Wiki - eIntranet.net

Deutsch flag Čeština flag English flag Español flag Slovenčina flag Magyar flag Polski flag
Moduly

Protokoly

Přehled

Modul Protokoly slouží k vytváření a správě strukturovaných dokumentů jako jsou revizní zprávy, kontrolní protokoly, měřicí záznamy, přejímací protokoly a další typy formalizované dokumentace.

Klíčové vlastnosti

  • Šablonový systém - Administrátoři vytváří typy protokolů jako šablony, uživatelé pak vytvářejí konkrétní protokoly podle těchto šablon
  • Flexibilní struktura - Protokoly se skládají ze sekcí, každá sekce obsahuje různá vstupní pole (text, čísla, data, tabulky, podpisy, atd.)
  • 15 typů vstupních polí - Od jednoduchých textových polí až po matematické vzorce a elektronické podpisy
  • Automatické číslování - Systém automaticky generuje čísla protokolů podle nastavené struktury
  • Export do PDF - Generování protokolů s logem firmy, možnost tisku a emailového odeslání
  • Propojení s moduly - CRM (povinné), Evidence majetku, Smlouvy, HelpDesk
  • Pracovní stavy - Založen, Odevzdáno, Vyřízeno

Předpoklady

Uživatelská oprávnění

Modul Protokoly používá 6 úrovní oprávnění:

Úroveň Název Oprávnění
0 Bez přístupu Uživatel nemá přístup k modulu
1 Čtení svých Může zobrazit pouze vlastní protokoly
5 Čtení a úprava svých, zakládání nových Může vytvářet nové protokoly a upravovat své vlastní
7 Čtení všech, úprava svých, zakládání nových Může zobrazit všechny protokoly, upravovat pouze své
10 Čtení, úprava, zakládání všech + mazání Plný přístup ke všem protokolům včetně mazání
15 Vše + administrace Veškerá oprávnění včetně změny data vytvoření a speciálních nastavení
Poznámka: Oprávnění nastavuje administrátor v sekci Nastavení > Protokoly > Uživatelská práva.

Požadavky systému

  • Aktivní modul CRM (propojení se zákazníky je povinné)
  • Nastavený alespoň jeden typ protokolu administrátorem
  • Uživatel musí mít oprávnění minimálně úrovně 1

Začínáme

Otevření modulu

  1. Přihlaste se do systému eIntranet
  2. V hlavním menu vyberte Protokoly
  3. Zobrazí se hlavní přehled protokolů s filtry a tabulkou

Hlavní rozhraní

Hlavní obrazovka modulu se skládá z následujících částí:

  • Filtr - Umožňuje vybrat typ protokolu (povinné), rok, stav a vlastnictví
  • Tabulka protokolů - Zobrazuje seznam všech protokolů podle zvoleného filtru
  • Akční tlačítka - Vytvořit nový protokol, zobrazit smazané
Důležité: Před zobrazením protokolů musíte vždy nejprve vybrat typ protokolu ve filtru.

Běžné úlohy

Vytvoření nového protokolu

Postup:

  1. Klikněte na tlačítko Vytvořit (dostupné pro uživatele s oprávněním ≥ 5)
  2. V dialogovém okně vyberte typ protokolu z rozbalovacího seznamu
  3. Vyplňte základní údaje:
    • Číslo protokolu - vyplní se automaticky (nelze změnit)
    • Číslo zakázky - volitelné, interní číslo zakázky
    • Firma (CRM) - povinné, výběr zákazníka z CRM
    • Pobočka - volitelné, výběr pobočky zákazníka
    • Umístění - volitelné, textový popis místa
    • Stav - standardně "Založen"
    • Obj. odběratele - volitelné, číslo objednávky od zákazníka
    • Pracovník - výběr zodpovědných osob (standardně přihlášený uživatel)
    • HelpDesk Projekt - Ticket - volitelné propojení s tiketem z HelpDesku
  4. Vyplňte pole v jednotlivých sekcích protokolu podle šablony
  5. Přidejte přílohy (max. 60 souborů × 100 MB) přetažením do oblasti Dropzone
  6. Případně vyplňte poznámku v textovém poli
  7. Klikněte na tlačítko Uložit
Tip: Pokud potřebujete vytvořit nový dokument přímo v OnlyOffice, použijte tlačítko s ikonou OnlyOffice v sekci příloh.

Úprava existujícího protokolu

Postup:

  1. V hlavní tabulce klikněte na řádek s protokolem nebo na ikonu oka (Detail)
  2. V detailu protokolu klikněte na tlačítko Upravit (dostupné pokud máte právo úpravy)
  3. Upravte potřebná pole
  4. Klikněte na Uložit
Poznámka: Oprávnění k úpravě závisí na vašich právech:
  • Úroveň 5 a 7: můžete upravovat pouze vlastní protokoly
  • Úroveň 10 a 15: můžete upravovat všechny protokoly

Odevzdání protokolu

Postup:

  1. Otevřete detail protokolu ve stavu "Založen"
  2. Zkontrolujte, že jsou vyplněna všechna potřebná pole
  3. Klikněte na tlačítko Odevzdat
  4. Potvrďte změnu stavu
  5. Stav protokolu se změní na "Odevzdáno"
Upozornění: Pokud má typ protokolu nastaveno propojení s HelpDeskem, musíte před odevzdáním vybrat tiket z HelpDesku.

Tisk a export protokolu do PDF

Postup:

  1. Otevřete detail protokolu
  2. Klikněte na tlačítko PDF/Tisk
  3. Otevře se nové okno s vygenerovaným PDF dokumentem
  4. V prohlížeči použijte funkci Tisk nebo Uložit jako PDF
Poznámka: Pokud má typ protokolu zapnutý výběr jazyka PDF, zobrazí se rozbalovací menu s výběrem jazyka tisku (cs, en, de, hu, pl, sk, es).

Odeslání protokolu emailem

Postup:

  1. Otevřete detail protokolu
  2. Klikněte na tlačítko Emailem
  3. V dialogovém okně vyberte příjemce (automaticky se načtou kontakty ze zákazníka v CRM)
  4. Případně upravte předmět a text emailu
  5. Klikněte na Odeslat
  6. Protokol se odešle jako PDF příloha

Filtrování protokolů

Postup:

  1. Otevřete panel Filtr kliknutím na ikonu plus
  2. Vyberte typ protokolu (povinné)
  3. Nastavte další filtry:
    • Rok - výběr konkrétního roku nebo "Vše"
    • Stav - tlačítka: Vše / Založen / Odevzdáno / Vyřízeno
    • Vlastnictví - tlačítka: Vše / Jen mé
    • Vlastní pole - pokud je typ protokolu nakonfigurován, zobrazí se další filtrovací pole
  4. Klikněte na Vyhledat

Práce s přílohami

Přidání přílohy:

  1. V editaci protokolu najděte sekci Přílohy
  2. Přetáhněte soubory do oblasti Dropzone
  3. Nebo klikněte do oblasti a vyberte soubory z počítače
  4. Soubory se automaticky nahrají

Odstranění přílohy:

  1. V editaci protokolu najeďte myší na náhled přílohy
  2. Klikněte na odkaz Remove file
Limity příloh:
  • Maximální počet souborů: 60
  • Maximální velikost jednoho souboru: 100 MB

Typy vstupních polí

Protokoly podporují 15 různých typů vstupních polí. Každý typ má specifické použití:

Typ Název Popis Použití
1 Bez vstupu Zobrazuje se jen název pole Nadpisy, popisky
2 Text - 1 řádek Jednořádkové textové pole Jména, čísla, krátké texty
3 Číslo Číselné pole, podporuje čárku i tečku Hodnoty, počty, rozměry
4 Datum Pole pro výběr data s kalendářem Termíny, data kontrol
5 Ano/Ne Zaškrtávací políčko Kontroly, splnění podmínek
6 Výběr Rozbalovací seznam s předdefinovanými hodnotami Stavy, kategorie, typy
7 Tabulka Víceřádková tabulka s nastavitelným počtem řádků a sloupců Seznamy položek, měření
8 Text - více řádků s formátováním WYSIWYG editor (TinyMCE) Dlouhé texty, závěry, popisy
9 Výběr z Evidence majetku - hlavní Rozbalovací seznam propojený s evidencí majetku Výběr zařízení, strojů
10 Výběr z Evidence majetku - závislé Automaticky načte hodnotu z vybraného majetku v poli typu 9 Automatické doplnění parametrů zařízení
11 Podpis - obrázek Elektronický podpis/razítko z naskenovaného obrázku Podpisy zodpovědných osob
12 Podpis - jméno uživatele Automaticky doplní celé jméno přihlášeného uživatele Textový podpis
13 Odsazení - rozdělovací čára Vizuální oddělovač sekcí Členění protokolu
14 Příloha v PDF Nahrání souboru, který se automaticky připojí na konec PDF Schémata, přílohy, dokumenty
15 Vstup hodnot + matematické vzorce Několik vstupních polí s automatickým výpočtem podle vzorce Výpočty, měření, hodnocení

Speciální pole - Matematické vzorce (typ 15)

Pole typu 15 umožňuje zadávat hodnoty do několika vstupních polí a automaticky vypočítávat výsledek podle matematického vzorce.

Příklad konfigurace vzorce:
Vzorec administrátora: {0} + {1} * 1.21
Popisky polí: Základ;Sazba;Celkem

Použití:
Uživatel zadá do prvního pole: 1000
Uživatel zadá do druhého pole: 200
Výsledek: 1000 + 200 * 1.21 = 1242

Speciální pole - Podpisy (typ 11 a 12)

Pro použití elektronických podpisů musí mít uživatel nahraný svůj podpis v nastavení:

  1. Administrátor přejde do Nastavení > Protokoly > Podpisy uživatelů
  2. Nahraje naskenovaný podpis/razítko pro každého uživatele
  3. Uživatel pak v protokolu klikne na tlačítko Podepsat
  4. Podpis se automaticky vloží do protokolu

Pracovní stavy protokolů

Každý protokol prochází následujícími stavy:

Stav Hodnota Popis Možné akce
Založen 1 Protokol byl vytvořen a je ve fázi vyplňování Úprava, odevzdání, mazání
Odevzdáno 10 Protokol byl odevzdán ke zpracování/schválení Pouze zobrazení (úprava jen s právy ≥10)
Vyřízeno 20 Protokol je uzavřen a archivován Pouze zobrazení (úprava jen s právy ≥10 nebo admin)
Automatické změny stavu:
Pokud je protokol propojen s tiketem z HelpDesku a má nastaveno "Změnit stav na Vyřízeno při uzavření tiketu", systém automaticky změní stav protokolu na "Vyřízeno" při uzavření tiketu.

Automatické číslování protokolů

Systém automaticky generuje čísla protokolů podle nastavení typu protokolu. Číslo se skládá z následujících částí:

  • Prefix - text před číslem (např. "VP")
  • Rok - čtyřmístný (2025) nebo dvoumístný (25)
  • Suffix - text za rokem (např. "SCH")
  • Pořadové číslo - s definovaným počtem číslic (např. 4 = "0001")
Příklad nastavení:
Prefix: VP-
Rok: Y (čtyřmístný)
Suffix: -SCH-
Počet číslic: 4
Začít od: 1

Výsledek: VP-2025-SCH-0001, VP-2025-SCH-0002, atd.

Propojení s dalšími moduly

Propojení s CRM

Každý protokol musí být propojen se zákazníkem z modulu CRM. To umožňuje:

  • Přehled všech protokolů pro daného zákazníka
  • Automatické doplnění kontaktních údajů do PDF
  • Možnost emailového odeslání na kontakty zákazníka
  • Výběr pobočky zákazníka pro přesnou lokalizaci

Propojení s Evidencí majetku

Pole typu 9 a 10 umožňují propojení s evidencí majetku:

  • Výběr konkrétního zařízení z evidence majetku
  • Automatické doplnění parametrů vybraného zařízení
  • Možnost filtrace podle typu majetku

Propojení se Smlouvami (zakázkami)

Pokud má typ protokolu zapnuté propojení se smlouvami:

  • Můžete vybrat konkrétní zakázku z modulu Smlouvy
  • Číslo zakázky se automaticky přenese do protokolu
  • V detailu protokolu je odkaz na detail zakázky

Propojení s HelpDeskem

Propojení s tiketem z HelpDesku umožňuje:

  • Přiřazení protokolu ke konkrétnímu tiketu
  • Automatické uzavření protokolu při uzavření tiketu
  • Přehled protokolů v detailu tiketu
  • Možnost povolit odevzdání protokolu pouze s vybraným tiketem

Časté dotazy (FAQ)

Můžu změnit typ protokolu po vytvoření?

Ano, v editaci protokolu můžete změnit typ v rozbalovacím seznamu, ale ztratíte všechna vyplněná data. Doporučujeme raději vytvořit nový protokol se správným typem.

Jak funguje automatické číslování?

Systém automaticky přiřadí další volné číslo v pořadí podle nastaveného formátu. Čísla se evidují zvlášť pro každý rok. Např.: VP-2025-SCH-0001, VP-2025-SCH-0002, VP-2026-SCH-0001.

Můžu upravovat protokoly po odevzdání?

Závisí na vašich oprávněních:

  • Právo 5 nebo 7: ne, pouze zobrazení
  • Právo 10 nebo 15: ano, můžete upravovat i odevzdané protokoly

Jak fungují matematické vzorce?

Do pole typu 15 zadáte hodnoty do několika vstupních polí. Systém automaticky vypočítá výsledek podle vzorce, který nastavil administrátor. Vzorce podporují základní operace: +, -, *, / a závorky.

Příklad:
Vzorec: ({0} + {1}) * {2} / 100
Hodnoty: 1000, 500, 21
Výsledek: (1000 + 500) * 21 / 100 = 315

Můžu protokol smazat?

Ano, pokud máte oprávnění úrovně 10 nebo vyšší. Smazané protokoly jsou dostupné v sekci "Smazané" a lze je obnovit.

Jak propojit protokol s majetkem?

Administrátor musí v typu protokolu přidat pole typu 9 (Výběr z Evidence majetku). Poté v protokolu vyberete konkrétní položku z rozbalovacího seznamu. Pole typu 10 automaticky doplní další údaje z vybraného majetku.

Mohu protokol odeslat emailem?

Ano, v detailu protokolu klikněte na tlačítko Emailem. Systém automaticky načte kontakty ze zákazníka v CRM a odešle protokol jako PDF přílohu.

Jak vytvořit tabulku v protokolu?

Tabulky vytváří administrátor při konfiguraci typu protokolu. Uživatel pak v protokolu vyplňuje hodnoty do jednotlivých buněk tabulky.

Můžu mít více podpisů?

Ano, každý uživatel má svůj vlastní podpis. Administrátor nahraje naskenované podpisy v sekci Nastavení > Protokoly > Podpisy uživatelů. V protokolu pak každý uživatel může kliknout na "Podepsat" a vloží se jeho osobní podpis.

Jak funguje filtrace v přehledu?

Nejprve musíte vybrat typ protokolu, pak můžete filtrovat podle:

  • Roku - konkrétní rok nebo "Vše"
  • Stavu - Založen (1) / Odevzdáno (10) / Vyřízeno (20) / Vše
  • Vlastnictví - "Jen mé" zobrazí pouze vaše protokoly
  • Vlastních polí - pokud je typ nakonfigurován s filtrovatelnými poli

Mohu přidat vlastní pole do existujícího typu?

Ano, administrátor může kdykoliv v nastavení typu protokolu přidat nové sekce a pole. Existující protokoly zůstanou zachovány, nová pole budou prázdná.

Co když udělám chybu při vyplňování?

Dokud je protokol ve stavu "Založen", můžete ho libovolně upravovat. Po odevzdání závisí možnost úpravy na vašich oprávněních (viz tabulka oprávnění výše).

Kde najdu číslo protokolu?

Číslo protokolu je viditelné:

  • V hlavní tabulce v prvním sloupci
  • V detailu protokolu v sekci "Základní údaje"
  • V nadpisu PDF výstupu
  • V emailu při odeslání

Lze protokol zkopírovat?

Ano, ale pouze administrátor (úroveň 15) v nastavení typu protokolu může použít funkci "Kopírovat". Tím se vytvoří duplicitní typ protokolu včetně všech sekcí a polí.

Jak přidám poznámku k protokolu?

V detailu protokolu je sekce "Poznámky", kde systém automaticky zaznamenává všechny změny. Textové poznámky můžete přidat v editaci do pole "Poznámka" v základních údajích.

Administrace modulu

Tato sekce je určena pouze pro administrátory systému.

Vytvoření nového typu protokolu

  1. Přejděte do Nastavení > Protokoly
  2. Záložka Typy protokolů
  3. Klikněte na tlačítko Přidat
  4. Vyplňte základní údaje:
    • Název typu protokolu
    • Aktivní - ano/ne
    • Logo v hlavičce PDF - nahrajte obrázek loga
  5. Nastavte automatické číslování:
    • Prefix - text před číslem
    • Rok - Y (čtyřmístný) nebo y (dvoumístný)
    • Suffix - text za rokem
    • Počet číslic - např. 4 = "0001"
    • Začít od - první číslo v řadě
  6. Nastavte propojení s HelpDeskem (volitelné):
    • Vyberte projekty, ze kterých lze vybírat tikety
    • Zapněte automatické uzavření při uzavření tiketu
  7. Nastavte další možnosti:
    • Propojení se smlouvami
    • Zobrazení pracoviště v PDF
    • Výběr jazyka PDF
    • Šířka tabulky s číslem protokolu
  8. Klikněte na Uložit

Přidání sekcí a polí

  1. V detailu typu protokolu klikněte na Přidat sekci
  2. Vyplňte název sekce a pořadí
  3. Zapněte "Nová stránka po této sekci" pokud má být v PDF zlom stránky
  4. V sekci klikněte na Přidat pole
  5. Nastavte parametry pole:
    • Název pole
    • Typ pole - vyberte z 15 typů
    • Pořadí
    • Šířka popisku - sloupce 1-12
    • Šířka vstupu - sloupce 1-12
    • Výchozí hodnota
    • Zobrazit v hlavní tabulce - ano/ne
    • Použít ve filtru - ano/ne
  6. Pro pole typu Tabulka (7) nastavte:
    • Počet řádků
    • Počet sloupců
    • První řádek jako nadpis
    • První sloupec jako nadpis
    • Výchozí hodnoty buněk
  7. Pro pole typu Výběr (6) definujte možnosti výběru
  8. Pro pole typu Matematický vzorec (15) zadejte:
    • Vzorec (např. {0} + {1} * 1.21)
    • Popisky polí oddělené středníkem
    • Počet vstupních polí
    • Počet desetinných míst výsledku
  9. Klikněte na Uložit

Nastavení uživatelských oprávnění

  1. Přejděte do Nastavení > Protokoly
  2. Záložka Uživatelská práva
  3. V tabulce najděte uživatele
  4. Vyberte úroveň oprávnění pomocí přepínače (0, 1, 5, 7, 10, 15)
  5. Nastavení se uloží automaticky

Nastavení podpisů uživatelů

  1. Přejděte do Nastavení > Protokoly
  2. Záložka Podpisy uživatelů
  3. Najděte uživatele v tabulce
  4. Klikněte na Nahrát podpis
  5. Vyberte naskenovaný obrázek podpisu/razítka (formáty: JPG, PNG)
  6. Podpis se uloží a bude dostupný uživateli v protokolech typu 11

Praktické příklady použití

Příklad 1: Revizní zpráva elektrických zařízení

Struktura protokolu:
  • Sekce 1: Identifikace objektu
    • Název objektu (text)
    • Adresa (text)
    • Zodpovědná osoba (text)
  • Sekce 2: Údaje o revizi
    • Datum revize (datum)
    • Typ revize (výběr: Pravidelná/Mimořádná/Výchozí)
    • Revizní technik (automatický podpis)
  • Sekce 3: Kontrolované body
    • Tabulka kontrol (5 řádků × 3 sloupce)
    • Sloupce: Kontrolní bod | Vyhovuje (Ano/Ne) | Poznámka
  • Sekce 4: Měření
    • Odpor izolace (číslo)
    • Odpor uzemnění (číslo)
    • Proudový chránič (číslo)
  • Sekce 5: Závěr
    • Výsledek revize (výběr: Vyhovuje/Nevyhovuje/Vyhovuje podmíněně)
    • Popis závad (formátovaný text)
    • Termín opravy (datum)
    • Podpis technika (obrázek podpisu)

Příklad 2: Kontrolní protokol budovy

Struktura protokolu:
  • Sekce 1: Objekt kontroly
    • Budova (výběr z evidence majetku)
    • Číslo popisné (automaticky z evidence - typ 10)
    • Umístění (automaticky z evidence - typ 10)
  • Sekce 2: Fotodokumentace
    • Foto vstup (příloha PDF - typ 14)
    • Foto závady 1 (příloha PDF - typ 14)
    • Foto závady 2 (příloha PDF - typ 14)
  • Sekce 3: Zjištěné závady
    • Tabulka závad (10 řádků × 4 sloupce)
    • Sloupce: Popis | Kritičnost | Termín | Zodpovědný

Příklad 3: Měřicí záznam s výpočty

Struktura protokolu:
  • Sekce 1: Měřené veličiny
    • Teplota vzduchu (číslo)
    • Relativní vlhkost (číslo)
    • Výpočet rosného bodu (matematický vzorec - typ 15)
      • Vzorec: ({0} - (100 - {1}) / 5)
      • Popisky: Teplota;Vlhkost;Rosný bod
  • Sekce 2: Výpočet celkové spotřeby
    • Matematický vzorec (typ 15)
      • Vstup 1: Spotřeba A (kWh)
      • Vstup 2: Spotřeba B (kWh)
      • Vstup 3: Cena za kWh
      • Vzorec: ({0} + {1}) * {2}
      • Výsledek: Celková cena v Kč