Prijaté faktúry
Prehľad
Modul Prijaté faktúry (doklady od dodávateľov, účtovné doklady prijaté) slúži na evidenciu a spracovanie všetkých faktúr, ktoré vaša firma prijíma od dodávateľov. Faktúry možno prijímať automaticky z e-mailu, nahrávať ručne alebo importovať vo formáte ISDOC. Modul podporuje viackolové schvaľovanie, sledovanie splatností a export platobných príkazov do banky.
Kľúčové funkcie
- Automatický príjem faktúr z e-mailovej schránky (PDF, ISDOC)
- AI vytaženie dát z PDF – automatické rozpoznanie čiastky, variabilného symbolu a ďalších údajov
- Viackolové schvaľovanie so sekvenčným alebo paralelným priebehom schvaľovateľmi
- Preddefinované schvaľovacie pravidlá podľa dodávateľa alebo výšky čiastky
- Export platobných príkazov do banky (formát ABO .kpc, BEST .ikm)
- Export faktúr vo formáte ISDOC pre účtovný softvér
- Export do Excelu s prílohami
- Zabudovaný PDF prehliadač priamo v detaile faktúry
- Prepojenie so zákazkami (modul Zákazky) a CRM
- Štatistiky nákladov podľa dodávateľa a schvaľovateľa s medziročným porovnaním
- Príjem faktúr pre viac firiem (presmerované e-mailové schránky)
Prístup a nastavenie
Ako sa dostať do modulu Prijaté faktúry
Navigačná cesta do modulu Prijaté faktúry: v hlavnom menu kliknite na položku Prijaté faktúry. Modul sa nachádza spravidla v sekcii účtovníctva alebo financií podľa konfigurácie vášho systému.
Nastavenie modulu Prijaté faktúry
Konfigurácia modulu Prijaté faktúry je dostupná cez Nastavenia → Prijaté faktúry. Nastavenie je rozdelené do záložiek: Používateľské práva, Všeobecné nastavenia, Strediská (ak sú aktívne) a Voliteľné polia.
Nastavenie e-mailových adries pre príjem faktúr
V module Prijaté faktúry možno nastaviť e-mailové adresy, z ktorých systém automaticky prijíma faktúry. Postup: prejdite do Nastavenia → Prijaté faktúry a spravujte zoznam povolených odosielateľov. Pre každého dodávateľa (odosielateľa) možno nastaviť:
- Názov firmy: zobrazovaný názov dodávateľa
- E-mailová adresa: adresa, z ktorej dodávateľ zasiela faktúry
- IČO a DIČ: identifikačné údaje dodávateľa na overenie v registroch
- Čísla bankových účtov: pre export platobných príkazov
- Preddefinované schvaľovanie: konkrétni schvaľovatelia pre faktúry od tohto dodávateľa
Tip: Povolené e-mailové adresy možno importovať zo súboru XLSX alebo priamo zo záznamu v module CRM.
Nastavenie schvaľovania podľa výšky čiastky v prijatých faktúrach
V module Prijaté faktúry možno definovať schvaľovacie pravidlá na základe výšky čiastky faktúry bez DPH. Nastavenie nájdete v Nastavenia → Prijaté faktúry → Všeobecné nastavenia. Pre každé rozmedzie čiastky možno určiť až 7 schvaľovateľov a jedného finálneho schvaľovateľa.
Používateľské práva a prístupové oprávnenia k modulu Prijaté faktúry
Oprávnenia pre modul Prijaté faktúry sa priraďujú v Nastavenia → Prijaté faktúry → Používateľské práva. Každý používateľ môže mať priradenú jednu alebo viac rolí.
| Rola | Popis |
|---|---|
| Pozorovateľ | Iba čítanie prijatých faktúr, bez možnosti akýchkoľvek úprav alebo akcií |
| Asistentka | Príjem a príprava faktúr, odovzdávanie na schválenie, mazanie faktúr a pridávanie príloh a poznámok |
| Schvaľovateľ | Schvaľovanie alebo zamietanie faktúr odovzdaných na schválenie, mazanie faktúr |
| Účtovníčka | Označovanie faktúr ako preplatených a zadávanie do banky |
| Finálny schvaľovateľ | Záverečné schválenie faktúry po prechode ostatnými schvaľovateľmi, mazanie faktúr |
| Správca | Prístup ku všetkým funkciám vrátane priamej zmeny stavu faktúry a správy zmazaných záznamov |
Používateľské rozhranie
Hlavná obrazovka modulu Prijaté faktúry
Hlavná obrazovka modulu Prijaté faktúry zobrazuje zoznam faktúr filtrovaný podľa aktuálne zvoleného stavu. V hornej časti obrazovky sú záložky (panely) na prepínanie medzi stavmi. Pod záložkami sa nachádza tabuľka faktúr s filtrami a vyhľadávaním.
Stavy faktúr v module Prijaté faktúry
Každá prijatá faktúra (doklad od dodávateľa) prechádza týmito stavmi. Záložky v hornej časti obrazovky zobrazujú počet faktúr v danom stave.
| Stav | Popis |
|---|---|
| Prijaté | Novo prijatá faktúra, pripravená na odovzdanie na schválenie (predvolený stav) |
| Na schválenie | Faktúra bola odovzdaná schvaľovateľom a čaká na ich rozhodnutie |
| Schválené na preplatenie | Faktúra prešla schválením a je pripravená na platbu |
| Čiastočne zaplatené | Faktúra bola uhradená len čiastočne (dostupné pri aktivácii funkcie čiastočnej platby) |
| Vybavené | Faktúra bola plne zaplatená alebo inak vybavená |
| Zamietnuté | Faktúra bola schvaľovateľom zamietnutá |
| Štatistiky | Súhrnné štatistiky nákladov podľa dodávateľov a schvaľovateľov |
| Všetko | Zobrazenie faktúr všetkých stavov naraz |
| Zoznam firiem | Prehľad dodávateľov a ich faktúr |
Filtre a vyhľadávanie v module Prijaté faktúry
V module Prijaté faktúry sú dostupné tieto filtre na vyhľadávanie faktúr (dokladov od dodávateľov):
- Dátum prijatia od / do: filtrovanie podľa dátumu, kedy faktúra prišla do systému
- Dátum splatnosti od / do: filtrovanie faktúr podľa termínu splatnosti
- Obsah súboru: fulltextové vyhľadávanie v obsahu priložených PDF súborov
- Názov súboru: vyhľadávanie podľa názvu prílohy
- Dodávateľ (e-mail od): filtrovanie podľa odosielateľa
- Pre firmu: filtrovanie faktúr určených pre konkrétnu firmu (pri príjme pre viac firiem)
- Stredisko: filtrovanie podľa nákladového strediska (ak sú aktívne)
- Zákazka: prepojenie s modulom Zákazky
- Môže schváliť: filtrovanie faktúr, ktoré môže schváliť konkrétny používateľ
Súčty prijatých faktúr na hlavnej obrazovke
Pod tabuľkou prijatých faktúr sú zobrazené súčty čiastok pre aktuálne filtrované faktúry v jednotlivých menách. Záložka Štatistiky poskytuje rozšírené prehľady s grafmi a medziročným porovnaním.
Základné operácie
Postup: Ručné pridanie prijatej faktúry
V module Prijaté faktúry možno pridať faktúru ručne, ak nebola doručená e-mailom alebo nemáte nastavený automatický príjem.
- Kliknite na tlačidlo Pridať faktúru (ikona plus)
- Vyplňte povinné polia formulára:
- Faktúra od: vyberte dodávateľa zo zoznamu alebo zvoľte Zadám ručne a vyplňte názov firmy, IČO a DIČ
- Pre firmu: ak prijímate faktúry pre viac firiem, vyberte príjemcu (zobrazí sa iba pri aktívnej funkcii)
- Stredisko: vyberte nákladové stredisko (ak sú aktívne)
- Var. symbol (č. fa. dod.): číslo faktúry od dodávateľa
- Variabilný symbol: variabilný symbol pre platbu (max. 10 znakov)
- Čiastka bez DPH: základ dane
- Na platbu celkom: celková suma na úhradu
- Predmet/názov: stručný popis faktúry
- Obsah/popis: podrobnejší popis
- Zákazka: priradenie k zákazke (ak je funkcia aktívna)
- Nahrajte prílohu (naskenovanú alebo elektronickú faktúru) pretiahnutím do poľa Prílohy / naskenované dokumenty
- Voliteľne zaškrtnite Faktúra je už vybavená, ak chcete faktúru rovno zaradiť do stavu Vybavené
- Kliknite na Uložiť
Poznámka: Systém automaticky overuje duplicitu variabilného symbolu a upozorní vás, ak rovnaký variabilný symbol už v systéme existuje.
Príjem faktúr z e-mailu v module Prijaté faktúry
Modul Prijaté faktúry vie automaticky spracovávať faktúry doručené na nastavenú e-mailovú schránku. Systém rozpozná prílohy faktúr (PDF, ISDOC) a automaticky vytvorí záznam. Prílohy vo formáte ISDOC sú automaticky naparsované a kľúčové dáta (čiastka, VS, splatnosť) sú vyplnené. Nastavenie e-mailového príjmu vykoná správca v Nastavenia → Prijaté faktúry → Všeobecné nastavenia, kde sa zadá e-mailová adresa schránky.
Postup: AI vytaženie dát z PDF faktúry
V module Prijaté faktúry možno spustiť automatické vytaženie dát z PDF prílohy pomocou umelej inteligencie. Funkcia rozpozná kľúčové údaje faktúry – čiastku, variabilný symbol, číslo faktúry a dátum splatnosti – priamo z naskenovaného alebo elektronického PDF.
- Otvorte detail faktúry kliknutím na záznam v tabuľke prijatých faktúr
- V detaile faktúry kliknite na tlačidlo na spustenie AI vytaženia dát
- Systém spracuje PDF prílohu a automaticky vyplní rozpoznané polia
- Skontrolujte a prípadne opravte vyplnené údaje
- Uložte zmeny
Tip: AI vytaženie dát funguje najlepšie pri štandardných faktúrnych formulároch v strojovo čitateľnom PDF. Pri skenovaných alebo neštandardných faktúrach odporúčame manuálnu kontrolu výsledkov.
Detail prijatej faktúry a PDF prehliadač
V module Prijaté faktúry otvorte detail faktúry kliknutím na príslušný riadok v tabuľke. Detail faktúry obsahuje tieto časti:
- Základné údaje: čiastka, variabilný symbol, dodávateľ, stav, dátumy, zákazka
- PDF prehliadač: príloha faktúry je zobrazená priamo v detaile bez nutnosti sťahovania
- QR kód platby: QR kód na rýchle zaplatenie mobilným bankovníctvom
- Poznámky: záložka s históriou poznámok a komentárov
- Položky faktúry: rozpis položiek (ak je funkcia aktívna v nastavení)
- Voliteľné polia: doplňujúce polia definované správcom
- Akčné tlačidlá: odovzdať na schválenie, schváliť, zamietnuť, preplatiť, vrátiť do prijatých
Postup: Pridanie poznámky k prijatej faktúre
V detaile prijatej faktúry možno pridávať poznámky a komentáre k schvaľovaciemu procesu alebo všeobecné informácie k faktúre.
- Otvorte detail faktúry kliknutím na záznam v tabuľke prijatých faktúr
- Prejdite na záložku Poznámky
- Kliknite na tlačidlo Pridať poznámku
- Zadajte text poznámky
- Voliteľne priložte súbor
- Kliknite na Uložiť
Postup: Pridanie prílohy k prijatej faktúre
K záznamu prijatej faktúry možno pridať ďalšie prílohy aj po jeho vytvorení. Prílohy sú prístupné všetkým používateľom s oprávnením na zobrazenie faktúry.
- Otvorte detail faktúry v module Prijaté faktúry
- Kliknite na tlačidlo Pridať prílohu
- Nahrajte súbor pretiahnutím alebo výberom zo súborov v počítači
- Potvrďte nahranie
Pokročilé funkcie
Postup: Viackolové schvaľovanie prijatých faktúr
Modul Prijaté faktúry podporuje viackolové schvaľovanie, kde faktúra postupne prechádza schvaľovateľmi. Systém ponúka tri režimy schvaľovania:
- Voľné schvaľovanie: asistentka vyberie schvaľovateľov ručne pri každom odovzdaní
- Schvaľovanie podľa výšky čiastky: systém automaticky priradí schvaľovateľov podľa prednastavených pravidiel pre rozmedzí čiastok
- Schvaľovanie podľa dodávateľa: každý dodávateľ má priradených konkrétnych schvaľovateľov definovaných v nastavení povolených e-mailových adries
Postup odovzdania prijatej faktúry na schválenie:
- Otvorte detail faktúry v stave Prijaté
- Kliknite na tlačidlo Odovzdať na schválenie
- V dialógu vyberte schvaľovateľov (alebo skontrolujte prednastavených schvaľovateľov)
- Voliteľne vyberte finálneho schvaľovateľa
- Kliknite na Odovzdať
Schvaľovatelia dostanú e-mail s výzvou na schválenie. V detaile faktúry v stave Na schválenie môžu kliknúť na Schváliť alebo Zamietnuť. Pri sekvenčnom (viackolovom) schvaľovaní systém automaticky upozorní ďalšieho schvaľovateľa v poradí po schválení predchádzajúcim.
Postup: Vrátenie prijatej faktúry späť do prijatých
V module Prijaté faktúry možno faktúru, ktorá je v schvaľovacom procese, vrátiť späť do stavu Prijaté. Táto akcia je dostupná používateľom s oprávnením asistentky alebo schvaľovateľa, ktorí faktúru doteraz neschválili.
- Otvorte detail faktúry v stave Na schválenie
- Kliknite na tlačidlo Vrátiť späť do prijatých
- Potvrďte akciu v dialógovom okne
- Faktúra sa vráti do stavu Prijaté a schvaľovací proces sa resetuje
Postup: Označenie prijatej faktúry ako preplatenej
Po schválení prijatej faktúry a jej úhrade ju účtovníčka označí ako preplatenú v module Prijaté faktúry. Táto funkcia vyžaduje oprávnenie účtovníčky.
- Otvorte detail faktúry v stave Schválené na preplatenie
- Kliknite na tlačidlo Preplatené / zadané do banky
- Vyplňte dátum preplatenia a prípadne uhradenú čiastku (pri aktívnej funkcii čiastočných platieb)
- Kliknite na Uložiť
- Faktúra sa presunie do stavu Vybavené
Postup: Prepojenie prijatej faktúry so zákazkou
V module Prijaté faktúry možno faktúru prepojiť s jednou alebo viacerými zákazkami z modulu Zákazky. Prepojenie umožňuje sledovať náklady na jednotlivé zákazky priamo z prijatých faktúr.
- Otvorte detail prijatej faktúry
- V sekcii Zákazka kliknite na tlačidlo na priradenie zákazky
- Vyberte príslušnú zákazku zo zoznamu
- Uložte zmenu
Postup: Prepojenie prijatej faktúry s vydanou objednávkou
V module Prijaté faktúry možno faktúru prepojiť s vydanou objednávkou z modulu Objednávky vydané. Prepojenie uľahčuje párovanie faktúr s objednávkami a kontrolu plnenia.
- Otvorte detail prijatej faktúry
- Kliknite na záložku alebo sekciu Objednávky
- Vyberte príslušnú vydanú objednávku zo zoznamu
- Uložte prepojenie
Poznámka: Faktúru možno tiež vytvoriť priamo z vydanej objednávky pomocou funkcie Vytvoriť faktúru z objednávky v module Objednávky vydané.
Exporty z modulu Prijaté faktúry
Postup: Export bankového platobného príkazu ABO z prijatých faktúr
Funkcia Export platieb v module Prijaté faktúry umožňuje hromadne exportovať schválené faktúry (doklady od dodávateľov) do súboru platobného príkazu na import do banky. Export je dostupný zo stavu Schválené na preplatenie.
- V module Prijaté faktúry kliknite na tlačidlo Export platieb v hornej časti obrazovky
- Vyberte Typ exportu:
- ABO (.kpc) – iba české platby: štandardný český bankový formát
- BEST (.ikm) – iba české platby: alternatívny formát pre české banky
- BEST (.ikm) – iba zahraničné platby: pre platby do zahraničia
- Vyberte Platiť z účtu: bankový účet, z ktorého budú platby odoslané
- Vyberte Menu účtu: CZK, EUR, USD alebo iná
- Zadajte Dátum platby
- V tabuľke zaškrtnite faktúry, ktoré chcete zaradiť do príkazu
- Kliknite na Vygenerovať export na stiahnutie súboru, alebo na Vygenerovať export a označiť vybrané ako preplatené na stiahnutie súboru so súčasným označením faktúr ako preplatených
Tip: Systém zobrazuje celkovú sumu vybraných faktúr na jednoduchú kontrolu pred odoslaním príkazu do banky.
Export faktúr v XML (schválené faktúry) z prijatých faktúr
Funkcia Export faktúr v XML v module Prijaté faktúry umožňuje exportovať schválené faktúry za zvolené obdobie do XML súboru na import do účtovného softvéru.
- Kliknite na tlačidlo Export faktúr v XML
- Zadajte Dátum prijatia od (vrátane)
- Zadajte Dátum prijatia do (vrátane)
- Kliknite na Vygenerovať export
Poznámka: Export možno automatizovať volaním REST API adresy s parametrami DateFrom, DateTo a RESTAPIHash. Popis prihlásenia nájdete v nastavení modulu Prijaté faktúry v sekcii RESTAPI.
Export prijatých faktúr vo formáte ISDOC
Funkcia Export ISDOC v module Prijaté faktúry umožňuje exportovať faktúry v štandardizovanom českom elektronickom formáte ISDOC na import do účtovného softvéru.
- Kliknite na tlačidlo Export ISDOC
- Zadajte Dátum prijatia od (vrátane)
- Zadajte Dátum prijatia do (vrátane)
- Voliteľne zaškrtnite Vytvoriť ISDOC pre všetky: systém vytvorí ISDOC súbor aj pre faktúry, ktoré ho pôvodne neobsahovali; dáta sú generované zo zadaných údajov faktúry – po importe do účtovného SW starostlivo skontrolujte
- Kliknite na Vygenerovať export
Poznámka: Bez zaškrtnutej voľby Vytvoriť ISDOC pre všetky sa exportujú iba faktúry, ktoré prišli s ISDOC prílohami.
Export prijatých faktúr do Excelu s prílohami
Funkcia Export do Excelu s prílohami v module Prijaté faktúry vytvorí ZIP archív obsahujúci Excel súbor so zoznamom faktúr a všetky ich prílohy.
- Kliknite na tlačidlo Export do Excelu s prílohami
- Zadajte Dátum prijatia od (vrátane)
- Zadajte Dátum prijatia do (vrátane)
- Vyberte Typ dátumu pre export:
- Dátum prijatia: filtrovanie podľa dátumu prijatia faktúry do systému
- DUZP: filtrovanie podľa dátumu uskutočnenia zdaniteľného plnenia
- Vyberte Stav faktúry: zaškrtnite stavy, ktoré chcete exportovať (Schválené na preplatenie, Čiastočne zaplatené, Vybavené)
- Voliteľne vyberte Stredisko (ak sú aktívne)
- Kliknite na Vygenerovať export
Tlač príloh prijatých faktúr
Funkcia Tlač faktúr (príloh) v module Prijaté faktúry umožňuje hromadne vytlačiť prílohy faktúr zo stavu Schválené na preplatenie.
- Kliknite na tlačidlo Tlač faktúr (príloh)
- Vyberte Typ tlače:
- Prílohy (iba faktúry): tlač samotných PDF príloh faktúr
- Prílohy (iba faktúry) + hlavička zvlášť na papier: tlač príloh doplnená o hlavičkový list s údajmi faktúry
- V tabuľke sú zobrazené faktúry zo stavu Schválené na preplatenie
- Kliknite na Vygenerovať tlač
Tlač schvaľovacieho protokolu prijatej faktúry
V module Prijaté faktúry možno vytlačiť schvaľovací protokol pre konkrétnu faktúru. Protokol obsahuje všetky kľúčové údaje faktúry, históriu schvaľovania a poznámky.
- Otvorte detail prijatej faktúry
- Kliknite na tlačidlo Tlač schvaľovacieho protokolu
- Otvorí sa tlačová verzia dokumentu s automatickým spustením tlače
Schvaľovací protokol prijatej faktúry obsahuje: interné ID, variabilný symbol, dodávateľa, čiastku bez DPH, celkovú čiastku na platbu, menu, bankový účet, dátum prijatia, dátum splatnosti, dátum preplatenia, zákazku, objednávku, schvaľovateľov, históriu schvaľovania a všetky poznámky.
Štatistiky prijatých faktúr
Záložka Štatistiky v module Prijaté faktúry poskytuje analytické prehľady nákladov s možnosťou medziobdobného porovnania. Štatistiky sú dostupné používateľom s prístupom do modulu.
Nastavenie štatistík prijatých faktúr:
- Obdobie DUZP od / do: hlavné sledované obdobie
- Porovnať s obdobím: porovnávacie obdobie (predvolené: rovnaké obdobie predchádzajúceho roka)
- Stavy: výber stavov faktúr zahrnutých do štatistiky
Štatistiky prijatých faktúr zobrazujú:
- Celkové náklady podľa meny: tabuľka s hodnotami za obe obdobia a percentuálnou zmenou
- Graf nákladov: stĺpcový graf porovnania oboch období v CZK
- Podľa dodávateľov: náklady rozdelené podľa jednotlivých dodávateľov s medziobdobným porovnaním
- Podľa schvaľovateľov: náklady rozdelené podľa schvaľovateľov faktúr
Tip: Pre presné štatistiky odporúčame aktivovať sledovanie DUZP (dátum uskutočnenia zdaniteľného plnenia) v nastavení modulu Prijaté faktúry.
Integrácia s ďalšími modulmi
Prepojenie prijatých faktúr s modulom CRM
Modul Prijaté faktúry je prepojený s modulom CRM (Správa kontaktov). Toto prepojenie umožňuje:
- Import zoznamu dodávateľov z CRM do zoznamu povolených odosielateľov faktúr
- Automatickú synchronizáciu CRM zoznamu firiem s dodávateľmi prijatých faktúr
- Prepojenie záznamu faktúry s kontaktom v CRM na jednoduchý prístup k histórii dodávateľa
Prepojenie prijatých faktúr s modulom Zákazky
Modul Prijaté faktúry umožňuje priradiť jednu faktúru k viacerým zákazkám z modulu Zákazky. Prepojenie sa zobrazuje v detaile faktúry aj v schvaľovacom protokole. Priradenie zákazky je voliteľné a aktivuje sa v nastavení modulu.
Prepojenie prijatých faktúr s modulom Dátové schránky
Modul Prijaté faktúry možno prepojiť s modulom Dátové schránky (ISDS), ak dodávatelia zasielajú faktúry cez dátovú schránku. Faktúry doručené dátovou schránkou možno importovať a spracovať rovnakým spôsobom ako e-mailové faktúry.
Prepojenie prijatých faktúr s modulom Objednávky vydané
Prijaté faktúry možno prepojiť s vydanými objednávkami z modulu Objednávky vydané. Systém umožňuje vytvoriť faktúru priamo z objednávky alebo ju k objednávke spätne priradiť na kontrolu plnenia a párovanie.
Prepojenie prijatých faktúr s modulom Bankové výpisy
Ak je aktivovaný modul Bankové výpisy, systém sleduje prichádzajúce platby a automaticky označuje prijaté faktúry ako vybavené po pripísaní zodpovedajúcej platby na účet. Zostávajúca čiastka na preplatenie je priebežne aktualizovaná pri čiastočných platbách.
Riešenie problémov
Časté otázky k modulu Prijaté faktúry
Otázka: Faktúra prišla e-mailom, ale v module Prijaté faktúry sa nezobrazuje.
Riešenie: Skontrolujte, či je e-mailová adresa odosielateľa v nastavení modulu v zozname povolených odosielateľov. Faktúry od neznámych odosielateľov systém odmietne alebo zaradí do karantény. Správca môže odosielateľa pridať v Nastavenia → Prijaté faktúry v sekcii e-mailových adries.
Otázka: Nemôžem odovzdať faktúru na schválenie, tlačidlo Odovzdať na schválenie chýba alebo je nedostupné.
Riešenie: Tlačidlo Odovzdať na schválenie je dostupné iba používateľom s oprávnením asistentky. Overte oprávnenia v Nastavenia → Prijaté faktúry → Používateľské práva. Ak sú nastavené pravidlá schvaľovania podľa výšky čiastky a pre danú výšku nie je definované pravidlo, systém zobrazí upozornenie a odovzdanie je zablokované – správca musí doplniť chýbajúce pravidlo.
Otázka: AI vytaženie dát nevyplnilo správne údaje z faktúry.
Riešenie: AI vytaženie funguje najlepšie pri strojovo čitateľných PDF súboroch. Pri skenovaných alebo neštandardných faktúrach môže byť presnosť nižšia. V takom prípade vyplňte chýbajúce alebo nesprávne údaje ručne v detaile faktúry.
Otázka: Nemôžem zmazať prílohu faktúry.
Riešenie: Mazanie príloh musí byť povolené v nastavení modulu. Ak táto funkcia nie je povolená, obráťte sa na správcu systému, ktorý ju môže aktivovať v Nastavenia → Prijaté faktúry → Všeobecné nastavenia.
Otázka: Faktúra sa automaticky presunula do stavu Vybavené, bez toho aby som ju označil ako preplatenú.
Riešenie: Systém automaticky presúva faktúry do stavu Vybavené, ak je prepojenie s modulom Bankové výpisy aktívne a platba zodpovedajúca výške faktúry bola pripísaná na účet. Toto správanie je správne a očakávané.
Otázka: Ako zistím interné ID (číslo) faktúry vopred?
Riešenie: Pri pridávaní novej faktúry v module Prijaté faktúry sa interné ID zobrazuje automaticky v poli Interné ID v dialógu pridania faktúry. ID sa generuje podľa nastavenia číselného radu a možno ho po uložení faktúry podľa nastavenia modulu tiež zmeniť.
Tipy pre efektívnu prácu s modulom Prijaté faktúry
- Aktivujte automatický príjem e-mailov na minimalizáciu ručného zadávania faktúr od pravidelných dodávateľov
- Nastavte preddefinované schvaľovacie pravidlá podľa dodávateľa alebo výšky čiastky na urýchlenie schvaľovacieho procesu
- Využívajte funkciu AI vytaženia dát pri PDF faktúrach na rýchle doplnenie kľúčových údajov faktúry
- Pravidelne exportujte platobné príkazy ABO na hromadné platby schválených faktúr namiesto zadávania každej platby zvlášť
- Sledujte záložku Štatistiky pre prehľad o vývoji nákladov a výdavkoch podľa dodávateľov s medziročným porovnaním
- Prepojte faktúry so zákazkami na presné sledovanie nákladov na projekty
- Aktivujte sledovanie DUZP na presnejšie účtovné priradenie do správneho účtovného obdobia
- Používajte filter Dátum splatnosti na sledovanie faktúr blížiacich sa k splatnosti a zamedzenie penalizáciám za oneskorené platby