Pracownicy

Przegląd

Moduł Pracownicy (ewidencja użytkowników, ewidencja kadrowa) służy jako centralny spis wszystkich użytkowników systemu eIntranet. Umożliwia prowadzenie ewidencji danych kontaktowych i służbowych pracowników, informacji kadrowych, struktury organizacyjnej firmy oraz zarządzanie dokumentami do podpisu elektronicznego. Moduł pokrywa potrzeby zarówno zwykłych pracowników (przeglądanie kontaktów, podpisywanie umów), jak i pracowników kadrowych oraz administratorów (zarządzanie danymi kadrowymi, szablony umów, schemat organizacyjny).

Kluczowe funkcje

Przejrzysta lista wszystkich pracowników z danymi kontaktowymi i służbowymi
Szczegółowy widok pracownika z zakładkami dla danych podstawowych, informacji kadrowych i notatek
Schemat organizacyjny firmy z drzewiastą strukturą przełożonych i podwładnych
Ewidencja wrażliwych danych kadrowych (numer PESEL, miejsce zamieszkania, ubezpieczalnia zdrowotna, wykształcenie)
Zarządzanie notatkami i dokumentami przypisanymi do konkretnego pracownika
Elektroniczne podpisywanie umów i dokumentów przez pracowników
Zarządzanie szablonami umów i ich wysyłanie pracownikom do podpisu
Opcjonalne (własne) pola do ewidencji dodatkowych informacji firmowych o pracownikach
Eksport listy pracowników do Excela i drukowanie

Dostęp i ustawienia

Jak przejść do modułu Pracownicy

Ścieżka nawigacji do modułu Pracownicy: Menu główne → Pracownicy. Moduł wyświetla się jako lista pracowników z przełączanym panelem zakładek w górnej części ekranu.

Ustawienia modułu Pracownicy

Konfiguracja modułu Pracownicy jest dostępna przez Ustawienia → Użytkownicy. W ustawieniach administrator definiuje:

Pola opcjonalne: Własne kolumny do ewidencji informacji specyficznych dla firmy o pracownikach (na przykład numer identyfikacyjny, znajomość języków, certyfikaty). Każde pole ma nazwę oraz ustawienia uprawnień do odczytu i zapisu.
Schemat organizacyjny: Włączenie lub wyłączenie wyświetlania schematu organizacyjnego oraz ustawienie, czy schemat jest wyświetlany osobno dla każdej firmy (dla grup spółek).
Wyświetlanie daty urodzenia: Wybór, czy data urodzenia jest wyświetlana w tabelarycznej liście pracowników.
Użytkownicy: Dodawanie nowych pracowników, ustawianie danych logowania i uprawnień do modułów.
Stanowiska: Zarządzanie dostępnymi stanowiskami pracy do przypisania pracownikom.

Uprawnienia i prawa dostępu do modułu Pracownicy

Dostęp do modułu Pracownicy jest kontrolowany przez uprawnienia ustawiane przez administratora w sekcji Ustawienia → Użytkownicy → Uprawnienia. Uprawnienia określają, które zakładki i funkcje są dostępne.

Uprawnienie	Opis
Wyświetlanie (podstawowe)	Przeglądanie listy pracowników i danych podstawowych. Dostęp do zakładki Moje umowy do podpisu.
Wyświetlanie ze schematem organizacyjnym	Dodatkowo wyświetlanie zakładki Schemat organizacyjny firmy.
Edycja	Edycja danych podstawowych i kadrowych pracowników, dodawanie notatek i dokumentów, wysyłanie umów do podpisu.
Administracja (administrator modułu)	Pełny dostęp, w tym usuwanie rekordów, zarządzanie szablonami umów i zatwierdzanie schematu organizacyjnego.
Zakładka kadrowa (szczegółowa)	Wyświetlanie i edycja zakładki Kadrowa z wrażliwymi danymi osobowymi (numer PESEL, miejsce zamieszkania, ubezpieczalnia zdrowotna itp.).
Edycja własnego profilu	Pracownik może edytować własne dane podstawowe i kadrowe, nawet bez ogólnego uprawnienia do edycji pozostałych pracowników.

Interfejs użytkownika

Główny ekran i zakładki modułu Pracownicy

Moduł Pracownicy wyświetla w górnej części przełączany panel z dostępnymi zakładkami. Liczba zakładek zależy od uprawnień zalogowanego użytkownika:

Lista pracowników: Tabelaryczny przegląd wszystkich pracowników (zakładka domyślna).
Schemat organizacyjny: Drzewiasta struktura firmy (wyświetla się tylko jeśli funkcja jest włączona w ustawieniach i użytkownik posiada wystarczające uprawnienia).
Moje umowy do podpisu: Dokumenty przeznaczone dla zalogowanego pracownika do podpisu elektronicznego.
Umowy: Zarządzanie szablonami i wysłanymi umowami do podpisu (tylko dla administratorów z uprawnieniem do zakładki kadrowej).

Filtry i wyszukiwanie na liście pracowników

W module Pracownicy w zakładce Lista pracowników dostępne jest wyszukiwanie i sortowanie w tabeli:

Wyszukiwanie tekstowe: Wyszukiwanie według nazwiska, imienia, e-maila, stanowiska, centrum kosztów lub dowolnej wyświetlanej kolumny. Pole wyszukiwania jest automatycznie aktywne po otwarciu modułu.
Filtr zaawansowany (SearchBuilder): Przycisk do tworzenia złożonych warunków filtrowania.
Sortowanie kolumn: Kliknięcie nagłówka kolumny sortuje tabelę rosnąco lub malejąco.
Liczba rekordów na stronę: Wybór 10, 25, 50, 100 lub Wszystkie.
Widoczność kolumn: Przycisk Kolumny umożliwia ukrycie lub wyświetlenie poszczególnych kolumn tabeli. Ustawienie jest zapisywane.

Kolumny na liście pracowników

Tabela w zakładce Lista pracowników w module Pracownicy wyświetla następujące standardowe kolumny (kolumny opcjonalne zależą od ustawień firmy):

Kolumna	Opis
Nazwisko Imię	Pełne imię i nazwisko pracownika; kliknięcie otwiera szczegóły
E-mail	Służbowy adres e-mail
Data urodzenia	Wyświetla się tylko jeśli jest włączone w ustawieniach firmy
Telefon komórkowy/Tel. (wewnętrzny)	Kontakt telefoniczny
Biuro	Oznaczenie miejsca pracy lub pomieszczenia
Stanowisko	Stanowisko pracy (funkcja)
Numer osobowy	Wewnętrzny numer pracownika
Przełożony	Imię i nazwisko bezpośredniego przełożonego
Centrum kosztów	Centrum organizacyjne
Jednostka organizacyjna	Dział lub dywizja
Pola opcjonalne	Dodatkowe kolumny zdefiniowane w ustawieniach firmy (widoczne tylko dla uprawnionych użytkowników)
Administrator	Oznaczenie, czy użytkownik jest administratorem systemu

Podstawowe operacje

Procedura: Wyświetlanie szczegółów pracownika

W module Pracownicy kliknij na imię i nazwisko pracownika w tabeli listy. Otworzy się szczegółowy widok pracownika z zakładkami danych podstawowych, informacji kadrowych (jeśli posiadasz uprawnienie do zakładki kadrowej) oraz notatek lub dokumentów.

Procedura: Edycja danych podstawowych pracownika

Dane podstawowe pracownika (imię, kontakty, przypisanie służbowe) można edytować ze szczegółowego widoku pracownika. Do edycji wymagane jest uprawnienie do edycji pracowników lub uprawnienie do edycji własnego profilu.

Otwórz szczegółowy widok pracownika klikając na jego imię i nazwisko na liście.
W zakładce Dane podstawowe kliknij przycisk Edytuj.
W oknie dialogowym edytuj wymagane pola:
- Imię: Imię pracownika (pole obowiązkowe)
- Nazwisko: Nazwisko pracownika (pole obowiązkowe)
- E-mail: Służbowy e-mail (pole obowiązkowe, służy również do logowania do systemu)
- Telefon komórkowy: Telefon komórkowy
- Telefon/Wewnętrzny: Telefon stacjonarny lub numer wewnętrzny
- Przełożony: Wybór bezpośredniego przełożonego z listy pracowników (można wybrać wielu przełożonych)
- Biuro: Oznaczenie miejsca pracy lub pomieszczenia
- Stanowisko: Stanowisko pracy lub funkcja (można wprowadzić nowe lub wybrać z istniejących stanowisk)
- Numer osobowy: Wewnętrzny numer pracownika
- Centrum kosztów: Centrum organizacyjne
- Jednostka organizacyjna: Dział lub dywizja
- Pola opcjonalne: Dodatkowe pola zdefiniowane w ustawieniach firmy (wyświetlają się tylko jeśli posiadasz uprawnienie do ich zapisu)
Kliknij Zapisz.

Wskazówka: Prawidłowe ustawienie przełożonego dla każdego pracownika jest kluczowe dla poprawnego działania zatwierdzania wniosków dotyczących obecności, urlopów i innych procesów w systemie.

Procedura: Zmiana zdjęcia profilowego pracownika

W module Pracownicy można do każdego pracownika przypisać zdjęcie profilowe. Zdjęcie jest wyświetlane w szczegółowym widoku pracownika i w różnych przeglądach systemu.

Otwórz szczegółowy widok pracownika.
W zakładce Dane podstawowe kliknij przycisk Edytuj zdjęcie (wyświetla się pod zdjęciem lub domyślną ikoną użytkownika).
Na stronie edycji zdjęcia wgraj nowy obraz z komputera.
Opcjonalnie przytnij zdjęcie za pomocą narzędzia do kadrowania.
Potwierdź zapisanie zdjęcia.

Procedura: Dodawanie notatki lub dokumentu do pracownika

W module Pracownicy można do każdego pracownika dodawać notatki tekstowe i dołączać pliki (dokumenty, umowy, certyfikaty). Do dodania notatki wymagane jest uprawnienie do edycji.

Otwórz szczegółowy widok pracownika.
Przejdź do zakładki Notatki/Dokumenty.
Kliknij przycisk Dodaj notatkę.
W oknie dialogowym wypełnij:
- Tytuł/Notatka: Treść notatki lub nazwa dokumentu
- Załączniki: Przeciągnij pliki do pola wgrywania (drag&drop) lub kliknij, aby wybrać pliki z dysku
- Wewnętrzna: Zaznaczenie oznacza notatkę jako wewnętrzną — notatki wewnętrzne widzi tylko sam pracownik, autor notatki oraz użytkownicy z uprawnieniem do notatek wewnętrznych
Kliknij Zapisz.

Uwaga: Notatki wewnętrzne służą do ewidencji informacji, które nie powinny być dostępne dla wszystkich współpracowników (np. zapisy oceniające, zapisy dyscyplinarne). Pracownik zawsze widzi notatki wewnętrzne dotyczące jego własnej osoby.

Procedura: Usuwanie notatki pracownika

W zakładce Notatki/Dokumenty w szczegółowym widoku pracownika kliknij ikonę Usuń (ikona X) przy odpowiedniej notatce. Potwierdź usunięcie w oknie dialogowym. Usunięcie notatki wymaga uprawnienia do usuwania notatek pracowników.

Funkcje zaawansowane

Schemat organizacyjny firmy

Zakładka Schemat organizacyjny w module Pracownicy wyświetla drzewiastą strukturę podległości i nadrzędności w organizacji. Struktura opiera się na wprowadzonych przełożonych dla każdego pracownika w danych podstawowych.

Kliknięcie węzła (pracownika lub przełożonego) w schemacie rozwija lub zwija jego podwładnych.
Przycisk Rozwiń wszystko wyświetla całą strukturę organizacyjną jednocześnie.
Przycisk Zwiń wszystko wyświetla tylko najwyższy poziom struktury.
Jeśli firma używa wielu jednostek organizacyjnych (grupy spółek), dla każdej jednostki wyświetla się osobna zakładka schematu organizacyjnego.

Wskazówka: Schemat organizacyjny może być elektronicznie zatwierdzony przez administratora. Po zatwierdzeniu w stopce schematu wyświetla się imię i nazwisko zatwierdzającego oraz data zatwierdzenia jako dowód ważności struktury.

Dane kadrowe pracownika

Zakładka Kadrowa w szczegółowym widoku pracownika zawiera wrażliwe dane osobowe. Zakładka jest dostępna tylko dla użytkowników z uprawnieniem do zakładki kadrowej lub dla pracowników do własnego profilu (jeśli posiadają uprawnienie do edycji własnych danych). Zakładka kadrowa przechowuje następujące informacje:

Data urodzenia i Miejsce urodzenia
Nazwisko rodowe i Kraj urodzenia
Płeć (można wprowadzić ręcznie lub jest automatycznie wyprowadzana z numeru PESEL)
Narodowość i Obywatelstwo
Numer PESEL
Ubezpieczalnia zdrowotna (wybór z listy ubezpieczalni)
Wykształcenie (według klasyfikacji KKOV: bez wykształcenia, podstawowe, zasadnicze zawodowe, zasadnicze zawodowe z maturą, średnie zawodowe, średnie zawodowe z maturą, policealne, licencjackie, magisterskie, doktorskie)
Wcześniejsza emerytura i Emerytura z obniżonym wiekiem
Adres zamieszkania: ulica, miasto, kod pocztowy, kraj
Skrzynka danych: ID skrzynki danych osoby fizycznej
Numer konta: Konto bankowe do wypłaty wynagrodzenia
Uwaga: Dowolny tekst dla notatek kadrowych

Procedura: Edycja danych kadrowych pracownika

Do edycji danych kadrowych pracownika w module Pracownicy wymagane jest uprawnienie do zakładki kadrowej oraz uprawnienie do edycji.

Otwórz szczegółowy widok pracownika.
Przejdź do zakładki Kadrowa.
Kliknij przycisk Edytuj.
Wypełnij lub zaktualizuj wymagane pola.
Kliknij Zapisz.

Uwaga: Płeć pracownika można pozostawić niewypełnioną — system automatycznie wyprowadzi ją z numeru PESEL (wyświetlanego z adnotacją "wyprowadzone z PESEL").

Szablony umów pracowników

Zakładka Umowy w module Pracownicy zawiera zarządzanie szablonami umów i przegląd wysłanych dokumentów do podpisu. Zakładka jest dostępna tylko dla administratorów modułu z uprawnieniem do zarządzania umowami i zakładką kadrową. Zakładka Umowy jest podzielona na cztery podzakładki:

Umowy do podpisu: Dokumenty oczekujące na podpis pracownika (stany: Szkic, Wysłano, Wyświetlono)
Umowy podpisane: Przegląd pomyślnie elektronicznie podpisanych dokumentów
Umowy odrzucone: Dokumenty, których pracownik odmówił podpisania
Szablony umów: Zarządzanie wzorami dokumentów do wielokrotnego użytku

Procedura: Tworzenie nowego szablonu umowy

W module Pracownicy, zakładka Umowy → podzakładka Szablony umów można tworzyć wielokrotnie używalne wzory dokumentów.

Przejdź do zakładki Umowy i wybierz podzakładkę Szablony umów.
Kliknij przycisk Dodaj rekord.
Wypełnij:
- Typ umowy: Nazwa szablonu (pole obowiązkowe, np. "Umowa o pracę HPP", "Umowa NDA")
- Uwaga: Opcjonalny opis lub wewnętrzna notatka do szablonu
- Pliki: Wgraj pliki (PDF, Word) przez przeciągnięcie lub wybór — pliki te będą podstawą dokumentów wysyłanych pracownikom do podpisu
Kliknij Zapisz.

Wskazówka: Szablon może zawierać wiele plików jednocześnie — wszystkie zostaną dołączone do umowy wysłanej pracownikowi.

Procedura: Wysyłanie umowy pracownikowi do podpisu

W module Pracownicy, zakładka Umowy → podzakładka Umowy do podpisu można wysłać dokument konkretnemu pracownikowi do podpisu elektronicznego.

Przejdź do zakładki Umowy i wybierz podzakładkę Umowy do podpisu.
Kliknij przycisk Dodaj umowę do podpisu.
Wypełnij:
- Pracownik: Wybierz pracownika, który ma podpisać dokument (pole obowiązkowe)
- Typ umowy: Wybierz szablon z listy (w nawiasie podana jest liczba dołączonych plików szablonu; pole obowiązkowe)
- Termin podpisu: Data, do której pracownik musi podpisać (wartość domyślna to 7 dni do przodu)
- Uwaga: Opcjonalna wiadomość dla pracownika
Kliknij Zapisz. System utworzy rekord umowy w stanie Szkic.
Otwórz szczegóły umowy klikając na rekord w tabeli.
W szczegółach umowy można edytować załączniki — kliknij Dodaj w sekcji Pliki i wgraj dokumenty do podpisu.
Po przygotowaniu załączników kliknij przycisk Wyślij, aby wysłać umowę pracownikowi.

Uwaga: Dopóki umowa nie zostanie wysłana, ma stan Szkic i pracownik jej nie widzi. Po wysłaniu umowa pojawia się pracownikowi w zakładce Moje umowy do podpisu, a pracownik otrzymuje powiadomienie.

Szczegóły umowy do podpisu w module Pracownicy

Szczegóły umowy do podpisu wyświetlają kompletne informacje o przebiegu podpisywania. Zawierają następujące sekcje:

Informacje podstawowe: Pracownik, typ umowy, stan, twórca rekordu, termin podpisu
Oś czasu: Data utworzenia, data wysłania, data wyświetlenia przez pracownika, data podpisania lub odrzucenia
Uwaga od nadawcy: Wiadomość administratora dla pracownika
Uwaga od pracownika: Komentarz pracownika (zwłaszcza przy odrzuconych umowach)
Pliki: Dołączone dokumenty do podpisu (można dodawać do stanu Wysłano)
Informacje o podpisie: Adres IP, typ urządzenia i obraz odręcznego podpisu (po podpisaniu)

Stany umowy do podpisu w module Pracownicy

Stan	Opis
Szkic	Umowa utworzona, ale jeszcze nie wysłana do pracownika; pracownik jej nie widzi
Wysłano	Umowa wysłana do pracownika, oczekiwanie na podpis
Wyświetlono	Pracownik otworzył i przeglądał umowę, jeszcze jej nie podpisał
Podpisano	Pracownik elektronicznie podpisał umowę
Odrzucono	Pracownik odmówił podpisania umowy (z podaniem powodu)
Wygasło	Termin podpisu upłynął bez działania pracownika
Anulowano	Umowa została anulowana przez administratora (usunięta z aktywnych)

Procedura: Elektroniczny podpis umowy przez pracownika

Pracownik podpisuje umowy w module Pracownicy w zakładce Moje umowy do podpisu. Ta zakładka jest dostępna dla wszystkich użytkowników z podstawowym dostępem do modułu Pracownicy.

Przejdź do zakładki Moje umowy do podpisu.
W tabeli znajdź umowę ze stanem Wysłano i kliknij ikonę akcji (szczegóły).
Zapoznaj się z informacjami o umowie i pobierz dołączone pliki do przeczytania.
Przy każdym załączniku zaznacz pole Potwierdzam przeczytanie pliku — potwierdzenie wszystkich załączników jest obowiązkowe.
Na płótnie podpisowym narysuj odręczny podpis myszą, palcem lub rysikiem.
Sprawdź, czy w polu Twoje imię i nazwisko jest wpisane Twoje imię (wypełniane automatycznie).
Przycisk Podpisz umowę aktywuje się automatycznie po spełnieniu wszystkich warunków — kliknij na niego.
System potwierdzi pomyślne podpisanie. Po potwierdzeniu zostaniesz przekierowany do przeglądu Moje umowy.

Uwaga: Jeśli nie zgadzasz się z treścią umowy, kliknij przycisk Odrzuć. Wyświetli się okno do wprowadzenia powodu odrzucenia (wymagane minimum 5 znaków). Odrzucona umowa przechodzi do stanu Odrzucono, a administrator zostaje poinformowany.

Uwaga: System rejestruje adres IP i typ urządzenia przy podpisaniu w celu zapewnienia dowodności prawnej. Podpis jest zapisany jako obraz i stanowi część rekordu umowy.

Eksport danych pracowników

W zakładce Lista pracowników w module Pracownicy dostępne są następujące eksporty:

Excel: Eksport całej tabeli (lub aktualnie przefiltrowanych rekordów) do pliku XLSX. Kliknij przycisk Excel nad tabelą.
Drukuj: Wydruk tabelarycznego przeglądu pracowników. Kliknij przycisk Drukuj.

Wskazówka: Przed eksportem ustaw filtr lub ukryj niepotrzebne kolumny przyciskiem Kolumny, aby w eksporcie znalazły się tylko istotne informacje.

REGZEC – Rejestracja pracownika w ČSSZ

REGZEC (Rejestracja pracowników) jest formularzem do elektronicznego zgłaszania, wyrejestrowywania i zgłaszania zmian danych pracowników do Czeskiego Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ČSSZ). Formularz jest generowany w formacie XML według schematu XSD w wersji 1.4 i wysyłany za pośrednictwem skrzynki danych (ISDS) bezpośrednio do skrzynki danych ČSSZ.

Zakładka REGZEC jest dostępna w szczegółowym widoku pracownika i wyświetla się użytkownikom z uprawnieniem do szczegółów pracowników. Wysyłanie formularza REGZEC wymaga uprawnienia administratora modułu Płace (Payroll, poziom 10 i wyższy).

Zakładka REGZEC w szczegółowym widoku pracownika

W szczegółowym widoku każdego pracownika wyświetla się zakładka REGZEC z następującymi informacjami:

Rodzaj działalności (relDetail): Typ stosunku pracy – umowa o pracę, mianowanie, DPČ, DPP, członek spółdzielni, wspólnik/prezes zarządu, członek organu zbiorowego, rodzic zastępczy lub inne.
Pozycja w zatrudnieniu (relat): Bardziej szczegółowa kategoryzacja – na czas nieokreślony/określony, mianowani/wybierani, DPČ, DPP, funkcjonariusze służb bezpieczeństwa, żołnierze, celnicy, pracownicy państwowi, uczniowie.
Mały pracodawca (sme): Pracodawca ze średnią miesięczną liczbą pracowników poniżej 26.
Tryb pracy (workmode): Jednozmianowy, dwuzmianowy, trzyzmianowy, ciągły, rotacyjny, nierównomierny, elastyczny, konto czasu pracy lub inny.
Kolejne zatrudnienie (cont): Stosunek pracy bezpośrednio następuje po poprzednim stosunku pracy u tego samego pracodawcy.
Stanowisko kierownicze (position lead): Pracownik jest pracownikiem kierowniczym zgodnie z §11 Kodeksu pracy.
Miejsce zawarcia umowy (contractplace): Miejscowość, w której została zawarta umowa o pracę lub porozumienie.
Miasto miejsca pracy / kod gminy (municode): 6-cyfrowy kod gminy według ČSÚ, gdzie pracownik pracuje.
Klasyfikacja CZ-ISCO (prof clas): Kod zawodu według międzynarodowej klasyfikacji zawodów CZ-ISCO.

Edycja danych REGZEC

Dane REGZEC można edytować na dwa sposoby:

Edycja indywidualna: Kliknij przycisk Edytuj (ikona ołówka) w zakładce REGZEC szczegółowego widoku pracownika. Otworzy się okno modalne z formularzem, w którym można edytować wszystkie parametry REGZEC dla konkretnego pracownika. Miasto miejsca pracy i klasyfikację CZ-ISCO wyszukujesz za pomocą podpowiadacza (Select2).
Zmiana zbiorcza: Kliknij przycisk Zmiana zbiorcza (ikona użytkowników) w zakładce REGZEC. To okno dialogowe umożliwia ustawienie wybranych parametrów REGZEC (mały pracodawca, miejsce zawarcia umowy, miasto miejsca pracy) zbiorczo dla wszystkich aktywnych pracowników jednocześnie. Zaznacz pola przy parametrach, które chcesz zmienić, wypełnij wartości i potwierdź.

Wysyłanie REGZEC do ČSSZ

Aby wysłać rejestrację pracownika do ČSSZ, kliknij przycisk REGZEC - Rejestracja w ČSSZ (zielony przycisk) w zakładce REGZEC szczegółowego widoku pracownika. Otworzy się okno modalne z kompletnym formularzem do wysłania.

Typy akcji REGZEC

Akcja	Kod	Opis
Zgłoszenie	1	Rejestracja nowego pracownika w ČSSZ – obowiązkowe przy przyjęciu do pracy.
Wyrejestrowanie	2	Wyrejestrowanie pracownika – obowiązkowe przy rozwiązaniu stosunku pracy.
Zmiana danych	3	Zgłoszenie zmiany danych u już zarejestrowanego pracownika (np. zmiana adresu, ubezpieczalni).
Korekta zgłoszenia	4	Korekta wcześniej wysłanego zgłoszenia (błędne dane).
Korekta wyrejestrowania	5	Korekta wcześniej wysłanego wyrejestrowania.
Anulowanie zgłoszenia	6	Anulowanie wcześniej wysłanego zgłoszenia.
Anulowanie wyrejestrowania	7	Anulowanie wcześniej wysłanego wyrejestrowania.

Procedura wysyłania

Otwórz szczegółowy widok pracownika i przejdź do zakładki REGZEC.
Kliknij przycisk REGZEC - Rejestracja w ČSSZ.
W oknie modalnym sprawdź wstępnie wypełnione dane:
- Typ akcji – wybierz wymaganą akcję (zgłoszenie, wyrejestrowanie, zmiana, korekta lub anulowanie).
- Dane osobowe – nazwisko, imię, numer PESEL, data urodzenia, płeć, obywatelstwo, nazwisko rodowe, kraj urodzenia, wykształcenie (KKOV). Dane te są automatycznie pobierane z karty pracownika i są tylko do odczytu.
- Dane pracodawcy – NIP, symbol zmienny ČSSZ, kod OSSZ. Pobierane z ustawień płac.
- Dane o zatrudnieniu – rodzaj działalności, tryb pracy, data przyjęcia/rozwiązania, typ umowy, klasyfikacja CZ-ISCO, miasto miejsca pracy. Pobierane z konfiguracji REGZEC pracownika.
- Dane emerytalne – wcześniejsza emerytura, obniżony wiek emerytalny.
- Ubezpieczalnia zdrowotna – kod i nazwa ubezpieczalni.
System automatycznie waliduje obowiązkowe dane. Jeśli niektóre brakuje, wyświetli się ostrzeżenie z listą brakujących pól. Uzupełnij brakujące dane w karcie pracownika lub w konfiguracji REGZEC i ponownie otwórz okno dialogowe.
Wybierz połączenie ISDS (skrzynkę danych) do wysłania. Połączenie musi być skonfigurowane w ustawieniach płac.
Kliknij przycisk Wyślij do ČSSZ. System wygeneruje dokument XML REGZEC i wyśle go za pośrednictwem skrzynki danych do skrzynki danych ČSSZ.
Po pomyślnym wysłaniu rekord pojawi się w historii zgłoszeń REGZEC.

Walidacja przed wysłaniem

System przed wysłaniem sprawdza następujące obowiązkowe dane:

Ustawienia płac (należy uzupełnić w Ustawienia → Płace): Kod powiatu OSSZ (100–999), symbol zmienny ČSSZ (8–10 cyfr).
Dane pracownika: Numer PESEL, nazwisko rodowe, adres zamieszkania, klasyfikacja CZ-ISCO, kod gminy miejsca pracy, wykształcenie KKOV.

Jeśli brakuje ustawień na poziomie płac, wyświetli się czerwone ostrzeżenie z linkiem do ustawień. Jeśli brakuje danych pracownika, wyświetli się lista pól, które należy uzupełnić.

Historia zgłoszeń REGZEC

Pod kartą danych REGZEC w zakładce REGZEC wyświetla się tabela Historia zgłoszeń REGZEC do ČSSZ ze wszystkimi wysłanymi wiadomościami REGZEC dla danego pracownika. Tabela zawiera:

Data wysłania: Data i godzina utworzenia zgłoszenia.
Typ akcji: Kolorowa etykieta z typem akcji – zielona dla zgłoszenia, czerwona dla wyrejestrowania, szara dla pozostałych akcji.
Stan ISDS: Stan wiadomości w skrzynce danych (wysłano, doręczono, przyjęto itp.).
Stan przetwarzania: Stan przetwarzania wiadomości po stronie ČSSZ.
Akcje: Ikona koperty do wyświetlenia szczegółów wiadomości w module Skrzynki danych (ISDS).

Jeśli dla pracownika nie zostały jeszcze wysłane żadne wiadomości REGZEC, wyświetli się komunikat informacyjny.

Wymagania wstępne do korzystania z REGZEC

W Ustawienia → Płace musi być wypełniony symbol zmienny ČSSZ i kod powiatu OSSZ.
W ustawieniach płac musi być skonfigurowane połączenie ISDS (skrzynka danych) do wysyłania do ČSSZ.
Użytkownik musi posiadać uprawnienie do modułu Płace (Payroll) na poziomie 10 lub wyższym.
Użytkownik musi posiadać uprawnienie do tworzenia wiadomości w ISDS.
Pracownik musi mieć wypełnione podstawowe dane kadrowe: numer PESEL, nazwisko rodowe, adres zamieszkania, wykształcenie (KKOV).
W zakładce REGZEC pracownika muszą być wypełnione: klasyfikacja CZ-ISCO i kod gminy miejsca pracy.

Integracja z innymi modułami

Obecność (WorkAttendance): Przełożony ustawiony w module Pracownicy automatycznie zatwierdza obecność podwładnych. Ewidencja pracowników określa, kto jest wyświetlany w przeglądach obecności.
Urlopy (Vacations): Przełożony wprowadzony w module Pracownicy otrzymuje wnioski urlopowe podwładnych do zatwierdzenia. Struktura organizacyjna określa przepływ zatwierdzania.
Odcinki płacowe (PaySlip): Dane kadrowe pracownika (numer konta, numer PESEL, ubezpieczalnia zdrowotna, wykształcenie) są wykorzystywane przy generowaniu odcinków płacowych i sprawozdań dla ČSSZ.
Skrzynki danych (ISDScz): ID skrzynki danych wprowadzone w danych kadrowych pracownika służy do wysyłania dokumentów przez skrzynki danych osobom fizycznym.
Szkolenia (Training): Stanowisko i jednostka organizacyjna pracownika określają, które szkolenia są dla niego istotne lub obowiązkowe.
Ewidencja majątku (PropertyRecords): Pracownicy są przypisywani jako osoby odpowiedzialne do kart majątkowych; ich imię i nazwisko jest pobierane z modułu Pracownicy.
Projekty, Zadania: Pracownicy są przypisywani do projektów i zadań; ich dane kontaktowe z modułu Pracownicy są wyświetlane w przeglądach.
eZwolnienie lekarskie: Powiązanie z ewidencją niezdolności do pracy wykorzystuje dane osobowe pracownika z zakładki kadrowej.

Rozwiązywanie problemów

Często zadawane pytania

Pytanie: Nie widzę zakładki Kadrowa w szczegółowym widoku pracownika. Dlaczego?

Rozwiązanie: W module Pracownicy zakładka Kadrowa jest dostępna tylko dla użytkowników z uprawnieniem do zakładki kadrowej. Jeśli nie posiadasz tego uprawnienia, zakładka nie jest wyświetlana. Poproś administratora o przyznanie dostępu do danych kadrowych.

Pytanie: Nie mogę edytować danych pracownika — przycisk Edytuj nie wyświetla się.

Rozwiązanie: Przycisk Edytuj wyświetla się tylko użytkownikom z uprawnieniem do edycji pracowników. Wyjątkiem jest edycja własnego profilu — jeśli posiadasz uprawnienie "Edycja własnego profilu", możesz edytować tylko własne dane. Skontaktuj się z administratorem w celu przyznania odpowiednich uprawnień.

Pytanie: Zakładka Schemat organizacyjny nie wyświetla mi się.

Rozwiązanie: Schemat organizacyjny musi być włączony w ustawieniach firmy i jednocześnie musisz posiadać uprawnienie co najmniej do wyświetlania listy pracowników z dostępem do schematu organizacyjnego. Sprawdź oba warunki u administratora.

Pytanie: Przycisk Podpisz umowę jest wyszarzony i nie można na niego kliknąć.

Rozwiązanie: Przycisk aktywuje się dopiero po spełnieniu trzech warunków jednocześnie: (1) musisz potwierdzić przeczytanie wszystkich dołączonych plików zaznaczając odpowiednie pola wyboru, (2) musisz narysować podpis na płótnie podpisowym oraz (3) musi być wpisane Twoje imię i nazwisko w polu Twoje imię i nazwisko. Sprawdź, czy wszystkie trzy warunki są spełnione.

Pytanie: Pracownik nie widzi wysłanej umowy do podpisu w zakładce Moje umowy.

Rozwiązanie: Sprawdź stan umowy w zakładce Umowy do podpisu. Jeśli stan to "Szkic", umowa nie została jeszcze wysłana — w szczegółach umowy kliknij przycisk Wyślij. Dopiero po wysłaniu umowa pojawia się pracownikowi.

Pytanie: Chcę wprowadzić wartość do pola opcjonalnego, ale pole nie wyświetla się w formularzu edycji pracownika.

Rozwiązanie: Pola opcjonalne mają własne ustawienia uprawnień dostępu do odczytu i zapisu. Jeśli nie widzisz pola w edycji, nie posiadasz uprawnienia do jego zapisu. Administrator modułu może przyznać uprawnienia do pól opcjonalnych w Ustawienia → Użytkownicy.

Pytanie: Zakładka Umowy w module Pracownicy nie wyświetla się.

Rozwiązanie: Zakładka Umowy jest dostępna tylko dla użytkowników z uprawnieniem administracji modułu Pracownicy oraz jednocześnie z uprawnieniem do zakładki kadrowej (szczegółowej). Jeśli nie posiadasz żadnego z tych uprawnień, zakładka nie będzie wyświetlana. Skontaktuj się z administratorem systemu.

Pytanie: Podpisywanie umowy na urządzeniu mobilnym nie działa prawidłowo.

Rozwiązanie: Obróć urządzenie do pozycji poziomej, aby uzyskać większą powierzchnię płótna podpisowego. Używaj palca lub rysika, nie paznokci. Jeśli podpis nie wyszedł, kliknij przycisk Wyczyść i spróbuj ponownie. Na niektórych urządzeniach lepiej działa rysowanie wolniejszym tempem.

Wskazówki dla efektywnej pracy

Wskazówka: Aby szybko znaleźć pracownika, skorzystaj z pola wyszukiwania — wyszukiwanie przeszukuje wszystkie widoczne kolumny, w tym e-mail, stanowisko i centrum kosztów. Pole aktywuje się automatycznie po otwarciu zakładki.
Wskazówka: Przy wprowadzaniu stanowiska pracownika skorzystaj z funkcji podpowiadacza — system proponuje istniejące stanowiska. Spójne oznaczanie stanowisk ułatwia filtrowanie i przypisywanie szkoleń.
Wskazówka: Szablony umów można wykorzystywać wielokrotnie — utwórz szablony dla najczęściej używanych typów dokumentów (NDA, umowy o pracę, umowy DPP lub DPČ) i przy wysyłaniu wybieraj odpowiedni szablon.
Wskazówka: W szczegółach umowy do podpisu obserwuj pole Termin podpisu — jeśli jest wyświetlane na czerwono, termin został przekroczony. Umowę można ponownie wysłać lub przedłużyć termin przez edycję rekordu.
Wskazówka: Kolumny w tabeli pracowników można ukryć przyciskiem Kolumny — ustawienie jest zapisywane i pozostaje zachowane przy kolejnym logowaniu.
Wskazówka: Dla nowego pracownika najpierw utwórz konto użytkownika w Ustawienia → Użytkownicy, następnie uzupełnij dane kadrowe w module Pracownicy i wyślij mu umowę o pracę do podpisu elektronicznego.

Wiki - eIntranet.net