Soubory v2 (FilesWebDav)

1. Přehled modulu

Účel modulu Soubory v2

Modul Soubory v2 v aplikaci eIntranet.net slouží jako centrální firemní úložiště dokumentů, které nahrazuje roztříštěné síťové disky i externí cloudová úložiště. Soubory jsou organizované do stromu adresářů a podadresářů a jsou dostupné jak přímo v internetovém prohlížeči, tak synchronizované do počítače (desktopová aplikace pro Windows) a do telefonu (mobilní aplikace pro Android). Přístup k jednotlivým složkám i souborům lze přesně řídit pomocí detailních oprávnění.

Klíčové funkce modulu Soubory v2

Stromová struktura adresářů a podadresářů s neomezeným zanořením
Nahrávání souborů přetažením (drag & drop), až 60 souborů najednou
Dvě zobrazení obsahu složky: tabulkové a dlaždicové (soubory vedle sebe)
Kopírování, vyjímání a vkládání souborů mezi složkami
Hromadné stažení a hromadné mazání označených souborů
Koš se samostatným obnovením smazaných souborů i složek
Globální vyhledávání souborů podle názvu s pokročilými filtry
Sdílení souboru nebo složky externím veřejným odkazem (bez přihlášení)
Automatické verzování souborů při nahrání souboru stejného názvu
Synchronizace s počítačem (Windows) a s mobilním telefonem (Android)
Detailní oprávnění na úrovni modulu i jednotlivých složek

Cílová skupina

Modul Soubory v2 je určen všem zaměstnancům, kteří potřebují sdílet a spravovat firemní dokumenty. Běžní uživatelé nahrávají, prohlížejí a stahují soubory, vedoucí pracovníci spravují obsah složek a administrátoři nastavují přístupová oprávnění a sdílení.

2. Přístup a nastavení

Jak se dostat do modulu Soubory v2

Modul Soubory v2 otevřete z hlavního menu aplikace volbou Soubory v2. V záhlaví modulu jsou navíc k dispozici odkazy ke stažení doprovodných aplikací:

Instalační soubor pro Windows (.exe) – desktopová synchronizační aplikace eIntranet.net-FilesSync.
Android – Google Play – mobilní aplikace pro synchronizaci souborů.
Nápověda pro FileSync Windows (.pdf) – uživatelská příručka k desktopové aplikaci.

Pokud máte oprávnění ke správě modulu, vidíte v záhlaví také odkaz Nastavení pro přechod do nastavení modulu Soubory v2.

Nastavení modulu Soubory v2

Nastavení modulu Soubory v2 najdete přes Nastavení → Soubory v2. Do nastavení mají přístup pouze administrátoři aplikace nebo uživatelé pověření správou tohoto modulu. Nastavení je rozděleno do dvou záložek: Uživatelská práva a Obecná nastavení.

Na záložce Uživatelská práva přidělíte úroveň přístupu k modulu Soubory v2 jednotlivým pozicím (skupinám uživatelů) i konkrétním uživatelům. Nastavení se ukládá automaticky ihned po výběru úrovně, není potřeba potvrzovat tlačítkem. Pomocí tlačítek Označit vše ve hlavičce sloupce přiřadíte danou úroveň hromadně.

Poznámka: Práva přidělená na pozici platí pro všechny uživatele dané pozice; práva přidělená konkrétnímu uživateli mají přednost.

Uživatelská práva v modulu Soubory v2

Modul Soubory v2 rozlišuje několik úrovní oprávnění. Úroveň určuje, co uživatel smí na úrovni celého modulu, a kombinuje se s právy nastavenými na jednotlivých složkách.

Úroveň přístupu	Co umožňuje
Bez přístupu	Uživatel modul Soubory v2 vůbec nevidí.
Práva pouze dle souborů/složek	Uživatel vidí jen ty složky, ke kterým mu byla práva výslovně přidělena na úrovni jednotlivých složek.
Číst vše + práva dle souborů	Uživatel může číst (prohlížet a stahovat) všechny složky a dále má práva dle nastavení jednotlivých složek.
Číst vše / Vytvářet nové + práva dle souborů	Uživatel může číst vše a vytvářet nové složky a nahrávat soubory.
Číst / Upravovat vše / Vytvářet nové + práva dle souborů	Uživatel může navíc upravovat (přejmenovat, přesouvat, kopírovat) soubory a složky.
Číst / Upravovat / Mazat vše + práva dle souborů	Uživatel může navíc mazat soubory a složky a pracovat s košem.
Číst / Upravovat / Mazat / Nastavovat práva + NADŘAZENO právům u souborů	Nejvyšší úroveň: uživatel může nastavovat přístupová práva ke složkám a vytvářet externí sdílené odkazy. Tato úroveň je nadřazena právům nastaveným u jednotlivých složek.

Tip: Pro běžné zaměstnance volte úroveň „Číst vše / Vytvářet nové", pro vedoucí „Číst / Upravovat / Mazat vše" a pro správce dokumentů nejvyšší úroveň s možností nastavovat práva a sdílet.

3. Uživatelské rozhraní

Hlavní obrazovka modulu Soubory v2

Hlavní obrazovka modulu Soubory v2 je rozdělena na dvě části. Vlevo je strom adresářů, vpravo obsah aktuálně vybrané složky. V horní liště se zobrazují souhrnné údaje: počet adresářů, počet souborů a jejich celková velikost v MB.

V horní liště jsou dále ovládací prvky: vyhledávání souborů, přepínání typu zobrazení, práce s označenými soubory, tlačítko Koš a tlačítko Nahrát soubory. Které prvky jsou dostupné, závisí na vašich oprávněních k vybrané složce.

Navigace ve stromu adresářů modulu Soubory v2

Strom adresářů v modulu Soubory v2 zobrazuje hierarchii složek. Kliknutím na složku ji vyberete a vpravo se načte její obsah. Pod stromem jsou tlačítka Rozbalit vše a Sbalit vše pro rychlé otevření či zavření celé struktury a tlačítko Vytvořit adresář.

Kliknutím pravým tlačítkem na složku ve stromu otevřete kontextové menu s akcemi pro danou složku (vytvoření podadresáře, úprava/přesun, smazání, sdílení). Nabídka se přizpůsobí vašim oprávněním k dané složce. Modul navíc automaticky zjišťuje změny a obsah pravidelně obnovuje, aby zobrazoval aktuální stav.

Typy zobrazení obsahu složky v modulu Soubory v2

Obsah složky v modulu Soubory v2 lze zobrazit dvěma způsoby, mezi kterými se přepíná ikonami v horní liště:

Tabulkové zobrazení – soubory v přehledné tabulce se sloupci název, typ, velikost, vytvořil a datum, s možností řazení, vyhledávání a hromadného výběru.
Soubory vedle sebe – dlaždicové zobrazení s ikonami souborů, vhodné pro rychlou vizuální orientaci.

4. Základní operace

Vytvoření nového adresáře v modulu Soubory v2

Návod na vytvoření adresáře v modulu Soubory v2:

Klikněte na tlačítko Vytvořit adresář pod stromem složek, nebo pravým tlačítkem na nadřazenou složku a zvolte Vytvořit podadresář.
V dialogu Vytvoření/úprava adresáře vyberte Nadřazený adresář.
Zadejte název nové složky.
Máte-li nejvyšší oprávnění, můžete nastavit přístupová práva (viz část o oprávněních složky).
Klikněte na Uložit.

Poznámka: Pro vytvoření podadresáře musíte mít k nadřazené složce oprávnění vytvářet nové.

Nahrání souborů v modulu Soubory v2

Návod na nahrání souborů do modulu Soubory v2:

Vyberte ve stromu cílovou složku.
Klikněte na tlačítko Nahrát soubory.
V dialogu Nahrání souborů do adresáře zkontrolujte pole Do adresáře a případně vyberte jinou složku.
Přetáhněte soubory do vyznačené plochy (drag & drop) nebo je vyberte z disku.
Soubory se nahrají; dialog uzavřete tlačítkem Uložit.

Poznámka: Najednou lze nahrát maximálně 60 souborů, každý do velikosti 100 MB. Nabízejí se pouze složky, do kterých máte právo zapisovat. Nahrajete-li soubor se stejným názvem, jako už ve složce existuje, modul Soubory v2 starý soubor automaticky uloží jako předchozí verzi a v seznamu zobrazí jen aktuální verzi.

Zobrazení a stažení souboru v modulu Soubory v2

Soubor v modulu Soubory v2 otevřete nebo stáhnete kliknutím na jeho název v seznamu. V tabulkovém zobrazení vidíte u každého souboru jeho typ, velikost, autora a datum vytvoření. Přes akci Informace o souboru zobrazíte podrobnosti a historii souboru.

Přejmenování souboru v modulu Soubory v2

Návod na přejmenování souboru v modulu Soubory v2:

V dlaždicovém zobrazení klikněte pravým tlačítkem na soubor a zvolte Přejmenovat, nebo použijte akci u souboru v tabulkovém zobrazení.
Zadejte nový název a potvrďte.

Poznámka: Přejmenování vyžaduje oprávnění upravovat soubory v dané složce.

Mazání souborů a složek v modulu Soubory v2

Návod na smazání souboru v modulu Soubory v2:

U souboru zvolte akci Odstranit (v tabulce ikonou, v dlaždicích přes kontextové menu).
Potvrďte dotaz Opravdu chcete smazat tento soubor? tlačítkem Ano.

Složku smažete pravým tlačítkem ve stromu a volbou Smazat. Smazáním složky se do koše přesune i celý její obsah (podsložky a soubory).

Poznámka: Mazání vyžaduje oprávnění mazat v dané složce. Smazané položky se přesouvají do koše, odkud je lze obnovit. Hlavní (kořenovou) složku nelze smazat.

Vyhledávání souborů v modulu Soubory v2

Návod na vyhledání souborů v modulu Soubory v2:

Klikněte na ikonu Vyhledat soubory (lupa) v horní liště.
Zadejte alespoň 2 znaky z názvu souboru. Výsledky se zobrazují průběžně při psaní.
Volitelně otevřete Pokročilé vyhledávání a zúžte hledání podle pole Vytvořil (autor), Velikosti (KB/MB/GB) nebo rozsahu Data.
U nalezeného souboru vidíte jeho Úplnou cestu; tlačítkem Přejít do složky se přesunete do složky, kde soubor leží.

Poznámka: Vyhledávání prohledává celý strom, ale zobrazí pouze soubory ve složkách, ke kterým máte přístup. Při velkém počtu výsledků se zobrazí jen jejich část s výzvou k upřesnění hledání.

5. Pokročilé funkce

5.1 Hromadné operace s označenými soubory v modulu Soubory v2

V tabulkovém zobrazení modulu Soubory v2 lze označit více souborů pomocí zaškrtávacích polí (tlačítka Označit vše / Odznačit vše). Počet označených souborů se zobrazuje na odznaku v horní liště. S označenými soubory jsou k dispozici tyto akce:

Akce	Popis	Potřebné oprávnění
Stáhnout označené soubory	Stáhne všechny označené soubory do počítače.	Čtení složky
Kopírovat označené soubory	Připraví označené soubory ke zkopírování do jiné složky.	Upravovat
Vyjmout označené soubory	Připraví označené soubory k přesunu do jiné složky.	Upravovat
Vložit soubory ze schránky	Vloží zkopírované/vyjmuté soubory do aktuálně vybrané složky.	Vytvářet nové v cílové složce
Odstranit označené soubory	Přesune označené soubory do koše.	Mazat

5.2 Kopírování a přesun souborů v modulu Soubory v2

Návod na zkopírování nebo přesun souborů v modulu Soubory v2:

Označte soubory zaškrtnutím.
Klikněte na Kopírovat (zachová původní) nebo Vyjmout (přesune).
Přejděte do cílové složky.
Klikněte na Vložit soubory ze schránky.

Poznámka: Při kopírování vznikne v cílové složce nová kopie souboru. Při vyjmutí se soubor ze zdrojové složky odebere a přesune do cílové.

5.3 Stažení označených souborů z modulu Soubory v2

Modul Soubory v2 umožňuje hromadně stáhnout více souborů najednou. Označte požadované soubory zaškrtnutím a klikněte na ikonu Stáhnout označené soubory. Jednotlivé soubory se otevřou ke stažení a výběr se poté automaticky vyprázdní.

5.4 Sdílení externím odkazem v modulu Soubory v2

Modul Soubory v2 umožňuje sdílet soubor nebo celou složku veřejným odkazem, který funguje bez přihlášení do aplikace. Tuto funkci mohou používat pouze uživatelé s nejvyšším oprávněním (nastavovat práva) k dané složce.

Návod na vytvoření externího odkazu v modulu Soubory v2:

U souboru klikněte na ikonu Sdílet externím odkazem, nebo pravým tlačítkem na složku zvolte Sdílet složku externím odkazem.
V dialogu Vytvoření externího odkazu nastavte pole Odkaz platný do (výchozí je 14 dní).
Zadejte Povolen počet zobrazení/stažení (0 znamená neomezeně, výchozí hodnota je 2).
Klikněte na Vytvořit odkaz.
Vygenerovaný odkaz zkopírujte tlačítkem Kopírovat a předejte příjemci.

Poznámka: Z bezpečnostních důvodů se již vytvořený odkaz znovu nezobrazuje. V dialogu vidíte přehled existujících sdílení (datum vytvoření, kdo vytvořil, platnost, povolený a skutečný počet stažení). Sdílení můžete kdykoli zrušit tlačítkem Odvolat.

5.5 Koš a obnovení smazaných položek v modulu Soubory v2

Modul Soubory v2 obsahuje koš pro smazané soubory a složky. Koš otevřete tlačítkem Koš v horní liště; číslo na odznaku ukazuje počet položek v koši.

V koši lze přepínat Rozsah zobrazení:

Tato složka – zobrazí položky smazané přímo z aktuálně vybrané složky.
Všechny složky – zobrazí všechny smazané položky napříč celým úložištěm.

Koš je rozdělen na Smazané složky a Smazané soubory s informací, kdo a kdy položku smazal. Položku obnovíte ikonou Obnovit a potvrzením dotazu. Tlačítkem Zavřít koš se vrátíte do běžného zobrazení.

Poznámka: Obnovení i zobrazení smazaných položek vyžaduje příslušná oprávnění k dané složce.

5.6 Verzování souborů v modulu Soubory v2

Modul Soubory v2 automaticky verzuje soubory. Nahrajete-li do složky soubor se stejným názvem, jako už existuje, předchozí soubor se uloží jako starší verze a v seznamu se zobrazí pouze aktuální verze. Historie verzí zůstává zachována a je dostupná přes informace o souboru.

6. Synchronizace a integrace modulu Soubory v2

6.1 Desktopová synchronizace pro Windows v modulu Soubory v2

Modul Soubory v2 lze synchronizovat s počítačem pomocí desktopové aplikace eIntranet.net-FilesSync pro Windows. Instalační soubor (.exe) i uživatelskou příručku (.pdf) stáhnete z odkazů v záhlaví modulu. Po instalaci se počítač spáruje s vaším účtem a soubory se obousměrně synchronizují mezi úložištěm a počítačem.

Poznámka: Každé zařízení má vlastní párovací údaje, nezávislé na přihlášení do mobilní aplikace. Správce může párování zařízení kdykoli odvolat.

6.2 Mobilní aplikace pro Android v modulu Soubory v2

Modul Soubory v2 nabízí synchronizaci s mobilním telefonem prostřednictvím aplikace pro Android dostupné na Google Play (odkaz je v záhlaví modulu). Díky tomu máte firemní dokumenty po ruce i v telefonu.

6.3 Přístup přes WebDAV v modulu Soubory v2

Úložiště modulu Soubory v2 je postavené nad protokolem WebDAV, což umožňuje synchronizaci souborů mezi serverem a klientskými zařízeními (počítač, telefon). Synchronizace respektuje stejná přístupová oprávnění jako webové rozhraní – uživatel přes synchronizaci vidí pouze složky, ke kterým má práva.

7. Oprávnění na úrovni složek v modulu Soubory v2

Typy práv u jednotlivých složek modulu Soubory v2

U každé složky v modulu Soubory v2 lze (s nejvyšším oprávněním) určit, jak se počítají přístupová práva. V dialogu úpravy složky vyberte Typ práv:

Dle globálních práv v nastavení – použijí se práva z nastavení modulu.
Zděděná práva z nadřazeného adresáře – složka převezme práva nadřazené složky.
Nastavím práva zde – zobrazí se tabulka, kde nastavíte konkrétní práva pro pozice i jednotlivé uživatele.

Při volbě Nastavím práva zde přidělíte každé pozici a uživateli jednu z úrovní: bez přístupu, číst, číst/vytvářet nové, číst/upravovat/vytvářet nové, číst/upravovat/mazat. Tlačítka Označit vše umožní hromadné přiřazení úrovně.

Tip: Práva u složek se kombinují s globální úrovní modulu. Uživatel s nejvyšší úrovní modulu (nastavovat práva) má přístup nadřazený nastavení jednotlivých složek.

8. Řešení problémů v modulu Soubory v2

Nejčastější situace v modulu Soubory v2

Situace	Řešení
Vidím hlášku „Nemáte oprávnění k zobrazení obsahu tohoto adresáře."	K dané složce nemáte právo čtení. Požádejte správce modulu Soubory v2 o přidělení oprávnění.
Chybí tlačítko Nahrát soubory nebo Vytvořit adresář.	K vybrané složce nemáte právo vytvářet nové položky. Vyberte složku, kam smíte zapisovat, nebo požádejte o vyšší oprávnění.
Při nahrávání se zobrazí „Můžete nahrát maximálně 60 souborů."	Rozdělte nahrávání do více dávek po nejvýše 60 souborech.
Nahraný soubor přepsal stávající.	Soubor stejného názvu se uloží jako nová verze; starší verze zůstává v historii souboru a lze ji dohledat.
Omylem jsem smazal soubor nebo složku.	Otevřete Koš, případně přepněte rozsah na Všechny složky, a položku obnovte ikonou Obnovit.
Vyhledávání nic nenajde.	Zadejte alespoň 2 znaky názvu nebo použijte pokročilé filtry. Hledají se jen soubory ve složkách, ke kterým máte přístup.

Tipy pro efektivní práci s modulem Soubory v2

Udržujte přehlednou strukturu složek a používejte dědičnost práv z nadřazené složky.
Pro rychlé sdílení dokumentu mimo firmu využijte externí odkaz s omezenou platností a počtem stažení.
Pro práci s velkým objemem dokumentů nainstalujte desktopovou synchronizaci pro Windows.
Před smazáním složky si ověřte její obsah – smaže se i vše uvnitř (lze však obnovit z koše).

Wiki - eIntranet.net