Denné výkazy
Prehľad modulu
Modul Denné výkazy umožňuje firmám vytvárať vlastné formuláre na zber denných údajov od zamestnancov. Systém je navrhnutý tak, aby bol flexibilný a prispôsobiteľný rôznym potrebám - od výkazov predaja cez zmenkové súhrny až po záznamy servisných intervencií.
Hlavné výhody modulu:
- Vytvorenie neobmedzeného počtu typov formulárov s vlastnými poľami
- Až 50 vlastných polí na typ výkazu (zaškrtávacie políčka, čísla, dátumy, text)
- Automatické súčty číselných stĺpcov pre rýchly prehľad
- Flexibilný systém oprávnení pre čítanie a zapisovanie výkazov
- Export do Excelu a možnosť tlače
- E-mailové upozornenia pri vyplnení výkazu
Modul je určený pre bežných používateľov, ktorí vypĺňajú výkazy, vedúcich pracovníkov kontrolujúcich údaje podriadených a správcov, ktorí konfigurujú typy výkazov.
Konfigurácia
Vytvorenie typu prehľadu
Správcovia s príslušnými právami môžu vytvárať typy výkazov v sekcii Nastavenia → Denné výkazy:
- Kliknite na tlačidlo Pridať typ
- Zadajte Názov typu prehľadu (napr. "Výkaz predaja", "Zmenkový súhrn")
- Nastavte Aktívne na Áno, aby bol typ dostupný používateľom
- Uložte základnú konfiguráciu
Definícia vlastných polí
Po vytvorení typu prehľadu môžete definovať až 50 vlastných polí. Každé pole má:
- Názov poľa - označenie, ktoré uvidia používatelia
- Typ poľa - vyberte jeden zo 7 typov:
- Áno/Nie (zaškrtávacie políčko) - políčko pre áno/nie hodnoty
- Celé číslo - celé čísla (napr. počet kusov)
- Desatinné číslo - desatinné čísla (napr. sumy, hmotnosti)
- Dátum - výber dátumu pomocou kalendára
- Text - 1 riadok - krátke textové pole
- Text - viac riadkov - dlhší text s možnosťami formátovania
- Funkcia - pre číselné typy môžete povoliť funkciu Súčet, ktorá automaticky sčíta hodnoty v stĺpci
Príklad konfigurácie výkazu predaja:
| Názov poľa | Typ | Funkcia |
|---|---|---|
| Počet zákazníkov | Celé číslo | Súčet |
| Tržba v CZK | Desatinné číslo | Súčet |
| Poznámka | Text - viac riadkov | - |
Priradenie používateľom
V nastaveniach typu prehľadu špecifikujte, ktorí používatelia môžu tento typ výkazu používať. Môžete vybrať konkrétnych zamestnancov alebo povoliť typ pre všetkých.
Práva používateľov
V sekcii Nastavenia → Denné výkazy → Prístupové práva nastavte úroveň prístupu pre každého používateľa:
| Úroveň | Oprávnenia |
|---|---|
| 0 | Žiadny prístup k modulu |
| 1 | Zapisovať a čítať len vlastné výkazy |
| 3 | Zapisovať vlastné a čítať výkazy vybraných používateľov (definované tlačidlom "Vybrať používateľov na čítanie/zapisovanie") |
| 5 | Zapisovať vlastné a čítať všetky výkazy, vidieť všetky typy prehľadov |
| 10 | Zapisovať a čítať všetko vrátane zapisovania za iných používateľov |
| 15 | Plná kontrola včetne mazania a obnovenia výkazov |
Doplnkové nastavenia
- Max. dní späť - obmedzenie, ako ďaleko späť v čase môžu používatelia vypĺňať výkazy (napr. 7 dní)
- E-mailové upozornenie - nastavte používateľov, ktorí dostanú e-mail pri každom odoslaní výkazu
- Pripomienky nevyplnených výkazov - automatické pripomienky pre používateľov, ktorí majú nevyplnené výkazy
Základné operácie
Záznam výkazu
- V hlavnom menu otvorte modul Denné výkazy
- Kliknite na tlačidlo Zaznamenať výkaz
- Vyberte Typ prehľadu z rozbaľovacieho zoznamu
- Pole Pracoval je vopred vyplnené vaším menom. Vedúci s vyššími právami môžu vybrať iného zamestnanca
- Vyberte Dátum výkazu pomocou kalendára (predvolený je dnešný dátum)
- Vyplňte všetky polia formulára podľa typu prehľadu:
- Pre zaškrtávacie políčka zaškrtnite podľa potreby
- Pre číselné polia zadajte hodnoty
- Pre polia dátumu použite kalendár
- Pre textové polia napíšte potrebné informácie
- Kliknite na tlačidlo Uložiť
Po uložení sa výkaz objaví v tabuľke a ak sú nastavené e-mailové upozornenia, príslušní používatelia dostanú upozornenie.
Úprava výkazu
- V zozname výkazov nájdite výkaz, ktorý chcete upraviť
- Kliknite na ikonu ceruzky v pravom stĺpci tabuľky
- Upravte požadované hodnoty
- Kliknite na Uložiť
Môžete upravovať len výkazy, ku ktorým máte práva - buď vlastné výkazy (práva 1+) alebo výkazy podriadených (práva 3+).
Zobrazenie výkazov
Na prehľadné zobrazenie výkazov použite filter:
- Zamestnanec - vyberte konkrétneho zamestnanca alebo "Všetci" (len s právami 2+)
- Typ prehľadu - filter podľa typu výkazu
- Dátum - nastavte rok, mesiac a prípadne deň
- Zaškrtnite Vrátane polí vyplnených v prehľade, ak chcete vidieť všetky stĺpce z formulára priamo v tabuľke
- Kliknite na Zobraziť výkazy
Tabuľka zobrazuje:
- Dátum výkazu
- Zamestnanca
- Typ prehľadu
- Dátum vyplnenia
- Dynamické stĺpce (ak je zaškrtnuté "Vrátane polí...")
- Akcie (upraviť, zobraziť, zmazať)
Pokročilé funkcie
Zobrazenie polí v tabuľke
Zaškrtnutím možnosti Vrátane polí vyplnených v prehľade zobrazíte všetky vlastné stĺpce priamo v tabuľke prehľadu. To je užitočné na rýchle porovnanie hodnôt medzi dňami alebo zamestnancami bez potreby otvárať jednotlivé výkazy.
Automatické súčty
Ak má pole v konfigurácii povolenú funkciu Súčet, päta tabuľky automaticky zobrazuje celkový súčet všetkých filtrovaných záznamov. To vám umožňuje rýchlo zistiť napríklad celkovú mesačnú tržbu alebo celkový týždenný počet zákazníkov.
Export do Excelu
- Nastavte požadovaný filter
- Nad tabuľkou kliknite na tlačidlo Excel
- Súbor sa automaticky stiahne do vášho počítača
Export obsahuje všetky zobrazené stĺpce vrátane súčtov v päte.
Záznam za iných používateľov
Používatelia s právami 10 a vyššími môžu zaznamenávať výkazy v mene iných zamestnancov:
- Kliknite na Zaznamenať výkaz
- V poli Pracoval vyberte požadovaného zamestnanca
- Vyplňte výkaz a uložte
Táto funkcia je užitočná, ak zamestnanec nemá prístup do systému alebo ak vedúci zadáva údaje hromadne.
Obmedzenie dní späť
Správca môže v nastaveniach modulu nastaviť maximálny počet dní späť, za ktoré možno vyplniť výkaz. Napríklad pri nastavení 7 dní nebude možné vyplniť výkaz starší ako týždeň. Pri pokuse o výber staršieho dátumu kalendár neumožní takýto dátum vybrať.
Pracovné postupy
Scenár 1: Výkaz predaja v obchode
Situácia: Maloobchodný obchod potrebuje zaznamenávať dennú tržbu, počet zákazníkov a významné udalosti.
Konfigurácia:
- Názov typu: "Výkaz predaja"
- Polia: Počet zákazníkov (Celé číslo, Súčet), Tržba v hotovosti (Desatinné číslo, Súčet), Tržba kartou (Desatinné číslo, Súčet), Denná poznámka (Text - viac riadkov)
- Práva: Predajcovia majú úroveň 1 (zapisovať len svoje vlastné), vedúci má úroveň 5 (vidí všetky)
Pracovný postup:
- Každý predajca otvorí modul Denné výkazy na konci zmeny
- Klikne na "Zaznamenať výkaz" a vyberie typ "Výkaz predaja"
- Vyplní počet obslúžených zákazníkov a sumy
- V poznámke uvedie významné udalosti (reklamácie, väčšie nákupy atď.)
- Uloží výkaz
- Vedúci kontroluje výkazy každé ráno, nastaví filter na predchádzajúci deň a vyberie "Vrátane polí" na zobrazenie súčtov
Scenár 2: Zmenkový výkaz vo výrobe
Situácia: Výrobná spoločnosť potrebuje zaznamenávať výrobu, prestoje a kvalitu pre každú zmenu.
Konfigurácia:
- Názov typu: "Zmenkový výkaz"
- Polia: Počet vyrobených kusov (Celé číslo, Súčet), Prestoj v minútach (Celé číslo, Súčet), Bol výpadok elektriny (Áno/Nie), Poznámka ku kvalite (Text - viac riadkov)
- Práva: Zmenoví majstri majú úroveň 10 (môžu zapisovať za operátorov), výrobný manažér má úroveň 15
Pracovný postup:
- Zmenový majster zbiera údaje z jednotlivých pracovísk na konci zmeny
- Zaznamená výkaz a vyberie príslušnú zmenu alebo operátora v poli "Pracoval"
- Vyplní všetky hodnoty
- Výrobný manažér má nastavené e-mailové upozornenie - dostane prehľad hneď po uložení
- Raz týždenne manažér exportuje výkazy do Excelu na ďalšiu analýzu trendov
Scenár 3: Záznamy servisných intervencií
Situácia: Servisní technici potrebujú zaznamenávať prácu vykonanú na miestach u zákazníkov.
Konfigurácia:
- Názov typu: "Servisný výkaz"
- Polia: Zákazník (Text - 1 riadok), Typ intervencie (Text - 1 riadok), Počet hodín práce (Desatinné číslo, Súčet), Dátum intervencie (Dátum), Popis práce (Text - viac riadkov), Vyžaduje následné návštevy (Áno/Nie)
- Práva: Technici majú úroveň 1, dispečer má úroveň 5
Pracovný postup:
- Technik zadá výkaz priamo v teréne (mobilné zariadenie) po dokončení intervencie
- Vyplní všetky údaje o zákazníkovi a vykonanej práci
- Dispečer filtruje výkazy podľa dátumu a technika na plánovanie kapacity nasledujúceho týždňa
- Ak je zaškrtnuté "Vyžaduje následné návštevy", dispečer naplánuje následnú intervenciu
Riešenie problémov
Problém: Nemôžem uložiť výkaz, formulár sa vráti späť
Možné príčiny a riešenia:
- Nemáte vytvorený žiadny aktívny typ prehľadu - kontaktujte správcu, aby vytvoril a aktivoval aspoň jeden typ výkazu v nastaveniach
- Dátum je mimo povoleného rozsahu - skontrolujte, či nevyberáte dátum starší ako povolené obmedzenie dní späť
- Nie ste priradený k vybranému typu prehľadu - správca musí pridať vaše meno do zoznamu používateľov v nastaveniach typu
Problém: Nevidím výkazy svojich podriadených
Riešenie:
- Skontrolujte svoju úroveň práv - potrebujete aspoň úroveň 3
- Ak máte úroveň 3, správca musí definovať konkrétnych používateľov, ktorých výkazy môžete čítať pre váš účet (tlačidlo "Vybrať používateľov na čítanie")
- V prípade potreby požiadajte správcu o zvýšenie vašich práv na úroveň 5 na zobrazenie všetkých výkazov
Problém: Vlastné stĺpce sa nezobrazujú v tabuľke
Riešenie:
- Uistite sa, že máte zaškrtnutú možnosť Vrátane polí vyplnených v prehľade vo filtri
- Musíte vybrať konkrétny typ prehľadu - pri výbere viacerých typov naraz sa vlastné polia nezobrazujú
- Kliknite na tlačidlo Zobraziť výkazy na použitie filtra
Problém: Súčty v päte tabuľky sa nezobrazujú
Riešenie:
- Funkcia Súčet musí byť povolená v konfigurácii typu prehľadu pre príslušné pole - kontaktujte správcu
- Súčty sa zobrazujú len vtedy, keď sú viditeľné vlastné stĺpce (zaškrtnutá možnosť "Vrátane polí vyplnených v prehľade")
- Skúste obnoviť stránku (F5) na aktualizáciu údajov
Problém: Nemôžem zmazať starý výkaz
Riešenie:
- Len používatelia s úrovňou 15 majú právo mazať výkazy
- Ak potrebujete zmazať nesprávny výkaz a nemáte dostatočné práva, kontaktujte svojho vedúceho alebo správcu
- Alternatívne môžete výkaz upraviť a opraviť nesprávne údaje namiesto mazania
Často kladené otázky
Môžem vytvoriť viacero typov výkazov súčasne?
Áno, počet typov výkazov je neobmedzený. Každý typ môže mať vlastnú sadu polí a priradených používateľov. To vám umožňuje mať napríklad súčasne oddelené "Výkaz predaja", "Zmenkový výkaz" a "Výkaz údržby".
Môže jeden používateľ zaznamenať viacero výkazov za deň?
Áno, používateľ môže zaznamenať viacero výkazov rovnakého typu alebo rôznych typov za deň. Systém neobmedzuje počet záznamov. To je užitočné napríklad pre zmenkové výkazy alebo zaznamenávanie viacerých servisných intervencií za deň.
Ako ďaleko späť v histórii môžem zobrazovať výkazy?
Zobrazovanie výkazov nie je časovo obmedzené - môžete filtrovať výkazy pre akékoľvek obdobie od implementácie systému. Export do Excelu zahŕňa všetky filtrované záznamy bez ohľadu na ich vek.
Dostane používateľ potvrdenie o odoslaní výkazu?
Po uložení výkazu sa editačný formulár automaticky zatvorí a výkaz sa objaví v tabuľke. Ak je v nastaveniach modulu definované e-mailové upozornenie, vybraní používatelia (zvyčajne vedúci) dostanú e-mail s podrobnosťami vyplneného výkazu. Samotný autor výkazu nedostane štandardné e-mailové potvrdenie.
Je možné hromadne importovať výkazy z Excelu?
Modul momentálne nepodporuje hromadný import. Výkazy musia byť zadávané individuálne cez webové rozhranie. Pre používateľov s právami 10+ existuje možnosť zaznamenávať za iných používateľov, čo čiastočne urýchli zadávanie väčšieho počtu výkazov.
Skratky a termíny
- Typ prehľadu - šablóna formulára s definovanými poľami vytvorená správcom
- Vlastné pole - používateľom definovateľné pole vo formulári (názov, typ, funkcia)
- Funkcia Súčet - automatické sčítanie číselných hodnôt v päte tabuľky
- Pracoval - používateľ, pre ktorého je výkaz zaznamenaný
- Dátum výkazu - dátum, ku ktorému sa výkaz vzťahuje (môže sa líšiť od dátumu vyplnenia)
- Vrátane polí - možnosť filtra na zobrazenie všetkých vlastných stĺpcov v tabuľke
- Max. dní späť - obmedzenie, ako starý dátum možno vybrať pri vypĺňaní výkazu
Dokumentácia platná k 11.11.2025 pre modul Denné výkazy v systéme eIntranet.net