Ewidencja majątku

Przegląd modułu

Cel

Moduł Ewidencja majątku służy do kompleksowego zarządzania majątkiem firmowym - od nabycia, przez przydzielanie pracownikom, śledzenie ruchu, inwentaryzację, przeglądy aż po likwidację. Umożliwia ewidencję środków trwałych materialnych i niematerialnych, środków trwałych o niskiej wartości, materiałów eksploatacyjnych i ogólnych z dokładnym śledzeniem lokalizacji, osób odpowiedzialnych i aktualnego stanu.

Kluczowe funkcje

• Ewidencja majątku ze szczegółowymi informacjami - numer ewidencyjny, numer inwentarzowy, numer seryjny, nazwa, kategoria, typ, ilość
• Przydzielanie majątku użytkownikom, biurom, pojazdom lub firmom CRM
• Przekazywanie majątku z opcjonalnym procesem zatwierdzania
• Likwidacja i zużycie z powodami - sprzedaż, likwidacja, zużycie, zużycie naturalne, uszkodzenie
• Inwentaryzacja przy użyciu spisów inwentarzowych ze wsparciem kodów QR
• Przeglądy majątku z automatycznym przedłużaniem terminów i powiadomieniami
• Kody QR do drukowania etykiet i skanowania mobilnego
• Protokoły przekazania - proste i złożone wypożyczenia
• Import z XLSX i automatyczny import informacji HW z aplikacji desktopowej
• Pola niestandardowe do rozszerzenia ewidencji o specyficzne dane

Grupa docelowa

• Administratorzy majątku - prowadzenie całej ewidencji, dodawanie, edycja, inwentaryzacja
• Pracownicy z przydzielonym majątkiem - przeglądanie swojego majątku, możliwość zużywania materiałów
• Księgowi - zatwierdzanie przekazań i likwidacji, sprawdzanie danych księgowych
• Przełożeni - zatwierdzanie przekazań podwładnych, kontrola majątku zespołu
• Kierownictwo firmy - przegląd stanu majątku, wartości, lokalizacji

Ustawienia i konfiguracja

Ustawienia modułu

Ścieżka do ustawień: Ustawienia → Ewidencja majątku (ikona koła zębatego w prawym górnym rogu modułu)

Ustawienia ogólne

W sekcji Ustawienia ogólne określasz, których funkcji modułu będziesz używać:

• Użycie numeru inwentarzowego - jeśli zaznaczone, pole Numer inwentarzowy będzie wyświetlane w ewidencji
• Użycie numeru inwentarzowego jako numeru ewidencyjnego - numer inwentarzowy zastępuje standardowy numer ewidencyjny
• Użycie numeru seryjnego - wyświetla pole do wprowadzenia numeru seryjnego producenta
• Użycie typu majątku - umożliwia dalsze określenie kategorii majątku własnym typem
• Użycie lokalizacji - dodaje pole Lokalizacja dla położenia geograficznego
• Użycie pokoju - dodaje pole Pokój dla dokładnej lokalizacji
• Użycie stanu majątku - umożliwia wprowadzenie stanu jak "Nowy", "Używany", "Uszkodzony"
• Użycie obrazu - umożliwia przesyłanie zdjęć majątku
• Użycie protokołów przekazania - aktywuje złożone wypożyczenia
• Użycie prostych protokołów przekazania - umożliwia generowanie prostego protokołu w Word
• Użycie aktualnej wartości księgowej na jednostkę - do śledzenia amortyzacji
• Użycie grupy ewidencyjnej - kategoryzacja dla księgowości
• Użycie konta - konto księgowe do księgowania
• Liczba różnych przeglądów - ile typów przeglądów chcesz używać

Typy lokalizacji

Wybierz, których typów lokalizacji będziesz używać:

• Powierzony majątek - użytkownik eIntranet - majątek przypisany konkretnemu pracownikowi
• Powierzony majątek - inna osoba - osoba spoza systemu eIntranet
• Biuro - umieszczenie w konkretnym biurze
• Pojazd - majątek w pojeździe
• Nieprzypisany - majątek w magazynie bez przypisania
• CRM - firma - majątek wypożyczony klientowi CRM

Typy majątku

W tej sekcji możesz zdefiniować niestandardowe typy majątku oprócz podstawowych kategorii. Na przykład:

• Komputery
• Meble
• Pojazdy
• Narzędzia
• Elektronika

Dla każdego typu możesz ustawić powiadomienie e-mail przy zmianie ilości - przydatne do śledzenia krytycznych pozycji.

Pola niestandardowe

Pola niestandardowe pozwalają rozszerzyć ewidencję o specyficzne dane dla Twojej firmy. Możesz utworzyć do 10 pól niestandardowych różnych typów:

Typy pól niestandardowych:

• Tak/Nie (checkbox) - pole wyboru dla wartości logicznych
• Liczba całkowita - dla liczb całkowitych bez miejsc dziesiętnych
• Liczba dziesiętna - dla precyzyjnych wartości numerycznych
• Data - wybór daty za pomocą kalendarza
• Lista - wybór (selectbox) - predefiniowane wartości oddzielone średnikiem
• Tekst - 1 linia - krótkie wprowadzanie tekstu

Przekazywanie i zatwierdzanie

Proces zatwierdzania przekazań:

• Użycie procesu zatwierdzania przekazań - jeśli zaznaczone, przekazania wymagają zatwierdzenia
• Odejście pracownika - wysłanie e-maila informacyjnego do użytkowników - wybierz menedżerów, którzy otrzymają powiadomienie, gdy pracownik z przydzielonym majątkiem odchodzi

Proces zatwierdzania likwidacji:

• Użycie procesu zatwierdzania likwidacji - likwidacja wymaga zatwierdzenia
• Zezwolenie na częściową likwidację - możliwość likwidacji tylko części majątku (np. 5 sztuk z 10)
• Powody likwidacji - wybierz dostępne powody: Sprzedaż, Likwidacja fizyczna, Darowizna, Transfer między działami, Zużycie, Inne, Zużycie naturalne, Uszkodzenie

Przeglądy

Jeśli Twoja firma przeprowadza regularne przeglądy majątku (urządzenia elektryczne, gaśnice, apteczki), skonfiguruj typy przeglądów:

1. W Ustawieniach ogólnych ustaw Liczbę różnych przeglądów (np. 2)
2. W sekcji Przeglądy kliknij Dodaj typ przeglądu
3. Wprowadź Nazwę (np. "Przegląd elektryczny")
4. Ustaw Interwał w miesiącach (np. 12 dla przeglądu rocznego)
5. Zaznacz Aktywny
6. Opcjonalnie ustaw Automatyczne tworzenie zadania X dni przed przeglądem

HW Info

Do automatycznej inwentaryzacji komputerów i laptopów:

• Włącz import z HWInfo - aktywuje funkcję
• Import do typu majątku - wybierz, do jakiego typu będą importowane PC/NB
• Dozwolone adresy IP - ograniczenie bezpieczeństwa, z których IP dozwolony jest import
• Pobierz instalator - generuje pakiet instalacyjny do wdrożenia na komputerach

Prawa użytkowników

Ścieżka do ustawień praw: Ustawienia → Użytkownicy → Wybierz użytkownika → Prawa → Ewidencja majątku

Podstawowe poziomy dostępu:

• Brak dostępu - użytkownik w ogóle nie widzi modułu
• Widzi powierzony mu majątek - wyświetlany jest tylko majątek przypisany temu użytkownikowi, bez edycji
• Widzi powierzony mu majątek i może zużywać własny (materiały eksploatacyjne i ogólne) - może likwidować własne materiały eksploatacyjne i ogólne
• Widzi powierzony mu majątek i może zużywać/przekazywać własny (dowolny typ majątku) - pełne zarządzanie własnym majątkiem włącznie z przekazaniami
• Widzi wszystko i może zużywać/przekazywać własny powierzony majątek (dowolny typ) - widzi całą ewidencję, edytuje tylko własny majątek
• Widzi wszystko i może zużywać (dowolny typ majątku) - widzi wszystko, może zużywać dowolny majątek
• Edytuj/dodawaj wszystko + spisy inwentarzowe - administrator modułu, może tworzyć spisy inwentarzowe
• Edytuj/dodawaj/usuwaj/przywracaj (włącznie ze spisami inwentarzowymi i przeglądowymi) - pełny administrator z prawami usuwania

Dodatkowe prawa (pola wyboru):

• Widzi wnioski o przekazanie podwładnych - wyświetla przekazania podległych pracowników
• Widzi wszystkie wnioski o przekazanie - przegląd wszystkich przekazań w firmie
• Potwierdzenie odejścia pracownika e-mailem - otrzymuje powiadomienie przy odejściu pracownika
• Widzi wszystkie wnioski o likwidację - przegląd wszystkich likwidacji
• Widzi wnioski o przekazanie (księgowy) - księgowy zatwierdza przekazania
• Wnioski o przekazanie (dyrektor) - dyrektor jako ostateczny zatwierdzający
• Otrzymuj e-mail informacyjny o zakończonych ruchach (przekazania/likwidacje) - powiadomienie o zakończonych operacjach

Interfejs użytkownika

Główny ekran

Po otwarciu modułu Ewidencja majątku widzisz główny ekran z następującymi zakładkami:

• Majątek - główna tabela z całym majątkiem
• Przekazania majątku - przegląd przekazań między użytkownikami/lokalizacjami (jeśli workflow jest włączony)
• Likwidacje/Zużycia - lista zlikwidowanego majątku
• Likwidacje/Zużycia - Zatwierdzanie - wnioski oczekujące na zatwierdzenie (jeśli workflow jest włączony)
• Spisy inwentarzowe - lista spisów inwentarzowych
• Arkusze przeglądowe - przegląd przeprowadzonych przeglądów
• Protokoły przekazania (Wypożyczenia) - złożone wypożyczenia (jeśli włączone)
• Importy HWInfo - importy z aplikacji desktopowej (jeśli włączone)

Nawigacja

Kliknij zakładkę, aby przełączyć widok. Aktywna zakładka jest podświetlona na zielono. W zakładkach Przekazania majątku i Likwidacje/Zużycia - Zatwierdzanie widać czerwoną odznakę z liczbą oczekujących pozycji.

Przyciski i akcje

Górny panel zakładki Majątek:

• Dodaj majątek - otwiera okno dialogowe do wprowadzenia nowego rekordu majątku
• Praca z wybranymi - menu rozwijane z akcjami dla zaznaczonych pozycji:
  • Przekaż majątek - masowe przekazanie wielu pozycji naraz
  • Usuń wybrane - usuń wiele pozycji (tylko administrator)
  • Zaznacz wszystko - zaznacza wszystkie widoczne pozycje
  • Odznacz wszystko - usuwa zaznaczenie wszystkich pozycji
• Inwentaryzuj - dodaje zaznaczony majątek do aktywnego spisu inwentarzowego (przycisk pojawia się tylko jeśli lista jest aktywna)
• Import z XLSX - masowy import majątku z pliku Excel
• Drukuj kody QR - generowanie etykiet QR dla wybranego majątku
• Usunięte - wyświetl kosz z usuniętymi pozycjami (14 dni na przywrócenie)

Podstawowe operacje

Tworzenie rekordu majątku

1. Kliknij przycisk Dodaj majątek na górze modułu
2. Otworzy się okno dialogowe z formularzem
3. Wypełnij wymagane pola oznaczone gwiazdką

Podstawowe informacje:

• Numer ewidencyjny - automatycznie wypełniony w formacie numer/rok, można modyfikować
• Numer inwentarzowy - jeśli włączony w ustawieniach, wprowadź unikalny numer
• Numer seryjny - numer seryjny producenta (jeśli włączony)
• Nazwa - wybierz z istniejących lub wprowadź nową (pole z autouzupełnianiem)
• Obraz - przeciągnij lub kliknij, aby przesłać zdjęcia majątku (jeśli włączone)

Klasyfikacja:

• Kategoria majątku - wybierz z menu rozwijanego:
  • Środki trwałe materialne
  • Środki trwałe niematerialne
  • Środki trwałe o niskiej wartości
  • Materiały eksploatacyjne
  • Materiały ogólne
• Typ majątku - specyfikacja kategorii własnym typem (jeśli włączone)

Edycja rekordu

Metoda 1 - Edycja inline w szczegółach:

1. W tabeli majątku kliknij numer ewidencyjny, nazwę lub ikonę oka
2. Otworzy się szczegół majątku z przeglądem wszystkich danych
3. Obok każdej pozycji znajdziesz ikonę ołówka (jeśli masz prawa edycji)
4. Kliknij ikonę ołówka obok pozycji, którą chcesz zmienić
5. Otworzy się małe okno dialogowe z polem edycji
6. Zmień wartość i kliknij Zapisz

Usuwanie rekordu

1. W tabeli majątku znajdź pozycję, którą chcesz usunąć
2. Kliknij ikonę krzyżyka na końcu wiersza (czerwony kolor)
3. Pojawi się okno potwierdzenia "Usuń? Czy na pewno chcesz usunąć ten rekord?"
4. Kliknij Tak
5. Majątek trafia do kosza
6. Pozostaje w koszu przez 14 dni

Zaawansowane funkcje

Eksport danych

Eksport do Excel:

1. Opcjonalnie ustaw filtry, aby ograniczyć eksportowane dane
2. Kliknij przycisk Excel na górnym pasku narzędzi
3. Plik automatycznie pobiera się do folderu Pobrane

Import danych z XLSX

Import umożliwia masowe dodawanie majątku z pliku Excel.

Przekazywanie majątku

Pojedyncze przekazanie:

1. Otwórz szczegóły majątku klikając na numer ewidencyjny lub nazwę
2. Na górze szczegółów kliknij przycisk Przekaż majątek
3. Wybierz Typ przekazania
4. Wprowadź Powód przekazania
5. Kliknij Wyślij

Zużycie/Likwidacja majątku

Likwidacja pojedynczego majątku:

1. Otwórz szczegóły majątku
2. Na dole szczegółów kliknij przycisk Zużyj/Zlikwiduj
3. Wybierz Powód likwidacji
4. Dodaj Notatkę
5. Kliknij Zlikwiduj

Kody QR

Generowanie etykiet QR:

1. W module Ewidencja majątku kliknij przycisk Drukuj kody QR
2. Wybierz, który majątek chcesz wydrukować
3. Kliknij Generuj
4. Otworzy się nowe okno z plikiem PDF

Spisy inwentarzowe

Tworzenie spisu inwentarzowego:

1. Przejdź do zakładki Spisy inwentarzowe
2. Kliknij przycisk Utwórz nowy
3. Wprowadź Nazwę spisu inwentarzowego
4. Kliknij Zapisz

Przeglądy majątku

Konfiguracja przeglądów (wykonuje administrator w Ustawieniach):

1. Otwórz Ustawienia → Ewidencja majątku
2. Przejdź do zakładki Przeglądy
3. Kliknij Dodaj typ przeglądu

Protokoły przekazania (Wypożyczenia)

Prosty protokół przekazania:

1. Otwórz szczegóły majątku
2. Na dole kliknij przycisk Przygotuj protokół przekazania - prosty w Word
3. System wygeneruje dokument Word (.docx)

Import HWInfo

Konfiguracja (wykonuje administrator):

1. Otwórz Ustawienia → Ewidencja majątku
2. Przejdź do zakładki HW Info
3. Zaznacz Włącz import z HWInfo
4. Wybierz typ majątku do importu
5. Kliknij Generuj pakiet instalacyjny

Integracja

Połączone moduły

CRM:

• Możesz umieścić majątek w firmie CRM
• Przy edycji majątku wybierz Umieszczenie - typ → CRM - firma
• Majątek pojawi się w szczegółach firmy CRM na zakładce "Wypożyczony majątek"

Użytkownicy:

• Cały majątek przypisany użytkownikowi jest widoczny w szczegółach użytkownika
• Przy odejściu pracownika użyj funkcji "Odejście pracownika" do masowego przekazania majątku

Zadania:

• Jeśli skonfigurujesz automatyczne tworzenie zadań dla przeglądów, zadania tworzą się X dni przed przeglądem
• Zadanie jest przypisywane osobie odpowiedzialnej za przeglądy

Zależności

Co musi być skonfigurowane przed użyciem modułu:

Działy:

• Jeśli chcesz śledzić majątek według działów, najpierw utwórz działy
• Ścieżka: Ustawienia → Firma → Działy

Użytkownicy:

• Do przypisywania majątku użytkownikom, użytkownicy muszą być utworzeni
• Ścieżka: Ustawienia → Użytkownicy

---

Ostatnia aktualizacja: 10 stycznia 2025