Alkalmazottak

Áttekintés

Az Alkalmazottak modul (felhasználói nyilvántartás, személyzeti nyilvántartás) az eIntranet rendszer összes felhasználójának központi listájaként szolgál. Lehetővé teszi az alkalmazottak kapcsolattartási és munkavégzési adatainak, személyzeti információinak, a vállalat szervezeti struktúrájának nyilvántartását, valamint az elektronikus aláírásra szánt dokumentumok kezelését. A modul kielégíti mind az általános alkalmazottak (névjegyek megtekintése, szerződések aláírása), mind a személyzeti szakemberek és rendszergazdák (személyzeti adatok kezelése, szerződéssablonok, szervezeti diagram) igényeit.

Főbb funkciók

• Az összes alkalmazott áttekinthető listája kapcsolattartási és munkavégzési adatokkal
• Alkalmazott részletező nézete az alapadatok, személyzeti információk és megjegyzések fülekkel
• A vállalat szervezeti diagramja a felettes és beosztott hierarchia fastruktúrájával
• Érzékeny személyzeti adatok nyilvántartása (születési szám, lakcím, egészségbiztosító, iskolai végzettség)
• Az egyes alkalmazottakhoz rendelt megjegyzések és dokumentumok kezelése
• Szerződések és dokumentumok elektronikus aláírása az alkalmazottak által
• Szerződéssablonok kezelése és azok aláírásra való megküldése az alkalmazottak részére
• Választható (egyéni) mezők az alkalmazottakra vonatkozó további vállalati információk nyilvántartásához
• Az alkalmazottak listájának exportálása Excelbe és nyomtatás

Hozzáférés és beállítások

Hogyan lehet belépni az Alkalmazottak modulba

Az Alkalmazottak modul navigációs útvonala: Főmenü → Alkalmazottak. A modul az alkalmazottak listájaként jelenik meg, a képernyő felső részén váltható fülek paneljével.

Az Alkalmazottak modul beállításai

Az Alkalmazottak modul konfigurációja a Beállítások → Felhasználók menüponton keresztül érhető el. A beállításokban a rendszergazda a következőket határozza meg:

• Választható mezők: Egyéni oszlopok a vállalatra jellemző alkalmazotti információk nyilvántartásához (például igazolványszám, nyelvtudás, tanúsítványok). Minden mezőnek neve és olvasási/írási hozzáférési jogosultság-beállításai vannak.
• Szervezeti diagram: A szervezeti diagram megjelenítésének be- vagy kikapcsolása, valamint annak beállítása, hogy a diagram vállalatonként külön jelenjen-e meg (vállalatcsoportok esetén).
• Születési dátum megjelenítése: Annak meghatározása, hogy a születési dátum megjelenjen-e az alkalmazottak táblázatos listájában.
• Felhasználók: Új alkalmazottak hozzáadása, bejelentkezési adatok és moduljogosultságok beállítása.
• Beosztások: Az alkalmazottakhoz rendelhető munkabeosztások kezelése.

Jogosultságok és hozzáférési jogok az Alkalmazottak modulhoz

Az Alkalmazottak modulhoz való hozzáférést a rendszergazda által a Beállítások → Felhasználók → Jogosultságok részben beállított engedélyek szabályozzák. A jogosultságok határozzák meg, hogy mely fülek és funkciók érhetők el.

Jogosultság	Leírás
Megtekintés (alapszintű)	Az alkalmazottak listájának és alapadatainak böngészése. Hozzáférés a Saját aláírandó szerződések fülhöz.
Megtekintés szervezeti diagrammal	Emellett a Vállalat szervezeti diagramja fül megjelenítése.
Szerkesztés	Az alkalmazottak alap- és személyzeti adatainak módosítása, megjegyzések és dokumentumok hozzáadása, szerződések aláírásra való megküldése.
Adminisztráció (modulgazda)	Teljes hozzáférés, beleértve a rekordok törlését, a szerződéssablonok kezelését és a szervezeti diagram jóváhagyását.
Személyzeti fül (részlet)	Az érzékeny személyes adatokat tartalmazó Személyzeti fül megtekintése és szerkesztése (születési szám, lakcím, egészségbiztosító stb.).
Saját profil szerkesztése	Az alkalmazott módosíthatja saját alap- és személyzeti adatait, még az általános szerkesztési jogosultság nélkül is.

Felhasználói felület

Az Alkalmazottak modul főképernyője és fülei

Az Alkalmazottak modul a felső részen egy váltható panel formájában jeleníti meg az elérhető füleket. A fülek száma a bejelentkezett felhasználó jogosultságaitól függ:

• Alkalmazottak listája: Az összes alkalmazott táblázatos áttekintése (alapértelmezett fül).
• Szervezeti diagram: A vállalat fastruktúrája (csak akkor jelenik meg, ha a funkció be van kapcsolva a beállításokban, és a felhasználónak megfelelő jogosultságai vannak).
• Saját aláírandó szerződések: A bejelentkezett alkalmazottnak elektronikus aláírásra szánt dokumentumok.
• Szerződések: Sablonok és megküldött aláírandó szerződések kezelése (csak a személyzeti fülre vonatkozó jogosultsággal rendelkező rendszergazdák számára).

Szűrők és keresés az alkalmazottak listájában

Az Alkalmazottak modul Alkalmazottak listája fülén keresés és rendezés áll rendelkezésre a táblázatban:

• Szöveges keresés: Keresés vezetéknév, keresztnév, e-mail, beosztás, részleg vagy bármely megjelenített oszlop alapján. A keresőmező a modul megnyitása után automatikusan aktív.
• Speciális szűrő (SearchBuilder): Kombinált szűrési feltételek összeállítására szolgáló gomb.
• Oszlopok rendezése: Az oszlopfejlécre kattintva a táblázat növekvő vagy csökkenő sorrendbe rendezhető.
• Oldalankénti rekordszám: 10, 25, 50, 100 vagy Az összes közül választható.
• Oszlopok láthatósága: Az Oszlopok gomb lehetővé teszi az egyes táblázatoszlopok elrejtését vagy megjelenítését. A beállítás elmentődik.

Oszlopok az alkalmazottak listájában

Az Alkalmazottak modul Alkalmazottak listája fülének táblázata a következő standard oszlopokat jeleníti meg (a választható oszlopok a vállalati beállításoktól függenek):

Oszlop	Leírás
Vezetéknév Keresztnév	Az alkalmazott teljes neve; kattintásra megnyílik a részletező nézet
E-mail	Munkahelyi e-mail cím
Születési dátum	Csak akkor jelenik meg, ha a vállalati beállításokban engedélyezve van
Mobil/Tel. (mellék)	Telefonos elérhetőség
Iroda	A munkahely vagy helyiség megjelölése
Beosztás	Munkakör (funkció)
Személyi szám	Az alkalmazott belső azonosítószáma
Közvetlen felettes	A közvetlen felettes neve
Részleg	Szervezeti részleg
Szervezeti egység	Osztály vagy divízió
Választható mezők	A vállalati beállításokban definiált további oszlopok (csak a jogosult felhasználók számára látható)
Rendszergazda	Jelzi, hogy a felhasználó rendszergazda-e

Alapvető műveletek

Eljárás: Az alkalmazott részletező nézetének megjelenítése

Az Alkalmazottak modulban kattintson az alkalmazott nevére a lista táblázatában. Megnyílik az alkalmazott részletező nézete az alapadatok, a személyzeti információk (ha rendelkezik a személyzeti fülre vonatkozó jogosultsággal) és a megjegyzések vagy dokumentumok füleivel.

Eljárás: Az alkalmazott alapadatainak szerkesztése

Az alkalmazott alapadatai (neve, elérhetőségei, munkahelyi beosztása) az alkalmazott részletező nézetéből módosíthatók. A szerkesztéshez alkalmazotti szerkesztési jogosultság vagy saját profil szerkesztési jogosultság szükséges.

1. Nyissa meg az alkalmazott részletező nézetét a listában a nevére kattintva.
2. Az Alapadatok fülön kattintson a Szerkesztés gombra.
3. A párbeszédablakban módosítsa a kívánt mezőket:
   • Keresztnév: Az alkalmazott keresztneve (kötelező mező)
   • Vezetéknév: Az alkalmazott vezetékneve (kötelező mező)
   • E-mail: Munkahelyi e-mail (kötelező mező, a rendszerbe való bejelentkezéshez is használt)
   • Mobil: Mobiltelefon
   • Telefon/Mellék: Vezetékes vonal vagy mellékszám
   • Közvetlen felettes: A közvetlen felettes kiválasztása az alkalmazottak listájából (több felettes is kijelölhető)
   • Iroda: A munkahely vagy helyiség megjelölése
   • Beosztás: Munkakör vagy funkció (megadható új, vagy kiválasztható a meglévő beosztások közül)
   • Személyi szám: Az alkalmazott belső azonosítószáma
   • Részleg: Szervezeti részleg
   • Szervezeti egység: Osztály vagy divízió
   • Választható mezők: A vállalati beállítások által definiált további mezők (csak akkor jelennek meg, ha rendelkezik az írási jogosultsággal)
4. Kattintson a Mentés gombra.

Tipp: Az egyes alkalmazottaknál a közvetlen felettes helyes beállítása kulcsfontosságú a jelenléti kérelmek, szabadságok és egyéb rendszerfolyamatok jóváhagyásának megfelelő működéséhez.

Eljárás: Az alkalmazott fényképének módosítása

Az Alkalmazottak modulban minden alkalmazotthoz profilfénykép rendelhető. A fénykép az alkalmazott részletező nézetében és a rendszer különböző áttekintő nézetiben jelenik meg.

1. Nyissa meg az alkalmazott részletező nézetét.
2. Az Alapadatok fülön kattintson a Fénykép szerkesztése gombra (a fénykép vagy az alapértelmezett felhasználói ikon alatt jelenik meg).
3. A fénykép szerkesztő oldalán töltsön fel új képet a számítógépéről.
4. Szükség esetén vágja körbe a fényképet a kivágó eszközzel.
5. Erősítse meg a fénykép mentését.

Eljárás: Megjegyzés vagy dokumentum hozzáadása az alkalmazotthoz

Az Alkalmazottak modulban minden alkalmazotthoz szöveges megjegyzések adhatók és fájlok (dokumentumok, szerződések, tanúsítványok) csatolhatók. Megjegyzés hozzáadásához szerkesztési jogosultság szükséges.

1. Nyissa meg az alkalmazott részletező nézetét.
2. Lépjen a Megjegyzések/Dokumentumok fülre.
3. Kattintson a Megjegyzés hozzáadása gombra.
4. A párbeszédablakban töltse ki a következőket:
   • Cím/Megjegyzés: A megjegyzés szövege vagy a dokumentum neve
   • Mellékletek: Húzza a fájlokat a feltöltési mezőbe (drag&drop), vagy kattintson a fájlok lemezről való kiválasztásához
   • Belső: Bejelöléssel a megjegyzést belsőként jelöli meg — a belső megjegyzéseket csak maga az alkalmazott, a megjegyzés szerzője és a belső megjegyzésekre vonatkozó jogosultsággal rendelkező felhasználók látják
5. Kattintson a Mentés gombra.

Megjegyzés: A belső megjegyzések olyan információk nyilvántartására szolgálnak, amelyeknek nem kell minden kolléga számára hozzáférhetőnek lenniük (pl. értékelési feljegyzések, fegyelmi bejegyzések). Az alkalmazott minden esetben látja a saját személyéhez kapcsolódó belső megjegyzéseket.

Eljárás: Az alkalmazott megjegyzésének törlése

A Megjegyzések/Dokumentumok fülön az alkalmazott részletező nézetében kattintson a Törlés ikonra (X ikon) a megfelelő megjegyzésnél. Erősítse meg a törlést a párbeszédablakban. A megjegyzés törléséhez alkalmazotti megjegyzések törlési jogosultság szükséges.

Speciális funkciók

A vállalat szervezeti diagramja

Az Alkalmazottak modul Szervezeti diagram füle a szervezeten belüli alá- és fölérendeltségi viszonyok fastruktúráját mutatja. A struktúra az egyes alkalmazottaknál az alapadatokban megadott felettesek alapján épül fel.

• A diagram egy csomópontjára (alkalmazottra vagy feletteseire) kattintva kibonthatók vagy összecsukhatók a beosztottak.
• Az Összes kibontása gomb egyszerre jeleníti meg a teljes szervezeti struktúrát.
• Az Összes összecsukása gomb csak a struktúra legfelső szintjét jeleníti meg.
• Ha a vállalat több szervezeti egységet használ (vállalatcsoportok), minden egységhez külön szervezeti diagram fül jelenik meg.

Tipp: A szervezeti diagramot a rendszergazda elektronikusan jóváhagyhatja. A jóváhagyás után a diagram láblécében megjelenik a jóváhagyó neve és a jóváhagyás dátuma, mint a struktúra érvényességének igazolása.

Az alkalmazott személyzeti adatai

Az alkalmazott részletező nézetének Személyzeti füle érzékeny személyes adatokat tartalmaz. A fül csak a személyzeti fülre vonatkozó jogosultsággal rendelkező felhasználók, illetve a saját profilukat szerkesztési jogosultsággal rendelkező alkalmazottak számára érhető el. A személyzeti fül a következő információkat tartalmazza:

• Születési dátum és Születési hely
• Leánykori név és Születési ország
• Nem (manuálisan megadható, vagy automatikusan levezethető a születési számból)
• Nemzetiség és Állampolgárság
• Születési szám
• Egészségbiztosító (kiválasztható a biztosítók listájából)
• Iskolai végzettség (a KKOV osztályozás szerint: iskolai végzettség nélkül, alapfokú, szakmunkásképző, érettségivel rendelkező szakmunkásképző, szakközépiskola, érettségivel rendelkező szakközépiskola, felsőfokú szakképzés, alapképzés, mesterképzés, doktori képzés)
• Korengedményes nyugdíj és Csökkentett korú nyugdíj
• Lakcím: utca, város, irányítószám, ország
• Adatdoboz: A természetes személy adatdobozának azonosítója
• Számlaszám: Bérfizetésre szolgáló bankszámlaszám
• Megjegyzés: Személyzeti megjegyzések szabad szövege

Eljárás: Az alkalmazott személyzeti adatainak szerkesztése

Az alkalmazott személyzeti adatainak szerkesztéséhez az Alkalmazottak modulban személyzeti fülre vonatkozó jogosultság és szerkesztési jogosultság szükséges.

1. Nyissa meg az alkalmazott részletező nézetét.
2. Lépjen a Személyzeti fülre.
3. Kattintson a Szerkesztés gombra.
4. Töltse ki vagy frissítse a kívánt mezőket.
5. Kattintson a Mentés gombra.

Megjegyzés: Az alkalmazott neme üresen hagyható — a rendszer automatikusan levezeti a születési számból (az „RC-ből levezetve" megjegyzéssel megjelenítve).

Alkalmazotti szerződéssablonok

Az Alkalmazottak modul Szerződések füle tartalmazza a szerződéssablonok kezelését és az aláírásra megküldött dokumentumok áttekintését. A fül csak a szerződések kezelésére és a személyzeti fülre vonatkozó jogosultsággal rendelkező modulgazdák számára érhető el. A Szerződések fül négy alfülre oszlik:

• Aláírandó szerződések: Az alkalmazott aláírására váró dokumentumok (Tervezet, Elküldve, Megtekintve állapotok)
• Aláírt szerződések: A sikeresen elektronikusan aláírt dokumentumok áttekintése
• Elutasított szerződések: Az alkalmazott által aláírás megtagadásával visszautasított dokumentumok
• Szerződéssablonok: Az ismételt felhasználásra szánt dokumentumminták kezelése

Eljárás: Új szerződéssablon létrehozása

Az Alkalmazottak modulban, a Szerződések fül → Szerződéssablonok alfülön ismételten felhasználható dokumentumminták hozhatók létre.

1. Lépjen a Szerződések fülre, és válassza a Szerződéssablonok alfület.
2. Kattintson a Rekord hozzáadása gombra.
3. Töltse ki a következőket:
   • Szerződés típusa: A sablon neve (kötelező mező, pl. „Munkaszerződés HPP", „Titoktartási megállapodás")
   • Megjegyzés: A sablonhoz fűzött opcionális leírás vagy belső megjegyzés
   • Fájlok: Töltse fel a fájlokat (PDF, Word) húzással vagy kiválasztással — ezek a fájlok lesznek az alkalmazottaknak aláírásra megküldött dokumentumok alapjai
4. Kattintson a Mentés gombra.

Tipp: Egy sablon egyszerre több fájlt is tartalmazhat — mindegyik csatolva lesz az alkalmazottnak megküldött szerződéshez.

Eljárás: Szerződés megküldése az alkalmazottnak aláírásra

Az Alkalmazottak modulban, a Szerződések fül → Aláírandó szerződések alfülön egy dokumentum megküldhető egy adott alkalmazottnak elektronikus aláírásra.

1. Lépjen a Szerződések fülre, és válassza az Aláírandó szerződések alfület.
2. Kattintson az Aláírandó szerződés hozzáadása gombra.
3. Töltse ki a következőket:
   • Alkalmazott: Válassza ki az alkalmazottat, akinek a dokumentumot alá kell írnia (kötelező mező)
   • Szerződés típusa: Válasszon sablont a listából (zárójelben a sablon csatolt fájljainak száma szerepel; kötelező mező)
   • Aláírási határidő: Az a dátum, ameddig az alkalmazottnak alá kell írnia (alapértelmezett értéke 7 nap előre)
   • Megjegyzés: Opcionális üzenet az alkalmazott számára
4. Kattintson a Mentés gombra. A rendszer Tervezet állapotban létrehozza a szerződés rekordját.
5. Nyissa meg a szerződés részletező nézetét a táblázatban a rekordra kattintva.
6. A szerződés részletező nézetében módosíthatók a mellékletek — kattintson a Hozzáadás gombra a Fájlok részben, és töltse fel az aláírandó dokumentumokat.
7. A mellékletek előkészítése után kattintson a Küldés gombra a szerződés alkalmazottnak való megküldéséhez.

Figyelmeztetés: Amíg a szerződés nincs elküldve, Tervezet állapotban van, és az alkalmazott nem látja. Elküldés után a szerződés megjelenik az alkalmazott Saját aláírandó szerződések fülén, és az alkalmazott értesítést kap.

Az aláírandó szerződés részletező nézete az Alkalmazottak modulban

Az aláírandó szerződés részletező nézete teljes körű információkat jelenít meg az aláírási folyamatról. A következő részeket tartalmazza:

• Alapinformációk: Alkalmazott, szerződés típusa, állapot, rekord létrehozója, aláírási határidő
• Idővonal: Létrehozás dátuma, elküldés dátuma, az alkalmazott általi megtekintés dátuma, aláírás vagy elutasítás dátuma
• Küldő megjegyzése: A rendszergazda üzenete az alkalmazott számára
• Alkalmazott megjegyzése: Az alkalmazott nyilatkozata (különösen elutasított szerződések esetén)
• Fájlok: Csatolt aláírandó dokumentumok (Elküldve állapotig hozzáadhatók)
• Aláírási információk: IP-cím, eszköz típusa és a kézírásos aláírás képe (aláírás után)

Az aláírandó szerződés állapotai az Alkalmazottak modulban

Állapot	Leírás
Tervezet	A szerződés létrejött, de még nem lett elküldve az alkalmazottnak; az alkalmazott nem látja
Elküldve	A szerződés el lett küldve az alkalmazottnak, az aláírásra vár
Megtekintve	Az alkalmazott megnyitotta és átnézte a szerződést, de még nem írta alá
Aláírva	Az alkalmazott elektronikusan aláírta a szerződést
Elutasítva	Az alkalmazott megtagadta a szerződés aláírását (indoklással)
Lejárt	Az aláírási határidő eltelt az alkalmazott bármilyen lépése nélkül
Visszavonva	A szerződést a rendszergazda visszavonta (törlve az aktívak közül)

Eljárás: Szerződés elektronikus aláírása az alkalmazott által

Az alkalmazott a szerződéseket az Alkalmazottak modulban a Saját aláírandó szerződések fülön írja alá. Ez a fül az Alkalmazottak modulhoz alapszintű hozzáféréssel rendelkező összes felhasználó számára elérhető.

1. Lépjen a Saját aláírandó szerződések fülre.
2. A táblázatban keresse meg az Elküldve állapotú szerződést, és kattintson a műveleti ikonra (részletek).
3. Tanulmányozza a szerződés adatait, és töltse le a csatolt fájlokat elolvasáshoz.
4. Minden mellékletnél jelölje be a Megerősítem a fájl elolvasását jelölőnégyzetet — az összes melléklet megerősítése kötelező.
5. Az aláírási vászonra rajzolja kézírásos aláírását egérrel, ujjal vagy tollal.
6. Ellenőrizze, hogy a Az Ön neve mezőben szerepel-e a neve (automatikusan előre kitöltve).
7. A Szerződés aláírása gomb automatikusan aktiválódik az összes feltétel teljesülése után — kattintson rá.
8. A rendszer megerősíti a sikeres aláírást. A megerősítés után a Saját szerződések áttekintőre kerül átirányításra.

Figyelmeztetés: Ha nem ért egyet a szerződés tartalmával, kattintson az Elutasítás gombra. Megjelenik egy ablak az elutasítás indokának megadásához (legalább 5 karakter megadása kötelező). Az elutasított szerződés Elutasítva állapotba kerül, és a rendszergazda értesítést kap.

Megjegyzés: A rendszer jogi bizonyíthatóság céljából rögzíti az aláíráskor használt IP-címet és eszköz típusát. Az aláírás képként tárolódik, és a szerződés rekordjának részét képezi.

Alkalmazotti adatok exportálása

Az Alkalmazottak modul Alkalmazottak listája fülén a következő exportálási lehetőségek állnak rendelkezésre:

• Excel: A teljes táblázat (vagy az aktuálisan szűrt rekordok) exportálása XLSX fájlba. Kattintson az Excel gombra a táblázat felett.
• Nyomtatás: Az alkalmazotti táblázat nyomtatási áttekintése. Kattintson a Nyomtatás gombra.

Tipp: Az exportálás előtt állítson be szűrőt, vagy rejtse el a felesleges oszlopokat az Oszlopok gombbal, hogy az exportban csak a releváns információk szerepeljenek.

REGZEC – Alkalmazott regisztrációja a ČSSZ-nél

A REGZEC (Alkalmazottak regisztrációja) egy elektronikus bejelentési, kijelentési és adatváltozás-bejelentési nyomtatvány az alkalmazottakra vonatkozóan a Cseh Társadalombiztosítási Igazgatóságnál (ČSSZ). A nyomtatvány XSD-séma 1.4-es verzió szerinti XML formátumban generálódik, és az adatdoboz (ISDS) rendszeren keresztül közvetlenül a ČSSZ adatdobozába kerül megküldésre.

A REGZEC fül az alkalmazott részletező nézetében érhető el, és az alkalmazotti részletekhez hozzáféréssel rendelkező felhasználók számára jelenik meg. A REGZEC nyomtatvány elküldéséhez a Bér (Payroll) modul rendszergazdai jogosultsága szükséges (10-es vagy magasabb szint).

A REGZEC fül az alkalmazott részletező nézetében

Minden alkalmazott részletező nézetében megjelenik a REGZEC fül a következő információkkal:

• Tevékenység típusa (relDetail): A munkaviszony típusa – munkaszerződés, kinevezés, DPČ, DPP, szövetkezeti tag, társ/ügyvezető, kollektív szerv tagja, nevelőszülő vagy egyéb.
• Foglalkoztatási státusz (relat): Részletesebb kategorizálás – határozatlan/határozott idejű, kinevezett/megválasztott, DPČ, DPP, biztonsági testületek tagjai, katonák, vámosok, állami alkalmazottak, tanulók.
• Kis munkáltató (sme): Olyan munkáltató, amelynek átlagos havi alkalmazotti létszáma kevesebb mint 26 fő.
• Munkavégzési rend (workmode): Egyműszakos, kétműszakos, háromműszakos, folyamatos, turnusos, egyenlőtlen, rugalmas, munkaidő-keret vagy egyéb.
• Folytatólagos foglalkoztatás (cont): A munkaviszony közvetlenül az ugyanazon munkáltatónál fennállt korábbi munkaviszonyhoz kapcsolódik.
• Vezető beosztás (position lead): Az alkalmazott vezető munkakört tölt be a munka törvénykönyve 11. §-a szerint.
• Szerződéskötés helye (contractplace): Az a község, ahol a munkaszerződést vagy megállapodást megkötötték.
• Munkahely városa / községkód (municode): A ČSÚ szerinti 6 jegyű községkód, ahol az alkalmazott dolgozik.
• CZ-ISCO osztályozás (prof clas): A foglalkozás kódja a CZ-ISCO nemzetközi foglalkozás-osztályozás szerint.

REGZEC adatok szerkesztése

A REGZEC adatok kétféleképpen szerkeszthetők:

• Egyéni szerkesztés: Kattintson a Szerkesztés gombra (ceruza ikon) az alkalmazott részletező nézetének REGZEC fülén. Megnyílik egy modális párbeszédablak egy nyomtatvánnyal, ahol az adott alkalmazott összes REGZEC paramétere módosítható. A munkahely városa és a CZ-ISCO osztályozás automatikus kiegészítéssel (Select2) kereshetők.
• Tömeges módosítás: Kattintson a Tömeges módosítás gombra (felhasználók ikon) a REGZEC fülön. Ez a párbeszédablak lehetővé teszi a kiválasztott REGZEC paraméterek (kis munkáltató, szerződéskötés helye, munkahely városa) egyszerre, az összes aktív alkalmazottra vonatkozó tömeges beállítását. Jelölje be a módosítani kívánt paraméterek jelölőnégyzeteit, töltse ki az értékeket, és erősítse meg.

REGZEC elküldése a ČSSZ-nek

Az alkalmazott ČSSZ-nél való regisztrációjának elküldéséhez kattintson a REGZEC - Regisztráció a ČSSZ-nél gombra (zöld gomb) az alkalmazott részletező nézetének REGZEC fülén. Megnyílik egy modális párbeszédablak a küldésre szolgáló teljes nyomtatvánnyal.

REGZEC művelet típusok

Művelet	Kód	Leírás
Bejelentés	1	Új alkalmazott regisztrációja a ČSSZ-nél – munkaviszony létesítésekor kötelező.
Kijelentés	2	Alkalmazott kijelentése – munkaviszony megszűnésekor kötelező.
Adatváltozás	3	Már regisztrált alkalmazott adatváltozásának bejelentése (pl. cím-, biztosítóváltás).
Bejelentés helyesbítése	4	Korábban elküldött bejelentés helyesbítése (hibás adatok esetén).
Kijelentés helyesbítése	5	Korábban elküldött kijelentés helyesbítése.
Bejelentés sztornója	6	Korábban elküldött bejelentés törlése.
Kijelentés sztornója	7	Korábban elküldött kijelentés törlése.

Küldési eljárás

1. Nyissa meg az alkalmazott részletező nézetét, és lépjen a REGZEC fülre.
2. Kattintson a REGZEC - Regisztráció a ČSSZ-nél gombra.
3. A modális párbeszédablakban ellenőrizze az előre kitöltött adatokat:
   • Művelet típusa – válassza ki a kívánt műveletet (bejelentés, kijelentés, adatváltozás, helyesbítés vagy sztornó).
   • Személyes adatok – vezetéknév, keresztnév, születési szám, születési dátum, nem, állampolgárság, leánykori név, születési ország, iskolai végzettség (KKOV). Ezek az adatok automatikusan az alkalmazott adatlapjáról töltődnek be, és csak olvashatók.
   • Munkáltatói adatok – adószám, ČSSZ változó jelű száma, OSSZ kód. A bérbeállításokból töltődnek be.
   • Foglalkoztatási adatok – tevékenység típusa, munkavégzési rend, belépés/kilépés dátuma, szerződés típusa, CZ-ISCO osztályozás, munkahely városa. Az alkalmazott REGZEC konfigurációjából töltődnek be.
   • Nyugdíjadatok – korengedményes nyugdíj, csökkentett korú nyugdíj.
   • Egészségbiztosító – a biztosító kódja és neve.
4. A rendszer automatikusan validálja a kötelező adatokat. Ha valamelyik hiányzik, figyelmeztető üzenet jelenik meg a hiányzó mezők felsorolásával. A hiányzó adatokat pótolja az alkalmazott adatlapján vagy a REGZEC konfigurációban, majd nyissa meg újra a párbeszédablakot.
5. Válassza ki az ISDS kapcsolatot (adatdobozt) a küldéshez. A kapcsolatnak konfigurálva kell lennie a bérbeállításokban.
6. Kattintson a Küldés a ČSSZ-nek gombra. A rendszer legenerálja a REGZEC XML dokumentumot, és az adatdobox rendszeren keresztül elküldi a ČSSZ adatdobozába.
7. A sikeres küldés után a rekord megjelenik a REGZEC benyújtások előzményeiben.

Küldés előtti validáció

A rendszer küldés előtt a következő kötelező adatokat ellenőrzi:

• Bérbeállítások (a Beállítások → Bérek menüpontban szükséges kitölteni): OSSZ körzeti kód (100–999), ČSSZ változó jelű száma (8–10 számjegy).
• Alkalmazotti adatok: Születési szám, leánykori név, lakcím, CZ-ISCO osztályozás, munkahely községkódja, KKOV iskolai végzettség.

Ha a bérszintű beállítások hiányoznak, piros figyelmeztetés jelenik meg a beállításokra mutató hivatkozással. Ha az alkalmazotti adatok hiányoznak, megjelenik a kitöltendő mezők listája.

REGZEC benyújtások előzményei

A REGZEC adatlap alatt, a REGZEC fülön megjelenik a REGZEC benyújtások előzményei a ČSSZ-nél táblázat, amely tartalmazza az adott alkalmazotthoz kapcsolódó összes elküldött REGZEC üzenetet. A táblázat a következőket tartalmazza:

• Küldés dátuma: A benyújtás létrehozásának dátuma és ideje.
• Művelet típusa: Színes jelzőcimke a művelet típusával – zöld a bejelentéshez, piros a kijelentéshez, szürke az egyéb műveletekhez.
• ISDS állapot: Az üzenet állapota az adatdobozban (elküldve, kézbesítve, átvéve stb.).
• Feldolgozási állapot: Az üzenet feldolgozásának állapota a ČSSZ oldalán.
• Műveletek: Boríték ikon az üzenet részleteinek megtekintéséhez az Adatdobozok (ISDS) modulban.

Ha az alkalmazotthoz még nem küldtek REGZEC üzeneteket, tájékoztató üzenet jelenik meg.

A REGZEC használatának előfeltételei

• A Beállítások → Bérek menüpontban ki kell tölteni a ČSSZ változó jelű számát és az OSSZ körzeti kódot.
• A bérbeállításokban konfigurálni kell az ISDS kapcsolatot (adatdobozt) a ČSSZ-nek való küldéshez.
• A felhasználónak rendelkeznie kell a Bérek (Payroll) modul 10-es vagy magasabb szintű jogosultságával.
• A felhasználónak rendelkeznie kell az ISDS-ben üzenetek létrehozásának jogosultságával.
• Az alkalmazottnál ki kell tölteni az alapvető személyzeti adatokat: születési szám, leánykori név, lakcím, iskolai végzettség (KKOV).
• Az alkalmazott REGZEC fülén ki kell tölteni a következőket: CZ-ISCO osztályozás és a munkahely községkódja.

Integráció más modulokkal

• Jelenlét (WorkAttendance): Az Alkalmazottak modulban beállított közvetlen felettes automatikusan jóváhagyja a beosztottak jelenlétét. Az alkalmazotti nyilvántartás meghatározza, hogy ki jelenik meg a jelenléti áttekintőkben.
• Szabadságok (Vacations): Az Alkalmazottak modulban megadott közvetlen felettes megkapja a beosztottak szabadságkérelmeit jóváhagyásra. A szervezeti struktúra meghatározza a jóváhagyási folyamatot.
• Bérjegyzékek (PaySlip): Az alkalmazott személyzeti adatai (számlaszám, születési szám, egészségbiztosító, iskolai végzettség) felhasználásra kerülnek a bérjegyzékek és a ČSSZ-nek szóló kimutatások generálásakor.
• Adatdobozok (ISDScz): A személyzeti adatokban megadott adatdoboz-azonosító természetes személyeknek adatdobozon keresztül való dokumentumküldésre szolgál.
• Képzések (Training): Az alkalmazott beosztása és szervezeti egysége meghatározza, hogy mely képzések relevánsak vagy kötelezők számára.
• Vagyonnyilvántartás (PropertyRecords): Az alkalmazottak felelős személyként kerülnek hozzárendelésre a vagyonkartonokhoz; nevük az Alkalmazottak modulból kerül átvételre.
• Projektek, Feladatok: Az alkalmazottak projektekhez és feladatokhoz kerülnek hozzárendelésre; az Alkalmazottak modulból származó kapcsolattartási adataik megjelennek az áttekintőkben.
• eNeschopenka: A betegszabadsággal kapcsolatos nyilvántartással való összeköttetés az alkalmazott személyes adatait használja a személyzeti fülről.

Hibaelhárítás

Gyakori kérdések

Kérdés: Nem látom a Személyzeti fület az alkalmazott részletező nézetében. Miért?

Megoldás: Az Alkalmazottak modulban a Személyzeti fül csak a személyzeti fülre vonatkozó jogosultsággal rendelkező felhasználók számára érhető el. Ha nem rendelkezik ezzel a jogosultsággal, a fül nem jelenik meg. Kérje a rendszergazdától a személyzeti adatokhoz való hozzáférés megadását.

Kérdés: Nem tudom szerkeszteni az alkalmazott adatait — a Szerkesztés gomb nem jelenik meg.

Megoldás: A Szerkesztés gomb csak az alkalmazotti szerkesztési jogosultsággal rendelkező felhasználók számára jelenik meg. Kivétel a saját profil szerkesztése — ha rendelkezik „Saját profil szerkesztése" jogosultsággal, csak a saját adatait módosíthatja. Vegye fel a kapcsolatot a rendszergazdával a megfelelő jogosultságok megadásához.

Kérdés: A Szervezeti diagram fül nem jelenik meg nálam.

Megoldás: A szervezeti diagramot be kell kapcsolni a vállalati beállításokban, és egyidejűleg rendelkeznie kell legalább az alkalmazottak listájának megtekintéséhez szükséges jogosultsággal, a szervezeti diagramhoz való hozzáféréssel együtt. Mindkettőt ellenőrizze a rendszergazdánál.

Kérdés: A Szerződés aláírása gomb szürke, és nem lehet rákattintani.

Megoldás: A gomb csak akkor aktiválódik, ha egyszerre három feltétel teljesül: (1) meg kell erősítenie az összes csatolt fájl elolvasását a megfelelő jelölőnégyzetek bejelölésével, (2) aláírást kell rajzolnia az aláírási vászonra, és (3) ki kell töltenie a nevét Az Ön neve mezőben. Ellenőrizze, hogy mindhárom feltétel teljesül-e.

Kérdés: Az alkalmazott nem látja az elküldött aláírandó szerződést a Saját szerződések fülön.

Megoldás: Ellenőrizze a szerződés állapotát az Aláírandó szerződések fülön. Ha az állapot „Tervezet", a szerződés még nem lett elküldve — a szerződés részletező nézetében kattintson a Küldés gombra. Csak az elküldés után jelenik meg a szerződés az alkalmazott számára.

Kérdés: Értéket szeretnék megadni egy választható mezőbe, de a mező nem jelenik meg az alkalmazott szerkesztési nyomtatványán.

Megoldás: A választható mezőknek saját olvasási és írási hozzáférési jogosultság-beállításaik vannak. Ha a mező nem jelenik meg a szerkesztésben, nem rendelkezik az írási jogosultsággal. A modulgazda megadhatja a választható mezőkre vonatkozó jogosultságokat a Beállítások → Felhasználók menüpontban.

Kérdés: A Szerződések fül nem jelenik meg az Alkalmazottak modulban.

Megoldás: A Szerződések fül csak az Alkalmazottak modul adminisztrációs jogosultságával és egyidejűleg a személyzeti fülre (részletekre) vonatkozó jogosultsággal rendelkező felhasználók számára érhető el. Ha egyik jogosultsággal sem rendelkezik, a fül nem jelenik meg. Vegye fel a kapcsolatot a rendszer rendszergazdájával.

Kérdés: A szerződés mobileszközön való aláírása rosszul működik.

Megoldás: Fordítsa vízszintes állásba az eszközt a nagyobb aláírási vászon érdekében. Ujját vagy tollt használjon, ne körmét. Ha az aláírás nem sikerült, kattintson a Törlés gombra, és próbálja újra. Egyes eszközökön lassabb tempójú rajzolás jobban működik.

Tippek a hatékony munkavégzéshez

• Tipp: Az alkalmazott gyors megtalálásához használja a keresőmezőt — a keresés az összes látható oszlopban keres, beleértve az e-mailt, a beosztást és a részleget. A mező automatikusan aktiválódik a fül megnyitása után.
• Tipp: Az alkalmazott beosztásának megadásakor használja az automatikus kiegészítési funkciót — a rendszer felajánlja a meglévő beosztásokat. A beosztások következetes elnevezése megkönnyíti a szűrést és a képzések hozzárendelését.
• Tipp: A szerződéssablonok ismételten felhasználhatók — hozzon létre sablonokat a leggyakrabban használt dokumentumtípusokhoz (titoktartási megállapodás, munkaszerződések, DPP vagy DPČ megállapodások), és küldéskor csak a megfelelő sablont válassza ki.
• Tipp: Az aláírandó szerződés részletező nézetében figyelje az Aláírási határidő mezőt — ha pirossal jelenik meg, a határidő lejárt. A szerződés újraküldhető, vagy a határidő meghosszabbítható a rekord szerkesztésével.
• Tipp: Az alkalmazotti táblázat oszlopai elrejthetők az Oszlopok gombbal — a beállítás elmentődik, és a következő bejelentkezéskor is megmarad.
• Tipp: Új alkalmazott esetén először hozza létre a felhasználói fiókot a Beállítások → Felhasználók menüpontban, majd töltse ki a személyzeti adatokat az Alkalmazottak modulban, és küldje el a munkaszerződést elektronikus aláírásra.