Evidence vozidel
Přehled
Modul Evidence vozidel slouží ke komplexní správě vozového parku firmy. Umožňuje evidovat všechny základní údaje o vozidlech, sledovat důležité termíny a expirace (STK, pojištění, servis, dálniční známky), spravovat servisní plány a záznamy, evidovat škody a náklady na vozidla. Systém automaticky upozorňuje na blížící se expirace důležitých dokumentů a termínů prostřednictvím emailových notifikací.
Klíčové funkce
- Evidence základních údajů vozidel (SPZ, VIN, typ, řidiči, správce)
- Dashboard s přehledem expirujících termínů a automatické upozorňování
- Správa servisních plánů a záznamů o provedených servisech
- Evidence škod a poškození vozidel
- Sledování nákladů na provoz vozidel s ročními souhrny
- Správa pojištění, dálničních známek, tankovacích karet a pneumatik
- Generování předávacích protokolů pro předání vozidla zaměstnanci
Přístup a nastavení
Jak se dostat do modulu
Navigační cesta: Další → Evidence vozidel
Nastavení modulu
Cesta k nastavení: Nastavení → Evidence vozidel
Nastavení modulu obsahuje tři hlavní sekce:
1. Práva k modulu
V této části přidělujete jednotlivým uživatelům přístupová práva k modulu. Systém rozlišuje 7 úrovní oprávnění:
| Úroveň | Popis oprávnění |
|---|---|
| 0 | Bez přístupu - uživatel nevidí modul |
| 1 | Vidí vozidla, kde je uveden jako řidič - pouze prohlížení |
| 2 | Vidí vozidla jako řidič a může je upravovat |
| 3 | Vidí všechna vozidla, nemůže upravovat |
| 4 | Vidí všechna vozidla, může upravovat ty, kde je řidič |
| 5 | Vidí vše, může upravovat vše a zadávat nové |
| 6 | Vidí a může vše včetně mazání vozidel |
2. Obecná nastavení
Zde nastavujete základní chování modulu:
- Kolik dní předem hlídat vypršení: Počet dní před expirací, kdy se zobrazí upozornění (výchozí 14 dní)
- Zobrazovat prázdné řádky v "Je nutné brzy řešit": Zda zobrazovat i kategorie bez expirujících položek
- Komu zasílat email o vypršení: Výběr adresátů upozornění (správce/řidič/oba/nikdo)
- Typ předávacího protokolu: Formát protokolu (Word/Excel)
- Zobrazit část financování: Zapnutí/vypnutí evidence leasingu a úvěrů
- Financování - komu zaslat info o ukončení úvěru: Výběr uživatele pro notifikaci
- Používat historii řidičů: Zapnutí/vypnutí evidence historie přidělení vozidel
3. Volitelná pole
Můžete definovat až 10 vlastních polí pro specifické potřeby vaší společnosti. Pro každé pole nastavíte:
- Název: Vlastní pojmenování pole
- Typ: Text, číslo, datum, výběr ze seznamu atd.
- Zobrazit v hlavní tabulce: Zda se pole zobrazí ve sloupci přehledu
Uživatelská práva
Přístup k vozidlům je řízen granulárním systémem práv. Uživatel s nižším oprávněním vidí pouze vozidla, kde je uveden jako řidič. Správce vozidla a uživatelé s vyššími právy vidí a mohou upravovat všechna vozidla.
Uživatelské rozhraní
Hlavní obrazovka
Po otevření modulu se zobrazí:
- Dashboard "Je nutné brzy řešit": Červený panel nahoře zobrazující vozidla s blížícími se expiracemi
- Filtr: Rozbalovací panel pro filtrování seznamu vozidel
- Hlavní tabulka vozidel: Přehled všech vozidel s konfigurovatelným zobrazením sloupců
Dashboard "Je nutné brzy řešit"
Tento panel zobrazuje přehled vozidel, u kterých brzy vyprší nebo již vypršely důležité termíny. Červeně jsou zvýrazněny již vypršelé položky.
Sledované položky:
- Tankovací karta - platnost
- Povinné ručení
- Havarijní pojištění
- Technická kontrola (STK)
- Servis podle km nebo data
- Lékárnička
- Revize zdvihacího zařízení (nákladní vozidla)
- Revize tachografu (nákladní vozidla)
- Dálniční známky
- Ukončení úvěru/leasingu
Filtry a vyhledávání
K dispozici jsou následující filtry:
- Aktivní/vyřazené: Filtr podle stavu vozidla (aktivní, neaktivní, všechny)
- Pojišťovna: Výběr podle pojišťovny
- Řidič: Výběr podle přiřazeného řidiče
- Správce vozidel: Výběr podle správce
Kromě filtrů můžete použít i globální vyhledávání v tabulce pomocí pole hledání v pravém horním rohu.
Hlavní tabulka
Tabulka zobrazuje přehled všech vozidel s následujícími sloupci:
- ID, SPZ, Typ vozidla, Interní označení, Název
- Možno rezervovat, Umístění, Typ vlastnictví
- VIN, Rok výroby, Do provozu, Aktivní
- Tažné/přípojné, Číslo zelené karty
- Řidiči, Správce vozidla
- Čísla technického průkazu
- Informace o tankovací kartě (číslo, platnost, PIN)
- Revize (zdvihací zařízení, tachograf)
- Dálniční známky
- Pojištění (pojišťovna, čísla smluv, data platnosti)
- STK do, Servis do, Lékárnička do
- Informace o pneumatikách
- Reflexní vesty, Rádio PIN
- Financování (pokud zapnuto v nastavení)
- Vlastní pole (pokud definována)
Pomocí tlačítka Zobrazit sloupce si můžete vybrat, které sloupce chcete vidět. Systém doporučuje skrýt sloupce, které nevyužíváte, pro přehlednější zobrazení.
Základní operace
Přidání nového vozidla
- Na hlavní stránce modulu klikněte na tlačítko Přidat vozidlo (zelené tlačítko v pravém horním rohu)
- Otevře se dialogové okno s formulářem, který je rozdělen do několika sekcí
- Vyplňte povinná pole označená hvězdičkou (*):
- SPZ: Registrační značka vozidla
- Název: Uživatelsky čitelný název (např. "Škoda Octavia - 2020")
- Vyplňte další základní údaje:
- Aktivní: Zaškrtněte, pokud je vozidlo v aktivním provozu (výchozí zaškrtnuto)
- Typ vozidla: Osobní, Nákladní nebo Stroje
- Řidiči: Přiřaďte jednoho nebo více řidičů (lze vybrat více pomocí Ctrl)
- Správce vozu: Osoba zodpovědná za vozidlo, dostává upozornění
- Podle potřeby vyplňte další sekce formuláře
- Klikněte na tlačítko Uložit v dolní části dialogu
Zobrazení detailu vozidla
- V hlavní tabulce klikněte na SPZ nebo ID požadovaného vozidla
- Otevře se stránka s detailem vozidla rozdělená do 5 záložek:
- Obecné: Základní údaje, pojištění, tankovací karta, pneumatiky atd.
- Servis vozidla: Servisní plán a provedené servisy
- Škody: Evidence nehod a poškození
- Náklady na vozidlo: Přehled všech nákladů
- Poznámky/Změny: Historie změn a poznámek
- Pro návrat na přehled klikněte na odkaz Zpět v levém horním rohu
Úprava vozidla
- Otevřete detail vozidla
- Klikněte na tlačítko Upravit v pravém horním rohu
- Alternativně můžete upravit přímo z detailu konkrétní sekce kliknutím na tlačítko Upravit v dané kartě
- Proveďte požadované změny
- Klikněte na Uložit
Vyřazení vozidla z provozu
- Otevřete detail vozidla
- Klikněte na tlačítko Upravit
- V sekci Základní údaje odškrtněte pole Aktivní
- Uložte změny
- Vozidlo se nadále nebude zobrazovat v přehledu aktivních vozidel
Smazání vozidla
- Smazat vozidlo může pouze uživatel s právy úrovně 6
- Otevřete detail vozidla
- Klikněte na červené tlačítko Smazat v pravém horním rohu
- Potvrďte smazání v dialogovém okně
- Smazané vozidlo lze zobrazit pomocí tlačítka Smazané na hlavní stránce
Pokročilé funkce
Servisní plán
Servisní plán definuje, jaké úkony je nutné provádět na vozidle v určitých intervalech (kilometrech nebo měsících).
Vytvoření servisního plánu
- Otevřete detail vozidla a přejděte na záložku Servis vozidla
- V sekci Servisní plán klikněte na tlačítko Přidat/Upravit
- Zadejte:
- Km: Interval v kilometrech (např. 15000)
- Měsíců: Časový interval (např. 12)
- Popis: Co se má servisovat (např. "Výměna oleje a filtrů")
- Můžete přiložit soubory (např. servisní manuál)
- Klikněte na Uložit
Hromadné přidání servisního plánu
Pokud chcete nastavit stejný servisní plán více vozidlům najednou:
- Na hlavní stránce modulu klikněte na tlačítko Servisní plán
- Vyberte vozidla, kterým chcete plán přiřadit
- Zadejte parametry servisu (km, měsíce, popis)
- Klikněte na Uložit
Evidence provedených servisů
- Otevřete detail vozidla, záložka Servis vozidla
- V sekci Servis klikněte na tlačítko Přidat
- Vyplňte:
- Datum: Kdy byl servis proveden
- Popis: Co bylo provedeno
- Můžete přiložit fakturu nebo protokol o servisu
- Klikněte na Uložit
Evidence škod
- Otevřete detail vozidla, záložka Škody
- Klikněte na tlačítko Přidat
- Vyplňte:
- Datum: Kdy došlo ke škodě
- Číslo události: Číslo ze systému pojišťovny
- Vyřešeno: Zaškrtněte po vyřešení
- Poznámka: Popis škody a průběhu řešení
- Přiložte fotografie poškození nebo protokol o nehodě
- Klikněte na Uložit
Sledování nákladů
- Otevřete detail vozidla, záložka Náklady na vozidlo
- Klikněte na tlačítko Přidat
- Vyplňte:
- Datum: Datum platby
- Typ: Kategorie nákladu (pohonné hmoty, servis, pojištění atd.)
- Částka: Výše nákladu
- Popis: Podrobný popis
- Můžete přiložit fakturu
- Klikněte na Uložit
V dolní části tabulky se zobrazuje celkový součet nákladů. Pod tabulkou najdete přehled nákladů podle jednotlivých roků.
Správa dálničních známek
Ruční zadání dálniční známky
- Otevřete detail vozidla, záložka Obecné, sekce Dálniční známky
- Klikněte na tlačítko Upravit v pravém horním rohu sekce
- Pro každý stát zadejte:
- Stát: Výběr ze seznamu zemí
- Platnost od: Začátek platnosti
- Platnost do: Konec platnosti
- Pro nákladní vozidla navíc: Číslo jednotky a Termín vydání
- Klikněte na Uložit
Import hromadného nákupu dálničních známek (pouze pro ČR)
Pokud nakupujete dálniční známky hromadně přes systém EDAZ:
- Na hlavní stránce modulu klikněte na tlačítko Import hromadného nákupu dálničních známek EDAZ....XLS
- Vyberte XLS soubor stažený ze systému EDAZ
- Systém automaticky přiřadí známky k vozidlům podle SPZ
- Zkontrolujte přiřazení a potvrďte import
Tisk štítků dálničních známek (pouze pro ČR)
- Na hlavní stránce modulu klikněte na tlačítko Tisk štítků dálničních známek CZ
- Vyberte vozidla, pro která chcete štítky vytisknout
- Systém vygeneruje PDF se štítky obsahujícími SPZ a platnost známky
- Vytiskněte štítky a umístěte je do vozidel
Předávací protokol
Při předání vozidla zaměstnanci můžete vygenerovat předávací protokol:
- Otevřete detail vozidla
- Klikněte na tlačítko Připravit předávací protokol
- Systém vygeneruje dokument ve formátu Word nebo Excel (podle nastavení)
- Dokument obsahuje všechny důležité údaje o vozidle, vybavení a stavu
- Vytiskněte protokol a nechte podepsat zaměstnance při převzetí vozidla
Historie řidičů
Pokud je v nastavení zapnuta funkce Historie řidičů, můžete sledovat, kdo vozidlo používal v minulosti:
- Otevřete detail vozidla, záložka Obecné, sekce Historie řidičů
- Pro přidání záznamu klikněte na tlačítko Přidat
- Vyplňte:
- Datum od: Začátek používání
- Stav km: Stav tachometru při převzetí
- Datum do: Konec používání
- Stav km: Stav tachometru při vrácení
- Řidič - uživatel: Výběr zaměstnance
- Klikněte na Uložit
Správa pneumatik
Pro osobní vozidla
- Otevřete detail vozidla, záložka Obecné, sekce Pneu
- Klikněte na tlačítko Upravit
- Vyplňte údaje o zimních, letních a univerzálních pneumatikách:
- Nákup (datum): Kdy byly pneumatiky zakoupeny
- Značka: Výrobce a model
- Rozměr: Rozměr pneumatik (např. 205/55 R16)
- V poli Aktuálně přezuto na vyberte, jaký typ pneumatik je nyní na vozidle
- Zaznamenejte Datum přezutí
- V poznámce Pneu naskladněný/stav můžete uvést, kde jsou pneumatiky uložené a jejich stav
Pro nákladní vozidla a stroje
U nákladních vozidel evidujete pneumatiky po nápravách:
- Pro každou nápravu (1-4) zadejte:
- Rozměr
- Výrobce/typ
- Datum nákupu
- Datum výměny
Tankovací karty
U jednoho vozidla můžete evidovat více tankovacích karet:
- Otevřete detail vozidla, záložka Obecné, sekce Tankovací karta
- Klikněte na tlačítko Upravit
- Pro každou kartu vyplňte:
- Typ karty: Název poskytovatele (např. "OMV", "Shell")
- Číslo karty: Číslo vytištěné na kartě
- Platnost karty do: Datum expirace
- PIN: PIN kód (pokud existuje)
- Klikněte na Uložit
Financování (leasing/úvěr)
Pokud je v nastavení zapnuta sekce Financování, můžete evidovat úvěry a leasingy:
- Otevřete detail vozidla, záložka Obecné, sekce Financování
- Klikněte na tlačítko Upravit
- Vyplňte:
- Číslo úvěrové smlouvy
- U společnosti: Název banky nebo leasingové společnosti
- Celková částka: Výše financování
- Datum ukončení úvěru: Kdy končí splácení
- Den splátky v měsíci: Který den v měsíci se platí splátka
- Výše splátky: Měsíční splátka
- Číslo účtu: Účet pro splácení
- Systém upozorní určeného uživatele před ukončením smlouvy
Emailové notifikace
Systém automaticky odesílá emailová upozornění podle nastavení:
- Upozornění se odesílají v nastaveném počtu dní před expirací (výchozí 14 dní)
- Email dostane správce vozidla a/nebo řidič (podle nastavení modulu)
- Email obsahuje informaci o vozidle (SPZ, název), co vyprší a kdy
- Notifikace jsou odesílány automaticky každý den pomocí cronové úlohy
Export dat
- V hlavní tabulce s přehledem vozidel klikněte na tlačítko Excel
- Systém vyexportuje aktuálně zobrazená data (včetně aktivních filtrů)
- Export obsahuje všechny viditelné sloupce
- Soubor se automaticky stáhne ve formátu XLSX
Integrace s dalšími moduly
Kniha jízd
Pokud používáte modul Kniha jízd, systém automaticky propojuje data:
- V detailu vozidla se zobrazuje aktuální stav kilometrů z knihy jízd
- Při sledování servisu podle km systém porovnává plánovaný servis s aktuálním stavem km
- V detailu vozidla můžete kliknutím na tlačítko Kniha jízd přejít přímo na záznamy daného vozidla
Rezervace vozidel
Pokud je zapnuta integrace s modulem Rezervace vozidel:
- U každého vozidla můžete nastavit pole Možno rezervovat
- Pouze vozidla s touto funkcí zapnutou se zobrazí v systému rezervací
- Zaměstnanci si mohou vozidla rezervovat přes kalendář rezervací
Řešení problémů
Časté dotazy
Otázka: Proč nevidím některá vozidla v seznamu?
Řešení: Zkontrolujte následující:
- Máte správná přístupová práva? S právem 1 nebo 2 vidíte pouze vozidla, kde jste uveden jako řidič
- Je zapnutý filtr? Zkuste filtr zrušit pomocí tlačítka Zrušit v sekci Filtr
- Je vozidlo vyřazené? Klikněte na tlačítko Vše místo Pouze aktivní
Otázka: Nedostávám emailová upozornění o expiraci.
Řešení:
- Zkontrolujte v Nastavení → Evidence vozidel, zda je nastaveno odesílání emailů
- Ověřte, že jste uveden jako správce vozidla nebo řidič
- Zkontrolujte, zda máte správně vyplněný email v profilu uživatele
Otázka: Jak upravím sloupce, které se zobrazují v tabulce?
Řešení: Klikněte na tlačítko Zobrazit sloupce nad tabulkou a zaškrtněte/odškrtněte požadované sloupce.
Otázka: Mohu evidovat více tankovacích karet k jednomu vozidlu?
Řešení: Ano, v editaci vozidla v sekci Tankovací karta můžete přidat až 5 různých karet. Každá má vlastní číslo, platnost a PIN.
Otázka: Jak funguje sledování servisu podle km?
Řešení: Pokud používáte modul Kniha jízd, systém automaticky porovnává aktuální stav km s nastaveným limitem pro servis. Jakmile se skutečný stav přiblíží k limitu (v rámci nastaveného počtu dní předem), vozidlo se zobrazí v dashboardu "Je nutné brzy řešit".
Tipy pro efektivní práci
- Nastavte si sloupce tabulky: Skryjte sloupce, které nepoužíváte, pro přehlednější zobrazení
- Používejte předávací protokoly: Při každém předání vozidla vygenerujte protokol pro dokumentaci
- Nastavte správce vozidel: U každého vozidla přiřaďte správce, který bude dostávat upozornění
- Evidujte náklady pravidelně: Zadávejte náklady průběžně, získáte přehled o nákladech na provoz
- Využívajte servisní plány: Nastavte servisní plány podle doporučení výrobce, systém vás upozorní včas
- Přikládejte dokumenty: K servisům, škodám a nákladům přikládejte faktury a fotografie
- Kontrolujte dashboard: Pravidelně kontrolujte sekci "Je nutné brzy řešit" pro včasné řešení expirací