Rezervace vozidel

1. Přehled modulu

Modul Rezervace vozidel (evoz_rezervace) je komplexní systém pro správu rezervací firemních vozidel v rámci eIntranetu. Umožňuje:

• Vytváření žádostí o rezervaci - uživatelé žádají o vozidlo na konkrétní termín
• Schvalovací workflow - nadřízení schvalují nebo zamítají žádosti
• Automatické notifikace - email informace o stavu žádosti
• Kalendářové zobrazení - přehledná vizualizace rezervací
• Kontrola dostupnosti - automatická kontrola volných vozidel
• Časové rezervace - možnost rezervace na konkrétní hodiny
• Integrace s evidencí vozidel - propojení s modulem Evidence vozidel

2. Nastavení modulu - Přístupová práva

V modulu Rezervace vozidel lze přidělit uživatelům různá přístupová práva. Práva se nastavují individuálně pro každého uživatele v sekci Nastavení → Rezervace vozidel.

2.1 Úrovně přístupových práv

Úroveň	Oprávnění	Popis
0	Bez přístupu	Uživatel nemá přístup k modulu
1	Číst a rezervovat vybraná vozidla	Může číst všechny rezervace a rezervovat pouze vybraná vozidla (musí být zadána v nastavení)
5	Rezervovat jakékoliv vozidlo	Může rezervovat jakékoliv vozidlo dostupné pro rezervace
10	Schvalovat vybraná vozidla	Může schvalovat/zamítat rezervace vybraných vozidel (musí být zadána v nastavení)
15	Schvalovat všechna vozidla	Může schvalovat/zamítat rezervace jakéhokoliv vozidla

2.2 Doplňková práva

• Upravovat jakékoliv rezervace - Uživatel může editovat všechny vytvořené rezervace (např. zkrátit/prodloužit rezervaci)
• Rezervovat jménem jiného - Uživatel může vytvářet rezervace za jiné uživatele
  • Lze nastavit za koho konkrétně může rezervovat
  • Možnost povolit rezervace za "kohokoliv"

2.3 Výběr vozidel pro rezervaci/schvalování

Pro uživatele s právy úrovně 1 nebo 10 je nutné explicitně vybrat vozidla, která může rezervovat nebo schvalovat:

1. V nastavení modulu klikněte na tlačítko "Vybrat vozidla" u příslušného uživatele
2. Zaškrtněte vozidla, ke kterým má mít uživatel přístup
3. Uložte nastavení

3. Nastavení obecných parametrů

V nastavení modulu lze definovat globální parametry pro všechny rezervace:

3.1 Možnost zrušení rezervace zadavatelem

Pokud je povoleno, žadatel může zrušit vlastní rezervaci i když nemá práva na mazání rezervací. To umožňuje větší flexibilitu pro uživatele.

3.2 Rezervace na konkrétní čas

Standardně se vozidla rezervují na celý den. Povolením této možnosti můžete umožnit rezervace na konkrétní hodiny, což umožňuje sdílení vozidla více uživateli v jeden den.

3.3 Přednastavení data a času žádosti

Lze nastavit, jak se automaticky předvyplní datum při vytváření nové žádosti:

• Nevyplňovat - pole zůstane prázdné
• Aktuální den - automaticky se vyplní dnešní datum
• Zítřek - automaticky se vyplní zítřejší datum

3.4 Barevné označení vozidel

Pro každé vozidlo lze nastavit vlastní barvu textu a pozadí, která se zobrazí v kalendáři a přehledech. To umožňuje snadnou vizuální identifikaci různých vozidel.

4. Vytvoření žádosti o rezervaci

Proces vytvoření žádosti o rezervaci vozidla je jednoduchý a intuitivní:

5. Schvalovací workflow

Po vytvoření žádosti následuje proces schvalování:

5.1 Notifikace schvalovateli

Uživatel s právem schvalovat rezervace (úroveň 10 nebo 15) obdrží email s informacemi o nové žádosti:

• Kdo žádá o rezervaci
• Které vozidlo
• Na jaký termín
• Účel cesty
• Odkaz na modul pro rychlé schválení

5.2 Schválení nebo zamítnutí

Schvalovatel má tři možnosti:

Akce	Výsledek	Email žadateli
Schválit	Rezervace je schválena a zobrazí se v kalendáři	Ano - informace o schválení
Zamítnout	Rezervace je zamítnuta	Ano - informace o zamítnutí + důvod
Smazat	Žádost je smazána	Ne

5.3 Poznámky ke schválení/zamítnutí

Při schvalování nebo zamítání může schvalovatel přidat poznámku:

• Poznámka se zobrazí žadateli v emailu
• Poznámka je viditelná v detailu rezervace
• Vhodné pro zdůvodnění zamítnutí nebo upřesnění podmínek

5.4 Barevné označení stavů

Barva	Stav	Popis
Žlutá	Čeká na schválení	Žádost byla vytvořena, ale ještě nebyla schválena
Zelená	Schváleno	Rezervace byla schválena
Červená	Zamítnuto	Žádost byla zamítnuta

6. Tři zobrazení modulu

Modul nabízí tři různé pohledy na rezervace vozidel:

6.1 Žádosti (tabulkový přehled)

Základní tabulkové zobrazení všech žádostí o rezervaci s možnostmi:

• Filtrování podle vozidla, žadatele, stavu
• Třídění podle všech sloupců
• Vyhledávání fulltextové v tabulce
• Akce - zobrazení detailu, úprava, schválení, zamítnutí, smazání
• Export do Excelu (pouze Chrome)
• Tisk přehledu

6.2 Měsíční přehled (FullCalendar)

Kalendářové zobrazení rezervací s pokročilými funkcemi:

• Výběr vozidel - checkboxy pro zobrazení/skrytí konkrétních vozidel
• Kalendářový pohled - měsíc nebo týden
• Barevné označení - každé vozidlo má vlastní barvu
• Vytváření rezervací - kliknutím nebo taháním myši v kalendáři
• Tooltip - detail rezervace při najetí myší
• Navigace - přechodmězi měsíci/týdny

6.3 Roční přehled

Přehled rezervací po jednotlivých měsících roku:

• Zobrazení 12 měsíců současně
• Rychlý přehled obsazenosti vozidel
• Ideální pro plánování na delší období

7. Kalendář FullCalendar - práce s kalendářem

Měsíční přehled využívá pokročilý kalendář FullCalendar s mnoha funkcemi:

7.1 Výběr zobrazených vozidel

Nad kalendářem jsou checkboxy s vozidly:

• Každé vozidlo má vlastní barvu pozadí a textu
• Zaškrtnutím/odškrtnutím zobrazíte/skryjete rezervace daného vozidla
• Tlačítka "Označit vše" / "Odznačit vše" pro hromadnou změnu
• Výběr se ukládá do session a zachová se při dalším zobrazení

7.2 Vytváření rezervací v kalendáři

Novou rezervaci můžete vytvořit dvěma způsoby:

1. Kliknutí na den - otevře se formulář s předvyplněným datem
2. Tažení myší - táhnutím přes více dní vytvoříte rezervaci od-do
   • Platí pouze pokud je povolena časová rezervace
   • Automaticky se předvyplní datum a čas začátku a konce

7.3 Tooltip s detailem rezervace

Při najetí myší na rezervaci v kalendáři se zobrazí tooltip s informacemi:

• Vozidlo (SPZ, název)
• Žadatel
• Datum a čas od-do
• Místo cesty
• Účel cesty
• Stav (schváleno/čeká/zamítnuto)

7.4 Přesun a změna velikosti události

Pokud máte právo "Upravovat jakékoliv rezervace", můžete:

• Přesunout rezervaci - táhnutím události na jiný den
• Změnit délku - táhnutím za kraj události
• Změny se automaticky uloží do databáze

8. Rezervace na konkrétní čas

Standardně se vozidla rezervují na celý den. Povolením časových rezervací získáte větší flexibilitu:

8.1 Povolení časových rezervací

1. Přejděte do Nastavení → Rezervace vozidel
2. Zaškrtněte možnost "Možnost zadávat rezervace na konkrétní čas"
3. Uložte nastavení

8.2 Vytváření časové rezervace

Po povolení se ve formuláři vytváření rezervace zobrazí pole pro čas:

• Čas od - začátek rezervace (hodiny:minuty)
• Čas do - konec rezervace (hodiny:minuty)

8.3 Zobrazení v kalendáři

Časové rezervace se v kalendáři zobrazují s přesným časem:

• V měsíčním pohledu se zobrazí časové rozmezí
• V týdenním pohledu jsou události rozloženy podle hodin
• Vizuálně snadné rozpoznání volných časů

9. Kontrola dostupnosti vozidla

Před odesláním žádosti se automaticky kontroluje, zda je vozidlo v daném termínu volné:

9.1 Automatická kontrola

Kontrola se spouští při:

• Výběru vozidla
• Změně data od
• Změně data do
• Změně času (pokud je povolena časová rezervace)

9.2 Výsledky kontroly

Stav	Barva	Popis
✓ Vozidlo je volné	Zelená	Vozidlo je dostupné v zadaném termínu
✗ Vozidlo je obsazené	Červená	Vozidlo má v termínu jinou rezervaci

9.3 Zobrazení kolidujících rezervací

Pokud je vozidlo obsazené, zobrazí se seznam kolidujících rezervací:

• Datum a čas obsazení
• Kdo má vozidlo rezervované
• Na jaký účel

10. Poznámky ke schválení/zamítnutí

Schvalovatel může při schvalování nebo zamítání žádosti přidat poznámku:

10.1 Přidání poznámky

1. V přehledu žádostí klikněte na "Schválit" nebo "Zamítnout"
2. Otevře se dialog s polem pro poznámku
3. Napište důvod schválení/zamítnutí nebo jakékoliv další informace
4. Potvrďte akci

10.2 Využití poznámek

Poznámky jsou užitečné pro:

• Zdůvodnění zamítnutí - "Vozidlo je v servisu, použijte jiné vozidlo"
• Podmínky schválení - "Schváleno, ale vezměte s sebou tankovací kartu"
• Upřesnění - "Klíče si vyzvedněte u sekretářky"
• Varování - "Pozor, vozidlo má poškozený nárazník"

10.3 Zobrazení poznámek

Poznámky jsou viditelné:

• V emailu zaslaném žadateli
• V detailu rezervace
• V přehledu žádostí (ikona s bublinkou)

11. Zrušení rezervace

Rezervace lze zrušit několika způsoby v závislosti na nastavení a právech:

11.1 Zrušení vlastní rezervace žadatelem

Pokud je v nastavení povolena možnost "Zrušení rezervace zadavatelem":

• Žadatel může zrušit vlastní rezervaci i bez práv na mazání
• Platí pouze pro rezervace, které ještě nezačaly
• V přehledu žádostí klikněte na ikonu koše
• Potvr díte zrušení

11.2 Zrušení rezervace schvalovatelem

Uživatelé s právy na schvalování mohou smazat jakoukoliv rezervaci vozidel, která mohou schvalovat.

11.3 Zrušení rezervace administrátorem

Uživatelé s právy na schvalování všech vozidel (úroveň 15) mohou smazat jakoukoliv rezervaci.

12. Rezervace jménem jiného uživatele

Pokud máte právo "Rezervovat jménem jiného", můžete vytvářet rezervace za jiné zaměstnance:

12.1 Nastavení práva

1. V Nastavení → Rezervace vozidel klikněte na tlačítko "Vybrat uživatele"
2. Vyberte uživatele, za které můžete rezervovat:
   • "Kohokoliv" - můžete rezervovat za všechny zaměstnance
   • Vybraní uživatelé - zaškrtněte konkrétní zaměstnance
3. Uložte nastavení

12.2 Vytvoření rezervace za jiného

1. Klikněte na "Přidat žádost"
2. V poli "Zaměstnanec" vyberte uživatele, za kterého chcete rezervovat
3. Vyplňte zbytek formuláře standardně
4. Uložte žádost

12.3 Typické použití

• Asistentka - rezervuje vozidla pro své nadřízené
• Manažer - rezervuje vozidla pro své podřízené
• HR oddělení - rezervuje vozidla pro nové zaměstnance

13. Barevné označení vozidel

Pro snadnější vizuální rozlišení vozidel v kalendáři lze nastavit vlastní barvy:

13.1 Nastavení barev

Barvy se nastavují v modulu Evidence vozidel:

1. Přejděte do Evidence vozidel
2. Upravte konkrétní vozidlo
3. Nastavte Barvu textu a Barvu pozadí
4. Uložte změny

13.2 Použití barev

Nastavené barvy se použijí:

• V kalendáři FullCalendar - každá rezervace má barvu vozidla
• V checkboxech pro výběr vozidel - každý checkbox má barvu vozidla
• V legendě barev pod kalendářem

13.3 Doporučené barevné schéma

Typ vozidla	Barva pozadí	Barva textu
Osobní auta	#3498db (modrá)	#ffffff (bílá)
Dodávky	#2ecc71 (zelená)	#ffffff (bílá)
Nákladní vozidla	#e74c3c (červená)	#ffffff (bílá)
Služební vozidla VIP	#f39c12 (oranžová)	#ffffff (bílá)

14. Filtrování a vyhledávání

V záložce "Žádosti" jsou k dispozici pokročilé možnosti filtrování:

14.1 Filtr podle vozidla

Dropdown seznam všech vozidel umožňuje zobrazit pouze rezervace konkrétního vozidla.

14.2 Filtr podle žadatele

Dropdown seznam všech zaměstnanců umožňuje zobrazit pouze rezervace konkrétního zaměstnance.

14.3 Filtr podle stavu

Tlačítka pro rychlé filtrování podle stavu žádosti:

• Vše - zobrazí všechny žádosti
• Čeká na schválení - pouze neschválené žádosti
• Schváleno - pouze schválené rezervace
• Zamítnuto - pouze zamítnuté žádosti

14.4 Fulltextové vyhledávání

Vyhledávací pole DataTables umožňuje hledat ve všech sloupcích tabulky:

• Hledání je okamžité (při psaní)
• Hledá se ve všech viditelných sloupcích
• Výsledky se zvýrazní

14.5 Kombinování filtrů

Všechny filtry lze kombinovat pro maximální přesnost:

15. Export a tisk

Přehled žádostí lze exportovat nebo vytisknout:

15.1 Export do Excelu

1. V záložce "Žádosti" klikněte na tlačítko "Export do Excelu"
2. Soubor se automaticky stáhne
3. Obsahuje všechny viditelné sloupce a aktuální filtrování

15.2 Tisk přehledu

1. V záložce "Žádosti" klikněte na tlačítko "Tisk"
2. Otevře se dialogové okno tisku
3. Vyberte tiskárnu a parametry tisku
4. Vytiskněte přehled

15.3 Exportovaná data

Export obsahuje následující sloupce:

• ID rezervace
• Vozidlo (SPZ + název)
• Žadatel
• Datum od
• Datum do
• Čas od (pokud je časová rezervace)
• Čas do (pokud je časová rezervace)
• Místo cesty
• Účel cesty
• Stav
• Schvalovatel
• Datum schválení/zamítnutí

16. Email notifikace

Modul automaticky odesílá email notifikace při změnách stavu rezervace:

16.1 Notifikace o nové žádosti

Příjemce: Schvalovatel (uživatel s právem schvalovat dané vozidlo)

Obsah emailu:

• Informace o tom, kdo vytvořil žádost
• Které vozidlo je požadováno
• Datum a čas rezervace
• Místo a účel cesty
• Přímý odkaz na modul pro rychlé schválení

16.2 Notifikace o schválení

Příjemce: Žadatel

Obsah emailu:

• Informace o schválení rezervace
• Detail schválené rezervace
• Poznámka schvalovatele (pokud byla přidána)
• Odkaz na modul

16.3 Notifikace o zamítnutí

Příjemce: Žadatel

Obsah emailu:

• Informace o zamítnutí rezervace
• Důvod zamítnutí (z poznámky schvalovatele)
• Detail původní žádosti
• Odkaz na modul

16.4 Vypnutí notifikací

Email notifikace nelze vypnout, protože jsou klíčovou součástí workflow. Zajišťují rychlou komunikaci mezi žadatelem a schvalovatelem.

17. Integrace s evidencí vozidel

Modul Rezervace vozidel je úzce propojen s modulem Evidence vozidel:

17.1 Načítání vozidel

Všechna vozidla se načítají z modulu Evidence vozidel:

• Zobrazuje se název vozidla, SPZ a interní označení
• Pouze vozidla s povolenou rezervací jsou dostupná
• Změny v evidenci se okamžitě projeví v rezervacích

17.2 Povolení rezervace vozidla

V modulu Evidence vozidel u každého vozidla lze nastavit:

1. Otevřete detail vozidla v modulu Evidence vozidel
2. Zaškrtněte možnost "Dostupné pro rezervace"
3. Nastavte případně barvu vozidla
4. Uložte změny

17.3 Propojení s dalšími moduly

Rezervace vozidel lze využít i v jiných modulech:

• Docházka - propojení s docházkovým systémem
• Cestáky - automatické přiřazení vozidla k cestovním příkazům
• Rozpis prací - rezervace vozidla pro konkrétní zakázku

18. Tipy a triky

19. Časté otázky (FAQ)

Q1: Proč nevidím žádné vozidlo při vytváření rezervace?

A: Buď nemáte přidělená práva k žádnému vozidlu, nebo žádné vozidlo nemá povolenou rezervaci v modulu Evidence vozidel. Kontaktujte administrátora.

Q2: Mohu zrušit rezervaci, kterou jsem již vytvořil?

A: Pokud je v nastavení povolena možnost "Zrušení rezervace zadavatelem", můžete zrušit vlastní rezervaci. Jinak pouze uživatel s právy na mazání.

Q3: Jak mohu vidět, kdo má vozidlo rezervované ve stejný den?

A: Při vytváření rezervace se automaticky zobrazí upozornění pokud je vozidlo obsazené, včetně seznamu kolidujících rezervací.

Q4: Mohu rezervovat vozidlo na více dní?

A: Ano, při vytváření rezervace zadejte datum od a datum do. Rezervace může trvat i několik dní nebo týdnů.

Q5: Co když potřebuji prodloužit rezervaci?

A: Pokud máte právo "Upravovat jakékoliv rezervace", můžete rezervaci editovat. Jinak kontaktujte schvalovatele nebo vytvořte novou rezervaci na navazující termín.

Q6: Můžu rezervovat více vozidel najednou?

A: Ne, každá rezervace je pro jedno vozidlo. Pokud potřebujete více vozidel, vytvořte více rezervací.

Q7: Jak poznám, že byla moje žádost schválena?

A: Obdržíte email s informací o schválení. Také se změní stav rezervace v přehledu na "Schváleno" (zelená).

Q8: Můžu vidět rezervace jiných zaměstnanců?

A: Ano, všichni uživatelé s přístupem do modulu vidí všechny rezervace (podle svých práv). To zajišťuje transparentnost.

Q9: Co znamená "Rezervovat jménem jiného"?

A: Pokud máte toto právo, můžete vytvářet rezervace za jiné zaměstnance (např. asistentka pro svého šéfa).

Q10: Funkce časových rezervací - jak to funguje?

A: Pokud je povolena, můžete rezervovat vozidlo pouze na určité hodiny (např. 9:00-12:00), což umožní jinému uživateli rezervovat stejné vozidlo odpoledne.

Q11: Proč mi přišel email o nové žádosti?

A: Máte právo schvalovat rezervace tohoto vozidla, proto vám systém zaslal notifikaci o nové žádosti ke schválení.

Q12: Můžu změnit barvu vozidla v kalendáři?

A: Ano, ale barva se nastavuje v modulu Evidence vozidel, ne přímo v rezervacích.

Q13: Export do Excelu nefunguje, co mám dělat?

A: Export do Excelu funguje pouze v prohlížeči Google Chrome. Pokud používáte jiný prohlížeč, přejděte na Chrome nebo použijte funkci tisku.

Q14: Jak dlouho dopředu mohu rezervovat vozidlo?

A: Systém nemá omezení na dobu dopředu - můžete rezervovat i několik měsíců dopředu.

Q15: Co když schvalovatel je na dovolené?

A: Doporučujeme přidělit práva schvalování i zástupci schvalovatele, aby nedocházelo k blokování žádostí. Nebo použijte právo "Schvalovat všechna vozidla" pro více uživatelů.