Protokoly (Protocols)

Přehled

Modul Protokoly slouží k evidenci, vyplňování a tisku firemních protokolů – revizních zpráv, předávacích protokolů, servisních listů a podobných dokumentů – podle vlastních šablon, takzvaných typů protokolu. Každý typ protokolu má vlastní sadu polí, vlastní číslování a vlastní vzhled tiskové sestavy, takže modul lze přizpůsobit prakticky libovolné firemní agendě, která vyžaduje strukturovaný formulář s podpisem. Protokoly lze provázat s firmou a pobočkou z CRM, se zakázkou a s tiketem HelpDesku, vytisknout do PDF a odeslat e-mailem.

Klíčové funkce modulu Protokoly

Evidence protokolů podle vlastních typů (šablon) s libovolným počtem sekcí a polí
Sledování stavu protokolu – Založen, Odevzdáno, Vyřízeno
Tisk protokolu do PDF, u vybraných typů i ve více jazykových verzích
Odeslání protokolu e-mailem přímo z jeho detailu
Propojení s firmou a pobočkou z CRM, se zakázkou a s tiketem HelpDesku
Výběr položky přímo z Evidence majetku s automatickým doplněním souvisejících údajů
Uložení naskenovaného podpisu uživatele pro rychlé podepisování polí typu Podpis
Koš smazaných protokolů s možností obnovení

Přístup a nastavení

Do modulu Protokoly i do jeho nastavení se dostanete přímo z hlavního menu; rozsah toho, co v modulu uvidíte a co v něm smíte dělat, určuje přidělená úroveň přístupu popsaná v samostatné tabulce níže.

Jak se dostat do modulu Protokoly

Modul Protokoly otevřete z hlavního menu položkou Protokoly. Nad hlavní tabulkou se zobrazí nadpis „Protokoly" a – máte-li k tomu oprávnění – i odkaz Nastavení, kterým se otevře konfigurace modulu. Bez dostatečné úrovně přístupu se modul Protokoly v menu vůbec nezobrazí nebo v něm uvidíte jen vlastní záznamy – rozsah přístupu popisuje samostatná tabulka oprávnění.

Nastavení modulu Protokoly

Nastavení modulu Protokoly je dostupné přes Nastavení → Protokoly a vidí ho jen administrátor aplikace nebo uživatel s administrátorským přístupem přiděleným přímo k tomuto modulu. Nastavení je rozdělené do záložek:

Protokoly – seznam a správa typů protokolů (šablon), jejich číslování, sekcí a polí, propojení s HelpDeskem a e-mailových textů
Uživatelská práva – přidělení úrovně přístupu jednotlivým uživatelům
Podpisy uživatelů – nahrání naskenovaného podpisu ke každému uživateli

Oprávnění a přístupová práva k modulu Protokoly

Přístup k protokolům se nastavuje jednou ze šesti úrovní pro každého uživatele zvlášť, v Nastavení modulu Protokoly na záložce Uživatelská práva. Hromadně lze označit celý sloupec tlačítkem „Označit vše" v hlavičce sloupce, volba se ukládá okamžitě po kliknutí.

Úroveň přístupu	Co dovoluje
Bez přístupu	Uživatel modul Protokoly vůbec nevidí.
Čtení svých	Vidí jen protokoly, které sám založil.
Čtení a úprava svých, zakládání nových	Vidí a upravuje jen své protokoly, smí zakládat nové a kopírovat existující.
Čtení všech, úprava svých, zakládání nových	Vidí všechny protokoly ve firmě, upravovat a kopírovat smí jen ty, které sám založil, případně zakládat nové.
Čtení, úprava, zakládání všech + mazání	Vidí, upravuje a zakládá všechny protokoly bez ohledu na zakladatele, smí je i mazat (přesunout do koše).
Vše + mazání	Totéž jako předchozí úroveň, navíc smí měnit datum vytvoření protokolu a otevírat koš smazaných protokolů.

Kromě těchto šesti úrovní existuje samostatné administrátorské oprávnění pro celý modul. Bez něj nejde otevřít Nastavení modulu Protokoly – tedy typy protokolů, jejich číslování, sekce a pole, propojení s HelpDeskem, podpisy uživatelů ani uživatelská práva. Je-li u konkrétního typu protokolu zapnuté omezení „Změnit stav protokolu na vyřízený může pouze správce aplikace", smí protokol tohoto typu přepnout do stavu Vyřízeno jen tento administrátor – ostatním uživatelům se tato možnost ve formuláři vůbec nenabízí.

Uživatelské rozhraní

Hlavní obrazovka modulu Protokoly kombinuje skrývatelný filtr s hlavní tabulkou protokolů; oba prvky popisují následující sekce. Rozložení i nabídka polí ve filtru i v tabulce se přizpůsobuje aktuálně vybranému typu protokolu, takže se obrazovka mírně liší podle toho, jaké typy protokolů má vaše firma zavedené.

Hlavní obrazovka modulu Protokoly

Pod nadpisem „Protokoly" je skrývatelný filtr, ve výchozím stavu sbalený – otevřete a zavřete ho kliknutím na ikonu +/- vpravo v hlavičce karty Filtr, případně křížkem. Pod filtrem je hlavní karta se seznamem protokolů. Nad tabulkou lze vybrat rok (ročníky od založení firmy po příští rok, nebo volba „Vše"), přepínat mezi stavy protokolu tlačítky s číslem udávajícím počet protokolů v daném stavu a přepínat mezi zobrazením „Vše" a „Jen mé" – to omezí seznam na protokoly, kde je přihlášený uživatel zakladatelem nebo je uveden mezi pracovníky. Vpravo jsou tlačítka Vytvořit (nový protokol) a Smazané (koš). Tabulka protokolů zobrazuje sloupce Číslo protokolu, Číslo zakázky, Firma (CRM), volitelně Výrobní číslo, Typ protokolu (pod názvem typu se zobrazují i hodnoty vybraných polí), Datum vytvoření, Vytvořil a Akce. V akcích je ikona oka pro zobrazení detailu, tužka pro úpravu, ikona kopírování a křížek pro smazání – poslední tři jen s dostatečným oprávněním.

Filtry a vyhledávání v modulu Protokoly

Filtr v modulu Protokoly se otevírá nad hlavní tabulkou a nabízí pole Typ protokolu – teprve po jeho výběru se zobrazí další filtrovací pole, jedno pro každou část daného typu protokolu, u které má administrátor v nastavení typu zapnutou volbu „Vyhledání ve filtru". Pole se generují automaticky podle druhu vstupu dané části (text, číslo, datum, výběr apod.). Filtr se spouští tlačítkem Vyhledat a čistí tlačítkem Zrušit. Mimo tento filtr lze pro rychlé hledání použít pole „Hledat" přímo nad tabulkou protokolů.

Základní operace s protokoly

Následující postupy popisují každodenní práci s jednotlivými protokoly v modulu Protokoly – založení, úpravu, kopírování a smazání. Dostupnost jednotlivých akcí závisí na přidělené úrovni přístupu popsané výše: čím vyšší úroveň, tím více protokolů (vlastních, nebo i cizích) smí uživatel zakládat, upravovat, kopírovat či mazat.

Postup: Založení nového protokolu

Na hlavní obrazovce modulu Protokoly klikněte na tlačítko Vytvořit (aktivní od úrovně přístupu „Čtení a úprava svých, zakládání nových" výš).
Vyberte Typ protokolu – po výběru se formulář znovu načte a zobrazí všechna pole daného typu.
Pole Číslo protokolu je předvyplněné a needitovatelné, číslo přidělí systém podle nastaveného číslování typu protokolu.
Vyplňte Číslo zakázky (volný text), případně vyberte konkrétní Zakázku (z modulu Zakázky) – jen má-li typ protokolu zapnuté propojení se zakázkami a firma modul Zakázky.
Vyberte Firmu (z modulu CRM) a případně Pobočku – nabídka poboček se dotáhne podle zvolené firmy.
Vyplňte Umístění, zvolte Stav (možnost „Vyřízeno" se nabízí jen s dostatečným oprávněním), Obj. odběratele (smlouva) a vyberte Pracovníka, případně více pracovníků najednou – přihlášený uživatel je předvybraný.
Je-li u typu povoleno propojení s HelpDeskem, vyberte HelpDesk Projekt - Ticket.
Nahrajte případné Přílohy přetažením souborů (nejvýše 60 najednou) a vyplňte Poznámku.
Vyplňte pole ve všech zobrazených sekcích – jejich názvy a typy určuje nastavení daného typu protokolu.
Klikněte na Uložit. Protokol se založí, dostane automaticky vygenerované číslo, otevře se jeho detail a do poznámek protokolu se automaticky zapíše záznam „Protokol byl založen".

Postup: Úprava protokolu

V řádku seznamu klikněte na tužku Upravit, nebo stejnou ikonu použijte přímo v detailu protokolu.
Upravte potřebná pole – typ protokolu už po založení změnit nelze.
Uložte tlačítkem Uložit. Do poznámek protokolu se automaticky zapíše záznam o úpravě.

Poznámka: Datum vytvoření protokolu smí měnit jen uživatel s nejvyšší úrovní přístupu „Vše + mazání".

Postup: Kopírování protokolu

V akcích řádku klikněte na ikonu Kopírovat (dostupná od úrovně přístupu „Čtení a úprava svých, zakládání nových" výš).
Otevře se stejné okno jako při úpravě, nadepsané „Zkopírování protokolu…", se všemi hodnotami původního protokolu předvyplněnými kromě čísla protokolu.
Po uložení vznikne vždy nový, samostatný protokol s vlastním číslem – původní protokol zůstává beze změny.

Postup: Smazání a obnovení protokolu

V akcích řádku klikněte na křížek Smazat záznam (jen s úrovní přístupu „Vše + mazání").
Potvrďte dotaz „Opravdu chcete smazat tento záznam?" tlačítkem Ano.
Protokol zmizí z hlavního seznamu a přesune se do koše, který otevřete tlačítkem Smazané na hlavní obrazovce; odtud jej lze standardním způsobem obnovit.

Stavy protokolu a jejich změna

Protokol v modulu Protokoly prochází třemi stavy, které popisují, v jaké fázi zpracování se právě nachází. Přechod mezi stavy může proběhnout ručně, u protokolu propojeného s HelpDeskem i automaticky.

Stavy protokolu

Stav	Co znamená	Jak do něj protokol přejde
Založen	Protokol byl vytvořen a čeká na dokončení nebo odevzdání.	Automaticky při založení nového protokolu.
Odevzdáno	Protokol byl odevzdán zákazníkovi nebo zpracovateli.	Tlačítkem Odevzdat v detailu protokolu, jen ze stavu Založen; je-li vyžadováno propojení s HelpDeskem, musí mít protokol vybraný tiket.
Vyřízeno	Protokol je uzavřen a vyřízen.	Ručně výběrem ve formuláři úpravy, nebo automaticky při vyřízení či uzavření propojeného tiketu HelpDesku, je-li tato automatika u typu protokolu zapnutá.

Postup: Odevzdání protokolu

V detailu protokolu, dokud je ve stavu Založen, klikněte na tlačítko Odevzdat.
Vyžaduje-li typ protokolu propojení s HelpDeskem a protokol nemá vybraný tiket, zobrazí se místo potvrzení hláška „Není vybrán tiket z HelpDesku, je třeba ho před odevzdáním doplnit." a stav se nezmění – nejdřív doplňte pole HelpDesk Projekt - Ticket v úpravě protokolu.
Jinak se zobrazí potvrzovací dotaz „Doopravdy změnit na odevzdáno?" – potvrďte tlačítkem Ano.
Stav se změní na Odevzdáno, do poznámek protokolu přibude záznam o změně stavu, a je-li protokol propojen s tiketem HelpDesku, systém sám vygeneruje PDF protokolu a přiloží jej jako poznámku k danému tiketu se zprávou o odevzdání.

Postup: Změna stavu na Vyřízeno

Otevřete úpravu protokolu (tužka) a v poli Stav vyberte „Vyřízeno".
Tuto možnost nevidí každý editor – je-li u typu protokolu zapnutá volba „Změnit stav protokolu na vyřízený může pouze správce aplikace", nabízí se jen administrátorovi aplikace nebo administrátorovi tohoto modulu.
Uložením se stav změní; na rozdíl od tlačítka Odevzdat tato cesta sama o sobě nevygeneruje ani neodešle PDF do HelpDesku.

Tip: Je-li u typu protokolu zapnutá volba „Změnit stav na vyřízeno při vyřízení nebo uzavření připojeného Tiketu v HelpDesku", proběhne změna stavu na Vyřízeno i automaticky, jakmile se uzavře nebo vyřídí propojený tiket.

Tisk a odesílání protokolu e-mailem

Hotový protokol lze v modulu Protokoly kdykoliv vytisknout do PDF nebo odeslat e-mailem přímo z jeho detailu – obě akce jsou dostupné z hlavičky karty protokolu a lze je opakovat i po odevzdání či vyřízení protokolu, takže si zákazník může vyžádat kopii kdykoliv později.

Postup: Tisk a stažení PDF protokolu

V detailu protokolu klikněte na tlačítko PDF/Tisk; má-li typ protokolu zapnutý výběr jazyka, klikněte místo toho na Tisk a v rozbalovací nabídce vyberte požadovanou jazykovou verzi „Tisk - {jazyk}".
V novém okně prohlížeče se otevře nebo stáhne vygenerované PDF s obsahem protokolu.

Jsou-li v protokolu vyplněné části typu „Příloha v PDF", jejich obsah se automaticky připojí na konec vygenerovaného PDF.

Postup: Odeslání protokolu e-mailem

V detailu protokolu klikněte na tlačítko Emailem.
Vyplňte pole E-mail (více adres oddělte čárkou bez mezer), případně zaškrtněte některou z nabídnutých e-mailových adres uložených u firmy z CRM.
Má-li typ protokolu zapnutý výběr jazyka, zvolte Jazykovou verzi, jinak se použije čeština.
Upravte předvyplněný Předmět a Text – výchozí texty nastavuje administrátor u typu protokolu.
Klikněte na Odeslat. Systém vygeneruje PDF aktuální verze protokolu, odešle je na zadané adresy, uloží kopii mezi poznámky protokolu a zobrazí hlášku „Email byl odeslán na {počet} adres(y/u)."

Poznámka: Kopie odeslaného e-mailu chodí automaticky i samotnému odesílateli.

Správa typů protokolů (šablon)

Typ protokolu je šablona, která určuje, jaká pole a sekce bude mít konkrétní protokol, jak se mu bude přidělovat číslo a jak bude vypadat v tisku. Typy protokolů se zakládají a upravují v Nastavení modulu Protokoly na záložce Protokoly a smí je spravovat jen administrátor.

Postup: Vytvoření typu protokolu

V Nastavení – Protokoly, záložka Protokoly, klikněte na Přidat (nebo na tužku Upravit či ikonu Kopírovat u existujícího typu).
Vyplňte Název, volitelně nahrajte Hlavičku - logo ve formátu PNG nebo JPG (nejvýše 300×300 px, lze i odstranit zaškrtnutím pole pro vymazání).
Zaškrtněte Aktivní – jen aktivní typy lze vybrat při zakládání nového protokolu.
Nastavte volby pro tisk: Výběr jazyka při tisku, Pracoviště v tiskové sestavě, Název Odběratel v tiskové sestavě a Tabulku s číslem protokolu na celou stranu v tiskové sestavě.
Zaškrtněte Propojení se zakázkami, má-li tento typ protokolu umožňovat vazbu na konkrétní zakázku.
Uložte tlačítkem Uložit. Jednotlivé sekce a pole protokolu se přidávají až v detailu typu.

Upozornění: Smazání typu protokolu (křížek, potvrzovací dotaz) je na rozdíl od smazání jednotlivého protokolu okamžité a nevratné – typ na rozdíl od protokolů do koše nejde.

Nastavení číslování protokolu

Číslování protokolů se nastavuje pro každý typ protokolu zvlášť, v detailu typu na kartě Nastavení obecných parametrů. Vyplňuje se Pořadové číslo - prefix, Pořadové číslo - rok (Rok - 4 čísla nebo Rok - 2 čísla), Pořadové číslo - suffix, Pořadové číslo - počet čísel a Pořadové číslo - začínat od. Výsledné číslo protokolu se skládá jako prefix + rok + suffix + doplněné pořadové číslo, například NV2019SCH0001. Bez vyplnění vznikají jen holá pořadová čísla bez předpony a přípony.

Nastavení e-mailových textů a propojení s HelpDeskem u typu protokolu

Na kartě Nastavení obecných parametrů u typu protokolu se nastavuje i Předmět emailu při odesílání na email (lze použít značku %ProtocolNumber%, která se nahradí číslem protokolu) a Text emailu při odesílání na email – ten se ukládá samostatným tlačítkem Uložit pod textovým polem. Má-li firma zapnutý modul HelpDesk, zaškrtněte projekty HelpDesku v řádku Propojení s HelpDeskem, ze kterých bude možné k protokolu tohoto typu připojit tiket, případně zapněte Změnit stav na vyřízeno při vyřízení nebo uzavření připojeného Tiketu v HelpDesku. Volbou Změnit stav protokolu na vyřízený může pouze správce aplikace omezíte uzavírání protokolů jen na administrátora. Všechny volby na této kartě se ukládají ihned po změně.

Postup: Návrh formuláře protokolu – sekce a pole

V detailu typu protokolu klikněte na Přidat novou sekci, vyplňte Název, Pořadí (1–40) a případně zaškrtněte Nová stránka po této (v tisku), poté uložte tlačítkem Uložit.
V rámci sekce klikněte na Přidat novou část do této sekce a vyplňte vlastnosti pole – název, pořadí, zda se má zobrazovat v hlavní tabulce protokolů, zarovnání a šířku názvu i vstupu (součet obou šířek by měl dát 12), rozměr na řádku při tisku, zda se pole nabízí ve filtru na hlavní obrazovce, a hlavně Typ pole.
Sekci lze odstranit tlačítkem Odstranit tuto sekci, jednotlivou část ikonou Smazat záznam u řádku části – obojí okamžitě a nevratně, po potvrzovacím dotazu.

Upozornění: Změna typu protokolu, ve kterém už jsou vyplněná data, ovlivní i existující, dříve založené protokoly tohoto typu.

Typy polí, která lze do protokolu vložit

Při návrhu části sekce typu protokolu se v poli Typ volí jeden z patnácti druhů vstupu: Bez vstupu, Text - 1 řádek, Číslo, Datum, Ano/Ne, Výběr, Tabulka, Text - více řádků s formátováním, Výběrové pole z Evidence majetku (hlavní), Výběrové pole z Evidence majetku (načtené dle hlavního), Podpis - pole pro podpis/razítko, Podpis - jméno uživatele, Odsazení - rozdělovací čára, Příloha v PDF a Vstup hodnot + matematické vzorce. Podle zvoleného typu se v nastavení zobrazí odpovídající doplňující volby – výchozí hodnota, možnosti výběru, rozměry a popisky tabulky, zdrojový sloupec z Evidence majetku, nebo počet vstupů a vzorec pro výpočet včetně počtu desetinných míst u výsledku.

Postup: Nahrání podpisu uživatele

V Nastavení – Protokoly, záložka Podpisy uživatelů, klikněte u příslušného uživatele na tužku Upravit.
Nahrajte obrázek podpisu a uložte tlačítkem Uložit.
Uložený podpis se pak danému uživateli nabízí přímo při vyplňování polí typu Podpis v protokolech, tlačítkem Podepsat. Podpis lze kdykoliv odstranit ikonou Odstranit u řádku uživatele.

Postup: Nastavení přístupových práv k protokolům

Přístupová práva k modulu Protokoly nastavuje administrátor v Nastavení – Protokoly, na záložce Uživatelská práva. Pro každého uživatele zvolte jednu ze šesti úrovní přístupu kliknutím na příslušné políčko ve sloupci; celý sloupec lze označit hromadně tlačítkem Označit vše v hlavičce sloupce. Volba se ukládá okamžitě po kliknutí, bez samostatného potvrzení.

Pokročilé funkce

Kromě běžné evidence protokolů nabízí modul Protokoly export hotového protokolu do PDF a několik automatických akcí, které usnadňují provázání s ostatními moduly, zejména s HelpDeskem a Evidencí majetku. Obě oblasti podrobně popisují následující sekce.

Export dat z modulu Protokoly

Modul Protokoly nabízí jeden typ exportu – vygenerování tiskové sestavy jednotlivého protokolu do PDF, popsané v následující podsekci. Export se spouští vždy z detailu konkrétního protokolu, hromadný export více protokolů najednou modul nenabízí.

Export: Tisk protokolu do PDF

Export vytvoří tiskovou sestavu aktuálního protokolu ve formátu PDF podle vzhledu nastaveného u jeho typu – s hlavičkou a logem, rozložením sekcí a polí, případně zalomením stránek u jednotlivých sekcí.

V detailu protokolu klikněte na tlačítko PDF/Tisk.
Má-li typ protokolu zapnutý výběr jazyka, klikněte na Tisk a z nabídky vyberte jazykovou verzi „Tisk - {jazyk}".
PDF se otevře, respektive stáhne v novém okně prohlížeče.

Výstupní formát: PDF

Jsou-li v protokolu vyplněné části typu „Příloha v PDF", jejich obsah se připojí na konec vygenerovaného souboru.

Automatika v modulu Protokoly

Řadu kroků, které by jinak musel uživatel udělat ručně, provádí modul Protokoly sám na pozadí:

Při založení nového protokolu systém sám vygeneruje jeho číslo podle nastavení číslování daného typu a zapíše první záznam do poznámek protokolu „Protokol byl založen".
Každá úprava protokolu, změna stavu nebo odeslání e-mailem se automaticky zaznamená do poznámek protokolu (kdo, kdy, co) – tento záznam nejde ručně mazat ani editovat.
Je-li u typu protokolu zapnuté automatické uzavírání, systém sám přepne stav protokolu na Vyřízeno ve chvíli, kdy se uzavře nebo vyřídí propojený tiket v HelpDesku, a zapíše k tomu poznámku o důvodu uzavření.
Kliknutím na Odevzdat u protokolu propojeného s tiketem HelpDesku systém sám vygeneruje PDF protokolu a přiloží jej jako poznámku přímo k danému tiketu se zprávou o odevzdání.
Při odeslání protokolu e-mailem systém sám vygeneruje aktuální PDF, uloží jeho kopii mezi poznámky protokolu a odešle kopii e-mailu i samotnému odesílateli.
Při výběru položky z Evidence majetku v příslušném poli se automaticky dotáhnou a doplní hodnoty navazujících polí, například dodavatel, záruka nebo expirace, ze záznamu vybraného majetku.
Kliknutím na Podepsat u pole typu Podpis se automaticky vloží uživatelův dříve uložený naskenovaný podpis (nebo jeho jméno u pole „Podpis - jméno uživatele"); tlačítkem Odstranit lze vložený podpis z pole zase odebrat.
U polí typu „Vstup hodnot + matematické vzorce" se výsledek dopočítává a zobrazuje automaticky při každé změně zadaných hodnot, podle vzorce nastaveného administrátorem u daného pole.

Integrace s dalšími moduly

Modul Protokoly sám o sobě nemá pevně přiřazený seznam propojených modulů, přesto úzce spolupracuje s několika dalšími částmi eIntranetu – protokoly se zobrazují i přímo v modulech Zakázky a HelpDesk, ne jen ve svém vlastním seznamu.

CRM: Každý protokol (u typů, které toto pole zobrazují) se váže na firmu a volitelně pobočku z modulu CRM; z detailu protokolu vede odkaz přímo na detail dané firmy.
Zakázky: Je-li u typu protokolu zapnuté „Propojení se zakázkami", lze protokol přiřadit ke konkrétní zakázce. V detailu zakázky se pak zobrazuje vlastní seznam všech protokolů, které se k ní vážou.
HelpDesk: Je-li u typu protokolu povoleno propojení s vybranými projekty HelpDesku, lze k protokolu připojit konkrétní tiket. V detailu tiketu HelpDesku se zobrazuje seznam připojených protokolů a odevzdání protokolu i uzavření tiketu mohou automaticky ovlivnit stav na druhé straně.
Evidence majetku: Pole typu „Výběrové pole z Evidence majetku" umožňují vybrat konkrétní evidovaný přístroj a načíst z něj další údaje (výrobní číslo, dodavatel, záruka apod.) přímo do dalších polí protokolu. Je-li navíc zapnuté zobrazení výrobního čísla v hlavní tabulce protokolů, hodnota se čerpá ze sekce s pevným názvem „Měřený přístroj".
Zaměstnanci: Ke každému protokolu lze přiřadit jednoho nebo více pracovníků z řad uživatelů firmy. Každý uživatel si může uložit vlastní naskenovaný podpis, který se pak nabízí při podepisování protokolů, jež vyplňuje.

Řešení problémů

Následující dotazy a hlášky se v modulu Protokoly objevují nejčastěji – u každého je uvedeno, co dělat. Pokud problém přetrvává i po vyzkoušení navrženého postupu, ověřte, zda máte pro danou akci dostatečnou úroveň přístupu popsanou v sekci Oprávnění a přístupová práva.

Časté dotazy k modulu Protokoly

Otázka: Proč nejde protokol odevzdat a zobrazí se hláška o chybějícím tiketu?

Řešení: Typ protokolu vyžaduje propojení s HelpDeskem a protokol zatím nemá vybraný žádný tiket. Otevřete úpravu protokolu, doplňte pole HelpDesk Projekt - Ticket a odevzdání zopakujte.

Otázka: Proč se mi v poli Stav nenabízí volba Vyřízeno?

Řešení: U typu protokolu je zapnuté omezení „Změnit stav protokolu na vyřízený může pouze správce aplikace" – do tohoto stavu smí protokol přepnout jen administrátor aplikace nebo administrátor modulu Protokoly.

Otázka: Proč nejde smazaný typ protokolu (šablonu) vrátit zpátky?

Řešení: Smazání typu protokolu, sekce nebo jednotlivé části je na rozdíl od smazání samotného protokolu okamžité a nevratné, do koše nejde. Před smazáním typu si proto ověřte, že jej opravdu nepotřebujete.

Otázka: Proč se mi u nahrávání příloh zobrazí hláška o omezení počtu souborů?

Řešení: K protokolu lze najednou přiložit nejvýše 60 souborů. Snižte počet nahrávaných souborů a zbytek přiložte v dalším kroku po uložení.

Hlášky a dialogová okna v modulu Protokoly

Hláška	Kdy se zobrazí
Není vybrán tiket z HelpDesku, je třeba ho před odevzdáním doplnit.	Kliknutí na Odevzdat, když typ protokolu vyžaduje propojení s HelpDeskem a protokol nemá vybraný tiket.
Doopravdy změnit na odevzdáno?	Potvrzovací dotaz při kliknutí na Odevzdat.
Opravdu chcete smazat tento záznam?	Potvrzovací dotaz před smazáním protokolu, typu protokolu, sekce nebo části.
Email byl odeslán na {počet} adres(y/u).	Po úspěšném odeslání protokolu e-mailem.
Můžete nahrát maximálně 60 souborů.	Pokus přiložit více než 60 souborů najednou do přílohy protokolu.

Tipy pro efektivní práci s protokoly

Tip: Než založíte první protokol daného typu, promyslete si číslování (prefix, rok, suffix) – po vytvoření protokolů podle typu se číslování obtížně mění.
Tip: Pro rychlé opakované zakládání podobných protokolů použijte ikonu Kopírovat u existujícího protokolu – ušetříte opakované vyplňování stejných polí.
Tip: Nahrajte si svůj podpis v Nastavení – Protokoly na záložce Podpisy uživatelů předem, ať jej v polích typu Podpis jen vkládáte tlačítkem Podepsat místo ručního kreslení.
Tip: Zapněte u typu protokolu zobrazování vybraných polí v hlavní tabulce – usnadní to orientaci v seznamu bez nutnosti otevírat každý protokol zvlášť.
Tip: Pro rychlé nalezení protokolu podle vlastního pole, například výrobního čísla, zapněte u odpovídající části typu protokolu volbu „Vyhledání ve filtru".

Wiki - eIntranet.net