Prijaté faktúry

Prehľad

Modul Prijaté faktúry slúži na komplexnú správu došlých faktúr od dodávateľov. Umožňuje digitalizáciu celého procesu od prijatia faktúry cez schválenie až po evidenciu platby. Systém automatizuje workflow schvaľovania, vyťažovanie dát z prijatých dokumentov a zaisťuje kontrolu nad finančnými záväzkami voči dodávateľom.

Kľúčové funkcie

• Automatické vyťaženie údajov z naskenovaných faktúr pomocou AI (OCR)
• Viackolové schvaľovanie faktúr s e-mailovými notifikáciami
• Kontrola duplicít podľa variabilného symbolu a čísla faktúry
• Export platieb do bankových formátov (ABO, BEST)
• Export do účtovných systémov vo formáte ISDOC a Excel
• Párovanie platieb s bankovými výpismi
• Kontrola dodávateľov na insolvenciu a nespoľahlivosť platiteľa DPH
• Prijímanie faktúr z e-mailu alebo dátových schránok
• Podpora viacerých firiem a stredísk
• Prepojenie so zákazkami a objednávkami

Cieľová skupina

Modul je určený pre asistentky, ekonómov, vedúcich pracovníkov, účtovníkov a ďalších používateľov zodpovedných za správu došlých faktúr.

Prístup a nastavenie

Ako sa dostať do modulu

Navigačná cesta: Hlavné menu → Ekonomika → Prijaté faktúry

Nastavenie modulu

Prístup k nastaveniu: Hlavné menu → Nastavenia → Prijaté faktúry

V nastavení môžete konfigurovať:

• Email pre príjem faktúr - e-mailová adresa, na ktorú dodávatelia zasielajú faktúry
• Workflow schvaľovania - postupné alebo nezávislé schvaľovanie
• Počet schvaľovateľov - koľko podpisov je potrebných na schválenie
• Automatické odpovede - šablóny pre potvrdenie prijatia či zamietnutie faktúry
• Strediská a zákazky - evidencia pre nákladové strediská
• Voliteľné polia - vlastné dátové polia pre špecifické potreby firmy
• Export platieb - nastavenie bankových exportov
• ISDOC nastavenia - konfigurácia pre elektronické faktúry

Používateľské práva

Rola	Oprávnenie	Popis
Pozorovateľ	Zobrazenie	Prezeranie faktúr bez možnosti úprav, môže pridávať poznámky
Asistentka	Príprava faktúr	Pridávanie faktúr, dopĺňanie údajov, odovzdávanie na schválenie, mazanie a obnova faktúr
Schvaľovateľ	Schvaľovanie	Schvaľovanie alebo zamietanie predložených faktúr, mazanie a obnova faktúr
Finálny schvaľovateľ	Konečné schválenie	Záverečné schválenie faktúry na preplatenie
Účtovník	Účtovné spracovanie	Export do účtovného systému, kontrola zaúčtovania

Používateľské rozhranie

Hlavná obrazovka

Hlavná obrazovka modulu je rozdelená do niekoľkých sekcií:

• Filter - rozšírené vyhľadávanie podľa rôznych kritérií
• Prehľad stavov - počty faktúr v jednotlivých stavoch (tlačidlá pre rýchly filter)
• Tabuľka faktúr - zoznam faktúr s najdôležitejšími údajmi
• Súčty - celkové sumy podľa mien pre zobrazené faktúry

Stavy faktúr

Faktúry prechádzajú týmito stavmi:

Stav	Popis	Akcia
Prijaté	Novo prijaté faktúry čakajúce na spracovanie	Doplnenie údajov, odovzdanie na schválenie
Na schválenie	Faktúry odovzdané schvaľovateľom	Schválenie alebo zamietnutie
Schválené na preplatenie	Schválené faktúry čakajúce na platbu	Export platieb, párovanie s bankovými výpismi
Vybavené	Zaplatené faktúry	Export do účtovníctva, archivácia
Zamietnuté	Zamietnuté faktúry	Vrátenie dodávateľovi, náprava a opätovné odovzdanie

Filtre a vyhľadávanie

K dispozícii sú nasledujúce filtre:

• V názve súboru - vyhľadanie podľa názvu prílohy
• V súbore obsahuje - fulltextové vyhľadávanie v obsahu PDF príloh
• Faktúry od - filter podľa e-mailu dodávateľa
• Dátum prijatia - rozsah dátumu prijatia faktúry
• Dátum splatnosti - filter podľa splatnosti
• Pre firmu - ak prijímate faktúry pre viac firiem
• Stredisko - filter podľa nákladového strediska
• Zákazka - filter podľa priradenej zákazky
• Schválil - filter podľa konkrétneho schvaľovateľa
• Rok - filter podľa roku prijatia

Nad tabuľkou je tiež pole Hľadať pre rýchle vyhľadávanie v zobrazených faktúrach.

Základné operácie

Pridanie novej faktúry (naskenovanie)

1. Kliknite na tlačidlo Pridať faktúru
2. V dialógovom okne vyplňte údaje:
   • Faktúra od - vyberte dodávateľa zo zoznamu (povinné pole)
   • Pre firmu - ak prijímate faktúry pre viac firiem
   • Stredisko - priraďte k nákladovému stredisku
   • Zákazka - prepojenie so zákazkou
   • Číslo faktúry dodávateľa - číslo uvedené na faktúre
   • Variabilný symbol - VS pre platbu
   • Suma bez DPH - základ dane
   • K platbe celkom - celková suma vrátane DPH
   • Predmet/názov - stručný popis faktúry
   • Obsah/popis - podrobnejšie informácie
3. Pretiahnite alebo vyberte súbory na nahranie (PDF, ISDOC, obrázky)
4. Kliknite na Uložiť
5. Systém vytvorí záznam a priradí interné ID faktúry

Tip: Ak nahráte PDF faktúru, systém môže automaticky vyťažiť údaje pomocou AI (číslo faktúry, VS, sumy, dátum splatnosti). Skontrolujte automaticky doplnené údaje.

Doplnenie údajov u prijatej faktúry

1. V prehľade faktúr kliknite na faktúru pre otvorenie detailu
2. Kliknutím na jednotlivé polia môžete upraviť údaje:
   • Číslo faktúry dodávateľa
   • Variabilný symbol
   • Sumy (bez DPH, k platbe celkom)
   • Dátum splatnosti
   • Spôsob platby
   • Číslo bankového účtu dodávateľa
   • Predmet a popis
3. Zmeny sa ukladajú automaticky po potvrdení každého poľa
4. Vpravo sa zobrazuje náhľad PDF prílohy pre jednoduché overenie údajov

Odovzdanie faktúry na schválenie

1. Otvorte detail faktúry
2. Skontrolujte, že sú vyplnené všetky povinné údaje
3. Kliknite na tlačidlo Odovzdať na schválenie
4. V dialógu vyberte schvaľovateľa:
   • Pri postupnom schvaľovaní - vyberte poradie schvaľovateľov a finálneho schvaľovateľa
   • Pri nezávislom schvaľovaní - označte schvaľovateľov (počet podľa nastavenia)
5. Voliteľne vyberte účtovníkov, ktorí budú mať prístup k faktúre
6. Kliknite na Odovzdať
7. Faktúra sa presunie do stavu Na schválenie
8. Vybraní schvaľovatelia dostanú e-mail s odkazom na schválenie

Schválenie faktúry

1. Ako schvaľovateľ otvorte modul Prijaté faktúry
2. Kliknite na záložku Na schválenie (zobrazí sa počet čakajúcich faktúr)
3. Otvorte detail faktúry
4. Skontrolujte správnosť údajov a prílohy
5. Kliknite na tlačidlo Schváliť alebo Zamietnuť
6. Ak zamietate, zadajte dôvod zamietnutia v poznámke
7. Po schválení posledným schvaľovateľom sa faktúra presunie do stavu Schválené na preplatenie

Označenie faktúry ako preplatenej

1. V záložke Schválené na preplatenie otvorte faktúru
2. Kliknite na tlačidlo Preplatené
3. Zadajte dátum preplatenia
4. Pri čiastkových platbách zadajte aj zaplatenú sumu
5. Kliknite na Uložiť
6. Faktúra sa presunie do stavu Vybavené

Automatické párovanie: Ak máte aktívny modul Bankových výpisov, platby sa môžu spárovať automaticky podľa variabilného symbolu.

Pokročilé funkcie

AI rozpoznávanie údajov z faktúry (OCR)

Systém automaticky vyťažuje údaje z nahraných PDF faktúr:

• Číslo faktúry dodávateľa
• Variabilný symbol
• Dátum vystavenia a splatnosti
• Sumy (základ dane, DPH, celkom)
• Číslo bankového účtu
• Údaje dodávateľa (IČO, DIČ)

Ako to funguje:

1. Po nahraní PDF prílohy systém automaticky spustí AI analýzu
2. Vyťažené údaje sa predvyplnia do formulára
3. Kontrolujte a v prípade potreby opravte automaticky doplnené údaje

Párovanie platieb s bankovými výpismi

Ak používate modul Bankové výpisy:

1. V detaile faktúry sa zobrazí sekcia Spárovaná platba
2. Systém automaticky hľadá platby podľa variabilného symbolu
3. Môžete ručne spárovať platbu kliknutím na ikonu prepojenia pri bankovej transakcii
4. Po spárovaní sa automaticky vyplní dátum preplatenia
5. Faktúra sa presunie do stavu Vybavené

Export platieb do banky

Pre hromadné preplatenie faktúr:

1. V záložke Schválené na preplatenie kliknite na Export platieb
2. Vyberte parametre exportu:
   • Typ exportu - ABO (formát .kpc) alebo BEST (formát .ikm)
   • Platiť z účtu - váš bankový účet
   • Mena účtu - CZK, EUR, USD alebo iná
3. V tabuľke označte faktúry na zaplatenie pomocou checkboxov
4. Kliknite na Vygenerovať súbor pre import do banky
5. Stiahnutý súbor naimportujte do internet bankingu

Dôležité: Skontrolujte údaje v banke pred potvrdením platieb.

Export do účtovného systému (ISDOC)

Pre export do účtovného softvéru:

1. V záložke Schválené na preplatenie alebo Vybavené kliknite na ISDOC Export
2. Zadajte časové obdobie:
   • Dátum prijatia Od - začiatok obdobia
   • Dátum prijatia Do - koniec obdobia
3. Voliteľne zaškrtnite Vytvoriť ISDOC pre všetkých - vytvorí ISDOC aj pre faktúry bez elektronickej podoby
4. Kliknite na Vygenerovať export
5. Stiahne sa ZIP archív obsahujúci:
   • ISDOC súbory (.isdoc) - elektronické faktúry
   • PDF prílohy pôvodných faktúr
6. Archív naimportujte do vášho účtovného systému

Excel export s prílohami pre účtovníkov

1. Kliknite na tlačidlo Excel Export s prílohami pre účtovníkov
2. Zadajte časové obdobie exportu
3. Vyberte, či chcete exportovať len vybrané faktúry alebo všetky v období
4. Kliknite na Vygenerovať
5. Stiahne sa ZIP obsahujúci:
   • Excel súbor s prehľadom faktúr
   • Priečinok s PDF prílohami pomenovanými podľa interného ID

Tlač schvaľovacieho protokolu

Pre evidenciu schvaľovacieho procesu:

1. Otvorte detail faktúry
2. Kliknite na tlačidlo Schvaľovací protokol
3. Vytlačí sa PDF dokument obsahujúci:
   • Údaje o faktúre
   • Zoznam schvaľovateľov a ich podpisy
   • Dátumy a časy schválenia
   • Poznámky k schváleniu

Prepojené faktúry

Pre faktúry ktoré spolu súvisia (napr. záloha a konečná faktúra):

1. V detaile faktúry nájdite sekciu Prepojené faktúry
2. Kliknite na Pridať prepojenú faktúru
3. Vyberte súvisiacu faktúru zo zoznamu
4. Kliknite na Pridať
5. V sekcii sa zobrazia prepojené faktúry s odkazmi na ich detaily

QR kód na platbu

Pre faktúry v stave Schválené na preplatenie:

1. Otvorte detail faktúry
2. Prejdite na záložku QR kód - k platbe
3. Zobrazí sa QR kód pre platbu faktúry
4. Naskenujte QR kód mobilnou aplikáciou vašej banky
5. Platobné údaje sa automaticky predvyplnia

Zoznam overených dodávateľov

Pre kontrolu dodávateľov a automatické odpovede:

1. V hlavnom prehľade kliknite na záložku Zoznam firiem
2. Zobrazí sa zoznam dodávateľov s údajmi:
   • Email dodávateľa
   • Názov firmy, IČO, DIČ
   • Status platiteľa DPH
   • Registrované čísla účtov na Finančnej správe
   • Nespoľahlivý platiteľ DPH (áno/nie)
   • Záznam v insolvenčnom registri
3. Kliknutím na Pridať firmu môžete pridať nového dodávateľa
4. Údaje sa automaticky aktualizujú každých 12 hodín z verejných registrov
5. Pri výskyte insolvencie alebo nespoľahlivosti dostanete upozornenie e-mailom

Import dodávateľov:

• Importovať z modulu CRM - prevezme firmy z CRM databázy
• Importovať XLSX - import z Excel súboru

Automatické odpovede dodávateľom

V zozname firiem môžete nastaviť:

• Odosielať automatické odpovede - áno/nie pre každého dodávateľa
• Predvolená/vlastná odpoveď - použiť šablónu z nastavenia alebo vlastný text

Systém potom automaticky odosiela:

• Potvrdenie o prijatí faktúry
• Oznámenie o zamietnutí vrátane dôvodu

Integrácia s ďalšími modulmi

Bankové výpisy

• Automatické párovanie platieb podľa variabilného symbolu
• Zobrazenie spárovaných platieb priamo v detaile faktúry
• Automatické označenie faktúry ako preplatenej po spárovaní
• Export platobných príkazov v bankových formátoch

Dátové schránky (ISDS)

• Automatický príjem faktúr z dátových schránok
• Vyťaženie údajov z ISDOC formátu
• Zobrazenie informácie o pôvode faktúry (dátová schránka vs. e-mail)

Schvaľovanie

• Prepojenie s centrálnym modulom schvaľovania
• Schvaľovanie faktúr v mobilnej aplikácii
• Emailové notifikácie o čakajúcich faktúrach

Zákazky (Contracts)

• Priradenie faktúry ku konkrétnej zákazke
• Prehľad všetkých faktúr k zákazke
• Kontrola rozpočtu zákazky

Objednávky vydané (Orders)

• Prepojenie faktúry s objednávkou
• Kontrola súladu faktúry s objednávkou
• Prehľad faktúr k objednávke

CRM

• Import zoznamu dodávateľov z CRM
• Synchronizácia údajov o firmách
• Prístup k detailu dodávateľa z faktúry

Riešenie problémov

Časté otázky

Otázka: Môžem upraviť už schválenú faktúru?

Riešenie: Áno, ale iba ak má používateľ právo úpravy schválených faktúr. Ak faktúru upravíte, vráti sa do stavu na schválenie a musí prejsť procesom znovu.

Otázka: Čo ak som omylom schválil zlú faktúru?

Riešenie: Faktúru môžete vrátiť späť kliknutím na tlačidlo Späť do prijatých. Faktúra sa vráti do pôvodného stavu a schvaľovací proces sa zruší.

Otázka: Systém nevyťažil správne údaje z PDF. Čo mám robiť?

Riešenie: AI rozpoznávanie nie je stopercentné. Vždy skontrolujte automaticky doplnené údaje a v prípade potreby ich ručne opravte. Kvalita rozpoznania závisí od kvality skenovania a formátu PDF.

Otázka: Ako môžem hromadne označiť faktúry ako preplatené?

Riešenie: Použite funkciu párovania s bankovými výpismi. Systém automaticky spáruje platby podľa variabilného symbolu a faktúry označí ako preplatené. Prípadne môžete faktúry párovať ručne.

Otázka: Môžem prijímať faktúry pre viac firiem na jeden účet?

Riešenie: Áno, ak máte aktivované Presmerovanie emailov v nastavení. Každá faktúra potom obsahuje pole Pre firmu, kde určíte príjemcu.

Otázka: Ako nastavím postupné schvaľovanie podľa výšky sumy?

Riešenie: V nastavení aktivujte Definované schvaľovanie podľa sumy a nastavte schvaľovateľov pre jednotlivé sumárne limity (napr. do 500 € schvaľuje vedúci oddelenia, nad 500 € riaditeľ).

Otázka: Zobrazuje sa mi duplicita variabilného symbolu, ale je to nová faktúra. Čo mám robiť?

Riešenie: Upozornenie je len informatívne. Skontrolujte, či sa skutočne nejedná o duplicitnú fakturu. Ak je faktúra v poriadku, môžete upozornenie ignorovať a faktúru uložiť.

Otázka: Ako môžem vytlačiť zoznam faktúr na preplatenie?

Riešenie: Použite tlačidlo Tlač faktúr (príloh) v záložke Schválené na preplatenie. Môžete tiež použiť tlačidlo Tlač priamo v tabuľke.

Tipy pre efektívnu prácu

• Využívajte filtre: Pre rýchlejšiu orientáciu nastavte filtre podľa stredísk, zákaziek alebo období.
• Pomenovanie súborov: Pri skenovaní používajte zrozumiteľné názvy súborov (napr. číslo faktúry dodávateľa), uľahčí to vyhľadávanie.
• Pravidelná kontrola: Denne kontrolujte novo prijaté faktúry, aby ste neprekročili lehoty na uplatnenie DPH.
• PDF viewer: Využívajte vstavaný PDF prehliadač s možnosťou pridávania poznámok priamo do dokumentu.
• Automatické vyťažovanie: Aj keď AI nie je stopercentná, výrazne urýchli zadávanie faktúr. Vždy však údaje skontrolujte.
• Párovanie platieb: Dohodnite sa s dodávateľmi na používaní variabilných symbolov, uľahčí to automatické párovanie platieb.
• Zoznam overených firiem: Priebežne aktualizujte zoznam dodávateľov, systém potom automaticky kontroluje ich dôveryhodnosť.
• Export do účtovníctva: Exportujte faktúry v pravidelných intervaloch (týždenne/mesačne) pre jednoduchšie účtovné spracovanie.
• Schvaľovacie protokoly: Archivujte schvaľovacie protokoly pre prípadné kontroly a audity.
• Mobilná aplikácia: Schvaľovatelia môžu schvaľovať faktúry priamo z mobilnej aplikácie eIntranet.

Klávesové skratky

• Ctrl+S - Rýchle uloženie zmien (ak je formulár otvorený)
• Esc - Zatvorenie dialógového okna