Aufgaben – Aufgabenverwaltung, To-Do-Liste, Aufgabenzuweisung

Übersicht

Das Modul Aufgaben (Aufgabenverwaltung, To-Do-Liste, Aufgabenzuweisung an Mitarbeiter) dient dazu, Arbeitsaufgaben zwischen den Mitarbeitern des Unternehmens zu vergeben, zu verfolgen und auszuwerten. Es ermöglicht, eine Aufgabe einem oder mehreren Bearbeitern zuzuweisen, ihren Status bis zur Erledigung zu verfolgen, sie in Form von Notizen zu diskutieren und sie mit einem Auftrag, einem Projekt oder einem konkreten Produkt zu verknüpfen. Aufgaben lassen sich als Liste, auf einer Kanban-Tafel, in einem Kalender nach Termin oder als persönliche Produktionswarteschlange des Mitarbeiters anzeigen. Das Modul überwacht Termine, versendet selbstständig E-Mail- und SMS-Benachrichtigungen und kann eine Aufgabe nach einem festgelegten Muster wiederkehrend anlegen.

Wichtigste Funktionen

Zuweisung von Aufgaben an einen oder gleichzeitig mehrere Bearbeiter (Massenzuweisung)
Verfolgung des Aufgabenstatus anhand eigener, vom Unternehmen festgelegter Status und Farben
Vier Ansichten der Aufgaben: Liste, Kanban, Kalender und Produktionswarteschlange
Notizen und Diskussionen zur Aufgabe mit der Möglichkeit, Dateien anzuhängen
Wiederkehrende Aufgaben und automatische Erinnerungen per E-Mail oder SMS
Verknüpfung mit Aufträgen, Projekten, Produkten und HelpDesk-Tickets
Erfassung der geleisteten Arbeitszeit direkt aus der Aufgabe in die Arbeitsberichte
Optionale Felder nach den Bedürfnissen des Unternehmens, wahlweise verpflichtend bei der Erstellung oder beim Abschluss der Aufgabe

Zugriff und Einstellungen

Bevor Sie mit dem Modul Aufgaben zu arbeiten beginnen, prüfen Sie den Navigationspfad zum Modul, die Ihnen zugewiesene Berechtigungsstufe und ob das Unternehmen in den Einstellungen des Moduls Aufgaben alle Optionen aktiviert hat, die Sie verwenden möchten (zum Beispiel Status, Prioritäten, optionale Felder oder die Eintragung in den Kalender).

So gelangen Sie in das Modul Aufgaben

Der Navigationspfad zum Modul Aufgaben lautet: Hauptmenü → Aufgaben. Das Modul wird im Menü nur den Benutzern angezeigt, die dafür mindestens die Berechtigungsstufe „Eigene Aufgaben lesen und zugewiesen werden" besitzen. Nach dem Öffnen des Moduls wird sofort die Ansicht Liste mit den Aufgaben angezeigt, die dem zuletzt verwendeten Filter und der zuletzt verwendeten Schnellen Auswahl entsprechen.

Einstellungen für das Modul Aufgaben

Der Pfad zu den Einstellungen für das Modul Aufgaben lautet: Einstellungen → Aufgaben. Die Konfiguration ist in die Reiter Benutzerrechte, Allgemeine Einstellungen, Verwendete Status für Aufgaben, Prioritäten für Aufgaben, Optionale Felder und Rechteverlauf unterteilt. Die Einstellungen darf nur ein Benutzer mit der höchsten Berechtigungsstufe im Modul Aufgaben öffnen, und vorgenommene Änderungen wirken sich sofort auf alle Benutzer des Unternehmens aus.

Benutzerrechte für das Modul Aufgaben

Im Reiter Benutzerrechte wird eine von sechs Zugriffsstufen für das Modul Aufgaben festgelegt, sowohl für ganze Benutzergruppen (Arbeitspositionen) als auch für einzelne Benutzer gesondert. Ist einem Benutzer die Berechtigung gleichzeitig über die Position und persönlich zugewiesen, gilt stets der höhere der beiden Werte.

Termin, Auftrag und Eintragung in den Kalender

Option in den Einstellungen für das Modul Aufgaben	Was sie bewirkt
Zeit bei gewünschter Aufgabenerfüllungszeit eingeben	Fügt zum Datum „Lösen bis" auch die Eingabe einer konkreten Uhrzeit hinzu. Ohne Aktivierung wird nur das Datum eingegeben, und als Uhrzeit gilt Mitternacht.
Auch einen Auftragsnamen eingeben	Zeigt bei der Aufgabe das Feld Auftrag an. Ohne Aktivierung wird das Feld Auftrag bei den Aufgaben überhaupt nicht angeboten.
Nur Auftragsnamen aus dem Modul Aufträge anzeigen	Die Auswahl des Auftrags bei der Aufgabe ist nur aus den im Modul Aufträge erfassten Aufträgen möglich, ein freier Text kann nicht eingegeben werden. Ohne Aktivierung kann auch ein eigener Text eingegeben werden, der im Modul Aufträge nicht erfasst ist.
Aufgaben, die erstellt wurden, im Kalendermodul protokollieren	Sie wählen einen Kalender aus, in den der Termin „Lösen bis" der Aufgabe automatisch als Ereignis eingetragen wird. Ohne diese Option werden Aufgaben nicht in den Kalender eingetragen.
Farbe der Eintragungen im Kalendermodul	Die Farbe, in der eine ungelöste Aufgabe im Kalender angezeigt wird.
Farbe der Eintragung im Kalendermodul – gelöst	Die Farbe, in die der Eintrag im Kalender umgefärbt wird, sobald die Aufgabe abgeschlossen wird (Gelöst oder Storniert).
Projekt – Teil in der Aufgabentabelle anzeigen	In der Haupttabelle der Aufgaben werden zusätzliche Spalten mit der Nummer und dem Namen des Projekts angezeigt; funktioniert nur bei aktiviertem Modul Projekte.

Benachrichtigungen, Startbildschirm und Notizen

Option in den Einstellungen für das Modul Aufgaben	Was sie bewirkt
Aufgaben per E‑Mail benachrichtigen	Über eine neue Aufgabe sowie über jede spätere Änderung werden der Hauptlöser und der Genehmiger per E-Mail benachrichtigt.
Benachrichtigungen zu Aufgaben per SMS senden	Dasselbe in Form einer Textnachricht; funktioniert nur, wenn im System der SMS-Versand aktiviert ist.
Auf der Startseite die letzten X Aufgaben anzeigen	Wie viele der letzten Aufgaben automatisch auf dem Startbildschirm der Übersicht angezeigt werden. Bleibt der Wert null, werden dort überhaupt keine Aufgaben angezeigt.
Auf der Startseite die letzten X Notizen zu Aufgaben anzeigen	Dasselbe für die zuletzt zu Aufgaben erfassten Notizen; der Wert null deaktiviert die Notizen auf dem Startbildschirm.
Diskussion zu Aufgabennotizen zulassen	Über jeder Notiz zu einer Aufgabe kann in Form von Antworten eine Diskussion geführt werden. Ohne Aktivierung steht unter der Notiz keine Diskussion zur Verfügung.
Notizen zu Aufgaben können gelöscht werden	Der Hauptlöser der Aufgabe (jederzeit) und der Autor der Notiz (innerhalb von 15 Minuten nach dem Erfassen) dürfen die Notiz löschen. Ohne Aktivierung kann die Notiz überhaupt nicht gelöscht werden.

Die Einstellungen für das Modul Aufgaben enthalten außerdem die Option „Fertigungsreihenfolge (Verknüpfung mit dem Modul „Produkte“)", die die Verknüpfung der Aufgabe mit einem konkreten Produkt sowie die neue Ansicht Produktionswarteschlange aktiviert; funktioniert nur bei aktiviertem Modul Produkte. Ohne diese Option wird im Modul Aufgaben weder die Verknüpfung mit dem Produkt noch die Warteschlange angeboten.

Regeln für die Bearbeitung und Sperrung von Aufgaben

Option in den Einstellungen für das Modul Aufgaben	Was sie bewirkt
Der Status von Aufgaben kann von jedem geändert werden	Erweitert das Recht, den Status der Aufgabe zu ändern, auch auf Benutzer, die sonst nur das Recht hätten, sie zu lesen oder Notizen zu schreiben. Ohne Aktivierung darf den Status nur der Benutzer mit der höchsten Berechtigung im Modul sowie der Hauptlöser, der Genehmiger oder der Ersteller der jeweiligen Aufgabe ändern.
Nur der Ersteller kann bearbeiten	Erlaubt die Bearbeitung der Aufgabenfelder, mit Ausnahme der Statusänderung, nur dem Ersteller der Aufgabe. Ohne Aktivierung dürfen die Felder auch die Bearbeiter und der Genehmiger bearbeiten.
Gelöste Aufgaben sperren	Verhindert jede Bearbeitung der Aufgabe sowie das Erfassen einer Notiz bei einer Aufgabe im Status Gelöst oder Storniert, unabhängig von der Rolle des Benutzers. Ohne Aktivierung können gelöste Aufgaben weiterhin bearbeitet werden.
Aufgabe nur für Genehmiger lösbar	Den Status Gelöst darf bei allen Aufgaben des Unternehmens nur der Genehmiger der jeweiligen Aufgabe setzen.
Lassen Sie nur den Prüfer für jede Aufgabe aufgelöst werden	Bei jeder einzelnen Aufgabe lässt sich die Einstellung „nur durch den Genehmiger lösbar" gesondert aktivieren oder deaktivieren; der Standardwert für eine neue Aufgabe wird aus der oben genannten unternehmensweiten Einstellung übernommen.

Verwendete Status für Aufgaben

Im Reiter Verwendete Status für Aufgaben in den Einstellungen für das Modul Aufgaben befindet sich eine Tabelle aller neun Status mit dem Kontrollkästchen Verwenden. Im Modul Aufgaben werden dann in allen Auswahllisten nur die Status angezeigt, bei denen Verwenden aktiviert ist. Hat das Unternehmen keinen einzigen Status aktiviert, erscheint über der Aufgabentabelle ein roter Hinweis, und eine Aufgabe kann weder angelegt noch bearbeitet werden.

Prioritäten für Aufgaben

Im Reiter Prioritäten für Aufgaben in den Einstellungen für das Modul Aufgaben wird die Verwendung der Priorität als solche ein- oder ausgeschaltet, und es werden die fünf Prioritätsstufen umbenannt, wobei Stufe 1 die höchste Priorität bedeutet. Bleibt der Name einer Stufe leer, wird diese Prioritätsstufe bei den Aufgaben nicht verwendet.

Optionale Felder der Aufgabe

Im Reiter Optionale Felder in den Einstellungen für das Modul Aufgaben lassen sich bis zu 11 eigene Felder der Aufgabe festlegen. Für jedes Feld werden die Reihenfolge, der Name (ein leerer Feldname deaktiviert das Feld – durch das Überschreiben eines bereits verwendeten Feldes gehen die bisher erfassten Daten unwiderruflich verloren), der Typ (Ja/Nein, Ganzzahl, Dezimalzahl, Datum, Auswahl eines Unternehmens aus dem CRM, Auswahl aus einer Liste mit eigenen, durch Semikolon getrennten Werten, einzeiliger Text oder mehrzeiliger Text) sowie drei Kontrollkästchen festgelegt: „Erforderlich bei Eingabe" (ohne Ausfüllen des Feldes kann die Aufgabe nicht angelegt werden), „Erforderlich bei Abschluss" (ohne Ausfüllen des Feldes kann die Aufgabe nicht abgeschlossen werden, typischerweise in den Status Gelöst) und „In der Haupttabelle anzeigen" (das Feld wird als Spalte in der Aufgabenliste hinzugefügt).

Rechteverlauf des Moduls Aufgaben

Der Reiter Rechteverlauf in den Einstellungen für das Modul Aufgaben zeigt eine Übersicht der historischen Änderungen der Zugriffsrechte der Benutzer zu diesem Modul – wann und wem welche Berechtigungsstufe (einer Benutzergruppe nach Arbeitsposition oder einem einzelnen Benutzer) zugewiesen oder entzogen wurde. Er dient der nachträglichen Kontrolle, wer in der Vergangenheit welchen Zugriff auf die Aufgaben des Unternehmens hatte.

Berechtigungen und Zugriffsrechte für das Modul Aufgaben

Der Zugriff auf das Modul Aufgaben hat sechs Stufen, die unter Einstellungen → Aufgaben im Reiter Benutzerrechte festgelegt werden:

Zugriffsstufe	Was der Benutzer im Modul Aufgaben darf
Kein Zugriff	Das Modul Aufgaben wird dem Benutzer überhaupt nicht angezeigt.
Eigene Aufgaben lesen und zugewiesen werden	Sieht nur Aufgaben, die er selbst angelegt hat, oder bei denen er als Bearbeiter oder Genehmiger angegeben ist. Neue Aufgaben kann er nicht anlegen.
Aufgaben lesen, die mir zugewiesen wurden, erstellen und anzeigen, die ich selbst erstellt habe	Derselbe Sichtbarkeitsumfang wie bei der vorherigen Stufe, zusätzlich darf er neue Aufgaben anlegen, und zwar auch massenweise für mehrere Benutzer gleichzeitig.
Alle Aufgaben lesen und zugewiesen werden	Sieht die Aufgaben ausnahmslos aller Benutzer des Unternehmens, kann aber keine neuen Aufgaben anlegen.
Alle Aufgaben lesen und neue Aufgaben erstellen	Sieht und legt Aufgaben aller Benutzer des Unternehmens an.
Lesen, Bearbeiten und Löschen aller Daten (einschließlich Status aller Aufgaben)	Vollständige Verwaltung des Moduls Aufgaben – die einzige Stufe, die Aufgaben löschen darf (einzeln wie auch massenweise), die Produktionswarteschlange der anderen Mitarbeiter verwaltet und Zugriff auf die Moduleinstellungen hat.

Besondere Rollen bei einer konkreten Aufgabe

Neben der Zugriffsstufe für das Modul Aufgaben kommt es auch auf die Rolle des jeweiligen Benutzers bei der betreffenden Aufgabe an:

Ersteller (wer die Aufgabe angelegt hat) darf stets alle Felder seiner Aufgabe bearbeiten, ihren Status ändern, die Wiederholung abbrechen und Notizen schreiben, auch wenn er sonst keine ausreichende Berechtigung für das Modul Aufgaben hätte.
Hauptlöser darf, sofern die Einstellungen für das Modul Aufgaben dies nicht untersagen, den Status der Aufgabe ändern und jederzeit Notizen zu dieser Aufgabe löschen.
Weiterer Bearbeiter darf die Aufgabe lesen und Notizen dazu schreiben; die Felder der Aufgabe darf er nur bearbeiten, wenn das Unternehmen die Einschränkung „Nur der Ersteller kann bearbeiten" nicht aktiviert hat.
Genehmiger darf zusätzlich zu einem gewöhnlichen Bearbeiter den Auftrag, die Bearbeiter sowie den Genehmiger der Aufgabe ändern; bei aktivierter Option „nur durch den Genehmiger lösbar" ist er der Einzige, der die Aufgabe in den Status Gelöst versetzen darf.

Die Einstellungen für das Modul Aufgaben können diese Regeln weiter verschärfen oder lockern: Die Option „Nur der Ersteller kann bearbeiten" entzieht auch den Bearbeitern und dem Genehmiger das Recht, Felder zu bearbeiten, die Option „Gelöste Aufgaben sperren" macht es unmöglich, die Aufgabe nach ihrer Lösung unabhängig von der Rolle zu bearbeiten, und die Option „Der Status von Aufgaben kann von jedem geändert werden" erweitert das Recht, den Status zu ändern, auch auf Benutzer, die bei der Aufgabe sonst nur das Recht hätten, sie zu lesen oder Notizen zu schreiben. Das Löschen einer Aufgabe, einzeln wie auch massenweise, darf stets nur ein Benutzer mit der höchsten Berechtigungsstufe im Modul Aufgaben; die Anzeige der Produktionswarteschlange eines anderen Mitarbeiters umzuschalten dürfen nur Benutzer mit der Stufe „Alle Aufgaben lesen" oder höher.

Benutzeroberfläche

Das Modul Aufgaben bietet vier umschaltbare Ansichten derselben Aufgabenliste – Liste, Kanban, Kalender und Produktionswarteschlange – sowie darüber das gemeinsame Panel Filter und die Karte Schnelle Auswahl, mit denen Sie die angezeigten Aufgaben nach Status, Termin, Bearbeiter oder weiteren Kriterien eingrenzen.

Hauptbildschirm des Moduls Aufgaben

Oben auf dem Hauptbildschirm des Moduls Aufgaben steht die Überschrift „Aufgaben" und, nur für Benutzer mit Berechtigung für die Moduleinstellungen, der Link „Einstellungen". Darunter befindet sich das ausklappbare Panel Filter, die Karte Schnelle Auswahl, der Ansichtsschalter (Liste, Kanban, Kalender und bei aktivierter Produktionswarteschlange auch diese Ansicht) sowie über der Aufgabentabelle die Aktionsschaltflächen „Aufgabe hinzufügen", „Aufgaben im Bulk hinzufügen", „Angezeigte löschen" und „Gelöschte". Wenn das Unternehmen in den Einstellungen keinen einzigen Aufgabenstatus aktiviert hat, erscheint über der Tabelle ein roter Hinweis, dass mindestens ein verwendeter Status festgelegt werden muss.

Filter und Suche nach Aufgaben

Im Modul Aufgaben wird das Panel Filter über das Plus/Minus-Symbol im rechten Teil der Kopfzeile geöffnet und geschlossen. Der Filter bietet folgende Felder:

Titel der Aufgabe – Textsuche nach dem Titel der Aufgabe
Auftrag – nur wenn in den Einstellungen die Eingabe des Auftragsnamens bei der Aufgabe aktiviert ist
Zuweisungsdatum – Zeitraum von–bis
Status – Mehrfachauswahl, einschließlich der Option „---Ungelöst---", die alle Status außer Gelöst und Storniert einschließt
Wiederholen – nur nicht wiederkehrende oder nur wiederkehrende Aufgaben
Erstellt in den letzten – 1 Monat, 3 Monate, 6 Monate oder 1 Jahr
Datum (auflösen) von – Zeitraum von–bis
Lösender / Hauptlösender, Genehmiger und Erstellt von
beliebige aktivierte optionale Felder des Unternehmens – sie werden automatisch angezeigt, wenn sie in den Einstellungen für das Modul Aufgaben mit einem Namen versehen sind

Der Filter wird über die Schaltfläche Suchen ausgeführt, die Schaltfläche Abbrechen hebt den eingestellten Filter auf. Außerhalb des Filters lassen sich Aufgaben auch über das Feld Suchen direkt über der Tabelle finden.

Schnelle Auswahl der Aufgaben

Unter dem Filter befindet sich im Modul Aufgaben eine eigene Karte Schnelle Auswahl mit einer Jahresauswahl (vom Registrierungsjahr des Unternehmens bis zum nächsten Jahr, gegebenenfalls die Option Alle) und drei Schaltflächenreihen mit der Anzahl der Aufgaben im Abzeichen:

nach Datum: Alle, Heute, Meine heutigen Aufgaben, Meine offenen und Nicht abgeschlossen nach Frist (die letzte Schaltfläche leuchtet rot, wenn solche Aufgaben existieren)
nach Status: eine Schaltfläche für jeden aktivierten Status, farblich entsprechend der eingestellten Statusfarbe, sowie eine zusammenfassende Schaltfläche Ungelöst
nach Priorität, nur wenn das Prioritätenmodul aktiviert ist: eine Schaltfläche für jede Stufe 1 bis 5 mit Name und Anzahl der Aufgaben

Ansicht Liste

Die Ansicht Liste ist im Modul Aufgaben die Standardansicht. Die Tabellenspalten hängen von den Einstellungen des Unternehmens ab und können ID, Titel, Auftragsname, Produkt (nur bei aktivierter Produktionswarteschlange), ID und Name des Projekts, Status, Erstellt, Erstellt von, Lösen bis, Priorität, Löser, Hauptlöser, Genehmiger, aktivierte optionale Felder, Inhalt/Beschreibung, Notizen (Anzahl sowie Datum/Autor der letzten) und Aktionen umfassen. Die Spalten Status und Priorität lassen sich, sofern der Benutzer dazu berechtigt ist, direkt durch Anklicken in der Tabelle ändern, ohne ein Dialogfenster zu öffnen. Bei der Spalte Löser öffnet das Stiftsymbol das Dialogfenster Löser direkt aus der Zeile heraus. Aktionssymbole in der Zeile: Auge und Stift öffnen das Detail der Aufgabe, der Beleg legt eine Arbeitszeiterfassung zur Aufgabe an (nur wenn das Modul Arbeitsberichte verknüpft ist und die Aufgabe weder Gelöst noch Storniert ist), der Drucker druckt die Fertigungsbegleitkarte (nur bei der Anzeige von Aufgaben innerhalb eines konkreten Auftrags) und das Kreuz löscht die Aufgabe, nur bei entsprechender Löschberechtigung.

Ansicht Kanban

Die Ansicht Kanban zeigt im Modul Aufgaben eine Spalte für jeden aktivierten Status, die Farbe der Kopfzeile entspricht der Statusfarbe. In jeder Spalte befinden sich Aufgabenkarten mit ID, Prioritätsabzeichen, Titel, Auftrag (falls ausgefüllt), Termin (rot bei überschrittenem Termin), Lösern und der Anzahl der Notizen. Die Karten lassen sich zwischen den Spalten verschieben, wodurch sich der Status der Aufgabe ändert, ebenso innerhalb einer Spalte, wo die persönliche Reihenfolge gespeichert wird – beides nur, wenn der Benutzer zur Statusänderung berechtigt ist. Auf der Karte befinden sich die Symbole Auge (Detail der Aufgabe), Häkchen (schnelle Statusänderung) und Papierkorb (Löschen, nur mit Löschberechtigung).

Ansicht Kalender

Die Ansicht Kalender bietet im Modul Aufgaben eine Monats-, Wochen- und Tagesansicht mit jeweils einem Ereignis pro Aufgabe am Tag ihres Termins Lösen bis. Ein Klick auf einen freien Tag oder eine freie Zeit öffnet, sofern der Benutzer berechtigt ist, Aufgaben anzulegen, das Dialogfenster zum Hinzufügen einer Aufgabe mit vorausgefülltem Termin. Ein Klick auf eine Aufgabe öffnet ihr Detail, das Überfahren mit der Maus zeigt eine Sprechblase mit Status, Auftrag, Termin, Priorität, Lösern, Ersteller, Anzahl der Notizen und dem Anfang der Beschreibung. Aufgaben, die der Benutzer bearbeiten darf, lassen sich im Kalender auf einen anderen Tag ziehen oder auf einen längeren Zeitraum ausdehnen – der Termin wird dabei sofort gespeichert. Aufgaben, die der Benutzer nicht bearbeiten darf, sind im Kalender sichtbar gekennzeichnet und nur lesbar.

Ansicht Produktionswarteschlange

Die Ansicht Produktionswarteschlange wird im Modul Aufgaben nur bei aktivierter Option in den Einstellungen und bei aktiviertem Modul Produkte angeboten. Es handelt sich um eine persönliche Warteschlange der unerledigten Aufgaben des jeweiligen Mitarbeiters, unterteilt in zwei Blöcke: „Vom Auftraggeber angeheftet" mit fester Reihenfolge, an der der Mitarbeiter selbst nichts ändern kann, und „Meine Reihenfolge", ein freier Block, den der Mitarbeiter selbst per Ziehen oder auf Touch-Geräten mit den Pfeilen nach oben/unten sortiert. Benutzer mit der Berechtigung „Alle Aufgaben lesen" können oben umschalten, wessen Warteschlange gerade angezeigt wird. Jeder Eintrag der Warteschlange zeigt die laufende Nummer, ein Vorschaubild des Produkts (falls vorhanden), Titel und ID der Aufgabe, Status, Termin (rot bei überschrittenem Termin), einen Link zum Produkt, die Schaltfläche „Aufgabe öffnen" und, sofern der Benutzer berechtigt ist, die Schaltfläche „Anheften" oder „Entfernen". Die eigene Reihenfolge lässt sich nur im freien Block „Meine Reihenfolge" ändern; das Anheften oder Entfernen eines Eintrags im Block „Vom Auftraggeber angeheftet" darf nur der Ersteller der jeweiligen Aufgabe oder ein Benutzer mit der höchsten Berechtigung im Modul Aufgaben.

Grundlegende Vorgänge

Dieses Kapitel beschreibt die alltägliche Arbeit mit Aufgaben im Modul Aufgaben – vom Anlegen einer neuen Aufgabe über ihre Bearbeitung und Statusänderung bis hin zum Löschen. Die Vorgehensweisen gelten sowohl für die Ansicht Liste als auch sinngemäß für Kanban und Kalender.

Vorgehensweise: Anlegen einer neuen Aufgabe

Im Modul Aufgaben legen Sie eine neue Aufgabe wie folgt an:

Klicken Sie auf die Schaltfläche Aufgabe hinzufügen.
Füllen Sie das Feld Titel aus (Pflichtfeld). Je nach aktivierten Optionen des Unternehmens werden außerdem die Felder Auftrag, Produkt, Priorität, Lösen bis (Datum, gegebenenfalls auch Uhrzeit), Wiederholen, Erinnerung senden, Hauptlöser (Pflichtfeld), Weitere Bearbeiter, die Option „E‑Mail auch an weitere Bearbeiter senden" (standardmäßig aktiviert), Genehmiger (vorausgefüllt mit dem angemeldeten Benutzer), die Option „Nur vom Genehmigungspartner gelöst" (sofern in den Einstellungen aktiviert), Status, Herstellungsnummer, optionale Felder, Beschreibung und Anhänge angezeigt.
Klicken Sie auf Speichern.

Nach dem Speichern wird die Aufgabe angelegt, und der Hauptlöser sowie der Genehmiger erhalten stets eine E-Mail beziehungsweise SMS; weitere Bearbeiter nur dann, wenn „E‑Mail auch an weitere Bearbeiter senden" aktiviert wurde. Ist in den Einstellungen für das Modul Aufgaben die Eintragung in den Kalender aktiviert, wird gleichzeitig ein Eintrag im entsprechenden Kalender angelegt.

Vorgehensweise: Massenhinzufügen einer Aufgabe für mehrere Benutzer

Die Schaltfläche Aufgaben im Bulk hinzufügen ermöglicht es im Modul Aufgaben, dieselbe Aufgabe gleichzeitig für mehrere Benutzer anzulegen – für jeden ausgewählten Benutzer entsteht eine eigenständige Aufgabe mit demselben Inhalt.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Aufgaben im Bulk hinzufügen.
Füllen Sie das Formular wie bei einer einzelnen Aufgabe aus, wählen Sie jedoch anstelle des Feldes Hauptlöser mehrere Benutzer im Feld Lösende im Bulk aus.
Klicken Sie auf Speichern.

Ohne ausgewählten Bearbeiter wird die Aufgabe nicht angelegt, und es erscheint die Fehlermeldung „Sie haben keinen Bearbeiter angegeben, die Aufgabe kann nicht erstellt werden."

Vorgehensweise: Kopieren einer Aufgabe

Klicken Sie im Detail einer Aufgabe im Modul Aufgaben auf die Schaltfläche Kopieren. Es öffnet sich das Formular zum Hinzufügen einer neuen Aufgabe, das mit dem gesamten Inhalt der ursprünglichen Aufgabe vorausgefüllt ist (Titel, Beschreibung, Termin sowie optionale Felder). Nach der Bearbeitung und dem Speichern entsteht eine völlig neue, eigenständige Aufgabe, unabhängig von derjenigen, aus der sie kopiert wurde.

Bearbeitung einer Aufgabe

Eine bestehende Aufgabe wird im Modul Aufgaben nicht über ein einziges großes Formular bearbeitet, sondern Feld für Feld direkt in ihrem Detail. Bei jedem Wert (Titel, Auftrag, Priorität, Lösen bis, Hauptlöser, Genehmiger, Löser, Herstellungsnummer, Produkt, Beschreibung, Erinnerung sowie optionale Felder) befindet sich ein Stiftsymbol, das ein kleines Dialogfenster nur für diesen Wert öffnet. Nach dem Speichern schließt sich das Dialogfenster, und das Detail der Aufgabe wird aktualisiert. Der Status der Aufgabe lässt sich außerdem direkt durch Anklicken des farbigen Status-Etiketts in der Liste, im Kanban sowie im Detail der Aufgabe ändern.

Vorgehensweise: Ändern des Aufgabenstatus

Klicken Sie im Modul Aufgaben auf das Stiftsymbol beim Feld „Status", oder direkt auf das farbige Status-Etikett in der Liste oder im Kanban, oder im Detail der Aufgabe auf die Schaltfläche „Status ändern".
Wählen Sie den neuen Status aus der Liste der aktivierten Status aus und speichern Sie.

Der Übergang in einen Status, der die Aufgabe abschließt (typischerweise Gelöst oder Storniert), wird abgelehnt, wenn die als „Erforderlich bei Abschluss" gekennzeichneten optionalen Felder nicht ausgefüllt sind – es erscheint eine Fehlermeldung mit der Liste der fehlenden Felder, die zuerst im Detail der Aufgabe ergänzt werden müssen. Ist in den Einstellungen für das Modul Aufgaben „nur durch den Genehmiger lösbar" aktiviert (unternehmensweit oder nur für eine konkrete Aufgabe), darf den Status Gelöst nur der Genehmiger der Aufgabe setzen; andere Statusänderungen sind dadurch nicht eingeschränkt. Im Detail der Aufgabe befindet sich außerdem die Schnellschaltfläche „Gelöst", die die Aufgabe direkt auf gelöst setzt, sofern sie die genannten Bedingungen erfüllt.

Löschen einer Aufgabe

Eine einzelne Aufgabe wird im Modul Aufgaben über die Schaltfläche „Löschen" in ihrem Detail, das Kreuz in der Zeile der Liste oder den Papierkorb im Kanban gelöscht, stets mit Bestätigung – die Aufgabe wird in die gelöschten verschoben. Die Schaltfläche Angezeigte löschen über der Tabelle löscht massenweise alle aktuell angezeigten Aufgaben im Rahmen des eingestellten Filters, unabhängig vom Textfeld Suchen. Die gelöschten Aufgaben zeigen Sie über die Schaltfläche Gelöschte an. Das Löschen, einzeln wie auch massenweise, darf nur ein Benutzer mit der höchsten Berechtigungsstufe im Modul Aufgaben.

Erweiterte Funktionen

Neben der grundlegenden Erstellung und Bearbeitung bietet das Modul Aufgaben auch fortgeschrittenere Arbeit mit der Aufgabe: automatische Wiederholung, eigene Erinnerungen, Diskussion in den Notizen, Anhänge, Erfassung der geleisteten Arbeitszeit und die Verknüpfung mit HelpDesk-Tickets.

Wiederkehrende Aufgaben und ihre Stornierung

Im Modul Aufgaben lässt sich eine Aufgabe über das Feld Wiederholen als wiederkehrend festlegen. Bei Aktivierung kommen die Felder Jeden wiederholen (Woche, Monat – erster Tag im Monat, Monat – festgelegter Tag, oder Im ausgewählten Monat des Jahres) hinzu, je nach gewählter Variante auch die Auswahl der Wochentage oder eines konkreten Tages im Monat (Zahl 1 bis 31), sowie das Feld Bis zum Tag abschließen (Zahl 1 bis 31), das den Lösungstermin der neu angelegten Kopie bestimmt.

Eine wiederkehrende Aufgabe wird nach dem gewählten Muster selbstständig als neue Kopie mit demselben Inhalt, denselben Anhängen und Bearbeitern sowie einem neu berechneten Lösungstermin angelegt; bei der vorherigen Instanz wird die Wiederholung gleichzeitig deaktiviert, sodass stets nur eine aktive Kopie existiert. Die Wiederholung lässt sich im Detail der Aufgabe über die Schaltfläche Wiederholung abbrechen beenden, oder indem das Feld Wiederholen auf Nein umgeschaltet wird.

Erinnerung an die Aufgabe

Im Modul Aufgaben lässt sich bei einer Aufgabe das Feld Erinnerung senden aktivieren. Bei Aktivierung werden außerdem Senden per (E-Mail, SMS oder E-Mail und SMS – SMS nur, wenn in den Einstellungen des Unternehmens der SMS-Versand aktiviert ist), An wen senden (Hauptlöser, Weitere Bearbeiter, Alle Bearbeiter oder Alle Bearbeiter und Genehmiger) und Wann senden (einmalig zum angegebenen Datum und zur angegebenen Uhrzeit, oder täglich zur angegebenen Uhrzeit bis zur Lösung der Aufgabe) ausgefüllt. Das System sendet dann selbstständig zur angegebenen Zeit eine Erinnerung an die ausgewählten Empfänger, solange die Aufgabe nicht gelöst oder storniert ist.

Notizen und Diskussion zur Aufgabe

Klicken Sie im Reiter „Anmerkungen/Änderungen" im Detail der Aufgabe auf Notiz hinzufügen.
Schreiben Sie den Text der Notiz, fügen Sie gegebenenfalls Dateien an, und klicken Sie auf Speichern.

Das Erfassen einer Notiz sendet eine Benachrichtigung an die an der Aufgabe beteiligten Benutzer. Ist in den Einstellungen für das Modul Aufgaben die Diskussion zu Notizen aktiviert, kann unter der Notiz auf das Sprechblasensymbol geklickt und eine Antwort dazu hinzugefügt werden, auch mit einem eigenen Anhang. Die Notiz löschen darf, sofern das Löschen von Notizen in den Einstellungen aktiviert ist, der Hauptlöser der Aufgabe jederzeit, oder der Autor der Notiz innerhalb von 15 Minuten nach ihrer Erfassung.

Anhänge zur Aufgabe

Die Schaltfläche Datei hinzufügen im oberen Bereich des Aufgabendetails im Modul Aufgaben fügt einen Anhang direkt zur Aufgabe hinzu, unabhängig von den Notizen. Es können höchstens 60 Dateien gleichzeitig hochgeladen werden; bei dem Versuch, mehr hochzuladen, erscheint die Meldung „Sie können maximal 60 Dateien hochladen."

Erfassung der Arbeit an der Aufgabe

Im Modul Aufgaben lässt sich im Detail der Aufgabe, im Reiter „Arbeitsberichte zu dieser Aufgabe", oder direkt über das Belegsymbol in der Zeile der Liste, ein Arbeitsbericht anlegen, der mit der Aufgabe und gegebenenfalls auch dem Auftrag vorausgefüllt ist. Der Reiter „Statistik der Berichte" zeigt die geleisteten Stunden nach Mitarbeiter und deren prozentualen Anteil sowie, sofern der Benutzer über eine Berechtigung für das Modul Aufträge verfügt, auch den gesamten Arbeitsaufwand des Auftrags, zu dem die Aufgabe gehört.

Verknüpfung der Aufgabe mit einem HelpDesk-Ticket

Klicken Sie im Detail der Aufgabe im Modul Aufgaben auf das Plus bei der Position „HelpDesk Projekt – Tiket" und wählen Sie ein bestehendes, unerledigtes Ticket aus, das mit der Aufgabe verknüpft wird. Das Ticket lässt sich über das Kreuz bei der jeweiligen Position wieder von der Aufgabe trennen.

Aufgabenstatus und ihre Übergänge

Das Modul Aufgaben bietet neun Status, die eine Aufgabe haben kann; welche davon bei einem konkreten Unternehmen überhaupt in den Auswahllisten angezeigt werden, richtet sich nach der Aktivierung im Reiter „Verwendete Status für Aufgaben" in den Einstellungen für das Modul Aufgaben.

Status	Was er bedeutet
Neu	Eine frisch angelegte Aufgabe, an der noch niemand zu arbeiten begonnen hat; Standardstatus beim Anlegen einer Aufgabe.
Zugewiesen	Der Aufgabe ist ein Bearbeiter zugewiesen.
In Bearbeitung	An der Aufgabe wird gerade gearbeitet.
Antwort ausstehend	Es wird auf eine Stellungnahme oder Unterlage von jemand anderem gewartet.
Pausiert	Die Arbeit an der Aufgabe ist vorübergehend gestoppt.
Zur Kontrolle	Die Arbeit an der Aufgabe ist fertig und wartet auf Kontrolle oder Genehmigung.
Zurückgewiesen – muss nachbearbeitet werden	Die Kontrolle hat die Aufgabe zur Nachbearbeitung zurückgegeben.
Gelöst	Die Aufgabe ist als erledigt abgeschlossen.
Storniert	Die Aufgabe ist als storniert abgeschlossen, ohne Erledigung.

In alle Status der Aufgabe wird im Modul Aufgaben durch manuelle Änderung gewechselt, mit Ausnahme des Status Neu, der automatisch beim Anlegen der Aufgabe gesetzt wird. Die Status Gelöst und Storniert gelten als abschließend: Eine Aufgabe in diesen Status verschwindet aus der Schnellen Auswahl „Meine offenen" und „Nicht abgeschlossen nach Frist", und ist in den Einstellungen „Gelöste Aufgaben sperren" aktiviert, kann sie danach nicht mehr bearbeitet werden, und es können auch keine Notizen mehr dazu geschrieben werden. Der Status Zur Kontrolle steht in der Reihenfolge der Status zwar weit oben, gilt jedoch nicht als abschließend – er erzwingt nicht das Ausfüllen der Pflichtfelder und ändert nicht die Farbe des verknüpften Ereignisses im Kalender.

Integration mit anderen Modulen

Das Modul Aufgaben ist nicht isoliert – eine einzelne Aufgabe lässt sich bei Bedarf mit einem Kalender, einem Arbeitsbericht, einem Auftrag, einem Produkt, einem Projekt sowie einem HelpDesk-Ticket verknüpfen, sodass Informationen zwischen den Modulen nicht manuell übertragen werden müssen und Sie auf dem verknüpften Datensatz stets einen Verweis zurück auf die Aufgabe finden, und umgekehrt.

Kalender

Das Modul Aufgaben wird je nach Einstellung mit dem Modul Kalender verknüpft: Das Anlegen und Bearbeiten einer Aufgabe wird als Ereignis im ausgewählten Firmenkalender abgebildet, einschließlich der automatischen Umfärbung des Ereignisses bei Lösung oder Stornierung der Aufgabe. Der Termin der Aufgabe lässt sich auch direkt durch Ziehen im Kalender ändern, und zwar sowohl im Modul Kalender als auch in der Ansicht Kalender direkt im Modul Aufgaben.

Arbeitsberichte

Aus dem Detail der Aufgabe sowie aus der Zeile in der Liste lässt sich im Modul Aufgaben die an der jeweiligen Aufgabe geleistete Arbeitszeit direkt in das Modul Arbeitsberichte erfassen. Das Detail der Aufgabe zeigt außerdem sämtliche Arbeitsberichte zur Aufgabe sowie deren Statistik – Stunden je Mitarbeiter und deren prozentualen Anteil – und, sofern die Aufgabe mit einem Auftrag verknüpft ist, auch den gesamten Arbeitsaufwand des gesamten Auftrags.

Aufträge

Eine Aufgabe lässt sich im Modul Aufgaben mit einem konkreten Auftrag verknüpfen, entweder als freier Text oder ausschließlich durch Auswahl aus den erfassten Aufträgen, je nach Einstellung des Moduls Aufgaben. Die Verknüpfung ermöglicht das Drucken der Fertigungsbegleitkarte und das Anlegen einer nachfolgenden Fertigungsaufgabe aus dem Detail des Auftrags mit einem Klick auf ein konkretes Produkt – dabei werden Titel, Stückzahl, Beschreibung sowie Anhänge aus dem Produkt und dem Auftrag vorausgefüllt.

Produkte und Produktionswarteschlange

Eine Aufgabe lässt sich im Modul Aufgaben mit einem konkreten Produkt aus dem Modul Produkte verknüpfen. Das Detail der Aufgabe bietet dann einen Link zum Produkt mit Zeichnungen und Unterlagen, und die Aufgabe wird in die persönliche Arbeitswarteschlange – die Produktionswarteschlange – des zugewiesenen Mitarbeiters eingereiht.

Projekte

Eine Aufgabe lässt sich im Modul Aufgaben einem Teil eines Projekts aus dem Modul Projekte zuordnen; in der Aufgabentabelle sowie in ihrem Detail wird dann ein Link „Zum Teil des Projekts" auf das jeweilige Projekt und seinen konkreten Teil angezeigt. Ist in den Einstellungen für das Modul Aufgaben die Option „Projekt – Teil in der Aufgabentabelle anzeigen" aktiviert, kommen in der Haupttabelle der Aufgaben zusätzlich eigene Spalten mit ID und Name des Projekts hinzu, sodass Sie den Bezug zum Projekt auch ohne Öffnen des Aufgabendetails sehen.

HelpDesk

An eine Aufgabe im Modul Aufgaben lassen sich ein oder mehrere Tickets aus dem Modul HelpDesk anhängen, indem Sie im Detail der Aufgabe auf das Plus bei der Position „HelpDesk Projekt – Tiket" klicken, und umgekehrt lässt sich vom Ticket aus zur verknüpften Aufgabe zurückwechseln. Die Verknüpfung eignet sich typischerweise dann, wenn eine gemeldete Anfrage eines Kunden oder Kollegen aus dem HelpDesk das Anlegen einer internen Aufgabe zu ihrer Lösung erfordert.

Automatische Funktionen des Moduls Aufgaben

Das Modul Aufgaben führt für den Benutzer automatisch mehrere Tätigkeiten aus, damit Aufgaben nicht vergessen werden:

E-Mail oder SMS beim Anlegen einer Aufgabe – an den Hauptlöser und den Genehmiger stets, sofern der Versand in den Einstellungen aktiviert ist, an weitere Bearbeiter nur dann, wenn beim Anlegen „E‑Mail auch an weitere Bearbeiter senden" aktiviert wurde.
E-Mail oder SMS bei jeder Änderung der Aufgabe – eine neue Notiz, eine Änderung von Status, Priorität, Auftrag, Bearbeitern, Termin, Produkt, Herstellungsnummer, Beschreibung sowie eines optionalen Feldes versendet eine Benachrichtigung an alle aktuell bei der Aufgabe geführten Benutzer, sofern der Versand in den Einstellungen aktiviert ist.
Erinnerung an die Aufgabe – ist bei der Aufgabe eine eigene Erinnerung eingestellt, sendet das System selbstständig zur angegebenen Zeit eine E-Mail oder SMS an die ausgewählten Empfänger, einmalig oder täglich bis zur Lösung der Aufgabe.
Benachrichtigung über eine überfällige Aufgabe – sobald Datum und Uhrzeit „Lösen bis" einer Aufgabe verstreichen, die weder Gelöst noch Storniert ist, sendet das System einmalig automatisch eine Benachrichtigung an alle Beteiligten.
Automatisches Anlegen wiederkehrender Aufgaben – am Tag der geplanten Wiederholung legt das System selbstständig eine neue Kopie der Aufgabe mit demselben Inhalt, denselben Anhängen und Bearbeitern an, berechnet einen neuen Lösungstermin und versendet zur neuen Aufgabe dieselben Benachrichtigungen wie beim manuellen Anlegen.
Eintragung und Umfärbung im Kalender – ist ein Zielkalender ausgewählt, legt das Anlegen sowie die Änderung von Termin, Titel oder Beschreibung der Aufgabe automatisch das entsprechende Ereignis an beziehungsweise aktualisiert es; beim Abschluss der Aufgabe wird das Ereignis in die eingestellte Farbe „gelöst" umgefärbt.
Übersichtlicher Startbildschirm – ist in den Einstellungen des Moduls Aufgaben eine Zahl größer null angegeben, wird auf dem Startbildschirm automatisch die entsprechende Anzahl der letzten Aufgaben beziehungsweise der letzten Notizen zu Aufgaben angezeigt.

Problembehandlung

Dieses Kapitel fasst die häufigsten Fragen und Fehlermeldungen zusammen, denen Sie im Modul Aufgaben beim Anlegen, Bearbeiten, Abschließen und Löschen von Aufgaben begegnen können, zusammen mit empfohlenen Lösungswegen und Tipps für eine effizientere tägliche Arbeit mit Aufgaben.

Häufige Fragen zum Modul Aufgaben

Frage: Im Modul Aufgaben erscheint die Meldung „Sie haben keinen einzigen Status für Aufgaben aktiviert", und die Aufgabe lässt sich weder anlegen noch bearbeiten. Was ist zu tun?

Lösung: Das Unternehmen hat in den Einstellungen für das Modul Aufgaben keinen Status aktiviert. Wechseln Sie zu Einstellungen → Aufgaben → Reiter „Verwendete Status für Aufgaben" und aktivieren Sie bei mindestens einem Status die Option Verwenden.

Frage: Warum erscheint beim Massenanlegen einer Aufgabe die Meldung „Sie haben keinen Bearbeiter angegeben, die Aufgabe kann nicht erstellt werden."?

Lösung: Im Feld „Lösende im Bulk" wurde kein Benutzer ausgewählt. Wählen Sie mindestens einen aus und speichern Sie das Formular erneut.

Frage: Warum lässt sich im Modul Aufgaben der Status, die Priorität oder der Termin einer Aufgabe nicht direkt in der Tabelle oder im Kanban ändern?

Lösung: Es erscheint die Meldung „Sie haben keine Berechtigung für diese Aktion." Die Änderung darf nur ein Benutzer mit ausreichender Berechtigung für das Modul Aufgaben oder mit einer besonderen Rolle bei der jeweiligen Aufgabe (Ersteller, Hauptlöser, Genehmiger) vornehmen. Bitten Sie diese Person um die Änderung.

Frage: Warum lässt sich eine Aufgabe im Modul Aufgaben nicht in den Status Gelöst versetzen?

Lösung: Entweder fehlt das Ausfüllen der als „Erforderlich bei Abschluss" gekennzeichneten optionalen Felder – die Meldung listet auf, welche Felder zu ergänzen sind, und diese müssen im Detail der Aufgabe ausgefüllt werden; oder in den Einstellungen für das Modul Aufgaben ist „nur durch den Genehmiger lösbar" aktiviert, und den Status Gelöst darf dann nur der Genehmiger der Aufgabe setzen.

Frage: Wie viele Dateien lassen sich gleichzeitig zu einer Aufgabe im Modul Aufgaben hochladen?

Lösung: Höchstens 60 Dateien gleichzeitig; bei dem Versuch, mehr hochzuladen, zeigt das Modul Aufgaben die Meldung „Sie können maximal 60 Dateien hochladen." Laden Sie die Anhänge in kleineren Gruppen hoch.

Frage: Warum lässt sich nach dem Abschließen einer Aufgabe im Modul Aufgaben keines ihrer Felder mehr bearbeiten und auch keine Notiz mehr hinzufügen?

Lösung: Das Unternehmen hat in den Einstellungen für das Modul Aufgaben „Gelöste Aufgaben sperren" aktiviert, was bei einer gelösten oder stornierten Aufgabe jede weitere Bearbeitung unabhängig von der Rolle des Benutzers verhindert.

Tipps für die effiziente Arbeit mit Aufgaben

Tipp: Für einen schnellen Überblick über Ihre eigene Arbeit verwenden Sie in der Schnellen Auswahl die Schaltflächen „Meine heutigen Aufgaben" und „Meine offenen" – sie zeigen nur Aufgaben an, bei denen Sie Bearbeiter sind.
Tipp: Die Ansicht Kanban eignet sich für die Teamarbeit – der Status der Aufgabe lässt sich durch einfaches Ziehen der Karte in eine andere Spalte ändern.
Tipp: In der Ansicht Kalender lässt sich der Termin einer Aufgabe durch Ziehen direkt auf einen anderen Tag verschieben, ohne dass das Detail der Aufgabe geöffnet werden muss.
Tipp: Legen Sie regelmäßig wiederkehrende Arbeit im Modul Aufgaben über das Feld Wiederholen als wiederkehrende Aufgabe an, damit sie nicht jedes Mal von Hand neu erstellt werden muss.
Tipp: Legen Sie bei Aufgaben, die vor dem Abschluss ein ausgefülltes Ergebnis haben müssen, in den Einstellungen für das Modul Aufgaben beim entsprechenden optionalen Feld die Option „Erforderlich bei Abschluss" fest.
Tipp: Mitarbeiter in der Fertigung können in der Ansicht Produktionswarteschlange übersichtlich ihre Warteschlange unerledigter Aufgaben einsehen und selbst nach der tatsächlichen Arbeitspriorität sortieren.

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