Plánování směn

Přehled modulu

Účel

Modul Plánování směn slouží k efektivnímu plánování lidských a technických zdrojů pro obsazení zakázek a směn. Umožňuje uživatelům definovat své časové možnosti, správcům vytvářet směny s požadovanými pozicemi a následně přiřazovat konkrétní zaměstnance a technické zdroje na jednotlivé směny podle jejich dostupnosti.

Klíčové funkce

• Zadávání časových možností zaměstnanců (kdy může/nemůže pracovat)
• Definování vlastních technických zdrojů (auta, učebny, projektor, notebook atd.)
• Nastavení časové dispozice vlastních zdrojů
• Vytváření směn s definicí potřebných pozic a počtu lidí
• Automatické vyhledávání volných zdrojů podle časových možností
• Přiřazování konkrétních lidí a vlastních zdrojů na směny
• Automatické odesílání informací o přiřazení emailem nebo SMS
• Příprava směn před jejich publikováním (volitelná sekce)
• Zobrazení vlastních přiřazených směn
• Export směn do excelu
• Historie změn a poznámek

Cílová skupina

Modul je určen pro organizace, které potřebují plánovat směny zaměstnanců a technických zdrojů. Využijí ho zejména:

• Běžní zaměstnanci: Zadávají své časové možnosti a prohlížejí si své směny
• Správci vozového parku/techniky: Nastavují dostupnost aut, učeben a dalších zdrojů
• Plánovači směn: Vytvářejí směny a přiřazují na ně zaměstnance a zdroje
• Vedoucí oddělení: Kontrolují obsazení směn a dostupnost zdrojů
• Správci modulu: Spravují nastavení modulu, definují vlastní zdroje a mají přístup ke všem funkcím

Nastavení a konfigurace

Nastavení modulu

Cesta: Nastavení → Plánování směn

V nastavení modulu můžete konfigurovat následující funkce:

Definování vlastních zdrojů

Vlastní zdroje jsou technické nebo materiální zdroje, které potřebujete přiřazovat na směny. V nastavení můžete definovat:

• Druh: Kategorie zdroje (např. "Auto", "Učebna", "Technika")
• Název: Konkrétní název zdroje (např. "Škoda Octavia 4T5 1234", "Učebna 201", "Projektor Epson")
• Základní dostupnost: Výchozí dostupnost zdroje
  • Nikdy: Zdroj je standardně nedostupný
  • Vždy: Zdroj je standardně dostupný celý den
  • Jen v pracovní dny: Zdroj je dostupný pouze v pracovní dny
  • Jen v nepracovní dny: Zdroj je dostupný pouze o víkendech a svátcích

Poznámka: Základní dostupnost slouží jako výchozí nastavení, které se automaticky předvyplní při nastavování časové dispozice zdroje. Toto nastavení můžete pro každý den individuálně změnit.

Povolit přiřazení zdroje na více směn v rámci 1 dne

Toto nastavení umožňuje přiřadit jeden zdroj (zaměstnance nebo vlastní zdroj) na více směn v průběhu jednoho dne, pokud se časově nepřekrývají. Standardně je každý zdroj dostupný pouze pro jednu směnu denně.

Příklad použití: Pokud má zaměstnanec časovou možnost od 8:00 do 20:00 a existují dvě směny (8:00-12:00 a 14:00-18:00), může být přiřazen na obě směny při povolení této funkce.

Povolit sekci Směny - v přípravě

Povolením této sekce získáte samostatný prostor pro přípravu směn před jejich publikováním. Směny v přípravě vidí pouze uživatelé s odpovídajícími právy a běžní zaměstnanci je neuvidí v přehledu. Po dokončení přípravy směnu označíte jako "Naplánováno" a tím ji přesunete do běžných směn.

Uživatelská práva

Modul nabízí pět úrovní uživatelských práv, které určují, jaké funkce může uživatel používat:

Bez přístupu

Uživatel nemá přístup k modulu Plánování směn a neuvidí ho v menu.

Zadávat své časové možnosti a vidět své směny

Základní úroveň pro běžné zaměstnance. Uživatel může:

• Vyplňovat své časové možnosti pro jednotlivé dny (sekce Moje časové možnosti)
• Prohlížet si směny, na které byl přiřazen (sekce Moje směny)
• Přidávat poznámky ke svým časovým možnostem
• Zobrazit historii změn svých časových možností

Doporučené použití: Běžní zaměstnanci, kteří pracují na směnách

Zadávat své časové možnosti, vidět své směny a nastavovat dispozici vlastních zdrojů

Rozšířená úroveň pro správce technických zdrojů. Uživatel má vše z předchozí úrovně a navíc může:

• Nastavovat časovou dispozici vlastních zdrojů (sekce Zdroje - vlastní)
• Spravovat dostupnost aut, učeben, techniky a dalších zdrojů

Doporučené použití: Správci vozového parku, správci učeben, IT technici spravující technické vybavení

Vidět vše a zadávat zdroje na směny

Plánovací úroveň. Uživatel má vše z předchozích úrovní a navíc může:

• Prohlížet časové možnosti všech uživatelů (sekce Zdroje - lidé)
• Prohlížet všechny směny (sekce Směny)
• Přiřazovat konkrétní lidi a vlastní zdroje na existující směny
• Označovat směny jako "Naplánováno"
• Odesílat informace o přiřazení na směny emailem nebo SMS
• Exportovat směny do excelu
• Upravovat poznámky u směn

Doporučené použití: Vedoucí oddělení, plánovači směn

Vidět vše, zadávat zdroje na směny a vytvářet a mazat směny

Plná úroveň správce modulu. Uživatel má vše z předchozích úrovní a navíc může:

• Vytvářet nové směny
• Upravovat existující směny (datum, čas, název, středisko, poznámka)
• Mazat směny
• Přidávat a odstraňovat požadované pozice (lidské zdroje) na směnách
• Přidávat a odstraňovat požadované vlastní zdroje na směnách
• Přistupovat k sekci Směny - v přípravě (pokud je povolena)
• Upravovat časové možnosti jiných uživatelů (sekce Zdroje - lidé)

Doporučené použití: Správci modulu, personalisté, vedení společnosti

Uživatelské rozhraní

Hlavní obrazovka

Po otevření modulu Plánování směn se zobrazí hlavní panel se záložkami pro jednotlivé sekce modulu. Zobrazené sekce závisí na vašich uživatelských právech.

Přehled sekcí modulu

Zdroje - vlastní

Viditelné pro uživatele s právy: Zadávat své časové možnosti, vidět své směny a nastavovat dispozici vlastních zdrojů a vyšší

V této sekci nastavujete časovou dispozici vlastních technických zdrojů (auta, učebny, technika). Určujete, kdy je daný zdroj dostupný pro přiřazení na směny.

Zdroje - lidé

Viditelné pro uživatele s právy: Vidět vše a zadávat zdroje na směny a vyšší

Zobrazuje časové možnosti všech uživatelů v systému. Umožňuje správcům prohlížet a upravovat dostupnost zaměstnanců pro plánování směn.

Moje časové možnosti

Viditelné pro všechny uživatele s přístupem k modulu

Zde zadáváte své časové možnosti - kdy můžete/nemůžete pracovat. Na základě těchto informací vás systém nabídne pro přiřazení na směny.

Směny - v přípravě

Viditelné pro uživatele s právy: Vidět vše, zadávat zdroje na směny a vytvářet a mazat směny (pokud je sekce povolena v nastavení)

Prostor pro přípravu směn před jejich publikováním. Směny zde můžete kompletně připravit a až po dokončení je přesunout do běžných směn označením jako "Naplánováno".

Směny

Viditelné pro uživatele s právy: Vidět vše a zadávat zdroje na směny a vyšší

Přehled všech naplánovaných a publikovaných směn. Zde můžete prohlížet, filtrovat a spravovat směny.

Moje směny

Viditelné pro všechny uživatele s přístupem k modulu

Zobrazuje pouze směny, na které jste osobně přiřazeni. Umožňuje rychle zjistit, kdy a na jaké směny jste naplánováni.

Navigace

Mezi sekcemi se přepínáte kliknutím na příslušnou záložku v horním panelu. Aktivní sekce je zvýrazněna zelenou barvou.

Tlačítka a akce

Tlačítko Přidat

Nachází se v sekcích Směny a Směny - v přípravě. Otevře formulář pro vytvoření nové směny. Dostupné pouze pro uživatele s plnými právy správce modulu.

Tlačítko Naplánováno

Zobrazuje se v detailu směny, která je ve stavu "v přípravě". Po kliknutí přesune směnu ze sekce Směny - v přípravě do sekce Směny a tím ji zpřístupní všem oprávněným uživatelům.

Tlačítko Vybrat zdroje

Nachází se v detailu směny u jednotlivých požadovaných pozic a vlastních zdrojů. Otevře dialog s výběrem dostupných lidí nebo zdrojů pro danou pozici.

Tlačítko Odeslat info uživatelům

Umožňuje odeslat email nebo SMS všem uživatelům, kteří jsou přiřazeni na danou směnu. Nachází se v detailu směny.

Tlačítko Export do excelu

Exportuje přehled směn do souboru Excel. Nachází se v sekcích Směny a Směny - v přípravě.

Tlačítko Přidat požadované zdroje

V detailu směny umožňuje přidat novou požadovanou pozici (lidský zdroj) nebo vlastní zdroj.

Základní operace

Pro běžné uživatele

Zadání časových možností

Časové možnosti určují, kdy můžete pracovat. Na základě nich vás systém nabídne pro přiřazení na směny.

1. Otevřete modul Plánování směn
2. Klikněte na sekci Moje časové možnosti
3. Vyberte Měsíc a Rok, pro který chcete zadat dostupnost
4. Volitelné: Pro rychlejší vyplňování můžete předvyplnit čas od-do:
   • V poli Mohu od-do předvyplnit jako vyberte začátek a konec (např. 8 - 16)
   • Klikněte na tlačítko Nastavit
   • Tím se všechna pole "od-do" předvyplní zvoleným časem
5. Pro každý den v měsíci vyberte jednu z variant:
   • Nemohu: V tento den nemůžete pracovat
   • Mohu celý den: Můžete pracovat kdykoliv během celého dne (0-24 hodin)
   • Mohu od-od: Můžete pracovat pouze v určeném časovém rozmezí
     • Zaškrtněte možnost Mohu od-od
     • V prvním výběrovém poli zvolte začátek dostupnosti (hodina od)
     • V druhém výběrovém poli zvolte konec dostupnosti (hodina do)
6. Volitelné: Do pole Poznámka můžete zapsat důvod nedostupnosti nebo jiné důležité informace
7. Změny se ukládají automaticky po vyplnění

Poznámky:

• Zelený sloupec označuje možnost "Mohu celý den"
• Červený sloupec označuje možnost "Nemohu"
• Modrý sloupec označuje možnost "Mohu od-do"
• Volné dny a víkendy jsou v tabulce zvýrazněny světlejší barvou
• Pokud jste již přiřazeni na směnu v daný den, zobrazí se informace o směně místo možnosti výběru

Zobrazení provedených změn

V dolní části sekce Moje časové možnosti se nachází tabulka Provedené změny, která zobrazuje historii všech úprav vašich časových možností pro zvolený měsíc. U každé změny vidíte:

• Datum a čas provedení změny
• Kdo změnu provedl
• Popis změny (např. "Nastavena dostupnost od 8 do 16 pro den 15.1.2025")

Zobrazení mých směn

Pro zobrazení směn, na které jste přiřazeni:

1. Otevřete modul Plánování směn
2. Klikněte na sekci Moje směny
3. Zobrazí se tabulka s vašimi směnami
4. Můžete filtrovat směny podle stavu:
   • Vše: Zobrazí všechny směny (proběhlé i budoucí)
   • Proběhlé: Zobrazí pouze směny, které již proběhly
   • Plánované: Zobrazí pouze budoucí směny
5. Pro každou směnu vidíte:
   • Datum směny
   • Název směny
   • Čas od - do
   • Přiřazené zdroje - lidi (ostatní zaměstnanci na směně)
   • Přiřazené zdroje - vlastní (auta, technika atd.)

Pro správce vlastních zdrojů

Nastavení dispozice vlastních zdrojů

Pokud máte právo spravovat vlastní zdroje (auta, učebny, technika), můžete nastavit jejich dostupnost:

1. Otevřete modul Plánování směn
2. Klikněte na sekci Zdroje - vlastní
3. V poli Zdroj vyberte zdroj, jehož dostupnost chcete nastavit (např. "Auto - Škoda Octavia")
4. Vyberte Rok a Měsíc
5. Systém zobrazí tabulku se všemi dny v měsíci
6. Pro každý den nastavte dostupnost zdroje:
   • Nedostupné: Zdroj nelze v tento den použít
   • Dostupné celý den: Zdroj je k dispozici kdykoliv během dne
   • Dostupné od-od: Zdroj je dostupný pouze v určeném časovém rozmezí
     • Zaškrtněte možnost Dostupné od-od
     • V prvním výběru zvolte začátek dostupnosti (hodina)
     • V druhém výběru zvolte konec dostupnosti (hodina)
7. Změny se ukládají automaticky

Poznámka: Systém automaticky předvyplní dostupnost podle základního nastavení zdroje definovaného v Nastavení → Plánování směn. Můžete ji pro jednotlivé dny libovolně upravit.

Pro plánovače směn

Vytvoření směny

Kompletní postup vytvoření a naplánování směny:

Krok 1: Založení směny

1. Otevřete modul Plánování směn
2. Přejděte do sekce:
   • Směny - v přípravě (pokud je sekce povolena a chcete směnu nejprve připravit)
   • nebo Směny (pro přímé vytvoření publikované směny)
3. Klikněte na tlačítko Přidat
4. Vyplňte základní údaje směny:
   • Název: Název směny (např. "Školení", "Odpolední směna", "Sklad") - povinné pole
   • Datum: Den konání směny - povinné pole
   • Středisko: Můžete vybrat existující středisko nebo zadat nové
   • Od: Začátek směny (hodina:minuta) - povinné pole
   • Do: Konec směny (hodina:minuta) - povinné pole
   • Poznámka: Jakékoliv další informace k směně
5. Klikněte na tlačítko Uložit
6. Směna je založena a otevře se její detail

Krok 2: Přidání požadovaných pozic (lidské zdroje)

1. V detailu směny v sekci Zdroje - lidé klikněte na tlačítko Přidat požadované zdroje
2. V dialogu vyplňte:
   • Pozice: Vyberte požadovanou pozici ze seznamu (např. "jednatel", "IT technik", "lektor")
   • Počet: Zadejte, kolik lidí s touto pozicí potřebujete (např. 2)
3. Klikněte na Uložit
4. Pozice se přidá do seznamu požadovaných zdrojů
5. Opakujte pro všechny potřebné pozice

Příklad: Pro školení můžete přidat "lektor" (počet: 2) a "IT technik" (počet: 1)

Krok 3: Přidání požadovaných vlastních zdrojů

1. V detailu směny v sekci Zdroje - vlastní klikněte na tlačítko Přidat požadované zdroje
2. V dialogu vyplňte:
   • Druh: Vyberte druh zdroje (např. "Auto", "Učebna", "Projektor")
   • Počet: Zadejte, kolik kusů tohoto druhu potřebujete
3. Klikněte na Uložit
4. Vlastní zdroj se přidá do seznamu požadovaných zdrojů
5. Opakujte pro všechny potřebné vlastní zdroje

Příklad: Pro školení můžete přidat "Učebna" (počet: 1) a "Projektor" (počet: 1)

Krok 4: Výběr konkrétních lidí na pozice

1. V detailu směny v sekci Zdroje - lidé u konkrétní pozice klikněte na tlačítko Vybrat zdroje
2. Zobrazí se dialog s přehledem volných uživatelů:
   • Systém automaticky nabídne pouze uživatele s odpovídající pozicí
   • Zobrazí pouze uživatele, kteří mají v daný den a čas časovou možnost
   • Už přiřazení uživatelé se nezobrazí (pokud není povoleno více směn denně)
3. Zaškrtněte uživatele, které chcete přiřadit na směnu
4. Klikněte na Přiřadit
5. Vybraní uživatelé se zobrazí v sekci "Obsazeno"
6. Opakujte pro všechny pozice, dokud nejsou všechny obsazeny

Poznámka: Pokud systém nenabízí žádné volné uživatele, znamená to, že nikdo s danou pozicí nemá v daný čas zadanou časovou možnost nebo jsou všichni již přiřazeni na jinou směnu.

Krok 5: Výběr konkrétních vlastních zdrojů

1. V detailu směny v sekci Zdroje - vlastní u konkrétního druhu klikněte na tlačítko Vybrat zdroje
2. Zobrazí se dialog s přehledem dostupných zdrojů daného druhu
3. Systém nabídne pouze zdroje, které:
   • Jsou nastaveny jako dostupné v daný den a čas
   • Nejsou již přiřazeny na jinou směnu (pokud není povoleno více směn denně)
4. Zaškrtněte zdroje, které chcete přiřadit
5. Klikněte na Přiřadit
6. Vybrané zdroje se zobrazí v sekci "Obsazeno"

Krok 6: Dokončení a publikování směny

1. Zkontrolujte, že jsou všechny požadované pozice a zdroje obsazeny:
   • U každé pozice vidíte poměr "potřeba/obsazeno" (např. 2/2)
   • Zelená fajfka značí dostatečné obsazení
   • Červený křížek značí nedostatečné obsazení
2. Pokud je směna v přípravě, klikněte na tlačítko Naplánováno:
   • Systém se zeptá na potvrzení
   • Po potvrzení se směna přesune do sekce Směny
3. Volitelné: Odešlete informace přiřazeným uživatelům (viz níže)

Editace směny

Pro úpravu existující směny:

1. V sekci Směny nebo Směny - v přípravě klikněte na ikonu úprav u příslušné směny
2. Nebo otevřete detail směny a klikněte na ikonu tužky u jednotlivých polí
3. Můžete upravit:
   • Datum, název, středisko
   • Čas od - do
   • Poznámku
   • Požadované pozice a jejich počet
   • Požadované vlastní zdroje a jejich počet
   • Přiřazené osoby a zdroje
4. Změny se ukládají automaticky nebo po kliknutí na Uložit

Varování: Pokud změníte čas směny, ověřte, že přiřazené osoby a zdroje jsou stále dostupné v novém čase.

Mazání směny

1. V sekci Směny nebo Směny - v přípravě klikněte na ikonu koše u příslušné směny
2. Systém se zeptá na potvrzení smazání
3. Klikněte na Ano pro potvrzení
4. Směna bude smazána a přiřazení uživatelé o ní již neuvidí

Varování: Smazání směny je nevratná operace. Před smazáním zvažte, zda by nebylo vhodnější směnu pouze upravit.

Odeslání informací o přiřazení

Po přiřazení uživatelů na směnu můžete automaticky odeslat informace emailem nebo SMS:

1. Otevřete detail směny
2. V sekci Zdroje - vlastní klikněte na tlačítko Odeslat info uživatelům
3. V dialogu vyberte způsob odeslání:
   • Email: Odešle email všem přiřazeným uživatelům
   • SMS: Odešle SMS na mobilní číslo (pokud je uvedeno a je ve správném formátu)
   • Email a SMS: Odešle obojí
   • SMS nebo email: Pokusí se odeslat SMS, pokud se nepodaří, odešle email
4. Klikněte na Odeslat
5. Systém odešle zprávy všem přiřazeným uživatelům s informacemi o směně (datum, název, čas, pozice)

Kopírování směny

Pro rychlé vytvoření podobné směny můžete zkopírovat existující:

1. V sekci Směny klikněte na ikonu kopírování u směny, kterou chcete zkopírovat
2. Otevře se formulář pro vytvoření nové směny s předvyplněnými údaji ze staré směny
3. Upravte datum, čas a další údaje podle potřeby
4. Klikněte na Uložit
5. Nová směna se vytvoří s požadovanými pozicemi a vlastními zdroji ze staré směny

Poznámka: Zkopírují se pouze požadované pozice a vlastní zdroje, nikoliv konkrétní přiřazené osoby. Ty musíte přiřadit znovu.

Pro správce

Zobrazení přehledu zdrojů - lidé

Jako správce můžete zobrazit časové možnosti všech uživatelů:

1. Otevřete modul Plánování směn
2. Klikněte na sekci Zdroje - lidé
3. V poli Uživatel vyberte uživatele, jehož časové možnosti chcete zobrazit
4. Vyberte Měsíc a Rok
5. Zobrazí se tabulka s časovými možnostmi vybraného uživatele
6. Vidíte stejné informace jako uživatel ve své sekci Moje časové možnosti
7. V dolní části vidíte historii změn časových možností uživatele

Úprava časových možností jiných uživatelů

V případě potřeby (nemoc, dovolená) můžete upravit časové možnosti jiných uživatelů:

1. V sekci Zdroje - lidé vyberte uživatele
2. Vyberte měsíc a rok
3. Volitelné: Předvyplňte čas od-do pro rychlejší vyplňování
4. Pro každý den nastavte dostupnost stejně jako ve své sekci Moje časové možnosti:
   • Nemohu
   • Mohu celý den
   • Mohu od-od (s výběrem času)
5. Do pole Poznámka můžete zapsat důvod změny (např. "Nemoc", "Dovolená")
6. Změny se ukládají automaticky
7. Všechny provedené změny se zaznamenají do historie s vaším jménem jako autora

Poznámka: Úpravy časových možností jiných uživatelů používejte pouze v odůvodněných případech. Standardně by si měl každý uživatel spravovat své časové možnosti sám.

Pokročilé funkce

Export do excelu

Pro analýzu nebo tisk přehledu směn můžete exportovat data do Excel souboru:

1. Otevřete sekci Směny nebo Směny - v přípravě
2. Nastavte filtr podle potřeby (vše/proběhlé/plánované, datumové rozmezí)
3. Klikněte na tlačítko Export do excelu
4. Soubor se stáhne do vašeho počítače
5. Excel obsahuje všechny viditelné směny s jejich detaily

Filtrování směn

V sekcích Směny, Směny - v přípravě a Moje směny můžete filtrovat zobrazené směny:

Filtr podle stavu

• Vše: Zobrazí všechny směny bez omezení
• Proběhlé: Zobrazí pouze směny, které už se uskutečnily (datum směny je v minulosti)
• Plánované: Zobrazí pouze budoucí směny (datum směny je v budoucnosti nebo dnes)

Filtr podle data

V sekci Směny můžete filtrovat podle datumového rozmezí:

1. V poli Pouze mezi zadejte datum od (např. 1.1.2025)
2. Zadejte datum do (např. 31.1.2025)
3. Tabulka se automaticky aktualizuje a zobrazí pouze směny v zadaném rozmezí

Vyhledávání

V tabulkách směn můžete použít vyhledávací pole pro rychlé nalezení konkrétní směny:

• Do vyhledávacího pole zadejte název směny, středisko nebo jméno osoby
• Tabulka se automaticky filtruje podle zadaného textu

Přiřazení na více směn v rámci jednoho dne

Pokud je v nastavení modulu povolena funkce "Povolit přiřazení zdroje na více směn v rámci 1 dne", systém umožňuje následující chování:

Pro lidské zdroje

• Zaměstnanec může být přiřazen na více směn v jednom dni
• Podmínka: Směny se nesmí časově překrývat
• Při výběru zdrojů systém kontroluje, zda má uživatel časovou možnost pokrývající celou dobu obou směn

Příklad: Uživatel má časovou možnost 8:00-20:00. Může být přiřazen na směnu 8:00-12:00 a zároveň na směnu 14:00-18:00.

Pro vlastní zdroje

• Vlastní zdroj (auto, učebna) může být přiřazen na více směn v jednom dni
• Podmínka: Směny se nesmí časově překrývat
• Při výběru zdrojů systém kontroluje dostupnost zdroje v čase obou směn

Příklad: Auto je dostupné celý den. Může být přiřazeno na ranní směnu 6:00-10:00 a odpolední směnu 14:00-18:00.

Vypnutí funkce

Pokud funkce není povolena, každý zdroj může být přiřazen pouze na jednu směnu denně, bez ohledu na časové překrývání.

Historie změn

Systém automaticky zaznamenává všechny důležité změny směn do historie.

Zobrazení historie směny

1. Otevřete detail směny
2. Přejděte do sekce Historie (nachází se v dolní části detailu směny)
3. Tabulka zobrazuje chronologický přehled změn:
   • Zapsal: Kdo změnu provedl
   • Datum: Kdy byla změna provedena
   • Akce: Popis provedené změny

Co se zaznamenává

Do historie se automaticky ukládají následující události:

• Vytvoření směny
• Změna základních údajů (datum, čas, název)
• Přidání nebo odebrání požadovaných pozic
• Přidání nebo odebrání požadovaných vlastních zdrojů
• Přiřazení nebo odebrání konkrétních osob
• Přiřazení nebo odebrání konkrétních vlastních zdrojů
• Změna stavu (příprava → naplánováno)
• Úprava poznámky
• Odeslání informací uživatelům

Provedené změny časových možností

V sekcích Moje časové možnosti a Zdroje - lidé se nachází tabulka Provedené změny, která zaznamenává historii úprav časových možností uživatele.

Co se zaznamenává

• Každá změna časové možnosti pro konkrétní den
• Datum a čas provedení změny
• Kdo změnu provedl (uživatel sám nebo správce)
• Popis změny (např. "Nastavena dostupnost od 8 do 16 pro den 15.1.2025")

Použití

• Kontrola, kdy byly provedeny změny v časových možnostech
• Ověření, kdo změnu provedl (důležité pokud změnu provedl správce)
• Sledování historie dostupnosti pro účely kontroly nebo auditů

Integrace

Propojené moduly

Nastavení

Modul Plánování směn je úzce propojen s modulem Nastavení:

• Nastavení → Plánování směn: Zde definujete vlastní zdroje, jejich základní dostupnost a další parametry modulu
• Nastavení → Uživatelé: Zde nastavujete pozice uživatelů, které se následně používají pro výběr na směny
• Nastavení → Uživatelská práva: Zde přiřazujete jednotlivým uživatelům úroveň přístupu k modulu Plánování směn

Uživatelé

Pozice uživatelů definované v modulu Uživatelé se přímo používají v Plánování směn:

• Při vytváření směny vybíráte požadované pozice ze seznamu definovaných pozic
• Systém při výběru zdrojů nabízí pouze uživatele s odpovídající pozicí
• Změna pozice uživatele se projeví okamžitě v nabídce volných zdrojů pro směny

Příklad: Pokud má uživatel v modulu Uživatelé přiřazenu pozici "IT technik", systém ho nabídne pouze pro směny, které vyžadují pozici "IT technik".

SMS brána

Pokud máte nakonfigurovanou SMS bránu, můžete odesílat SMS notifikace o přiřazení na směny:

• Funkce je dostupná v detailu směny pomocí tlačítka Odeslat info uživatelům
• SMS se odešle pouze na platná česká mobilní čísla
• Obsah SMS: "Zařazení na směnu [datum] [název] [čas od]-[čas do]"

Email

Systém automaticky odesílá emailové notifikace o přiřazení na směny:

• Email obsahuje kompletní informace o směně (datum, název, čas, pozice, poznámka)
• Email je ve formátu HTML s přehlednou tabulkou
• Odešle se na emailovou adresu uživatele uvedenou v profilu

Datové toky

Pozice uživatelů → Výběr na směny

1. Správce definuje pozice v Nastavení → Uživatelské skupiny (např. "Lektor", "IT technik", "Vedoucí")
2. Správce přiřadí pozice jednotlivým uživatelům v Nastavení → Uživatelé
3. Plánovač směn vytvoří směnu a definuje požadovanou pozici (např. "Lektor", počet 2)
4. Při výběru zdrojů systém:
   • Načte všechny uživatele s pozicí "Lektor"
   • Zkontroluje jejich časové možnosti pro daný den a čas
   • Ověří, zda nejsou již přiřazeni na jinou směnu
   • Nabídne pouze ty, kteří splňují všechny podmínky
5. Plánovač vybere konkrétní osoby z nabídky a přiřadí je na směnu

Vlastní zdroje → Dispozice → Výběr na směny

1. Správce definuje vlastní zdroje v Nastavení → Plánování směn (např. "Auto - Škoda Octavia")
2. Nastaví základní dostupnost zdroje (např. "Jen v pracovní dny")
3. Správce vlastních zdrojů v sekci Zdroje - vlastní nastaví konkrétní dostupnost pro jednotlivé dny
4. Plánovač směn vytvoří směnu a definuje požadovaný vlastní zdroj (např. "Auto", počet 1)
5. Při výběru zdrojů systém:
   • Načte všechny zdroje druhu "Auto"
   • Zkontroluje jejich dispozici pro daný den a čas
   • Ověří, zda nejsou již přiřazeny na jinou směnu
   • Nabídne pouze ty, které jsou dostupné
6. Plánovač vybere konkrétní auto a přiřadí ho na směnu

Časové možnosti → Volnost pro směny

1. Uživatel v sekci Moje časové možnosti zadá, kdy může pracovat (např. 15.1.2025: Mohu od 8 do 16)
2. Změna se uloží do databáze
3. Plánovač vytvoří směnu na 15.1.2025 od 10:00 do 14:00
4. Systém při výběru zdrojů zkontroluje časové možnosti uživatele:
   • Uživatel má možnost 8-16, směna je 10-14 → VYHOVUJE
   • Systém nabídne uživatele pro přiřazení
5. Pokud by směna byla např. 7:00-9:00, uživatel by nebyl nabídnut (nemá časovou možnost od 7:00)

Závislosti

Nutnost nadefinovat pozice

Pro správné fungování modulu Plánování směn je nutné předem nadefinovat pozice uživatelů:

1. Přejděte do Nastavení → Uživatelské skupiny
2. Vytvořte pozice, které budete potřebovat (např. "Lektor", "IT technik", "Vedoucí", "Skladník")
3. Přejděte do Nastavení → Uživatelé
4. U každého uživatele přiřaďte odpovídající pozice

Důležité: Bez nadefinovaných pozic nebude systém schopen nabízet vhodné uživatele pro směny. Každý uživatel může mít přiřazeno více pozic.

Časové možnosti před vytvořením směny

Doporučený workflow:

1. Nejprve zajistěte, aby uživatelé zadali své časové možnosti pro příslušné období
2. Poté teprve vytvářejte směny a přiřazujte na ně uživatele
3. Pokud uživatel nemá zadané časové možnosti, systém ho nenabídne pro přiřazení na směnu

Definování vlastních zdrojů před použitím

Před tím, než můžete používat vlastní zdroje v modulu Plánování směn:

1. Přejděte do Nastavení → Plánování směn
2. Vytvořte všechny potřebné vlastní zdroje (auta, učebny, technika)
3. Nastavte jejich základní dostupnost
4. Teprve poté můžete v sekci Zdroje - vlastní nastavovat jejich konkrétní dispozice
5. A následně je přiřazovat na směny

Řešení problémů

Systém nenabízí žádné volné uživatele pro směnu

Možné příčiny:

• Žádný uživatel s požadovanou pozicí nemá zadanou časovou možnost pro daný den a čas
• Všichni uživatelé s požadovanou pozicí jsou již přiřazeni na jinou směnu v daný den
• Uživatelé mají časovou možnost, ale nezahrnuje celou dobu směny (např. možnost do 15:00, ale směna končí v 16:00)
• Není správně nastavena pozice u uživatelů

Řešení:

1. Zkontrolujte v sekci Zdroje - lidé, zda mají uživatelé s požadovanou pozicí zadané časové možnosti
2. Pokud ne, požádejte je o vyplnění nebo jim to nastavte sami
3. Ověřte, že uživatelé mají správně přiřazenu požadovanou pozici v Nastavení → Uživatelé
4. Zkontrolujte, zda časová možnost uživatelů pokrývá celou dobu směny (od začátku do konce)
5. Pokud je povoleno přiřazení na více směn denně, zkontrolujte, zda se směny časově nepřekrývají

Systém nenabízí žádné volné vlastní zdroje

Možné příčiny:

• Vlastní zdroje daného druhu nejsou nadefinovány v nastavení
• Vlastní zdroje nemají nastavenou dispozici pro daný den a čas
• Všechny vlastní zdroje jsou již přiřazeny na jinou směnu v daný den
• Základní dostupnost zdroje je nastavena na "Nikdy" a nebyla změněna pro konkrétní den

Řešení:

1. Ověřte v Nastavení → Plánování směn, že jsou vlastní zdroje požadovaného druhu nadefinovány
2. Zkontrolujte v sekci Zdroje - vlastní dispozici zdrojů pro daný den
3. Ujistěte se, že dispozice pokrývá celou dobu směny
4. Zkontrolujte, zda nejsou zdroje již přiřazeny na jinou směnu v daný den

Uživatel nevidí sekci, ke které by měl mít přístup

Možné příčiny:

• Uživatel nemá dostatečná práva k modulu Plánování směn
• V nastavení modulu je vypnuta sekce "Směny - v přípravě"

Řešení:

1. Zkontrolujte uživatelská práva v Nastavení → Uživatelé
2. Ověřte úroveň práv pro modul "Plánování směn"
3. Pokud chcete povolit sekci "Směny - v přípravě", zapněte ji v Nastavení → Plánování směn

Nelze uložit časovou možnost "Mohu od-do"

Možné příčiny:

• Nezvolili jste hodnotu v jednom z polí (od nebo do)
• Nezaškrtli jste možnost "Mohu od-do" (modrý checkbox)

Řešení:

1. Nejprve zaškrtněte modrou možnost "Mohu od-do"
2. Poté vyberte hodinu začátku v prvním výběrovém poli
3. A hodinu konce v druhém výběrovém poli
4. Změna se uloží automaticky po vyplnění obou hodnot

Uživatel neobdržel email o přiřazení na směnu

Možné příčiny:

• Uživatel nemá vyplněnou emailovou adresu v profilu
• Emailová adresa je chybně zadána
• Email skončil ve spamu
• Nebyl použit způsob odeslání zahrnující email

Řešení:

1. Zkontrolujte v Nastavení → Uživatelé, že má uživatel správně vyplněný email
2. Požádejte uživatele, aby zkontroloval složku se spamem
3. Ověřte, že jste v dialogu "Odeslat info uživatelům" vybrali způsob obsahující email (Email, Email a SMS, nebo SMS nebo email)
4. Zkuste email odeslat znovu

Směna se nezobrazuje v sekci "Moje směny"

Možné příčiny:

• Směna je stále ve stavu "v přípravě" a nebyla označena jako "Naplánováno"
• Uživatel není přiřazen na směnu
• Je aktivní filtr "Proběhlé" a směna je budoucí (nebo naopak)

Řešení:

1. Zkontrolujte v sekci Směny nebo Směny - v přípravě, zda je uživatel opravdu přiřazen
2. Pokud je směna v přípravě, označte ji jako "Naplánováno"
3. V sekci Moje směny zkuste filtr "Vše" pro zobrazení všech směn

Nelze smazat požadovanou pozici ze směny

Možné příčiny:

• Nemáte dostatečná práva (potřebujete plná práva správce modulu)
• Na pozici jsou již přiřazeni konkrétní uživatelé

Řešení:

1. Pokud jsou na pozici přiřazeni uživatelé, nejprve je odeberte
2. Teprve poté můžete smazat celou požadovanou pozici
3. Pokud stále nelze smazat, zkontrolujte svá uživatelská práva

Systém hlásí překrývání směn

Možné příčiny:

• Pokoušíte se přiřadit uživatele nebo zdroj na dvě směny, které se časově překrývají
• Není povolena funkce "Povolit přiřazení zdroje na více směn v rámci 1 dne"

Řešení:

1. Zkontrolujte časy obou směn a ujistěte se, že se nepřekrývají
2. Pokud potřebujete přiřadit zdroj na více směn denně a ty se nepřekrývají, požádejte správce o povolení funkce v Nastavení → Plánování směn
3. Pokud je funkce vypnutá a potřebujete ji, upravte časy směn tak, aby byly v různých dnech

--- Datum poslední aktualizace: 2025-11-10