Formuláře

Přehled modulu

Modul Formuláře je flexibilní nástroj pro vytváření vlastních formulářů na míru potřebám vaší organizace. Umožňuje administrátorům definovat strukturu formulářů s různými typy polí a nastavit, kdo je může vyplňovat a zobrazovat. Běžní uživatelé pak modutem rychle vyplňují data podle předpřipravených šablon.

Hlavní výhody modulu:

• Vytváření neomezených vlastních formulářů bez programování
• 19 různých typů polí včetně textů, dat, souborů, číselníků nebo vnořených tabulek
• Flexibilní systém přístupových práv na úrovni formulářů i jednotlivých polí
• Automatické rozesílání e-mailových upozornění při vyplnění nebo blížících se termínech
• Export dat do Excelu a tisk vyplněných formulářů
• Historie změn každého záznamu
• Možnost sdílení formulářů externím osobám pomocí veřejného odkazu

Modul je určen pro všechny typy organizací potřebujících evidovat strukturovaná data. Typicky se používá pro průzkumy, kontrolní listy, hodnocení, protokoly, hlášení nebo evidenci specifických údajů, které nepokrývají standardní moduly systému.

Nastavení

Přístupová práva uživatelů

Přístup k modulu se nastavuje v sekci Nastavení - Formuláře v záložce Uživatelé aplikace. Pro každého uživatele můžete definovat globální úroveň přístupu:

• Nemá přístup - uživatel nevidí modul Formuláře
• Zapisovat a číst jen své - uživatel vidí pouze formuláře, které sám vyplnil
• Zapisovat a číst své a vybraných lidí - uživatel vidí své formuláře a formuláře vybraných kolegů
• Zapisovat své a číst vše - uživatel může vyplnit nový formulář a zobrazit všechny vyplněné formuláře
• Zapisovat a číst vše - uživatel může vyplňovat a editovat všechny formuláře
• Zapisovat, číst, mazat a obnovovat vše - plná administrátorská práva včetně mazání záznamů

U úrovně práv Zapisovat a číst své a vybraných lidí použijte tlačítka Vybrat uživatele pro čtení a Vybrat uživatele pro zápis k určení konkrétních osob.

Vytvoření nového formuláře

Nový formulář vytvoříte v sekci Nastavení - Formuláře v záložce Formuláře kliknutím na tlačítko Přidat formulář. Zadejte základní údaje:

• Název formuláře - interní název pro orientaci v systému
• Aktivní - zapnutí nebo vypnutí formuláře pro uživatele
• Šířka dialogového okna - rozsah formuláře při vyplňování (normální, široká nebo maximální)

Definice polí formuláře

Po vytvoření formuláře přejděte do jeho nastavení kliknutím na ikonu tužky v seznamu formulářů. V záložce Pole definujete jednotlivá pole formuláře. Pro každé pole nastavte:

• Název pole - popisek zobrazený uživateli při vyplňování
• Typ pole - výběr z 19 dostupných typů (text, číslo, datum, soubor a další)
• Povinné pole - zda musí být vyplněno před uložením
• Zobrazit v tabulce - zda se hodnota zobrazí ve sloupcích hlavního přehledu
• Funkce - možnost automatického součtu číselných hodnot v přehledu
• Kdo může vyplňovat - omezení viditelnosti pole jen pro vybrané uživatele

Dostupné typy polí zahrnují textová pole na jeden nebo více řádků, celá a desetinná čísla, data s možností upozornění na termíny, checkboxy, selectboxy se seznamy hodnot, nahrávání souborů a fotografií, odkazy na firmy z CRM nebo zakázky, výběr uživatelů a dokonce vnořené tabulky z jiných formulářů.

Specifická práva na formulář

V záložce Práva můžete přepsat globální přístupová práva pro konkrétní formulář. Nastavte úroveň práv individuálně pro vybrané uživatele nebo celé skupiny. Tato specifická práva mají přednost před globálními nastaveními.

V sekci Kdo může zobrazit formuláře podle pozic určíte, že uživatel může zobrazit formuláře vyplněné osobami s určitými pozicemi bez ohledu na jiná práva.

Automatické upozornění

V záložce Upozornění nakonfigurujete automatické rozesílání e-mailů:

• Odeslat vyplněný na e-mail - vyberte uživatele, kteří dostanou upozornění při každém vyplnění formuláře
• Odeslat vyplněný tvůrci - zda má autor formuláře dostat kopii e-mailu
• Uložit a odeslat - přidá do formuláře tlačítko pro odložené odeslání e-mailu místo automatického odeslání

Uživatelské rozhraní

Hlavní obrazovka modulu

Po otevření modulu Formuláře se zobrazí přehled dostupných typů formulářů v horní části stránky jako složky. Kliknutím na složku vyberete typ formuláře a pod ní se zobrazí tabulka se všemi vyplněnými záznamy daného typu.

Tabulka obsahuje sloupce podle nastavení formuláře - typicky ID záznamu, datum vyplnění, autora a vybraná pole z formuláře. Poslední sloupec obsahuje ikony pro akce jako zobrazení detailu, editace, kopírování, tisk nebo smazání.

Filtrování záznamů

Nad tabulkou se nachází filtr pro zúžení zobrazených záznamů. Můžete filtrovat podle roku, data zapsání a osoby, která formulář vyplnila. Filtr otevřete nebo zavřete kliknutím na ikonu plus nebo mínus v hlavičce sekce Filtr.

Rychlé vyhledávání v zobrazených záznamech použijte pomocí pole Hledat vpravo nad tabulkou. Systém prohledává všechny sloupce tabulky v reálném čase během psaní.

Tlačítka akcí

Nad tabulkou vpravo se nachází tlačítka pro hlavní akce:

• Zapsat nový - otevře dialog pro vyplnění nového záznamu
• Hromadně upravit - umožňuje upravit vybraná pole u více záznamů najednou
• Import z XLSX - nahraje data z Excelového souboru
• Smazané - zobrazí koš se smazanými záznamy pro případné obnovení

Checkbox Zobrazit všechna pole z formuláře v tabulce přidá do přehledu všechna pole formuláře bez ohledu na nastavení Zobrazit v tabulce jednotlivých polí.

Základní operace

Vyplnění nového formuláře

Nový záznam vytvoříte kliknutím na tlačítko Zapsat nový. Otevře se dialogové okno s prázdným formulářem. Vyplňte pole podle pokynů:

1. Textová pole vyplňte psaním z klávesnice
2. U datumových polí použijte kalendář kliknutím do pole
3. Checkboxy zaškrtněte nebo odškrtněte kliknutím
4. U selectboxů vyberte hodnotu z rozbalovacího seznamu
5. Soubory nahrajte přetažením do vyznačené oblasti nebo kliknutím a výběrem souboru
6. U vnořených tabulek přidávejte řádky tlačítkem Přidat další řádek

Pole označená hvězdičkou jsou povinná a musí být vyplněna před uložením. Systém automaticky zvýrazní červeně nevyplněná povinná pole při pokusu o uložení.

Formulář uložíte tlačítkem Uložit nebo Uložit a odeslat v závislosti na konfiguraci. Po uložení se dialog zavře a nový záznam se objeví v přehledové tabulce.

Zobrazení detailu záznamu

Detail vyplněného formuláře zobrazíte kliknutím na ID záznamu v tabulce nebo na ikonu oka v posledním sloupci. Otevře se stránka s kompletním přehledem všech vyplněných údajů.

V horní části detailu jsou tlačítka pro editaci, tisk a případně smazání záznamu podle vašich přístupových práv. Tlačítko Zpět vás vrátí do přehledové tabulky.

Pod vyplněnými údaji najdete sekci Historie se záznamy o všech změnách formuláře včetně data, autora změny a popisu provedených úprav.

Editace existujícího formuláře

Záznam upravíte kliknutím na ikonu tužky v tabulce nebo na tlačítko Upravit v detailu záznamu. Otevře se stejné dialogové okno jako při vyplňování, ale s předvyplněnými hodnotami.

Upravte potřebná pole a uložte tlačítkem Uložit. Systém automaticky zaznamená provedené změny do historie záznamu. Editovat můžete pouze záznamy, ke kterým máte oprávnění podle vašich přístupových práv a nastavení formuláře.

Kopírování záznamu

Rychlé vytvoření podobného záznamu provedete pomocí funkce kopírování. V detailu záznamu nebo v tabulce klikněte na ikonu dvou papírů. Otevře se formulář s předvyplněnými hodnotami z původního záznamu kromě automaticky generovaných polí jako čísla řady.

Upravte potřebné údaje a uložte jako nový záznam. Původní záznam zůstane beze změny.

Smazání záznamu

Záznam smažete kliknutím na ikonu křížku v tabulce nebo tlačítko Smazat v detailu záznamu. Systém zobrazí potvrzovací dialog s otázkou, zda opravdu chcete záznam smazat.

Smazané záznamy se nepřesouvají do koše. Zobrazíte je kliknutím na tlačítko Smazané nad tabulkou. V koši můžete záznam trvale odstranit nebo obnovit kliknutím na ikonu zpětného šipky.

Tisk formuláře

Vyplněný formulář vytisknete kliknutím na ikonu tiskárny v tabulce nebo tlačítko Vytisknout v detailu. Otevře se nové okno prohlížeče s tiskovou verzí formuláře optimalizovanou pro výstup na papír.

Použijte funkci tisku vašeho prohlížeče nebo uložte stránku jako PDF pomocí virtuální PDF tiskárny.

Pokročilé funkce

Hromadná úprava záznamů

Změnu ve více záznamech najednou provedete pomocí hromadné úpravy. Nejprve v tabulce zaškrtněte checkboxy u záznamů, které chcete upravit. Můžete použít tlačítko Označit vše pro výběr všech zobrazených záznamů.

Klikněte na tlačítko Hromadně upravit nad tabulkou. V dialogovém okně vyberte pole, které chcete změnit, a zadejte novou hodnotu. Všechny vybrané záznamy se upraví na zadanou hodnotu.

Import dat z Excelu

Hromadné nahrání záznamů provedete importem z XLSX souboru. Klikněte na tlačítko Import z XLSX. V dialogu nahrajte připravený Excelový soubor, kde první řádek obsahuje názvy polí přesně odpovídající názvům v definici formuláře a následující řádky obsahují data.

Systém zpracuje soubor a vytvoří záznamy pro každý řádek. Po dokončení importu se zobrazí souhrn s počtem úspěšně importovaných záznamů.

Vlastní design formuláře

Standardně se pole formuláře zobrazují pod sebou ve dvou sloupcích. V nastavení formuláře v záložce Design můžete vytvořit vlastní rozvržení polí v mřížce pomocí přetahování.

Tato funkce umožňuje vytvořit kompaktnější formuláře s přehlednějším rozvržením odpovídajícím tištěným formulářům nebo specifikům vaší organizace.

Sdílení formuláře externím osobám

Formulář můžete zpřístupnit osobám bez účtu v systému pomocí veřejného odkazu. V nastavení formuláře v záložce Sdílení najdete URL adresu, kterou můžete rozeslat e-mailem nebo publikovat na webových stránkách.

Každý s tímto odkazem může formulář vyplnit bez nutnosti přihlášení. Data se uloží do systému stejně jako formuláře vyplněné přihlášenými uživateli. U takto vyplněných formulářů je jako autor uveden Veřejný formulář.

Vnořené tabulky v formulářích

Typ pole Tabulka - jiný formulář umožňuje vložit do formuláře vnořenou tabulku s opakujícími se záznamy. Typicky se používá pro položky faktury, seznam položek kontroly nebo výčet souvisejících dat.

Při vyplňování formuláře přidáte řádky do vnořené tabulky tlačítkem Přidat další řádek. Každý řádek obsahuje pole podle definice vnořeného formuláře. Řádky můžete odstranit tlačítkem Odebrat řádek.

Automatická upozornění na termíny

U typu pole Datum s hlídáním termínu můžete nastavit automatické zasílání upozornění před blížícím se datem. Při vyplňování formuláře u takového pole zadáte datum, počet dní pro upozornění předem a uživatele, kteří mají být upozorněni.

Systém automaticky rozešle e-mailové upozornění zadaný počet dní před uvedeným datem vybraným osobám. Tato funkce se hodí pro evidenci kontrol, exspirací dokumentů nebo plánovaných akcí.

Pracovní postupy

Scénář 1: Kontrolní list údržby zařízení

Firma potřebuje evidovat pravidelné kontroly výrobních strojů. Administrátor vytvoří formulář Kontrolní list stroje s následujícími poli:

• Číslo stroje - výběr ze seznamu
• Datum kontroly - datum
• Technik - výběr uživatele
• Kontrolní body - vnořená tabulka s poli Název kontroly (text), Výsledek (checkbox OK/NE OK), Poznámka (text na více řádků)
• Další kontrola dne - datum s hlídáním termínu
• Fotodokumentace - nahrání fotografií
• Podpis odpovědné osoby - povinné pole s výběrem uživatele

Technici každý měsíc vyplní formulář pro každý stroj. Díky vnořené tabulce mohou rychle odškrtat jednotlivé kontrolní body. Systém jim připomene další plánovanou kontrolu e-mailem týden předem. Fotodokumentace je archivována a kdykoli dostupná. Vedoucí údržby má přístup ke všem záznamům a může sledovat historii kontrol každého stroje.

Scénář 2: Průzkum spokojenosti zaměstnanců

Personální oddělení chce provést anonymní průzkum mezi zaměstnanci. Vytvoří formulář Průzkum spokojenosti se sdíleným veřejným odkazem a poli:

• Oddělení - selectbox se seznamem oddělení
• Roky ve firmě - selectbox s rozpětími
• Spokojenost s prací - selectbox 1 až 5
• Spokojenost s vedením - selectbox 1 až 5
• Spokojenost s benefity - selectbox 1 až 5
• Co oceňujete nejvíce - text na více řádků
• Co byste změnili - text na více řádků

HR rozešle veřejný odkaz všem zaměstnancům e-mailem. Zaměstnanci vyplní formulář bez přihlášení, takže je zachována anonymita. Po uzavření průzkumu HR vyexportuje data do Excelu pro statistické zpracování. Díky číselným hodnotám může systém automaticky spočítat průměrné skóre spokojenosti.

Scénář 3: Evidence docházky na firemních školeních

Vzdělávací koordinátor potřebuje evidovat účast na školeních a zajistit podepsané prezenční listiny. Vytvoří formulář Prezenční listina s poli:

• Název školení - text
• Datum konání - datum
• Lektor - výběr uživatele
• Účastníci - vnořená tabulka s poli Jméno (text), Oddělení (text), Podpis (nahrání fotky podpisu)
• Hodnocení lektora - selectbox 1 až 5
• Poznámky - text na více řádků
• Certifikát - nahrání PDF certifikátu

Koordinátor před školením vytvoří záznam s předvyplněným názvem a datem. Během školení postupně doplní účastníky pomocí vnořené tabulky. Každý účastník podepíše na tabletu a jeho digitální podpis se nahraje jako fotografie. Po skončení se nahraje PDF certifikát. Všechny tyto dokumenty jsou centrálně archivovány a kdykoliv dostupné pro případný audit.

Řešení problémů

Nevidím formulář v seznamu

Pokud určitý typ formuláře nevidíte v horním přehledu složek, zkontrolujte následující:

• Máte nastavena přístupová práva k modulu Formuláře? Kontaktujte administrátora.
• Je formulář aktivní? Administrátor mohl formulář dočasně vypnout.
• Máte specifická práva na daný formulář? I když máte globální práva, administrátor mohl omezit přístup k tomuto konkrétnímu formuláři.

Nemohu upravit vyplněný formulář

Pokud u záznamu nevidíte ikonu tužky pro editaci nebo je tlačítko Upravit neaktivní, pravděpodobně nemáte oprávnění tento záznam upravovat. Vaše práva mohou být omezena na:

• Pouze vlastní záznamy - můžete upravit jen formuláře, které jste sami vyplnili
• Záznamy vybraných osob - můžete upravit jen formuláře určitých kolegů
• Žádná práva k editaci - můžete pouze zobrazovat, ale ne upravovat

Kontaktujte administrátora pro rozšíření vašich práv, pokud potřebujete upravovat více záznamů.

Nevidím všechna pole formuláře

Některá pole formuláře mohou být skrytá z následujících důvodů:

• Administrátor omezil viditelnost pole jen pro vybrané uživatele
• Vaše pozice nebo skupina nemá přístup k danému poli
• Pole je nastaveno jako skryté v aktuální konfiguraci formuláře

Pokud potřebujete vidět více polí, konzultujte s administrátorem systému.

Import z Excelu selhal

Při importu dat z XLSX souboru může dojít k chybě z těchto důvodů:

• Názvy sloupců v první řadě Excelu neodpovídají přesně názvům polí v definici formuláře
• Data v buňkách nejsou ve správném formátu pro daný typ pole
• Chybí hodnoty v povinných polích
• Soubor není ve formátu XLSX nebo je poškozen

Zkontrolujte data v souboru a ujistěte se, že odpovídají struktuře formuláře. Při problémech kontaktujte administrátora.

E-mailové upozornění nepřišlo

Pokud jste neobdrželi očekávané e-mailové upozornění při vyplnění formuláře nebo blížícím se termínu:

• Zkontrolujte složku nevyžádané pošty (spam)
• Ověřte, že máte v profilu správně zadanou e-mailovou adresu
• Ujistěte se, že jste uvedeni v nastavení formuláře jako příjemci upozornění
• U blížících se termínů zkontrolujte, že je datum správně zadané a upozornění není již odesláno

Pokud problém přetrvává, kontaktujte technickou podporu.

FAQ - Nejčastější otázky

Mohu vytvořit vlastní formulář bez pomoci administrátora?

Ne, vytváření nových typů formulářů a definice jejich polí vyžaduje administrátorská práva. Běžní uživatelé mohou pouze vyplňovat již vytvořené formuláře. Pokud potřebujete nový typ formuláře, kontaktujte administrátora s požadavkem na jeho vytvoření.

Jak dlouho se uchovávají vyplněné formuláře?

Vyplněné formuláře se uchovávají neomezeně dlouho až do jejich explicitního smazání administrátorem nebo oprávněnou osobou. Smazané záznamy jsou přesunuty do koše, odkud je lze obnovit nebo trvale odstranit.

Mohu exportovat data z formulářů?

Ano, data z přehledové tabulky můžete exportovat pomocí tlačítka Excel nad tabulkou. Export obsahuje všechny zobrazené sloupce a záznamy odpovídající aktuálně nastaveným filtrům. Soubor se stáhne ve formátu XLSX.

Vidí ostatní mé rozpracované formuláře?

Ne, formulář se zobrazí ostatním uživatelům až po uložení tlačítkem Uložit. Pokud dialog zavřete bez uložení, žádná data se neuloží a nikdo formulář neuvidí. Rozpracované formuláře nelze ukládat jako koncepty.

Mohu změnit již vyplněný formulář?

Ano, pokud máte oprávnění k editaci daného záznamu. Všechny změny se zaznamenávají do historie formuláře včetně informace o datu změny, osobě která změnu provedla a popisu změněných polí. Historie změn je součástí detailu každého záznamu.

Zkratky a pojmy

• Formulář - typ nebo šablona definující strukturu polí pro evidenci dat
• Záznam - konkrétní vyplněná instance formuláře s daty
• Pole - jednotlivý prvek formuláře pro zadání hodnoty (text, datum, číslo atd.)
• Vnořená tabulka - pole typu tabulka umožňující vložit více řádků podřízených záznamů
• Koš - místo pro smazané záznamy před jejich trvalým odstraněním
• Globální práva - obecná přístupová práva uživatele platná pro všechny formuláře
• Specifická práva - přístupová práva definovaná individuálně pro konkrétní formulář
• Veřejný odkaz - URL adresa umožňující vyplnit formulář bez přihlášení do systému