Legislación (seguimiento de normas y cumplimiento normativo)

Resumen

El módulo Legislación vigila los cambios de las normas jurídicas (leyes, reglamentos del Gobierno, decretos y otros documentos de la Colección de Leyes) que afectan a su empresa y ayuda a mantener las directivas internas de la empresa en conformidad con la legislación vigente. Cada noche el módulo revisa la Colección de Leyes, avisa de las modificaciones o derogaciones de las normas objeto de seguimiento y la inteligencia artificial (IA) propone, para las normas recién publicadas, a qué ámbito jurídico pertenecen. A cada norma objeto de seguimiento puede vincular una directiva interna de la empresa (un documento del módulo Documentos o una página del módulo Wiki), seleccionar los artículos que le interesan, vigilar el plazo de la revisión de la conformidad y hacer que, tras una modificación, se cree automáticamente una tarea de revisión. En cada modificación verá exactamente qué ha cambiado en el texto de la norma.

Funciones principales del módulo Legislación

Seguimiento nocturno automático de la Colección de Leyes y avisos de modificaciones y derogaciones de las normas objeto de seguimiento
Activación de ámbitos jurídicos completos (seguridad y salud en el trabajo, impuestos, protección de datos y otros) con seguimiento automático de sus normas clave
Búsqueda de una norma por número, por título e incluso por las palabras de su texto (búsqueda de texto completo en e-Sbírka) y filtro «Jen aktuální» / «Vše (i zrušené)»
Lectura del texto de la norma directamente en la aplicación, cronología de todas las versiones y comparación «Qué ha cambiado»
Vinculación de directivas internas de los módulos Documentos y Wiki y selección de las disposiciones objeto de seguimiento (artículos)
Etiquetas «Se refiere a § …», «Puede que se refiera a § …» y «Disposiciones no contempladas» en cada modificación
Recordatorio antes de la entrada en vigor de una modificación y tareas automáticas de revisión de las directivas
Registro de las revisiones de la conformidad con la norma como justificante para auditorías y registro de requisitos legales en Excel y PDF

Acceso y configuración

Este capítulo describe cómo acceder al módulo Legislación, dónde encontrar su configuración y qué permisos existen en él, desde el nivel «Sin acceso» hasta la administración completa de la configuración del módulo, incluida la matriz de derechos de los usuarios.

Cómo acceder al módulo Legislación

Ruta de navegación al módulo Legislación: Menú principal → Legislación. En el menú, junto al módulo se muestra el número de respuestas pendientes a modificaciones de normas, es decir, de elementos en estado «Nueva modificación» o «Se está tratando». Con este número sabrá cuántas modificaciones están pendientes de tramitar sin necesidad de abrir el módulo. Un usuario sin permiso para leer el módulo solo verá un aviso de acceso insuficiente.

Configuración del módulo Legislación

La configuración del módulo Legislación se abre con el enlace Ajustes situado junto al título «Legislación» en la pantalla principal del módulo. El enlace solo lo ve el usuario autorizado a modificar la configuración del módulo o el administrador del módulo. La configuración tiene la tarjeta «Configuración general» y, para el administrador del módulo, la pestaña «Derechos de los usuarios».

Configuración general del módulo Legislación

En la tarjeta «Configuración general» se modifican las siguientes opciones del módulo Legislación. Cada opción se guarda inmediatamente después del cambio, sin botón de confirmación.

Opción	Qué afecta	Comportamiento predeterminado
Destinatarios de las notificaciones	Quién recibe el correo nocturno resumen de las nuevas modificaciones de normas y el correo de recordatorio previo a la entrada en vigor cuando la modificación no tiene asignado a un responsable de su tramitación	Si no selecciona a nadie, las notificaciones las reciben todos los usuarios con permiso de gestión de las normas objeto de seguimiento o superior
Responsable predeterminado	Quién tramita las modificaciones de normas y las directivas que no tienen un responsable propio	Sin selección, una modificación para la que no tiene responsable ni la directiva ni la norma queda sin responsable de su tramitación y no se crea para ella ninguna tarea de revisión
Crear tareas para la revisión de las directrices	Si, tras una modificación, se crea automáticamente al responsable una tarea de revisión de la directiva vinculada	Activado. Si el módulo Tareas está desactivado, se muestra la nota «El módulo «Tareas» está desactivado, no se crearán tareas.»
Plazo de la tarea (días)	En cuántos días desde su creación debe completarse la tarea de revisión	30 días; se puede ajustar de 1 a 365 días
Intervalo de revisión del cumplimiento (meses)	Con qué frecuencia confirma el responsable la conformidad con cada norma objeto de seguimiento	12 meses; el valor 0 desactiva los recordatorios de revisión
Recordar antes de la entrada en vigor (días)	Con cuántos días de antelación recibe el encargado de la tramitación, por correo electrónico, un recordatorio de la modificación sin resolver que aún no ha entrado en vigor. El mismo valor determina cuándo se muestra en la modificación la etiqueta roja «Se acerca la fecha de entrada en vigor»	14 días; se puede ajustar de 0 a 90, el valor 0 desactiva los recordatorios
Notificar también las nuevas normas	Si se comunican también las normas totalmente nuevas que la IA ha incluido en sus ámbitos, y no solo las modificaciones de las normas objeto de seguimiento	Activado
Seguridad mínima de la IA (%)	A partir de qué grado de seguridad se considera que una nueva norma pertenece a su ámbito	70 %; se puede ajustar de 50 a 100 %

Derechos de los usuarios del módulo Legislación

El administrador de la empresa o el usuario al que se le haya asignado la administración del módulo Legislación ve en la configuración la pestaña «Derechos de los usuarios» con la matriz de permisos por puesto de trabajo y por usuario individual. El permiso resultante de un usuario es siempre el más alto entre el derecho según su puesto y su configuración personal. Sin configuración, los usuarios nuevos tienen en el módulo Legislación el nivel «Sin acceso».

Permisos y derechos de acceso al módulo Legislación

Los permisos del módulo Legislación se asignan por niveles; cada nivel superior incluye también las actividades de los niveles inferiores.

Nivel de permiso	Qué permite
Sin acceso	El usuario no verá el módulo Legislación en absoluto
Lectura de modificaciones y normativas	Abre las cuatro pestañas, consulta el detalle de la norma y de la modificación, lee el texto y las versiones de las normas, ve la comparación «Qué ha cambiado», busca en el texto de las normas y descarga el registro de requisitos legales. Ve también la barra informativa de la directiva vinculada. No modifica nada
Gestión de las repercusiones y vínculos con las directivas	Además, cambia el estado de la respuesta a una modificación, escribe una nota sobre la respuesta, marca modificaciones en bloque como «Sin repercusión», vincula, modifica y elimina los vínculos con las directivas, incluidas las disposiciones objeto de seguimiento, y registra la revisión de la conformidad
Gestión de la normativa objeto de seguimiento	Además, activa y desactiva ámbitos, añade y retira normas objeto de seguimiento, renueva el seguimiento según el ámbito y establece el responsable y la nota de la norma
Configuración del módulo «Legislación»	Además, modifica la configuración general del módulo

Nota: una directiva del módulo Documentos o Wiki solo puede vincularse si usted tiene permiso para leerla. En el caso de un documento, esto significa el permiso de lectura de la carpeta en la que se encuentra; en el caso de una página de Wiki, el módulo Wiki activado y el permiso de lectura de la carpeta en la que se encuentra su última versión.

Interfaz de usuario del módulo Legislación

La pantalla principal del módulo Legislación se divide en cuatro pestañas: Modificaciones, Normativa objeto de seguimiento, Ámbitos y Colección de Leyes. Junto al título «Legislación» hay un enlace a Ajustes y, en su caso, un enlace a Inicio rápido. Las siguientes secciones describen cada pestaña, así como las pantallas de detalle de la norma y de la modificación.

Pestaña Modificaciones del módulo Legislación

La pestaña Modificaciones es la pantalla predeterminada del módulo Legislación. En la parte superior hay una nota que indica que el módulo vigila cada noche la Colección de Leyes y que, en el caso de las directivas vinculadas, se crea para el responsable una tarea de revisión. El selector «Sin resolver» / «Todas» filtra las modificaciones mostradas. La tabla tiene las columnas ID, Publicado, Normativa objeto de seguimiento, Modificación / derogación, Entrada en vigor, Directivas, Asignada a, Estado y una columna con iconos de acciones (el ojo «Ver detalles» y la marca de verificación «Sin repercusiones» en las modificaciones sin resolver). Las filas se pueden ordenar y filtrar, la tabla se puede exportar a Excel y se puede cambiar la visibilidad de las columnas.

Con el permiso de gestión de repercusiones, las filas tienen casillas de verificación y encima de la tabla aparece el botón Marcar las modificaciones seleccionadas como «sin repercusión» (N).

Etiquetas en las columnas Directivas y Entrada en vigor

En la pestaña Modificaciones del módulo Legislación, las etiquetas le ayudan a reconocer qué modificaciones son importantes para usted. En la columna Directivas, bajo el nombre de la directiva para la que ha seleccionado disposiciones objeto de seguimiento, aparece una etiqueta roja «Se refiere a § …», una amarilla «Puede que se refiera a § …» o una gris «Disposiciones no contempladas». La etiqueta no aparece en las directivas sin disposiciones seleccionadas, en las derogaciones de normas ni hasta que esté lista la comparación de versiones. El icono de tarea junto a la directiva indica que para la repercusión se ha creado una tarea de revisión.

En la columna Entrada en vigor, en una modificación sin resolver cuya entrada en vigor se producirá dentro del número de días ajustado en «Recordar antes de la entrada en vigor», se muestra una marca roja con un reloj «Se acerca la fecha de entrada en vigor». Una modificación colectiva con entrada en vigor escalonada muestra todas las fechas una debajo de otra.

Pestaña Normativa objeto de seguimiento del módulo Legislación

La pestaña Normativa objeto de seguimiento muestra las normas que sigue la empresa: las normas clave de los ámbitos activados y las normas añadidas manualmente. Puede dejar de seguir una norma que no le afecte. La tabla contiene las columnas Norma, ¿Por qué hacemos un seguimiento? (etiquetas de ámbitos o «Añadido manualmente»), Última modificación, el número de Directivas vinculadas, Responsable, Nota sobre la norma (abreviada) y Próxima revisión de la conformidad (etiqueta roja si se ha superado el plazo). En cada fila hay iconos «Ver detalles», un enlace a e-Sbírka y, con el permiso de gestión de normas, también «Dejar de seguir».

Encima de la tabla están los botones Añadir norma (cambia a la Colección de Leyes), Registro de requisitos legales (Excel) y Registro de requisitos legales (PDF). Si hay normas excluidas de los ámbitos, bajo la tabla aparece la tarjeta «Excluidas de los sectores» con el botón Volver a seguir.

Pestaña Ámbitos del módulo Legislación

La pestaña Ámbitos contiene mosaicos de ámbitos jurídicos. Al activar un ámbito empieza a seguir sus normas clave y también las normas recién publicadas que la IA haya incluido en el ámbito. Cada mosaico tiene una casilla de verificación (se guarda de inmediato, sin botón Guardar), una lista de normas clave y la sección «Nuevas normas incluidas por la IA:» con un máximo de ocho normas y el porcentaje de seguridad. Sin el permiso de gestión de normas la casilla está inactiva; el administrador del módulo siempre puede cambiarla. Ámbitos disponibles: seguridad y salud en el trabajo, impuestos, transporte y vehículos, protección de datos y ciberseguridad, salarios y derecho laboral, derecho mercantil y societario, residuos y medio ambiente, protección contra incendios, construcción, contabilidad y auditoría, contratación pública.

Pestaña Colección de Leyes (catálogo de normas) del módulo Legislación

La pestaña Colección de Leyes sirve para buscar en todo el catálogo de normas. La fila de filtros contiene los siguientes elementos:

Número o nombre de la norma: por ejemplo 262/2006 o una parte del título, con un máximo de 100 caracteres; también busca con la tecla Intro.
Tipo de norma: Todos los tipos de normas, leyes, reglamentos del Gobierno, decretos, comunicaciones, sentencias del Tribunal Constitucional, textos consolidados.
Año de publicación de la normativa: desde 1918 hasta el año en curso.
Vigencia de la norma: «Jen aktuální» (predeterminado) o «Vše (i zrušené)».
Buscar en: «título y número de la norma» o «Texto de las normas (e-Sbírka)». El selector solo aparece si la búsqueda de texto completo está disponible para su empresa.

Sin búsqueda, bajo el título «Normas recientemente publicadas» se muestran las últimas 30 normas; con búsqueda, «Resultados de la búsqueda» (un máximo de 50; si se recortan, un aviso le pide que afine la búsqueda).

Filtro de vigencia: Jen aktuální y Vše (i zrušené)

En la Colección de Leyes del módulo Legislación, el filtro de vigencia determina si verá las normas derogadas. La opción «Jen aktuální» es la predeterminada y oculta las normas derogadas; las normas con entrada en vigor futura siguen visibles. Una norma cuyo estado el módulo todavía no ha determinado no se oculta. Si introduce una cita exacta, por ejemplo 65/1965, el filtro de vigencia no se aplica y obtendrá también la norma derogada con su distintivo. La opción «Vše (i zrušené)» muestra las normas derogadas con un distintivo gris «Norma derogada». La opción se recuerda mientras dure la sesión; tras un nuevo inicio de sesión vuelve a aplicarse «Jen aktuální».

Resultados de la búsqueda y distintivos del estado de la norma

Una fila de resultado en la Colección de Leyes del módulo Legislación muestra la fecha de publicación (o el año), el título de la norma como enlace al detalle y, a la derecha, una etiqueta verde «Supervisado» o el botón Seguir (con el permiso de gestión de normas). El distintivo «Norma derogada» (gris) marca una norma derogada y el distintivo «Versión futura» (amarillo), una norma con entrada en vigor futura. Una norma que el catálogo todavía no conoce (publicada hoy) se muestra solo como enlace a e-Sbírka, sin los botones Seguir y Texto.

Detalle de la norma en el módulo Legislación

El detalle de la norma en el módulo Legislación se abre con el icono del ojo o haciendo clic en el título de la norma en cualquier lista. La columna izquierda muestra una tarjeta con el título de la norma. Si la norma está derogada, encima de ella aparece una franja roja «La norma fue derogada por otra norma: … (fecha)» o «Norma derogada». Además, verá las filas Publicado, Vigencia a partir del, Última versión (en el caso de una versión futura, con la etiqueta «Versión futura») y Ámbitos (la etiqueta de la IA tiene una ayuda con el porcentaje y el motivo de la inclusión). Los botones Texto de la norma y Abrir en e-Sbírka abren, respectivamente, el texto en la aplicación y la página oficial de la norma.

La columna derecha contiene las tarjetas «Seguimiento», «Revisión del cumplimiento normativo» y «Directivas vinculadas».

Cronología de las versiones de la norma

La tarjeta «Cronología de las versiones» en el detalle de la norma del módulo Legislación enumera todas las versiones de la norma. Se carga con el mensaje «Cargando el texto de la norma…»; si falla, verá «No se ha podido cargar el historial de versiones desde la e-Sbírka.» La tabla muestra la entrada en vigor (desde – hasta), la etiqueta de la versión, la columna «Modificaciones vigentes en esta redacción» y los botones. Solo se muestran las ocho últimas versiones pasadas; el resto se abre con el botón «Ver todas las versiones (N)».

Etiqueta de la versión	Qué significa
Texto vigente (verde)	La versión que está en vigor hoy
Versión futura (amarillo)	La versión que aún no ha entrado en vigor
Texto publicado (azul)	La versión original en el momento de la publicación de la norma
Versión anterior (gris)	Una versión que ya no está en vigor

En el caso de una entrada en vigor próxima aparece además una etiqueta roja «Se acerca la fecha de entrada en vigor». En una modificación sobre la que la empresa tiene un registro hay una campana con la ayuda «Reacción de la empresa», que lleva al detalle de la modificación. El botón Qué cambia en la normativa abre la comparación con la versión anterior y el botón Texto abre el texto de la versión correspondiente.

Tarjeta Directivas vinculadas en el detalle de la norma

La tarjeta «Directivas vinculadas» en el detalle de la norma del módulo Legislación muestra todas las directivas que ha vinculado a la norma. El icono anterior al nombre indica de dónde procede la directiva: una hoja de papel es un documento del módulo Documentos y un libro es una página del módulo Wiki. El nombre es un enlace que se abre en una pestaña nueva y entre paréntesis figura el responsable. La fila «Disposiciones objeto de seguimiento: § …» muestra los artículos seleccionados. En cada fila hay los iconos Modificar (lápiz) y Borrar registro. El botón Vincular una directiva añade otra; en el caso de una norma que aún no se sigue, una nota le avisa de que, al vincular la directiva, comenzará a realizar el seguimiento de la norma.

Texto de la norma en el módulo Legislación

La pantalla Texto de la norma del módulo Legislación permite leer la norma completa sin salir de la aplicación. Se abre con el botón «Texto de la norma» en el detalle de la norma, con el botón «Texto» junto a una versión en la cronología o junto a un resultado de la búsqueda de texto completo. En la parte superior elige en el desplegable la versión (fecha y etiqueta de la versión) y en el campo Buscar en el texto de la norma escribe la expresión buscada (un máximo de 100 caracteres). Los botones Anterior y Siguiente y el contador de coincidencias le guían por las apariciones; la tecla Intro funciona igual. Si no hay una frase exacta, se resaltan las palabras sueltas.

En una pantalla más ancha, a la izquierda se muestra el esquema de la norma (partes, títulos, artículos); al hacer clic en un elemento, el texto se desplaza a ese punto. La fila «Texto: desde – hasta» se completa con el enlace «Abrir en e-Sbírka». Si no se puede cargar el texto, verá el mensaje «No se ha podido cargar el texto de la norma desde la e-Sbírka.» y un botón para abrir la norma directamente en e-Sbírka.

Comparación de versiones Qué ha cambiado en el módulo Legislación

La ventana «¿Qué ha cambiado?» del módulo Legislación muestra qué partes del texto de la norma ha modificado la enmienda. En la parte superior hay una fila «Comparación de los textos vigentes a partir del [fecha] → [fecha]» y la lista de modificaciones vigentes en esa versión. Cada parte modificada tiene una etiqueta: «Insertado» (verde), «Suprimido» (rojo) o «Modificado» (amarillo), la cita de la disposición y un enlace a e-Sbírka. En una modificación se muestran lado a lado el «Texto original» (tachado) y la «Nueva redacción» (resaltada).

La disposición que usted sigue en alguna directiva vinculada tiene una etiqueta roja «Estás siguiendo» y una franja roja. También puede aparecer un mensaje explicativo:

«Se trata de la primera versión de la norma, por lo que no hay nada con lo que compararla.»
«En esta versión, el texto de la norma no ha sufrido modificaciones.»
«La diferencia entre versiones se está preparando: e-Sbírka todavía no ha publicado el texto de la norma posterior a esta modificación.» (la comparación aparece con retraso tras la publicación de la modificación)
«No se ha podido elaborar la diferencia entre versiones. Encontrará los cambios en el texto de la modificación en e-Sbírka.»
«La diferencia se ha elaborado comparando ambas versiones disposición por disposición…» (la disposición modificada se ve completa, sin resaltar las palabras individuales)

Detalle de la modificación y tarjeta Reacción de la empresa en el módulo Legislación

El detalle de la modificación en el módulo Legislación se abre con el icono del ojo en la pestaña Modificaciones. La tarjeta superior muestra el tipo de modificación (Modificación, Derogación de la norma, Nueva normativa), la norma objeto de seguimiento, la enmienda, la fecha de publicación y de entrada en vigor (puede haber varias). La tarjeta «Resumen de la modificación (AI)» lleva la etiqueta «Un cambio fundamental» o «Modificación formal» y una nota de que el resumen lo ha elaborado la inteligencia artificial y de que solo es vinculante el texto de la Colección de Leyes. Mientras falte el resumen, verá «El resumen se está preparando.» Solo en el caso de una modificación hay una tarjeta «Qué cambia en la normativa» con la comparación de versiones. Si en el mismo día de entrada en vigor coincidieron varias modificaciones, la comparación incluye también sus cambios y se lo advierte.

La tarjeta derecha «Reacción de la empresa» contiene, para cada directiva vinculada, un bloque con el estado, el enlace a la directiva, la etiqueta de coincidencia («Se refiere a § …», «Puede que se refiera a § …», «Disposiciones no contempladas»), el responsable de la tramitación, el enlace «Tarea de revisión», la nota y los botones de estado. Abajo está el botón Vincular una directiva.

Estados de los registros en el módulo Legislación

El módulo Legislación trabaja con varios tipos de estados: el estado de la reacción de la empresa ante una modificación de la norma, la coincidencia con las disposiciones objeto de seguimiento, el estado de la norma en la Colección de Leyes, el estado del seguimiento y el resultado de la revisión de la conformidad.

Estado de la reacción de la empresa ante una modificación de la norma

Para cada modificación de una norma objeto de seguimiento (enmienda o derogación), el módulo Legislación registra el estado de la reacción de la empresa. Lo ve en la columna Estado de la pestaña Modificaciones y en la tarjeta «Reacción de la empresa».

Estado	Qué significa	Cómo pasa el registro a este estado	Quién puede hacerlo
Nueva modificación	La empresa todavía no ha decidido sobre la enmienda o la derogación	Se crea automáticamente por la noche, tras la publicación de la enmienda o de la derogación de la norma objeto de seguimiento	Se crea automáticamente
Se está tratando	La empresa está trabajando en la modificación	Haciendo clic en «Se está tratando»	Gestión de las repercusiones y superior
Directiva revisada	La directiva vinculada se ha comprobado o modificado tras la enmienda	Haciendo clic en «Directiva revisada»; solo si a la repercusión hay vinculada una directiva	Gestión de las repercusiones y superior
Sin repercusiones	La empresa ha evaluado que la modificación no le afecta	Haciendo clic en «Sin repercusiones», de forma individual o en bloque	Gestión de las repercusiones y superior

El botón «Reabrir» devuelve un registro desde un estado cerrado al estado «Se está tratando».

Etiqueta de coincidencia con las disposiciones objeto de seguimiento

La etiqueta de coincidencia en el módulo Legislación no es un estado, sino una indicación de si la enmienda modifica los artículos que ha seleccionado en la directiva. La etiqueta no filtra nada: la modificación y la tarea de revisión se crean siempre. Tras modificar el vínculo, la etiqueta se recalcula.

Etiqueta	Qué significa
Se refiere a § … (rojo)	La enmienda modifica al menos una disposición seleccionada en la directiva; la lista figura en la etiqueta
Puede que se refiera a § … (amarillo)	El cambio de la disposición objeto de seguimiento está en una versión en la que entró en vigor también otra enmienda, por lo que no se puede decir cuál causó el cambio
Disposiciones no contempladas (gris)	La enmienda no modifica ninguna disposición seleccionada
Sin etiqueta	No hay disposiciones seleccionadas, se trata de una derogación o de una nueva norma, la repercusión no tiene directiva o la comparación de versiones todavía no está lista

Estado de la norma en la Colección de Leyes y estado del seguimiento

En el módulo Legislación ve en cada norma dos informaciones independientes. La primera es el estado en la Colección de Leyes: norma derogada (distintivo «Norma derogada» en el catálogo y franja roja en el detalle), norma con entrada en vigor futura (distintivo «Versión futura») y norma vigente sin distintivo. El estado lo determina el propio módulo; en algunas normas puede que todavía no se conozca y esa norma no se oculta. La segunda es el estado del seguimiento:

Estado del seguimiento	Qué significa	Cómo se pasa a este estado
Supervisado: «La normativa pertenece al sector que usted sigue.»	Se sigue porque pertenece a un ámbito activado	Automáticamente al activar el ámbito
Supervisado: «Añadido manualmente»	Se sigue con independencia del ámbito	Con el botón «Seguir» en el catálogo o en el detalle
No se supervisa	No se sigue	Con el botón «Dejar de seguir» o desactivando el ámbito
Excluida del ámbito	Pertenece a un ámbito activado, pero se ha excluido manualmente	Con el botón «Dejar de seguir» en una norma de un ámbito activado

Resultado de la revisión de la conformidad con la norma

Cada registro de una revisión de la conformidad en el módulo Legislación es independiente y permanece de forma duradera en el historial como justificante para auditorías.

Resultado	Qué significa
La empresa cumple con la normativa	En la revisión se ha confirmado que la empresa cumple los requisitos de la norma
La conformidad requiere la adopción de medidas	En la revisión se ha constatado que es necesario modificar algo

Operaciones básicas en el módulo Legislación

Este capítulo describe paso a paso las actividades más habituales en el módulo Legislación: activar un ámbito, buscar y seguir una norma, vincular una directiva, tramitar una enmienda y registrar la revisión de la conformidad.

Procedimiento: Activar un ámbito jurídico en el módulo Legislación

En el módulo Legislación se activa el seguimiento de un ámbito jurídico completo de la siguiente manera:

Abra la pestaña Ámbitos.
Marque el mosaico del ámbito que afecta a la empresa (o desmarque el de un ámbito que no le afecta).
El cambio se guarda de inmediato, sin botón Guardar.

Al activar un ámbito se empiezan a seguir sus normas clave y las nuevas normas que la IA incluya en el ámbito con una seguridad superior al mínimo ajustado.

Procedimiento: Buscar y seguir una norma concreta en el módulo Legislación

Abra la pestaña Colección de Leyes (o haga clic en Añadir norma en la pestaña Normativa objeto de seguimiento).
En el campo Número o nombre de la norma introduzca el número o el título y, si lo desea, acote la selección por tipo de norma y año de publicación.
Si quiere ver también las normas derogadas, cambie Vigencia de la norma a «Vše (i zrušené)».
Haga clic en Búsqueda y, en la norma encontrada, en Seguir. Aparecerá la indicación «Supervisado».

Procedimiento: Buscar una norma por las palabras de su texto (texto completo)

La búsqueda de texto completo en el módulo Legislación encuentra normas por las palabras de su texto, aunque no conozca su número o título. El selector solo está disponible si la búsqueda en e-Sbírka está activada para su empresa.

En la pestaña Colección de Leyes, en el campo Buscar en, elija la opción «Texto de las normas (e-Sbírka)».
Introduzca la expresión buscada (al menos 2 caracteres), acote si lo desea la selección por tipo, año y vigencia, y haga clic en Búsqueda.
En la lista «Normativas que contienen las palabras buscadas (N)», haga clic en Texto junto a la norma. Se abre el texto de la norma con las coincidencias resaltadas y flechas para desplazarse entre ellas.
Los demás resultados se muestran con el botón Siguiente; con el botón Anterior volverá atrás.

Nota: si e-Sbírka no responde, se muestra el mensaje «No se ha podido realizar la búsqueda en el texto de las normas; por favor, inténtalo más tarde.» Inténtelo más tarde o busque por título.

Procedimiento: Dejar de seguir y volver a seguir una norma en el módulo Legislación

En la pestaña Normativa objeto de seguimiento, haga clic en el icono Dejar de seguir junto a la norma.
Una norma que la empresa seguía solo manualmente desaparece de la lista.
Una norma que pertenece a un ámbito activado pasa a la tarjeta «Excluidas de los sectores», desde la cual la restablece con el botón Volver a seguir.
En el detalle de una norma con selección manual se ofrece también el botón «Por especialidades». Anula la selección manual y el seguimiento pasa a depender solo del ámbito activado.

Procedimiento: Establecer el responsable y la nota de una norma objeto de seguimiento

En el detalle de una norma objeto de seguimiento del módulo Legislación se establece la persona responsable y una nota propia.

Abra el detalle de la norma.
En la tarjeta «Seguimiento», elija en el campo Responsable a un empleado o deje «Responsable predeterminado».
En el campo Nota sobre la norma, escriba por qué sigue la norma o a qué artículos se refiere (un máximo de 5000 caracteres).

Ambos campos se guardan automáticamente al abandonar el campo. Sin el permiso de gestión de normas, la nota es de solo lectura.

Procedimiento: Vincular una directiva de Documentos o de Wiki a una norma

En el módulo Legislación se vincula una directiva interna de la empresa a una norma para que después de cada enmienda se cree una reacción y una tarea de revisión. La directiva puede ser un documento del módulo Documentos o una página del módulo Wiki.

En el detalle de la norma (tarjeta «Directivas vinculadas») o en el detalle de la modificación (tarjeta «Reacción de la empresa»), haga clic en Vincular una directiva. Se abre la ventana «Vincular una directiva».
En el campo Directivas (obligatorio) elija un elemento. La oferta está agrupada por carpetas: primero «Documentos: …» y después, si el módulo Wiki está activado, «Wiki: …». Se ofrece la última versión del documento o de la página y solo lo que usted puede leer. Los elementos ya vinculados están inactivos.
Si lo desea, elija un Responsable. El responsable recibe una tarea de revisión de la directiva con ocasión de una enmienda. Sin selección se aplica el responsable predeterminado.
Si lo desea, en el campo La directiva solo afecta a estas partes de la norma elija una o varias partes, títulos o artículos (véase el procedimiento siguiente).
Haga clic en Guardar.

Si la norma no se seguía todavía, empieza a seguirse. Si el vínculo afecta a una enmienda que está tramitando en ese momento, la nueva directiva se añade a ella y se crea una tarea. Al intentar vincular una directiva que usted no puede leer se muestra «No tienes acceso».

Procedimiento: Seleccionar las disposiciones objeto de seguimiento de una directiva vinculada

Las disposiciones objeto de seguimiento en el módulo Legislación indican a qué artículos de la norma se refiere la directiva, de modo que en cada enmienda vea enseguida si le ha afectado.

En la ventana «Vincular una directiva» o «Modificar el vínculo con la directiva», haga clic en el campo La directiva solo afecta a estas partes de la norma.
Elija uno o varios elementos de la lista de partes, títulos y artículos de la versión vigente. Un campo vacío significa toda la norma.
Haga clic en Guardar.

Consejo: la modificación y la tarea de revisión se crean siempre; la selección de disposiciones solo añade la etiqueta «Se refiere a», «Puede que se refiera a» o «Disposiciones no contempladas» y marca sus artículos en la comparación de versiones. Si no se puede cargar el esquema, aparece el mensaje «No se ha podido cargar la lista de disposiciones desde e-Sbírka: la directiva se vinculará a toda la norma.» Cargar el esquema puede tardar unos segundos la primera vez que se abre la ventana.

Procedimiento: Modificar el vínculo con una directiva en el módulo Legislación

En el detalle de la norma, en la tarjeta «Directivas vinculadas», haga clic en el icono Modificar (lápiz) de la fila.
En la ventana «Modificar el vínculo con la directiva» cambie el Responsable o las disposiciones objeto de seguimiento. La directiva se muestra solo como texto y no se puede sustituir.
Haga clic en Guardar.

Si quiere vincular otra directiva, elimine el vínculo y vincule una nueva. Una disposición que mientras tanto haya desaparecido de la norma permanece en la selección si el vínculo ya la tenía.

Procedimiento: Eliminar el vínculo con una directiva en el módulo Legislación

Cuando la empresa deja de vincular una directiva a una norma, elimine el vínculo de la siguiente manera:

En el detalle de la norma, en la tarjeta «Directivas vinculadas», haga clic en el icono Borrar registro de la fila.
Confirme la pregunta «¿De verdad quiere borrar esta entrada?».

Al eliminar el vínculo solo se elimina la conexión en el módulo Legislación. El documento del módulo Documentos y la página de Wiki permanecen sin cambios.

Barra informativa de la directiva en los módulos Documentos y Wiki

Si una directiva está vinculada a una norma objeto de seguimiento, en el detalle del documento del módulo Documentos y encima del contenido de la página del módulo Wiki se muestra una barra azul «La directiva se ajusta a la normativa» con enlaces a las normas. El enlace abre el detalle de la norma en el módulo Legislación. Si tras una enmienda queda pendiente una reacción sin tramitar, se añade un texto rojo «Está pendiente de revisión debido a una modificación de la normativa.» y, entre paréntesis, el número de reacciones con un enlace a la pestaña Modificaciones. La barra solo la ve el usuario con permiso para leer el módulo Legislación y no se puede cerrar. En una Wiki compartida públicamente no se muestra.

Procedimiento: Registrar la revisión de la conformidad con la norma

En el módulo Legislación, la revisión de la conformidad solo puede registrarse en el caso de una norma que la empresa sigue.

En el detalle de una norma objeto de seguimiento, en la tarjeta «Revisión del cumplimiento normativo», haga clic en Registrar la revisión de la conformidad.
Rellene el campo obligatorio Fecha de revisión de la conformidad; viene preestablecido con la fecha de hoy y una fecha futura se acorta a la de hoy.
Elija el campo obligatorio Resultado de la revisión de la conformidad: «La empresa cumple con la normativa» (predeterminado) o «La conformidad requiere la adopción de medidas».
Si lo desea, rellene Nota (un máximo de 5000 caracteres).
Haga clic en Guardar.

El registro permanece en el historial (Fecha, Resultado de la revisión de la conformidad, La revisión la llevó a cabo) y desplaza el plazo de la próxima revisión. La tarjeta «Revisión del cumplimiento normativo» aparece en una norma objeto de seguimiento si el intervalo de revisión no es cero o cuando ya existe historial. Si se supera el plazo, junto a ella se ilumina la etiqueta «La revisión de la conformidad ha vencido».

Procedimiento: Reacción a una enmienda (modificación) de una norma objeto de seguimiento

En la pestaña Modificaciones, abra el detalle de la modificación con el icono del ojo.
Lea el resumen de la modificación y la tarjeta «Qué cambia en la normativa». La etiqueta de coincidencia le indicará si la enmienda ha afectado a sus artículos.
En la tarjeta «Reacción de la empresa», en una modificación nueva haga clic en Se está tratando. Cuando termine la revisión, haga clic en Directiva revisada; si la modificación no afecta a la empresa, haga clic en Sin repercusiones.
En el campo Nota puede escribir una nota en cualquier momento; se guarda sola.
Un elemento cerrado se devuelve al estado «Se está tratando» con el botón Reabrir.

Procedimiento: Averiguar qué ha cambiado la enmienda en el texto de la norma

En el módulo Legislación encontrará las disposiciones modificadas de dos maneras. La primera: en el detalle de la modificación, en la tarjeta «Qué cambia en la normativa». La segunda: en el detalle de la norma, en la tarjeta «Cronología de las versiones», haga clic en Qué cambia en la normativa junto a la versión correspondiente. Si quiere recorrer la versión completa, haga clic en Texto junto a ella. Tras una enmienda, la comparación puede aparecer con retraso, cuando e-Sbírka publique la nueva versión.

Procedimiento: Marcar modificaciones en bloque como «Sin repercusiones»

En la pestaña Modificaciones, marque las filas que no afectan a la empresa, o la casilla del encabezado para marcarlas todas.
Haga clic en Marcar las modificaciones seleccionadas como «sin repercusión» (N), donde N es el número de filas seleccionadas.
Confirme la pregunta «¿Marcar las modificaciones de normas seleccionadas como Sin repercusiones?» con el botón Sí.
Se muestra un mensaje con el número de registros marcados y la tabla se actualiza.

El botón se activa solo después de seleccionar una fila y es visible solo con el permiso para tramitar repercusiones. Sin selección se muestra el mensaje «No ha seleccionado ninguna modificación de la norma pendiente de resolución.»

Exportación del registro de requisitos legales

En la pestaña Normativa objeto de seguimiento del módulo Legislación encontrará el registro de requisitos legales, es decir, una relación de todas las normas objeto de seguimiento de la empresa adecuada como base para una auditoría (por ejemplo, según ISO). El registro parte de los mismos datos que la tabla y se descarga en dos formatos. Ambas exportaciones las ve cualquiera que pueda leer el módulo. El encabezado contiene el título «Registro de requisitos legales», la empresa, la fecha de elaboración y el nombre de la persona indicada en «El registro fue elaborado por».

Exportación: Registro de requisitos legales (Excel)

Exportación del registro de requisitos legales del módulo Legislación a un libro para su posterior tratamiento o archivo fuera de la aplicación. Columnas: Norma, título, ¿Por qué hacemos un seguimiento?, Responsable, Nota sobre la norma, Directivas vinculadas (cada una en una línea nueva), Última modificación, Repercusiones de las modificaciones (sin resolver / total), Última revisión de la conformidad, Resultado de la revisión de la conformidad, La revisión la llevó a cabo y Próxima revisión de la conformidad.

En el módulo Legislación, abra la pestaña Normativa objeto de seguimiento.
Haga clic en el botón Registro de requisitos legales (Excel) situado encima de la tabla.
El archivo se descarga en su ordenador.

Formato de salida: XLSX

Exportación: Registro de requisitos legales (PDF)

Exportación del registro de requisitos legales del módulo Legislación a una forma impresa en formato A4 apaisado, destinada a servir de justificante para auditorías o para su archivo.

En el módulo Legislación, abra la pestaña Normativa objeto de seguimiento.
Haga clic en el botón Registro de requisitos legales (PDF), justo al lado de la exportación a Excel.
Si la empresa sigue más de un ámbito, con la flecha desplegable situada junto al botón puede elegir el registro de un solo ámbito.
El archivo se abre en una pestaña nueva del navegador.

Formato de salida: PDF

Seguimiento automático y avisos en el módulo Legislación

El módulo Legislación hace por sí mismo gran parte del trabajo en segundo plano: vigila la Colección de Leyes, crea reacciones ante las enmiendas, calcula las comparaciones de versiones, envía correos electrónicos y recuerda los plazos.

Vigilancia nocturna de la Colección de Leyes

Cada noche, el módulo Legislación detecta qué ha cambiado en la Colección de Leyes y, en las normas nuevas y en las objeto de seguimiento, reconoce una enmienda, una derogación o una nueva norma. La IA incluye las normas recién publicadas en ámbitos y redacta, en checo, un resumen de lo que modifica la enmienda. Si hay una comparación de versiones disponible, el resumen se redacta a partir de ella. De forma continua se determina también qué normas están derogadas, para que funcione el filtro «Jen aktuální».

Creación de la reacción ante una enmienda y de la tarea de revisión

En cuanto se publica una enmienda o una derogación de una norma objeto de seguimiento (o una nueva norma de su ámbito, si los avisos están activados), el módulo Legislación crea el elemento «Nueva modificación» por separado para cada directiva vinculada o, en su caso, una sola vez sin directiva. Si está activada la opción «Crear tareas para la revisión de las directrices», el encargado de la tramitación (el responsable del vínculo; si no, el responsable de la norma; si no, el responsable predeterminado) recibe una tarea de revisión con un plazo según la configuración. La tarea y el correo contienen una frase sobre si la enmienda modifica las disposiciones objeto de seguimiento, por ejemplo «La enmienda modifica las disposiciones objeto de examen: § …» o «La enmienda no modifica las disposiciones objeto de la presente directiva». La tarea se crea también con la etiqueta «Disposiciones no contempladas». La tarea se abre desde el detalle de la modificación con el enlace «Tarea de revisión».

Recordatorio antes de la entrada en vigor de una enmienda

El módulo Legislación vigila las modificaciones abiertas (Nueva modificación, Se está tratando) que todavía no han entrado en vigor. Cuando la fecha de entrada en vigor más próxima entra en el número de días ajustado en «Recordar antes de la entrada en vigor», envía al encargado de la tramitación un correo «Se acerca la fecha de entrada en vigor de las modificaciones normativas» con una lista de modificaciones: fecha de entrada en vigor, norma, enmienda, directiva y enlace al detalle. Si la modificación no tiene encargado de la tramitación, el correo lo reciben los destinatarios de las notificaciones. Se recuerda una vez por cada fecha de entrada en vigor, de modo que una enmienda colectiva con otra entrada en vigor posterior se recuerda de nuevo. El recordatorio termina al cerrar la modificación (revisada o sin repercusiones).

Correo resumen de las modificaciones y recordatorio de la revisión de la conformidad

Una vez que está listo el resumen de la IA de una enmienda, el módulo Legislación envía a los destinatarios de las notificaciones un correo resumen con todas las modificaciones nuevas. Si está establecido un intervalo de revisión distinto de cero, vigila en cada norma objeto de seguimiento el plazo de la siguiente revisión (última revisión; si no, inicio del seguimiento; más el intervalo). Pasado el plazo, se crea una vez para el responsable una tarea resumen con la lista de normas y se envía un correo; si el responsable no registra la revisión, el recordatorio se repite tras 30 días.

Selección automática de ámbitos al activar el módulo Legislación por primera vez

Una empresa que activa el módulo Legislación y todavía no tiene configuración propia recibe ámbitos preseleccionados según los demás módulos que ya utiliza. Por ejemplo, el módulo de seguridad y salud en el trabajo activa los ámbitos correspondientes a esa materia y a la protección contra incendios, el módulo de contabilidad activa los ámbitos de impuestos y de contabilidad y auditoría, y el módulo del parque móvil activa el ámbito de transporte y vehículos. Los ámbitos de salarios y derecho laboral y de protección de datos y ciberseguridad se preseleccionan siempre. Retroactivamente se cargan también las modificaciones de los últimos 30 días, y el usuario que activó el módulo pasa a ser destinatario de las notificaciones y responsable predeterminado.

Integración con otros módulos

El módulo Legislación está conectado con los módulos Documentos, Wiki y Tareas. De los dos primeros toma las directivas internas vinculadas a las normas; en el tercero crea las tareas de revisión.

Documentos

El módulo Legislación elige las directivas que se van a vincular a una norma entre los documentos del módulo Documentos. Ofrece solo documentos de carpetas que usted puede leer, y su última versión. En el detalle de un documento vinculado como directiva se muestra arriba una barra informativa «La directiva se ajusta a la normativa» y, en su caso, el aviso «Está pendiente de revisión debido a una modificación de la normativa.» con un enlace a la pestaña Modificaciones. El enlace a la directiva en la norma, en la lista de modificaciones, en el correo y en la tarea lleva directamente al documento.

Wiki

Una directiva en el módulo Legislación puede ser también una página del módulo Wiki, si el módulo Wiki está activado. Las páginas se ofrecen según el permiso sobre la carpeta en la que se encuentra la última versión de la página; si se guarda una nueva versión en otra carpeta, tanto el permiso como el enlace se rigen por la nueva carpeta. El enlace lleva directamente a la página de Wiki y encima de la página aparece la misma barra informativa que en el caso de un documento. La tarea y el correo posteriores a una enmienda remiten a la página de Wiki del mismo modo que a un documento. Una directiva eliminada se muestra solo como un número, sin enlace.

Tareas

La creación de tareas de revisión de las directivas tras una enmienda es opcional en el módulo Legislación (ajuste «Crear tareas para la revisión de las directrices») y solo funciona si el módulo Tareas está activado. De lo contrario, el módulo Legislación avisa de la necesidad de revisión únicamente por correo electrónico. La tarea creada se abre desde el detalle de la modificación con el enlace «Tarea de revisión». De la misma manera se crea la tarea resumen para el responsable con ocasión del recordatorio de la revisión de la conformidad.

Solución de problemas

Este capítulo resume las preguntas y los mensajes más frecuentes del módulo Legislación y consejos para el trabajo diario.

Preguntas frecuentes sobre el módulo Legislación

Pregunta: ¿Por qué en el módulo Legislación se me muestra el mensaje «No tienes acceso»?

Solución: No tiene el permiso suficiente o está intentando vincular una directiva que usted mismo no puede leer. Pida al administrador del módulo que le asigne el permiso o elija otra directiva.

Pregunta: ¿Por qué en la ventana «Vincular una directiva» no se puede guardar el vínculo y se muestra «Selecciona una directiva.»?

Solución: En el campo Directivas no hay nada seleccionado. Elija un documento del módulo Documentos o una página del módulo Wiki. La oferta contiene solo lo que usted puede leer.

Pregunta: ¿Por qué no veo en la selección de directivas las páginas de Wiki?

Solución: El módulo Wiki debe estar activado en la empresa y usted debe tener el permiso de lectura de la carpeta en la que se encuentra la última versión de la página.

Pregunta: ¿Por qué no encuentro en la Colección de Leyes una norma antigua derogada?

Solución: El filtro «Vigencia de la norma» está en «Jen aktuální». Cámbielo a «Vše (i zrušené)» o introduzca la cita exacta, por ejemplo 65/1965.

Pregunta: ¿Por qué en la pestaña Colección de Leyes falta el selector «Buscar en»?

Solución: La búsqueda en el texto de las normas solo está disponible si está activada para su empresa. La búsqueda por número y título siempre es posible.

Pregunta: ¿Por qué en una modificación veo «La diferencia entre versiones se está preparando»?

Solución: e-Sbírka todavía no ha publicado el texto de la norma posterior a esa enmienda. La comparación aparecerá sola cuando la versión esté disponible. Mientras tanto, encontrará los cambios en el texto de la enmienda en e-Sbírka.

Pregunta: ¿Por qué no se puede registrar la revisión de la conformidad y se muestra «La revisión de la conformidad solo se puede registrar en el caso de una norma supervisada.»?

Solución: La empresa no sigue la norma. Empiece primero a seguirla y después registre la revisión.

Pregunta: ¿Por qué, después de hacer clic en «Marcar las modificaciones seleccionadas como «sin repercusión»», se muestra «No ha seleccionado ninguna modificación de la norma pendiente de resolución.»?

Solución: En la pestaña Modificaciones no hay marcada ninguna fila sin resolver. Marque al menos una o utilice la casilla del encabezado de la tabla.

Pregunta: ¿Por qué en el módulo Legislación ha aparecido un elemento «Nueva modificación» aunque yo no he hecho nada?

Solución: El elemento lo creó el módulo automáticamente por la noche tras la publicación de una enmienda o de la derogación de una norma objeto de seguimiento. Decida si afecta a la empresa con los botones «Se está tratando» o «Sin repercusiones».

Consejos para trabajar eficazmente con el módulo Legislación

Consejo: active en la pestaña Ámbitos todos los ámbitos que afectan a la empresa. El módulo vigilará por sí solo sus normas clave.
Consejo: vincule a cada norma objeto de seguimiento la directiva correspondiente de Documentos o de Wiki. Después de una enmienda, la tarea de revisión la recibirá quien sea responsable de la directiva.
Consejo: en normas extensas, por ejemplo el Código de Trabajo, elija en la directiva solo los artículos a los que se refiere. La etiqueta «Se refiere a § …» le mostrará enseguida qué enmiendas merece la pena leer.
Consejo: establezca un responsable predeterminado para que ninguna modificación ni tarea se quede sin encargado de su tramitación.
Consejo: revise las modificaciones sin resolver en la pestaña Modificaciones con el selector «Sin resolver». Las modificaciones que no afectan a la empresa márquelas en bloque como «Sin repercusiones».
Consejo: ajuste «Recordar antes de la entrada en vigor» al número de días que la empresa necesita para modificar la directiva y no se verá sorprendido por la entrada en vigor de una enmienda.
Consejo: antes de una auditoría, descargue el registro de requisitos legales en Excel o PDF. Contiene el estado actual del seguimiento y las últimas revisiones de la conformidad.

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