Actas - Protocolos

Resumen

El módulo Actas sirve para registrar, cumplimentar e imprimir los protocolos de la empresa —informes de revisión, actas de entrega, hojas de servicio y documentos similares— según plantillas propias, los llamados tipos de protocolo. Cada tipo de protocolo tiene su propio conjunto de campos, su propia numeración y su propio diseño de informe impreso, de modo que el módulo se puede adaptar prácticamente a cualquier proceso de la empresa que requiera un formulario estructurado con firma. Los protocolos se pueden vincular con la empresa y la sucursal del CRM, con el pedido y con el ticket de HelpDesk, imprimirse en PDF y enviarse por correo electrónico.

Funciones clave del módulo Actas

Registro de protocolos según tipos propios (plantillas) con un número ilimitado de secciones y campos
Seguimiento del estado del protocolo – Creado, Entregado, Resuelto
Impresión del protocolo en PDF, en los tipos seleccionados también en varias versiones de idioma
Envío del protocolo por correo electrónico directamente desde su ficha
Vinculación con la empresa y la sucursal del CRM, con el pedido y con el ticket de HelpDesk
Selección de un elemento directamente del Registro de activos con la cumplimentación automática de los datos relacionados
Guardado de la firma escaneada del usuario para firmar rápidamente los campos de tipo Firma
Papelera de protocolos eliminados con posibilidad de restauración

Acceso y configuración

Al módulo Actas y a su configuración se accede directamente desde el menú principal; el alcance de lo que verá en el módulo y de lo que podrá hacer en él lo determina el nivel de acceso asignado, descrito en una tabla independiente más abajo.

Cómo acceder al módulo Actas

El módulo Actas se abre desde el menú principal con la opción Actas. Encima de la tabla principal aparece el título «Actas» y, si dispone de los permisos necesarios, también el enlace Ajustes, que abre la configuración del módulo. Sin un nivel de acceso suficiente, el módulo Actas no aparecerá en el menú, o solo verá en él sus propios registros – el alcance del acceso se describe en la tabla de permisos independiente.

Configuración del módulo Actas

La configuración del módulo Actas está disponible a través de Ajustes → Actas y solo la ve el administrador de la aplicación o un usuario con acceso de administrador asignado directamente a este módulo. La configuración está dividida en pestañas:

Actas – lista y administración de los tipos de protocolo (plantillas), su numeración, secciones y campos, la vinculación con HelpDesk y los textos de correo electrónico
Derechos de los usuarios – asignación del nivel de acceso a cada usuario
Firmas de los usuarios – carga de la firma escaneada de cada usuario

Permisos y derechos de acceso al módulo Actas

El acceso a los protocolos se configura mediante uno de seis niveles para cada usuario por separado, en Ajustes del módulo Actas, en la pestaña Derechos de los usuarios. Toda la columna se puede marcar a la vez con el botón «Seleccionar todo» en el encabezado de la columna; la selección se guarda inmediatamente después de hacer clic.

Nivel de acceso	Qué permite
Sin acceso	El usuario no ve el módulo Actas en absoluto.
Lectura de los propios	Solo ve los protocolos que él mismo ha creado.
Lectura y edición de los propios, creación de nuevos	Ve y edita solo sus propios protocolos, puede crear otros nuevos y copiar los existentes.
Lectura de todos, edición de los propios, creación de nuevos	Ve todos los protocolos de la empresa; solo puede editar y copiar los que él mismo ha creado, o crear otros nuevos.
Lectura, edición y creación de todos + eliminación	Ve, edita y crea todos los protocolos con independencia de quién los haya creado, y también puede eliminarlos (moverlos a la papelera).
Todo + eliminación	Lo mismo que el nivel anterior; además puede modificar la fecha de creación del protocolo y abrir la papelera de protocolos eliminados.

Además de estos seis niveles existe un permiso de administrador independiente para todo el módulo. Sin él no se puede abrir la configuración del módulo Actas, es decir, los tipos de protocolo, su numeración, las secciones y los campos, la vinculación con HelpDesk, las firmas de los usuarios ni los derechos de los usuarios. Si en un tipo de protocolo concreto está activada la restricción «Solo el administrador de la aplicación puede cambiar el estado del protocolo a resuelto», solo ese administrador podrá cambiar los protocolos de ese tipo al estado Resuelto; a los demás usuarios esta opción no se les ofrece en absoluto en el formulario.

Interfaz de usuario

La pantalla principal del módulo Actas combina un filtro ocultable con la tabla principal de protocolos; ambos elementos se describen en las siguientes secciones. La disposición y la oferta de campos, tanto en el filtro como en la tabla, se adaptan al tipo de protocolo seleccionado en cada momento, por lo que la pantalla varía ligeramente según los tipos de protocolo implantados en su empresa.

Pantalla principal del módulo Actas

Debajo del título «Actas» hay un filtro ocultable, contraído de forma predeterminada – se abre y se cierra haciendo clic en el icono +/- a la derecha del encabezado de la tarjeta Filtro, o bien con el aspa. Debajo del filtro está la tarjeta principal con la lista de protocolos. Encima de la tabla se puede seleccionar el año (los años desde la fundación de la empresa hasta el próximo año, o la opción «Todo»), alternar entre los estados del protocolo con botones que muestran un número con la cantidad de protocolos en ese estado, y alternar entre las vistas «Todo» y «Solo mis registros» – esta última limita la lista a los protocolos en los que el usuario conectado es el creador o figura entre los trabajadores asignados. A la derecha están los botones Crear (nuevo protocolo) y Eliminados (papelera). La tabla de protocolos muestra las columnas Número de protocolo, Número de pedido, Empresa (CRM), opcionalmente Número de serie, Tipo de protocolo (debajo del nombre del tipo también se muestran los valores de los campos seleccionados), Fecha de creación, Creado por y Acciones. En las acciones hay un icono de ojo para ver la ficha, un lápiz para editar, un icono de copia y un aspa para eliminar – los tres últimos solo con permisos suficientes.

Filtros y búsqueda en el módulo Actas

El filtro del módulo Actas se abre encima de la tabla principal y ofrece el campo Tipo de protocolo – solo después de seleccionarlo aparecen otros campos de filtrado, uno para cada parte del tipo de protocolo en la que el administrador tenga activada, en la configuración del tipo, la opción «Búsqueda en el filtro». Los campos se generan automáticamente según el tipo de entrada de esa parte (texto, número, fecha, selección, etc.). El filtro se ejecuta con el botón Buscar y se borra con el botón Cancelar. Además de este filtro, para una búsqueda rápida se puede usar el campo «Buscar» situado justo encima de la tabla de protocolos.

Operaciones básicas con los protocolos

Los siguientes procedimientos describen el trabajo diario con protocolos individuales en el módulo Actas – creación, edición, copia y eliminación. La disponibilidad de cada acción depende del nivel de acceso asignado descrito más arriba: cuanto más alto sea el nivel, más protocolos (propios o también ajenos) podrá crear, editar, copiar o eliminar el usuario.

Procedimiento: Creación de un nuevo protocolo

En la pantalla principal del módulo Actas, haga clic en el botón Crear (activo a partir del nivel de acceso «Lectura y edición de los propios, creación de nuevos»).
Seleccione el Tipo de protocolo – tras la selección, el formulario se vuelve a cargar y muestra todos los campos de ese tipo.
El campo Número de protocolo está precumplimentado y no se puede editar; el número lo asigna el sistema según la numeración configurada para el tipo de protocolo.
Rellene el Número de pedido (texto libre) o bien seleccione un Pedido concreto (desde el módulo de pedidos) – solo si el tipo de protocolo tiene activada la vinculación con pedidos y la empresa dispone del módulo de pedidos.
Seleccione la Empresa (desde el módulo CRM) y, en su caso, la Sucursal – la lista de sucursales se carga según la empresa elegida.
Rellene la Ubicación, elija el Estado (la opción «Resuelto» solo se ofrece con permisos suficientes), el Número de pedido del cliente (contrato) y seleccione el Trabajador asignado, o varios trabajadores a la vez – el usuario conectado aparece preseleccionado.
Si el tipo tiene habilitada la vinculación con HelpDesk, seleccione HelpDesk Proyecto - Ticket.
Cargue los Archivos adjuntos que necesite arrastrando los archivos (como máximo 60 a la vez) y rellene la Nota.
Rellene los campos de todas las secciones mostradas – sus nombres y tipos los determina la configuración del tipo de protocolo correspondiente.
Haga clic en Guardar. El protocolo se crea, recibe un número generado automáticamente, se abre su ficha y en las notas del protocolo se registra automáticamente la entrada «Se ha creado el protocolo».

Procedimiento: Edición de un protocolo

En la fila de la lista, haga clic en el lápiz Editar, o utilice el mismo icono directamente en la ficha del protocolo.
Modifique los campos necesarios – el tipo de protocolo ya no se puede cambiar una vez creado.
Guarde con el botón Guardar. En las notas del protocolo se registra automáticamente la modificación.

Nota: Solo el usuario con el nivel de acceso más alto, «Todo + eliminación», puede modificar la fecha de creación del protocolo.

Procedimiento: Copia de un protocolo

En las acciones de la fila, haga clic en el icono Copiar (disponible a partir del nivel de acceso «Lectura y edición de los propios, creación de nuevos»).
Se abre la misma ventana que en la edición, titulada «Copia del protocolo…», con todos los valores del protocolo original precumplimentados excepto el número de protocolo.
Al guardar se crea siempre un protocolo nuevo e independiente con su propio número – el protocolo original permanece sin cambios.

Procedimiento: Eliminación y restauración de un protocolo

En las acciones de la fila, haga clic en el aspa Borrar registro (solo con el nivel de acceso «Todo + eliminación»).
Confirme la pregunta «¿De verdad quiere borrar esta entrada?» con el botón Sí.
El protocolo desaparece de la lista principal y se traslada a la papelera, que se abre con el botón Eliminados en la pantalla principal; desde ahí se puede restaurar de la forma habitual.

Estados del protocolo y su cambio

Un protocolo del módulo Actas pasa por tres estados que describen en qué fase de tramitación se encuentra en cada momento. El paso entre estados puede realizarse manualmente y, en el caso de un protocolo vinculado a HelpDesk, también automáticamente.

Estados del protocolo

Estado	Qué significa	Cómo llega el protocolo a ese estado
Creado	El protocolo se ha creado y espera a ser finalizado o entregado.	Automáticamente al crear un nuevo protocolo.
Entregado	El protocolo se ha entregado al cliente o al responsable de su tramitación.	Con el botón Entregar en la ficha del protocolo, solo desde el estado Creado; si se exige la vinculación con HelpDesk, el protocolo debe tener un ticket seleccionado.
Resuelto	El protocolo está cerrado y resuelto.	Manualmente, seleccionándolo en el formulario de edición, o automáticamente al resolverse o cerrarse el ticket de HelpDesk vinculado, si esta automatización está activada en el tipo de protocolo.

Procedimiento: Entrega de un protocolo

En la ficha del protocolo, mientras esté en el estado Creado, haga clic en el botón Entregar.
Si el tipo de protocolo exige la vinculación con HelpDesk y el protocolo no tiene un ticket seleccionado, en lugar de la confirmación aparecerá el mensaje «No se ha seleccionado ningún ticket de HelpDesk; es necesario añadirlo antes de la entrega» y el estado no cambiará – primero complete el campo HelpDesk Proyecto - Ticket en la edición del protocolo.
En caso contrario aparecerá la pregunta de confirmación «¿Realmente desea cambiar a entregado?» – confirme con el botón Sí.
El estado cambia a Entregado, en las notas del protocolo se añade un registro del cambio de estado y, si el protocolo está vinculado a un ticket de HelpDesk, el sistema genera automáticamente el PDF del protocolo y lo adjunta como nota a dicho ticket junto con un mensaje sobre la entrega.

Procedimiento: Cambio de estado a Resuelto

Abra la edición del protocolo (lápiz) y en el campo Estado seleccione «Resuelto».
No todos los usuarios con permiso de edición ven esta opción: si en el tipo de protocolo está activada la opción «Solo el administrador de la aplicación puede cambiar el estado del protocolo a resuelto», solo se ofrece al administrador de la aplicación o al administrador de este módulo.
Al guardar, el estado cambia; a diferencia del botón Entregar, esta vía por sí sola no genera ni envía el PDF a HelpDesk.

Consejo: Si en el tipo de protocolo está activada la opción «Cambiar el estado a resuelto al resolver o cerrar el ticket vinculado en HelpDesk», el cambio de estado a Resuelto también se producirá automáticamente en cuanto se cierre o se resuelva el ticket vinculado.

Impresión y envío del protocolo por correo electrónico

Un protocolo terminado se puede imprimir en PDF o enviar por correo electrónico en cualquier momento desde el módulo Actas, directamente desde su ficha – ambas acciones están disponibles en el encabezado de la tarjeta del protocolo y se pueden repetir incluso después de la entrega o resolución del protocolo, de modo que el cliente puede solicitar una copia en cualquier momento posterior.

Procedimiento: Impresión y descarga del PDF del protocolo

En la ficha del protocolo, haga clic en el botón PDF/Imprimir; si el tipo de protocolo tiene activada la selección de idioma, haga clic en su lugar en Imprimir y elija en el menú desplegable la versión de idioma deseada «Imprimir - {idioma}».
En una nueva ventana del navegador se abre o se descarga el PDF generado con el contenido del protocolo.

Si en el protocolo hay partes cumplimentadas de tipo «Anexo en PDF», su contenido se añade automáticamente al final del PDF generado.

Procedimiento: Envío del protocolo por correo electrónico

En la ficha del protocolo, haga clic en el botón Correo electrónico.
Rellene el campo Correo electrónico (separe varias direcciones con una coma sin espacios), o bien marque alguna de las direcciones de correo electrónico ofrecidas guardadas en la empresa del CRM.
Si el tipo de protocolo tiene activada la selección de idioma, elija la Versión de idioma, en caso contrario se utilizará el checo.
Modifique el Asunto y el Texto precumplimentados – los textos predeterminados los configura el administrador en el tipo de protocolo.
Haga clic en Enviar. El sistema genera el PDF de la versión actual del protocolo, lo envía a las direcciones indicadas, guarda una copia entre las notas del protocolo y muestra el mensaje «El correo electrónico ha sido enviado a {cantidad} dirección(es)».

Nota: Una copia del correo electrónico enviado también llega automáticamente al propio remitente.

Administración de los tipos de protocolo (plantillas)

El tipo de protocolo es una plantilla que determina qué campos y secciones tendrá un protocolo concreto, cómo se le asignará el número y qué aspecto tendrá al imprimirse. Los tipos de protocolo se crean y se editan en Ajustes del módulo Actas, en la pestaña Actas, y solo el administrador puede gestionarlos.

Procedimiento: Creación de un tipo de protocolo

En Ajustes – Actas, pestaña Actas, haga clic en Añadir (o en el lápiz Editar o el icono Copiar de un tipo existente).
Rellene el Nombre y, opcionalmente, cargue el Encabezado - logotipo en formato PNG o JPG (como máximo 300×300 px; también se puede eliminar marcando la casilla de borrado).
Marque Activo – solo los tipos activos se pueden seleccionar al crear un nuevo protocolo.
Configure las opciones de impresión: Selección de idioma al imprimir, Ubicaciones en el informe impreso, Nombre Cliente en el informe impreso y Tabla con el número de protocolo a página completa en el informe impreso.
Marque Vinculación con pedidos, si este tipo de protocolo debe permitir la relación con un pedido concreto.
Guarde con el botón Guardar. Las secciones y los campos concretos del protocolo se añaden después, en la ficha del tipo.

Aviso: A diferencia de la eliminación de un protocolo concreto, la eliminación de un tipo de protocolo (aspa, pregunta de confirmación) es inmediata e irreversible – a diferencia de los protocolos, el tipo no va a la papelera.

Configuración de la numeración del protocolo

La numeración de los protocolos se configura por separado para cada tipo de protocolo, en la ficha del tipo, en la pestaña Ajuste de los parámetros generales. Se rellenan los campos Número correlativo - prefijo, Número correlativo - año (Año - 4 números o Año - 2 números), Número correlativo - sufijo, Número correlativo - cantidad de dígitos y Número correlativo - empezar desde. El número de protocolo resultante se compone como prefijo + año + sufijo + número correlativo completado, por ejemplo NV2019SCH0001. Sin rellenar estos campos se generan solo números correlativos simples, sin prefijo ni sufijo.

Configuración de los textos de correo electrónico y de la vinculación con HelpDesk en el tipo de protocolo

En la pestaña Ajuste de los parámetros generales del tipo de protocolo también se configura el Asunto del correo al enviar por correo electrónico (se puede usar la etiqueta %ProtocolNumber%, que se sustituye por el número de protocolo) y el Texto del correo al enviar por correo electrónico – este se guarda con un botón Guardar independiente debajo del campo de texto. Si la empresa tiene activado el módulo HelpDesk, marque en la línea Vinculación con HelpDesk los proyectos de HelpDesk desde los que se podrá adjuntar un ticket a los protocolos de este tipo, o active Cambiar el estado a resuelto al resolver o cerrar el ticket vinculado en HelpDesk. Con la opción Solo el administrador de la aplicación puede cambiar el estado del protocolo a resuelto limitará el cierre de los protocolos únicamente al administrador. Todas las opciones de esta pestaña se guardan inmediatamente después de cada cambio.

Procedimiento: Diseño del formulario del protocolo – secciones y campos

En la ficha del tipo de protocolo, haga clic en Añadir nueva sección, rellene el Nombre, la Ordenación (1–40) y, si procede, marque Nueva página después de esta (al imprimir), y a continuación guarde con el botón Guardar.
Dentro de la sección, haga clic en Añadir nueva parte a esta sección y rellene las propiedades del campo – nombre, orden, si debe mostrarse en la tabla principal de protocolos, alineación y ancho del nombre y de la entrada (la suma de ambos anchos debería dar 12), tamaño en la línea al imprimir, si el campo se ofrece en el filtro de la pantalla principal, y sobre todo el Tipo de campo.
La sección se puede eliminar con el botón Eliminar esta sección, y cada parte concreta con el icono Borrar registro en la fila de la parte – ambas acciones son inmediatas e irreversibles, tras la pregunta de confirmación.

Aviso: La modificación de un tipo de protocolo que ya tiene datos rellenados también afecta a los protocolos existentes de ese tipo creados anteriormente.

Tipos de campos que se pueden insertar en el protocolo

Al diseñar una parte de una sección de un tipo de protocolo, en el campo Tipo se elige uno de los quince tipos de entrada: Sin entrada, Texto - 1 línea, Número, Fecha, Sí/No, Selección, Tabla, Texto - varias líneas con formato, Campo de selección del Registro de activos (principal), Campo de selección del Registro de activos (cargado según el principal), Firma - campo para firma/sello, Firma - nombre del usuario, Separación - línea divisoria, Anexo en PDF y Entrada de valores + fórmulas matemáticas. Según el tipo elegido, en la configuración aparecen las opciones adicionales correspondientes – valor predeterminado, opciones de selección, dimensiones y etiquetas de la tabla, columna de origen del Registro de activos, o número de entradas y fórmula de cálculo, incluido el número de decimales del resultado.

Procedimiento: Carga de la firma de un usuario

En Ajustes – Actas, pestaña Firmas de los usuarios, haga clic en el lápiz Editar junto al usuario correspondiente.
Cargue la imagen de la firma y guarde con el botón Guardar.
La firma guardada se ofrece después a ese usuario directamente al rellenar los campos de tipo Firma en los protocolos, mediante el botón Firmar. La firma se puede eliminar en cualquier momento con el icono Eliminar en la fila del usuario.

Procedimiento: Configuración de los derechos de acceso a los protocolos

Los derechos de acceso al módulo Actas los configura el administrador en Ajustes – Actas, en la pestaña Derechos de los usuarios. Para cada usuario elija uno de los seis niveles de acceso haciendo clic en la casilla correspondiente de la columna; toda la columna se puede marcar a la vez con el botón Seleccionar todo en el encabezado de la columna. La selección se guarda inmediatamente después de hacer clic, sin confirmación adicional.

Funciones avanzadas

Además del registro habitual de protocolos, el módulo Actas ofrece la exportación del protocolo terminado a PDF y varias acciones automáticas que facilitan la vinculación con otros módulos, especialmente con HelpDesk y con el Registro de activos. Las siguientes secciones describen ambos aspectos en detalle.

Exportación de datos del módulo Actas

El módulo Actas ofrece un solo tipo de exportación – la generación del informe impreso de un protocolo concreto en PDF, descrita en el siguiente subapartado. La exportación se inicia siempre desde la ficha de un protocolo concreto; el módulo no ofrece la exportación masiva de varios protocolos a la vez.

Exportación: Impresión del protocolo a PDF

La exportación crea el informe impreso del protocolo actual en formato PDF según el diseño configurado en su tipo – con el encabezado y el logotipo, la disposición de las secciones y los campos, y los saltos de página en las secciones que corresponda.

En la ficha del protocolo, haga clic en el botón PDF/Imprimir.
Si el tipo de protocolo tiene activada la selección de idioma, haga clic en Imprimir y elija en el menú la versión de idioma «Imprimir - {idioma}».
El PDF se abre, o se descarga, en una nueva ventana del navegador.

Formato de salida: PDF

Si en el protocolo hay partes cumplimentadas de tipo «Anexo en PDF», su contenido se añade al final del archivo generado.

Automatismos en el módulo Actas

El módulo Actas realiza por sí mismo, en segundo plano, muchos pasos que de otro modo el usuario tendría que hacer manualmente:

Al crear un nuevo protocolo, el sistema genera automáticamente su número según la configuración de numeración del tipo correspondiente y registra la primera entrada en las notas del protocolo: «Se ha creado el protocolo».
Cada edición del protocolo, cambio de estado o envío por correo electrónico se registra automáticamente en las notas del protocolo (quién, cuándo, qué) – este registro no se puede eliminar ni editar manualmente.
Si en el tipo de protocolo está activado el cierre automático, el sistema cambia por sí mismo el estado del protocolo a Resuelto en el momento en que se cierra o se resuelve el ticket vinculado en HelpDesk, y añade una nota con el motivo del cierre.
Al hacer clic en Entregar en un protocolo vinculado a un ticket de HelpDesk, el sistema genera automáticamente el PDF del protocolo y lo adjunta como nota directamente a dicho ticket, junto con un mensaje sobre la entrega.
Al enviar el protocolo por correo electrónico, el sistema genera automáticamente el PDF actual, guarda una copia entre las notas del protocolo y envía también una copia del correo electrónico al propio remitente.
Al seleccionar un elemento del Registro de activos en el campo correspondiente, se cargan y se completan automáticamente los valores de los campos relacionados, por ejemplo el proveedor, la garantía o la caducidad, a partir del registro del activo seleccionado.
Al hacer clic en Firmar en un campo de tipo Firma, se inserta automáticamente la firma escaneada previamente guardada del usuario (o su nombre en el campo «Firma - nombre del usuario»); con el botón Eliminar se puede volver a quitar la firma insertada del campo.
En los campos de tipo «Entrada de valores + fórmulas matemáticas», el resultado se calcula y se muestra automáticamente cada vez que cambian los valores introducidos, según la fórmula configurada por el administrador en ese campo.

Integración con otros módulos

El módulo Actas no tiene por sí mismo una lista fija de módulos vinculados, pero colabora estrechamente con varias otras partes de eIntranet – los protocolos también se muestran directamente en los módulos Pedidos y HelpDesk, no solo en su propia lista.

CRM: cada protocolo (en los tipos que muestran este campo) se vincula a la empresa y, opcionalmente, a la sucursal del módulo CRM; desde la ficha del protocolo hay un enlace directo a la ficha de dicha empresa.
Pedidos: si en el tipo de protocolo está activada la «Vinculación con pedidos», el protocolo se puede asignar a un pedido concreto. En la ficha del pedido se muestra entonces una lista propia con todos los protocolos vinculados a él.
HelpDesk: si en el tipo de protocolo está habilitada la vinculación con los proyectos de HelpDesk seleccionados, se puede adjuntar al protocolo un ticket concreto. En la ficha del ticket de HelpDesk se muestra la lista de protocolos adjuntos, y tanto la entrega del protocolo como el cierre del ticket pueden influir automáticamente en el estado del otro lado.
Registro de activos: los campos de tipo «Campo de selección del Registro de activos» permiten seleccionar un aparato registrado concreto y cargar desde él otros datos (número de serie, proveedor, garantía, etc.) directamente en otros campos del protocolo. Si además está activada la visualización del número de serie en la tabla principal de protocolos, el valor se obtiene de la sección con el nombre fijo «Aparato medido».
Empleados: a cada protocolo se le puede asignar uno o varios trabajadores de entre los usuarios de la empresa. Cada usuario puede guardar su propia firma escaneada, que después se ofrece al firmar los protocolos que cumplimenta.

Solución de problemas

Las siguientes preguntas y mensajes son los que aparecen con más frecuencia en el módulo Actas; en cada uno se indica qué hacer. Si el problema persiste incluso después de probar el procedimiento propuesto, compruebe si dispone, para esa acción, del nivel de acceso suficiente descrito en la sección Permisos y derechos de acceso.

Preguntas frecuentes sobre el módulo Actas

Pregunta: ¿Por qué no se puede entregar el protocolo y aparece un mensaje sobre la falta de un ticket?

Solución: El tipo de protocolo requiere la vinculación con HelpDesk y el protocolo aún no tiene ningún ticket seleccionado. Abra la edición del protocolo, complete el campo HelpDesk Proyecto - Ticket y repita la entrega.

Pregunta: ¿Por qué en el campo Estado no se me ofrece la opción Resuelto?

Solución: En el tipo de protocolo está activada la restricción «Solo el administrador de la aplicación puede cambiar el estado del protocolo a resuelto»; a ese estado solo puede cambiar el protocolo el administrador de la aplicación o el administrador del módulo Actas.

Pregunta: ¿Por qué no se puede recuperar un tipo de protocolo (plantilla) eliminado?

Solución: A diferencia de la eliminación del propio protocolo, la eliminación de un tipo de protocolo, una sección o una parte concreta es inmediata e irreversible; no va a la papelera. Por eso, antes de eliminar un tipo, compruebe que realmente no lo necesita.

Pregunta: ¿Por qué al cargar archivos adjuntos aparece un mensaje sobre el límite del número de archivos?

Solución: A un protocolo se le pueden adjuntar como máximo 60 archivos a la vez. Reduzca el número de archivos que carga y adjunte el resto en un paso posterior, después de guardar.

Mensajes y ventanas de diálogo en el módulo Actas

Mensaje	Cuándo aparece
No se ha seleccionado ningún ticket de HelpDesk; es necesario añadirlo antes de la entrega.	Al hacer clic en Entregar cuando el tipo de protocolo requiere la vinculación con HelpDesk y el protocolo no tiene un ticket seleccionado.
¿Realmente desea cambiar a entregado?	Pregunta de confirmación al hacer clic en Entregar.
¿De verdad quiere borrar esta entrada?	Pregunta de confirmación antes de eliminar un protocolo, un tipo de protocolo, una sección o una parte.
El correo electrónico ha sido enviado a {cantidad} dirección(es).	Tras el envío correcto del protocolo por correo electrónico.
Puede cargar un máximo de 60 archivos.	Al intentar adjuntar más de 60 archivos a la vez en los archivos adjuntos del protocolo.

Consejos para trabajar de forma eficiente con los protocolos

Consejo: Antes de crear el primer protocolo de un tipo determinado, piense bien la numeración (prefijo, año, sufijo) – una vez creados protocolos de ese tipo, la numeración es difícil de cambiar.
Consejo: Para crear rápidamente y de forma repetida protocolos similares, utilice el icono Copiar de un protocolo existente – se ahorrará rellenar repetidamente los mismos campos.
Consejo: Cargue su firma con antelación en Ajustes – Actas, en la pestaña Firmas de los usuarios, para poder insertarla en los campos de tipo Firma simplemente con el botón Firmar, en lugar de dibujarla a mano.
Consejo: Active en el tipo de protocolo la visualización de los campos seleccionados en la tabla principal – esto facilitará orientarse en la lista sin necesidad de abrir cada protocolo por separado.
Consejo: Para localizar rápidamente un protocolo según un campo propio, por ejemplo el número de serie, active en la parte correspondiente del tipo de protocolo la opción «Búsqueda en el filtro».

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