1. Úvod do modulu Výkazy práce

Modul Výkazy práce je komplexní systém pro evidenci a fakturaci odvedené práce. Slouží k zaznamenávání pracovních výkonů zaměstnanců, jejich časovému sledování a následné fakturaci zákazníkům. Systém umožňuje flexibilní nastavení tarifů, propojení se zakázkami, úkoly, CRM a dalšími moduly systému eIntranet.

Klíčové funkce modulu

• Zaznamenávání odpracovaných hodin s přesným datem
• Výběr tarifu/sazby s násobky pro zaměstnance
• Propojení se zakázkami (ručně zadávané, spravované adminem nebo z modulu Zakázky)
• Integrace s modulem Úkoly - přímý výkaz práce na úkol
• Propojení s CRM - vazba na firmy a pobočky
• Integrace s HelpDeskem - automatický výkaz práce na tikety
• Volitelná pole (až 10 vlastních polí s různými typy)
• Pět zobrazovacích režimů pro různé pohledy na data
• Hromadné zadávání více záznamů najednou
• Systém přílohy souborů k výkazům
• Poznámky a historie změn
• Tisk výkazu do formuláře PDF
• Export do XML pro účetní systémy
• REST API pro externí systémy
• Automatické připomínky vyplňování výkazů

2. Konfigurace a nastavení modulu

2.1 Uživatelská práva

Modul nabízí šestiúrovňový systém oprávnění pro detailní řízení přístupu k výkazům práce:

2.2 Obecná nastavení

Časové omezení zadávání

Automatické připomínky

Nastavení zakázek

Systém nabízí tři režimy pro správu názvů zakázek:

Propojení s dalšími moduly

2.3 Systém tarifů/sazeb

Modul podporuje až 10 různých tarifů (sazeb) pro rozlišení typu práce:

2.4 Volitelná pole (Custom Columns)

Systém umožňuje přidání až 10 vlastních polí pro specifické potřeby vaší organizace. Pro každé pole můžete nastavit:

Speciální typ pole: Vyúčtovací tabulka (typ 29)

2.5 Tisk do formuláře PDF

Pokud zapnete tisk výkazu do formuláře, systém automaticky:

• Vygeneruje číslo výkazu ve formátu RRRRMMDD/ID (např. 20250110/1234)
• Přidá sloupec "Číslo výkazu" do tabulky
• Umožní vytisknout formulář s logem firmy, údaji zákazníka a podpisovými poli
• Můžete nahrát vlastní logo (ideálně 250x300px ve formátu PNG)

2.6 REST API

Pro propojení s externími systémy (např. mzdový systém, CRM) je k dispozici REST API:

3. Uživatelské rozhraní

3.1 Pět zobrazovacích režimů

Modul nabízí pět různých pohledů na data výkazů práce, každý optimalizovaný pro konkrétní účely:

3.2 Filtrování dat

Ve všech zobrazovacích režimech jsou k dispozici následující filtry:

• Rok/Měsíc/Den: Časový filtr pro omezení zobrazovaných dat
• Zaměstnanec: Filtr podle toho, kdo práci odvedl
• Zakázka/Smlouva: Filtr podle názvu zakázky nebo vazby na smlouvu
• CRM firma: Pokud je zapnuto, filtr podle CRM firmy
• CRM pobočka: Pokud je zapnuto, filtr podle CRM pobočky
• Volitelná pole: Filtry podle vlastních polí (pokud je nastaveno "Zobrazit ve filtru")

3.3 Hlavní tabulka výkazů

Základní tabulka zobrazuje následující sloupce (některé jsou volitelné dle nastavení):

• ID výkazu
• Datum
• Odpracoval (zaměstnanec)
• Zakázka/Smlouva
• Úkol (pokud je propojení zapnuto)
• Čas (počet hodin)
• Tarif/Sazba (pokud je zapnuto)
• Popis (pokud je zapnuto)
• Doprava (pokud je zapnuta)
• Další náklady (pokud jsou zapnuty)
• CRM firma (pokud je zapnuto)
• CRM pobočka (pokud je zapnuto)
• Volitelná pole (pokud je nastaveno "Zobrazit v hlavní tabulce")
• Číslo výkazu (pokud je zapnut tisk do PDF)
• Akce (tlačítka pro editaci, kopírování, mazání, přílohy)

3.4 Inline editace

Většinu polí lze upravovat přímo v tabulce bez otevírání editačního formuláře. Stačí kliknout do buňky, upravit hodnotu a změna se uloží automaticky po opuštění pole.

4. Práce s výkazem práce

4.1 Vytvoření nového výkazu

4.2 Hromadné zadávání

Pro rychlé zadání více výkazů za jeden den můžete použít režim hromadného zadávání:

4.3 Editace existujícího výkazu

Výkaz můžete editovat dvěma způsoby:

• Inline editace: Kliknete přímo do buňky v tabulce, upravíte hodnotu a změna se uloží automaticky po opuštění pole
• Formulářová editace: Kliknete na ikonu tužky v sloupci Akce, otevře se formulář se všemi poli, provedete změny a uložíte

4.4 Kopírování výkazu

Pro rychlé vytvoření podobného výkazu můžete použít funkci kopírování:

4.5 Mazání výkazu

Pokud máte oprávnění k mazání (práva 15), můžete výkaz smazat:

4.6 Práce s přílohami

Pokud je funkce příloh povolena, můžete k výkazům přikládat soubory:

• Přidání příloh: Při editaci výkazu přetáhnete soubory do oblasti DropZone nebo kliknete pro výběr souborů
• Maximální počet souborů: 60 souborů na jeden výkaz
• Maximální velikost souboru: 100 MB na soubor
• Zobrazení příloh: V tabulce se zobrazí ikona sponky s počtem příloh. Kliknutím můžete přílohy stáhnout nebo zobrazit náhled
• Mazání příloh: Při editaci výkazu můžete přílohy odstranit kliknutím na křížek

4.7 Poznámky a historie změn

Systém automaticky zaznamenává historii změn u každého výkazu:

• Kdo a kdy výkaz vytvořil
• Kdo a kdy provedl změnu
• Jaké pole bylo změněno a původní/nová hodnota

Pro přidání volné poznámky:

5. Pokročilé funkce

5.1 Export do Excelu

Ve všech zobrazovacích režimech můžete exportovat aktuálně zobrazená data do Excelu:

5.2 Export do XML pro účetní systémy

Pokud máte práva 15, můžete exportovat výkazy do XML formátu pro import do účetních systémů:

5.3 Tisk výkazu do PDF formuláře

Pokud je funkce povolena, můžete vytisknout jednotlivé výkazy do formalizovaného PDF formuláře:

5.4 Hromadné operace

Pro efektivní práci s více záznamy najednou jsou k dispozici následující hromadné operace:

5.5 Notifikace a upozornění

Systém automaticky odesílá následující notifikace:

• Připomenutí nevyplněného výkazu (pokud je zapnuto) - každodenně v 18:00
• Email na správce zakázky při zápisu práce (pokud je u zakázky nastaveno)
• Email při konkrétní hodnotě volitelného pole (pokud je nastaveno v konfiguraci volitelných polí)
• Email zákazníkovi při dokončení práce (pokud je funkce povolena)

5.6 Integrace s ostatními moduly

Propojení s modulem Úkoly

Pokud je propojení zapnuto:

• V modulu Úkoly najdete tlačítko "Vykazat práci" přímo u každého úkolu
• Při kliknutí se otevře formulář výkazu s předvyplněným úkolem a zakázkou
• Ve výkazech práce vidíte sloupec "Úkol" s proklikem na detail úkolu
• V detailu úkolu vidíte celkový čas strávený na úkolu ze všech výkazů
• Můžete exportovat výkazy včetně informace o úkolech

Propojení s modulem HelpDesk

Při řešení tiketu:

• V detailu tiketu najdete tlačítko "Vykazat čas"
• Systém předvyplní popis ve formátu "Tiket [ID] Název tiketu"
• Automaticky se předvyplní CRM firma a pobočka z tiketu
• V přehledu tiketu vidíte celkový strávený čas

Propojení s modulem Zakázky

Při použití režimu "Načítat zakázky z modulu Zakázky":

• V seznamu zakázek se automaticky zobrazují všechny zakázky z modulu Zakázky
• Můžete filtrovat pouze aktivní zakázky
• Můžete omezit na zakázky s konkrétními prioritami
• Při změně v modulu Zakázky se změna projeví ihned ve výkazech práce
• V detailu zakázky v modulu Zakázky vidíte celkový strávený čas
• Pokud je u zakázky nastaven správce, může dostávat notifikace o zápisu práce

6. Práva a zabezpečení

6.1 Hierarchie práv

Systém používá následující hierarchii práv (od nejvyšší priority k nejnižší):

1. Práva na zakázkách (pokud je zapnuta správa zakázek adminem) - nadřazená všem ostatním
2. Uživatelská práva (0-15) - základní úroveň přístupu
3. Práva na volitelných polích (pokud je nastaveno "Vyžadováno")
4. Časové omezení (maximální počet dní zpět)

6.2 Kontrola oprávnění při editaci

Před každou editací systém kontroluje:

• Zda máte právo editovat výkazy daného zaměstnance (dle úrovně práv 1-15)
• Pokud je zapnuta správa zakázek adminem, zda máte právo zapisovat do dané zakázky
• Zda datum výkazu není starší než povolený počet dní zpět
• Zda nejste administrátorem s výjimkou (admin má vždy plná práva)

6.3 Ochrana osobních údajů (GDPR)

Systém automaticky zabezpečuje osobní údaje zaměstnanců:

• Výkazy práce obsahují pouze data nezbytná pro výkon práce
• Přístup k výkazům jiných zaměstnanců je řízený oprávněními
• Při exportu dat je možné anonymizovat jména zaměstnanců
• Smazané výkazy nejsou trvale vymazány, ale pouze označeny příznakem (možnost obnovení)
• Přílohy k výkazům jsou šifrovány (AES-256)

7. Integrace a API

7.1 REST API - detailní popis

Krok 1: Přihlášení

{
  "Status": {
    "StatusText": "OK",
    "StatusCode": 1
  },
  "LoginValidTillTimestamp": 1709123456,
  "RESTAPIHash": "abc123def456..."
}

Krok 2: Získání číselníku uživatelů

{
  "Status": {
    "StatusText": "OK",
    "StatusCode": 1
  },
  "DATA": [
    {
      "idUser": 1,
      "surename": "Novák",
      "forename": "Jan",
      "email": "jan.novak@firma.cz"
    },
    ...
  ]
}

Krok 3: Získání výkazů práce

{
  "Status": {
    "StatusText": "OK",
    "StatusCode": 1
  },
  "DATA": [
    {
      "idVykazy_prace": "123",
      "zapsal_idUser": "1",
      "Contracts_idContracts": "0",
      "Tasks_idTasks": "45",
      "CRM_Companies_idCRM_Companies": "10",
      "CRM_Addresses_idCRM_Addresses": "15",
      "datum_zapisu": "2025-01-10 14:30:00",
      "odpracoval_idUser": "1",
      "zakazka": "Vývoj webové aplikace",
      "datum": "2025-01-10",
      "cas": "3.50",
      "popis": "Implementace nové funkcionality",
      "doprava": "0",
      "dalsi_naklady": "0",
      "poznamka": "",
      "Tariff": "1",
      "PrintID": "20250110/123",
      "custom_columns_ser_arr": {
        "1": "URGENTNÍ",
        "2": "Dokončeno"
      }
    },
    ...
  ]
}

Krok 4: Aktualizace výkazu

{
  "popis": "Aktualizovaný popis práce",
  "cas": "4.00",
  "custom_columns_ser_arr": {
    "1": "HOTOVO",
    "2": "Fakturováno"
  }
}

{
  "Status": {
    "StatusText": "OK",
    "StatusCode": 1
  }
}

7.2 Omezení a bezpečnost API

• Platnost RESTAPIHash: 5 minut od přihlášení. Po vypršení je třeba se znovu přihlásit.
• Rate limiting: Maximálně 100 požadavků za minutu na jeden účet
• HTTPS: API je dostupné pouze přes šifrované spojení (HTTPS)
• Oprávnění: API respektuje uživatelská práva - uživatel vidí pouze ta data, ke kterým má přístup
• Logování: Všechny API požadavky jsou logovány včetně IP adresy a timestampu

8. Tipy a triky

8.1 Efektivní práce s výkazem

• Používejte klávesové zkratky: Tab pro přesun mezi poli, Enter pro uložení formuláře
• Inline editace: Pro rychlou opravu malých chyb používejte přímou editaci v tabulce místo otevírání formuláře
• Hromadné zadávání: Při práci na více zakázkách za den použijte hromadné zadávání místo jednotlivých formulářů
• Kopírování výkazu: Při pravidelně se opakujících pracích použijte kopírování pro urychlení zadávání
• Filtry: Nastavte si filtry před zadáním nového výkazu - systém si je pamatuje a předvyplní relevantní pole

8.2 Optimalizace pro mobilní zařízení

Modul je plně responzivní a optimalizovaný pro použití na tabletech a mobilech:

• Formulář se automaticky přizpůsobí šířce obrazovky
• Touchově optimalizované ovládání (větší tlačítka, swipe gesta)
• Možnost použít mobilní aplikaci eIntranet pro ještě rychlejší zadávání

8.3 Práce s velkým množstvím dat

Při práci s tisíci záznamy:

• Používejte časové filtry pro omezení zobrazovaných dat (měsíc/rok)
• Využívejte stránkování DataTables (nastavte počet záznamů na stránku)
• Pro export velkých dat použijte API místo manuálních exportů
• Pravidelně archivujte stará data (starší než 2 roky) do separátní databáze

8.4 Automatizace opakujících se úkonů

Využijte REST API pro automatizaci:

• Automatický import výkazů z externích systémů (např. GPS trackování vozidel)
• Pravidelný export dat do mzdového systému (např. každý měsíc)
• Integrace s time tracking aplikacemi (např. Toggl, RescueTime)
• Automatické generování měsíčních reportů emailem

8.5 Využití tarifů pro motivaci zaměstnanců

9. Řešení problémů

9.1 Časté problémy a jejich řešení

9.2 Kontrola integrity dat

Pokud podezíráte nekonzistence v datech:

9.3 Obnovení omylem smazaných výkazů

Pokud máte práva 15:

10. Časté dotazy (FAQ)

Q: Mohu vykazat práci za kolegu, který je na dovolené?

A: Ano, pokud máte práva úrovně 10 nebo 15, můžete vykazat práci za kohokoliv. Pokud máte úroveň 3, můžete vykazat práci pouze za vybrané uživatele (které vám nastavil administrátor).

Q: Co znamená násobek pro zaměstnance u tarifů?

A: Násobek slouží pro mzdové výpočty. Pokud zaměstnanec odpracuje 8 hodin v tarifu s násobkem 1.5, v přehledu dle zaměstnanců se mu započte 8 x 1.5 = 12 hodin. Zákazníkovi se ale vyúčtuje dle sazby/hod, takže např. 8 hodin x 750 Kč = 6000 Kč.

Q: Proč se mi nezobrazuje nějaká zakázka v seznamu?

A: Může být několik důvodů: 1) Pokud používáte správu zakázek adminem, nemáte přístup k dané zakázce. 2) Pokud používáte modul Zakázky, zakázka může být neaktivní nebo nesplňuje filtry (priorita). 3) Pokud používáte volné zadávání, zakázka ještě neexistuje a musíte ji zadat ručně.

Q: Jak nastavím automatické připomínky vyplňování výkazů?

A: V nastavení modulu (záložka "Obecná nastavení") nastavte "Upozornění, pokud není vyplněno nic nazpět" na požadovaný počet dní (např. 3). Zároveň nastavte typ upozornění (Email/SMS) a podmínku (vždy nebo pouze pokud byl v práci). Systém pak každodenně v 18:00 zkontroluje a odešle upozornění.

Q: Mohu použít modul pro fakturaci zákazníkům?

A: Modul slouží primárně pro evidenci práce, nikoliv pro fakturaci. Můžete však využít PDF formulář pro potvrzení provedených prací zákazníkem a následně vystavit fakturu v modulu Faktury vydané. Při zadávání faktury můžete čerpat data z výkazů práce (hodiny, ceny).

Q: Jak exportuji data pro mzdový systém?

A: Použijte režim "Přehled dle zaměstnanců", nastavte požadovaný měsíc a zaměstnance, a exportujte do Excelu nebo XML. V Excelu najdete pro každého zaměstnance celkový počet hodin v jednotlivých tarifech včetně násobených hodin (s násobky). Tato data můžete použít pro mzdové výpočty.

Q: Proč se mi nezobrazují volitelná pole ve formuláři?

A: Volitelná pole musí být nejprve nakonfigurována administrátorem v nastavení modulu (záložka "Volitelná pole"). Pokud jsou nakonfigurována, ale nezobrazují se, zkontrolujte, zda máte vypnutý blokátor JavaScriptu v prohlížeči.

Q: Mohu smazat výkaz trvale?

A: Ne, systém používá "soft delete" - záznamy se pouze označí jako smazané (deleted=1), ale fyzicky se nemazou. Toto je z důvodu zachování integrity dat a možnosti obnovení. Pokud potřebujete trvale smazat data (např. z důvodu GDPR), kontaktujte administrátora systému.

Q: Jak funguje hromadné zadávání?

A: Při hromadném zadávání se otevře formulář s 5 řádky (můžete přidat další). Všechny řádky sdílejí stejné datum a zaměstnance. Každý řádek může mít jinou zakázku, čas, popis atp. Při uložení se uloží pouze řádky, které mají vyplněné povinné pole (typicky zakázka a čas). Prázdné řádky se přeskočí.

Q: Proč nedostávám připomínku vyplňování výkazu, i když ji mám zapnutou?

A: Zkontrolujte následující: 1) Jste v seznamu výjimek? (Nastavení > Mimo uživatelů). 2) Máte práva pro zapisování výkazů? (práva > 0). 3) Je podmínka nastavena na "Pouze pokud je v daný den v práci" a nebyli jste v práci? 4) Máte správnou emailovou adresu v profilu?