Ajánlatok – árajánlat, kalkuláció
Áttekintés
Az Ajánlatok modul (árajánlat, kalkuláció, ajánlati lista) a cége által az ügyfeleknek küldött kereskedelmi ajánlatok előkészítésére és nyilvántartására szolgál. Az ajánlatok csoportokra oszlanak a költséghelyek vagy divíziók szerint, és mindegyik tételeket, illetve felárral ellátott részletes költségvetést is tartalmazhat. Az elkészült ajánlatot PDF formátumban kinyomtathatja, vagy közvetlenül a modulból e-mailben elküldheti, és ha az ügyfél rákattint az e-mailben található hivatkozásra, bejelentkezés nélkül elektronikusan jóváhagyhatja és aláírhatja azt. A jóváhagyott ajánlatot ezután egyetlen gombnyomással átalakíthatja beérkezett megrendeléssé vagy érdeklődéssé, így a modul kapcsolódik a cég többi ügymenetéhez is. A modul része egy önálló nyilvántartás, a Beérkezett ajánlatok is, azon ajánlatok kezelésére, amelyeket ezzel szemben a cég beszállítói küldenek a cégnek.
Legfontosabb funkciók
- Az ügyfeleknek kiadott ajánlatok nyilvántartása, csoportokra (költséghelyekre) osztva
- Az ajánlat tételeinek összeállítása kézzel, a termékkatalógusból vagy közvetlenül a raktárból
- Az ajánlat részletes költségvetése tételcsoportokkal és százalékos felárral (nyereséggel)
- Az ajánlat PDF formátumú nyomtatása és e-mailes elküldése közvetlenül a modulból
- Az ajánlat elektronikus jóváhagyása az ügyfél által, aláírással, az e-mailben található nyilvános hivatkozáson keresztül
- A jóváhagyott ajánlat átalakítása beérkezett megrendeléssé vagy érdeklődéssé
- Új ajánlatok automatikus létrehozása az e-mailben beérkezett érdeklődésekből
- A beszállítóktól kapott ajánlatok önálló nyilvántartása (Beérkezett ajánlatok)
Hozzáférés és beállítások
Az Ajánlatok modul azon felhasználók számára érhető el, akiknek az adminisztrátor legalább egy ajánlatcsoporthoz (költséghelyhez) jogosultságot adott. A Beérkezett ajánlatok kiegészítő nyilvántartásához való hozzáférést egy külön, a csoportoktól független, az egész cégre érvényes jogosultság szabályozza. Mielőtt elkezdene ajánlatokat létrehozni, érdemes átnézni a csoport beállításait – a számlázási adatok, a számozás és az alapértelmezett szövegek ugyanis minden újonnan létrehozott ajánlatban megjelennek.
Hogyan jusson el az Ajánlatok modulba
Navigációs útvonal az Ajánlatok modulba: Főmenü → Ajánlatok. A modul megnyitása után válassza ki a felső csempesorban az ajánlatcsoportot (költséghelyet), amellyel dolgozni szeretne – amíg nem választ csoportot, a képernyő többi része rejtve marad. Ha egyetlen csoporthoz sincs hozzáférése, a hiányzó jogosultságról szóló üzenet jelenik meg, és az adminisztrátort kell megkérnie annak megadására. A Beérkezett ajánlatok kiegészítő nyilvántartás az alkalmazásban önálló, saját jogosultsággal rendelkező funkcióként érhető el, a fő ajánlatcsoport kiválasztásától függetlenül.
Az Ajánlatok modul beállításai
Az Ajánlatok modul beállítása (a csoport konfigurációja) minden csoportra (költséghelyre) külön, annak saját fülén történik a Beállítások részben. Csak az Ajánlatok modul adminisztrátori szerepkörével rendelkező felhasználó vagy a rendszer teljes körű adminisztrátora módosíthatja. Új csoportot a Csoport létrehozása gombbal hozhat létre a nevének megadása után; a meglévő csoport a Név szerkesztése gombbal átnevezhető, a Másolás újba gombbal új csoportba másolható, vagy a Csoport törlése gombbal, megerősítés után törölhető.
Számlázási adatok és bankszámlák az ajánlaton
Az Ajánlatok modul beállításaiban megadhatók a beszállító számlázási adatai – Név, Utca, Város, Irányítószám, Ország, IČO és Adószám, ahol az IČO közvetlenül az ARES nyilvántartásból is betölthető egy gombbal. Ezek az adatok minden kinyomtatott ajánlat fejlécében megjelennek; kitöltés nélkül nem jelennek meg az ajánlaton. Emellett feltölthető a bizonylatokon megjelenő Logó, amely a bizonylat fejlécében jelenik meg, és megadható legfeljebb három bankszámla (számlaszám, számla pénzneme, bank neve, IBAN és SWIFT). Az ajánlat generálásakor a rendszer automatikusan azt a számlát választja ki, amelynek pénzneme megegyezik az ajánlat pénznemével, ellenkező esetben az elsőként megadott számlát használja.
Az ajánlatok számozása és az alapértelmezett szövegek
Az Ajánlatok modul csoportbeállításaiban határozza meg az új ajánlatok automatikus számozásának formátumát – előtag, év, utótag, számjegyek száma és kezdő szám. Saját beállítás nélkül a rendszer alapértelmezett számformátumát használja a rendszer. Emellett előre kitölthető a Tételek feletti alapértelmezett szöveg és a Tételek alatti alapértelmezett szöveg, amely minden újonnan létrehozott ajánlaton megjelenik (és utólag kézzel is módosítható), valamint az Alapértelmezett áfakulcs, amelyet a modul az újonnan hozzáadott tételeknél felajánl. A Termékek megjegyzése – betöltés innen és a Termékek vámkódja – betöltés innen beállítások határozzák meg, hogy egy termék ajánlatba történő hozzáadásakor a Megjegyzés, illetve a Vámkód mező szövege honnan töltődjön be automatikusan.
Az ajánlathoz csatolt PDF fájlok
Az Ajánlatok modul beállításaiban megadható egy saját PDF fájl, például az üzleti feltételek, amely a nyomtatáskor vagy e-mailben történő elküldéskor automatikusan hozzáfűződik a generált ajánlat elé vagy mögé. E beállítás nélkül csak maga az ajánlat jön létre, csatolt fájl nélkül.
Érdeklődések automatikus letöltése e-mailben
Az Ajánlatok modul csoportbeállításaiban az Érdeklődések fogadása ajánlatokhoz e-mailben opció bekapcsolásával aktiválható a megadott e-mail postafiókból érkező új üzenetek rendszeres, automatikus letöltése. Minden releváns üzenethez automatikusan létrejön egy új ajánlat – az e-mail tárgya lesz az ajánlat neve, az e-mail törzse belső megjegyzés, az e-mail mellékletei az ajánlat mellékletei, maga az üzenet pedig belső mellékletként is elmentődik; a feldolgozott üzenet ezután a kukába kerül az e-mail postafiókból. A beállításokban emellett megadhatja az érdeklődés e-mailes automatikus válaszának Tárgyát és Tartalmát, amelyet az ajánlat létrehozása után az érdeklődés feladója kap, valamint kiválaszthatja azokat a felhasználókat, akiknek minden új érdeklődésről e-mailes értesítést kell kapniuk. Az Ön által átirányított e-mail cím mező csak tájékoztató megjegyzés arról, hogy saját postafiókjában melyik saját címet irányította át a modul címére – magára a letöltésre nincs hatással.
Az ajánlat online jóváhagyása az ügyfél által
Az Ajánlatok modul csoportbeállításaiban az Az ügyfél online jóváhagyhatja opció az elküldött ajánlatot tartalmazó e-mailhez hozzáad egy gombot az elektronikus jóváhagyáshoz. Ennek köszönhetően az ügyfél bejelentkezés nélkül, az e-mailben található nyilvános hivatkozáson keresztül írhatja alá az ajánlatot. Ha ez az opció nincs bekapcsolva, az e-mail nem tartalmazza a gombot, és az ajánlaton nem jelenik meg a jóváhagyás állapota.
Tételek kiválasztása a raktárból
Az Ajánlatok modul beállításaiban a Raktári tétel kiválasztásakor először a kártyatípus, majd a kártyacsoport kiválasztása opció két további szűrőt ad hozzá a raktári tétel hozzáadásának űrlapjához, amelyek megkönnyítik a keresést egy nagy raktárban. Ha ez az opció nincs bekapcsolva, a Raktár modulban a keresés rögtön csak a raktári tétel kódja vagy neve alapján történik.
Jogosultságok és hozzáférési jogok az Ajánlatok modulhoz
Az Ajánlatok modul két különálló jogosultsági rendszert használ – az egyik a kiadott Ajánlatokhoz tartozik, az egyes csoportok (költséghelyek) szerint felosztva, a másik a Beérkezett ajánlatokhoz, amely egységesen érvényes az egész cégre. A jogosultságok beállítását csak a rendszer teljes körű adminisztrátora vagy az Ajánlatok modul adminisztrátori szerepkörével rendelkező felhasználó módosíthatja.
| Jogosultság az ajánlatcsoporthoz | Leírás |
|---|---|
| Nincs hozzáférés | A felhasználó egyáltalán nem látja az adott ajánlatcsoportot (költséghelyet). |
| Látja az ajánlatokat | Az adott csoport ajánlatait csak megtekintheti, szerkesztési lehetőség nélkül. |
| Látja és létrehozhat újakat, valamint szerkesztheti a sajátjait | Létrehozhat ajánlatokat, szerkesztheti a tételeket, a költségvetéseket és a megjegyzéseket, kinyomtathatja és e-mailben elküldheti az ajánlatokat, valamint törölheti a költségvetés egyes tételeit vagy csoportjait. |
| Látja, és szerkeszthet, illetve létrehozhat mindent | Ugyanaz a szerkesztési kör, mint az előző szinten, de az adott csoport valamennyi ajánlatára vonatkozik. |
| Látja, szerkeszti, létrehozza, és törölhet mindent | Emellett a teljes ajánlatot a kukába helyezheti (törölheti). |
A Beérkezett ajánlatok kiegészítő nyilvántartásra önálló, az egész cégre érvényes jogosultság vonatkozik, az ajánlatcsoportoktól függetlenül:
| Jogosultság a Beérkezett ajánlatokhoz | Leírás |
|---|---|
| Nincs hozzáférés | A felhasználó nem fér hozzá a Beérkezett ajánlatok nyilvántartáshoz. |
| Megtekintés | A beérkezett ajánlatokat csak megtekintheti. |
| Írás | Beérkezett ajánlatokat hozhat létre és szerkeszthet. |
| Törlés | A beérkezett ajánlatokat emellett törölheti is (a kukába helyezheti). |
Az ajánlat ügyfél általi elektronikus jóváhagyására szolgáló nyilvános oldal sem bejelentkezést, sem a felsorolt jogosultságok egyikét nem igényli – a hozzáférést csak az ajánlatot tartalmazó e-mailben elküldött egyedi, nehezen kitalálható hivatkozás védi.
Felhasználói felület
Az Ajánlatok modul képernyője eltér attól függően, hogy a kiadott ajánlatok fő listájával vagy a Beérkezett ajánlatok kiegészítő nyilvántartással dolgozik. A két lista hasonló kezelőelemeket – szűrőt, oszlopokból álló táblázatot és a sorokhoz tartozó műveleteket – oszt meg, de eltérő jogosultság vonatkozik rájuk.
Az Ajánlatok modul főképernyője
Az Ajánlatok modul képernyőjének felső részén vízszintes csempesor található az egyes ajánlatcsoportok (költséghelyek vagy divíziók) neveivel – a csempére kattintva válthat közöttük, az aktív csoport kiemelve jelenik meg. A csoport kiválasztása után megjelenik az összecsukható szűrő, egy további kezelőelemeket tartalmazó sor, majd maga az ajánlatok táblázata. A táblázat oszlopai: Ajánlat száma, Név, Rendelés neve, Cég (CRM), Ár áfa nélkül, Létrehozva, Létrehozta, Érvényes addig és Műveletek. A Műveletek oszlopban ikonok találhatók a részletek megtekintésére (szem), szerkesztésre (ceruza), másolásra (lapok másolása), e-mailes elküldésre vagy nyomtatásra (boríték) és törlésre (kuka) – az egyes ikonok elérhetősége az adott csoporthoz tartozó jogosultságától függ.
Szűrők és keresés az Ajánlatok modulban
Az Ajánlatok modul összecsukható szűrője a fejléc jobb sarkában lévő plusz/mínusz ikonnal nyitható és zárható, és a következő mezőket tartalmazza: A címben, Leadási dátum (időszak, tól–ig, naptárral), Létrehozta (nevek legördülő listája) és Cég – egy adott ügyfélcég kiválasztása a CRM modulból. A beállított szűrőt a Keresés gombbal erősítheti meg, a Mégse gomb pedig nullázza a szűrőt. A táblázat felett található továbbá az Év legördülő lista, amellyel az ajánlatokat a kiválasztott létrehozási évre szűkítheti, vagy kiválasztja a Minden lehetőséget, valamint a Minden / Csak aktív kapcsoló, amely elrejti azokat az ajánlatokat, amelyek érvényessége már lejárt.
Az ajánlatok állapota és jelölése az Ajánlatok modul listájában
Az Ajánlatok modul főlistájának táblázatában a részletek megnyitása nélkül is felismerheti az ajánlat állapotát a színes kiemelés és az ikonok alapján.
| Jelölés | Jelentése |
|---|---|
| Világoszöld színnel kiemelt sor | Az ajánlat Sikeres – legalább egy beérkezett megrendelés keletkezett belőle. |
| Zöld pipa az ajánlat száma mellett | Ugyanaz a jelentése, mint a sor zöld kiemelésének, közvetlenül az ajánlat száma mellett jelenik meg. |
| Zölddel kitöltött boríték ikon a Műveletek oszlopban | Az ajánlatot már legalább egyszer elküldték e-mailben az ügyfélnek. |
| Az ajánlat ügyfél általi jóváhagyása: „-" | Az ügyfél még nem nyilatkozott az ajánlatról (csak bekapcsolt online jóváhagyás esetén jelenik meg). |
| Az ajánlat ügyfél általi jóváhagyása: „Jóváhagyva" (zölddel) | Az ügyfél elektronikusan jóváhagyta és aláírta az ajánlatot az e-mailben található nyilvános hivatkozáson keresztül. |
Beérkezett ajánlatok – kiegészítő lista
Az Ajánlatok modulon belüli Beérkezett ajánlatok kiegészítő nyilvántartás önálló listát jelenít meg a következő oszlopokkal: ID, Szám, Név, Szállító, Létrehozva, Fájlok és Műveletek. A táblázat felett található A beérkezett ajánlat rögzítése gomb, amely csak az írási jogosultsággal rendelkező felhasználók számára érhető el. A sorokban a jogosultságától függően találhat ikonokat a részletek megtekintésére, a szerkesztésre és a törlésre. Ez a lista a fő Ajánlatokkal ellentétben nincs csoportokhoz (költséghelyekhez) kötve – önálló, az egész cégre érvényes jogosultság szabályozza, amelyet a Jogosultságok és hozzáférési jogok az Ajánlatok modulhoz fejezet ismertet.
Alapvető műveletek
A következő eljárások az Ajánlatok modulban végzett kiadott ajánlatokkal kapcsolatos mindennapi munkát írják le – azok létrehozását, szerkesztését, másolását és törlését. Az eljárások mindegyike azokra az ajánlatokra vonatkozik, amelyek abba a csoportba (költséghelybe) tartoznak, amelyhez megfelelő jogosultsággal rendelkezik. Az egyes gombok elérhetősége az Ön jogosultsági szintjétől függ, amelyet a Jogosultságok és hozzáférési jogok az Ajánlatok modulhoz fejezet ismertet.
Eljárás: Új ajánlat létrehozása az Ajánlatok modulban
- Az Ajánlatok modul főlistájában kattintson az Ajánlat létrehozása gombra (az adott csoportban ajánlat létrehozására jogosult felhasználók számára érhető el).
- Töltse ki a következő mezőket: Név, adott esetben Megállapodás kiválasztása a Megállapodások modulból, Cég és Kapcsolattartó személy a CRM modulból, Pénznem, Érvényes addig dátum, valamint belső megjegyzés/leírás.
- Cég: az ügyfél, akinek az ajánlat szól – a CRM cégek listájából választható ki
- Kapcsolattartó személy: a kiválasztott cégnél dolgozó konkrét személy, a kiválasztott cég alapján ajánlja fel a rendszer
- Pénznem: a cég kiválasztása után a CRM-ben a cégnél beállított pénznem szerint töltődik ki előre
- Igény szerint rögtön csatolhat mellékleteket is – Mellékletek (ezek az ügyfélnek is elküldhetők, például e-mail mellékleteként) vagy Belső mellékletek (csak belső használatra). Mindkét típusnál a korlát legfeljebb 60 fájl és fájlonként 100 MB.
- Kattintson a Mentés gombra.
- Megnyílik az újonnan létrehozott ajánlat részletes nézete, az adott csoporthoz beállított számsor szerint automatikusan hozzárendelt számmal.
Eljárás: Ajánlat szerkesztése az Ajánlatok modulban
Az Ajánlatok modulban az ajánlat szerkesztési űrlapját a listában lévő sor ceruza ikonjára kattintva, vagy közvetlenül az ajánlat részletes nézetében a Szerkesztés gombbal nyithatja meg. Az űrlap a korábban mentett értékekkel töltődik ki előre; a módosítások elvégzése után a Mentés gombbal mentheti el, ugyanúgy, mint az új ajánlat létrehozásakor.
Eljárás: Ajánlat másolása az Ajánlatok modulban
Az Ajánlatok modul főlistájában a sorban lévő lapok másolása ikon megnyitja az új ajánlat létrehozásának űrlapját. Mentés után az eredeti ajánlat összes tétele és teljes költségvetése (a csoportok és azok tételei) automatikusan átmásolódik az újonnan létrejött ajánlatba, így azokat nem kell újra megadnia.
Eljárás: Ajánlat törlése az Ajánlatok modulban
- A listában kattintson az ajánlat sorában lévő kuka ikonra, vagy az ajánlat részletes nézetében a Törlés gombra.
- Erősítse meg a „Valóban törölni szeretné ezt az rekordot?" kérdést az Igen gombbal, vagy vonja vissza a Nem gombbal.
Az ajánlat törlése csak a legmagasabb jogosultsági szinttel (Látja, szerkeszti, létrehozza, és törölhet mindent) rendelkező felhasználók számára érhető el az adott csoportban. A törölt ajánlatokat a főtáblázat feletti Törölt gombbal jelenítheti meg.
Az ajánlat tételei és költségvetése
Az Ajánlatok modulban egy ajánlat tartalmazhat egy egyszerű tétellistát az Alapvető adatok fülön, valamint egy részletesebb Költségvetést egy külön fülön, tételcsoportokkal és felárral. Mindkét rész feltölthető kézzel, a termékkatalógusból vagy a raktárból.
Az ajánlat tételeivel való munka (Alapvető adatok fül)
- A Tételek feletti szöveg és az elemek alatti szöveg mezőkbe kiegészítő szöveget adhat meg, amely a kinyomtatott ajánlaton is megjelenik.
- Tételt háromféleképpen adhat hozzá: a Szabad tételsor hozzáadása gombbal (kézzel kitöltendő üres sor), a Hozzáadás termékekből gombbal (termék vagy összeállítás kiválasztása a Termékek modulból – az ár, a tömeg és a megjegyzés automatikusan kitöltődik), vagy a raktárból történő kiválasztással (Raktár modul).
- Az egyes tételeknél a Kód, Név, Mennyiség, Mértékegység, Egységár, Kedvezmény %, áfakulcs, Vámkód és Jegyzet szerkeszthető – az értékek a mező elhagyása után azonnal mentődnek, az áfa nélküli és áfás árak pedig automatikusan újraszámolódnak.
- Az első tételnél a Beállítás mindre gombbal a beállított áfakulcsot egyszerre alkalmazhatja az ajánlat összes tételére.
- Az Árak módosítása gomb lehetővé teszi, hogy egyetlen kedvezményszázalék megadásával felülírja az ajánlat összes tételének kedvezményét.
- Az Összes tétel törlése gomb egyszerre eltávolítja a tételtáblázat teljes tartalmát.
Megjegyzés: Ha a Raktár modul be van kapcsolva, és a tételhez nincs hozzárendelve raktári kártya, mellette megjelenik a „sklad-NE" figyelmeztetés, amellyel a kártya azonnal létrehozható a plusz ikonnal.
Az ajánlat költségvetésével való munka (Költségvetések fül)
- A Költségvetések fül tetején megadja a költségvetés Nevét és Jegyzetét, és nyomon követheti a Költségvetés teljes összegét, valamint a +nyereség összeget, mindkettő ikonnal manuálisan újraszámolható.
- A Csoport hozzáadása gombbal új költségvetési csoportot hoz létre – megadja a Nevét, a Sorrendjét és a Nyereség %-át (a felárat, amellyel a csoport tételeinek ára megnövekszik).
- A csoporthoz a Szabad sor hozzáadása – Tétel, Szabad sor hozzáadása – Termék, Hozzáadás termékekből (a Termékek modulból – összeállítás esetén annak minden alkotóeleme automatikusan alárendelt sorként bontódik ki) gombokkal, vagy a raktárból történő kiválasztással (Raktár modul) ad hozzá tételeket.
- Az egyes tételeknél a Mennyiséget és a Darabárat közvetlenül a táblázatban módosíthatja (azonnal mentődik), a sorokat a fel/le nyilakkal mozgathatja, a másolás ikonnal másolhatja, a kuka ikonnal törölheti, a jegyzetet pedig a ceruza ikonnal és a jegyzetmezővel jelenítheti meg vagy rejtheti el.
- A szem ikonokkal egyszerre jelenítheti meg vagy rejtheti el az összes jegyzetet, illetve a csoportban lévő termékek összes alárendelt tételét.
- A csoportot a ceruza ikonnal szerkesztheti, vagy a kereszt ikonnal, megerősítés után törölheti.
Ha a költségvetéshez olyan terméket ad hozzá, amely összeállítás, az Ajánlatok modul automatikusan beszúrja alá az összes alkotóelemét is, kiszámított mennyiséggel, alárendelt sorokként. Ha egy alárendelt tétel mennyisége vagy ára megváltozik, a felette álló (összeállított) tétel ára automatikusan újraszámolódik az alkotóelemek árainak összegeként.
Az ajánlat nyomtatása és elküldése az ügyfélnek
Az Ajánlatok modulban az elkészült ajánlatot PDF formátumban kinyomtathatja, vagy közvetlenül az ajánlat részletes nézetéből, illetve a listából e-mailben elküldheti az ügyfélnek, anélkül hogy a két műveletet külön kellene elvégeznie. A modul emellett maga javasolja az e-mail címeket a CRM-ben a cégnél tárolt kapcsolatok alapján, és az elküldött ajánlatnál megjegyzi, hogy már elküldték az ügyfélnek.
Eljárás: Az ajánlat nyomtatása és e-mailes elküldése
- Az ajánlat részletes nézetében kattintson a Nyomtatás és e‑mail gombra, vagy a főlistában az adott sor boríték ikonjára.
- Az Ajánlat generálása párbeszédablakban válassza ki a nyomtatási sablont (Nem áfaalany, Megjegyzések, Képek, Mellékletek az e-mailhez) és a nyelvi verziót a 7 támogatott nyelv közül.
- Adja meg a címzett e-mail címét (több címet pontosvesszővel, szóköz nélkül válasszon el), vagy jelölje be a már felajánlott címeket (megrendelő, az ügyfélcég CRM-ben tárolt kapcsolatai), és töltse ki a Tárgyat és az üzenet szövegét.
- Kattintson az E-mail (csak elküldés), Nyomtatás (csak a PDF megnyitása vagy letöltése) vagy Nyomtatás és e‑mail (mindkettő egyszerre) gombra.
Az elküldött e-mail másolata mindig Önhöz, mint feladóhoz is megérkezik, a generált PDF mellékletként mentődik az ajánlathoz, és az ajánlat megjegyzéseibe bejegyzés kerül az elküldésről.
Az ajánlat online jóváhagyása az ügyfél által
Ha az Ajánlatok modul csoportbeállításaiban be van kapcsolva az Az ügyfél online jóváhagyhatja opció, az ajánlatot tartalmazó e-mail tartalmaz egy „Egyetértek az ajánlattal, és elektronikusan aláírom" feliratú gombot is. A gombra kattintva az ügyfél bejelentkezés nélkül megnyithatja az ajánlat alapadatait és a PDF-re mutató hivatkozást tartalmazó nyilvános oldalt. Az ügyfél megadja a nevét, egérrel vagy ujjal aláírja magát az aláírásmezőben, majd az „Egyetértek az ajánlattal" gombbal elküldi. Az Ajánlatok modul ezután rögzíti a dátumot és az időt, az IP-címet, a nevet és az aláírás képét, az ajánlat küldője pedig e-mailben értesítést kap a jóváhagyásról. A jóváhagyás állapota közvetlenül az ajánlatnál „Jóváhagyva" felirattal jelenik meg.
Megjegyzések az ajánlathoz
Az ajánlat részletes nézetének Megjegyzések fülén a Megjegyzés hozzáadása gombbal adhat hozzá megjegyzést, amely egy egyszerű, szövegmezőt tartalmazó űrlapot nyit meg. Az Ajánlatok modul a mentett megjegyzéseket időrendi sorrendben jeleníti meg, a szerző nevével, a dátummal és az esetleges mellékletekkel együtt. Ide a modul automatikája is ment mellékleteket – például a költségvetés Excelbe exportálásakor vagy az ajánlat e-mailben történő elküldésekor automatikusan létrejön a megfelelő fájlt tartalmazó megjegyzés, így az ajánlathoz kapcsolódó események története egy helyen érhető el.
Speciális funkciók
A szokásos ajánlatkezelésen kívül az Ajánlatok modul kiegészítő eszközöket is kínál a tömeges módosításokhoz, a teljesítmény áttekintéséhez és az adatok exportálásához további feldolgozásra. Ezek a funkciók közvetlenül az adott ajánlat részletes nézetében vagy a főlista felett találhatók, és elsősorban a nagyszámú tételt tartalmazó, terjedelmesebb ajánlatoknál hasznosak.
Árak tömeges módosítása (kedvezmény) az ajánlaton
Az Ajánlatok modulban az ajánlat részletes nézetének Alapvető adatok fülén az Árak módosítása gomb egy párbeszédablakot nyit meg, amelyben egyetlen kedvezményszázalék megadásával egyszerre írhatja felül az ajánlat összes tételének kedvezményét, anélkül hogy azokat egyenként kellene módosítania.
Éves statisztikák az Ajánlatok modulban
Az Ajánlatok modul főtáblázata feletti Éves statisztikák gomb a létrehozás éve szerinti ajánlat-áttekintést jelenít meg, amely segít nyomon követni az üzleti tevékenység időbeli alakulását. Az áttekintés mindig az éppen kiválasztott csoportra (költséghelyre) vonatkozóan számolódik, így az egyes ajánlatcsoportok eredményei nem keverednek össze.
Ajánlat átalakítása beérkezett megrendeléssé vagy érdeklődéssé
Ha az alkalmazásban a megfelelő modulok be vannak kapcsolva, az Ajánlatok modulban az ajánlat részletes nézete felkínálja a Beérkezett megrendelés létrehozása és az Érdeklődés létrehozása gombokat, amelyekkel egyetlen kattintással létrehozhat egy kapcsolódó bizonylatot egy másik modulban. A létrejött megrendelés ezután közvetlenül megjelenik az ajánlat részletes nézetében, az ajánlat pedig a főlistában zölddel kiemelve, Sikeresként jelenik meg.
Exportálás: Az ajánlat költségvetése Excelbe
Egy adott ajánlat költségvetésének exportálása táblázatkezelő fájlba az Ajánlatok modulból. Áttekintést hoz létre a költségvetés összes csoportjáról és azok tételeiről (kód, termék neve, darabszám, darabár és teljes ár), beleértve a teljes ajánlat összesített árát is.
- Az ajánlat részletes nézetében nyissa meg a Költségvetések fület.
- Kattintson az Exportálás Excelbe gombra.
- Adja meg a Fájl nevét, és kattintson a Mentés gombra.
- A fájl letöltődik az Ön számítógépére.
Az exportálás automatikusan megjegyzésként rögzítődik az ajánlatnál, a kiexportált fájl csatolásával, így a letöltött költségvetések történetét közvetlenül az adott ajánlatnál megtalálja.
Kimeneti formátum: XLSX
Beérkezett ajánlatok (nyilvántartás a beszállítóktól)
A Beérkezett ajánlatok az Ajánlatok modulon belüli kiegészítő, önállóan kezelt nyilvántartás, amelybe azokat az ajánlatokat rögzíti, amelyeket ezzel szemben a cég beszállítói küldenek a cégnek. A fő, kiadott ajánlatokkal ellentétben ez a nyilvántartás nem csoportok (költséghelyek) szerint működik, hanem egyetlen, az egész cégre érvényes jogosultság szabályozza.
Eljárás: Beérkezett ajánlat rögzítése
- A Beérkezett ajánlatok nyilvántartásban kattintson A beérkezett ajánlat rögzítése gombra.
- Adja meg a következő mezőket: Csoport (automatikusan kiválasztódik, ha csak egy létezik), Név (kötelező mező, legfeljebb 80 karakter), adott esetben Dokumentum száma, Pénznem, A kiadás dátuma, Érvényes addig, Jegyzet.
- Töltse ki a beszállító adatait – Név (legfeljebb 64 karakter), IČO (közvetlenül az ARES nyilvántartásból is betölthető egy gombbal, legfeljebb 12 karakter), Adószám (legfeljebb 15 karakter), E-mail és Telefon (legfeljebb 45 karakter).
- Csatolja a beszállítótól kapott esetleges mellékleteket (legfeljebb 60 fájl, fájlonként legfeljebb 100 MB).
- Kattintson a Mentés gombra – a mentés átirányítja az újonnan rögzített rekord részletes nézetére.
Tipp: Az űrlapon csillaggal jelölt mezőket kötelező kitölteni, különben az Ajánlatok modul a „Kérjük, töltse ki az összes kötelező mezőt." üzenettel elutasítja a mentést.
Beérkezett ajánlat szerkesztése és törlése
A Beérkezett ajánlatok nyilvántartásban egy meglévő rekord szerkesztésekor már csak új mellékletek adhatók hozzá, a meglévő mellékletek közvetlenül a rekord részletes nézetében törölhetők. Egy meglévő rekord Csoportja az első mentés után már nem módosítható. A törlést a listában lévő sor kuka ikonjával, vagy a részletes nézetben a Törlés gombbal végezheti el, a párbeszédablak megerősítése után – ez a művelet csak a törlési jogosultsággal rendelkező felhasználók számára érhető el.
Integráció más modulokkal
- CRM (Kapcsolatkezelés): az ajánlat egy konkrét céghez és kapcsolattartó személyhez van hozzárendelve a CRM modulból; az ajánlat részletes nézetéből hivatkozás vezet vissza a cég és a kapcsolattartó részletes nézetébe is, az elküldésre felajánlott e-mail címek a CRM-ben tárolt elérhetőségi adatokból származnak.
- Rendelések: az ajánlat egy meglévő rendeléshez köthető; az ajánlat részletes nézete ekkor az adott rendeléshez kapcsolódó további bizonylatokat is megjeleníti – megrendeléseket, érdeklődéseket, szállítóleveleket, számlákat és banki tranzakciókat.
- Termékek: az ajánlat és a költségvetés tételei közvetlenül a termékkatalógusból is hozzáadhatók, beleértve az összeállítások alkotóelemekre bontását is; a tételről hivatkozás vezet a termék részletes nézetébe.
- Raktár: az ajánlat és a költségvetés tételei raktári kártyákból is hozzáadhatók, az elérhető mennyiség ellenőrzésével; ha egy tétel hiányzik a raktárból, az ajánlatból közvetlenül létrehozható egy új raktári kártya.
- Beérkezett megrendelések: az ajánlatból egyetlen gombnyomással létrehozható egy kapcsolódó beérkezett megrendelés; a létrejött megrendelés megjelenik az ajánlat részletes nézetében, az ajánlat pedig a listában sikeresként lesz kiemelve.
- Érdeklődések: az ajánlatból egyetlen gombnyomással létrehozható egy kapcsolódó érdeklődés.
Problémamegoldás
Ez a fejezet összefoglalja azokat a leggyakoribb hibaüzeneteket, amelyekkel az Ajánlatok modulban találkozhat, valamint az ajánlott megoldási módot. Az üzenetek többsége vagy hiányzó jogosultsággal, vagy az űrlap kitöltetlenül hagyott kötelező mezőjével függ össze.
Gyakori kérdések és hibaüzenetek az Ajánlatok modulban
Kérdés: Miért jelenik meg a „Nincs jogosultsága erre a műveletre." üzenet a beérkezett ajánlat mentésekor?
Megoldás: Fiókja nem rendelkezik írási jogosultsággal a Beérkezett ajánlatok nyilvántartásban. Kérje meg az adminisztrátort a jogosultság megadására.
Kérdés: Miért utasítja el az Ajánlatok modul a beérkezett ajánlat mentését a „Kérjük, töltse ki az összes kötelező mezőt." üzenettel?
Megoldás: Az űrlapról hiányzik a kötelező Név mező. Töltse ki, és mentse el újra.
Kérdés: Mit jelent a „Feljegyzés nem talált" üzenet a beérkezett ajánlat szerkesztésekor?
Megoldás: A rekordot időközben törölték, vagy érvénytelen hivatkozás vezetett rá. Térjen vissza a Beérkezett ajánlatok listájára, és próbálja meg újra megnyitni.
Kérdés: Mi a teendő, ha megjelenik a „A modul konfigurációja nem található." üzenet?
Megoldás: A rendszerben nincs érvényes csoport a Beérkezett ajánlatokhoz. Vegye fel a kapcsolatot a rendszer adminisztrátorával.
Kérdés: Miért írja ki az Ajánlatok modul a „Nincs kiválasztva tétel." üzenetet, amikor egy tételt próbál a raktárból a költségvetéshez hozzáadni?
Megoldás: A felajánlott raktári kártyák listájából nem választott ki konkrét tételt. Válassza ki a listából, és mentse el újra.
Kérdés: Miért nem lehet az összes mellékletet egyszerre feltölteni, és miért írja ki a modul, hogy „Legfeljebb 60 fájl feltölthető"?
Megoldás: Az Ajánlatok modul egy lépésben legfeljebb 60 fájlt fogad el. Töltse fel a mellékleteket kisebb csoportokban.
Tippek az Ajánlatok modullal való hatékony munkához
- Tipp: Mielőtt elkezdene ajánlatokat létrehozni, töltse ki a számlázási adatokat és a bankszámlákat a csoport beállításaiban – így nem kell az adatokat minden egyes ajánlatnál kézzel újra beírnia.
- Tipp: Összeállításoknál használja a Hozzáadás termékekből gombot – az Ajánlatok modul magától bontja szét az összeállítást alkotóelemekre, és kiszámítja a mennyiséget, így nem kell az egyes tételeket kézzel megadnia.
- Tipp: Figyelje a főlistában a zölddel kiemelt sorokat és a zöld pipát az ajánlat száma mellett – ezek azokat az ajánlatokat jelölik, amelyekből már beérkezett megrendelés lett.
- Tipp: Kapcsolja be az Az ügyfél online jóváhagyhatja opciót, ha szeretné, hogy az ügyfél elektronikus jóváhagyása és aláírása közvetlenül az ajánlatnál legyen nyilvántartva, papíralapú aláírás nélkül.
- Tipp: A költségvetés Excelbe exportálása automatikusan megjegyzésként is mentődik az ajánlatnál, így az exportok történetét utólag közvetlenül az adott ajánlatnál megtalálja.