Evidence zákazníků

Přehled modulu

Modul Evidence zákazníků je zjednodušený nástroj pro správu klientů a zákazníků ve Vaší společnosti. Na rozdíl od komplexního CRM modulu nabízí intuitivní a jednoduché prostředí pro evidenci základních údajů zákazníků s možností přizpůsobení vlastních polí dle potřeb Vaší firmy.

Klíčové funkce:

• Evidence základních údajů zákazníků (název, adresa, kontakty)
• Až 14 vlastních polí dle Vašich potřeb (data, texty, přílohy)
• Automatické hlídání termínů s emailovými notifikacemi
• Přidávání poznámek s přílohami ke každému zákazníkovi
• Propojení s modulem Výkazy práce pro evidenci prací
• Filtrování a export dat

Pro koho je modul určen: Malé a střední firmy, které potřebují jednoduchou evidenci zákazníků bez složitosti CRM systému. Ideální pro servisní firmy, konzultanty, poskytovatele služeb.

Nastavení

Nastavení modulu najdete v menu Nastavení → Evidence zákazníků. Přístup mají pouze uživatelé s administrátorskými právy.

Vlastní pole

Modul umožňuje definovat vlastní pole pro evidenci specifických informací:

1. Datumová pole (3 pole)

• Vhodná pro termíny jako "Konec smlouvy", "Datum revize", "Platnost certifikátu"
• Lze u nich aktivovat automatické hlídání termínu
• Zobrazují se v hlavním přehledu zákazníků

2. Datum + čas pole (3 pole)

• Pro evidenci přesných termínů včetně času
• Například "Plánovaná schůzka", "Termín instalace"

3. Textová pole - krátká (5 polí, max 100 znaků)

• Pro krátké textové informace jako "IČO", "DIČ", "Číslo smlouvy"
• Zobrazují se v hlavním přehledu

4. Textová pole - dlouhá (3 pole, neomezeno)

• Pro delší popisné texty
• Podporují formátování pomocí editoru TinyMCE
• Můžete zvolit, zda se mají zobrazit v tabulce přehledu

5. Pole pro přílohy (3 pole)

• Umožňují nahrát až 60 souborů na jedno pole
• Maximální velikost souboru: 100 MB
• Podporuje drag & drop pomocí Dropzone
• Vhodné pro "Smlouva", "Certifikáty", "Fotodokumentace"

Hlídání termínů a notifikace

U každého datumového pole můžete aktivovat automatické hlídání termínu:

1. Zaškrtněte "Hlídat datum"
2. Zadejte počet dní předem, kdy má dojít upozornění (např. 14 dní)
3. Vyberte uživatele, kteří mají dostat emailové upozornění

Systém automaticky:

• Zobrazí panel "Je nutné brzy řešit" na hlavní stránce modulu
• Odešle email vybraným uživatelům v den upozornění
• Zvýrazní zákazníky s vypršelými termíny červeně

Uživatelská práva

V nastavení můžete přiřadit každému uživateli jeden ze 5 stupňů přístupu:

• 0 - Bez přístupu: Uživatel modul vůbec nevidí
• 1 - Může číst: Pouze prohlížení, bez možnosti editace
• 2 - Číst a přidávat poznámky: Navíc může přidávat poznámky
• 3 - Číst, přidávat poznámky a upravovat: Může editovat zákazníky
• 4 - Všechna práva: Navíc může mazat zákazníky

Základní operace

Přidání nového zákazníka

1. Otevřete modul Evidence zákazníků
2. Klikněte na zelené tlačítko "+ Přidat zákazníka"
3. Vyplňte povinné pole Jméno/název
4. Doplňte další údaje dle potřeby:
   • Adresa (ulice, město, PSČ, stát)
   • Kontaktní údaje (telefon, email)
   • Vlastní pole definovaná v nastavení
5. U příloh můžete přetáhnout soubory do Dropzone oblasti nebo kliknout a vybrat
6. Klikněte na "Uložit"

Tip: Pole "Aktivní" je automaticky zaškrtnuté. U neaktivních zákazníků (např. bývalých klientů) ho odškrtněte.

Editace zákazníka

Zákazníka můžete upravit dvěma způsoby:

Metoda 1: Úprava v detailu

1. V přehledu klikněte na jméno zákazníka
2. V detailu klikněte na modré tlačítko "Upravit"
3. Proveďte změny a klikněte na "Uložit"

Metoda 2: Rychlá editace v tabulce

• Přímo v přehledové tabulce klikněte na pole, které chcete změnit
• Změna se uloží automaticky po opuštění pole

Přidání poznámky

1. Otevřete detail zákazníka kliknutím na jeho jméno
2. V sekci "Poznámky" klikněte na "+ Přidat poznámku"
3. Napište text poznámky
4. Volitelně přidejte přílohy přetažením do Dropzone oblasti
5. Klikněte na "Uložit"

Poznámka automaticky obsahuje datum, čas a jméno uživatele, který ji vytvořil.

Vykázání práce pro zákazníka

Pokud máte aktivní modul Výkazy práce:

1. Otevřete detail zákazníka
2. V sekci "Odvedená práce" klikněte na "+ Zapsat práci"
3. Vyplňte formulář výkazu práce (datum, popis, čas, náklady)
4. Pole "Zakázka" je automaticky vyplněno názvem zákazníka
5. Uložte záznam

V detailu zákazníka vidíte přehled všech vykázaných prací včetně součtů času a nákladů.

Pokročilé funkce

Práce s vlastními poli

Datumová pole s hlídáním:

Když přiblíží termín zadaný v datumovém poli s aktivním hlídáním:

• Zákazník se zobrazí v červeném panelu "Je nutné brzy řešit"
• Vybraní uživatelé dostanou email s upozorněním
• Po vypršení termínu se zákazník přesune do sekce "Vypršela"

Pole pro přílohy (Dropzone):

• Přetáhněte více souborů najednou
• Maximum 60 souborů na jedno pole
• Každý soubor max 100 MB
• Podporované formáty: všechny běžné typy (PDF, DOC, XLS, JPG, PNG atd.)
• Soubory můžete odstranit křížkem v pravém horním rohu

Dlouhá textová pole:

• Editor TinyMCE umožňuje formátování textu (tučné, kurzíva, seznamy)
• Můžete vložit obrázky a odkazy
• V nastavení zvolte, zda se má obsah zobrazit v přehledové tabulce

Filtrování zákazníků

Klikněte na žlutý panel "Filtr" a nastavte kritéria:

• Aktivní: Pouze aktivní / pouze neaktivní / všichni
• Město: Výběr z dostupných měst

Kromě filtru můžete použít:

• Vyhledávání: Pole vpravo nahoře - hledá ve všech sloupcích
• Řazení: Klikněte na záhlaví sloupce pro vzestupné/sestupné řazení
• Délka stránky: Vlevo nahoře vyberte počet zobrazených záznamů (10-100 nebo Vše)

Export dat

Klikněte na tlačítko "Excel" vpravo nad tabulkou:

• Exportuje aktuálně zobrazená data (respektuje filtry a vyhledávání)
• Formát: XLSX (Excel)
• Obsahuje všechny viditelné sloupce

Tlačítko "Colvis" umožňuje skrýt/zobrazit jednotlivé sloupce.

Mazání zákazníků

Pouze uživatelé s právy úrovně 4 mohou mazat:

1. Otevřete detail zákazníka
2. Klikněte na červené tlačítko "Smazat"
3. Potvrďte smazání

Smazané zákazníky najdete kliknutím na tlačítko "Smazané" v hlavním přehledu.

Integrace

Modul Výkazy práce

Evidence zákazníků je plně propojena s modulem Výkazy práce:

Vykázání práce:

• Z detailu zákazníka můžete přímo vytvořit výkaz práce
• Pole "Zakázka" se automaticky vyplní názvem zákazníka
• Práce se zobrazují v sekci "Odvedená práce" v detailu zákazníka

Přehled prací:

• V detailu zákazníka vidíte tabulku všech vykázaných prací
• Součty času, dopravy a dalších nákladů
• Kliknutím na práci v modulu Výkazy práce vidíte odkaz na zákazníka

Tip: Pro detailnější analýzu prací použijte modul Výkazy práce, kde můžete filtrovat podle data, zaměstnance a dalších kritérií.

Pracovní postupy

Scénář 1: Servisní firma s termíny revizí

Nastavení:

1. V nastavení vytvořte datumové pole "Termín revize"
2. Aktivujte hlídání termínu 30 dní předem
3. Přidejte techniky do notifikací

Použití:

1. U každého zákazníka vyplňte "Termín revize"
2. 30 dní před termínem dostanou technici email
3. Zákazník se zobrazí v červeném panelu
4. Technik provede revizi a zaznamená práci přes "Zapsat práci"
5. V poznámce zapíše výsledek revize s fotodokumentací
6. Upraví "Termín revize" na další rok

Scénář 2: Konzultant se smlouvami klientů

Nastavení:

1. Vytvořte textové pole "IČO" a "Číslo smlouvy"
2. Vytvořte datumové pole "Konec smlouvy" s hlídáním 60 dní předem
3. Vytvořte pole přílohy "Smlouva"

Použití:

1. K zákazníkovi nahrajte skenovanou smlouvu do pole "Smlouva"
2. Vyplňte "Konec smlouvy"
3. 2 měsíce před koncem dostanete email s upozorněním
4. Kontaktujete klienta pro prodloužení
5. V poznámce zaznamenáte výsledek jednání
6. Každou schůzku zaznamenáte jako výkaz práce

Scénář 3: IT firma se zákazníky a certifikáty

Nastavení:

1. Vytvořte textové pole "Server URL" a "Licence číslo"
2. Vytvořte datumové pole "Platnost SSL certifikátu" s hlídáním 14 dní
3. Vytvořte dlouhé textové pole "Poznámky k infrastruktuře"
4. Vytvořte pole přílohy "Dokumentace"

Použití:

1. U zákazníka evidujte přístupové údaje v poznámkách
2. Do "Dokumentace" nahrajte síťové diagramy a manuály
3. Do "Poznámky k infrastruktuře" popište konfiguraci serverů
4. Před vypršením SSL certifikátu dostanete upozornění
5. Každou administrátorskou práci zaznamenáte přes "Zapsat práci"

Řešení problémů

Nedostávám emailové upozornění na termíny

Řešení:

• Zkontrolujte v nastavení, zda je u datumového pole zaškrtnuto "Hlídat datum"
• Ověřte, že jste vybráni v poli "Upozornit uživatele"
• Zkontrolujte si email v profilu uživatele (Menu → Můj profil)
• Emailové notifikace posílá CRON úloha - kontaktujte administrátora

Nemohu nahrát přílohu

Řešení:

• Zkontrolujte velikost souboru (max 100 MB)
• Zkontrolujte, že nepřekračujete limit 60 souborů na jedno pole
• Zkuste jiný prohlížeč (doporučujeme Chrome nebo Firefox)
• Vypněte blokátory reklam, které mohou blokovat Dropzone

Vlastní pole se nezobrazuje v tabulce

Řešení:

• V nastavení zkontrolujte, že pole má vyplněný "Název"
• U dlouhých textových polí zkontrolujte zaškrtnutí "Zobrazit v tabulce"
• Obnovte stránku (F5)
• Zkontrolujte tlačítko "Colvis" - možná je sloupec skrytý

Nemohu upravit/smazat zákazníka

Řešení:

• Zkontrolujte svá přístupová práva v Nastavení → Evidence zákazníků
• Pro editaci potřebujete práva úrovně 3 nebo vyšší
• Pro mazání potřebujete práva úrovně 4
• Kontaktujte administrátora pro zvýšení přístupových práv

Panel "Je nutné brzy řešit" je prázdný

Řešení:

• Panel se zobrazuje pouze když máte aktivováno hlídání u alespoň jedného datumového pole
• Zkontrolujte v nastavení, že je u datumového pole zaškrtnuto "Hlídat datum"
• Panel zobrazuje pouze aktivní zákazníky - zkontrolujte pole "Aktivní"
• Zkontrolujte, zda jsou vyplněná datumová pole u zákazníků

FAQ

1. Jaký je rozdíl mezi modulem Evidence zákazníků a CRM?

Evidence zákazníků je zjednodušená varianta CRM modulu. Neobsahuje funkce jako obchodní případy, návrhy smluv, pipeline prodejů atd. Je určena pro firmy, které potřebují jednodušší nástroj pouze pro evidenci zákazníků s vlastními poli.

2. Mohu exportovat všechna data zákazníků najednou?

Ano, použijte tlačítko "Excel" v hlavním přehledu. Před exportem nastavte filtr na "Vše" a délku stránky na "-1" (Vše), abyste exportovali všechny záznamy. Export obsahuje všechny viditelné sloupce.

3. Jak často kontroluje systém termíny pro upozornění?

CRON úloha běží automaticky každý den ráno. Pokud termín spadá do nastaveného období (např. 14 dní), pošle se email a zákazník se zobrazí v panelu upozornění.

4. Mohu změnit počet vlastních polí?

Ne, počet polí je fixní: 3 datumová, 3 datum+čas, 5 textových krátkých, 3 textová dlouhá, 3 pole přílohy. Pokud potřebujete více polí, zvažte použití komplexního CRM modulu.

5. Jsou data zákazníků přístupná mobilní aplikaci?

Ne, modul Evidence zákazníků je dostupný pouze přes webové rozhraní. Pro mobilní přístup můžete použít responzivní webové rozhraní na telefonu nebo tabletu.

6. Můžu importovat zákazníky z Excelu?

V současné době není k dispozici hromadný import. Zákazníky musíte přidat ručně jeden po druhém. Pro hromadný import kontaktujte podporu nebo administrátora systému.

Související dokumentace

• Modul CRM - Komplexnější nástroj pro řízení vztahů se zákazníky
• Modul Výkazy práce - Evidence odpracovaných hodin a nákladů
• Uživatelská práva - Správa přístupových práv uživatelů
• Nastavení společnosti - Základní konfigurace systému

Zkratky a pojmy

• Aktivní zákazník: Zákazník, se kterým aktuálně spolupracujete
• CRON úloha: Automatická úloha systému, která běží na pozadí v pravidelných intervalech
• Datumové pole: Pole pro evidenci data (bez času)
• Datum+čas pole: Pole pro evidenci data včetně přesného času
• Dropzone: Oblast pro nahrávání souborů pomocí přetažení (drag & drop)
• Export: Uložení dat do externího souboru (např. Excel)
• Hlídání termínu: Automatické sledování dat a zasílání upozornění
• TinyMCE: Textový editor s možností formátování
• Výkaz práce: Záznam o odpracovaných hodinách a nákladech

---

Datum poslední aktualizace: 11.11.2025

Verze dokumentace: 1.0