Rezervace vozidel

Přehled

Modul Rezervace vozidel slouží k předkládání a schvalování žádostí o rezervaci firemních vozidel evidovaných v systému eIntranet. Umožňuje zaměstnancům rezervovat vozidla na konkrétní datum a čas, vedoucím pracovníkům schvalovat nebo zamítat žádosti a poskytuje přehledný kalendářní pohled na obsazenost vozidel.

Klíčové funkce

• Vytváření žádostí o rezervaci vozidel na konkrétní datum nebo časové období
• Schvalování a zamítání žádostí vedoucími pracovníky
• Kalendářní přehled rezervací - měsíční a roční zobrazení
• Kontrola dostupnosti vozidla v požadovaném termínu
• Opakované rezervace (denně, týdně, měsíčně, ročně)
• Hromadné schvalování více žádostí najednou
• Notifikace e-mailem pro žadatele i schvalovatele
• Kopírování existujících rezervací
• Rezervace vozidel jménem jiných zaměstnanců
• Export seznamu rezervací do Excelu

Přístup a nastavení

Jak se dostat do modulu

Navigační cesta: Hlavní menu → Rezervace vozidel

Po otevření modulu se zobrazí výchozí pohled se seznamem žádostí o rezervace.

Nastavení modulu

Cesta k nastavení: Nastavení → Rezervace vozidel

V nastavení modulu můžete konfigurovat:

• Přístupová práva uživatelů - definice oprávnění pro jednotlivé zaměstnance
• Rezervace vozidel i na čas - standardně se vozidla rezervují na celý den, zapnutím této možnosti se při každé rezervaci vybírá také konkrétní čas
• Předvyplnění data - automatické předvyplnění datumu při vytváření nové rezervace (nevyplňovat, dnešní den, zítřek)
• Předvyplnění času - automatické předvyplnění času při vytváření nové rezervace (pokud je zapnutá časová rezervace)
• Minimálně minut rezervace - časový interval pro výběr času (5-60 minut)
• Možnost zrušení rezervace žadatelem - pokud je rezervace již schválena, může ji žadatel smazat
• Poznámka při schvalování/zamítnutí - při schvalování nebo zamítnutí žádosti může schvalovatel uvést poznámku, která bude zaslána žadateli
• Barevné označení vozidel - nastavení barev textu a pozadí pro jednotlivá vozidla v kalendáři

Uživatelská práva

Modul podporuje následující úrovně oprávnění pro uživatele:

Oprávnění	Popis
Bez přístupu (0)	Uživatel nemá přístup k modulu
Číst rezervace a rezervovat vybraná vozidla (1)	Prohlížení vlastních rezervací a možnost rezervovat pouze určitá vozidla, která jsou uživateli přidělena v nastavení
Rezervovat jakékoliv dostupné vozidlo (5)	Možnost rezervovat jakékoliv vozidlo označené jako dostupné k rezervaci
Schvaluje a maže rezervace vybraných vozidel (10)	Možnost schvalovat a zamítat žádosti o rezervace pro určitá vozidla
Schvaluje a maže jakékoliv rezervace (15)	Plné oprávnění ke schvalování a zamítání všech žádostí o rezervace

Dodatečná oprávnění:

• Upravovat jakékoliv rezervace - možnost upravit již vytvořené rezervace (včetně schválených)
• Rezervovat jménem někoho jiného - možnost vytvářet rezervace za jiné zaměstnance (vybírá se seznam uživatelů nebo "kohokoliv")

Uživatelské rozhraní

Hlavní obrazovka

Po otevření modulu se zobrazuje modrý panel s třemi možnostmi zobrazení:

• Žádosti - tabulkový přehled všech žádostí o rezervace s možností schvalování a správy
• Měsíční přehled - kalendářní zobrazení rezervací s možností vytváření nových rezervací kliknutím do kalendáře
• Roční přehled - přehled celého roku v podobě tabulky s barevným označením rezervovaných dní (dostupné pouze při vypnuté časové rezervaci)

Filtry a vyhledávání

V pohledu Žádosti máte k dispozici následující filtry:

• Žadatel - filtrování podle zaměstnance, který žádost vytvořil
• Vozidlo - filtrování podle konkrétního vozidla
• Datum mezi - filtrování podle časového rozsahu rezervace (datum od - do)
• Rychlé filtry - tlačítka "Vše" a "Ke schválení" nad tabulkou pro rychlý přepínač mezi všemi žádostmi a pouze neschválenými

Kromě filtrů můžete využít také textové vyhledávání v tabulce pomocí vyhledávacího pole v pravém horním rohu tabulky.

Základní operace

Vytvoření nové žádosti o rezervaci

1. Klikněte na tlačítko Přidat žádost v pravém horním rohu nad tabulkou žádostí nebo na volný prostor v kalendáři (v měsíčním přehledu)
2. V dialogovém okně vyplňte povinná pole:
   • Zaměstnanec - pro koho se rezervace vytváří (standardně přihlášený uživatel, lze změnit pokud máte oprávnění rezervovat jménem jiných)
   • Vozidlo - výběr vozidla z dostupných vozidel
   • Od (datum) - datum začátku rezervace
   • Do (datum) - datum konce rezervace
   • Čas od / Čas do - pokud je zapnuta časová rezervace, zadejte konkrétní čas
   • Typ cesty - služební nebo soukromá cesta
   • Místo - cíl cesty nebo poznámka k rezervaci
3. Systém automaticky kontroluje dostupnost vozidla v zadaném termínu a zobrazí červenou hlášku, pokud již existuje překrývající se rezervace
4. Klikněte na Uložit
5. Žádost je vytvořena se stavem "Čeká na schválení" a schvalovatelé obdrží notifikační e-mail s tlačítky pro schválení/zamítnutí

Opakované rezervace

Při vytváření nové žádosti můžete nastavit opakování rezervace:

1. V dialogovém okně pro vytvoření rezervace rozbalte sekci Opakování
2. Vyberte způsob opakování:
   • Den - opakuje se každý den
   • Týden - vyberte dny v týdnu (Po, Út, St...) a typ týdne (každý/lichý/sudý)
   • Měsíc - dle čísla dne v měsíci (např. každý 15. den) nebo dle pozice dne v týdnu (např. každé 2. pondělí)
   • Rok - opakování každý rok ve stejný den
3. Zadejte datum, do kdy se má opakování provádět v poli Opakovat do
4. Systém automaticky zkontroluje dostupnost vozidla pro všechny vytvořené opakování
5. Po uložení se vytvoří série rezervací v jednom kroku

Schvalování žádostí

Pokud máte oprávnění ke schvalování:

1. Otevřete pohled Žádosti
2. Použijte rychlý filtr Ke schválení pro zobrazení pouze neschválených žádostí (vedle tlačítka je zobrazen počet čekajících žádostí)
3. Pro schválení jednotlivé žádosti:
   • Klikněte na zelené tlačítko Schválit u konkrétní žádosti
   • Pokud je v nastavení zapnuta funkce poznámek, zobrazí se dialogové okno pro zadání poznámky
   • Žádost je schválena a žadatel obdrží notifikaci e-mailem
4. Pro zamítnutí žádosti:
   • Klikněte na oranžové tlačítko Zamítnout
   • Případně vyplňte důvod zamítnutí v poznámce
   • Žádost je zamítnuta a žadatel je informován e-mailem

Hromadné schvalování žádostí

Pro efektivní zpracování většího množství žádostí:

1. V pohledu Žádosti zaškrtněte políčka u jednotlivých žádostí, které chcete schválit
2. Můžete použít zaškrtávací pole v záhlaví tabulky pro označení všech zobrazených žádostí najednou
3. Po označení alespoň jedné žádosti se zobrazí tlačítka pro hromadné operace:
   • Schválit (X) - hromadné schválení vybraných žádostí
   • Zamítnout (X) - hromadné zamítnutí vybraných žádostí
   • Smazat (X) - hromadné smazání vybraných žádostí
4. Číslo v závorce ukazuje počet vybraných žádostí
5. Kliknutím na příslušné tlačítko se provede akce pro všechny vybrané žádosti
6. Po potvrzení se všechny žádosti zpracují a uživatelé obdrží e-mailové notifikace

Úprava rezervace

1. V tabulce žádostí najděte rezervaci, kterou chcete upravit
2. Klikněte na modré tlačítko Upravit
3. V dialogovém okně upravte požadované údaje
4. Systém opět zkontroluje dostupnost vozidla
5. Klikněte na Uložit

Poznámka: Úprava schválených rezervací je možná pouze pro uživatele s oprávněním "Upravovat jakékoliv rezervace". Běžní uživatelé mohou upravit pouze rezervace se stavem "Čeká na schválení".

Kopírování rezervace

Pro rychlé vytvoření podobné rezervace:

1. U existující rezervace klikněte na světle modré tlačítko Kopírovat
2. Otevře se dialogové okno s předvyplněnými údaji z původní rezervace
3. Upravte datum nebo jiné údaje podle potřeby
4. Uložte novou rezervaci

Smazání rezervace

1. U rezervace klikněte na červené tlačítko Smazat
2. Potvrďte smazání v dialogovém okně
3. Rezervace je smazána a žadatel je informován e-mailem (pokud byla rezervace již schválená)

Kdo může mazat rezervace:

• Schvalovatelé mohou mazat jakékoliv rezervace ve svém schvalovacím rozsahu
• Žadatel může smazat vlastní neschválenou rezervaci
• Žadatel může smazat i schválenou rezervaci, pokud je v nastavení zapnuta funkce "Možnost zrušení rezervace žadatelem"

Pokročilé funkce

Kalendářní přehledy

Měsíční přehled

Kalendářní zobrazení poskytuje vizuální přehled obsazenosti vozidel:

• Zobrazí se FullCalendar s měsíčním nebo týdenním pohledem
• Každá rezervace je zobrazena jako barevný blok s názvem vozidla a jménem žadatele
• Barva rezervace odpovídá typu cesty:      služební,      soukromá
• Po najetí myší na rezervaci se zobrazí detail s kompletními informacemi
• Kliknutím na volný prostor v kalendáři vytvoříte novou rezervaci s předvyplněným datem
• Výběrem časového rozsahu (táhnutí myší) vytvoříte rezervaci s konkrétním obdobím
• Nad kalendářem můžete pomocí zaškrtávacích polí filtrovat zobrazení pouze vybraných vozidel
• Tlačítky Označit vše / Odznačit vše rychle přepínáte viditelnost všech vozidel

Roční přehled

Tabulkový přehled celého roku (dostupný pouze při vypnuté časové rezervaci):

• Zobrazí se tabulka se 12 řádky (měsíce) a 31 sloupci (dny)
• Dny s rezervací jsou barevně označeny podle typu cesty
• Víkendy a svátky mají šedé pozadí
• Najetím myší na den se zobrazí tooltip se jmény osob, které mají v daný den rezervaci
• Výběr roku a vozidla v horní části umožňuje filtrovat zobrazení
• Možnost "Jména přímo v kalendáři" zobrazí jména žadatelů přímo v buňkách tabulky místo barevného označení

Export dat

V pohledu Žádosti jsou nad tabulkou k dispozici exportní tlačítka:

• Excel - export aktuálně zobrazených (filtrovaných) žádostí do souboru Excel
• Print - tiskový náhled tabulky žádostí pro tisk nebo uložení do PDF

E-mailové notifikace

Systém automaticky odesílá e-mailové notifikace v těchto situacích:

• Nová žádost - schvalovatelé obdrží e-mail s detaily žádosti a tlačítky pro přímé schválení/zamítnutí z e-mailu
• Schválení žádosti - žadatel obdrží potvrzení o schválení s detaily rezervace
• Zamítnutí žádosti - žadatel obdrží informaci o zamítnutí včetně případné poznámky schvalovatele
• Smazání žádosti - žadatel je informován o smazání rezervace

Každý e-mail obsahuje tabulku s kompletními informacemi o rezervaci: ID žádosti, vozidlo, datum od-do, typ cesty, místo a jméno žadatele.

Schvalování přímo z e-mailu

Schvalovatelé mohou schvalovat nebo zamítat žádosti přímo z notifikačního e-mailu:

1. V notifikačním e-mailu o nové žádosti jsou zobrazena tlačítka Schválit a Zamítnout
2. Kliknutím na tlačítko dojde k okamžitému schválení nebo zamítnutí bez nutnosti přihlášení do systému
3. Systém ověří platnost požadavku pomocí bezpečnostního hash
4. Žadatel okamžitě obdrží notifikaci o zpracování jeho žádosti

Kontrola dostupnosti vozidla

Při vytváření nebo úpravě rezervace systém v reálném čase kontroluje dostupnost vozidla:

• Po výběru vozidla, data a případně času se automaticky spustí AJAX kontrola
• Pokud vozidlo není v požadovaném termínu volné, zobrazí se červená informační hláška s detaily kolize
• Tlačítko Uložit je automaticky deaktivováno, dokud není vyřešena kolize
• U opakovaných rezervací se kontroluje dostupnost pro všechny vytvářené opakování
• Systém upozorní, pokud některé z opakování koliduje s existující rezervací

Integrace s dalšími moduly

• Evidence vozidel (Evoz) - vozidla pro rezervace musí být nejprve vytvořena v modulu Evidence vozidel a označena jako "možno rezervovat"
• Uživatelé a zaměstnanci - žádosti jsou navázány na uživatelské účty, využívá se oprávnění uživatelů
• Rozpis prací - z modulu Rozpis prací lze přímo vytvořit rezervaci vozidla pro konkrétní úkol

Řešení problémů

Časté dotazy

Otázka: Nevidím žádná vozidla v seznamu pro výběr při vytváření rezervace.

Řešení: To může být způsobeno několika důvody:

• Nemáte přidělené oprávnění k rezervaci žádného vozidla - kontaktujte správce systému
• Vozidla nejsou označena jako "možno rezervovat" v modulu Evidence vozidel
• V systému nejsou vytvořena žádná vozidla

Otázka: Nemohu uložit rezervaci, i když vozidlo vypadá jako volné.

Řešení: Zkontrolujte červenou hlášku pod formulářem - systém vám ukáže, které ID rezervací kolidují s vaším požadovaným termínem. Možné důvody:

• Existuje již schválená nebo čekající rezervace ve stejném termínu
• U časových rezervací se časové rozsahy překrývají
• U opakovaných rezervací některé z opakování koliduje s existující rezervací

Otázka: Byl jsem přidán jako schvalovatel, ale nevidím neschválené žádosti.

Řešení: Zkontrolujte nastavení vašich schvalovacích oprávnění:

• Pokud máte oprávnění "10" (schvaluje vybraná vozidla), musíte mít v nastavení přidělena konkrétní vozidla
• Žádosti se vám zobrazují pouze pro vozidla, ke kterým máte schvalovací oprávnění
• Kontaktujte správce pro změnu oprávnění nebo přidělení dalších vozidel

Otázka: Nedaří se mi vytvořit opakovanou rezervaci pro lichý týden.

Řešení: Při vytváření opakované týdenní rezervace:

• Vyberte možnost "Týden" v poli "Opakovat každý"
• Zaškrtněte konkrétní dny v týdnu (Po, Út, St...)
• V rozbalovacím seznamu vyberte "Lichý týden" nebo "Sudý týden"
• Zadejte datum do kdy se má opakování provádět
• Systém vytvoří rezervace pouze pro vybrané dny v lichých nebo sudých týdnech

Otázka: Jak mohu zrušit již schválenou rezervaci?

Řešení: Záleží na nastavení systému a vašich oprávněních:

• Pokud je v nastavení zapnuta funkce "Možnost zrušení rezervace žadatelem", můžete smazat i schválenou rezervaci pomocí tlačítka Smazat
• Pokud není funkce zapnuta, kontaktujte schvalovatele nebo správce, který rezervaci smaže
• Schvalovatelé mohou smazat jakoukoliv rezervaci v jejich schvalovacím rozsahu

Otázka: V měsíčním přehledu se nezobrazují všechna vozidla.

Řešení: Nad kalendářem jsou zaškrtávací políčka pro filtrování zobrazených vozidel:

• Zkontrolujte, zda jsou zaškrtnuta vozidla, která chcete zobrazit
• Použijte tlačítko "Označit vše" pro zobrazení všech vozidel
• Zobrazují se pouze vozidla, ke kterým máte oprávnění rezervovat

Otázka: Jak mohu rezervovat vozidlo jménem svého kolegy?

Řešení: Musíte mít speciální oprávnění "Rezervovat jménem někoho jiného":

• Toto oprávnění nastavuje správce systému v Nastavení → Rezervace vozidel
• Po přidělení oprávnění se vám v dialogu pro vytvoření rezervace zobrazí rozbalovací seznam zaměstnanců
• Vyberte zaměstnance, pro kterého chcete rezervaci vytvořit
• Vyplňte zbývající údaje a uložte rezervaci

Tipy pro efektivní práci

• Pro pravidelné rezervace využívejte funkci Opakování - ušetříte čas oproti vytváření jednotlivých rezervací
• Využívejte kalendářní pohled pro rychlou kontrolu dostupnosti vozidel - je vizuálně přehlednější než tabulka
• Schvalovatelé mohou používat hromadné schvalování pro rychlejší zpracování více žádostí najednou
• Funkci Kopírovat využijte když potřebujete vytvořit podobnou rezervaci jako již existující
• V e-mailových notifikacích můžete schvalovat žádosti přímo z e-mailu bez nutnosti přihlášení do systému
• Využívejte filtry v tabulkovém přehledu pro rychlé nalezení konkrétních rezervací
• V ročním přehledu zapněte funkci "Jména přímo v kalendáři" pro lepší přehled o tom, kdo má vozidlo rezervované
• Při vytváření rezervace zadávejte podrobné informace do pole Místo - usnadní to schvalovatelům rozhodování
• Pokud používáte časové rezervace, nastavte v konfiguraci vhodný minimální časový interval (např. 30 minut) pro větší přehlednost

Barevné kódování v kalendáři

Pro lepší orientaci v kalendářním přehledu systém používá různé barvy:

• Typ cesty:
  •   Služební cesta
  •   Soukromá cesta
• Vozidla: Každé vozidlo může mít vlastní barvu textu a pozadí nastavenu v konfiguraci modulu - pomáhá to rychle rozlišit rezervace různých vozidel
• Víkendy a svátky: V ročním přehledu jsou tyto dny označeny šedým pozadím

Kdy dostanu e-mailovou notifikaci?

Jako žadatel obdržíte e-mail:

• Když schvalovatel schválí vaši žádost
• Když schvalovatel zamítne vaši žádost
• Když je vaše rezervace smazána (schvalovatelem nebo systémem)

Jako schvalovatel obdržíte e-mail:

• Když je vytvořena nová žádost o rezervaci vozidla, ke kterému máte schvalovací oprávnění
• E-mail obsahuje tlačítka pro přímé schválení nebo zamítnutí žádosti