Listinná pošta

Přehled modulu

Modul Listinná pošta slouží k evidenci příchozí a odchozí listinné korespondence ve vaší organizaci. Umožňuje vést komplexní přehled o všech zásilkách, sledovat jejich vyřízení, tisknout štítky na obálky a připravovat podací archy pro Českou poštu.

Hlavní funkce modulu:

• Evidence příchozí pošty s přiřazením řešitelů
• Evidence odchozí pošty s možností tisku štítků
• Automatické generování evidenčních čísel ve formátu číslo/rok
• Integrace s modulem Datové schránky (možnost převést datovou zprávu na záznam listinné pošty)
• Integrace s CRM modulem pro výběr adres
• Připojení příloh a naskenovaných dokumentů
• Emailové notifikace řešitelům
• Tisk podacího archu pro Českou poštu
• Tisk štítků na obálky

Přístup k modulu

Modul Listinná pošta naleznete v hlavním menu systému eIntranet. Po otevření modulu vidíte dvě hlavní záložky:

• Doručená pošta - evidence příchozích zásilek
• Odeslaná pošta - evidence odchozích zásilek

Mezi záložkami můžete přepínat kliknutím na příslušné tlačítko v horní části obrazovky.

Uživatelská práva

Pro práci s modulem potřebujete odpovídající oprávnění:

• 0 - Bez přístupu: Modul není dostupný
• 1 - Čtení: Můžete pouze prohlížet záznamy
• 2 - Zápis: Můžete vytvářet nové záznamy
• 3 - Editace: Můžete upravovat existující záznamy
• 4 - Mazání: Můžete mazat záznamy

Doručená pošta

Přidání nového záznamu příchozí pošty

Pro zapsání nové příchozí pošty postupujte následovně:

1. V záložce Doručená pošta klikněte na tlačítko Přidat záznam/poštu
2. Otevře se formulář pro zadání údajů o doručené zásilce
3. Vyplňte následující pole:
   • Datum přijetí: Den, kdy byla zásilka přijata (automaticky předvyplněno dnešním datem)
   • Podací číslo: Číslo zásilky od pošty (pokud je k dispozici)
   • Druh zásilky: Vyberte typ zásilky (obyčejná, doporučená, cenná, balík atd.) - pole se zobrazí, pokud je aktivováno v nastavení
   • Vnitrostátní/Mezinárodní: Zvolte, zda jde o zásilku v rámci ČR nebo ze zahraničí - pole se zobrazí, pokud je aktivováno v nastavení
   • Přijal: Vyberte zaměstnance, který zásilku přijal (automaticky předvybrán přihlášený uživatel)
   • Pobočka/kancelář: Vyberte nebo zadejte novou pobočku, která zásilku přijala

Zadání odesílatele

Odesílatele můžete zadat dvěma způsoby:

1. Výběr z historie: V poli Odesílatel vyberte z již dříve použitých adres nebo zadejte novou adresu
   • Pole umožňuje jak výběr z existujících adres, tak zadání nové adresy přímo
   • Historie se automaticky doplňuje z předchozích záznamů
2. Výběr z CRM modulu: Pokud máte aktivní modul CRM, můžete vybrat odesílatele z CRM databáze
   • Vyberte společnost, pobočku nebo kontakt
   • Adresa se automaticky doplní včetně ulice, města a PSČ
   • K dispozici jsou tři úrovně: Společnost, Pobočka společnosti, Kontaktní osoba

Přiřazení řešitelů

Každá doručená zásilka musí mít přiřazeného řešitele:

• Řeší/bude řešit: Hlavní řešitel, který má zásilku vyřídit (povinné pole)
• Další řešitelé: Můžete přidat další uživatele, kteří se budou na vyřízení podílet

Pokud je v nastavení společnosti zapnuto Odesílat email řešitelům, obdrží hlavní řešitel i všichni další řešitelé automaticky emailové upozornění o přiřazení zásilky.

Stav vyřízení

Každý záznam má přiřazen stav:

• Nové: Zásilka byla zaregistrována, ale dosud nezačala být řešena
• V řešení: Zásilka se aktuálně vyřizuje
• Vyřešeno: Zásilka byla kompletně vyřízena

Stav můžete změnit při editaci záznamu nebo přímo v tabulkovém přehledu kliknutím na aktuální stav.

Obsah a popis

Do pole Obsah/popis zapište stručný popis obsahu zásilky nebo důvod jejího doručení. Tato informace vám pomůže později zásilku rychle identifikovat.

Přílohy a naskenované dokumenty

K záznamu můžete připojit naskenované dokumenty nebo jiné soubory:

1. V sekci Přílohy/naskenované dokumenty použijte funkci drag and drop pro nahrání souborů
2. Můžete nahrát až 60 souborů, každý soubor může mít až 100 MB
3. Podporovány jsou všechny běžné formáty (PDF, JPG, PNG, DOC, XLS atd.)
4. Nahrané soubory můžete kdykoliv odstranit kliknutím na křížek u souboru

Uložení záznamu

Po vyplnění všech údajů klikněte na tlačítko Uložit. Systém automaticky:

• Vygeneruje evidenční číslo ve formátu číslo/rok (například 15/2025)
• Uloží záznam do databáze
• Odešle emailové notifikace řešitelům (pokud je funkce aktivní)
• Zobrazí záznam v tabulkovém přehledu

Odeslaná pošta

Přidání nového záznamu odeslané pošty

Pro zapsání nové odchozí pošty postupujte následovně:

1. V záložce Odeslaná pošta klikněte na tlačítko Přidat záznam/poštu
2. Otevře se formulář pro zadání údajů o odeslané zásilce
3. Vyplňte následující pole:
   • Datum odeslání: Den, kdy byla zásilka odeslána (automaticky předvyplněno dnešním datem)
   • Podací číslo: Číslo zásilky od pošty
   • Stav doručení: Aktuální stav doručení zásilky - pole se zobrazí, pokud je aktivováno v nastavení
   • Druh zásilky: Vyberte typ zásilky - pole se zobrazí, pokud je aktivováno v nastavení
   • Vnitrostátní/Mezinárodní: Typ zásilky - pole se zobrazí, pokud je aktivováno v nastavení
   • Odeslal: Vyberte zaměstnance, který zásilku odeslal (automaticky předvybrán přihlášený uživatel)
   • Pobočka/kancelář: Vyberte nebo zadejte pobočku, ze které byla zásilka odeslána

Zadání adresáta

Adresáta můžete zadat stejně jako u doručené pošty dvěma způsoby:

1. Výběr z historie: Vyberte z dříve použitých adres nebo zadejte novou
2. Výběr z CRM modulu: Vyberte společnost, pobočku nebo kontakt z CRM databáze

DŮLEŽITÝ TIP pro tisk štítků

Pokud chcete tisknout štítky na obálky, zadávejte adresu v následujícím formátu s čárkami jako oddělovačem:

Název firmy, Ulice a číslo popisné, Město, PSČ

Příklad správného formátu:

ABC s.r.o., Hlavní 123, Praha 1, 110 00

Tento formát umožní systému správně rozdělit adresu na jednotlivé řádky při tisku štítků.

Obsah, popis a přílohy

Stejně jako u doručené pošty můžete zadat obsah/popis zásilky a připojit přílohy:

• Popište obsah zásilky nebo důvod jejího odeslání
• Nahrajte kopie odeslaných dokumentů nebo jiné související soubory

Filtrace záznamů

Modul nabízí pokročilé možnosti filtrování jak pro doručenou, tak odeslanou poštu.

Filtry pro doručenou poštu

Kliknutím na kartu Filtr můžete použít následující kritéria:

• Druh zásilky: Filtrování podle typu zásilky (pokud je funkce aktivní)
• Vnitrostátní/Mezinárodní: Filtrování podle typu pošty (pokud je funkce aktivní)
• Evidenční číslo: Vyhledání konkrétního záznamu podle evidenčního čísla
• Přijal: Filtrování podle osoby, která zásilku přijala (možnost vybrat více osob)
• Datum příjmu: Časové rozmezí od-do
• V obsahu/popisu: Fulltextové vyhledávání v popisu zásilky
• Stav: Filtrování podle stavu vyřízení (Nové, V řešení, Vyřešeno) - možnost vybrat více stavů
• Pobočka/kancelář: Filtrování podle pobočky (možnost vybrat více poboček)
• Řeší: Filtrování podle přiřazeného řešitele (možnost vybrat více uživatelů)
• Odesílatel: Vyhledávání v adrese odesílatele

Filtry pro odeslanou poštu

Pro odeslanou poštu jsou k dispozici tyto filtry:

• Druh zásilky: Filtrování podle typu zásilky (pokud je funkce aktivní)
• Vnitrostátní/Mezinárodní: Filtrování podle typu pošty (pokud je funkce aktivní)
• Evidenční číslo: Vyhledání konkrétního záznamu
• Odeslal: Filtrování podle osoby, která zásilku odeslala (možnost vybrat více osob)
• Datum odeslání: Časové rozmezí od-do
• V obsahu/popisu: Fulltextové vyhledávání
• Pobočka/kancelář: Filtrování podle pobočky (možnost vybrat více poboček)
• Adresát: Vyhledávání v adrese adresáta

Práce s filtry

1. Otevřete kartu filtrů kliknutím na záhlaví
2. Nastavte požadovaná kritéria
3. Klikněte na tlačítko Vyhledat
4. Pro zrušení všech filtrů klikněte na tlačítko Zrušit filtr

Pokud jsou aktivní nějaké filtry, název sekce Filtr je zobrazen tučně a červeně.

Filtr podle roku

V horní části tabulky můžete vybrat rok, pro který chcete zobrazit záznamy:

• Výběr zobrazuje roky od nejstaršího záznamu v evidenci po současnost
• Automaticky je vybrán aktuální rok
• Pro zobrazení všech záznamů bez ohledu na rok vyberte možnost Vše

Tabulkový přehled

Zobrazené sloupce - Doručená pošta

Tabulka doručené pošty obsahuje následující sloupce:

• Ev.č.: Evidenční číslo ve formátu číslo/rok
• Datum příjmu: Datum doručení zásilky
• Druh zásilky: Typ zásilky (pokud je funkce aktivní)
• Vnitrost./Mezin.: Typ pošty (pokud je funkce aktivní)
• Podací č.: Číslo od pošty
• Pobočka/kancelář: Místo příjmu
• Přijal: Osoba, která zásilku přijala
• Odesílatel: Adresa odesílatele
• Obsah/popis: Stručný popis zásilky
• Řeší: Přiřazený řešitel
• Stav: Aktuální stav vyřízení
• Akce: Tlačítka pro editaci, mazání, přílohy

Zobrazené sloupce - Odeslaná pošta

Tabulka odeslané pošty obsahuje tyto sloupce:

• Ev.č.: Evidenční číslo ve formátu číslo/rok
• Datum odeslání: Datum odeslání zásilky
• Druh zásilky: Typ zásilky (pokud je funkce aktivní)
• Vnitrost./Mezin.: Typ pošty (pokud je funkce aktivní)
• Stav doručení: Stav doručení (pokud je funkce aktivní)
• Podací č.: Číslo od pošty
• Pobočka/kancelář: Místo odeslání
• Odeslal: Osoba, která zásilku odeslala
• Adresát: Adresa příjemce
• Obsah/popis: Stručný popis zásilky
• Akce: Tlačítka pro editaci, mazání, přílohy

Práce s tabulkou

Tabulka nabízí standardní funkce pro práci s daty:

• Řazení: Kliknutím na záhlaví sloupce můžete řadit vzestupně nebo sestupně
• Vyhledávání: Použijte vyhledávací pole vpravo nahoře pro rychlé fulltext vyhledávání
• Počet záznamů: Vlevo nahoře můžete změnit počet zobrazených záznamů na stránku (10, 25, 50, 100 nebo vše)
• Export: Tlačítka Excel, Tisk, Zobrazit/skrýt sloupce umožňují export a úpravu zobrazení
• Stránkování: Pomocí tlačítek dole můžete procházet mezi stránkami

Rychlá editace v tabulce

Některé hodnoty můžete měnit přímo v tabulce bez otevření editačního formuláře:

• Kliknutím na stav u doručené pošty můžete změnit stav vyřízení
• Kliknutím na některé další pole můžete upravit hodnotu na místě

Tisk štítků na obálky

Pro odeslanou poštu můžete vytisknout adresní štítky ve formátu A4 (70 x 42,3 mm).

Postup tisku štítků

1. V záložce Odeslaná pošta klikněte na tlačítko Tisk štítků na obálky
2. Otevře se formulář se schématem štítků (3 sloupce x 7 řádků = 21 štítků na stránku)
3. Pro každé pole štítku vyberte adresu z rozbalovacího seznamu
   • Zobrazují se pouze adresy, které byly zadány ve správném formátu s čárkami
   • Formát: Název, Ulice, Město, PSČ
4. Volitelně zaškrtněte možnost Vytisknout včetně posledního evidenčního čísla
   • Tato volba doplní na štítek poslední evidenční číslo zásilky odeslané na danou adresu
5. Klikněte na tlačítko Vytvořit pro tisk
6. Otevře se nové okno s připraveným dokumentem pro tisk
7. V dialogu tisku nastavte:
   • Doporučený prohlížeč: Google Chrome
   • Okraje: žádné nebo minimální
   • Měřítko: 100 procent
8. Vložte do tiskárny list s etiketami A4 (70 x 42,3 mm) a vytiskněte

Tipy pro tisk štítků

• Před ostrým tiskem vyzkoušejte tisk na běžný papír, abyste ověřili správné umístění
• Některé tiskárny mohou vyžadovat jemné doladění okrajů
• Doporučené etikety: Kancelářské etikety A4 70 x 42,3 mm bílé
• Nemusíte vyplnit všechna pole - vyplňte jen ta, která potřebujete vytisknout

Podací arch pro Českou poštu

Modul umožňuje připravit podací arch pro hromadné podání zásilek na České poště.

Postup vytvoření podacího archu

1. V záložce Odeslaná pošta klikněte na tlačítko Podací arch pro ČP
2. V prvním kroku vyplňte hlavičkové údaje (při prvním použití):
   • Podavatel: Název vaší organizace
   • Odesílatel: Jméno nebo oddělení odesílatele
   • Číslo zákaznické karty: Vaše číslo u ČP (pokud máte)
   • Úhrada ceny: Vyberte způsob platby (v hotovosti, převodem, výplatním strojem, kreditem, poštovními známkami)
   • Do poznámky: Vyberte, co se má zobrazit v poznámce (evidenční číslo + druh zásilky, pouze evidenční číslo, pouze druh zásilky, nebo nic)
3. Tyto údaje se při prvním vytvoření podacího archu automaticky uloží a při dalším generování budou již předvyplněné
4. Vyberte až 10 zásilek pro podání:
   • Zobrazují se pouze zásilky s datem odeslání mladším než 14 dní
   • Pokud máte aktivní filtry, zobrazují se pouze zásilky odpovídající filtru
   • Pro každou zásilku můžete zadat:
     • Adresát: Vyberte ze seznamu (zobrazuje datum odeslání, adresu a odesilatele)
     • Dobírka: Částka dobírky (pokud je)
     • Udaná cena: Hodnota zásilky (pro cenné zásilky)
     • Doplňkové služby: Další služby ČP (např. doručenka)
5. Klikněte na tlačítko Vygenerovat
6. Otevře se nové okno s podacím archem připraveným k tisku
7. Vytiskněte podací arch a odneste jej s vybranými zásilkami na poštu

Tipy pro podací arch

• Na jeden podací arch můžete dát maximálně 10 zásilek
• Pokud potřebujete podat více zásilek, vytvořte více podacích archů
• Využijte filtry pro rychlejší výběr zásilek (např. podle druhu zásilky nebo data odeslání)
• Hlavičkové údaje stačí vyplnit jen jednou, při dalším použití jsou již uložené

Integrace s modulem Datové schránky

Pokud máte aktivní modul Datové schránky (ISDS.cz), můžete přijatou datovou zprávu převést na záznam listinné pošty.

Převod datové zprávy na listinnou poštu

1. V modulu Datové schránky otevřete přijatou zprávu
2. Klikněte na tlačítko nebo odkaz Předat do listinné pošty
3. Systém automaticky vytvoří nový záznam doručené pošty a předvyplní:
   • Datum přijetí podle data doručení zprávy
   • Odesílatele podle odesílatele datové zprávy
   • Obsah/popis podle předmětu zprávy
   • Řešitele podle výchozího nastavení v konfiguraci
4. Doplňte další potřebné údaje (pobočka, stav atd.)
5. Uložte záznam

Nastavení integrace s ISDS

Administrátor může v nastavení modulu aktivovat a konfigurovat integraci:

• Povolit přijímání z ISDS: Zapne/vypne možnost převodu datových zpráv
• Výchozí řešitel z ISDS: Nastavení uživatele, který bude automaticky přiřazen jako řešitel převedených zpráv

Poznámky k záznamům

K záznamům doručené i odeslané pošty můžete přidávat poznámky.

Přidání poznámky

1. Otevřete detail záznamu kliknutím na tlačítko pro editaci
2. V dolní části formuláře naleznete sekci Poznámky
3. Zadejte text poznámky
4. Klikněte na tlačítko Přidat poznámku

Každá poznámka obsahuje:

• Jméno uživatele, který poznámku zapsal
• Datum a čas zapsání
• Text poznámky

Poznámky slouží pro vedení chronologického záznamu o průběhu vyřizování zásilky.

Konfigurace modulu

Administrátoři s příslušnými právy mohou konfigurovat chování modulu. Nastavení naleznete po kliknutí na odkaz Nastavení v pravém horním rohu modulu.

Druhy zásilek

Můžete zapnout/vypnout pole Druh zásilky a definovat vlastní seznam druhů:

• Použít druhy zásilek: Zapne/vypne zobrazení pole Druh zásilky
• Seznam druhů zásilek: Definujte vlastní hodnoty (např. Obyčejná, Doporučená, Cenná, Balík, Balík doporučený atd.)

Vnitrostátní/Mezinárodní

Můžete zapnout/vypnout pole pro rozlišení typu pošty:

• Použít vnitrostátní/mezinárodní: Zapne/vypne zobrazení tohoto pole

Stav doručení odeslané pošty

Pro odeslanou poštu můžete aktivovat sledování stavu doručení:

• Použít stav doručení: Zapne/vypne pole Stav doručení u odeslané pošty
• Konfigurace stavů: Definujte vlastní stavy s textem a barvou
  • Text stavu (např. Odesláno, Na cestě, Doručeno, Vráceno)
  • Barva textu (šestnáctková hodnota, např. 000000 pro černou)
  • Barva pozadí (šestnáctková hodnota, např. ffff00 pro žlutou)

Emailové notifikace

Nastavení, zda se mají odesílat emailové notifikace řešitelům doručené pošty:

• Odesílat email řešitelům: Zapne/vypne automatické emailové upozornění při přiřazení zásilky

Integrace s ISDS

• Povolit přijímání z ISDS: Zapne/vypne možnost převodu datových zpráv na listinnou poštu
• Výchozí řešitel z ISDS: Vyberte uživatele, který bude automaticky nastaven jako řešitel

Podací arch ČP - hlavičkové údaje

Můžete nastavit výchozí hodnoty pro podací arch České pošty:

• Podavatel
• Odesílatel
• Číslo zákaznické karty
• Úhrada ceny

Časté pracovní postupy

Příjem zásilky a přiřazení k vyřízení

1. Zaměstnanec recepce přijme zásilku a otevře modul Listinná pošta
2. V záložce Doručená pošta klikne na Přidat záznam/poštu
3. Vyplní základní údaje (datum přijetí je předvyplněno)
4. Zadá odesílatele (buď z historie nebo z CRM)
5. Popíše obsah zásilky
6. Přiřadí odpovědného řešitele
7. Pokud má zásilku naskenovanou, přiloží PDF soubor
8. Uloží záznam
9. Řešitel obdrží emailové upozornění (pokud je funkce aktivní)

Vyřízení přijaté zásilky

1. Řešitel obdrží emailové upozornění nebo si otevře modul Listinná pošta
2. Použije filtr Řeší a vybere své jméno, aby viděl své přiřazené zásilky
3. Klikne na záznam k editaci
4. Změní stav na V řešení
5. Během vyřizování může přidávat poznámky o průběhu
6. Po dokončení změní stav na Vyřešeno

Hromadné odeslání pošty

1. Asistent/ka připraví zásilky k odeslání
2. Pro každou zásilku vytvoří záznam v záložce Odeslaná pošta
3. Při zadávání adresáta použije formát s čárkami: Firma, Ulice, Město, PSČ
4. Vyplní druh zásilky a další potřebné údaje
5. Po vytvoření všech záznamů klikne na Tisk štítků na obálky
6. Vybere adresy pro tisk štítků a vytiskne
7. Nalepí štítky na obálky
8. Klikne na Podací arch pro ČP
9. Vybere zásilky, vyplní případné dobírky a doplňkové služby
10. Vygeneruje a vytiskne podací arch
11. Odnese zásilky s podacím archem na poštu
12. Po podání doplní podací čísla do záznamů

Převod datové zprávy na listinnou poštu

1. V modulu Datové schránky obdržíte novou zprávu
2. Otevřete detail zprávy
3. Kliknete na Předat do listinné pošty
4. Systém vytvoří nový záznam s předvyplněnými údaji
5. Zkontrolujete a případně upravíte údaje
6. Přiřadíte správného řešitele (pokud není výchozí správný)
7. Uložíte záznam

Častá řešení problémů

Nemůžu přidat nový záznam

Možné příčiny a řešení:

• Zkontrolujte, zda máte právo zápisu (minimálně úroveň 2)
• Pokud je tlačítko Přidat záznam/poštu neaktivní, kontaktujte administrátora pro přidělení práv

Nevidím pole Druh zásilky nebo Vnitrostátní/Mezinárodní

Řešení:

• Tato pole jsou volitelná a zobrazují se pouze pokud jsou aktivována v nastavení modulu
• Požádejte administrátora o aktivaci těchto polí v nastavení

Řešitel nedostal emailové upozornění

Možné příčiny a řešení:

• Zkontrolujte, zda má řešitel správně vyplněnou emailovou adresu v profilu
• Ověřte, že administrátor má zapnuté odesílání emailů řešitelům v nastavení modulu
• Zkontrolujte spam/nevyžádanou poštu

Štítky nejsou správně zarovnané při tisku

Řešení:

• Použijte pro tisk prohlížeč Google Chrome
• V nastavení tisku zvolte Okraje: žádné
• Ujistěte se, že měřítko je nastaveno na 100 procent
• Zkuste nejprve zkušební tisk na běžný papír
• Některé tiskárny mohou vyžadovat jemné doladění - konzultujte s IT oddělením

V podacím archu nevidím některé zásilky

Možné příčiny a řešení:

• Zobrazují se pouze zásilky s datem odeslání mladším než 14 dní
• Pokud máte aktivní filtry, zobrazují se pouze zásilky odpovídající těmto filtrům
• Zkuste zrušit filtry nebo upravit datum odeslání zásilky

Nemohu vybrat adresu pro tisk štítků

Řešení:

• Pro tisk štítků musí být adresa zadána ve správném formátu s čárkami: Firma, Ulice, Město, PSČ
• Editujte záznam a zadejte adresu v požadovaném formátu
• Po uložení bude adresa k dispozici pro tisk štítků

Nemohu změnit stav zásilky

Možné příčiny a řešení:

• Zkontrolujte, zda máte právo editace (minimálně úroveň 3)
• Některé změny vyžadují otevření editačního formuláře

Nevidím záznamy z minulých let

Řešení:

• V horní části tabulky je filtr podle roku
• Změňte vybraný rok nebo vyberte možnost Vše pro zobrazení všech záznamů

Tipy a triky

Efektivní práce s filtry

• Kombinujte více filtrů najednou pro přesnější výsledky
• Použijte filtr Řeší pro rychlý přehled vašich přiřazených zásilek
• Filtr podle data je užitečný pro měsíční uzávěrky
• Využijte fulltextové vyhledávání v obsahu/popisu pro rychlé nalezení konkrétní zásilky

Organizace práce s pobočkami

• Používejte konzistentní názvy poboček - systém si je pamatuje a nabízí v historii
• Pro různé typy kanceláří můžete použít prefixové označení (např. Praha - Centrála, BRNO - Sklad)

Správa příloh

• Před naskenováním dokumentů je zkombinujte do jednoho PDF souboru - usnadní to práci
• Používejte popisné názvy souborů před nahráním
• Pro velké množství dokumentů zvažte rozumnou velikost souboru (komprese PDF)

Využití poznámek

• Zapisujte do poznámek důležité kroky vyřizování
• Poznámky jsou užitečné při předávání zásilky jinému řešiteli
• Uvádějte v poznámkách telefonické nebo emailové kontakty s odesílatelem/adresátem

Export dat

• Použijte tlačítko Excel pro export do tabulkového procesoru
• Před exportem nastavte požadované filtry - exportují se pouze zobrazené záznamy
• Pro tisk seznamu použijte tlačítko Tisk - otevře se tisknutelná verze tabulky

Integrace s CRM

• Pokud často komunikujete se stejnými firmami, zadávejte je přes CRM - ušetříte čas při opakovaném zadávání
• V CRM můžete mít uloženo více poboček jedné firmy s různými adresami
• Kontakty z CRM obsahují již kompletní adresu včetně PSČ

Bezpečnost a přístupová práva

Úrovně přístupových práv

Administrátor může nastavit různé úrovně přístupu pro jednotlivé uživatele:

• Úroveň 1 - Čtení: Uživatel vidí všechny záznamy, ale nemůže je vytvářet ani editovat. Vhodné pro vedení nebo controlling.
• Úroveň 2 - Zápis: Uživatel může vytvářet nové záznamy. Vhodné pro recepci nebo sekretariát.
• Úroveň 3 - Editace: Uživatel může upravovat existující záznamy. Vhodné pro vedoucí oddělení.
• Úroveň 4 - Mazání: Uživatel může mazat záznamy. Vhodné pouze pro administrátory nebo vedoucí pracovníky.

Smazané záznamy

Záznamy nejsou nikdy trvale odstraněny z databáze, pouze označeny jako smazané:

• Uživatel s právem mazání může zobrazit smazané záznamy kliknutím na tlačítko Smazané
• Smazané záznamy lze obnovit
• V přehledu smazaných záznamů vidíte, kdo a kdy záznam smazal

Související dokumentace

Pro efektivní práci s modulem Listinná pošta doporučujeme seznámit se také s následujícími moduly:

• Datové schránky (ISDS.cz): Pro elektronickou komunikaci s úřady a převod zpráv na listinnou poštu
• CRM: Pro správu databáze firem, poboček a kontaktů, které můžete využít jako odesílatele/adresáty
• Úkoly: Pro pokročilé řízení úkolů souvisejících s vyřizováním pošty
• Dokumenty: Pro správu a archivaci všech dokumentů včetně korespondence

Podpora a nápověda

Pokud máte dotazy k používání modulu Listinná pošta nebo narazíte na problémy:

1. Prostudujte si tuto dokumentaci a sekci Časté řešení problémů
2. Kontaktujte svého systémového administrátora
3. Využijte helpdesk systému eIntranet pro zaznamenání problému
4. V případě technických problémů kontaktujte podporu eIntranet.net