Ewidencja majątku (Zarządzanie majątkiem firmy)
Przegląd
Moduł Ewidencja majątku (ewidencja, inwentarz, zarządzanie wyposażeniem i aktywami firmy) służy do centralnej ewidencji całego majątku rzeczowego firmy – od sprzętu biurowego przez meble aż po pojazdy i narzędzia. Umożliwia śledzenie, kto ma powierzony dany majątek, kiedy został nabyty, kiedy wymaga przeglądu i kiedy został zużyty lub wycofany. Moduł obsługuje procesy zatwierdzania przy przenoszeniu majątku między pracownikami oraz przy jego wycofywaniu, pilnuje terminów przeglądów, umożliwia coroczną inwentaryzację i generuje protokoły przekazania do podpisu. Dla majątku, do którego stosuje się amortyzację podatkową i księgową, moduł oblicza plany amortyzacji i umożliwia ich zaksięgowanie w module Księgowość.
Kluczowe funkcje modułu Ewidencja majątku
- Ewidencja całego majątku firmy wraz z numerem ewidencyjnym, inwentarzowym i produkcyjnym
- Śledzenie aktualnej lokalizacji majątku (pracownik, inna osoba, biuro, środek transportu, firma z CRM)
- Zatwierdzane przeniesienia majątku między pracownikami
- Zużycie i wycofanie majątku wraz z trzystopniowym zatwierdzaniem
- Pilnowanie terminów przeglądów i automatyczne zakładanie powiadomień
- Coroczna inwentaryzacja majątku
- Protokóły przekazania (pożyczki) dla wielu sztuk oraz prosty protokół dla jednej sztuki
- Drukowanie kodów QR do szybkiego wyszukiwania i inwentaryzacji majątku
- Amortyzacja podatkowa i księgowa majątku z zaksięgowaniem w module Księgowość
- Import majątku z arkusza XLSX oraz powiązanie z importem danych sprzętowych (HWInfo)
Dostęp i ustawienia
Ten rozdział opisuje, jak dostać się do modułu Ewidencja majątku, co należy ustawić przed pierwszym użyciem oraz jakie prawa dostępu do majątku firma musi rozdzielić między poszczególne role pracowników.
Jak dostać się do modułu Ewidencja majątku
Ścieżka nawigacji do modułu Ewidencja majątku: Menu główne → Ewidencja majątku. Moduł otworzy się na zakładce Majątek, ewentualnie na ostatnio wyświetlanej zakładce. Oferta zakładek różni się w zależności od tego, co jest włączone w ustawieniach modułu, oraz od Twoich uprawnień.
Ustawienia modułu Ewidencja majątku
Ścieżka do ustawień modułu Ewidencja majątku: Ustawienia → Ewidencja majątku. Ustawienia określają, które pola są wprowadzane przy majątku, jakie procesy zatwierdzania są włączone, oraz zarządzają słownikami rodzajów majątku, rodzajów przeglądów i pól opcjonalnych. Zmieniać je może tylko administrator systemu lub użytkownik z uprawnieniem administratora przypisanym bezpośrednio do modułu Ewidencja majątku.
Ustawienia ogólne ewidencji majątku
W ustawieniach ogólnych modułu Ewidencja majątku wybierzesz, do jakich rodzajów lokalizacji można przypisywać majątek (pracownik, inna osoba, biuro, środek transportu, nieprzypisane, firma z CRM), oraz włączysz pola dodatkowe, które są wprowadzane i wyświetlane przy majątku:
- Wprowadzać numer inwentarzowy – włącza własne oznaczenie inwentarzowe majątku niezależne od numeru ewidencyjnego
- Pokaż numer inwentarzowy zamiast numeru ewidencyjnego – w tabelach i w raportach drukowanych priorytetowo wyświetla się wtedy numer inwentarzowy
- Wprowadzać numer produkcyjny (seryjny)
- Wprowadzanie typu aktywów – uzupełnia rodzaj majątku o własny, bardziej szczegółowy podział (np. narzędzia robocze, meble)
- Wprowadź lokalizację – wykorzystasz, jeśli firma ma więcej oddziałów i chcesz filtrować majątek według lokalizacji
- Wprowadzanie stanu aktywów – własne stany, np. nowy, używany, częściowo niesprawny
- Wprowadzanie obrazu aktywa – zdjęcie wykorzystasz też przy protokołach przekazania i w spisie inwentaryzacyjnym dla szybszej orientacji
- Wprowadzanie aktualnej ceny księgowej, grupy ewidencyjnej, konta i pomieszczenia – pola dodatkowe na potrzeby księgowe i organizacyjne
Zatwierdzanie przeniesień i wycofań majątku (ustawienia)
W ustawieniach modułu Ewidencja majątku włączysz osobno zatwierdzanie dla dwóch procesów. Opcja Przeniesienie majątku – zatwierdzanie określa, że przeniesienie na nowego posiadacza musi najpierw zaakceptować sam nowy posiadacz majątku, w przeciwnym razie przeniesienie zapisze się od razu bez czekania. Opcja Wycofanie majątku – zatwierdzanie włącza trzystopniowe zatwierdzanie wycofania i zużycia (przełożony, ekonom, dyrektor zarządzający) wraz z zakładką Usunięcie/zużycie – zatwierdzanie; bez niej wycofanie zapisze się od razu bez zatwierdzenia.
Własne rodzaje majątku (ustawienia)
W zakładce Własne typy ustawień modułu Ewidencja majątku zarządzasz słownikiem rodzajów majątku, które są oferowane przy zakładaniu rekordu. Przyciskiem Dodaj rodzaj majątku założysz nowy rodzaj – podasz jego Nazwę i opcjonalnie E-mail do powiadomień, na który moduł automatycznie wyśle wiadomość przy każdej zmianie liczby sztuk danego rodzaju majątku (wycofanie, zużycie, zmiana ilości).
Przeglądy – rodzaje przeglądów (ustawienia)
W zakładce Przeglądy ustawień modułu Ewidencja majątku definiujesz poszczególne rodzaje przeglądów przyciskiem Dodaj rodzaj przeglądu. Dla każdego rodzaju podasz Nazwę, domyślną Liczbę dni do następnego przeglądu (na jej podstawie tylko wstępnie wypełnia się data następnego przeglądu, dalej można ją ręcznie zmienić) oraz czy Ten rodzaj przeglądu jest aktywny. Jeśli żaden rodzaj przeglądu nie jest aktywny, przeglądy w module Ewidencja majątku w ogóle się nie wyświetlają. Opcjonalnie włączysz Przed wygaśnięciem zadania i podasz Liczbę dni przed wygaśnięciem zadania – moduł wtedy z danym wyprzedzeniem automatycznie założy zadanie założycielowi listy przeglądów, ewentualnie także wpis w kalendarzu.
Wskazówka: Zmiana już używanego rodzaju przeglądu wpłynie na cały majątek, który go wykorzystuje – jeśli dany rodzaj przeglądu nie jest już potrzebny, lepiej go tylko dezaktywować, niż zmieniać lub usuwać.
Pola opcjonalne (ustawienia)
Ustawienia modułu Ewidencja majątku umożliwiają zdefiniowanie do 10 własnych pól, które następnie wyświetlają się w formularzu majątku i opcjonalnie także w tabeli głównej. Dla każdego pola wybierzesz Nazwę, Typ (tak/nie, liczba całkowita, liczba dziesiętna, data, wybór z listy, tekst), czy jest obowiązkowe i czy ma się wyświetlać w tabeli głównej.
Uwaga: Zmiana nazwy lub usunięcie już używanego pola opcjonalnego nieodwracalnie usunie lub zmieni dotychczas wprowadzone dane w tym polu.
Prawa użytkowników do ewidencji majątku według stanowiska (ustawienia)
Zakładka Prawa użytkownika w ustawieniach modułu Ewidencja majątku służy do zbiorowego ustawienia dostępu według stanowiska pracy. Przyciskiem Dodaj prawa wybierzesz stanowisko, rodzaj majątku i typ majątku, dla których ustawiasz poziom dostępu, ewentualnie zaznaczysz, że dane stanowisko widzi tylko majątek pracowników na tym samym stanowisku, lub że może przypisywać majątek danemu stanowisku czy grupie. Aby to ustawienie miało efekt, użytkownicy na danym stanowisku muszą jednocześnie mieć przypisany co najmniej podstawowy poziom dostępu do modułu Ewidencja majątku – w przeciwnym razie w ogóle nie dostaliby się do modułu. Do ustawień dostępna jest też Historia praw z zapisem wykonanych zmian.
Ustawienia osób zatwierdzających wycofanie majątku
W ustawieniach modułu Ewidencja majątku można określić, którym użytkownikom dany przełożony może jako pierwszy krok zatwierdzać wnioski o wycofanie i zużycie majątku. Przyciskiem Wybierz użytkowników otworzysz listę zaznaczania pracowników, którym dany użytkownik może jako przełożony zatwierdzać wycofanie i zużycie. Ewentualnie przyciskiem Wczytaj z hierarchii automatycznie przejmiesz relacje przełożony–podwładny z hierarchii organizacyjnej pracowników (dostępne, jeśli włączony jest moduł Pracownicy) – działa nawet bez bezpośredniej podległości o kilka poziomów niżej. Istniejące ustawienie może zostać przez tę akcję nadpisane.
Amortyzacja majątku (ustawienia)
Opcja Amortyzacja środków trwałych w ustawieniach modułu Ewidencja majątku włącza zakładkę Amortyzacja w szczegółach majątku oraz obliczanie podatkowego i księgowego planu amortyzacji. Jednocześnie ustawia się Domyślna jednostka księgowa dla amortyzacji, która zostanie użyta dla majątku, dla którego nie wybrano własnej jednostki księgowej – bez niej nie można zaksięgować amortyzacji majątku, który nie ma ustawionej własnej jednostki księgowej.
Import danych sprzętowych (HWInfo) i powiązanie z aplikacją zewnętrzną
Opcja Import informacji sprzętowych o PC/NB do majątku zezwala na import wyposażenia sprzętowego i programowego komputerów za pomocą osobnej aplikacji dodatkowej; po włączeniu w module Ewidencja majątku pojawia się zakładka HWInfo Imports z listą zaimportowanych komputerów. Osobna opcja umożliwia powiązanie z aplikacją zewnętrzną, która następnie może po włączeniu automatycznie eksportować, importować i aktualizować rekordy majątku; bez jej włączenia takie wywołania są odrzucane. Szczegóły techniczne połączenia ustawia administrator systemu razem z dostawcą powiązanej aplikacji.
Uprawnienia i prawa dostępu do modułu Ewidencja majątku
Podstawowy dostęp do modułu Ewidencja majątku podlega stopniowanemu poziomowi prawa dostępu przypisanego użytkownikowi. Poniższa tabela opisuje poszczególne poziomy od najniższego do najwyższego:
| Poziom dostępu | Co umożliwia |
|---|---|
| Brak dostępu | Użytkownik w ogóle nie dostanie się do modułu Ewidencja majątku |
| Widzi majątek powierzony mu | Widzi tylko majątek, który ma przypisany sobie, bez możliwości jego zużycia lub wycofania |
| Widzi majątek powierzony oraz może zużywać własne materiały eksploatacyjne i operacyjne | Dodatkowo może zużywać i wycofywać własne materiały eksploatacyjne i operacyjne |
| Widzi majątek mu powierzonny i może go zużyć / przenieść własny (dowolnego typu) | Może zużywać i przenosić (przekazywać) dowolny własny majątek |
| Widzi wszystko i może zużywać / przenosić własny powierzony majątek (dowolnego typu) | Widzi cały majątek firmy, ale zużywać lub przenosić może tylko swój |
| Widzi wszystko i może zużywać (dowolny rodzaj) | Widzi cały majątek firmy i może zużywać lub wycofywać jakikolwiek majątek |
| Edytować wszystko / dodawać + inwentaryzacje / spisy | Może zakładać i edytować majątek oraz zakładać spisy inwentaryzacyjne i przeglądowe |
| Edytować / Dodawać / Usuwać / Przywracać oraz inwentaryzacje / spisy przeglądowe | Najwyższy poziom – dodatkowo może usuwać rekordy i zarządzać historią praw modułu |
Oprócz tego poziomu istnieją osobne uprawnienia dodatkowe, które rozszerzają widoczność wniosków lub dodają krok w procesie zatwierdzania:
| Uprawnienie dodatkowe | Co umożliwia |
|---|---|
| Widzi żądania przekazania swoich podwładnych / Widzi wszystkie żądania przeniesienia | Rozszerza widoczność wniosków o przeniesienie majątku poza własne wnioski |
| Widzi wnioski o usunięcie majątku swoich podwładnych / Widzi wszystkie wnioski o usunięcie aktywów | Rozszerza widoczność wniosków o wycofanie i zużycie majątku |
| Jako przełożony może zatwierdzić wycofanie / zużycie wybranym użytkownikom. | Określa, komu użytkownik jest pierwszym zatwierdzającym w procesie wycofania majątku |
| Usunięcie/zużycie – ekonom | Uprawnia do drugiego kroku zatwierdzania wycofania i zużycia |
| Usunięcie/zużycie – dyrektor zarządzający | Uprawnia do trzeciego, końcowego kroku zatwierdzania wycofania i zużycia |
| Potwierdzenie odejścia pracownika wysłane e‑mailem | Użytkownik otrzymuje e-mail po zakończeniu przeniesienia majątku po odejściu pracownika |
| Otrzymywać e‑mail z informacją o zakończonych ruchach (przeniesieniach / wycofaniu) | Użytkownik otrzymuje e-mail informacyjny przy każdym zakończonym przeniesieniu lub wycofaniu majątku |
W module Ewidencja majątku można dodatkowo, według stanowiska pracy oraz rodzaju czy typu majątku, ustawić własny, odmienny poziom dostępu, ograniczyć widoczność tylko do majątku pracowników na tym samym stanowisku oraz zezwolić na przypisywanie majątku danemu stanowisku. Aby takie ustawienie działało, użytkownik musi jednocześnie mieć przydzielony co najmniej podstawowy poziom dostępu do modułu Ewidencja majątku.
Interfejs użytkownika
Moduł Ewidencja majątku wyświetla cały majątek, wnioski o przeniesienie, wnioski o wycofanie, spisy inwentaryzacyjne i przeglądowe oraz protokoły przekazania w osobnych zakładkach jednego ekranu. Poniższe rozdziały opisują, co zobaczysz na ekranie głównym i w poszczególnych zakładkach.
Ekran główny modułu Ewidencja majątku
Moduł Ewidencja majątku po otwarciu wyświetla się jako panel z zakładkami; ich liczba i oferta zależą od tego, co jest włączone w ustawieniach modułu, oraz od Twoich uprawnień. Zakładka Majątek jest dostępna zawsze i służy jako główny przegląd całego majątku. Zakładka Przeniesienia majątku wyświetla się tylko przy włączonym zatwierdzaniu przeniesień i nosi odznakę z liczbą nowych lub nierozpatrzonych wniosków. Zakładka Usunięcie/zużycie jest dostępna zawsze i pokazuje historię wykonanych wycofań i zużyć. Zakładka Usunięcie/zużycie – zatwierdzanie wyświetla się tylko przy włączonym zatwierdzaniu wycofań i nosi odznakę z liczbą oczekujących wniosków. Zakładki Inwentaryzacje i Arkusze przeglądowe są dostępne użytkownikom z wyższymi uprawnieniami. Zakładka Protokóły przekazania (pożyczki) wyświetla się tylko wtedy, gdy ta opcja jest włączona w ustawieniach. Zakładka HWInfo Imports wyświetla się tylko wtedy, gdy włączony jest import informacji sprzętowych i programowych.
Filtry i wyszukiwanie w zakładce Majątek
Zakładka Majątek w module Ewidencja majątku oferuje zwijany panel Filtr z polami Rodzaj aktywów, Typ aktywa (jeśli jest włączony), Rodzaj lokalizacji, Numer ewidencyjny (dwa pola oddzielone ukośnikiem – numer kolejny i rok), Dostawca, Data nabycia (od–do), Nazwa miejsca, Nazwa, Status (Dostępne / Wszystko wycofane) oraz Centrum z możliwością wybrania kilku wartości naraz. Filtr uruchamia się przyciskiem Szukaj i anuluje przyciskiem Anuluj. Nad tabelą znajduje się dodatkowo przełącznik statusu z opcjami Wszystkie, Dostępne i Wszystko wycofane, którym szybko ograniczysz wyświetlany majątek według jego statusu.
Kolumny tabeli majątku i akcje wierszy
Tabela majątku w zakładce Majątek modułu Ewidencja majątku wyświetla tylko kolumny włączone w ustawieniach – zazwyczaj Numer ewidencyjny lub inwentarzowy, Numer produkcyjny, Nazwa, Data rewizji (jeśli przeglądy są aktywne), Obraz, Rodzaj aktywów, Typ aktywa, Data nabycia, Cena nabycia za jednostkę, Aktualna cena księgowa za jednostkę, Łączna liczba MJ, Liczba jednostek dostępnych, Termin wygaśnięcia, Centrum, Lokalizacja, Status aktywów, Lokalizacja (umiejscowienie), Pokój, Grupa ewidencyjna, Konto, Status (dostępne/wycofane) oraz pola opcjonalne ustawione do wyświetlania w tabeli. Przy każdym wierszu znajdziesz akcję Wyświetl szczegóły (ikona lupy), a przy wyższych uprawnieniach także Usuń rekord, która przed wykonaniem pyta o potwierdzenie. Nad tabelą wyświetla się dodatkowo powiadomienie „Należy szybko rozwiązać" – wypisuje majątek, któremu w ciągu najbliższych 30 dni upłynie termin przeglądu, z odnośnikiem bezpośrednio do jego szczegółów; wyświetla się tylko wtedy, gdy przeglądy w module Ewidencja majątku są aktywne.
Nad tabelą majątku – przyciski i akcje zbiorowe
Nad tabelą majątku w module Ewidencja majątku znajdziesz przycisk Dodaj aktywo, rozwijane menu Praca z wybranymi (Przeniesienie majątku, Usuń wybrane, Zaznacz wszystko, Odznacz wszystko), przycisk Inwentaryzować (wyświetla się tylko wtedy, gdy istnieje aktywny spis inwentaryzacyjny), Import z XLSX, Drukowanie kodów QR i Usunięte do wyświetlenia usuniętych rekordów.
Zakładki przeglądowe modułu Ewidencja majątku
Oprócz głównej zakładki Majątek moduł Ewidencja majątku oferuje zestaw kolejnych zakładek dla wycofanego majątku, wniosków o przeniesienie i wycofanie, inwentaryzacji, przeglądów, pożyczek i importu danych sprzętowych. Które z nich się wyświetlą, zależy od ustawień modułu i Twoich uprawnień.
Zakładka Usunięcie/zużycie
Zakładka Usunięcie/zużycie w module Ewidencja majątku ma własny filtr z polami Rodzaj aktywów, Rodzaj lokalizacji, Numer ewidencyjny, Zlikwidował, Data wycofania, Nazwa miejsca, Nazwa i Centrum. Tabela wyświetla kolumny Data wycofania, Zlikwidował, Numer ewidencyjny (ewentualnie inwentarzowy), Nazwa, Centrum, Lokalizacja, Rodzaj aktywów, Liczba usuniętych jednostek majątkowych, Powód wycofania i akcję wyświetlenia szczegółów.
Zakładka Inwentaryzacje
Zakładka Inwentaryzacje w module Ewidencja majątku oferuje w filtrze wybór Roku, przycisk Utwórz nowy oraz tabelę dotychczasowych spisów z kolumnami Data, Nazwa, Utworzył, Aktywny i Akcja. Jeśli aktywnych spisów jest więcej niż jeden, wyświetla się ostrzeżenie, że może to powodować błędy w działaniu modułu.
Zakładka Arkusze przeglądowe
Zakładka Arkusze przeglądowe w module Ewidencja majątku zawiera przycisk Utwórz nowy oraz tabelę list przeglądowych z kolumnami Data, Nazwa, Rodzaj przeglądu, Utworzył, Aktywny i Akcja. Ze szczegółów konkretnej listy przeglądowej dodajesz następnie majątek, który ma przejść dany przegląd, a listę możesz w każdej chwili wydrukować.
Zakładka Protokóły przekazania (pożyczki)
Zakładka Protokóły przekazania (pożyczki) w module Ewidencja majątku ma przełącznik Wszystkie / Tylko niezwrócone, przycisk Utwórz nowy oraz tabelę z kolumnami ID, Numer protokołu przekazania, Wypożyczono komu, Data przekazania, Data zwrotu, Liczba aktywów w protokole, Utworzył i Akcja.
Zakładka Przeniesienia majątku
Zakładka Przeniesienia majątku w module Ewidencja majątku zawiera rozwijane menu Praca z wybranymi (Zgadzam się, Odrzuć, Zaznacz wszystko, Odznacz wszystko) oraz tabelę wniosków z kolumnami ID, Data, Utworzył, Numer ewidencyjny/inwentarzowy, Majątek, Zmiana, Status i Akcja.
Zakładka Usunięcie/zużycie – zatwierdzanie
Zakładka Usunięcie/zużycie – zatwierdzanie w module Ewidencja majątku ma przełącznik Wszystkie / Aktywne, rozwijane menu Praca z wybranymi (Zatwierdź wybrane, Odrzuć wybrane, Zaznacz wszystko, Odznacz wszystko) oraz tabelę z kolumnami ID, Data, Utworzył, Numer ewidencyjny/inwentarzowy, Majątek, Data nabycia, Cena nabycia za jednostkę, Powód, Status i Akcja.
Zakładka HWInfo Imports
Zakładka HWInfo Imports w module Ewidencja majątku oferuje rozbudowany filtr parametrów technicznych komputerów (Producent/Model, System operacyjny, Procesor, RAM, Wolne miejsce na dysku, data ostatniej aktualizacji listy HW/SW, adres MAC, adres IPv4/IPv6, Zainstalowana drukarka, Zainstalowane oprogramowanie, status Windows Update) oraz tabelę zaimportowanych komputerów z kolumnami ID, Computer Name, Domain, User, OS, Model, CPU, RAM, data aktualizacji HW/SW i flagę Powiązane z majątkiem. Przyciskiem Link do obiektu przy konkretnym komputerze powiążesz go z istniejącym rekordem majątku.
Podstawowe operacje na rekordzie majątku
Ten rozdział opisuje codzienną pracę z rekordem majątku w module Ewidencja majątku – wprowadzenie nowej sztuki, edycję jej danych bezpośrednio w szczegółach, dodawanie notatek i załączników, usuwanie rekordu oraz to, jak moduł rozróżnia majątek dostępny i całkowicie wycofany.
Procedura: Rejestrowanie nowego majątku
Nowy majątek do modułu Ewidencja majątku zarejestrujesz przyciskiem Dodaj aktywo w zakładce Majątek. Postępuj następująco:
- Kliknij przycisk Dodaj aktywo.
- Wypełnij Numer ewidencyjny (numer kolejny i rok – numer kolejny wypełni się automatycznie), ewentualnie także Numer inwentarzowy i Numer produkcyjny.
- Wybierz lub wpisz Nazwę majątku – oferowane są też nazwy użyte przy innym majątku.
- Opcjonalnie prześlij Obraz majątku.
- Wybierz Rodzaj aktywów i ewentualnie Typ aktywa.
- Podaj Liczbę MJ i Typ MJ (szt., kg, m, l i inne jednostki).
- Jeśli aktywne są przeglądy, wybierz dla każdej pozycji przeglądowej Rodzaj przeglądu i Datę następnego przeglądu – po wyborze rodzaju data wypełni się automatycznie, można ją zmienić.
- Wypełnij Cenę nabycia MJ, Sposób nabycia, Dostawcę, Numer faktury, Datę nabycia, Datę zaksięgowania, Gwarancję do, Termin wygaśnięcia, Centrum i ewentualnie Aktualną cenę księgową, Grupę ewidencyjną i Konto.
- Jeśli włączony jest moduł amortyzacji, wypełnij Grupę amortyzacyjną, Sposób amortyzacji podatkowej i Cenę nabycia (wartość początkową).
- Wybierz Lokalizację i Pokój (jeśli są włączone), typ Lokalizacji (Użytkownik eIntranetu, inna osoba, Biuro, Środek transportu, Nieprzypisane lub firma z CRM – w zależności od typu wyświetlają się odpowiednie pola) oraz Status aktywów.
- Wypełnij pola opcjonalne (jeśli są zdefiniowane w ustawieniach), Uwagę i prześlij Załączniki.
- Kliknij Zapisz.
Nazwa majątku i Numer ewidencyjny są w module Ewidencja majątku obowiązkowe – bez nich rekord się nie zapisze i wyświetli się komunikat błędu. Po zapisaniu automatycznie zakłada się notatka „Utworzył [imię]", a jeśli wpisałeś też własną uwagę, zapisuje się ona jako drugi wpis.
Pola formularza nowego majątku
| Pole | Obowiązkowe | Co się wprowadza |
|---|---|---|
| Numer ewidencyjny | Tak | Numer kolejny i rok w dwóch polach, tylko cyfry, numer kolejny maks. 18 cyfr |
| Numer inwentarzowy | Według ustawień | Własne oznaczenie ewidencyjne majątku |
| Numer produkcyjny | Według ustawień | Numer seryjny produktu |
| Nazwa | Tak | Nazwa majątku, można wybrać z już użytych |
| Obraz | Nie | Zdjęcie majątku, maksymalnie 60 plików |
| Rodzaj aktywów | Tak | Wybór z listy rodzajów według uprawnień użytkownika |
| Typ aktywa | Według ustawień | Własne typy zdefiniowane w ustawieniach modułu |
| Liczba MJ i Typ MJ | Tak | Ilość i jednostka (szt., kg, m, l...) |
| Rodzaj przeglądu / Data następnego przeglądu | Nie | Dla każdej pozycji przeglądowej, jeśli przeglądy są aktywne |
| Cena nabycia MJ | Nie | Cena za jednostkę |
| Sposób nabycia | Tak | Zakup, Bezpłatne przeniesienie, Darowizna, Transfer między centrami lub Własna produkcja |
| Dostawca, Numer faktury | Nie | Nazwę dostawcy można wybrać z użytych, numer faktury jako tekst |
| Data nabycia, Data zaksięgowania | Tak | Daty |
| Gwarancja do, Termin wygaśnięcia | Nie | Daty |
| Centrum | Nie | Wybór lub wpisanie centrum |
| Aktualna cena księgowa MJ, Grupa ewidencyjna, Konto | Według ustawień | Dodatkowe pola księgowe |
| Grupa amortyzacyjna / Sposób amortyzacji podatkowej / Cena nabycia | Według ustawień amortyzacji | Parametry planu amortyzacji |
| Lokalizacja / Pokój | Według ustawień | Tekst |
| Lokalizacja – typ | Tak | Majątek powierzony użytkownikowi eIntranetu / innej osobie, Biuro, Środek transportu, Nieprzypisane lub firma z CRM – w zależności od typu wyświetlają się odpowiednie pola |
| Status aktywów | Według ustawień | Własne statusy (nowy, używany...) |
| Pola opcjonalne | Według ustawień, mogą być obowiązkowe | Własne pola zdefiniowane przez administratora (tekst, liczba, data, lista, tak/nie) |
| Uwaga, Załączniki | Nie | Tekst i pliki, maksymalnie 60 plików |
Instrukcja: Edycja pojedynczego pola w szczegółach majątku
W szczegółach majątku w module Ewidencja majątku przy większości pól można kliknąć ikonę ołówka obok wartości – ikona jest widoczna tylko użytkownikom z prawem do edycji danego majątku. Po kliknięciu otworzy się małe okno dialogowe tylko dla danego pola: numer ewidencyjny, nazwa, rodzaj czy typ majątku, liczba MJ, ceny, daty, lokalizacja, centrum, lokalizacja (miejsce), status, dane przeglądowe, pola opcjonalne, obrazy i inne. Po wypełnieniu nowej wartości kliknij Zapisz – o zmianie automatycznie zakłada się wpis w notatkach majątku, dzięki czemu historia edycji pozostaje możliwa do prześledzenia.
Procedura: Usuwanie rekordu majątku
Rekord majątku w module Ewidencja majątku usuniesz kliknięciem ikony Usuń rekord przy odpowiednim wierszu w tabeli – akcja jest dostępna tylko użytkownikom z najwyższym uprawnieniem w module. System przed usunięciem zapyta o potwierdzenie. Kilka rekordów naraz można usunąć przez rozwijane menu Praca z wybranymi → Usuń wybrane po zaznaczeniu wierszy. Usunięte rekordy wyświetlisz przyciskiem Usunięte nad tabelą majątku.
Procedura: Dodawanie notatki do majątku
W szczegółach majątku w module Ewidencja majątku otwórz zakładkę Notatki i kliknij przycisk Dodaj notatkę. Wpisz treść notatki (pole obsługuje formatowanie) i zapisz. Notatki mogą też usuwać użytkownicy z wyższymi uprawnieniami. Do każdej automatycznej zmiany pola majątku oraz do każdego wniosku o przeniesienie lub wycofanie moduł sam zakłada notatkę, więc w historii znajdziesz obok własnych tekstów także wpisy systemowe.
Procedura: Dodawanie załącznika do majątku
W szczegółach majątku w module Ewidencja majątku otwórz kartę Ogólne i kliknij przycisk Dodaj załącznik. Prześlij plik (np. dowód dostawy, fakturę lub fotografię) – maksymalnie 60 plików do jednego majątku. Załączniki zapisują się w centralnym zarządzaniu plikami i są dostępne w każdej chwili później ze szczegółów danego majątku.
Status majątku w module Ewidencja majątku
Każdy rekord majątku ma w module Ewidencja majątku jeden z dwóch statusów w zależności od tego, ile jednostek miary z niego jeszcze zostało:
| Status | Co oznacza | Jak rekord do niego przechodzi |
|---|---|---|
| Dostępne | Majątek ma do dyspozycji co najmniej jedną jednostkę miary | Status domyślny od razu po założeniu |
| Wszystko wycofane | Wszystkie sztuki lub ilość zostały zużyte lub wycofane | Ostatnie zużycie lub wycofanie wyczerpuje całą liczbę MJ |
Przeniesienia i wycofywanie majątku
Moduł Ewidencja majątku umożliwia ewidencjonowanie dwóch typów ruchu majątku – przeniesienia na innego posiadacza oraz wycofania lub zużycia. Dla obu można w ustawieniach modułu włączyć zatwierdzanie, dzięki czemu ruch nie zapisuje się od razu, ale dopiero po zaakceptowaniu przez uprawnioną osobę.
Procedura: Przeniesienie majątku na innego użytkownika lub firmę
Przeniesienie majątku w module Ewidencja majątku służy do zmiany tego, kto ma majątek powierzony. Przycisk Przeniesienie majątku jest aktywny tylko dla obecnego posiadacza majątku lub użytkownika z prawem do przypisywania majątku.
- W szczegółach majątku, lub zbiorowo przez Praca z wybranymi → Przeniesienie majątku, kliknij przycisk Przeniesienie majątku.
- Wybierz typ zmiany lokalizacji (lub Bez zmian) i według typu wybierz użytkownika, firmę z CRM, lub wpisz imię czy nazwę.
- Zaznacz Odejście pracownika, jeśli przeniesienie dotyczy odchodzącego pracownika, któremu ma majątek po odejściu trwale przypaść nowemu posiadaczowi.
- Wypełnij Datę przeniesienia (obowiązkowe) i opcjonalnie Powód przeniesienia.
- Kliknij Zastosować.
Bez włączonego zatwierdzania przeniesienie w module Ewidencja majątku zapisuje się od razu. Przy włączonym zatwierdzaniu wniosek wysyła się e-mailem nowemu posiadaczowi majątku z przyciskami do szybkiego zatwierdzenia lub odrzucenia bezpośrednio z e-maila; po jego odpowiedzi, lub po akcji zbiorowej Zgadzam się/Odrzuć, przeniesienie zostaje dokończone lub odrzucone, a uczestnicy otrzymują e-mail z wynikiem. Jeśli zaznaczone jest odejście pracownika, po zatwierdzeniu e-mail otrzymują dodatkowo wybrani odbiorcy ustawieni w module oraz przełożony odchodzącego pracownika.
Jeśli zaznaczysz Odejście pracownika, ale nie wybierzesz użytkownika, któremu ma majątek przypaść, moduł Ewidencja majątku nie zapisze wniosku i wyświetli komunikat, że brakuje wybranego użytkownika – w takim przypadku uzupełnij użytkownika i wyślij wniosek ponownie.
W szczegółach wniosku o przeniesienie majątku możesz przyciskiem Dodaj rekord dodać do wniosku kolejną notatkę; o jej dodaniu e-mailem informowany jest zarówno zgłaszający wniosek, jak i nowy posiadacz majątku.
Statusy wniosku o przeniesienie majątku
| Status | Co oznacza | Kto go ustawia |
|---|---|---|
| Aktywny – zgłoszony | Wniosek założony, nie czeka się na zatwierdzenie drugiej strony | Zgłaszający wniosek |
| Aktywny – czeka na odpowiedź | Wysłano do zatwierdzenia nowemu posiadaczowi majątku | System automatycznie przy włączonym zatwierdzaniu |
| Gotowe – przeniesiono | Przeniesienie zakończone | Nowy posiadacz majątku lub użytkownik z najwyższym uprawnieniem |
| Gotowe – Anulowano | Wniosek anulowany przez założyciela lub administratora | Założyciel do 48 godzin od założenia, inaczej tylko użytkownik z najwyższym uprawnieniem |
| Gotowe – Odrzucono | Przeniesienie odrzucone | Nowy posiadacz majątku lub użytkownik z najwyższym uprawnieniem |
Procedura: Zużycie lub wycofanie majątku
Zużycie lub wycofanie majątku w module Ewidencja majątku uruchomisz w szczegółach majątku przyciskiem Zużyj/wycofaj – przycisk jest dostępny tylko dla użytkownika, który może dany majątek zużyć, i tylko jeśli dostępna jest co najmniej jedna jednostka miary.
- W szczegółach majątku kliknij Zużyj/wycofaj.
- Wybierz Liczbę MJ do wycofania, Datę wycofania i Powód wycofania (Sprzedaż, Likwidacja fizyczna, Darowizna, Transfer między centrami, Zużycie, Inne, Zużycie lub Uszkodzenie, w zależności od tego, jakie sposoby dopuszczają ustawienia modułu).
- Przy powodzie Sprzedaż konieczne jest podanie w uwadze, komu i za ile – moduł na to zwróci uwagę.
- Przy powodzie Transfer między centrami wyświetlają się dodatkowo pola Przejazd do centrum oraz Lokalizacja – typ / Użytkownik / Imię.
- Jeśli w ustawieniach włączone jest częściowe wycofanie, możesz zaznaczyć Wycofanie częściowe.
- Wypełnij Uwagę, ewentualnie dołącz Załączniki.
- Kliknij Zapisz.
Bez włączonego zatwierdzania wycofanie w module Ewidencja majątku zapisuje się od razu; jeśli chodzi o transfer między centrami, moduł jednocześnie zakłada lub uzupełnia odpowiedni rekord majątku w centrum docelowym. Jeśli tym sposobem wycofane zostaną ostatnie sztuki, majątek automatycznie oznacza się jako całkowicie wycofany. Przy włączonym zatwierdzaniu zakłada się wniosek o wycofanie i wysyła się e-mailem do ustawionego przełożonego do zatwierdzenia; jeśli użytkownik nie ma ustawionego przełożonego, wniosek pozostanie bez wysłania, a ten fakt zapisuje się w notatkach wniosku.
Procedura: Zatwierdzanie wycofania majątku (trzystopniowe)
Przy włączonym zatwierdzaniu wniosek o wycofanie lub zużycie majątku w module Ewidencja majątku przechodzi przez trzy kroki – Przełożony, Ekonom, Dyrektor zarządzający. Uprawniony użytkownik w odpowiednim kroku widzi w szczegółach wniosku, lub zbiorowo przez Praca z wybranymi, przyciski Zgadzam się i Odrzuć. Odrzucenie w którymkolwiek kroku od razu kończy wniosek jako odrzucony. Po zatwierdzeniu ostatniego potrzebnego kroku (przez dyrektora zarządzającego) automatycznie zakłada się wpis o wycofaniu lub zużyciu majątku, wysyła się e-mail do zgłaszającego oraz ewentualnie innym użytkownikom z prawem otrzymywania informacji o zakończonych ruchach, a przy całkowitym wycofaniu wszystkich sztuk majątek oznacza się jako całkowicie wycofany.
Statusy wniosku o wycofanie i zużycie majątku
| Status | Co oznacza | Kto przenosi do niego wniosek |
|---|---|---|
| Aktywny – zgłoszony | Wniosek założony | Zgłaszający wniosek |
| Aktywny – czeka na odpowiedź | Czeka na zatwierdzenie przez przełożonego | System automatycznie |
| Częściowo gotowe – zatwierdził przełożony | Zakończony pierwszy krok | Ustawiony przełożony zgłaszającego jako zatwierdzający |
| Częściowo gotowe – zatwierdził ekonom | Zakończony drugi krok | Użytkownik z uprawnieniem Usunięcie/zużycie – ekonom |
| Gotowe – zatwierdził dyrektor zarządzający | Cały proces zakończony, wycofanie zostaje zapisane | Użytkownik z uprawnieniem Usunięcie/zużycie – dyrektor zarządzający |
| Gotowe – Anulowano | Wniosek anulowany | Zgłaszający do 48 godzin od założenia, inaczej tylko użytkownik z najwyższym uprawnieniem |
| Gotowe – Odrzucono | Odrzucone w którymkolwiek kroku | Przełożony, ekonom lub dyrektor zarządzający według kolejności kroku |
Przy każdym z trzech kroków zatwierdzania dodatkowo ewidencjonuje się stan cząstkowy: Czeka (krok jeszcze nikt nie rozpatrzył), Zatwierdził (zatwierdzający się zgodził), lub Odrzucony (zatwierdzający odrzucił, proces dalej nie kontynuuje).
Procedura: Edycja notatki i powodu wycofania przy wniosku
W szczegółach wniosku o wycofanie w module Ewidencja majątku kliknij Edytuj przy notatce i zmień Uwagę lub Powód wycofania. Edycja jest możliwa do 48 godzin od założenia wniosku, lub w każdej chwili, jeśli masz najwyższe uprawnienie w module.
Inwentaryzacja i przeglądy majątku
Moduł Ewidencja majątku obsługuje dwa osobne procesy kontroli majątku w czasie – coroczną inwentaryzację, która weryfikuje fizyczne istnienie majątku, oraz przeglądy, które pilnują terminów regularnych kontroli czy kontroli ustawowych.
Procedura: Inwentaryzacja majątku
Inwentaryzacja w module Ewidencja majątku weryfikuje, że ewidencjonowany majątek rzeczywiście istnieje w danym miejscu, w formie spisów inwentaryzacyjnych.
- Załóż spis inwentaryzacyjny przyciskiem Utwórz nowy w zakładce Inwentaryzacje – wypełnij Datę, Nazwę, czy spis jest Aktywny oraz Uwagę.
- Majątek można dodawać do spisu pojedynczo przyciskiem Dodaj do inwentaryzacji w szczegółach majątku, lub przyciskiem Dodaj w szczegółach spisu – wybierzesz konkretny majątek, datę i liczbę sztuk.
- Własny powierzony majątek możesz zinwentaryzować zbiorowo przyciskiem Inwentaryzować – wyświetli się tabela całego Twojego majątku z możliwością zaznaczenia wszystkiego i potwierdzenia Zgadzam się, dodaj do inwentarza.
- Majątek, który jeszcze nie jest w aktywnym spisie, wyświetlisz przyciskiem Wyświetlanie niezinwentaryzowanych zasobów i dodasz go pojedynczo kliknięciem akcji przy wierszu.
- W szczegółach majątku wyświetla się historia wykonanych inwentaryzacji danej sztuki.
Aktywny w module Ewidencja majątku może być w danej chwili tylko jeden spis inwentaryzacyjny – inaczej dodawanie majątku do spisu, w tym dodawanie przez kody QR, nie działa niezawodnie.
Procedura: Przeglądy majątku i arkusze przeglądowe
Arkusze przeglądowe w module Ewidencja majątku służą do planowania i ewidencjonowania regularnych przeglądów (np. przeglądów urządzeń elektrycznych lub narzędzi).
- Załóż listę przeglądową przyciskiem Utwórz nowy w zakładce Arkusze przeglądowe – wypełnij Datę, Nazwę, czy jest Aktywna, Rodzaj przeglądu (musi być wcześniej ustawiony w ustawieniach modułu) i Datę następnego przeglądu, która wypełni się według rodzaju.
- Majątek dodaje się do listy przeglądowej przyciskiem Dodaj w szczegółach listy, lub przyciskiem Wykonać przegląd bezpośrednio w szczegółach majątku – oferowany jest tylko majątek o takim samym rodzaju przeglądu, jaki ma aktywna lista przeglądowa.
- Listę przeglądową można wydrukować przyciskiem Drukuj.
Aktywna w module Ewidencja majątku może być w danej chwili tylko jedna lista przeglądowa danego rodzaju przeglądu – inaczej dodawanie majątku przez kody QR nie działa niezawodnie.
Protokoły przekazania i drukowanie dokumentów
Moduł Ewidencja majątku umożliwia wydrukowanie do powierzonego majątku dokumentów do fizycznego przekazania – protokół przekazania dla wielu sztuk majątku naraz, prosty protokół dla jednej sztuki oraz etykiety z kodami QR do szybkiej identyfikacji majątku.
Procedura: Protokoły przekazania dla wielu sztuk majątku (pożyczki)
Protokóły przekazania (pożyczki) w module Ewidencja majątku służą do ewidencjonowania wypożyczenia wielu sztuk majątku naraz jednej osobie, wraz z ich późniejszym zwrotem.
- Załóż protokół przyciskiem Utwórz nowy – wypełnij Datę przekazania, Numer protokołu przekazania (wypełni się ostatnio użyty numer) i Wypożyczono komu.
- Do protokołu dodawaj majątek przyciskiem Dodaj w szczegółach protokołu, lub przyciskiem Do protokołu przekazania (pożyczki) bezpośrednio w szczegółach majątku – oferowane są tylko aktywne protokoły.
- Po zwrocie całego wypożyczonego majątku kliknij Wszystko zwrócone i wypełnij Datę zwrotu, Zwrócił i Przejął.
Po potwierdzeniu zwrotu każdy majątek z protokołu automatycznie wraca do lokalizacji, którą miał przed wypożyczeniem, a w jego notatkach zapisuje się informacja o zwrocie.
Eksport: Protokół przekazania w formacie PDF
Moduł Ewidencja majątku umożliwia wygenerowanie do każdego protokołu przekazania (pożyczki) raportu drukowanego w formacie PDF z listą wypożyczonego majątku, komu został wypożyczony i na jaką datę – służy jako podstawa do podpisu przy fizycznym przekazaniu.
- Otwórz szczegóły protokołu przekazania (pożyczki) w module Ewidencja majątku.
- Kliknij przycisk Przygotuj protokół zdawczo-odbiorczy w formacie PDF.
- Plik pobierze się na Twój komputer.
Format wyjściowy: PDF
Procedura: Prosty protokół przekazania dla jednej sztuki majątku (Word)
Do jednorazowego wypożyczenia lub przekazania pojedynczej sztuki majątku moduł Ewidencja majątku oferuje prostszy wariant bez zakładania całego protokołu pożyczek. W szczegółach majątku kliknij przycisk Przygotować protokół przekazania – prosty w Wordzie. Wygeneruje się dokument do podpisu w formie papierowej; po podpisaniu możesz zeskanowany protokół przesłać z powrotem jako załącznik do danego majątku.
Procedura: Import majątku z arkusza XLSX
Import z arkusza umożliwia jednorazowe wprowadzenie do modułu Ewidencja majątku większej ilości majątku.
- Kliknij przycisk Import z XLSX nad tabelą majątku.
- Pobierz plik wzorcowy i przygotuj dane w tym samym formacie.
- Prześlij wypełniony plik i kliknij Zapisz.
Plik musi być w formacie XLSX (Excel 2007 i nowszy), inaczej moduł Ewidencja majątku wyświetli błąd o nieprawidłowej wersji pliku. Wskazówka: import zalecamy najpierw wypróbować na pliku testowym z kilkoma wierszami, zanim prześlesz całą listę majątku.
Procedura: Drukowanie kodów QR majątku
Drukowanie kodów QR w module Ewidencja majątku ułatwia późniejsze wyszukiwanie i inwentaryzację majątku za pomocą czytnika lub telefonu komórkowego.
- Kliknij przycisk Drukowanie kodów QR nad tabelą majątku.
- Wybierz typ etykiet spośród kilku predefiniowanych rozmiarów i drukarek oraz ewentualnie dostosuj korektę przesunięcia przy druku.
- Do poszczególnych pól szablonu przypisz konkretne sztuki majątku.
- Kliknij Tworzenie do druku – otworzy się nowa karta z przygotowanym szablonem do druku.
Amortyzacja majątku
Jeśli w ustawieniach modułu Ewidencja majątku włączona jest opcja Amortyzacja środków trwałych, moduł potrafi dla wybranego majątku obliczać podatkowy i księgowy plan amortyzacji, ewidencjonować ulepszenie techniczne oraz księgować amortyzację i wycofanie majątku do modułu Księgowość, jeśli użytkownik ma do tego odpowiednie uprawnienia.
Ustawienie parametrów amortyzacji dla konkretnego majątku
Jeśli w ustawieniach modułu Ewidencja majątku włączona jest opcja Amortyzacja środków trwałych, przy majątku pojawia się zakładka Amortyzacja. Tutaj ustawisz Grupę amortyzacyjną według ustawy o podatku dochodowym, Sposób amortyzacji podatkowej (Liniowa, Przyspieszona lub Nadzwyczajna – ta jest przeznaczona tylko dla pojazdów bezemisyjnych nabytych między 1.1.2024 a 31.12.2028), Cenę nabycia, Amortyzację księgową w miesiącach oraz flagę Pojazd kategorii M1. Jeśli podłączony jest też moduł Księgowość, dodatkowo uzupełnisz Jednostkę księgową oraz konta syntetyczne majątku, umorzeń i amortyzacji. Podatkowy i księgowy plan amortyzacji moduł Ewidencja majątku oblicza automatycznie według podanych parametrów; można go ręcznie przegenerować przyciskiem Wygeneruj plan na nowo.
Ulepszenie techniczne majątku
W zakładce Amortyzacja w szczegółach majątku można w module Ewidencja majątku zapisać ulepszenie techniczne przyciskiem Dodaj – podasz Datę zakończenia, Kwotę i Opis. Kwota musi być dodatnia, a data zakończenia ulepszenia technicznego nie może być wcześniejsza niż data zaksięgowania majątku. Ulepszenie techniczne można też usunąć, jeśli wycofanie majątku, którego dotyczy, nie jest jeszcze zaksięgowane w Księgowości.
Procedura: Księgowanie amortyzacji i wycofania majątku do Księgowości
Księgowanie amortyzacji księgowej z modułu Ewidencja majątku do modułu Księgowość odbywa się na dwa sposoby: ze szczegółów majątku przyciskiem Zaksięguj przy konkretnym zaksięgowanym wycofaniu, lub zbiorowo za cały rok i jednostkę księgową w Przeglądzie amortyzacji przyciskiem Zaksięguj amortyzację [rok]. Przy całkowitym wycofaniu majątku można zaksięgować też samo wycofanie przyciskiem Zaksięguj wycofanie – dolicza amortyzację, wartość rezydualną i wycofuje majątek z ewidencji także księgowo; przy częściowym wycofaniu można zaksięgować poszczególne wycofane pozycje przyciskiem Zaksięguj przy danej pozycji.
Przed zaksięgowaniem moduł Ewidencja majątku sprawdza, czy odpowiedni okres księgowy jest otwarty, czy w planie kont istnieją potrzebne konta majątku, umorzeń i amortyzacji (ewentualnie konto kosztowe), czy wycofanie nie jest jeszcze zaksięgowane oraz czy majątek ma wypełnioną cenę nabycia – inaczej odrzuci akcję z konkretnym komunikatem błędu opisującym, czego brakuje. Jeśli wycofane zostaną ostatnie sztuki majątku z włączoną amortyzacją, plan amortyzacji automatycznie przeliczy się z zastosowaniem połowy rocznej amortyzacji w roku wycofania.
Integracja z innymi modułami
- Zadania – zbliżający się koniec przeglądu w module Ewidencja majątku automatycznie zakłada zadanie założycielowi listy przeglądowej.
- Kalendarz – jeśli włączone jest przenoszenie zadań do kalendarza, razem z zadaniem do przeglądu zakłada się także wpis w kalendarzu.
- Księgowość – dla majątku można prowadzić podatkowe i księgowe plany amortyzacji oraz księgować je, w tym wycofanie, do konkretnej jednostki księgowej; do zaksięgowania potrzeba mieć w planie kont założone odpowiednie konta oraz otwarty okres księgowy.
- CRM – majątek jako typ lokalizacji można przypisać także firmie ewidencjonowanej w CRM, nie tylko użytkownikowi eIntranetu.
- Pracownicy i hierarchia organizacyjna – majątek przypisuje się konkretnym użytkownikom, przeniesienia zatwierdza się według relacji przełożony–podwładny, a osoby zatwierdzające wycofanie można automatycznie wczytać z hierarchii organizacyjnej pracowników.
- Pliki – załączniki, obrazy majątku i zeskanowane protokoły przekazania zapisują się w centralnym zarządzaniu plikami.
- HWInfo (aplikacja dodatkowa) – automatycznie uzupełnia informacje o sprzęcie i oprogramowaniu komputerów w ewidencji majątku i umożliwia ich powiązanie z konkretnym rekordem majątku.
- Aplikacja zewnętrzna przez REST API – po włączeniu w ustawieniach modułu Ewidencja majątku umożliwia powiązanej aplikacji zewnętrznej eksportowanie, importowanie i aktualizowanie rekordów majątku.
Rozwiązywanie problemów
Ten rozdział podsumowuje najczęstsze komunikaty błędów i pytania użytkowników dotyczące modułu Ewidencja majątku wraz z zalecanym sposobem rozwiązania, od zakładania nowego majątku przez inwentaryzację i import danych aż po księgowanie amortyzacji do Księgowości.
Częste pytania dotyczące modułu Ewidencja majątku
Pytanie: Dlaczego moduł Ewidencja majątku odmawia zapisania nowego majątku z komunikatem „Nie podano nazwy majątku, nie można zapisać majątku."?
Rozwiązanie: Uzupełnij pole Nazwa – jest w module Ewidencja majątku obowiązkowe przy każdym rekordzie.
Pytanie: Dlaczego wyświetla się komunikat „Numer ewidencyjny musi być wypełniony i może zawierać wyłącznie cyfry."?
Rozwiązanie: Sprawdź, czy numer kolejny i rok numeru ewidencyjnego zawierają tylko cyfry, że numer kolejny nie ma więcej niż 18 cyfr i że rok nie jest wyższy niż 65535.
Pytanie: Dlaczego nie da się zapisać wniosku o przeniesienie majątku po odejściu pracownika?
Rozwiązanie: Komunikat „Nie wybrano użytkownika, na którego zostanie przeniesiony majątek po odejściu użytkownika..." oznacza, że zaznaczyłeś Odejście pracownika, ale nie wybrałeś użytkownika, któremu ma majątek trwale przypaść. Uzupełnij użytkownika i wyślij wniosek ponownie.
Pytanie: Dlaczego zbiorowa inwentaryzacja własnego majątku w module Ewidencja majątku nie może zostać ukończona?
Rozwiązanie: Komunikat „Nie podano spisu inwentaryzacyjnego, do którego ma zostać zaewidencjonowany, lub nie jest aktywny dokładnie jeden." oznacza, że w zakładce Inwentaryzacje nie jest ustawiony dokładnie jeden aktywny spis. W ustawieniach spisów oznacz jako aktywny dokładnie jeden.
Pytanie: Dlaczego import z XLSX w module Ewidencja majątku kończy się błędem?
Rozwiązanie: Komunikat „Nieprawidłowa wersja pliku programu Excel musi być .xlsx programie Excel 2007 lub nowszym." oznacza, że przesłany plik nie jest w formacie XLSX. Zapisz plik we właściwym formacie i prześlij go ponownie.
Pytanie: Dlaczego nie można założyć listy przeglądowej?
Rozwiązanie: Komunikat „Nie ustawiono rodzaju przeglądu. Rodzaje przeglądów musisz najpierw ustawić!" oznacza, że w module Ewidencja majątku nie jest zdefiniowany żaden rodzaj przeglądu. W ustawieniach modułu załóż co najmniej jeden rodzaj przeglądu i oznacz go jako aktywny.
Pytanie: Dlaczego nie można edytować ulepszenia technicznego lub parametrów amortyzacji przy majątku?
Rozwiązanie: Komunikat „Wycofanie majątku jest już zaksięgowane — ulepszeń technicznych i parametrów amortyzacji nie można już zmieniać." oznacza, że wycofanie danego majątku zostało już zaksięgowane w Księgowości i rekord jest zamknięty. Edycja w takim przypadku nie jest możliwa.
Pytanie: Dlaczego księgowanie amortyzacji lub wycofania w module Ewidencja majątku kończy się niepowodzeniem?
Rozwiązanie: Moduł przed zaksięgowaniem sprawdza, czy okres księgowy jest otwarty, czy w planie kont istnieją potrzebne konta majątku, umorzeń i amortyzacji, czy majątek ma wypełnioną cenę nabycia oraz czy wycofanie nie jest jeszcze zaksięgowane. Komunikat błędu zawsze opisuje, którego z tych warunków brakuje – uzupełnij go i powtórz akcję.
Wskazówki do efektywnej pracy z modułem Ewidencja majątku
- Wskazówka: Utrzymuj zawsze tylko jeden aktywny spis inwentaryzacyjny i jedną aktywną listę przeglądową danego rodzaju – przy jednoczesnym istnieniu kilku aktywnych spisów dodawanie majątku, w tym dodawanie przez kody QR, może nie działać niezawodnie.
- Wskazówka: Przed zbiorowym importem majątku z XLSX wypróbuj format na małym pliku testowym z kilkoma wierszami.
- Wskazówka: Wykorzystaj drukowanie kodów QR przy majątku, który jest często fizycznie kontrolowany lub inwentaryzowany – przyspieszy to wyszukanie konkretnej sztuki oraz samą inwentaryzację.
- Wskazówka: Ustaw przy własnych rodzajach majątku e-mail do powiadomień przy zmianie liczby sztuk, jeśli potrzebujesz mieć przegląd wycofania lub zużycia danego rodzaju majątku bez konieczności regularnego sprawdzania modułu.
- Wskazówka: Jeśli zmienisz nazwę lub usuniesz pole opcjonalne lub rodzaj przeglądu, który jest już używany przy majątku, dotychczas wprowadzone dane w tym polu nieodwracalnie się zmienią lub zostaną utracone – lepiej nieużywane pozycje tylko dezaktywować.