Pracownicy (Ewidencja kadrowa, struktura organizacyjna i elektroniczne umowy)
Przegląd
Moduł Pracownicy służy jako centralna ewidencja wszystkich pracowników firmy. Znajdziesz w nim podstawowe dane kontaktowe, dane kadrowe i płacowe dla Czeskiej Administracji Ubezpieczeń Społecznych (ČSSZ, REGZEC), strukturę organizacyjną firmy oraz elektroniczne podpisywanie umów o pracę i innych dokumentów. Moduł wykorzystuje zarówno zwykły pracownik, który przegląda lub uzupełnia własne dane i podpisuje umowy, jak i specjalista ds. kadr czy administrator płac, który zarządza danymi całej firmy. Służy więc jednocześnie jako książka kontaktów kolegów, karta personalna oraz narzędzie do bezpapierowego podpisywania dokumentów.
Kluczowe funkcje modułu Pracownicy
- Przejrzysta lista pracowników firmy ze zdjęciami, kontaktami, stanowiskami i centrami
- Diagram organizacyjny przełożonych i podwładnych z zatwierdzaniem struktury organizacyjnej
- Dane kadrowe i rozszerzone dane REGZEC do zgłoszeń do ČSSZ
- Historia zmian danych osobowych i kadrowych każdego pracownika
- Notatki i dokumenty przy karcie pracownika, w tym notatki wewnętrzne widoczne tylko dla wybranych osób
- Elektroniczne podpisywanie umów o pracę i innych dokumentów za pomocą szablonów
- Masowa zmiana danych REGZEC oraz import danych kadrowych z eksportu XML ČSSZ
- Powiadomienia o brakujących danych kadrowych i masowe wezwanie pracowników do ich uzupełnienia
Dostęp i ustawienia modułu Pracownicy
Jak wejść do modułu Pracownicy
Ścieżka nawigacji do modułu Pracownicy: Pracownicy w głównym menu aplikacji. Po otwarciu modułu u góry wyświetlają się kafelki przeglądowe, do których zalogowany użytkownik ma uprawnienia – zwykły pracownik zwykle widzi tylko siebie i swoje umowy do podpisania, specjalista ds. kadr lub administrator widzi też całą listę pracowników, schemat organizacyjny i agendę umów.
Ustawienia modułu Pracownicy
Ustawienia modułu Pracownicy nie są wykonywane bezpośrednio w module, lecz na wspólnej stronie Ustawienia → Ustawienia użytkowników, zakładka Ustawienia modułu użytkownicy/pracownicy. Tutaj administrator wybiera:
- Schemat organizacyjny – włącza wyświetlanie kafelka i zakładki schematu organizacyjnego w module Pracownicy. Bez włączenia tej opcji schemat w module w ogóle się nie pojawia.
- Pole firma u użytkowników – dodaje pracownikom pole Firma. Przy włączonej opcji schemat organizacyjny oraz kolumna Firma na liście pracowników są generowane osobno dla każdej nazwy firmy; bez niej istnieje tylko jeden wspólny schemat organizacyjny, a firma nie jest ewidencjonowana u pracowników.
- Wyświetlać datę urodzenia – udostępnia kolumnę z datą urodzenia w tabeli przeglądowej także zwykłym użytkownikom bez dostępu do danych kadrowych. W szczegółach pracownika widzą ją, nawet bez tego ustawienia, użytkownicy z uprawnieniem do przeglądania danych kadrowych.
- Wyświetlać życzenia urodzinowe na stronie głównej – włącza gratulacje dla pracowników, którzy danego dnia mają urodziny, na głównej tablicy po zalogowaniu.
Na tej samej stronie, zakładka Uprawnienia do modułu pracownicy, przydzielane są uprawnienia użytkowników opisane poniżej – tabela zawiera wiersz dla każdego pracownika i kolumnę dla każdego poziomu uprawnień, z masowym przyciskiem Zaznacz wszystko do szybkiego przydzielenia danego poziomu wszystkim naraz.
Uprawnienia i prawa dostępu w module Pracownicy
Moduł Pracownicy rozróżnia kilka poziomów uprawnień, które są przydzielane każdemu użytkownikowi osobno na stronie Ustawienia użytkowników. Wyższy poziom z reguły obejmuje też możliwości niższego.
| Uprawnienie | Co umożliwia |
|---|---|
| Brak dostępu | Użytkownik w ogóle nie widzi modułu Pracownicy w menu. |
| Wyświetlanie własnych danych | Na liście widzi tylko siebie, nie widzi schematu organizacyjnego ani zakładki Kontrakty. |
| Wyświetlanie wszystkich pracowników | Widzi całą listę pracowników i schemat organizacyjny (jeśli włączony). Może zakładać notatki i dokumenty, zakładać i edytować szablony umów, zakładać, wysyłać i anulować umowy do podpisania oraz dodawać do nich załączniki. |
| Edycja pracowników poza hasłami | Dodatkowo może edytować podstawowe dane pracowników, anulować wysłane umowy, usuwać koncepty oraz zakończone umowy, importować dane z ČSSZ XML i rozsyłać masowe żądania uzupełnienia danych REGZEC. |
| Widzieć szczegółowe informacje o pracowniku (PERSONALNE) | Samodzielne uprawnienie zaznaczane osobno – w połączeniu z wyższym poziomem udostępnia zakładki Personel i REGZEC w szczegółach pracownika oraz zakładkę Kontrakty w głównym menu modułu. |
| Widzieć notatki wewnętrzne u użytkowników | Umożliwia widzieć notatki oznaczone jako wewnętrzne u konkretnych pracowników lub grup stanowisk. Bez tego uprawnienia notatkę wewnętrzną widzi tylko ten, kto ją napisał, oraz dany pracownik. |
| Edytować informacje o sobie | Umożliwia pracownikowi edytować własne podstawowe i kadrowe dane niezależnie od powyższych poziomów. To uprawnienie jest automatycznie przydzielane też temu, komu administrator wyśle żądanie uzupełnienia brakujących danych REGZEC. |
| Usuwać notatki u użytkowników | Umożliwia usuwanie notatek u konkretnych pracowników, wybranych grup stanowisk, podwładnych lub wszystkich – ustawiane osobno dla każdego użytkownika, komu wolno usuwać notatki. |
Edycja rozszerzonych danych REGZEC, masowa zmiana REGZEC oraz wysłanie rejestracji do ČSSZ są dostępne tylko dla administratorów agendy płacowej lub administratora całej aplikacji, niezależnie od opisanych powyżej poziomów uprawnień do modułu Pracownicy. Uprawnienie „Przełożony" celowo nie występuje w tym wykazie – nie chodzi o samodzielne uprawnienie, lecz o relację ustawioną u konkretnego pracownika, przy czym można mieć jednocześnie kilku przełożonych. Wykorzystywane jest w schemacie organizacyjnym oraz w kolumnie Przełożony na liście pracowników.
Interfejs użytkownika modułu Pracownicy
Główny ekran modułu Pracownicy
Po otwarciu modułu Pracownicy u góry wyświetlają się kafelki przełączające – pokazują się tylko te, do których zalogowany użytkownik ma uprawnienia:
- Lista pracowników – domyślny widok z listą wszystkich pracowników firmy.
- Schemat organizacyjny – wyświetla się tylko wtedy, gdy w ustawieniach modułu jest włączona opcja Schemat organizacyjny, a użytkownik ma wyższy niż najniższy poziom uprawnień. Jeśli dodatkowo jest włączona opcja Pole firma u użytkowników, wyświetla się osobny kafelek schematu dla każdej nazwy firmy osobno.
- Moje kontrakty – widzi każdy użytkownik z co najmniej najniższym poziomem uprawnień do modułu.
- Kontrakty – tylko dla użytkowników z wyższym poziomem uprawnień i włączonym uprawnieniem Widzieć szczegółowe informacje o pracowniku (PERSONALNE).
Lista pracowników
Lista pracowników w module Pracownicy wyświetla tabelę z kolumnami Nazwisko, imię (ze zdjęciem), Firma (tylko jeśli włączona jest opcja Pole firma u użytkowników), Email (ukryty, jeśli pracownik sam tak ustawił), Data urodzenia (tylko jeśli włączona w ustawieniach), Telefon komórkowy, Telefon/linia, Biuro, Stanowisko, Numer personalny, Przełożony, Centrum, Jednostka organizacyjna, dowolna liczba pól opcjonalnych zdefiniowanych przez firmę oraz kolumna Administrator (Tak/Nie). Przy wybranych polach opcjonalnych wartość można edytować bezpośrednio w tabeli, bez otwierania szczegółów. Imię pracownika jest klikalne do szczegółów tylko dla tego, kto ma uprawnienie widzieć szczegółowe informacje, wyższy poziom uprawnień, lub patrzy sam na siebie i może edytować własne dane.
Nad tabelą firmom z Republiki Czeskiej z odpowiednim uprawnieniem wyświetlają się dodatkowo przyciski Wyślij użytkownikom żądanie uzupełnienia informacji - REGZEC i Importuj dane z ČSSZ XML. Tabela listy pracowników ma zwykłe sterowanie – wyszukiwanie tekstowe według imienia i innych kolumn, eksport do Excela, drukowanie, wybór wyświetlanych kolumn i sortowanie według dowolnej kolumny kliknięciem na jej nagłówek.
Filtry i wyszukiwanie na liście pracowników
Na liście pracowników w module Pracownicy znajdziesz nad tabelą pole tekstowe do szybkiego wyszukiwania – szuka w wyświetlanych kolumnach, czyli według imienia, nazwiska, stanowiska, centrum lub jednostki organizacyjnej. Kliknięciem na nagłówek dowolnej kolumny posortujesz tabelę rosnąco lub malejąco, przyciskiem wyboru kolumn wyświetlisz tylko te dane, których aktualnie potrzebujesz – przydatne zwłaszcza przy polach opcjonalnych, których firma może mieć ustawionych więcej. Jeśli włączona jest opcja Pole firma u użytkowników, dzięki kolumnie Firma możesz łatwo rozróżnić listę pracowników nawet wtedy, gdy aplikację współdzieli kilka firm w ramach jednego intranetu.
Schemat organizacyjny pracowników
Schemat organizacyjny w module Pracownicy wyświetla strukturę drzewiastą przełożony → podwładni. U góry znajdują się przyciski Rozwiń wszystko i Zwiń wszystko, kliknięciem na konkretnego przełożonego w drzewie można zwinąć lub rozwinąć jego podwładnych. Pod schematem wyświetla się informacja „Struktura organizacyjna zatwierdzona elektronicznie: [imię], [data]", jeśli ktoś wcześniej ją zatwierdził. Administrator firmy ma tu przycisk Zatwierdzenie struktury organizacyjnej, którym potwierdza aktualny stan schematu jako obowiązujący.
Moje umowy do podpisania
Zakładka Moje kontrakty w module Pracownicy wyświetla tabelę Moje umowy do podpisania z kolumnami #, Typ kontraktu, Status, Data wysyłki, Termin podpisywania kontraktów, Data podpisania, Pliki i Akcja. Wyświetlają się tylko umowy, które zostały przynajmniej wysłane – koncepty nie są pokazywane pracownikom. Kliknięciem na typ umowy lub na ikonę oka otwiera się ekran Podpisz umowę, opisany w rozdziale o umowach elektronicznych.
Kontrakty — przegląd dla specjalistów ds. kadr
Zakładka Kontrakty w module Pracownicy jest dostępna tylko dla specjalistów ds. kadr i administratorów z uprawnieniem widzieć szczegółowe informacje kadrowe. Zawiera cztery podzakładki opisane poniżej: Umowy do podpisania, Podpisane kontrakty, Odrzucone umowy i Szablony umów.
Umowy do podpisania (podzakładka)
Podzakładka Umowy do podpisania w module Pracownicy wyświetla tabelę z kolumnami Pracownik, Typ kontraktu, Status, Data wysyłki, Termin podpisywania kontraktów, Pliki, Notatka i Akcja, oraz przycisk Dodaj umowę do podpisu. Przy poszczególnych wierszach dostępne są ikony oko „Szczegóły", „Anuluj prośbę" (tylko dopóki umowę można podpisać) i kosz „Usuń rekord" (tylko przy koncepcie).
Podpisane kontrakty (podzakładka)
Podzakładka Podpisane kontrakty w module Pracownicy służy tylko do wglądu w już zakończone umowy. Wyświetla kolumny Pracownik, Typ kontraktu, Data wysyłki, Data podpisania, Pliki i Akcja z odnośnikiem do szczegółów umowy.
Odrzucone umowy (podzakładka)
Podzakładka Odrzucone umowy w module Pracownicy faktycznie zawiera umowy odrzucone, anulowane oraz dodatkowo oznaczone jako po terminie podpisania. Kolumny: Pracownik, Typ kontraktu, Status, Data wysyłki, Data odrzucenia, Powód odrzucenia i Akcja. Przy wierszach dostępna jest ikona oko „Wyświetl szczegóły" i kosz „Usuń rekord", który trwale usuwa umowę.
Szablony umów (podzakładka)
Podzakładka Szablony umów w module Pracownicy zawiera kolumny #, Typ kontraktu, Notatka, Pliki i Akcja, przycisk Dodaj rekord oraz przy poszczególnych wierszach ikony ołówek „Edytuj rekord" i kosz „Usuń rekord". Przy pierwszym otwarciu tej podzakładki w firmie, w której nie istnieje jeszcze żaden szablon, system automatycznie zakłada domyślny zestaw szablonów według wbudowanej listy typów umów.
Podstawowe operacje z pracownikami
Postup: Edycja podstawowych danych pracownika
Podstawowe dane pracownika w module Pracownicy edytuje użytkownik z uprawnieniem Wyświetlanie wszystkich pracowników i wyższym, administrator, lub sam pracownik z uprawnieniem Edytować informacje o sobie.
- Otwórz szczegóły pracownika, zakładkę Podstawowe dane.
- Kliknij Edytuj.
- Wypełnij potrzebne pola zgodnie z tabelą poniżej.
- Kliknij Zapisz.
| Pole | Wymagane | Opis |
|---|---|---|
| Imię | Tak | Imię pracownika |
| Nazwisko | Tak | Nazwisko pracownika |
| Tak | Firmowy lub kontaktowy adres e-mail, musi być unikalny w ramach firmy | |
| Telefon komórkowy | Nie | Telefon komórkowy |
| Telefon/linia | Nie | Telefon stacjonarny |
| Przełożony | Nie | Jeden lub kilku przełożonych, wybór spośród wszystkich pracowników oprócz siebie samego |
| Biuro | Nie | Oznaczenie biura |
| Stanowisko | Nie | Jedno lub kilka stanowisk, można wybrać istniejące lub wpisać i potwierdzić nowe |
| Numer personalny | Nie | Wewnętrzny numer personalny pracownika |
| Centrum | Nie | Nazwa lub kod centrum |
| Jednostka organizacyjna | Nie | Nazwa jednostki organizacyjnej |
| Pola opcjonalne firmy | Według ustawień | Wyświetlają się tylko te pola, do których użytkownik ma uprawnienie zapisu |
Jeśli podany email koliduje z innym aktywnym pracownikiem firmy, zapisanie podstawowych danych się nie powiedzie i wyświetli się komunikat, że użytkownik z takim emailem już istnieje. Po pomyślnym zapisaniu zmiana zostanie zapisana w historii danych osobowych, a strona zostanie odświeżona.
Postup: Edycja fotografii pracownika
Fotografię pracownika zmienisz w module Pracownicy przyciskiem Edytuj zdjęcie w zakładce Podstawowe dane w szczegółach pracownika. Zdjęcie następnie wyświetla się na liście pracowników, na schemacie organizacyjnym oraz w innych modułach, w których pracownik występuje – na przykład przy zadaniach lub obecności.
Postup: Edycja danych kadrowych pracownika
Dane kadrowe w module Pracownicy edytuje użytkownik z uprawnieniem Wyświetlanie wszystkich pracowników oraz jednocześnie Widzieć szczegółowe informacje o pracowniku (PERSONALNE), lub sam pracownik z uprawnieniem Edytować informacje o sobie.
- W szczegółach pracownika otwórz zakładkę Personel.
- Kliknij Edytuj.
- Wypełnij datę i miejsce urodzenia, płeć, narodowość, obywatelstwo, numer ubezpieczenia społecznego, IK MPSV, ubezpieczyciela zdrowotnego, adres zamieszkania, skrzynkę danych, nazwisko rodowe, kraj urodzenia, rezydencję podatkową, numer konta, wykształcenie oraz dane o wcześniejszej emeryturze.
- Kliknij Zapisz.
Pole IK MPSV musi mieć, jeśli jest wypełnione, dokładnie 10 cyfr – w przeciwnym razie wyświetli się komunikat o nieprawidłowej liczbie cyfr. Ten identyfikator przydziela ČSSZ pracownikowi po pierwszym zgłoszeniu „Zgłoszenie". Po zapisaniu zmiana zostanie zapisana w historii danych osobowych. Jeśli w firmie włączony jest moduł Płace, numer konta zostanie skopiowany także do konfiguracji płacowej pracownika na bieżący rok.
| Pole | Opis | Ograniczenie |
|---|---|---|
| Numer ubezpieczenia społecznego | Numer ubezpieczenia społecznego pracownika | Najwyżej 11 znaków |
| IK MPSV | Identyfikator pracownika w MPSV, przydziela go ČSSZ po pierwszym zgłoszeniu | Dokładnie 10 cyfr, jeśli jest wypełnione |
| Firma ubezpieczeniowa zdrowotna | Wybór z rejestru ubezpieczycieli | – |
| Imię urodzeniowe | Wcześniejsze lub rodowe nazwisko | Najwyżej 50 znaków |
| Kraj rezydencji podatkowej | Wybór kraju i data, od której obowiązuje | – |
| Numer konta | Rachunek bankowy pracownika | Przenosi się także do konfiguracji płacowej pracownika |
| Edukacja | Wybór z kodów KKOV z opisem, na przykład „T – Magisterskie / Inżynierskie" | – |
| Adres zamieszkania | Ulica, numer, miejscowość, kod pocztowy i kraj stałego zamieszkania | – |
| Tytuł | Tytuł akademicki lub inny tytuł pracownika | – |
| Dokument tożsamości | Typ i numer dokumentu, wydający urząd i kraj wydania – głównie dla cudzoziemców | – |
| Karta ZTP/P | Pole wyboru Tak/Nie | – |
| Rodzaj zezwolenia na pracę | Rodzaj i powód zezwolenia, oddział urzędu pracy, ID i ważność – dla zagranicznych pracowników | – |
Formularz danych kadrowych zawiera dodatkowo rozszerzone pola dla cudzoziemców i sytuacji niestandardowych – identyfikację podatkową, adres kontaktowy w Republice Czeskiej dla zagranicznych rezydentów spoza Niemiec, Polski, Słowacji i Austrii, rodzaj emerytury oraz ograniczenia zdrowotne z ważnością od–do. Te pola wykorzystywane są głównie u pracowników zagranicznych oraz przy zgłoszeniach do ČSSZ, opisanych w rozdziale o agendzie REGZEC.
Postup: Dodanie notatki lub dokumentu do pracownika
Notatkę lub dokument do pracownika w module Pracownicy doda użytkownik z uprawnieniem Wyświetlanie wszystkich pracowników i wyższym.
- W szczegółach pracownika otwórz zakładkę Notatki/Dokumenty i kliknij Dodaj notatkę.
- Napisz treść notatki, ewentualnie dołącz pliki – można też utworzyć nowy dokument bezpośrednio w przeglądarce.
- Zaznacz Wewnętrzny, jeśli notatka ma być widoczna tylko dla wybranych osób.
- Kliknij Zapisz.
Notatkę wewnętrzną widzi ten, kto ją napisał, dany pracownik oraz użytkownicy z uprawnieniem Widzieć notatki wewnętrzne u użytkowników ustawionym dla danego pracownika lub jego grupy stanowisk. Bez tego uprawnienia notatki wewnętrznej nikt inny nie widzi. Do notatki można naraz przesłać do 60 plików.
Usuwanie notatki u pracownika
Notatkę u pracownika w module Pracownicy usunie kliknięciem na ikonę kosza przy wierszu notatki tylko użytkownik z uprawnieniem Usuwać notatki u użytkowników ustawionym dla danego pracownika, jego grupy stanowisk, podwładnych lub wszystkich pracowników. Po kliknięciu wyświetli się pytanie potwierdzające „Usuń? / Czy na pewno chcesz usunąć ten rekord?", które trzeba potwierdzić przyciskiem Tak.
Przeglądanie historii zmian danych osobowych
Historię zmian danych osobowych pracownika wyświetla w module Pracownicy karta Historia zmian, dostępna w zakładkach Podstawowe dane oraz Personel. Tabela zawiera datę zmiany, kto ją wykonał, typ zmiany i krótki opis. Kliknięciem na ikonę oka przy wierszu otwiera się szczegóły z listą konkretnych pól oraz ich starych i nowych wartości. Jakakolwiek zmiana podstawowych lub kadrowych danych pracownika – niezależnie od tego, czy wykona ją administrator czy sam pracownik – zapisuje się do tej historii automatycznie, dzięki czemu zawsze masz przegląd, kto i kiedy zmienił dane.
REGZEC i kadrowo-płacowa agenda
Czym jest REGZEC w module Pracownicy
REGZEC to zakładka w szczegółach pracownika z rozszerzonymi danymi kadrowymi, których firma potrzebuje do elektronicznych zgłoszeń o pracownikach do Czeskiej Administracji Ubezpieczeń Społecznych (ČSSZ). Zakładka REGZEC jest w module Pracownicy dostępna użytkownikom z uprawnieniem Widzieć szczegółowe informacje o pracowniku (PERSONALNE) w połączeniu z wyższym poziomem uprawnień. Samą edycję rozszerzonych danych oraz zmiany masowe może jednak wykonywać tylko administrator agendy płacowej lub administrator całej aplikacji, niezależnie od poziomu uprawnień do modułu Pracownicy.
Postup: Edycja rozszerzonych danych REGZEC pracownika
Rozszerzone dane REGZEC w module Pracownicy edytuje tylko administrator agendy płacowej lub administrator aplikacji, i to osobno dla każdego roku kalendarzowego.
- W szczegółach pracownika otwórz zakładkę REGZEC i kliknij Edytuj.
- Na karcie „Stosunek pracy" wypełnij rodzaj działalności, stanowisko w zatrudnieniu, tryb pracy, małego pracodawcę, kolejne zatrudnienie, stanowisko kierownicze i ID stosunku ubezpieczeniowego.
- Na karcie „Miejsce i klasyfikacja" wypełnij miejsce zawarcia umowy, miejscowość miejsca pracy (z automatycznym podpowiadaniem i kodem) oraz klasyfikację CZ-ISCO.
- W razie potrzeby uzupełnij kartę „REGZEC v1.4.0.5 – dane rozszerzone" (zakończenie śmiercią, niepodjęcie pracy, typ stosunku pracy, wykształcenie i miejsca wykonywania pracy dla cudzoziemców) oraz kartę „ONZ – Wsparcie w bezrobociu" (powód i okoliczności zakończenia stosunku pracy, odprawa i odszkodowanie odchodowe).
- Kliknij Zapisz.
Rozszerzone dane REGZEC zapisywane są osobno dla każdego roku kalendarzowego, dzięki czemu historia zgłoszeń zachowuje się także przy zmianach w kolejnych latach. Formularz wykorzystuje fachową terminologię i skróty bezpośrednio według metodyki ČSSZ – zalecamy wypełniać go we współpracy z księgową ds. płac.
Postup: Masowa zmiana danych REGZEC u wszystkich pracowników
Masową zmianę danych REGZEC w module Pracownicy wykonuje tylko administrator agendy płacowej lub administrator aplikacji.
- W szczegółach dowolnego pracownika otwórz zakładkę REGZEC i kliknij Zmiana masowa. Okno dialogowe poda liczbę aktywnych pracowników, których zmiana dotyczy.
- Zaznacz, które pola mają zostać masowo nadpisane – Mały pracodawca, Miejsce zawarcia umowy lub Miasto pracy – i wypełnij nową wartość.
- Kliknij Zapisz zmianę masową.
Zmiana nadpisze wybrane pola u wszystkich aktywnych pracowników firmy na bieżący rok. Jeśli nie zaznaczysz żadnego pola, system wyświetli komunikat, że nie wybrano żadnych pól do zmiany. Jeśli u części pracowników zmiana się nie zapisze, wyświetli się podsumowanie „Zmiana masowa zakończona z błędami" z liczbą pomyślnych rekordów i błędów, abyś wiedział, u kogo trzeba uzupełnić dane ręcznie.
Postup: Import danych z ČSSZ XML
Import danych z ČSSZ XML w module Pracownicy umożliwia szybkie uzupełnienie danych REGZEC na podstawie eksportu z ePortalu ČSSZ, bez konieczności ręcznego przepisywania ich u każdego pracownika.
- Nad listą pracowników kliknij Importuj dane z ČSSZ XML.
- Zgodnie z instrukcją w oknie dialogowym wyeksportuj listę pracowników z ePortalu ČSSZ jako plik XML.
- Prześlij plik i kliknij Importuj.
System sparuje wiersze według numeru ubezpieczenia społecznego i uzupełni IK MPSV, ID stosunku ubezpieczeniowego, flagę mały pracodawca oraz typ umowy. Pracowników, których nie uda się sparować, tylko wypisze w podsumowaniu – automatycznie ich nie zakłada. Po przetworzeniu wyświetli się zbiorczy komunikat z liczbą zaktualizowanych, niezmienionych, nieznalezionych i pominiętych rekordów oraz tabela wykonanych zmian. Jeśli przesłany plik nie ma struktury eksportu z ePortalu ČSSZ, import go odrzuci komunikatem o nieprawidłowym formacie i trzeba wyeksportować XML ponownie z właściwej strony portalu.
Postup: Żądanie uzupełnienia brakujących danych REGZEC od pracowników
Tę funkcję w module Pracownicy wykorzystasz, gdy administrator potrzebuje, aby pracownicy sami uzupełnili brakujące dane kadrowe do REGZEC, zamiast ustalać je i przepisywać ręcznie.
- Nad listą pracowników kliknij Wyślij użytkownikom żądanie uzupełnienia informacji - REGZEC.
- Wyświetli się tabela pracowników z brakującymi danymi – na czerwono oznaczone są dane, które pracownik może uzupełnić sam, na pomarańczowo dane, które musi uzupełnić administrator.
- Zaznacz pracowników (tylko tych z wypełnionym emailem) i kliknij Wyślij e-mail do wybranych pracowników.
Pracownikom przyjdzie e-mailem odnośnik do własnego profilu i automatycznie zostanie im przydzielone uprawnienie do edytowania własnych danych, jeśli jeszcze go nie mieli. Po wysłaniu wyświetli się komunikat o liczbie pomyślnie wysłanych e-maili, ewentualnie także o liczbie błędów.
REGZEC — zgłoszenia do ČSSZ i historia wysłanych zgłoszeń
W module Pracownicy, w szczegółach pracownika w zakładce REGZEC, dla administratorów agendy płacowej dostępny jest przycisk REGZEC - Rejestracja w ČSSZ, którym wysyła się zgłoszenie o (wy)rejestrowaniu pracownika w ČSSZ. Tabela „Historia zgłoszeń REGZEC do ČSSZ" pod tym przyciskiem wyświetla wcześniejsze zgłoszenia; przy każdym rekordzie jest ikona koperty z podpowiedzią „Wyświetl wiadomość w ISDS", która otwiera konkretną otrzymaną lub wysłaną wiadomość w module Skrzynki danych.
Struktura organizacyjna firmy
Postup: Zatwierdzenie struktury organizacyjnej
Zatwierdzenie struktury organizacyjnej w module Pracownicy potwierdza aktualny stan schematu organizacyjnego jako obowiązujący. Tę czynność może wykonać tylko administrator firmy.
- Otwórz kafelek Schemat organizacyjny.
- Sprawdź strukturę przełożonych i podwładnych, ewentualnie rozwiń schemat przyciskiem Rozwiń wszystko.
- Kliknij Zatwierdzenie struktury organizacyjnej pod schematem.
Po zatwierdzeniu pod schematem wyświetli się informacja, kto i kiedy zatwierdził strukturę. Przełożonego konkretnego pracownika nie można zmienić bezpośrednio na schemacie – ustawia się go wyłącznie przez edycję podstawowych danych danego pracownika, gdzie można wybrać też kilku przełożonych jednocześnie.
Umowy elektroniczne — funkcje zaawansowane
Postup: Założenie lub edycja szablonu umowy
Szablony umów w module Pracownicy służą jako wzory, na podstawie których zakładane są konkretne umowy do podpisania. Zakłada i edytuje je użytkownik z uprawnieniem Wyświetlanie wszystkich pracowników i wyższym.
- W zakładce Kontrakty → podzakładce Szablony umów kliknij Dodaj rekord, lub na ikonę ołówka przy istniejącym szablonie, aby go edytować.
- Wypełnij Typ kontraktu (wymagane tylko przy zakładaniu), opcjonalnie notatkę.
- Prześlij pliki szablonu – najwyżej 60 plików, do 100 MB na jeden plik.
- Kliknij Zapisz.
Przy pierwszym otwarciu podzakładki Szablony umów w firmie, w której nie istnieje jeszcze żaden szablon, system sam zakłada domyślny zestaw szablonów według wbudowanej listy typów umów, a przy tych, dla których istnieje przygotowany wzór dokumentu, od razu tworzy też plik z uzupełnioną nazwą firmy, IČ i adresem.
Postup: Założenie umowy do podpisania dla pracownika
Umowę do podpisania w module Pracownicy zakłada użytkownik z uprawnieniem Wyświetlanie wszystkich pracowników i wyższym.
- W zakładce Kontrakty → podzakładce Umowy do podpisania kliknij Dodaj umowę do podpisu.
- Wybierz Pracownika i Typ kontraktu (oba wymagane), opcjonalnie termin podpisania (domyślnie za 7 dni) i notatkę dla pracownika.
- Kliknij Zapisz.
Przy zakładaniu pliki automatycznie kopiują się z wybranego szablonu do konkretnej umowy, aby przed wysłaniem można było uzupełnić dane konkretnego pracownika – imię, datę rozpoczęcia pracy i podobne. Umowa zapisuje się w stanie koncept i na razie do pracownika nic nie jest wysyłane, dopóki sam jej nie wyślesz.
Dodanie załącznika do umowy w trakcie opracowywania
Dopóki umowa do podpisania w module Pracownicy jest w stanie koncept lub wysłana, można do niej w szczegółach, przy karcie Pliki, przyciskiem Dodaj przesłać kolejne pliki. W ten sposób specjalista ds. kadr uzupełni w koncepcie podpisany dokument, załącznik do wymiaru wynagrodzenia lub inną dokumentację potrzebną przed wysłaniem pracownikowi.
Postup: Wysłanie umowy pracownikowi do podpisania
Wysłanie w module Pracownicy dotyczy tylko umów w stanie koncept.
- W szczegółach umowy kliknij Wyślij.
- Sprawdź okno potwierdzające z podsumowaniem – pracownik, email, typ umowy, termin podpisania i liczba plików – oraz ostrzeżenie, że kopia e-maila przyjdzie także do nadawcy.
- Kliknij Wyślij.
Po wysłaniu umowa przejdzie do stanu Wysłano/Oczekuje na podpis, a system automatycznie wyśle e-mail z umową i odnośnikiem do podpisania pracownikowi oraz kopię nadawcy. Wysłanie umowy, która nie jest już w koncepcie, system odrzuci komunikatem o nieprawidłowej operacji.
Postup: Podpisanie lub odrzucenie umowy przez pracownika
Pracownik podpisuje lub odrzuca umowę na ekranie Podpisz umowę, który otworzy z zakładki Moje kontrakty w module Pracownicy.
- Otwarciem umowy stan automatycznie zmieni się z Wysłano na Wyświetlono/Oczekuje na podpis, i to nawet bez samego podpisu.
- Jeśli umowa ma załączniki, przy każdym zaznacz Potwierdzam, że przeczytałem ten plik.
- Sprawdź lub uzupełnij imię i nazwisko oraz podpisz się myszą lub palcem w przygotowanym polu.
- Kliknij Podpisz umowę – przycisk stanie się dostępny dopiero po spełnieniu wszystkich poprzednich warunków.
Po podpisaniu zapisuje się obraz podpisu, adres IP i typ urządzenia, stan umowy zmienia się na Podpisano, a twórcy umowy przychodzi e-mail o podpisaniu. Zamiast podpisu pracownik może kliknąć Odrzuć umowę i w oknie dialogowym napisać powód (co najmniej 5 znaków) – po potwierdzeniu stan zmienia się na odrzucono, a twórcy przychodzi e-mail z podanym powodem. Po podpisaniu lub odrzuceniu na ekranie pozostaje już tylko podsumowanie (przy podpisie obraz podpisu, adres IP, urządzenie i data; przy odrzuceniu powód i data), a umowy nie można już ponownie podpisać ani odrzucić.
Anulowanie wysłanej prośby o podpis
Wysłaną lub wyświetloną prośbę o podpis umowy w module Pracownicy może anulować użytkownik z uprawnieniem Edycja pracowników poza hasłami, dopóki umowę jeszcze można podpisać.
- W szczegółach lub na liście umów kliknij ikonę Anuluj prośbę.
- Potwierdź pytanie „Anuluj? / Naprawdę anulować wymóg podpisu?".
Umowa przejdzie do stanu Anulowano, a pracownikowi przyjdzie informacyjny e-mail o anulowaniu prośby.
Usunięcie umowy do podpisania
Usunięcie umowy do podpisania w module Pracownicy wymaga uprawnienia Edycja pracowników poza hasłami. Kliknij ikonę kosza przy wierszu umowy i potwierdź pytanie o usunięcie. Umowę w stanie koncept można usunąć zawsze, umowę odrzuconą, anulowaną lub po terminie podpisania tylko z podzakładki Odrzucone umowy. Usunięcie jest trwałe, nieodwracalne i usuwa też wszystkie załączone pliki.
Stany umowy do podpisania
Umowa do podpisania przechodzi w module Pracownicy przez kilka stanów, które widzisz w kolumnie Status w podzakładkach Moje kontrakty i Umowy do podpisania.
| Stan | Co oznacza | Jak rekord do niego przechodzi |
|---|---|---|
| koncept | Umowa jest założona, ale jeszcze niewysłana pracownikowi; można ją edytować i usunąć | Założeniem nowej umowy do podpisania |
| Wysłano/Oczekuje na podpis | Pracownik dostał umowę e-mailem, jeszcze jej nie otworzył | Kliknięciem Wyślij przy koncepcie |
| Wyświetlono/Oczekuje na podpis | Pracownik otworzył umowę, na razie nie podpisał ani nie odrzucił | Automatycznie przy pierwszym otwarciu ekranu Podpisz umowę |
| Podpisano | Pracownik podpisał umowę elektronicznie | Wysłaniem podpisu na ekranie Podpisz umowę |
| odrzucono | Pracownik odrzucił umowę i podał powód | Kliknięciem Odrzuć umowę i potwierdzeniem powodu |
| Anulowano | Nadawca anulował prośbę, zanim pracownik zareagował | Kliknięciem Anuluj prośbę przy wysłanej lub wyświetlonej umowie |
| Termin wygasły | Dodatkowa etykieta przy umowach z przekroczonym terminem podpisania, które dotąd nie są ani podpisane, ani odrzucone | Wyświetla się automatycznie według terminu podpisania |
Pole Notatka od pracownika w szczegółach umowy wypełnia się automatycznie jako powód odrzucenia – pracownik sam do niego inaczej nie pisze, w odróżnieniu od pola Notatka, którym specjalista ds. kadr dodaje wiadomość dla pracownika już przy zakładaniu umowy do podpisania.
Rozwiązywanie problemów
Częste komunikaty błędów w module Pracownicy
Tabela podsumowuje najczęstsze komunikaty błędów i informacyjne, z którymi możesz się spotkać w module Pracownicy, oraz jak na nie reagować.
| Komunikat | Kiedy występuje | Co robić |
|---|---|---|
| Użytkownik z takim adresem email już istnieje... | Zapisywanie podstawowych danych, email koliduje z innym aktywnym pracownikiem firmy | Podaj inny email |
| IK MPSV musi mieć dokładnie 10 cyfr | Zapisywanie danych kadrowych, IK MPSV wypełnione, ale bez 10 cyfr | Popraw liczbę cyfr lub wyczyść pole |
| Proszę wypełnić wszystkie pola obowiązkowe | Zakładanie szablonu umowy bez typu umowy, lub umowy do podpisania bez pracownika czy typu umowy | Uzupełnij brakujące pole |
| Nie znaleziono użytkownika / Nie znaleziono szablonu / Nie znaleziono wpisu | Wybrany pracownik, szablon lub edytowany rekord w międzyczasie zniknęły | Zamknij formularz i spróbuj ponownie z aktualnymi danymi |
| Nie wybrano żadnych pól do zmiany | Zmiana masowa REGZEC bez zaznaczonego pola | Zaznacz co najmniej jedno pole |
| Prześlij plik XML... / Nie podano żadnej zawartości XML | Wysłanie importu z ČSSZ bez wybranego pliku | Wybierz plik |
| Nieprawidłowy format XML - oczekiwany element główny ExportZamestnancu | Przesłany plik nie ma struktury eksportu z ePortalu ČSSZ | Wyeksportuj ponownie z właściwej strony ePortalu |
| Tej umowy nie można podpisać | Próba podpisania lub odrzucenia umowy, której w międzyczasie nie da się już podpisać | Odśwież stronę i sprawdź aktualny stan |
| Podaj proszę swój podpis / swoje pełne imię i nazwisko / Musisz potwierdzić przeczytanie wszystkich załączników | Brakujący podpis, imię i nazwisko lub niepotwierdzone załączniki przy próbie podpisania | Uzupełnij brakujący krok |
| Podaj proszę powód odmowy (min 5 postaci) | Odrzucenie umowy z za krótkim lub pustym powodem | Napisz dłuższy powód |
| Możesz przesłać maksymalnie 60 plików | Próba przesłania więcej niż 60 plików w dowolnym przesyłaniu załączników w module | Prześlij pliki partiami |
Często zadawane pytania
Pytanie: Dlaczego nie widzę w module Pracownicy zakładki Personel ani REGZEC?
Rozwiązanie: Te zakładki wyświetlają się tylko użytkownikom z uprawnieniem Widzieć szczegółowe informacje o pracowniku (PERSONALNE) w połączeniu z wyższym poziomem uprawnień do modułu. Poproś administratora o przydzielenie tego uprawnienia.
Pytanie: Dlaczego nie widzę schematu organizacyjnego, mimo że mam wysokie uprawnienia?
Rozwiązanie: Schemat organizacyjny w module Pracownicy wyświetla się tylko wtedy, gdy jest włączony w ustawieniach modułu (opcja Schemat organizacyjny). Sprawdź ustawienia lub skontaktuj się z administratorem.
Pytanie: Dlaczego nie udaje mi się zapisać emaila pracownika?
Rozwiązanie: Email musi być unikalny w ramach firmy. Jeśli ten sam email już wykorzystuje inny aktywny pracownik, zapisanie podstawowych danych w module Pracownicy się nie powiedzie i wyświetli się odpowiedni komunikat.
Pytanie: Gdzie sprawdzę, kto i kiedy ostatnio zmienił dane pracownika?
Rozwiązanie: W szczegółach pracownika, na karcie Historia zmian w zakładkach Podstawowe dane oraz Personel, znajdziesz datę, autora i typ każdej zmiany, w tym stare i nowe wartości poszczególnych pól.
Pytanie: Pracownik dostał umowę do podpisania, ale twierdzi, że nic do niego nie przyszło. Co teraz?
Rozwiązanie: Sprawdź w szczegółach umowy, czy pracownik ma wypełniony prawidłowy email, i sprawdź stan umowy – jeśli nadal jest Wysłano, e-mail mógł trafić do spamu. Umowę możesz anulować przyciskiem Anuluj prośbę i założyć nową z poprawionym emailem.
Pytanie: Dlaczego wiersz podpisanej umowy nadal wyświetla się z dodatkową etykietą Termin wygasły, mimo że jest podpisana?
Rozwiązanie: Etykieta Termin wygasły wyświetla się w module Pracownicy tylko przy umowach, które dotąd nie są ani podpisane, ani odrzucone i mają przekroczony termin podpisania. Gdy tylko pracownik podpisze lub odrzuci umowę, etykieta przestaje się wyświetlać.
Pytanie: Kto w module Pracownicy może usunąć notatkę napisaną przez kolegę?
Rozwiązanie: Zależy od uprawnienia Usuwać notatki u użytkowników, które ustawia się osobno dla każdego użytkownika – można je ograniczyć do konkretnych pracowników, wybranych grup stanowisk, podwładnych lub rozszerzyć na wszystkich. Bez tego uprawnienia z kosza przy notatce skorzysta wyłącznie autor.
Pytanie: Dlaczego u pracownika nie wyświetla mi się przycisk REGZEC - Rejestracja w ČSSZ?
Rozwiązanie: Ten przycisk w module Pracownicy widzą tylko administratorzy agendy płacowej lub administrator całej aplikacji, niezależnie od zwykłego poziomu uprawnień do modułu. Poproś o przydzielenie administracji agendy płacowej.
Wskazówki do efektywnej pracy z pracownikami
- Wskazówka: Zanim zaczniesz wysyłać umowy do podpisania, przygotuj szablony w podzakładce Szablony umów – zaoszczędzisz czas przy zakładaniu poszczególnych umów, ponieważ pliki skopiują się do nowej umowy automatycznie.
- Wskazówka: Do masowego uzupełnienia brakujących danych kadrowych wykorzystaj przycisk Wyślij użytkownikom żądanie uzupełnienia informacji - REGZEC zamiast ręcznego kontaktowania pracowników jednego po drugim.
- Wskazówka: Przed importem z ČSSZ XML sprawdź, czy pracownicy w module Pracownicy mają poprawnie wypełniony numer ubezpieczenia społecznego – według niego przebiega parowanie wierszy.
- Uwaga: Trwałe usunięcie umowy do podpisania usuwa też wszystkie załączone pliki, tej czynności nie można cofnąć.
- Wskazówka: Notatki wewnętrzne używaj do wrażliwych informacji, których nie powinna widzieć cała firma – dostęp do nich kontroluje samodzielne uprawnienie Widzieć notatki wewnętrzne u użytkowników.
- Wskazówka: Jeśli pracownik sam nie widzi swojego numeru personalnego, centrum lub stanowiska w stanie edytowalnym, sprawdź, czy ma uprawnienie Edytować informacje o sobie.
- Wskazówka: Schemat organizacyjny w module Pracownicy po każdej większej zmianie kadrowej daj ponownie zatwierdzić administratorowi – zobaczysz dzięki temu zawsze datę ostatniej zweryfikowanej wersji struktury.
- Uwaga: Pola opcjonalne firmy w podstawowych danych ustawia administrator według potrzeb firmy, dlatego ich oferta może się różnić w poszczególnych firmach.