Schvalování (schvalovací proces, elektronický oběh dokumentů ke schválení)

Přehled

Modul Schvalování (schvalovací proces, elektronické schvalovací řízení) slouží k řízenému schvalování dokumentů a žádostí ve firmě – typicky faktur, smluv, nabídek nebo jiných dokladů, u kterých je potřeba získat podpis jednoho nebo více odpovědných pracovníků, než se dokument považuje za platný. Dokumenty se v modulu dělí do typů (například Faktury, Smlouvy, Nabídky), pro každý typ lze nastavit vlastní schvalovatele, počet potřebných podpisů a volitelně i dvě po sobě jdoucí kola schvalování. Zadavatel vloží dokument i s přílohami, systém automaticky vyrozumí schvalovatele e-mailem a průběžně sleduje, kolik podpisů žádost už získala. Modul tak nahrazuje ruční oběh papírových dokumentů a poskytuje přehled o tom, kdo, kdy a jak o dokumentu rozhodl.

Klíčové funkce

• Rozdělení dokumentů do typů s vlastním nastavením schvalovatelů a přístupových práv
• Jedno nebo dvě po sobě jdoucí kola schvalování s nastavitelným počtem potřebných podpisů
• Osobní schránka „Čeká na mé schválení" se souhrnem všech žádostí čekajících na podpis přihlášeného uživatele
• Hromadné schválení nebo zamítnutí více žádostí najednou
• Schválení nebo zamítnutí přímo z e-mailu bez přihlášení do aplikace
• Automatické zamítnutí žádosti po vypršení termínu (u typů s touto volbou)
• Vlastní pole u jednotlivých typů dokumentů pro doplňující údaje
• Shrnutí a vyhodnocení žádosti pomocí umělé inteligence
• Předání doručeného dokumentu z modulu Listinná pošta rovnou ke schválení

Přístup a nastavení

Jak se dostat do modulu Schvalování

Modul Schvalování otevřete z hlavního menu přes položku Schvalování. Hlavní obrazovka nabízí panel dlaždic – první dlaždice „Čeká na mé schválení" vede do osobní schránky, další dlaždice odpovídají jednotlivým typům dokumentů (například Faktury, Smlouvy, Nabídky), na které má přihlášený uživatel alespoň právo číst. Uživatel bez přiděleného práva k žádnému typu dokumentu v modulu Schvalování žádné dlaždice typů nevidí, dlaždici osobní schránky ale vidí vždy.

Nastavení modulu Schvalování

Nastavení modulu Schvalování je dostupné uživatelům s právem spravovat nastavení modulu přes odkaz Nastavení, který se zobrazí na hlavní obrazovce vedle dlaždic a otevírá se v novém okně. V nastavení se spravují typy dokumentů ke schválení – dokumenty ve firmě si podle nich rozdělíte podle obsahu, oddělení nebo schvalovatelů, kterých se týkají. Pro každý typ se zde definuje počet kol schvalování, potřebný počet podpisů, schvalovatelé, přístupová práva a volitelná pole.

Založení a úprava typu dokumentu ke schválení

Postup: Nový typ dokumentu ke schválení založíte tlačítkem Přidat typ v nastavení modulu Schvalování. Vyplňte Název (povinné, nejvýše 64 znaků) a Popis a nastavte Počet podpisů ke schválení/zamítnutí pro 1. kolo (celé číslo, minimálně 1) a pro 2. kolo (hodnota 0 druhé kolo úplně vypne a typ zůstane jednokolový). Volitelně zaškrtněte výchozí hodnoty pro nově zakládané žádosti tohoto typu: Automaticky ukončit (žádost se po vypršení termínu sama zamítne), Souhlasím/nesouhlasím i po schválení/zamítnutí (schvalovatelé mohou dopisovat názor i po rozhodnutí) a Emailem informaci schvalovatelům (o výsledku se e-mailem vyrozumí i všichni schvalovatelé, ne jen zadavatel). Po uložení typ upravujete kliknutím na ikonu tužky u příslušného řádku v seznamu typů.

Přidělení schvalovatelů a přístupových práv k typu

Postup: U řádku typu dokumentu v nastavení modulu Schvalování klikněte na Vybrat uživatele u sloupce, který chcete nastavit – Může schvalovat pro 1. nebo 2. stupeň, případně Číst, Zapisovat nebo Mazat/Obnovit. V dialogu zaškrtněte konkrétní uživatele; u práv Číst, Zapisovat a Mazat/Obnovit lze místo výčtu uživatelů zaškrtnout souhrnnou volbu Všichni, která zahrne i uživatele přidané do firmy v budoucnu. Práva jsou seřazena od nejnižších po nejvyšší zleva doprava a každé vyšší právo v sobě obsahuje i všechna nižší práva vlevo. Bez přiřazení schvalovatelů nemá kdo o žádostech daného typu hlasovat a žádosti zůstávají trvale nerozhodnuté, pokud typ zároveň nemá zapnuté automatické ukončení po termínu.

Vlastní pole typu dokumentu ke schválení

Nastavení modulu Schvalování umožňuje pro každý typ dokumentu definovat až 5 vlastních polí, která se pak nabízí při zakládání žádosti a zobrazují se jako sloupce v tabulce žádostí. Otevřete je tlačítkem Upravit u sloupce Volitelná pole a pro každé pole zvolte Název a Typ – Text/Číslo (do 250 znaků), Text (neomezená délka) nebo Datum. Ponecháte-li u pole typ prázdný (volba „-"), pole se v žádostech tohoto typu vůbec nezobrazí. Vlastní pole se hodí například pro číslo smlouvy, částku faktury nebo jiný údaj specifický pro daný typ dokumentu.

Oprávnění a přístupová práva v modulu Schvalování

Oprávnění	Popis
Bez práva	Uživatel typ dokumentu vůbec nevidí, dlaždice typu se mu nezobrazí ani při přímém vstupu.
Právo číst	Může typ otevřít, prohlížet seznam a detail žádostí; nemůže zakládat nové dokumenty ani nic mazat.
Právo zapisovat	Navíc může zakládat nové žádosti ke schválení a přidávat poznámky k žádostem.
Právo mazat/obnovit	Navíc může mazat žádosti i celé typy dokumentů a vracet je zpět ze seznamu smazaných.

Nezávisle na těchto čtyřech úrovních existuje role schvalovatel, která se přiděluje zvlášť pro 1. a případně 2. kolo (stupeň) každého typu dokumentu. Schvalovatel smí podepsat, tedy schválit nebo zamítnout, žádost, která čeká na jeho podpis, i kdyby k danému typu neměl žádné z výše uvedených práv – proto funguje i odkaz v e-mailu, přes který lze žádost schválit nebo zamítnout bez přihlášení do aplikace. Administrátor modulu Schvalování, tedy přidělený správce modulu, případně celkový administrátor firmy, má navíc přístup do Nastavení modulu – smí zakládat a upravovat typy dokumentů, mazat typy, nastavovat počty potřebných podpisů, výchozí hodnoty, vlastní pole a přidělovat práva i schvalovatele ostatním uživatelům.

Uživatelské rozhraní

Hlavní obrazovka modulu Schvalování

Hlavní obrazovka modulu Schvalování zobrazuje v horní části panel dlaždic. První dlaždice „Čeká na mé schválení" nese červený odznak s počtem žádostí, které aktuálně čekají na podpis přihlášeného uživatele, a vede do osobní schránky. Další dlaždice odpovídají jednotlivým typům dokumentů ke schválení (například Faktury, Smlouvy, Nabídky), na které má přihlášený uživatel alespoň právo číst; aktivní, právě otevřená dlaždice je vizuálně zvýrazněná. Uživatel s právem spravovat nastavení modulu vidí navíc odkaz Nastavení s ikonou otevření v novém okně.

Obrazovka typu dokumentu ke schválení

Po kliknutí na dlaždici konkrétního typu, například Faktury, se v modulu Schvalování otevře obrazovka daného typu dokumentu. V horní části je informační karta se shrnutím typu – kolik má kol schvalování, kdo může schvalovat v 1. kole a kolik podpisů je potřeba, a u dvoukolových typů totéž i pro 2. kolo. Nad tabulkou žádostí je přepínač stavu s tlačítky Vše, Čekající na schválení v 1. kole (u jednokolových typů jen „Čeká na schválení"), Čekající na schválení v 2. kole (jen u dvoukolových typů), Schválené a Zamítnuté – každé tlačítko zobrazuje odznak s aktuálním počtem odpovídajících záznamů. Vpravo nad tabulkou jsou tlačítka Přidat dokument, které vyžaduje právo zápisu, a Smazané, které vyžaduje právo mazání.

Filtry a vyhledávání u typu dokumentu

Obrazovka typu dokumentu v modulu Schvalování obsahuje skládací panel Filtr s poli: Hledat (text v názvu nebo popisu žádosti), Vloženo (rozsah data vložení od–do), Schválit do (rozsah termínu rozhodnutí od–do), Vložil (výběr ze zadavatelů, kteří u tohoto typu už něco podali) a zaškrtávátka Jen po termínu a Jen moje žádosti. Nastavené hledání spustíte tlačítkem Vyhledat, tlačítkem Zrušit filtr vynulujete zpět na výchozí stav.

Tabulka žádostí u typu dokumentu

Tabulka žádostí na obrazovce typu dokumentu v modulu Schvalování zobrazuje sloupce ID, Název, Popis, Stav, Vložil, Vloženo, Schválit do, Podepsal/Zamítl (jména a ikony souhlasu nebo nesouhlasu jednotlivých hlasujících), Průběh podpisů (číselný poměr a barevný ukazatel), Přílohy, dále volitelná pole definovaná u daného typu a sloupec Akce. Ve sloupci Akce je ikona lupy pro zobrazení detailu žádosti a u uživatelů s právem mazání i ikona koše pro smazání žádosti.

Sloupec Průběh podpisů udává, kolik podpisů žádost už má z celkového počtu potřebného pro dané kolo – například poměr 2/3 znamená, že chybí ještě jeden souhlasný nebo zamítavý hlas, aby se kolo uzavřelo. Sloupce Vložil a Vloženo (datum a čas vložení) se vyplňují automaticky podle toho, kdo a kdy žádost založil, a uživatel je sám neupravuje.

Schránka Čeká na mé schválení

Schránka Čeká na mé schválení v modulu Schvalování je společná napříč všemi typy dokumentů a zobrazuje jen žádosti, které čekají právě na podpis přihlášeného uživatele. Má vlastní filtr s poli Typ, Hledat, Vloženo a Jen po termínu. Tabulka obsahuje zaškrtávací sloupec pro hromadný výběr, dále ID, Typ, Název, Vložil, Vloženo, Schválit do, Kolo (například „kolo 1"), Průběh podpisů, Přílohy a Akce – ikonu lupy pro detail a tlačítka Schválit a Zamítnout přímo v řádku. Nad tabulkou jsou tlačítka Zrušit výběr, Schválit a Zamítnout pro hromadné zpracování vybraných řádků. Pokud uživatel není schvalovatelem žádného typu, zobrazí se místo tabulky hláška „Nic nečeká na váš podpis".

Detail žádosti ke schválení

Detail žádosti (zobrazit detail včetně předchozích verzí) otevřete v modulu Schvalování kliknutím na ikonu lupy u řádku v tabulce žádostí nebo ve schránce Čeká na mé schválení. V hlavičce detailu je k dispozici tlačítko AI: Co schvalujete? pro shrnutí žádosti umělou inteligencí. Detail dále zobrazuje samostatnou sekci pro každé kolo schvalování s přehledem, kdo z požadovaných schvalovatelů už podepsal – u každého jednotlivého uživatele je vidět i čas, kdy svůj podpis nebo zamítnutí zaznamenal – a s tlačítky Schválit a Zamítnout, a sekci Poznámky s tlačítkem Přidat poznámku. Pokud byl dokument v žádosti dodatečně upraven, detail zobrazuje i historii jeho předchozích verzí, takže se ke starším podobám dokumentu lze kdykoli vrátit.

Základní operace

Postup: Zapsání nového dokumentu ke schválení

1. Na obrazovce příslušného typu dokumentu klikněte v modulu Schvalování na tlačítko Přidat dokument.
2. Vyplňte pole:
   • Název: povinné, krátký název žádosti
   • Popis: nepovinný popis obsahu žádosti, formátovaný text
   • Schválit do: nepovinný termín, do kdy má být rozhodnuto, přednastavený na 14 dní dopředu
   • Automaticky ukončit: zaškrtávátko – po vypršení termínu se žádost automaticky zamítne
   • Souhlasím/nesouhlasím i po schválení/zamítnutí: zaškrtávátko – povolí schvalovatelům dopisovat názor i po rozhodnutí
   • Emailem informaci schvalovatelům: zaškrtávátko – po rozhodnutí pošle e-mail s výsledkem i všem schvalovatelům, ne jen zadavateli
   • Vaše pole: vlastní pole podle nastavení typu, až 5, pokud jsou definovaná
3. Přetáhněte přílohy do plochy Přílohy (nejvýše 60 souborů).
4. Klikněte na Uložit.

Žádost se založí a e-mailem jsou obesláni všichni schvalovatelé 1. kola; e-mail obsahuje i tlačítka pro přímé schválení nebo zamítnutí bez přihlášení do aplikace.

Upozornění: Pokud byste týž den zadali žádost se stejným Názvem a Popisem, jaký jste u tohoto typu zadali v posledních dvou dnech, modul Schvalování založení odmítne hláškou o duplicitě – stačí upravit název nebo popis, aby byla žádost jednoznačná.

Postup: Schválení nebo zamítnutí jedné žádosti

1. V modulu Schvalování otevřete detail žádosti ikonou lupy, nebo použijte tlačítko přímo v řádku schránky Čeká na mé schválení.
2. Na detailu, v sekci příslušného kola, klikněte na Schválit nebo Zamítnout.
3. V dialogu volitelně vyplňte Poznámku a potvrďte tlačítkem Schválit, respektive Zamítnout.
4. Jakmile je dosaženo potřebného počtu podpisů nebo zamítnutí, kolo se uzavře; u dvoukolových typů se po schválení 1. kola automaticky rozešle e-mail schvalovatelům 2. kola.

Poznámka: Který práh je dosažen dříve – schválení, nebo zamítnutí – ten rozhoduje o výsledku. Dokud není 1. kolo schváleno, 2. kolo se vůbec neotevře a hlasovat v něm nelze.

Postup: Hromadné schválení nebo zamítnutí více žádostí

1. Ve schránce Čeká na mé schválení v modulu Schvalování zaškrtněte vybrané žádosti.
2. Klikněte na tlačítko Schválit nebo Zamítnout nad tabulkou.
3. V dialogu se zobrazí seznam žádostí, které skutečně smíte podepsat – ostatní se tiše přeskočí; doplňte společnou Poznámku a potvrďte.
4. Po zpracování se zobrazí hláška s počtem zpracovaných a případně přeskočených položek.

Upozornění: Najednou lze v modulu Schvalování hromadně zpracovat nejvýše 50 položek; při větším výběru zpracujte žádosti po menších dávkách.

Přidání poznámky k žádosti

V detailu žádosti v modulu Schvalování klikněte na tlačítko Přidat poznámku, vyplňte text do nepovinného pole Popis a uložte. Poznámka se ihned zobrazí v tabulce Poznámky na detailu dané žádosti a je viditelná všem uživatelům, kteří k žádosti mají přístup. Poznámky se hodí například pro upřesnění okolností žádosti nebo pro zaznamenání domluvy, ke které došlo mimo aplikaci.

Smazání a obnovení žádosti

V tabulce žádostí v modulu Schvalování klikněte u záznamu na ikonu koše, dostupnou jen s právem mazání a obnovení, a potvrďte dotaz „Smazat? / Opravdu chcete smazat tento záznam?". Záznam zmizí z běžného seznamu a objeví se v seznamu Smazané, který otevřete tlačítkem Smazané nad tabulkou. Odtud jej lze s právem Mazat/Obnovit vrátit zpět do běžného seznamu. Stejným způsobem, tlačítkem koše u řádku typu v nastavení modulu, lze s tímto právem smazat i celý typ dokumentu.

Stavy žádostí ke schválení a jejich průběh

Stav	Co znamená	Jak do něj záznam přejde
Čeká na schválení (jednokolové typy) / Čeká na schválení v 1. kole (dvoukolové typy)	Žádost čeká na podpisy schvalovatelů 1. kola	Vznikne založením nové žádosti kýmkoli s právem zápisu k danému typu
Čeká na schválení v 2. kole	1. kolo bylo schváleno, žádost čeká na schvalovatele 2. kola	Automaticky po dosažení potřebného počtu schválení v 1. kole
Schváleno / Schváleno v 1. kole / Schváleno v 2. kole	Bylo dosaženo potřebného počtu souhlasných podpisů daného kola	Hlasováním schvalovatelů příslušného kola a stupně
Zamítnuto / Zamítnuto v 1. kole / Zamítnuto v 2. kole	Bylo dosaženo potřebného počtu zamítavých hlasů, nebo vypršel termín bez rozhodnutí u typů s automatickým ukončením	Hlasováním schvalovatelů, nebo automaticky v noční kontrole po vypršení termínu Schválit do

U dvoukolových typů dokumentů se druhé kolo neotevře, dokud není schváleno první kolo – hlasovat ve druhém kole tedy dřív nelze. Pokud má typ dokumentu zapnutou volbu Souhlasím/nesouhlasím i po schválení/zamítnutí, mohou schvalovatelé daného kola dopisovat svůj názor i po jeho uzavření, a to až do termínu Schválit do.

Kolo a stupeň schvalování – stejný pojem

V modulu Schvalování se pro totéž používají dvě označení: na obrazovkách se žádostmi se mluví o „1. kole" a „2. kole", v nastavení typu dokumentu o „1. stupni" a „2. stupni" (například u volby Může schvalovat). Jde vždy o stejnou věc – první, respektive druhou fázi schvalovacího procesu daného typu dokumentu, se samostatnou skupinou schvalovatelů a samostatně nastaveným potřebným počtem podpisů.

Příklad: Dvoukolové schvalování faktury

Příklad: Firma má typ dokumentu Faktury nastavený jako dvoukolový – v 1. kole stačí 1 podpis od kteréhokoli z vedoucích středisek, ve 2. kole jsou potřeba 2 podpisy z celkem 3 jednatelů. Účetní zapíše novou fakturu ke schválení tlačítkem Přidat dokument a nastaví Schválit do na konec měsíce. Systém e-mailem osloví vedoucí středisek zařazené do 1. kola. Jakmile jeden z nich fakturu schválí, žádost přejde do stavu Čeká na schválení v 2. kole a e-mail dostanou všichni tři jednatelé zařazení do 2. kola. Jakmile dva z nich fakturu schválí, žádost dostane stav Schváleno v 2. kole a e-mail o výsledku dostane účetní, která fakturu zadala, případně i všichni schvalovatelé, pokud to má typ dokumentu Faktury nastavené. Pokud by do konce měsíce nikdo z jednatelů nerozhodl a typ má zapnuté Automaticky ukončit, žádost se v noční kontrole sama zamítne.

Pokročilé funkce

Použití AI asistenta při schvalování

V detailu žádosti v modulu Schvalování klikněte na tlačítko AI: Co schvalujete? Umělá inteligence zobrazí shrnutí žádosti, klíčové body, případná rizika nebo chybějící informace a návrhy odůvodnění jak pro schválení, tak pro zamítnutí, včetně tlačítek pro rovnou schválení nebo zamítnutí s poznámkou předvyplněnou podle návrhu. Tlačítkem Regenerovat vynutíte nové vyhodnocení místo použití dříve uložené odpovědi – bez něj se odpověď při dalším otevření detailu znovu nepočítá a použije se ta uložená z minula. Funkce čerpá ze společné zásoby firemních AI kreditů; pokud firmě kredity docházejí, tlačítko na to upozorní a přegenerování odpovědi není možné.

Automatické e-mailové notifikace a noční uzavírání žádostí po termínu

Modul Schvalování rozesílá e-maily automaticky v několika situacích. Při založení nové žádosti dostanou e-mail s tlačítky pro přímé schválení nebo zamítnutí, bez přihlášení do aplikace, všichni schvalovatelé 1. kola. Jakmile je u dvoukolového typu schváleno 1. kolo, stejný typ e-mailu dostanou schvalovatelé 2. kola. Po rozhodnutí o žádosti dostane e-mail s výsledkem zadavatel žádosti, a pokud to má typ dokumentu zapnuté, i všichni schvalovatelé daného typu. Jednou denně navíc proběhne automatická kontrola žádostí, které mají zapnuté Automaticky ukončit a jejichž termín Schválit do už uplynul bez rozhodnutí – takové žádosti, i jednotlivá kola u dvoukolových typů, se automaticky zamítnou, do historie rozhodnutí se zapíše poznámka o zamítnutí kvůli vypršení termínu a odešle se e-mail o výsledku stejně jako při běžném zamítnutí. Dlaždice Čeká na mé schválení navíc průběžně zobrazuje aktuální počet žádostí čekajících na podpis přihlášeného uživatele.

Integrace s dalšími moduly

Listinná pošta

Modul Schvalování je propojen s modulem Listinná pošta (doručená pošta) – u doručené zásilky lze zvolit, aby byl dokument předán rovnou ke schválení. V modulu Schvalování se tím založí nová žádost zvoleného typu se stejnými přílohami, jaké měla doručená zásilka. Do listinné pošty se zapíše poznámka s odkazem na nově vzniklou žádost a stav zásilky se změní na vyřízeno. Do detailu žádosti ve Schvalování se naopak zapíše poznámka s odkazem zpět na původní záznam v listinné poště, dostupná pod tlačítkem Dokument předán z modulu.

Umělá inteligence

Tlačítko AI: Co schvalujete? v detailu žádosti využívá sdílenou funkci umělé inteligence v aplikaci a čerpá ze stejné zásoby firemních AI kreditů jako obdobné funkce v ostatních modulech. Vyhodnocení se počítá jen na vyžádání, výsledek se ukládá a znovu se počítá až po ručním potvrzení tlačítkem Regenerovat.

Soubory a přílohy

Přílohy vložené k žádosti ke schválení se ukládají do společné správy souborů aplikace stejně jako v ostatních modulech. U každé přílohy je v detailu žádosti k dispozici tlačítko pro její stažení. K jedné žádosti lze najednou přiložit nejvýše 60 souborů.

Řešení problémů

Časté dotazy a chybová hlášení

Otázka: Proč v modulu Schvalování nevidím žádnou dlaždici typu dokumentu, jen dlaždici Čeká na mé schválení?

Řešení: Dlaždice typu dokumentu se zobrazí jen uživatelům, kteří k danému typu mají alespoň právo číst. Pokud dlaždice chybí, požádejte administrátora modulu Schvalování o přidělení práva k příslušnému typu dokumentu.

Otázka: Jak v modulu Schvalování poznám, kolik podpisů žádosti ještě chybí do schválení?

Řešení: V tabulce žádostí i ve schránce Čeká na mé schválení to ukazuje sloupec Průběh podpisů – číselný poměr, například 2/3, spolu s barevným ukazatelem. V detailu žádosti navíc uvidíte jmenovitě, kteří schvalovatelé už podepsali a kteří ještě ne.

Otázka: Co znamená sloupec Kolo ve schránce Čeká na mé schválení?

Řešení: Sloupec Kolo ukazuje, pro které kolo schvalování žádost aktuálně čeká právě na podpis přihlášeného uživatele – například „kolo 1" nebo „kolo 2". U jednokolových typů dokumentů zde vždy figuruje kolo 1, protože druhé kolo je vypnuté.

Otázka: Proč modul Schvalování odmítne založit novou žádost hláškou o duplicitě?

Řešení: Hlášku „Dnes jste již žádost s tímto názvem a popisem již zadali. Upravte prosím název a popis - pro jednoznačnost žádosti." zobrazí modul, když stejný uživatel u téhož typu v posledních dvou dnech založil žádost se stejným Názvem i Popisem. Stačí název nebo popis upravit, aby byla žádost jednoznačná.

Otázka: Proč se v modulu Schvalování zobrazí hláška „Tuto žádost nelze schválit"?

Řešení: Tato hláška se objevuje při pokusu schválit nebo zamítnout žádost, kterou už uživatel nesmí ovlivnit – například ji mezitím uzavřel nebo odhlasoval někdo jiný. Obnovte stránku a ověřte aktuální stav žádosti.

Otázka: Co znamená hláška „Nic nečeká na váš podpis"?

Řešení: Zobrazuje se ve schránce Čeká na mé schválení, pokud přihlášenému uživateli aktuálně nečeká žádná žádost k podpisu, nebo při pokusu o hromadné schválení či zamítnutí bez vybraných položek – v tom případě nejdřív vyberte alespoň jednu žádost.

Otázka: Proč hromadné zpracování v modulu Schvalování hlásí, že lze zpracovat jen omezený počet položek?

Řešení: Hláška „Najednou lze zpracovat nejvíce položek: 50" se zobrazí při výběru více než 50 žádostí najednou. Zpracujte je po menších dávkách.

Otázka: Proč nejde v nastavení modulu Schvalování uložit nový typ dokumentu?

Řešení: Hlášky „Počet podpisů ke schválení/zamítnutí: >= 1" a „Počet podpisů ke schválení/zamítnutí: >= 0" znamenají, že pole Počet podpisů pro 1. kolo musí být alespoň 1 a pro 2. kolo alespoň 0, přičemž hodnota 0 druhé kolo vypíná. Hláška „Špatně zadaný název :…" znamená, že Název typu je prázdný nebo delší než 64 znaků – zadejte platný název.

Otázka: Proč se v žádosti nepodařilo přiložit všechny soubory?

Řešení: Hláška „Můžete nahrát maximálně 60 souborů." se zobrazí při pokusu přiložit více příloh, než modul Schvalování dovoluje. Snižte počet příloh v jedné žádosti.

Otázka: Proč AI asistent v modulu Schvalování nevrátil žádnou odpověď?

Řešení: Hláška „AI se nepodařilo zprávu zpracovat. Zkuste to prosím znovu." znamená dočasnou chybu při zpracování. Zkuste tlačítko AI: Co schvalujete? použít znovu, případně později. Pokud firmě došly AI kredity, tlačítko na to upozorní a přegenerování odpovědi není možné.

Otázka: Proč nejde smazat žádost nebo typ dokumentu v modulu Schvalování?

Řešení: Hláška „Nemáte oprávnění k této akci." znamená, že uživatel nemá k danému typu dokumentu přiděleno právo Mazat/Obnovit. Požádejte administrátora modulu Schvalování o přidělení tohoto práva.

Tipy pro efektivní práci

• Tip: Ve schránce Čeká na mé schválení vyřídíte podpisy napříč všemi typy dokumentů na jednom místě, bez nutnosti procházet jednotlivé dlaždice typů.
• Tip: U typů s velkým počtem podobných žádostí využijte hromadné Schválit nebo Zamítnout – ušetří to čas oproti podepisování žádost po žádosti.
• Tip: Zapněte u typu dokumentu volbu Automaticky ukončit, pokud nechcete, aby žádosti bez rozhodnutí zůstávaly v modulu Schvalování nekonečně otevřené.
• Tip: Tlačítko AI: Co schvalujete? použijte u delších nebo složitějších dokumentů – shrnutí a upozornění na rizika pomůže rychleji se rozhodnout.
• Tip: Pokud typ dokumentu nepotřebuje dvoustupňové schvalování, nastavte v nastavení modulu počet podpisů pro 2. kolo na 0 – zjednodušíte tím schvalovací proces na jedno kolo.
• Tip: Schvalovatelé mohou žádost vyřídit i bez přihlášení do aplikace přímo z tlačítek v e-mailové notifikaci – hodí se to, když jsou mimo kancelář.