Převozní listy - Evidence sanitních výjezdů a převozů pacientů

Přehled

Modul Převozní listy (evidence sanitních výjezdů, převozů pacientů) slouží k zapisování a sledování požadavků na převoz pacientů sanitním vozidlem. Dispečer nebo jiný pověřený pracovník v modulu zakládá nové převozní listy, přiděluje jim posádku (typ RZP, RLP, ICU, DRNR, LSPP nebo Inkubátor) a sleduje jejich stav od zapsání až po vyřízení. Modul umí přiřazené posádce automaticky odeslat SMS a e-mail s údaji o převozu a u každého listu vede historii provedených změn.

Klíčové funkce modulu Převozní listy

• Zapsání a evidence převozních listů s typem výjezdu, časem, místem a údaji o pacientovi
• Filtrování podle typu posádky (Vše, RZP, RLP, RZP+RLP, DRNR) a podle stavu listu
• Přiřazení posádky (obsazení listu) s automatickým odesláním SMS a e-mailu vybraným osobám
• Sledování stavu převozu od zapsání přes přiřazení až po vyřízení nebo zrušení
• Automatické uzavírání listů, jejichž naplánovaný čas už uplynul
• Historie změn u každého převozního listu
• Export přehledu do souboru Excel a tisk seznamu

Přístup a nastavení

Tato část popisuje, jak se v modulu Převozní listy dostanete k evidenci výjezdů a jak si modul nastavit podle potřeb vaší organizace. Přístup do modulu i do jeho nastavení se řídí přidělenými oprávněními – bez dostatečného oprávnění se vám odpovídající volby vůbec nezobrazí.

Jak se dostat do modulu Převozní listy

Modul Převozní listy najdete v hlavní nabídce aplikace pod položkou Převozní listy. Po otevření se zobrazí přehled výjezdů se stavovými záložkami – výchozí zobrazení po vstupu do modulu je záložka Zapsané, tedy nově pořízené listy, které ještě nemají přidělenou posádku.

Nastavení modulu Převozní listy

Nastavení modulu Převozní listy otevřete odkazem Nastavení vedle nadpisu na hlavní obrazovce modulu. Odkaz se zobrazuje jen uživatelům se správcovským oprávněním k tomuto modulu, ostatním se stránka nastavení vůbec nenačte. Nastavení modulu Převozní listy má tři záložky.

• Uživatelská práva: pro každého aktivního uživatele firmy nastavíte kliknutím na příslušný sloupec jednu z pěti úrovní přístupu k modulu Převozní listy; změna se uloží okamžitě.
• Obecné: pole Střediska umožňuje zadat až 16 vlastních názvů středisek nebo oddělení. Vyplněné názvy se pak nabízí ve výběru pole Středisko při zakládání i úpravě převozního listu a zobrazují se jako sloupec v tabulce. Pokud pole nevyplníte, nabídka Středisko je při zakládání listu prázdná (jen možnost „Vyberte...").
• Historie práv: zobrazuje přehled, kdo, kdy a jaké přístupové právo k modulu Převozní listy nastavil – slouží jen ke čtení, nic se na ní nezadává.

Oprávnění a přístupová práva k modulu Převozní listy

Přístupová práva k modulu Převozní listy se nastavují pro každého uživatele samostatně, od nejnižšího po nejvyšší – každé vyšší právo v sobě zahrnuje všechna práva nižší.

Trvalé smazání již zrušeného listu přímo ze seznamu navíc vyžaduje, abyste byli správcem firmy nebo měli modul Převozní listy přidělený jako spravovaný modul – to se nastavuje v administraci uživatelů, mimo tento modul.

Uživatelské rozhraní

Hlavní obrazovka modulu Převozní listy zobrazuje přehled výjezdů v tabulce s možností filtrování podle typu posádky a stavu listu. Tato část popisuje rozložení obrazovky, dostupné filtry a akční ikony, kterými nad jednotlivými listy pracujete.

Hlavní obrazovka modulu Převozní listy

Hlavní obrazovka modulu Převozní listy má nadpis Převozní listy, vedle kterého se uživatelům se správcovským oprávněním zobrazuje odkaz Nastavení. Pod nadpisem jsou dva panely – panel Zobrazit: pro filtrování podle typu posádky a panel se stavovými záložkami, který zároveň obsahuje tlačítko Přidat list. Pod panely je tabulka záznamů se sloupci ID, Datum, Čas, Předp. doba, Místo, Předání, Typ převozu, Posádka, Středisko, Jméno, Ročník/RČ, ZP, Diagnóza, Odkud, Kam, Kontakt, Pokyny, Pohyblivost, Stav a poslední sloupec s akčními ikonami. Nad tabulkou jsou ovládací prvky – volba počtu řádků na stránku, vyhledávací pole, tlačítka Excel (export přehledu do souboru XLSX) a Tisk, a ikonka pro zobrazení nebo skrytí sloupců. Tabulka je stránkovaná a řadí se kliknutím na záhlaví sloupce. Kliknutím na kterýkoli sloupec v řádku (celý řádek je odkaz) otevřete detail převozního listu.

Filtrování podle typu posádky v modulu Převozní listy

V modulu Převozní listy slouží panel Zobrazit: k filtrování zobrazených listů podle typu posádky, nezávisle na dalších filtrech. Na výběr jsou tlačítka Vše, RZP, RLP, RZP+RLP a DRNR. Aktivně zvolené tlačítko je zvýrazněné zeleně, ostatní zůstávají šedá. Zvolený filtr se uloží pro vašeho uživatele a zůstává nastavený i po opuštění a novém otevření modulu.

Stavové záložky a filtr data v modulu Převozní listy

Nad tabulkou převozních listů je panel se stavovými záložkami, na kterých je v odznaku vidět počet záznamů v daném stavu:

• Zapsané – nově pořízené listy, které ještě nemají přidělenou posádku; výchozí zobrazení po vstupu do modulu.
• Přiřazené – listy s přidělenou posádkou.
• Přiřazené mě – totéž, ale jen listy, kde je v posádce přihlášený uživatel.
• Dnes – vše, co je naplánováno na dnešní den (včetně vyřízených), kromě zrušených.
• Dnes mé – dnešní listy ve stavu Přiřazené, kde je přihlášený uživatel v posádce (dnešní nevyřízené).
• Vyřízené, Zrušené a Vše – kompletní přehled podle stavu.

Na záložkách Vyřízené, Zrušené a Vše se navíc zobrazí filtr Pouze mezi: se dvěma poli pro datum od a do. Tlačítko Vymazat pouze mezi oba datumy vyprázdní – zobrazuje se ale jen tehdy, pokud modul Převozní listy obsahuje nejvýše 10 000 záznamů; při větším počtu záznamů toto tlačítko zmizí a datumové omezení nelze úplně zrušit, aby se nenačítala celá historie najednou.

Akční ikony v tabulce převozních listů

U každého řádku tabulky v modulu Převozní listy se podle vašeho oprávnění a stavu listu zobrazují tyto akční ikony:

• ikona tužky Upravit záznam – otevře editaci listu (jen pokud list není zrušený),
• ikona křížku Zrušit u nezrušeného listu – po potvrzení přesune list do stavu Zrušené,
• ikona křížku Zrušit u již zrušeného listu (jen pro administrátory) – po potvrzení list trvale a nenávratně smaže,
• ikona fajfky Vyřízeno u přiřazeného listu – po potvrzení přesune list do stavu Vyřízené.

Základní operace

Tato část popisuje běžné pracovní postupy v modulu Převozní listy – od zapsání nového výjezdu přes přiřazení posádky až po jeho vyřízení, zrušení nebo trvalé smazání. Postupy popisují přesné kroky a tlačítka tak, jak je najdete přímo v aplikaci.

Postup: Zapsání nového převozního listu

1. Na hlavní obrazovce modulu Převozní listy klikněte na tlačítko Přidat list.
2. Otevře se okno Zapsání nového. Vyplňte typ převozu, datum, čas a další pole (přehled polí a jejich povinnosti najdete v části Pole formuláře převozního listu).
3. Klikněte na Uložit.

Nově vzniklý list se objeví v přehledu ve stavu Zadané (na stavové záložce s popiskem Zapsané) a do jeho historie změn se zapíše záznam „Vytvořen převozní list". Tip: pole označená hvězdičkou jsou povinná – u části z nich (Datum, Příjmení a jméno, Ročník/rč, Diagnóza) prohlížeč sám nedovolí formulář odeslat prázdný.

Pole formuláře převozního listu – údaje o výjezdu

Formulář pro zapsání nového převozního listu i pro jeho úpravu v modulu Převozní listy obsahuje následující pole týkající se samotného výjezdu:

Pole formuláře převozního listu – údaje o pacientovi a trase

Formulář pro zapsání nového převozního listu i pro jeho úpravu v modulu Převozní listy dále obsahuje pole týkající se pacienta a trasy převozu:

Tip: vedle polí Odkud a Kam je v modulu Převozní listy tlačítko, které obě zadané hodnoty mezi sebou prohodí (popisek „Prohodit odkud - kam").

Návod: Úprava převozního listu

V modulu Převozní listy upravíte existující převozní list dvěma způsoby: kliknutím na ikonu tužky u řádku v tabulce, nebo tlačítkem Upravit v detailu listu.

1. Klikněte na ikonu tužky Upravit záznam u řádku v tabulce, nebo v detailu listu na tlačítko Upravit.
2. Otevře se formulář Editace s předvyplněnými údaji.
3. Proveďte požadované změny a klikněte na Uložit.

Do historie změn listu se zapíše záznam „Upraven převozní list". Úpravu listu, který je ve stavu Zrušené, ikonou tužky v tabulce neprovedete – u zrušených listů se tato ikona nezobrazuje.

Kopírování převozního listu

V modulu Převozní listy vytvoříte z existujícího převozního listu rychle nový list pomocí kopírování – využijete ho typicky u opakovaných nebo podobných převozů.

1. V detailu převozního listu klikněte na tlačítko Kopírovat.
2. Otevře se formulář Kopírování - uloží jako nový, předvyplněný údaji z původního listu.
3. Upravte potřebné údaje a klikněte na Uložit jako nový (kopírovat).

Vznikne zcela nový, samostatný převozní list, nezávislý na tom původním.

Přiřazení posádky (obsazení) převozního listu

Přiřazení posádky v modulu Převozní listy určuje, kdo výjezd vyřídí, a zároveň posouvá list mezi stavy Zadané a Přiřazené.

1. Otevřete detail převozního listu kliknutím na řádek v tabulce.
2. V bloku Posádka vyberte v poli Vybrané osoby: jednu nebo více osob (víceklikový výběr).
3. Klikněte na Uložit, nebo na Uložit && odeslat vybraným SMS a Email – druhé tlačítko je dostupné jen dokud list není ve stavu Vyřízené.

Pokud byl list dosud ve stavu Zadané a vybrali jste alespoň jednu osobu, list se po uložení automaticky přesune do stavu Přiřazené. Pokud naopak u listu, který posádku měl, výběr úplně zrušíte, list se vrátí zpět do stavu Zadané. Při volbě „...a odeslat SMS a Email" dostane každá nově vybraná osoba, pokud má vyplněný rozpoznaný český mobil, textovou zprávu, a při platné e-mailové adrese i e-mail s údaji o převozu; po odeslání se zobrazí hláška se jmény, kterým byla SMS odeslána. Do historie změn listu se zapíše záznam „Nastavena posádka" se jmény přiřazených osob.

Označení převozního listu jako vyřízeného

1. U přiřazeného listu klikněte na ikonu fajfky Vyřízeno v tabulce, nebo v detailu listu na tlačítko Vyřízeno.
2. Potvrďte dotaz „Vyřízeno? Přesunout tento list do vyřízených?" tlačítkem Ano.

List se přesune do stavu Vyřízené. V modulu Převozní listy se listy s uplynulým časem, které ještě nebyly ručně vyřízeny ani zrušeny, přesouvají do stavu Vyřízené i automaticky, bez zásahu uživatele.

Zrušení a trvalé smazání převozního listu

Zrušení a trvalé smazání jsou v modulu Převozní listy dvě různé akce: zrušení list jen přesune do stavu Zrušené a lze ho dohledat, trvalé smazání ho z evidence odstraní nenávratně.

Zrušení ze seznamu: u nezrušeného listu klikněte na ikonu křížku Zrušit v tabulce a potvrďte dotaz „Zrušit? Přesunout tento list do zrušených?" tlačítkem Ano. List zůstává v přehledu, dohledáte ho na záložce Zrušené nebo Vše.

Trvalé smazání ze seznamu: u listu, který je již ve stavu Zrušené, se administrátorům firmy nebo modulu Převozní listy zobrazí další ikona křížku Zrušit s potvrzením „Smazat? Opravdu navždy?" – po potvrzení je list nenávratně odstraněn.

Upozornění: V detailu převozního listu má tlačítko Zrušit jiný účinek než stejnojmenná ikona v seznamu – po potvrzení dotazu „Smazat? Opravdu chcete smazat tento záznam?" list rovnou a nenávratně smaže, bez ohledu na jeho aktuální stav. Než v detailu na Zrušit kliknete, ověřte si, že opravdu chcete list trvale smazat, ne jen zrušit.

Stavy převozního listu

Každý převozní list v modulu Převozní listy prochází stavy od zapsání až po vyřízení nebo zrušení. Stav vidíte ve sloupci Stav v tabulce i v nadpisu detailu listu a podle stavu se liší, jaké akce s listem můžete provést. Tato část popisuje jednotlivé stavy a to, jak mezi nimi list přechází.

Poznámka: filtrační tlačítko na hlavní obrazovce modulu Převozní listy má popisek „Zapsané", zatímco stejný stav se ve sloupci Stav a v nadpisu detailu zobrazuje jako „Zadané" – jde o dvě pojmenování téhož stavu.

Pokročilé funkce

Modul Převozní listy má kromě běžné evidence i několik funkcí, které pracují automaticky na pozadí a usnadňují práci s velkým počtem záznamů. Tato část popisuje automatické chování modulu Převozní listy a historii změn, kterou si u každého listu můžete prohlédnout.

Automatické chování modulu Převozní listy

• Jakmile je ke Zadanému listu uložena aspoň jedna osoba v posádce, list se sám přepne do stavu Přiřazené.
• Pokud je u Přiřazeného listu při úpravě posádky odebrán úplně celý výběr osob, list se sám vrátí do stavu Zadané.
• Systém pravidelně, bez zásahu uživatele, prochází všechny listy a každý list, jehož datum a čas už uplynuly a přitom ještě není Vyřízený ani Zrušený, sám přesune do stavu Vyřízené. Díky tomu nezůstávají v přehledu staré nevyřízené listy.
• Pokud modul Převozní listy obsahuje více než 10 000 záznamů, obrazovka si u pohledů Vyřízené, Zrušené a Vše sama nastaví datum „od" na 1. ledna aktuálního roku (pokud nemáte nastaveno jinak), aby se nenačítala celá historie najednou.

Historie změn převozního listu

Každé vytvoření, úprava, nastavení posádky nebo ruční změna stavu se v modulu Převozní listy automaticky zapíše jako řádek do části Změny v detailu daného listu – najdete tam datum, kdo akci provedl, a text provedené změny. Historii změn nelze ručně upravit ani smazat, slouží jen ke čtení a dohledání, co se s listem v minulosti dělo.

Integrace s dalšími moduly

Modul Převozní listy je v aplikaci samostatná evidence a nesdílí data s žádným jiným modulem – slouží výhradně k zapisování a sledování výjezdů a převozů pacientů. Jediný výstup, který modul posílá mimo sebe, je jednorázové upozornění přiřazené posádce.

Přiřazení posádky odkazuje jen na existující uživatele aplikace a nezakládá žádné záznamy v jiných modulech. Odeslání SMS a e-mailu při přiřazení posádky je jednorázová zpráva s údaji o převozu, nejde o trvalé propojení dat mezi moduly.

Řešení problémů

Tato část shrnuje časté dotazy k modulu Převozní listy, se kterými se uživatelé nejčastěji setkávají – proč list změnil stav sám od sebe, proč zmizelo datumové omezení, nebo v čem se liší zrušení od trvalého smazání. Najdete tu i pár tipů pro rychlejší a přesnější práci s evidencí výjezdů.

Časté dotazy k modulu Převozní listy

Otázka: Proč se převozní list sám přesunul do stavu Vyřízené, i když to nikdo neudělal ručně?

Řešení: Modul Převozní listy pravidelně kontroluje všechny listy a každý list, jehož datum a čas výjezdu už uplynuly a přitom ještě nebyl Vyřízený ani Zrušený, sám přesune do stavu Vyřízené. Jde o automatické chování, které brání tomu, aby v přehledu zůstávaly staré nevyřízené listy.

Otázka: Proč mi na záložce Vše nebo Vyřízené zmizelo tlačítko Vymazat pouze mezi a nejde zrušit datumové omezení?

Řešení: Toto tlačítko se v modulu Převozní listy zobrazuje jen tehdy, pokud evidence obsahuje nejvýše 10 000 záznamů. Při větším počtu záznamů se datumové omezení nedá úplně zrušit, aby se nenačítala celá historie výjezdů najednou.

Otázka: Jaký je rozdíl mezi zrušením a smazáním převozního listu?

Řešení: Zrušení (ikona křížku v tabulce u nezrušeného listu) jen přesune list do stavu Zrušené a list zůstává v evidenci – dohledáte ho na záložce Zrušené nebo Vše. Trvalé smazání list z evidence nenávratně odstraní a mají ho k dispozici jen administrátoři – buď ze seznamu u již zrušeného listu, nebo tlačítkem Zrušit přímo v detailu listu, kde smazání proběhne bez ohledu na aktuální stav.

Otázka: Proč se pole Kam u nového listu samo vyplnilo textem „upřesníme později"?

Řešení: V modulu Převozní listy volba typu převozu Primární výjezd automaticky předvyplní pole Kam touto hodnotou, protože cílové místo u primárního výjezdu obvykle není předem známé. Hodnotu můžete kdykoli přepsat skutečným cílem.

Tipy pro efektivní práci s modulem Převozní listy

• Filtr podle typu posádky (Vše, RZP, RLP, RZP+RLP, DRNR) kombinujte se stavovými záložkami – oba filtry fungují nezávisle na sobě a zůstávají uložené i po opuštění modulu Převozní listy.
• Pro rychlé dohledání konkrétního výjezdu použijte vyhledávací pole nad tabulkou – hledá napříč sloupci tabulky.
• Při zakládání podobného převozu využijte tlačítko Kopírovat v detailu existujícího listu místo ručního vyplňování celého formuláře znovu.
• Tlačítko Uložit && odeslat vybraným SMS a Email použijte vždy, když chcete posádku o výjezdu zpravit i mimo aplikaci – funguje jen u listů, které ještě nejsou Vyřízené.