Schvaľovanie

Prehľad

Modul Schvaľovanie (schvaľovací proces, obeh dokumentov, konfirmácia) zabezpečuje digitálny schvaľovací workflow pre firemné dokumenty. Umožňuje odovzdávať dokumenty na schválenie konkrétnym pracovníkom, sledovať priebeh schvaľovania a automaticky informovať zúčastnené strany. Systém podporuje jednokolové aj dvojkolové schvaľovanie s nastaviteľným počtom požadovaných podpisov.

Kľúčové funkcie

Vytváranie žiadostí o schválenie s prílohami a vlastnými poľami
Jednokolový alebo dvojkolový schvaľovací proces
Nastaviteľný počet požadovaných podpisov pre každé kolo
Automatické zamietnutie po vypršaní termínu
Emailové notifikácie schvaľovateľom s tlačidlami na priame schválenie z emailu
Evidencia komentárov a poznámok ku každej žiadosti
Oddelené typy dokumentov s rôznymi schvaľovacími reťazcami a prístupovými právami
Export dát do Excelu a tlač

Prístup a nastavenia

Ako sa dostať do modulu Schvaľovanie

Navigačná cesta: Hlavné menu → Schvaľovanie

Po otvorení modulu Schvaľovanie sa zobrazí panel s typmi dokumentov, ku ktorým máte prístup. Kliknutím na konkrétny typ zobrazíte zoznam žiadostí daného schvaľovacieho procesu.

Nastavenia modulu Schvaľovanie

Konfigurácia modulu Schvaľovanie je dostupná cez Nastavenia → Schvaľovanie. Prístup do nastavení vyžaduje oprávnenie administrátora modulu. V nastaveniach spravujete typy dokumentov, schvaľovacie reťazce, schvaľovateľov a prístupové práva používateľov.

Oprávnenia a prístupové práva modulu Schvaľovanie

Prístupové práva sú nastavené na úrovni každého typu dokumentu zvlášť. Administrátor prideľuje práva jednotlivým používateľom alebo celej firme pre každý typ dokumentu.

Úroveň oprávnenia	Čo používateľ môže robiť
Čítanie	Prezeranie žiadostí daného typu bez možnosti vytvárania alebo schvaľovania
Zapisovanie	Vytváranie nových žiadostí; schvaľovanie a zamietanie dokumentov (len pre určených schvaľovateľov)
Mazanie	Zmazanie žiadostí a prístup k prehľadu zmazaných záznamov
Administrácia modulu	Správa typov dokumentov, schvaľovacích reťazcov a prideľovanie práv používateľom

Typy dokumentov na schválenie

Čo sú typy dokumentov na schválenie

Typy dokumentov v module Schvaľovanie umožňujú rozdeliť schvaľovacie procesy podľa obsahu alebo účelu. Každý typ má vlastnú skupinu schvaľovateľov, počet požadovaných podpisov, prístupové práva a voliteľné vlastné polia. Príklady typov: Zmluvy, Faktúry nad limit, Ponuky zákazníkom, Investičné požiadavky.

Postup: Vytvorenie nového typu dokumentu na schválenie

Vytvorenie nového typu dokumentu v module Schvaľovanie vyžaduje oprávnenie administrátora modulu.

Prejdite do Nastavenia → Schvaľovanie
Kliknite na tlačidlo Pridať typ
Vyplňte formulár:
- Názov: Názov typu (povinné)
- Popis: Bližší popis účelu typu
- Počet podpisov na schválenie/zamietnutie - 1. kolo: Koľko schvaľovateľov musí podpísať (povinné)
- Počet podpisov na schválenie/zamietnutie - 2. kolo: Pre dvojkolové schvaľovanie; zadajte 0 pre jednokolové
- Predvolené hodnoty: Prednastavené hodnoty zaškrtávacích políčok pri vytváraní žiadostí tohto typu
Kliknite na Uložiť

Tip: Počet podpisov určuje, koľko súhlasov alebo zamietnutí stačí na uzavretie kola. Ktorý počet je dosiahnutý skôr, ten je platný.

Nastavenie schvaľovateľov pre typ dokumentu

Po vytvorení typu dokumentu v module Schvaľovanie je nutné priradiť schvaľovateľov pre každé kolo. Schvaľovatelia sú používatelia, ktorí môžu dokumenty daného typu schvaľovať alebo zamietať.

Prejdite do Nastavenia → Schvaľovanie
V tabuľke typov kliknite na ikonu v stĺpci 1. stupeň - môže schvaľovať
Zaškrtnite používateľov, ktorí majú právo schvaľovať v 1. kole
Kliknite na Uložiť
Pre dvojkolové schvaľovanie zopakujte postup pre 2. stupeň - môže schvaľovať

Nastavenie prístupových práv používateľov k typu dokumentu

V nastaveniach modulu Schvaľovanie je možné pre každý typ dokumentu prideliť prístupové práva samostatne. Práva je možné nastaviť buď pre všetkých používateľov naraz (voľba „Všetci"), alebo pre konkrétne osoby.

Prejdite do Nastavenia → Schvaľovanie
V tabuľke kliknite na ikonu v stĺpci Práva - čítať, Zapisovať alebo Mazať/Obnoviť
Zaškrtnite voľbu Všetci pre prístup celej firmy, alebo vyberte konkrétnych používateľov
Kliknite na Uložiť

Poznámka: Voľba „Všetci" automaticky zahrnie aj používateľov pridaných do systému v budúcnosti.

Nastavenie vlastných polí pre typ dokumentu

Každý typ dokumentu v module Schvaľovanie môže mať až 5 vlastných polí (voliteľné polia) na zaznamenanie špecifických údajov, ako je číslo zmluvy, čiastka alebo oddelenie. Vlastné polia sa zobrazia vo formulári pri vytváraní žiadosti aj v tabuľke prehľadu.

Prejdite do Nastavenia → Schvaľovanie
V tabuľke kliknite na ikonu v stĺpci Voliteľné polia pri danom type
Pre každé pole zadajte:
- Názov: Popisok poľa
- Typ: Vyberte Text/číslo (do 250 znakov), Text (neobmedzený) alebo Dátum
Kliknite na Uložiť

Pevne definované polia (vždy prítomné pri každej žiadosti): Názov, Popis, Vložil, Dátum a čas vloženia, Schváliť do, Odsúhlasil, Zamietol.

Používateľské rozhranie modulu Schvaľovanie

Hlavná obrazovka modulu Schvaľovanie

Hlavná obrazovka modulu Schvaľovanie je rozdelená do troch častí. V hornej časti sa nachádza panel typov dokumentov – horizontálne záložky so všetkými typmi, ku ktorým máte prístup. Po kliknutí na typ sa zobrazí informačná karta s prehľadom schvaľovania (počet kôl, schvaľovatelia, počet podpisov). Pod ňou je tabuľka žiadostí so stavovými filtrami a akčnými tlačidlami.

Filtre stavov žiadostí v module Schvaľovanie

Nad tabuľkou žiadostí sú tlačidlá na filtrovanie podľa stavu. Počet záznamov v každom stave je zobrazený vedľa názvu filtra.

Filter	Zobrazené záznamy	Dostupnosť
Všetko	Všetky žiadosti daného typu bez ohľadu na stav	Vždy
Čakajúce na schválenie v 1. kole	Žiadosti čakajúce na rozhodnutie v prvom kole	Vždy
Čakajúce na schválenie v 2. kole	Žiadosti schválené v 1. kole, čakajúce na 2. kolo	Len dvojkolové typy
Schválené	Finálne schválené žiadosti	Len dvojkolové typy
Zamietnuté	Zamietnuté žiadosti (v 1. alebo 2. kole)	Len dvojkolové typy

Stavy žiadostí a ich význam

V module Schvaľovanie sa každá žiadosť nachádza v jednom z niekoľkých stavov podľa toho, ako ďaleko je v procese schvaľovania.

Stav	Popis	Kedy nastane
Čaká na schválenie	Žiadosť ešte nebola uzavretá	Ihneď po vytvorení žiadosti
Schválené v 1. kole	Dosiahnutý požadovaný počet súhlasov v 1. kole	Po schválení dostatočným počtom schvaľovateľov 1. kola
Zamietnuté v 1. kole	Dosiahnutý požadovaný počet zamietnutí v 1. kole	Po zamietnutí alebo automatickom uzavretí
Čaká na schválenie v 2. kole	1. kolo prešlo, čaká sa na rozhodnutie schvaľovateľov 2. kola	Automaticky po schválení 1. kola (dvojkolový typ)
Schválené v 2. kole	Finálne schválené oboma kolami	Po schválení v 2. kole
Zamietnuté v 2. kole	Zamietnuté v druhom kole	Po zamietnutí v 2. kole alebo automatickom uzavretí

Základné operácie

Postup: Vytvorenie novej žiadosti o schválenie dokumentu

Vytvorenie žiadosti o schválenie v module Schvaľovanie vyžaduje oprávnenie na zapisovanie pre daný typ dokumentu.

V module Schvaľovanie kliknite na požadovaný typ dokumentu v hornom paneli
Kliknite na tlačidlo Pridať dokument
Vyplňte formulár:
- Názov: Stručný výstižný názov žiadosti (povinné)
- Popis: Podrobné informácie o žiadosti a kontexte
- Schváliť do: Termín na schválenie (predvolená hodnota je +14 dní od dnes)
- Automaticky ukončiť: Zaškrtnite pre automatické zamietnutie po vypršaní termínu
- Súhlasím/nesúhlasím aj po schválení/zamietnutí: Umožní vyjadrenie schvaľovateľov aj po uzavretí žiadosti (do dátumu „Schváliť do")
- Prílohy: Pretiahnite súbory do oblasti Dropzone alebo kliknite na výber (max. 60 súborov)
- Vlastné polia: Vyplňte polia špecifické pre daný typ, ak sú definované
- Emailom informáciu schvaľovateľom: Zaškrtnite pre automatické rozoslanie emailu všetkým schvaľovateľom po finálnom rozhodnutí
Kliknite na Uložiť

Po uložení systém automaticky odošle emailové notifikácie všetkým schvaľovateľom 1. kola s tlačidlami na priame schválenie alebo zamietnutie z emailu.

Poznámka: Systém zabráni duplicitnému odoslaniu – ak ste v ten istý deň už žiadosť s rovnakým názvom a popisom zadali, zobrazí sa upozornenie.

Postup: Zobrazenie detailu žiadosti o schválenie

Detail žiadosti v module Schvaľovanie zobrazuje kompletné informácie o žiadosti, históriu rozhodnutí a umožňuje schválenie alebo zamietnutie.

V module Schvaľovanie vyberte typ dokumentu v hornom paneli
V tabuľke žiadostí kliknite na názov žiadosti alebo na ikonu oka v stĺpci Akcie

Detail žiadosti obsahuje tieto sekcie:

Základné údaje: Názov, stav, vložil, dátum vloženia, termín schválenia, typ dokumentu, automatické ukončenie
Popis: Podrobný popis žiadosti
Vlastné polia: Hodnoty špecifických polí daného typu
Prílohy: Priložené súbory na stiahnutie
Poznámky: História komentárov s autorom a dátumom
1. kolo schvaľovania: Tabuľky „Odsúhlasil" a „Zamietol" s tlačidlami na rozhodnutie
2. kolo schvaľovania: Zobrazí sa len po schválení 1. kola pri dvojkolových typoch

Postup: Schválenie žiadosti v module Schvaľovanie

Schválenie žiadosti v module Schvaľovanie môžu vykonať len používatelia zaradení do zoznamu schvaľovateľov pre príslušné kolo daného typu dokumentu.

Otvorte detail žiadosti (klik na názov alebo ikonu oka v tabuľke)
Skontrolujte informácie, popis a prílohy žiadosti
V sekcii 1. kolo schvaľovania (alebo 2. kolo schvaľovania) kliknite na tlačidlo Schváliť
V dialógovom okne voliteľne vyplňte Poznámku k vášmu rozhodnutiu
Potvrďte kliknutím na zelené tlačidlo Schváliť

Po schválení systém zaznamená vaše meno, dátum a čas rozhodnutia. Ak bol dosiahnutý požadovaný počet schválení, žiadosť postúpi do ďalšieho kola alebo je finálne uzavretá a zadávateľovi odchádza notifikačný email.

Postup: Zamietnutie žiadosti v module Schvaľovanie

Zamietnutie žiadosti v module Schvaľovanie môžu vykonať len používatelia zaradení do zoznamu schvaľovateľov pre príslušné kolo.

Otvorte detail žiadosti
V sekcii príslušného kola schvaľovania kliknite na červené tlačidlo Zamietnuť
V dialógovom okne vyplňte Poznámku s dôvodom zamietnutia (odporúčané)
Potvrďte kliknutím na Zamietnuť

Po dosiahnutí požadovaného počtu zamietnutí sa žiadosť automaticky uzavrie ako zamietnutá. Zadávateľ dostane notifikačný email.

Postup: Pridanie poznámky k žiadosti o schválenie

Poznámky v module Schvaľovanie slúžia ako komunikačný kanál medzi zadávateľom a schvaľovateľmi. Pridávať poznámky môže každý používateľ s oprávnením na zapisovanie pre daný typ dokumentu.

Otvorte detail žiadosti v module Schvaľovanie
Prejdite do sekcie Poznámky
Kliknite na tlačidlo Pridať poznámku
Napíšte text poznámky do poľa Popis
Kliknite na Uložiť

Poznámka sa okamžite zobrazí v tabuľke poznámok s vaším menom a aktuálnym dátumom a časom.

Postup: Zmazanie žiadosti o schválenie

Zmazanie žiadosti v module Schvaľovanie vyžaduje oprávnenie na mazanie pre daný typ dokumentu.

V tabuľke žiadostí kliknite na ikonu Zmazať (červený krížik) v stĺpci Akcie
Potvrďte zmazanie v potvrdzovacom dialógu

Zmazaná žiadosť sa presunie do archívu zmazaných. Kliknutím na tlačidlo Zmazané v pravom hornom rohu tabuľky zobrazíte zmazané záznamy a prípadne ich obnovíte.

Pokročilé funkcie

Dvojkolové schvaľovanie v module Schvaľovanie

Dvojkolové schvaľovanie v module Schvaľovanie umožňuje viacstupňový schvaľovací proces, kde druhé kolo sa aktivuje až po úspešnom schválení prvého kola. Toto nastavenie sa konfiguruje na úrovni typu dokumentu zadaním počtu podpisov pre 2. kolo (hodnota väčšia ako 0).

Priebeh dvojkolového schvaľovania:

Žiadosť je vytvorená – schvaľovatelia 1. kola dostanú emailovú notifikáciu s tlačidlami na rozhodnutie
Schvaľovatelia 1. kola vykonávajú svoje rozhodnutia (schváliť alebo zamietnuť)
Po dosiahnutí požadovaného počtu schválení v 1. kole systém automaticky odosiela notifikáciu schvaľovateľom 2. kola
Schvaľovatelia 2. kola vykonávajú svoje rozhodnutia
Po uzavretí 2. kola je zadávateľovi odoslaný email s výsledkom

Poznámka: Zamietnutie v 1. kole ukončí celý proces – 2. kolo sa neotvorí. 2. kolo schvaľovania v detaile žiadosti je prístupné len vtedy, ak má žiadosť stav „Schválené v 1. kole".

Automatické ukončenie žiadosti po vypršaní termínu

Funkcia automatického ukončenia v module Schvaľovanie umožňuje nastaviť, aby nerozhodnuté žiadosti boli automaticky zamietnuté po vypršaní termínu „Schváliť do". Túto voľbu aktivujete zaškrtnutím poľa Automaticky ukončiť pri vytváraní žiadosti.

Čo sa stane pri automatickom ukončení:

Systém každodenne kontroluje žiadosti s prešlým termínom a aktívnou voľbou automatického ukončenia
Žiadosť je automaticky preradená do stavu „Zamietnuté"
Do poznámok je zapísané: „Automaticky zamietnuté – vypršal dátum"
Zadávateľovi a (pri zapnutom odosielaní informácií) aj schvaľovateľom odchádza notifikačný email

Tip: Ak voľbu „Automaticky ukončiť" nezaškrtnete, žiadosť zostane otvorená aj po uplynutí termínu a schvaľovatelia ju môžu stále rozhodovať.

Možnosť vyjadrenia aj po uzavretí žiadosti

Voľba Súhlasím/nesúhlasím aj po schválení/zamietnutí v module Schvaľovanie umožňuje schvaľovateľom pridávať svoje vyjadrenia aj potom, čo je žiadosť už finálne uzavretá. Táto funkcia slúži na mapovanie názorov všetkých zúčastnených, bez toho aby ovplyvňovala výsledok schvaľovacieho procesu.

Vyjadrenia je možné pridávať len do dátumu uvedeného v poli Schváliť do
Dodatočné vyjadrenia nemenia výsledný stav žiadosti
Voľbu aktivujete pri vytváraní žiadosti zaškrtnutím príslušného zaškrtávacieho políčka

Emailové notifikácie a schválenie priamo z emailu

Modul Schvaľovanie automaticky odosiela emailové notifikácie vo všetkých kľúčových momentoch schvaľovacieho procesu.

Udalosť	Príjemca emailu	Obsah emailu
Vytvorenie žiadosti	Schvaľovatelia 1. kola	Typ, názov, popis, termín, prílohy + tlačidlá Schváliť / Zamietnuť
Schválenie 1. kola (dvojkolový typ)	Schvaľovatelia 2. kola	Typ, názov, popis, prílohy + tlačidlá Schváliť / Zamietnuť
Finálne schválenie	Zadávateľ + voliteľne všetci schvaľovatelia	Typ, názov, popis, prílohy + odkaz na detail
Zamietnutie	Zadávateľ + voliteľne všetci schvaľovatelia	Typ, názov, popis, prílohy + odkaz na detail
Automatické zamietnutie	Zadávateľ + voliteľne všetci schvaľovatelia	Typ, názov, popis + informácia o vypršaní termínu

Schvaľovatelia môžu kliknúť priamo na tlačidlá v emaile (Schváliť / Zamietnuť) bez nutnosti prihlásenia do systému. Odkaz je zabezpečený unikátnym hashom žiadosti.

Export dát z modulu Schvaľovanie

Dáta z tabuľky žiadostí v module Schvaľovanie je možné exportovať pomocou tlačidiel nad tabuľkou:

Excel: Export aktuálne zobrazených záznamov do formátu XLSX
Tlač: Tlač tabuľky alebo uloženie do PDF cez funkciu prehliadača
ColVis: Výber stĺpcov, ktoré sa zobrazia v tabuľke a exporte
SearchBuilder: Pokročilé filtrovanie dát na vytváranie reportov

Integrácia s ďalšími modulmi

Integrácia Schvaľovania so Zmluvami

Modul Schvaľovanie je prepojený s modulom Zmluvy (Zákazky). Zmluvu alebo zákazku je možné priamo odovzdať do schvaľovacieho procesu bez nutnosti ručného prepisovania údajov. Prepojenie zabezpečuje sledovateľnosť celého procesu od vzniku dokumentu cez jeho schválenie.

Integrácia Schvaľovania s Listinnou poštou doručenou

Fyzické dokumenty doručené cez modul Listinná pošta doručená je možné odovzdať priamo do schvaľovacieho procesu v module Schvaľovanie.

Zaregistrujte dokument v module Listinná pošta doručená
V detaile záznamu kliknite na Odovzdať do modulu schvaľovania
Vyberte typ schvaľovacieho procesu a vyplňte potrebné údaje
Uložte – systém vytvorí žiadosť a prepojí ju s pôvodným záznamom v pošte

V poznámkach oboch záznamov (v pošte aj v schvaľovaní) sa automaticky vytvoria vzájomné odkazové poznámky.

Správa príloh v module Schvaľovanie cez modul Súbory

Všetky prílohy pripojené k žiadostiam v module Schvaľovanie sú spravované cez modul Súbory. Súbory sú uložené v šifrovanej podobe mimo webový koreňový adresár. Prístup k súborom majú len používatelia s príslušným oprávnením. Súbory je možné sťahovať priamo z detailu žiadosti kliknutím na názov súboru.

Riešenie problémov

Tlačidlo Schváliť alebo Zamietnuť je neaktívne

V module Schvaľovanie môže byť tlačidlo na schválenie alebo zamietnutie neaktívne z týchto dôvodov:

Nie ste zaradení do zoznamu schvaľovateľov pre dané kolo – kontaktujte administrátora
Žiadosť ste už skôr schválili alebo zamietli (každý schvaľovateľ môže rozhodnúť len raz)
Žiadosť je už finálne uzavretá (schválená alebo zamietnutá) a nie je aktívna voľba vyjadrenia po uzavretí
Vypršal termín „Schváliť do" a schvaľovateľ nemá povolené vyjadrovať sa po termíne

Ako zistiť, koľko podpisov ešte chýba na schválenie

V detaile žiadosti v module Schvaľovanie je v sekcii schvaľovacieho kola zobrazená informácia: „Na schválenie/zamietnutie je potreba X podpis/ov. Schválenie musí byť hotové do [dátum]." Pod týmto textom sú tabuľky „Odsúhlasil" a „Zamietol" s aktuálnym počtom hlasov. Počet chýbajúcich hlasov = požadovaný počet podpisov – aktuálny počet.

Schvaľovateľom neprišiel email po vytvorení žiadosti

Ak schvaľovateľom neprišla emailová notifikácia z modulu Schvaľovanie, skontrolujte:

Či sú v nastavení typu dokumentu priradení schvaľovatelia pre 1. kolo
Či majú schvaľovatelia vyplnenú platnú emailovú adresu v module Zamestnanci
Či email neskončil v priečinku SPAM
Kontaktujte administrátora systému na kontrolu konfigurácie emailového servera

Žiadosť nie je možné editovať po vytvorení

V module Schvaľovanie nie je možné žiadosť priamou editáciou meniť po jej vytvorení. Toto je zámerné správanie na zachovanie integrity schvaľovacieho procesu. Možné alternatívy:

Pridajte Poznámku s upresnením alebo opravou – schvaľovatelia ju uvidia v detaile
Ak žiadosť ešte nebola uzavretá, zmažte ju (vyžaduje oprávnenie na mazanie) a vytvorte novú upravenú verziu

Tipy pre efektívnu prácu s modulom Schvaľovanie

Tip: Používajte výstižné názvy žiadostí – schvaľovatelia z nich v emaile okamžite spoznajú, o čo sa jedná
Tip: Prikladajte všetky relevantné súbory priamo pri vytváraní žiadosti, nie dodatočne cez poznámky
Tip: Nastavte termín schválenia s dostatočnou rezervou (dovolenky, choroby schvaľovateľov)
Tip: Pri zamietaní vždy vyplňte poznámku s dôvodom – zadávateľ vytvorí kvalitnejšiu novú žiadosť
Tip: Vytvárajte oddelené typy pre rôzne procesy – každý typ môže mať iných schvaľovateľov a práva
Tip: Použite vlastné polia pre kľúčové identifikátory (číslo zmluvy, čiastka, oddelenie) – sprehľadní to tabuľku prehľadu
Tip: Pomocou tlačidla SearchBuilder v tabuľke je možné zostavovať pokročilé filtre pre reporty o schvaľovacích procesoch
Tip: Počet žiadostí čakajúcich na vaše schválenie je zobrazený v hlavnom menu vedľa názvu modulu

Wiki - eIntranet.net