Facturas recibidas

Resumen

El módulo Facturas recibidas sirve para la gestión integral de las facturas recibidas de los proveedores. Permite la digitalización de todo el proceso, desde la recepción de la factura hasta la aprobación y el registro del pago. El sistema automatiza el workflow de aprobación, la extracción de datos de los documentos recibidos y garantiza el control sobre las obligaciones financieras con los proveedores.

Funciones clave

• Extracción automática de datos de facturas escaneadas mediante IA (OCR)
• Aprobación de facturas en varias rondas con notificaciones por correo electrónico
• Control de duplicados basado en el símbolo variable y el número de factura
• Exportación de pagos a formatos bancarios (ABO, BEST)
• Exportación a sistemas contables en formato ISDOC y Excel
• Conciliación de pagos con extractos bancarios
• Control de proveedores en situación de insolvencia y falta de fiabilidad del pagador de IVA
• Recepción de facturas por correo electrónico o buzones de datos
• Soporte para múltiples empresas y centros de costes
• Vinculación con proyectos y pedidos

Grupo objetivo

El módulo está destinado a asistentes, economistas, directivos, contables y otros usuarios responsables de la gestión de las facturas recibidas.

Acceso y configuración

Cómo acceder al módulo

Ruta de navegación: Menú principal → Economía → Facturas recibidas

Configuración del módulo

Acceso a la configuración: Menú principal → Configuración → Facturas recibidas

En la configuración puede configurar:

• Email para la recepción de facturas: dirección de correo electrónico a la que los proveedores envían las facturas
• Workflow de aprobación: aprobación secuencial o independiente
• Número de aprobadores: cuántas firmas son necesarias para la aprobación
• Respuestas automáticas: plantillas para confirmar la recepción o el rechazo de la factura
• Centros de costes y proyectos: registro para centros de costes
• Campos opcionales: campos de datos personalizados para necesidades específicas de la empresa
• Exportación de pagos: configuración de las exportaciones bancarias
• Configuración ISDOC: configuración para facturas electrónicas

Derechos de usuario

Rol	Permisos	Descripción
Observador	Visualización	Visualización de facturas sin posibilidad de edición, puede añadir notas
Asistente	Preparación de facturas	Añadir facturas, completar datos, enviar para aprobación, eliminar y restaurar facturas
Aprobador	Aprobación	Aprobar o rechazar facturas presentadas, eliminar y restaurar facturas
Aprobador final	Aprobación final	Aprobación definitiva de la factura para su pago
Contable	Procesamiento contable	Exportación al sistema contable, control de contabilización

Interfaz de usuario

Pantalla principal

La pantalla principal del módulo se divide en varias secciones:

• Filtro: búsqueda avanzada según diversos criterios
• Resumen de estados: número de facturas en cada estado (botones para filtrado rápido)
• Tabla de facturas: lista de facturas con los datos más importantes
• Totales: importes totales por moneda para las facturas mostradas

Estados de las facturas

Las facturas pasan por los siguientes estados:

Estado	Descripción	Acción
Recibidas	Facturas recién recibidas esperando procesamiento	Completar datos, enviar para aprobación
Pendientes de aprobación	Facturas enviadas a los aprobadores	Aprobación o rechazo
Aprobadas para pago	Facturas aprobadas esperando el pago	Exportación de pagos, conciliación con extractos bancarios
Tramitadas	Facturas pagadas	Exportación a contabilidad, archivo
Rechazadas	Facturas rechazadas	Devolución al proveedor, corrección y reenvío

Filtros y búsqueda

Están disponibles los siguientes filtros:

• En el nombre del archivo: búsqueda por el nombre del adjunto
• En el archivo contiene: búsqueda de texto completo en el contenido de los adjuntos PDF
• Facturas de: filtro por el correo electrónico del proveedor
• Fecha de recepción: rango de fechas de recepción de la factura
• Fecha de vencimiento: filtro por vencimiento
• Para la empresa: si recibe facturas para varias empresas
• Centro de costes: filtro por centro de costes
• Proyecto: filtro por proyecto asignado
• Aprobado por: filtro por un aprobador específico
• Año: filtro por año de recepción

Sobre la tabla también hay un campo Buscar para una búsqueda rápida en las facturas mostradas.

Operaciones básicas

Añadir una nueva factura (escaneo)

1. Haga clic en el botón Añadir factura
2. En la ventana de diálogo, complete los datos:
   • Factura de: seleccione el proveedor de la lista (campo obligatorio)
   • Para la empresa: si recibe facturas para varias empresas
   • Centro de costes: asigne a un centro de costes
   • Proyecto: vinculación con un proyecto
   • Número de factura del proveedor: número indicado en la factura
   • Símbolo variable: VS para el pago
   • Importe sin IVA: base imponible
   • Total a pagar: importe total incluyendo IVA
   • Asunto/Nombre: descripción breve de la factura
   • Contenido/Descripción: información más detallada
3. Arrastre o seleccione los archivos para cargar (PDF, ISDOC, imágenes)
4. Haga clic en Guardar
5. El sistema creará un registro y asignará un ID interno a la factura

Consejo: Si carga una factura en PDF, el sistema puede extraer automáticamente los datos mediante IA (número de factura, VS, importes, fecha de vencimiento). Verifique los datos completados automáticamente.

Completar datos en una factura recibida

1. En el resumen de facturas, haga clic en la factura para abrir el detalle
2. Haciendo clic en cada campo puede editar los datos:
   • Número de factura del proveedor
   • Símbolo variable
   • Importes (sin IVA, total a pagar)
   • Fecha de vencimiento
   • Método de pago
   • Número de cuenta bancaria del proveedor
   • Asunto y descripción
3. Los cambios se guardan automáticamente tras confirmar cada campo
4. A la derecha se muestra una vista previa del adjunto PDF para verificar fácilmente los datos

Enviar factura para aprobación

1. Abra el detalle de la factura
2. Verifique que todos los campos obligatorios estén completos
3. Haga clic en el botón Enviar para aprobación
4. En el diálogo, seleccione los aprobadores:
   • En aprobación secuencial: seleccione el orden de los aprobadores y el aprobador final
   • En aprobación independiente: marque los aprobadores (el número según la configuración)
5. Opcionalmente, seleccione a los contables que tendrán acceso a la factura
6. Haga clic en Enviar
7. La factura pasará al estado Pendiente de aprobación
8. Los aprobadores seleccionados recibirán un correo electrónico con un enlace para la aprobación

Aprobación de la factura

1. Como aprobador, abra el módulo Facturas recibidas
2. Haga clic en la pestaña Pendientes de aprobación (se mostrará el número de facturas pendientes)
3. Abra el detalle de la factura
4. Verifique la exactitud de los datos y los adjuntos
5. Haga clic en el botón Aprobar o Rechazar
6. Si rechaza, introduzca el motivo del rechazo en una nota
7. Tras la aprobación del último aprobador, la factura pasará al estado Aprobadas para pago

Marcar factura como pagada

1. En la pestaña Aprobadas para pago, abra la factura
2. Haga clic en el botón Pagada
3. Introduzca la fecha de pago
4. En caso de pagos parciales, introduzca también el importe pagado
5. Haga clic en Guardar
6. La factura pasará al estado Tramitadas

Conciliación automática: Si tiene activo el módulo de Extractos bancarios, los pagos pueden conciliarse automáticamente según el símbolo variable.

Funciones avanzadas

Reconocimiento de datos de factura por IA (OCR)

El sistema extrae automáticamente los datos de las facturas en PDF cargadas:

• Número de factura del proveedor
• Símbolo variable
• Fecha de emisión y vencimiento
• Importes (base imponible, IVA, total)
• Número de cuenta bancaria
• Datos del proveedor (NIF, CIF)

Cómo funciona:

1. Tras cargar el adjunto PDF, el sistema inicia automáticamente el análisis por IA
2. Los datos extraídos se pre-completan en el formulario
3. Verifique y, en caso necesario, corrija los datos completados automáticamente

Conciliación de pagos con extractos bancarios

Si utiliza el módulo Extractos bancarios:

1. En el detalle de la factura se mostrará la sección Pago conciliado
2. El sistema busca automáticamente los pagos según el símbolo variable
3. Puede conciliar manualmente un pago haciendo clic en el icono de vinculación en la transacción bancaria
4. Tras la conciliación, se completará automáticamente la fecha de pago
5. La factura pasará al estado Tramitadas

Exportación de pagos al banco

Para el pago masivo de facturas:

1. En la pestaña Aprobadas para pago, haga clic en Exportación de pagos
2. Seleccione los parámetros de exportación:
   • Tipo de exportación: ABO (formato .kpc) o BEST (formato .ikm)
   • Pagar desde la cuenta: su cuenta bancaria
   • Moneda de la cuenta: CZK, EUR, USD u otra
3. En la tabla, marque las facturas para pagar mediante las casillas de verificación
4. Haga clic en Generar archivo para importación al banco
5. Importe el archivo descargado a su banca electrónica

Importante: Verifique los datos en el banco antes de confirmar los pagos.

Exportación al sistema contable (ISDOC)

Para la exportación al software contable:

1. En la pestaña Aprobadas para pago o Tramitadas, haga clic en ISDOC Export
2. Introduzca el período de tiempo:
   • Fecha de recepción Desde: inicio del período
   • Fecha de recepción Hasta: fin del período
3. Opcionalmente, marque Crear ISDOC para todos: creará un ISDOC incluso para facturas sin formato electrónico
4. Haga clic en Generar exportación
5. Se descargará un archivo ZIP que contiene:
   • Archivos ISDOC (.isdoc): facturas electrónicas
   • Adjuntos PDF de las facturas originales
6. Importe el archivo a su sistema contable

Exportación a Excel con adjuntos para contabilidad

1. Haga clic en el botón Excel Export con adjuntos para contabilidad
2. Introduzca el período de tiempo de la exportación
3. Seleccione si desea exportar solo las facturas seleccionadas o todas las del período
4. Haga clic en Generar
5. Se descargará un ZIP que contiene:
   • Un archivo Excel con el resumen de facturas
   • Una carpeta con los adjuntos PDF nombrados según el ID interno

Impresión del protocolo de aprobación

Para el registro del proceso de aprobación:

1. Abra el detalle de la factura
2. Haga clic en el botón Protocolo de aprobación
3. Se imprimirá un documento PDF que contiene:
   • Datos de la factura
   • Lista de aprobadores y sus firmas
   • Fechas y horas de aprobación
   • Notas a la aprobación

Facturas vinculadas

Para facturas que están relacionadas entre sí (p. ej., anticipo y factura final):

1. En el detalle de la factura, busque la sección Facturas vinculadas
2. Haga clic en Añadir factura vinculada
3. Seleccione la factura relacionada de la lista
4. Haga clic en Añadir
5. En la sección se mostrarán las facturas vinculadas con enlaces a sus detalles

Código QR para el pago

Para facturas en estado Aprobadas para pago:

1. Abra el detalle de la factura
2. Vaya a la pestaña Código QR - para el pago
3. Se mostrará el código QR para el pago de la factura
4. Escanee el código QR con la aplicación móvil de su banco
5. Los datos de pago se pre-completarán automáticamente

Lista de proveedores verificados

Para el control de proveedores y respuestas automáticas:

1. En el resumen principal, haga clic en la pestaña Lista de empresas
2. Se mostrará la lista de proveedores con los datos:
   • Email del proveedor
   • Nombre de la empresa, NIF, CIF
   • Estado del pagador de IVA
   • Números de cuenta registrados ante la Administración Tributaria
   • Pagador de IVA no fiable (sí/no)
   • Registro en el registro de insolvencia
3. Haciendo clic en Añadir empresa puede añadir un nuevo proveedor
4. Los datos se actualizan automáticamente cada 12 horas desde los registros públicos
5. En caso de insolvencia o falta de fiabilidad, recibirá un aviso por correo electrónico

Importación de proveedores:

• Importar desde el módulo CRM: toma las empresas de la base de datos CRM
• Importar XLSX: importación desde un archivo Excel

Respuestas automáticas a proveedores

En la lista de empresas puede configurar:

• Enviar respuestas automáticas: sí/no para cada proveedor
• Respuesta predeterminada/personalizada: usar la plantilla de configuración o un texto propio

El sistema envía automáticamente:

• Confirmación de recepción de la factura
• Notificación de rechazo incluyendo el motivo

Integración con otros módulos

Extractos bancarios

• Conciliación automática de pagos según el símbolo variable
• Visualización de pagos conciliados directamente en el detalle de la factura
• Marcado automático de la factura como pagada tras la conciliación
• Exportación de órdenes de pago en formatos bancarios

Buzones de datos (ISDS)

• Recepción automática de facturas desde buzones de datos
• Extracción de datos del formato ISDOC
• Visualización de información sobre el origen de la factura (buzón de datos vs. email)

Aprobación

• Vinculación con el módulo central de aprobación
• Aprobación de facturas en la aplicación móvil
• Notificaciones por correo electrónico sobre facturas pendientes

Proyectos (Contracts)

• Asignación de la factura a un proyecto específico
• Resumen de todas las facturas de un proyecto
• Control del presupuesto del proyecto

Pedidos emitidos (Orders)

• Vinculación de la factura con el pedido
• Control de concordancia entre la factura y el pedido
• Resumen de facturas de un pedido

CRM

• Importación de la lista de proveedores desde el CRM
• Sincronización de datos sobre empresas
• Acceso al detalle del proveedor desde la factura

Solución de problemas

Preguntas frecuentes

Pregunta: ¿Puedo editar una factura ya aprobada?

Solución: Sí, pero solo si tiene permisos para editar facturas aprobadas. Si edita la factura, esta volverá al estado "Pendiente de aprobación" y deberá pasar por el proceso de nuevo.

Pregunta: ¿Qué pasa si he aprobado por error una factura incorrecta?

Solución: Puede devolver la factura haciendo clic en el botón Volver a Recibidas. La factura volverá al estado original y el proceso de aprobación se cancelará.

Pregunta: El sistema no ha extraído correctamente los datos del PDF. ¿Qué debo hacer?

Solución: El reconocimiento por IA no es infalible al cien por cien. Siempre verifique los datos completados automáticamente y corríjalos manualmente si es necesario. La calidad del reconocimiento depende de la calidad del escaneo y del formato del PDF.

Pregunta: ¿Cómo puedo marcar masivamente las facturas como pagadas?

Solución: Utilice la función de conciliación con extractos bancarios. El sistema conciliará automáticamente los pagos según el símbolo variable y marcará las facturas como pagadas. Alternativamente, puede conciliar las facturas manualmente.

Pregunta: ¿Puedo recibir facturas para varias empresas en una sola cuenta?

Solución: Sí, si tiene activado el Redireccionamiento de emails en la configuración. Cada factura contiene entonces el campo Para la empresa, donde determina el destinatario.

Pregunta: ¿Cómo configuro la aprobación secuencial según el importe?

Solución: En la configuración, active Aprobación definida por importe y establezca los aprobadores para cada límite de importe (p. ej., hasta 10 000 CZK aprueba el jefe de departamento, por encima de 10 000 CZK el director).

Pregunta: Se me muestra un duplicado del símbolo variable, pero es una factura nueva. ¿Qué debo hacer?

Solución: El aviso es meramente informativo. Verifique si realmente no se trata de una factura duplicada. Si la factura es correcta, puede ignorar el aviso y guardar la factura.

Pregunta: ¿Cómo puedo imprimir una lista de facturas para pagar?

Solución: Utilice el botón Imprimir facturas (adjuntos) en la pestaña Aprobadas para pago. También puede utilizar el botón Imprimir directamente en la tabla.

Consejos para un trabajo eficiente

• Utilice los filtros: Para una orientación más rápida, configure filtros por centros de costes, proyectos o períodos.
• Nomenclatura de archivos: Al escanear, utilice nombres de archivo claros (p. ej., número de factura del proveedor), esto facilitará la búsqueda.
• Control regular: Revise diariamente las facturas recién recibidas para no exceder los plazos de deducción del IVA.
• Visor de PDF: Utilice el visor de PDF integrado con la posibilidad de añadir notas directamente al documento.
• Extracción automática: Aunque la IA no es infalible, agiliza significativamente la introducción de facturas. Sin embargo, verifique siempre los datos.
• Conciliación de pagos: Acuerde con los proveedores el uso de símbolos variables, esto facilitará la conciliación automática de los pagos.
• Lista de empresas verificadas: Actualice continuamente la lista de proveedores, el sistema controlará automáticamente su fiabilidad.
• Exportación a contabilidad: Exporte las facturas en intervalos regulares (semanal/mensual) para un procesamiento contable más sencillo.
• Protocolos de aprobación: Archive los protocolos de aprobación para posibles inspecciones y auditorías.
• Aplicación móvil: Los aprobadores pueden aprobar facturas directamente desde la aplicación móvil eIntranet.

Atajos de teclado

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