Protokoly

Přehled

Modul Protokoly slouží k elektronickému zpracování firemních protokolů, certifikátů a technických záznamů podle vlastních šablon. Umožňuje vytvářet protokoly s definovanou strukturou, spravovat jejich životní cyklus a automaticky generovat tiskové výstupy ve formátu PDF. Systém podporuje workflow schvalování, verzování, elektronické podpisy a propojení s ostatními moduly systému.

Klíčové funkce

• Vytváření vlastních šablon protokolů s libovolnou strukturou
• Elektronické vyplňování protokolů podle definovaných polí
• Automatické generování PDF dokumentů s firemním logem
• Workflow schvalování a stavy protokolů
• Elektronické podpisy a razítka
• Propojení s evidencí majetku, CRM a HelpDeskem
• Verzování a historie změn protokolů
• Odesílání protokolů emailem v PDF formátu
• Vícero jazykové verze protokolů
• Matematické výpočty ve formulářích

Přístup a nastavení

Jak se dostat do modulu

Navigační cesta: Hlavní menu → Protokoly

Uživatelská práva

Administrátor spravuje práva uživatelů v sekci Nastavení → Protokoly → Uživatelská práva.

Úroveň	Právo	Popis
0	Bez přístupu	Uživatel nemá přístup k modulu
1	Čtení svých	Zobrazení pouze vlastních protokolů bez možnosti úprav
5	Čtení a úprava svých, zakládání nových	Vytváření nových protokolů a úprava vlastních
7	Čtení všech, úprava svých, zakládání nových	Prohlížení všech protokolů, editace pouze vlastních
10	Čtení, úprava, zakládání všech + mazání	Plná správa všech protokolů včetně mazání
15	Administrátor	Administrátorský přístup včetně smazaných záznamů

Nastavení šablon protokolů

Vytvoření nové šablony protokolu

Šablony protokolů definují strukturu a vzhled výsledného dokumentu. Každý typ protokolu má vlastní šablonu.

1. Přejděte do Nastavení → Protokoly → Protokoly
2. Klikněte na tlačítko Přidat
3. Vyplňte základní údaje:
   • Název: Název typu protokolu (např. "Revizní zpráva", "Certifikát kalibrace")
   • Hlavička - logo: Logo firmy zobrazené v tiskové verzi (max. 300x300px)
   • Aktivní: Zaškrtněte pro aktivaci šablony
   • Výběr jazyka při tisku: Umožní vybrat jazyk při generování PDF
   • Propojení se zakázkami: Aktivuje propojení s modulem Zakázky
4. Klikněte na Uložit
5. V detailu šablony nastavte číslování protokolů (prefix, rok, počet čísel)
6. Přidejte sekce a jejich části (viz níže)

Struktura šablony protokolu

Každá šablona se skládá ze sekcí a každá sekce obsahuje části (pole formuláře):

Sekce = kapitola protokolu (např. "Základní údaje", "Naměřené hodnoty", "Závěr")

Části sekce = konkrétní pole ve formuláři (textové pole, datum, tabulka, podpis)

Přidání sekce do šablony

1. Otevřete detail šablony protokolu
2. V sekci Sekce protokolu klikněte na Přidat novou sekci
3. Vyplňte údaje:
   • Název: Název sekce (kapitoly)
   • Pořadí: Číselné pořadí sekce v protokolu
   • Nová stránka po této: V PDF začne další sekce na nové stránce
4. Klikněte na Uložit

Přidání části do sekce

Části definují konkrétní pole formuláře protokolu.

1. V detailu šablony najděte požadovanou sekci
2. Klikněte na Přidat novou část do této sekce
3. Vyplňte základní údaje:
   • Název: Popisek pole
   • Pořadí: Pořadí v rámci sekce
   • Typ: Typ vstupního pole (viz typy polí níže)
   • Šířka názvu při zadání: Kolik prostoru zabere popisek (1-12)
   • Šířka vstupu při zadání: Kolik prostoru zabere vstupní pole (1-12)
   • Rozměr na řádku při tisku: 100% celý řádek, 50% poloviční šířka
4. Klikněte na Uložit

Typy polí protokolu

Typ pole	Popis	Použití
Bez vstupu	Zobrazuje se pouze název bez možnosti zadání	Nadpisy, oddělovače sekcí
Text - 1 řádek	Krátký textový vstup	Jméno, číslo, krátký popis
Číslo	Číselný vstup	Naměřené hodnoty, počty
Datum	Výběr data z kalendáře	Data měření, platnosti
Ano/Ne	Zaškrtávací políčko	Binární výběr, potvrzení
Výběr	Rozbalovací seznam s možnostmi	Výběr ze seznamu hodnot
Tabulka	Víceřádková tabulka s buňkami	Naměřené série hodnot, seznamy
Text - více řádků s formátováním	Víceřádkový editor textu	Dlouhé popisy, závěry
Výběrové pole z Evidence majetku - hlavní	Výběr položky z evidence majetku	Výběr měřeného přístroje
Výběrové pole z Evidence majetku - vedlejší	Zobrazí údaj z vybraného majetku	Automatické doplnění výrobního čísla
Podpis - pole pro podpis/razítko	Elektronický podpis s naskenovaným obrazem	Podpisy odpovědných osob
Podpis - jméno uživatele	Textové jméno uživatele	Jména bez obrazového podpisu
Odsazení - rozdělovací čára	Vizuální oddělovač	Rozdělení sekcí
Příloha v PDF	PDF soubor připojený na konec protokolu	Přílohy, certifikáty
Vstup hodnot + matematické vzorce	Automatický výpočet ze zadaných hodnot	Výpočty odchylek, průměrů

Nastavení číslov protokolů

Každá šablona má vlastní číslování. V detailu šablony nastavte:

• Pořadové číslo - prefix: Text před číslem (např. "VP", "CERT")
• Pořadové číslo - rok: Formát roku (4 nebo 2 čísla)
• Pořadové číslo - suffix: Text za rokem (např. "SCH")
• Pořadové číslo - počet čísel: Počet číslic pro pořadové číslo
• Pořadové číslo - začínat od: Číslo prvního protokolu

Příklad: Nastavení prefix "VP", rok 4 číslice, suffix "SCH", počet čísel 4, začínat od 1 vytvoří čísla: VP2026SCH0001, VP2026SCH0002, atd.

Uživatelské rozhraní

Hlavní obrazovka modulu

Po otevření modulu Protokoly se zobrazí seznam všech protokolů v tabulkovém přehledu.

Filtry a vyhledávání

Nad tabulkou jsou dostupné filtrovací možnosti:

• Typ protokolu: Filtrování podle šablony protokolu
• Rok: Výběr roku vytvoření protokolů
• Stav: Založen / Odevzdáno / Vyřízeno
• Jen mé / Vše: Zobrazení pouze vlastních nebo všech protokolů
• Dynamické filtry: Pro aktivní typ protokolu se zobrazí dodatečné filtry podle polí nastavených jako "Vyhledání ve filtru"
• Textové vyhledávání: Rychlé vyhledávání v pravém horním rohu nad tabulkou

Sloupce v tabulce

• Číslo protokolu: Automaticky generované unikátní číslo
• Číslo zakázky: Číslo zakázky nebo objednávky
• Firma (CRM): Zákazník z modulu CRM
• Typ protokolu: Název šablony + dodatečné zobrazované pole
• Datum vytvoření: Kdy byl protokol založen
• Vytvořil: Jméno uživatele, který protokol vytvořil
• Akce: Tlačítka pro zobrazení, úpravu, kopírování, mazání

Základní operace

Vytvoření nového protokolu

1. Klikněte na tlačítko Vytvořit
2. V dialogu vyberte Typ protokolu ze seznamu šablon
3. Systém automaticky předdoplní:
   • Číslo protokolu: Vygenerováno podle nastavení šablony (nelze editovat)
   • Datum vytvoření: Aktuální datum (správce může změnit)
   • Pracovník: Přihlášený uživatel (lze změnit)
4. Vyplňte základní údaje:
   • Číslo zakázky: Textové číslo zakázky/objednávky
   • Zakázka: Propojení s modulem Zakázky (pokud aktivováno)
   • Firma (CRM): Výběr zákazníka z CRM
   • Pobočka (CRM): Adresa pobočky zákazníka
   • Umístění: Místo měření/provedení
   • Stav: Aktuální stav protokolu
   • Obj. odběratele: Číslo smlouvy/objednávky odběratele
   • Pracovník: Přiřazení více pracovníků k protokolu
   • HelpDesk Projekt - Ticket: Propojení s tiketem (pokud nastaveno)
   • Přílohy: Nahrání souborů přetažením do oblasti
   • Poznámka: Textová poznámka k protokolu
5. Vyplňte všechny sekce protokolu podle definovaných polí
6. Klikněte na Uložit

Úprava existujícího protokolu

1. V seznamu protokolů klikněte na ikonu Upravit (tužka) nebo dvojklikem otevřete detail
2. V detailu klikněte na tlačítko Upravit
3. Proveďte požadované změny
4. Uložte kliknutím na Uložit
5. Systém automaticky zaznamená historii změn do poznámek protokolu

Kopírování protokolu

1. V seznamu protokolů klikněte na ikonu Kopírovat
2. Systém otevře formulář vyplněný daty z původního protokolu
3. Číslo protokolu bude automaticky vygenerováno nové
4. Upravte potřebné údaje a uložte jako nový protokol

Odstranění protokolu

1. Právo mazat mají pouze uživatelé s oprávněním 15
2. V seznamu klikněte na ikonu Smazat
3. Potvrďte odstranění v dialogovém okně
4. Protokol se přesune do koše (Smazané)
5. Administrátor může zobrazit smazané protokoly tlačítkem Smazané

Detailní zobrazení protokolu

Detail protokolu

Po kliknutí na číslo protokolu nebo ikonu oka se otevře detailní zobrazení.

Sekce v detailu:

• Základní údaje: Číslo, typ, zakázka, firma, pracovníci, stav
• Jednotlivé sekce protokolu: Zobrazení všech vyplněných polí podle šablony
• Poznámky: Historie změn a poznámky k protokolu

Akce v detailu

• Emailem: Odeslání protokolu v PDF emailem
• PDF/Tisk: Generování tiskové verze protokolu
• Odevzdat: Změna stavu na "Odevzdáno"
• Upravit: Otevření editačního dialogu

Pokročilé funkce

Stavy protokolů a workflow

Každý protokol prochází definovanými stavy:

Stav	Popis	Akce
Založen	Protokol byl vytvořen a lze jej editovat	Vyplňování, úpravy
Odevzdáno	Protokol byl odevzdán k vyřízení	Čeká na schválení
Vyřízeno	Protokol byl dokončen a schválen	Pouze ke čtení (admin může měnit)

Automatické změny stavu:

• Při propojení s HelpDeskem lze nastavit automatickou změnu stavu na "Vyřízeno" po uzavření tiketu
• Administrátor může omezit změnu na stav "Vyřízeno" pouze pro správce systému

Generování PDF protokolů

Systém automaticky generuje PDF dokumenty s profesionálním vzhledem.

Obsah PDF:

• Hlavička s firemním logem a kontaktními údaji
• Základní údaje o protokolu (číslo, datum, zakázka)
• Údaje o zákazníkovi a místě provedení
• Všechny vyplněné sekce a jejich části
• Elektronické podpisy a razítka
• Přílohy v PDF připojené na konec dokumentu
• Patička s číslem stránky a číslem protokolu

Vícero jazykové PDF:

• Pokud je aktivován výběr jazyka, lze při tisku zvolit jazyk (cs, en, de, hu, pl, sk, es)
• Překlady se vztahují na systémové texty (Datum vytvoření, Číslo protokolu, atd.)
• Obsah vyplněný uživatelem zůstává v původním jazyce

Odesílání protokolů emailem

1. Otevřete detail protokolu
2. Klikněte na tlačítko Emailem
3. V dialogu:
   • E-mail: Zadejte emailovou adresu (více adres oddělte čárkou)
   • Zaškrtněte předvyplněné emaily z CRM kontaktů zákazníka
   • Jazyková verze: Vyberte jazyk PDF (pokud aktivováno)
   • Předmět: Předvyplněný předmět emailu (lze upravit)
   • Text: Tělo emailu s formátováním
4. Klikněte na Odeslat
5. PDF protokol se automaticky vygeneruje a odešle jako příloha
6. Odesílatel obdrží skrytou kopii na svůj email
7. Odeslání se zaznamená do poznámek protokolu

Elektronické podpisy

Modul podporuje elektronické podpisy uživatelů pro podepisování protokolů.

Nastavení podpisu uživatele:

1. Přejděte do Nastavení → Protokoly → Podpisy uživatelů
2. U požadovaného uživatele klikněte na Upravit
3. Nahrajte obrázek podpisu (naskenovaný nebo fotografovaný podpis)
4. Uložte

Použití podpisu v protokolu:

1. V šabloně protokolu vytvořte pole typu "Podpis - pole pro podpis/razítko"
2. Při vyplňování protokolu se u tohoto pole zobrazí tlačítko Podepsat
3. Klikněte na tlačítko - systém vloží váš naskenovaný podpis
4. Podpis se zobrazí v PDF výstupu jako obrázek

Propojení s evidencí majetku

Protokoly lze propojit s evidencí majetku pro automatické doplňování údajů o měřených přístrojích.

Nastavení propojení:

1. V šabloně protokolu vytvořte pole typu "Výběrové pole z Evidence majetku - hlavní"
2. Vyberte, které pole z evidence majetku se má zobrazovat (název, výrobní číslo, atd.)
3. Přiřaďte ID pro svázání (např. 1)
4. Vytvořte pole typu "Výběrové pole z Evidence majetku - vedlejší"
5. Vyberte, které pole se má automaticky doplnit (dodavatel, záruka, atd.)
6. Použijte stejné ID pro svázání

Použití při vyplňování:

• V hlavním poli vyberte přístroj ze seznamu
• Ve vedlejších polích se automaticky doplní související údaje
• Údaje se uloží do protokolu a zobrazí v PDF

Matematické výpočty

Pole typu "Vstup hodnot + matematické vzorce" umožňuje automatické výpočty.

Nastavení výpočtu:

1. Při vytváření části vyberte typ "Vstup hodnot + matematické vzorce"
2. Nastavte:
   • Počet vstupů: Kolik číselných hodnot bude zadáváno
   • Nápovědy k vstupům: Popisky oddělené středníkem
   • Vzorec pro výpočet: Matematický vzorec používající a,b,c... jako proměnné
   • Zaokrouhlení: Počet desetinných míst výsledku

Příklad: Pro výpočet průměru ze 3 hodnot:

• Počet vstupů: 3
• Nápovědy: 1. měření;2. měření;3. měření
• Vzorec: (a+b+c)/3
• Zaokrouhlení: 2

Propojení s HelpDeskem

Protokoly lze propojit s tikety v HelpDesku pro sledování zakázek.

Nastavení propojení:

1. V detailu šablony protokolu zaškrtněte projekty HelpDesku pro propojení
2. Volitelně aktivujte automatickou změnu stavu na "Vyřízeno" při uzavření tiketu

Vytvoření protokolu s tiketem:

1. Při vytváření protokolu vyberte ticket z rozbalovacího seznamu
2. Systém kontroluje, zda je vybrán ticket před odevzdáním protokolu
3. Po uzavření tiketu v HelpDesku se protokol automaticky uzavře (pokud nastaveno)

Integrace s dalšími moduly

• CRM - Správa kontaktů: Výběr zákazníka a poboček, automatické doplnění kontaktů pro odesílání emailem
• Zakázky: Propojení protokolu se zakázkou pro sledování vztahů
• Evidence majetku: Výběr měřených přístrojů a automatické doplňování jejich údajů
• HelpDesk: Propojení protokolů s tikety pro workflow zakázek
• Správa souborů: Nahrávání a správa příloh protokolů

Řešení problémů

Časté dotazy

Otázka: Nemohu vytvořit nový protokol, tlačítko Vytvořit je neaktivní.

Řešení: Nemáte dostatečné oprávnění. Musíte mít právo minimálně úrovně 5 (Čtení a úprava svých, zakládání nových). Kontaktujte administrátora pro přidělení práv.

Otázka: Jak změním strukturu už vytvořené šablony protokolu?

Řešení: V Nastavení → Protokoly otevřete detail šablony. Můžete přidávat nové sekce a části. Pozor: změny ovlivní i již existující protokoly - doplní se nová pole, ale data v nich budou prázdná.

Otázka: Číslo protokolu se automaticky negeneruje.

Řešení: Zkontrolujte nastavení číslování v detailu šablony protokolu. Musí být vyplněny: počet čísel a začínat od. Číslo se generuje automaticky podle nastavení prefix + rok + suffix + pořadové číslo.

Otázka: Nemohu odevzdat protokol, systém hlásí chybějící tiket z HelpDesku.

Řešení: Šablona protokolu má aktivováno propojení s HelpDeskem a před odevzdáním musíte vybrat související tiket. Buď vyberte tiket v poli "HelpDesk Projekt - Ticket", nebo požádejte administrátora o odstranění této povinnosti v nastavení šablony.

Otázka: V PDF protokolu se nezobrazuje mé logo.

Řešení: Logo musí být nahráno v nastavení šablony protokolu (Nastavení → Protokoly → detail šablony → Hlavička - logo). Podporované formáty jsou PNG a JPG, maximální velikost 300x300 px.

Otázka: Podpis se nezobrazuje v protokolu.

Řešení: Zkontrolujte: 1) Máte nahrán svůj podpis v Nastavení → Protokoly → Podpisy uživatelů 2) V šabloně je pole typu "Podpis - pole pro podpis/razítko" 3) Při vyplňování protokolu jste klikli na tlačítko "Podepsat"

Otázka: Matematický vzorec nefunguje správně.

Řešení: Ve vzorci používejte písmena a,b,c... podle počtu vstupů. Příklad: pro 3 vstupy použijte a,b,c. Podporované operace: +, -, *, /, ( ). Zkontrolujte správnost zápisu vzorce.

Otázka: Jak můžu editovat už odevzdaný protokol?

Řešení: Protokoly ve stavu "Odevzdáno" může editovat uživatel s právem 10 nebo 15. Protokoly ve stavu "Vyřízeno" může editovat pouze administrátor (právo 15) nebo pokud není aktivováno omezení změny stavu pouze pro admina.

Tipy pro efektivní práci

• Vytvořte si šablony protokolů se stejnou strukturou pro snadnější orientaci
• Využívajte filtry pro rychlé vyhledání protokolů podle typu, stavu nebo roku
• Pro opakující se měření použijte funkci kopírování protokolu
• Nastavte výchozí hodnoty polí v šabloně pro rychlejší vyplňování
• U tabulek využívejte první řádek/sloupec jako popisky pro přehlednost
• Aktivujte zobrazování klíčových polí v hlavní tabulce pro rychlou orientaci
• Využívejte propojení s evidencí majetku pro automatické doplňování údajů
• Nastavte si předvyplněný text emailu pro rychlé odesílání protokolů
• Pro složitější protokoly rozdělte strukturu do více sekcí s logickým členěním
• Využívejte matematické výpočty pro automatické vyhodnocování naměřených hodnot