Dowody dostawy

Przegląd

Moduł Dowody dostawy (wysyłka towarów, dostawy dla odbiorców) służy do wystawiania dokumentów potwierdzających dostawę towaru lub wykonanie prac na rzecz odbiorców. W module Dowody dostawy zapisujesz poszczególne pozycje dostawy, drukujesz lub wysyłasz e-mailem dowód dostawy i pozostałe formularze, a dowód dostawy następnie zamieniasz w fakturę wystawioną. Dowody dostawy grupują się według centrum kosztów lub działu firmy, przy czym każda grupa ma własne numerowanie i ustawienia.

Kluczowe funkcje modułu Dowody dostawy

• Wystawianie dowodów dostawy ręcznie lub automatycznie z zamówienia przyjętego
• Ewidencja pozycji dostawy powiązanych z produktami lub zapasami magazynowymi
• Drukowanie i wysyłanie e-mailem dowodu dostawy oraz towarzyszących formularzy (potwierdzenie odbioru towaru, protokół przekazania prac montażowych w UE)
• Śledzenie realizacji i fakturowania dowodu dostawy oraz powiązanego wydania magazynowego
• Tworzenie faktury wystawionej bezpośrednio z pozycji dowodu dostawy
• Podział dowodów dostawy na grupy (centra kosztów) z własnym numerowaniem i prawami dostępu

Dostęp i ustawienia

Ta część opisuje, jak dostać się do modułu Dowody dostawy, jak działają grupy (centra kosztów) dowodów dostawy, które dzielą dokumenty na przykład według działów firmy, oraz jakie możliwości oferują ustawienia modułu i poszczególne poziomy praw dostępu do jego grup.

Jak dostać się do modułu Dowody dostawy

Moduł Dowody dostawy otworzysz z głównego menu pozycją Dowody dostawy. Jeśli masz odpowiednie uprawnienia, u góry głównego ekranu modułu pojawi się również odnośnik Ustawienia prowadzący do konfiguracji modułu Dowody dostawy, gdzie zarządza się grupami dokumentów, numerowaniem i pozostałymi parametrami.

Grupy (centra kosztów) dowodów dostawy

W module Dowody dostawy dokumenty dzielą się na grupy, zazwyczaj według centrum kosztów lub działu firmy. Po wejściu do modułu u góry wyświetlają się kafelki z poszczególnymi grupami – kliknięciem na kafelek wybierasz aktywną grupę, z którą dalej pracujesz. Dopiero po wyborze grupy pojawi się filtr, tabela dowodów dostawy i przycisk do utworzenia nowego dokumentu. Jeśli nie masz dostępu do żadnej grupy, zamiast tabeli pojawi się komunikat o braku dostępu – zwróć się do administratora modułu, aby przydzielił Ci uprawnienie w ustawieniach.

Ustawienia modułu Dowody dostawy

Ustawienia modułu Dowody dostawy otworzysz odnośnikiem Ustawienia na głównym ekranie modułu (widoczny tylko z odpowiednim uprawnieniem), ewentualnie przez administrację modułów. Ustawienia wypełnia się zawsze osobno dla każdej grupy (centrum kosztów) dowodów dostawy na jej własnej zakładce.

Grupy dowodów dostawy i prawa dostępu

Na zakładce Prawa użytkownika / grupy dowodów dostawy w ustawieniach modułu Dowody dostawy zakładasz i usuwasz poszczególne grupy (przyciskiem Utwórz grupę, przy istniejącej grupie Edytuj nazwę) i ustawiasz, jaki poziom dostępu ma do każdej grupy dany użytkownik. Poziomy dostępu są takie same jak w tabeli uprawnień poniżej. Zakładać i usuwać grupy oraz przydzielać prawa może tylko administrator modułu.

Dane dostawcy, logo i rachunki bankowe

Na zakładce konkretnej grupy w ustawieniach modułu Dowody dostawy wypełnij dane firmowe drukowane w nagłówku dokumentu – nazwę, ulicę, miasto, kod pocztowy, kraj, REGON i NIP. Przy polu REGON można przyciskiem wczytać dane bezpośrednio z rejestru ARES. Bez wypełnienia na dokumentach drukowane są puste pola. Ponadto można wczytać Logo na dokumentach, które pojawi się na formularzach, oraz wypełnić do trzech rachunków bankowych (numer rachunku, waluta rachunku, nazwa banku, IBAN, SWIFT) – do dokumentu w zależności od jego waluty automatycznie zostanie dodany odpowiedni rachunek.

Numerowanie dokumentów

W ustawieniach grupy dowodów dostawy numer kolejny nowego dokumentu składa się z kilku części: Numer kolejny – prefiks (tekst przed numerem, na przykład „DL"), Numer kolejny – rok (rok wstawiany jest do numeru dwoma lub czterema cyframi), Numer kolejny – sufiks (tekst wstawiany do numeru, na przykład skrót firmy), Numer kolejny – liczba cyfr (ile cyfr ma numer kolejny, uzupełniany zerami z lewej strony) i Numer kolejny – zaczynać od (od jakiego numeru zaczyna się numerowanie w danym roku). System zapamiętuje dla każdego roku i każdej grupy ostatni użyty numer i kolejny dowód dostawy numeruje automatycznie.

Teksty i ceny na dokumencie

W ustawieniach grupy dowodów dostawy ustawisz ponadto Domyślny tekst nad pozycjami i pod pozycjami, którym wypełni się nowy dowód dostawy (na konkretnym dokumencie tekst można dalej edytować), Liczbę miejsc dziesiętnych w cenach (od 0 do 6) i Domyślną stawkę VAT wypełnianą przy nowo dodawanych pozycjach. Opcje Uwaga do produktów – pobierać z i Kody celne produktów – pobierać z określają, skąd przy dodaniu pozycji z modułu Produkty zostanie przejęty tekst uwagi i kod celny (z wewnętrznej uwagi produktu lub z jego pola opcjonalnego). Bez wypełnienia te pola przy nowej pozycji pozostają puste.

Uprawnienia i prawa dostępu do modułu Dowody dostawy

Dostęp do modułu Dowody dostawy przydziela się osobno dla każdej grupy (centrum kosztów) dowodów dostawy, na pięciu poziomach:

Poziom uprawnienia	Co może użytkownik
Brak dostępu	W ogóle nie widzi grupy dowodów dostawy
Widzi dowody dostawy	Może dowody dostawy danej grupy tylko przeglądać
Widzi i może tworzyć nowe oraz edytować swoje	Ponadto zakłada dowody dostawy, edytuje ich pozycje oraz drukuje lub zapisuje dane formularzy
Widzi i może edytować oraz tworzyć wszystko	Te same możliwości co poprzedni poziom, ale nad wszystkimi dowodami dostawy grupy
Widzi, edytuje, tworzy i może usunąć wszystko	Ponadto może usuwać dowody dostawy oraz ich pozycje

Uwaga: Przydzielać prawa poszczególnym użytkownikom oraz zakładać czy usuwać grupy dowodów dostawy może tylko administrator modułu. Przycisk Usuń na szczegółach dowodu dostawy kieruje się ponadto innym uprawnieniem niż reszta modułu – wymaga ogólnego prawa do Książki adresowej (kontaktów CRM), a nie prawa danej grupy dowodów dostawy.

Interfejs użytkownika

Ta część opisuje główny ekran modułu Dowody dostawy, czyli tabelę dokumentów wybranej grupy z jej kolumnami i ikonami akcji, a także możliwości filtrowania i wyszukiwania na liście dowodów dostawy według nazwy, daty, twórcy lub firmy.

Główny ekran modułu Dowody dostawy

Po wyborze grupy na głównym ekranie modułu Dowody dostawy pojawia się zwijalna karta filtru, wiersz z wyborem roku i przyciskami, a pod nim tabela dowodów dostawy. W wierszu nad tabelą wybierasz rok (dostępne są lata od rejestracji firmy oraz opcja „Wszystkie"), przełączasz między „Wszystkie" a „Niezafakturowane" i znajdziesz tam zielony przycisk Utwórz dowód dostawy oraz czerwony przycisk Usunięte, który otworzy kosz modułu.

Tabela dowodów dostawy ma kolumny Numer DL, Nazwa, Numer zamówienia klienta, Nazwa zamówienia, Firma, Utworzona, Utworzył, Data wysyłki, Cena całkowita bez VAT oraz (tylko przy włączonym module Magazyn) kolumnę Wydanie magazynowe. W pierwszej kolumnie strzałka z opisem „Szybki podgląd pozycji" otwiera podgląd pozycji bezpośrednio w tabeli, bez otwierania szczegółów. Przy zafakturowanych dokumentach obok numeru pojawia się zielony ptaszek, a wiersze są kolorystycznie wyróżniane według stanu. W kolumnie Akcja znajdziesz ikony oka (otwiera szczegóły), ołówka (edytować – tylko z wystarczającym uprawnieniem), kopiowania (tylko z wystarczającym uprawnieniem) i kosza (usunąć – tylko z wyższym uprawnieniem). Pod tabelą znajduje się suma całkowita „Razem bez VAT" dla poszczególnych walut.

Filtry i wyszukiwanie w module Dowody dostawy

Na karcie filtru w module Dowody dostawy wyszukujesz według tekstu W tytule, według zakresu Data zadania (od–do), według użytkownika, który dokument założył (Założył), oraz według Firmy wybranej z modułu CRM. Wyszukiwanie uruchomisz przyciskiem Szukaj, przycisk Anuluj wyczyści filtr. Nad tabelą dodatkowo wybierasz konkretny rok i przełączasz widok między wszystkimi dokumentami a tylko niezafakturowanymi.

Podstawowe operacje

W tej części znajdziesz procedury dotyczące zakładania dowodu dostawy ręcznie lub z zamówienia przyjętego, jego edycji, kopiowania, usuwania i przywracania usuniętego dokumentu z powrotem do aktywnych dokumentów w module Dowody dostawy. Są to najczęściej używane operacje, z którymi pracuje zwykły użytkownik modułu przy codziennej ewidencji dostaw.

Procedura: Utworzenie nowego dowodu dostawy

W module Dowody dostawy nowy dokument założysz ręcznie w następujący sposób.

1. Na głównym ekranie modułu Dowody dostawy wybierz grupę i kliknij Utwórz dowód dostawy.
2. W oknie dialogowym wypełnij nazwę, numer zamówienia klienta, wybierz zamówienie z modułu Zamówienia, firmę z modułu CRM, osobę kontaktową i ewentualnie inny adres dostawy, firmę transportową, walutę, datę wystawienia i wysyłki oraz uwagę; opcjonalnie dołącz publiczne lub wewnętrzne załączniki.
3. Kliknij Zapisz.

Dowód dostawy zostanie założony, otrzyma numer kolejny zgodnie z ustawieniami wybranej grupy i otworzy się jego widok szczegółowy, gdzie dalej dodajesz pozycje dostawy.

Instrukcja: Założenie dowodu dostawy z zamówienia przyjętego

Dowód dostawy w module Dowody dostawy można założyć również bezpośrednio z zamówienia przyjętego w module Zamówienia przyjęte – do dowodu dostawy zostaną przejęte dotychczas niedostarczone pozycje.

1. W oknie dialogowym „Utworzenie dowodu dostawy z zamówienia przyjętego" wybierz grupę dowodów dostawy i uzupełnij te same dane co przy ręcznym zakładaniu; większość pól zostanie wypełniona automatycznie na podstawie zamówienia.
2. W tabeli pozycji oferowane są tylko dotychczas niedostarczone pozycje zamówienia. Przy każdej popraw liczbę sztuk „do dowodu dostawy" i zaznacz, czy pozycja ma zostać przejęta; przy pozycjach magazynowych z numerami seryjnymi można zaznaczyć konkretne sztuki.
3. Kliknij Utwórz.

Powstanie nowy dowód dostawy z wybranymi pozycjami, a w pierwotnym zamówieniu przyjętym zwiększy się liczba już dostarczonych sztuk. Jeśli w module Dowody dostawy nie ma założonej żadnej grupy, pojawi się ostrzeżenie, a przycisk Utwórz w ogóle nie zostanie zaoferowany – w takim przypadku grupę musi najpierw założyć administrator w ustawieniach modułu.

Edycja dowodu dostawy

Istniejący dokument w module Dowody dostawy edytujesz, klikając ikonę ołówka Edytuj przy wierszu na liście, lub bezpośrednio z jego widoku szczegółowego. W oknie dialogowym zmień potrzebne pola i zapisz przyciskiem Zapisz – wszystkie wartości zostaną zapisane ponownie, a nowo wczytane załączniki zastąpią te pierwotne.

Kopia dowodu dostawy

W module Dowody dostawy kopię istniejącego dokumentu utworzysz ikoną Kopiować przy wierszu na liście. Otworzy się to samo okno dialogowe co przy edycji, ale po zapisaniu powstanie zupełnie nowy dowód dostawy z własnym numerem, zawierający kopię wszystkich pozycji pierwotnego dokumentu.

Usuwanie dowodu dostawy

Dokument w module Dowody dostawy usuniesz, klikając ikonę kosza w widoku szczegółowym lub na liście i potwierdzając pytanie „Czy na pewno chcesz usunąć ten rekord?". Dowód dostawy zostanie przeniesiony do kosza (przycisk Usunięte w górnym pasku), a do dokumentu zostanie zapisana uwaga o usunięciu. Jeśli dokument był powiązany z pozycjami zamówienia przyjętego, powiązanie zostanie usunięte i zostanie o tym zapisana uwaga. Przycisk Usuń wymaga ogólnego uprawnienia do Książki adresowej (kontaktów CRM), a nie tylko prawa danej grupy dowodów dostawy.

Przywrócenie usuniętego dowodu dostawy

Usunięte dokumenty modułu Dowody dostawy znajdziesz po kliknięciu przycisku Usunięte na głównym ekranie. Stąd można przywrócić dowód dostawy z powrotem do aktywnych rekordów. Przywracać usunięte dokumenty może tylko użytkownik z najwyższym poziomem uprawnienia w grupie.

Pozycje dowodu dostawy

Pozycje dowodu dostawy stanowią poszczególne sztuki towaru lub prace w dostawie. W module Dowody dostawy można je dodawać ręcznie, z modułu Produkty lub z magazynu, zbiorczo edytować ich ceny oraz pojedynczo edytować lub usuwać bezpośrednio w tabeli.

Dodanie pozycji ręcznie

W widoku szczegółowym dowodu dostawy w module Dowody dostawy kliknij w stopce tabeli pozycji Dodaj wolną – utworzy się pusty wiersz bezpośrednio w tabeli, który ręcznie wypełnisz (kod, nazwa, waga, jednostka, ilość, cena, rabat, stawka VAT, kod celny, uwaga). Poszczególne komórki zapisują się osobno przy opuszczeniu pola, a sumy przeliczają się natychmiast.

Dodanie pozycji z produktów

Jeśli jest włączony moduł Produkty, stopka tabeli pozycji w widoku szczegółowym dowodu dostawy oferuje przycisk Dodaj z produktów. W oknie dialogowym wybierzesz produkt lub zestaw i podasz ilość – cena zostanie uzupełniona automatycznie z ceny sprzedaży produktu, ewentualnie zostanie przejęta również uwaga lub kod celny zgodnie z ustawieniami modułu. Przy wstawionej pozycji na widoku szczegółowym dowodu dostawy znajdziesz odnośnik z powrotem do szczegółów produktu.

Dodanie pozycji z magazynu

Jeśli jest włączony moduł Magazyn, można w widoku szczegółowym dowodu dostawy dodać pozycję bezpośrednio z zapasu magazynowego, łącznie z ewentualnymi numerami seryjnymi – przy pozycjach, które śledzą numery seryjne, konkretne sztuki wybiera się przez zaznaczenie.

Zbiorcza edycja cen

W widoku szczegółowym dowodu dostawy w module Dowody dostawy kliknij Edytuj ceny, podaj rabat w procentach i potwierdź przyciskiem Edytuj. Rabat zostanie ustawiony zbiorczo wszystkim pozycjom dowodu dostawy naraz. Jeśli użytkownik poda rabat wyższy niż 100%, wartość zostanie automatycznie poprawiona na 100.

Edycja i usuwanie poszczególnych pozycji

Komórki tabeli pozycji w widoku szczegółowym dowodu dostawy (kod, nazwa, waga, ilość, jednostka, cena, rabat, stawka VAT, kod celny, uwaga, numery seryjne) edytuje się bezpośrednio w tabeli. Pojedynczą pozycję usuniesz ikoną kosza przy odpowiednim wierszu z potwierdzeniem, wszystkie pozycje naraz przyciskiem Usuń wszystko (również z potwierdzeniem).

Drukowanie i wysyłanie dokumentów

Moduł Dowody dostawy oferuje oprócz podstawowego dowodu dostawy również towarzyszące formularze dla dostaw zagranicznych – potwierdzenie odbioru towaru i protokół przekazania prac montażowych w UE. Wszystkie można wydrukować do PDF lub od razu wysłać e-mailem.

Procedura: Drukowanie i wysyłanie dowodu dostawy e-mailem

W module Dowody dostawy wydrukujesz lub wyślesz e-mailem podstawowy dowód dostawy przyciskiem Drukuj i e-mail w widoku szczegółowym dokumentu.

1. W oknie dialogowym wybierz, co ma zawierać zestawienie – Część podstawowa jest dołączana zawsze, opcjonalnie można dodać kody EAN, uwagi, obrazy, załączniki do e-maila i ceny.
2. Wybierz wersję językową formularza, adresata e-maila (można zaznaczyć zapisane e-maile firmy z CRM lub podać własny), popraw temat i treść wiadomości oraz wypełnij imię i nazwisko osoby, która odebrała towar.
3. Przycisk Drukuj otworzy gotowy PDF w nowym oknie, przycisk Drukuj i e-mail dodatkowo wyśle e-mail z wybranymi załącznikami.

Wskazówka: Kopia wysłanego e-maila trafia również do nadawcy, a ewentualna odpowiedź odbiorcy wróci z powrotem do niego. Wysłanie formularza zostanie zapisane jako uwaga przy dowodzie dostawy.

Potwierdzenie odbioru towaru

Formularz „Potwierdzenie odbioru towaru" (używany zazwyczaj przy dostawach za granicę, WDT) otworzysz w widoku szczegółowym dowodu dostawy w module Dowody dostawy przez rozwijany przycisk Pozostałe formularze. Formularz jest wypełniony danymi z dowodu dostawy (numer zamówienia, data, adres odbiorcy, adres dostawy) i można uzupełnić środek transportu, imię i nazwisko odbiorcy oraz datę odbioru; adres dostawy można wczytać również z oddziału w module CRM, ewentualnie zaznaczając „Szukaj we wszystkich firmach CRM" we wszystkich firmach. Na dole zaznacza się pozycje, które mają zostać wydrukowane w specyfikacji ładunku – pozycje takie jak „koszty ekspedycji" lub „opakowanie" są z góry automatycznie odznaczone, wybór można w każdej chwili zmienić. Przycisk Zapisz zapisze podane dane bez drukowania, Drukuj wygeneruje PDF, a Drukuj i e-mail dodatkowo wyśle e-mail. Wprowadzone dane zapisują się automatycznie również przy zamknięciu okna dialogowego krzyżykiem, jeśli coś się zmieniło, a przy kolejnym otwarciu zostaną zaproponowane ponownie.

Protokół przekazania prac montażowych w UE

Formularz „Protokół przekazania prac montażowych w UE" otworzysz w widoku szczegółowym dowodu dostawy w module Dowody dostawy przez rozwijany przycisk Pozostałe formularze. Zawiera adres odbiorcy, numer zamówienia lub umowy, miejsce i termin montażu (można wczytać z oddziału w module CRM), listę przekazywanych pozycji (podobnie jak przy potwierdzeniu odbioru towaru „koszty ekspedycji" i „opakowanie" są z góry odznaczone), tekst uzupełniający oraz dane podpisowe za dostawcę i odbiorcę (miejsce, data, imię i nazwisko). Obsługa przyciskami Zapisz, Drukuj i Drukuj i e-mail oraz automatyczny zapis przy zamknięciu okna dialogowego działa tak samo jak przy potwierdzeniu odbioru towaru.

Funkcje zaawansowane

Oprócz podstawowej ewidencji dokumentu moduł Dowody dostawy potrafi prowadzić do dowodu dostawy historię uwag, oznaczyć go ręcznie jako zrealizowany, zamienić jego pozycje w fakturę wystawioną i powiązać dokument z wydaniem magazynowym z modułu Magazyn.

Uwagi do dowodu dostawy

Uwagi do dokumentu w module Dowody dostawy zapisujesz przez okno dialogowe „Dodawanie notatki", które otworzysz z widoku szczegółowego dowodu dostawy – podajesz tekst i zapisujesz. Uwaga pojawi się w tabeli Notatki w widoku szczegółowym wraz z imieniem autora i datą. Niektóre uwagi powstają automatycznie, na przykład przy usunięciu lub przywróceniu dokumentu, przy ręcznym oznaczeniu jako zrealizowany, przy wysłaniu formularza e-mailem, przy dodaniu lub usunięciu pozycji, przy zbiorczej edycji rabatu, lub gdy dowód dostawy zostanie odłączony od anulowanego zamówienia przyjętego.

Oznaczenie dowodu dostawy jako zrealizowanego

W widoku szczegółowym dowodu dostawy w module Dowody dostawy kliknij Oznacz jako zrealizowane – dokument od razu zostanie oznaczony jako zrealizowany (na liście przy numerze pojawi się zielony ptaszek), a zostanie o tym zapisana uwaga. Dowód dostawy zostanie tak samo oznaczony automatycznie, gdy tylko wszystkie jego pozycje zostaną przejęte do faktury wystawionej.

Utworzenie faktury wystawionej z dowodu dostawy

Jeśli jest włączony moduł Faktury wystawione, widok szczegółowy dowodu dostawy oferuje w górnym pasku przycisk Utwórz FV. Otworzy okno dialogowe do założenia faktury wystawionej z pozycji dowodu dostawy – szczegóły wypełniania faktury opisuje dokumentacja modułu Faktury wystawione. Gdy tylko wszystkie pozycje dowodu dostawy zostaną przejęte do faktury, dowód dostawy zostanie automatycznie oznaczony jako zrealizowany/zafakturowany.

Wydanie magazynowe do dowodu dostawy

Jeśli jest włączony moduł Magazyn, można do dowodu dostawy utworzyć wydanie magazynowe – zakłada się je z modułu Magazyn. Gdy tylko wydanie istnieje, przejawi się to w module Dowody dostawy zielonym ptaszkiem w kolumnie Wydanie magazynowe na liście dokumentów; dokument można też ręcznie przełączyć na oznaczenie „bez wydania magazynowego", jeśli wydanie nie jest potrzebne.

Stany dowodu dostawy

Stan	Co oznacza	Jak dokument w niego przechodzi
Otwarty (bez ptaszka)	Dowód dostawy jeszcze nie jest zrealizowany ani zafakturowany	Stan domyślny po założeniu
Zrealizowany / zafakturowany (zielony ptaszek przy numerze)	Wszystkie pozycje dowodu dostawy zostały przejęte do faktury wystawionej, lub dokument został ręcznie oznaczony jako zrealizowany	Automatycznie przy przejęciu do faktury, lub ręcznie przyciskiem Oznacz jako zrealizowane
Z wydaniem magazynowym (zielony ptaszek przy Wydaniu magazynowym)	Do dowodu dostawy istnieje wydanie magazynowe z modułu Magazyn, lub dokument został ręcznie oznaczony jako bez potrzeby wydania	Automatycznie przy utworzeniu wydania, lub ręcznie przełączeniem oznaczenia; kolumna wyświetla się tylko przy włączonym module Magazyn
Usunięty (w koszu)	Dowód dostawy został usunięty ze zwykłej listy	Kliknięciem na Usuń i potwierdzeniem pytania
Przywrócony	Dowód dostawy został przywrócony z kosza z powrotem do aktywnych dokumentów	Akcją w koszu na ekranie Usunięte

Integracja z innymi modułami

• CRM: Wybór odbiorcy, osoby kontaktowej, firmy transportowej i adresu dostawy (oddziału) pochodzi z modułu CRM; e-maile oferowane do wysyłania formularzy pochodzą z zapisanych e-maili firmy w CRM.
• Zamówienia: Dowód dostawy można przypisać do zamówienia; w widoku szczegółowym dowodu dostawy w bloku Dokumenty powiązane wyświetlają się również inne dokumenty powiązane z tym samym zamówieniem (oferty, zamówienia, faktury i inne).
• Produkty: Pozycje można dodawać do dowodu dostawy bezpośrednio z katalogu produktów – przejmowana jest nazwa, waga, jednostka i cena sprzedaży, ewentualnie uwaga lub kod celny z pól opcjonalnych produktu; przy pozycji znajduje się wtedy odnośnik z powrotem do szczegółów produktu.
• Zamówienia przyjęte: Dowód dostawy można założyć bezpośrednio z zamówienia przyjętego, przy czym przejmowane są dotychczas niedostarczone pozycje; po przejęciu w zamówieniu zwiększa się liczba dostarczonych sztuk i zapisuje się uwaga o utworzeniu dowodu dostawy.
• Magazyn: Pozycje można dodawać do dowodu dostawy bezpośrednio z zapasu magazynowego łącznie z numerami seryjnymi, a z dowodu dostawy można założyć wydanie magazynowe; stan wydania wyświetla się w osobnej kolumnie listy.
• Faktury wystawione: Z dowodu dostawy można założyć fakturę wystawioną z jego pozycji; gdy tylko wszystkie pozycje zostaną przejęte do faktury, dowód dostawy zostanie automatycznie oznaczony jako zrealizowany/zafakturowany.
• Faktury przyjęte, Kasa, Wyciągi bankowe: W widoku szczegółowym dowodu dostawy wyświetlają się tylko jako dokumenty powiązane w bloku Dokumenty powiązane (poprzez powiązanie z zamówieniem i fakturami); bezpośrednio w module Dowody dostawy się nie zakładają.

Rozwiązywanie problemów

Ta część podsumowuje najczęstsze komunikaty o błędach i niejasne sytuacje, na które w module Dowody dostawy natrafiają użytkownicy przy zakładaniu i edycji dokumentów, oraz oferuje kilka wskazówek do szybszej pracy z dowodami dostawy i ich pozycjami.

Częste pytania dotyczące modułu Dowody dostawy

Pytanie: Przy dodawaniu pozycji magazynowej do dowodu dostawy pojawia się komunikat „Nie wybrano pozycji!".

Rozwiązanie: W oknie dialogowym do dodania pozycji magazynowej najpierw wybierz konkretną pozycję z oferty, a dopiero potem zapisz okno dialogowe.

Pytanie: Przy zakładaniu dowodu dostawy z zamówienia przyjętego pojawia się komunikat „Nie masz założonych ustawień dla DOWODÓW DOSTAWY w ustawieniach!", a przycisk Utwórz jest niedostępny.

Rozwiązanie: W module Dowody dostawy nie jest jeszcze założona żadna grupa. Poproś administratora modułu, aby założył grupę w ustawieniach na zakładce Prawa użytkownika / grupy dowodów dostawy.

Pytanie: Ekran lub okno dialogowe modułu Dowody dostawy w ogóle się nie wczytuje i pozostaje puste.

Rozwiązanie: Dla danej grupy dowodów dostawy nie masz wystarczającego uprawnienia. Zwróć się do administratora modułu, aby przydzielił Ci w ustawieniach odpowiedni poziom dostępu.

Wskazówki do efektywnej pracy z dowodami dostawy

• Wskazówka: Strzałka „Szybki podgląd pozycji" przy wierszu na liście rozwija pozycje dowodu dostawy bezpośrednio w tabeli, bez konieczności otwierania całego widoku szczegółowego.
• Wskazówka: Jeśli potrzebujesz ponownie wystawić podobny dowód dostawy, użyj ikony Kopiować przy istniejącym dokumencie zamiast ręcznego zakładania od początku – przejmą się również wszystkie pozycje.
• Wskazówka: Dane wprowadzone w formularzach Potwierdzenie odbioru towaru i Protokół przekazania prac montażowych zapisują się automatycznie również przy zamknięciu okna dialogowego krzyżykiem, dzięki czemu przy kolejnym otwarciu zostaną zaproponowane ponownie wypełnione.
• Uwaga: Przycisk Usuń w widoku szczegółowym dowodu dostawy wymaga oprócz praw danej grupy dowodów dostawy również uprawnienia do Książki adresowej (kontaktów CRM).