Poczta Papierowa

Przegląd Modułu

Moduł Poczty Papierowej służy do śledzenia przychodzącej i wychodzącej korespondencji papierowej w Państwa organizacji. Umożliwia prowadzenie kompleksowego przeglądu wszystkich przesyłek, śledzenie ich rozwiązania, drukowanie etykiet na koperty oraz przygotowywanie formularzy nadawczych dla Poczty Polskiej.

Główne funkcje modułu:

• Śledzenie poczty przychodzącej z przypisaniem obsługujących
• Śledzenie poczty wychodzącej z możliwością drukowania etykiet
• Automatyczne generowanie numerów ewidencyjnych w formacie numer/rok
• Integracja z modułem Skrzynki Danych (możliwość konwersji wiadomości danych na rekord poczty papierowej)
• Integracja z modułem CRM dla wyboru adresów
• Załączanie plików i zeskanowanych dokumentów
• Powiadomienia e-mail dla obsługujących
• Drukowanie formularzy nadawczych dla Poczty Polskiej
• Drukowanie etykiet na koperty

Dostęp do Modułu

Moduł Poczty Papierowej można znaleźć w głównym menu systemu eIntranet. Po otwarciu modułu zobaczą Państwo dwie główne zakładki:

• Poczta Otrzymana - śledzenie przesyłek przychodzących
• Poczta Wysłana - śledzenie przesyłek wychodzących

Można przełączać się między zakładkami klikając na odpowiedni przycisk u góry ekranu.

Uprawnienia Użytkownika

Do pracy z modułem potrzebują Państwo odpowiednich uprawnień:

• 0 - Brak Dostępu: Moduł jest niedostępny
• 1 - Odczyt: Mogą Państwo jedynie przeglądać rekordy
• 2 - Zapis: Mogą Państwo tworzyć nowe rekordy
• 3 - Edycja: Mogą Państwo modyfikować istniejące rekordy
• 4 - Usuwanie: Mogą Państwo usuwać rekordy

Poczta Otrzymana

Dodawanie Nowego Rekordu Poczty Przychodzącej

Aby zarejestrować nową pocztę przychodzącą, należy postępować następująco:

1. W zakładce Poczta Otrzymana kliknąć przycisk Dodaj Rekord/Pocztę
2. Otworzy się formularz do wprowadzania informacji o otrzymanej przesyłce
3. Wypełnić następujące pola:
   • Data Otrzymania: Dzień otrzymania przesyłki (automatycznie wypełniony dzisiejszą datą)
   • Numer Śledzenia: Numer przesyłki z poczty (jeśli dostępny)
   • Typ Przesyłki: Wybrać typ przesyłki (zwykła, polecona, wartościowa, paczka, itp.) - pole wyświetlane jeśli aktywowane w ustawieniach
   • Krajowa/Międzynarodowa: Wybrać czy jest to przesyłka krajowa czy z zagranicy - pole wyświetlane jeśli aktywowane w ustawieniach
   • Otrzymana Przez: Wybrać pracownika, który otrzymał przesyłkę (automatycznie wybrany zalogowany użytkownik)
   • Oddział/Biuro: Wybrać lub wprowadzić nowy oddział, który otrzymał przesyłkę

Wprowadzanie Nadawcy

Można wprowadzić nadawcę na dwa sposoby:

1. Wybór z Historii: W polu Nadawca wybrać z wcześniej używanych adresów lub wprowadzić nowy adres
   • Pole pozwala zarówno na wybór z istniejących adresów jak i bezpośrednie wprowadzenie nowego adresu
   • Historia jest automatycznie wypełniana z poprzednich rekordów
2. Wybór z Modułu CRM: Jeśli mają Państwo aktywny moduł CRM, mogą wybrać nadawcę z bazy danych CRM
   • Wybrać firmę, oddział lub kontakt
   • Adres zostanie automatycznie wypełniony, włącznie z ulicą, miastem i kodem pocztowym
   • Dostępne są trzy poziomy: Firma, Oddział Firmy, Osoba Kontaktowa

Przypisywanie Obsługujących

Każda otrzymana przesyłka musi mieć przypisanego obsługującego:

• Obsługiwana Przez/Będzie Obsługiwana Przez: Główny obsługujący, który powinien przetworzyć przesyłkę (pole wymagane)
• Dodatkowi Obsługujący: Można dodać innych użytkowników, którzy będą uczestniczyć w przetwarzaniu

Jeśli w ustawieniach firmy włączona jest opcja Wysyłaj E-mail do Obsługujących, główny obsługujący i wszyscy dodatkowi obsługujący automatycznie otrzymają powiadomienie e-mail o przypisaniu przesyłki.

Status Rozwiązania

Każdy rekord ma przypisany status:

• Nowy: Przesyłka została zarejestrowana, ale nie rozpoczęto jeszcze jej przetwarzania
• W Trakcie: Przesyłka jest obecnie przetwarzana
• Rozwiązana: Przesyłka została całkowicie przetworzona

Można zmienić status podczas edycji rekordu lub bezpośrednio w przeglądzie tabeli klikając na aktualny status.

Zawartość i Opis

W polu Zawartość/Opis należy napisać krótki opis zawartości przesyłki lub powodu jej dostarczenia. Ta informacja pomoże Państwu później szybko zidentyfikować przesyłkę.

Załączniki i Zeskanowane Dokumenty

Można załączyć zeskanowane dokumenty lub inne pliki do rekordu:

1. W sekcji Załączniki/Zeskanowane Dokumenty użyć funkcji przeciągnij i upuść do przesłania plików
2. Można przesłać do 60 plików, każdy plik może mieć do 100 MB
3. Obsługiwane są wszystkie popularne formaty (PDF, JPG, PNG, DOC, XLS, itp.)
4. Można usunąć przesłane pliki w dowolnym momencie klikając krzyżyk obok pliku

Zapisywanie Rekordu

Po wypełnieniu wszystkich informacji kliknąć przycisk Zapisz. System automatycznie:

• Generuje numer ewidencyjny w formacie numer/rok (na przykład 15/2025)
• Zapisuje rekord do bazy danych
• Wysyła powiadomienia e-mail do obsługujących (jeśli funkcja jest aktywna)
• Wyświetla rekord w przeglądzie tabeli

Poczta Wysłana

Dodawanie Nowego Rekordu Poczty Wychodzącej

Aby zarejestrować nową pocztę wychodzącą, należy postępować następująco:

1. W zakładce Poczta Wysłana kliknąć przycisk Dodaj Rekord/Pocztę
2. Otworzy się formularz do wprowadzania informacji o wysłanej przesyłce
3. Wypełnić następujące pola:
   • Data Wysyłki: Dzień wysłania przesyłki (automatycznie wypełniony dzisiejszą datą)
   • Numer Śledzenia: Numer przesyłki z poczty
   • Status Dostawy: Aktualny status dostawy przesyłki - pole wyświetlane jeśli aktywowane w ustawieniach
   • Typ Przesyłki: Wybrać typ przesyłki - pole wyświetlane jeśli aktywowane w ustawieniach
   • Krajowa/Międzynarodowa: Typ poczty - pole wyświetlane jeśli aktywowane w ustawieniach
   • Wysłana Przez: Wybrać pracownika, który wysłał przesyłkę (automatycznie wybrany zalogowany użytkownik)
   • Oddział/Biuro: Wybrać lub wprowadzić oddział, z którego wysłano przesyłkę

Wprowadzanie Odbiorcy

Można wprowadzić odbiorcę w taki sam sposób jak dla poczty otrzymanej, na dwa sposoby:

1. Wybór z Historii: Wybrać z wcześniej używanych adresów lub wprowadzić nowy
2. Wybór z Modułu CRM: Wybrać firmę, oddział lub kontakt z bazy danych CRM

WAŻNA WSKAZÓWKA dla Drukowania Etykiet

Jeśli chcą Państwo drukować etykiety na koperty, wprowadzić adres w następującym formacie z przecinkami jako separatorami:

Nazwa Firmy, Ulica i Numer Domu, Miasto, Kod Pocztowy

Przykład poprawnego formatu:

ABC Sp. z o.o., Główna 123, Warszawa, 00-001

Ten format pozwoli systemowi poprawnie podzielić adres na poszczególne linie podczas drukowania etykiet.

Zawartość, Opis i Załączniki

Tak jak w przypadku poczty otrzymanej, można wprowadzić zawartość/opis przesyłki i załączyć pliki:

• Opisać zawartość przesyłki lub powód jej wysłania
• Przesłać kopie wysłanych dokumentów lub inne powiązane pliki

Filtrowanie Rekordów

Moduł oferuje zaawansowane opcje filtrowania zarówno dla poczty otrzymanej jak i wysłanej.

Filtry dla Poczty Otrzymanej

Klikając na kartę Filtr, można użyć następujących kryteriów:

• Typ Przesyłki: Filtrowanie według typu przesyłki (jeśli funkcja jest aktywna)
• Krajowa/Międzynarodowa: Filtrowanie według typu poczty (jeśli funkcja jest aktywna)
• Numer Ewidencyjny: Wyszukiwanie konkretnego rekordu według numeru ewidencyjnego
• Otrzymana Przez: Filtrowanie według osoby, która otrzymała przesyłkę (możliwość wyboru wielu osób)
• Data Otrzymania: Zakres czasowy od-do
• W Zawartości/Opisie: Wyszukiwanie pełnotekstowe w opisie przesyłki
• Status: Filtrowanie według statusu rozwiązania (Nowy, W Trakcie, Rozwiązana) - możliwość wyboru wielu statusów
• Oddział/Biuro: Filtrowanie według oddziału (możliwość wyboru wielu oddziałów)
• Obsługiwana Przez: Filtrowanie według przypisanego obsługującego (możliwość wyboru wielu użytkowników)
• Nadawca: Wyszukiwanie w adresie nadawcy

Filtry dla Poczty Wysłanej

Dla poczty wysłanej dostępne są następujące filtry:

• Typ Przesyłki: Filtrowanie według typu przesyłki (jeśli funkcja jest aktywna)
• Krajowa/Międzynarodowa: Filtrowanie według typu poczty (jeśli funkcja jest aktywna)
• Numer Ewidencyjny: Wyszukiwanie konkretnego rekordu
• Wysłana Przez: Filtrowanie według osoby, która wysłała przesyłkę (możliwość wyboru wielu osób)
• Data Wysyłki: Zakres czasowy od-do
• W Zawartości/Opisie: Wyszukiwanie pełnotekstowe
• Oddział/Biuro: Filtrowanie według oddziału (możliwość wyboru wielu oddziałów)
• Odbiorca: Wyszukiwanie w adresie odbiorcy

Praca z Filtrami

1. Otworzyć kartę filtrów klikając na nagłówek
2. Ustawić pożądane kryteria
3. Kliknąć przycisk Szukaj
4. Aby wyczyścić wszystkie filtry, kliknąć przycisk Wyczyść Filtr

Jeśli jakiekolwiek filtry są aktywne, nazwa sekcji Filtr wyświetlana jest pogrubioną czcionką i na czerwono.

Filtr według Roku

U góry tabeli można wybrać rok, dla którego chcą Państwo wyświetlić rekordy:

• Wybór wyświetla lata od najstarszego rekordu w ewidencji do chwili obecnej
• Bieżący rok jest automatycznie wybrany
• Aby wyświetlić wszystkie rekordy niezależnie od roku, wybrać opcję Wszystkie

Przegląd Tabeli

Wyświetlane Kolumny - Poczta Otrzymana

Tabela poczty otrzymanej zawiera następujące kolumny:

• Nr Ewid.: Numer ewidencyjny w formacie numer/rok
• Data Otrzymania: Data dostarczenia przesyłki
• Typ Przesyłki: Typ przesyłki (jeśli funkcja jest aktywna)
• Kraj./Międz.: Typ poczty (jeśli funkcja jest aktywna)
• Nr Śledz.: Numer z poczty
• Oddział/Biuro: Miejsce otrzymania
• Otrzymana Przez: Osoba, która otrzymała przesyłkę
• Nadawca: Adres nadawcy
• Zawartość/Opis: Krótki opis przesyłki
• Obsługiwana Przez: Przypisany obsługujący
• Status: Aktualny status rozwiązania
• Akcje: Przyciski do edycji, usuwania, załączników

Wyświetlane Kolumny - Poczta Wysłana

Tabela poczty wysłanej zawiera następujące kolumny:

• Nr Ewid.: Numer ewidencyjny w formacie numer/rok
• Data Wysyłki: Data wysłania przesyłki
• Typ Przesyłki: Typ przesyłki (jeśli funkcja jest aktywna)
• Kraj./Międz.: Typ poczty (jeśli funkcja jest aktywna)
• Status Dostawy: Status dostawy (jeśli funkcja jest aktywna)
• Nr Śledz.: Numer z poczty
• Oddział/Biuro: Miejsce wysyłki
• Wysłana Przez: Osoba, która wysłała przesyłkę
• Odbiorca: Adres odbiorcy
• Zawartość/Opis: Krótki opis przesyłki
• Akcje: Przyciski do edycji, usuwania, załączników

Praca z Tabelą

Tabela oferuje standardowe funkcje do pracy z danymi:

• Sortowanie: Kliknąć na nagłówek kolumny aby sortować rosnąco lub malejąco
• Wyszukiwanie: Użyć pola wyszukiwania w prawym górnym rogu do szybkiego wyszukiwania pełnotekstowego
• Liczba Rekordów: W lewym górnym rogu można zmienić liczbę rekordów wyświetlanych na stronie (10, 25, 50, 100 lub wszystkie)
• Eksport: Przyciski Excel, Drukuj, Pokaż/Ukryj Kolumny pozwalają na eksport i dostosowanie wyświetlania
• Paginacja: Użyć przycisków u dołu do nawigacji między stronami

Szybka Edycja w Tabeli

Można zmienić niektóre wartości bezpośrednio w tabeli bez otwierania formularza edycji:

• Klikając na status dla poczty otrzymanej, można zmienić status rozwiązania
• Klikając na niektóre inne pola, można edytować wartość na miejscu

Drukowanie Etykiet na Koperty

Dla poczty wysłanej można drukować etykiety adresowe w formacie A4 (70 x 42,3 mm).

Procedura Drukowania Etykiet

1. W zakładce Poczta Wysłana kliknąć przycisk Drukuj Etykiety na Koperty
2. Otworzy się formularz z układem etykiet (3 kolumny x 7 wierszy = 21 etykiet na stronę)
3. Dla każdego pola etykiety wybrać adres z rozwijanej listy
   • Wyświetlane są tylko adresy, które zostały wprowadzone w poprawnym formacie z przecinkami
   • Format: Nazwa, Ulica, Miasto, Kod Pocztowy
4. Opcjonalnie zaznaczyć opcję Drukuj Wraz z Ostatnim Numerem Ewidencyjnym
   • Ta opcja doda na etykiecie ostatni numer ewidencyjny przesyłki wysłanej pod ten adres
5. Kliknąć przycisk Utwórz do Druku
6. Otworzy się nowe okno z dokumentem gotowym do drukowania
7. W oknie dialogowym drukowania ustawić:
   • Zalecana przeglądarka: Google Chrome
   • Marginesy: brak lub minimalne
   • Skala: 100 procent
8. Włożyć arkusz z etykietami A4 (70 x 42,3 mm) do drukarki i drukować

Wskazówki do Drukowania Etykiet

• Przed właściwym drukowaniem spróbować wydrukować na zwykłym papierze aby zweryfikować poprawne umiejscowienie
• Niektóre drukarki mogą wymagać dostrojenia marginesów
• Zalecane etykiety: Etykiety biurowe A4 70 x 42,3 mm białe
• Nie trzeba wypełniać wszystkich pól - wypełnić tylko te, które trzeba wydrukować

Formularz Nadawczy dla Poczty Polskiej

Moduł umożliwia przygotowanie formularza nadawczego do zbiorczego nadania przesyłek na Poczcie Polskiej.

Procedura Tworzenia Formularza Nadawczego

1. W zakładce Poczta Wysłana kliknąć przycisk Formularz Nadawczy dla Poczty Polskiej
2. W pierwszym kroku wypełnić informacje nagłówkowe (przy pierwszym użyciu):
   • Nadawca: Nazwa Państwa organizacji
   • Wysyłający: Nazwa lub dział wysyłającego
   • Numer Karty Klienta: Państwa numer na Poczcie Polskiej (jeśli posiadają)
   • Opłata Cenowa: Wybrać metodę płatności (gotówka, przelew, automat płatniczy, kredyt, znaczki pocztowe)
   • Do Uwagi: Wybrać co powinno być wyświetlane w uwadze (numer ewidencyjny + typ przesyłki, tylko numer ewidencyjny, tylko typ przesyłki lub nic)
3. Te informacje są automatycznie zapisywane przy pierwszym utworzeniu formularza nadawczego i będą wypełnione przy następnym generowaniu
4. Wybrać do 10 przesyłek do nadania:
   • Wyświetlane są tylko przesyłki z datą wysyłki młodszą niż 14 dni
   • Jeśli mają Państwo aktywne filtry, wyświetlane są tylko przesyłki pasujące do filtra
   • Dla każdej przesyłki można wprowadzić:
     • Odbiorca: Wybrać z listy (wyświetla datę wysyłki, adres i nadawcę)
     • Pobranie: Kwota pobrania (jeśli dotyczy)
     • Wartość Zadeklarowana: Wartość przesyłki (dla przesyłek wartościowych)
     • Dodatkowe Usługi: Inne usługi Poczty Polskiej (np. potwierdzenie dostarczenia)
5. Kliknąć przycisk Generuj
6. Otworzy się nowe okno z formularzem nadawczym gotowym do drukowania
7. Wydrukować formularz nadawczy i zabrać go wraz z wybranymi przesyłkami na pocztę

Wskazówki do Formularza Nadawczego

• Można umieścić maksymalnie 10 przesyłek na jednym formularzu nadawczym
• Jeśli trzeba nadać więcej przesyłek, utworzyć wiele formularzy nadawczych
• Użyć filtrów dla szybszego wyboru przesyłek (np. według typu przesyłki lub daty wysyłki)
• Informacje nagłówkowe trzeba wypełnić tylko raz, są one zapisywane do kolejnych użyć

Integracja z Modułem Skrzynki Danych

Jeśli mają Państwo aktywny moduł Skrzynki Danych (ISDS.cz), mogą przekonwertować otrzymaną wiadomość danych na rekord poczty papierowej.

Konwersja Wiadomości Danych na Pocztę Papierową

1. W module Skrzynki Danych otworzyć otrzymaną wiadomość
2. Kliknąć przycisk lub link Przenieś do Poczty Papierowej
3. System automatycznie utworzy nowy rekord poczty otrzymanej i wypełni:
   • Datę otrzymania zgodnie z datą dostarczenia wiadomości
   • Nadawcę zgodnie z nadawcą wiadomości danych
   • Zawartość/opis zgodnie z tematem wiadomości
   • Obsługującego zgodnie z domyślnym ustawieniem w konfiguracji
4. Dodać inne niezbędne informacje (oddział, status, itp.)
5. Zapisać rekord

Ustawienia Integracji ISDS

Administrator może aktywować i skonfigurować integrację w ustawieniach modułu:

• Zezwalaj na Otrzymywanie z ISDS: Włącza/wyłącza możliwość konwersji wiadomości danych
• Domyślny Obsługujący z ISDS: Ustawienie użytkownika, który będzie automatycznie przypisany jako obsługujący przekonwertowanych wiadomości

Notatki do Rekordu

Można dodawać notatki zarówno do rekordów poczty otrzymanej jak i wysłanej.

Dodawanie Notatki

1. Otworzyć szczegóły rekordu klikając przycisk edycji
2. U dołu formularza znajdą Państwo sekcję Notatki
3. Wprowadzić tekst notatki
4. Kliknąć przycisk Dodaj Notatkę

Każda notatka zawiera:

• Nazwę użytkownika, który napisał notatkę
• Datę i czas napisania
• Tekst notatki

Notatki służą do prowadzenia chronologicznego zapisu postępu przetwarzania przesyłki.

Konfiguracja Modułu

Administratorzy z odpowiednimi uprawnieniami mogą konfigurować zachowanie modułu. Ustawienia można znaleźć klikając na link Ustawienia w prawym górnym rogu modułu.

Typy Przesyłek

Można włączyć/wyłączyć pole Typ Przesyłki i zdefiniować własną listę typów:

• Używaj Typów Przesyłek: Włącza/wyłącza wyświetlanie pola Typ Przesyłki
• Lista Typów Przesyłek: Zdefiniować własne wartości (np. Zwykła, Polecona, Wartościowa, Paczka, Paczka Polecona, itp.)

Krajowa/Międzynarodowa

Można włączyć/wyłączyć pole do rozróżniania typu poczty:

• Używaj Krajowa/Międzynarodowa: Włącza/wyłącza wyświetlanie tego pola

Status Dostawy Poczty Wysłanej

Dla poczty wysłanej można aktywować śledzenie statusu dostawy:

• Używaj Statusu Dostawy: Włącza/wyłącza pole Status Dostawy dla poczty wysłanej
• Konfiguracja Statusu: Zdefiniować własne statusy z tekstem i kolorem
  • Tekst statusu (np. Wysłana, W Tranzycie, Dostarczona, Zwrócona)
  • Kolor tekstu (wartość szesnastkowa, np. 000000 dla czarnego)
  • Kolor tła (wartość szesnastkowa, np. ffff00 dla żółtego)

Powiadomienia E-mail

Ustawienia czy wysyłać powiadomienia e-mail do obsługujących pocztę otrzymaną:

• Wysyłaj E-mail do Obsługujących: Włącza/wyłącza automatyczne powiadomienie e-mail gdy przesyłka jest przypisana

Integracja z ISDS

• Zezwalaj na Otrzymywanie z ISDS: Włącza/wyłącza możliwość konwersji wiadomości danych na pocztę papierową
• Domyślny Obsługujący z ISDS: Wybrać użytkownika, który będzie automatycznie ustawiony jako obsługujący

Formularz Nadawczy Poczty Polskiej - Informacje Nagłówkowe

Można ustawić domyślne wartości dla formularza nadawczego Poczty Polskiej:

• Nadawca
• Wysyłający
• Numer Karty Klienta
• Opłata Cenowa

Typowe Procedury Pracy

Otrzymanie Przesyłki i Przypisanie do Przetwarzania

1. Pracownik recepcji otrzymuje przesyłkę i otwiera moduł Poczty Papierowej
2. W zakładce Poczta Otrzymana klika Dodaj Rekord/Pocztę
3. Wypełnia podstawowe informacje (data otrzymania jest wypełniona)
4. Wprowadza nadawcę (z historii lub z CRM)
5. Opisuje zawartość przesyłki
6. Przypisuje odpowiedzialnego obsługującego
7. Jeśli przesyłka jest zeskanowana, załącza plik PDF
8. Zapisuje rekord
9. Obsługujący otrzymuje powiadomienie e-mail (jeśli funkcja jest aktywna)

Przetwarzanie Otrzymanej Przesyłki

1. Obsługujący otrzymuje powiadomienie e-mail lub otwiera moduł Poczty Papierowej
2. Używa filtra Obsługiwana Przez i wybiera swoją nazwę aby zobaczyć przypisane przesyłki
3. Klika na rekord aby edytować
4. Zmienia status na W Trakcie
5. Podczas przetwarzania może dodawać notatki o postępie
6. Po zakończeniu zmienia status na Rozwiązana

Zbiorcza Wysyłka Poczty

1. Asystent przygotowuje przesyłki do wysyłki
2. Tworzy rekord w zakładce Poczta Wysłana dla każdej przesyłki
3. Podczas wprowadzania odbiorcy używa formatu z przecinkami: Firma, Ulica, Miasto, Kod Pocztowy
4. Wypełnia typ przesyłki i inne niezbędne informacje
5. Po utworzeniu wszystkich rekordów klika Drukuj Etykiety na Koperty
6. Wybiera adresy do drukowania etykiet i drukuje
7. Przykleja etykiety na koperty
8. Klika Formularz Nadawczy dla Poczty Polskiej
9. Wybiera przesyłki, wypełnia ewentualne pobrania i dodatkowe usługi
10. Generuje i drukuje formularz nadawczy
11. Zabiera przesyłki z formularzem nadawczym na pocztę
12. Po nadaniu dodaje numery śledzenia do rekordów

Konwersja Wiadomości Danych na Pocztę Papierową

1. W module Skrzynki Danych otrzymują Państwo nową wiadomość
2. Otwierają szczegóły wiadomości
3. Klikają Przenieś do Poczty Papierowej
4. System tworzy nowy rekord z wypełnionymi informacjami
5. Sprawdzają i ewentualnie modyfikują informacje
6. Przypisują poprawnego obsługującego (jeśli domyślny nie jest poprawny)
7. Zapisują rekord

Często Zadawane Pytania

Nie Mogę Dodać Nowego Rekordu

Możliwe Przyczyny i Rozwiązania:

• Sprawdzić czy mają Państwo uprawnienie do zapisu (co najmniej poziom 2)
• Jeśli przycisk Dodaj Rekord/Pocztę jest nieaktywny, skontaktować się z administratorem w celu nadania uprawnień

Nie Widzę Pola Typ Przesyłki lub Krajowa/Międzynarodowa

Rozwiązanie:

• Te pola są opcjonalne i są wyświetlane tylko jeśli aktywowane w ustawieniach modułu
• Poprosić administratora o aktywowanie tych pól w ustawieniach

Obsługujący Nie Otrzymał Powiadomienia E-mail

Możliwe Przyczyny i Rozwiązania:

• Sprawdzić czy obsługujący ma poprawnie wypełniony adres e-mail w swoim profilu
• Zweryfikować czy administrator włączył wysyłanie e-maili do obsługujących w ustawieniach modułu
• Sprawdzić spam/pocztę niechcianą

Etykiety Nie Są Poprawnie Wyrównane Podczas Drukowania

Rozwiązanie:

• Użyć przeglądarki Google Chrome do drukowania
• W ustawieniach druku wybrać Marginesy: brak
• Upewnić się że skala jest ustawiona na 100 procent
• Spróbować najpierw wydruku testowego na zwykłym papierze
• Niektóre drukarki mogą wymagać dostrojenia - skonsultować się z działem IT

Nie Widzę Niektórych Przesyłek w Formularzu Nadawczym

Możliwe Przyczyny i Rozwiązania:

• Wyświetlane są tylko przesyłki z datą wysyłki młodszą niż 14 dni
• Jeśli mają Państwo aktywne filtry, wyświetlane są tylko przesyłki pasujące do tych filtrów
• Spróbować wyczyścić filtry lub zmodyfikować datę wysyłki przesyłki

Nie Mogę Wybrać Adresu do Drukowania Etykiet

Rozwiązanie:

• Do drukowania etykiet adres musi być wprowadzony w poprawnym formacie z przecinkami: Firma, Ulica, Miasto, Kod Pocztowy
• Edytować rekord i wprowadzić adres w wymaganym formacie
• Po zapisaniu adres będzie dostępny do drukowania etykiet

Nie Mogę Zmienić Statusu Przesyłki

Możliwe Przyczyny i Rozwiązania:

• Sprawdzić czy mają Państwo uprawnienie do edycji (co najmniej poziom 3)
• Niektóre zmiany wymagają otwarcia formularza edycji

Nie Widzę Rekordów z Poprzednich Lat

Rozwiązanie:

• U góry tabeli znajduje się filtr według roku
• Zmienić wybrany rok lub wybrać opcję Wszystkie aby wyświetlić wszystkie rekordy

Wskazówki i Sztuczki

Efektywna Praca z Filtrami

• Łączyć wiele filtrów jednocześnie dla bardziej precyzyjnych wyników
• Użyć filtra Obsługiwana Przez dla szybkiego przeglądu przypisanych przesyłek
• Filtr daty jest przydatny do zamknięć miesięcznych
• Użyć wyszukiwania pełnotekstowego w zawartości/opisie aby szybko znaleźć konkretną przesyłkę

Organizacja Pracy z Oddziałami

• Używać spójnych nazw oddziałów - system je zapamiętuje i oferuje w historii
• Dla różnych typów biur można użyć oznaczenia prefiksem (np. Warszawa - Centrala, KRAKÓW - Magazyn)

Zarządzanie Załącznikami

• Przed skanowaniem dokumentów połączyć je w jeden plik PDF - ułatwia to pracę
• Użyć opisowych nazw plików przed przesłaniem
• Dla dużych ilości dokumentów rozważyć rozsądny rozmiar pliku (kompresja PDF)

Używanie Notatek

• Zapisywać ważne kroki przetwarzania w notatkach
• Notatki są przydatne przy przekazywaniu przesyłki innemu obsługującemu
• Umieszczać w notatkach kontakty telefoniczne lub e-mailowe z nadawcą/odbiorcą

Eksport Danych

• Użyć przycisku Excel do eksportu do procesora arkuszy kalkulacyjnych
• Przed eksportem ustawić pożądane filtry - eksportowane są tylko wyświetlane rekordy
• Do drukowania listy użyć przycisku Drukuj - otworzy się wersja tabeli do druku

Integracja z CRM

• Jeśli często komunikują się Państwo z tymi samymi firmami, wprowadzić je przez CRM - zaoszczędzą Państwo czas na powtarzającym się wprowadzaniu
• W CRM mogą mieć Państwo zapisane wiele oddziałów jednej firmy z różnymi adresami
• Kontakty CRM już zawierają kompletne adresy włącznie z kodami pocztowymi

Bezpieczeństwo i Prawa Dostępu

Poziomy Praw Dostępu

Administrator może ustawić różne poziomy dostępu dla poszczególnych użytkowników:

• Poziom 1 - Odczyt: Użytkownik widzi wszystkie rekordy, ale nie może ich tworzyć ani edytować. Odpowiednie dla zarządu lub kontrolingu.
• Poziom 2 - Zapis: Użytkownik może tworzyć nowe rekordy. Odpowiednie dla recepcji lub sekretariatu.
• Poziom 3 - Edycja: Użytkownik może modyfikować istniejące rekordy. Odpowiednie dla kierowników działów.
• Poziom 4 - Usuwanie: Użytkownik może usuwać rekordy. Odpowiednie tylko dla administratorów lub kadry kierowniczej.

Usunięte Rekordy

Rekordy nigdy nie są trwale usuwane z bazy danych, tylko oznaczane jako usunięte:

• Użytkownik z uprawnieniem do usuwania może przeglądać usunięte rekordy klikając przycisk Usunięte
• Usunięte rekordy mogą być przywrócone
• W przeglądzie usuniętych rekordów widzą Państwo kto i kiedy usunął rekord

Powiązana Dokumentacja

Dla efektywnej pracy z modułem Poczty Papierowej zalecamy zapoznanie się z następującymi modułami:

• Skrzynka Danych (ISDS.cz): Do komunikacji elektronicznej z urzędami i konwersji wiadomości na pocztę papierową
• CRM: Do zarządzania bazą danych firm, oddziałów i kontaktów, które można użyć jako nadawców/odbiorców
• Zadania: Do zaawansowanego zarządzania zadaniami związanymi z przetwarzaniem poczty
• Dokumenty: Do zarządzania i archiwizacji wszystkich dokumentów włącznie z korespondencją

Wsparcie i Pomoc

Jeśli mają Państwo pytania dotyczące użytkowania modułu Poczty Papierowej lub napotkają problemy:

1. Przestudiować tę dokumentację i sekcję Często Zadawanych Pytań
2. Skontaktować się z administratorem systemu
3. Użyć systemu helpdesk eIntranet do zarejestrowania problemu
4. W przypadku problemów technicznych skontaktować się ze wsparciem eIntranet.net