Výkazy práce

Přehled

Modul Výkazy práce slouží k evidenci a vykazování odpracované doby zaměstnanců na konkrétních zakázkách, projektech nebo úkolech. Umožňuje zaznamenávat nejen čas strávený na práci, ale také související náklady jako doprava či materiál. Modul poskytuje různé přehledy pro fakturaci zakázek i pro mzdové podklady zaměstnanců. Všechny výkazy lze exportovat do Excelu nebo XML pro další zpracování v účetních systémech.

Klíčové funkce

• Evidence odpracovaných hodin jednotlivých zaměstnanců
• Přiřazení práce k zakázkám, projektům nebo CRM kontaktům
• Záznám dopravních nákladů a dalších výdajů
• Tarifové sazby pro různé typy práce
• Měsíční přehledy pro fakturaci
• Přehledy podle zakázek a zaměstnanců
• Statistické vyhodnocení výkazů
• Export dat do Excelu a XML formátu
• Přílohy k výkazům (např. dodací listy, fotografie)
• Vlastní pole pro specifické potřeby firmy

Cílová skupina

Modul je určen pro všechny zaměstnance, kteří potřebují vykazovat svou práci. Vedoucí pracovníci získávají přehledy pro kontrolu, fakturaci a mzdové zpracování. Administrátoři modul konfigurují podle potřeb firmy.

Přístup a nastavení

Jak se dostat do modulu

Do modulu Výkazy práce se dostanete přes hlavní menu aplikace. Přesná cesta závisí na konfiguraci vaší firmy.

Nastavení modulu

Nastavení modulu je přístupné prostřednictvím ikony Nastavení v horní části stránky modulu (zobrazuje se pouze uživatelům s příslušným oprávněním).

V nastavení můžete konfigurovat:

• Tarify/sazebníky práce: Různé sazby pro různé typy práce (např. standardní práce, přesčasy, víkendová práce)
• Vlastní sloupce: Přidání vlastních polí specifických pro vaše potřeby (např. typ činnosti, použitý materiál, tabulky činností)
• Zakázky: Správa seznamu zakázek, pokud je tato funkce aktivní
• Notifikace: Informační hlášky zobrazované při zadávání výkazů
• Maximální počet dní zpětně: Omezení, jak daleko do minulosti lze výkazy zadávat

Uživatelská práva

Úroveň oprávnění	Popis
Bez přístupu	Uživatel nemá přístup k modulu
Zobrazení vlastních výkazů	Zobrazení pouze vlastních výkazů práce
Editace	Vytváření a úprava vlastních výkazů práce
Editace + zobrazení podřízených	Zobrazení a úprava výkazů podřízených zaměstnanců
Zobrazení všech výkazů	Prohlížení všech výkazů ve firmě
Správce	Plný přístup včetně mazání a exportu dat
Administrátor	Plný přístup včetně nastavení modulu

Uživatelské rozhraní

Hlavní obrazovka

Modul Výkazy práce nabízí pět různých pohledů přepínatelných pomocí záložek v horní části obrazovky:

1. Výkazy práce - hlavní přehled všech záznamů v tabulce s možností filtrování
2. Měsíční přehled - agregovaný přehled odpracovaných hodin za zvolený měsíc
3. Přehled dle zakázek - seskupení výkazů podle zakázek pro fakturaci
4. Přehled dle zaměstnanců - seskupení podle zaměstnanců pro mzdové podklady
5. Statistiky - statistické vyhodnocení za zvolené období

Navigace mezi pohledy

Mezi jednotlivými pohledy přepínáte kliknutím na příslušnou záložku. Každý pohled má vlastní filtr přizpůsobený danému zobrazení.

Filtry a vyhledávání

V hlavním pohledu Výkazy práce jsou k dispozici tyto filtry:

• Zaměstnanec: Výběr konkrétního zaměstnance nebo zobrazení všech
• Zakázka/projekt: Filtrování podle přiřazené zakázky (pokud je tato funkce aktivní)
• CRM firma: Filtrování podle CRM kontaktu (pokud je tato funkce aktivní)
• CRM pobočka: Filtrování podle pobočky CRM firmy (pokud je tato funkce aktivní)
• Rok/Měsíc/Den: Časové filtrování záznamů
• Vlastní pole: Další filtry podle nakonfigurovaných vlastních polí

Po nastavení filtrů klikněte na tlačítko Zobrazit výkazy práce pro aplikování filtrů.

Základní operace

Vytvoření nového výkazu práce

Pro vytvoření nového výkazu postupujte následovně:

1. V pohledu Výkazy práce klikněte na tlačítko Zapsat práci (zelené tlačítko s ikonou plus)
2. V dialogovém okně vyplňte následující pole:
   • Odpracoval: Vyberte zaměstnance (standardně je předvyplněn přihlášený uživatel)
   • Datum: Datum výkonu práce (standardně je předvyplněn dnešní den)
   • Zakázka: Vyberte zakázku nebo projekt (pokud je tato funkce aktivní)
   • CRM firma: Vyberte CRM kontakt (pokud je tato funkce aktivní)
   • CRM pobočka: Vyberte pobočku CRM firmy (pokud je tato funkce aktivní)
   • Čas (hodin): Zadejte počet odpracovaných hodin (lze zadat i desetinná čísla, např. 1.5)
   • Tarif/sazba: Vyberte typ práce podle sazebníku (pokud jsou tarify aktivní)
   • Popis činnosti: Popište provedenou práci (pokud je toto pole aktivní)
   • Doprava: Náklady na dopravu v korunách (pokud je toto pole aktivní)
   • Další náklady: Další související výdaje v korunách (pokud je toto pole aktivní)
   • Poznámka: Interní poznámka k výkazu (pokud je toto pole aktivní)
   • Přílohy: Přiložte soubory přetažením do vyznačené oblasti (pokud jsou přílohy aktivní)
3. Klikněte na tlačítko Uložit

Tip pro časové údaje: Čas lze zadávat v hodinách jako desetinné číslo (např. 1.5 = 1 hodina 30 minut) nebo ve formátu hodin:minut.

Hromadné zadání výkazů

Pokud potřebujete zadat více výkazů najednou pro stejný den:

1. Klikněte na tlačítko Zapsat práci hromadně
2. Zobrazí se formulář s 5 řádky pro zadání výkazů
3. Vyplňte jednotlivé řádky požadovanými informacemi
4. Pokud potřebujete více řádků, klikněte na tlačítko Další řádek
5. Prázdné řádky budou při uložení automaticky přeskočeny
6. Klikněte na Uložit

Úprava existujícího výkazu

Pro úpravu existujícího výkazu:

1. V tabulce výkazů najděte požadovaný záznam
2. Klikněte na ikonu tužky ve sloupci Akce
3. V dialogovém okně upravte požadované údaje
4. Klikněte na Uložit

Poznámka k oprávněním: Upravovat můžete pouze vlastní výkazy nebo výkazy podřízených, pokud k tomu máte oprávnění.

Zobrazení detailu výkazu

Pro zobrazení podrobností výkazu:

1. V tabulce klikněte na ikonu oka ve sloupci Akce
2. Zobrazí se detailní stránka s kompletními informacemi o výkazu
3. V detailu můžete zobrazit historii změn a přiložené soubory

Kopírování výkazu

Pro rychlé vytvoření podobného výkazu:

1. V tabulce klikněte na ikonu kopírování ve sloupci Akce
2. Otevře se formulář s předvyplněnými údaji z původního výkazu
3. Upravte potřebné informace (např. datum, čas)
4. Klikněte na Uložit

Odstranění výkazu

Pro odstranění výkazu (pouze s příslušným oprávněním):

1. V tabulce najděte výkaz k odstranění
2. Klikněte na ikonu křížku ve sloupci Akce
3. Potvrďte odstranění v dialogovém okně

Poznámka: Smazané výkazy nejsou trvale odstraněny, ale přesunuty do koše. Uživatelé s administrátorským přístupem je mohou obnovit pomocí tlačítka Smazané.

Pokročilé funkce

Export dat do Excelu

Pro export výkazů do Excelu:

1. Nastavte požadované filtry pro výběr záznamů
2. Nad tabulkou klikněte na tlačítko Excel
3. Soubor se automaticky stáhne do vašeho počítače

Export zahrnuje všechny viditelné sloupce v aktuálním zobrazení. Můžete využít tlačítko Zobrazení sloupců k výběru, které sloupce chcete exportovat.

Export do XML

Pro export měsíčních výkazů do XML formátu pro účetní systémy:

1. Přepněte na pohled Měsíční přehled
2. Vyberte požadovaný rok a měsíc
3. Klikněte na Zobrazit přehled
4. Pod tabulkou klikněte na tlačítko Uložit výkazy práce za tento měsíc do XML
5. XML soubor se otevře v novém okně nebo se stáhne

Měsíční přehled

Pohled Měsíční přehled poskytuje agregované údaje za celý měsíc:

1. Klikněte na záložku Měsíční přehled
2. Vyberte rok a měsíc v filtru
3. Klikněte na Zobrazit přehled
4. Zobrazí se tabulka seskupená podle firem/zakázek s celkovými hodnotami

Tento přehled je vhodný pro rychlý celkový pohled na práci za měsíc a přípravu fakturace.

Přehled dle zakázek

Pohled Přehled dle zakázek slouží jako podklad pro fakturaci:

1. Klikněte na záložku Přehled dle zakázek
2. Vyberte rok, měsíc a zakázku v filtru
3. Klikněte na Zobrazit přehled
4. Zobrazí se podrobný rozpis všech výkazů pro vybranou zakázku
5. V zápatí tabulky vidíte součty hodin (podle tarifů), dopravy a dalších nákladů

Tento přehled můžete vytisknout nebo exportovat do Excelu a použít jako podklad pro vystavení faktury.

Přehled dle zaměstnanců

Pohled Přehled dle zaměstnanců poskytuje podklady pro mzdy:

1. Klikněte na záložku Přehled dle zaměstnanců
2. Vyberte rok, měsíc a zaměstnance v filtru
3. Klikněte na Zobrazit přehled
4. Zobrazí se všechny výkazy vybraného zaměstnance za dané období
5. V zápatí vidíte celkový čas (původní i přepočtený podle tarifů) a náklady

Pokud používáte tarify, zobrazuje se jak původní odpracovaný čas, tak přepočtený podle sazeb (např. přesčasy násobené koeficientem).

Statistiky

Pohled Statistiky umožňuje vyhodnotit výkazy za libovolné období:

1. Klikněte na záložku Statistiky
2. Zadejte datum od a do
3. Klikněte na Zobrazit
4. Zobrazí se statistické vyhodnocení výkazů za zvolené období

Tarify a sazebníky

Pokud vaše firma používá tarify (různé sazby pro různé typy práce):

Nastavení tarifů (pouze administrátor):

1. Vstupte do nastavení modulu
2. V sekci Tarify/sazebníky definujte jednotlivé typy práce
3. Pro každý tarif zadejte název a případně násobící koeficient
4. Uložte nastavení

Použití tarifů při zadávání výkazů:

1. Při vytváření nebo úpravě výkazu vyberte v poli Tarif/sazba odpovídající typ práce
2. V přehledech se hodiny automaticky přepočítávají podle nastaveného koeficientu

Vlastní sloupce

Modul podporuje přidání vlastních polí podle specifických potřeb vaší firmy:

Typy vlastních polí:

• Ano/Ne (checkbox)
• Číslo celé
• Číslo desetinné
• Datum
• Seznam - výběr (selectbox)
• Tabulka činností (pro evidenci více aktivit v jednom výkazu)
• Text - 1 řádek
• Výběr uživatele

Konfigurace vlastních polí (pouze administrátor):

1. Vstupte do nastavení modulu
2. V sekci Vlastní sloupce přidejte nová pole
3. Pro každé pole nastavte název, typ, zda se zobrazí v tabulce a ve filtru
4. Určete pořadí zobrazení pole ve formuláři
5. Uložte nastavení

Tabulka činností

Speciální typ vlastního pole Tabulka činností umožňuje zaznamenat více různých činností v jednom výkazu:

1. Ve formuláři výkazu najděte pole s tabulkou činností
2. Pro každou činnost vyplňte:
   • Kód činnosti (pokud používáte číselník)
   • Čas od - čas do (časový interval)
   • Počet (množství provedených operací)
3. Systém může automaticky vypočítat celkový čas nebo dodatečné náklady na základě nastaveného výpočtu

Integrace s dalšími moduly

Propojení se zakázkami (Contracts)

Pokud vaše firma používá modul Zakázky:

• Výkazy lze přiřazovat přímo k zakázkám vedeným v modulu Zakázky
• V detailu zakázky vidíte přehled všech výkazů na tuto zakázku
• V seznamu zakázek můžete vykazovat práci přímo kliknutím na tlačítko výkazu
• Uzavřené zakázky se standardně nezobrazují v seznamu pro nové výkazy (lze změnit v nastavení)

Propojení s CRM

Pokud je aktivní propojení s CRM modulem:

• Výkazy lze přiřadit ke konkrétní CRM firmě
• Lze vybrat i konkrétní pobočku CRM firmy
• Filtry umožňují rychlé vyhledání výkazů podle CRM kontaktu
• Usnadňuje fakturaci práce pro externí zákazníky vedené v CRM

Propojení s úkoly (Tasks)

Pokud je aktivní propojení s modulem Úkoly:

• Práci lze vykazovat přímo na konkrétní úkol
• V detailu úkolu vidíte všechny výkazy práce na tento úkol
• Celkový odpracovaný čas na úkolu se automaticky sčítává

Propojení s projekty (Projects)

Pokud vaše firma používá modul Projekty:

• Výkazy jsou automaticky propojeny s projekty přes zakázky nebo úkoly
• V detailu projektu vidíte celkový přehled výkazů
• Usnadňuje sledování časové náročnosti projektů

Propojení s HelpDesk

Pokud je aktivní modul HelpDesk:

• Práci lze vykazovat přímo na tiket v HelpDesku
• V detailu tiketu vidíte všechny výkazy související s řešením problému
• Automatické předvyplnění CRM firmy a popisu z tiketu

Řešení problémů

Časté dotazy

Otázka: Nemohu zadat výkaz na starší datum. Proč?

Řešení: Váš administrátor nastavil maximální počet dní zpětně, po který lze výkazy zadávat. Pokud potřebujete zadat starší výkaz, kontaktujte svého nadřízeného nebo administrátora systému.

Otázka: Nevidím v seznamu zakázku, na kterou chci práci vykazovat.

Řešení: Pokud zakázky pocházejí z modulu Zakázky, zkontrolujte, zda zakázka není uzavřená (standardně se nezobrazují). V některých konfiguracích můžete zadat název zakázky ručně. Pokud máte omezený seznam zakázek, kontaktujte administrátora pro přidání nové zakázky.

Otázka: Jak zadám čas ve formátu hodin a minut?

Řešení: Čas zadávejte jako desetinné číslo v hodinách. Například 1 hodina 30 minut = 1.5 hodiny, 2 hodiny 15 minut = 2.25 hodiny.

Otázka: Nemohu upravit cizí výkaz. Proč?

Řešení: Upravovat můžete pouze vlastní výkazy. Pokud potřebujete upravit výkaz jiného zaměstnance, musíte mít oprávnění pro editaci výkazů podřízených nebo být administrátorem modulu.

Otázka: Jak mohu smazaný výkaz obnovit?

Řešení: Smazané výkazy může obnovit pouze administrátor. Klikněte na tlačítko Smazané v hlavním pohledu modulu, najděte požadovaný výkaz a obnovte ho.

Otázka: Mohu připojit k výkazu fotografie nebo dokumenty?

Řešení: Ano, pokud má váš administrátor aktivní funkci příloh. Při zadávání nebo úpravě výkazu přetáhněte soubory do vyznačené oblasti nebo je vyberte kliknutím.

Otázka: Export do XML nefunguje. Co mám dělat?

Řešení: Export do XML vyžaduje oprávnění správce nebo vyšší. Zkontrolujte, zda máte dostatečná práva. Pokud problém přetrvává, kontaktujte administrátora systému.

Otázka: Jak fungují tarify a k čemu slouží?

Řešení: Tarify umožňují rozlišit různé typy práce s odlišnými sazbami (například standardní práce, práce přes čas, víkendová práce). Při výběru tarifu se hodiny mohou přepočítávat podle nastaveného koeficientu. To je užitečné pro mzdové zpracování i fakturaci.

Tipy pro efektivní práci

• Vykazujte práci průběžně: Nezadávejte výkazy najednou za celý měsíc, ale průběžně každý den nebo týden. Budete mít přesnější záznamy.
• Využívejte funkci kopírování: Pokud děláte opakující se práci, zkopírujte předchozí výkaz a upravte pouze datum a čas.
• Používejte popis činnosti: Stručný, ale výstižný popis usnadní pozdější dohledání výkazu a slouží jako dokumentace pro faktury.
• Nastavte si filtry: Pokud běžně pracujete na konkrétní zakázce, nastavte si filtr a ušetříte čas při procházení záznamů.
• Využívejte hromadné zadání: Pokud potřebujete zadat více výkazů pro stejný den (různé zakázky nebo činnosti), použijte hromadné zadání místo opakovaného otevírání dialogu.
• Připojujte přílohy: Dodací listy, fotografie z místa práce nebo podepsané dokumenty připojte přímo k výkazu pro lepší dokumentaci.
• Kontrolujte měsíční přehledy: Pravidelně kontrolujte měsíční přehledy, abyste měli přehled o odpracované době a případně opravili chyby.
• Exportujte data pro archivaci: Pravidelně exportujte výkazy do Excelu jako zálohu nebo pro další zpracování mimo systém.