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Module

Aufgaben

Übersicht

Das Modul Aufgaben ist ein umfassendes System zur Verwaltung von Aufgaben und deren Zuweisung an Teammitglieder. Es ermöglicht das Erstellen von Aufgaben mit Fälligkeitsterminen, Prioritäten, die Zuweisung an einzelne Bearbeiter und Genehmiger, die Verfolgung des Fortschritts und die Kommunikation über Notizen. Das Modul unterstützt auch erweiterte Funktionen wie wiederkehrende Aufgaben, automatische Erinnerungen, benutzerdefinierte Felder und die Integration mit anderen Systemmodulen.

Hauptfunktionen

  • Erstellen und Zuweisen von Aufgaben mit Fälligkeitsterminen
  • Verfolgung von Aufgabenstatus mit farblicher Kennzeichnung
  • Wiederkehrende Aufgaben mit flexibler Periodizitätseinstellung
  • Automatische Erinnerungen per E-Mail oder SMS
  • Zuweisung von Hauptbearbeitern, weiteren Bearbeitern und Genehmigern
  • Aufgabenprioritäten mit benutzerdefinierten Bezeichnungen
  • Notizen und Diskussionen zu Aufgaben
  • Anhänge zu Aufgaben
  • Verknüpfung mit Aufträgen, Projekten und anderen Modulen
  • Optionale benutzerdefinierte Felder für spezifische Anforderungen
  • Export nach Excel, Drucken
  • Drei Ansichtsmodi: Liste, Kanban, Kalender

Zugang und Einstellungen

So gelangen Sie zum Modul

Navigationspfad: Mitarbeiter → Aufgaben

Moduleinstellungen

Pfad zu den Einstellungen: Einstellungen → Aufgaben

In den Moduleinstellungen können Sie konfigurieren:

  • Zugriffsrechte für Benutzer und Gruppen
  • Verwendete Aufgabenstatus
  • Allgemeine Moduleinstellungen (Zeit, Aufträge, Benachrichtigungen)
  • Aufgabenprioritäten und deren Bezeichnungen
  • Optionale Felder mit benutzerdefinierten Namen und Typen

Benutzerrechte

Stufe Beschreibung
0 - Kein Zugang Der Benutzer hat keinen Zugang zum Modul Aufgaben
1 - Eigene lesen und beauftragt werden Anzeige nur von Aufgaben, die der Benutzer erstellt hat oder die ihm zugewiesen wurden
3 - Mir zugewiesene Aufgaben lesen, eigene Aufgaben erstellen und sehen Möglichkeit, neue Aufgaben zu erstellen und zugewiesene oder selbst erstellte Aufgaben zu sehen
5 - Alles lesen und beauftragt werden Anzeige aller Unternehmensaufgaben, aber ohne Möglichkeit neue zu erstellen
10 - Alles lesen und neue Aufgaben erstellen Anzeige aller Aufgaben und Möglichkeit, neue Aufgaben zu erstellen
15 - Alles lesen, bearbeiten und löschen Voller Zugang einschließlich Bearbeitung, Löschung und Statusänderungen bei allen Aufgaben

Hinweis: Rechte können sowohl für einzelne Benutzer als auch für Benutzergruppen festgelegt werden. Die resultierenden Rechte werden als die höheren der eingestellten Werte übernommen.

Benutzeroberfläche

Ansichtsmodi

Das Modul Aufgaben bietet drei Ansichtsmodi, zwischen denen über Schaltflächen im oberen Bereich des Bildschirms gewechselt werden kann:

  1. Liste - Klassische Tabellenansicht mit Sortier- und Suchfunktion
  2. Kanban - Visuelle Darstellung von Aufgaben in Spalten nach Status mit Drag-and-Drop-Funktion
  3. Kalender - Darstellung von Aufgaben im Kalender nach Fälligkeitsterminen

Schnellauswahl

Für eine schnelle Orientierung bei den Aufgaben dient der Bereich Schnellauswahl mit vordefinierten Filtern:

Filter nach Datum

  • Alle - Anzeige aller Aufgaben
  • Heute - Aufgaben mit Fälligkeitstermin heute
  • Meine heute - Dem angemeldeten Benutzer zugewiesene Aufgaben mit Termin heute
  • Meine offenen - Alle nicht abgeschlossenen Aufgaben des angemeldeten Benutzers
  • Offene nach Termin - Aufgaben, die überfällig sind und noch nicht erledigt wurden

Filter nach Status

Schaltflächen für einzelne Aufgabenstatus (gemäß den aktiven Status des Unternehmens), zum Beispiel:

  • Wartet auf Eingabe
  • In Bearbeitung
  • Zu testen
  • Erledigt
  • Storniert
  • Nicht erledigt (alle Status außer erledigt und storniert)

Filter nach Priorität

Wenn Prioritäten aktiviert sind, werden Schaltflächen für einzelne Prioritätsstufen angezeigt.

Erweiterte Filter

Die erweiterte Suche ermöglicht das Filtern von Aufgaben nach folgenden Kriterien:

Filterfeld Beschreibung
Im Aufgabennamen Volltextsuche im Aufgabennamen
Auftrag Auswahl von Aufgaben, die sich auf einen bestimmten Auftrag beziehen
Erstellungsdatum von-bis Zeitraum des Aufgaben-Erstellungsdatums
Status Auswahl mehrerer Status gleichzeitig
Wiederholen Nur wiederkehrende oder nicht wiederkehrende Aufgaben
Erstellt in den letzten Aufgaben, die in den letzten 1, 3, 6 oder 12 Monaten erstellt wurden
Fälligkeit (erledigen bis) von-bis Zeitraum des Fälligkeitstermins der Aufgabe
Bearbeiter/Hauptbearbeiter Auswahl nach zugewiesenem Bearbeiter
Genehmiger Auswahl nach Genehmiger
Erstellt von Auswahl nach dem Benutzer, der die Aufgabe erstellt hat
Benutzerdefinierte Spalten Filterung nach Werten in benutzerdefinierten Feldern (falls konfiguriert)

Spalten in der Tabelle

Im Ansichtsmodus Liste werden folgende Spalten angezeigt:

Spalte Beschreibung
ID Identifikationsnummer der Aufgabe (anklickbar für Detailansicht)
Name Aufgabenname (anklickbar für Detailansicht)
Auftragsname Name des Auftrags, auf den sich die Aufgabe bezieht (wenn diese Funktion aktiviert ist)
Projekt-ID / Projekt ID und Name des Projekts (wenn Projektanzeige aktiviert ist)
Status Aktueller Aufgabenstatus mit farblicher Kennzeichnung
Erstellt Datum und Uhrzeit der Aufgabenerstellung
Erstellt von Name des Benutzers, der die Aufgabe erstellt hat
Erledigen bis Fälligkeitstermin der Aufgabe (Datum oder Datum + Uhrzeit)
Priorität Aufgabenpriorität (wenn Prioritäten aktiviert sind)
Bearbeiter Liste der Bearbeiter (Hauptbearbeiter fett, weitere in normaler Schrift)
Benutzerdefinierte Spalten Werte der benutzerdefinierten Felder (falls konfiguriert und zur Anzeige eingestellt)
Inhalt/Beschreibung Aufgabenbeschreibung
Notizen Anzahl der Notizen und Informationen zur letzten Notiz
Aktionen Symbole für Schnellaktionen (Detail anzeigen, bearbeiten, Arbeit erfassen, löschen)

Hinweis: Die Sichtbarkeit der Spalten kann über die Schaltfläche ColVis in der oberen rechten Ecke der Tabelle angepasst werden.

Grundlegende Operationen

Erstellen einer neuen Aufgabe

  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Aufgabe hinzufügen in der oberen rechten Ecke
  2. Es öffnet sich der Dialog zum Hinzufügen einer Aufgabe
  3. Füllen Sie die Pflichtfelder aus:
    • Name - Kurzer Aufgabenname (Pflichtfeld, unterstützt Autovervollständigung aus bestehenden Aufgaben)
    • Erledigen bis - Datum, bis wann die Aufgabe erledigt sein soll (Pflichtfeld)
    • Hauptbearbeiter - Für die Erledigung der Aufgabe verantwortlicher Benutzer (Pflichtfeld)
  4. Füllen Sie optional weitere Felder aus:
    • Auftrag - Wählen oder geben Sie den Auftragsnamen ein
    • Aufgabengruppe in Aufträgen - Aufteilung der Aufgaben in Gruppen innerhalb des Auftrags
    • Priorität - Legen Sie die Aufgabenpriorität fest (1-5)
    • Erledigen bis (Uhrzeit) - Fügen Sie auch eine bestimmte Uhrzeit hinzu (wenn die Funktion aktiviert ist)
    • Weitere Bearbeiter - Fügen Sie weitere Benutzer hinzu, die an der Lösung beteiligt sein werden
    • Genehmiger - Benutzer, der die Erledigung der Aufgabe genehmigen wird
    • Status - Standardstatus der Aufgabe
    • Seriennummer - Zur Verknüpfung mit der Produktion
    • Benutzerdefinierte Felder - Füllen Sie die konfigurierten benutzerdefinierten Felder aus
    • Beschreibung - Detaillierte Aufgabenbeschreibung
    • Anhänge - Fügen Sie bis zu 60 Dateien hinzu (max. 100 MB pro Datei)
  5. Richten Sie optional die Wiederholung oder Erinnerung ein (siehe erweiterte Funktionen unten)
  6. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern

Automatische Benachrichtigungen: Nach dem Erstellen einer Aufgabe werden alle zugewiesenen Benutzer (Hauptbearbeiter, weitere Bearbeiter und Genehmiger) automatisch per E-Mail benachrichtigt. Wenn die Funktion aktiviert ist, kann auch eine SMS gesendet werden.

Massenhafte Aufgabenerstellung

Wenn Sie dieselbe Aufgabe für mehrere Benutzer gleichzeitig erstellen müssen:

  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Aufgabe massenhaft hinzufügen
  2. Füllen Sie die Aufgabendaten wie bei einer normalen Aufgabe aus
  3. Anstelle eines Hauptbearbeiters wählen Sie mehrere Bearbeiter im Feld Bearbeiter massenhaft
  4. Klicken Sie auf Speichern
  5. Das System erstellt eine separate Aufgabe für jeden ausgewählten Bearbeiter

Aufgabe bearbeiten

Schnellbearbeitung direkt in der Tabelle

Viele Felder können direkt in der Aufgabendetailansicht durch Klicken auf das Stiftsymbol neben dem Wert bearbeitet werden:

  • Aufgabenname
  • Auftrag
  • Seriennummer
  • Priorität
  • Status
  • Erledigen bis (Datum und Uhrzeit)
  • Hauptbearbeiter
  • Weitere Bearbeiter
  • Genehmiger
  • Erinnerung
  • Benutzerdefinierte Felder
  • Beschreibung

Bearbeitung im Dialog

  1. Öffnen Sie die Aufgabendetailansicht durch Klicken auf die ID oder den Namen der Aufgabe in der Tabelle
  2. Klicken Sie auf das Stiftsymbol neben dem Feld, das Sie bearbeiten möchten
  3. Nehmen Sie die Änderungen vor
  4. Die Änderung wird automatisch beim Verlassen des Feldes oder beim Klicken außerhalb des Feldes gespeichert

Aufgabenstatus ändern

Schnelles Markieren als erledigt

  1. Öffnen Sie die Aufgabendetailansicht
  2. Klicken Sie auf die grüne Schaltfläche Erledigt
  3. Die Aufgabe wird automatisch auf den Status erledigt gesetzt

Hinweis: Wenn Pflichtfelder für den Abschluss erforderlich sind, müssen diese ausgefüllt werden, bevor die Aufgabe als erledigt markiert werden kann.

Änderung auf einen anderen Status

  1. Öffnen Sie die Aufgabendetailansicht
  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Status ändern
  3. Wählen Sie im Dialog den neuen Status aus
  4. Bestätigen Sie die Änderung

Aufgabe kopieren

  1. Öffnen Sie die Detailansicht der Aufgabe, die Sie kopieren möchten
  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Kopieren
  3. Es öffnet sich ein Dialog mit vorausgefüllten Daten aus der ursprünglichen Aufgabe
  4. Passen Sie die erforderlichen Daten an
  5. Klicken Sie auf Speichern

Aufgabe löschen

Einzelne Aufgabe löschen

  1. Öffnen Sie die Aufgabendetailansicht
  2. Klicken Sie auf die rote Schaltfläche Löschen
  3. Bestätigen Sie das Löschen im Dialogfenster
  4. Die Aufgabe wird in den Papierkorb verschoben

Massenhaftes Löschen angezeigter Aufgaben

  1. Stellen Sie die Filter so ein, dass nur die Aufgaben angezeigt werden, die Sie löschen möchten
  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Angezeigte löschen
  3. Bestätigen Sie das Löschen im Dialogfenster
  4. Alle angezeigten Aufgaben werden in den Papierkorb verschoben

Warnung: Das massenhafte Löschen betrifft alle Aufgaben, die den eingestellten Filtern entsprechen, nicht nur die auf der aktuellen Tabellenseite angezeigten.

Gelöschte Aufgaben anzeigen

  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Gelöscht
  2. Es wird eine Übersicht aller gelöschten Aufgaben angezeigt
  3. Gelöschte Aufgaben können wiederhergestellt oder endgültig gelöscht werden (je nach Rechteeinstellung)

Aufgabendetail

Registerkarten in der Detailansicht

Die Aufgabendetailansicht ist in mehrere Registerkarten unterteilt:

  1. Grunddaten - Hauptinformationen über die Aufgabe
  2. Notizen/Änderungen - Verlauf der Notizen und Aufgabenänderungen
  3. Arbeitsberichte zu dieser Aufgabe - Übersicht der erfassten Arbeitszeit (wenn das Modul Arbeitsberichte verknüpft ist)

Angezeigte Informationen

In der Registerkarte Grunddaten werden folgende Informationen angezeigt:

Feld Beschreibung
ID Eindeutige Aufgabennummer
Name Aufgabenname
Erstellt von Name des Benutzers, der die Aufgabe erstellt hat
Erstellungsdatum Datum und Uhrzeit der Aufgabenerstellung
Auftrag Auftragsname mit Link zur Auftragsdetailansicht
Seriennummer Seriennummer des Produkts
Priorität Aufgabenpriorität (wenn aktiviert)
Status Aktueller Aufgabenstatus mit farblicher Kennzeichnung
Erledigen bis Fälligkeitstermin der Aufgabe
Hauptbearbeiter Hauptverantwortliche Person
Weitere Bearbeiter Liste der weiteren Bearbeiter
Genehmiger Person, die die Erledigung der Aufgabe genehmigt
Projekt Link zum Projekt, zu dem die Aufgabe gehört
HelpDesk Projekt - Ticket Link zum verknüpften HelpDesk-Ticket
Wiederholung Einstellung der Aufgabenwiederholung (wenn aktiv)
Erinnerung Einstellung der automatischen Erinnerung
Benutzerdefinierte Felder Werte der konfigurierten benutzerdefinierten Felder
Inhalt/Beschreibung Detaillierte Aufgabenbeschreibung
Anhänge Liste der angehängten Dateien zum Herunterladen

Aktionen in der Aufgabendetailansicht

Im oberen Bereich der Detailansicht stehen folgende Schaltflächen zur Verfügung:

Schaltfläche Funktion
Erledigt Markiert die Aufgabe schnell als erledigt (Statusänderung auf erledigt)
Status ändern Öffnet einen Dialog zur Änderung des Aufgabenstatus
Löschen Löscht die Aufgabe mit Bestätigung
Kopieren Erstellt eine Kopie der Aufgabe mit Bearbeitungsmöglichkeit
Notiz hinzufügen Öffnet einen Dialog zum Hinzufügen einer Notiz zur Aufgabe
Datei hinzufügen Öffnet einen Dialog zum Hinzufügen eines weiteren Anhangs
Arbeitsbericht hinzufügen Öffnet einen Dialog zur Erfassung der Arbeitszeit für diese Aufgabe (wenn das Modul aktiv ist)

Notizen zur Aufgabe

Notizen dienen der Kommunikation und der Dokumentation des Lösungsfortschritts.

Notiz hinzufügen

  1. Klicken Sie in der Aufgabendetailansicht auf die Schaltfläche Notiz hinzufügen
  2. Geben Sie den Text in das Notizfeld ein (unterstützt Formatierung)
  3. Fügen Sie optional Anhänge hinzu
  4. Klicken Sie auf Speichern

Automatische Benachrichtigungen: Nach dem Hinzufügen einer Notiz werden alle Bearbeiter und Genehmiger der Aufgabe per E-Mail benachrichtigt.

Diskussion zu Notizen

Wenn die Diskussionsfunktion in den Einstellungen aktiviert ist, kann auf jede Notiz geantwortet werden:

  1. Suchen Sie in der Registerkarte Notizen/Änderungen die Notiz, auf die Sie antworten möchten
  2. Klicken Sie auf das Antwortsymbol bei der Notiz
  3. Schreiben Sie Ihre Antwort
  4. Fügen Sie optional Anhänge hinzu
  5. Klicken Sie auf Speichern

Notizen löschen

Wenn die Funktion zum Löschen von Notizen in den Einstellungen aktiviert ist:

  • Der Hauptbearbeiter kann jede Notiz jederzeit löschen
  • Der Benutzer, der die Notiz erstellt hat, kann sie innerhalb von 15 Minuten nach der Erstellung löschen

Erweiterte Funktionen

Datenexport

Export nach Excel

  1. Stellen Sie die Filter so ein, dass die Aufgaben angezeigt werden, die Sie exportieren möchten
  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Excel über der Tabelle
  3. Die Datei wird auf Ihren Computer heruntergeladen

Drucken

  1. Stellen Sie die Filter so ein, dass die Aufgaben angezeigt werden, die Sie drucken möchten
  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Print über der Tabelle
  3. Das Druckfenster des Browsers wird geöffnet
  4. Bestätigen Sie den Druckvorgang

Wiederkehrende Aufgaben

Wiederkehrende Aufgaben werden automatisch nach dem eingestellten Schema neu erstellt. Nach Ablauf des Termins wird eine neue Aufgabe mit denselben Parametern erstellt.

Wiederholungsarten

1. Wöchentlich

  • Wählen Sie die Wochentage (Montag bis Sonntag), an denen die Aufgabe wiederholt werden soll
  • Die Aufgabe wird an jedem ausgewählten Tag mit Fälligkeitstermin an diesem Tag erstellt
  • Beispiel: Wiederholung jeden Montag und Donnerstag

2. Monatlich - erster Tag im Monat wie unten ausgewählt

  • Wählen Sie die Wochentage aus
  • Die Aufgabe wird immer am ersten ausgewählten Tag im Monat erstellt
  • Beispiel: Erster Montag im Monat

3. Monatlich - angegebener Tag

  • Geben Sie die Tagesnummer im Monat ein (1-31)
  • Optional geben Sie auch den Tag an, bis zu dem die Aufgabe erledigt sein soll
  • Die Aufgabe wird jeden Monat am angegebenen Tag erstellt
  • Beispiel: Jeden Monat am 15., erledigen bis zum 20.

4. In ausgewählten Monaten des Jahres

  • Wählen Sie die Monate im Jahr (Januar bis Dezember)
  • Geben Sie den Tag im Monat ein
  • Optional geben Sie den Tag an, bis zu dem die Aufgabe erledigt sein soll
  • Die Aufgabe wird nur in den ausgewählten Monaten am angegebenen Tag erstellt
  • Beispiel: Jedes Jahr im Januar und Juli am 10., erledigen bis zum 15.

Wiederholung einrichten

  1. Suchen Sie im Dialog zum Hinzufügen oder Bearbeiten der Aufgabe den Abschnitt Wiederholung
  2. Wählen Sie beim Feld Wiederholen Ja
  3. Es werden weitere Felder für die Wiederholungseinstellung angezeigt
  4. Wählen Sie im Feld Wiederholen alle die Art der Wiederholung
  5. Füllen Sie die entsprechenden Felder je nach ausgewähltem Typ aus
  6. Speichern Sie die Aufgabe

Wiederholung abbrechen

Um die Wiederholung abzubrechen, löschen Sie die zuletzt erstellte Aufgabe aus der Wiederholungsserie. Dadurch wird die weitere automatische Erstellung von Aufgaben gestoppt.

Erinnerungen

Automatische Erinnerungen senden Benachrichtigungen an die Bearbeiter, wenn die Aufgabe noch nicht erledigt ist.

Erinnerung einrichten

  1. Suchen Sie im Dialog zum Hinzufügen oder Bearbeiten der Aufgabe den Abschnitt Erinnerung
  2. Wählen Sie beim Feld Erinnerung senden Ja
  3. Es werden weitere Felder für die Einstellung angezeigt
  4. Legen Sie die Erinnerungsparameter fest:
    • Senden über: E-Mail, SMS oder E-Mail + SMS
    • Senden an: Hauptbearbeiter, Weitere Bearbeiter, Alle Bearbeiter oder Alle Bearbeiter + Genehmiger
    • Senden wann:
      • 1x zu angegebenem Datum und Uhrzeit - Einmalige Erinnerung zu einem bestimmten Zeitpunkt
      • Jeden Tag zur angegebenen Uhrzeit, bis zur Erledigung der Aufgabe - Wiederholte tägliche Erinnerung
    • Senden am Datum: Sendedatum (nur bei einmaliger Erinnerung)
    • Senden um Uhrzeit: Uhrzeit der Erinnerung
  5. Speichern Sie die Aufgabe

Anwendungsbeispiele für Erinnerungen

Beispiel 1: Erinnerung einen Tag vor dem Termin

  • Senden über: E-Mail
  • Senden an: Hauptbearbeiter
  • Senden wann: 1x zu angegebenem Datum und Uhrzeit
  • Senden am Datum: Tag vor dem Fälligkeitstermin
  • Senden um Uhrzeit: 09:00

Beispiel 2: Tägliche Erinnerung nach dem Termin

  • Senden über: E-Mail + SMS
  • Senden an: Alle Bearbeiter
  • Senden wann: Jeden Tag zur angegebenen Uhrzeit, bis zur Erledigung der Aufgabe
  • Senden um Uhrzeit: 08:00

Aufgabenprioritäten

Prioritäten ermöglichen die Unterscheidung der Wichtigkeit von Aufgaben. Die Prioritätsfunktion wird in den Moduleinstellungen aktiviert.

Prioritäten konfigurieren

  1. Gehen Sie zu Einstellungen → Aufgaben
  2. Aktivieren Sie im Abschnitt Prioritäten bei Aufgaben das Kontrollkästchen Aktivieren/Deaktivieren
  3. Es wird eine Tabelle mit 5 Prioritäten (1-5) angezeigt
  4. Geben Sie benutzerdefinierte Bezeichnungen für einzelne Prioritäten entsprechend den Anforderungen Ihres Unternehmens ein
  5. Beispiel:
    • 1 - Kritisch
    • 2 - Hoch
    • 3 - Mittel
    • 4 - Niedrig
    • 5 - Kann warten
  6. Wenn Sie eine Bezeichnung leer lassen, wird diese Priorität nicht verwendet
  7. Änderungen werden automatisch gespeichert

Optionale Felder

Optionale Felder ermöglichen das Hinzufügen von bis zu 11 benutzerdefinierten Feldern zu Aufgaben entsprechend den spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens.

Optionale Felder konfigurieren

  1. Gehen Sie zu Einstellungen → Aufgaben
  2. Im Abschnitt Optionale Felder finden Sie eine Tabelle mit 11 Zeilen (0-10)
  3. Für jedes Feld legen Sie fest:
    • Name - Feldbezeichnung (wenn leer gelassen, wird das Feld nicht verwendet)
    • Typ - Feldtyp:
      • Ja/Nein (Kontrollkästchen)
      • Ganze Zahl
      • Dezimalzahl
      • Datum
      • Liste - Auswahl (Selectbox)
      • Text - 1 Zeile
      • Text - mehrere Zeilen
      • Firma - Name aus dem CRM-Modul
    • Listenwerte - Für den Typ Liste geben Sie die Optionen durch Semikolon getrennt ein (zum Beispiel: Fertig;In Bearbeitung;Neu)
    • Erforderlich bei der Eingabe - Das Feld muss beim Erstellen der Aufgabe ausgefüllt werden
    • Erforderlich beim Abschluss - Das Feld muss ausgefüllt werden, bevor die Aufgabe als erledigt markiert werden kann
    • In der Haupttabelle anzeigen - Fügt eine Spalte zur Aufgabenübersichtstabelle hinzu
  4. Klicken Sie auf Speichern

Warnung: Durch Ändern des Typs oder Löschen eines bereits verwendeten Feldes werden die in diesem Feld bei allen Aufgaben gespeicherten Daten unwiderruflich gelöscht.

Anwendungsbeispiele für optionale Felder

Beispiel 1: Kundenverfolgung

  • Name: Kunde
  • Typ: Firma - Name aus dem CRM-Modul
  • Erforderlich bei der Eingabe: Ja
  • In der Haupttabelle anzeigen: Ja

Beispiel 2: Teststatus

  • Name: Teststatus
  • Typ: Liste - Auswahl
  • Listenwerte: Nicht getestet;Im Test;Getestet;Fehler
  • Erforderlich beim Abschluss: Ja

Beispiel 3: Geschätzte Zeit

  • Name: Geschätzte Stunden
  • Typ: Dezimalzahl
  • In der Haupttabelle anzeigen: Ja

Kanban-Ansichtsmodus

Die Kanban-Ansicht ermöglicht die Visualisierung von Aufgaben in Spalten nach Status mit Drag-and-Drop-Funktion.

Verwendung der Kanban-Ansicht

  1. Klicken Sie im Modul Aufgaben auf die Schaltfläche Kanban
  2. Die Aufgaben werden in Spalten nach Status angezeigt
  3. Durch Ziehen einer Aufgabe in eine andere Spalte ändern Sie ihren Status
  4. Durch Klicken auf eine Aufgabe öffnen Sie ihre Detailansicht

Kalender-Ansichtsmodus

Die Kalenderansicht ermöglicht es, Aufgaben im Kontext ihrer Fälligkeitstermine zu sehen.

Verwendung der Kalenderansicht

  1. Klicken Sie im Modul Aufgaben auf die Schaltfläche Kalender
  2. Die Aufgaben werden im Kalender nach Fälligkeitsterminen angezeigt
  3. Navigieren Sie zwischen den Monaten mit den Pfeilen
  4. Durch Klicken auf eine Aufgabe öffnen Sie ihre Detailansicht

Integration mit anderen Modulen

Kalender

Aufgaben können automatisch in das Modul Kalender eingetragen werden.

Integration einrichten

  1. Gehen Sie zu Einstellungen → Aufgaben
  2. Suchen Sie im Abschnitt Moduleinstellungen Aufgaben das Feld Erstellte Aufgaben in das Kalendermodul eintragen
  3. Wählen Sie den Kalender aus, in den die Aufgaben eingetragen werden sollen
  4. Legen Sie die Farbe für aktive Aufgaben im Feld Farbe des Eintrags im Kalendermodul fest
  5. Legen Sie die Farbe für erledigte Aufgaben im Feld Farbe des Eintrags im Kalendermodul - erledigt fest
  6. Änderungen werden automatisch gespeichert

Nach der Aktivierung wird jede neue Aufgabe automatisch in den ausgewählten Kalender mit dem Datum entsprechend dem Fälligkeitstermin eingetragen.

Arbeitsberichte

Wenn das Modul Arbeitsberichte aktiv ist, kann die geleistete Arbeitszeit für Aufgaben erfasst werden.

Arbeit für eine Aufgabe erfassen

  1. Öffnen Sie die Aufgabendetailansicht
  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Arbeitsbericht hinzufügen
  3. Füllen Sie die Daten zum Arbeitsbericht aus (Datum, Zeit, Beschreibung)
  4. Klicken Sie auf Speichern

Erfasste Arbeit anzeigen

  1. Gehen Sie in der Aufgabendetailansicht zur Registerkarte Arbeitsberichte zu dieser Aufgabe
  2. Es wird eine Liste aller Arbeitsberichte für diese Aufgabe angezeigt
  3. Im Kopfbereich der Registerkarte wird die gesamte erfasste Zeit angezeigt

Aufträge

Aufgaben können mit Aufträgen aus dem Modul Aufträge verknüpft werden.

Aufgabe mit einem Auftrag verknüpfen

  1. Wählen Sie beim Erstellen oder Bearbeiten einer Aufgabe den Auftrag im Feld Auftrag
  2. Wenn das Modul Aufträge aktiv ist, werden die Aufträge aus diesem Modul geladen
  3. Wenn das Modul Aufträge nicht aktiv ist, können Sie Auftragsnamen manuell eingeben

Aufgabengruppen in Aufträgen

Bei umfangreicheren Aufträgen können Aufgaben in Gruppen organisiert werden:

  1. Erstellen Sie in der Auftragsdetailansicht Aufgabengruppen
  2. Wählen Sie beim Erstellen einer Aufgabe die Gruppe im Feld Aufgabengruppe in Aufträgen
  3. Aufgaben können dann nach Gruppen gefiltert und angezeigt werden

Aufgaben im Auftrag anzeigen

  1. Öffnen Sie die Auftragsdetailansicht im Modul Aufträge
  2. Gehen Sie zur Registerkarte mit den Aufgaben
  3. Es werden alle mit diesem Auftrag verknüpften Aufgaben angezeigt
  4. Aufgaben können nach Gruppen gefiltert werden

Projekte

Aufgaben können Projektpositionen zugewiesen werden.

Aufgabe aus dem Projekt erstellen

  1. Öffnen Sie die Projektdetailansicht
  2. Wählen Sie die Projektposition
  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche zur Aufgabenerstellung
  4. Die Aufgabe wird automatisch mit der jeweiligen Projektposition verknüpft

Projektinformationen in Aufgaben anzeigen

Wenn die Projektanzeige in den Einstellungen aktiviert ist:

  • In der Aufgabentabelle werden die Spalten Projekt-ID und Projekt angezeigt
  • In der Aufgabendetailansicht wird ein Link zum Projekt angezeigt
  • Durch Klicken auf den Link gelangen Sie zur Projektdetailansicht

HelpDesk

Aufgaben können mit Tickets aus dem Modul HelpDesk verknüpft werden.

Aufgabe aus einem Ticket erstellen

  1. Öffnen Sie die Ticketdetailansicht im Modul HelpDesk
  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche zur Aufgabenerstellung
  3. Füllen Sie die Aufgabendaten aus
  4. Die Aufgabe wird automatisch mit dem Ticket verknüpft

Verknüpfte Tickets anzeigen

  1. Suchen Sie in der Aufgabendetailansicht das Feld HelpDesk Projekt - Ticket
  2. Durch Klicken auf den Link gelangen Sie zur Ticketdetailansicht

Moduleinstellungen

Allgemeine Einstellungen

Im Abschnitt Einstellungen → Aufgaben können folgende Parameter konfiguriert werden:

Einstellung Beschreibung
Auch Uhrzeit bei der geforderten Erledigungszeit der Aufgabe eingeben Neben dem Datum wird auch die genaue Uhrzeit eingegeben, bis wann die Aufgabe erledigt sein soll
Auch Auftragsname eingeben Aktiviert das Feld Auftrag beim Erstellen einer Aufgabe
Auftragsnamen nur aus dem Modul Aufträge Aufträge können nur aus dem Modul Aufträge ausgewählt werden, manuelle Eingabe ist nicht möglich
Aufgabenbenachrichtigungen per E-Mail senden Automatische Benachrichtigungen über neue Aufgaben und Änderungen per E-Mail
Aufgabenbenachrichtigungen per SMS senden Automatische Benachrichtigungen über neue Aufgaben per SMS
Erstellte Aufgaben in das Kalendermodul eintragen Auswahl des Kalenders, in den Aufgaben automatisch eingetragen werden sollen
Farbe des Eintrags im Kalendermodul Farbe für aktive Aufgaben im Kalender
Farbe des Eintrags im Kalendermodul - erledigt Farbe für erledigte und stornierte Aufgaben im Kalender
Aufgabenstatus kann von jedem geändert werden Standardmäßig können nur Benutzer mit den höchsten Rechten, der Hauptbearbeiter und der Genehmiger den Status ändern. Durch Aktivieren dieser Option kann jeder mit Zugriff auf die Aufgabe den Status ändern
Nur vom Ersteller bearbeitbar Einschränkung der Aufgabenbearbeitung nur auf den Benutzer, der die Aufgabe erstellt hat (außer Statusänderung)
Erledigte Aufgaben sperren Erledigte Aufgaben können nicht mehr bearbeitet werden
Erledigung nur durch Genehmiger festlegen Nur der Genehmiger kann die Aufgabe als erledigt markieren
Auf dem Startbildschirm die letzten X Aufgaben anzeigen Anzahl der letzten Aufgaben, die auf dem Dashboard angezeigt werden (0 = deaktiviert)
Auf dem Startbildschirm die letzten X Aufgabennotizen anzeigen Anzahl der letzten Notizen, die auf dem Dashboard angezeigt werden (0 = deaktiviert)
Bei Aufgabennotizen Diskussion ermöglichen Möglichkeit, auf Notizen zu antworten und so Diskussionsfäden zu erstellen
Aufgabennotizen können gelöscht werden Der Hauptbearbeiter kann Notizen jederzeit löschen, der Autor der Notiz innerhalb von 15 Minuten nach der Erstellung
Projekt - Teil in der Aufgabentabelle anzeigen Fügt Spalten mit Projektinformationen zur Hauptaufgabentabelle hinzu

Verwendete Aufgabenstatus

In der Tabelle Verwendete Aufgabenstatus wählen Sie die Status aus, die Sie in Ihrem Unternehmen verwenden möchten. Das System bietet folgende vordefinierte Status:

  • Wartet auf Eingabe
  • Neu
  • Zugewiesen
  • In Bearbeitung
  • Zu testen
  • Pausiert
  • Erledigt
  • Storniert

Jeder Status hat eine zugewiesene Hintergrundfarbe und Textfarbe zur einfachen visuellen Identifikation.

Wichtig: Es muss mindestens ein Status aktiv sein, sonst können keine neuen Aufgaben erstellt werden.

Problemlösung

Häufige Fragen

Frage: Ich kann keine neue Aufgabe erstellen, die Schaltfläche Speichern ist inaktiv

Lösung: Überprüfen Sie, ob Sie in den Einstellungen mindestens einen Aufgabenstatus aktiv haben. Gehen Sie zu Einstellungen → Aufgaben und aktivieren Sie in der Tabelle Verwendete Aufgabenstatus mindestens einen Status.

Frage: Warum sehe ich die Schaltfläche Aufgabe hinzufügen nicht?

Lösung: Zum Erstellen von Aufgaben benötigen Sie mindestens Berechtigungsstufe 3 oder 10. Wenden Sie sich an Ihren Administrator für die Zuweisung höherer Rechte.

Frage: Ich kann die Aufgabe nicht als erledigt markieren

Lösung: Überprüfen Sie, ob Sie alle Pflichtfelder für den Abschluss ausgefüllt haben. Wenn in den Einstellungen Erledigung nur durch Genehmiger festlegen aktiviert ist, kann nur der Genehmiger die Aufgabe als erledigt markieren.

Frage: Ich habe keine E-Mail-Benachrichtigung über eine neue Aufgabe erhalten

Lösung: Überprüfen Sie:

  • Ob die Option Aufgabenbenachrichtigungen per E-Mail senden in den Einstellungen aktiviert ist
  • Ob Sie in Ihrem Benutzerprofil eine korrekte E-Mail-Adresse angegeben haben
  • Ob die E-Mail nicht im Spam-Ordner gelandet ist

Frage: Wie breche ich die Wiederholung einer Aufgabe ab?

Lösung: Löschen Sie die zuletzt erstellte Aufgabe aus der Wiederholungsserie. Dadurch wird die weitere automatische Erstellung von Aufgaben gestoppt.

Frage: Warum sehe ich die Spalte mit der Priorität nicht?

Lösung: Prioritäten müssen in den Einstellungen aktiviert sein. Gehen Sie zu Einstellungen → Aufgaben, aktivieren Sie im Abschnitt Prioritäten bei Aufgaben das Kontrollkästchen Aktivieren/Deaktivieren und geben Sie die Prioritätsbezeichnungen ein.

Frage: Ich kann eine erledigte Aufgabe nicht bearbeiten

Lösung: Wenn die Option Erledigte Aufgaben sperren in den Einstellungen aktiviert ist, können erledigte Aufgaben nicht bearbeitet werden. Wenden Sie sich an den Administrator zur Änderung der Einstellung oder ändern Sie den Aufgabenstatus zurück auf In Bearbeitung.

Frage: Wie kann ich alte Aufgaben massenhaft löschen?

Lösung: Stellen Sie die Filter so ein, dass nur die Aufgaben angezeigt werden, die Sie löschen möchten (z.B. nach Erstellungsdatum oder Status). Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Angezeigte löschen. Achtung: Diese Aktion betrifft alle Aufgaben, die dem Filter entsprechen, nicht nur die auf der aktuellen Seite angezeigten.

Frage: Warum werden mir die Aufgaben aus dem Projekt nicht angezeigt?

Lösung: Mit Projekten verknüpfte Aufgaben werden im Projektkontext angezeigt. Öffnen Sie die Projektdetailansicht und suchen Sie die Registerkarte oder den Bereich mit den Aufgaben. Wenn Sie alle Aufgaben einschließlich der Projektaufgaben sehen möchten, gehen Sie zum Hauptmodul Aufgaben.

Frage: Wie richte ich ein, dass Aufgaben automatisch in den Kalender eingetragen werden?

Lösung: Gehen Sie zu Einstellungen → Aufgaben, suchen Sie im Abschnitt Moduleinstellungen Aufgaben das Feld Erstellte Aufgaben in das Kalendermodul eintragen und wählen Sie den Kalender aus, in den die Aufgaben eingetragen werden sollen.

Tipps für effektives Arbeiten

  • Nutzen Sie die Schnellauswahl - Anstatt Filter einzustellen, verwenden Sie die Schnellauswahl-Schaltflächen für häufig verwendete Filter wie Meine heute oder Offene nach Termin
  • Richten Sie benutzerdefinierte Felder ein - Wenn Sie regelmäßig dieselben Informationen bei Aufgaben verfolgen (Kunde, Bestellnummer usw.), erstellen Sie benutzerdefinierte Felder und sparen Sie Zeit
  • Verwenden Sie Prioritäten - Aktivieren und benennen Sie Prioritäten nach Ihren Bedürfnissen, es hilft Ihnen, die wichtigsten Aufgaben schnell zu identifizieren
  • Richten Sie automatische Erinnerungen ein - Bei wichtigen Aufgaben mit nahem Termin richten Sie Erinnerungen ein, damit Sie nichts vergessen
  • Nutzen Sie Notizen - Dokumentieren Sie den Lösungsfortschritt laufend in Notizen, es erleichtert die Orientierung bei längeren Aufgaben
  • Exportieren Sie Daten regelmäßig - Exportieren Sie regelmäßig die Aufgabenübersicht nach Excel zur Archivierung oder Weiterverarbeitung
  • Verknüpfen Sie mit anderen Modulen - Nutzen Sie die Verknüpfung mit Aufträgen, Projekten oder Arbeitsberichten für einen besseren Überblick
  • Nutzen Sie die Kanban-Ansicht - Für einen visuellen Überblick über den Aufgabenstatus verwenden Sie die Kanban-Ansicht, Sie sehen schnell, wo Engpässe sind
  • Legen Sie passende Rechte fest - Weisen Sie Benutzern nur die Rechte zu, die sie wirklich benötigen, Sie erhöhen die Übersichtlichkeit und verhindern unbeabsichtigte Änderungen
  • Überprüfen Sie regelmäßig überfällige Aufgaben - Mit dem Filter Offene nach Termin verfolgen Sie Aufgaben, die überfällig sind und noch nicht erledigt wurden
  • Nutzen Sie wiederkehrende Aufgaben - Für regelmäßige Tätigkeiten (monatliche Berichte, Kontrollen usw.) richten Sie wiederkehrende Aufgaben ein und sparen Sie Zeit
  • Benennen Sie Aufgaben aussagekräftig - Verwenden Sie klare und prägnante Aufgabennamen, es erleichtert die Suche und Orientierung in der Liste