Schvalování
Přehled
Modul Schvalování (schvalovací proces, oběh dokumentů, konfirmace) zajišťuje digitální schvalovací workflow pro firemní dokumenty. Umožňuje předávat dokumenty ke schválení konkrétním pracovníkům, sledovat průběh schvalování a automaticky informovat zúčastněné strany. Systém podporuje jednokolové i dvoukolové schvalování s nastavitelným počtem požadovaných podpisů.
Klíčové funkce
- Vytváření žádostí o schválení s přílohami a vlastními poli
- Jednokolový nebo dvoukolový schvalovací proces
- Nastavitelný počet požadovaných podpisů pro každé kolo
- Automatické zamítnutí po vypršení termínu
- Emailové notifikace schvalovatelům s tlačítky pro přímé schválení z emailu
- Evidence komentářů a poznámek ke každé žádosti
- Oddělené typy dokumentů s různými schvalovacími řetězci a přístupovými právy
- Export dat do Excelu a tisk
Přístup a nastavení
Jak se dostat do modulu Schvalování
Navigační cesta: Hlavní menu → Schvalování
Po otevření modulu Schvalování se zobrazí panel s typy dokumentů, ke kterým máte přístup. Kliknutím na konkrétní typ zobrazíte seznam žádostí daného schvalovacího procesu.
Nastavení modulu Schvalování
Konfigurace modulu Schvalování je dostupná přes Nastavení → Schvalování. Přístup do nastavení vyžaduje oprávnění administrátora modulu. V nastavení spravujete typy dokumentů, schvalovací řetězce, schvalovatele a přístupová práva uživatelů.
Oprávnění a přístupová práva modulu Schvalování
Přístupová práva jsou nastavena na úrovni každého typu dokumentu zvlášť. Administrátor přiděluje práva jednotlivým uživatelům nebo celé firmě pro každý typ dokumentu.
| Úroveň oprávnění | Co uživatel může dělat |
|---|---|
| Čtení | Prohlížení žádostí daného typu bez možnosti vytváření nebo schvalování |
| Zapisování | Vytváření nových žádostí; schvalování a zamítání dokumentů (pouze pro určené schvalovatele) |
| Mazání | Smazání žádostí a přístup k přehledu smazaných záznamů |
| Administrace modulu | Správa typů dokumentů, schvalovacích řetězců a přidělování práv uživatelům |
Typy dokumentů ke schválení
Co jsou typy dokumentů ke schválení
Typy dokumentů v modulu Schvalování umožňují rozdělit schvalovací procesy podle obsahu nebo účelu. Každý typ má vlastní skupinu schvalovatelů, počet požadovaných podpisů, přístupová práva a volitelná vlastní pole. Příklady typů: Smlouvy, Faktury nad limit, Nabídky zákazníkům, Investiční požadavky.
Postup: Vytvoření nového typu dokumentu ke schválení
Postup vytvoření nového typu dokumentu v modulu Schvalování vyžaduje oprávnění administrátora modulu.
- Přejděte do Nastavení → Schvalování
- Klikněte na tlačítko Přidat typ
- Vyplňte formulář:
- Název: Název typu (povinné)
- Popis: Bližší popis účelu typu
- Počet podpisů ke schválení/zamítnutí - 1. kolo: Kolik schvalovatelů musí podepsat (povinné)
- Počet podpisů ke schválení/zamítnutí - 2. kolo: Pro dvoukolové schvalování; zadejte 0 pro jednokolové
- Výchozí hodnoty: Přednastavené hodnoty checkboxů při vytváření žádostí tohoto typu
- Klikněte na Uložit
Tip: Počet podpisů určuje, kolik souhlasů nebo zamítnutí stačí k uzavření kola. Který počet je dosažen dříve, ten je platný.
Nastavení schvalovatelů pro typ dokumentu
Po vytvoření typu dokumentu v modulu Schvalování je nutné přiřadit schvalovatele pro každé kolo. Schvalovatelé jsou uživatelé, kteří mohou dokumenty daného typu schvalovat nebo zamítat.
- Přejděte do Nastavení → Schvalování
- V tabulce typů klikněte na ikonu u sloupce 1. stupeň - může schvalovat
- Zaškrtněte uživatele, kteří mají právo schvalovat v 1. kole
- Klikněte na Uložit
- Pro dvoukolové schvalování opakujte postup pro 2. stupeň - může schvalovat
Nastavení přístupových práv uživatelů ke typu dokumentu
V nastavení modulu Schvalování lze pro každý typ dokumentu přidělit přístupová práva samostatně. Práva lze nastavit buď pro všechny uživatele najednou (volba "Všichni"), nebo pro konkrétní osoby.
- Přejděte do Nastavení → Schvalování
- V tabulce klikněte na ikonu u sloupce Práva - číst, Zapisovat nebo Mazat/Obnovit
- Zaškrtněte volbu Všichni pro přístup celé firmě, nebo vyberte konkrétní uživatele
- Klikněte na Uložit
Poznámka: Volba "Všichni" automaticky zahrne i uživatele přidané do systému v budoucnosti.
Nastavení vlastních polí pro typ dokumentu
Každý typ dokumentu v modulu Schvalování může mít až 5 vlastních polí (volitelná pole) pro zaznamenání specifických údajů, jako je číslo smlouvy, částka nebo oddělení. Vlastní pole se zobrazí ve formuláři při vytváření žádosti i v tabulce přehledu.
- Přejděte do Nastavení → Schvalování
- V tabulce klikněte na ikonu ve sloupci Volitelná pole u daného typu
- Pro každé pole zadejte:
- Název: Popisek pole
- Typ: Vyberte Text/číslo (do 250 znaků), Text (neomezený) nebo Datum
- Klikněte na Uložit
Pevně definovaná pole (vždy přítomná u každé žádosti): Název, Popis, Vložil, Datum a čas vložení, Schválit do, Odsouhlasil, Zamítl.
Uživatelské rozhraní modulu Schvalování
Hlavní obrazovka modulu Schvalování
Hlavní obrazovka modulu Schvalování je rozdělena do tří částí. V horní části se nachází panel typů dokumentů - horizontální záložky se všemi typy, ke kterým máte přístup. Po kliknutí na typ se zobrazí informační karta s přehledem schvalování (počet kol, schvalovatelé, počet podpisů). Pod ní je tabulka žádostí se stavovými filtry a akčními tlačítky.
Filtry stavů žádostí v modulu Schvalování
Nad tabulkou žádostí jsou tlačítka pro filtrování podle stavu. Počet záznamů v každém stavu je zobrazen vedle názvu filtru.
| Filtr | Zobrazené záznamy | Dostupnost |
|---|---|---|
| Vše | Všechny žádosti daného typu bez ohledu na stav | Vždy |
| Čekající na schválení v 1. kole | Žádosti čekající na rozhodnutí v prvním kole | Vždy |
| Čekající na schválení v 2. kole | Žádosti schválené v 1. kole, čekající na 2. kolo | Pouze dvoukolové typy |
| Schválené | Finálně schválené žádosti | Pouze dvoukolové typy |
| Zamítnuté | Zamítnuté žádosti (v 1. nebo 2. kole) | Pouze dvoukolové typy |
Stavy žádostí a jejich význam
V modulu Schvalování se každá žádost nachází v jednom z několika stavů podle toho, jak daleko je v procesu schvalování.
| Stav | Popis | Kdy nastane |
|---|---|---|
| Čeká na schválení | Žádost ještě nebyla uzavřena | Ihned po vytvoření žádosti |
| Schváleno v 1. kole | Dosažen požadovaný počet souhlasů v 1. kole | Po schválení dostatečným počtem schvalovatelů 1. kola |
| Zamítnuto v 1. kole | Dosažen požadovaný počet zamítnutí v 1. kole | Po zamítnutí nebo automatickém uzavření |
| Čeká na schválení v 2. kole | 1. kolo prošlo, čeká se na rozhodnutí schvalovatelů 2. kola | Automaticky po schválení 1. kola (dvoukolový typ) |
| Schváleno v 2. kole | Finálně schváleno oběma koly | Po schválení v 2. kole |
| Zamítnuto v 2. kole | Zamítnuto ve druhém kole | Po zamítnutí v 2. kole nebo automatickém uzavření |
Základní operace
Postup: Vytvoření nové žádosti o schválení dokumentu
Vytvoření žádosti o schválení v modulu Schvalování vyžaduje oprávnění k zapisování pro daný typ dokumentu.
- V modulu Schvalování klikněte na požadovaný typ dokumentu v horním panelu
- Klikněte na tlačítko Přidat dokument
- Vyplňte formulář:
- Název: Stručný výstižný název žádosti (povinné)
- Popis: Podrobné informace o žádosti a kontextu
- Schválit do: Termín pro schválení (výchozí hodnota je +14 dní od dnes)
- Automaticky ukončit: Zaškrtněte pro automatické zamítnutí po vypršení termínu
- Souhlasím/nesouhlasím i po schválení/zamítnutí: Umožní vyjádření schvalovatelů i po uzavření žádosti (do data "Schválit do")
- Přílohy: Přetáhněte soubory do oblasti Dropzone nebo klikněte pro výběr (max. 60 souborů)
- Vlastní pole: Vyplňte pole specifická pro daný typ, pokud jsou definována
- Emailem informaci schvalovatelům: Zaškrtněte pro automatické rozeslání emailu všem schvalovatelům po finálním rozhodnutí
- Klikněte na Uložit
Po uložení systém automaticky odešle emailové notifikace všem schvalovatelům 1. kola s tlačítky pro přímé schválení nebo zamítnutí z emailu.
Poznámka: Systém zabrání duplicitnímu odeslání - pokud jste ve stejný den již žádost se shodným názvem a popisem zadali, zobrazí se upozornění.
Postup: Zobrazení detailu žádosti ke schválení
Detail žádosti v modulu Schvalování zobrazuje kompletní informace o žádosti, historii rozhodnutí a umožňuje schválení nebo zamítnutí.
- V modulu Schvalování vyberte typ dokumentu v horním panelu
- V tabulce žádostí klikněte na název žádosti nebo na ikonu oka ve sloupci Akce
Detail žádosti obsahuje tyto sekce:
- Základní údaje: Název, stav, vložil, datum vložení, termín schválení, typ dokumentu, automatické ukončení
- Popis: Podrobný popis žádosti
- Vlastní pole: Hodnoty specifických polí daného typu
- Přílohy: Přiložené soubory ke stažení
- Poznámky: Historie komentářů s autorem a datem
- 1. kolo schvalování: Tabulky "Odsouhlasil" a "Zamítl" s tlačítky pro rozhodnutí
- 2. kolo schvalování: Zobrazí se pouze po schválení 1. kola u dvoukolových typů
Postup: Schválení žádosti v modulu Schvalování
Schválení žádosti v modulu Schvalování mohou provést pouze uživatelé zařazení do seznamu schvalovatelů pro příslušné kolo daného typu dokumentu.
- Otevřete detail žádosti (klik na název nebo ikonu oka v tabulce)
- Zkontrolujte informace, popis a přílohy žádosti
- V sekci 1. kolo schvalování (nebo 2. kolo schvalování) klikněte na tlačítko Schválit
- V dialogovém okně volitelně vyplňte Poznámku k vašemu rozhodnutí
- Potvrďte kliknutím na zelené tlačítko Schválit
Po schválení systém zaznamená vaše jméno, datum a čas rozhodnutí. Pokud byl dosažen požadovaný počet schválení, žádost postoupí do dalšího kola nebo je finálně uzavřena a zadavateli odchází notifikační email.
Postup: Zamítnutí žádosti v modulu Schvalování
Zamítnutí žádosti v modulu Schvalování mohou provést pouze uživatelé zařazení do seznamu schvalovatelů pro příslušné kolo.
- Otevřete detail žádosti
- V sekci příslušného kola schvalování klikněte na červené tlačítko Zamítnout
- V dialogovém okně vyplňte Poznámku s důvodem zamítnutí (doporučeno)
- Potvrďte kliknutím na Zamítnout
Po dosažení požadovaného počtu zamítnutí se žádost automaticky uzavře jako zamítnutá. Zadavatel obdrží notifikační email.
Postup: Přidání poznámky k žádosti ke schválení
Poznámky v modulu Schvalování slouží jako komunikační kanál mezi zadavatelem a schvalovateli. Přidávat poznámky může každý uživatel s oprávněním k zapisování pro daný typ dokumentu.
- Otevřete detail žádosti v modulu Schvalování
- Přejděte do sekce Poznámky
- Klikněte na tlačítko Přidat poznámku
- Napište text poznámky do pole Popis
- Klikněte na Uložit
Poznámka se okamžitě zobrazí v tabulce poznámek s vaším jménem a aktuálním datem a časem.
Postup: Smazání žádosti ke schválení
Smazání žádosti v modulu Schvalování vyžaduje oprávnění k mazání pro daný typ dokumentu.
- V tabulce žádostí klikněte na ikonu Smazat (červený křížek) ve sloupci Akce
- Potvrďte smazání v potvrzovacím dialogu
Smazaná žádost se přesune do archivu smazaných. Kliknutím na tlačítko Smazané v pravém horním rohu tabulky zobrazíte smazané záznamy a případně je obnovíte.
Pokročilé funkce
Dvoukolové schvalování v modulu Schvalování
Dvoukolové schvalování v modulu Schvalování umožňuje vícestupňový schvalovací proces, kde druhé kolo se aktivuje až po úspěšném schválení prvního kola. Toto nastavení se konfiguruje na úrovni typu dokumentu zadáním počtu podpisů pro 2. kolo (hodnota větší než 0).
Průběh dvoukolového schvalování:
- Žádost je vytvořena - schvalovatelé 1. kola obdrží emailovou notifikaci s tlačítky pro rozhodnutí
- Schvalovatelé 1. kola provádějí svá rozhodnutí (schválit nebo zamítnout)
- Po dosažení požadovaného počtu schválení v 1. kole systém automaticky odesílá notifikaci schvalovatelům 2. kola
- Schvalovatelé 2. kola provádějí svá rozhodnutí
- Po uzavření 2. kola je zadavateli odeslán email s výsledkem
Poznámka: Zamítnutí v 1. kole ukončí celý proces - 2. kolo se neotevře. 2. kolo schvalování v detailu žádosti je přístupné pouze tehdy, pokud má žádost stav "Schváleno v 1. kole".
Automatické ukončení žádosti po vypršení termínu
Funkce automatického ukončení v modulu Schvalování umožňuje nastavit, aby nerozhodnuté žádosti byly automaticky zamítnuty po vypršení termínu "Schválit do". Tuto volbu aktivujete zaškrtnutím pole Automaticky ukončit při vytváření žádosti.
Co se stane při automatickém ukončení:
- Systém každodenně kontroluje žádosti s prošlým termínem a aktivní volbou automatického ukončení
- Žádost je automaticky přeřazena do stavu "Zamítnuto"
- Do poznámek je zapsáno: "Automaticky zamítnuto - vypršel datum"
- Zadavateli a (při zapnutém odesílání informací) i schvalovatelům odchází notifikační email
Tip: Pokud volbu "Automaticky ukončit" nezaškrtnete, žádost zůstane otevřená i po uplynutí termínu a schvalovatelé ji mohou stále rozhodovat.
Možnost vyjádření i po uzavření žádosti
Volba Souhlasím/nesouhlasím i po schválení/zamítnutí v modulu Schvalování umožňuje schvalovatelům přidávat svá vyjádření i poté, co je žádost již finálně uzavřena. Tato funkce slouží k mapování názorů všech zúčastněných, aniž by ovlivňovala výsledek schvalovacího procesu.
- Vyjádření lze přidávat pouze do data uvedeného v poli Schválit do
- Dodatečná vyjádření nemění výsledný stav žádosti
- Volbu aktivujete při vytváření žádosti zaškrtnutím příslušného checkboxu
Emailové notifikace a schválení přímo z emailu
Modul Schvalování automaticky odesílá emailové notifikace ve všech klíčových momentech schvalovacího procesu.
| Událost | Příjemce emailu | Obsah emailu |
|---|---|---|
| Vytvoření žádosti | Schvalovatelé 1. kola | Typ, název, popis, termín, přílohy + tlačítka Schválit / Zamítnout |
| Schválení 1. kola (dvoukolový typ) | Schvalovatelé 2. kola | Typ, název, popis, přílohy + tlačítka Schválit / Zamítnout |
| Finální schválení | Zadavatel + volitelně všichni schvalovatelé | Typ, název, popis, přílohy + odkaz na detail |
| Zamítnutí | Zadavatel + volitelně všichni schvalovatelé | Typ, název, popis, přílohy + odkaz na detail |
| Automatické zamítnutí | Zadavatel + volitelně všichni schvalovatelé | Typ, název, popis + informace o vypršení termínu |
Schvalovatelé mohou kliknout přímo na tlačítka v emailu (Schválit / Zamítnout) bez nutnosti přihlášení do systému. Odkaz je zabezpečen unikátním hashem žádosti.
Export dat z modulu Schvalování
Data z tabulky žádostí v modulu Schvalování lze exportovat pomocí tlačítek nad tabulkou:
- Excel: Export aktuálně zobrazených záznamů do formátu XLSX
- Print: Tisk tabulky nebo uložení do PDF přes funkci prohlížeče
- ColVis: Výběr sloupců, které se zobrazí v tabulce a exportu
- SearchBuilder: Pokročilé filtrování dat pro vytváření reportů
Integrace s dalšími moduly
Integrace Schvalování se Smlouvami
Modul Schvalování je propojen s modulem Smlouvy (Zakázky). Smlouvu nebo zakázku lze přímo předat do schvalovacího procesu bez nutnosti ručního přepisování údajů. Propojení zajišťuje sledovatelnost celého procesu od vzniku dokumentu přes jeho schválení.
Integrace Schvalování s Listinnou poštou doručenou
Fyzické dokumenty doručené přes modul Listinná pošta doručená lze předat přímo do schvalovacího procesu v modulu Schvalování.
- Zaregistrujte dokument v modulu Listinná pošta doručená
- V detailu záznamu klikněte na Předat do modulu schvalování
- Vyberte typ schvalovacího procesu a vyplňte potřebné údaje
- Uložte - systém vytvoří žádost a propojí ji s původním záznamem v poště
V poznámkách obou záznamů (v poště i ve schvalování) se automaticky vytvoří vzájemné odkazové poznámky.
Správa příloh v modulu Schvalování přes modul Soubory
Všechny přílohy připojené k žádostem v modulu Schvalování jsou spravovány přes modul Soubory. Soubory jsou uloženy v šifrované podobě mimo webový kořenový adresář. Přístup k souborům mají pouze uživatelé s příslušným oprávněním. Soubory lze stahovat přímo z detailu žádosti kliknutím na název souboru.
Řešení problémů
Tlačítko Schválit nebo Zamítnout je neaktivní
V modulu Schvalování může být tlačítko pro schválení nebo zamítnutí neaktivní z těchto důvodů:
- Nejste zařazeni do seznamu schvalovatelů pro dané kolo - kontaktujte administrátora
- Žádost jste již dříve schválili nebo zamítli (každý schvalovatel může rozhodnout pouze jednou)
- Žádost je již finálně uzavřena (schválena nebo zamítnuta) a není aktivní volba vyjádření po uzavření
- Vypršel termín "Schválit do" a schvalovatel nemá povoleno vyjadřovat se po termínu
Jak zjistit, kolik podpisů ještě chybí ke schválení
V detailu žádosti v modulu Schvalování je v sekci schvalovacího kola zobrazena informace: "Ke schválení/zamítnutí je potřeba X podpis/ů. Schválení musí být hotovo do [datum]." Pod tímto textem jsou tabulky "Odsouhlasil" a "Zamítl" s aktuálním počtem hlasů. Počet chybějících hlasů = požadovaný počet podpisů - aktuální počet.
Schvalovatelům nepřišel email po vytvoření žádosti
Pokud schvalovatelům nepřišla emailová notifikace z modulu Schvalování, zkontrolujte:
- Zda jsou v nastavení typu dokumentu přiřazeni schvalovatelé pro 1. kolo
- Zda mají schvalovatelé vyplněnou platnou emailovou adresu v modulu Zaměstnanci
- Zda email neskončil ve složce SPAM
- Kontaktujte administrátora systému pro kontrolu konfigurace emailového serveru
Žádost nelze editovat po vytvoření
V modulu Schvalování nelze žádost přímou editací měnit po jejím vytvoření. Toto je záměrné chování pro zachování integrity schvalovacího procesu. Možné alternativy:
- Přidejte Poznámku s upřesněním nebo opravou - schvalovatelé ji uvidí v detailu
- Pokud žádost ještě nebyla uzavřena, smažte ji (vyžaduje oprávnění k mazání) a vytvořte novou upravenou verzi
Tipy pro efektivní práci s modulem Schvalování
- Tip: Používejte výstižné názvy žádostí - schvalovatelé z nich v emailu okamžitě poznají, o co se jedná
- Tip: Přikládejte všechny relevantní soubory přímo při vytváření žádosti, ne dodatečně přes poznámky
- Tip: Nastavte termín schválení s dostatečnou rezervou (dovolené, nemoci schvalovatelů)
- Tip: Při zamítání vždy vyplňte poznámku s důvodem - zadavatel vytvoří kvalitnější novou žádost
- Tip: Vytvářejte oddělené typy pro různé procesy - každý typ může mít jiné schvalovatele a práva
- Tip: Použijte vlastní pole pro klíčové identifikátory (číslo smlouvy, částka, oddělení) - zpřehlední to tabulku přehledu
- Tip: Pomocí tlačítka SearchBuilder v tabulce lze sestavovat pokročilé filtry pro reporty o schvalovacích procesech
- Tip: Počet žádostí čekajících na vaše schválení je zobrazen v hlavním menu vedle názvu modulu