Alkalmazottak

Áttekintés

Az Alkalmazottak modul a vállalati dolgozók nyilvántartására és kezelésére szolgál. Lehetővé teszi az alkalmazottak alapvető és részletes adatainak kezelését, a cég szervezeti felépítésének megjelenítését, belső megjegyzések hozzáadását, valamint az aláírandó elektronikus szerződések kezelését. A modul integrálja a HR folyamatokat az dokumentumok elektronikus aláírásának lehetőségével, és átlátható nyilvántartást biztosít minden munkavállalóról, beleértve a munkaviszonyukat is.

Kulcsfontosságú funkciók

• Alapvető és részletes alkalmazotti adatok nyilvántartása fényképpel együtt
• A cég szervezeti felépítésének megjelenítése interaktív fadiagramon
• Szerződés sablonok kezelése és szerződések létrehozása elektronikus aláíráshoz
• Szerződések elektronikus aláírása az alkalmazottak által a webes felületen keresztül
• Belső megjegyzések az alkalmazottakhoz mellékletekkel és láthatósági korlátozással
• Alkalmazotti lista exportálása Excel fájlba
• Konfigurálható egyedi mezők a cégspecifikus adatokhoz
• Inline szerkesztés közvetlenül a lista táblázatában

Célcsoport

A modult több, különböző jogosultságokkal rendelkező felhasználói csoport számára tervezték:

• HR munkatársak és adminisztrátorok: Teljes hozzáférés minden funkcióhoz, beleértve a szerződések kezelését és a belső megjegyzéseket
• Vezetők: Hozzáférés a beosztott alkalmazottak adataihoz, a szervezeti felépítés jóváhagyásának lehetősége
• Általános alkalmazottak: Saját adatok megtekintése, szerződések aláírása, saját kapcsolattartási adatok szerkesztése

Hozzáférés és beállítások

Hogyan érhető el a modul

Navigációs útvonal: Főmenü → Alkalmazottak

A modul megnyitásakor automatikusan az Alkalmazottak listája fül jelenik meg. A többi fül a bejelentkezett felhasználó jogosultságaitól függően érhető el.

Modul beállításai

Beállítások útvonala: Beállítások → Felhasználók

A modul beállításaiban a következőket konfigurálhatja:

Felhasználók

• Új alkalmazottak hozzáadása a rendszerhez
• Felhasználónév és jelszó beállítása
• Jogosultságok hozzárendelése a modulokhoz
• Munkaviszonyok beállítása (felettes, pozíció, részleg)

Pozíciók

• Vállalati pozíciók kezelése
• Több pozíció hozzárendelésének lehetősége egy alkalmazotthoz

Általános beállítások

• Születési dátum megjelenítése az alkalmazottak listájában
• Szervezeti diagram engedélyezése
• Szervezeti diagram cégek szerint (cégcsoportok esetén)

Modul jogosultságok

• Jogosultságok beállítása egyes felhasználók vagy csoportok számára
• Annak meghatározása, hogy ki láthatja a részletes adatokat
• Belső megjegyzésekhez fűződő jogok konfigurálása

Választható mezők

• Az Ön cégére jellemző egyedi mezők meghatározása
• Különböző mezőtípusok: szöveg, szám, dátum, legördülő lista, hosszú szöveg
• Egyedi mezők láthatóságának beállítása

LDAP

• Integráció Active Directory-val a felhasználók szinkronizálásához
• Adatok automatikus betöltése az LDAP szolgáltatásból

Felhasználói jogosultságok

Jogosultság	Leírás
Saját adatok megtekintése	Az alkalmazott csak a saját adatait látja és aláírhatja a szerződéseket
Lista megtekintése	Az összes alkalmazott listájának megjelenítése korlátozott adatokkal
Adatok szerkesztése	Alkalmazottak alapvető adatainak módosítása és aláírandó szerződések létrehozása
Teljes kezelés	Teljes körű kezelés, beleértve a rekordok törlését, a belső megjegyzéseket és a szerződéseket
Részletes adatok megtekintése	Hozzáférés az érzékeny adatokhoz, mint például születési dátum, bankkapcsolat
Saját adatok módosítása	Minden alkalmazott módosíthatja saját kapcsolattartási adatait
Adminisztrátor	Szervezeti felépítés jóváhagyása és teljes hozzáférés minden funkcióhoz

Felhasználói felület

Főképernyő

A modul főképernyője egy felső navigációs sávot tartalmaz fülekkel:

• Alkalmazottak listája - Az összes alkalmazott táblázatos áttekintése (minden felhasználó számára elérhető)
• Szervezeti diagram - A cégstruktúra fás megjelenítése (csak a lista megtekintésére jogosult felhasználók számára)
• Szerződéseim - A bejelentkezett felhasználó által aláírandó szerződések megjelenítése (minden alkalmazott számára elérhető)
• Szerződések - Elektronikus szerződések kezelése (csak a teljes kezelési jogosultsággal rendelkező HR munkatársak számára)

Navigáció a fülek között

A fülek között a felső navigációs sávban az adott fülre kattintva válthat. Az aktuálisan aktív fül kék színnel van kiemelve.

Gombok és műveletek

A modulban az aktuális fültől függően különböző gombok érhetők el:

• Exportok: Excel, Nyomtatás - a táblázat felett található
• Szűrők: Keresés, Összetett szűrők (SearchBuilder), Oszlopok kiválasztása
• Alkalmazott részletei: A listában a névre kattintva
• Szerződés hozzáadása: Zöld gomb plusz ikonnal a Szerződések fülön
• Mindet kibont/Mindet összecsuk: A szervezeti diagram vezérlése

Alapműveletek

Alkalmazottak listájának megtekintése

Az Alkalmazottak listája fülön egy táblázatot lát az alapvető adatokkal:

• Vezetéknév és keresztnév
• Email
• Telefon és mobil
• Iroda
• Pozíció
• Törzsszám
• Felettes
• Részleg
• Szervezeti egység
• Egyedi mezők (ha definiálva vannak)

Keresés és szűrés

1. Írja be a keresett szöveget a jobb felső sarokban található Keresés mezőbe
2. A táblázat automatikusan szűrődik az összes oszlop alapján
3. Az összetett szűréshez kattintson a SearchBuilder gombra
4. Hozzon létre saját feltételkombinációkat szükség szerint

Inline szerkesztés

Néhány mező közvetlenül a táblázatban is módosítható:

1. Kattintson az értékre, amelyet meg szeretne változtatni
2. Megjelenik egy szerkesztőmező vagy egy választási lista
3. Adja meg az új értéket
4. A módosítás a mező elhagyása után automatikusan mentésre kerül

Exportálás Excelbe

1. Kattintson a táblázat feletti Excel gombra
2. Az adatokat tartalmazó fájl automatikusan letöltődik a számítógépére
3. Az export az aktuális szűrő szerinti összes megjelenített rekordot tartalmazza

Lista nyomtatása

1. Kattintson a Nyomtatás gombra
2. Megnyílik a nyomtatási előnézet
3. Ellenőrizze az előnézetet, majd kattintson a Nyomtatás gombra a böngésző párbeszédablakában

Alkalmazott részletei

Részletek megtekintése

1. Az alkalmazottak listájában kattintson az alkalmazott nevére
2. Megnyílik a részletes adatokat tartalmazó oldal

Az alkalmazott részletei a következőket mutatják:

• Fénykép - az alkalmazott profilképe
• Alapvető adatok: név, email, telefon, születési dátum
• Munkaügyi adatok: iroda, pozíció, törzsszám, felettes, részleg, szervezeti egység
• Bankkapcsolat: bankszámlaszám a bérátutaláshoz
• Egyedi mezők: az Ön cége által meghatározott specifikus mezők
• Megjegyzések és dokumentumok: a belső megjegyzések előzményei mellékletekkel

Alkalmazotti adatok módosítása

1. Az alkalmazott részleteinél kattintson a Szerkesztés gombra
2. Megnyílik egy párbeszédablak a szerkesztő űrlappal
3. Módosítsa a kívánt adatokat
4. Kattintson a Mentés gombra

A következőket szerkesztheti:

• Alapvető adatok (keresztnév, vezetéknév, email, telefon)
• Születési dátum
• Munkaügyi adatok (iroda, pozíció, törzsszám)
• Felettes és szervezeti besorolás
• Bankkapcsolat
• Egyedi mezők
• Érzékeny adatok elrejtésének beállítása más felhasználók elől

Fénykép módosítása

1. Az alkalmazott részleteinél kattintson a Fotó szerkesztése gombra
2. Megnyílik a fénykép feltöltésére szolgáló oldal
3. Válasszon ki egy fényképet a számítógépéről
4. Szükség esetén vágja le a fényképet a vágóeszközzel
5. Kattintson a Mentés gombra

Megjegyzés hozzáadása

1. Az alkalmazott részleteinél a Megjegyzések szekcióban kattintson a Megjegyzés hozzáadása gombra
2. Töltse ki a megjegyzés szövegét
3. Szükség esetén adjon hozzá mellékleteket (dokumentumok, fájlok)
4. Jelölje be a Belső opciót, ha a megjegyzésnek csak a kiválasztott személyek számára kell láthatónak lennie
5. Kattintson a Mentés gombra

Megjegyzés: A belső megjegyzések csak a következők számára láthatóak:

• A megjegyzés szerzője
• Az alkalmazott, akire a megjegyzés vonatkozik
• A belső megjegyzések megtekintésére jogosult felhasználók
• A beállításokban meghatározott pozíciók szerinti felettesek

Szervezeti diagram

A szervezeti felépítés megtekintése

1. Lépjen a Szervezeti diagram fülre
2. Megjelenik a cég szervezeti felépítésének fadiagramja
3. A csúcson a cég neve található
4. Alatta az alkalmazottak helyezkednek el felettes-beosztott viszony szerint elrendezve

A diagram vezérlése

• Ág kibontása: Kattintson a felettes nevére
• Ág összecsukása: Kattintson ismét a felettes nevére
• Mindet kibont: Zöld gomb a kártya fejlécében
• Mindet összecsuk: Piros gomb a kártya fejlécében
• Diagram mozgatása: Fogja meg és húzza az egérrel
• Nagyítás: Egérgörgővel vagy érintőképernyőn gesztussal

Szervezeti felépítés jóváhagyása (csak adminisztrátor)

1. A szervezeti diagramban ellenőrizze a struktúra helyességét
2. A kártya láblécében kattintson a Szervezeti felépítés jóváhagyása gombra
3. A rendszer rögzíti a jóváhagyás dátumát és időpontját, valamint a jóváhagyó nevét
4. Az elektronikusan jóváhagyott struktúra a diagram láblécében jelenik meg

Haladó funkciók

Elektronikus szerződések

A modul lehetővé teszi az elektronikus szerződések teljes munkafolyamatát a sablon létrehozásától az alkalmazottnak való elküldésen át az elektronikus aláírásig.

Szerződés sablonok kezelése (csak HR munkatársak)

Szerződés sablon létrehozása

1. Lépjen a Szerződések fülre
2. Az almenüben kattintson a Szerződés sablonok elemre
3. Kattintson a Rekord hozzáadása gombra
4. Töltse ki a sablon nevét
5. Szükség esetén adjon hozzá megjegyzést a sablonhoz
6. Töltse fel a sablon fájljait (Word dokumentumok, PDF)
7. Kattintson a Mentés gombra

Szerződés sablon módosítása

1. A sablonok listájában kattintson a Szerkesztés ikonra
2. Módosítsa a nevet vagy a megjegyzést
3. Adjon hozzá vagy távolítson el sablonfájlokat
4. Kattintson a Mentés gombra

Sablon törlése

1. A sablonok listájában kattintson a Törlés ikonra
2. Erősítse meg a törlést a párbeszédablakban

Szerződés létrehozása és elküldése aláírásra

Új szerződés létrehozása

1. Lépjen a Szerződések fülre
2. Az Alaláírandó szerződések almenüben kattintson az Aláírandó szerződés hozzáadása gombra
3. Válassza ki a Szerződés típusát a meglévő sablonok közül
4. Válassza ki az Alkalmazottat, akinek alá kell írnia a szerződést
5. Állítsa be az Aláírási határidőt (opcionális)
6. Adjon hozzá Megjegyzést az alkalmazottnak (opcionális)
7. Kattintson a Mentés gombra

Létrehozás után a szerződés Piszkozat állapotban van.

Szerződés mellékleteinek módosítása

1. Az aláírandó szerződések listájában kattintson a szerződés számára
2. Megnyílik a szerződés részletezése
3. A Mellékletek szekcióban kattintson a Hozzáadás gombra
4. Töltse fel azokat a dokumentumokat, amelyeket az alkalmazottnak alá kell írnia (Word, PDF)
5. Egyszerre több fájlt is hozzáadhat
6. Melléklet eltávolításához kattintson a fájl melletti kuka ikonra

Tipp: A mellékleteket a szerződés létrehozása után is módosíthatja, amíg azt el nem küldi.

Szerződés elküldése az alkalmazottnak

1. A szerződés részleteinél ellenőrizze az összes mellékletet
2. Kattintson az Elküldés gombra
3. Ellenőrizze az adatokat a párbeszédablakban
4. Erősítse meg az elküldést

Elküldés után:

• A szerződés Elküldve állapotba kerül
• Az alkalmazott e-mail értesítést kap az aláíráshoz vezető hivatkozással
• A szerződés megjelenik az alkalmazott Szerződéseim fülén
• A mellékletek már nem módosíthatók

Szerződések állapotának követése

A szerződések a következő állapotokon mennek keresztül:

Állapot	Leírás	Szín
Piszkozat	A szerződés létrejött, de még nem küldték el az alkalmazottnak	Szürke
Elküldve	A szerződést elküldték, az alkalmazott még nem nyitotta meg	Kék
Megtekintve	Az alkalmazott megnyitotta a szerződést, de még nem írta alá	Világoskék
Aláírva	Az alkalmazott sikeresen aláírta a szerződést	Zöld
Elutasítva	Az alkalmazott elutasította a szerződés aláírását	Piros
Törölve	A szerződést egy adminisztrátor törölte	Szürke
Lejárt	Az aláírási határidő letelt	Narancssárga

Szerződések áttekintése állapot szerint

A Szerződések fülön a következő almenük érhetők el:

• Aláírandó szerződések: Minden Piszkozat, Elküldve vagy Megtekintve állapotú szerződés
• Aláírt szerződések: Sikeresen aláírt szerződések
• Elutasított szerződések: Az alkalmazottak által elutasított szerződések az indoklással együtt
• Szerződés sablonok: Sablonok kezelése új szerződések létrehozásához

Szerződés visszavonása

1. A szerződések listájában keresse meg a visszavonni kívánt szerződést
2. Kattintson a Kérelem visszavonása ikonra
3. Erősítse meg a visszavonást
4. A szerződés Törölve állapotba kerül, és már nem lesz elérhető az alkalmazott számára

Elutasított szerződés újraküldése

1. Lépjen az Elutasított szerződések almenübe
2. Az elutasított szerződésnél kattintson az Újraküldés ikonra
3. Ellenőrizze az adatokat a párbeszédablakban
4. Szükség esetén módosítsa az aláírási határidőt vagy a megjegyzést
5. Kattintson az Elküldés gombra
6. A szerződés ismét elküldésre kerül ugyanannak az alkalmazottnak

Szerződések aláírása (alkalmazottaknak)

Aláírandó szerződések megtekintése

1. Jelentkezzen be a rendszerbe
2. Lépjen az Alkalmazottak modulba
3. Kattintson a Szerződéseim fülre
4. Megjelenik az összes aláírandó szerződés listája

A listában a következők láthatók:

• Szerződés száma
• Szerződés típusa
• Állapot (Elküldve, Megtekintve, Aláírva, Elutasítva)
• Elküldés dátuma
• Aláírási határidő
• Aláírás dátuma (ha már alá van írva)
• Mellékletek
• Gomb a részletek megnyitásához

Szerződés megnyitása

1. A Szerződéseim listában kattintson a kívánt szerződés melletti Részletek gombra
2. Megnyílik a szerződés részleteit tartalmazó oldal
3. A szerződés automatikusan átvált Elküldve állapotból Megtekintve állapotba

Mellékletek elolvasása

A szerződés aláírása előtt meg kell erősítenie az összes melléklet elolvasását:

1. A Csatolt dokumentumok szekcióban kattintson minden egyes melléklet hivatkozására
2. Olvassa el a dokumentum tartalmát
3. Az elolvasás után jelölje be a Megerősítem a fájl elolvasását négyzetet minden mellékletnél
4. Az aláírás lehetősége előtt minden mellékletet meg kell erősíteni

Megjegyzés: A jelölőnégyzetek bejelölés után zöldre váltanak, ha nincsenek bejelölve, pirosak maradnak.

Szerződés aláírása

1. Ellenőrizze, hogy minden mellékletet elolvasott és megerősített
2. A Szerződés aláírása szekcióban megjelenik az Ön neve (előre kitöltve)
3. Az aláírási mezőbe rajzolja le az aláírását egérrel, ujjával vagy tollal az érintőképernyős eszközön
4. Ha az aláírás nem sikerült, kattintson a Törlés gombra, és próbálja újra
5. Az aláírás megrajzolása után aktívvá válik a zöld Szerződés aláírása gomb
6. Kattintson a Szerződés aláírása gombra
7. A rendszer megerősítést küld a sikeres aláírásról

Aláírás után:

• A szerződés Aláírva állapotba kerül
• Rögzítésre kerül az aláírás dátuma és időpontja
• Az IP-cím és az eszközinformációk mentésre kerülnek bizonyítási célból
• A HR munkatárs látja a szerződést az Aláírt szerződések fülön
• Az aláírás már nem módosítható

Szerződés elutasítása

Ha nem ért egyet a szerződés tartalmával:

1. Kattintson a piros Szerződés elutasítása gombra
2. A párbeszédablakban adja meg az elutasítás okát (kötelező, minimum 5 karakter)
3. Kattintson az Elutasítás megerősítése gombra
4. A szerződés Elutasítva állapotba kerül

Elutasítás után:

• A HR munkatárs látja az elutasítás okát
• A szerződés módosítás után újra elküldhető
• Az elutasítás nem vonható vissza

Alkalmazottak egyedi mezői

Ha a standard mezők nem elegendőek a cége speciális igényeihez, egyedi mezőket is meghatározhat.

Egyedi mező meghatározása (csak adminisztrátor)

1. Lépjen a Beállítások → Felhasználók menüpontba
2. Kattintson a Választható mezők fülre
3. Minden mezőhöz állítsa be a következőket:
   • Mező neve: A mező címkéje, amely megjelenik a listában és a részleteknél
   • Mező típusa: Szöveg, Szám, Dátum, Választás listából, Hosszú szöveg
   • Kötelező: Ki kell-e tölteni a mezőt
   • Láthatóság: Ki láthatja és szerkesztheti a mezőt
4. Kattintson a Mentés gombra

Egyedi mező kitöltése

1. Nyissa meg az alkalmazott részleteit
2. Kattintson a Szerkesztés gombra
3. Az egyedi mezők az űrlap alján jelennek meg
4. Töltse ki az értékeket a mező típusának megfelelően
5. Mentse a módosításokat

Érzékeny adatok elrejtése

Az alkalmazottak elrejthetik érzékeny adataikat más felhasználók elől.

Elrejtés beállítása

1. Nyissa meg saját alkalmazotti adatlapját
2. Kattintson a Szerkesztés gombra
3. A Mezők elrejtése mások elől szekcióban jelölje be azokat a mezőket, amelyeket el szeretne rejteni:
   • Email
   • Mobil
   • Születési dátum
4. Kattintson a Mentés gombra

Az elrejtés aktiválása után:

• Más felhasználók az adat helyett üres mezőt fognak látni
• Ön és a teljes jogosultsággal rendelkező HR munkatársak továbbra is látják az adatot
• A beállításokat bármikor módosíthatja

Integráció más modulokkal

Beállítások - Felhasználók

Szorosan kapcsolódik az Alkalmazottak modulhoz. Itt történik:

• Új felhasználók hozzáadása a rendszerhez
• Felhasználónév és jelszó beállítása
• Moduljogosultságok hozzárendelése
• Egyedi mezők konfigurálása
• Pozíciók kezelése

Jelenléti ív

A munkaidő-nyilvántartás automatikusan összekapcsolódik az alkalmazottakkal:

• Alkalmazott kiválasztása a jelenlét rögzítésekor
• Jelenlét szűrése alkalmazottak szerint
• Felettes-beosztott kapcsolat a jóváhagyáshoz

Szabadságok

Alkalmazottak szabadságának kezelése:

• Alkalmazotti adatok automatikus betöltése
• Jóváhagyási munkafolyamat a felettes szerint
• Szabadságkeretek ellenőrzése

Kiküldetési rendelések

Kiküldetések nyilvántartása:

• Alkalmazott kiválasztása a kiküldetési rendeléshez
• Jóváhagyás a szervezeti felépítés szerint

Eszköznyilvántartás

Eszközök hozzárendelése az alkalmazottakhoz:

• Követés, hogy kinél milyen eszköz van
• Adatok automatikus betöltése az Alkalmazottak modulból

LDAP integráció

Szinkronizálás Active Directory-val:

• Alkalmazottak automatikus importálása az AD-ből
• Adatok szinkronizálása (email, telefon, iroda)
• Szervezeti felépítés frissítése

Hibaelhárítás

Gyakran Ismételt Kérdések

Nem látom a Szerződések fület

Megoldás: A Szerződések fül csak az Alkalmazottak modul teljes kezelési jogosultságával rendelkező felhasználók számára érhető el. A jogosultságért forduljon az adminisztrátorhoz.

Nem tudom aláírni a szerződést - a gomb nem aktív

Megoldás: Ellenőrizze, hogy minden feltételt teljesített-e:

• Megerősítette az összes melléklet elolvasását (zöld jelölőnégyzetek)
• Megrajzolta az aláírását az aláírási mezőbe
• A névvel ellátott mező ki van töltve

Ha a gomb továbbra sem működik, próbálja meg frissíteni az oldalt, és ellenőrizze újra a feltételeket.

A szerződés állapota: Lejárt

Megoldás: A szerződés már nem írható alá, mert az aláírási határidő lejárt. Vegye fel a kapcsolatot a HR munkatárssal, aki elküldte a szerződést. Ő új határidővel ismét elküldheti Önnek.

Az alkalmazott nevére kattintva nem jelennek meg a részletek

Megoldás: Nincs jogosultsága a részletes adatok megtekintéséhez. Csak a lista megtekintésére van jogosultsága. A részletekhez való hozzáférésért forduljon az adminisztrátorhoz.

Hiányzik néhány oszlop a táblázatból

Megoldás: Használja a táblázat feletti oszlopválasztó gombot. Kattintson rá, és jelölje be a megjeleníteni kívánt oszlopokat.

A szervezeti diagram hibásan jelenik meg

Megoldás:

• Próbálja meg a Mindet összecsuk gombot, majd fokozatosan bontsa ki a szükséges ágakat
• A diagramnak sok helyre van szüksége - növelje a böngészőablak méretét
• Használja a kártya alján található vízszintes görgetősávot
• Próbálja meg frissíteni az oldalt

Nem tudom módosítani a saját adataimat

Megoldás: Ellenőrizze, hogy van-e jogosultsága saját adatai módosítására. Ez a jogosultság az adminisztrációban állítható be. Ha rendelkezik a jogosultsággal, de mégsem tud szerkeszteni, forduljon az adminisztrátorhoz.

Nehéz megrajzolni az aláírást mobil eszközön

Megoldás:

• Próbálja meg elforgatni az eszközt fekvő tájolásba a nagyobb aláírási felület érdekében
• Használja az ujját vagy egy stylust, ne a körmét
• Ha nem sikerült az aláírás, használja a Törlés gombot, és próbálja újra
• Néhány eszközön jobban működik, ha lassabb tempóban rajzol

Nem kaptam meg az e-mailt az aláírási hivatkozással

Megoldás:

• Ellenőrizze a spam/levélszemét mappát
• Ellenőrizze, hogy a rendszerben helyesen van-e megadva az e-mail címe
• Az e-mail némi késéssel (pár perc) érkezhet meg
• A szerződést közvetlenül a rendszerben, a Szerződéseim fülön is aláírhatja
• Ha az e-mail továbbra sem érkezik meg, forduljon a HR munkatárshoz

Az alkalmazott látja a belső megjegyzést, pedig nem kellene

Megoldás: Az alkalmazott mindig látja a saját magára vonatkozó belső megjegyzéseket. Ha látja mások megjegyzéseit is, akkor valószínűleg a felhasználói listában be van állítva a belső megjegyzések megtekintésére vonatkozó jogosultsága, vagy olyan pozícióban lévő felettes, amely rendelkezik ezzel a joggal. Ellenőrizze a jogosultsági beállításokat.

Tippek a hatékony munkavégzéshez

HR munkatársaknak

• Hozzon létre szerződés sablonokat a gyakran használt szerződéstípusokhoz (munkaszerződés, kiegészítések, megállapodások)
• Állítson be ésszerű aláírási határidőket - javasoljuk a minimum 7 napot
• A szerződéshez fűzött megjegyzésben adjon rövid leírást és emelje ki a fontos pontokat, amelyeket az alkalmazottnak el kell olvasnia
• Rendszeresen ellenőrizze a Megtekintve állapotú szerződéseket - az alkalmazottnak esetleg magyarázatra van szüksége
• Használja a belső megjegyzéseket az alkalmazottakkal kapcsolatos fontos információk rögzítésére
• Használjon egyedi mezőket a cége speciális adataihoz (pl. belépőkártya száma, ruhaméret)

Vezetőknek

• Rendszeresen ellenőrizze a szervezeti diagramot, és ügyeljen annak naprakészségére
• Használja ki a lehetőséget, hogy a beosztott részleteit közvetlenül a diagramból, a névre kattintva megtekintheti
• A belső megjegyzéseket használja a fontos események (dicséretek, észrevételek) rögzítésére
• Exportálja a beosztottak listáját Excelbe további feldolgozáshoz (pl. bérszámfejtési adatok)

Általános alkalmazottaknak

• Rendszeresen ellenőrizze a Szerződéseim fület, hogy nincs-e aláírandó dokumentuma
• Figyelmesen olvassa el az összes mellékletet a szerződés aláírása előtt
• Ha nem biztos a szerződés tartalmában, az aláírás előtt forduljon a HR-hez
• Változás esetén frissítse kapcsolattartási adatait (telefon, email)
• Éljen az érzékeny adatok elrejtésének lehetőségével, ha nem szeretné megosztani e-mail címét vagy mobilszámát másokkal

Gyorsbillentyűk

• A lista megnyitása után a keresőmező automatikusan aktívvá válik - azonnal gépelhet
• A táblázatokban használja a nyilakat a rekordok közötti mozgáshoz
• Ctrl+P - Az aktuális oldal nyomtatása
• F5 - Oldal frissítése

Javasolt munkafolyamatok

• Új alkalmazott:
  1. Adja hozzá a felhasználót a Beállítások → Felhasználók menüben
  2. Töltse ki az összes kötelező adatot
  3. Állítsa be a felettest és a pozíciót
  4. Töltse fel a fényképet
  5. Hozza létre és küldje el a munkaszerződést aláírásra
• Munkaviszony megszüntetése:
  1. Jelölje a felhasználót inaktívként (a Beállítások → Felhasználók menüben)
  2. Adjon hozzá egy belső megjegyzést a kilépés dátumával és okával
  3. Gondoskodjon a kilépő dokumentumok aláírásáról a Szerződések modulon keresztül
• Pozíció vagy felettes változása:
  1. Módosítsa az adatokat az alkalmazott részleteinél
  2. Ellenőrizze a szervezeti diagramot
  3. Szükség esetén hagyassa jóvá a módosított struktúrát
  4. Adjon hozzá egy megjegyzést a változás dátumával és okával