Schvalování
Přehled
Modul Schvalování slouží k řízení firemních schvalovacích procesů dokumentů. Umožňuje vytvářet žádosti o schválení, nastavovat schvalovací řetězce a sledovat průběh schvalování. Systém podporuje až dvoukolový schvalovací proces s možností nastavení počtu požadovaných schvalovatelů pro každé kolo.
Klíčové funkce
- Vytváření žádostí o schválení s přílohami a vlastními poli
- Podpora jednokolového nebo dvoukolového schvalování
- Flexibilní nastavení počtu požadovaných podpisů
- Automatické ukončení žádostí po vypršení termínu
- Emailová notifikace schvalovatelů
- Evidence komentářů a poznámek ke schvalování
- Export dat do Excel a PDF
- Správa různých typů schvalovacích procesů
Cílová skupina
Modul je určen pro všechny zaměstnance, kteří potřebují:
- Požádat o schválení dokumentu, smlouvy, faktury nebo jiného podkladu
- Schvalovat nebo zamítat žádosti v rámci svých kompetencí
- Sledovat průběh schvalování svých žádostí
- Spravovat nastavení schvalovacích procesů (administrátoři)
Přístup a nastavení
Jak se dostat do modulu
Navigační cesta: Hlavní menu → Schvalování
Po otevření modulu vidíte seznam typů dokumentů, ke kterým máte přístup. Kliknutím na konkrétní typ zobrazíte seznam žádostí daného typu.
Nastavení modulu
Nastavení je dostupné přes: Nastavení → Schvalování
V nastavení můžete:
- Vytvářet nové typy dokumentů ke schválení
- Definovat schvalovací řetězce pro každý typ
- Nastavit oprávnění uživatelů k jednotlivým typům
- Konfigurovat vlastní pole pro specifické typy dokumentů
- Určit schvalovatele pro první a druhé kolo
- Nastavit počet požadovaných podpisů pro schválení nebo zamítnutí
Uživatelská práva
| Oprávnění | Popis |
|---|---|
| Zobrazení | Prohlížení žádostí ke schválení bez možnosti úprav |
| Zapisování | Vytváření nových žádostí a schvalování dokumentů |
| Mazání | Odstranění žádostí včetně prohlížení smazaných záznamů |
| Administrace modulu | Správa typů dokumentů a nastavení schvalovacích řetězců |
Typy dokumentů ke schválení
Co jsou typy dokumentů
Typy dokumentů umožňují rozdělit schvalovací procesy podle obsahu, oddělení nebo účelu. Například můžete vytvořit samostatné typy pro:
- Smlouvy
- Faktury nad určitou částku
- Nabídky zákazníkům
- Interní směrnice
- Investiční požadavky
Parametry typů dokumentů
Každý typ dokumentu má následující nastavení:
- Název a popis: Označení typu pro snadnou orientaci
- Počet kol: Jednokolové nebo dvoukolové schvalování
- Počet podpisů v 1. kole: Kolik schvalovatelů musí dokument schválit nebo zamítnout
- Schvalovatelé 1. kola: Seznam uživatelů oprávněných schvalovat v prvním kole
- Počet podpisů ve 2. kole: Požadovaný počet podpisů pro druhé kolo (0 = pouze jednokolové)
- Schvalovatelé 2. kola: Seznam uživatelů oprávněných schvalovat v druhém kole
- Vlastní pole: Až 5 volitelných polí specifických pro daný typ (text, datum, výběr)
- Výchozí hodnoty: Přednastavené hodnoty při vytváření žádosti
Uživatelské rozhraní
Hlavní obrazovka
Po otevření modulu vidíte:
- Panel typů dokumentů: Horizontální seznam všech typů, ke kterým máte přístup
- Filtry stavů: Tlačítka pro filtrování žádostí podle stavu
- Tabulka žádostí: Seznam všech žádostí vybraného typu
- Akční tlačítka: Přidat dokument, Smazané záznamy
Stavy žádostí
Žádosti mohou být v následujících stavech:
Jednokolové schvalování
- Čeká na schválení: Žádost ještě nebyla kompletně schválena ani zamítnuta
- Schváleno: Požadovaný počet schvalovatelů žádost schválil
- Zamítnuto: Požadovaný počet schvalovatelů žádost zamítl nebo vypršel termín
Dvoukolové schvalování
- Čeká na schválení v 1. kole: Žádost čeká na schválení v prvním kole
- Schváleno v 1. kole: První kolo dokončeno, čeká se na druhé kolo
- Zamítnuto v 1. kole: Žádost byla zamítnuta už v prvním kole
- Čeká na schválení v 2. kole: Žádost prošla prvním kolem a čeká na druhé
- Schváleno v 2. kole: Žádost byla úspěšně schválena v obou kolech
- Zamítnuto v 2. kole: Žádost byla zamítnuta v druhém kole
Filtry a vyhledávání
V tabulce žádostí můžete využít:
- Filtr stavu: Tlačítka Vše, Čekající (1. kolo), Čekající (2. kolo), Schválené, Zamítnuté
- Textové vyhledávání: Hledání v názvu, popisu a dalších polích
- Třídění sloupců: Kliknutím na záhlaví sloupce
- Pokročilé filtry: Tlačítko SearchBuilder pro komplexní dotazy
Sloupce v tabulce
- ID: Jedinečné číslo žádosti
- Název: Název žádosti
- Popis: Podrobnější popis účelu žádosti
- Stav: Aktuální stav schvalování
- Vložil: Jméno zadavatele žádosti
- Vloženo: Datum a čas vytvoření žádosti
- Schválit do: Termín, do kterého musí být žádost schválena
- Podepsal/Zamítl: Seznam uživatelů, kteří již provedli rozhodnutí
- Přílohy: Soubory připojené k žádosti
- Vlastní pole: Pole specifická pro daný typ dokumentu
- Akce: Tlačítka pro zobrazení detailu a smazání
Základní operace
Vytvoření nové žádosti o schválení
- Vyberte typ dokumentu kliknutím na příslušnou záložku v horní části obrazovky
- Klikněte na tlačítko Přidat dokument
- Vyplňte formulář:
- Název: Stručný ale výstižný název žádosti (povinné)
- Popis: Podrobnější informace o žádosti
- Schválit do: Termín, do kterého má být dokument schválen (výchozí +14 dní)
- Automaticky ukončit: Zaškrtněte, pokud má být žádost po vypršení termínu automaticky zamítnuta
- Souhlasím/nesouhlasím i po schválení/zamítnutí: Umožní přidávat názory i po ukončení
- Přílohy: Přetáhněte soubory do oblasti nebo klikněte pro výběr (max. 60 souborů)
- Vlastní pole: Vyplňte pole specifická pro daný typ dokumentu
- Emailem informaci schvalovatelům: Zaškrtněte pro automatické odeslání emailu všem schvalovatelům po rozhodnutí
- Klikněte na Uložit
- Systém automaticky odešle emailové notifikace všem schvalovatelům 1. kola
Schválení žádosti
- Otevřete detail žádosti kliknutím na název nebo ikonu oka
- Zkontrolujte informace o žádosti včetně příloh
- V sekci schvalovacího kola (1. nebo 2.) klikněte na tlačítko Schválit
- Volitelně přidejte poznámku k vašemu rozhodnutí
- Potvrďte kliknutím na Schválit
- Systém zaznamenává datum, čas a autora schválení
Zamítnutí žádosti
- Otevřete detail žádosti
- V příslušném kole klikněte na tlačítko Zamítnout
- Doporučujeme vyplnit poznámku s důvodem zamítnutí
- Potvrďte kliknutím na Zamítnout
- Pokud je dosaženo požadovaného počtu zamítnutí, žádost se automaticky uzavře
Přidání poznámky k žádosti
- Otevřete detail žádosti
- V sekci Poznámky klikněte na Přidat poznámku
- Napište text poznámky
- Klikněte na Uložit
- Poznámka se zobrazí v tabulce s datem a autorem
Zobrazení detailu žádosti
Detail žádosti obsahuje:
- Základní údaje: Název, stav, vložil, datum, termín schválení, typ
- Popis: Podrobný popis žádosti
- Vlastní pole: Hodnoty specifických polí pro daný typ
- Přílohy: Seznam přiložených souborů s možností stažení
- Poznámky: Historie komentářů k žádosti
- 1. kolo schvalování: Seznam schvalovatelů, kdo už schválil/zamítl, tlačítka pro rozhodnutí
- 2. kolo schvalování: Zobrazí se po schválení 1. kola (pokud je aktivní)
Pokročilé funkce
Dvoukolové schvalování
Při dvoukolovém schvalování proces probíhá následovně:
- Žádost je vytvořena a odeslána schvalovatelům 1. kola
- Po dosažení požadovaného počtu schválení v 1. kole se automaticky odešle notifikace schvalovatelům 2. kola
- Schvalovatelé 2. kola mohou žádost schválit nebo zamítnout
- Po dosažení požadovaného počtu rozhodnutí ve 2. kole je žádost uzavřena
- Zadavatel je informován emailem o konečném výsledku
Automatické ukončení žádostí
Pokud je při vytváření žádosti zaškrtnuto Automaticky ukončit:
- Systém kontroluje denně pomocí automatického úkolu žádosti, u kterých vypršel termín
- Pokud žádost není do termínu schválena, automaticky se zamítne
- Zadavateli i schvalovatelům je odeslán email s informací o automatickém zamítnutí
- V poznámkách je zaznamenáno: "Automaticky zamítnuto - vypršel datum"
Možnost vyjádření i po uzavření
Zaškrtnutím volby Souhlasím/nesouhlasím i po schválení/zamítnutí:
- Schvalovatelé mohou přidávat své názory i poté, co je žádost již schválena nebo zamítnuta
- Tato funkce slouží k mapování názorů všech zúčastněných
- Vyjádření je možné pouze do data uvedeného v poli "Schválit do"
- Dodatečné názory již neovlivní konečný stav žádosti
Emailové notifikace
Systém automaticky odesílá emaily v těchto případech:
- Nová žádost: Schvalovatelům 1. kola při vytvoření žádosti
- Schválení 1. kola: Schvalovatelům 2. kola (pokud existuje)
- Finální schválení: Zadavateli a volitelně všem schvalovatelům
- Zamítnutí: Zadavateli a volitelně všem schvalovatelům
- Automatické zamítnutí: Zadavateli a schvalovatelům po vypršení termínu
Email obsahuje:
- Typ dokumentu
- Název a popis žádosti
- Jméno zadavatele
- Seznam příloh
- Odkaz na detail žádosti v systému
- Tlačítka pro rychlé schválení/zamítnutí přímo z emailu
Rychlé schválení z emailu
Schvalovatelé mohou rozhodnout přímo z notifikačního emailu:
- V emailu najděte tlačítka Schválit nebo Zamítnout
- Klikněte na příslušné tlačítko
- Otevře se stránka s potvrzením a možností přidat poznámku
- Rozhodnutí je okamžitě zapsáno do systému
Export dat
Data z tabulky můžete exportovat pomocí tlačítek:
- Excel: Export do formátu XLSX s aktuálně zobrazenými záznamy
- Print: Tisk tabulky nebo uložení do PDF přes prohlížeč
- ColVis: Výběr sloupců pro zobrazení a export
Vlastní pole pro typy dokumentů
Pro každý typ dokumentu můžete definovat až 5 vlastních polí:
- Otevřete Nastavení → Schvalování
- Klikněte na název typu, který chcete upravit
- Vyberte záložku Volitelná pole
- Pro každé pole nastavte:
- Název: Popisek pole
- Typ: Text, Datum nebo Dlouhý text
- Uložte změny
- Pole se automaticky zobrazí ve formuláři i v tabulce žádostí
Správa schvalovatelů
Schvalovatele nastavujete v konfiguraci typu dokumentu:
- Otevřete Nastavení → Schvalování
- Klikněte na název typu dokumentu
- V záložce Schvalovatelé přidejte uživatele:
- Pro 1. kolo: Vyberte uživatele z rozbalovacího seznamu
- Pro 2. kolo: Obdobně vyberte schvalovatele druhého kola
- Nastavte počet požadovaných podpisů pro každé kolo
- Uložte změny
Integrace s dalšími moduly
Listinná pošta doručená
Pokud přijde fyzický dokument, který vyžaduje schválení:
- Zaregistrujte dokument v modulu Listinná pošta doručená
- V detailu doručené pošty klikněte na Předat do modulu schvalování
- Vyberte typ schvalovacího procesu
- Vyplňte požadované údaje
- Systém vytvoří žádost a propojí ji s původním záznamem v poště
- V poznámkách obou modulů se objeví vzájemné odkazy
Soubory
Všechny přílohy k žádostem jsou spravovány přes modul Soubory:
- Soubory jsou uloženy v šifrované podobě
- K souborům mají přístup pouze oprávnění uživatelé
- Historie verzí je zachována při úpravách žádosti
- Soubory můžete stahovat přímo z detailu žádosti
Uživatelé a oprávnění
Práva ke schvalování jsou řízena na úrovni:
- Globální práva modulu: Základní přístup ke čtení/zápisu/mazání
- Práva k typu dokumentu: Specifická oprávnění pro jednotlivé typy
- Role schvalovatele: Určení, kdo může v jakém kole schvalovat
Řešení problémů
Časté dotazy
Otázka: Nemohu schválit žádost, tlačítko Schválit je neaktivní.
Řešení: Tlačítko je neaktivní z následujících důvodů:
- Nejste v seznamu schvalovatelů pro dané kolo
- Již jste žádost schválili nebo zamítli
- Žádost je již schválena/zamítnuta a není povoleno přidávat názory po uzavření
- Vypršel termín pro schválení a nemáte právo vyjádřit se po termínu
Otázka: Jak poznám, kolik ještě chybí podpisů ke schválení?
Řešení: V detailu žádosti v sekci schvalovacího kola je uvedeno: "Ke schválení/zamítnutí je potřeba X podpis/ů". Pod tím vidíte tabulky s uživateli, kteří již schválili nebo zamítli. Rozdíl mezi požadovaným počtem a aktuálním počtem schválení/zamítnutí je počet chybějících hlasů.
Otázka: Vytvořil jsem žádost, ale schvalovatelům nepřišel email.
Řešení: Zkontrolujte:
- Zda jsou u schvalovatelů vyplněny správné emailové adresy v modulu Uživatelé
- Zda není email v SPAM složce
- Zda jsou v nastavení typu dokumentu přiřazeni schvalovatelé pro 1. kolo
- Kontaktujte administrátora pro kontrolu emailového serveru
Otázka: Mohu změnit žádost po jejím vytvoření?
Řešení: Žádost nelze přímo editovat po vytvoření. Můžete však:
- Přidat poznámku s upřesněním nebo opravou
- Pokud má žádost ještě status "Čeká na schválení", můžete ji smazat a vytvořit novou
- Uživatelé s vyššími právy mohou žádost smazat a vytvořit upravenou verzi
Otázka: Co se stane, když vypršel termín schválení?
Řešení: Pokud byl při vytváření žádosti zaškrtnut checkbox "Automaticky ukončit":
- Žádost se automaticky zamítne
- Zadavateli i schvalovatelům přijde notifikační email
- V poznámkách se objeví záznam "Automaticky zamítnuto - vypršel datum"
- Pokud nebyl checkbox zaškrtnutý, žádost zůstává otevřená i po termínu
Otázka: Jak nastavím, aby se schvalovatel mohl vyjádřit i po schválení?
Řešení: Při vytváření žádosti zaškrtněte volbu "Souhlasím/nesouhlasím i po schválení/zamítnutí". Tím umožníte všem schvalovatelům přidat svůj názor i po tom, co je žádost schválena nebo zamítnuta - názory lze přidávat až do data "Schválit do".
Otázka: Nemohu vytvořit novou žádost, tlačítko Přidat je neaktivní.
Řešení: Musíte mít oprávnění k zapisování pro daný typ dokumentu. Kontaktujte administrátora pro přidělení práv.
Otázka: Mohu vidět smazané žádosti?
Řešení: Ano, pokud máte oprávnění k mazání. Klikněte na tlačítko Smazané v horní části obrazovky. Zobrazí se seznam všech smazaných žádostí s možností jejich obnovení.
Otázka: Jak funguje dvoukolové schvalování?
Řešení: Dvoukolové schvalování probíhá postupně:
- Nejprve musí požadovaný počet schvalovatelů 1. kola žádost schválit
- Po schválení v 1. kole dostávají notifikaci schvalovatelé 2. kola
- Teprve po schválení požadovaným počtem schvalovatelů 2. kola je žádost finálně schválena
- Zamítnutí v kterémkoli kole vede k ukončení procesu
Tipy pro efektivní práci
- Vytvářejte výstižné názvy žádostí - pomohou vám i schvalovatelům rychle se orientovat
- Přikládejte všechny relevantní přílohy rovnou při vytváření žádosti
- Využívejte pole Popis pro podrobné vysvětlení kontextu žádosti
- Nastavte realistický termín schválení s rezervou pro případ nepřítomnosti schvalovatelů
- Používejte poznámky pro komunikaci se schvalovateli místo emailů
- Pravidelně kontrolujte žádosti čekající na vaše schválení pomocí filtru
- Vytvářejte samostatné typy dokumentů pro různé procesy - usnadní to orientaci a reportování
- Využívejte vlastní pole pro zaznamenání specifických údajů (číslo smlouvy, částka, oddělení)
- Exportujte data do Excelu pro vytváření reportů o schvalovacích procesech
- Při zamítání vždy uveďte do poznámky důvod - pomůže to zadavateli při vytváření nové žádosti
Administrace typů dokumentů
Pro administrátory modulu:
- Pravidelně kontrolujte, zda jsou nastaveni aktuální schvalovatelé (změny v organizační struktuře)
- Vytvářejte typy dokumentů s jednoznačnými názvy a popisy
- Nastavte výchozí hodnoty pro často používané volby
- Využívejte oprávnění na úrovni typů - omezí to množství zobrazených položek pro uživatele
- Dokumentujte do pole Popis u typu, pro jaké účely je typ určen
- Při nastavování počtu podpisů zvažte dostupnost schvalovatelů (dovolené, nemoci)