Pracovní výkazy
Přehled modulu
Účel
Modul Pracovní výkazy slouží k evidenci a vykazování provedené práce, použitých materiálů a souvisejících nákladů při servisních zásazích u odběratelů. Umožňuje vytvářet strukturované výkazy, které lze následně použít pro fakturaci.
Klíčové funkce
- Vytváření pracovních výkazů s automatickým číslováním
- Evidence servisovaných přístrojů a zařízení
- Vykazování provedených prací s časovou stopou a hodinovou sazbou
- Evidence použitého materiálu s cenou
- Vedlejší výdaje - doprava a parkovné
- Digitální podpis zákazníka
- Propojení s modulem CRM a HelpDesk
- Export do PDF a odeslání emailem
- Šablony přístrojů, prací a materiálů pro rychlé vyplňování
- Více konfigurací výkazů pro různé typy služeb
Cílová skupina
Modul je určen pro servisní techniky, vedoucí servisních týmů, projektové manažery a účetní. Každá role má specifická práva pro zobrazení, editaci a správu pracovních výkazů.
Nastavení a konfigurace
Nastavení modulu
Nastavení modulu naleznete v sekci Nastavení → Pracovní výkazy. Zde můžete vytvořit více konfigurací výkazů, z nichž každá může mít vlastní parametry.
Konfigurace výkazů
Každá konfigurace může obsahovat:
- Název konfigurace - identifikace typu výkazů (např. "Servis klimatizací", "Elektroinstalace")
- Automatické číslování - nastavení prefixu, roku a sufixu pořadového čísla (např. PV2024-001)
- Logo firmy - zobrazení loga na tištěném výkazu
- Použití sekcí - zapnutí/vypnutí přístrojů, prací, materiálu a vedlejších výdajů
- Povolené stavy - výběr stavů workflow pro danou konfiguraci
- Propojení s HelpDeskem - výběr projektů, ze kterých lze propojit tikety
- Emailové šablony - přednastavený předmět a text pro odesílání výkazů emailem
Šablony
Pro rychlejší vyplňování výkazů můžete vytvořit šablony:
- Šablony přístrojů - přednastavené přístroje s názvem, typem a sériovým číslem
- Šablony prací - běžné práce s časem a sazbou
- Šablony materiálu - často používaný materiál s cenou
Elektrická zařízení - Revize/Oprava
Pokud vykazujete práce na elektrických zařízeních, můžete zapnout funkci označování typu zásahu:
- R (Oprava) - oprava elektrického zařízení
- N (Revize) - revize elektrického zařízení
- Možnost nastavit výchozí text pro každý typ
Uživatelská práva
Modul rozlišuje následující úrovně přístupových práv, které určují, co může uživatel s výkazy dělat:
Zobrazení vlastních výkazů
Uživatel vidí pouze výkazy, kde je uveden jako pracovník. Nemůže vytvářet nové výkazy ani editovat existující.
Zobrazení vlastních a vybraných výkazů
Uživatel vidí vlastní výkazy a výkazy vybraných podřízených pracovníků. Může zapisovat svou práci do těchto výkazů.
Editace vlastních, zobrazení všech
Uživatel může editovat vlastní výkazy a prohlížet všechny výkazy v systému. Nemůže mazat výkazy.
Plná práva
Uživatel má kompletní přístup ke všem výkazům včetně vytváření, editace a mazání. Může upravovat i uzavřené výkazy.
Doporučené nastavení pro role
- Servisní technik - Editace vlastních, zobrazení všech
- Vedoucí týmu - Zobrazení vlastních a vybraných výkazů nebo Plná práva
- Projektový manažer - Editace vlastních, zobrazení všech
- Účetní - Zobrazení všech výkazů (bez editace)
- Administrátor - Plná práva
Uživatelské rozhraní
Hlavní obrazovka
Po otevření modulu vidíte:
- Záložky konfigurací - v horní části pro přepínání mezi různými typy výkazů
- Panel filtrů - rozbalovací sekce pro filtrování výkazů
- Rok - výběr roku nebo zobrazení všech
- Tlačítka stavů - rychlý filtr podle stavu výkazu s počtem výkazů v jednotlivých stavech
- Filtr "Jen mé" - zobrazení pouze vlastních výkazů
- Tabulka výkazů - seznam všech výkazů odpovídajících filtru
Navigace
V pravé horní části najdete tlačítka:
- Vytvořit - vytvoření nového pracovního výkazu (zelené tlačítko)
- Smazané - zobrazení smazaných výkazů s možností obnovení (červené tlačítko)
Tlačítka a akce v tabulce
U každého výkazu v tabulce najdete ikony:
- Oko - otevření detailu výkazu
- Tužka - editace základních údajů výkazu
- Kopie - vytvoření kopie uzavřeného výkazu (viditelné pouze u výkazů ve stavu "Vyřízeno")
- Křížek - smazání výkazu (pouze pro uživatele s plnými právy)
Základní operace
Vytvoření pracovního výkazu
- Klikněte na tlačítko Vytvořit v pravém horním rohu
- Systém automaticky vygeneruje pořadové číslo výkazu - toto pole nelze měnit
- Vyplňte povinné údaje:
- Číslo zakázky - identifikace zakázky (povinné pole)
- Vyplňte volitelné údaje:
- Firma (CRM) - výběr odběratele z modulu CRM
- Pobočka (CRM) - výběr pobočky firmy, pokud je relevantní
- Stav - aktuální stav výkazu (výchozí "Založen")
- Obj. odběratele (smlouva) - číslo smlouvy nebo objednávky odběratele
- Pracovník - výběr jednoho nebo více pracovníků
- HelpDesk Projekt - Ticket - propojení s tiketem z HelpDesku (pokud je povoleno)
- Poznámka - textová poznámka k výkazu
- Klikněte na Uložit a Detail pro pokračování v editaci nebo Uložit a Seznam pro návrat do seznamu
Editace výkazu - detail
Po vytvoření výkazu je nutné doplnit další údaje v detailní obrazovce. Detail otevřete kliknutím na ikonu oka nebo na pořadové číslo výkazu v seznamu.
Přístroje/zařízení
V sekci přístrojů evidujete zařízení, na kterých byla práce provedena:
- Klikněte na tlačítko Přidat položku
- Vyplňte údaje o přístroji:
- Název - výběr ze šablon nebo zadání nového názvu
- Typ - typ zařízení
- Sériové číslo - evidenční nebo výrobní číslo
- Systém automaticky přiřadí číslo přístroje (1, 2, 3...), které se používá pro propojení s prácemi a materiálem
- Pro smazání přístroje klikněte na ikonu křížku v řádku
Práce
V sekci prací vykazujete provedené práce:
- Klikněte na tlačítko Přidat položku
- Vyplňte údaje o práci:
- Název - výběr ze šablon nebo zadání nového názvu práce
- K přístroji - číslo přístroje ze sekce přístrojů (nepovinné)
- Ks [Čas v hod] - počet odpracovaných hodin
- Sazba/hod - hodinová sazba v Kč
- Sleva v % - volitelná sleva (0-100)
- Cena - automaticky vypočtená cena (nelze měnit ručně)
- Pokud název práce obsahuje text "Hodinová sazba", zobrazí se pod řádkem pole pro poznámku k práci
- U elektrických zařízení můžete označit typ zásahu:
- R - Oprava
- N - Revize
- Po označení se zobrazí textové pole s výchozím textem, který můžete upravit
- Pro smazání práce klikněte na ikonu křížku v řádku
Výpočet ceny práce: Cena = (Sazba/hod × Čas v hod) - (Sazba/hod × Čas v hod × Sleva / 100)
Materiál
V sekci materiálu evidujete použitý materiál:
- Klikněte na tlačítko Přidat položku
- Vyplňte údaje o materiálu:
- Název - výběr ze šablon nebo zadání nového názvu
- K přístroji - číslo přístroje ze sekce přístrojů (nepovinné)
- Ks - množství kusů
- Cena/ks - cena za jeden kus v Kč
- Cena - automaticky vypočtená celková cena
- Pro smazání materiálu klikněte na ikonu křížku v řádku
Výpočet ceny materiálu: Cena = Cena/ks × Ks
Vedlejší výdaje
V sekci vedlejších výdajů evidujete náklady na dopravu a parkovné:
- Náklady na dopravu
- Jednotek - počet ujetých kilometrů
- Cena za jednotku - cena za 1 km
- Cena celkem = km × cena za km
- Čas technika na cestě
- Jednotek - počet ujetých kilometrů (převzato z předchozího řádku)
- Cena za jednotku - cena za 1 km na technika
- Počet techniků - počet techniků v autě
- Cena celkem = km × cena za km/technik × počet techniků
- Parkovné
- Cena za jednotku - částka zaplacená za parkování
- Cena celkem = zadaná částka
Podpis zákazníka
Po dokončení prací můžete získat podpis zákazníka:
- Zadejte Jméno zákazníka do textového pole
- Zadejte volitelně Poznámku k podpisu
- Požádejte zákazníka o podpis na plátně pomocí myši, tábletu nebo dotykové obrazovky
- Pro plnoobrazovkový režim podpisu klikněte na ikonu Maximalizovat okno
- Zvolte akci:
- Uložit - pouze uloží podpis bez změny stavu
- Uložit & k fakturaci - uloží podpis a změní stav na "K fakturaci"
- Pokud jste propojili výkaz s HelpDesk tiketem, tlačítko "Uložit & k fakturaci" je aktivní pouze při propojeném tiketu
- Pro smazání podpisu klikněte na tlačítko Odstranit podpis
Mazání výkazu
Pro smazání výkazu:
- V seznamu výkazů klikněte na ikonu křížku u výkazu, který chcete smazat
- Potvrďte smazání v dialogovém okně
- Výkaz je přesunut do koše a zmizí ze seznamu
Poznámka: Smazat výkaz mohou pouze uživatelé s plnými právy.
Obnovení smazaného výkazu
Pro obnovení smazaného výkazu:
- Klikněte na tlačítko Smazané v pravém horním rohu
- V seznamu smazaných výkazů najděte výkaz, který chcete obnovit
- Klikněte na ikonu obnovení u příslušného výkazu
- Výkaz se vrátí do normálního seznamu
Vyhledávání a filtrování výkazů
Filtr podle roku
V rozbalovacím seznamu Rok vyberte rok, za který chcete zobrazit výkazy. Pro zobrazení všech výkazů bez ohledu na rok vyberte možnost "Vše".
Filtr podle stavu
Klikněte na tlačítko s názvem stavu pro filtrování výkazů:
- Vše - zobrazí všechny výkazy
- Založen - nově vytvořené výkazy
- Přiřazený - výkazy přiřazené pracovníkovi
- Řešený - výkazy v řešení
- K fakturaci - výkazy připravené k fakturaci
- K fakturaci + další výkaz - výkazy k fakturaci s pokračováním
- Vyřízeno - uzavřené výkazy
U každého tlačítka vidíte číslo udávající počet výkazů v daném stavu.
Filtr "Jen mé"
Kliknutím na tlačítko Jen mé zobrazíte pouze výkazy, kde jste uvedeni jako pracovník.
Rozšířený filtr
Pro otevření rozšířeného filtru klikněte na sekci Filtr. Zde můžete filtrovat výkazy podle:
- Sériové číslo přístroje - zadejte celé nebo část sériového čísla
Po vyplnění kritérií klikněte na tlačítko Vyhledat. Pro zrušení filtru klikněte na Zrušit.
Fulltextové vyhledávání
V pravém horním rohu nad tabulkou najdete pole Hledat. Zde můžete zadat libovolný text a systém prohledá všechny sloupce tabulky.
Pokročilé funkce
Kopírování výkazu
Funkce kopírování umožňuje vytvořit nový výkaz na základě uzavřeného výkazu:
- U výkazu ve stavu "Vyřízeno" klikněte na ikonu Kopie
- Systém vytvoří nový výkaz s:
- Novým pořadovým číslem
- Stavem "Založen"
- Zkopírovanými přístroji, prácemi a materiálem
- Nevyplněné údaje:
- Číslo zakázky
- Firma a pobočka
- Pracovníci
- Poznámka
- Propojení s HelpDeskem
- Doplňte chybějící údaje a pokračujte v editaci
Tisk a export
Export do PDF
- Otevřete detail pracovního výkazu
- Klikněte na tlačítko PDF/Vytisknout v hlavičce
- Systém vygeneruje PDF dokument v novém okně prohlížeče
- PDF obsahuje:
- Logo firmy (pokud je nastaveno)
- Základní údaje výkazu
- Všechny přístroje, práce a materiál
- Vedlejší výdaje
- Podpis zákazníka
- Celkovou cenu
- PDF můžete vytisknout nebo uložit
Odeslání emailem
- Otevřete detail pracovního výkazu
- Klikněte na tlačítko Emailem v hlavičce
- Otevře se dialog s formulářem:
- Předmět - přednastavený text z konfigurace (můžete upravit)
- Text emailu - přednastavený text z konfigurace (můžete upravit)
- Upravte podle potřeby předmět a text
- Klikněte na Odeslat
- Email bude odeslán s PDF výkazem jako přílohou
Export do Excelu
V hlavní obrazovce se seznamem výkazů:
- Klikněte na tlačítko Excel nad tabulkou
- Systém vyexportuje aktuálně zobrazené výkazy do souboru Excel
- Soubor se automaticky stáhne
Poznámka: Export do Excelu funguje pouze v prohlížeči Google Chrome.
Propojení s HelpDeskem
Pokud je v konfiguraci povoleno propojení s projekty HelpDesku:
Propojení při vytváření výkazu
- Při vytváření nového výkazu se zobrazí pole HelpDesk Projekt - Ticket
- V rozbalovacím seznamu vyberte tiket z povoleného projektu
- Výkaz bude automaticky propojen s vybraným tiketem
Propojení existujícího výkazu
- Otevřete detail výkazu
- V sekci základních údajů klikněte na tlačítko Propojit s Ticketem
- V dialogu vyberte tiket z povoleného projektu
- Výkaz bude propojen s vybraným tiketem
Zobrazení propojeného tiketu
Pokud je výkaz propojen s tiketem, v sekci základních údajů se zobrazí:
- Název projektu
- Číslo tiketu
- Předmět tiketu
- Email zadavatele
- Odkaz na detail tiketu v modulu HelpDesk
Poznámky
V sekci poznámek vidíte historii změn a komentáře k výkazu:
- Datum - kdy byla poznámka vytvořena
- Zapsal - jméno uživatele, který poznámku vytvořil
- Poznámka - text poznámky nebo popis změny
- Přílohy - soubory připojené k poznámce
Systém automaticky zaznamenává důležité změny výkazu jako poznámky.
Integrace
Propojení s modulem CRM
Modul Pracovní výkazy je plně integrován s modulem CRM:
Výběr firmy odběratele
- Při vytváření výkazu vybíráte firmu ze seznamu všech firem v CRM
- Zobrazuje se název firmy a IČ pro snadnou identifikaci
- Kliknutím na název firmy v detailu výkazu přejdete přímo na detail firmy v CRM
Výběr pobočky
- Po výběru firmy můžete vybrat konkrétní pobočku
- Zobrazuje se adresa pobočky a typ (provozovna, fakturační adresa, atd.)
- Informace o pobočce se zobrazují na PDF výkazu
Propojení s modulem HelpDesk
Integrace s modulem HelpDesk umožňuje propojit pracovní výkazy s tikety:
Nastavení propojení
- V konfiguraci výkazů vyberte projekty HelpDesku, ze kterých lze propojit tikety
- Můžete povolit jeden nebo více projektů
Funkce propojení
- Automatické propojení při vytváření výkazu
- Manuální propojení existujícího výkazu
- Zobrazení informací o tiketu v detailu výkazu
- Přímý odkaz na detail tiketu
- Podmínka pro změnu stavu na "K fakturaci" - pouze výkazy s propojeným tiketem
Pracovní postupy
Workflow stavů výkazu
Pracovní výkaz prochází následujícími stavy:
- Založen - Výkaz byl vytvořen, ale ještě není přiřazen ani řešen
- Přiřazený - Výkaz byl přiřazen konkrétnímu pracovníkovi nebo týmu
- Řešený - Probíhá řešení, vyplňují se přístroje, práce a materiál
- K fakturaci - Výkaz je dokončen a připraven k vystavení faktury
- K fakturaci + další výkaz - Výkaz je připraven k fakturaci, ale práce bude pokračovat dalším výkazem
- Vyřízeno - Výkaz je uzavřen a fakturován, žádné další změny nejsou očekávány
Typický pracovní postup
Pro servisního technika
- Vedoucí vytvoří nový výkaz se stavem "Přiřazený"
- Vyplní číslo zakázky, firmu odběratele a přiřadí technika
- Technik otevře výkaz a změní stav na "Řešený"
- Technik vyplní přístroje, práce, materiál a vedlejší výdaje
- Po dokončení prací technik získá podpis zákazníka
- Klikne na "Uložit & k fakturaci" - stav se změní na "K fakturaci"
- Účetní vystaví fakturu podle výkazu
- Účetní změní stav na "Vyřízeno"
Pro projektového manažera
- PM vytvoří výkaz a propojí ho s tiketem z HelpDesku
- Vyplní základní údaje a přiřadí pracovníky
- Nastaví stav "Přiřazený"
- Pracovníci vyplňují své práce do výkazu
- PM kontroluje průběžně vykazovanou práci
- Po dokončení PM změní stav na "K fakturaci"
- Pokud je potřeba pokračovat, PM změní stav na "K fakturaci + další výkaz" a vytvoří nový výkaz zkopírováním
Řešení běžných situací
Jak opravit chybu ve vykazovaných hodinách
- Otevřete detail výkazu
- V sekci Práce najděte řádek s chybou
- Klikněte do pole s hodinami a opravte hodnotu
- Stránka se automaticky znovu načte a přepočítá ceny
Jak přidat materiál do existujícího výkazu
- Otevřete detail výkazu
- V sekci Materiál klikněte na Přidat položku
- Vyberte materiál ze šablony nebo zadejte nový
- Vyplňte množství a cenu
- Změny se ukládají automaticky
Jak rychle vytvořit podobný výkaz
- Najděte uzavřený výkaz, který chcete zkopírovat
- Klikněte na ikonu Kopie
- Systém vytvoří nový výkaz s přístrojem, prácemi a materiálem
- Doplňte číslo zakázky, firmu a pracovníky
- Upravte podle potřeby zkopírované položky
Co dělat, když nelze uložit podpis
- Zkontrolujte, že jste vyplnili jméno zákazníka
- Ujistěte se, že jste něco nakreslili na plátně podpisu
- Zkuste použít plnoobrazovkový režim (ikona maximalizovat)
- Pokud problém přetrvává, zkuste jiný prohlížeč
Jak najít výkaz podle sériového čísla přístroje
- Otevřete sekci Filtr
- Do pole Sériové číslo přístroje zadejte celé nebo část sériového čísla
- Klikněte na Vyhledat
- Zobrazí se všechny výkazy, které obsahují přístroj s tímto sériovým číslem
Tipy a triky
Efektivní vyplňování výkazů
- Využívejte šablony pro často používané přístroje, práce a materiál
- Při kopírování výkazu se zkopírují všechny položky, ušetříte čas při opakujících se zakázkách
- Pole pro poznámky u hodinové sazby použijte pro upřesnění provedené práce
- U elektrických zařízení využijte funkci R/N pro rychlé označení typu zásahu
Správa šablon
- Vytvořte šablony pro všechny běžné typy prací a materiálů
- V názvu šablony uveďte dostatek informací pro rychlou identifikaci
- Pravidelně aktualizujte ceny v šablonách
- Sdružujte podobné práce do šablon pro snadnější výběr
Práce s více konfiguracemi
- Vytvořte samostatné konfigurace pro různé typy služeb (např. klimatizace, elektro, plyn)
- Pro každou konfiguraci nastavte specifické šablony
- Využijte různé prefixy pořadových čísel pro snadné rozlišení typů výkazů
Kontrola a schvalování
- Využijte stavy workflow pro jasné určení, ve které fázi se výkaz nachází
- Nastavte pravidlo, že výkaz může změnit stav na "K fakturaci" pouze vedoucí
- Pravidelně kontrolujte výkazy ve stavu "Řešený" a ujistěte se, že jsou dokončeny