Faktury zakupu

Przegląd

Moduł Faktury zakupu służy do kompleksowego zarządzania fakturami otrzymanymi od dostawców. Umożliwia cyfryzację całego procesu – od otrzymania faktury, przez jej zatwierdzenie, aż po ewidencję płatności. System automatyzuje workflow zatwierdzania, ekstrakcję danych z otrzymanych dokumentów oraz zapewnia kontrolę nad zobowiązaniami finansowymi wobec dostawców.

Kluczowe funkcje

• Automatyczna ekstrakcja danych z naskanowanych faktur za pomocą AI (OCR)
• Wielostopniowe zatwierdzanie faktur z powiadomieniami e-mail
• Kontrola duplikatów według symbolu zmiennego i numeru faktury
• Eksport płatności do formatów bankowych (ABO, BEST)
• Eksport do systemów księgowych w formacie ISDOC i Excel
• Parowanie płatności z wyciągami bankowymi
• Kontrola dostawców pod kątem niewypłacalności oraz statusu płatnika VAT
• Odbieranie faktur z e-maila lub skrzynek danych (ISDS)
• Obsługa wielu firm i centrów kosztów
• Powiązanie ze zleceniami i zamówieniami

Grupa docelowa

Moduł jest przeznaczony dla asystentów, ekonomistów, kadry kierowniczej, księgowych oraz innych użytkowników odpowiedzialnych za zarządzanie fakturami przychodzącymi.

Dostęp i ustawienia

Jak wejść do modułu

Ścieżka nawigacji: Menu główne → Ekonomia → Faktury zakupu

Ustawienia modułu

Dostęp do ustawień: Menu główne → Ustawienia → Faktury zakupu

W ustawieniach można skonfigurować:

• E-mail do odbierania faktur – adres e-mail, na który dostawcy przesyłają faktury
• Workflow zatwierdzania – zatwierdzanie sekwencyjne lub niezależne
• Liczba osób zatwierdzających – ile podpisów jest wymaganych do zatwierdzenia
• Automatyczne odpowiedzi – szablony potwierdzeń odbioru lub odrzucenia faktury
• Centra kosztów i zlecenia – ewidencja dla centrów kosztowych
• Pola opcjonalne – własne pola danych dla specyficznych potrzeb firmy
• Eksport płatności – ustawienia eksportów bankowych
• Ustawienia ISDOC – konfiguracja dla faktur elektronicznych

Uprawnienia użytkowników

Rola	Uprawnienia	Opis
Obserwator	Podgląd	Przeglądanie faktur bez możliwości edycji, może dodawać notatki
Asystent/ka	Przygotowanie faktur	Dodawanie faktur, uzupełnianie danych, przekazywanie do zatwierdzenia, usuwanie i przywracanie faktur
Osoba zatwierdzająca	Zatwierdzanie	Zatwierdzanie lub odrzucanie przedłożonych faktur, usuwanie i przywracanie faktur
Ostateczna osoba zatwierdzająca	Zatwierdzenie końcowe	Końcowe zatwierdzenie faktury do zapłaty
Księgowy/a	Przetwarzanie księgowe	Eksport do systemu księgowego, kontrola księgowania

Interfejs użytkownika

Ekran główny

Ekran główny modułu jest podzielony na kilka sekcji:

• Filtr – rozszerzone wyszukiwanie według różnych kryteriów
• Przegląd statusów – liczba faktur w poszczególnych stanach (przyciski szybkiego filtrowania)
• Tabela faktur – lista faktur z najważniejszymi danymi
• Sumy – łączone kwoty według walut dla wyświetlanych faktur

Statusy faktur

Faktury przechodzą przez następujące stany:

Status	Opis	Akcja
Odebrane	Nowo odebrane faktury czekające na przetworzenie	Uzupełnienie danych, przekazanie do zatwierdzenia
Do zatwierdzenia	Faktury przekazane do osób zatwierdzających	Zatwierdzenie lub odrzucenie
Zatwierdzone do zapłaty	Zatwierdzone faktury czekające na płatność	Eksport płatności, parowanie z wyciągami bankowymi
Zrealizowane	Opłacone faktury	Eksport do księgowości, archiwizacja
Odrzucone	Odrzucone faktury	Zwrot do dostawcy, korekta i ponowne przekazanie

Filtry i wyszukiwanie

Dostępne są następujące filtry:

• W nazwie pliku – wyszukiwanie według nazwy załącznika
• Plik zawiera – wyszukiwanie pełnotekstowe w treści załączników PDF
• Faktury od – filtr według adresu e-mail dostawcy
• Data otrzymania – zakres daty odebrania faktury
• Data wymagalności – filtr według terminu płatności
• Dla firmy – jeśli odbierasz faktury dla wielu firm
• Centrum kosztów – filtr według centrum kosztowego
• Zlecenie – filtr według przypisanego zlecenia
• Zatwierdził – filtr według konkretnej osoby zatwierdzającej
• Rok – filtr według roku otrzymania

Nad tabelą znajduje się również pole Szukaj do szybkiego wyszukiwania w wyświetlanych fakturach.

Podstawowe operacje

Dodawanie nowej faktury (skanowanie)

1. Kliknij przycisk Dodaj fakturę
2. W oknie dialogowym wypełnij dane:
   • Faktura od – wybierz dostawcę z listy (pole obowiązkowe)
   • Dla firmy – jeśli odbierasz faktury dla wielu firm
   • Centrum kosztów – przypisz do centrum kosztowego
   • Zlecenie – powiązanie ze zleceniem
   • Numer faktury dostawcy – numer podany na fakturze
   • Symbol zmienny – identyfikator płatności
   • Kwota netto – podstawa opodatkowania
   • Do zapłaty łącznie – całkowita kwota brutto
   • Przedmiot/nazwa – krótki opis faktury
   • Treść/opis – bardziej szczegółowe informacje
3. Przeciągnij lub wybierz pliki do wgrania (PDF, ISDOC, obrazy)
4. Kliknij Zapisz
5. System utworzy rekord i przypisze wewnętrzny identyfikator (ID) faktury

Wskazówka: Jeśli wgrasz fakturę w formacie PDF, system może automatycznie wyodrębnić dane za pomocą AI (numer faktury, symbol zmienny, kwoty, termin płatności). Sprawdź automatycznie uzupełnione dane.

Uzupełnianie danych otrzymanej faktury

1. Na liście faktur kliknij wybraną fakturę, aby otworzyć szczegóły
2. Klikając w poszczególne pola, możesz edytować dane:
   • Numer faktury dostawcy
   • Symbol zmienny
   • Kwoty (netto, brutto)
   • Data wymagalności
   • Metoda płatności
   • Numer konta bankowego dostawcy
   • Przedmiot i opis
3. Zmiany są zapisywane automatycznie po zatwierdzeniu każdego pola
4. Po prawej stronie wyświetlany jest podgląd załącznika PDF dla łatwej weryfikacji danych

Przekazywanie faktury do zatwierdzenia

1. Otwórz szczegóły faktury
2. Sprawdź, czy wszystkie obowiązkowe pola są wypełnione
3. Kliknij przycisk Przekaż do zatwierdzenia
4. W oknie dialogowym wybierz osoby zatwierdzające:
   • Przy zatwierdzaniu sekwencyjnym – wybierz kolejność osób zatwierdzających oraz osobę zatwierdzającą ostatecznie
   • Przy zatwierdzaniu niezależnym – zaznacz osoby zatwierdzające (liczba zgodnie z ustawieniami)
5. Opcjonalnie wybierz księgowych, którzy będą mieli dostęp do faktury
6. Kliknij Przekaż
7. Faktura zostanie przeniesiona do statusu Do zatwierdzenia
8. Wybrane osoby zatwierdzające otrzymają e-mail z linkiem do zatwierdzenia

Zatwierdzanie faktury

1. Jako osoba zatwierdzająca otwórz moduł Faktury zakupu
2. Kliknij zakładkę Do zatwierdzenia (wyświetli się liczba oczekujących faktur)
3. Otwórz szczegóły faktury
4. Sprawdź poprawność danych i załączników
5. Kliknij przycisk Zatwierdź lub Odrzuć
6. Jeśli odrzucasz, podaj przyczynę odrzucenia w notatce
7. Po zatwierdzeniu przez ostatnią osobę zatwierdzającą, faktura przejdzie do statusu Zatwierdzone do zapłaty

Oznaczanie faktury jako opłaconej

1. W zakładce Zatwierdzone do zapłaty otwórz fakturę
2. Kliknij przycisk Opłacono
3. Podaj datę zapłaty
4. W przypadku płatności częściowych podaj również zapłaconą kwotę
5. Kliknij Zapisz
6. Faktura zostanie przeniesiona do statusu Zrealizowane

Automatyczne parowanie: Jeśli masz aktywny moduł Wyciągi bankowe, płatności mogą zostać sparowane automatycznie na podstawie symbolu zmiennego.

Funkcje zaawansowane

Rozpoznawanie danych z faktury przez AI (OCR)

System automatycznie wyodrębnia dane z wgranych faktur PDF:

• Numer faktury dostawcy
• Symbol zmienny
• Data wystawienia i wymagalności
• Kwoty (netto, VAT, brutto)
• Numer konta bankowego
• Dane dostawcy (NIP/IČ, DIČ)

Jak to działa:

1. Po wgraniu załącznika PDF system automatycznie uruchamia analizę AI
2. Wyodrębnione dane zostają wstępnie wypełnione w formularzu
3. Sprawdź i w razie potrzeby popraw automatycznie uzupełnione dane

Parowanie płatności z wyciągami bankowymi

Jeśli używasz modułu Wyciągi bankowe:

1. W szczegółach faktury wyświetli się sekcja Sparowana płatność
2. System automatycznie szuka płatności na podstawie symbolu zmiennego
3. Możesz ręcznie sparować płatność, klikając ikonę powiązania przy transakcji bankowej
4. Po sparowaniu automatycznie uzupełni się data zapłaty
5. Faktura zostanie przeniesiona do statusu Zrealizowane

Eksport płatności do banku

W celu masowego opłacenia faktur:

1. W zakładce Zatwierdzone do zapłaty kliknij Eksport płatności
2. Wybierz parametry eksportu:
   • Typ eksportu – ABO (format .kpc) lub BEST (format .ikm)
   • Płać z konta – Twoje konto bankowe
   • Waluta konta – CZK, EUR, USD lub inna
3. W tabeli zaznacz faktury do zapłaty za pomocą pól wyboru (checkbox)
4. Kliknij Wygeneruj plik do importu do banku
5. Pobrany plik zaimportuj w swojej bankowości internetowej

Ważne: Przed potwierdzeniem płatności sprawdź dane w banku.

Eksport do systemu księgowego (ISDOC)

W celu eksportu do oprogramowania księgowego:

1. W zakładce Zatwierdzone do zapłaty lub Zrealizowane kliknij Eksport ISDOC
2. Podaj zakres czasowy:
   • Data otrzymania Od – początek okresu
   • Data otrzymania Do – koniec okresu
3. Opcjonalnie zaznacz Utwórz ISDOC dla wszystkich – utworzy plik ISDOC również dla faktur bez postaci elektronicznej
4. Kliknij Wygeneruj eksport
5. Zostanie pobrane archiwum ZIP zawierające:
   • Pliki ISDOC (.isdoc) – faktury elektroniczne
   • Załączniki PDF oryginalnych faktur
6. Zaimportuj archiwum do swojego systemu księgowego

Eksport do Excel z załącznikami dla księgowości

1. Kliknij przycisk Eksport do Excel z załącznikami dla księgowości
2. Podaj zakres czasowy eksportu
3. Wybierz, czy chcesz eksportować tylko wybrane faktury, czy wszystkie w danym okresie
4. Kliknij Wygeneruj
5. Zostanie pobrany plik ZIP zawierający:
   • Plik Excel z przeglądem faktur
   • Folder z załącznikami PDF nazwanymi według wewnętrznego ID

Drukowanie protokołu zatwierdzenia

W celu ewidencji procesu zatwierdzania:

1. Otwórz szczegóły faktury
2. Kliknij przycisk Protokół zatwierdzenia
3. Zostanie wygenerowany dokument PDF zawierający:
   • Dane o fakturze
   • Listę osób zatwierdzających i ich podpisy
   • Daty i godziny zatwierdzenia
   • Notatki do zatwierdzenia

Faktury powiązane

Dla faktur, które są ze sobą powiązane (np. zaliczka i faktura końcowa):

1. W szczegółach faktury znajdź sekcję Faktury powiązane
2. Kliknij Dodaj powiązaną fakturę
3. Wybierz powiązaną fakturę z listy
4. Kliknij Dodaj
5. W sekcji wyświetlą się połączone faktury wraz z linkami do ich szczegółów

Kod QR do płatności

Dla faktur w statusie Zatwierdzone do zapłaty:

1. Otwórz szczegóły faktury
2. Przejdź do zakładki Kod QR - do płatności
3. Wyświetli się kod QR do opłacenia faktury
4. Zeskanuj kod QR aplikacją mobilną swojego banku
5. Dane do płatności zostaną automatycznie uzupełnione

Lista zweryfikowanych dostawców

W celu kontroli dostawców i automatycznych odpowiedzi:

1. W głównym przeglądzie kliknij zakładkę Lista firm
2. Wyświetli się lista dostawców z danymi:
   • E-mail dostawcy
   • Nazwa firmy, NIP (IČ), DIČ
   • Status płatnika VAT
   • Zarejestrowane numery kont w urzędzie skarbowym
   • Nierzetelny płatnik VAT (tak/nie)
   • Wpis w rejestrze upadłości
3. Klikając Dodaj firmę, możesz dodać nowego dostawcę
4. Dane są automatycznie aktualizowane co 12 godzin z publicznych rejestrów
5. W przypadku wystąpienia upadłości lub nierzetelności otrzymasz powiadomienie e-mail

Import dostawców:

• Importuj z modułu CRM – pobierze firmy z bazy danych CRM
• Importuj XLSX – import z pliku Excel

Automatyczne odpowiedzi dla dostawców

W liście firm możesz ustawić:

• Wysyłaj automatyczne odpowiedzi – tak/nie dla każdego dostawcy
• Domyślna/własna odpowiedź – użyj szablonu z ustawień lub własnego tekstu

System automatycznie wysyła wówczas:

• Potwierdzenie otrzymania faktury
• Powiadomienie o odrzuceniu wraz z przyczyną

Integracja z innymi modułami

Wyciągi bankowe

• Automatyczne parowanie płatności według symbolu zmiennego
• Wyświetlanie sparowanych płatności bezpośrednio w szczegółach faktury
• Automatyczne oznaczanie faktury jako opłaconej po sparowaniu
• Eksport poleceń przelewu w formatach bankowych

Skrzynki danych (ISDS)

• Automatyczne odbieranie faktur ze skrzynek danych
• Ekstrakcja danych z formatu ISDOC
• Wyświetlanie informacji o pochodzeniu faktury (skrzynka danych vs. e-mail)

Zatwierdzanie

• Powiązanie z centralnym modułem zatwierdzania
• Zatwierdzanie faktur w aplikacji mobilnej
• Powiadomienia e-mail o oczekujących fakturach

Zlecenia (Contracts)

• Przypisanie faktury do konkretnego zlecenia
• Przegląd wszystkich faktur dla danego zlecenia
• Kontrola budżetu zlecenia

Zamówienia wychodzące (Orders)

• Powiązanie faktury z zamówieniem
• Kontrola zgodności faktury z zamówieniem
• Przegląd faktur do danego zamówienia

CRM

• Import listy dostawców z CRM
• Synchronizacja danych o firmach
• Dostęp do szczegółów dostawcy z poziomu faktury

Rozwiązywanie problemów

Często zadawane pytania

Pytanie: Czy mogę edytować już zatwierdzoną fakturę?

Rozwiązanie: Tak, ale tylko jeśli posiadasz uprawnienia do edycji zatwierdzonych faktur. Jeśli wyedytujesz fakturę, wróci ona do statusu "Do zatwierdzenia" i musi ponownie przejść przez proces.

Pytanie: Co jeśli przez pomyłkę zatwierdziłem niewłaściwą fakturę?

Rozwiązanie: Możesz cofnąć fakturę, klikając przycisk Wróć do odebranych. Faktura powróci do pierwotnego stanu, a proces zatwierdzania zostanie anulowany.

Pytanie: System nieprawidłowo odczytał dane z PDF. Co mam zrobić?

Rozwiązanie: Rozpoznawanie AI nie jest nieomylne. Zawsze sprawdzaj automatycznie uzupełnione dane i w razie potrzeby poprawiaj je ręcznie. Jakość rozpoznawania zależy od jakości skanu i formatu PDF.

Pytanie: Jak mogę masowo oznaczyć faktury jako opłacone?

Rozwiązanie: Skorzystaj z funkcji parowania z wyciągami bankowymi. System automatycznie sparuje płatności według symbolu zmiennego i oznaczy faktury jako opłacone. Alternatywnie możesz parować faktury ręcznie.

Pytanie: Czy mogę odbierać faktury dla wielu firm na jedno konto?

Rozwiązanie: Tak, jeśli masz aktywowane Przekierowanie e-maili w ustawieniach. Każda faktura zawiera wtedy pole Dla firmy, w którym określasz odbiorcę.

Pytanie: Jak ustawić sekwencyjne zatwierdzanie w zależności od kwoty?

Rozwiązanie: W ustawieniach aktywuj Zdefiniowane zatwierdzanie według kwoty i ustaw osoby zatwierdzające dla poszczególnych limitów kwotowych (np. do 2 000 zł zatwierdza kierownik działu, powyżej 2 000 zł dyrektor).

Pytanie: Wyświetla mi się informacja o duplikacie symbolu zmiennego, ale to nowa faktura. Co zrobić?

Rozwiązanie: Ostrzeżenie ma charakter informacyjny. Sprawdź, czy rzeczywiście nie jest to duplikat faktury. Jeśli faktura jest poprawna, możesz zignorować ostrzeżenie i zapisać fakturę.

Pytanie: Jak mogę wydrukować listę faktur do zapłaty?

Rozwiązanie: Użyj przycisku Drukuj faktury (załączniki) w zakładce Zatwierdzone do zapłaty. Możesz również użyć przycisku Drukuj bezpośrednio w tabeli.

Wskazówki dla efektywnej pracy

• Korzystaj z filtrów: Dla szybszej orientacji ustawiaj filtry według centrów kosztów, zleceń lub okresów.
• Nazewnictwo plików: Podczas skanowania używaj zrozumiałych nazw plików (np. numer faktury dostawcy), ułatwi to wyszukiwanie.
• Regularna kontrola: Codziennie sprawdzaj nowo odebrane faktury, aby nie przekroczyć terminów odliczenia VAT.
• Podgląd PDF: Korzystaj z wbudowanej przeglądarki PDF z możliwością dodawania notatek bezpośrednio w dokumencie.
• Automatyczna ekstrakcja: Nawet jeśli AI nie jest nieomylna, znacznie przyspiesza wprowadzanie faktur. Zawsze jednak sprawdzaj dane.
• Parowanie płatności: Umów się z dostawcami na stosowanie symboli zmiennych (identyfikatorów), ułatwi to automatyczne parowanie płatności.
• Lista zweryfikowanych firm: Na bieżąco aktualizuj listę dostawców, system będzie wtedy automatycznie sprawdzał ich wiarygodność.
• Eksport do księgowości: Eksportuj faktury w regularnych odstępach czasu (tygodniowo/miesięcznie) dla uproszczenia procesów księgowych.
• Protokoły zatwierdzenia: Archiwizuj protokoły zatwierdzenia na potrzeby ewentualnych kontroli i audytów.
• Aplikacja mobilna: Osoby zatwierdzające mogą zatwierdzać faktury bezpośrednio z aplikacji mobilnej eIntranet.

Skróty klawiszowe

• Ctrl+S – Szybkie zapisanie zmian (jeśli formularz jest otwarty)
• Esc – Zamknięcie okna dialogowego