Adresář (AddressBook - kontakty, vizitky)

Přehled

Modul Adresář slouží k evidenci firemních a osobních kontaktů (jméno, firma, telefon, email, adresa, pozice). Nahrazuje papírové vizitky i roztříštěné kontakty v e-mailových klientech jedním centrálním seznamem, ke kterému má přístup celá firma podle přidělených práv. Adresář umí kontakty importovat a exportovat ve formátu vCard, takže funguje i jako most mezi eIntranetem a aplikacemi typu Outlook, a umožňuje kontakt odeslat jako SMS zprávu na mobilní telefon.

Klíčové funkce modulu Adresář

• Evidence kontaktů s fotografií, firmou, pozicí, telefonními čísly, emailem a poznámkou
• Rychlá úprava vybraných polí přímo v tabulce bez otevírání dialogu
• Filtrování podle firmy, pozice a typu kontaktu, rychlé fulltextové hledání
• Stažení a odeslání kontaktů ve formátu vCard (.vcf)
• Hromadný import kontaktů ze souborů vCard, včetně řešení duplicit
• Odeslání údajů o kontaktu jako SMS zprávu
• Koš se smazanými kontakty a jejich obnovení

Přístup a nastavení modulu Adresář

Následující sekce popisují, kde modul Adresář v aplikaci najdete, jak jednotlivým uživatelům nastavit přístupová práva a jaké čtyři úrovně oprávnění modul rozlišuje – od úplného zamezení přístupu až po plné právo číst, zapisovat, mazat a obnovovat kontakty z koše.

Jak se dostat do modulu Adresář

Navigační cesta do modulu Adresář vede přes hlavní menu na položku Adresář. Po otevření se zobrazí nadpis „Adresář" a u uživatelů se správcovským oprávněním k modulu i odkaz na Nastavení hned vedle nadpisu.

Nastavení modulu Adresář

Konfigurace modulu Adresář je dostupná přes Nastavení → Adresář a otevře se jen uživatelům s oprávněním spravovat nastavení tohoto modulu. Nastavení obsahuje jedinou tabulku Přístupová práva se seznamem aktivních uživatelů firmy. U každého uživatele se přepínačem volí jedna ze čtyř úrovní přístupu k Adresáři: Nemá přístup, Číst, Číst, zapisovat nebo Číst, zapisovat, mazat a obnovovat z koše. Volba se uloží ihned po kliknutí, žádné tlačítko pro potvrzení není potřeba. Dokud správce uživateli úroveň nepřidělí, zůstává mu modul Adresář skrytý (výchozí stav odpovídá úrovni „Nemá přístup"). Modul nemá žádná další nastavení – žádné šablony e-mailů, výchozí hodnoty ani automatické akce.

Oprávnění a přístupová práva v modulu Adresář

Adresář rozlišuje čtyři úrovně přístupu, které se nastavují jednotlivě pro každého uživatele v nastavení modulu. Úroveň určuje, co uživatel v Adresáři vidí a smí dělat.

Přístup do nastavení modulu Adresář, kde se tyto úrovně jednotlivým uživatelům přidělují, má jen administrátor systému nebo uživatel, kterému byla pro modul Adresář výslovně přidělena správcovská role.

Uživatelské rozhraní modulu Adresář

Tato sekce popisuje rozložení hlavní obrazovky modulu Adresář, sloupce a ovládací prvky tabulky kontaktů, možnosti rychlé úpravy vybraných polí přímo v řádku bez otevírání dialogu a dostupné filtry a rychlé vyhledávání v seznamu kontaktů.

Hlavní obrazovka Adresáře

Hlavní obrazovka modulu Adresář obsahuje skládací panel Filtr (ve výchozím stavu sbalený), panel s tlačítky nad tabulkou a samotnou tabulku kontaktů. Panel Filtr se otevírá a zavírá kliknutím na ikonu plus/minus v jeho záhlaví; obsahuje upozornění, že mimo filtr lze pro rychlé hledání použít pole Hledat napravo nad tabulkou. Je-li nastavený jakýkoli filtr, nadpis „Filtr" se zvýrazní červeně tučně, aby bylo na první pohled vidět, že seznam nezobrazuje všechny kontakty.

Tabulka kontaktů má sloupce Firma, Foto, Příjmení a jméno, Email, Adresa, Tel. (linka), Mobil, Url, Pozice, Typ kontaktu, Poznámka a poslední sloupec se zaškrtávátkem pro hromadný výběr (nedá se řadit). Vyplněný Email a Url se zobrazují jako klikatelné odkazy – Email otevře e-mailového klienta, Url otevře stránku v nové záložce. Nad tabulkou jsou standardní ovládací prvky: tlačítko pro export do Excelu, tisk, výběr zobrazených sloupců, volba počtu řádků na stránku a vyhledávací pole.

Rychlá úprava kontaktu přímo v tabulce Adresáře

Uživatelé s oprávněním k zápisu mohou v tabulce Adresáře upravit sloupce Firma, Adresa, Tel. (linka), Mobil, Pozice, Typ kontaktu a Poznámka bez otevření dialogu – stačí kliknout na hodnotu v buňce, přepsat ji a potvrdit. Uživatelům bez oprávnění k zápisu se stejná hodnota zobrazí jako needitovatelný text. Tato rychlá úprava je určena pro drobné opravy jednoho pole; kompletní úpravu kontaktu včetně fotografie zajišťuje dialog „Přidání/editace kontaktu".

Filtry a vyhledávání v Adresáři

Panel Filtr v modulu Adresář nabízí tři rozbalovací seznamy, které se plní hodnotami už použitými v adresáři dané firmy:

• Firma: omezí seznam na kontakty patřící vybrané firmě
• Pozice: omezí seznam na kontakty s vybranou pracovní pozicí
• Typ kontaktu: omezí seznam na kontakty vybrané kategorie

Po výběru hodnot se filtr uplatní tlačítkem Vyhledat (ikona lupy), které znovu načte tabulku s aktuálním nastavením. Tlačítko Zrušit (ikona křížku) filtr vymaže. Mimo tento panel slouží k rychlému hledání napříč všemi sloupci pole Hledat nad tabulkou, které filtruje záznamy okamžitě při psaní.

Základní operace v modulu Adresář

Mezi základní operace v modulu Adresář patří přidání nového kontaktu, úprava existujícího záznamu a jeho smazání či obnovení z koše. Dostupnost jednotlivých operací se řídí přidělenou úrovní oprávnění konkrétního uživatele.

Postup: Přidání nového kontaktu do Adresáře

Nový kontakt do Adresáře může přidat uživatel s oprávněním k zápisu.

1. Na hlavní obrazovce Adresáře klikněte na tlačítko Přidat záznam.
2. V dialogu „Přidání/editace kontaktu" vyplňte povinná pole Jméno a Příjmení; volitelně dále Titul, Email, Mobil, Url a Telefon/linku.
3. Pole Pozice, Typ kontaktu, Firma a Adresa vyberte z nabídky již dříve použitých hodnot, nebo rovnou napište novou hodnotu – uloží se pro příští použití.
4. Volitelně nahrajte fotografii kontaktu: vyberte soubor, upravte kruhový výřez a případně jej otočte tlačítkem Otočit.
5. Volitelně vyplňte Poznámku.
6. Klikněte na Uložit. Kontakt se objeví v seznamu a dialog se zavře.

Tip: Jméno a příjmení musí vyplnit prohlížeč sám vynutí – bez nich formulář nejde odeslat. Ostatní pole jsou volitelná a lze je doplnit později rychlou úpravou přímo v tabulce.

Postup: Úprava kontaktu v Adresáři

Existující kontakt v Adresáři lze upravit dvěma způsoby – přes plný dialog nebo rychlou úpravou jednoho pole v tabulce.

1. Klikněte na ikonu tužky u řádku kontaktu, čímž otevřete dialog „Přidání/editace kontaktu" se všemi poli. Pro rychlejší opravu jednoho z polí Firma, Adresa, Tel. (linka), Mobil, Pozice, Typ kontaktu nebo Poznámka místo toho klikněte přímo na hodnotu ve sloupci tabulky.
2. V plném dialogu upravte požadovaná pole. Má-li kontakt už nahranou fotografii, lze ji zaškrtnutím políčka Odstranit fotografii odstranit, nebo nahrát fotografii novou.
3. Klikněte na Uložit.

Postup: Smazání a obnovení kontaktu v Adresáři

Mazat kontakty a obnovovat je z koše smí v Adresáři jen uživatel s nejvyšší úrovní oprávnění.

1. U řádku kontaktu klikněte na červený křížek.
2. Potvrďte dialog „Smazat?" s textem „Opravdu chcete smazat tento záznam?" tlačítkem Ano. Kontakt se přesune do koše a v běžném seznamu dál nefiguruje.
3. Smazané kontakty zobrazíte tlačítkem Smazané na hlavní obrazovce Adresáře. Koš zobrazuje zúžený seznam sloupců Firma, Příjmení a jméno a Email, spolu s upozorněním, že smazané záznamy zůstávají v koši po určitou dobu, než je systém trvale odstraní.
4. Kontakt vrátíte zpět kliknutím na ikonu obnovení u řádku v koši a potvrzením dialogu „Obnovit?" / „Opravdu chcete obnovit tento záznam?".

Poznámka: Doba, po kterou zůstávají smazané kontakty v koši před trvalým odstraněním, je společná pro celou aplikaci a není specifická jen pro Adresář.

Pokročilé funkce modulu Adresář

Kromě základní evidence nabízí modul Adresář i pokročilejší funkce: odeslání kontaktu jako SMS zprávu, hromadný import kontaktů ze souborů vCard a hromadné operace nad víc vybranými kontakty najednou.

Odeslání kontaktu jako SMS z Adresáře

Funkce odešle údaje o vybraném kontaktu formou textové zprávy na zadané mobilní číslo. Dostupná je každému uživateli, který má do Adresáře alespoň právo číst.

1. U řádku kontaktu klikněte na ikonu mobilu Odeslat kontakt jako SMS na Vámi zadané číslo.
2. V dialogu „Odeslání kontaktu formou SMS" je předvyplněné vaše mobilní číslo (bez předvolby +420) podle vašeho profilu; lze jej přepsat na jiné číslo.
3. Klikněte na Odeslat. Na zadané číslo přijde textová zpráva s vaším jménem, mobilem a telefonem, doplněná o mobil, telefon a email vybraného kontaktu; obsah zprávy sestaví systém automaticky.

Import kontaktů z vCard do Adresáře

Import umožňuje do Adresáře hromadně nahrát kontakty ze souboru vCard, například exportované z Outlooku nebo z mobilního telefonu. Dostupný je uživatelům s oprávněním k zápisu.

1. Klikněte na tlačítko Importovat VCF (vCard).
2. Přetáhněte nebo vyberte soubor s příponou .vcf, nebo .zip obsahující více souborů .vcf (podporovány jsou vCard verze 2.1, 3.0 i 4.0, maximálně 10 MB na soubor).
3. Po nahrání se zobrazí počet načtených kontaktů a tlačítko Zobrazit náhled.
4. V náhledu je tabulka nalezených kontaktů se stavem Nový (kontakt bez shody) nebo Duplicita (v Adresáři už existuje kontakt se stejným jménem a příjmením).
5. Zaškrtněte kontakty k importu (výchozí stav: zaškrtnuté všechny), nebo použijte tlačítko Importovat vše.
6. Kontakty bez duplicity se importují rovnou jako nové záznamy. U duplicitních kontaktů se zobrazí obrazovka Konflikt s porovnáním existujícího záznamu (žlutě) a nového záznamu z importu (zeleně). U každého konfliktu zvolíte jednu z akcí:
   • Přeskočit: kontakt z importu se neuloží
   • Přepsat: existující kontakt se aktualizuje hodnotami z importu, přepíšou se jen vyplněná pole, prázdná pole v importu existující údaje nemažou
   • Přidat jako nový: vytvoří se nový záznam i přes shodu jména a příjmení
7. Na konci importu se zobrazí souhrn s počtem importovaných, přepsaných a přeskočených kontaktů. Po zavření dialogu se seznam kontaktů v Adresáři obnoví.

Upozornění: Nebyl zjištěn žádný limit na počet kontaktů, které lze v jednom souboru najednou importovat.

Hromadné operace nad vybranými kontakty v Adresáři

V posledním sloupci tabulky Adresáře lze zaškrtnout jeden nebo víc kontaktů. Dokud není vybraný žádný kontakt, jsou tlačítka pro stažení a odeslání kontaktů e-mailem neaktivní. Zaškrtávátko v záhlaví sloupce označené „Vybrat vše" označí nebo zruší výběr u všech kontaktů na aktuální stránce tabulky najednou.

Export dat z modulu Adresář

Modul Adresář nabízí dva způsoby exportu vybraných kontaktů ve formátu vCard: stažení do souboru na počítač a odeslání e-mailem přímo z aplikace bez nutnosti soubor nejprve stahovat. Oba způsoby jsou popsané v následujících podsekcích s přesným postupem i výstupním formátem.

Export: Stažení kontaktů jako vCard (VCF)

Export uloží vybrané kontakty z Adresáře do souboru ve formátu vCard, který se dá otevřít nebo naimportovat v Outlooku a dalších e-mailových a kontaktních aplikacích.

1. V modulu Adresář zaškrtněte v tabulce jeden nebo víc kontaktů.
2. Klikněte na tlačítko Stáhnout VCF (vCard).
3. Pro jeden vybraný kontakt se stáhne jeden soubor s příponou .vcf. Pro víc vybraných kontaktů se stáhne archiv ZIP obsahující samostatný soubor .vcf pro každý kontakt.

Výstupní formát: vCard (.vcf), při více kontaktech ZIP archiv se soubory .vcf

Cílový systém: libovolná aplikace podporující formát vCard (např. Outlook)

Export: Odeslání kontaktů jako vCard e-mailem

Tento export odešle vybrané kontakty z Adresáře jako přílohu e-mailu, aniž by je musel uživatel nejdřív stahovat do počítače. Dostupný je i s právem jen na čtení.

1. V modulu Adresář zaškrtněte v tabulce jeden nebo víc kontaktů.
2. Klikněte na tlačítko Odeslat VCF (vCard) emailem (do zaškrtnutí výběru je tlačítko neaktivní).
3. V dialogu „Odeslat VCF (vCard) emailem" se zobrazí přehled vybraných kontaktů a jejich počet.
4. Vyplňte povinné pole Email (adresu příjemce; více adres lze oddělit čárkou) a povinné pole Předmět (předvyplněné na „Kontakty z adresáře"). Volitelně upravte pole Zpráva, které je předvyplněné seznamem jmen vybraných kontaktů.
5. Klikněte na Odeslat. Vybrané kontakty se odešlou jako příloha .vcf na zadanou e-mailovou adresu.

Výstupní formát: vCard (.vcf) jako příloha e-mailu

Cílový systém: e-mailová schránka zadaného příjemce

Integrace modulu Adresář s dalšími moduly

• SMS: tlačítko „Odeslat kontakt jako SMS" v Adresáři odesílá textovou zprávu s údaji o kontaktu (jméno, mobil, telefon, email) prostřednictvím stejné brány pro odesílání SMS, kterou využívají i další moduly aplikace.
• Odesílání e-mailů: dialog „Odeslat VCF (vCard) emailem" využívá společný systém pro odesílání e-mailů z aplikace, stejný, jaký používají i jiné moduly.
• Ukládání souborů: fotografie kontaktu se ukládá stejným způsobem jako ostatní přílohy v aplikaci, ve společné evidenci souborů mimo samotný Adresář.
• Externí aplikace (Outlook a další): export a import ve formátu vCard slouží k výměně kontaktů s externími e-mailovými a kontaktními aplikacemi mimo eIntranet.

Řešení problémů v modulu Adresář

Tato sekce shrnuje časté dotazy uživatelů k modulu Adresář, vysvětlení běžných situací při práci s kontakty, jejich importem a exportem, a praktické tipy, jak s Adresářem pracovat rychleji a efektivněji v každodenním provozu ve firmě.

Časté dotazy k modulu Adresář

Otázka: Proč jsou tlačítka „Stáhnout VCF (vCard)" a „Odeslat VCF (vCard) emailem" neaktivní?

Řešení: Obě tlačítka fungují jen nad vybranými kontakty. Nejprve v tabulce Adresáře zaškrtněte alespoň jeden kontakt v posledním sloupci, tlačítka se poté zpřístupní.

Otázka: Proč se v dialogu přidání kontaktu nedá vyplnit webová adresa firmy?

Řešení: Formulář pro přidání a úpravu kontaktu obsahuje pole Url jen pro osobní webovou adresu kontaktu. Webová adresa firmy se do záznamu dostane pouze importem ze souboru vCard, který toto pole obsahuje.

Otázka: Co znamená stav „Duplicita" při importu kontaktů?

Řešení: Znamená to, že v Adresáři už existuje kontakt se stejným jménem a příjmením jako importovaný záznam. U takového kontaktu si v obrazovce Konflikt zvolíte, zda existující záznam přepsat, ponechat beze změny (přeskočit), nebo přidat importovaný kontakt jako zcela nový záznam.

Otázka: Proč se mi u některých kontaktů nedá kliknutím upravit hodnota přímo v tabulce?

Řešení: Rychlá úprava hodnoty přímo v řádku tabulky Adresáře je dostupná jen uživatelům s oprávněním k zápisu. Bez tohoto oprávnění se stejná hodnota zobrazuje jako prostý needitovatelný text.

Tipy pro efektivní práci s Adresářem

• Pro rychlé nalezení kontaktu použijte pole Hledat nad tabulkou místo otevírání panelu Filtr – prohledává všechny zobrazené sloupce najednou.
• Pole Pozice, Typ kontaktu, Firma a Adresa si pamatují dříve zadané hodnoty – při psaní nové hodnoty tak stačí použít nabídku a předejít překlepům a duplicitním variantám téhož názvu.
• Před hromadným importem velkého množství vizitek zkontrolujte v náhledu importu stav každého kontaktu (Nový/Duplicita), aby import neplnil Adresář nechtěnými duplicitními záznamy.
• Chcete-li předat kontakty kolegovi bez přístupu do eIntranetu, použijte odeslání vCard e-mailem – nemusíte kontakty nejprve stahovat do počítače.