E‑Nieobecność (ewidencja niezdolności do pracy, zasiłek chorobowy, L4)
Przegląd
Moduł E‑Nieobecność służy do ewidencji niezdolności do pracy pracowników (zwolnienie chorobowe, L4). Wpisy o powstaniu i zakończeniu niezdolności do pracy uzupełniają się w module E‑Nieobecność automatycznie na podstawie odebranych wiadomości danych, więc nikt nie musi ich zakładać ręcznie. Użytkownik w module E‑Nieobecność widzi, kto jest lub był na zwolnieniu, od kiedy do kiedy, czy chodziło o wypadek przy pracy, oraz może przeczytać lub pobrać oryginalne zaświadczenie, jeśli wiadomość je zawierała.
Kluczowe funkcje modułu E‑Nieobecność
- Automatyczny odbiór wpisów o powstaniu i zakończeniu niezdolności do pracy ze skrzynek danych
- Przegląd aktywnych i zakończonych zwolnień z możliwością filtrowania
- Szczegóły wpisu z odnośnikiem do oryginalnego zaświadczenia i możliwością dodania notatki
- Ręczne uzupełnienie lub poprawienie daty zakończenia niezdolności do pracy
- Automatyczny zapis nieobecności do modułu Obecność (po włączeniu w ustawieniach)
- Kosz usuniętych wpisów z możliwością przywrócenia
- Ustawianie praw dostępu użytkowników dla poszczególnych pracowników
Dostęp i ustawienia
Moduł E‑Nieobecność (ewidencja niezdolności do pracy) znajdziesz w głównym menu aplikacji. Ta część opisuje drogę do modułu E‑Nieobecność, ustawienia modułu dostępne przez Ustawienia → E‑Nieobecność oraz pięć poziomów uprawnień użytkowników, które określają, co dany pracownik może w module E‑Nieobecność widzieć i edytować.
Jak przejść do modułu E‑Nieobecność
Moduł E‑Nieobecność otwórz z głównego menu aplikacji. Po otwarciu wyświetli się nagłówek „E‑Nieobecność" oraz tabela z wpisami niezdolności do pracy. Użytkownikom, którzy mają dostęp do ustawień modułu, obok nagłówka wyświetla się dodatkowo odnośnik „Ustawienia". Jeśli użytkownik nie ma żadnych uprawnień do modułu E‑Nieobecność, zamiast treści wyświetli się tylko ogólna informacja o niewystarczających uprawnieniach.
Ustawienia modułu E‑Nieobecność
Ustawienia modułu E‑Nieobecność są dostępne przez ścieżkę Ustawienia → E‑Nieobecność, a dostęp do nich ma tylko administrator firmy lub użytkownik, któremu przydzielono zarządzanie tym modułem. Główną częścią ustawień jest tabela „Prawa użytkownika" z listą pracowników (kolumna „Nazwisko, imię"), u których zaznaczeniem pola w kolumnie ustawia się jeden z pięciu poziomów dostępu do modułu E‑Nieobecność.
Procedura: Ustawianie dostępu do modułu E‑Nieobecność dla jednego pracownika
- Otwórz Ustawienia → E‑Nieobecność → Prawa użytkownika.
- U wybranego pracownika zaznacz pole w odpowiedniej kolumnie poziomu dostępu.
- Wybór zapisuje się od razu po zaznaczeniu, bez osobnego przycisku Zapisz.
Wskazówka: Przyciskiem Zaznacz wszystko w nagłówku kolumny ustawisz dany poziom uprawnień jednocześnie wszystkim aktualnie wyświetlanym pracownikom, więc nie musisz przechodzić przez każdego pracownika osobno.
Pole informacyjne w ustawieniach modułu E‑Nieobecność dodatkowo zwraca uwagę, że: wiadomości eNeschopenka pobierane są ze skrzynek danych, dlatego w ustawieniach danego połączenia w module Wiadomości danych musi być włączone pobieranie wiadomości typu eNeschopenka; wpisy dopasowywane są według imienia, nazwiska i daty urodzenia pracownika, które muszą być poprawnie wypełnione w Ustawienia → Użytkownicy; a jeśli nieobecność wynikająca ze zwolnień ma odzwierciedlać się także w obecności, trzeba to osobno włączyć w Ustawienia → Obecność.
Uprawnienia i prawa dostępu do modułu E‑Nieobecność
Dostęp do modułu E‑Nieobecność ustawia się indywidualnie dla każdego pracownika osobno, nie chodzi o automatyczną relację przełożony-podwładny. Istnieje pięć poziomów uprawnień:
| Poziom uprawnień | Co użytkownik może robić w module E‑Nieobecność |
|---|---|
| Brak dostępu | W ogóle nie zobaczy modułu, po otwarciu wyświetli się tylko komunikat o niewystarczających uprawnieniach |
| Wyświetlanie własnych | Widzi na liście tylko wpisy dotyczące własnej niezdolności do pracy, może otworzyć ich szczegóły oraz pisać lub edytować notatkę. Nie może usuwać wpisów ani edytować daty zakończenia |
| Wyświetlanie wszystkich | Widzi wpisy wszystkich pracowników firmy, może otworzyć szczegóły i edytować notatkę. Nie może edytować daty zakończenia ani usuwać wpisów |
| Wyświetlanie wszystkich i ręczne zakończenie | Dodatkowo może w szczegółach wpisu ręcznie uzupełnić lub poprawić datę zakończenia niezdolności do pracy, na przykład jeśli nie została pobrana automatycznie lub jest nieprawidłowa |
| Usuń | Najwyższy poziom; dodatkowo może usuwać wpisy oraz otwierać kosz usuniętych wpisów „Usunięte", skąd może je też przywrócić |
Interfejs użytkownika modułu E‑Nieobecność
Moduł E‑Nieobecność wyświetla niezdolności do pracy pracowników w przejrzystej tabeli. Ta część opisuje układ głównego ekranu modułu E‑Nieobecność, kolumny tabeli, dostępne filtrowanie przełącznikiem „Tylko aktywne" / „Wszystkie", poszczególne stany, przez które przechodzi wpis niezdolności do pracy, oraz pola widoczne w szczegółach jednego wpisu.
Główny ekran
Główny ekran modułu E‑Nieobecność wyświetla jedną kartę z tabelą wpisów niezdolności do pracy. W nagłówku karty po lewej znajduje się przełącznik „Tylko aktywne" / „Wszystkie", który określa, które wpisy wyświetlą się w tabeli. W nagłówku karty po prawej znajduje się przycisk „Usunięte" z ikoną kosza, który otwiera kosz usuniętych wpisów; przycisk jest nieaktywny, jeśli użytkownik nie ma uprawnień na poziomie „Usuń". Tabela oferuje sortowanie, stronicowanie, wyszukiwanie, eksport do Excela, drukowanie oraz wybór widocznych kolumn przez elementy sterujące nad tabelą.
Tabela w module E‑Nieobecność zawiera te kolumny: Numer decyzji (klikalny odnośnik do szczegółów), Pracownik, Niezdolny od, Niezdolny do, Wypadek przy pracy (wyświetlane jako „Tak" na zielono pogrubioną czcionką, lub „Nie"), Dni (liczba dni trwania; przy niezakończonej niezdolności wyświetla się myślnik „-"), Wystawił, Wyjścia, Notatka oraz kolumna akcji z ikoną oka do wyświetlenia szczegółów i ikoną kosza do usunięcia (ta wyświetla się tylko użytkownikom z wystarczającymi uprawnieniami).
Filtry w module E‑Nieobecność
W module E‑Nieobecność do filtrowania służy przełącznik „Tylko aktywne" / „Wszystkie" w nagłówku tabeli. Domyślnie włączona jest opcja „Tylko aktywne" i wyświetlają się tylko trwające zwolnienia. Kliknięciem na „Wszystkie" w tabeli wyświetlą się też już zakończone zwolnienia. Poza tym w tabeli można użyć zwykłego wyszukiwania tekstowego oraz sortowania według poszczególnych kolumn.
Stany wpisu niezdolności do pracy
Wpis w module E‑Nieobecność może być w jednym z tych stanów:
| Stan | Co oznacza | Jak wpis do niego przechodzi |
|---|---|---|
| Trwający (aktywny) | Pole „Niezdolny do" jest puste, kolumna „Dni" wyświetla „-" | Powstaje automatycznie po pobraniu wiadomości o powstaniu niezdolności do pracy ze skrzynki danych |
| Zakończony | Pole „Niezdolny do" zawiera datę, kolumna „Dni" wyświetla liczbę dni | Automatycznie po pobraniu wiadomości o zakończeniu, lub ręcznie przez uzupełnienie daty w szczegółach wpisu |
| Usunięty (w koszu) | Znika z głównej listy i ze statystyk, pozostaje zapisany w koszu „Usunięte" | Użytkownik z uprawnieniem „Usuń" klika ikonę kosza przy wierszu i potwierdza |
| Przywrócony | Wraca z powrotem na główną listę, tak jakby nie został usunięty | Użytkownik z uprawnieniem „Usuń" klika „Przywróć" w koszu i potwierdza |
Pola szczegółów wpisu w module E‑Nieobecność
Moduł E‑Nieobecność nie ma klasycznego formularza dodawania ani edycji – w szczegółach wpisu niezdolności do pracy można edytować tylko dwa pola, pozostałe dane uzupełniają się automatycznie i służą wyłącznie do odczytu.
| Pole | Wymagane | Co się w nim wprowadza | Ograniczenia |
|---|---|---|---|
| Niezdolny do | Nie – można zostawić puste, dopóki niezdolność trwa | Data zakończenia niezdolności do pracy | Wprowadza się przez wybór z kalendarza, wyświetla się w formacie dzień.miesiąc.rok; puste pole w szczegółach wyświetla się jako „---" |
| Notatka | Nie | Dowolny tekst do wpisu, można formatować (pogrubienie, wypunktowanie itp.) w edytorze tekstu sformatowanego | Bez stwierdzonego ograniczenia długości |
Pola „Numer decyzji", „Pracownik", „Niezdolny od", „Wypadek przy pracy", „Wystawił" i „Wyjścia" w szczegółach wpisu modułu E‑Nieobecność tylko się wyświetlają i przez interfejs użytkownika nie da się ich edytować – ich wartości uzupełnia automatycznie przetwarzanie odebranej wiadomości danych o niezdolności do pracy.
Ikony i elementy sterujące w module E‑Nieobecność
W module E‑Nieobecność wiele akcji obsługuje się przez ikony zamiast tekstowych przycisków. Ikona oka przy wierszu w tabeli (lub bezpośrednio kliknięcie numeru decyzji) otwiera szczegóły wpisu. Ikona kosza przy wierszu służy do usunięcia wpisu i wyświetla się tylko użytkownikom z uprawnieniem na poziomie „Usuń". Ikona ołówka obok pola „Niezdolny do" w szczegółach wpisu otwiera kalendarz do uzupełnienia lub poprawienia daty zakończenia i jest dostępna tylko użytkownikom z uprawnieniem „Wyświetlanie wszystkich i ręczne zakończenie" lub wyższym. Obok nagłówka „E‑Nieobecność" na głównym ekranie użytkownikom z dostępem do ustawień modułu wyświetla się odnośnik „Ustawienia" z ikoną odnośnika zewnętrznego.
Podstawowe operacje w module E‑Nieobecność
W module E‑Nieobecność użytkownik wykonuje tylko kilka czynności, ponieważ wpisy niezdolności do pracy powstają automatycznie z wiadomości odebranych do skrzynki danych. Ta część krok po kroku opisuje wyświetlanie listy i szczegółów zwolnienia, ręczne uzupełnienie lub poprawienie daty zakończenia, dodanie lub edycję notatki do wpisu oraz usunięcie lub przywrócenie wpisu w koszu usuniętych wpisów.
Procedura: Wyświetlanie listy zwolnień lekarskich
W module E‑Nieobecność po otwarciu w tabeli wyświetlają się tylko aktywne, trwające zwolnienia, ponieważ przełącznik „Tylko aktywne" jest domyślnie włączony.
- Otwórz moduł E‑Nieobecność.
- Jeśli chcesz zobaczyć też już zakończone zwolnienia, kliknij przełącznik Wszystkie.
Instrukcja: Wyświetlanie szczegółów wpisu zwolnienia
W module E‑Nieobecność otwórz szczegóły konkretnego zwolnienia kliknięciem numeru decyzji lub ikony oka przy wierszu w tabeli. Szczegóły wyświetlają podstawowe dane o niezdolności do pracy, ewentualnie odnośnik „Szczegóły w PDF" do pobrania oryginalnego zaświadczenia oraz pole na notatkę. Z powrotem do listy wrócisz ze szczegółów odnośnikiem „Wstecz" w górnej części strony.
Procedura: Ręczne uzupełnienie lub poprawienie daty zakończenia niezdolności do pracy
Tę czynność w module E‑Nieobecność może wykonać tylko użytkownik z uprawnieniem „Wyświetlanie wszystkich i ręczne zakończenie" lub „Usuń". Służy do uzupełnienia daty zakończenia, jeśli nie została pobrana automatycznie z wiadomości, lub do poprawienia nieprawidłowej daty.
- Otwórz szczegóły wpisu niezdolności do pracy.
- Kliknij ikonę ołówka obok pola Niezdolny do.
- W kalendarzu wybierz datę i potwierdź.
Wartość zapisuje się od razu po wybraniu daty, bez osobnego przycisku Zapisz. Jeśli pole „Niezdolny do" nie jest wypełnione, wyświetla się jako „---".
Procedura: Dodanie lub edycja notatki do wpisu
Notatkę do wpisu w module E‑Nieobecność może zapisać każdy użytkownik, który ma do modułu przynajmniej najniższy poziom dostępu „Wyświetlanie własnych".
- Otwórz szczegóły wpisu niezdolności do pracy.
- Napisz lub edytuj tekst w polu Notatka w edytorze tekstu sformatowanego (można użyć pogrubienia, wypunktowania itp.).
- Kliknij przycisk Zapisz pod polem.
Procedura: Usuwanie wpisu zwolnienia
Usunięcie wpisu w module E‑Nieobecność może wykonać tylko użytkownik z uprawnieniem na poziomie „Usuń".
- Na liście kliknij ikonę kosza przy odpowiednim wierszu.
- W oknie dialogowym potwierdź pytanie „Usuń? Czy na pewno chcesz usunąć ten rekord?" przyciskiem Tak, lub anuluj przyciskiem Nie.
Wpis zniknie z głównej listy modułu E‑Nieobecność i przeniesie się do kosza „Usunięte".
Procedura: Przywracanie usuniętego wpisu zwolnienia
Przywrócić usunięty wpis w module E‑Nieobecność może tylko użytkownik z uprawnieniem na poziomie „Usuń".
- Na głównym ekranie kliknij przycisk Usunięte.
- Przy odpowiednim wierszu kliknij ikonę Przywróć.
- Potwierdź pytanie „Przywróć? Czy na pewno chcesz przywrócić ten rekord?" przyciskiem Tak, lub anuluj przyciskiem Nie.
Wpis wróci z powrotem na główną listę modułu E‑Nieobecność.
Automatyczne przetwarzanie w module E‑Nieobecność
Moduł E‑Nieobecność nie ma formularza do ręcznego założenia nowego zwolnienia – wszystkie wpisy powstają automatycznie na podstawie odebranych wiadomości danych. Pobieranie i dopasowywanie: wpisy o niezdolności do pracy pobierane są ze skrzynek danych, jeśli jest to włączone w ustawieniach danego połączenia w module Wiadomości danych, i dopasowywane są do konkretnego pracownika według imienia, nazwiska i daty urodzenia. Gdy tylko przyjdzie wiadomość o zakończeniu niezdolności do pracy, pole „Niezdolny do" uzupełni się samo, bez ingerencji użytkownika.
Jeśli jest to włączone w Ustawienia → Obecność, okres niezdolności do pracy automatycznie odzwierciedli się jako nieobecność także w module Obecność danego pracownika. Jeśli odebrana wiadomość danych zawiera oryginalne zaświadczenie o powstaniu lub zakończeniu niezdolności do pracy, w szczegółach wpisu wyświetli się odnośnik „Szczegóły w PDF" do jego pobrania. Usunięte wpisy pozostają w koszu „Usunięte" 365 dni, po czym ze względów bezpieczeństwa zostaną automatycznie trwale usunięte; wcześniej nie da się ich usunąć.
Integracja modułu E‑Nieobecność z innymi modułami
- Wiadomości danych: to źródło wszystkich wpisów modułu E‑Nieobecność – moduł automatycznie tworzy i aktualizuje wpisy na podstawie odebranych wiadomości danych o powstaniu i zakończeniu niezdolności do pracy. Pobieranie wiadomości typu eNeschopenka trzeba włączyć w ustawieniach danego połączenia w module Wiadomości danych. Oryginalne zaświadczenia dołączone do wiadomości są dostępne bezpośrednio ze szczegółów wpisu w module E‑Nieobecność.
- Obecność: jeśli jest to włączone w ustawieniach modułu Obecność, pobrane lub ręcznie zakończone zwolnienie automatycznie założy odpowiadający wpis nieobecności w obecności danego pracownika.
- Użytkownicy: prawidłowe wypełnienie imienia, nazwiska i daty urodzenia pracownika w Ustawienia → Użytkownicy jest warunkiem tego, aby przychodząca wiadomość danych poprawnie dopasowała się do konkretnego pracownika i założyła mu wpis w module E‑Nieobecność.
Rozwiązywanie problemów z modułem E‑Nieobecność
Ta część podsumowuje komunikaty błędów i potwierdzeń, z którymi użytkownik w module E‑Nieobecność może się spotkać, odpowiada na częste pytania dotyczące ewidencji niezdolności do pracy i oferuje wskazówki, jak ułatwić sobie pracę z modułem E‑Nieobecność.
Komunikaty błędów i okna potwierdzeń w module E‑Nieobecność
W module E‑Nieobecność użytkownik może spotkać się z tymi komunikatami i oknami potwierdzeń:
| Komunikat | Kiedy występuje | Co powinien zrobić użytkownik |
|---|---|---|
| Nie masz uprawnień do tej czynności. | Użytkownik próbuje zapisać notatkę, edytować datę zakończenia lub usunąć czy przywrócić wpis bez odpowiedniego uprawnienia | Poprosić administratora firmy lub opiekuna modułu o przydzielenie potrzebnego poziomu uprawnień w Ustawienia → E‑Nieobecność |
| Usuń? / Czy na pewno chcesz usunąć ten rekord? | Okno potwierdzenia po kliknięciu ikony kosza przy wierszu na liście | Potwierdzić przyciskiem Tak, lub anulować przyciskiem Nie |
| Przywróć? / Czy na pewno chcesz przywrócić ten rekord? | Okno potwierdzenia po kliknięciu ikony „Przywróć" w koszu usuniętych wpisów | Potwierdzić przyciskiem Tak, lub anulować przyciskiem Nie |
| Ogólna informacja o niewystarczających uprawnieniach | Użytkownik bez dostępu do modułu E‑Nieobecność otwiera główny ekran lub kosz „Usunięte" | Poprosić administratora firmy lub opiekuna modułu o przydzielenie dostępu do modułu E‑Nieobecność |
Najczęstsze pytania dotyczące modułu E‑Nieobecność
Pytanie: W module E‑Nieobecność po kliknięciu zapisu notatki, edycji daty zakończenia lub usunięcia wpisu wyskakuje mi komunikat „Nie masz uprawnień do tej czynności."
Rozwiązanie: Tej czynności nie dopuszcza twój aktualny poziom uprawnień do modułu E‑Nieobecność. Poproś administratora firmy lub opiekuna modułu o przydzielenie potrzebnego poziomu w Ustawienia → E‑Nieobecność.
Pytanie: Dlaczego w module E‑Nieobecność nie widzę żadnych wpisów, mimo że wiem, że kolega jest chory?
Rozwiązanie: Wpis zapisze się dopiero po przetworzeniu wiadomości danych o powstaniu niezdolności do pracy, i tylko wtedy, gdy w module Wiadomości danych włączone jest pobieranie wiadomości typu eNeschopenka, a pracownik ma w Ustawienia → Użytkownicy poprawnie wypełnione imię, nazwisko i datę urodzenia. Bez zgodności tych danych wiadomość nie dopasuje się do pracownika.
Pytanie: Jak w module E‑Nieobecność ręcznie założę nowe zwolnienie?
Rozwiązanie: Moduł E‑Nieobecność nie ma formularza do ręcznego założenia wpisu – wszystkie wpisy powstają wyłącznie automatycznie na podstawie odebranych wiadomości danych.
Pytanie: Gdzie w module E‑Nieobecność znajdę oryginalne zaświadczenie o niezdolności do pracy?
Rozwiązanie: Jeśli odebrana wiadomość danych zawierała oryginalny dokument PDF zaświadczenia o powstaniu lub zakończeniu niezdolności do pracy, w szczegółach wpisu wyświetli się odnośnik „Szczegóły w PDF" do pobrania. Jeśli wiadomość nie zawierała załącznika, odnośnik nie wyświetli się w szczegółach.
Pytanie: Jak długo pozostanie usunięty wpis w koszu modułu E‑Nieobecność i czy można go usunąć wcześniej?
Rozwiązanie: Usunięte wpisy pozostają w koszu „Usunięte" 365 dni, po czym ze względów bezpieczeństwa zostaną automatycznie trwale usunięte. Wcześniej nie da się ich usunąć z kosza, do tego czasu można je tylko przywrócić z powrotem na główną listę.
Wskazówki dotyczące efektywnej pracy z modułem E‑Nieobecność
- Wskazówka: Jeśli chcesz, aby niezdolność do pracy odzwierciedlała się także w obecności pracowników, sprawdź odpowiednią opcję w Ustawienia → Obecność.
- Wskazówka: Jeśli wpisy nie dopasowują się do właściwego pracownika, najczęstszą przyczyną jest niedokładnie wypełnione imię, nazwisko lub data urodzenia w Ustawienia → Użytkownicy.
- Wskazówka: Przełącznikiem „Tylko aktywne" / „Wszystkie" szybko wyświetlisz albo tylko trwające, albo też historyczne zwolnienia, bez konieczności ustawiania wyszukiwania.