Informes Diarios
Descripción General del Módulo
El módulo de Informes Diarios permite a las empresas crear formularios personalizados para recopilar datos diarios de los empleados. El sistema está diseñado para ser flexible y adaptable a diversas necesidades, desde informes de ventas hasta resúmenes de turnos o registros de intervenciones de servicio.
Principales ventajas del módulo:
- Creación de tipos de formularios ilimitados con campos personalizados
- Hasta 50 campos personalizados por tipo de informe (casillas de verificación, números, fechas, texto)
- Sumas automáticas de columnas numéricas para una visión general rápida
- Sistema de permisos flexible para leer y escribir informes
- Exportación a Excel y opción de impresión
- Notificaciones por correo electrónico cuando se completa un informe
El módulo está destinado a usuarios regulares que completan informes, gerentes que revisan datos de subordinados y administradores que configuran tipos de informes.
Configuración
Creación de un Tipo de Vista General
Los administradores con los derechos apropiados pueden crear tipos de informes en la sección Configuración → Informes Diarios:
- Haga clic en el botón Agregar Tipo
- Ingrese el Nombre del tipo de vista general (por ejemplo, "Informe de Ventas", "Resumen de Turno")
- Establezca Activo en Sí para que el tipo esté disponible para los usuarios
- Guarde la configuración básica
Definición de Campos Personalizados
Después de crear un tipo de vista general, puede definir hasta 50 campos personalizados. Cada campo tiene:
- Nombre del Campo - etiqueta que verán los usuarios
- Tipo de Campo - seleccione uno de 7 tipos:
- Sí/No (casilla de verificación) - campo de casilla de verificación para valores sí/no
- Número Entero - números enteros (por ejemplo, cantidad de piezas)
- Número Decimal - números decimales (por ejemplo, cantidades, pesos)
- Fecha - selección de fecha mediante calendario
- Texto - 1 línea - campo de texto corto
- Texto - múltiples líneas - texto más largo con opciones de formato
- Función - para tipos numéricos puede habilitar la función Suma, que suma automáticamente los valores en la columna
Ejemplo de configuración de informe de ventas:
| Nombre del Campo | Tipo | Función |
|---|---|---|
| Número de Clientes | Número Entero | Suma |
| Ingresos en CZK | Número Decimal | Suma |
| Nota | Texto - múltiples líneas | - |
Asignación a Usuarios
En la configuración del tipo de vista general, especifique qué usuarios pueden usar este tipo de informe. Puede seleccionar empleados específicos o permitir el tipo para todos.
Derechos de Usuario
En la sección Configuración → Informes Diarios → Derechos de Acceso, establezca el nivel de acceso para cada usuario:
| Nivel | Permisos |
|---|---|
| 0 | Sin acceso al módulo |
| 1 | Escribir y leer solo informes propios |
| 3 | Escribir propios y leer informes de usuarios seleccionados (definidos con el botón "Seleccionar usuarios para lectura/escritura") |
| 5 | Escribir propios y leer todos los informes, ver todos los tipos de vista general |
| 10 | Escribir y leer todo, incluida la escritura para otros usuarios |
| 15 | Control total, incluida la eliminación y restauración de informes |
Configuraciones Adicionales
- Máx. días hacia atrás - limitación sobre cuánto tiempo atrás pueden los usuarios completar informes (por ejemplo, 7 días)
- Notificación por correo electrónico - configure los usuarios que recibirán un correo electrónico con cada envío de informe
- Recordatorios para informes sin completar - recordatorios automáticos para usuarios que tienen informes sin completar
Operaciones Básicas
Registrar un Informe
- En el menú principal, abra el módulo Informes Diarios
- Haga clic en el botón Registrar Informe
- Seleccione el Tipo de Vista General de la lista desplegable
- El campo Trabajado por se completa previamente con su nombre. Los gerentes con derechos superiores pueden seleccionar otro empleado
- Seleccione la Fecha del informe usando el calendario (por defecto es la fecha de hoy)
- Complete todos los campos del formulario según el tipo de vista general:
- Para casillas de verificación, marque según sea necesario
- Para campos numéricos, ingrese valores
- Para campos de fecha, use el calendario
- Para campos de texto, escriba la información necesaria
- Haga clic en el botón Guardar
Después de guardar, el informe aparecerá en la tabla y si se configuran notificaciones por correo electrónico, los usuarios relevantes recibirán una alerta.
Editar un Informe
- En la lista de informes, encuentre el informe que desea editar
- Haga clic en el icono del lápiz en la columna derecha de la tabla
- Edite los valores requeridos
- Haga clic en Guardar
Solo puede editar informes a los que tiene derechos: sus propios informes (derechos 1+) o informes de subordinados (derechos 3+).
Ver Informes
Para ver informes de manera clara, use el filtro:
- Empleado - seleccione un empleado específico o "Todos" (solo con derechos 2+)
- Tipo de Vista General - filtre por tipo de informe
- Fecha - establezca año, mes y opcionalmente día
- Marque Incluir campos completados en vista general si desea ver todas las columnas del formulario directamente en la tabla
- Haga clic en Mostrar Informes
La tabla muestra:
- Fecha del informe
- Empleado
- Tipo de vista general
- Fecha de llenado
- Columnas dinámicas (si "Incluir campos..." está marcado)
- Acciones (editar, ver, eliminar)
Características Avanzadas
Visualización de Campos en Tabla
Al marcar la opción Incluir campos completados en vista general, mostrará todas las columnas personalizadas directamente en la tabla de vista general. Esto es útil para comparar rápidamente valores entre días o empleados sin tener que abrir informes individuales.
Sumas Automáticas
Si un campo tiene habilitada la función Suma en la configuración, el pie de la tabla muestra automáticamente la suma total de todos los registros filtrados. Esto le permite determinar rápidamente, por ejemplo, los ingresos mensuales totales o el número total de clientes semanales.
Exportar a Excel
- Establezca el filtro deseado
- Encima de la tabla, haga clic en el botón Excel
- El archivo se descargará automáticamente en su computadora
La exportación contiene todas las columnas mostradas, incluidas las sumas en el pie de página.
Registrar para Otros Usuarios
Los usuarios con derechos 10 y superiores pueden registrar informes en nombre de otros empleados:
- Haga clic en Registrar Informe
- En el campo Trabajado por, seleccione el empleado deseado
- Complete el informe y guarde
Esta función es útil si un empleado no tiene acceso al sistema o si un gerente está ingresando datos de forma masiva.
Limitación de Días Hacia Atrás
El administrador puede establecer el número máximo de días hacia atrás en la configuración del módulo para los cuales se puede completar un informe. Por ejemplo, con una configuración de 7 días, no será posible completar un informe de más de una semana de antigüedad. Al intentar seleccionar una fecha más antigua, el calendario no permitirá seleccionar esa fecha.
Flujos de Trabajo
Escenario 1: Informe de Ventas en una Tienda
Situación: Una tienda minorista necesita registrar ingresos diarios, número de clientes y eventos significativos.
Configuración:
- Nombre del tipo: "Informe de Ventas"
- Campos: Número de clientes (Número Entero, Suma), Ingresos en efectivo (Número Decimal, Suma), Ingresos con tarjeta (Número Decimal, Suma), Nota diaria (Texto - múltiples líneas)
- Derechos: Vendedores tienen nivel 1 (escribir solo los suyos), gerente tiene nivel 5 (ve todos)
Flujo de trabajo:
- Cada vendedor abre el módulo de Informes Diarios al final del turno
- Hace clic en "Registrar Informe" y selecciona el tipo "Informe de Ventas"
- Completa el número de clientes atendidos y las cantidades
- En la nota, menciona eventos significativos (quejas, compras más grandes, etc.)
- Guarda el informe
- El gerente revisa los informes cada mañana, establece el filtro para el día anterior y selecciona "Incluir campos" para mostrar las sumas
Escenario 2: Informe de Turno en Producción
Situación: Una empresa manufacturera necesita registrar producción, tiempo de inactividad y calidad para cada turno.
Configuración:
- Nombre del tipo: "Informe de Turno"
- Campos: Número de piezas producidas (Número Entero, Suma), Tiempo de inactividad en minutos (Número Entero, Suma), Hubo corte de energía (Sí/No), Nota de calidad (Texto - múltiples líneas)
- Derechos: Supervisores de turno tienen nivel 10 (pueden escribir para operadores), gerente de producción tiene nivel 15
Flujo de trabajo:
- El supervisor de turno recopila datos de estaciones de trabajo individuales al final del turno
- Registra el informe y selecciona el turno u operador apropiado en el campo "Trabajado por"
- Completa todos los valores
- El gerente de producción tiene configurada la notificación por correo electrónico: recibe una vista general inmediatamente después de guardar
- Una vez por semana, el gerente exporta los informes a Excel para un análisis de tendencias adicional
Escenario 3: Registros de Intervención de Servicio
Situación: Los técnicos de servicio necesitan registrar el trabajo realizado en las instalaciones del cliente.
Configuración:
- Nombre del tipo: "Informe de Servicio"
- Campos: Cliente (Texto - 1 línea), Tipo de intervención (Texto - 1 línea), Horas de trabajo (Número Decimal, Suma), Fecha de intervención (Fecha), Descripción del trabajo (Texto - múltiples líneas), Requiere visita de seguimiento (Sí/No)
- Derechos: Técnicos tienen nivel 1, despachador tiene nivel 5
Flujo de trabajo:
- El técnico ingresa el informe directamente en el campo (dispositivo móvil) después de completar la intervención
- Completa todos los datos sobre el cliente y el trabajo realizado
- El despachador filtra los informes por fecha y técnico para planificar la capacidad de la próxima semana
- Si "Requiere visita de seguimiento" está marcado, el despachador programa una intervención posterior
Solución de Problemas
Problema: No se puede guardar el informe, el formulario regresa
Posibles causas y soluciones:
- No tiene ningún tipo de vista general activo creado: comuníquese con el administrador para crear y activar al menos un tipo de informe en la configuración
- La fecha está fuera del rango permitido: verifique si no está seleccionando una fecha más antigua que la limitación de días hacia atrás permitida
- No está asignado al tipo de vista general seleccionado: el administrador debe agregar su nombre a la lista de usuarios en la configuración del tipo
Problema: No puedo ver los informes de mis subordinados
Solución:
- Verifique su nivel de derechos: necesita al menos nivel 3
- Si tiene nivel 3, el administrador debe definir usuarios específicos cuyos informes puede leer para su cuenta (botón "Seleccionar usuarios para lectura")
- Si es necesario, solicite al administrador que aumente sus derechos a nivel 5 para ver todos los informes
Problema: Las columnas personalizadas no se muestran en la tabla
Solución:
- Asegúrese de tener marcada la opción Incluir campos completados en vista general en el filtro
- Debe seleccionar un tipo de vista general específico: al seleccionar múltiples tipos a la vez, los campos personalizados no se muestran
- Haga clic en el botón Mostrar Informes para aplicar el filtro
Problema: Las sumas en el pie de la tabla no se muestran
Solución:
- La función Suma debe estar habilitada en la configuración del tipo de vista general para el campo respectivo: comuníquese con el administrador
- Las sumas solo se muestran cuando las columnas personalizadas son visibles (opción marcada "Incluir campos completados en vista general")
- Intente actualizar la página (F5) para actualizar los datos
Problema: No se puede eliminar un informe antiguo
Solución:
- Solo los usuarios con nivel 15 tienen derecho a eliminar informes
- Si necesita eliminar un informe incorrecto y no tiene derechos suficientes, comuníquese con su supervisor o administrador
- Alternativamente, puede editar el informe y corregir los datos incorrectos en lugar de eliminar
Preguntas Frecuentes
¿Puedo crear múltiples tipos de informes simultáneamente?
Sí, el número de tipos de informes es ilimitado. Cada tipo puede tener su propio conjunto de campos y usuarios asignados. Esto le permite tener, por ejemplo, "Informe de Ventas", "Informe de Turno" e "Informe de Mantenimiento" separados simultáneamente.
¿Puede un usuario registrar múltiples informes por día?
Sí, un usuario puede registrar múltiples informes del mismo tipo o diferentes tipos por día. El sistema no limita el número de registros. Esto es útil, por ejemplo, para informes de turnos o para registrar múltiples intervenciones de servicio por día.
¿Hasta qué punto del historial puedo ver informes?
La visualización de informes no tiene límite de tiempo: puede filtrar informes para cualquier período desde que se implementó el sistema. La exportación a Excel incluye todos los registros filtrados, independientemente de su antigüedad.
¿El usuario recibe confirmación del envío del informe?
Después de guardar un informe, el formulario de edición se cierra automáticamente y el informe aparece en la tabla. Si se define la notificación por correo electrónico en la configuración del módulo, los usuarios seleccionados (típicamente gerentes) reciben un correo electrónico con detalles del informe completado. El autor del informe no recibe confirmación por correo electrónico estándar.
¿Es posible importar informes de forma masiva desde Excel?
El módulo actualmente no admite importación masiva. Los informes deben ingresarse individualmente a través de la interfaz web. Para usuarios con derechos 10+, existe una opción para registrar para otros usuarios, lo que acelera parcialmente el ingreso de una mayor cantidad de informes.
Atajos y Términos
- Tipo de Vista General - plantilla de formulario con campos definidos creada por el administrador
- Campo Personalizado - campo definible por el usuario en el formulario (nombre, tipo, función)
- Función de Suma - adición automática de valores numéricos en el pie de la tabla
- Trabajado por - usuario para quien se registra el informe
- Fecha del Informe - fecha a la que se refiere el informe (puede diferir de la fecha de llenado)
- Incluir campos - opción de filtro para mostrar todas las columnas personalizadas en la tabla
- Máx. días hacia atrás - limitación sobre qué tan antigua puede ser una fecha seleccionada al completar un informe
Documentación válida a partir del 11.11.2025 para el módulo de Informes Diarios en el sistema eIntranet.net