Formuláře

Přehled

Modul Formuláře umožňuje vytváření vlastních elektronických formulářů s konfigurovatelnou strukturou polí. Pomocí modulu můžete definovat libovolné typy formulářů pro sběr dat, evidenci záznamů, kontrolní listy a další účely. Každý formulář lze přizpůsobit specifickým potřebám vaší organizace pomocí různých typů polí, nastavit oprávnění k přístupu a automatizovat odesílání notifikací.

Klíčové funkce

• Vytváření vlastních typů formulářů s konfigurovatelnou strukturou polí
• Více než 15 typů polí (text, čísla, datum, výběr, soubory, odkazy na jiné moduly)
• Granulární nastavení uživatelských oprávnění k formulářům a jednotlivým polím
• Hromadná editace více záznamů najednou
• Import dat z XLSX souborů
• Export dat do různých formátů
• Automatické upozorňování na termíny a notifikace při vyplnění
• Propojení s ostatními moduly (CRM, Zakázky, Zaměstnanci)
• Historie změn každého záznamu
• Tisk a sdílení formulářů

Cílová skupina

Modul je určen pro všechny uživatele, kteří potřebují evidovat strukturovaná data. Typické použití zahrnuje kontrolní listy, hodnocení, průzkumy, evidence činností, protokoly, inventury a další specializované záznamy specifické pro vaši organizaci.

Přístup a nastavení

Jak se dostat do modulu

Navigační cesta: Hlavní menu → Formuláře

Po otevření modulu se zobrazí seznam všech typů formulářů, ke kterým máte přístup. Kliknutím na název formuláře zobrazíte seznam vyplněných záznamů daného typu.

Nastavení modulu

Kompletní nastavení typů formulářů provádí administrátor v sekci Nastavení → Nastavení modulů → Formuláře. Zde se definují:

Typy formulářů

• Název typu formuláře: Označení formuláře, které se zobrazuje uživatelům
• Aktivní/Neaktivní: Možnost dočasně deaktivovat formulář bez smazání dat
• Povinné vyplňování: Nastavení kdo musí formulář vyplňovat a jak často
• Notifikace: Automatické upozorňování při nevyplnění nebo při odeslání

Konfigurace polí formuláře

Pro každý typ formuláře definujete jednotlivá pole s těmito vlastnostmi:

• Název pole: Popisek zobrazený uživateli
• Typ pole: Výběr z dostupných typů (viz níže)
• Povinné pole: Označení, zda musí být vyplněno
• Zobrazení v tabulce: Zda se hodnota zobrazí v hlavním seznamu
• Oprávnění k vyplnění: Kteří uživatelé mohou pole vidět a upravovat
• Funkce: Automatické výpočty (např. součet)

Dostupné typy polí

Typ pole	Popis	Použití
Text - 1 řádek	Krátký textový vstup	Jména, názvy, krátké poznámky
Text - více řádků	Delší textové pole	Popisy, komentáře, poznámky
Číslo celé	Celé číslo	Počty, množství, věk
Číslo desetinné	Desetinné číslo	Ceny, hmotnosti, rozměry
Ano/Ne (checkbox)	Zaškrtávací políčko	Potvrzení, souhlas, přítomnost
Datum	Výběr data	Termíny, data událostí
Datum s hlídáním termínu	Datum s automatickým upozorněním	Lhůty, termíny kontrol
Datum s hlídáním - individuální	Datum s upozorněním nastaveným pro každý záznam zvlášť	Specifické termíny
Seznam - výběr (selectbox)	Výběr z předem definovaných možností	Stavy, kategorie, typy
Soubor	Nahrání více souborů	Dokumenty, přílohy
Soubor - fotografie	Nahrání a náhled fotografie	Fotodokumentace
Firma - název z modulu CRM	Výběr firmy z CRM	Propojení se zákazníky
Uživatel eIntranetu	Výběr podřízeného uživatele	Přiřazení úkolů, odpovědnosti
Zakázka (z modulu Zakázky)	Výběr zakázky	Vazba na projekty
Výrobní/seriová čísla	Automaticky generovaná řada čísel	Evidence výrobků, protokolů
Tabulka - jiný formulář	Vnořený formulář (pod-tabulka)	Opakující se položky, seznam položek

Uživatelská práva

Přístup k formulářům se řídí několika úrovněmi oprávnění, které nastavuje administrátor v Nastavení → Uživatelé:

Úroveň oprávnění	Hodnota	Popis
Žádný přístup	0	Uživatel formulář nevidí v menu
Zobrazení vlastních záznamů	1	Může vytvářet a upravovat pouze své vlastní záznamy
Zobrazení vybraných uživatelů	3	Může vytvářet vlastní záznamy a zobrazit/upravit záznamy vybraných uživatelů
Editace vlastních záznamů	5	Plná editace vlastních záznamů, zobrazení všech ostatních
Editace všech záznamů	10	Úplná editace všech záznamů formuláře
Administrace	15	Plný přístup včetně mazání záznamů

Poznámka: Kromě globálního oprávnění může administrátor nastavit specifická práva pro každý typ formuláře a dokonce pro jednotlivá pole formuláře.

Uživatelské rozhraní

Hlavní obrazovka

Po otevření modulu se zobrazí:

• Přehled typů formulářů - Seznam všech formulářů ve formě barevných karet. Kliknutím na kartu vyberete typ formuláře a zobrazí se jeho záznamy.
• Tabulka záznamů - Po výběru typu formuláře se zobrazí všechny vyplněné záznamy v tabulkovém přehledu s možností řazení, vyhledávání a filtrování.
• Tlačítka akcí - V horní části tabulky jsou tlačítka pro:
  • Zapsat nový - Vytvoření nového záznamu formuláře
  • Hromadně upravit - Hromadná úprava označených záznamů
  • Import z XLSX - Import dat z Excel souboru
  • Smazané - Zobrazení smazaných záznamů (pouze pro administrátory)

Filtry a vyhledávání

Pro efektivní práci s daty jsou k dispozici následující nástroje:

• Filtr roku: Rychlý výběr roku pro omezení zobrazených záznamů
• Datum zápisu: Filtrování podle rozsahu data vytvoření záznamu (od - do)
• Zapsal: Filtr podle uživatele, který záznam vytvořil
• Zobrazit všechna pole z formuláře v tabulce: Zaškrtávací pole pro zobrazení všech polí formuláře přímo v tabulce (standardně se zobrazují jen vybraná pole)
• Fulltextové vyhledávání: Rychlé vyhledávání v pravém horním rohu tabulky prohledává všechny sloupce

Tip: Filtry otevřete/zavřete kliknutím na ikonu + / - v pravé části záhlaví filtru. Aktivní filtry jsou zvýrazněny červeně.

Základní operace

Vytvoření nového záznamu

1. V hlavním menu otevřete modul Formuláře
2. Klikněte na kartu typu formuláře, který chcete vyplnit
3. Klikněte na tlačítko Zapsat nový
4. Otevře se dialogové okno s formulářem
5. Vyplňte všechna pole formuláře:
   • Pole označená hvězdičkou * jsou povinná
   • U datumových polí použijte kalendář (kliknutím do pole)
   • U výběrových polí zvolte hodnotu z nabídky
   • Pro nahrání souborů přetáhněte soubory do vyznačené oblasti nebo klikněte pro výběr
6. Po vyplnění klikněte na tlačítko Uložit
7. Pokud je formulář nastaven s možností Uložit a odeslat, můžete použít toto tlačítko pro odeslání notifikace příjemcům

Poznámka: Některé typy polí (např. výrobní čísla) se vyplní automaticky při uložení.

Úprava záznamu

1. V tabulce záznamů najděte záznam, který chcete upravit
2. Klikněte na řádek v tabulce - otevře se detail záznamu
3. V detailu klikněte na tlačítko Upravit
4. Proveďte požadované změny v dialogovém okně
5. Uložte kliknutím na tlačítko Uložit

Oprávnění: Upravovat můžete pouze záznamy, ke kterým máte oprávnění. To závisí na vaší úrovni přístupu a nastavení formuláře.

Zobrazení detailu záznamu

1. Klikněte na řádek v tabulce záznamů
2. Zobrazí se detailní stránka s těmito sekcemi:
   • Vyplněné údaje - Všechna vyplněná pole formuláře s hodnotami
   • Historie - Chronologický přehled všech změn záznamu včetně data, uživatele a popisu změny
3. V detailu můžete použít tlačítka:
   • Upravit - Otevře formulář pro editaci
   • Vytisknout - Otevře tiskovou verzi záznamu
   • Smazat - Smaže záznam (pouze pro administrátory)

Odstranění záznamu

1. Otevřete detail záznamu kliknutím na řádek v tabulce
2. Klikněte na tlačítko Smazat (červené tlačítko v pravém horním rohu)
3. Potvrďte odstranění v dialogovém okně

Upozornění: Mazat záznamy mohou pouze uživatelé s administrátorským oprávněním (úroveň 15). Smazané záznamy lze zobrazit a obnovit v sekci Smazané.

Pokročilé funkce

Hromadná editace záznamů

Hromadná editace umožňuje upravit stejné pole u více záznamů najednou.

1. V tabulce záznamů označte záznamy, které chcete upravit:
   • Použijte tlačítko Označit vše pro označení všech záznamů v aktuálním zobrazení
   • Nebo zaškrtněte jednotlivé záznamy pomocí checkboxů v pravém sloupci tabulky
2. Klikněte na tlačítko Hromadně upravit
3. Otevře se dialogové okno zobrazující počet vybraných záznamů
4. Pro každé pole, které chcete změnit:
   • Zaškrtněte checkbox Hromadně upravit toto pole
   • Nastavte novou hodnotu pole
5. Klikněte na Uložit
6. Vybraná pole se upraví u všech označených záznamů

Poznámka: Hromadná editace funguje pouze pro základní typy polí. Komplexní pole jako vnořené tabulky nelze hromadně upravovat.

Import dat z XLSX

Funkce importu umožňuje hromadné načtení dat z Excel souboru.

Příprava souboru

• Data musí být ve formátu XLSX (Excel 2007 a novější)
• První řádek může obsahovat záhlaví sloupců (nebude importován)
• Data začínají od 2. řádku
• Každý sloupec odpovídá jednomu poli formuláře
• Formát hodnot musí odpovídat typu pole (např. datum ve formátu d.m.YYYY)

Postup importu

1. Klikněte na tlačítko Import z XLSX
2. V dialogovém okně klikněte na Vybrat soubor a nahrajte XLSX soubor
3. Nastavte párování sloupců:
   • V tabulce je pro každý sloupec (A až M) rozbalovací nabídka
   • Pro každý sloupec vyberte odpovídající pole formuláře
   • Pokud sloupec nechcete importovat, ponechte --Neimportovat--
4. Klikněte na Uložit pro spuštění importu
5. Systém vytvoří nové záznamy pro každý řádek v souboru

Doporučení: Před importem velkého množství dat doporučujeme provést testovací import s několika řádky a zkontrolovat správnost importovaných dat.

Export dat

Data z tabulky záznamů můžete exportovat do několika formátů:

• Excel - Klikněte na tlačítko Excel nad tabulkou. Stáhne se XLSX soubor se všemi zobrazenými záznamy včetně použitých filtrů.
• Tisk - Klikněte na tlačítko Print. Otevře se tiskové okno prohlížeče s formátovanou verzí tabulky.
• Výběr sloupců - Tlačítko Colvis umožňuje zvolit, které sloupce se mají zobrazit/exportovat.

Tip: Před exportem použijte filtry a vyhledávání pro omezení exportovaných dat na požadované záznamy.

Tisk jednotlivého záznamu

1. Otevřete detail záznamu kliknutím na řádek v tabulce
2. Klikněte na tlačítko Vytisknout
3. Otevře se nové okno s tiskovou verzí formuláře
4. Použijte funkci tisku prohlížeče (Ctrl+P)

Kopírování záznamu

1. Otevřete detail záznamu, který chcete zkopírovat
2. Klikněte na tlačítko Upravit
3. V dialogovém okně klikněte na tlačítko Kopírovat do nového
4. Otevře se nový formulář s předvyplněnými hodnotami z původního záznamu
5. Upravte potřebné hodnoty a klikněte na Uložit

Práce s vnořenými formuláři (tabulkami)

Některé formuláře mohou obsahovat pole typu Tabulka - jiný formulář, které umožňuje přidat opakující se položky.

1. Při vyplňování formuláře najděte sekci s vnořenou tabulkou
2. Pro přidání řádku klikněte na tlačítko Přidat další řádek
3. Vyplňte pole nového řádku
4. Pro odstranění řádku klikněte na červené tlačítko Odebrat řádek
5. Můžete přidat libovolný počet řádků
6. Vše uložte kliknutím na Uložit v hlavním formuláři

Hlídání termínů a notifikace

Formuláře mohou obsahovat pole typu Datum s hlídáním termínu, která automaticky upozorňují na blížící se termíny.

Globální hlídání termínů

Administrátor nastaví v konfiguraci pole:

• Kolik dní předem upozornit
• Které uživatele upozornit

Notifikace se odesílají automaticky podle nastavení.

Individuální hlídání termínů

Při vyplňování formuláře uživatel pro každý záznam nastaví:

1. Vyplní datum termínu
2. V poli Upozornit předem zadá počet dní před termínem
3. V poli Upozornit uživatele vybere uživatele, kteří mají být upozorněni

Systém v nastavenou dobu odešle emailovou notifikaci vybraným uživatelům.

Automatické odesílání vyplněného formuláře

Pokud administrátor nastavil formulář s funkcí Uložit a odeslat:

1. Po vyplnění formuláře klikněte na tlačítko Uložit a odeslat
2. Formulář se uloží a automaticky odešle email:
   • Uživatelům nastaveným v konfiguraci formuláře
   • Tvůrci záznamu (pokud je to nastaveno)
   • Uživatelům vybraným v polích typu 37 (pokud je to nastaveno)
3. Email obsahuje všechna vyplněná data formuláře v přehledné tabulce

Integrace s dalšími moduly

Propojení s modulem CRM

Pole typu Firma - název z modulu CRM umožňuje propojení záznamů formuláře se zákazníky z CRM:

• Při vyplňování formuláře vybíráte firmu z existujících zákazníků v CRM
• V detailu záznamu je název firmy klikací odkaz na detail firmy v CRM
• Využití: zákaznické průzkumy, hodnocení, reklamace, návštěvní protokoly

Propojení s modulem Zakázky

Pole typu Zakázka (z modulu Zakázky) spojuje formuláře s projekty:

• Výběr zakázky z aktuálních projektů
• Odkaz na detail zakázky z formuláře
• Využití: výkazy práce, hlášení stavu, protokoly

Propojení s moduly Zaměstnanci

Pole typu Uživatel eIntranetu - jen podřízení přihlášeného uživatele:

• Vedoucí může vybírat ze svých podřízených
• Automatická notifikace vybraného uživatele
• Využití: přidělování úkolů, hodnocení zaměstnanců, evidence školení

Napojení na soubory

Všechny nahrané soubory v poli typu Soubor se ukládají do centrální evidence souborů:

• Soubory jsou zabezpečeny podle oprávnění formuláře
• Dostupné ve všech formátech podporovaných systémem
• Možnost prohlížení, stahování a editace v OnlyOffice (pokud je aktivní)

Řešení problémů

Časté dotazy

Otázka: Nemohu uložit formulář, zobrazuje se chybová hláška o povinných polích.

Řešení: Zkontrolujte, že jste vyplnili všechna pole označená hvězdičkou (*). Pole s červeným pozadím jsou ta, která je třeba vyplnit. Některá pole mohou být skrytá v případě vlastního rozložení formuláře - zkontrolujte celý formulář posouváním.

Otázka: Nevidím některé typy formulářů v seznamu.

Řešení: Zobrazují se pouze formuláře, ke kterým máte přístupová práva. Pokud potřebujete přístup k dalším formulářům, kontaktujte svého nadřízeného nebo administrátora systému.

Otázka: Nemohu upravit záznam, tlačítko Upravit není dostupné.

Řešení: Právo k editaci závisí na vaší úrovni oprávnění a nastavení formuláře. Pokud máte oprávnění pouze k vlastním záznamům (úroveň 1 nebo 5), nemůžete upravovat záznamy jiných uživatelů. Pro úpravu cizích záznamů je potřeba vyšší oprávnění.

Otázka: Import z XLSX selhal nebo importoval data nesprávně.

Řešení: Zkontrolujte:

• Soubor je ve formátu XLSX (ne XLS nebo CSV)
• Formát dat odpovídá typu pole (datum d.m.YYYY, čísla bez mezer a tisícových oddělovačů)
• Správně jste spárovali sloupce v Excelu s poli formuláře
• Pro výběrová pole (selectbox) musí hodnoty přesně odpovídat definovaným možnostem

Otázka: Nemohu nahrát soubor, zobrazuje se chyba.

Řešení: Zkontrolujte velikost souboru - maximální povolená velikost je 100 MB na soubor. Některé typy souborů mohou být zakázány z bezpečnostních důvodů (např. .exe, .bat). Pokud problém přetrvává, kontaktujte podporu.

Otázka: Nedostávám notifikace o termínech, přestože jsou nastavené.

Řešení: Notifikace se odesílají automaticky v naplánovaných časech. Zkontrolujte:

• Váš email je správně nastavený v uživatelském profilu
• Notifikace nekončí ve spamu
• Datum termínu je správně vyplněné a není v minulosti
• V poli typu 23 jste správně vybrali uživatele k upozornění

Otázka: Jak mohu zobrazit smazané záznamy?

Řešení: Smazané záznamy může zobrazit pouze uživatel s administrátorským oprávněním (úroveň 15). Klikněte na červené tlačítko Smazané v pravém horním rohu nad tabulkou.

Otázka: Co znamená pole "Výrobní/seriová čísla - generovaná řada"?

Řešení: Toto pole automaticky generuje jedinečná čísla podle nastavené šablony (např. PRO-2024-001, PRO-2024-002, atd.). Hodnotu nelze měnit ručně - systém ji vytvoří při prvním uložení záznamu. Používá se pro protokoly, výrobní čísla, pořadová čísla dokladů apod.

Tipy pro efektivní práci

• Využívejte fulltextové vyhledávání - Rychle najdete záznamy zadáním libovolného textu do vyhledávacího pole v pravém horním rohu tabulky.
• Nastavte si zobrazení sloupců - Tlačítkem Colvis si přizpůsobte, které sloupce chcete v tabulce vidět. Nastavení se uloží pro váš profil.
• Využívejte hromadnou editaci - Pokud potřebujete změnit stejné pole u více záznamů (např. přiřadit kategorii), použijte hromadnou editaci místo úpravy po jednotlivých záznamech.
• Exportujte data do Excelu pro analýzy - Před exportem nastavte filtry a sloupce podle potřeby. Export obsahuje pouze zobrazená data.
• Používejte historii změn - V detailu každého záznamu najdete kompletní historii všech úprav včetně toho, kdo a kdy změnu provedl.
• Zkontrolujte notifikace před uložením - U formulářů s tlačítkem "Uložit a odeslat" se před kliknutím ujistěte, že data jsou správná - notifikace se odešle okamžitě.
• Kombinujte více filtrů - Pro přesné vyhledání můžete použít více filtrů najednou (např. rok 2024 + konkrétní uživatel + rozsah dat).
• Využívejte kopírování záznamů - Pokud často vyplňujete podobné formuláře, zkopírujte existující záznam a upravte jen potřebné hodnoty.