Listinná pošta
Přehled
Modul Listinná pošta slouží k evidenci a správě příchozí i odchozí fyzické (listinné) pošty ve vaší společnosti. Umožňuje zaznamenávat detaily o doručených a odeslaných zásilkách, přiřazovat řešitele, sledovat stavy vyřízení a uchovávat elektronické kopie dokumentů. Modul podporuje tisk adresních štítků a generování podacích archů pro Českou poštu.
Klíčové funkce
- Evidence doručené i odeslané listinné pošty
- Sledování stavu vyřízení doručené pošty (Nový, Řeší se, Vyřízeno)
- Přiřazení řešitelů a další řešitelé pro doručenou poštu
- Propojení s adresami z modulu CRM
- Nahrávání naskenovaných příloh k zásilkám
- Tisk adresních štítků na obálky pro odeslanou poštu
- Generování podacího archu pro Českou poštu
- Propojení s modulem Datové schránky (ISDS)
- Export dat do Excelu a tisk přehledů
Přístup a nastavení
Jak se dostat do modulu
Navigační cesta v systému závisí na konfiguraci vašeho menu. Modul je typicky dostupný v hlavním menu aplikace pod názvem Listinná pošta.
Nastavení modulu
Administrátoři s příslušnými právy mohou konfigurovat modul pomocí ikony Nastavení v pravém horním rohu stránky modulu. V nastavení lze nakonfigurovat:
- Druhy zásilek (Doporučený dopis, Balík, Expresní zásilka atd.)
- Použití rozlišení Vnitrostátní/Mezinárodní zásilky
- Stavy doručení pro odeslanou poštu
- Evidenční číslování - zda číslovat společně doručenou i odeslanou poštu
- Výchozí řešitel pro zásilky převzaté z datových schránek
- Údaje pro podací arch České pošty (podavatel, odesílatel, číslo zákaznické karty)
Uživatelská práva
| Úroveň oprávnění | Popis |
|---|---|
| 0 | Bez přístupu k modulu |
| 1 | Pouze prohlížení záznamů |
| 2 | Přidávání nových záznamů a úprava vybraných polí |
| 3+ | Úprava všech polí včetně evidenčního čísla a data příjmu/odeslání |
| 4+ | Přístup ke smazaným záznamům |
Poznámka: Uživatel přiřazený jako řešitel má právo upravovat vybraná pole záznamu doručené pošty i s nižší úrovní oprávnění (např. přidat přílohy, poznámky, změnit stav).
Uživatelské rozhraní
Hlavní obrazovka
Po otevření modulu vidíte dvě hlavní záložky:
- Doručená pošta (ikona šipky dolů) - evidence příchozích zásilek
- Odeslaná pošta (ikona šipky nahoru) - evidence odchozích zásilek
Každá záložka obsahuje:
- Panel s filtry pro vyhledávání záznamů
- Výběr roku pro zobrazení záznamů
- Tabulku se seznamem zásilek
- Akční tlačítka (Přidat záznam, Smazané, Tisk štítků, Podací arch)
Filtry pro doručenou poštu
Panel filtrů umožňuje rychle najít požadované záznamy podle následujících kritérií:
- Druh zásilky: Typ zásilky (pokud je funkce aktivní v nastavení)
- Vnitrostátní/Mezinárodní: Filtr podle původu zásilky
- Evidenční číslo: Výběr konkrétního evidenčního čísla
- Přijal: Kdo zásilku fyzicky přijal
- Datum příjmu: Rozsah data od-do
- V obsahu/popisu: Fulltextové vyhledávání v obsahu záznamu
- Stav: Nový (0), Řeší se (1), Vyřízeno (2)
- Pobočka/kancelář: Místo příjmu zásilky
- Řeší: Přiřazený řešitel
- Odesílatel: Hledání podle odesílatele zásilky
Použití filtrů:
- Klikněte na záhlaví karty Filtr nebo ikonu + pro rozbalení panelu filtrů
- Vyplňte požadovaná kritéria
- Klikněte na tlačítko Vyhledat (ikona lupy)
- Pro zrušení všech filtrů klikněte na tlačítko Zrušit (ikona X)
Filtry pro odeslanou poštu
Odeslaná pošta nabízí podobné filtry přizpůsobené odchozí korespondenci:
- Druh zásilky: Typ odeslané zásilky
- Vnitrostátní/Mezinárodní: Směr zásilky
- Evidenční číslo: Identifikace zásilky
- Odeslal: Kdo zásilku odeslal
- Datum odeslání: Rozsah data od-do
- V obsahu/popisu: Fulltextové vyhledávání
- Pobočka/kancelář: Místo odeslání
- Adresát: Hledání podle příjemce zásilky
Filtrování dle roku
V horní části tabulky můžete vybrat rok, za který chcete zobrazit záznamy. Systém nabízí roky od nejstaršího záznamu v databázi až po současnost. Výběrem možnosti ---Vše--- zobrazíte záznamy ze všech let.
Základní operace
Přidání nové doručené pošty
Vyžaduje oprávnění: úroveň 2 a vyšší
- Přepněte na záložku Doručená pošta (ikona šipky dolů)
- Klikněte na tlačítko Přidat záznam/poštu (zelené tlačítko s ikonou +)
- V dialogovém okně vyplňte povinná a volitelná pole:
- Datum příjetí: Datum, kdy byla zásilka doručena (předvyplněno dnešní datum)
- Podací číslo: Číslo zásilky od přepravce (volitelné)
- Druh zásilky: Výběr typu zásilky ze seznamu
- Vnitrostátní/Mezinárodní: Určení původu zásilky
- Přijal: Výběr zaměstnance, který zásilku přijal (předvyplněn přihlášený uživatel)
- Pobočka/kancelář: Místo, kde byla zásilka přijata
- Odesílatel: Jméno a adresa odesílatele (lze vybrat z historie nebo zadat nově)
- Odesílatel (z CRM): Alternativně vyberte adresu z modulu CRM (pokud je aktivní)
- Řeší/bude řešit: Hlavní řešitel zodpovědný za vyřízení (předvyplněn přihlášený uživatel)
- Další řešitelé: Můžete přidat další zaměstnance zapojené do řešení (multi-select)
- Stav: Nový, Řeší se, Vyřízeno
- Obsah/popis: Stručný popis obsahu zásilky nebo účelu
- Přílohy/naskenované dokumenty: Přetáhněte nebo klikněte pro nahrání souborů
- Klikněte na tlačítko Uložit
Tip: Pokud zadáváte odesílatele ručně poprvé, systém si jej uloží do historie a při příštím zadávání budete moci vybrat ze seznamu.
Přidání nové odeslané pošty
Vyžaduje oprávnění: úroveň 2 a vyšší
- Přepněte na záložku Odeslaná pošta (ikona šipky nahoru)
- Klikněte na tlačítko Přidat záznam/poštu
- Vyplňte formulář:
- Datum odeslání: Datum, kdy byla zásilka odeslána
- Podací číslo: Sledovací číslo přepravce (po odeslání)
- Stav doručení: Pokud je funkce aktivní - stav zásilky (např. "Odesláno", "Doručeno")
- Druh zásilky: Typ odeslané zásilky
- Vnitrostátní/Mezinárodní: Cíl zásilky
- Odeslal: Zaměstnanec, který zásilku odeslal
- Pobočka/kancelář: Místo odeslání
- Adresát: Jméno a adresa příjemce (lze vybrat z historie nebo zadat nově)
- Adresát (z CRM): Alternativně vyberte adresu z CRM
- Obsah/popis: Popis obsahu zásilky
- Přílohy/naskenované dokumenty: Elektronické kopie odeslaných dokumentů
- Klikněte na Uložit
Tip: Pokud zadáte celou adresu adresáta do pole Adresát, budete ji moci později použít pro tisk štítků nebo generování podacího archu.
Zobrazení detailu doručené pošty
- V tabulce doručené pošty klikněte na evidenční číslo záznamu nebo na ikonu Detail ve sloupci Akce
- Na detailní stránce vidíte všechny informace o zásilce, včetně:
- Evidenční číslo/rok
- Pobočka/kancelář
- Druh zásilky a Vnitrostátní/Mezinárodní
- Datum přijetí a Podací číslo
- Kdo přijal a Odesílatel
- Řeší (hlavní řešitel + další řešitelé)
- Aktuální stav vyřízení
- Obsah/popis zásilky
- Přílohy (s možností stáhnout vše najednou)
- Historie poznámek
- Propojení s datovou zprávou (pokud existuje)
Úprava záznamu doručené pošty
V detailu záznamu můžete upravovat jednotlivá pole kliknutím na ikonu Upravit (tužka) vedle příslušného pole. Dostupnost úprav závisí na vašich právech a na tom, zda jste přiřazeni jako řešitel.
Pole, která může upravovat přiřazený řešitel (úroveň oprávnění 1+):
- Pobočka/kancelář
- Odesílatel
- Řeší (přiřazení řešitelů)
- Stav
- Přidání příloh a poznámek
Pole vyžadující vyšší oprávnění (úroveň 2+):
- Druh zásilky
- Vnitrostátní/Mezinárodní
- Podací číslo
Pole vyžadující administrátorská práva (úroveň 3+):
- Evidenční číslo
- Datum přijetí
- Přijal
- Obsah/popis
Přidání přílohy k záznamu
- Otevřete detail záznamu doručené nebo odeslané pošty
- V sekci Přílohy klikněte na tlačítko Přidat soubor
- V dialogovém okně klikněte do oblasti pro nahrání nebo přetáhněte soubory
- Vyberte jeden nebo více souborů ze svého počítače (max. 60 souborů, každý do 100 MB)
- Soubory se automaticky nahrají
- Klikněte na Uložit
Přidání poznámky k záznamu
- V detailu záznamu doručené pošty přejděte do sekce Poznámky
- Klikněte na tlačítko Přidat poznámku
- Zadejte text poznámky (např. "Odesláno do XY oddělení ke zpracování")
- Klikněte na Uložit
Poznámky jsou zaznamenány s časovou značkou a jménem autora, vytváří tak auditní stopu komunikace o zásilce.
Změna stavu doručené pošty
- V detailu záznamu klikněte na ikonu Upravit (tužka) vedle pole Stav
- Vyberte nový stav:
- Nový: Zásilka byla zaznamenána, ale ještě nebyla přiřazena k řešení
- Řeší se: Zásilka je aktivně zpracovávána
- Vyřízeno: Zásilka byla kompletně vyřízena
- Klikněte na Uložit
Smazání záznamu
- V tabulce se záznamami najděte zásilku, kterou chcete smazat
- Ve sloupci Akce klikněte na ikonu Smazat (koš)
- Potvrďte smazání v dialogovém okně
Poznámka: Smazané záznamy nejsou trvale odstraněny, ale jsou označeny jako smazané. Uživatelé s oprávněním úrovně 4+ mogli zobrazit smazané záznamy kliknutím na tlačítko Smazané.
Pokročilé funkce
Tisk štítků na obálky (odeslaná pošta)
Modul umožňuje vytisknout adresní štítky ve formátu 70 x 42,3 mm (A4) přímo z uložených adres odeslaných zásilek.
- Přepněte na záložku Odeslaná pošta
- Klikněte na tlačítko Tisk štítků na obálky (modré tlačítko s ikonou tiskárny)
- Otevře se dialog s mřížkou 3 x 7 (21 štítků na jeden list A4)
- Pro každé pole štítku vyberte adresu ze seznamu dostupných adresátů
- Volitelně zaškrtněte možnost Vytisknout včetně posledního evidenčního čísla na danou adresu
- Klikněte na tlačítko Vytvořit pro tisk
- Otevře se nové okno s náhledem štítků
- V prohlížeči Chrome nastavte tisk:
- Okraje: žádné
- Měřítko: 100%
- Vytiskněte na štítky formátu 70 x 42,3 mm
Tip: Systém si pamatuje adresy, které jste již použili v odeslaných zásilkách, takže nemusíte zadávat adresy ručně.
Podací arch pro Českou poštu
Modul dokáže automaticky generovat podací arch České pošty s předvyplněnými údaji z vašich odeslaných zásilek.
- Přepněte na záložku Odeslaná pošta
- Volitelně nastavte filtry (např. datum odeslání, druh zásilky) pro výběr relevantních zásilek
- Klikněte na tlačítko Podací arch pro ČP (modré tlačítko s ikonou uložení)
- V dialogovém okně vyplňte nebo zkontrolujte hlavičkové údaje:
- Podavatel: Jméno fyzické osoby podávající zásilku
- Odesílatel: Název vaší organizace
- Číslo zákaznické karty: Vaše číslo u České pošty (pokud máte)
- Úhrada ceny: Způsob platby (hotovost, převodem, kreditem atd.)
- Do poznámky: Můžete zvolit, co se zobrazí v poznámce (evidenční číslo, druh zásilky)
- V tabulce vyberte až 10 zásilek, které chcete uvést na podacím archu:
- Adresát: Výběr ze zásilek odeslaných v posledních 14 dnech
- Dobírka: Částka dobírky (pokud je)
- Udaná cena: Cena obsahu zásilky
- Doplňkové služby: Např. "Do vlastních rukou"
- Klikněte na tlačítko Vygenerovat
- Systém vygeneruje PDF dokument s podacím archem
- Vytiskněte a použijte při podání zásilek na poště
Poznámka: Hlavičkové údaje (podavatel, odesílatel, číslo karty) se automaticky uloží při prvním vygenerování a budou předvyplněny při dalším použití funkce.
Export dat do Excelu
- V tabulce se záznamyi nastavte filtry podle potřeby
- Nad tabulkou klikněte na tlačítko Excel
- Systém vygeneruje a stáhne soubor ve formátu Excel (.xlsx) obsahující všechny zobrazené záznamy
Tip: Export respektuje aktivní filtry, takže můžete exportovat pouze vybranou podmnožinu záznamů.
Tisk přehledu
- V tabulce nastavte požadované filtry
- Klikněte na tlačítko Print nad tabulkou
- Otevře se tiskový dialog prohlížeče s náhledem tabulky optimalizované pro tisk
- Vytiskněte nebo uložte jako PDF
Přizpůsobení zobrazených sloupců
- Klikněte na tlačítko Viditelnost sloupců (ColVis) nad tabulkou
- Zaškrtněte nebo odškrtněte sloupce, které chcete zobrazit nebo skrýt
- Nastavení se automaticky uloží pro váš účet
Stažení všech příloh najednou
- V detailu záznamu přejděte do sekce Přílohy
- Klikněte na tlačítko Stáhnout vše
- Všechny připojené soubory se postupně stáhnou do vašeho počítače (s prodlevou 800 ms mezi soubory)
Integrace s dalšími moduly
Modul CRM - Správa kontaktů
Modul Listinná pošta je propojen s modulem CRM, což umožňuje:
- Výběr odesílatele/adresáta z CRM: Při vytváření záznamu můžete vybrat adresu přímo ze seznamu firem, poboček a kontaktů v CRM
- Automatické doplnění adresy: Vybraná adresa z CRM se automaticky použije včetně ulice, města a PSČ
- Propojení záznamu: Záznam pošty zůstane propojen s entitou v CRM (firma, pobočka, kontaktní osoba)
Jak použít:
- V dialogu pro přidání doručené/odeslané pošty najděte sekci Odesílatel (z CRM) nebo Adresát (z CRM)
- Ve výběrovém poli začněte psát název firmy nebo jméno kontaktu
- Vyberte správnou firmu, pobočku nebo kontakt ze seznamu
- Adresa se automaticky vyplní
Modul ISDS - Datové schránky
Pokud vaše organizace používá modul Datové schránky (ISDS), můžete propojit doručené datové zprávy s evidencí listinné pošty:
- Automatické převzetí do listinné pošty: V nastavení modulu můžete povolit automatické vytváření záznamů v listinné poště pro nové datové zprávy
- Propojení s detailem zprávy: V detailu doručené pošty se zobrazuje odkaz na původní datovou zprávu
- Výchozí řešitel: V nastavení určíte výchozího řešitele pro zásilky převzaté z datových schránek
Zobrazení propojené datové zprávy:
- Otevřete detail doručené pošty, která byla převzata z datové schránky
- V řádku Podací číslo najdete odkaz Datová zpráva s ikonou externího odkazu
- Kliknutím se přesunete do modulu Datové schránky na detail zprávy
Modul Schvalování
Pokud je aktivní modul Schvalování, můžete předat doručenou poštu do schvalovacího procesu:
- Otevřete detail doručené pošty
- V dolní části stránky klikněte na tlačítko Předat do modulu schvalování
- Vyplňte parametry schvalovacího procesu
- Klikněte na Odeslat ke schválení
Tato funkce je užitečná například pro faktury, smlouvy nebo jiné dokumenty vyžadující formální schválení.
Řešení problémů
Často kladené otázky
Otázka: Nemohu přidat nový záznam pošty, tlačítko "Přidat záznam/poštu" je neaktivní.
Řešení: Vaše uživatelské oprávnění pro modul Listinná pošta je nižší než úroveň 2. Kontaktujte administrátora systému a požádejte o zvýšení oprávnění.
Otázka: Chci upravit evidenční číslo záznamu, ale ikona úpravy se nezobrazuje.
Řešení: Úprava evidenčního čísla vyžaduje oprávnění úrovně 3 nebo vyšší. Tuto operaci může provést pouze administrátor modulu.
Otázka: Při tisku štítků na obálky nesedí adresy na štítky.
Řešení: Ujistěte se, že:
- Tisknete v prohlížeči Google Chrome
- V nastavení tisku máte nastaven okraj na žádné
- Měřítko je nastaveno na 100%
- Používáte štítky ve formátu přesně 70 x 42,3 mm
Otázka: V podacím archu pro ČP se mi nezobrazují některé zásilky.
Řešení: Podací arch zobrazuje pouze zásilky odeslané v posledních 14 dnech. Pokud máte aktivní filtry (datum, druh zásilky, vnitrostátní/mezinárodní), zobrazí se pouze zásilky odpovídající těmto filtrům. Pro zobrazení všech nedávných zásilek zrušte všechny filtry.
Otázka: Nemohu nahrát přílohu, zobrazuje se chyba o maximální velikosti souboru.
Řešení: Jednotlivé soubory nesmí překročit 100 MB. Pokud máte větší soubor, zkomprimujte jej (např. pomocí ZIP) nebo jej rozdělte na menší části. Pamatujte, že můžete nahrát až 60 souborů najednou.
Otázka: Po přiřazení řešitele nedostává notifikace o nové pošte.
Řešení: Notifikace závisí na nastavení upozornění v systému. Zkontrolujte:
- Zda má řešitel správně nastavený email v profilu
- Zda má zapnuté notifikace pro modul Listinná pošta
- Zda systém má správně nakonfigurovaný email server (kontaktujte administrátora)
Otázka: Jak mohu hromadně změnit stav více záznamů najednou?
Řešení: Modul aktuálně nepodporuje hromadné operace. Stav musíte měnit u každého záznamu jednotlivě v detailu. Pro rychlou práci můžete použít filtr pro zobrazení pouze záznamů v určitém stavu a postupně je procházet.
Tipy pro efektivní práci
- Využívejte předvyplňování: Systém si pamatuje dříve použité adresy, pobočky a další údaje, což šetří čas při opakovaném zadávání
- Přiřazujte řešitele ihned: Při přijetí pošty rovnou přiřaďte odpovědnou osobu, zabráníte tak ztrátě přehledu
- Popisujte obsah podrobně: Kvalitní popis v poli Obsah/popis usnadní pozdější vyhledávání a orientaci
- Skenujte přílohy co nejdříve: Naskenované dokumenty nahrajte co nejdříve po přijetí pošty, dokud je máte po ruce
- Používejte poznámky: Zaznamenávejte do poznámek průběh vyřizování, vytvořte tak historii komunikace
- Pravidelně aktualizujte stavy: Udržujte stavy záznamů aktuální, zejména přechod na "Vyřízeno" po dokončení
- Exportujte pro reporting: Využívejte export do Excelu pro vytváření přehledů a statistik
- Propojujte s CRM: Pokud odesílatel/adresát existuje v CRM, vždy jej vyberte odtud pro zachování konzistence dat
- Nastavte si filtry: Vytvořte si oblíbené kombinace filtrů (např. "Nevyřízené mnou", "Dnešní pošta") pro rychlý přístup
- Kontrolujte podací arch před tiskem: Před vygenerováním podacího archu zkontrolujte, zda máte vyplněná všechna potřebná pole (zejména dobírka a doplňkové služby)
Klávesové zkratky
Modul podporuje standardní klávesové zkratky prohlížeče:
- Tab: Přesun mezi poli ve formuláři
- Enter: Potvrzení formuláře (Uložit)
- Esc: Zavření dialogového okna
- Ctrl+F: Vyhledávání v tabulce (nativní funkce prohlížeče)