Listinná pošta (evidencia doručenej a odoslanej pošty, evidencia korešpondencie)

Prehľad

Modul Listinná pošta slúži na evidenciu fyzicky doručenej a odoslanej korešpondencie firmy – listov, balíkov a ďalších zásielok prijatých od doručovateľa alebo odoslaných na poštu. Ku každej zásielke zaznamenáte, kto ju prijal alebo odoslal, kto ju má vybaviť, aký je jej obsah, a pripojíte naskenované dokumenty. Modul sám prideľuje zásielkam evidenčné čísla, umožňuje tlač adresných štítkov na obálky, generovanie podacieho hárku pre Českú poštu a odovzdanie vybavenej doručenej pošty do modulu Schvaľovanie. Používajú ho najmä podateľne, sekretariáty a asistentky, ktoré za firmu preberajú a odosielajú listové zásielky.

Kľúčové funkcie modulu Listinná pošta

• Evidencia doručenej pošty so stavom vybavenia Zadané, Rieši sa, Vybavené
• Evidencia odoslanej pošty s voliteľným sledovaním stavu dodávky
• Automatické prideľovanie registračných čísel v rámci kalendárneho roka
• Priradenie hlavného riešiteľa a ďalších riešiteľov k doručenej pošte, e-mailové upozornenia
• Prílohy a naskenované dokumenty pri každom zázname
• Tlač adresných štítkov na obálky pre odoslanú poštu
• Generovanie podacieho hárku pre Českú poštu vo formáte XLSX
• Odovzdanie vybavenej doručenej pošty do modulu Schvaľovanie
• Výber odosielateľa alebo adresáta priamo z adries vedených v module CRM
• Automatický prenos dátových správ (ISDS) do listinnej pošty
• Kôš so zmazanými záznamami a ich obnovenie

Prístup a nastavenia

Prístup do modulu Listinná pošta a rozsah toho, čo v ňom smiete robiť, sa riadi pridelenou úrovňou oprávnenia a všeobecným nastavením modulu. Oboje spravuje administrátor aplikácie alebo používateľ, ktorého administrátor určil ako správcu tohto modulu.

Ako sa dostať do modulu Listinná pošta

Navigačná cesta do modulu Listinná pošta: Hlavné menu → Listinná pošta. Po otvorení sa hore zobrazia dve prepínacie dlaždice – Doručená pošta a Odoslaná – a podľa vybranej dlaždice sa nižšie zobrazí zodpovedajúci prehľad zásielok.

Oprávnenia a prístupové práva k modulu Listinná pošta

Prístup k modulu Listinná pošta sa nastavuje každému používateľovi zvlášť, a to na piatich úrovniach v nastavení modulu, záložka Práva používateľa.

Aj na nižších úrovniach oprávnenia smie používateľ uvedený pri konkrétnom zázname doručenej pošty ako riešiteľ upraviť pri tomto svojom zázname pobočku/kanceláriu, odosielateľa, riešiteľa a stav a pridať k nemu poznámku alebo prílohu – bez ohľadu na svoju všeobecnú úroveň oprávnenia. Pri odoslanej pošte to isté platí pre používateľa uvedeného ako ten, kto poštu odoslal: smie pridať poznámku a prílohu. Mazanie doručenej pošty vyžaduje najvyššiu úroveň oprávnenia, zatiaľ čo pri odoslanej pošte stačí úroveň „Čítať, riešiť, upravovať a zapisovať všetko". Odovzdanie záznamu doručenej pošty do modulu Schvaľovanie je dostupné len používateľom aspoň s úrovňou „Čítať, riešiť, upravovať a zapisovať všetko" (alebo riešiteľovi daného záznamu), a len pokiaľ má firma modul Schvaľovanie zapnutý a používateľ má oprávnenie aspoň k jednému typu schválenia.

Nastavenie modulu Listinná pošta

Cesta k nastaveniu modulu Listinná pošta: Nastavenie → Listinná pošta. Nastavenie má dve záložky – Práva používateľa (tabuľka s piatimi úrovňami oprávnenia pre každého používateľa k modulu Listinná pošta) a Všeobecné nastavenia. Nastavenie modulu smie upravovať len administrátor aplikácie alebo používateľ, ktorého administrátor určil ako správcu tohto modulu.

Všeobecné nastavenia modulu Listinná pošta

V záložke Všeobecné nastavenia modulu Listinná pošta sa zapínajú a vypínajú tieto voľby:

Používateľské rozhranie

Používateľské rozhranie modulu Listinná pošta tvorí prepínanie medzi doručenou a odoslanou poštou, skladací filter, prehľadová tabuľka zásielok a akčné tlačidlá nad ňou. Rozloženie je pre obe záložky obdobné, líši sa len niektorými stĺpcami a poľami podľa typu pošty.

Hlavná obrazovka modulu Listinná pošta

Po otvorení modulu Listinná pošta sa hore zobrazia dve prepínacie dlaždice – Doručená pošta a Odoslaná – podľa vybranej dlaždice sa nižšie zobrazí zodpovedajúci prehľad. Nad tabuľkou je rozbaľovací zoznam „Zobraziť záznamy z roku:" s jednotlivými rokmi od najstaršieho záznamu po aktuálny rok a voľbou „---Všetky---". Vpravo sú akčné tlačidlá Pridať záznam/poštu (otvorí formulár na zapísanie novej pošty), v záložke Odoslaná naviac Tlač štítkov na obálky a Predkladací hárok pre ČP, a tlačidlo Zmazané, ktoré otvorí prehľad zmazaných záznamov (kôš) pre aktuálne vybraný typ pošty.

Filtre a vyhľadávanie v Listinnej pošte

Nad tabuľkou modulu Listinná pošta je skladací panel Filter, vo východiskovom stave zbalený, pokiaľ filter práve nie je použitý. Pri doručenej pošte obsahuje pole Typ zásielky a Vnútroštátne/Medzinárodné (obe len pokiaľ sú v nastavení zapnuté), Registračné číslo, Prijaté, Dátum prijatia (od–do), fulltextové hľadanie v obsahu/opise, Stav, Pobočku/kanceláriu, Riešené používateľom a Odosielateľa. Pri odoslanej pošte ide o Typ zásielky, Vnútroštátne/Medzinárodné, Registračné číslo, Odoslal, Dátum odoslania (od–do), fulltextové hľadanie v obsahu/opise, Pobočku/kanceláriu a Adresu. V oboch prípadoch filter potvrdíte tlačidlom Vyhľadať alebo ho vymažete tlačidlom Zrušiť. Mimo filtra možno na rýchle hľadanie použiť aj pole „Hľadať" napravo nad samotnou tabuľkou.

Stĺpce prehľadu a akcie pri zázname v Listinnej pošte

Tabuľka doručenej pošty v module Listinná pošta má stĺpce Reg. č., Dátum prijatia, voliteľne Typ zásielky a Vnútroštátne/Medzinárodné, Číslo podania, Pobočku/kanceláriu, Prijaté, Odosielateľa, Obsah/popis (s prílohami a prípadným tlačidlom „Stiahnuť všetko"), Riešené používateľom (hlavný riešiteľ a prípadní ďalší riešitelia pod ním), Stav a Akcia. Tabuľka odoslanej pošty má stĺpce Reg. č., Dátum odoslania, voliteľne Typ zásielky, Vnútroštátne/ Medzinárodné a Stav dodávky, Číslo podania, Pobočku/kanceláriu, Odoslal, Adresu, Obsah/popis (s prílohami) a Akcia. V stĺpci Akcia sú pri každom riadku ikony: oko „Zobraziť detail" (vždy), ceruzka „Upraviť" (podľa oprávnenia, pri doručenej pošte aj pre aktuálne priradeného riešiteľa), krížik „Zmazať" (podľa oprávnenia, s potvrdzovacou otázkou) a pri doručenej pošte naviac šípka „Označiť ako vybavené v listinnej pošte a odovzdať do modulu schvaľovanie" (len pokiaľ to firma má povolené). Registračné číslo v prvom stĺpci je odkaz, ktorý otvorí detail záznamu.

Stavy záznamov v Listinnej pošte

Modul Listinná pošta sleduje priebeh vybavenia zásielky cez pole Stav. Pri doručenej pošte ide o pevne dané tri hodnoty, pri odoslanej pošte o voliteľné vlastné stavy dodávky, ktoré si definuje firma sama v nastavení.

Stav doručenej pošty v Listinnej pošte

Prechody medzi stavmi doručenej pošty nie sú nijako vynútené ani automatické – stav si ručne volí používateľ v rozbaľovacom zozname, možno preskakovať ľubovoľne medzi všetkými troma hodnotami. Stav sa mení buď ceruzkou pri poli Stav v detaile záznamu, alebo priamo vo formulári pri editácii.

Stav dodávky odoslanej pošty v Listinnej pošte

Pole Stav dodávky pri odoslanej pošte sa zobrazuje len vtedy, ak je v nastavení modulu Listinná pošta zapnutá voľba „Zadávať stav dodávky pri odoslaných". Konkrétne stavy (názov, farba textu, farba pozadia) si firma sama definuje v nastavení – možno zadať až 5 vlastných stavov, typicky napríklad Doručené, Nedoručené alebo Na ceste, závisí čisto na tom, čo si firma nastaví. Aj tento stav sa mení iba ručne, ceruzkou pri poli Stav dodávky v detaile záznamu alebo priamo vo formulári úpravy.

Základné operácie

V module Listinná pošta zapisujete nové zásielky, dopĺňate a upravujete jednotlivé údaje pri existujúcich záznamoch, pridávate poznámky a prílohy a podľa potreby obnovujete zmazané záznamy. Väčšina drobných úprav prebieha cez malé editačné okná otvárané ikonou ceruzky pri konkrétnom údaji v detaile záznamu.

Postup: Zapísanie novej doručenej pošty v Listinnej pošte

1. V module Listinná pošta, v záložke „Doručená pošta", kliknite na Pridať záznam/poštu.
2. V okne „Evidencia dokumentárnej pošty" vyplňte Dátum prijatia (predvyplnený dnešným dátumom), Číslo podania, prípadne Typ zásielky a Vnútroštátne/Medzinárodné (pokiaľ sú tieto voľby v nastavení zapnuté), kto zásielku Prijal, Pobočku/kanceláriu, Odosielateľa (ručne, alebo výberom adresy z modulu CRM), kto ju Rieši alebo bude riešiť a prípadných Ďalších riešiteľov, Stav a Obsah/popis.
3. Voliteľne pretiahnite do poľa „Prílohy/skenované dokumenty" naskenované dokumenty (naraz možno nahrať najviac 60 súborov).
4. Kliknite na Uložiť. Záznamu sa pridelí poradové registračné číslo pre aktuálny rok. Pokiaľ je v nastavení zapnuté odosielanie e-mailov riešiteľom, dostane riešiteľ (a všetci ďalší riešitelia) e-mail s registračným číslom, odosielateľom a obsahom zásielky.

Postup: Zapísanie novej odoslanej pošty v Listinnej pošte

1. V module Listinná pošta, v záložke „Odoslaná", kliknite na Pridať záznam/poštu.
2. Vyplňte Dátum odoslania, Číslo podania, prípadne Stav dodávky, Typ zásielky a Vnútroštátne/Medzinárodné, kto zásielku Odoslal, Pobočku/kanceláriu, Adresu (ručne, alebo z modulu CRM) a Obsah/popis. Tip: ak zadáte adresáta ako jednotlivé časti adresy oddelené čiarkami (Firma, ulica, mesto, PSČ), možno rovnakú adresu neskôr použiť aj na tlač štítkov na obálky.
3. Voliteľne priložte naskenované dokumenty (najviac 60 súborov naraz).
4. Kliknite na Uložiť. Záznam dostane registračné číslo pre aktuálny rok.

Návod: Úprava jednotlivého údaja pri zapísanom zázname v Listinnej pošte

V module Listinná pošta sa jednotlivé údaje pri už zapísanom zázname upravujú samostatne, bez nutnosti otvárať celý formulár.

1. Otvorte detail záznamu kliknutím na registračné číslo v prehľade, alebo na ikonu oka.
2. Pri hodnote, ktorú chcete zmeniť, kliknite na ikonu ceruzky vedľa nej. Ikona sa zobrazuje len používateľom s dostatočným oprávnením k danému poľu.
3. V malom okne „Editácia" upravte hodnotu a kliknite na Uložiť.
4. Pri vybraných údajoch – registračné číslo, typ zásielky, vnútroštátne/medzinárodné, dátum, kto prijal alebo odoslal, obsah, stav dodávky – sa do Poznámok k záznamu automaticky zapíše, aká hodnota bola zmenená a na akú.

Nastavenie riešiteľa doručenej pošty v Listinnej pošte

1. V detaile záznamu doručenej pošty kliknite na ceruzku pri poli „Riešené používateľom".
2. V okne „Nastavenie riešiteľa pre Listinnú poštu" vyberte hlavného riešiteľa a prípadne ďalších riešiteľov.
3. Po uložení dostanú vybraní používatelia, ak je v nastavení modulu zapnuté odosielanie e-mailov, informačný e-mail o zásielke.

Pridanie poznámky k záznamu v Listinnej pošte

Ku každému záznamu doručenej aj odoslanej pošty v module Listinná pošta možno kedykoľvek doplniť voľnú textovú poznámku, napríklad vysvetlenie k vybaveniu zásielky alebo dohodu s kolegom. Poznámky sa ukladajú do detailu záznamu a nikdy sa nemažú automaticky.

1. V detaile záznamu kliknite na Pridať poznámku v časti Poznámky.
2. Napíšte text poznámky a uložte. Poznámka sa zobrazí v tabuľke Poznámok s uvedením, kto a kedy ju zapísal.

Pridanie prílohy k záznamu v Listinnej pošte

Okrem príloh vložených hneď pri zapísaní novej pošty možno k záznamu doručenej aj odoslanej pošty v module Listinná pošta kedykoľvek neskôr doplniť ďalšie naskenované dokumenty alebo iné súbory bez toho, aby ste museli upravovať zvyšok záznamu.

1. V detaile záznamu kliknite na Pridať súbor.
2. Nahrajte jeden alebo viac súborov (najviac 60 naraz) a uložte. Prílohy sa zobrazia v časti Prílohy detailu aj pri príslušnom riadku v prehľade.

Zmazanie a obnovenie záznamu v Listinnej pošte

Zmazané záznamy v module Listinná pošta sa nestrácajú – zostávajú dostupné v koši, odkiaľ ich možno kedykoľvek vrátiť späť do bežného prehľadu.

1. Zmazanie: pri riadku v prehľade kliknite na ikonu Zmazať a potvrďte otázku „Zmazať? – Naozaj chcete zmazať tento záznam?".
2. Obnovenie: kliknite na tlačidlo Zmazané, v zozname zmazaných záznamov kliknite pri príslušnom riadku na ikonu obnovenia a potvrďte otázku „Obnoviť? – Naozaj chcete obnoviť tento záznam?". Záznam sa vráti späť do bežného prehľadu.

Pokročilé funkcie

Okrem bežnej evidencie ponúka modul Listinná pošta aj tlač adresných štítkov na obálky, export podacieho hárku pre Českú poštu a odovzdanie vybavenej doručenej pošty do modulu Schvaľovanie. Tieto funkcie sú dostupné len v zodpovedajúcej záložke alebo pri splnení ďalších podmienok.

Tlač štítkov na obálky v Listinnej pošte

Tlač štítkov je dostupná len v záložke Odoslaná pošta a slúži na rýchlu tlač adries na samolepiace štítky pre obálky.

1. V záložke „Odoslaná" kliknite na Tlač štítkov na obálky.
2. Do políčok tabuľky (7 riadkov × 3 stĺpce, zodpovedá rozloženiu štítkov na liste A4) vyberte adresy, ktoré chcete vytlačiť – ponúkajú sa adresy už skôr použité ako odosielateľ alebo adresát v odoslanej pošte.
3. Voliteľne zaškrtnite „Vytlačiť vrátane posledného registračného čísla na danú adresu" – ku každej adrese sa potom doplní registračné číslo poslednej odoslanej zásielky na túto adresu.
4. Kliknite na Vytvoriť na tlač – otvorí sa nové okno so štítkami pripravenými na tlač, tlač prehliadača sa spustí aj automaticky.

Export dát z Listinnej pošty

Modul Listinná pošta ponúka jeden export, určený na odovzdanie odoslaných zásielok na poštovú priehradku Českej pošty. Export je dostupný len v záložke Odoslaná pošta a pracuje s podacími údajmi, ktoré ste pri odoslaných zásielkach vyplnili – registračným číslom, typom zásielky, adresátom aj pobočkou/kanceláriou.

Export: Podací hárok pre Českú poštu (XLSX)

Export vygeneruje vyplnený podací hárok Českej pošty pre vybrané odoslané zásielky – doklad, ktorý sa predkladá pri podaní zásielok na priehradke. Dostupný je len v záložke Odoslaná pošta.

1. V záložke „Odoslaná" kliknite na Predkladací hárok pre ČP.
2. V okne „Listinná pošta – príprava údajov pre podací hárok ČP" vyplňte hlavičkové údaje Podávateľ, Odosielateľ, Číslo zákazníckej karty, Úhradu ceny (v hotovosti, prevodom, výplatným strojom, kreditom alebo poštovými známkami) a voľbu, čo sa má doplniť do poznámky na hárku (registračné číslo, typ zásielky, oboje, alebo nič). Tieto údaje sa po prvom vygenerovaní uložia a nabudúce sa automaticky predvyplnia.
3. Do tabuľky (najviac 10 riadkov) vyberte odoslané zásielky – ponúkajú sa len zásielky odoslané za posledných 14 dní, prípadne len tie zodpovedajúce aktuálne nastavenému filtru – a pri každej doplňte Dobierku, Udanú cenu a Doplnkové služby.
4. Kliknite na Vygenerovať – stiahne sa vyplnený formulár podacieho hárku Českej pošty.

Výstupný formát: XLSX

Cieľový systém: Česká pošta (podanie zásielok na priehradke)

Odovzdanie doručenej pošty do modulu Schvaľovanie

Vybavenú doručenú poštu možno v module Listinná pošta jedným krokom odovzdať do modulu Schvaľovanie, aby o nej vzniklo schvaľovacie konanie. Funkcia je dostupná len vtedy, ak má firma modul Schvaľovanie zapnutý a používateľ má oprávnenie aspoň k jednému typu schválenia.

1. V prehľade alebo v detaile záznamu doručenej pošty kliknite na ikonu šípky s popiskom „Označiť ako vybavené v listinnej pošte a odovzdať do modulu schvaľovanie".
2. V okne „Zapísanie nového dokumentu na schválenie" vyberte Typ schvaľovacieho procesu, na ktorý máte oprávnenie, vyplňte Názov (povinné pole, prednastavené prvými znakmi obsahu zásielky), Popis (prednastavený obsahom zásielky) a termín „Schváliť do" (prednastavený na 14 dní dopredu).
3. Voliteľne priložte ďalšie súbory – prílohy zásielky sa k položke priložia automaticky – a vyplňte prípadné vlastné polia daného typu schválenia (najviac 5, zobrazia sa len tie, ktoré má daný typ schválenia nastavené).
4. Uložte. Vznikne nová položka v module Schvaľovanie prepojená s týmto záznamom listinnej pošty a záznam v Listinnej pošte sa označí ako odovzdaný.

Integrácia s ďalšími modulmi

Modul Listinná pošta si vymieňa dáta s adresárom kontaktov, so schvaľovacími procesmi a s doručenými alebo odoslanými dátovými správami – vďaka tomu sa adresy aj niektoré dokumenty nemusia do listinnej pošty zapisovať ručne druhýkrát.

• CRM: Pri zapisovaní aj úprave odosielateľa (doručená pošta) alebo adresáta (odoslaná pošta) možno namiesto ručného písania adresy vybrať priamo firmu, jej pobočku alebo konkrétnu kontaktnú osobu vedenú v module CRM; text adresy sa potom automaticky zloží z údajov vedených v CRM. Bez povoleného modulu CRM sa pri tomto poli zobrazí hláška „Nemáte povolený modul CRM" a adresu je nutné zadať ručne.
• Schvaľovanie: Záznam doručenej pošty možno odovzdať do modulu Schvaľovanie – vznikne nová položka na schválenie s názvom a popisom predvyplneným z obsahu zásielky, s automaticky priloženými prílohami zásielky a s odkazom späť na pôvodný záznam v listinnej pošte.
• Dátové správy (ISDS): Ak je to v nastavení modulu Listinná pošta povolené, prijaté aj odoslané dátové správy sa samy prepíšu do listinnej pošty ako nový záznam s vlastnou hlavičkou a vlastným registračným číslom, s predvoleným riešiteľom podľa nastavenia modulu. Záznam listinnej pošty, ktorý takto vznikol, nesie v detaile odkaz „Dátová správa" na prechod späť do modulu Dátové správy.

Riešenie problémov

Väčšina hlásení, s ktorými sa v module Listinná pošta stretnete, súvisí s chýbajúcim oprávnením, s nezapnutým prepojeným modulom alebo s limitom na počet nahrávaných súborov. Nasledujúce otázky a tipy pomôžu situáciu rýchlo vyriešiť bez zásahu administrátora.

Časté otázky k modulu Listinná pošta

Otázka: Prečo sa mi pri poli na výber odosielateľa alebo adresáta zobrazuje text „Nemáte povolený modul CRM"?

Riešenie: Firma nemá zapnutý modul CRM, takže adresy z neho nemožno vyberať. Odosielateľa alebo adresáta zadajte ručne do textového poľa.

Otázka: Prečo sa mi pri otvorení modulu Listinná pošta zobrazí len hláška „Nemáte prístup"?

Riešenie: Váš účet nemá k modulu Listinná pošta pridelené žiadne oprávnenie. Požiadajte administrátora aplikácie alebo správcu modulu o pridelenie aspoň úrovne „Čítať svoje a riešiť svoje".

Otázka: Prečo sa mi nedarí nahrať všetky naskenované dokumenty naraz?

Riešenie: Modul Listinná pošta dovolí nahrať najviac 60 súborov v jednej dávke – zobrazí sa hláška „Môžete nahrať maximálne 60 súborov.". Nahrajte zvyšné súbory v ďalšej dávke.

Otázka: Prečo mi formulár „Zapísanie nového dokumentu na schválenie" nedovolí uložiť odovzdávaný záznam?

Riešenie: Pole Názov je v tomto formulári povinné a nesmie zostať prázdne – doplňte krátky názov položky na schválenie.

Otázka: Zapísal som pri zásielke nesprávny dátum alebo obsah – prejaví sa to niekde inde?

Riešenie: Áno, pri vybraných údajoch (registračné číslo, typ zásielky, vnútroštátne/medzinárodné, dátum, kto prijal alebo odoslal, obsah, stav dodávky) modul Listinná pošta automaticky zapíše do Poznámok k záznamu, aká hodnota bola zmenená a na akú, takže úpravu možno neskôr dohľadať.

Tipy na efektívnu prácu s Listinnou poštou

• Na rýchle nájdenie konkrétnej zásielky použite pole „Hľadať" nad tabuľkou – funguje aj bez otvárania skladacieho filtra.
• Adresu odosielateľa alebo adresáta vyberajte z modulu CRM, kedykoľvek je to možné – ušetrí to prepisovanie a zjednotí to podobu adries naprieč firmou.
• Pri odoslanej pošte zadávajte adresáta ako jednotlivé časti oddelené čiarkami (Firma, ulica, mesto, PSČ) – rovnakú adresu potom možno rovno ponúknuť aj pri tlači štítkov na obálky.
• Skôr než budete generovať podací hárok pre Českú poštu, skontrolujte v nastavení modulu, či je zapnutá voľba Vnútroštátne/Medzinárodné, pokiaľ ju na hárku potrebujete.
• Registračné čísla prideľované modulom Listinná pošta automaticky nemožno zameniť ani prepísať ručne – slúžia ako spoľahlivý jednoznačný odkaz na zásielku aj v Poznámkach alebo pri komunikácii s kolegami.
• Prehľad záznamov z minulých rokov ľahko zúžite rozbaľovacím zoznamom „Zobraziť záznamy z roku:" nad tabuľkou, namiesto ručného filtrovania podľa dátumu.