Solicitudes - Peticiones electrónicas, proceso de aprobación

Resumen

El módulo Solicitudes sirve para presentar y tramitar solicitudes electrónicas de cualquier tipo – desde una solicitud de compra, pasando por una solicitud de teletrabajo, hasta cualquier otro formulario que en la empresa pase por un proceso de aprobación. El administrador define por sí mismo los distintos tipos de solicitud y, para cada tipo, determina de qué pasos (rondas) se compone la solicitud: una ronda de tipo Formulario, en la que el solicitante rellena los datos, y una ronda de tipo Aprobación, en la que el superior u otra persona autorizada aprueba, rechaza o devuelve la solicitud para completarla. Puede haber cualquier número de rondas y pueden alternarse en cualquier orden. El módulo controla el estado de cada solicitud, avisa a los aprobadores por correo electrónico y con recordatorios, y mantiene un historial de todo el proceso de tramitación.

Funciones clave

Tipos de solicitud personalizados con cualquier número de rondas de tipo Formulario y Aprobación
Campos de formulario personalizados para cada tipo de solicitud y cada ronda (texto, número, fecha, archivo, selección de usuario y otros)
Aprobación, rechazo y devolución de la solicitud para completarla, incluida una nota sobre la decisión
Aprobación masiva de varias solicitudes a la vez
Copia de una solicitud existente y de todo un tipo de solicitud al crear otras nuevas
Correos electrónicos automáticos y recordatorios periódicos a los aprobadores
Resumen del número de solicitudes que afectan al usuario conectado, en el menú principal y en el Tablero

Acceso y configuración

El usuario final abre el módulo Solicitudes desde el menú principal de la aplicación, mientras que la definición de los tipos de solicitud, sus rondas y los derechos de acceso la realiza el administrador en una sección de configuración independiente. Los siguientes apartados describen dónde encontrar el módulo y qué opciones ofrece su configuración.

Cómo acceder al módulo Solicitudes

Abra el módulo Solicitudes desde el menú principal de la aplicación con la opción Solicitudes. Al abrirlo, solo se muestran los tipos de solicitud a los que el usuario conectado tiene asignado algún derecho (rellenar, aprobar o alguno de los derechos globales); los tipos con los que el usuario no tiene ninguna relación no se muestran en absoluto en el módulo.

Configuración del módulo Solicitudes

La configuración del módulo Solicitudes la realiza el administrador del sistema o un usuario al que se le haya asignado la administración de este módulo concreto. En la aplicación, la página de configuración se muestra bajo el título «Configuración - Solicitudes 2», mientras que en el propio módulo y en el resto de la aplicación se usa solo el nombre «Solicitudes»; se trata de la misma función bajo dos títulos ligeramente distintos. En la configuración se crean y modifican los tipos de solicitud, sus rondas, los campos de los formularios y los derechos de acceso.

Tipo de solicitud – configuración básica

Cada tipo de solicitud del módulo Solicitudes tiene en la configuración su propio diálogo con los datos básicos. Aquí se configuran el nombre, la descripción y los derechos globales que se aplican a todo el tipo, independientemente de la configuración de cada ronda.

Campo según la interfaz	Obligatorio	Qué se introduce en él
Nombre	Sí	Nombre del tipo de solicitud; se muestra como panel en la pantalla principal del módulo (1–100 caracteres)
Descripción	No	Descripción del tipo; se muestra en una burbuja al pasar el ratón por encima del panel
Los aprobadores ven	No, por defecto «Todo»	Cuántas solicitudes de este tipo ven los usuarios configurados en alguna ronda como aprobadores: «Todo», «Las asignadas para aprobar», o «Las asignadas para aprobar y las aprobadas por ellos»
Ve todas las solicitudes	No	Selección de usuarios con derecho a ver absolutamente todas las solicitudes de este tipo
Puede aprobar cualquier cosa	No	Selección de usuarios con derecho a aprobar o rechazar cualquier solicitud de este tipo, independientemente de la configuración de las rondas
Editar cualquier cosa	No	Selección de usuarios con derecho a corregir un valor ya introducido en cualquier solicitud de este tipo
Eliminar cualquier cosa	No	Selección de usuarios con derecho a eliminar solicitudes de este tipo
Activo	No, activado por defecto	Si el tipo de solicitud está accesible para los usuarios normales; un tipo inactivo sirve para archivar y solo lo ve el administrador
Permitir aprobación masiva	No, desactivado por defecto	Activa, para este tipo de solicitud, la posibilidad de marcar varias solicitudes y aprobarlas a la vez

Rondas de la solicitud: Formulario y Aprobación

Una solicitud del módulo Solicitudes pasa por uno o más pasos que en la configuración se llaman «rondas» (en la pestaña «Partes de la solicitud»). Una ronda es de tipo Formulario (la rellena el solicitante o una persona autorizada) o de tipo Aprobación (decide el aprobador). El tipo de parte ya no se puede cambiar una vez creada la ronda; solo se pueden modificar el nombre y la descripción de la ronda. Las rondas se pueden añadir, eliminar y renombrar libremente en la configuración, y su orden determina la secuencia por la que avanza la solicitud. Para poder añadir una ronda de tipo Aprobación, el tipo de solicitud debe tener creada al menos una ronda de tipo Formulario; en caso contrario, el sistema muestra el mensaje descrito en el apartado de validación.

Campos del formulario en una ronda de tipo Formulario

Para cada ronda de tipo Formulario, el administrador define por sí mismo los distintos campos en la configuración del módulo Solicitudes con el botón «Añadir campo». Para cada campo se configura el nombre, el tipo de campo, si es obligatorio y –solo en la primera ronda del tipo de solicitud– si debe mostrarse como columna en la tabla de listado de solicitudes. Los tipos de campo disponibles son:

Texto (de una línea)
Texto (de varias líneas) – con formato
Número
Fecha
Fecha desde-hasta
Hora (desde-hasta)
Casilla de verificación (sí/no)
Lista – selección, con los valores posibles separados por punto y coma
Archivo (adjunto)
Usuario de eIntranet – selección de una persona de la lista de usuarios
Empresa – selección de una empresa del registro de empresas

Nota: si el administrador cambia el tipo de un campo o elimina toda una ronda en un tipo de solicitud que ya tiene solicitudes presentadas, el sistema, tras la confirmación, elimina automáticamente todas las solicitudes presentadas hasta ese momento de ese tipo, para que no queden datos que no correspondan a la nueva configuración del formulario.

Quién puede rellenar o aprobar una ronda

En cada ronda, tanto de formulario como de aprobación, se determina en la configuración del módulo Solicitudes, con el botón «Seleccionar usuario», el círculo de personas que pueden tramitar la ronda. El diálogo ofrece dos secciones: una lista de los usuarios individuales de la empresa con casillas de verificación (con las opciones «Seleccionar todo», «Eliminar todo» y la opción «Todos (incluso si se agregan en el futuro)»), y una lista de grupos de usuarios según el puesto de trabajo, también con casillas de verificación. Por tanto, la ronda se puede restringir de forma nominal, a un grupo según el puesto, o dejarla abierta para todos.

Configuración general de la ronda y recordatorios

Además de los derechos y los campos, cada ronda tiene, en la configuración del módulo Solicitudes, un conjunto de opciones generales directamente en el detalle del tipo de solicitud, sin un diálogo aparte. El siguiente resumen indica qué activa cada opción y cuál es el comportamiento si el administrador no la activa.

Nombre según la interfaz	Qué activa o cambia	Comportamiento por defecto sin ella
Permitir seleccionar otro usuario (en la ronda)	Permite al solicitante o al aprobador seleccionar una persona o personas concretas de la siguiente ronda, a las que se traspasará la solicitud	La solicitud se traspasa automáticamente a todos los que puedan tramitar la siguiente ronda
Enviar por correo electrónico información a la siguiente ronda tras rellenar/decidir	Envía un correo electrónico a los usuarios de la siguiente ronda en cuanto la solicitud pasa a ellos	No se envían correos electrónicos para esta relación
Permitir devolver el formulario para completarlo	Habilita para el aprobador el botón «Devolver para completar»	El aprobador solo puede aprobar o rechazar, no devolver
Enviar correo electrónico a los aprobadores anteriores / al solicitante tras la aprobación, el rechazo o la devolución	Seis opciones independientes – tras la decisión correspondiente, envía un correo electrónico a las personas afectadas	No se envían correos electrónicos para ese evento
Recordar a los aprobadores cada X días por correo electrónico / SMS	Activa el recordatorio diario periódico a los aprobadores que aún no han decidido; el SMS solo se envía a un número de móvil checo	Desactivado (0 días = sin recordatorios)
El solicitante debe elegir siempre exactamente 1 usuario	Al seleccionar el siguiente usuario, obliga a elegir exactamente uno en lugar de cualquier cantidad	Se puede elegir cualquier número de usuarios, o ninguno – en ese caso la solicitud va a todos los posibles
Usuario al que la solicitud se envía siempre además	Añade a la siguiente ronda un usuario adicional fijo, con independencia de la selección del solicitante; se puede configurar si este usuario también puede aprobar y si primero se le debe preguntar si se le envía la solicitud	No se añade ningún usuario adicional fijo
Permitir al solicitante modificar y volver a presentar la solicitud tras la aprobación	En la última solicitud aprobada, habilita para el solicitante el botón «Modificar solicitud (volver a solicitar)»	El solicitante ya no puede modificar por sí mismo una solicitud aprobada

Derechos y permisos de usuario en el módulo Solicitudes

El acceso al módulo Solicitudes se rige exclusivamente por la asignación nominal a un tipo de solicitud concreto o a una de sus rondas – el módulo no utiliza la relación superior/subordinado. Un usuario sin ninguna asignación no ve en absoluto ese tipo de solicitud. La siguiente tabla resume qué permisos se pueden asignar en el módulo Solicitudes y qué significa en la práctica cada grupo de derechos.

Permiso	Descripción
Rellenar la ronda del formulario	El usuario configurado de forma nominal, mediante un grupo según el puesto, o con la opción «Todos», puede rellenar dicha ronda; solo ve sus propias solicitudes de este tipo
Aprobar la ronda	El usuario configurado en la ronda en «Puede/pueden aprobar/rechazar» puede aprobar, rechazar o, en su caso, devolver la solicitud en dicha ronda; la opción «Los aprobadores ven» del tipo de solicitud determina el alcance de las solicitudes visibles
Ve todas las solicitudes	Derecho global para ver absolutamente todas las solicitudes de ese tipo, independientemente de la configuración de las rondas – destinado a administradores y responsables
Puede aprobar cualquier cosa	Derecho global para aprobar, rechazar o devolver cualquier solicitud de ese tipo, independientemente de quién esté configurado como aprobador en la ronda
Editar cualquier cosa	Derecho global para corregir el valor de cualquier campo en una solicitud de ese tipo ya rellenada
Eliminar cualquier cosa	Derecho a eliminar solicitudes de ese tipo; sin él, falta el icono de la papelera junto a la solicitud
Administración de la configuración del módulo	Solo el administrador del sistema o un usuario con la administración de este módulo asignada puede crear y modificar tipos de solicitud, rondas, campos y derechos

Se da un caso especial en la selección del siguiente usuario: si la ronda anterior permitió al aprobador o al solicitante «seleccionar otro usuario» y este eligió a alguien en concreto, el derecho a rellenar o aprobar la siguiente ronda lo tienen solo los usuarios así seleccionados, aunque la configuración general de la ronda permitiera por lo demás que la rellenara cualquiera.

Administración de los tipos de solicitud

La creación de nuevos tipos de solicitud y sus rondas de aprobación es una tarea administrativa puntual que en el módulo Solicitudes realiza solo el administrador del sistema o un administrador del módulo autorizado. Los siguientes procedimientos describen cómo crear un nuevo tipo de solicitud y sus rondas, y cómo crear una copia de un tipo existente.

Procedimiento: creación y configuración de un nuevo tipo de solicitud

En la Configuración del módulo Solicitudes, haga clic en Agregar tipo, rellene el campo obligatorio Nombre y, opcionalmente, Descripción, configure los derechos globales y guarde.
En el detalle del tipo recién creado, haga clic en Añadir formulario (para rellenar) – la primera ronda debe ser siempre de tipo Formulario; solo entonces se puede añadir una aprobación.
En la ronda del formulario, haga clic en Añadir campo y, para cada campo, configure el nombre, el tipo, si es obligatorio y si debe mostrarse en la tabla de listado (solo en la primera ronda).
Con el botón Seleccionar usuario, configure quién puede rellenar la ronda – usuarios concretos, grupos según el puesto, o «Todos».
Haga clic en Añadir aprobación y cree otra ronda de tipo Aprobación; configure de forma similar los campos que debe rellenar el aprobador, quién puede aprobar y las opciones generales, como los correos electrónicos, la posibilidad de devolución o los recordatorios.
Las rondas se pueden añadir repetidamente (el formulario y la aprobación pueden alternarse libremente), eliminar con el icono junto a la ronda, o modificar su nombre y descripción con el botón Modificar nombre y descripción.

Ejemplo: el tipo de solicitud «Solicitud de compra» puede tener dos rondas – primero un formulario, en el que el empleado rellena el artículo solicitado y el precio estimado, y después una ronda de aprobación, en la que el superior aprueba o rechaza la solicitud y, en su caso, completa el límite de precio aprobado.

Procedimiento: copiar un tipo de solicitud

En la lista de tipos de solicitud, en la Configuración del módulo Solicitudes, haga clic en Copiar junto al tipo que desea usar como modelo.
Introduzca el nombre de la nueva copia – viene predefinido como «<nombre original> (copia)».
Guarde – se crea un nuevo tipo de solicitud con la misma configuración y todas las rondas que el original, pero sin las solicitudes ya presentadas.

Interfaz de usuario

La pantalla principal del módulo Solicitudes se divide en la selección del tipo de solicitud en la parte superior y los detalles del tipo seleccionado debajo – el esquema del proceso, el filtro, el selector de estado y la tabla de solicitudes. Los siguientes apartados describen cada parte de la pantalla y lo que el usuario encuentra en ellas.

Pantalla principal del módulo Solicitudes

Al abrir el módulo Solicitudes se muestra una fila horizontal de paneles, uno por cada tipo de solicitud que el usuario conectado tiene derecho a ver o al que puede presentar solicitudes. Los tipos a los que el usuario no tiene ningún derecho no se muestran en absoluto. Cada panel lleva el nombre del tipo de solicitud, una insignia con el número de solicitudes que afectan actualmente al usuario (sus propias solicitudes pendientes de completar o solicitudes pendientes de su aprobación) y, al pasar el ratón por encima, una burbuja con la descripción del tipo y el número de rondas del proceso de aprobación. Al hacer clic en el panel se selecciona el tipo – la selección permanece activa hasta que se cambie.

Pestaña Partes de la solicitud – diagrama de flujo

Tras seleccionar un tipo de solicitud, en el módulo Solicitudes aparece bajo los paneles la pestaña «Partes de la solicitud - diagrama de flujo», que se puede contraer y expandir. De forma gráfica, mediante una serie de recuadros unidos por flechas, muestra de qué rondas se compone la solicitud del tipo seleccionado – ronda de tipo Formulario o Aprobación – incluidos su orden y su nombre. La pestaña ayuda tanto al solicitante como al aprobador a comprender de un vistazo cuántos pasos le esperan a la solicitud y en qué orden.

Filtro y búsqueda de solicitudes

La pestaña «Filtro» del módulo Solicitudes se puede contraer y expandir, y se resalta en rojo cuando el filtro está configurado. Contiene los siguientes campos para buscar entre las solicitudes del tipo seleccionado:

Solicitante: selección entre los usuarios que ya han presentado alguna solicitud de este tipo
Aprobador: selección de la persona que decide sobre la solicitud
Encargado/sometido: intervalo de fechas desde-hasta en que se creó la solicitud
Aprobado/rechazado: intervalo de fechas desde-hasta en que se decidió sobre la solicitud

El botón Buscar aplica el filtro; el botón Cancelar elimina el filtro configurado.

Selector de estado y tabla de solicitudes

Encima de la tabla de solicitudes del módulo Solicitudes hay un selector de estado – un grupo de botones con insignias de número: Todo, Pendiente de rellenar/completar, Pendiente de aprobación, Aprobado y Rechazado. El selector determina qué solicitudes se muestran en la tabla. Arriba a la derecha está el botón Crear una solicitud, que abre el diálogo para crear una nueva solicitud; está inactivo si el usuario no tiene derecho a rellenar la primera ronda del tipo seleccionado.

La tabla de solicitudes contiene las columnas ID, La solicitud fue presentada por, Fecha de presentación, Estado, Aprobador actual (el nombre o los nombres de quien debe decidir ahora sobre la solicitud, o un campo vacío en su caso), y además columnas según los campos del formulario de la primera ronda que se hayan marcado en la configuración como «Mostrar en la tabla». La última columna, Acciones, contiene en cada fila un icono de ojo para ver el detalle de la solicitud, un icono de papelera para eliminarla (solo con el derecho «Eliminar cualquier cosa» en ese tipo, con una pregunta de confirmación) y un icono de copia para crear una nueva solicitud precargada con los datos de esta (solo con derecho a rellenar la primera ronda). Si el tipo de solicitud tiene activada la aprobación masiva y la solicitud está pendiente de aprobación en la última ronda, en la fila aparece además una casilla de verificación para la aprobación masiva, y encima de la tabla aparece el botón Aprobar seleccionadas.

Estados de la solicitud en el módulo Solicitudes

La columna Estado de la tabla de solicitudes del módulo Solicitudes muestra en qué fase se encuentra la solicitud o su ronda actual. La solicitud en conjunto adopta el estado de su ronda actual – si la ronda actual es la última y está aprobada, la solicitud en su conjunto tiene el estado Aprobado, y de forma análoga en el rechazo. Mientras la solicitud no haya pasado por la última ronda, también se muestra el número de la ronda actual.

Estado	Qué significa	Cómo llega la solicitud a ese estado
Pendiente de rellenar	La solicitud o la ronda espera a que el solicitante la rellene	Creación de una nueva solicitud, o avance a la siguiente ronda de tipo Formulario
Pendiente de decisión	La solicitud o la ronda espera la aprobación o el rechazo por parte del aprobador	Se rellena el formulario y se avanza a una ronda de tipo Aprobación
Aprobado	La ronda, o en su caso toda la solicitud, ha sido aprobada	El aprobador hace clic en Aprobar
Rechazado	La ronda, o en su caso toda la solicitud, ha sido rechazada	El aprobador hace clic en Rechazar y escribe una nota
Devuelto para completar	La solicitud se devolvió a una de las rondas anteriores para completarla	El aprobador hace clic en Volver a completar y selecciona la ronda de destino (solo si esa ronda lo permite)
Rellenado	La ronda de tipo Formulario se ha rellenado y la solicitud ha avanzado	Se rellena el formulario, ya sea como estado intermedio en el avance, o como última ronda del tipo de solicitud

Transición especial: si en la última ronda de aprobación del tipo de solicitud está activada la opción «permitir modificar la solicitud aprobada», el solicitante puede, en una solicitud ya aprobada, hacer clic en el botón «Modificar solicitud (volver a solicitar)» – la solicitud vuelve al principio y pasa de nuevo por todo el proceso de aprobación.

Operaciones básicas

Los siguientes procedimientos describen el trabajo diario habitual con las solicitudes en el módulo Solicitudes, tanto desde el punto de vista del solicitante como del aprobador – desde la creación de una nueva solicitud, pasando por su finalización, la copia y la aprobación masiva, hasta la eliminación o la nueva presentación de una solicitud ya aprobada. Los procedimientos son válidos para cualquier tipo de solicitud, con la diferencia de que los campos concretos del formulario y el número de rondas varían según cada tipo, en función de la configuración que haya determinado el administrador del módulo.

Procedimiento: creación de una nueva solicitud

En el módulo Solicitudes, seleccione el tipo de solicitud en el panel superior.
Haga clic en el botón Crear una solicitud.
Rellene los campos del formulario de la primera ronda; los campos obligatorios son necesarios.
Si la primera ronda permite «seleccionar otro usuario», elija a quién se debe traspasar la solicitud para su aprobación; en caso contrario, se traspasa automáticamente a todos los que puedan tramitar esa siguiente ronda.
Haga clic en Guardar. La solicitud se crea en el estado «Pendiente de decisión» (o «Pendiente de rellenar», si la siguiente ronda también es de tipo Formulario) y el sistema crea automáticamente un registro vacío para esa siguiente ronda.

Procedimiento: completar una solicitud devuelta para completarla

En el módulo Solicitudes, abra el detalle de una solicitud que tenga el estado Devuelto para completar.
En la ronda que fue devuelta, haga clic en Rellenar el formulario.
Modifique los campos y guarde – la solicitud avanza de nuevo por el proceso de aprobación a partir de esa ronda.

Procedimiento: copiar una solicitud

En la tabla de solicitudes del módulo Solicitudes, haga clic en el icono de copia de una solicitud existente, o bien, en el detalle de una solicitud ya aprobada, haga clic en Modificar solicitud (volver a solicitar), si el tipo de solicitud lo permite.
Se abre el formulario de la primera ronda precargado con los valores de la solicitud original.
Tras modificarlo y guardarlo, se crea una solicitud nueva o, en su caso, actualizada.

Procedimiento: aprobar, rechazar o devolver una solicitud

En el módulo Solicitudes, abra el detalle de una solicitud que esté en una ronda de tipo Aprobación y espere su decisión.
Haga clic en Aprobar, Rechazar o, si está permitido, en Volver a completar.
Si la ronda incluye campos propios que debe rellenar el aprobador, por ejemplo el límite de precio aprobado, rellénelos.
En caso de rechazo, escriba una nota de rechazo; en caso de devolución, seleccione a qué ronda anterior debe devolverse la solicitud y escriba una nota de devolución.
Si la ronda permite seleccionar otro usuario para la siguiente ronda, realice la selección directamente aquí.
Si la decisión no requiere ninguna otra información adicional (sin campos, sin selección de otro usuario), se guarda de inmediato sin mostrar ningún diálogo.

Procedimiento: aprobación masiva de solicitudes

La aprobación masiva en el módulo Solicitudes solo está disponible para el tipo de solicitud que tenga activada en su configuración la opción «Permitir aprobación masiva».

En la tabla de solicitudes, marque las solicitudes que estén pendientes de aprobación en la última ronda y que usted pueda aprobar.
Haga clic en el botón Aprobar seleccionadas – todas las solicitudes marcadas se aprueban a la vez.

Procedimiento: eliminación de una solicitud

En la tabla de solicitudes del módulo Solicitudes, haga clic en el icono de papelera de la solicitud que desea eliminar – el icono solo está disponible con el derecho «Eliminar cualquier cosa» en ese tipo.
Confirme la pregunta «¿De verdad quiere borrar esta entrada?».

Procedimiento: modificar una solicitud ya aprobada (volver a solicitar)

Si el tipo de solicitud del módulo Solicitudes permite modificar la solicitud tras su aprobación, abra el detalle de una solicitud ya aprobada y haga clic en el botón Modificar solicitud (volver a solicitar). La solicitud vuelve al principio y el sistema elimina automáticamente los datos de todas las rondas a partir de la segunda, de modo que la solicitud vuelve a pasar por todo el proceso de aprobación desde el principio.

Campos y ventanas de diálogo de la solicitud

Además del diálogo para rellenar el formulario y de la decisión del aprobador, el módulo Solicitudes ofrece también un diálogo para corregir un único valor y una burbuja informativa con el esquema de las rondas. Los siguientes apartados los describen con más detalle.

Diálogo de aprobación, rechazo y devolución de la solicitud

El diálogo que se abre al aprobador en el módulo Solicitudes contiene los mismos campos dinámicos que el formulario, si la ronda en cuestión está configurada para que los rellene el aprobador – estos campos no se muestran al elegir Rechazar o Devolver. Al elegir «Volver a completar», el diálogo ofrece además el campo «Volver a (ronda - rellenar)» para seleccionar entre las rondas anteriores, y un campo de texto «Nota sobre la devolución». Al elegir «Rechazar» se muestra el campo de texto «Nota sobre el rechazo». Al elegir «Aprobar», si está permitida la selección de otro usuario para la siguiente ronda, se muestra la misma selección de usuario o usuarios que en el formulario.

Diálogo de modificación de valor

El diálogo «Modificación de valor» del módulo Solicitudes permite al usuario con el derecho «Editar cualquier cosa» corregir un campo concreto de una ronda ya rellenada, sin necesidad de volver a rellenar todo el formulario. El campo de este diálogo tiene el mismo tipo y comportamiento que al rellenar la solicitud de forma habitual.

Funciones automáticas y recordatorios

Gran parte del trabajo en el módulo Solicitudes lo realiza la propia aplicación, sin que el usuario tenga que iniciar nada manualmente – el avance de la solicitud entre las distintas rondas, el envío de correos electrónicos a las personas implicadas, los recordatorios periódicos a los aprobadores y la eliminación de datos no válidos tras modificar la configuración. Los siguientes apartados describen qué ocurre exactamente de forma automática en el módulo Solicitudes, en qué condiciones y cuándo.

Avance automático a la siguiente ronda y envío de correos electrónicos

Tras rellenar el formulario o tras la decisión del aprobador, el módulo Solicitudes crea por sí mismo un registro vacío para la siguiente ronda y avanza la solicitud a esa ronda actual. Si la ronda tiene activado el envío de correo electrónico a la siguiente ronda, el sistema envía automáticamente un correo electrónico a los usuarios a los que se traspasa la solicitud – ya sea a los seleccionados o a todos los que puedan tramitar esa ronda –, y en su caso una copia al usuario adicional fijo configurado. Si está activado el envío de correo electrónico tras la decisión, tras la aprobación, el rechazo o la devolución, el sistema envía automáticamente un correo electrónico al solicitante y/o a todos los aprobadores de las rondas anteriores con información sobre la decisión.

Recordatorios automáticos a los aprobadores

Si una ronda del módulo Solicitudes tiene activados los recordatorios, una tarea diaria comprueba automáticamente todas las solicitudes pendientes de decisión. En cuanto transcurre, para una ronda, el número de días configurado desde el último relleno o desde el último recordatorio, el sistema envía a los aprobadores un recordatorio por correo electrónico y/o SMS a un número de móvil checo, y registra en el historial de la solicitud a quién y cuándo se envió el recordatorio, para que el mismo recordatorio no se envíe más de una vez al día.

Eliminación automática de datos al modificar el formulario o al devolver la solicitud

Si el administrador elimina un campo del formulario, cambia su tipo o elimina toda una ronda en un tipo de solicitud que ya tiene solicitudes presentadas, tras la confirmación se eliminan automáticamente todas las solicitudes presentadas hasta ese momento de ese tipo, para que no queden datos que no correspondan al nuevo formulario. Al devolver una solicitud a una ronda anterior, el sistema elimina automáticamente los datos rellenados de todas las rondas posteriores al punto al que se devolvió la solicitud, para que se puedan volver a rellenar. De forma análoga, si el solicitante modifica y vuelve a presentar una solicitud tras su aprobación, el sistema elimina automáticamente los datos de todas las rondas a partir de la segunda, y el proceso vuelve a empezar desde la aprobación.

Número de solicitudes en el menú y en el Tablero

Tanto en el menú principal de la aplicación como en el Tablero, junto al módulo Solicitudes se muestra automáticamente el número de solicitudes que afectan en ese momento al usuario conectado – sus propias solicitudes pendientes de completar, más las solicitudes pendientes de su aprobación. El número se recalcula cada vez que se carga la página, por lo que está siempre actualizado.

Integración con otros módulos

El módulo Solicitudes está diseñado como una herramienta genérica para el proceso de aprobación, sin una vinculación fija a una agenda de destino concreta – no escribe ningún dato automáticamente en otro módulo, por ejemplo en Asistencia o Vacaciones. Se conecta con el resto de la aplicación solo mediante la visualización, no mediante la transferencia de datos.

Tablero: muestra un mosaico resumen del módulo Solicitudes con el número de solicitudes pendientes del usuario conectado y enlaces a las últimas solicitudes; al hacer clic se abre directamente el módulo Solicitudes.
Resumen de aprobaciones pendientes: en el resumen conjunto de solicitudes y documentos pendientes de aprobación en toda la aplicación también aparecen las solicitudes del módulo Solicitudes que esperan la decisión del usuario conectado, con una columna que indica el número de la ronda de aprobación.

Resolución de problemas

Este apartado resume las preguntas y los mensajes más frecuentes que encuentran los usuarios en el módulo Solicitudes – desde la falta de configuración de un tipo de solicitud, pasando por los avisos al modificar un formulario, hasta los botones inactivos por falta de permisos. Si no está seguro de por qué el módulo no permite la acción deseada en una situación concreta, revise también el apartado sobre los derechos de usuario en la Configuración del módulo Solicitudes.

Preguntas frecuentes

Pregunta: ¿Por qué en el módulo Solicitudes, para el tipo seleccionado, aparece un mensaje de error en lugar de la tabla de solicitudes?

Solución: El mensaje «No hay rondas configuradas para este tipo de solicitudes, el administrador de la aplicación debe configurarlas primero en la configuración» significa que el tipo de solicitud seleccionado aún no tiene ninguna ronda creada. Pida al administrador del módulo que finalice la configuración del tipo.

Pregunta: ¿Qué significa el mensaje «Nombre introducido incorrectamente»?

Solución: El mensaje aparece al guardar un tipo de solicitud, una ronda o su copia, si el campo Nombre está vacío o tiene más de 100 caracteres. Introduzca un nombre no vacío de hasta 100 caracteres.

Pregunta: ¿Por qué el administrador, al añadir una ronda de aprobación, ve el mensaje «¡Atención! Primero debe crearse un formulario, para que haya algo que aprobar»?

Solución: En el módulo Solicitudes no se puede crear una ronda de tipo Aprobación antes de que exista al menos una ronda de tipo Formulario. Añada primero un formulario.

Pregunta: ¿Por qué aparece un aviso sobre la eliminación de solicitudes al modificar un campo del formulario?

Solución: El mensaje «¡Atención! Al modificar esto se eliminarán todas las solicitudes ya guardadas» aparece si el administrador cambia el tipo de un campo del formulario o elimina una ronda en un tipo de solicitud que ya tiene solicitudes presentadas. Confirme solo si la eliminación de las solicitudes antiguas es realmente deseable; en caso contrario, cancele la acción.

Pregunta: ¿Por qué no puedo hacer clic en el botón Crear una solicitud ni en los botones para rellenar o aprobar?

Solución: Los botones están inactivos en el módulo Solicitudes si no tiene el derecho correspondiente a esa acción. En ese caso no se muestra ningún mensaje de error, el botón simplemente queda deshabilitado – póngase en contacto con el administrador del módulo para que le asigne el derecho.

Pregunta: ¿Por qué no veo el botón Volver a completar en una solicitud de aprobación?

Solución: El botón solo se muestra si el administrador ha activado, para esa ronda, en la configuración del módulo Solicitudes, la opción «Permitir devolver el formulario para completarlo». Sin ella, solo puede aprobar o rechazar la solicitud.

Consejos para trabajar de forma eficiente en el módulo Solicitudes

Consejo: antes de empezar a rellenar una nueva solicitud, revise la pestaña «Partes de la solicitud - diagrama de flujo» – le mostrará cuántas rondas le esperan y en qué orden.
Consejo: si ya ha presentado antes una solicitud similar, use el icono de copia en la tabla – se ahorrará volver a escribir los mismos datos.
Consejo: las insignias con el número en los paneles de los tipos de solicitud muestran cuántas solicitudes le afectan en ese momento – consúltelas también en el Tablero, para que no se le pase ninguna solicitud pendiente de su aprobación.
Consejo: si aprueba con regularidad una gran cantidad de solicitudes similares, pida al administrador que active la aprobación masiva para ese tipo – le ahorrará tener que abrir cada solicitud por separado repetidamente.
Consejo: el filtro por solicitante, aprobador o fecha resulta especialmente útil en los tipos de solicitud con un gran número de solicitudes presentadas – la pestaña del filtro se resalta en rojo cuando está activo, de modo que sabrá que solo está viendo una parte de los datos.

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