Pracovní výkazy
Přehled
Modul Pracovní výkazy slouží k evidenci a vykazování odvedené práce u odběratelů. Umožňuje komplexní záznam servisních výkonů, použitého materiálu, práce na zařízeních a souvisejících nákladů. Pracovní výkazy jsou organizovány do skupin a lze je propojit s moduly CRM a HelpDesk pro ucelený přehled o zakázkách. Systém podporuje schvalování, tisk PDF dokumentů a automatický export k fakturaci.
Klíčové funkce
- Vytváření pracovních výkazů s automatickým číslováním
- Evidence přístroje a zařízení (název, typ, sériové číslo)
- Záznam odvedené práce a servisních úkonů s hodinovými sazbami
- Správa použitého materiálu s cenami za jednotku
- Kalkulace vedlejších výdajů (doprava, parkovné, čas technika na cestě)
- Digitální podpis zákazníka přímo v aplikaci
- Propojení se záznamy CRM (odběratelé, pobočky)
- Propojení s HelpDesk tikety pro servisní zakázky
- Workflow schvalování výkazů s různými stavy
- Export do PDF a odesílání emailem
- Automatická fakturace vyřízených výkazů
- Šablony pro často používané položky (přístroje, práce, materiál)
- Možnost kopírování výkazů
- Evidence poznámek a příloh k výkazům
Přístup a nastavení
Jak se dostat do modulu
Navigační cesta: Hlavní menu → Pracovní výkazy
Nastavení modulu
Cesta k nastavení: Nastavení → Pracovní výkazy
Modul pracuje se skupinami (středisky) pracovních výkazů. Každá skupina má vlastní nastavení a šablony.
Konfigurace skupiny pracovních výkazů
- Název skupiny: Označení střediska nebo typu výkazů
- Vyplňovat přístroje/zařízení: Zapnout evidenci instalovaných/servisovaných zařízení
- Vyplňovat odvedenou práci: Zapnout záznam servisních úkonů a hodin
- Vyplňovat použitý materiál: Zapnout evidenci spotřebovaného materiálu
- Vyplňovat vedlejší výdaje: Zapnout kalkulaci dopravy a dalších nákladů
- Poznámka: Víceřádkové textové pole pro poznámky
- Logo na dokladech: Hlavička s logem pro tisk PDF
- Výchozí cena za km dopravy: Předvyplněná sazba nákladů na dopravu
- Výchozí cena za km čas technika na cestě: Sazba za pracovní čas při cestě
- Pořadové číslo: Konfigurace formátu číslování (prefix, rok, suffix, počet číslic, začátek)
- Použité stavy: Výběr aktivních stavů workflow (Založen, Přiřazený, Řešený, K fakturaci, K fakturaci + další výkaz, Vyřízeno)
- Předmět emailu: Výchozí předmět při odesílání výkazu emailem (podporuje proměnnou %CustomID%)
- Text emailu: Výchozí tělo emailové zprávy
- Propojení s HelpDeskem: Výběr projektů HelpDesku, které lze propojit s výkazy
- Práce na el. zařízeních R, N: Speciální označení pro elektrotechnická zařízení s výchozími texty
Šablony pro rychlé vyplňování
Přístroje/zařízení: Přednastavené položky s názvem, typem a sériovým číslem.
Práce/servisní úkony: Přednastavené činnosti s výchozím časem a hodinovou sazbou. Pokud zadáte název obsahující "Hodinová sazba", zobrazí se při vyplňování dodatečné pole pro detailní popis práce.
Materiál: Přednastavené položky materiálu s cenou za jednotku.
Uživatelská práva
| Oprávnění | Popis |
|---|---|
| 0 - Bez přístupu | Žádný přístup k pracovním výkazům |
| 1 - Vidí své | Prohlížení pouze vlastních výkazů, kde je uveden jako pracovník |
| 5 - Vidí vše | Prohlížení všech výkazů bez možnosti úprav |
| 7 - Vidí vše a může vytvářet nové a upravovat své | Čtení všech výkazů, vytváření nových a úprava vlastních výkazů (kde je uveden jako pracovník) |
| 10 - Vidí a může upravovat a vytvářet vše | Plný přístup pro vytváření a úpravy všech výkazů kromě vyřízených |
| 15 - Vidí, upravuje, vytváří a může mazat vše | Plný administrátorský přístup včetně mazání a úpravy vyřízených výkazů |
Uživatelské rozhraní
Hlavní obrazovka
Po otevření modulu se zobrazí přepínač skupin pracovních výkazů (pokud máte přístup k více skupinám) a pod ním tabulka s výkazy. Každá skupina má samostatnou tabulku výkazů.
Filtry a vyhledávání
- Rok: Filtrování výkazů podle roku vytvoření (aktuální rok je předvybrán)
- Stav: Tlačítka pro rychlý přístup k výkazům podle stavu (počet výkazů v daném stavu je zobrazen v odznaků)
- Jen mé / Vše: Přepínač pro zobrazení pouze vlastních výkazů nebo všech dostupných
- Sériové číslo přístroje: Vyhledání výkazů podle zařízení
- Textové vyhledávání: Globální vyhledávání v tabulce (vpravo nad tabulkou)
Sloupce v tabulce
- Číslo pracovního výkazu: Automaticky generované pořadové číslo
- Číslo zakázky: Číslo interní zakázky
- Pracovník: Zaměstnanci přiřazení k výkazu
- Firma (CRM): Odběratel a případně pobočka z modulu CRM
- Stav: Aktuální stav výkazu
- Vytvořen: Datum vytvoření výkazu
- Akce: Tlačítka pro zobrazení detailu, úpravu, kopírování a mazání
Základní operace
Vytvoření nového pracovního výkazu
- Klikněte na tlačítko Vytvořit (zelené tlačítko vpravo nad tabulkou)
- Vyplňte základní údaje:
- Pracovní výkaz číslo: Automaticky vygenerované (pouze pro čtení)
- Číslo zakázky: Zadejte číslo interní zakázky (povinné)
- Firma (z modulu CRM): Vyberte odběratele ze seznamu
- Pobočka (CRM): Volitelně vyberte konkrétní pobočku odběratele
- Stav: Vyberte počáteční stav (výchozí: Založen)
- Obj. odběratele (smlouva): Číslo objednávky nebo smlouvy odběratele
- Pracovník: Vyberte jednoho nebo více pracovníků, kteří zakázku realizovali
- HelpDesk Projekt - Tiket: Volitelně propojte výkaz s tiketem z HelpDesku
- Poznámka: Doplňující textová poznámka
- Klikněte na Uložit & jít na detail nebo Uložit & jít na seznam
Po vytvoření výkazu se otevře detail, kde můžete vyplnit další položky (přístroje, práce, materiál, výdaje).
Vyplnění detailů pracovního výkazu
V detailu výkazu najdete několik sekcí pro vyplnění podle nastavení skupiny.
Přístroje/zařízení
- Klikněte na tlačítko Přidat položku v sekci Přístroje/zařízení
- Pro každý přístroj vyplňte:
- Název: Vyberte ze šablony nebo zadejte nový
- Typ: Typ zařízení (automaticky se vyplní při výběru šablony)
- Sériové číslo: Identifikační číslo přístroje
- Položky se ukládají automaticky při opuštění pole
- Pro odstranění klikněte na ikonu křížek u řádku
Práce/servisní úkony
- Klikněte na tlačítko Přidat položku v sekci Práce
- Pro každou činnost vyplňte:
- Název: Vyberte typ práce ze šablony nebo zadejte nový
- K přístroji: Číslo řádku přístroje, ke kterému se práce vztahuje
- Ks [Čas v hod]: Počet odpracovaných hodin (např. 2.5)
- Sazba/hod: Hodinová sazba v Kč
- Sleva v %: Volitelná procentuální sleva
- Cena: Automaticky vypočítaná cena (sazba × hodiny × (1 - sleva/100))
- R / N: Zaškrtněte pro práce na elektrických zařízeních (pokud je funkce aktivována)
- Pokud název obsahuje "Hodinová sazba", zobrazí se pod řádkem dodatečné pole pro popis práce
- Celková cena prací se automaticky sčítá v patičce tabulky
Materiál
- Klikněte na tlačítko Přidat položku v sekci Materiál
- Pro každou položku vyplňte:
- Název: Vyberte materiál ze šablony nebo zadejte nový
- K přístroji: Číslo řádku přístroje, ke kterému se materiál použil
- Ks: Množství spotřebovaných kusů
- Cena/ks: Jednotková cena materiálu
- Cena: Automaticky vypočítaná celková cena (ks × cena/ks)
- Celková cena materiálu se automaticky sčítá v patičce tabulky
Vedlejší výdaje
Sekce se zobrazí, pokud je v nastavení skupiny aktivována funkce vedlejších výdajů.
- Vyplňte údaje o dopravě a dalších nákladech:
- Náklady na dopravu - Jednotek (km): Počet ujetých kilometrů
- Náklady na dopravu - Cena za jednotku (Kč/km): Sazba za kilometr (předvyplněna z nastavení)
- Čas technika na cestě - Cena za jednotku: Sazba za km/technika (předvyplněna z nastavení)
- Čas technika na cestě - Počet techniků: Kolik techniků jelo na zakázku
- Parkovné: Náklady na parkování v Kč
- Celkové vedlejší výdaje se automaticky vypočítají: (km × sazba dopravy) + (km × sazba technika × počet techniků) + parkovné
Digitální podpis zákazníka
- V sekci Celková cena najdete pole pro podpis zákazníka
- Zadejte jméno zákazníka do pole Zákazník
- Pro zachycení podpisu můžete:
- Nakreslit podpis přímo na plátno pod políčkem jména
- Kliknout na tlačítko s ikonou okna pro otevření plátna na celou obrazovku (lepší na tabletu)
- Po nakreslení podpisu klikněte na:
- Uložit: Uloží podpis a ponechá výkaz v aktuálním stavu
- Uložit & k fakturaci: Uloží podpis a změní stav výkazu na "K fakturaci" (tlačítko je aktivní pouze pokud je výkaz propojen s HelpDesk tiketem)
- Po uložení se podpis zobrazí jako obrázek a lze jej odstranit tlačítkem Odstranit podpis
Úprava pracovního výkazu
- V seznamu výkazů klikněte na ikonu tužka u daného výkazu
- Nebo v detailu výkazu klikněte na tlačítko Upravit v sekci Základní údaje
- Upravte požadované údaje v dialogu
- Klikněte na Uložit
Poznámka k editaci: Možnost úpravy závisí na uživatelských právech a stavu výkazu. Výkazy ve stavu "Vyřízeno" mohou upravovat pouze uživatelé s právy 15 (administrátor).
Úprava stavů výkazu
Stav výkazu lze měnit přes úpravu základních údajů nebo automaticky při některých operacích:
- Založen (1): Počáteční stav nově vytvořeného výkazu
- Přiřazený (5): Výkaz byl přiřazen pracovníkovi
- Řešený (10): Probíhá práce na zakázce
- K fakturaci (15): Výkaz je dokončen a připraven k fakturaci (automaticky při uložení podpisu pomocí tlačítka "Uložit & k fakturaci")
- K fakturaci + další výkaz (20): Současný výkaz je k fakturaci a je třeba vytvořit navazující výkaz
- Vyřízeno (25): Kompletně dokončený a vyfakturovaný výkaz
Kopírování pracovního výkazu
Funkce umožňuje rychlé vytvoření nového výkazu na základě existujícího.
- V seznamu výkazů klikněte na ikonu kopírovat (viditelná pouze u vyřízených výkazů)
- Otevře se dialog s předvyplněnými údaji z původního výkazu
- Upravte základní údaje (číslo zakázky, firma, pracovníci atd.)
- Klikněte na Uložit
- Systém vytvoří nový výkaz s novým číslem a zkopíruje všechny položky:
- Přístroje a zařízení
- Práce a servisní úkony
- Materiál
- Vedlejší výdaje (km, sazby, počet techniků)
- Stav nového výkazu je automaticky nastaven na "Založen" a není propojen se zákazníkem ani HelpDeskem
Pokročilé funkce
Tisk a export do PDF
- Otevřete detail pracovního výkazu
- Klikněte na tlačítko PDF/Vytisknout (vpravo nahoře)
- Otevře se nové okno s PDF dokumentem obsahujícím:
- Logo a informace o vaší firmě
- Základní údaje výkazu (číslo, datum, zakázka)
- Informace o odběrateli
- Tabulku přístrojů/zařízení
- Tabulku odvedené práce s cenami
- Tabulku použitého materiálu
- Tabulku vedlejších výdajů
- Celkovou cenu bez DPH
- Podpis zákazníka (pokud byl zachycen)
- PDF můžete vytisknout nebo uložit
Odesílání pracovního výkazu emailem
- Otevřete detail pracovního výkazu
- Klikněte na tlačítko Emailem (vpravo nahoře)
- Otevře se dialog pro odeslání emailu:
- E-mail: Zadejte emailovou adresu příjemce nebo vyberte z kontaktů CRM (více adres oddělte čárkou)
- Předmět: Upravte předmět emailu (výchozí text z nastavení skupiny)
- Text: Upravte tělo emailu (výchozí text z nastavení skupiny)
- Klikněte na Odeslat
- Email bude odeslán s připojeným PDF pracovního výkazu
- Kopie emailu bude automaticky odeslána na vaši adresu (skrytá kopie)
Poznámka: Email je odesílán z adresy robot@eintranet.net s vaší odpovědní adresou, takže odpovědi od příjemce přijdou přímo vám.
Propojení s HelpDeskem
Pokud máte v nastavení skupiny aktivováno propojení s HelpDesk projekty, můžete propojit pracovní výkaz s tiketem.
Při vytváření nového výkazu
- V dialogu vytváření výkazu vyberte v poli HelpDesk Projekt - Tiket požadovaný tiket
- Zobrazí se pouze otevřené tikety z projektů povolených v nastavení skupiny
- Po vytvoření výkazu bude tiket propojen a zobrazí se v detailu
Propojení existujícího výkazu
- Otevřete detail pracovního výkazu
- V sekci Základní údaje klikněte na tlačítko Propojit s Tiketem
- Vyberte tiket ze seznamu
- Klikněte na Uložit
Automatická fakturace přes HelpDesk
Při uložení podpisu pomocí tlačítka "Uložit & k fakturaci" (dostupné pouze pokud je výkaz propojen s tiketem):
- Stav výkazu se změní na "K fakturaci" (15)
- Do tiketu HelpDesku se automaticky přidá poznámka "Pracovní výkaz předán k fakturaci"
- K poznámce se připojí PDF pracovního výkazu
- Pokud projekt HelpDesku obsahuje závažnost "K fakturaci", tiket se automaticky přepne do této závažnosti
- Datum poslední změny tiketu se aktualizuje
Poznámky k pracovnímu výkazu
V detailu výkazu najdete sekci Poznámky, kde jsou zaznamenány všechny změny a komentáře.
Systém automaticky vytváří poznámky při důležitých událostech (např. změna stavu, propojení s tiketem). Poznámky obsahují datum, jméno autora, text a případné přílohy.
Export dat z tabulky
Nad tabulkou pracovních výkazů najdete tlačítka pro export:
- Excel: Export aktuálně zobrazených výkazů do .xlsx souboru
- Print: Tisk tabulky výkazů
- Colvis: Výběr viditelných sloupců tabulky
Export respektuje aktuální nastavení filtrů a vyhledávání.
Rychlé vyplňování pomocí šablon
Pro zrychlení práce využívejte šablony nastavené v konfiguraci skupiny:
- Při výběru přístroje/zařízení se automaticky vyplní typ a případné sériové číslo
- Při výběru práce se automaticky vyplní výchozí počet hodin a hodinová sazba
- Při výběru materiálu se automaticky vyplní cena za jednotku
- Všechny hodnoty ze šablony lze následně upravit
- Můžete také zadávat nové položky přímo do polí (bez použití šablony)
Hromadné operace
V detailu výkazu máte možnost rychle odstranit všechny položky v dané sekci:
- Smazat všechny: Tlačítko v patičce tabulky přístroje/práce/materiálu
- Před smazáním budete požádáni o potvrzení
- Funkce je dostupná pouze pokud máte právo k editaci výkazu
Zobrazení smazaných výkazů
- V hlavní obrazovce modulu klikněte na tlačítko Smazané (červené tlačítko)
- Zobrazí se seznam všech smazaných výkazů
- Administrátor může obnovit smazaný výkaz
Poznámka: Tlačítko je viditelné pouze pro uživatele s právy 15 (administrátor).
Integrace s dalšími moduly
Propojení s CRM
Modul Pracovní výkazy je pevně integrován s modulem CRM:
- Výběr odběratele: Při vytváření výkazu vybíráte firmu ze seznamu CRM kontaktů
- Pobočky: Můžete specifikovat konkrétní adresu/pobočku odběratele z CRM
- Emailové kontakty: Při odesílání výkazu emailem se automaticky nabízejí emailové adresy uložené v CRM pro danou firmu
- Informace o odběrateli: V detailu a PDF výkazu se zobrazují kompletní údaje firmy (název, IČ, adresa)
- Propojení s fakturací: Údaje o odběrateli z CRM lze použít při generování faktur z pracovních výkazů
Propojení s HelpDeskem
Pokud máte aktivní modul HelpDesk, můžete propojit pracovní výkazy s tikety:
- Automatické propojení: Při vytváření výkazu vyberte tiket z HelpDesku
- Ruční propojení: V detailu výkazu použijte tlačítko "Propojit s Tiketem"
- Zobrazení tiketu: V detailu výkazu se zobrazí odkaz na propojený tiket s číslem, předmětem a emailem tvůrce
- Předání k fakturaci: Při uložení podpisu se automaticky vytvoří poznámka v tiketu a připojí PDF výkazu
- Změna závažnosti: Systém automaticky změní závažnost tiketu na "K fakturaci" (pokud tato závažnost existuje v projektu)
- Omezení projektů: V nastavení skupiny můžete vybrat, ze kterých HelpDesk projektů lze propojovat tikety
Řešení problémů
Časté dotazy
Otázka: Proč nemohu upravit pracovní výkaz?
Řešení: Zkontrolujte, zda máte dostatečná práva a zda není výkaz ve stavu "Vyřízeno". Výkazy ve stavu Vyřízeno mohou upravovat pouze administrátoři (práva 15). Pokud máte práva 7, můžete upravovat pouze výkazy, kde jste uvedeni jako pracovník.
Otázka: Proč není aktivní tlačítko "Uložit & k fakturaci" při podpisu?
Řešení: Toto tlačítko je aktivní pouze pokud splňujete dvě podmínky: 1) Máte aktivní modul HelpDesk, 2) Pracovní výkaz je propojen s tiketem z HelpDesku. Pokud výkaz není propojen, použijte běžné tlačítko "Uložit" nebo nejprve propojte výkaz s tiketem.
Otázka: Jak změním číslovací řadu pracovních výkazů?
Řešení: V nastavení skupiny pracovních výkazů upravte parametry pořadového čísla: prefix, formát roku (2 nebo 4 číslice), suffix, počet číslic a od jakého čísla začít. Například nastavení "VP" + rok "Y" (4 číslice) + suffix "SCH" + 4 čísla + začínat od 1 vytvoří čísla ve formátu VP2024SCH0001.
Otázka: Mohu vytvořit pracovní výkaz bez propojení na CRM firmu?
Řešení: Ne, výběr firmy z modulu CRM je povinný. Pokud vaše firma ještě není v CRM, nejprve ji vytvořte v modulu CRM a poté vytvořte pracovní výkaz.
Otázka: Jak přidat novou šablonu pro přístroje nebo materiál?
Řešení: Přejděte do Nastavení → Pracovní výkazy, vyberte záložku příslušné skupiny a najděte sekci Přístroje/zařízení, Práce/servisní úkony nebo Materiál. Klikněte na Přidat řádek a vyplňte údaje nové šablony. Šablona se uloží automaticky a bude dostupná při vyplňování výkazů.
Otázka: Proč se mi nezobrazují některé stavy výkazů?
Řešení: V nastavení skupiny pracovních výkazů jsou aktivovány pouze vybrané stavy. Administrátor může v sekci "Použité stavy" zaškrtnout/odškrtnout stavy, které chcete používat. Aktivní jsou pouze stavy, které mají zaškrtnuté políčko.
Otázka: Jak kopírovat položky z jednoho výkazu do druhého?
Řešení: Použijte funkci kopírování výkazu. U vyřízeného výkazu klikněte na ikonu kopírování, čímž vytvoříte nový výkaz se všemi položkami (přístroje, práce, materiál, vedlejší výdaje) z původního výkazu. Poté můžete nový výkaz upravit podle potřeby.
Otázka: Co znamená pole "K přístroji" u práce a materiálu?
Řešení: Jedná se o číslo řádku přístroje v tabulce přístrojů. Pokud například v tabulce přístrojů máte na řádku 1 "Kompresor XY", můžete u prací a materiálu vyplnit "1" pro označení, že daná práce nebo materiál se vztahují k tomuto konkrétnímu přístroji. Toto pole je informativní a zobrazuje se v PDF výkazu.
Tipy pro efektivní práci
- Využívejte šablony: Nastavte si šablony pro často používané přístroje, práce a materiál. Ušetříte čas při vyplňování výkazů.
- Kopírujte výkazy: Pokud děláte opakované zakázky pro stejného zákazníka, použijte funkci kopírování místo vytváření nového výkazu od začátku.
- Propojujte s HelpDeskem: Při propojení s HelpDesk tiketem máte centrální přehled o zakázce a automatizujete předání k fakturaci.
- Používejte filtry: Pro rychlé vyhledání výkazů využívejte filtry podle stavu, roku nebo sériového čísla přístroje.
- Zachycujte podpis na tabletu: Pro čitelnější podpis zákazníka použijte tlačítko pro otevření podpisového plátna na celou obrazovku (vhodné na tabletu).
- Předvyplňujte emaily: V nastavení skupiny si přednastavte výchozí předmět a text emailu pro rychlejší odesílání výkazů zákazníkům.
- Označte pracovníky: Vždy vyplňte pole Pracovník, aby všichni zúčastnění viděli "své" výkazy v přehledu.
- Rozlišujte skupiny: Pokud máte různé typy výkazů (např. pro různá oddělení nebo typy služeb), vytvořte pro ně samostatné skupiny s vlastním nastavením.
- Ukládejte průběžně: Všechna pole v detailu výkazu se ukládají automaticky při opuštění pole, takže nemusíte hledat tlačítko Uložit.
- Sledujte stavy: Využívejte tlačítka s počty výkazů v jednotlivých stavech pro rychlý přístup k výkazům, které potřebují zpracovat.