Ponuky (Offers)
Prehľad
Modul Ponuky (cenová ponuka, kalkulácia, ponukový list) slúži na prípravu a evidenciu obchodných ponúk, ktoré vaša firma posiela zákazníkom. Ponuky sa delia do skupín podľa stredísk alebo divízií a každá obsahuje položky, prípadne podrobný rozpočet s prirážkou. Hotovú ponuku vytlačíte do PDF alebo rovno odošlete e-mailom priamo z modulu, a ak zákazník klikne na odkaz v e-maile, môže ju elektronicky odsúhlasiť a podpísať bez prihlásenia. Odsúhlasenú ponuku potom jedným tlačidlom prevediete na prijatú objednávku alebo dopyt, čím modul nadväzuje na ďalšie agendy firmy. Súčasťou modulu je aj samostatná evidencia Prijaté ponuky pre ponuky, ktoré naopak firme posielajú jej dodávatelia.
Kľúčové funkcie
- Evidencia ponúk vydaných zákazníkom, rozdelených do skupín (stredísk)
- Zostavenie položiek ponuky ručne, z katalógu výrobkov alebo priamo zo skladu
- Podrobný rozpočet ponuky so skupinami položiek a percentuálnou prirážkou (ziskom)
- Tlač ponuky do PDF a odoslanie zákazníkovi e-mailom priamo z modulu
- Elektronické odsúhlasenie ponuky zákazníkom s podpisom cez verejný odkaz v e-maile
- Prevod odsúhlasenej ponuky na prijatú objednávku alebo dopyt
- Automatické zakladanie nových ponúk z dopytov prijatých e-mailom
- Samostatná evidencia ponúk prijatých od dodávateľov (Prijaté ponuky)
Prístup a nastavenie
Modul Ponuky je dostupný používateľom, ktorým administrátor pridelil oprávnenie aspoň k jednej skupine (stredisku) ponúk. Prístup do vedľajšej evidencie Prijaté ponuky je riadený samostatným, od skupín nezávislým oprávnením pre celú firmu. Skôr než začnete ponuky vytvárať, odporúčame prejsť nastavenie skupiny – fakturačné údaje, číslovanie aj predvolené texty sa totiž premietajú do každej novo založenej ponuky.
Ako sa dostať do modulu Ponuky
Navigačná cesta do modulu Ponuky: Hlavné menu → Ponuky. Po otvorení modulu vyberte v hornom pruhu dlaždíc skupinu (stredisko) ponúk, s ktorou chcete pracovať – kým skupinu nevyberiete, zvyšok obrazovky zostane skrytý. Ak nemáte prístup do žiadnej skupiny, zobrazí sa hláška o chýbajúcom oprávnení a je potrebné požiadať administrátora o jeho pridelenie. Vedľajšia evidencia Prijaté ponuky je v aplikácii dostupná ako samostatná funkcia s vlastným oprávnením, nezávislá od výberu skupiny hlavných ponúk.
Nastavenie modulu Ponuky
Nastavenie modulu Ponuky (konfigurácia skupiny) sa vykonáva zvlášť pre každú skupinu (stredisko) na jej vlastnej záložke v časti Nastavenie. Meniť ho smie len používateľ s administrátorskou rolou pre modul Ponuky alebo celkový administrátor systému. Novú skupinu založíte tlačidlom Vytvoriť skupinu po zadaní jej názvu; existujúcu skupinu možno premenovať tlačidlom Upraviť názov, skopírovať do novej tlačidlom Kopírovať do novej alebo zmazať tlačidlom Zmazať skupinu s potvrdením.
Fakturačné údaje a bankové účty na ponuke
Nastavenie modulu Ponuky umožňuje vyplniť fakturačné údaje dodávateľa – Názov, Ulicu, Mesto, PSČ, Štát, IČO a DIČ, pričom IČO možno načítať tlačidlom priamo z registra ARES. Tieto údaje sa tlačia v záhlaví každej vytlačenej ponuky; bez vyplnenia sa na ponuke nezobrazia. Ďalej možno nahrať Logo na dokladoch, ktoré sa objaví v záhlaví dokladu, a zadať až tri bankové účty (číslo účtu, mena účtu, názov banky, IBAN a SWIFT). Pri generovaní ponuky systém automaticky vyberie účet, ktorého mena zodpovedá mene ponuky, inak použije prvý zadaný účet.
Číslovanie ponúk a predvolené texty
V nastavení skupiny modulu Ponuky určíte formát automatického číslovania nových ponúk – prefix, rok, suffix, počet číslic a počiatočné číslo. Bez vlastného nastavenia sa použije systémový predvolený formát čísla. Ďalej možno predvyplniť Predvolený text nad položkami a Predvolený text pod položkami, ktorý sa objaví na každej novo založenej ponuke (a možno ho potom ručne upraviť), a Predvolenú sadzbu DPH, ktorú modul ponúkne pri novo pridaných položkách. Voľby Poznámka pri výrobkoch – načítať z a Colné kódy výrobkov – načítať z určujú, odkiaľ sa pri pridaní výrobku do ponuky automaticky prevezme text do poľa Poznámka, respektíve Colný kód.
Priložené PDF súbory k ponuke
Nastavenie modulu Ponuky umožňuje určiť vlastný PDF súbor, napríklad obchodné podmienky, ktorý sa automaticky pripojí pred alebo za vygenerovanú ponuku pri jej tlači či odoslaní e-mailom. Bez tohto nastavenia sa vygeneruje len samotná ponuka bez priloženého súboru.
Automatické sťahovanie dopytov e-mailom
Zapnutím voľby Prijímať dopyty pre ponuky e-mailom v nastavení skupiny modulu Ponuky sa aktivuje pravidelné automatické sťahovanie nových správ z určenej e-mailovej schránky. Pre každú relevantnú správu sa automaticky založí nová ponuka – predmet e-mailu sa stane názvom ponuky, telo e-mailu internou poznámkou, prílohy e-mailu prílohami ponuky a samotná správa sa uloží aj ako interná príloha; spracovaná správa sa potom z e-mailovej schránky presunie do koša. V nastavení ďalej zadáte Predmet a Obsah e-mailu pri automatickej odpovedi na dopyt e-mailom, ktorú po založení ponuky dostane zadávateľ dopytu, a vyberiete používateľov, ktorí majú o každom novom dopyte dostať e-mailové upozornenie. Pole Emailová adresa, ktorú presmerúvate je len informačná poznámka o tom, akú vlastnú adresu ste si vo svojej e-mailovej schránke presmerovali na adresu modulu – na samotné sťahovanie nemá vplyv.
Odsúhlasenie ponuky zákazníkom online
Voľba Zákazník môže odsúhlasiť online v nastavení skupiny modulu Ponuky pridá do e-mailu s odoslanou ponukou tlačidlo na elektronické odsúhlasenie. Zákazník vďaka nemu môže ponuku podpísať bez prihlásenia cez verejný odkaz v e-maile. Bez zapnutia tejto voľby e-mail tlačidlo neobsahuje a stav potvrdenia sa pri ponuke nezobrazuje.
Výber položiek zo skladu
Voľba Pri výbere položky zo skladu najprv zvoliť typ skladovej karty a potom skupinu kariet v nastavení modulu Ponuky pridá do formulára pridania položky zo skladu dva doplnkové filtre, ktoré uľahčia hľadanie vo veľkom sklade. Bez zapnutia tejto voľby sa v module Sklad hľadá rovno len podľa kódu alebo názvu skladovej položky.
Oprávnenia a prístupové práva k modulu Ponuky
Modul Ponuky používa dva oddelené systémy oprávnení – jeden pre Ponuky (vydané) rozdelený podľa jednotlivých skupín (stredísk), druhý pre Prijaté ponuky platný jednotne pre celú firmu. Nastavenie oprávnení smie meniť len celkový administrátor systému alebo používateľ s administrátorskou rolou pre modul Ponuky.
| Oprávnenie ku skupine ponúk | Popis |
|---|---|
| Bez prístupu | Používateľ danú skupinu (stredisko) ponúk vôbec nevidí. |
| Vidí ponuky | Môže ponuky v danej skupine iba prehliadať, bez možnosti úprav. |
| Vidí a môže vytvárať nové a upravovať svoje | Smie zakladať ponuky, upravovať položky, rozpočty aj poznámky, tlačiť a odosielať ponuky e-mailom a mazať jednotlivé položky alebo skupiny rozpočtu. |
| Vidí a môže upravovať a vytvárať všetko | Rovnaký rozsah úprav ako predchádzajúca úroveň, vzťahujúci sa na všetky ponuky danej skupiny. |
| Vidí, upravuje, vytvára a môže mazať všetko | Navyše smie celú ponuku presunúť do koša (zmazať). |
Pre vedľajšiu evidenciu Prijaté ponuky platí samostatné, celofiremné oprávnenie, nezávislé od skupín ponúk:
| Oprávnenie k Prijatým ponukám | Popis |
|---|---|
| Bez prístupu | Používateľ nemá prístup k evidencii Prijaté ponuky. |
| Zobrazenie | Môže prijaté ponuky iba prehliadať. |
| Zápis | Môže prijaté ponuky zakladať a upravovať. |
| Mazanie | Môže prijaté ponuky navyše aj zmazať (presunúť do koša). |
Verejná stránka na elektronické odsúhlasenie ponuky zákazníkom prihlásenie ani žiadne z uvedených oprávnení nevyžaduje – prístup na ňu je chránený len jedinečným, ťažko uhádnuteľným odkazom zaslaným v e-maile s ponukou.
Používateľské rozhranie
Obrazovka modulu Ponuky sa líši podľa toho, či pracujete s hlavným zoznamom vydaných ponúk, alebo s vedľajšou evidenciou Prijaté ponuky. Oba zoznamy zdieľajú podobné ovládacie prvky – filter, tabuľku so stĺpcami a akcie pri jednotlivých riadkoch – ale riadia sa odlišným oprávnením.
Hlavná obrazovka modulu Ponuky
V hornej časti obrazovky modulu Ponuky je vodorovný pruh dlaždíc s menami jednotlivých skupín ponúk (stredísk či divízií) – kliknutím na dlaždicu sa medzi nimi prepínate, aktívna skupina je zvýraznená. Po výbere skupiny sa zobrazí skladací filter, riadok s ďalšími ovládacími prvkami a samotná tabuľka ponúk. Tabuľka má stĺpce Číslo ponuky, Názov, Názov zákazky, Firma (CRM), Cena bez DPH, Vytvorená, Vytvoril, Platná do a Akcia. V stĺpci Akcia sú ikony na zobrazenie detailu (oko), úpravu (ceruzka), kopírovanie (kópia listov), odoslanie či vytlačenie e-mailom (obálka) a zmazanie (kôš) – dostupnosť jednotlivých ikon závisí od vášho oprávnenia k danej skupine.
Filtre a vyhľadávanie v module Ponuky
Skladací filter v module Ponuky sa otvára a zatvára ikonami plus/mínus v pravom rohu hlavičky a obsahuje pole V názve, Dátum zadania (rozsah od–do s kalendárom), Založil (rozbaľovací zoznam mien) a Firma – výber konkrétnej firmy zákazníka z modulu CRM. Nastavený filter potvrdíte tlačidlom Vyhľadať, tlačidlo Zrušiť filter zase vynuluje. Nad tabuľkou je ďalej rozbaľovací zoznam Rok, ktorým obmedzíte ponuky na vybraný rok založenia alebo zvolíte Všetko, a prepínač Všetko / Iba aktívne, ktorý skryje ponuky, ktorých platnosť už skončila.
Stavy a označenia ponuky v zozname modulu Ponuky
V tabuľke hlavného zoznamu modulu Ponuky rozoznáte stav ponuky podľa farebného zvýraznenia a ikon bez toho, aby ste museli otvárať detail.
| Označenie | Čo znamená |
|---|---|
| Riadok zvýraznený svetlozelenou farbou | Ponuka je Úspešná – vznikla z nej aspoň jedna prijatá objednávka. |
| Zelená fajočka pri čísle ponuky | Rovnaký význam ako zelené zvýraznenie riadku, zobrazí sa priamo vedľa čísla ponuky. |
| Zelene vyplnená ikona obálky v Akciách | Ponuka už bola aspoň raz odoslaná zákazníkovi e-mailom. |
| Potvrdenie ponuky zákazníkom: „-" | Zákazník sa k ponuke zatiaľ nevyjadril (zobrazuje sa len pri zapnutom online odsúhlasení). |
| Potvrdenie ponuky zákazníkom: „Odsúhlasené" (zelene) | Zákazník ponuku elektronicky odsúhlasil a podpísal cez verejný odkaz v e-maile. |
Prijaté ponuky – vedľajší zoznam
Vedľajšia evidencia Prijaté ponuky v module Ponuky zobrazuje samostatný zoznam so stĺpcami ID, Číslo, Názov, Dodávateľ, Vytvorená, Súbory a Akcia. Nad tabuľkou je tlačidlo Zaznamenanie prijatej ponuky, dostupné len používateľom s oprávnením na zápis. Pri riadkoch nájdete ikony na zobrazenie detailu, úpravu a zmazanie podľa vášho oprávnenia. Tento zoznam na rozdiel od hlavných Ponúk nie je viazaný na skupiny (strediská) – riadi sa samostatným, celofiremným oprávnením opísaným v kapitole Oprávnenia a prístupové práva k modulu Ponuky.
Základné operácie
Nasledujúce postupy opisujú každodennú prácu s vydanými ponukami v module Ponuky – ich založenie, úpravu, kopírovanie a mazanie. Všetky postupy platia pre ponuky v rámci skupiny (strediska), do ktorej máte pridelené príslušné oprávnenie. Dostupnosť jednotlivých tlačidiel sa riadi úrovňou vášho oprávnenia opísanou v kapitole Oprávnenia a prístupové práva k modulu Ponuky.
Postup: Vytvorenie novej ponuky v module Ponuky
- V hlavnom zozname modulu Ponuky kliknite na tlačidlo Vytvoriť ponuku (dostupné používateľom s oprávnením na vytváranie ponúk v danej skupine).
- Vyplňte Názov, prípadne vyberte Zákazku z modulu Zákazky, Firmu a Kontaktnú osobu z modulu CRM, Menu, dátum Platná do a Internú poznámku/popis.
- Firma: zákazník, ktorému je ponuka určená – vyberá sa zo zoznamu firiem CRM
- Kontaktná osoba: konkrétna osoba u vybranej firmy, ponúkne sa podľa zvolenej firmy
- Mena: po výbere firmy sa predvyplní podľa meny nastavenej pri firme v CRM
- Voliteľne rovno priložte prílohy – Prílohy (môžu ísť aj zákazníkovi, napríklad ako prílohy e-mailu) alebo Interné prílohy (len pre vnútornú potrebu). Pri oboch typoch je limit najviac 60 súborov a 100 MB na súbor.
- Kliknite na Uložiť.
- Otvorí sa detail novo založenej ponuky s automaticky prideleným číslom podľa číselného radu nastaveného pre danú skupinu.
Postup: Úprava ponuky v module Ponuky
V module Ponuky otvoríte formulár úpravy ponuky kliknutím na ikonu ceruzky pri riadku v zozname, alebo tlačidlom Upraviť priamo v detaile ponuky. Formulár sa predvyplní skôr uloženými hodnotami; po vykonaní zmien ho uložíte tlačidlom Uložiť rovnako ako pri zakladaní novej ponuky.
Postup: Kopírovanie ponuky v module Ponuky
Ikona kópie listov pri riadku v hlavnom zozname modulu Ponuky otvorí formulár na založenie novej ponuky. Po uložení sa do novo vzniknutej ponuky automaticky skopírujú všetky položky aj celý rozpočet (skupiny a ich položky) z pôvodnej ponuky, takže ich nemusíte zadávať znova.
Postup: Zmazanie ponuky v module Ponuky
- V zozname kliknite na ikonu koša pri riadku ponuky, alebo v detaile ponuky na tlačidlo Zmazať.
- Potvrďte otázku „Naozaj chcete zmazať tento záznam?" tlačidlom Áno, prípadne zrušte tlačidlom Nie.
Zmazanie ponuky je dostupné len používateľom s najvyššou úrovňou oprávnenia (Vidí, upravuje, vytvára a môže mazať všetko) k danej skupine. Zmazané ponuky zobrazíte tlačidlom Zmazané nad hlavnou tabuľkou.
Položky a rozpočet ponuky
Ponuka v module Ponuky môže obsahovať jednoduchý zoznam položiek na záložke Základné údaje a navyše podrobnejší Rozpočet na vlastnej záložke so skupinami položiek a prirážkou. Obe časti možno plniť ručne, z katalógu výrobkov alebo zo skladu.
Práca s položkami ponuky (záložka Základné údaje)
- Do polí Text nad položkami a Text pod položkami môžete doplniť sprievodný text, ktorý sa objaví aj na vytlačenej ponuke.
- Položku pridáte tromi spôsobmi: tlačidlom Pridať riadok voľnej položky (prázdny riadok na ručné vyplnenie), tlačidlom Pridať z výrobkov (výber výrobku či zostavy z modulu Výrobky – cena, hmotnosť aj poznámka sa doplnia automaticky), alebo výberom zo skladu (modul Sklad).
- Pri každej položke upravujete Kód, Názov, Množstvo, Jednotku, Cenu za jednotku, Zľavu v %, sadzbu DPH, Colný kód a Poznámku – hodnoty sa ukladajú ihneď po opustení poľa a ceny bez/s DPH sa automaticky prepočítavajú.
- Tlačidlom Nastav pre všetko pri prvej položke aplikujete nastavenú sadzbu DPH na všetky položky ponuky naraz.
- Tlačidlo Upraviť ceny umožní jedným zadaním percenta zľavy prepísať zľavu pri všetkých položkách ponuky.
- Tlačidlo Zmazať všetky položky odstráni naraz celý obsah tabuľky položiek.
Poznámka: Ak je zapnutý modul Sklad a položka nemá napojenú skladovú kartu, zobrazí sa pri nej upozornenie „sklad-NE" s možnosťou kartu rovno založiť ikonou plus.
Práca s rozpočtom ponuky (záložka Rozpočty)
- Hore na záložke Rozpočty vyplníte Názov a Poznámku k rozpočtu a sledujete Celkový súčet rozpočtu aj súčet +zisk, oba možno ručne prepočítať ikonou.
- Tlačidlom Pridať skupinu založíte novú skupinu rozpočtu – zadáte Názov, Poradie a Zisk % (prirážku, o ktorú sa navýši cena položiek skupiny).
- Do skupiny pridávate položky tlačidlami Pridať voľný riadok - Položka, Pridať voľný riadok - Výrobok, Pridať z výrobkov (z modulu Výrobky – pri zostave sa automaticky rozpadnú aj všetky jej súčasti ako podriadené riadky) alebo výberom zo skladu (modul Sklad).
- Pri jednotlivej položke meníte Množstvo a Cenu/ks priamo v tabuľke (ukladá sa ihneď), riadky posúvate šípkami nahor/nadol, kopírujete ikonou kópie, mažete ikonou koša a poznámku zobrazíte či skryjete ikonou ceruzky s poznámkovým políčkom.
- Ikonami oka hromadne zobrazíte alebo skryjete všetky poznámky, prípadne všetky podriadené položky výrobkov v skupine.
- Skupinu upravíte ikonou ceruzky, alebo zmažete krížikom s potvrdením.
Ak sa do rozpočtu pridá výrobok, ktorý je zostavou, modul Ponuky automaticky vloží pod neho aj všetky jeho súčasti ako podriadené riadky so spočítaným množstvom. Ak sa zmení množstvo alebo cena pri podriadenej položke, cena nadradenej (zostavenej) položky sa automaticky dopočíta ako súčet cien súčastí.
Tlač a odoslanie ponuky zákazníkovi
Hotovú ponuku v module Ponuky vytlačíte do PDF alebo rovno odošlete zákazníkovi e-mailom priamo z detailu ponuky alebo zo zoznamu, bez nutnosti robiť obe akcie oddelene. Modul pritom sám navrhne e-mailové adresy z kontaktov uložených pri firme v CRM a pri odoslanej ponuke si pamätá, že už bola zákazníkovi zaslaná.
Postup: Tlač a odoslanie ponuky e-mailom
- V detaile ponuky kliknite na tlačidlo Tlač & E-mail, alebo v hlavnom zozname na ikonu obálky pri príslušnom riadku.
- V dialógovom okne Vygenerovanie ponuky zvoľte tlačovú zostavu (Neplatca DPH, Poznámky, Obrázky, Prílohy do e-mailu) a jazykovú verziu zo 7 podporovaných jazykov.
- Zadajte e-mail príjemcu (viac adries oddelíte bodkočiarkou bez medzier), alebo začiarknite už ponúknuté adresy (zadávateľ, kontakty firmy zákazníka z CRM), a doplňte Predmet a Text správy.
- Kliknite na Email (len odoslanie), Tlač (len otvorí alebo stiahne PDF) alebo Tlač & E-mail (oboje naraz).
Kópia odoslaného e-mailu vždy chodí aj vám ako odosielateľovi, vygenerované PDF sa uloží ako príloha k ponuke a do poznámok ponuky sa zapíše záznam o odoslaní.
Odsúhlasenie ponuky zákazníkom online
Ak je v nastavení skupiny modulu Ponuky zapnutá voľba Zákazník môže odsúhlasiť online, obsahuje e-mail s ponukou navyše tlačidlo „Súhlasím s ponukou a elektronicky podpíšem". Po kliknutí sa zákazníkovi bez prihlásenia otvorí verejná stránka so základnými údajmi ponuky a odkazom na PDF. Zákazník vyplní meno, podpíše sa myšou alebo prstom do podpisového poľa a odošle tlačidlom „Súhlasím s ponukou". Modul Ponuky potom zaznamená dátum a čas, IP adresu, meno a obrázok podpisu a odosielateľ ponuky dostane e-mailom informáciu o potvrdení. Stav potvrdenia sa zobrazí priamo pri ponuke ako „Odsúhlasené".
Poznámky k ponuke
Na záložke Poznámky v detaile ponuky pridáte poznámku tlačidlom Pridať poznámku, ktoré otvorí jednoduchý formulár s textovým poľom. Uložené poznámky modul Ponuky zobrazuje chronologicky s menom autora, dátumom a prípadnými prílohami. Prílohy si sem ukladá aj automatika modulu – napríklad pri exporte rozpočtu do Excelu alebo pri odoslaní ponuky e-mailom sa poznámka s príslušným súborom založí automaticky, takže máte históriu diania pri ponuke pohromade.
Pokročilé funkcie
Okrem bežnej práce s ponukou ponúka modul Ponuky aj doplnkové nástroje na hromadné úpravy, prehľad výkonnosti a export dát do ďalšieho spracovania. Tieto funkcie nájdete priamo v detaile konkrétnej ponuky alebo nad hlavným zoznamom a využijete ich najmä pri rozsiahlejších ponukách s veľkým počtom položiek.
Hromadná úprava cien (zľava) na ponuke
Tlačidlo Upraviť ceny na záložke Základné údaje v detaile ponuky v module Ponuky otvorí dialógové okno, v ktorom jedným zadaním percenta zľavy prepíšete zľavu pri všetkých položkách ponuky naraz, bez toho, aby ste ich museli upravovať jednotlivo.
Štatistiky podľa rokov v module Ponuky
Tlačidlo Štatistiky podľa rokov nad hlavnou tabuľkou v module Ponuky zobrazí prehľad ponúk podľa roku založenia, ktorý pomáha sledovať vývoj obchodnej činnosti v čase. Prehľad sa počíta vždy za aktuálne vybranú skupinu (stredisko), takže výsledky jednotlivých skupín ponúk medzi sebou nezmiešate.
Prevod ponuky na prijatú objednávku alebo dopyt
Ak sú v aplikácii zapnuté príslušné moduly, ponúka detail ponuky v module Ponuky tlačidlá Vytvoriť prijatú objednávku a Vytvoriť dopyt, ktorými založíte nadväzujúci doklad v inom module jedným kliknutím. Vzniknutá objednávka sa potom zobrazí priamo v detaile ponuky a ponuka sa v hlavnom zozname zvýrazní zelene ako Úspešná.
Export: Rozpočet ponuky do Excelu
Export rozpočtu konkrétnej ponuky do súboru tabuľkového procesora z modulu Ponuky. Vytvorí prehľad so všetkými skupinami rozpočtu a ich položkami (kód, názov výrobku, počet kusov, cena za kus a celková cena) vrátane súhrnnej ceny za celú ponuku.
- V detaile ponuky otvorte záložku Rozpočty.
- Kliknite na tlačidlo Export do excelu.
- Zadajte Názov súboru a kliknite na Uložiť.
- Súbor sa stiahne do vášho počítača.
Export sa automaticky zaznamená ako poznámka k ponuke s priloženým vyexportovaným súborom, takže si históriu stiahnutých rozpočtov dohľadáte priamo pri danej ponuke.
Výstupný formát: XLSX
Prijaté ponuky (evidencia od dodávateľov)
Prijaté ponuky je vedľajšia, samostatne riadená evidencia v rámci modulu Ponuky, do ktorej zapisujete ponuky, ktoré vašej firme naopak posielajú jej dodávatelia. Na rozdiel od hlavných vydaných ponúk sa táto evidencia neriadi skupinami (strediskami), ale jedným celofiremným oprávnením.
Postup: Zaznamenanie prijatej ponuky
- V evidencii Prijaté ponuky kliknite na tlačidlo Zaznamenanie prijatej ponuky.
- Zadajte Skupinu (vyberie sa automaticky, ak existuje len jedna), Názov (povinné pole, najviac 80 znakov), prípadne Číslo dokladu, Menu, Dátum vystavenia, Platné až do a Poznámku.
- Vyplňte údaje o dodávateľovi – Názov (najviac 64 znakov), IČO (možno načítať tlačidlom priamo z registra ARES, najviac 12 znakov), DIČ (najviac 15 znakov), Email a Telefón (najviac 45 znakov).
- Priložte prípadné prílohy od dodávateľa (najviac 60 súborov, do 100 MB na súbor).
- Kliknite na Uložiť – uloženie vás presmeruje na detail novo zapísaného záznamu.
Tip: Polia označené hviezdičkou vo formulári je nutné vyplniť, inak modul Ponuky uloženie odmietne hláškou „Prosím, vyplňte všetky povinné polia."
Úprava a mazanie prijatej ponuky
Pri úprave existujúceho záznamu v evidencii Prijaté ponuky možno už len pridávať nové prílohy, existujúce prílohy sa mažú priamo v detaile záznamu. Skupinu pri existujúcom zázname po prvom uložení už zmeniť nemožno. Zmazanie vykonáte ikonou koša pri riadku v zozname alebo tlačidlom Zmazať v detaile, po potvrdení dialógového okna – táto akcia je dostupná len používateľom s oprávnením na mazanie.
Integrácia s ďalšími modulmi
- CRM (Správa kontaktov): ponuka sa priraďuje ku konkrétnej firme a kontaktnej osobe z modulu CRM; z detailu ponuky vedie odkaz späť do detailu firmy aj kontaktu, e-maily ponúkané na odoslanie sa preberajú z kontaktných údajov uložených v CRM.
- Zákazky: ponuku možno naviazať na existujúcu zákazku; detail ponuky potom zobrazuje aj ďalšie doklady súvisiace s danou zákazkou – objednávky, dopyty, dodacie listy, faktúry a bankové pohyby.
- Výrobky: položky ponuky aj rozpočtu možno pridávať priamo z katalógu výrobkov vrátane automatického rozpadu zostáv na súčasti; z položky vedie odkaz do detailu výrobku.
- Sklad: položky ponuky aj rozpočtu možno pridávať zo skladových kariet s kontrolou dostupného množstva; ak položka na sklade chýba, možno z ponuky rovno založiť novú skladovú kartu.
- Prijaté objednávky: z ponuky možno jedným tlačidlom vytvoriť nadväzujúcu prijatú objednávku; vzniknutá objednávka sa zobrazuje v detaile ponuky a ponuka sa v zozname zvýrazní ako úspešná.
- Dopyty: z ponuky možno jedným tlačidlom založiť nadväzujúci dopyt.
Riešenie problémov
Táto kapitola zhŕňa najčastejšie chybové hlášky, s ktorými sa v module Ponuky môžete stretnúť, a odporúčaný postup ich riešenia. Väčšina hlášok súvisí buď s chýbajúcim oprávnením, alebo s nevyplneným povinným poľom vo formulári.
Časté otázky a chybové hlášky v module Ponuky
Otázka: Prečo sa mi pri ukladaní prijatej ponuky zobrazí „Nemáte oprávnenie na túto akciu."?
Riešenie: Váš účet nemá v evidencii Prijaté ponuky oprávnenie na zápis. Požiadajte administrátora o jeho pridelenie.
Otázka: Prečo modul Ponuky odmietne uložiť prijatú ponuku hláškou „Prosím, vyplňte všetky povinné polia."?
Riešenie: Vo formulári chýba povinné pole Názov. Doplňte ho a uložte znova.
Otázka: Čo znamená hláška „Záznam nenájdený" pri úprave prijatej ponuky?
Riešenie: Záznam bol medzitým zmazaný, prípadne naň vedie neplatný odkaz. Vráťte sa do zoznamu Prijaté ponuky a skúste ho otvoriť znova.
Otázka: Čo robiť, keď sa objaví „Konfigurácia modulu nebola nájdená."?
Riešenie: V systéme chýba platná skupina pre Prijaté ponuky. Kontaktujte administrátora systému.
Otázka: Prečo mi pri pridávaní položky zo skladu do rozpočtu modul Ponuky napíše „Nebola vybraná položka."?
Riešenie: Z ponúknutého zoznamu skladových kariet ste nevybrali konkrétnu položku. Vyberte ju zo zoznamu a uložte znova.
Otázka: Prečo nejde nahrať všetky prílohy naraz a modul napíše „Môžete nahrať maximálne 60 súborov."?
Riešenie: Modul Ponuky v jednom kroku prijme najviac 60 súborov. Nahrajte prílohy po menších dávkach.
Tipy na efektívnu prácu s modulom Ponuky
- Tip: Skôr než začnete ponuky zakladať, vyplňte fakturačné údaje a bankové účty v nastavení skupiny – ušetríte si ručné dopisovanie údajov do každej jednotlivej ponuky.
- Tip: Pri zostavách používajte tlačidlo Pridať z výrobkov – modul Ponuky sám rozpadne zostavu na súčasti a spočíta množstvo, ručné zadávanie jednotlivých položiek tak odpadá.
- Tip: Sledujte zelene zvýraznené riadky a zelenú fajočku pri čísle ponuky v hlavnom zozname – označujú ponuky, ktoré sa už premenili na prijatú objednávku.
- Tip: Zapnite voľbu Zákazník môže odsúhlasiť online, ak chcete mať elektronický súhlas a podpis zákazníka evidovaný priamo pri ponuke, bez nutnosti papierového podpisu.
- Tip: Export rozpočtu do Excelu sa automaticky uloží aj ako poznámka k ponuke, takže históriu exportov dohľadáte spätne priamo pri danej ponuke.