Adresář
Přehled
Modul Adresář slouží ke správě kontaktních údajů osob, ať už se jedná o interní zaměstnance, externí partnery nebo zákazníky. Umožňuje evidovat kompletní kontaktní informace včetně fotografií a poskytuje pokročilé funkce pro import a export kontaktů ve formátu vCard (.vcf), který je kompatibilní s běžnými emailovými klienty a mobilními telefony.
Klíčové funkce
- Evidence kontaktů s fotografií a kompletními kontaktními údaji
- Import a export kontaktů ve formátu vCard (.vcf)
- Odeslání kontaktů emailem nebo SMS zprávou
- Pokročilé filtrování a vyhledávání
- Export do Excelu a tisk seznamů
- Správa smazaných kontaktů s možností obnovení
Přístup a nastavení
Jak se dostat do modulu
Navigační cesta: Nástroje → Adresář
Nastavení modulu
Cesta k nastavení: Nastavení → Adresář
V nastavení můžete upravit úrovně přístupu jednotlivých uživatelů k modulu. Správné nastavení oprávnění zajišťuje, že každý uživatel má přístup pouze k těm funkcím, které potřebuje.
Uživatelská práva
| Oprávnění | Popis |
|---|---|
| Nemá přístup | Uživatel nevidí modul Adresář |
| Číst | Pouze prohlížení kontaktů bez možnosti úprav |
| Číst a zapisovat | Prohlížení, přidávání a úprava kontaktů |
| Číst, zapisovat, mazat a obnovovat | Plný přístup včetně mazání a obnovení kontaktů |
Uživatelské rozhraní
Hlavní obrazovka
Po otevření modulu se zobrazí tabulka se všemi kontakty ve vašem adresáři. Každý řádek představuje jeden kontakt s jeho základními údaji včetně fotografie, jména, kontaktních údajů a příslušnosti k firmě.
V horní části obrazovky najdete tlačítka pro základní operace:
- Přidat záznam: Otevře dialog pro vytvoření nového kontaktu
- Stáhnout VCF: Stáhne vybrané kontakty jako soubory vCard
- Odeslat VCF emailem: Odešle vybrané kontakty emailem jako přílohu
- Importovat VCF: Spustí průvodce importem kontaktů ze souborů vCard
- Smazané: Zobrazí koš se smazanými kontakty
Sloupce tabulky
Tabulka kontaktů obsahuje následující informace:
- Firma: Název organizace, ke které kontakt patří
- Foto: Profilová fotografie kontaktu
- Příjmení/Jméno: Celé jméno včetně titulu
- Email: Emailová adresa (kliknutím se otevře emailový klient)
- Adresa: Fyzická adresa kontaktu
- Tel.(linka): Telefonní číslo pevné linky
- Mobil: Mobilní telefon
- Url: Webová stránka (kliknutím se otevře v novém okně)
- Pozice: Pracovní pozice nebo funkce
- Typ kontaktu: Kategorie nebo typ kontaktu
- Poznámka: Volitelná poznámka k záznamu
- Akce: Tlačítka pro editaci, smazání a odeslání SMS
Filtry a vyhledávání
Nad tabulkou se nacházejí filtry pro rychlé vyhledávání:
- Firma: Filtrování podle názvu společnosti
- Pozice: Výběr kontaktů podle pracovní pozice
- Typ kontaktu: Filtrování podle kategorie kontaktu
Kromě filtrů můžete použít vyhledávací pole v pravém horním rohu tabulky pro fulltextové vyhledávání napříč všemi sloupci.
Export a tisk
V pravém horním rohu tabulky najdete tlačítka pro export dat:
- Excel: Export aktuálně zobrazených kontaktů do formátu Excel
- Print: Tisk seznamu kontaktů
- Colvis: Výběr viditelných sloupců v tabulce
Základní operace
Vytvoření nového kontaktu
- Klikněte na tlačítko Přidat záznam v horní části obrazovky
- Otevře se dialogové okno s formulářem pro nový kontakt
- Vyplňte alespoň jedno z povinných polí:
- Jméno: Křestní jméno kontaktu
- Příjmení: Příjmení kontaktu
- Doplňte další údaje podle potřeby:
- Titul: Akademický nebo jiný titul
- Email: Emailová adresa
- Mobil: Číslo mobilního telefonu
- Telefon/linka: Číslo pevné linky
- Url: Webová stránka kontaktu
- Pozice: Pracovní pozice (můžete vybrat existující nebo napsat novou)
- Typ kontaktu: Kategorie kontaktu (můžete vybrat existující nebo vytvořit nový)
- Firma: Název společnosti (můžete vybrat existující nebo napsat novou)
- Adresa: Fyzická adresa (můžete vybrat existující nebo napsat novou)
- Poznámka: Libovolná poznámka nebo dodatečné informace
- Volitelně přidejte fotografii kontaktu (viz sekce Správa fotografií)
- Klikněte na tlačítko Uložit
Poznámka: Pole s označením Select2 (Pozice, Typ kontaktu, Firma, Adresa) podporují funkci "tags" - můžete vybrat existující hodnotu nebo napsat novou. Nová hodnota bude automaticky přidána do seznamu možností.
Úprava existujícího kontaktu
- Najděte požadovaný kontakt v tabulce pomocí filtrů nebo vyhledávání
- Klikněte na ikonu tužky ve sloupci Akce
- Otevře se dialogové okno s předvyplněnými údaji
- Proveďte požadované změny
- Klikněte na Uložit
Odstranění kontaktu
- Najděte kontakt, který chcete odstranit
- Klikněte na ikonu X (křížek) ve sloupci Akce
- Potvrďte smazání v dialogovém okně
Upozornění: Smazaný kontakt není trvale odstraněn, ale přesunut do koše. Můžete jej později obnovit pomocí tlačítka Smazané.
Obnovení smazaného kontaktu
- Klikněte na tlačítko Smazané v horní části obrazovky
- Zobrazí se seznam smazaných kontaktů s informací o datu a času smazání
- Najděte kontakt, který chcete obnovit
- Klikněte na tlačítko obnovení u příslušného záznamu
- Kontakt se vrátí do běžného seznamu
Pokročilé funkce
Správa fotografií
Každý kontakt může mít přiřazenou profilovou fotografii, která se zobrazuje v seznamu kontaktů i při exportu do vCard.
Nahrání fotografie
- Otevřete dialog pro přidání nebo úpravu kontaktu
- V sekci Foto klikněte do oblasti pro nahrání nebo přetáhněte soubor
- Vyberte fotografii z vašeho počítače
- Automaticky se otevře nástroj pro oříznutí fotografie
- Přesuňte a přibližte fotografii tak, aby byla ve správné pozici v kruhovém výřezu
- Klikněte na tlačítko Uložit výřez fotky
- Náhled oříznuté fotografie se zobrazí v formuláři
- Uložte celý kontakt kliknutím na Uložit
Tip: Fotografie je automaticky oříznutá na kruhový tvar o velikosti 100x100 pixelů pro konzistentní vzhled v celém systému.
Export kontaktů do formátu vCard
Formát vCard (.vcf) je univerzální standard pro výměnu kontaktních informací mezi různými aplikacemi jako Microsoft Outlook, Apple Contacts, Google Contacts a mobilními telefony.
Postup exportu
- V tabulce kontaktů zaškrtněte checkboxy u kontaktů, které chcete exportovat
- Klikněte na tlačítko Stáhnout VCF v horní části obrazovky
- Systém automaticky vygeneruje soubor:
- Pro jeden kontakt: soubor .vcf s názvem kontaktu
- Pro více kontaktů: soubor .zip obsahující jednotlivé .vcf soubory
- Soubor se stáhne do vašeho počítače
Technické informace: Exportované soubory používají formát vCard 2.1 s kódováním Windows-1250 pro správné zobrazení českých znaků v aplikaci Microsoft Outlook.
Import kontaktů z formátu vCard
Import kontaktů probíhá prostřednictvím čtyřkrokového průvodce, který vás provede celým procesem včetně řešení případných konfliktů s existujícími záznamy.
Krok 1: Nahrání souboru
- Klikněte na tlačítko Importovat VCF
- Otevře se dialogové okno průvodce importem
- Nahrajte soubor jedním z následujících způsobů:
- Přetažením souboru do vyznačené oblasti
- Kliknutím do oblasti a výběrem souboru
- Podporované formáty: .vcf (jednotlivý kontakt nebo více kontaktů), .zip (archiv s více .vcf soubory)
- Maximální velikost souboru: 10 MB
- Klikněte na Další krok
Krok 2: Náhled kontaktů
- Systém analyzuje nahrané soubory a zobrazí náhled všech nalezených kontaktů
- Tabulka obsahuje sloupce: Jméno, Příjmení, Email, Mobil, Telefon, Adresa
- Zkontrolujte, zda jsou údaje správně načtené
- Klikněte na Další krok
Krok 3: Řešení konfliktů
Tento krok se zobrazí pouze v případě, že systém najde kontakty se shodným jménem a příjmením jako existující záznamy v adresáři.
- Pro každý konfliktní kontakt vyberte akci:
- Přeskočit: Kontakt nebude importován, původní záznam zůstane beze změny
- Přepsat: Existující záznam bude nahrazen novými údaji z importovaného kontaktu
- Přidat jako nový: Vytvoří se nový záznam i když existuje kontakt se stejným jménem
- Rozhodnete-li se u všech konfliktů, klikněte na Další krok
Doporučení: Před přepsáním existujících záznamů si pečlivě zkontrolujte, zda importované údaje jsou aktuálnější než stávající data.
Krok 4: Výsledky importu
- Systém provede import kontaktů podle vašich voleb
- Zobrazí se shrnutí s následujícími informacemi:
- Počet úspěšně importovaných kontaktů
- Počet přeskočených kontaktů
- Počet přepsaných záznamů
- Klikněte na Dokončit pro uzavření průvodce
- Importované kontakty se automaticky zobrazí v hlavní tabulce
Odeslání kontaktů emailem
Funkce umožňuje odeslat vybrané kontakty jako přílohu ve formátu vCard přímo z aplikace.
Postup odeslání
- V tabulce zaškrtněte kontakty, které chcete odeslat
- Klikněte na tlačítko Odeslat VCF emailem
- Otevře se dialogové okno s formulářem
- Vyplňte následující údaje:
- Email příjemce: Emailová adresa osoby, které chcete kontakty odeslat
- Předmět emailu: Stručný popis obsahu (například "Kontaktní údaje")
- Tělo zprávy: Text doprovázející přílohu
- Pod formulářem se zobrazí náhled vybraných kontaktů, které budou odeslány jako příloha
- Klikněte na tlačítko Odeslat
- Systém odešle email s připojenými soubory .vcf
Tip: Příjemce může soubory vCard jednoduše importovat do svého emailového klienta nebo mobilního telefonu dvojklikem na přílohu.
Odeslání kontaktu jako SMS zpráva
Tato funkce umožňuje rychle odeslat kontaktní údaje ve formátu textové zprávy na mobilní telefon.
Požadavky
- Musí být aktivní modul SMS
- Příjemce musí mít české mobilní číslo s předvolbou +420
- Odesílající musí mít oprávnění k používání SMS modulu
Postup odeslání
- Najděte kontakt, jehož údaje chcete odeslat
- Klikněte na ikonu mobilu ve sloupci Akce
- Otevře se dialogové okno pro odeslání SMS
- Zadejte telefonní číslo příjemce (včetně předvolby +420)
- Zkontrolujte náhled zprávy, která bude odeslána
- Klikněte na Odeslat SMS
Obsah SMS: Zpráva obsahuje kompletní kontaktní údaje vybraného kontaktu včetně jména, telefonu, emailu a další dostupné informace.
Hromadné operace
Checkbox ve sloupci Akce umožňuje vybrat více kontaktů najednou pro následující hromadné operace:
- Export do VCF (tlačítko Stáhnout VCF)
- Odeslání emailem (tlačítko Odeslat VCF emailem)
Tip: Pro výběr všech kontaktů na aktuální stránce použijte checkbox v záhlaví tabulky.
Integrace s dalšími moduly
Modul SMS
Adresář je propojen s modulem SMS pro odesílání kontaktních údajů jako textových zpráv. Pro využití této funkce musí být modul SMS aktivní a uživatel musí mít příslušná oprávnění k odesílání SMS zpráv.
Řešení problémů
Časté dotazy
Otázka: Proč se nepodařilo importovat některé kontakty z VCF souboru?
Řešení: Nejčastější důvody neúspěšného importu jsou:
- Soubor VCF je poškozen nebo má nesprávný formát
- Kontakt neobsahuje minimální požadované údaje (alespoň jméno nebo příjmení)
- Soubor používá nepodporované kódování znaků
Zkuste exportovat kontakty ze zdrojové aplikace znovu a ujistěte se, že používáte standardní formát vCard.
Otázka: České znaky se v exportovaných VCF souborech zobrazují špatně.
Řešení: Systém exportuje soubory vCard v kódování Windows-1250, které je optimalizováno pro Microsoft Outlook. Pokud používáte jinou aplikaci, která má problémy se zobrazením, kontaktujte správce systému.
Otázka: Nemohu odeslat kontakt jako SMS.
Řešení: Zkontrolujte následující:
- Je modul SMS aktivní ve vašem systému?
- Máte oprávnění k odesílání SMS zpráv?
- Zadáváte telefonní číslo ve správném formátu (+420...)?
Otázka: Při importu VCF se zobrazuje mnoho konfliktů.
Řešení: Konflikt nastává, když v adresáři již existuje kontakt se stejným jménem a příjmením. Pro každý konflikt máte tři možnosti:
- Přeskočit - pokud nechcete duplikovat záznam a stávající údaje jsou aktuální
- Přepsat - pokud importované údaje jsou aktuálnější než stávající záznam
- Přidat jako nový - pokud se jedná o dvě různé osoby se stejným jménem
Otázka: Fotografie kontaktu se po nahrání nezobrazuje.
Řešení: Ujistěte se, že:
- Soubor je ve formátu JPG, PNG nebo GIF
- Po oříznutí fotografie jste klikli na tlačítko Uložit výřez fotky
- Následně jste uložili celý kontakt tlačítkem Uložit
Pokud problém přetrvává, zkuste nahrát fotografii znovu nebo použijte jiný soubor.
Tipy pro efektivní práci
- Používejte pole Typ kontaktu pro kategorizaci kontaktů (například "Zákazník", "Dodavatel", "Partner") - usnadní vám to pozdější filtrování
- Vyplňujte pole Firma konzistentně - pokud je v systému již název firmy, vyberte jej ze seznamu místo psaní nového
- Pravidelně exportujte důležité kontakty jako zálohu pomocí funkce Stáhnout VCF
- Před hromadným importem si vyexportujte aktuální adresář jako zálohu
- Využívejte funkci Colvis pro přizpůsobení zobrazených sloupců podle vašich potřeb
- Pro rychlé vyhledávání používejte kombinaci filtrů a fulltextového vyhledávání
- Smazané kontakty zůstávají v koši - není třeba se bát omylem smazaného záznamu