Evidence zákazníků

Přehled

Modul Evidence zákazníků umožňuje komplexní správu databáze zákazníků vaší společnosti. Slouží k centralizovanému uchovávání kontaktních údajů, adres a dalších důležitých informací o zákaznících. Modul nabízí možnost konfigurace vlastních polí pro uchovávání specifických informací relevantních pro vaše podnikání, sledování dat s upozorněním na expiraci a napojení na další moduly systému.

Klíčové funkce

• Evidence základních údajů zákazníků včetně kontaktních informací
• Konfigurovatelné vlastní sloupce pro ukládání specifických dat
• Sledování dat s automatickými upozorněními na expiraci
• Vedení poznámek a historie ke každému zákazníkovi
• Připojování souborů a dokumentů k záznamu zákazníka
• Export dat do formátu Excel
• Propojení s moduly Výkazy práce a Smlouvy
• Filtrování podle stavu a města
• Barevné zvýraznění expirovaných záznamů

Přístup a nastavení

Jak se dostat do modulu

Navigační cesta: Hlavní menu → Evidence zákazníků

Uživatelská práva

Oprávnění	Popis
Zobrazení	Prohlížení záznamů zákazníků bez možnosti úprav
Editace	Vytváření a úprava záznamů zákazníků, přidávání poznámek
Mazání	Odstranění záznamu zákazníka, přístup ke smazaným záznamům

Nastavení modulu

Přístup k nastavení: V záhlaví modulu klikněte na odkaz Nastavení s ikonou externího odkazu.

Konfigurace vlastních sloupců

Modul umožňuje nastavit vlastní sloupce pro ukládání specifických informací o zákaznících. K dispozici jsou následující typy vlastních sloupců:

• Datumové sloupce (až 3 sloupce): Pro ukládání důležitých dat jako je datum expirace certifikátu, platnost smlouvy, datum revize atd.
• Datum a čas sloupce (až 3 sloupce): Pro ukládání přesného data a času události
• Textové sloupce krátké (až 5 sloupců): Pro krátké textové údaje jako je číslo licence, registrační číslo atd.
• Textové sloupce dlouhé (až 3 sloupce): Pro delší textové informace, poznámky, popisy
• Sloupce pro soubory (až 3 sloupce): Pro připojení souborů a dokumentů ke konkrétnímu typu informace

Nastavení upozornění na expiraci

U datumových sloupců můžete nastavit automatické upozornění, které se zobrazí na hlavní stránce modulu:

• Aktivace upozornění: Zaškrtněte checkbox pro zapnutí upozornění u konkrétního datumového sloupce
• Počet dní předem: Zadejte kolik dní před expirací se má upozornění začít zobrazovat
• Příjemci upozornění: Vyberte uživatele, kteří mají být emailem upozorněni na blížící se expiraci

Uživatelské rozhraní

Hlavní obrazovka

Hlavní obrazovka modulu se skládá z těchto částí:

• Karta upozornění (červený okraj): Zobrazuje se pouze pokud existují záznamy s blížící se nebo vypršelou expirací. Rozdělena na dvě sekce:
  • Je nutné brzy řešit - zákazníci, kterým expiruje datum v nadcházejících dnech
  • Vypršela - zákazníci s již vypršelým datem, zobrazeno červeným textem
• Filtr (žlutý okraj): Skrývací panel pro nastavení filtrů zobrazených záznamů
• Tabulka zákazníků (modrý okraj): Hlavní přehled všech zákazníků s možností exportu a správy

Sloupce v tabulce

Tabulka zobrazuje následující sloupce:

• ID: Unikátní identifikační číslo zákazníka
• Jméno/Název: Jméno osoby nebo název firmy zákazníka
• Telefon: Telefonní kontakt
• Email: Emailová adresa s možností přímého kliknutí pro odeslání emailu
• Adresa: Ulice, město, PSČ s odkazem na mapy pro zobrazení lokace
• Aktivní: Status zákazníka (Ano/Ne)
• Vlastní sloupce: Dynamicky zobrazené sloupce podle konfigurace v nastavení
• Akce: Ikony pro zobrazení detailu, editaci a smazání

Barevné zvýraznění

Záznamy s expirovanými daty jsou v tabulce automaticky zvýrazněny červeným pozadím pro snadnou identifikaci.

Filtry a vyhledávání

• Textové vyhledávání: Pole Hledat vpravo nad tabulkou umožňuje rychlé vyhledávání podle jakéhokoliv údaje v tabulce
• Filtr Aktivní: Zobrazení pouze aktivních, pouze neaktivních nebo všech zákazníků
  • Možnosti: vše (výchozí), pouze aktivní, pouze neaktivní
• Filtr Město: Výběr konkrétního města z měst zákazníků v databázi

Po nastavení filtrů klikněte na tlačítko Vyhledat pro aplikování filtrů. Tlačítko Zrušit odstraní všechny nastavené filtry.

Základní operace

Vytvoření nového zákazníka

1. Na hlavní stránce modulu klikněte na tlačítko Přidat zákazníka (zelené tlačítko s ikonou plus)
2. V otevřeném dialogovém okně vyplňte požadované údaje:
   • Jméno/název (povinné pole): Zadejte jméno osoby nebo název firmy
   • Ulice, č.p.: Zadejte ulici a číslo popisné
   • Město: Zadejte název města
   • PSČ: Zadejte poštovní směrovací číslo
   • Stát: Vyberte stát ze seznamu (výchozí je stát vaší společnosti)
   • Aktivní: Zaškrtněte pro označení zákazníka jako aktivního (výchozí je zaškrtnuto)
   • Telefon: Zadejte telefonní číslo
   • Email: Zadejte emailovou adresu
3. Vyplňte vlastní sloupce dle konfigurace vašeho systému:
   • Datumová pole: Klikněte do pole a vyberte datum z kalendáře
   • Textová pole: Zadejte příslušný text
   • Pole pro soubory: Přetáhněte soubory do vyznačené oblasti nebo klikněte pro výběr
4. Klikněte na tlačítko Uložit (zelené tlačítko se symbolem fajfky)

Úprava zákazníka

1. Vyhledejte požadovaného zákazníka v tabulce pomocí vyhledávacího pole nebo filtrů
2. Klikněte na ikonu tužky ve sloupci Akce nebo dvojklikem na řádek zákazníka
3. V otevřeném dialogovém okně proveďte požadované změny
4. Klikněte na tlačítko Uložit

Zobrazení detailu zákazníka

1. Klikněte na jméno zákazníka v tabulce nebo na ikonu oka ve sloupci Akce
2. Otevře se detailní stránka se všemi informacemi o zákazníkovi:
   • Základní údaje - všechny kontaktní a identifikační informace
   • Poznámky - historie poznámek včetně příloh
   • Odvedená práce - pokud je aktivní modul Výkazy práce, zobrazí se zde související výkazy

Odstranění zákazníka

1. Vyhledejte zákazníka k odstranění
2. Klikněte na ikonu koše ve sloupci Akce
3. V potvrzovacím dialogu klikněte na Ano pro potvrzení smazání
4. Zákazník bude označen jako smazaný (soft delete) a odstraněn ze seznamu

Přidání poznámky k zákazníkovi

1. Otevřete detail zákazníka
2. V sekci Poznámky klikněte na tlačítko Přidat poznámku
3. V dialogovém okně zadejte text poznámky
4. Volitelně přiložte soubory přetažením do oblasti pro přílohy
5. Klikněte na Uložit
6. Poznámka se zobrazí v chronologickém seznamu s datem, autorem a případnými přílohami

Pokročilé funkce

Práce s vlastními sloupci

Datumové sloupce

Datumové sloupce slouží pro sledování důležitých dat s možností automatického upozornění:

• Při zadávání klikněte do pole a vyberte datum z kalendáře
• Pokud je u sloupce nastaveno upozornění, zobrazí se příslušné záznamy na hlavní stránce modulu v sekci upozornění
• Záznamy s vypršelými daty jsou červeně zvýrazněny
• Systém může automaticky odesílat emailová upozornění vybraným uživatelům

Textové sloupce

K dispozici jsou dva typy textových sloupců:

• Krátké textové sloupce: Pro jednořádkové údaje (maximálně 255 znaků), zobrazují se standardně v tabulce
• Dlouhé textové sloupce: Pro delší texty a poznámky, zobrazení v tabulce lze nastavit v konfiguraci

Sloupce pro soubory

Umožňují připojení souborů přímo k záznamu zákazníka:

• Soubory lze nahrát přetažením do vyznačené oblasti nebo kliknutím a výběrem
• Podporováno nahrání více souborů najednou (až 60 souborů, maximální velikost 100 MB na soubor)
• Nahrané soubory lze odebrat kliknutím na křížek u náhledu souboru
• V detailu zákazníka se soubory zobrazují jako tlačítka pro stažení

Export dat

Export do Excelu

1. Na hlavní stránce modulu nad tabulkou klikněte na tlačítko Excel
2. Systém vygeneruje Excel soubor obsahující aktuálně zobrazené záznamy (po aplikování filtrů)
3. Soubor se automaticky stáhne do vašeho počítače
4. Export obsahuje všechny sloupce viditelné v tabulce včetně vlastních sloupců

Ovládání viditelnosti sloupců

1. Klikněte na tlačítko Viditelnost sloupců (colvis) nad tabulkou
2. V rozbalovacím menu zaškrtněte nebo odškrtněte sloupce, které chcete zobrazit nebo skrýt
3. Změny se projeví okamžitě v tabulce
4. Nastavení viditelnosti se uloží pro daného uživatele

Správa smazaných záznamů

1. Na hlavní stránce modulu klikněte na červené tlačítko Smazané
2. Zobrazí se seznam všech smazaných zákazníků
3. U každého záznamu je uvedeno kdy a kým byl smazán
4. Záznamy lze obnovit nebo trvale odstranit (závisí na nastavení oprávnění)

Integrace s dalšími moduly

Propojení s modulem Výkazy práce

Pokud je ve vaší společnosti aktivní modul Výkazy práce, můžete sledovat odvedenou práci pro jednotlivé zákazníky:

• V detailu zákazníka se automaticky zobrazí sekce Odvedená práce
• Tabulka obsahuje všechny výkazy práce s referencí na jméno zákazníka v poli Zakázka
• Zobrazené údaje: datum, zakázka, popis, kdo práci provedl, čas, doprava, další náklady
• V patičce tabulky jsou součty za čas, dopravu a další náklady
• Tlačítkem Zapsat práci lze přímo z detailu zákazníka vytvořit nový výkaz práce s předvyplněnou zakázkou

Propojení s modulem Smlouvy

Modul Evidence zákazníků je navázán na modul Smlouvy pro sledování smluvních vztahů se zákazníky. Reference na smlouvy lze vkládat přes poznámky nebo vlastní textová pole.

Řešení problémů

Časté dotazy

Otázka: Nemohu přidat nového zákazníka, tlačítko Přidat zákazníka je neaktivní.

Řešení: Nemáte dostatečná oprávnění pro vytváření záznamů. Kontaktujte administrátora systému pro přidělení práva editace modulu Evidence zákazníků.

Otázka: Nevidím vlastní sloupce, které jsem si nastavil.

Řešení: Zkontrolujte nastavení modulu a ověřte, že jste vlastním sloupcům přiřadili názvy. Pouze sloupce s vyplněným názvem se zobrazí ve formuláři a tabulce. U dlouhých textových sloupců zkontrolujte také zaškrtnutí volby pro zobrazení v tabulce.

Otázka: Upozornění na expiraci se nezobrazuje, i když mám vypršelá data.

Řešení: Ověřte v nastavení modulu, že máte aktivováno upozornění pro příslušný datumový sloupec. Zkontrolujte také, že je zákazník označen jako aktivní (neaktivní zákazníci se v upozorněních nezobrazují).

Otázka: Nepodařilo se nahrát soubor do sloupce pro soubory.

Řešení: Zkontrolujte velikost souboru (maximální velikost je 100 MB na soubor). Pokud nahráváte více souborů, ověřte, že jejich počet nepřesahuje limit 60 souborů. Pokud problém přetrvává, zkuste soubor přejmenovat na kratší název bez diakritiky.

Otázka: V exportu do Excelu chybí některé sloupce.

Řešení: Export obsahuje pouze sloupce, které jsou momentálně viditelné v tabulce. Použijte tlačítko Viditelnost sloupců pro zapnutí všech požadovaných sloupců před exportem.

Otázka: Nemohu upravit nebo smazat zákazníka.

Řešení: Pro úpravu zákazníka potřebujete oprávnění editace, pro smazání oprávnění mazání. Kontaktujte administrátora pro přidělení příslušných práv.

Otázka: Mapa se nezobrazuje u adresy zákazníka.

Řešení: Odkaz na mapu se generuje automaticky pouze pokud je vyplněna alespoň část adresy (ulice, město nebo PSČ). Doplňte adresu zákazníka a odkaz se zobrazí.

Tipy pro efektivní práci

• Využívejte vlastní sloupce pro uchovávání specifických informací relevantních pro vaše podnikání
• Nastavte upozornění na expiraci u důležitých dat (platnost smluv, certifikátů, pojištění)
• Pravidelně doplňujte poznámky k zákazníkům pro zachování historie komunikace
• Využívejte filtr Město pro rychlé vyhledání zákazníků v konkrétní lokalitě
• Označujte neaktivní zákazníky pro přehlednost a vyčištění databáze
• Připojujte důležité dokumenty přímo k záznamu zákazníka pomocí sloupců pro soubory
• Export do Excelu využijte pro tvorbu reportů a analýz zákaznické databáze
• Propojte výkazy práce se zákazníky pro sledování nákladů a času stráveného na jednotlivých zakázkách
• Využívejte textové vyhledávání pro rychlé nalezení zákazníka podle jakékoliv informace
• Kontrolujte sekci upozornění na hlavní stránce pro včasnou reakci na blížící se expirace