Pracovní výkazy (servisní a montážní výkazy k zakázkám)
Přehled
Modul Pracovní výkazy slouží k evidenci servisních a montážních prací provedených u zákazníka v rámci konkrétní zakázky. Pracovník do výkazu zapisuje použité přístroje/zařízení, odvedenou práci, spotřebovaný materiál a vedlejší výdaje (dopravu), zákazník práci potvrdí vlastnoručním podpisem přímo v aplikaci a hotový výkaz se odešle nebo vytiskne jako podklad k fakturaci. Modul Pracovní výkazy nemá nic společného s modulem Výkazy práce (evidencí odpracovaných hodin zaměstnanců) – jde o dvě samostatné agendy s podobným názvem, proto je dobré je nezaměňovat.
Klíčové funkce
- Evidence pracovních výkazů rozdělená do skupin (středisek) s vlastním číslováním a nastavením
- Zápis přístrojů/zařízení, odvedené práce a spotřebovaného materiálu s automatickým přepočtem cen
- Evidence vedlejších výdajů – dopravy, času technika na cestě a parkovného
- Podpis zákazníka přímo na obrazovce a předání výkazu k fakturaci
- Tisk pracovního výkazu do PDF a jeho odeslání e-mailem
- Propojení pracovního výkazu s tiketem v modulu HelpDesk
- Propojení se zákaznickou firmou a pobočkou v modulu CRM
- Předdefinované šablony přístrojů, prací a materiálu pro rychlejší vyplňování
Přístup a nastavení
Přístup do modulu Pracovní výkazy i rozsah oprávnění se řídí tím, do kterých skupin (středisek) má uživatel přidělený přístup a na jaké úrovni. Konfiguraci skupin, číselných řad, šablon a propojení s HelpDeskem provádí uživatel se samostatným oprávněním pro správu nastavení modulu.
Jak se dostat do modulu Pracovní výkazy
Modul Pracovní výkazy otevřete z hlavního menu aplikace. Po otevření se nahoře zobrazí nadpis „Pracovní výkazy" a – pouze uživatelům s oprávněním na správu modulu – odkaz „Nastavení" pro konfiguraci skupin a číselných řad.
Skupiny (střediska) pracovních výkazů
Pod nadpisem modulu Pracovní výkazy je vodorovný pruh dlaždic se skupinami (středisky). Uživatel vidí jen ty skupiny, do kterých mu bylo přiděleno alespoň nějaké oprávnění. Dokud uživatel žádnou skupinu nevybere kliknutím na dlaždici, filtr ani tabulka výkazů se vůbec nezobrazí – výběr skupiny je první krok práce s modulem a aplikace si ho pamatuje i při dalším vstupu do modulu.
Oprávnění a přístupová práva v modulu Pracovní výkazy
Oprávnění k modulu Pracovní výkazy se nastavuje zvlášť pro každou skupinu (středisko) a pro každého uživatele zvlášť, vždy na jedné ze šesti úrovní. Řízení přístupu je čistě podle přidělené úrovně oprávnění v dané skupině, nezávisí na nadřízenosti ani na organizační struktuře.
| Úroveň oprávnění | Co uživatel v dané skupině smí |
|---|---|
| Bez přístupu | Skupinu vůbec nevidí a nemůže do ní vstoupit |
| Vidí své | V seznamu vidí jen výkazy, na kterých je sám uveden jako pracovník; nic neupravuje ani nezakládá |
| Vidí vše | Vidí všechny výkazy dané skupiny, ale jen k nahlédnutí, bez úprav a bez zakládání nových |
| Vidí vše a může vytvářet nové a upravovat své | Zakládá nové výkazy a upravuje jen výkazy, kde je sám pracovníkem, dokud nejsou ve stavu „Vyřízeno" |
| Vidí a může upravovat a vytvářet vše | Zakládá nové výkazy a upravuje libovolný výkaz dané skupiny, dokud výkaz není ve stavu „Vyřízeno" |
| Vidí, upravuje, vytváří a může mazat vše | Nejvyšší úroveň – navíc upravuje i uzavřené výkazy, maže výkazy i jejich jednotlivé položky a má přístup do seznamu smazaných záznamů |
Kromě těchto šesti úrovní existuje samostatné oprávnění pro správu nastavení modulu Pracovní výkazy – zakládání a mazání skupin, číselné řady, šablony přístrojů/práce/materiálu, texty e-mailů a logo na dokladech. Toto oprávnění má jen systémový administrátor nebo uživatel, kterému byla správa modulu výslovně přidělena, a je nezávislé na výše popsaných šesti úrovních přístupu ke konkrétní skupině.
Nastavení modulu Pracovní výkazy
Nastavení modulu Pracovní výkazy se otevírá samostatnou obrazovkou s kartami: první karta „Uživatelská práva / skupiny pracovních výkazů" slouží k zakládání a mazání skupin (středisek), další karty (jedna pro každou existující skupinu) obsahují podrobné nastavení dané skupiny. Nastavení jednotlivé skupiny lze provést až po jejím vytvoření na první kartě.
Vytvoření skupiny a uživatelská práva
Na kartě „Uživatelská práva / skupiny pracovních výkazů" založíte novou skupinu tlačítkem „Vytvořit skupinu"; existující skupinu lze přejmenovat tlačítkem „Upravit název" nebo smazat tlačítkem „Smazat skupinu". Na kartě konkrétní skupiny je tabulka uživatelských práv, kde pro každého aktivního uživatele firmy jedním kliknutím zvolíte jednu ze šesti úrovní oprávnění popsaných výše. Nad každým sloupcem úrovně je tlačítko „Označit vše", které danou úroveň nastaví hromadně všem uživatelům najednou.
Obecné parametry skupiny v nastavení modulu Pracovní výkazy
V nastavení modulu Pracovní výkazy, na kartě konkrétní skupiny, se v sekci „Nastavení obecných parametrů" volí, které části pracovního výkazu se v dané skupině vůbec zobrazují a jaké mají mít výchozí hodnoty.
| Volba v nastavení | Co ovlivňuje |
|---|---|
| Vyplňovat přístroje/zařízení | Zobrazí v detailu výkazu tabulku pro zápis přístrojů/zařízení; bez zapnutí se tabulka vůbec nezobrazuje |
| Vyplňovat odvedenou práci/servisní úkony | Zobrazí v detailu výkazu tabulku pro zápis provedené práce; bez zapnutí se tabulka nezobrazuje |
| Vyplňovat použitý materiál | Zobrazí v detailu výkazu tabulku pro zápis spotřebovaného materiálu; bez zapnutí se tabulka nezobrazuje |
| Vyplňovat vedlejší výdaje (doprava) | Zobrazí v detailu výkazu kartu pro dopravu, čas na cestě a parkovné; bez zapnutí se karta nezobrazuje |
| Poznámka | Podle popisku má povolit textovou poznámku u výkazu; pole Poznámka je ale v dialogu pro zápis/editaci výkazu dostupné vždy, bez ohledu na tuto volbu |
| Hlavička/Logo na dokladech | Nahraje obrázek (logo firmy, případně celou hlavičku), který se tiskne v záhlaví PDF výkazu; bez nahraného loga se v PDF zobrazí jen název firmy textem |
| Výchozí cena za km dopravy | Předvyplní se do pole ceny za kilometr dopravy u nových výkazů dané skupiny |
| Výchozí cena za km čas technika na cestě | Předvyplní se do pole ceny za kilometr na jednoho technika u nových výkazů dané skupiny |
| Použité stavy | Zaškrtnutím se určí, které ze šesti stavů výkazu se v dané skupině vůbec nabízejí ve filtru a v poli Stav; nezaškrtnutý stav se v UI dané skupiny neobjeví |
| Práce na el. zařízeních R, N | Zapne u řádků tabulky Práce dvě dodatečná zaškrtávací pole „R" a „N" s doplňkovým textovým polem; bez zapnutí se tato pole u práce vůbec nezobrazují |
| Výchozí text při zaškrtnutí R / N | Text, který se automaticky předvyplní do doplňkového pole, když uživatel zaškrtne R, resp. N, a sám nezadá vlastní text |
Číslování pracovních výkazů v nastavení
Formát čísla pracovního výkazu se nastavuje v modulu Pracovní výkazy zvlášť pro každou skupinu pomocí polí Pořadové číslo – prefix (např. „VP"), rok, suffix (např. „SCH"), počet číslic a číslo, od kterého se má číslování v daném roce začínat. Výsledné číslo pak vypadá například jako „VP2019SCH0001" (prefix VP, rok čtyřmístně, suffix SCH, čtyřmístné pořadové číslo od 1). Bez vyplnění těchto polí se generuje jen prostá číselná řada bez předpony a přípony.
Šablony přístrojů, práce a materiálu
Na kartách skupiny „Přístroje/zařízení", „Práce/servisní úkony" a „Materiál" si v nastavení modulu Pracovní výkazy předem založíte opakovaně používané položky – u přístrojů název, typ a sériové číslo, u práce název, výchozí čas a sazbu, u materiálu název a cenu za kus. Tlačítko „Přidat řádek" založí nový prázdný řádek šablony, ikona křížku řádek smaže. Tyto šablony se pak uživatelům nabízí jako rychlá volba přímo při vyplňování konkrétního pracovního výkazu – výběrem šablony se automaticky předvyplní všechny související hodnoty daného řádku.
Propojení s HelpDeskem a texty e-mailu v nastavení
V nastavení modulu Pracovní výkazy lze zapnout propojení s tikety HelpDesku zaškrtnutím konkrétních projektů HelpDesku – jejich tikety se pak budou nabízet k propojení s pracovním výkazem. Tato volba je dostupná jen firmám, které mají modul HelpDesk zapnutý; bez zaškrtnutí žádného projektu se pole pro propojení s tiketem v modulu Pracovní výkazy vůbec nezobrazuje. Dále je zde možné vyplnit výchozí „Předmět emailu" a „Text emailu", které se předvyplní v dialogu pro odeslání výkazu; do předmětu lze vložit klíčové slovo, které se nahradí číslem pracovního výkazu.
Uživatelské rozhraní
Rozhraní modulu Pracovní výkazy tvoří dlaždice skupin (středisek), sbalovací karta „Filtr" a tabulka výkazů vybrané skupiny se sloupci, vyhledáváním a exportem. Následující sekce popisují hlavní obrazovku, dostupné filtry a jednotlivé sloupce i akce v tabulce pracovních výkazů.
Hlavní obrazovka modulu Pracovní výkazy
Po výběru skupiny (střediska) se v modulu Pracovní výkazy zobrazí karta „Filtr" (lze ji sbalit nebo rozbalit ikonami +/– vpravo v záhlaví), řádek rychlých filtrů a akcí a tabulka pracovních výkazů dané skupiny. Nad tabulkou jsou tlačítka pro vyhledávání, export a tisk seznamu a přepínání viditelnosti sloupců.
Filtry a vyhledávání v modulu Pracovní výkazy
- Sériové číslo přístroje: textové vyhledávání pracovních výkazů podle sériového čísla zapsaného přístroje/zařízení, ve sbalovací kartě „Filtr"
- Rok: rozbalovací seznam let od roku registrace firmy do příštího roku, plus volba „Vše"
- Stav: přepínač tlačítek „Vše" a dále jen ty stavy, které administrátor v nastavení skupiny povolil (např. „Založen", „Přiřazený", „Řešený", „K fakturaci", „K fakturaci + další výkaz", „Vyřízeno"), u každého je zobrazen počet záznamů v daném stavu
- Vše / Jen mé: přepínač, který omezí seznam jen na výkazy, kde je přihlášený uživatel uveden jako pracovník
- Tlačítko Vyhledat / Zrušit: potvrdí vyplněné filtry, nebo je vrátí na výchozí stav
Sloupce tabulky a akce u záznamu
Tabulka pracovních výkazů v modulu Pracovní výkazy má sloupce Číslo pracovního výkazu, Číslo zakázky, Pracovník, Firma (CRM), Stav, Vytvořen a Akce; podporuje vyhledávání, řazení, export a tisk a přepínání viditelnosti sloupců. Odkazy přímo na čísle výkazu a na čísle zakázky otevírají detail výkazu. Sloupec Akce zobrazuje podle oprávnění a stavu výkazu: ikonu oka (zobrazit detail), ikonu tužky (upravit – jen s oprávněním k editaci a pokud výkaz není uzamčený), ikonu „Kopírovat" (jen u výkazů ve stavu „Vyřízeno") a ikonu koše „Smazat záznam" (jen s nejvyšším oprávněním, s potvrzovacím dotazem).
Stavy pracovního výkazu
Pracovní výkaz v modulu Pracovní výkazy prochází šesti možnými stavy. Administrátor si v nastavení dané skupiny zaškrtnutím vybírá, které z těchto stavů se v ní vůbec používají – nepoužité stavy se nezobrazují ani ve filtru, ani v nabídce pole „Stav".
| Stav | Co znamená | Jak do něj výkaz přejde |
|---|---|---|
| Založen | Výkaz byl právě vytvořen, práce na zakázce ještě nezačala | Automaticky při založení nového výkazu, nelze zvolit ručně |
| Přiřazený | Výkaz byl přiřazen ke zpracování | Ruční výběr v poli Stav při editaci výkazu |
| Řešený | Na výkazu se právě pracuje | Ruční výběr v poli Stav při editaci výkazu |
| K fakturaci | Výkaz je hotový a připravený k vyúčtování | Ruční výběr v poli Stav, nebo tlačítkem „Uložit & k fakturaci" u podpisu |
| K fakturaci + další výkaz | Výkaz je hotový k vyúčtování, ale k zakázce se očekává i další návštěva či výkaz | Pouze ruční výběr v poli Stav – samostatné tlačítko pro tento stav v rozhraní není |
| Vyřízeno | Výkaz je uzavřený a uzamčený proti běžným úpravám | Ruční výběr v poli Stav, nebo automaticky, pokud je propojený tiket HelpDesku uzavřen jako vyřešený |
Dokud je pracovní výkaz ve stavu „Vyřízeno", nelze ho běžně upravovat – pole i tlačítka pro přidávání a mazání položek jsou needitovatelná a upravit takový výkaz smí jen uživatel s nejvyšším oprávněním. Uživatel s nejnižším editačním oprávněním navíc smí upravovat jen výkazy, na kterých je sám uveden jako pracovník.
Základní operace
Následující postupy popisují každodenní práci s pracovními výkazy v modulu Pracovní výkazy – od výběru skupiny (střediska) přes založení nového výkazu, doplnění položek přístrojů, práce a materiálu, vedlejších výdajů a propojení s HelpDeskem, až po podpis zákazníka, předání k fakturaci, úpravu, kopírování a mazání hotových výkazů.
Postup: Výběr skupiny (střediska) v modulu Pracovní výkazy
- Na hlavní obrazovce modulu Pracovní výkazy klikněte na dlaždici s názvem požadované skupiny/střediska.
- Zobrazí se filtr a tabulka výkazů dané skupiny; výběr skupiny se pamatuje i při dalším vstupu do modulu.
Postup: Založení nového pracovního výkazu
- V modulu Pracovní výkazy klikněte na tlačítko Vytvořit nad tabulkou (tlačítko je aktivní jen s dostatečným oprávněním).
- V dialogu „Zapsání/editace pracovního výkazu" vyplňte povinné pole Číslo zakázky, případně firmu z CRM, pobočku, poznámku a pracovníky.
- Klikněte na Uložit & jít na seznam nebo Uložit & jít na detail.
- Nový výkaz se vždy založí ve stavu „Založen" – volba stavu v dialogu se při zakládání nového výkazu neuplatní.
- Po uložení se zobrazí upozornění, že další položky (přístroje, práce, materiál) lze doplnit až po založení výkazu.
Pole dialogu Zapsání/editace pracovního výkazu
Dialog pro zápis a editaci pracovního výkazu v modulu Pracovní výkazy obsahuje následující pole. Pole „Pracovní výkaz číslo" a „Číslo zakázky" prohlížeč sám zvýrazní a zabrání odeslání formuláře, pokud nejsou vyplněná – aplikace k nim nezobrazuje žádnou vlastní chybovou hlášku.
| Pole | Povinné | Popis |
|---|---|---|
| Pracovní výkaz číslo | ano, needitovatelné | Automaticky vygenerované pořadové číslo podle nastavení číselné řady dané skupiny, jen ke čtení |
| Číslo zakázky | ano | Textové označení zakázky, ke které se výkaz vztahuje |
| Firma (z modulu CRM) | ne | Výběr zákaznické firmy ze seznamu firem v CRM, rozbalovací pole s vyhledáváním |
| Pobočka (CRM) | ne | Výběr konkrétní pobočky/adresy vybrané firmy, nabídka se načítá podle vybrané firmy |
| Stav | ne, při zakládání se ignoruje | Aktuální stav výkazu, na výběr jen stavy povolené v nastavení skupiny |
| Obj. odběratele (smlouva) | ne | Číslo objednávky nebo smlouvy odběratele |
| Pracovník | ne | Výběr jednoho nebo více pracovníků, kteří na výkazu pracují; nabízí jen uživatele s přístupem do dané skupiny |
| HelpDesk Projekt - Tiket | ne | Výběr otevřeného tiketu HelpDesku; zobrazí se jen při zakládání nového výkazu a jen pokud je propojení s HelpDeskem povoleno |
| Poznámka | ne | Volný víceřádkový formátovaný text k výkazu |
Postup: Doplnění položek výkazu (přístroje, práce, materiál)
- V modulu Pracovní výkazy otevřete detail výkazu – ikonou oka v seznamu, nebo odkazem na čísle výkazu či zakázky.
- V kartách „Přístroje/zařízení", „Práce" a „Materiál" (zobrazují se jen pokud je administrátor v nastavení skupiny zapnul) klikněte na Přidat položku – přidá se prázdný řádek.
- V řádku vyberte z rozbalovací nabídky existující předdefinovanou šablonu, nebo napište vlastní název.
- Doplňte další sloupce (typ a sériové číslo u přístrojů; počet/čas, sazbu a slevu u práce; počet kusů a cenu za kus u materiálu) – každá změna se ukládá ihned po opuštění pole, bez zvláštního tlačítka „Uložit".
- Cena řádku i celková cena výkazu se přepočítávají automaticky.
Tip: Jednotlivý řádek smažete ikonou koše (s potvrzením), nebo všechny řádky tabulky najednou tlačítkem Smazat všechny.
Pole tabulky Přístroje/zařízení v detailu pracovního výkazu
| Pole | Popis |
|---|---|
| Název | Název přístroje/zařízení – lze vybrat z uložených šablon nebo napsat vlastní |
| Typ | Typové označení přístroje |
| Sériové číslo | Sériové číslo přístroje; podle něj lze i filtrovat v seznamu pracovních výkazů |
Pole tabulky Práce v detailu pracovního výkazu
| Pole | Popis |
|---|---|
| Název | Popis provedené práce či servisního úkonu – lze vybrat z uložených šablon nebo napsat vlastní; při názvu obsahujícím „Hodinová sazba" se nabídne doplňkové pole pro popis |
| K přístroji | Pořadové číslo řádku přístroje, ke kterému se práce vztahuje |
| Ks (čas v hod) | Odpracovaný čas v hodinách |
| Sazba/hod | Hodinová sazba |
| Sleva v % | Procentuální sleva na daný řádek |
| Cena | Automaticky dopočítaná cena řádku (sazba krát čas, snížené o slevu), jen ke čtení |
| R / N (Elektrická zařízení) | Dvě volitelná zaškrtávací pole s doplňkovým textovým polem u řádku práce; zobrazí se jen pokud je v nastavení skupiny zapnuta volba „Práce na el. zařízeních R, N" |
Pole tabulky Materiál v detailu pracovního výkazu
| Pole | Popis |
|---|---|
| Název | Název materiálu – lze vybrat z uložených šablon nebo napsat vlastní |
| K přístroji | Pořadové číslo souvisejícího řádku přístroje |
| Ks | Počet kusů |
| Cena/ks | Cena za kus |
| Cena | Automaticky dopočítaná cena řádku (cena za kus krát počet kusů), jen ke čtení |
Postup: Vedlejší výdaje (doprava) u pracovního výkazu
V kartě „Vedlejší výdaje" (zobrazí se jen pokud je povolena v nastavení skupiny) vyplníte počet kilometrů, cenu za kilometr dopravy, cenu za kilometr na cestě na pracovníka, počet techniků a parkovné. Ceny za jednotlivé řádky i celkový součet vedlejších výdajů se dopočítají automaticky.
| Pole | Popis |
|---|---|
| Náklady na dopravu (km, cena/km) | Počet ujetých kilometrů a cena za kilometr |
| Čas technika na cestě (cena/km/technik, počet techniků) | Cena za kilometr na jednoho technika a počet techniků na cestě |
| Parkovné | Částka za parkovné |
Postup: Propojení pracovního výkazu s tiketem HelpDesku
- Buď vyberte konkrétní tiket rovnou při zakládání výkazu v poli „HelpDesk Projekt - Tiket", nebo v detailu už založeného výkazu klikněte na Propojit s Tiketem.
- V dialogu „Propojení s Tiketem z HelpDesku" vyberte tiket ze seznamu otevřených tiketů povolených projektů a klikněte na Uložit.
- Propojený tiket se v detailu výkazu zobrazí jako odkaz do jeho detailu v modulu HelpDesk.
Tlačítko „Propojit s Tiketem" se v modulu Pracovní výkazy zobrazí jen tehdy, pokud administrátor v nastavení povolil propojení s aspoň jedním projektem HelpDesku. Nabízí vždy jen otevřené tikety, nikoli vyřešené či uzavřené.
Postup: Podpis zákazníka a předání pracovního výkazu k fakturaci
- V detailu výkazu, v kartě s celkovou cenou, vyplňte jméno zákazníka (podpis hůlkově) a nechte ho podepsat myší nebo prstem do podpisového pole; pole lze zvětšit tlačítkem Na celou stránku.
- Klikněte na Uložit (uloží jen podpis) nebo na Uložit & k fakturaci (uloží podpis a zároveň nastaví stav na „K fakturaci"). Druhé tlačítko je neaktivní a zobrazí hlášku „Nepřipojen tiket", pokud je v nastavení zapnuté propojení s HelpDeskem, ale výkaz nemá přiřazený žádný tiket.
- Jakmile je podpis jednou uložen, podpisové pole zmizí a zobrazí se uložený obrázek podpisu s tlačítkem Odstranit podpis, které umožní podpis pořídit znovu.
Úprava pracovního výkazu
V modulu Pracovní výkazy upravíte existující pracovní výkaz kliknutím na ikonu tužky v seznamu, nebo přímo v detailu výkazu – tlačítko je dostupné jen s oprávněním k editaci a jen pokud výkaz není uzamčen stavem „Vyřízeno". Uživatel s nejnižším editačním oprávněním smí upravovat jen výkazy, na kterých je sám uveden jako pracovník; nejvyšší oprávnění umožňuje upravovat i uzavřené výkazy.
Postup: Kopírování hotového pracovního výkazu
- U výkazu ve stavu „Vyřízeno" klikněte v seznamu na ikonu Kopírovat.
- V dialogu se zobrazí upozornění, že se založí kopie a položky přístrojů, práce a materiálu se převezmou ze starého výkazu. Číslo zakázky, firma, objednávka a pracovníci se nekopírují a je nutné je vyplnit znovu.
- Po uložení vznikne nový pracovní výkaz ve stavu „Založen" s novým pořadovým číslem.
Smazání a obnovení pracovního výkazu
- Uživatel s nejvyšším oprávněním klikne v modulu Pracovní výkazy na ikonu koše u řádku výkazu a potvrdí dotaz „Opravdu chcete smazat tento záznam?".
- Smazaný výkaz zmizí ze seznamu a objeví se v seznamu Smazané, dostupném tlačítkem nad tabulkou (jen s nejvyšším oprávněním), odkud je možné ho obnovit.
Stejným způsobem – ikonou koše a potvrzovacím dotazem „Opravdu chcete smazat tento záznam?" – se v modulu Pracovní výkazy maže i jednotlivý řádek v tabulce přístrojů, práce nebo materiálu; hromadné smazání všech řádků tabulky potvrzuje hláška „Opravdu chcete smazat tyto záznamy?".
Pokročilé funkce
Kromě běžné evidence položek nabízí modul Pracovní výkazy i práci s hotovým výkazem – tisk do PDF a odeslání zákazníkovi e-mailem – a export seznamu pracovních výkazů dané skupiny do tabulkového souboru pro další zpracování mimo aplikaci.
Tisk a odesílání pracovního výkazu
Hotový pracovní výkaz lze v modulu Pracovní výkazy z jeho detailu vytisknout do PDF nebo odeslat e-mailem přímo zákazníkovi – obě tlačítka jsou v hlavičce karty detailu výkazu vpravo nahoře a jsou dostupná bez ohledu na to, zda je výkaz už podepsaný.
Export: PDF/Vytisknout pracovního výkazu
Vytvoří tiskovou verzi pracovního výkazu se všemi zapsanými položkami, cenami, vedlejšími výdaji a podpisem zákazníka.
- V modulu Pracovní výkazy otevřete detail konkrétního výkazu.
- Klikněte na tlačítko PDF/Vytisknout v hlavičce karty detailu.
- PDF verze výkazu se otevře v novém okně/tabu prohlížeče.
Výstupní formát: PDF
Export do PDF je v modulu Pracovní výkazy dostupný vždy jen z detailu jednoho konkrétního výkazu; hromadný tisk více výkazů najednou modul nenabízí.
Export: Odeslání e-mailem
Odešle hotový pracovní výkaz jako přílohu PDF přímo z aplikace, bez nutnosti výkaz nejprve stahovat.
- V detailu výkazu klikněte na tlačítko Emailem v hlavičce karty detailu.
- V dialogu „Odeslání pracovního výkazu" doplňte e-mailovou adresu (lze zadat více adres oddělených čárkou), nebo zaškrtněte uložené e-maily zákaznické firmy z CRM (jen pokud má výkaz přiřazenou firmu s uloženými e-maily).
- Případně upravte předmět a text zprávy – jsou předvyplněné podle nastavení modulu.
- Klikněte na Odeslat.
Výstupní formát: PDF jako příloha e-mailu
Po odeslání se zobrazí potvrzení „Email byl odeslán na X adres(y/u)." Odesílateli vždy chodí skrytá kopie odeslaného e-mailu a odpovědní adresa je nastavena na adresu odesílatele. Odeslání se zaznamená jako poznámka u výkazu včetně seznamu adres, na které byl e-mail odeslán.
Export seznamu pracovních výkazů
Tabulka pracovních výkazů v modulu Pracovní výkazy nabízí nad seznamem export aktuálně zobrazených řádků do tabulkového souboru a tisk celého seznamu – nezávisle na exportu jednotlivého výkazu do PDF, který se dělá z detailu konkrétního výkazu.
Export: Excel (seznam pracovních výkazů)
Vyexportuje aktuálně zobrazený (vyfiltrovaný) seznam pracovních výkazů dané skupiny do tabulkového souboru.
- V modulu Pracovní výkazy vyberte skupinu a případně nastavte filtry (rok, stav, sériové číslo přístroje).
- Klikněte na tlačítko exportu nad tabulkou pracovních výkazů.
- Soubor se stáhne do vašeho počítače.
Výstupní formát: XLSX
Hromadné operace
V modulu Pracovní výkazy lze hromadně smazat všechny řádky jedné z tabulek položek – tlačítko Smazat všechny je dostupné v kartách „Přístroje/zařízení", „Práce" a „Materiál" v detailu výkazu a před smazáním se zobrazí potvrzovací dotaz „Opravdu chcete smazat tyto záznamy?". Hromadný export nebo tisk více pracovních výkazů najednou modul nenabízí – export do PDF funguje jen pro jeden konkrétní výkaz z jeho detailu.
Automatické funkce modulu Pracovní výkazy
Modul Pracovní výkazy má několik funkcí, které proběhnou bez zásahu uživatele: automatické přidělení čísla novému výkazu, automatický záznam každé změny položek do poznámek výkazu a automatiku provázanou se stavem propojeného tiketu HelpDesku popsanou v následujících sekcích.
Automatické číslování pracovních výkazů
Při založení nového pracovního výkazu (i při vytvoření kopie) se automaticky přidělí další volné pořadové číslo podle formátu nastaveného v dané skupině (prefix, rok, suffix, počet číslic, počáteční číslo). Modul si pro každý rok pamatuje poslední použité číslo, takže se číslování nikdy neduplikuje.
Automatický záznam změn v poznámkách
Každá změna řádku v tabulkách Přístroje/zařízení, Práce a Materiál – přidání, úprava kteréhokoli sloupce, smazání jednotlivého řádku i hromadné smazání – se v modulu Pracovní výkazy bez zásahu uživatele zapíše jako poznámka do historie výkazu (kdo, kdy a jaké pole na jakou hodnotu změnil). Stejně tak se automaticky zaznamená uložení podpisu a odeslání výkazu e-mailem včetně seznamu adres.
Automatika propojení s HelpDeskem
Pokud má pracovní výkaz propojený tiket HelpDesku a uživatel ho uloží se stavem „K fakturaci" nebo „K fakturaci + další výkaz" – ať už přes editaci výkazu, nebo tlačítkem u podpisu – systém automaticky vygeneruje PDF výkazu a přiloží ho jako poznámku k propojenému tiketu HelpDesku. Pokud má daný projekt HelpDesku definovanou závažnost nazvanou přesně „K fakturaci", automaticky se na ni přepne i závažnost tiketu. Naopak když je propojený tiket po vyřešení po nastavené době automaticky uzavřen, všechny na něj napojené pracovní výkazy se při tomto uzavření automaticky přepnou do stavu „Vyřízeno" a tím se uzamknou proti běžné editaci.
Integrace s dalšími moduly
Modul Pracovní výkazy je úzce provázaný s modulem CRM (zákaznická firma a pobočka) a volitelně s modulem HelpDesk (propojení výkazu s tiketem); vygenerované doklady a přílohy se navíc ukládají do centrální evidence souborů.
CRM - Správa kontaktů
Při zakládání i editaci pracovního výkazu se zákaznická firma vybírá ze seznamu firem vedených v modulu CRM, včetně výběru konkrétní pobočky či adresy dané firmy. V detailu výkazu vede odkaz s názvem firmy přímo do jejího detailu v modulu CRM. Při odesílání výkazu e-mailem se navíc nabízí k zaškrtnutí e-mailové adresy uložené u dané firmy v CRM, takže adresu nemusíte opisovat ručně.
HelpDesk
Pokud má firma modul HelpDesk zapnutý a administrátor v nastavení modulu Pracovní výkazy povolí propojení s konkrétními projekty, lze pracovní výkaz propojit s konkrétním tiketem HelpDesku – ať už rovnou při jeho založení, nebo dodatečně tlačítkem „Propojit s Tiketem". Propojený tiket se v detailu výkazu zobrazuje jako odkaz do jeho detailu v HelpDesku. Vazba funguje oběma směry automaticky: uzavření tiketu uzamkne a uzavře navázané pracovní výkazy (přepnou se do stavu „Vyřízeno"), zatímco předání výkazu k fakturaci naopak přiloží PDF výkazu jako poznámku k tiketu a případně přepne jeho závažnost.
Soubory
Logo/hlavička skupiny nastavená v modulu Pracovní výkazy, obrázek podpisu zákazníka i vygenerovaná PDF (ať už při tisku, odeslání e-mailem, nebo při automatickém předání HelpDesk tiketu) se ukládají do centrální evidence souborů firmy stejně jako v ostatních modulech aplikace.
Řešení problémů
Následující časté dotazy a tipy pomohou vyřešit nejčastější nejasnosti při každodenní práci s modulem Pracovní výkazy – od chybějícího přístupu do skupiny přes uzamčené výkazy až po odlišení tohoto modulu od podobně znějícího modulu Výkazy práce.
Časté dotazy k modulu Pracovní výkazy
Otázka: Po otevření modulu Pracovní výkazy nevidím žádnou skupinu ani tabulku výkazů.
Řešení: Nemáte přidělené oprávnění do žádné skupiny (střediska). Obraťte se na uživatele se správou nastavení modulu Pracovní výkazy, aby vám na kartě dané skupiny přidělil alespoň úroveň „Vidí své".
Otázka: Proč je v detailu výkazu neaktivní tlačítko „Uložit & k fakturaci" a zobrazuje se text „Nepřipojen tiket"?
Řešení: Skupina má v nastavení zapnuté povinné propojení s HelpDeskem, ale k tomuto výkazu zatím není přiřazen žádný tiket. Klikněte nejprve na tlačítko „Propojit s Tiketem" a vyberte otevřený tiket.
Otázka: Proč nejde v pracovním výkazu upravit ani přidat žádnou položku?
Řešení: Výkaz je ve stavu „Vyřízeno" a je uzamčený proti běžným úpravám. Upravit ho může jen uživatel s nejvyšším oprávněním v dané skupině; pokud takové oprávnění nemáte, obraťte se na správce modulu.
Otázka: Kde v modulu Pracovní výkazy najdu smazané pracovní výkazy?
Řešení: Tlačítkem „Smazané" nad tabulkou výkazů – je dostupné jen uživatelům s nejvyšším oprávněním v dané skupině. V zobrazeném seznamu smazaných výkazů lze záznam obnovit.
Otázka: Čím se modul Pracovní výkazy liší od modulu Výkazy práce?
Řešení: Pracovní výkazy evidují servisní a montážní zakázky u zákazníka – přístroje, práci, materiál, podpis a předání k fakturaci. Výkazy práce jsou samostatný modul pro jinou agendu a s Pracovními výkazy nesouvisí.
Otázka: Proč se mi ve výkazu nezobrazuje pole „HelpDesk Projekt - Tiket"?
Řešení: Buď firma nemá zapnutý modul HelpDesk, nebo administrátor v nastavení modulu Pracovní výkazy nepovolil propojení s žádným projektem HelpDesku. Pole se navíc zobrazuje jen při zakládání nového výkazu.
Tipy pro efektivní práci s pracovními výkazy
- Tip: V nastavení skupiny si předem založte šablony přístrojů, práce a materiálu – výrazně to zrychlí vyplňování jednotlivých pracovních výkazů v terénu.
- Tip: Nastavte výchozí cenu za kilometr dopravy a za kilometr na cestě technika v nastavení skupiny, ať je nemusíte zadávat u každého výkazu ručně.
- Tip: Předvyplňte v nastavení modulu předmět a text e-mailu pro odesílání výkazů, včetně klíčového slova pro automatické doplnění čísla výkazu.
- Tip: Položky přístrojů, práce a materiálu se ukládají ihned po opuštění pole – není potřeba na detailu výkazu nic zvlášť ukládat.
- Tip: Přepínačem „Jen mé" nad tabulkou rychle zobrazíte pouze pracovní výkazy, na kterých jste sami uvedeni jako pracovník.