SMS zprávy

Přehled

Modul SMS zprávy slouží k hromadnému zasílání SMS zpráv zaměstnancům. Systém podporuje okamžité odeslání i plánování SMS na konkrétní datum a čas. Modul umožňuje flexibilní výběr příjemců pomocí individuálního výběru, skupin dle pracovní pozice nebo přiřazené kanceláře.

Klíčové funkce

• Výběr příjemců jednotlivě nebo hromadně podle skupin
• Okamžité odeslání SMS zpráv
• Plánování budoucího odeslání na konkrétní datum a čas
• Sledování historie odeslaných zpráv
• Správa naplánovaných SMS zpráv
• Automatické gratulace k svátku a narozeninám
• Podpora pouze českých mobilních čísel

Přístup a nastavení

Jak se dostat do modulu

Navigační cesta: Hlavní menu → SMS

Nastavení modulu

Cesta k nastavení: Nastavení → SMS

V nastavení můžete upravit:

• Uživatelská práva pro odesílání SMS
• Automatické odesílání přání k svátku
• Automatické odesílání přání k narozeninám
• Texty gratulací s použitím proměnných pro jména

Nastavení mobilních čísel

Mobilní telefonní čísla zaměstnanců může nastavit správce intranetu:

1. Přejděte do Nastavení → Uživatelé
2. U jednotlivých uživatelů vyplňte pole Mobilní telefon
3. Zadávejte pouze platná česká mobilní čísla

Uživatelská práva

Oprávnění	Popis
Nemá přístup	Uživatel nemá přístup k modulu SMS
Odesílat SMS	Uživatel může odesílat SMS zprávy vybraným zaměstnancům

Uživatelské rozhraní

Hlavní obrazovka

Hlavní stránka modulu je rozdělena do několika sekcí:

1. Informační box

Obsahuje upozornění o tom, že se zobrazují pouze uživatelé s platným českým mobilním číslem.

2. Výběr příjemců

Tři způsoby výběru příjemců SMS zpráv:

• Uživatelé - seznam jednotlivých zaměstnanců s možností označení
• Skupiny dle pozice - výběr všech uživatelů s konkrétní pracovní pozicí
• Skupiny dle kanceláře - výběr všech uživatelů z určité kanceláře

3. Formulář zprávy

Obsahuje textové pole pro napsání zprávy, počítadlo znaků a volbu času odeslání.

4. Historie odeslaných SMS

Tabulka zobrazující všechny SMS zprávy, které jste odeslali.

5. Naplánované SMS

Tabulka zobrazující SMS zprávy čekající na odeslání v budoucnu.

Základní operace

Výběr příjemců

Výběr jednotlivých uživatelů

1. V sekci Uživatelé zaškrtněte checkboxy u vybraných zaměstnanců
2. Vedle jména je v hranatých závorkách zobrazeno mobilní číslo
3. Pro rychlý výběr použijte tlačítka:
   • Označit vše - označí všechny dostupné uživatele
   • Odebrat vše - odznačí všechny označené uživatele

Výběr podle pozice

1. V sekci Skupiny uživatelů dle pozice zaškrtněte požadované pozice
2. Najetím myší na název pozice se zobrazí tooltip se seznamem zaměstnanců
3. SMS obdrží všichni zaměstnanci s danou pozicí, kteří mají české mobilní číslo

Výběr podle kanceláře

1. V sekci Skupiny uživatelů dle kanceláře zaškrtněte požadované kanceláře
2. Najetím myší na název kanceláře se zobrazí tooltip se seznamem zaměstnanců
3. SMS obdrží všichni zaměstnanci z dané kanceláře, kteří mají české mobilní číslo

Napsání SMS zprávy

1. Do textového pole Zpráva napište text SMS
2. Sledujte počítadlo zbývajících znaků (limit je nastaven administrátorem)
3. Před vaší zprávou se automaticky přidá prefix SMS z intranetu:
4. Po dosažení maximálního počtu znaků se text automaticky ořízne

Okamžité odeslání SMS

1. Vyberte příjemce některým z dostupných způsobů
2. Napište text zprávy
3. V poli Kdy odeslat ponechte možnost Odeslat okamžitě
4. Klikněte na tlačítko Odeslat
5. Systém zobrazí hlášení s počtem odeslaných SMS zpráv
6. Odeslané zprávy se objeví v tabulce Vámi odeslané SMS

Naplánování odeslání SMS

1. Vyberte příjemce některým z dostupných způsobů
2. Napište text zprávy
3. V poli Kdy odeslat vyberte možnost Odeslat ve vybraný den a čas
4. Zobrazí se pole pro výběr data a času:
   • Datum - klikněte do pole a vyberte datum z kalendáře
   • Čas - klikněte do pole a vyberte čas z hodin
5. Klikněte na tlačítko Odeslat
6. Systém zobrazí hlášení s počtem naplánovaných SMS zpráv
7. Naplánované zprávy se objeví v tabulce Vámi naplánované SMS

Zrušení naplánované SMS

1. V tabulce Vámi naplánované SMS vyhledejte zprávu, kterou chcete zrušit
2. Ve sloupci Akce klikněte na ikonu Smazat (křížek)
3. V potvrzovacím dialogu klikněte na Ano
4. Naplánovaná SMS bude zrušena a nebude odeslána

Pokročilé funkce

Automatické gratulace k svátku

Systém může automaticky odesílat SMS přání zaměstnancům v den jejich svátku.

Nastavení automatických SMS k svátku

1. Přejděte do Nastavení → SMS
2. Otevřete záložku Obecná nastavení
3. Zaškrtněte checkbox Odesílat přání k svátku
4. Do pole Text přání k svátku napište text gratulace (max. 140 znaků)
5. V textu můžete použít speciální kódy:
   • #Jmeno1p# - jméno v 1. pádu (např. "Petra")
   • #Jmeno5p# - jméno v 5. pádu (např. "Petro")
6. Klikněte na tlačítko Zobrazit příklad pro dnešek pro náhled textu

Příklad textu:
Ahoj #Jmeno5p#, přejeme ti krásný svátek!

Poznámka: SMS se odesílá v den svátku v 9:30. Zaměstnanec musí mít vyplněné české mobilní číslo.

Automatické gratulace k narozeninám

Systém může automaticky odesílat SMS přání zaměstnancům v den jejich narozenin.

Nastavení automatických SMS k narozeninám

1. Přejděte do Nastavení → SMS
2. Otevřete záložku Obecná nastavení
3. Zaškrtněte checkbox Odesílat přání k narozeninám
4. Do pole Text přání k narozeninám napište text gratulace (max. 140 znaků)
5. V textu můžete použít speciální kódy:
   • #Jmeno1p# - jméno v 1. pádu (např. "Petra")
   • #Jmeno5p# - jméno v 5. pádu (např. "Petro")
6. Klikněte na tlačítko Zobrazit příklad pro Vás pro náhled textu

Příklad textu:
Milá #Jmeno5p#, přejeme ti všechno nejlepší k narozeninám!

Poznámka: SMS se odesílá v den narozenin v 9:30. Zaměstnanec musí mít vyplněné datum narození a české mobilní číslo.

Správa uživatelských práv

1. Přejděte do Nastavení → SMS
2. V záložce Uživatelská práva je zobrazena tabulka všech uživatelů
3. Práva lze nastavit pro:
   • Skupiny uživatelů (označené ikonou uživatelů) - práva platí pro všechny uživatele v dané pozici
   • Jednotlivé uživatele - individuální nastavení pro konkrétního zaměstnance
4. Pro každou skupinu/uživatele vyberte příslušnou úroveň oprávnění

Důležité: Pokud je nastaveno právo pro skupinu i pro individuálního uživatele, výsledná práva se vezmou jako vyšší z nastavených hodnot.

Sledování historie odeslaných SMS

Tabulka Vámi odeslané SMS obsahuje:

• ID - unikátní identifikátor zprávy
• Datum - datum a čas odeslání
• Číslo - mobilní číslo příjemce
• Zpráva - text odeslané SMS

Tabulku můžete filtrovat pomocí vyhledávacího pole v pravém horním rohu.

Správa naplánovaných SMS

Tabulka Vámi naplánované SMS obsahuje:

• ID - unikátní identifikátor zprávy
• Kdy odeslat - naplánovaný datum a čas odeslání
• Číslo - mobilní číslo příjemce
• Zpráva - text SMS k odeslání
• Akce - ikona pro smazání naplánované zprávy

Poznámka: Po úspěšném odeslání se zpráva automaticky přesune z tabulky naplánovaných SMS do tabulky odeslaných SMS.

Integrace s dalšími moduly

• Uživatelé - Mobilní čísla jsou převzata z profilu uživatelů, kde je spravuje administrátor
• Nastavení - Konfigurace modulu a přístupových práv probíhá v modulu Nastavení

Řešení problémů

Časté dotazy

Otázka: Proč se některý uživatel nezobrazuje v seznamu příjemců?

Řešení: Zobrazují se pouze uživatelé s platným českým mobilním číslem. Zkontrolujte, zda má uživatel vyplněné mobilní číslo v následujícím formátu:

• 9 číslic bez mezer (např. 601234567)
• Předčíslí české mobilní sítě (601, 602, 603, 604, 605, 606, 607, 608, 702, 703, 704, 705, 711, 720-739, 770-779, 790-792, 797, 799)
• Bez předvolby +420 nebo 00420

Mobilní číslo může upravit správce v Nastavení → Uživatelé.

Otázka: SMS nebyla doručena. Jak to zjistím?

Řešení: Systém zobrazí chybové hlášení, pokud se SMS nepodaří odeslat. Nejčastější důvody:

• Neplatné nebo nesprávně zadané mobilní číslo
• Mobilní číslo není české (systém podporuje pouze ČR)
• Technický problém na straně SMS brány

Zkontrolujte formát čísla a v případě opakovaných problémů kontaktujte administrátora.

Otázka: Jak dlouhou SMS zprávu mohu odeslat?

Řešení: Maximální délka zprávy je nastavena administrátorem a zobrazuje se u pole pro psaní zprávy. Standardně bývá limit kolem 140 znaků. Počítadlo zobrazuje zbývající počet znaků. Před vaší zprávou se automaticky přidává text SMS z intranetu:, který se nepočítá do limitu.

Otázka: Mohu editovat již naplánovanou SMS zprávu?

Řešení: Editace naplánované zprávy není možná. Pokud potřebujete změnit text nebo čas odeslání:

1. Smažte původní naplánovanou zprávu pomocí ikony v tabulce
2. Vytvořte novou naplánovanou SMS s upraveným textem nebo časem

Otázka: Proč se mi nezobrazuje tlačítko Odeslat?

Řešení: Tlačítko Odeslat je deaktivované, pokud není vybrán žádný příjemce. Vyberte alespoň jednoho uživatele, skupinu dle pozice nebo kanceláře. Tlačítko se aktivuje automaticky po výběru příjemce.

Otázka: Kam se ukládají odeslané SMS?

Řešení: Všechny vámi odeslané SMS zprávy se automaticky ukládají do tabulky Vámi odeslané SMS. Zde můžete kdykoliv zpětně dohledat historii, komu a kdy jste odeslali zprávy.

Otázka: Může mi někdo jiný smazat mou naplánovanou SMS?

Řešení: Ne, každý uživatel vidí a může spravovat pouze vlastní naplánované a odeslané SMS zprávy. Ostatní uživatelé k nim nemají přístup.

Tipy pro efektivní práci

• Pro hromadné odeslání používejte výběr podle pozice nebo kanceláře místo jednotlivého označování
• Před odesláním si ověřte náhled tooltipů u skupin - uvidíte přesný seznam příjemců
• Využívejte tlačítka Označit vše a Odebrat vše pro rychlý výběr
• Při plánování budoucího odeslání dejte pozor na správné nastavení data i času
• Pro pravidelné gratulace využijte funkci automatických SMS k svátku a narozeninám
• Při psaní gratulací používejte kódy #Jmeno1p# a #Jmeno5p# pro personalizaci textu
• Sledujte počítadlo znaků - zpráva se automaticky ořízne při překročení limitu
• Kontrolujte tabulku naplánovaných SMS před termínem odeslání
• Naplánované SMS můžete zrušit kdykoliv před časem odeslání
• Používejte vyhledávání v tabulkách pro rychlé nalezení konkrétní zprávy