Kundenregister

Modulübersicht

Das Kundenregister-Modul ist ein vereinfachtes Werkzeug zur Verwaltung von Klienten und Kunden in Ihrem Unternehmen. Im Gegensatz zum umfassenden CRM-Modul bietet es eine intuitive und einfache Umgebung zur Erfassung grundlegender Kundendaten mit der Möglichkeit, benutzerdefinierte Felder entsprechend den Bedürfnissen Ihres Unternehmens anzupassen.

Hauptfunktionen:

• Erfassung grundlegender Kundendaten (Name, Adresse, Kontakte)
• Bis zu 14 benutzerdefinierte Felder entsprechend Ihren Bedürfnissen (Daten, Texte, Anhänge)
• Automatische Fristenüberwachung mit E-Mail-Benachrichtigungen
• Hinzufügen von Notizen mit Anhängen zu jedem Kunden
• Integration mit dem Arbeitsberichte-Modul zur Arbeitserfassung
• Datenfilterung und Export

Zielgruppe: Kleine und mittelständische Unternehmen, die einfache Kundenaufzeichnungen ohne die Komplexität eines CRM-Systems benötigen. Ideal für Dienstleistungsunternehmen, Berater und Dienstleister.

Einstellungen

Die Moduleinstellungen finden Sie im Menü Einstellungen → Kundenregister. Nur Benutzer mit Administratorrechten haben Zugriff.

Benutzerdefinierte Felder

Das Modul ermöglicht es Ihnen, benutzerdefinierte Felder zur Erfassung spezifischer Informationen zu definieren:

1. Datumsfelder (3 Felder)

• Geeignet für Fristen wie "Vertragsende", "Prüfdatum", "Zertifikatsgültigkeit"
• Für sie kann eine automatische Fristenüberwachung aktiviert werden
• Werden in der Hauptkundenübersicht angezeigt

2. Datum + Uhrzeit-Felder (3 Felder)

• Zur Erfassung präziser Fristen einschließlich Uhrzeit
• Zum Beispiel "Geplante Besprechung", "Installationsdatum"

3. Textfelder - Kurz (5 Felder, max. 100 Zeichen)

• Für kurze Textinformationen wie "Unternehmens-ID", "USt-IdNr.", "Vertragsnummer"
• Werden in der Hauptübersicht angezeigt

4. Textfelder - Lang (3 Felder, unbegrenzt)

• Für längere beschreibende Texte
• Unterstützen Formatierung mit TinyMCE-Editor
• Sie können wählen, ob sie in der Übersichtstabelle angezeigt werden sollen

5. Anhangsfelder (3 Felder)

• Ermöglichen das Hochladen von bis zu 60 Dateien pro Feld
• Maximale Dateigröße: 100 MB
• Unterstützt Drag & Drop mit Dropzone
• Geeignet für "Vertrag", "Zertifikate", "Fotodokumentation"

Fristenüberwachung und Benachrichtigungen

Für jedes Datumsfeld können Sie die automatische Fristenüberwachung aktivieren:

1. Aktivieren Sie "Datum überwachen"
2. Geben Sie die Anzahl der Tage im Voraus ein, wann die Benachrichtigung erfolgen soll (z.B. 14 Tage)
3. Wählen Sie Benutzer aus, die E-Mail-Benachrichtigungen erhalten sollen

Das System automatisch:

• Zeigt das Panel "Benötigt bald Aufmerksamkeit" auf der Hauptseite des Moduls an
• Sendet am Benachrichtigungstag eine E-Mail an ausgewählte Benutzer
• Hebt Kunden mit abgelaufenen Fristen in Rot hervor

Benutzerrechte

In den Einstellungen können Sie jedem Benutzer eine von 5 Zugriffsebenen zuweisen:

• 0 - Kein Zugriff: Benutzer kann das Modul überhaupt nicht sehen
• 1 - Kann lesen: Nur Ansicht, ohne Bearbeitungsmöglichkeit
• 2 - Lesen und Notizen hinzufügen: Kann zusätzlich Notizen hinzufügen
• 3 - Lesen, Notizen hinzufügen und bearbeiten: Kann Kunden bearbeiten
• 4 - Alle Rechte: Kann zusätzlich Kunden löschen

Grundlegende Operationen

Hinzufügen eines neuen Kunden

1. Öffnen Sie das Modul Kundenregister
2. Klicken Sie auf die grüne Schaltfläche "+ Kunde hinzufügen"
3. Füllen Sie das Pflichtfeld Name/Titel aus
4. Vervollständigen Sie bei Bedarf weitere Daten:
   • Adresse (Straße, Stadt, PLZ, Land)
   • Kontaktdaten (Telefon, E-Mail)
   • In den Einstellungen definierte benutzerdefinierte Felder
5. Für Anhänge können Sie Dateien in den Dropzone-Bereich ziehen oder klicken und auswählen
6. Klicken Sie auf "Speichern"

Tipp: Das Feld "Aktiv" ist automatisch aktiviert. Für inaktive Kunden (z.B. ehemalige Klienten) deaktivieren Sie es.

Bearbeiten eines Kunden

Sie können einen Kunden auf zwei Arten bearbeiten:

Methode 1: Bearbeiten in der Detailansicht

1. Klicken Sie in der Übersicht auf den Namen des Kunden
2. Klicken Sie in der Detailansicht auf die blaue Schaltfläche "Bearbeiten"
3. Nehmen Sie Änderungen vor und klicken Sie auf "Speichern"

Methode 2: Schnellbearbeitung in der Tabelle

• Klicken Sie direkt in der Übersichtstabelle auf das Feld, das Sie ändern möchten
• Die Änderung wird automatisch gespeichert, wenn Sie das Feld verlassen

Hinzufügen einer Notiz

1. Öffnen Sie die Kundendetails, indem Sie auf ihren Namen klicken
2. Klicken Sie im Abschnitt "Notizen" auf "+ Notiz hinzufügen"
3. Schreiben Sie den Notiztext
4. Fügen Sie optional Anhänge hinzu, indem Sie diese in den Dropzone-Bereich ziehen
5. Klicken Sie auf "Speichern"

Die Notiz enthält automatisch Datum, Uhrzeit und Namen des Benutzers, der sie erstellt hat.

Erfassen von Arbeit für einen Kunden

Wenn Sie das Arbeitsberichte-Modul aktiv haben:

1. Öffnen Sie die Kundendetails
2. Klicken Sie im Abschnitt "Durchgeführte Arbeiten" auf "+ Arbeit erfassen"
3. Füllen Sie das Arbeitsberichtsformular aus (Datum, Beschreibung, Zeit, Kosten)
4. Das Feld "Auftrag" wird automatisch mit dem Namen des Kunden ausgefüllt
5. Speichern Sie den Datensatz

In den Kundendetails können Sie eine Übersicht aller erfassten Arbeiten einschließlich der Summen von Zeit und Kosten sehen.

Erweiterte Funktionen

Arbeiten mit benutzerdefinierten Feldern

Datumsfelder mit Überwachung:

Wenn sich die in einem Datumsfeld mit aktiver Überwachung eingegebene Frist nähert:

• Der Kunde wird im roten Panel "Benötigt bald Aufmerksamkeit" angezeigt
• Ausgewählte Benutzer erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung
• Nach Ablauf der Frist wechselt der Kunde in den Abschnitt "Abgelaufen"

Anhangsfelder (Dropzone):

• Ziehen Sie mehrere Dateien gleichzeitig
• Maximum 60 Dateien pro Feld
• Jede Datei max. 100 MB
• Unterstützte Formate: alle gängigen Typen (PDF, DOC, XLS, JPG, PNG usw.)
• Sie können Dateien mit dem Kreuz in der oberen rechten Ecke entfernen

Lange Textfelder:

• TinyMCE-Editor ermöglicht Textformatierung (Fett, Kursiv, Listen)
• Sie können Bilder und Links einfügen
• Wählen Sie in den Einstellungen, ob der Inhalt in der Übersichtstabelle angezeigt werden soll

Filtern von Kunden

Klicken Sie auf das gelbe "Filter"-Panel und legen Sie Kriterien fest:

• Aktiv: Nur aktive / nur inaktive / alle
• Stadt: Auswahl aus verfügbaren Städten

Neben dem Filter können Sie verwenden:

• Suche: Feld oben rechts - durchsucht alle Spalten
• Sortierung: Klicken Sie auf den Spaltenkopf für aufsteigende/absteigende Sortierung
• Seitenlänge: Wählen Sie die Anzahl der angezeigten Datensätze oben links (10-100 oder Alle)

Datenexport

Klicken Sie auf die Schaltfläche "Excel" über der Tabelle rechts:

• Exportiert aktuell angezeigte Daten (berücksichtigt Filter und Suche)
• Format: XLSX (Excel)
• Enthält alle sichtbaren Spalten

Die Schaltfläche "Colvis" ermöglicht es Ihnen, einzelne Spalten ein-/auszublenden.

Löschen von Kunden

Nur Benutzer mit Rechten der Stufe 4 können löschen:

1. Öffnen Sie die Kundendetails
2. Klicken Sie auf die rote Schaltfläche "Löschen"
3. Bestätigen Sie das Löschen

Sie können gelöschte Kunden finden, indem Sie in der Hauptübersicht auf die Schaltfläche "Gelöscht" klicken.

Integration

Arbeitsberichte-Modul

Das Kundenregister ist vollständig in das Arbeitsberichte-Modul integriert:

Arbeitserfassung:

• Aus den Kundendetails können Sie direkt einen Arbeitsbericht erstellen
• Das Feld "Auftrag" wird automatisch mit dem Namen des Kunden ausgefüllt
• Die Arbeit wird im Abschnitt "Durchgeführte Arbeiten" in den Kundendetails angezeigt

Arbeitsübersicht:

• In den Kundendetails sehen Sie eine Tabelle aller erfassten Arbeiten
• Summen von Zeit, Reisen und anderen Kosten
• Durch Klicken auf die Arbeit im Arbeitsberichte-Modul sehen Sie einen Link zum Kunden

Tipp: Für eine detailliertere Arbeitsanalyse verwenden Sie das Arbeitsberichte-Modul, wo Sie nach Datum, Mitarbeiter und anderen Kriterien filtern können.

Arbeitsabläufe

Szenario 1: Dienstleistungsunternehmen mit Prüffristen

Einrichtung:

1. Erstellen Sie in den Einstellungen ein Datumsfeld "Prüfdatum"
2. Aktivieren Sie die Fristenüberwachung 30 Tage im Voraus
3. Fügen Sie Techniker zu den Benachrichtigungen hinzu

Verwendung:

1. Füllen Sie für jeden Kunden das "Prüfdatum" aus
2. 30 Tage vor der Frist erhalten die Techniker eine E-Mail
3. Der Kunde wird im roten Panel angezeigt
4. Der Techniker führt die Prüfung durch und erfasst die Arbeit über "Arbeit erfassen"
5. In einer Notiz erfasst er das Prüfergebnis mit Fotodokumentation
6. Aktualisiert das "Prüfdatum" auf das nächste Jahr

Szenario 2: Berater mit Kundenverträgen

Einrichtung:

1. Erstellen Sie Textfelder "Unternehmens-ID" und "Vertragsnummer"
2. Erstellen Sie ein Datumsfeld "Vertragsende" mit Überwachung 60 Tage im Voraus
3. Erstellen Sie ein Anhangsfeld "Vertrag"

Verwendung:

1. Laden Sie den gescannten Vertrag in das Feld "Vertrag" des Kunden hoch
2. Füllen Sie "Vertragsende" aus
3. 2 Monate vor dem Ende erhalten Sie eine E-Mail-Benachrichtigung
4. Kontaktieren Sie den Kunden für die Verlängerung
5. Erfassen Sie das Verhandlungsergebnis in einer Notiz
6. Erfassen Sie jedes Treffen als Arbeitsbericht

Szenario 3: IT-Unternehmen mit Kunden und Zertifikaten

Einrichtung:

1. Erstellen Sie Textfelder "Server-URL" und "Lizenznummer"
2. Erstellen Sie ein Datumsfeld "SSL-Zertifikatsgültigkeit" mit Überwachung von 14 Tagen
3. Erstellen Sie ein langes Textfeld "Infrastruktur-Notizen"
4. Erstellen Sie ein Anhangsfeld "Dokumentation"

Verwendung:

1. Erfassen Sie Zugangsdaten für den Kunden in Notizen
2. Laden Sie Netzwerkdiagramme und Handbücher in "Dokumentation" hoch
3. Beschreiben Sie die Serverkonfiguration in "Infrastruktur-Notizen"
4. Vor Ablauf des SSL-Zertifikats erhalten Sie eine Benachrichtigung
5. Erfassen Sie jede administrative Arbeit über "Arbeit erfassen"

Fehlerbehebung

Ich erhalte keine E-Mail-Benachrichtigungen für Fristen

Lösung:

• Überprüfen Sie in den Einstellungen, ob "Datum überwachen" für das Datumsfeld aktiviert ist
• Überprüfen Sie, ob Sie im Feld "Benutzer benachrichtigen" ausgewählt sind
• Überprüfen Sie Ihre E-Mail im Benutzerprofil (Menü → Mein Profil)
• E-Mail-Benachrichtigungen werden von einem CRON-Job gesendet - kontaktieren Sie den Administrator

Ich kann keinen Anhang hochladen

Lösung:

• Überprüfen Sie die Dateigröße (max. 100 MB)
• Überprüfen Sie, dass Sie die Grenze von 60 Dateien pro Feld nicht überschreiten
• Versuchen Sie einen anderen Browser (wir empfehlen Chrome oder Firefox)
• Deaktivieren Sie Werbeblocker, die Dropzone blockieren könnten

Benutzerdefiniertes Feld wird nicht in der Tabelle angezeigt

Lösung:

• Überprüfen Sie in den Einstellungen, dass das Feld einen ausgefüllten "Namen" hat
• Für lange Textfelder aktivieren Sie das Kontrollkästchen "In Tabelle anzeigen"
• Aktualisieren Sie die Seite (F5)
• Überprüfen Sie die Schaltfläche "Colvis" - die Spalte könnte ausgeblendet sein

Ich kann einen Kunden nicht bearbeiten/löschen

Lösung:

• Überprüfen Sie Ihre Zugriffsrechte in Einstellungen → Kundenregister
• Für die Bearbeitung benötigen Sie Rechte der Stufe 3 oder höher
• Für das Löschen benötigen Sie Rechte der Stufe 4
• Kontaktieren Sie den Administrator, um Zugriffsrechte zu erhöhen

Das Panel "Benötigt bald Aufmerksamkeit" ist leer

Lösung:

• Das Panel wird nur angezeigt, wenn Sie für mindestens ein Datumsfeld die Überwachung aktiviert haben
• Überprüfen Sie in den Einstellungen, dass "Datum überwachen" für das Datumsfeld aktiviert ist
• Das Panel zeigt nur aktive Kunden an - überprüfen Sie das Feld "Aktiv"
• Überprüfen Sie, ob Datumsfelder für Kunden ausgefüllt sind

FAQ

1. Was ist der Unterschied zwischen dem Kundenregister-Modul und CRM?

Das Kundenregister ist eine vereinfachte Version des CRM-Moduls. Es enthält keine Funktionen wie Geschäftsfälle, Vertragsvorschläge, Verkaufspipeline usw. Es ist für Unternehmen gedacht, die ein einfacheres Werkzeug nur zur Erfassung von Kunden mit benutzerdefinierten Feldern benötigen.

2. Kann ich alle Kundendaten auf einmal exportieren?

Ja, verwenden Sie die Schaltfläche "Excel" in der Hauptübersicht. Setzen Sie vor dem Export den Filter auf "Alle" und die Seitenlänge auf "-1" (Alle), um alle Datensätze zu exportieren. Der Export enthält alle sichtbaren Spalten.

3. Wie oft überprüft das System Fristen für Benachrichtigungen?

Der CRON-Job läuft automatisch jeden Morgen. Wenn eine Frist innerhalb des festgelegten Zeitraums liegt (z.B. 14 Tage), wird eine E-Mail gesendet und der Kunde im Benachrichtigungspanel angezeigt.

4. Kann ich die Anzahl der benutzerdefinierten Felder ändern?

Nein, die Anzahl der Felder ist festgelegt: 3 Datum, 3 Datum+Uhrzeit, 5 kurzer Text, 3 langer Text, 3 Anhangsfelder. Wenn Sie mehr Felder benötigen, erwägen Sie die Verwendung des umfassenden CRM-Moduls.

5. Sind Kundendaten über die mobile App zugänglich?

Nein, das Kundenregister-Modul ist nur über die Web-Oberfläche verfügbar. Für den mobilen Zugriff können Sie die responsive Web-Oberfläche auf Ihrem Telefon oder Tablet verwenden.

6. Kann ich Kunden aus Excel importieren?

Ein Massenimport ist derzeit nicht verfügbar. Sie müssen Kunden manuell einzeln hinzufügen. Für einen Massenimport kontaktieren Sie den Support oder den Systemadministrator.

Verwandte Dokumentation

• CRM-Modul - Umfassenderes Tool zur Verwaltung von Kundenbeziehungen
• Arbeitsberichte-Modul - Erfassung geleisteter Stunden und Kosten
• Benutzerrechte - Verwaltung von Benutzerzugriffsrechten
• Unternehmenseinstellungen - Grundlegende Systemkonfiguration

Abkürzungen und Begriffe

• Aktiver Kunde: Kunde, mit dem Sie derzeit arbeiten
• CRON-Job: Automatische Systemaufgabe, die in regelmäßigen Abständen im Hintergrund läuft
• Datumsfeld: Feld zur Erfassung eines Datums (ohne Uhrzeit)
• Datum+Uhrzeit-Feld: Feld zur Erfassung eines Datums einschließlich genauer Uhrzeit
• Dropzone: Bereich zum Hochladen von Dateien per Drag & Drop
• Export: Speichern von Daten in einer externen Datei (z.B. Excel)
• Fristenüberwachung: Automatische Verfolgung von Terminen und Senden von Benachrichtigungen
• TinyMCE: Texteditor mit Formatierungsfunktion
• Arbeitsbericht: Aufzeichnung geleisteter Stunden und Kosten

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Letztes Aktualisierungsdatum: 11.11.2025

Dokumentationsversion: 1.0