Papierová pošta
Prehľad modulu
Modul Papierová pošta slúži na evidenciu prichádzajúcej a odchádzajúcej papierovej korešpondencie vo vašej organizácii. Umožňuje vám udržiavať komplexný prehľad o všetkých zásielkach, sledovať ich vyriešenie, tlačiť štítky na obálky a pripravovať podacie hárky pre Českú poštu.
Hlavné funkcie modulu:
- Evidencia doručenej pošty s pridelením spracovateľov
- Evidencia odoslanej pošty s možnosťou tlače štítkov
- Automatické generovanie evidenčných čísel vo formáte číslo/rok
- Integrácia s modulom Dátová schránka (možnosť previesť dátovú správu na záznam papierovej pošty)
- Integrácia s CRM modulom pre výber adries
- Priloženie súborov a naskenovaných dokumentov
- E-mailové upozornenia pre spracovateľov
- Tlač podacích hárkov pre Českú poštu
- Tlač štítkov na obálky
Prístup k modulu
Modul Papierová pošta nájdete v hlavnom menu systému eIntranet. Po otvorení modulu uvidíte dve hlavné záložky:
- Doručená pošta - evidencia prichádzajúcich zásielok
- Odoslaná pošta - evidencia odchádzajúcich zásielok
Medzi záložkami môžete prepínať kliknutím na príslušné tlačidlo v hornej časti obrazovky.
Užívateľské práva
Pre prácu s modulom potrebujete príslušné oprávnenia:
- 0 - Bez prístupu: Modul nie je dostupný
- 1 - Čítanie: Môžete iba prezerať záznamy
- 2 - Zápis: Môžete vytvárať nové záznamy
- 3 - Úprava: Môžete upravovať existujúce záznamy
- 4 - Mazanie: Môžete mazať záznamy
Doručená pošta
Pridanie nového záznamu doručenej pošty
Pre zaznamenanie novej doručenej pošty postupujte nasledovne:
- V záložke Doručená pošta kliknite na tlačidlo Pridať záznam/poštu
- Otvorí sa formulár na zadanie informácií o doručenej zásielke
- Vyplňte nasledujúce polia:
- Dátum doručenia: Deň, kedy bola zásielka doručená (automaticky predvyplnený dnešným dátumom)
- Podacie číslo: Číslo zásielky z pošty (ak je dostupné)
- Typ zásielky: Vyberte typ zásielky (obyčajná, doporučená, cenná, balík atď.) - pole sa zobrazuje, ak je aktivované v nastaveniach
- Tuzemská/Zahraničná: Vyberte, či ide o zásielku v rámci Českej republiky alebo zo zahraničia - pole sa zobrazuje, ak je aktivované v nastaveniach
- Prijal: Vyberte zamestnanca, ktorý zásielku prijal (automaticky predvybraný prihlásený užívateľ)
- Pobočka/Pracovisko: Vyberte alebo zadajte novú pobočku, ktorá zásielku prijala
Zadanie odosielateľa
Odosielateľa môžete zadať dvoma spôsobmi:
- Výber z histórie: V poli Odosielateľ vyberte z predtým použitých adries alebo zadajte novú adresu
- Pole umožňuje výber z existujúcich adries aj priame zadanie novej adresy
- História sa automaticky dopĺňa z predchádzajúcich záznamov
- Výber z CRM modulu: Ak máte aktívny CRM modul, môžete vybrať odosielateľa z databázy CRM
- Vyberte spoločnosť, pobočku alebo kontakt
- Adresa sa automaticky vyplní vrátane ulice, mesta a PSČ
- K dispozícii sú tri úrovne: Spoločnosť, Pobočka spoločnosti, Kontaktná osoba
Pridelenie spracovateľov
Každá doručená zásielka musí mať pridelených spracovateľov:
- Spracováva/Bude spracovávať: Hlavný spracovateľ, ktorý by mal zásielku spracovať (povinné pole)
- Ďalší spracujúci: Môžete pridať ďalších užívateľov, ktorí sa budú podieľať na spracovaní
Ak je v nastaveniach spoločnosti zapnuté Posielať e-mail spracujúcim, hlavný spracovateľ a všetci ďalší spracujúci automaticky dostanú e-mailové upozornenie o pridelení zásielky.
Stav vyriešenia
Každý záznam má pridelený stav:
- Nová: Zásielka bola zaregistrovaná, ale zatiaľ sa nezačalo jej spracovanie
- Vybavuje sa: Zásielka sa práve spracováva
- Vyriešená: Zásielka bola kompletne vybavená
Stav môžete zmeniť pri úprave záznamu alebo priamo v prehľade tabuľky kliknutím na aktuálny stav.
Obsah a popis
Do poľa Obsah/Popis napíšte stručný popis obsahu zásielky alebo dôvod jej doručenia. Táto informácia vám pomôže neskôr rýchlo identifikovať zásielku.
Prílohy a naskenované dokumenty
K záznamu môžete priložiť naskenované dokumenty alebo iné súbory:
- V sekcii Prílohy/Naskenované dokumenty použite funkciu drag and drop na nahranie súborov
- Môžete nahrať až 60 súborov, každý súbor môže mať až 100 MB
- Podporované sú všetky bežné formáty (PDF, JPG, PNG, DOC, XLS atď.)
- Nahrané súbory môžete kedykoľvek odstrániť kliknutím na krížik vedľa súboru
Uloženie záznamu
Po vyplnení všetkých informácií kliknite na tlačidlo Uložiť. Systém automaticky:
- Vygeneruje evidenčné číslo vo formáte číslo/rok (napríklad 15/2025)
- Uloží záznam do databázy
- Odošle e-mailové upozornenia spracovateľom (ak je funkcia aktívna)
- Zobrazí záznam v prehľade tabuľky
Odoslaná pošta
Pridanie nového záznamu odoslanej pošty
Pre zaznamenanie novej odoslanej pošty postupujte nasledovne:
- V záložke Odoslaná pošta kliknite na tlačidlo Pridať záznam/poštu
- Otvorí sa formulár na zadanie informácií o odoslanej zásielke
- Vyplňte nasledujúce polia:
- Dátum odoslania: Deň, kedy bola zásielka odoslaná (automaticky predvyplnený dnešným dátumom)
- Podacie číslo: Číslo zásielky z pošty
- Stav doručenia: Aktuálny stav doručenia zásielky - pole sa zobrazuje, ak je aktivované v nastaveniach
- Typ zásielky: Vyberte typ zásielky - pole sa zobrazuje, ak je aktivované v nastaveniach
- Tuzemská/Zahraničná: Typ zásielky - pole sa zobrazuje, ak je aktivované v nastaveniach
- Odoslal: Vyberte zamestnanca, ktorý zásielku odoslal (automaticky predvybraný prihlásený užívateľ)
- Pobočka/Pracovisko: Vyberte alebo zadajte pobočku, z ktorej bola zásielka odoslaná
Zadanie príjemcu
Príjemcu môžete zadať rovnakým spôsobom ako pri doručenej pošte, dvoma spôsobmi:
- Výber z histórie: Vyberte z predtým použitých adries alebo zadajte novú
- Výber z CRM modulu: Vyberte spoločnosť, pobočku alebo kontakt z databázy CRM
DÔLEŽITÝ TIP pre tlač štítkov
Ak chcete tlačiť štítky na obálky, zadávajte adresu v nasledujúcom formáte s čiarkami ako oddeľovačmi:
Názov spoločnosti, Ulica a číslo popisné, Mesto, PSČ
Príklad správneho formátu:
ABC s.r.o., Hlavná ulica 123, Praha 1, 110 00
Tento formát umožní systému správne rozdeliť adresu na jednotlivé riadky pri tlači štítkov.
Obsah, popis a prílohy
Rovnako ako pri doručenej pošte môžete zadať obsah/popis zásielky a priložiť súbory:
- Popíšte obsah zásielky alebo dôvod jej odoslania
- Nahrajte kópie odoslaných dokumentov alebo iné súvisiace súbory
Filtrovanie záznamov
Modul ponúka pokročilé možnosti filtrovania pre doručenú aj odoslanú poštu.
Filtre pre doručenú poštu
Kliknutím na kartu Filter môžete použiť nasledujúce kritériá:
- Typ zásielky: Filtrovanie podľa typu zásielky (ak je funkcia aktívna)
- Tuzemská/Zahraničná: Filtrovanie podľa typu pošty (ak je funkcia aktívna)
- Evidenčné číslo: Vyhľadanie konkrétneho záznamu podľa evidenčného čísla
- Prijal: Filtrovanie podľa osoby, ktorá zásielku prijala (možnosť výberu viacerých osôb)
- Dátum doručenia: Časové rozpätie od-do
- V obsahu/popise: Fulltextové vyhľadávanie v popise zásielky
- Stav: Filtrovanie podľa stavu vyriešenia (Nová, Vybavuje sa, Vyriešená) - možnosť výberu viacerých stavov
- Pobočka/Pracovisko: Filtrovanie podľa pobočky (možnosť výberu viacerých pobočiek)
- Spracováva: Filtrovanie podľa prideleného spracovateľa (možnosť výberu viacerých užívateľov)
- Odosielateľ: Vyhľadávanie v adrese odosielateľa
Filtre pre odoslanú poštu
Pre odoslanú poštu sú k dispozícii nasledujúce filtre:
- Typ zásielky: Filtrovanie podľa typu zásielky (ak je funkcia aktívna)
- Tuzemská/Zahraničná: Filtrovanie podľa typu pošty (ak je funkcia aktívna)
- Evidenčné číslo: Vyhľadanie konkrétneho záznamu
- Odoslal: Filtrovanie podľa osoby, ktorá zásielku odoslala (možnosť výberu viacerých osôb)
- Dátum odoslania: Časové rozpätie od-do
- V obsahu/popise: Fulltextové vyhľadávanie
- Pobočka/Pracovisko: Filtrovanie podľa pobočky (možnosť výberu viacerých pobočiek)
- Príjemca: Vyhľadávanie v adrese príjemcu
Práca s filtrami
- Otvorte kartu filtrov kliknutím na hlavičku
- Nastavte požadované kritériá
- Kliknite na tlačidlo Hľadať
- Pre vymazanie všetkých filtrov kliknite na tlačidlo Vymazať filter
Ak sú aktívne nejaké filtre, názov sekcie Filter je zobrazený tučne a červenou farbou.
Filter podľa roku
V hornej časti tabuľky môžete vybrať rok, pre ktorý chcete zobraziť záznamy:
- Výber zobrazuje roky od najstaršieho záznamu v evidencii až po súčasnosť
- Aktuálny rok je automaticky vybraný
- Pre zobrazenie všetkých záznamov bez ohľadu na rok vyberte možnosť Všetko
Prehľad tabuľky
Zobrazené stĺpce - Doručená pošta
Tabuľka doručenej pošty obsahuje nasledujúce stĺpce:
- Evid. č.: Evidenčné číslo vo formáte číslo/rok
- Dátum doručenia: Dátum doručenia zásielky
- Typ zásielky: Typ zásielky (ak je funkcia aktívna)
- Tuz./Zahr.: Typ pošty (ak je funkcia aktívna)
- Podacie č.: Číslo z pošty
- Pobočka/Pracovisko: Miesto prijatia
- Prijal: Osoba, ktorá zásielku prijala
- Odosielateľ: Adresa odosielateľa
- Obsah/Popis: Stručný popis zásielky
- Spracováva: Pridelený spracovateľ
- Stav: Aktuálny stav vyriešenia
- Akcie: Tlačidlá pre úpravu, mazanie, prílohy
Zobrazené stĺpce - Odoslaná pošta
Tabuľka odoslanej pošty obsahuje tieto stĺpce:
- Evid. č.: Evidenčné číslo vo formáte číslo/rok
- Dátum odoslania: Dátum odoslania zásielky
- Typ zásielky: Typ zásielky (ak je funkcia aktívna)
- Tuz./Zahr.: Typ pošty (ak je funkcia aktívna)
- Stav doručenia: Stav doručenia (ak je funkcia aktívna)
- Podacie č.: Číslo z pošty
- Pobočka/Pracovisko: Miesto odoslania
- Odoslal: Osoba, ktorá zásielku odoslala
- Príjemca: Adresa príjemcu
- Obsah/Popis: Stručný popis zásielky
- Akcie: Tlačidlá pre úpravu, mazanie, prílohy
Práca s tabuľkou
Tabuľka ponúka štandardné funkcie na prácu s dátami:
- Triedenie: Kliknutím na hlavičku stĺpca môžete triediť vzostupne alebo zostupne
- Vyhľadávanie: Použite vyhľadávacie pole vpravo hore na rýchle fulltextové vyhľadávanie
- Počet záznamov: Vľavo hore môžete zmeniť počet záznamov zobrazených na jednej stránke (10, 25, 50, 100 alebo všetky)
- Export: Tlačidlá Excel, Tlač, Zobraziť/Skryť stĺpce umožňujú export a prispôsobenie zobrazenia
- Stránkovanie: Použite tlačidlá v dolnej časti na navigáciu medzi stránkami
Rýchla úprava v tabuľke
Niektoré hodnoty môžete meniť priamo v tabuľke bez otvorenia formulára na úpravu:
- Kliknutím na stav pri doručenej pošte môžete zmeniť stav vyriešenia
- Kliknutím na niektoré ďalšie polia môžete upraviť hodnotu na mieste
Tlač štítkov na obálky
Pre odoslanú poštu môžete tlačiť adresné štítky vo formáte A4 (70 x 42,3 mm).
Postup tlače štítkov
- V záložke Odoslaná pošta kliknite na tlačidlo Tlač štítkov na obálky
- Otvorí sa formulár s rozložením štítkov (3 stĺpce x 7 riadkov = 21 štítkov na stránku)
- Pre každé pole štítku vyberte adresu z rozbaľovacieho zoznamu
- Zobrazujú sa iba adresy, ktoré boli zadané v správnom formáte s čiarkami
- Formát: Názov, Ulica, Mesto, PSČ
- Voliteľne zaškrtnite možnosť Tlačiť aj posledné evidenčné číslo
- Táto možnosť pridá na štítok posledné evidenčné číslo zásielky odoslanej na túto adresu
- Kliknite na tlačidlo Vytvoriť pre tlač
- Otvorí sa nové okno s dokumentom pripraveným na tlač
- V dialógovom okne tlače nastavte:
- Odporúčaný prehliadač: Google Chrome
- Okraje: žiadne alebo minimálne
- Mierka: 100 percent
- Vložte do tlačiarne hárok so štítkami A4 (70 x 42,3 mm) a vytlačte
Tipy k tlači štítkov
- Pred samotnou tlačou skúste vytlačiť na bežný papier na overenie správneho umiestnenia
- Niektoré tlačiarne môžu vyžadovať jemné doladenie okrajov
- Odporúčané štítky: Kancelárske štítky A4 70 x 42,3 mm biele
- Nemusíte vypĺňať všetky polia - vyplňte len tie, ktoré potrebujete vytlačiť
Podací hárok pre Českú poštu
Modul umožňuje pripraviť podací hárok pre hromadné podanie zásielok na Českej pošte.
Postup vytvorenia podacieho hárku
- V záložke Odoslaná pošta kliknite na tlačidlo Podací hárok pre Českú poštu
- V prvom kroku vyplňte hlavičkové informácie (pri prvom použití):
- Podávateľ: Názov vašej organizácie
- Odosielateľ: Meno alebo oddelenie odosielateľa
- Číslo zákazníckej karty: Vaše číslo na Českej pošte (ak ho máte)
- Úhrada ceny: Vyberte spôsob platby (hotovosť, prevod, platobný automat, kredit, poštové známky)
- Do poznámky: Vyberte, čo sa má zobrazovať v poznámke (evidenčné číslo + typ zásielky, len evidenčné číslo, len typ zásielky alebo nič)
- Tieto informácie sa automaticky uložia pri prvom vytvorení podacieho hárku a budú predvyplnené pri ďalšom generovaní
- Vyberte až 10 zásielok na podanie:
- Zobrazujú sa iba zásielky s dátumom odoslania mladším ako 14 dní
- Ak máte aktívne filtre, zobrazujú sa iba zásielky zodpovedajúce filtru
- Pre každú zásielku môžete zadať:
- Príjemca: Výber zo zoznamu (zobrazuje dátum odoslania, adresu a odosielateľa)
- Dobierka: Suma na dobierku (ak je potrebné)
- Uvedená hodnota: Hodnota zásielky (pri cenných zásielkach)
- Doplnkové služby: Ďalšie služby Českej pošty (napr. potvrdenie o doručení)
- Kliknite na tlačidlo Vygenerovať
- Otvorí sa nové okno s podacím hárkom pripraveným na tlač
- Vytlačte podací hárok a vezmite ho spolu s vybranými zásielkami na poštu
Tipy k podaciemu hárku
- Na jeden podací hárok môžete dať maximálne 10 zásielok
- Ak potrebujete podať viac zásielok, vytvorte viacero podacích hárkov
- Použite filtre pre rýchlejší výber zásielok (napr. podľa typu zásielky alebo dátumu odoslania)
- Hlavičkové informácie stačí vyplniť raz, ukladajú sa pre ďalšie použitie
Integrácia s modulom Dátová schránka
Ak máte aktívny modul Dátová schránka (ISDS.cz), môžete previesť prijatú dátovú správu na záznam papierovej pošty.
Prevod dátovej správy na papierovú poštu
- V module Dátová schránka otvorte prijatú správu
- Kliknite na tlačidlo alebo odkaz Previesť na papierovú poštu
- Systém automaticky vytvorí nový záznam doručenej pošty a predvyplní:
- Dátum doručenia podľa dátumu doručenia správy
- Odosielateľa podľa odosielateľa dátovej správy
- Obsah/popis podľa predmetu správy
- Spracovateľa podľa predvoleného nastavenia v konfigurácii
- Doplňte ďalšie potrebné informácie (pobočku, stav atď.)
- Uložte záznam
Nastavenie integrácie ISDS
Administrátor môže v nastaveniach modulu aktivovať a nastaviť integráciu:
- Povoliť príjem z ISDS: Zapína/vypína možnosť prevádzať dátové správy
- Predvolený spracovateľ z ISDS: Nastavenie užívateľa, ktorý bude automaticky pridelený ako spracovateľ prevedených správ
Poznámky k záznamom
K záznamom doručenej aj odoslanej pošty môžete pridávať poznámky.
Pridanie poznámky
- Otvorte detail záznamu kliknutím na tlačidlo úpravy
- V spodnej časti formulára nájdete sekciu Poznámky
- Zadajte text poznámky
- Kliknite na tlačidlo Pridať poznámku
Každá poznámka obsahuje:
- Meno užívateľa, ktorý poznámku napísal
- Dátum a čas napísania
- Text poznámky
Poznámky slúžia na udržiavanie chronologického záznamu o priebehu spracovania zásielky.
Konfigurácia modulu
Administrátori s príslušnými právami môžu nastaviť správanie modulu. Nastavenie nájdete kliknutím na odkaz Nastavenia v pravom hornom rohu modulu.
Typy zásielok
Môžete zapnúť/vypnúť pole Typ zásielky a definovať vlastný zoznam typov:
- Používať typy zásielok: Zapína/vypína zobrazovanie poľa Typ zásielky
- Zoznam typov zásielok: Definujte vlastné hodnoty (napr. Obyčajná, Doporučená, Cenná, Balík, Doporučený balík atď.)
Tuzemská/Zahraničná
Môžete zapnúť/vypnúť pole pre rozlíšenie typu pošty:
- Používať Tuzemská/Zahraničná: Zapína/vypína zobrazovanie tohto poľa
Stav doručenia odoslanej pošty
Pre odoslanú poštu môžete aktivovať sledovanie stavu doručenia:
- Používať stav doručenia: Zapína/vypína pole Stav doručenia pre odoslanú poštu
- Konfigurácia stavov: Definujte vlastné stavy s textom a farbou
- Text stavu (napr. Odoslaná, V tranzite, Doručená, Vrátená)
- Farba textu (hexadecimálna hodnota, napr. 000000 pre čiernu)
- Farba pozadia (hexadecimálna hodnota, napr. ffff00 pre žltú)
E-mailové upozornenia
Nastavenie, či sa majú posielať e-mailové upozornenia spracovateľom doručenej pošty:
- Posielať e-mail spracujúcim: Zapína/vypína automatické e-mailové upozornenie pri pridelení zásielky
Integrácia s ISDS
- Povoliť príjem z ISDS: Zapína/vypína možnosť prevádzať dátové správy na papierovú poštu
- Predvolený spracovateľ z ISDS: Vyberte užívateľa, ktorý bude automaticky nastavený ako spracovateľ
Podací hárok pre Českú poštu - Hlavičkové informácie
Môžete nastaviť predvolené hodnoty pre podací hárok Českej pošty:
- Podávateľ
- Odosielateľ
- Číslo zákazníckej karty
- Úhrada ceny
Bežné pracovné postupy
Príjem zásielky a pridelenie na spracovanie
- Recepčný zamestnanec prijme zásielku a otvorí modul Papierová pošta
- V záložke Doručená pošta klikne na Pridať záznam/poštu
- Vyplní základné informácie (dátum doručenia je predvyplnený)
- Zadá odosielateľa (z histórie alebo z CRM)
- Popíše obsah zásielky
- Pridelí zodpovedného spracovateľa
- Ak je zásielka naskenovaná, priloží PDF súbor
- Uloží záznam
- Spracovateľ dostane e-mailové upozornenie (ak je funkcia aktívna)
Spracovanie doručenej zásielky
- Spracovateľ dostane e-mailové upozornenie alebo otvorí modul Papierová pošta
- Použije filter Spracováva a vyberie svoje meno na zobrazenie pridelených zásielok
- Klikne na záznam pre úpravu
- Zmení stav na Vybavuje sa
- Počas spracovania môže pridávať poznámky o priebehu
- Po dokončení zmení stav na Vyriešená
Hromadné odoslanie pošty
- Asistent pripraví zásielky na odoslanie
- Pre každú zásielku vytvorí záznam v záložke Odoslaná pošta
- Pri zadávaní príjemcu použije formát s čiarkami: Spoločnosť, Ulica, Mesto, PSČ
- Vyplní typ zásielky a ďalšie potrebné informácie
- Po vytvorení všetkých záznamov klikne na Tlač štítkov na obálky
- Vyberie adresy na tlač štítkov a vytlačí
- Nalepí štítky na obálky
- Klikne na Podací hárok pre Českú poštu
- Vyberie zásielky, vyplní prípadné dobierky a doplnkové služby
- Vygeneruje a vytlačí podací hárok
- Vezme zásielky s podacím hárkom na poštu
- Po podaní doplní do záznamov podacie čísla
Prevod dátovej správy na papierovú poštu
- V module Dátová schránka dostanete novú správu
- Otvoríte detail správy
- Kliknete na Previesť na papierovú poštu
- Systém vytvorí nový záznam s predvyplnenými informáciami
- Skontrolujete a prípadne upravíte informácie
- Pridelíte správneho spracovateľa (ak predvolený nie je správny)
- Uložíte záznam
Často kladené otázky
Nemôžem pridať nový záznam
Možné príčiny a riešenia:
- Skontrolujte, či máte oprávnenie na zápis (aspoň úroveň 2)
- Ak je tlačidlo Pridať záznam/poštu neaktívne, kontaktujte administrátora pre pridelenie práv
Nevidím pole Typ zásielky alebo Tuzemská/Zahraničná
Riešenie:
- Tieto polia sú voliteľné a zobrazujú sa len pri aktivácii v nastaveniach modulu
- Požiadajte administrátora o aktiváciu týchto polí v nastaveniach
Spracovateľ nedostal e-mailové upozornenie
Možné príčiny a riešenia:
- Skontrolujte, či má spracovateľ správne vyplnenú e-mailovú adresu vo svojom profile
- Overte, že administrátor povolil v nastaveniach modulu posielanie e-mailov spracujúcim
- Skontrolujte spam/nevyžiadanú poštu
Štítky sa pri tlači nesprávne zarovnávajú
Riešenie:
- Na tlač použite prehliadač Google Chrome
- V nastaveniach tlače zvoľte Okraje: žiadne
- Uistite sa, že mierka je nastavená na 100 percent
- Vyskúšajte najprv skúšobnú tlač na bežný papier
- Niektoré tlačiarne môžu vyžadovať jemné doladenie - poraďte sa s IT oddelením
Nevidím niektoré zásielky v podacom hárku
Možné príčiny a riešenia:
- Zobrazujú sa iba zásielky s dátumom odoslania mladším ako 14 dní
- Ak máte aktívne filtre, zobrazujú sa iba zásielky zodpovedajúce týmto filtrom
- Skúste vymazať filtre alebo upraviť dátum odoslania zásielky
Nemôžem vybrať adresu na tlač štítkov
Riešenie:
- Na tlač štítkov musí byť adresa zadaná v správnom formáte s čiarkami: Spoločnosť, Ulica, Mesto, PSČ
- Upravte záznam a zadajte adresu v požadovanom formáte
- Po uložení bude adresa dostupná na tlač štítkov
Nemôžem zmeniť stav zásielky
Možné príčiny a riešenia:
- Skontrolujte, či máte oprávnenie na úpravu (aspoň úroveň 3)
- Niektoré zmeny vyžadujú otvorenie formulára na úpravu
Nevidím záznamy z predchádzajúcich rokov
Riešenie:
- V hornej časti tabuľky je filter podľa roku
- Zmeňte vybraný rok alebo vyberte možnosť Všetko pre zobrazenie všetkých záznamov
Tipy a triky
Efektívna práca s filtrami
- Kombinujte viacero filtrov naraz pre presnejšie výsledky
- Použite filter Spracováva na rýchly prehľad vašich pridelených zásielok
- Filter dátumu je užitočný pre mesačné uzávierky
- Použite fulltextové vyhľadávanie v obsahu/popise na rýchle nájdenie konkrétnej zásielky
Organizácia práce s pobočkami
- Používajte konzistentné názvy pobočiek - systém si ich pamätá a ponúka v histórii
- Pre rôzne typy pracovísk môžete použiť predponu (napr. Praha - Sídlo, BRNO - Sklad)
Správa príloh
- Pred skenovaním dokumentov ich spojte do jedného PDF súboru - uľahčuje to prácu
- Používajte popisné názvy súborov pred nahratím
- Pri veľkom množstve dokumentov zvážte primeranú veľkosť súboru (kompresia PDF)
Využitie poznámok
- Zaznamenávajte do poznámok dôležité kroky spracovania
- Poznámky sú užitočné pri odovzdávaní zásielky inému spracovateľovi
- Uvádzajte v poznámkach telefónne alebo e-mailové kontakty na odosielateľa/príjemcu
Export dát
- Použite tlačidlo Excel na export do tabuľkového procesora
- Pred exportom nastavte požadované filtre - exportujú sa len zobrazené záznamy
- Na tlač zoznamu použite tlačidlo Tlač - otvorí sa tlačiteľná verzia tabuľky
Integrácia s CRM
- Ak často komunikujete s rovnakými spoločnosťami, zadávajte ich cez CRM - ušetríte čas pri opakovanom zadávaní
- V CRM môžete mať uložených viacero pobočiek jednej spoločnosti s rôznymi adresami
- CRM kontakty už obsahujú kompletné adresy vrátane PSČ
Bezpečnosť a prístupové práva
Úrovne prístupových práv
Administrátor môže pre jednotlivých užívateľov nastaviť rôzne úrovne prístupu:
- Úroveň 1 - Čítanie: Užívateľ vidí všetky záznamy, ale nemôže ich vytvárať ani upravovať. Vhodné pre vedenie alebo controlling.
- Úroveň 2 - Zápis: Užívateľ môže vytvárať nové záznamy. Vhodné pre recepciu alebo sekretariát.
- Úroveň 3 - Úprava: Užívateľ môže upravovať existujúce záznamy. Vhodné pre vedúcich oddelení.
- Úroveň 4 - Mazanie: Užívateľ môže mazať záznamy. Vhodné len pre administrátorov alebo vyšší manažment.
Zmazané záznamy
Záznamy nie sú nikdy trvalo odstránené z databázy, len označené ako zmazané:
- Užívateľ s oprávnením na mazanie môže zobraziť zmazané záznamy kliknutím na tlačidlo Zmazané
- Zmazané záznamy je možné obnoviť
- V prehľade zmazaných záznamov vidíte, kto a kedy záznam zmazal
Súvisiaca dokumentácia
Pre efektívnu prácu s modulom Papierová pošta odporúčame oboznámiť sa s nasledujúcimi modulmi:
- Dátová schránka (ISDS.cz): Pre elektronickú komunikáciu s úradmi a prevod správ na papierovú poštu
- CRM: Pre správu databázy spoločností, pobočiek a kontaktov, ktoré môžete využiť ako odosielateľov/príjemcov
- Úlohy: Pre pokročilú správu úloh súvisiacich so spracovaním pošty
- Dokumenty: Pre správu a archiváciu všetkých dokumentov vrátane korešpondencie
Podpora a pomoc
Ak máte otázky k používaniu modulu Papierová pošta alebo narazíte na problémy:
- Preštudujte si túto dokumentáciu a sekciu Často kladené otázky
- Kontaktujte svojho systémového administrátora
- Použite helpdesk systém eIntranet na zaznamenanie problému
- V prípade technických problémov kontaktujte podporu eIntranet.net