Schvaľovanie
Prehľad
Modul Schvaľovanie slúži na riadenie firemných schvaľovacích procesov dokumentov. Umožňuje vytvárať žiadosti o schválenie, nastavovať schvaľovacie reťazce a sledovať priebeh schvaľovania. Systém podporuje až dvojkolový schvaľovací proces s možnosťou nastavenia počtu požadovaných schvaľovateľov pre každé kolo.
Kľúčové funkcie
- Vytváranie žiadostí o schválenie s prílohami a vlastnými poľami
- Podpora jednokolového alebo dvojkolového schvaľovania
- Flexibilné nastavenie počtu požadovaných podpisov
- Automatické ukončenie žiadostí po vypršaní termínu
- Emailová notifikácia schvaľovateľov
- Evidencia komentárov a poznámok k schvaľovaniu
- Export dát do Excel a PDF
- Správa rôznych typov schvaľovacích procesov
Cieľová skupina
Modul je určený pre všetkých zamestnancov, ktorí potrebujú:
- Požiadať o schválenie dokumentu, zmluvy, faktúry alebo iného podkladu
- Schvaľovať alebo zamietať žiadosti v rámci svojich kompetencií
- Sledovať priebeh schvaľovania svojich žiadostí
- Spravovať nastavenia schvaľovacích procesov (administrátori)
Prístup a nastavenie
Ako sa dostať do modulu
Navigačná cesta: Hlavné menu → Schvaľovanie
Po otvorení modulu vidíte zoznam typov dokumentov, ku ktorým máte prístup. Kliknutím na konkrétny typ zobrazíte zoznam žiadostí daného typu.
Nastavenie modulu
Nastavenie je dostupné cez: Nastavenia → Schvaľovanie
V nastavení môžete:
- Vytvárať nové typy dokumentov na schválenie
- Definovať schvaľovacie reťazce pre každý typ
- Nastaviť oprávnenia používateľov k jednotlivým typom
- Konfigurovať vlastné polia pre špecifické typy dokumentov
- Určiť schvaľovateľov pre prvé a druhé kolo
- Nastaviť počet požadovaných podpisov pre schválenie alebo zamietnutie
Užívateľské práva
| Oprávnenie | Popis |
|---|---|
| Zobrazenie | Prezeranie žiadostí na schválenie bez možnosti úprav |
| Zapisovanie | Vytváranie nových žiadostí a schvaľovanie dokumentov |
| Mazanie | Odstránenie žiadostí vrátane prezerania zmazaných záznamov |
| Administrácia modulu | Správa typov dokumentov a nastavenie schvaľovacích reťazcov |
Typy dokumentov na schválenie
Čo sú typy dokumentov
Typy dokumentov umožňujú rozdeliť schvaľovacie procesy podľa obsahu, oddelenia alebo účelu. Napríklad môžete vytvoriť samostatné typy pre:
- Zmluvy
- Faktúry nad určitú sumu
- Ponuky zákazníkom
- Interné smernice
- Investičné požiadavky
Parametre typov dokumentov
Každý typ dokumentu má nasledujúce nastavenia:
- Názov a popis: Označenie typu pre ľahkú orientáciu
- Počet kôl: Jednokolové alebo dvojkolové schvaľovanie
- Počet podpisov v 1. kole: Koľko schvaľovateľov musí dokument schváliť alebo zamietnuť
- Schvaľovatelia 1. kola: Zoznam používateľov oprávnených schvaľovať v prvom kole
- Počet podpisov v 2. kole: Požadovaný počet podpisov pre druhé kolo (0 = iba jednokolové)
- Schvaľovatelia 2. kola: Zoznam používateľov oprávnených schvaľovať v druhom kole
- Vlastné polia: Až 5 voliteľných polí špecifických pre daný typ (text, dátum, výber)
- Predvolené hodnoty: Prednastavené hodnoty pri vytváraní žiadosti
Užívateľské rozhranie
Hlavná obrazovka
Po otvorení modulu vidíte:
- Panel typov dokumentov: Horizontálny zoznam všetkých typov, ku ktorým máte prístup
- Filtre stavov: Tlačidlá pre filtrovanie žiadostí podľa stavu
- Tabuľka žiadostí: Zoznam všetkých žiadostí vybraného typu
- Akčné tlačidlá: Pridať dokument, Zmazané záznamy
Stavy žiadostí
Žiadosti môžu byť v nasledujúcich stavoch:
Jednokolové schvaľovanie
- Čaká na schválenie: Žiadosť ešte nebola kompletne schválená ani zamietnutá
- Schválené: Požadovaný počet schvaľovateľov žiadosť schválil
- Zamietnuté: Požadovaný počet schvaľovateľov žiadosť zamietol alebo vypršal termín
Dvojkolové schvaľovanie
- Čaká na schválenie v 1. kole: Žiadosť čaká na schválenie v prvom kole
- Schválené v 1. kole: Prvé kolo dokončené, čaká sa na druhé kolo
- Zamietnuté v 1. kole: Žiadosť bola zamietnutá už v prvom kole
- Čaká na schválenie v 2. kole: Žiadosť prešla prvým kolom a čaká na druhé
- Schválené v 2. kole: Žiadosť bola úspešne schválená v oboch kolách
- Zamietnuté v 2. kole: Žiadosť bola zamietnutá v druhom kole
Filtre a vyhľadávanie
V tabuľke žiadostí môžete využiť:
- Filter stavu: Tlačidlá Všetko, Čakajúce (1. kolo), Čakajúce (2. kolo), Schválené, Zamietnuté
- Textové vyhľadávanie: Hľadanie v názve, popise a ďalších poliach
- Triedenie stĺpcov: Kliknutím na záhlavie stĺpca
- Pokročilé filtre: Tlačidlo SearchBuilder pre komplexné dopyty
Stĺpce v tabuľke
- ID: Jedinečné číslo žiadosti
- Názov: Názov žiadosti
- Popis: Podrobnejší popis účelu žiadosti
- Stav: Aktuálny stav schvaľovania
- Vložil: Meno zadávateľa žiadosti
- Vložené: Dátum a čas vytvorenia žiadosti
- Schváliť do: Termín, do ktorého musí byť žiadosť schválená
- Podpísal/Zamietol: Zoznam používateľov, ktorí už vykonali rozhodnutie
- Prílohy: Súbory pripojené k žiadosti
- Vlastné polia: Polia špecifické pre daný typ dokumentu
- Akcie: Tlačidlá pre zobrazenie detailu a zmazanie
Základné operácie
Vytvorenie novej žiadosti o schválenie
- Vyberte typ dokumentu kliknutím na príslušnú záložku v hornej časti obrazovky
- Kliknite na tlačidlo Pridať dokument
- Vyplňte formulár:
- Názov: Stručný ale výstižný názov žiadosti (povinné)
- Popis: Podrobnejšie informácie o žiadosti
- Schváliť do: Termín, do ktorého má byť dokument schválený (predvolené +14 dní)
- Automaticky ukončiť: Zaškrtnite, ak má byť žiadosť po vypršaní termínu automaticky zamietnutá
- Súhlasím/nesúhlasím aj po schválení/zamietnutí: Umožní pridávať názory aj po ukončení
- Prílohy: Presuňte súbory do oblasti alebo kliknite pre výber (max. 60 súborov)
- Vlastné polia: Vyplňte polia špecifické pre daný typ dokumentu
- Emailom informáciu schvaľovateľom: Zaškrtnite pre automatické odoslanie emailu všetkým schvaľovateľom po rozhodnutí
- Kliknite na Uložiť
- Systém automaticky odošle emailové notifikácie všetkým schvaľovateľom 1. kola
Schválenie žiadosti
- Otvorte detail žiadosti kliknutím na názov alebo ikonu oka
- Skontrolujte informácie o žiadosti vrátane príloh
- V sekcii schvaľovacieho kola (1. alebo 2.) kliknite na tlačidlo Schváliť
- Voliteľne pridajte poznámku k vášmu rozhodnutiu
- Potvrďte kliknutím na Schváliť
- Systém zaznamenáva dátum, čas a autora schválenia
Zamietnutie žiadosti
- Otvorte detail žiadosti
- V príslušnom kole kliknite na tlačidlo Zamietnuť
- Odporúčame vyplniť poznámku s dôvodom zamietnutia
- Potvrďte kliknutím na Zamietnuť
- Ak je dosiahnutý požadovaný počet zamietnutí, žiadosť sa automaticky uzavrie
Pridanie poznámky k žiadosti
- Otvorte detail žiadosti
- V sekcii Poznámky kliknite na Pridať poznámku
- Napíšte text poznámky
- Kliknite na Uložiť
- Poznámka sa zobrazí v tabuľke s dátumom a autorom
Zobrazenie detailu žiadosti
Detail žiadosti obsahuje:
- Základné údaje: Názov, stav, vložil, dátum, termín schválenia, typ
- Popis: Podrobný popis žiadosti
- Vlastné polia: Hodnoty špecifických polí pre daný typ
- Prílohy: Zoznam priložených súborov s možnosťou stiahnutia
- Poznámky: História komentárov k žiadosti
- 1. kolo schvaľovania: Zoznam schvaľovateľov, kto už schválil/zamietol, tlačidlá pre rozhodnutie
- 2. kolo schvaľovania: Zobrazí sa po schválení 1. kola (pokiaľ je aktívne)
Pokročilé funkcie
Dvojkolové schvaľovanie
Pri dvojkolovom schvaľovaní proces prebieha nasledovne:
- Žiadosť je vytvorená a odoslaná schvaľovateľom 1. kola
- Po dosiahnutí požadovaného počtu schválení v 1. kole sa automaticky odošle notifikácia schvaľovateľom 2. kola
- Schvaľovatelia 2. kola môžu žiadosť schváliť alebo zamietnuť
- Po dosiahnutí požadovaného počtu rozhodnutí v 2. kole je žiadosť uzavretá
- Zadávateľ je informovaný emailom o konečnom výsledku
Automatické ukončenie žiadostí
Pokiaľ je pri vytváraní žiadosti zaškrtnuté Automaticky ukončiť:
- Systém kontroluje denne pomocou automatickej úlohy žiadosti, u ktorých vypršal termín
- Pokiaľ žiadosť nie je do termínu schválená, automaticky sa zamietne
- Zadávateľovi aj schvaľovateľom je odoslaný email s informáciou o automatickom zamietnutí
- V poznámkach je zaznamenané: "Automaticky zamietnuté - vypršal dátum"
Možnosť vyjadrenia aj po uzavretí
Zaškrtnutím voľby Súhlasím/nesouhlasím aj po schválení/zamietnutí:
- Schvaľovatelia môžu pridávať svoje názory aj potom, čo je žiadosť už schválená alebo zamietnutá
- Táto funkcia slúži na mapovanie názorov všetkých zúčastnených
- Vyjadrenie je možné iba do dátumu uvedeného v poli "Schváliť do"
- Dodatočné názory už neovplyvnia konečný stav žiadosti
Emailové notifikácie
Systém automaticky odosiela emaily v týchto prípadoch:
- Nová žiadosť: Schvaľovateľom 1. kola pri vytvorení žiadosti
- Schválenie 1. kola: Schvaľovateľom 2. kola (pokiaľ existuje)
- Finálne schválenie: Zadávateľovi a voliteľne všetkým schvaľovateľom
- Zamietnutie: Zadávateľovi a voliteľne všetkým schvaľovateľom
- Automatické zamietnutie: Zadávateľovi a schvaľovateľom po vypršaní termínu
Email obsahuje:
- Typ dokumentu
- Názov a popis žiadosti
- Meno zadávateľa
- Zoznam príloh
- Odkaz na detail žiadosti v systéme
- Tlačidlá pre rýchle schválenie/zamietnutie priamo z emailu
Rýchle schválenie z emailu
Schvaľovatelia môžu rozhodnúť priamo z notifikačného emailu:
- V emaile nájdite tlačidlá Schváliť alebo Zamietnuť
- Kliknite na príslušné tlačidlo
- Otvorí sa stránka s potvrdením a možnosťou pridať poznámku
- Rozhodnutie je okamžite zapísané do systému
Export dát
Dáta z tabuľky môžete exportovať pomocou tlačidiel:
- Excel: Export do formátu XLSX s aktuálne zobrazenými záznamami
- Print: Tlač tabuľky alebo uloženie do PDF cez prehliadač
- ColVis: Výber stĺpcov pre zobrazenie a export
Vlastné polia pre typy dokumentov
Pre každý typ dokumentu môžete definovať až 5 vlastných polí:
- Otvorte Nastavenia → Schvaľovanie
- Kliknite na názov typu, ktorý chcete upraviť
- Vyberte záložku Voliteľné polia
- Pre každé pole nastavte:
- Názov: Popis poľa
- Typ: Text, Dátum alebo Dlhý text
- Uložte zmeny
- Pole sa automaticky zobrazí vo formulári aj v tabuľke žiadostí
Správa schvaľovateľov
Schvaľovateľa nastavujete v konfigurácii typu dokumentu:
- Otvorte Nastavenia → Schvaľovanie
- Kliknite na názov typu dokumentu
- V záložke Schvaľovatelia pridajte používateľa:
- Pre 1. kolo: Vyberte používateľa z rozbaľovacieho zoznamu
- Pre 2. kolo: Obdobne vyberte schvaľovateľa druhého kola
- Nastavte počet požadovaných podpisov pre každé kolo
- Uložte zmeny
Integrácia s ďalšími modulmi
Listová pošta doručená
Pokiaľ príde fyzický dokument, ktorý vyžaduje schválenie:
- Zaregistrujte dokument v module Listová pošta doručená
- V detaile doručenej pošty kliknite na Odovzdať do modulu schvaľovania
- Vyberte typ schvaľovacieho procesu
- Vyplňte požadované údaje
- Systém vytvorí žiadosť a prepojí ju s pôvodným záznamom v pošte
- V poznámkach oboch modulov sa objavia vzájomné odkazy
Súbory
Všetky prílohy k žiadostiam sú spravované cez modul Súbory:
- Súbory sú uložené v šifrovanej podobe
- K súborom majú prístup iba oprávnení používatelia
- História verzií je zachovaná pri úpravách žiadosti
- Súbory môžete sťahovať priamo z detailu žiadosti
Používatelia a oprávnenia
Práva na schvaľovanie sú riadené na úrovni:
- Globálne práva modulu: Základný prístup na čítanie/zápis/mazanie
- Práva k typu dokumentu: Špecifické oprávnenia pre jednotlivé typy
- Rola schvaľovateľa: Určenie, kto môže v akom kole schvaľovať
Riešenie problémov
Časté otázky
Otázka: Nemôžem schváliť žiadosť, tlačidlo Schváliť je neaktívne.
Riešenie: Tlačidlo je neaktívne z nasledujúcich dôvodov:
- Nie ste v zozname schvaľovateľov pre dané kolo
- Už ste žiadosť schválili alebo zamietli
- Žiadosť je už schválená/zamietnutá a nie je povolené pridávať názory po uzavretí
- Vypršal termín pre schválenie a nemáte právo vyjadriť sa po termíne
Otázka: Ako spoznám, koľko ešte chýba podpisov do schválenia?
Riešenie: V detaile žiadosti v sekcii schvaľovacieho kola je uvedené: "K schváleniu/zamietnutiu je potrebných X podpisov". Pod tým vidíte tabuľky s používateľmi, ktorí už schválili alebo zamietli. Rozdiel medzi požadovaným počtom a aktuálnym počtom schválení/zamietnutí je počet chýbajúcich hlasov.
Otázka: Vytvoril som žiadosť, ale schvaľovateľom neprišiel email.
Riešenie: Skontrolujte:
- Či sú u schvaľovateľov vyplnené správne emailové adresy v module Používatelia
- Či nie je email v SPAM priečinku
- Či sú v nastavení typu dokumentu priradení schvaľovatelia pre 1. kolo
- Kontaktujte administrátora pre kontrolu emailového servera
Otázka: Môžem zmeniť žiadosť po jej vytvorení?
Riešenie: Žiadosť nemožno priamo editovať po vytvorení. Môžete však:
- Pridať poznámku s upresnením alebo opravou
- Pokiaľ má žiadosť ešte status "Čaká na schválenie", môžete ju zmazať a vytvoriť novú
- Používatelia s vyššími právami môžu žiadosť zmazať a vytvoriť upravenú verziu
Otázka: Čo sa stane, keď vypršal termín schválenia?
Riešenie: Pokiaľ bol pri vytváraní žiadosti zaškrtnutý checkbox "Automaticky ukončiť":
- Žiadosť sa automaticky zamietne
- Zadávateľovi aj schvaľovateľom príde notifikačný email
- V poznámkach sa objaví záznam "Automaticky zamietnuté - vypršal dátum"
- Pokiaľ nebol checkbox zaškrtnutý, žiadosť zostáva otvorená aj po termíne
Otázka: Ako nastavím, aby sa schvaľovateľ mohol vyjadriť aj po schválení?
Riešenie: Pri vytváraní žiadosti zaškrtnite voľbu "Súhlasím/nesouhlasím aj po schválení/zamietnutí". Tým umožníte všetkým schvaľovateľom pridať svoj názor aj po tom, čo je žiadosť schválená alebo zamietnutá - názory možno pridávať až do dátumu "Schváliť do".
Otázka: Nemôžem vytvoriť novú žiadosť, tlačidlo Pridať je neaktívne.
Riešenie: Musíte mať oprávnenie na zapisovanie pre daný typ dokumentu. Kontaktujte administrátora pre pridelenie práv.
Otázka: Môžem vidieť zmazané žiadosti?
Riešenie: Áno, pokiaľ máte oprávnenie na mazanie. Kliknite na tlačidlo Zmazané v hornej časti obrazovky. Zobrazí sa zoznam všetkých zmazaných žiadostí s možnosťou ich obnovenia.
Otázka: Ako funguje dvojkolové schvaľovanie?
Riešenie: Dvojkolové schvaľovanie prebieha postupne:
- Najprv musí požadovaný počet schvaľovateľov 1. kola žiadosť schváliť
- Po schválení v 1. kole dostávajú notifikáciu schvaľovatelia 2. kola
- Až po schválení požadovaným počtom schvaľovateľov 2. kola je žiadosť finálne schválená
- Zamietnutie v ktoromkoľvek kole vedie k ukončeniu procesu
Tipy pre efektívnu prácu
- Vytvárajte výstižné názvy žiadostí - pomôžu vám aj schvaľovateľom rýchlo sa orientovať
- Prikladajte všetky relevantné prílohy rovno pri vytváraní žiadosti
- Využívajte pole Popis pre podrobné vysvetlenie kontextu žiadosti
- Nastavte realistický termín schválenia s rezervou pre prípad neprítomnosti schvaľovateľov
- Používajte poznámky pre komunikáciu so schvaľovateľmi namiesto emailov
- Pravidelne kontrolujte žiadosti čakajúce na vaše schválenie pomocou filtra
- Vytvárajte samostatné typy dokumentov pre rôzne procesy - uľahčí to orientáciu a reportovanie
- Využívajte vlastné polia pre zaznamenanie špecifických údajov (číslo zmluvy, suma, oddelenie)
- Exportujte dáta do Excelu pre vytváranie reportov o schvaľovacích procesoch
- Pri zamietaní vždy uveďte do poznámky dôvod - pomôže to zadávateľovi pri vytváraní novej žiadosti
Administrácia typov dokumentov
Pre administrátorov modulu:
- Pravidelne kontrolujte, či sú nastavení aktuálni schvaľovatelia (zmeny v organizačnej štruktúre)
- Vytvárajte typy dokumentov s jednoznačnými názvami a popismi
- Nastavte predvolené hodnoty pre často používané voľby
- Využívajte oprávnenia na úrovni typov - obmedzí to množstvo zobrazených položiek pre používateľov
- Dokumentujte do poľa Popis pri type, na aké účely je typ určený
- Pri nastavovaní počtu podpisov zvážte dostupnosť schvaľovateľov (dovolenky, choroby)