Adresář

Přehled

Modul Adresář (kontakty, firemní adresář) slouží jako jednotné úložiště všech firemních kontaktů. Evidujete v něm interní i externí osoby včetně jejich kontaktních údajů, fotografie, pozice a příslušnosti k firmě. Kontakty lze exportovat do formátu vCard (VCF) pro import do Outlooku a jiných aplikací, odesílat e-mailem nebo přímo jako SMS zprávu na mobilní telefon.

Klíčové funkce

• Evidence kontaktů s fotografií, telefonem, e-mailem, adresou a webem
• Filtrování kontaktů podle firmy, pozice a typu kontaktu
• Export vybraných kontaktů do formátu VCF (vCard) ke stažení nebo odeslání e-mailem
• Import kontaktů z VCF souborů nebo ZIP archivu s detekcí duplicit
• Odeslání kontaktu jako SMS zprávy na mobilní telefon
• Export seznamu kontaktů do Excelu a tisk
• Propojení s modulem CRM

Přístup a nastavení

Jak se dostat do modulu Adresář

Navigační cesta do modulu Adresář: Hlavní menu → Adresář

Nastavení modulu Adresář

Nastavení modulu Adresář je dostupné přes Nastavení → Adresář. Správce zde nastavuje přístupová práva jednotlivých uživatelů prostřednictvím přehledné tabulky. Práva se ukládají automaticky po kliknutí na příslušný přepínač.

Oprávnění a přístupová práva k modulu Adresář

V modulu Adresář jsou dostupná tato přístupová práva, která nastavuje administrátor v sekci Nastavení:

Uživatelské rozhraní

Hlavní obrazovka modulu Adresář

Hlavní obrazovka modulu Adresář se skládá ze dvou karet. Horní karta obsahuje Filtr pro zúžení zobrazených kontaktů. Dolní karta zobrazuje tabulku kontaktů s tlačítky akcí v záhlaví. Tabulku lze kdykoli prohledávat pomocí pole Hledat v pravém horním rohu tabulky.

Tabulka zobrazuje tyto sloupce: Firma, Foto, Příjmení, jméno, Email, Adresa, Tel. (linka), Mobil, Url, Pozice, Typ kontaktu, Poznámka a sloupec s akcemi a zaškrtávacím políčkem pro výběr.

Filtry a vyhledávání v Adresáři

Modul Adresář nabízí dva způsoby vyhledávání kontaktů:

• Filtr (rozbalovací karta): Filtruje záznamy podle tří kritérií: Firma (výběr z existujících firem), Pozice (výběr z existujících pozic) a Typ kontaktu (výběr z existujících typů). Po nastavení klikněte na tlačítko Vyhledat. Filtr zrušíte tlačítkem Zrušit. Pokud je filtr aktivní, název sekce se zobrazuje tučně červeně.
• Pole Hledat: Rychlé fulltextové vyhledávání přímo nad tabulkou. Hledá okamžitě při psaní ve všech viditelných sloupcích.

Základní operace

Postup: Přidání nového kontaktu do Adresáře

Nový kontakt v modulu Adresář přidáte takto. Pro přidání potřebujete oprávnění k zápisu.

1. Otevřete modul Adresář.
2. Klikněte na tlačítko Přidat záznam (zelené tlačítko v pravém horním rohu tabulky).
3. V dialogovém okně Přidání/editace kontaktu vyplňte povinná pole:
   • Jméno (povinné): Křestní jméno kontaktu.
   • Příjmení (povinné): Příjmení kontaktu.
4. Volitelně vyplňte další pole:
   • Titul: Akademický nebo jiný titul (např. Ing., Mgr.).
   • Email: E-mailová adresa kontaktu.
   • Mobil: Číslo mobilního telefonu.
   • Url: Webová stránka kontaktu.
   • Telefon/linka: Pevná linka nebo klapka.
   • Pozice: Pracovní pozice. Vyberte ze stávajících nebo zadejte novou.
   • Typ kontaktu: Kategorie kontaktu (např. Zákazník, Dodavatel). Vyberte ze stávajících nebo zadejte nový.
   • Firma: Název firmy, ke které kontakt patří. Vyberte ze stávajících nebo zadejte novou.
   • Adresa: Adresa kontaktu nebo firmy. Vyberte ze stávajících nebo zadejte novou.
   • Poznámka: Libovolný doplňující text.
5. Volitelně nahrajte fotografii: Klikněte na Vyberte obrázek k nahrání, zvolte soubor (ideálně JPG 600×600 px). Fotografii upravte v náhledu a případně otočte tlačítkem Otočit.
6. Klikněte na tlačítko Uložit.

Tip: Pole Pozice, Typ kontaktu, Firma a Adresa umožňují vybrat existující hodnotu nebo zadat zcela novou přímo do pole.

Návod: Úprava existujícího kontaktu v Adresáři

Existující kontakt v modulu Adresář upravíte takto. Pro úpravu potřebujete oprávnění k zápisu.

1. Vyhledejte požadovaný kontakt pomocí filtru nebo pole Hledat.
2. V řádku kontaktu klikněte na ikonu tužky (upravit) ve sloupci akcí.
3. V dialogovém okně Přidání/editace kontaktu proveďte požadované změny.
4. Chcete-li odebrat fotografii, zaškrtněte políčko Odstranit fotografii.
5. Klikněte na tlačítko Uložit.

Postup: Smazání kontaktu z Adresáře

Smazání kontaktu v modulu Adresář vyžaduje oprávnění k mazání.

1. Vyhledejte kontakt, který chcete smazat.
2. V řádku kontaktu klikněte na ikonu X (smazat) ve sloupci akcí.
3. V potvrzovacím dialogu klikněte na Ano.

Poznámka: Smazané záznamy nejsou trvale odstraněny. Uživatelé s oprávněním mazat a obnovovat z koše je mohou obnovit kliknutím na tlačítko Smazané (červené tlačítko v záhlaví tabulky).

Pokročilé funkce

Export kontaktů do Excelu a tisk

Modul Adresář umožňuje exportovat aktuálně zobrazené kontakty do tabulkového souboru nebo je vytisknout. Nad tabulkou jsou dostupná tlačítka Excel (stažení souboru XLS), Print (tisk) a Sloupce (přizpůsobení zobrazených sloupců). Export respektuje aktuálně nastavený filtr a vyhledávání.

Postup: Export kontaktů jako VCF (vCard) ke stažení

V modulu Adresář můžete stáhnout vybrané kontakty ve formátu vCard (VCF) pro import do Outlooku nebo jiných aplikací. Při výběru jednoho kontaktu se stáhne soubor `.vcf`, při výběru více kontaktů se stáhne ZIP archiv s jednotlivými VCF soubory.

1. Otevřete modul Adresář.
2. Zaškrtněte kontakty, které chcete exportovat. Pomocí zaškrtávacího pole v záhlaví tabulky lze vybrat všechny najednou.
3. Klikněte na tlačítko Stáhnout VCF (vCard) v záhlaví tabulky.
4. Soubor se automaticky stáhne do vašeho počítače.

Tip: Tlačítko Stáhnout VCF (vCard) je aktivní pouze po výběru alespoň jednoho kontaktu.

Postup: Odeslání kontaktů jako VCF emailem

V modulu Adresář můžete vybrané kontakty ve formátu vCard (VCF) odeslat přímo e-mailem jako přílohu.

1. Zaškrtněte kontakty v tabulce modulu Adresář.
2. Klikněte na tlačítko Odeslat VCF (vCard) emailem v záhlaví tabulky.
3. V dialogovém okně Odeslat VCF (vCard) emailem vyplňte:
   • Email (povinné): E-mailová adresa příjemce. Více adres oddělte čárkou.
   • Předmět (povinné): Předmět e-mailu. Výchozí hodnota je automaticky vyplněna.
   • Zpráva: Text e-mailu. Výchozí text uvádí jména vybraných kontaktů.
4. Klikněte na tlačítko Odeslat.

Postup: Odeslání kontaktu jako SMS

Modul Adresář umožňuje odeslat kontaktní údaje konkrétní osoby formou SMS zprávy na vaše mobilní číslo. SMS obsahuje jméno, mobilní telefon, telefon a e-mail kontaktu.

1. Vyhledejte kontakt v tabulce modulu Adresář.
2. Klikněte na ikonu mobilního telefonu ve sloupci akcí daného kontaktu.
3. V dialogovém okně Odeslání kontaktu formou SMS ověřte nebo zadejte vaše české mobilní telefonní číslo (pole je předvyplněno číslem z vašeho profilu).
4. Klikněte na tlačítko Odeslat.

Poznámka: SMS lze odesílat pouze na česká mobilní čísla. Funkce je dostupná pro všechny uživatele s přístupem ke čtení.

Postup: Import kontaktů z VCF souboru do Adresáře

Modul Adresář umožňuje importovat kontakty z VCF (vCard) souborů nebo ZIP archivu obsahujícího VCF soubory. Systém automaticky detekuje duplicitní kontakty a nabídne způsob jejich řešení. Import vyžaduje oprávnění k zápisu. Podporovány jsou formáty vCard 2.1, 3.0 a 4.0.

1. Klikněte na tlačítko Importovat VCF (vCard) v záhlaví tabulky.
2. V dialogovém okně přetáhněte soubor do označené oblasti nebo klikněte a soubor vyberte. Maximální velikost souboru je 10 MB.
3. Po úspěšném nahrání se zobrazí počet nalezených kontaktů. Klikněte na Zobrazit náhled.
4. V náhledu zkontrolujte seznam kontaktů. Kontakty označené jako Duplicita mají shodu s existujícím záznamem. Pomocí zaškrtávacích políček vyberte kontakty k importu.
5. Klikněte na Importovat vše (importuje všechny kontakty) nebo Importovat vybrané (importuje pouze zaškrtnuté).
6. Pokud existují duplicitní kontakty, zobrazí se dialog řešení konfliktů. Pro každý konflikt se zobrazí existující a nový kontakt vedle sebe s vyznačenými rozdíly. Zvolte jednu z akcí:
   • Přeskočit: Kontakt se neimportuje, původní zůstane beze změny.
   • Přepsat: Existující kontakt se přepíše daty z importu (aktualizují se pouze neprázdná pole).
   • Přidat jako nový: Kontakt se přidá jako nový záznam vedle stávajícího.
7. Po zpracování všech kontaktů se zobrazí souhrn importu: počet importovaných, přepsaných a přeskočených kontaktů.

Tip: Po zavření dialogu importu se tabulka kontaktů automaticky obnoví a zobrazí nově přidané záznamy.

Integrace s dalšími moduly

• CRM (Správa kontaktů): Modul Adresář je propojen s modulem CRM. Kontakty z Adresáře lze využívat v rámci CRM pro správu obchodních vztahů a komunikaci se zákazníky.

Řešení problémů

Časté dotazy k modulu Adresář

Otázka: Tlačítka Stáhnout VCF a Odeslat VCF emailem jsou šedá a nelze na ně kliknout.

Řešení: Tlačítka se aktivují až po výběru alespoň jednoho kontaktu. Zaškrtněte požadovaný kontakt pomocí políčka ve sloupci akcí nebo zaškrtněte všechny kontakty pomocí políčka v záhlaví tabulky.

Otázka: Tlačítko Přidat záznam nebo Importovat VCF je neaktivní.

Řešení: Pro přidávání a import kontaktů potřebujete oprávnění Číst, zapisovat. Požádejte správce systému o přidělení odpovídajících přístupových práv v nastavení modulu Adresář.

Otázka: Importované kontakty mají špatně zobrazené diakritické znaky.

Řešení: Systém automaticky detekuje a převádí kódování (UTF-8, Windows-1250, ISO-8859-2). Pokud jsou znaky i přesto zobrazeny chybně, zkuste VCF soubor otevřít v textovém editoru a ověřit, zda byl exportován v podporovaném kódování.

Otázka: Nemohu najít smazaný kontakt.

Řešení: Smazané záznamy jsou přesunuty do koše. Uživatelé s oprávněním mazat a obnovovat záznamy mohou smazané kontakty zobrazit a obnovit kliknutím na červené tlačítko Smazané v záhlaví tabulky.

Otázka: Nevidím všechny kontakty, i když jsem filtr nevyplnil.

Řešení: Zkontrolujte, zda není aktivní filtr z předchozí práce. Název sekce Filtr je při aktivním filtru zobrazen tučně červeně. Klikněte na tlačítko Zrušit ve filtru pro jeho vymazání.

Tipy pro efektivní práci s Adresářem

• Používejte pole Typ kontaktu pro kategorizaci kontaktů (např. Zákazník, Dodavatel, Partner). Usnadní to pozdější filtrování.
• Při importu většího počtu kontaktů z Outlooku nejprve exportujte kontakty do ZIP archivu obsahujícího jednotlivé VCF soubory.
• Fotografii kontaktu nahrávejtev formátu JPG o rozměrech 600×600 px pro nejlepší zobrazení v tabulce.
• Pole Firma a Adresa sdílí hodnoty napříč kontakty. Zadáte-li firmu jednou, při dalším přidávání ji jen vyberete ze seznamu.
• Pro rychlé vyhledání konkrétní osoby použijte pole Hledat přímo nad tabulkou. Je rychlejší než otevírání filtru pro jednorázové vyhledání.