Faktury otrzymane

Przegląd

Moduł Faktury otrzymane (dokumenty od dostawców, otrzymane dokumenty księgowe) służy do ewidencji i przetwarzania wszystkich faktur, które Państwa firma otrzymuje od dostawców. Faktury mogą być przyjmowane automatycznie z poczty e-mail, przesyłane ręcznie lub importowane w formacie ISDOC. Moduł obsługuje wieloetapowe zatwierdzanie, monitorowanie terminów płatności oraz eksport poleceń przelewu do banku.

Kluczowe funkcje

• Automatyczny odbiór faktur ze skrzynki e-mail (PDF, ISDOC)
• Ekstrakcja danych AI z PDF – automatyczne rozpoznawanie kwot, symboli zmiennych i innych danych
• Wieloetapowe zatwierdzanie z sekwencyjnym lub równoległym procesem zatwierdzania
• Predefiniowane reguły zatwierdzania według dostawcy lub kwoty faktury
• Eksport poleceń przelewu do banku (format ABO .kpc, BEST .ikm)
• Eksport faktur w formacie ISDOC do oprogramowania księgowego
• Eksport do Excela z załącznikami
• Wbudowana przeglądarka PDF bezpośrednio w szczegółach faktury
• Powiązanie z zamówieniami (moduł Zamówienia) i CRM
• Statystyki kosztów według dostawcy i osoby zatwierdzającej z porównaniem rok do roku
• Odbiór faktur dla wielu firm (przekierowane skrzynki e-mail)

Dostęp i ustawienia

Jak uzyskać dostęp do modułu Faktury otrzymane

Ścieżka nawigacji do modułu Faktury otrzymane: w menu głównym kliknij pozycję Faktury otrzymane. Moduł znajduje się zazwyczaj w sekcji księgowości lub finansów, w zależności od konfiguracji systemu.

Ustawienia modułu Faktury otrzymane

Konfiguracja modułu Faktury otrzymane jest dostępna przez Ustawienia → Faktury otrzymane. Ustawienia podzielone są na zakładki: Uprawnienia użytkowników, Ustawienia ogólne, Centra kosztów (jeśli aktywne) oraz Pola opcjonalne.

Konfiguracja adresów e-mail do odbioru faktur

W module Faktury otrzymane można skonfigurować adresy e-mail, z których system automatycznie odbiera faktury. Procedura: przejdź do Ustawienia → Faktury otrzymane i zarządzaj listą dozwolonych nadawców. Dla każdego dostawcy (nadawcy) można ustawić:

• Nazwa firmy: wyświetlana nazwa dostawcy
• Adres e-mail: adres, z którego dostawca wysyła faktury
• NIP i numer identyfikacyjny: dane identyfikacyjne dostawcy do weryfikacji w rejestrach
• Numery rachunków bankowych: do eksportu poleceń przelewu
• Predefiniowane zatwierdzanie: konkretne osoby zatwierdzające dla faktur od tego dostawcy

Wskazówka: Dozwolone adresy e-mail można importować z pliku XLSX lub bezpośrednio z rekordu w module CRM.

Konfiguracja zatwierdzania według kwoty faktury w fakturach otrzymanych

W module Faktury otrzymane można zdefiniować reguły zatwierdzania na podstawie kwoty faktury netto (bez VAT). Ustawienia znajdują się w Ustawienia → Faktury otrzymane → Ustawienia ogólne. Dla każdego zakresu kwot można przypisać do 7 osób zatwierdzających i jedną osobę finalnie zatwierdzającą.

Uprawnienia użytkowników i prawa dostępu do modułu Faktury otrzymane

Uprawnienia do modułu Faktury otrzymane przypisywane są w Ustawienia → Faktury otrzymane → Uprawnienia użytkowników. Każdemu użytkownikowi można przypisać jedną lub więcej ról.

Rola	Opis
Obserwator	Dostęp tylko do odczytu faktur otrzymanych, bez możliwości jakichkolwiek zmian lub działań
Asystent	Odbiór i przygotowanie faktur, przekazywanie do zatwierdzenia, usuwanie faktur oraz dodawanie załączników i notatek
Osoba zatwierdzająca	Zatwierdzanie lub odrzucanie faktur przekazanych do zatwierdzenia, usuwanie faktur
Księgowy	Oznaczanie faktur jako opłaconych i wprowadzanie do banku
Osoba finalnie zatwierdzająca	Końcowe zatwierdzenie faktury po przejściu przez pozostałe osoby zatwierdzające, usuwanie faktur
Administrator	Dostęp do wszystkich funkcji, w tym bezpośrednia zmiana statusu i zarządzanie usuniętymi rekordami

Interfejs użytkownika

Ekran główny modułu Faktury otrzymane

Ekran główny modułu Faktury otrzymane wyświetla listę faktur filtrowanych według aktualnie wybranego statusu. W górnej części ekranu znajdują się zakładki (panele) do przełączania między statusami. Pod zakładkami znajduje się tabela faktur z filtrami i funkcją wyszukiwania.

Statusy faktur w module Faktury otrzymane

Każda faktura otrzymana (dokument od dostawcy) przechodzi przez następujące statusy. Zakładki w górnej części ekranu wyświetlają liczbę faktur w każdym statusie.

Status	Opis
Otrzymane	Nowo otrzymana faktura, gotowa do przekazania do zatwierdzenia (status domyślny)
Do zatwierdzenia	Faktura została przekazana osobom zatwierdzającym i oczekuje na ich decyzję
Zatwierdzone do zapłaty	Faktura przeszła zatwierdzenie i jest gotowa do zapłaty
Częściowo zapłacone	Faktura została zapłacona tylko częściowo (dostępne przy aktywowanej funkcji płatności częściowych)
Załatwione	Faktura została w pełni zapłacona lub w inny sposób załatwiona
Odrzucone	Faktura została odrzucona przez osobę zatwierdzającą
Statystyki	Podsumowanie statystyk kosztów według dostawców i osób zatwierdzających
Wszystkie	Wyświetlanie faktur we wszystkich statusach jednocześnie
Lista firm	Przegląd dostawców i ich faktur

Filtry i wyszukiwanie w module Faktury otrzymane

W module Faktury otrzymane dostępne są następujące filtry do wyszukiwania faktur (dokumentów od dostawców):

• Data otrzymania od / do: filtrowanie według daty wpłynięcia faktury do systemu
• Termin płatności od / do: filtrowanie faktur według terminu płatności
• Zawartość pliku: wyszukiwanie pełnotekstowe w treści załączonych plików PDF
• Nazwa pliku: wyszukiwanie według nazwy załącznika
• Dostawca (e-mail od): filtrowanie według nadawcy
• Dla firmy: filtrowanie faktur przeznaczonych dla konkretnej firmy (przy odbiorze dla wielu firm)
• Centrum kosztów: filtrowanie według centrum kosztów (jeśli aktywne)
• Zamówienie: powiązanie z modułem Zamówienia
• Może zatwierdzić: filtrowanie faktur, które konkretny użytkownik może zatwierdzić

Podsumowania faktur otrzymanych na ekranie głównym

Pod tabelą faktur otrzymanych wyświetlane są sumy kwot dla aktualnie filtrowanych faktur w poszczególnych walutach. Zakładka Statystyki udostępnia rozszerzone przeglądy z wykresami i porównaniem rok do roku.

Podstawowe operacje

Procedura: Ręczne dodawanie faktury otrzymanej

W module Faktury otrzymane można dodać fakturę ręcznie, jeśli nie została dostarczona e-mailem lub jeśli nie skonfigurowano automatycznego odbioru.

1. Kliknij przycisk Dodaj fakturę (ikona plusa)
2. Wypełnij wymagane pola formularza:
   • Faktura od: wybierz dostawcę z listy lub wybierz Wprowadź ręcznie i wypełnij nazwę firmy, NIP i numer identyfikacyjny
   • Dla firmy: jeśli odbierasz faktury dla wielu firm, wybierz odbiorcę (wyświetlane tylko przy aktywnej funkcji)
   • Centrum kosztów: wybierz centrum kosztów (jeśli aktywne)
   • Symbol zmienny (nr faktury dostawcy): numer faktury dostawcy
   • Symbol zmienny: symbol zmienny do płatności (maks. 10 znaków)
   • Kwota netto: podstawa opodatkowania
   • Do zapłaty łącznie: łączna suma do zapłaty
   • Temat/Tytuł: krótki opis faktury
   • Treść/Opis: bardziej szczegółowy opis
   • Zamówienie: przypisanie do zamówienia (jeśli funkcja jest aktywna)
3. Prześlij załącznik (zeskanowaną lub elektroniczną fakturę) przeciągając go do pola Załączniki / zeskanowane dokumenty
4. Opcjonalnie zaznacz Faktura jest już załatwiona, jeśli chcesz od razu umieścić fakturę w statusie Załatwione
5. Kliknij Zapisz

Uwaga: System automatycznie sprawdza duplikaty symboli zmiennych i ostrzeże, jeśli ten sam symbol zmienny już istnieje w systemie.

Odbiór faktur z poczty e-mail w module Faktury otrzymane

Moduł Faktury otrzymane może automatycznie przetwarzać faktury dostarczone na skonfigurowaną skrzynkę e-mail. System rozpoznaje załączniki faktur (PDF, ISDOC) i automatycznie tworzy rekord. Załączniki w formacie ISDOC są automatycznie parsowane, a kluczowe dane (kwota, symbol zmienny, termin płatności) są uzupełniane. Ustawienia odbioru e-mail konfiguruje administrator w Ustawienia → Faktury otrzymane → Ustawienia ogólne, gdzie wprowadza adres e-mail skrzynki.

Procedura: Ekstrakcja danych AI z faktury PDF

W module Faktury otrzymane można uruchomić automatyczną ekstrakcję danych z załącznika PDF przy użyciu sztucznej inteligencji. Funkcja rozpoznaje kluczowe dane faktury – kwotę, symbol zmienny, numer faktury i termin płatności – bezpośrednio z zeskanowanego lub elektronicznego PDF.

1. Otwórz szczegóły faktury, klikając rekord w tabeli faktur otrzymanych
2. W szczegółach faktury kliknij przycisk uruchomienia ekstrakcji danych AI
3. System przetworzy załącznik PDF i automatycznie uzupełni rozpoznane pola
4. Sprawdź i w razie potrzeby popraw uzupełnione dane
5. Zapisz zmiany

Wskazówka: Ekstrakcja danych AI działa najlepiej w przypadku standardowych formularzy faktur w czytelnym maszynowo PDF. W przypadku zeskanowanych lub niestandardowych faktur zalecamy ręczną weryfikację wyników.

Szczegóły faktury otrzymanej i przeglądarka PDF

W module Faktury otrzymane otwórz szczegóły faktury, klikając odpowiedni wiersz w tabeli. Szczegóły faktury zawierają następujące sekcje:

• Dane podstawowe: kwota, symbol zmienny, dostawca, status, daty, zamówienie
• Przeglądarka PDF: załącznik faktury jest wyświetlany bezpośrednio w szczegółach bez konieczności pobierania
• Kod QR płatności: kod QR do szybkiej płatności przez bankowość mobilną
• Notatki: zakładka z historią notatek i komentarzy
• Pozycje faktury: wyszczególnienie pozycji (jeśli funkcja jest aktywna w ustawieniach)
• Pola opcjonalne: dodatkowe pola zdefiniowane przez administratora
• Przyciski akcji: przekaż do zatwierdzenia, zatwierdź, odrzuć, oznacz jako opłacone, zwróć do otrzymanych

Procedura: Dodawanie notatki do faktury otrzymanej

W szczegółach faktury otrzymanej można dodawać notatki i komentarze dotyczące procesu zatwierdzania lub ogólne informacje o fakturze.

1. Otwórz szczegóły faktury, klikając rekord w tabeli faktur otrzymanych
2. Przejdź do zakładki Notatki
3. Kliknij przycisk Dodaj notatkę
4. Wprowadź tekst notatki
5. Opcjonalnie załącz plik
6. Kliknij Zapisz

Procedura: Dodawanie załącznika do faktury otrzymanej

Do rekordu faktury otrzymanej można dodać dodatkowe załączniki nawet po jego utworzeniu. Załączniki są dostępne dla wszystkich użytkowników z uprawnieniami do wyświetlania faktury.

1. Otwórz szczegóły faktury w module Faktury otrzymane
2. Kliknij przycisk Dodaj załącznik
3. Prześlij plik przeciągając lub wybierając z plików na komputerze
4. Potwierdź przesłanie

Zaawansowane funkcje

Procedura: Wieloetapowe zatwierdzanie faktur otrzymanych

Moduł Faktury otrzymane obsługuje wieloetapowe zatwierdzanie, w którym faktura kolejno przechodzi przez osoby zatwierdzające. System oferuje trzy tryby zatwierdzania:

• Swobodne zatwierdzanie: asystent wybiera osoby zatwierdzające ręcznie przy każdym przekazaniu
• Zatwierdzanie według kwoty: system automatycznie przypisuje osoby zatwierdzające na podstawie predefiniowanych reguł dla zakresów kwot
• Zatwierdzanie według dostawcy: każdy dostawca ma przypisane konkretne osoby zatwierdzające, zdefiniowane w ustawieniach dozwolonych adresów e-mail

Procedura przekazywania faktury otrzymanej do zatwierdzenia:

1. Otwórz szczegóły faktury w statusie Otrzymane
2. Kliknij przycisk Przekaż do zatwierdzenia
3. W oknie dialogowym wybierz osoby zatwierdzające (lub sprawdź predefiniowane osoby zatwierdzające)
4. Opcjonalnie wybierz osobę finalnie zatwierdzającą
5. Kliknij Przekaż

Osoby zatwierdzające otrzymają e-mail z prośbą o zatwierdzenie. W szczegółach faktury w statusie Do zatwierdzenia mogą kliknąć Zatwierdź lub Odrzuć. Przy sekwencyjnym (wieloetapowym) zatwierdzaniu system automatycznie powiadamia następną osobę zatwierdzającą w kolejności po zatwierdzeniu przez poprzednią.

Procedura: Zwrot faktury otrzymanej do statusu Otrzymane

W module Faktury otrzymane fakturę będącą w procesie zatwierdzania można zwrócić do statusu Otrzymane. Ta akcja jest dostępna dla użytkowników z uprawnieniami asystenta lub osoby zatwierdzającej, którzy jeszcze nie zatwierdzili faktury.

1. Otwórz szczegóły faktury w statusie Do zatwierdzenia
2. Kliknij przycisk Zwróć do otrzymanych
3. Potwierdź akcję w oknie dialogowym
4. Faktura wróci do statusu Otrzymane, a proces zatwierdzania zostanie zresetowany

Procedura: Oznaczenie faktury otrzymanej jako opłaconej

Po zatwierdzeniu i opłaceniu faktury otrzymanej księgowy oznacza ją jako opłaconą w module Faktury otrzymane. Ta funkcja wymaga uprawnień księgowego.

1. Otwórz szczegóły faktury w statusie Zatwierdzone do zapłaty
2. Kliknij przycisk Opłacono / wprowadzono do banku
3. Wypełnij datę płatności i ewentualnie kwotę zapłaconą (przy aktywnej funkcji płatności częściowych)
4. Kliknij Zapisz
5. Faktura zostanie przeniesiona do statusu Załatwione

Procedura: Powiązanie faktury otrzymanej z zamówieniem

W module Faktury otrzymane fakturę można powiązać z jednym lub wieloma zamówieniami z modułu Zamówienia. Powiązanie umożliwia śledzenie kosztów poszczególnych zamówień bezpośrednio z faktur otrzymanych.

1. Otwórz szczegóły faktury otrzymanej
2. W sekcji Zamówienie kliknij przycisk przypisania zamówienia
3. Wybierz odpowiednie zamówienie z listy
4. Zapisz zmianę

Procedura: Powiązanie faktury otrzymanej z wystawioną objednávką

W module Faktury otrzymane fakturę można powiązać z wystawioną objednávką z modułu Zamówienia wystawione. Powiązanie ułatwia dopasowywanie faktur do zamówień i weryfikację realizacji.

1. Otwórz szczegóły faktury otrzymanej
2. Kliknij zakładkę lub sekcję Zamówienia
3. Wybierz odpowiednie wystawione zamówienie z listy
4. Zapisz powiązanie

Uwaga: Fakturę można również utworzyć bezpośrednio z wystawionego zamówienia za pomocą funkcji Utwórz fakturę z zamówienia w module Zamówienia wystawione.

Eksporty z modułu Faktury otrzymane

Procedura: Eksport bankowego polecenia przelewu ABO z faktur otrzymanych

Funkcja Eksport płatności w module Faktury otrzymane umożliwia masowy eksport zatwierdzonych faktur (dokumentów od dostawców) do pliku polecenia przelewu w celu importu do banku. Eksport jest dostępny ze statusu Zatwierdzone do zapłaty.

1. W module Faktury otrzymane kliknij przycisk Eksport płatności w górnej części ekranu
2. Wybierz Typ eksportu:
   • ABO (.kpc) – tylko płatności krajowe: standardowy czeski format bankowy
   • BEST (.ikm) – tylko płatności krajowe: alternatywny format dla czeskich banków
   • BEST (.ikm) – tylko płatności zagraniczne: dla płatności międzynarodowych
3. Wybierz Zapłać z konta: konto bankowe, z którego zostaną wysłane płatności
4. Wybierz Walutę konta: CZK, EUR, USD lub inną
5. Wprowadź Datę płatności
6. W tabeli zaznacz faktury, które chcesz uwzględnić w poleceniu
7. Kliknij Generuj eksport, aby pobrać plik, lub Generuj eksport i oznacz wybrane jako opłacone, aby pobrać plik jednocześnie oznaczając faktury jako opłacone

Wskazówka: System wyświetla łączną sumę wybranych faktur w celu łatwej weryfikacji przed wysłaniem polecenia do banku.

Eksport faktur w XML (zatwierdzone faktury) z faktur otrzymanych

Funkcja Eksport faktur XML w module Faktury otrzymane umożliwia eksport zatwierdzonych faktur za wybrany okres do pliku XML w celu importu do oprogramowania księgowego.

1. Kliknij przycisk Eksport faktur XML
2. Wprowadź Datę otrzymania od (włącznie)
3. Wprowadź Datę otrzymania do (włącznie)
4. Kliknij Generuj eksport

Uwaga: Eksport można zautomatyzować, wywołując adres REST API z parametrami DateFrom, DateTo i RESTAPIHash. Opis logowania znajduje się w ustawieniach modułu Faktury otrzymane w sekcji RESTAPI.

Eksport faktur otrzymanych w formacie ISDOC

Funkcja Eksport ISDOC w module Faktury otrzymane umożliwia eksport faktur w ustandaryzowanym czeskim formacie elektronicznym ISDOC w celu importu do oprogramowania księgowego.

1. Kliknij przycisk Eksport ISDOC
2. Wprowadź Datę otrzymania od (włącznie)
3. Wprowadź Datę otrzymania do (włącznie)
4. Opcjonalnie zaznacz Utwórz ISDOC dla wszystkich: system utworzy plik ISDOC także dla faktur, które go pierwotnie nie zawierały; dane są generowane z wprowadzonych danych faktury – po imporcie do oprogramowania księgowego dokładnie sprawdź
5. Kliknij Generuj eksport

Uwaga: Bez zaznaczonej opcji Utwórz ISDOC dla wszystkich eksportowane są tylko faktury, które przyszły z załącznikami ISDOC.

Eksport faktur otrzymanych do Excela z załącznikami

Funkcja Eksport do Excela z załącznikami w module Faktury otrzymane tworzy archiwum ZIP zawierające plik Excel z listą faktur i wszystkimi ich załącznikami.

1. Kliknij przycisk Eksport do Excela z załącznikami
2. Wprowadź Datę otrzymania od (włącznie)
3. Wprowadź Datę otrzymania do (włącznie)
4. Wybierz Typ daty do eksportu:
   • Data otrzymania: filtrowanie według daty wpłynięcia faktury do systemu
   • Data świadczenia podatkowego: filtrowanie według daty dokonania świadczenia podatkowego
5. Wybierz Status faktury: zaznacz statusy, które chcesz eksportować (Zatwierdzone do zapłaty, Częściowo zapłacone, Załatwione)
6. Opcjonalnie wybierz Centrum kosztów (jeśli aktywne)
7. Kliknij Generuj eksport

Drukowanie załączników faktur otrzymanych

Funkcja Drukuj faktury (załączniki) w module Faktury otrzymane umożliwia masowe drukowanie załączników faktur ze statusu Zatwierdzone do zapłaty.

1. Kliknij przycisk Drukuj faktury (załączniki)
2. Wybierz Typ druku:
   • Załączniki (tylko faktury): drukowanie samych załączników PDF faktur
   • Załączniki (tylko faktury) + nagłówek na osobnej stronie: drukowanie załączników uzupełnione stroną nagłówkową z danymi faktury
3. W tabeli wyświetlane są faktury ze statusu Zatwierdzone do zapłaty
4. Kliknij Generuj druk

Drukowanie protokołu zatwierdzenia faktury otrzymanej

W module Faktury otrzymane można wydrukować protokół zatwierdzenia dla konkretnej faktury. Protokół zawiera wszystkie kluczowe dane faktury, historię zatwierdzania i notatki.

1. Otwórz szczegóły faktury otrzymanej
2. Kliknij przycisk Drukuj protokół zatwierdzenia
3. Otworzy się wersja do druku dokumentu z automatycznym uruchomieniem drukowania

Protokół zatwierdzenia faktury otrzymanej zawiera: wewnętrzny identyfikator, symbol zmienny, dostawcę, kwotę netto, łączną kwotę do zapłaty, walutę, konto bankowe, datę otrzymania, termin płatności, datę zapłaty, zamówienie, objednávkę, osoby zatwierdzające, historię zatwierdzania i wszystkie notatki.

Statystyki faktur otrzymanych

Zakładka Statystyki w module Faktury otrzymane udostępnia analityczne przeglądy kosztów z możliwością porównania między okresami. Statystyki są dostępne dla użytkowników z dostępem do modułu.

Ustawienia statystyk faktur otrzymanych:

• Okres daty świadczenia od / do: główny śledzony okres
• Porównaj z okresem: okres porównawczy (domyślnie: ten sam okres poprzedniego roku)
• Statusy: wybór statusów faktur uwzględnionych w statystykach

Statystyki faktur otrzymanych wyświetlają:

• Łączne koszty według waluty: tabela z wartościami dla obu okresów i zmianą procentową
• Wykres kosztów: wykres słupkowy porównujący oba okresy w CZK
• Według dostawców: koszty w podziale na poszczególnych dostawców z porównaniem między okresami
• Według osób zatwierdzających: koszty w podziale na osoby zatwierdzające faktury

Wskazówka: Dla dokładnych statystyk zalecamy aktywowanie śledzenia daty świadczenia podatkowego w ustawieniach modułu Faktury otrzymane.

Integracja z innymi modułami

Integracja faktur otrzymanych z modułem CRM

Moduł Faktury otrzymane jest zintegrowany z modułem CRM (Zarządzanie kontaktami). Ta integracja umożliwia:

• Import listy dostawców z CRM do listy dozwolonych nadawców faktur
• Automatyczną synchronizację listy firm CRM z dostawcami faktur otrzymanych
• Powiązanie rekordu faktury z kontaktem w CRM w celu łatwego dostępu do historii dostawcy

Integracja faktur otrzymanych z modułem Zamówienia

Moduł Faktury otrzymane umożliwia przypisanie jednej faktury do wielu zamówień z modułu Zamówienia. Powiązanie jest wyświetlane w szczegółach faktury i w protokole zatwierdzenia. Przypisanie zamówienia jest opcjonalne i aktywowane w ustawieniach modułu.

Integracja faktur otrzymanych z modułem Skrzynka danych

Moduł Faktury otrzymane może być zintegrowany z modułem Skrzynka danych (ISDS), jeśli dostawcy wysyłają faktury przez skrzynkę danych. Faktury dostarczone przez skrzynkę danych mogą być importowane i przetwarzane w taki sam sposób jak faktury e-mailowe.

Integracja faktur otrzymanych z modułem Zamówienia wystawione

Faktury otrzymane mogą być powiązane z wystawionymi zamówieniami z modułu Zamówienia wystawione. System umożliwia utworzenie faktury bezpośrednio z zamówienia lub wsteczne przypisanie jej do zamówienia w celu weryfikacji realizacji i dopasowania.

Integracja faktur otrzymanych z modułem Wyciągi bankowe

Jeśli moduł Wyciągi bankowe jest aktywowany, system monitoruje przychodzące płatności i automatycznie oznacza faktury otrzymane jako załatwione po zaksięgowaniu odpowiedniej płatności na koncie. Pozostała kwota do zapłaty jest na bieżąco aktualizowana przy płatnościach częściowych.

Rozwiązywanie problemów

Często zadawane pytania dotyczące modułu Faktury otrzymane

Pytanie: Faktura przyszła e-mailem, ale nie pojawia się w module Faktury otrzymane.

Rozwiązanie: Sprawdź, czy adres e-mail nadawcy znajduje się na liście dozwolonych nadawców w ustawieniach modułu. Faktury od nieznanych nadawców są odrzucane lub umieszczane w kwarantannie przez system. Administrator może dodać nadawcę w Ustawienia → Faktury otrzymane w sekcji adresów e-mail.

Pytanie: Nie mogę przekazać faktury do zatwierdzenia; przycisk Przekaż do zatwierdzenia jest nieobecny lub niedostępny.

Rozwiązanie: Przycisk Przekaż do zatwierdzenia jest dostępny tylko dla użytkowników z uprawnieniami asystenta. Sprawdź uprawnienia w Ustawienia → Faktury otrzymane → Uprawnienia użytkowników. Jeśli ustawione są reguły zatwierdzania według kwoty i dla danej kwoty nie zdefiniowano reguły, system wyświetli ostrzeżenie, a przekazanie jest zablokowane – administrator musi uzupełnić brakującą regułę.

Pytanie: Ekstrakcja danych AI nie uzupełniła poprawnie danych faktury.

Rozwiązanie: Ekstrakcja danych AI działa najlepiej w przypadku czytelnych maszynowo plików PDF. W przypadku zeskanowanych lub niestandardowych faktur dokładność może być niższa. W takim przypadku uzupełnij brakujące lub niepoprawne dane ręcznie w szczegółach faktury.

Pytanie: Nie mogę usunąć załącznika faktury.

Rozwiązanie: Usuwanie załączników musi być włączone w ustawieniach modułu. Jeśli ta funkcja nie jest włączona, skontaktuj się z administratorem systemu, który może ją aktywować w Ustawienia → Faktury otrzymane → Ustawienia ogólne.

Pytanie: Faktura została automatycznie przeniesiona do statusu Załatwione bez mojego oznaczania jej jako opłaconej.

Rozwiązanie: System automatycznie przenosi faktury do statusu Załatwione, jeśli integracja z modułem Wyciągi bankowe jest aktywna i płatność odpowiadająca kwocie faktury została zaksięgowana na koncie. To zachowanie jest prawidłowe i oczekiwane.

Pytanie: Jak mogę z góry poznać wewnętrzny identyfikator (numer) faktury?

Rozwiązanie: Podczas dodawania nowej faktury w module Faktury otrzymane wewnętrzny identyfikator jest automatycznie wyświetlany w polu Identyfikator wewnętrzny w oknie dialogowym dodawania faktury. Identyfikator jest generowany zgodnie z ustawieniami serii numerów i można go zmienić po zapisaniu faktury, w zależności od ustawień modułu.

Wskazówki dotyczące efektywnej pracy z modułem Faktury otrzymane

• Aktywuj automatyczny odbiór e-mail, aby zminimalizować ręczne wprowadzanie faktur od stałych dostawców
• Skonfiguruj predefiniowane reguły zatwierdzania według dostawcy lub kwoty, aby przyspieszyć proces zatwierdzania
• Wykorzystuj funkcję ekstrakcji danych AI do szybkiego uzupełniania kluczowych danych z faktur PDF
• Regularnie eksportuj polecenia przelewu ABO do masowej zapłaty zatwierdzonych faktur zamiast wprowadzania każdej płatności osobno
• Monitoruj zakładkę Statystyki, aby mieć przegląd trendów kosztowych i wydatków według dostawców z porównaniem rok do roku
• Powiąż faktury z zamówieniami w celu dokładnego śledzenia kosztów projektów
• Aktywuj śledzenie daty świadczenia podatkowego dla dokładniejszego przyporządkowania księgowego do właściwego okresu rozliczeniowego
• Używaj filtru Termin płatności do monitorowania faktur zbliżających się do terminu płatności i zapobiegania karom za opóźnienia