der Plantabelle auf das Symbol Entfernen.
2. Ohne Sicherheitsabfrage werden für diesen Mitarbeiter und den gesamten angezeigten Datumsbereich alle Planeinträge beim aktuellen Team gelöscht.

Hinzufügen eines weiteren Feldes für einen Tag

Wenn beim Team in den Einstellungen des Moduls Arbeitsplan die Option Mehrere Felder für einen Tag aktiviert ist, kann bei einem Mitarbeiter und Tag ein weiteres Notizfeld hinzugefügt werden: Klicken Sie in der Zelle des Tages auf das Symbol Weiteren Eintrag hinzufügen – in der Zelle erscheint ein weiteres leeres Textfeld für eine Notiz zum selben Tag.

Erweiterte Funktionen

Neben dem gewöhnlichen Eintragen von Notizen und Farben bietet das Modul Arbeitsplan auch den Versand eines Links zum Plan per E-Mail, das Drucken des aktuellen Plans, das automatische Ergänzen fehlender Einträge und die Fahrzeugreservierung direkt zu einzelnen Tagen und Mitarbeitern.

Versand eines Links zum Plan per E-Mail

Den Link zum Plan versendet ein Benutzer mit der Zugriffsstufe Planung vom Hauptbildschirm des Moduls Arbeitsplan aus.

1. Klicken Sie auf Per E-Mail senden.
2. Wählen Sie im Fenster Link senden im Feld Mitarbeiter (Pflichtfeld) einen oder mehrere Mitarbeiter aus dem aktuellen Team aus.
3. Klicken Sie auf Senden.

Die ausgewählten Mitarbeiter erhalten sofort eine E-Mail mit einem Link direkt zum aktuell gewählten Plan und gewählten Zeitraum (Datum „von", Datum „bis" und einem anklickbaren Link). Wenn Sie im Dialog keinen Mitarbeiter auswählen, wird das Formular gesendet, aber die E-Mail geht an niemanden.

Drucken des Plans

Die Druckversion des Plans wird im Modul Arbeitsplan durch Klicken auf den Link Drucken auf dem Hauptbildschirm geöffnet. In einem neuen Browser-Tab öffnet sich die Druckversion des aktuellen Teams und des gewählten Zeitraums ohne Bearbeitungselemente, und automatisch öffnet sich der Druckdialog des Browsers. Die Schaltfläche Drucken in der Vorschau wiederholt diese Aktion.

Automatisches Ergänzen des Plans

Das Modul Arbeitsplan ergänzt mehrere Dinge selbstständig, ohne Eingreifen des Benutzers:

• Sooft der Hauptbildschirm oder der Druckbericht angezeigt wird und für einen angezeigten Tag oder Mitarbeiter noch kein Planeintrag existiert, legt das System ihn im Hintergrund stillschweigend als leer an.
• Existiert für den gewählten Zeitraum beim ausgewählten Team noch kein Eintrag, legt das System automatisch leere Zeilen für alle Mitarbeiter an, bei denen für dieses Team Mitarbeiter automatisch in den Plan aufnehmen aktiviert ist. Andere Mitarbeiter müssen manuell hinzugefügt werden.
• Bei Eingabe eines Zeitraums Planungsdatum von mehr als 50 Tagen verkürzt das System das Datum „bis" automatisch auf 7 Tage ab dem Datum „von".

Tipp: Wenn Sie im Plan automatisch jeden Monat neue Mitarbeiter haben möchten, aktivieren Sie für sie in den Team-Einstellungen die Option Mitarbeiter automatisch in den Plan aufnehmen – so sparen Sie sich das manuelle Hinzufügen über die Schaltfläche Mitarbeiter hinzufügen.

Fahrzeugreservierung zu einzelnen Tagen

Wenn beim Team in den Einstellungen des Moduls Arbeitsplan die Option Möglichkeit, ein Fahrzeug zu reservieren aktiviert ist, im System das Modul Fahrzeugreservierung freigeschaltet ist und der Benutzer die Zugriffsstufe Planung hat, wird in der Zelle eines Tages ohne bestätigte Reservierung die Schaltfläche Fahrzeug reservieren angezeigt.

1. Klicken Sie in der Zelle des Tages auf Fahrzeug reservieren.
2. Es öffnet sich der Fahrzeugreservierungsantrag aus dem Modul Fahrzeugreservierung mit vorausgefülltem Antragsteller (der jeweilige Mitarbeiter) und Datum (der jeweilige Tag).
3. Sobald der Antrag im Modul Fahrzeugreservierung bestätigt ist, wird er in der entsprechenden Planzelle als Etikett mit der Kennung und Marke des Fahrzeugs angezeigt.

Das Stornieren einer bestätigten Reservierung ist auch direkt aus dem Arbeitsplan möglich: Klicken Sie auf das Symbol beim Reservierungsetikett in der Zelle und bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage zum Löschen. Die Reservierung wird storniert, und der ursprüngliche Antragsteller erhält darüber eine E-Mail; diese Benachrichtigung übernimmt das Modul Fahrzeugreservierung.

Integration mit anderen Modulen

• Fahrzeugreservierung: Wenn beim Team im Modul Arbeitsplan die Option Möglichkeit, ein Fahrzeug zu reservieren aktiviert ist, kann direkt aus der Zelle eines Tages ein Fahrzeugreservierungsantrag mit vorausgefülltem Antragsteller und Datum angelegt werden. Eine bestätigte Reservierung wird zurück in der Planzelle als Etikett mit der Kennung des Fahrzeugs angezeigt, das Stornieren der Reservierung aus dem Arbeitsplan sendet dem Antragsteller eine E-Mail. Den eigentlichen Ablauf der Antragsgenehmigung und die Verfügbarkeit eines konkreten Fahrzeugs zur Reservierung steuert das Modul Fahrzeugreservierung.
• Mitarbeiter: Der Arbeitsplan arbeitet mit der Liste der aktiven Mitarbeiter des Unternehmens – daraus bezieht er die Namen für die Auswahllisten der Mitarbeiter (Dialoge Mitarbeiter hinzufügen und Per E-Mail senden) sowie für die Anzeige in der Plantabelle; die Daten des Mitarbeiters selbst bearbeitet das Modul nicht.

Problembehandlung

Dieser Abschnitt fasst die häufigsten Anwenderfragen zum Modul Arbeitsplan zusammen, erklärt die Ursachen gängiger Situationen (fehlender Zugriff, inaktive Reservierungsschaltfläche) und ergänzt einige Tipps für eine effizientere Arbeit mit dem Plan.

Häufig gestellte Fragen

Frage: Warum sehe ich auf dem Hauptbildschirm des Moduls Arbeitsplan kein Team und keine Plantabelle?

Lösung: Es erscheint ein Hinweis, dass Sie zu keinem Arbeitsplan Zugriff haben. Das bedeutet, dass Ihnen in keinem Team mindestens die Zugriffsstufe Eigene Pläne anzeigen zugewiesen ist. Bitten Sie den Verwalter des Moduls Arbeitsplan, Ihnen Zugriff auf das entsprechende Team zu gewähren.

Frage: Warum ist nach dem Klicken auf Mitarbeiter hinzufügen oder Per E-Mail senden nichts passiert?

Lösung: Sie haben im Dialogfenster wahrscheinlich keinen Mitarbeiter im Feld Mitarbeiter ausgewählt. Das Formular wird in diesem Fall gesendet, aber es wird kein Mitarbeiter zum Plan hinzugefügt, und es erhält auch niemand eine E-Mail. Öffnen Sie den Dialog erneut und wählen Sie einen Mitarbeiter aus.

Frage: Warum kann ich im Plan nichts bearbeiten, obwohl ich das Team sehe?

Lösung: Sie haben wahrscheinlich die Zugriffsstufe Alle Pläne anzeigen oder Eigene Pläne anzeigen, die nur die Ansicht ermöglicht. Das Bearbeiten von Notizen, Farben und Mitarbeitern erfordert die Stufe Planung – diese weist der Verwalter des Moduls Arbeitsplan zu.

Frage: Warum wird bei manchen Tagen die Schaltfläche Fahrzeug reservieren nicht angezeigt?

Lösung: Die Schaltfläche wird nur angezeigt, wenn beim Team in den Einstellungen die Option Möglichkeit, ein Fahrzeug zu reservieren aktiviert ist, im System das Modul Fahrzeugreservierung freigeschaltet ist, der Benutzer die Zugriffsstufe Planung hat und für den jeweiligen Tag noch keine bestätigte Reservierung vorliegt. Überprüfen Sie die Team-Einstellungen oder wenden Sie sich an den Modulverwalter.

Tipps für die effiziente Arbeit mit dem Modul Arbeitsplan

• Tipp: Durch Aktivieren von Einschließlich freier Tage überprüfen Sie schnell, ob auch ein Wochenende oder Feiertag abgedeckt ist.
• Tipp: Ziehen Sie die Farbkacheln aus dem Farbpanel mit der Maus direkt in die Zelle – so sparen Sie sich das Schreiben wiederkehrender Notizen.
• Tipp: Bevor Sie den Link per E-Mail versenden, prüfen Sie, ob Sie das richtige Team und den richtigen Zeitraum ausgewählt haben – der Link in der E-Mail führt genau zum aktuell gewählten Datumsbereich.