Docházka

Přehled

Modul Docházka slouží k evidenci pracovní doby zaměstnanců a správě jejich pracovních aktivit. Umožňuje zaznamenávat příchody a odchody, spravovat přesčasy, evidovat různé typy pracovních činností a generovat výstupy pro mzdové účetnictví a personální systémy. Systém podporuje potvrzování docházky zaměstnanci i nadřízenými, poskytuje AI asistenta pro dotazy nad daty a rozsáhlé statistické přehledy.

Klíčové funkce

• Evidence příchodů a odchodů zaměstnanců
• Automatický výpočet odpracované doby a přesčasů
• Rozlišení práce v pracovních dnech, víkendech a svátcích
• Správa různých typů docházky (práce, dovolená, nemoc, služební cesta, home office a další)
• Plánování směnného provozu
• Schvalování docházky nadřízenými
• Výpočet nočních přesčasů
• Správa prémií zaměstnanců
• Vyrovnání přesčasů
• Export do různých formátů pro mzdové systémy
• AI asistent pro dotazy nad docházkou
• Rozsáhlé statistické přehledy
• Integrace s dovolenými a eNeschopenkami

Přístup a nastavení

Jak se dostat do modulu

Navigační cesta: Zaměstnanci → Docházka

Nastavení modulu

Cesta k nastavení: Nastavení → Docházka

Modul obsahuje šest záložek nastavení:

1. Uživatelská práva

V této záložce se nastavují práva jednotlivých uživatelů k modulu docházky. Pro každého uživatele můžete definovat úroveň přístupu a případně vybrat konkrétní zaměstnance, jejichž docházku může spravovat.

2. Obecná nastavení

Základní konfigurace modulu obsahuje tyto možnosti:

• Počet dní zpětně upravitelných: Určuje, kolik dní zpět mohou zaměstnanci editovat svou docházku
• Počet řádků v 1 dni: Maximální počet položek docházky v jednom dni (např. pro více příchodů/odchodů)
• Počítat přesčasy zvlášť: Oddělené sledování přesčasů v pracovních dnech, víkendech a svátcích
• Zaokrouhlovat příchod/odchod na 15 min: Automatické zaokrouhlení časů na čtvrthodiny
• Automatické odečítání pauzy na oběd: Systém automaticky odečte nastavenou přestávku
• Logovat změny v docházce: Zaznamenávání všech změn docházky pro audit
• Plán docházky: Aktivace modulu pro plánování směnného provozu
• Dovolené zapisovat pouze z modulu dovolených: Zabraňuje zadávání dovolené přímo v docházce
• Doplňovat docházku z eNeschopenek: Automatické doplnění docházky z českého systému eNeschopenka
• Počítat nárok na stravenky: Výpočet nároku na stravné podle odpracované doby
• Poznámka z výběru: Přednastavené možnosti pro rychlé vyplnění poznámek
• Potvrzování docházky zaměstnanci: Zaměstnanci musí měsíčně potvrdit správnost své docházky

3. Použité typy

Výběr aktivních typů docházky, které budou dostupné v systému. Můžete aktivovat/deaktivovat jednotlivé typy podle potřeb vaší firmy.

4. RestAPI

Nastavení API přístupu pro externí systémy, docházkové terminály a mobilní aplikace.

5. Import

Konfigurace importu dat z externích souborů a docházkových systémů.

6. Historie práv

Audit změn uživatelských práv k modulu docházky.

Uživatelská práva

Systém rozlišuje šest úrovní přístupu k docházce:

Oprávnění	Popis
Nemá přístup	Uživatel nemůže zobrazit žádnou docházku
Číst své	Uživatel může pouze prohlížet svou vlastní docházku, nemůže ji editovat
Zapisovat/číst své	Uživatel může prohlížet a editovat svou vlastní docházku
Číst docházku uživatelů	Uživatel může prohlížet docházku vybraných zaměstnanců bez možnosti úprav
Zapisovat/číst/schvalovat u zvolených	Plná správa docházky vybraných zaměstnanců včetně schvalování
Zapisovat/číst/schvalovat/předvyplnit u všech	Plná správa docházky všech zaměstnanců včetně hromadného předvyplnění

Uživatelské rozhraní

Hlavní obrazovka

Po otevření modulu uvidíte základní rozhraní s těmito prvky:

• Záložky v horní části: Skutečnost, Plán docházky, Potvrzování, AI, Statistiky
• Výběr zaměstnance: Rozbalovací seznam pro volbu zaměstnance (podle oprávnění)
• Výběr měsíce a roku: Rychlá navigace mezi měsíci pomocí šipek nebo výběru z rozbalovacího seznamu
• Kalendářní přehled: Tabulka se všemi dny aktuálního měsíce
• Informační panel: Souhrn odpracovaných hodin, přesčasů a dalších údajů
• Panel exportů: Tlačítka pro stažení různých přehledů

Kalendářní přehled

Hlavní tabulka zobrazuje jednotlivé dny měsíce s těmito informacemi:

• Den a datum: Číslo dne, den v týdnu
• Typ dne: Barevné označení typu práce (práce, dovolená, nemoc atd.)
• Časové údaje: Od-do, celková odpracovaná doba
• Poznámka: Textová poznámka k záznamu
• Akční ikony: Upravit, Kopírovat, Smazat

Barevné rozlišení

Každý typ docházky má vlastní barvu pro rychlou orientaci:

• Práce - modrá
• Dovolená - zelená
• Nemoc - červená
• Služební cesta - fialová
• Home Office - tyrkysová
• a další podle nastavení

Informační panel

Pravý panel zobrazuje měsíční přehled v hodinách:

• Součty hodin podle jednotlivých typů docházky
• Celkem vykázáno za měsíc
• Rozpad pracovní doby na noční směny, víkendy a svátky
• Výpočet přesčasů
• Počet pracovních dnů v měsíci
• Průměrná denní pracovní doba

Typy docházky

Systém podporuje tyto základní typy docházky:

Typ docházky	Použití
Práce	Standardní pracovní doba
Dovolená	Čerpání dovolené (zpravidla se zadává z modulu Dovolené)
Lékař	Návštěva lékaře v pracovní době
Nemoc	Pracovní neschopnost
Pauza	Přestávka, která se neúčtuje do pracovní doby
Služební cesta	Pracovní cesta mimo pracoviště
Školení	Účast na vzdělávacích akcích
Home Office	Práce z domova
Pohotovost	Pohotovostní služba (může být přepočítávána podle nastavení)
OČR	Osobní překážky v práci na straně zaměstnance
Paragraf	Jiné důvody neplaceného volna dle zákoníku práce
Náhradní volno	Čerpání náhradního volna za přesčasy
Neplacené volno	Neplacené volno

Konkrétní názvy a počet typů se mohou lišit podle nastavení vaší firmy.

Základní operace

Zobrazení docházky

1. Otevřete modul Docházka
2. V rozbalovacím seznamu vyberte zaměstnance (pokud máte oprávnění vidět více zaměstnanců)
3. Pomocí šipek nebo rozbalovacího menu vyberte požadovaný měsíc a rok
4. V kalendáři uvidíte přehled docházky za celý měsíc

Vytvoření záznamu docházky

1. V kalendářním přehledu klikněte na ikonu Upravit (tužka) u konkrétního dne
2. Otevře se dialogové okno pro editaci dne
3. Vyplňte údaje v prvním řádku:
   • Typ: Vyberte typ docházky (Práce, Dovolená, Nemoc atd.)
   • Od: Zadejte čas příchodu (formát HH:MM)
   • Do: Zadejte čas odchodu (formát HH:MM)
   • Poznámka: Volitelně přidejte textovou poznámku
4. Pokud potřebujete zaznamenat více příchodů/odchodů v jednom dni, klikněte na tlačítko Přidat řádek
5. Klikněte na tlačítko Uložit

Úprava záznamu docházky

1. Klikněte na ikonu Upravit (tužka) u dne, který chcete upravit
2. V dialogovém okně proveďte požadované změny
3. Uložte kliknutím na tlačítko Uložit

Omezení zpětných úprav: Počet dní, jak daleko zpět můžete editovat docházku, je definován v nastavení modulu.

Kopírování záznamu do jiných dnů

1. U dne, jehož docházku chcete kopírovat, klikněte na ikonu Kopírovat (dvě stránky)
2. Otevře se dialogové okno s kalendářem
3. V kalendáři vyberte dny, kam chcete docházku zkopírovat (můžete vybrat více dnů najednou)
4. Klikněte na Uložit

Kopírování s poznámkami: Pokud kliknete na ikonu kopírování s tečkou (stránky s tečkou), zkopírují se i poznámky.

Důležité: Kopírování přepíše pouze prázdné dny. Dny, které již mají vyplněnou docházku, zůstanou beze změny.

Odstranění záznamu

1. U dne, který chcete odstranit, klikněte na ikonu Smazat (křížek)
2. Pokud je v nastavení aktivováno potvrzení mazání, potvrdíte akci v dialogovém okně
3. Docházka pro daný den bude smazána

Pokročilé funkce

Předvyplnění pracovní doby na období

Tato funkce umožňuje hromadně předvyplnit docházku pro vybrané zaměstnance podle jejich nastavených šablon.

1. Klikněte na tlačítko Předvyplnit pracovní dobu na období
2. Vyberte datum od-do pro předvyplnění
3. Zaškrtněte zaměstnance, kterým chcete docházku předvyplnit
4. Klikněte na Uložit

Poznámka: Systém použije výchozí pracovní doby nastavené u jednotlivých zaměstnanců. Předvyplnění nepřepíše již existující záznamy.

Prémie

Pokud má vaše firma aktivován modul prémií, můžete zaznamenat měsíční prémii zaměstnance.

1. Vyberte zaměstnance v rozbalovacím seznamu
2. Klikněte na tlačítko Prémie
3. Zadejte výši prémie pro aktuální měsíc
4. Klikněte na Uložit

Vyrovnání přesčasů

Funkce pro zaznamenání vyplacení nebo čerpání náhradního volna za přesčasy.

1. Vyberte zaměstnance
2. Klikněte na tlačítko Vyplatit / Vyrovnat
3. Vyplňte formulář:
   • K datu: Datum vyrovnání
   • Počet hodin: Počet hodin k vyrovnání (odečtených z přesčasů)
   • Důvod: Vysvětlení (např. "Vyplaceno ve výplatě za únor")
4. Klikněte na Uložit

Schválení a uzamčení docházky

Pokud je v nastavení aktivováno potvrzování docházky zaměstnanci:

1. Zaměstnanec po ukončení měsíce zkontroluje svou docházku
2. V zeleném rámečku "Schválení docházky uživatelem" klikne na tlačítko Potvrdit
3. Systém zaznamená datum a čas potvrzení
4. Nadřízený může následně docházku schválit

Přehled potvrzených/nepotvrzených docházek

Pro vedoucí pracovníky je k dispozici přehled stavu potvrzování docházky:

1. Klikněte na tlačítko Potvrzené/Nepotvrzené všech
2. Zobrazí se tabulka se všemi zaměstnanci a stavem jejich potvrzení za aktuální měsíc
3. Můžete přehled vytisknout kliknutím na tlačítko Tisk

Plán docházky (směnný provoz)

Pokud má vaše firma aktivován modul plánování docházky, můžete předem naplánovat směny zaměstnanců.

Zobrazení plánu

1. Klikněte na záložku Plán docházky
2. Vyberte zaměstnance nebo skupinu
3. Zobrazte si plánované směny v kalendáři

Vytvoření plánu

1. V plánu docházky klikněte na ikonu Upravit u konkrétního dne
2. Vyplňte plánovanou směnu stejně jako u běžné docházky
3. Klikněte na Uložit

Převedení plánu do skutečné docházky

Pokud se směna odehrála podle plánu, můžete plán převést do skutečné docházky:

1. Vyberte zaměstnance
2. Klikněte na tlačítko Převést plán do docházky
3. Vyberte období, za které chcete plán převést
4. Klikněte na Uložit

Systém zkopíruje všechny naplánované směny do skutečné docházky.

Záložka Potvrzování

Tato záložka slouží vedoucím pracovníkům k přehledu a schvalování docházky podřízených zaměstnanců.

Použití

1. Klikněte na záložku Potvrzování
2. Zobrazí se tabulka všech vašich podřízených
3. U každého zaměstnance vidíte:
   • Stav potvrzení docházky zaměstnancem
   • Datum potvrzení
   • Možnost schválit nebo zamítnout docházku
4. Po kontrole klikněte na příslušné tlačítko pro schválení

AI asistent

AI docházkový asistent umožňuje pokládat přirozené dotazy nad daty docházky a získat rychlé odpovědi.

Použití AI asistenta

1. Klikněte na záložku AI
2. Do pole Vaše otázka napište dotaz v přirozeném jazyce
3. Klikněte na tlačítko Vyhledat
4. AI zpracuje dotaz a zobrazí výsledky v tabulce

Příklady dotazů

• Vyhledej zaměstnance, kteří měli dovolenou mezi 1.4.2025 a 31.8.2025
• Kdo pracoval v tomto roce ve státní svátek?
• Kolik hodin přesčasů má Jan Novák?
• Který zaměstnanec měl nejvíce nemocenských dnů letos?

Poznámka: Každý dotaz stojí 0,1 kreditu. Aktuální stav kreditů vidíte v pravém horním rohu AI asistenta.

Statistiky

Záložka Statistiky poskytuje grafické přehledy a analýzy docházky.

Dostupné statistiky

1. Klikněte na záložku Statistiky
2. Vyberte typ období:
   • Měsíc: Statistiky za vybraný měsíc
   • Celý rok: Roční přehledy
3. Zvolte konkrétní měsíc a rok
4. Klikněte na Zobrazit statistiky

Zobrazené údaje

• Celkový počet odpracovaných hodin podle zaměstnanců
• Rozdělení hodin podle typů docházky
• Přesčasy v členění na pracovní dny, víkendy a svátky
• Nemocnost v hodinách
• Grafy a tabulky pro vizualizaci dat

Export dat

Modul docházky nabízí rozsáhlé možnosti exportu dat do různých formátů a systémů.

Export - Přehled docházky vybraného uživatele za tento měsíc včetně pozn.

Formát: Excel

Použití: Export docházky aktuálně vybraného zaměstnance za zobrazený měsíc včetně všech poznámek.

1. Vyberte zaměstnance
2. Vyberte měsíc
3. Klikněte na tlačítko se ikonou Excelu Přehled docházky vybraného uživatele za tento měsíc včetně pozn.
4. Soubor se automaticky stáhne

Export - Pracovní list zaměstnance v PDF

Formát: PDF

Použití: Export pracovního listu aktuálně vybraného zaměstnance ve formátu PDF vhodný pro inspektorát práce.

1. Vyberte zaměstnance
2. Vyberte měsíc
3. Klikněte na tlačítko s ikonou PDF Pracovní list zaměstnance v PDF
4. PDF soubor se otevře v novém okně prohlížeče

Export - Pracovní list zaměstnance - pro inspektorát práce

Formát: Excel

Použití: Export pracovního listu vybraného zaměstnance v Excelovém formátu určeném pro inspektorát práce.

1. Vyberte zaměstnance
2. Vyberte měsíc
3. Klikněte na tlačítko Pracovní list zaměstnance - pro inspektorát práce
4. Soubor se stáhne do počítače

Export - Prac. listy všech vč. pozn. - pro inspektorát práce

Formát: Excel

Použití: Hromadný export pracovních listů všech zaměstnanců včetně poznámek pro inspektorát práce.

Oprávnění: Dostupné pouze pro uživatele s plnou správou docházky.

1. Vyberte měsíc
2. Klikněte na tlačítko Prac. listy všech vč. pozn. - pro inspektorát práce
3. Soubor obsahující všechny zaměstnance se stáhne

Export - Excelový přehled pro účetní - akt. zaměstnanec

Formát: Excel

Použití: Export docházky aktuálně vybraného zaměstnance ve formátu určeném pro účetní oddělení.

Dostupnost: Pouze pro český jazyk systému.

1. Vyberte zaměstnance
2. Vyberte měsíc
3. Klikněte na tlačítko Excelový přehled pro účetní - akt. zaměstnanec
4. Soubor se stáhne

Export - PAMICA export všech

Formát: XML

Cílový systém: Stormware PAMICA (mzdový systém)

Použití: Export mzdových dat všech zaměstnanců do systému PAMICA.

Dostupnost: Pouze pro český jazyk systému.

Oprávnění: Dostupné pouze pro uživatele s plnou správou docházky.

1. Vyberte měsíc pomocí šipek navigace
2. Klikněte na tlačítko PAMICA export všech
3. XML soubor ve formátu PAMICA se stáhne
4. Soubor importujte do systému PAMICA

Export - Přehled docházky všech za tento měsíc pro kontrolu PAMICA

Formát: Excel

Použití: Kontrolní export v Excelu před exportem do systému PAMICA. Umožňuje zkontrolovat data před samotným importem.

Dostupnost: Pouze pro český jazyk systému.

Oprávnění: Dostupné pouze pro uživatele s plnou správou docházky.

1. Vyberte měsíc
2. Klikněte na tlačítko Přehled docházky všech za tento měsíc pro kontrolu PAMICA
3. Zkontrolujte data v Excelu
4. Po kontrole použijte export PAMICA

Export - Export Money S3 všech

Formát: XML

Cílový systém: Money S3 (účetní systém)

Použití: Export mzdových dat všech zaměstnanců do účetního systému Money S3.

Dostupnost: Pouze pro český jazyk systému.

Oprávnění: Dostupné pouze pro uživatele s plnou správou docházky.

1. Vyberte měsíc
2. Klikněte na tlačítko Export Money S3 všech
3. XML soubor se stáhne
4. Importujte soubor do Money S3

Export - Export VEMA PAM F90 všech

Formát: Speciální export

Cílový systém: VEMA PAM (personální systém)

Použití: Export dat všech zaměstnanců do personálního systému VEMA PAM.

Dostupnost: Pouze pro český jazyk systému a pouze pokud je v nastavení aktivován export VEMA PAM.

Oprávnění: Dostupné pouze pro uživatele s plnou správou docházky.

1. Vyberte měsíc
2. Klikněte na tlačítko Export VEMA PAM F90 všech
3. Exportní soubor se stáhne
4. Použijte soubor v systému VEMA PAM

Export - Přehled docházky (jen poznámek) dle Středisek a Org. jednotky

Formát: Excel

Použití: Export pouze poznámek z docházky, filtrovaných podle středisek a organizačních jednotek. Vhodné pro interní analýzu a reporting.

1. Klikněte na tlačítko Přehled docházky (jen poznámek) dle Středisek a Org. jednotky
2. V dialogu vyberte požadovaná střediska nebo organizační jednotky
3. Klikněte na Exportovat
4. Excel se stáhne s filtrovanými poznámkami

Export - Export pracovního plánu

Formát: Excel

Použití: Export plánovaných směn všech zaměstnanců pro budoucí období.

1. Přejděte na záložku Plán docházky
2. Vyberte měsíc
3. Klikněte na tlačítko Export pracovního plánu
4. Soubor s plánovanými směnami se stáhne

Přehled docházky všech bez poznámek

Kromě exportu s poznámkami můžete exportovat přehled všech zaměstnanců bez poznámek:

1. Vyberte měsíc
2. Klikněte na tlačítko s ikonou Excelu Přehled docházky všech (bez zmínky poznámek)
3. Stáhne se přehled pouze s časovými údaji bez poznámek

Integrace s dalšími moduly

Dovolené

Modul Docházka je plně integrován s modulem Dovolené:

• Schválené dovolené se automaticky promítají do docházky
• Pokud je v nastavení aktivována volba "Dovolené zapisovat pouze z modulu dovolených", nelze dovolenou zadávat přímo v docházce
• Změny dovolené v modulu Dovolené se okamžitě projeví v docházce

eNeschopenka (pro ČR)

Pro české firmy je k dispozici integrace s elektronickým systémem neschopenek:

• Při aktivaci v nastavení se docházka automaticky doplňuje z eNeschopenek
• Nemocenské dny se zapisují do docházky s typem "Nemoc"
• Synchronizace probíhá automaticky na pozadí

Docházkové terminály (čipy)

Systém podporuje import dat z docházkových terminálů:

• Data z RFID čipů nebo biometrických terminálů se automaticky importují
• Příchody a odchody se zaznamenávají do docházky
• Nastavení importu najdete v záložce RestAPI v nastavení modulu

Řešení problémů

Časté dotazy

Otázka: Nemohu upravit docházku starší než několik dní. Proč?

Řešení: V nastavení modulu je definován počet dní zpětně, po které lze docházku upravovat. Pokud potřebujete upravit starší záznam, kontaktujte administrátora nebo nadřízeného s příslušnými právy.

Otázka: Jak přidám více příchodů a odchodů v jednom dni?

Řešení: V dialogu pro editace dne klikněte na tlačítko Přidat řádek. Můžete přidat tolik řádků, kolik je nastaveno v konfiguraci (standardně až 20).

Otázka: Kopírování docházky nepřepsalo všechny dny. Je to chyba?

Řešení: Kopírování docházky přepíše pouze prázdné dny. Dny, které již mají vyplněnou docházku, zůstanou beze změny. Toto je záměrné chování systému, aby se nepřepsala již zadaná data.

Otázka: Proč se mi nezobrazuje tlačítko pro export do PAMICA?

Řešení: Export do PAMICA je dostupný pouze při:

• Nastavení jazyka systému na češtinu
• Uživatelských právech s plnou správou docházky

Otázka: Jak funguje výpočet nočních přesčasů?

Řešení: Systém automaticky počítá noční práci v intervalu 22:00 - 06:00. Rozlišuje dva typy:

• Noční (22-06h): Veškerá práce v nočním intervalu
• Noční (22-06h min.3h): Pouze noční směny s minimálně 3 hodinami v nočním intervalu

Otázka: Co znamená "Pohotovost s přepočtem"?

Řešení: Pokud je v nastavení aktivován přepočet pohotovosti (např. na 50 procent), hodiny pohotovosti se do celkové pracovní doby započítávají pouze částečně. Například 8 hodin pohotovosti při 50 procentech = 4 hodiny do celkového součtu.

Otázka: Jak mohu vidět docházku svých podřízených?

Řešení: Administrátor vám musí nastavit příslušná práva v záložce Uživatelská práva v nastavení modulu. Můžete mít oprávnění buď k vybraným zaměstnancům, nebo ke všem.

Otázka: Nefunguje mi AI asistent. Co mám dělat?

Řešení:

• Zkontrolujte, zda má vaše firma dostatek kreditů (vidíte v pravém horním rohu AI asistenta)
• Ujistěte se, že je v nastavení firmy aktivován modul AI Chats
• Pokud problém přetrvává, kontaktujte administrátora

Tipy pro efektivní práci

Rychlé vyplnění opakující se docházky

Pokud máte pravidelnou pracovní dobu, využijte funkci kopírování. Vyplňte docházku pro jeden den a zkopírujte ji do celého týdne nebo měsíce najednou.

Využití přednastavených poznámek

Pokud často používáte stejné poznámky (např. "Práce na projektu XY"), požádejte administrátora o přidání těchto poznámek do výběru. Ušetříte čas opakovaným psaním.

Kontrola před koncem měsíce

Pravidelně kontrolujte svou docházku v průběhu měsíce. Na konci měsíce zkontrolujte celkové součty v informačním panelu a případné nesrovnalosti opravte ještě před potvrzením docházky.

Využití AI asistenta pro analýzy

Místo ručního počítání hodin využijte AI asistenta. Můžete se zeptat například "Kolik hodin přesčasů mám tento rok?" nebo "Ve kterých měsících jsem pracoval víkendové směny?".

Export pro vlastní potřeby

Pro osobní účely můžete exportovat svou docházku do Excelu a vytvářet si vlastní grafy a analýzy podle svých potřeb.

Plánování dovolené

Před žádostí o dovolenou si v docházce zkontrolujte, kolik hodin přesčasů máte. Můžete je vyčerpat jako náhradní volno.

Použití filtrů ve statistikách

V záložce Statistiky využívejte různé pohledy (měsíční/roční) pro získání komplexního přehledu o pracovní době vašeho týmu.

Přístup z mobilních zařízení

Modul Docházka je plně responzivní a funguje na mobilních zařízeních:

• Přihlaste se do systému eIntranet ze svého telefonu nebo tabletu
• Přejděte do modulu Docházka
• Rozhraní se automaticky přizpůsobí velikosti obrazovky
• Můžete zadávat a upravovat docházku stejně jako na počítači

Poznámka: Na mobilních zařízeních jsou některé pokročilé funkce (např. hromadné exporty) skryté z důvodu úspory místa na obrazovce.